GLOBALG.A.P. Risico-inventarisatie ten aanzien van sociale praktijken (GRASP)

Transcriptie

1 GLOBALG.A.P. Risico-inventarisatie ten aanzien van sociale praktijken (GRASP) GRASP-implementatierichtlijn V 1.1 Geldig vanaf: Verplicht vanaf: NEDERLANDSE VERSIE (in geval van twijfel geldt de Engelse versie)

2 Inhoudsopgave GRASP-implementatierichtlijn Dit document gebruiken 2 Richtlijnen voor de beheerspunten van de GRASP-module 4 Beheerspunten Woordenlijst 23 GRASP-implementatie 1

3 Dit document gebruiken Dit document biedt richtsnoeren voor producenten/bedrijfsleiders die een sociaal zorgsysteem volgens de GRASP-module implementeren. Dit is geen normstellend, maar een ondersteunend document. Lees ook de GRASP-interpretatierichtlijn voor uw land en de GRASP-checklist voor nadere informatie over hoe de GRASP-module beoordeeld wordt. Waarom de GRASP-module implementeren? Als er sociale criteria worden geïmplementeerd op een bedrijf, zorgt dit in eerste instantie voor betere arbeidsvoorwaarden en een betere rechtspositie voor de arbeidskrachten op het bedrijf. Bij het implementeren van de GRASP-module mag er geen verschil worden gemaakt tussen vaste werknemers, seizoenarbeiders, stukloon- of dagarbeiders. Gekwalificeerde en gemotiveerde arbeidskrachten zijn essentieel voor het goed functioneren van een bedrijf en ondersteunen de productie van veilige en duurzame producten. De bedrijfsleiding profiteert hier direct van, aangezien niet alleen de algemene sociale atmosfeer hierdoor verbetert, maar dit ook in sterke mate kan bijdragen aan kostenvermindering (minder ongelukken, meer duidelijkheid over voorwaarden en plichten, minder defecten aan machines etc.). En tenslotte is het in het belang van elke werkgever om gekwalificeerde medewerkers te behouden. Waarvoor staat GRASP? GRASP is de afkorting van "GLOBALG.A.P. Risk Assessment on Social Practice" (Risicoinventarisatie ten aanzien van sociale praktijken). Dit pakket van vereisten voor goede sociale praktijken op bedrijven is samen met belanghebbenden ontwikkeld in het kader van een vijf jaar durend proces ter bevordering van goede sociale praktijken in de land- en tuinbouw. Als u meer wilt weten over het ontwikkelproces van de GRASPmodule en de tools, raadpleeg dan de GRASPprojectverslagen die te downloaden zijn vanaf de GLOBALG.A.P.-website. Toepassingsgebied van de GRASP-module De GRASP-module maakt geen deel uit van de GLOBALG.A.P.-standaarden en de bijbehorende geaccrediteerde certificering, maar is een logische aanvulling op de GLOBALG.A.P.- standaarden. Het voldoen aan de beheerspunten is vrijwillig en is niet van invloed op de GLO- BALG.A.P.-certificering. Als een producent echter besluit de beoordeling uit te voeren, is het uploaden van de ingevulde beoordelingschecklist(s) naar de database van GLOBALG.A.P. verplicht. Na de GRASP-beoordeling verstrekt de assessor twee exemplaren van de ingevulde en ondertekende beoordelingschecklist aan de producent (één voor de bedrijfsleiding en één voor de werknemersvertegenwoordiger). De resultaten van de beoordeling zijn vervolgens zichtbaar via de database van GLOBALG.A.P. (bewijs van beoordeling) conform de door de producent ondertekende overeenkomst voor gegevensgebruik die deel uitmaakt van de sublicentieovereenkomst. Deze beoordelingschecklist kan als rapport dienen en aan de hand ervan kunt u uw sociaal zorgsysteem verder verbeteren. De bedrijfsleiding ontvangt een bewijs van beoordeling van de certificerende instelling zodra de resultaten zijn geüpload naar de GLOBALG.A.P.-database. Landelijke interpretatierichtlijnen De wettelijke vereisten ten aanzien van de beheerspunten verschillen van land tot land (bijv. minimumloon, minimumleeftijd voor tewerkstelling, arbeidsuren etc.). Indien de eisen van de desbetreffende wetgeving strenger zijn dan die van GRASP, dan gelden de wettelijke voorschriften. Indien er geen wetgeving is (of als de wetgeving minder streng is), dan voorziet GRASP in de minimale vereisten waaraan voldaan moet worden. Om die vereisten transparant te maken voor producenten en auditoren/inspecteurs worden er met medewerking van de belanghebbenden landelijke interpretatierichtlijnen voor de GRASPmodule ontwikkeld. Beoordeling volgens de GRASP-module is alleen mogelijk in die landen waarvoor er een landelijke interpretatierichtlijn voorhanden is. Raadpleeg de GRASP-assessor of neem rechtstreeks contact op met het GLO- BALG.A.P.-secretariaat voor informatie over voor welke landen er landelijke interpretatierichtlijnen voorhanden zijn. Indien u geïnteresseerd bent in een GRASPbeoordeling en er nog geen interpretatierichtlijn voor uw land voorhanden is, neem dan contact op met het GLOBALG.A.P.-secretariaat. Raadpleeg het Algemeen Reglement voor GRASP voor verdere details. Beoordelingen volgens de GRASP-module uitvoeren Er is aanvullende kwalificatie en opleiding nodig om GRASP-beoordelingen uit te mogen voeren. De beoordeling mag alleen worden uitgevoerd door die auditoren/inspecteurs die een desbetreffende vergunning hebben gekregen van GLO- BALG.A.P. U kunt een lijst van erkende GRASPassessoren downloaden van de GLOBALG.A.P.- website. Zorg ervoor dat op de dag van de beoordeling alle benodigde documenten voor inzage door de assessor op het bedrijf beschikbaar zijn. Zorg ervoor dat de werknemers weten en ermee instemmen dat hun persoonlijke gegevens (bijv. arbeidsovereenkomsten) worden beoordeeld. Dit is ook van toepassing op benodigde documenten van toeleveranciers van wiens arbeidsdiensten u eventueel gebruikmaakt. Indien niet gemakkelijk te realiseren is dat de documenten van toeleveranciers op GRASP-implementatie 2

4 de dag van de beoordeling op uw bedrijf aanwezig zijn, kunt u de assessor ook naar het kantoor van de onderaannemer sturen. Vergeet in dit geval niet uw onderaannemer op de hoogte te brengen. Alle documenten die zijn ondertekend door zowel de werkgever als de werknemer (bijv. arbeidsovereenkomsten) of die beide partijen betreffen (bijv. de zelfverklaring over goede sociale praktijken) moeten beschikbaar zijn in de lokale taal of de taal die de werknemers het best begrijpen. U vindt voorbeelden over deze documenten in de hoofdstukken van de desbetreffende beheerspunten. CPCC Naam document Door wie ondertekend? Wie moet dit document (of een kopie ervan) bewaren? 1 Documentatie over werknemersvertegenwoordiger / -raad Werkgever en werknemersvertegenwoordiger / -raad Werkgever 2 Klachtenprocedure Werkgever 3 Zelfverklaring over goede sociale praktijken Werkgever en werknemersvertegenwoordiger / -raad Werkgever, werknemer 4 Recente landelijke arbeidsvoorschriften (landelijke interpretatierichtlijn voor GRASP + bijlage) - Werkgever, werknemer 5 Arbeidsovereenkomsten Werkgever, werknemer Werkgever 7 Loonstroken / Loonlijsten Werkgever, werknemer Werkgever 10 Tijdsregistratiebladen Werkgever, werknemer Werkgever Als een producent die deel uitmaakt van een producentengroep geen werknemers in dienst heeft (bijv. een familiebedrijf dat op geen enkel moment van het jaar werknemers heeft), kan GRASP in zijn geheel niet van toepassing worden verklaard. Er moet dan een desbetreffende zelfverklaring van de producent beschikbaar zijn. U kunt meer informatie over producentengroepen vinden onder PG1. GRASP-implementatie 3

5 Richtlijnen voor de beheerspunten van de GRASP-module De GRASP-module bestaat uit 13 beheerspunten en vereisten. Deze beheerspunten zijn complex geformuleerd en zijn vaak van toepassing op meer dan één aspect. Om de inhoud van deze punten te verduidelijken en gemakkelijker te implementeren te maken, vindt u in dit document uitleg bij elk beheerspunt, zoals hieronder getoond: 1. Beheerspunt en Vereisten Elk criterium van de GRASP-module wordt vermeld. Zoals u bekend is van de GLOBALG.A.P. Integrated Farm Assurance-standaard, worden criteria in de vorm van Beheerspunten en Vereisten geformuleerd. Beheerspunt N 1 Is er tenminste één werknemer of een werknemersraad in het bedrijf aanwezig om de belangen van het personeel bij het management te vertegenwoordigen? Vereisten Documentatie is voorhanden waaruit blijkt dat een duidelijk geïdentificeerde, bij naam genoemde werknemersvertegenwoordiger en/of werknemersraad die de belangen van de werknemers bij het management vertegenwoordigt, door het personeel is gekozen of aangesteld en door het management is erkend. Deze persoon of raad kan klachten aan het management voorleggen. 2. Uitleg Hier wordt de betekenis en relevantie van het desbetreffende beheerspunt kort uitgelegd. 3. Implementatie Onder implementatie vindt u suggesties voor tastbare voorstellen voor hoe het desbetreffende beheerspunt kan worden geïmplementeerd. 4. Voorbeeld Indien een beheerspunt een bepaalde registratie of document vereist, wordt er een voorbeeld gegeven van hoe dit eruit zou kunnen zien (bijv. arbeidsovereenkomst, registratielijst etc.). De documenten op uw bedrijf hoeven er echter niet per se hetzelfde uit te zien als deze voorbeelden; misschien vindt u wel vormen die beter bij uw actuele situatie passen. Het staat u de documenten afhankelijk van uw situatie vorm te geven. Om te zorgen dat de voorbeelddocumenten gemakkelijker te begrijpen zijn, zijn er fictieve voorbeelden op ingevuld (cursief). Wij willen u erop wijzen dat dit universele en generieke richtlijnen zijn die ingaan op allerlei verschillende producentsituaties. Waarschijnlijk kunt niet alle voorgestelde implementatiestappen (of de aangeleverde voorbeelddocumenten) een-op-een kopiëren, maar moet u ze aan uw specifieke geval en de wettelijke situatie in uw land aanpassen. GRASP-implementatie 4

6 Beheerspunt N 1 Is er tenminste één werknemer of een werknemersraad in het bedrijf aanwezig om de belangen van het personeel bij het management te vertegenwoordigen? Vereisten Documentatie is voorhanden waaruit blijkt dat een duidelijk geïdentificeerde, bij naam genoemde werknemersvertegenwoordiger en/of werknemersraad die de belangen van de werknemers bij het management vertegenwoordigt, door het personeel is gekozen of aangesteld en door het management is erkend. Deze persoon of raad kan klachten aan het management voorleggen. Uitleg: Een werknemersvertegenwoordiging maakt de dialoog tussen de werknemers onderling mogelijk, maar ook tussen de werknemers en de bedrijfsleiding. Problemen op het bedrijf kunnen gemakkelijk worden opgepakt, besproken en opgelost. Bovendien kunnen de werknemersraad of -vertegenwoordiger(s) bij conflicten als bemiddelaar optreden. Afspraken met de werknemersvertegenwoordiging kunnen in het algemeen op bijval van het personeel rekenen, aangezien de vertegenwoordiger(s) van de werknemers over de voorwaarden heeft (hebben) onderhandeld. Implementatie: 1. Dit punt is niet van toepassing als er alleen gezinsleden op uw bedrijf werken. U vindt de exacte definitie van de term gezinslid in de woordenlijst aan het einde van dit document. Zodra u mensen in dienst hebt die geen deel uitmaken van uw gezin, moet u zorgen dat er een werknemersvertegenwoordiger is. 2. Breng uw werknemers op de hoogte van hun recht op een vertegenwoordiger of een werknemersraad. Het aantal werknemersvertegenwoordigers moet een afspiegeling zijn van het aantal werknemers (bijv. één vertegenwoordiger per 50 werknemers) en moet representatief zijn (er moeten bijv. ook buitenlandse werknemers in vertegenwoordigd zijn als die op het bedrijf werken). 3. Zorg ervoor dat de werknemersvertegenwoordiger voldoende tijd heeft om zijn/haar taken uit te voeren. Deze taken kunnen in een korte, schriftelijke taakomschrijving worden vastgelegd. 4. In sommige landelijke interpretatierichtlijnen zijn beschermingsmaatregelen opgenomen om de werknemersvertegenwoordiger in staat te stellen zich vrijelijk van zijn/haar taak te kwijten. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van deze maatregelen en u ze naleeft. 5. Als u leiding geeft aan productie met veel werknemers is het verstandig om een verkiezingsprocedure in te stellen. Help uw werknemers door ze op de hoogte te brengen van hoe ze de vertegenwoordiger(s) kunnen kiezen door ervoor te zorgen dat bepaalde regels/beginselen worden gevolgd (bijv. anonieme verkiezingen). 6. De werknemersvertegenwoordiger moet elk jaar of elke lopende productieperiode worden gekozen / benoemd. 7. De werknemersvertegenwoordiger moet iemand zijn die door alle werknemers benaderd kan worden en die de bedrijfsleiding op constructieve wijze kan aanspreken. Om de werknemers op de hoogte te brengen van hun wettelijke rechten en deze te kunnen begrijpen, moet hij/zij (de desbetreffende landelijke interpretatierichtlijn) kunnen lezen. Alle mogelijke belangenverstrengeling voor de werknemersvertegenwoordiger(s) moet zoveel mogelijk worden vermeden. 8. Indien u gecertificeerd bent volgens optie 2 en u een hoog personeelsverloop kent, mag u één producent (of een andere geschikte persoon) deze taak laten uitvoeren. Dit is natuurlijk niet ideaal, maar het is mogelijkerwijs de enige praktisch haalbare oplossing. Zorg ervoor dat alle werknemers weten wie de vertegenwoordiger is. 9. Zorg ervoor dat alle werknemers toegang hebben tot de desbetreffende persoon of personen; stel twee of meer personen aan als een producentengroep zeer groot is of op verschillende geografische locaties ligt. 10. Volg de afspraken die worden gemaakt tussen de werknemersvertegenwoordiger en de bedrijfsleiding op en controleer de implementatiestatus ervan regelmatig. GRASP-implementatie 5

7 Beheerspunt N 2 Is in het bedrijf een klachtenprocedure opgezet aan de hand waarvan werknemers een klacht kunnen indienen? Vereisten In het bedrijf is een klachtenprocedure ingevoerd; de werknemers zijn op de hoogte van het bestaan ervan en het staat hun vrij klachten of suggesties in te dienen. De klachtenprocedure hanteert een bepaalde termijn om klachten op te lossen. Klachten en de oplossingen ervan die in de afgelopen 24 maanden zijn voorgevallen, zijn gedocumenteerd en ter inzage beschikbaar. Uitleg: Door middel van een klachtenprocedure kan de werkgever iets doen aan onvrede bij het personeel. Hij/Zij kan de redenen achter de onvrede gemakkelijker herkennen. Voor het personeel moet er een manier zijn om klachten in te dienen zonder voor persoonlijke consequenties te hoeven vrezen. Door de werknemers ertoe te stimuleren actief met klachten of suggesties te komen, kan de efficiëntie van de bedrijfsactiviteiten verhoogd worden. Op kleine bedrijven met maar een paar werknemers is een klachtenformulier of -box waarschijnlijk helemaal niet nodig, aangezien de werkgever en de werknemers elkaar regelmatig zien. Wellicht kan men dan met een eenvoudige klachtenprocedure volstaan. Op grotere bedrijven zou regelmatige communicatie tussen werknemers en bedrijfsleiding lastig kunnen zijn. Klachtenformulieren of -boxen kunnen een oplossing zijn. In beide gevallen is het echter cruciaal dat u iets doet met de klachten en ervoor zorgt dat ze binnen een duidelijk omschreven termijn worden aangepakt en de situatie verbeterd wordt. U hoeft u met dit managementinstrument natuurlijk niet te beperken tot klachten. Het kan ook een goed idee zijn waardevolle suggesties van uw werknemers te verzamelen over hoe procedures intern verbeterd kunnen worden. Niemand kent deze procedures beter dan de mensen die op uw bedrijf werken. Implementatie: 1. Bedenk wat een passende klachtenprocedure zou zijn die bij de grootte en de situatie van uw bedrijf past. In sommige culturen zijn mensen huiverig voor het via een document indienen van een formele klacht. De klachtenprocedure moet hiermee rekening houden. Bijv.: a) Als u een bedrijf leidt met slechts een paar werknemers..is het denkbaar dat de werknemersvertegenwoordigers gewoon een paar keer per week beschikbaar zijn om met werknemers te praten. Laat de werknemers weten welke tijden dit zijn en met wie ze moeten praten. b) Als u een bedrijf leidt met veel werknemers. hang dan een klachtenbox op waarin werknemers hun klachten anoniem kunnen deponeren. Maak de box regelmatig leeg (bijv. om de 14 dagen) en los de klachten op of organiseer een spreekuur (bijv. bij de verantwoordelijke voor de gezondheid, veiligheid en het welzijn van de werknemers en/of de werknemersvertegenwoordiger(s)) waarop klachten aan de orde kunnen worden gesteld en besproken. 2. In het geval van certificering als producentengroep (optie 2) kan de klachtenprocedure worden beheerd via het centrale kwaliteitszorgsysteem van de groep. 3. Maak beslissingen en regelingen met betrekking tot de klachtenprocedure transparant voor uw werknemers. Zorg ervoor dat aan alle werknemers (ook aan niet-vaste werknemers) wordt duidelijk gemaakt hoe, waar en wanneer ze klachten kunnen indienen of uiten. 4. Het is van cruciaal belang dat u duidelijk maakt binnen welk tijdsbestek u klachten afhandelt, bijv. binnen de komende 14 dagen. Houd u eraan! 5. Vraag om feedback nadat verbeteringen zijn aangebracht, zodat u zeker weet dat uw werknemers het gevoel hebben dat hun klacht of suggesties serieus zijn genomen en de situatie verbeterd is. GRASP-implementatie 6

8 Beheerspunt N 3 Werd een zelfverklaring over goede sociale praktijken ten aanzien van mensenrechten aan de werknemers overlegd en door het bedrijfsmanagement en de werknemersvertegenwoordiger getekend; en zijn de werknemers hiervan op de hoogte gebracht? Vereisten Het bedrijfsmanagement en de werknemersvertegenwoordiger hebben een zelfverklaring voor het waarborgen van goede sociale praktijken en mensenrechten voor alle werknemers getekend en ter beschikking gesteld. Deze verklaring bevat minstens hun verbintenis ten aanzien van de fundamentele arbeidsnormen van de ILO (ILO-conventies 111 inzake verbod op discriminatie, 138 en 182 over de minimumleeftijd en het verbod op kinderarbeid, 29 en 105 over het verbod op alle vormen van gedwongen arbeid, 87 over de vrijheid van vereniging, 98 over het recht op vrije onderhandelingen, 100 over het beginsel van gelijke beloning voor gelijkwaardig werk en 99 over minimumloon), transparante en niet-discriminerende aanwervingsprocedures en de klachtenprocedure. De werknemers zijn over de zelfverklaring op de hoogte gebracht, waarbij de tekst beschikbaar is in de taal van de werknemer(s). Deze wordt tenminste om de drie jaar herzien, of vaker indien nodig. Uitleg: De zelfverklaring is een middel om te promoten dat de bedrijfsleiding zich ertoe heeft verbonden de beginselen van de fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (de ILO) na te leven en transparante en niet-discriminerende procedures voor het in dienst nemen van werknemers heeft geïmplementeerd. De ILO is een organisatie onder de vlag van de VN die sociale rechtvaardigheid en internationaal erkende mensen- en arbeidsrechten wil bevorderen. De ILO heeft internationale arbeidsnormen geformuleerd in de vorm van conventies en aanbevelingen, waarin minimumnormen zijn vastgelegd voor elementaire arbeidsrechten. Tot nu toe zijn 180 landen toegetreden tot de ILO ( De zelfverklaring moet in ieder geval de hieronder opgesomde beginselen van goede sociale praktijken en mensenrechten voor werknemers volgens de volgende ILO-conventies afdekken. Zoek naar eenvoudige bewoordingen om de volgende beginselen begrijpelijk te maken voor de werknemers (zie voorbeeld): nr. 111 inzake het verbod op discriminatie, nr. 138 en 182 over de minimumleeftijd en het verbod op kinderarbeid, nr. 29 en 105 over het verbod op alle vormen van gedwongen arbeid, nr. 87 over de vrijheid van vereniging, nr. 98 over het recht op vrije onderhandelingen, nr. 100 over het beginsel van gelijke beloning voor gelijkwaardig werk, nr. 99 over minimumloon. In de zelfverklaring waarborgt de werkgever (de bedrijfsleiding) dat alles wat erop duidt dat deze beginselen worden geschonden onmiddellijk door het managementsysteem wordt behandeld en aan de certificerende instelling wordt gemeld. Implementatie: 1. Controleer bij het opstellen van de zelfverklaring of het document volledig is en in ieder geval alle vereiste conventies afdekt. Controleer of er eventuele nog aanvullende punten relevant zijn op uw bedrijf en herzie/wijzig de verklaring aan de hand daarvan. 2. Controleer kritisch of er op uw bedrijf sprake is van discriminatie in welke vorm dan ook, bijv. of de procedures voor het in dienst nemen van personeel eerlijk en transparant zijn (bijv. geen discriminatie van buitenlandse werknemers), of alle werknemers die hetzelfde werk doen dezelfde rechten hebben en vergelijkbare sociale voordelen ontvangen, of niemand gedwongen wordt om werk te doen waartoe hij of zij niet bereid of in staat is etc. Natuurlijk kunnen er taken zijn die meer geschikt zijn voor mannen (bijv. zware lasten dragen) c.q. vrouwen (bijv. kwetsbare verse producten sorteren en verpakken). De voorkeurstoewijzing van taken aan mannen/vrouwen is niet per se discriminerend, maar zie er dan wel op toe dat het mannen en vrouwen vrij staat te werken op het gebied waarop ze willen werken. 3. Bestudeer de regels voor de minimumleeftijd waarop men in uw land mag werken en zie erop toe dat er geen kinderen in dienst zijn die niet aan die minimumleeftijd voldoen. 4. Controleer of alle arbeidsovereenkomsten voldoen aan de landelijke arbeidsvoorschriften en zie erop toe dat de documenten ten minste 24 maanden bewaard worden. 5. Leg aan uw werknemers uit waar het in de zelfverklaring om gaat en geef opheldering over termen die ze eventueel niet kennen. Bespreek de punten van de zelfverklaring met ze en controleer of iedereen op het bedrijf hetzelfde beeld heeft van de mate waarin eraan voldaan wordt. GRASP-implementatie 7

9 6. Onderteken de zelfverklaring en vraag de werknemersvertegenwoordiger om zijn/haar handtekening. 7. Zorg ervoor dat alle werknemers op de hoogte zijn van de zelfverklaring, bijvoorbeeld door een kopie aan elke arbeidsovereenkomst te hechten, door de zelfverklaring zichtbaar op het bedrijf op te hangen of door informatiebijeenkomsten te organiseren. 8. Maak klachtenprocedures transparant voor uw werknemers. 9. Controleer regelmatig of uw zelfverklaring moet worden geactualiseerd. De zelfverklaring moet ten minste om de 3 jaar worden herzien of zodra er nieuwe wettelijke bepalingen worden bekend gemaakt of er een nieuwe collectieve onderhandelingsovereenkomst van kracht wordt. GRASP-implementatie 8

10 Voorbeeld Zelfverklaring over goede sociale praktijken Wij verzekeren hierbij dat op het bedrijf / in de productengroep alle werknemers (waaronder begrepen alle activiteiten die worden afgedekt door GLOBALG.A.P.-certificering (bijv. pakstations, outgrowers) volgens de volgende beginselen behandeld worden: 1 Er is geen sprake van discriminatie (onderscheid, uitsluiting of voorkeur) op basis van ras, kaste, nationaliteit, geloofsovertuiging, handicaps, geslacht, seksuele gerichtheid, moederschap, leeftijd, politieke denkbeelden, vakbonds- of partijlidmaatschap. Werknemers worden niet gedwongen om zich op zwangerschap of HIV te laten testen. 2 De procedures voor indienstneming van personeel zijn eerlijk en transparant en discrimineren niemand vanwege een van de bovenvermelde redenen, die op het bedrijf wil werken. 3 Alle werknemers die werk van gelijke waarde verrichten, krijgen vergelijkbare rechten, vergelijkbare sociale voordelen en vergelijkbare arbeidsomstandigheden en opleidingsmogelijkheden. Vergelijkbaar werk wordt met een vergelijkbaar loon beloond. 4 Wij bedienen ons niet van disciplinaire praktijken zoals lijfstraffen, geestelijke of fysieke mishandeling, belediging of uitschelden. Er vinden geen oneerlijke inhoudingen op het loon plaats (bijv. voor kapotte machines of te weinig product). Indien wij al disciplinaire praktijken toepassen, dan zijn die eerlijk en transparant. 5 Er zijn geen minderjarigen (volgens de wettelijke bepalingen) in dienst. Kinderen die gezinsleden zijn en die helpen bij de productie, worden niet betrokken bij werk dat hun gezondheid, veiligheid of ontwikkeling in gevaar kan brengen. Zonder enige uitzondering gaan de leerplichtige kinderen van werknemers die op het bedrijf wonen regelmatig naar school. 6 Er is geen gedwongen arbeid. Gezinsleden en personen die ten laste van het gezin komen hebben het recht om buiten het bedrijf te gaan werken. Geen enkele werknemer wordt gedwongen op het bedrijf te wonen. Werknemers die niet op het bedrijf wonen, worden niet gediscrimineerd. 7 Er worden geen documenten van werknemers bij de werkgever in bewaring gehouden. De werkgever onthoudt zich ervan om een gedeelte van het loon van werknemers in te houden, ongeacht de reden, zonder daarvoor de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de werknemer (bijv. inhoudingen voor maaltijden of voor loonspaarregelingen). 8 Overwerken is vrijwillig; werknemers worden niet gedwongen om over te werken. 9 De bedrijfsleiding staat collectieve onderhandelingen toe. 10 De werknemers hebben het recht naar vrije keuze een organisatie op te zetten of zich erbij aan te sluiten. Vakbondsleden hebben gegarandeerd toegang tot het bedrijf, in ieder geval buiten de reguliere arbeidsuren. 11 In het geval van een ernstig ongeval op het bedrijfsterrein, wordt de werknemer voorzien van vervoer naar het dichtstbijzijnde centrum voor geneeskundige behandeling. 12 Risicogroepen, zoals zwangere vrouwen of vrouwen die borstvoeding geven, werknemers jonger dan 18 (indien zij wettelijk gezien in dienst mogen worden genomen), werknemers met verminderde geestelijke vermogens of zieken, worden niet belast met werk dat een gevaar kan opleveren voor hun gezondheid, veiligheid of ontwikkeling of de veiligheid van anderen. Zij werken niet in de toediening van pesticiden. Overeenkomstig de wettelijke bepalingen werken jonge werknemers niet over. 13 Er worden regelingen getroffen met het oog op zwangerschapsverlof, ziekteverlof en pensionering. Deze regelingen voldoen ten minste aan de landelijke sociale zekerheidswetgeving. 14 De werknemers kunnen de werknemersvertegenwoordiger of de werknemersraad aanspreken over de voorwaarden van hun overeenkomst, arbeidsomstandigheden of andere redenen van onvrede en over het indienen van klachten. De werknemersvertegenwoordiger voert zijn/haar taak in consensus met alle sociale partners uit en kan klachten aan de bedrijfsleiding overbrengen zonder dat hier persoonlijke sancties op staan. De bedrijfsleiding verklaart zich hierbij bereid om eventuele problemen in samenwerking met de werknemersvertegenwoordiging op te lossen. Wij waarborgen dat alles wat erop duidt dat deze beginselen worden geschonden onmiddellijk aan de certificerende instelling wordt gemeld en dat er corrigerende maatregelen worden getroffen. Een kopie van deze verklaring is overhandigd aan het voor sociale kwesties verantwoordelijke lid van de bedrijfsleiding en de werknemersvertegenwoordiger en wordt aan elke arbeidsovereenkomst gehecht en/of zichtbaar opgehangen in de taal of talen die de werknemers begrijpen. Datum: Handtekening(en) bedrijfsleiding (naam en functie) / producenten van een groep: Handtekening(en) werknemersvertegenwoordiger: Datum Handtekeningen: GRASP-implementatie 9

11 Beheerspunt N 4 Hebben de voor gezondheid en veiligheid op het werk en goede sociale praktijken (WHSGSP) verantwoordelijke persoon en de werknemersvertegenwoordiger(s) kennis van en/of toegang tot recente nationale arbeidsvoorschriften? Vereisten De voor gezondheid en veiligheid op het werk en goede sociale praktijken (WHSGSP) verantwoordelijke persoon en de werknemersvertegenwoordiger(s) hebben kennis van en/of toegang tot nationale arbeidsvoorschriften over: bruto- en minimumlonen, arbeidsuren, vakbondslidmaatschap, antidiscriminatie, kinderarbeid, arbeidsovereenkomsten, vakantie- en zwangerschapsverlof, medische zorg en pensioen/vertrekpremies. Uitleg: Het is belangrijk dat de werknemers hun wettelijke rechten kennen, dat een verantwoordelijke persoon inzage heeft in de recente arbeidsvoorschriften en dat de werkgever deze persoon hierin ondersteunt. Werknemers kunnen deze persoon raadplegen voor alle informatie over hun basisrechten of bij twijfel. Zo worden onenigheid en onvrede voorkomen. Zowel de werkgever en de werknemer moeten regelmatig op de hoogte worden gebracht van recente wijzigingen in de nationale wetgeving en daarop reageren. Het is niet altijd mogelijk om alle actuele documenten op het bedrijf te hebben, met name op kleine bedrijven, maar er moet een mechanisme zijn om te waarborgen dat de werkgever en werknemers toegang hebben tot actuele informatie. Implementatie: 1. Zorg ervoor dat zowel de bedrijfsleiding als de werknemersvertegenwoordiger(s) een exemplaar hebben van de actuele landelijke interpretatierichtlijn voor GRASP en de bijbehorende bijlage. Door dit document aan uw werknemers te verstrekken voldoet u aan de vereisten van dit beheerspunt. 2. Bedenk bovendien welke mensen informatie zouden kunnen verstrekken over landelijke arbeidsvoorschriften (landelijke/provinciale vakbonden, het ministerie van arbeid, andere producenten/werknemersvertegenwoordigers, juristen, ngo's etc.). Neem contact met hen op voor nadere informatie over arbeidsvoorschriften en verzamel hun contactgegevens (telefoonnummers, adres, websites etc.). 3. Zorg ervoor dat de relevante informatie naar de werknemersvertegenwoordiger wordt gecommuniceerd en regelmatig wordt geactualiseerd (bijv. nieuwe versies van de landelijke interpretatierichtlijn). GRASP-implementatie 10

12 Voorbeeld Toegang tot informatie over landelijke arbeidsvoorschriften Vakbonden: a) b) De heer Abeba, advocaat: Village Market Townsville Tel.: Mevr. Temba, ngo voor mensenrechten: Road Livington Tel.: Main Websites: Overige informatie: GRASP-implementatie 11

13 Beheerspunt N 5 Kunnen kopieën van arbeidsovereenkomsten voor de werknemers worden voorgelegd? Vermelden zij minstens de volledige namen, nationaliteit, functiebeschrijving, geboortedatum, datum van indiensttreding, loon en arbeidsduur? Zijn zij door zowel de werknemer als de werkgever ondertekend? Vereisten Voor iedere werknemer kan op verzoek van de beoordelaar een arbeidsovereenkomst worden voorgelegd (steekproefsgewijs). Zowel de werknemer als de werkgever heeft deze ondertekend. De documenten bevatten minstens de volledige namen, nationaliteit, functiebeschrijving, geboortedatum, reguliere arbeidstijd, loon en arbeidsduur. Documenten van de werknemers (inclusief onderaannemers) zijn tenminste 24 maanden raadpleegbaar. Uitleg: Omdat in een arbeidsovereenkomst duidelijk de overeengekomen arbeidsvoorwaarden worden vastgelegd, is deze overeenkomst belangrijk en nuttig voor zowel de werkgever als de werknemer als basis voor een goede arbeidsrelatie voor beide partijen, gekenmerkt door wederzijds vertrouwen, maar ook voor alle werkgerelateerde conflictsituaties. Duidelijk overeengekomen arbeidsovereenkomsten die door de bedrijfsleiding en de werknemers zijn ondertekend zijn cruciaal voor alle bedrijven van klein tot groot. Implementatie: 1. Sluit een arbeidsovereenkomst met elke werknemer met daarin ten minste de volgende informatie: Volledige naam en nationaliteit van de werknemer Contractduur Functieomschrijving Arbeidsuren & pauzes Loon Overwerken/werken op nationale feestdagen/zondagen Ziekte/zwangerschapsverlof 2. Zorg ervoor dat uw overeenkomst aan de landelijke arbeidsvoorschriften voldoet. 3. Arbeidsovereenkomsten kunnen eenvoudig en met de hand geschreven zijn, zolang de vereiste basisinformatie maar vermeld wordt 4. Als een betaling geheel of gedeeltelijk in natura plaatsvindt (bijv. inhoudingen voor maaltijden, huisvesting of vervoer), leg dat dan ook transparant vast in de arbeidsovereenkomst of vraag de werknemers om schriftelijke toestemming. Bespreek deze overeenkomsten met alle toekomstige werknemers en verzeker u ervan dat ze ermee instemmen. 5. Ga een overeenkomst aan met elke nieuwe werknemer die u aanneemt. 6. Verzeker u ervan dat u en de werknemer de arbeidsovereenkomst allebei hebben ondertekend. 7. Hecht een kopie van uw zelfverklaring aan elke overeenkomst als de zelfverklaring niet is opgehangen op het bedrijf. 8. Bewaar ten minste 24 maanden lang een kopie van elk contract in uw administratie. Voorbeeld 1 Arbeidsovereenkomsten van: Pineapple Farm Wilson, Sandy Road, 5879 Tanda Volledige naam Taak Landelijk ID-nr. Datum in dienst Datum uit dienst Loon Loon voor overuren Arbeidsuren & pauzes Geboortedatum Handtekening(en) werkgever / werknemer GRASP-implementatie 12

14 Voorbeeld 2 Arbeidsovereenkomst Aangegaan tussen: (hierna te noemen de werkgever ) Naam & adres werkgever: Pineapple Farm Wilson Sandy Road Tanda (hierna te noemen de werknemer ) Naam & adres werknemer: Maria Tombu Market Square Tanda 1. Geboortedatum: Nationaal ID-nummer: Startdatum: Het contract vangt aan op en duurt tot Plaats van tewerkstelling: Keuken 5. Functieomschrijving: Werknemers van maaltijden voorzien 6. Arbeidstijden: De normale werktijden zijn van 6.00 tot uur op maandag tot en met vrijdag, en van 6.00 tot 9.00 uur op zaterdag. 7. Pauzes: Er wordt dagelijks een pauze genomen van 10 tot 11 uur. 8. Loon: 50 pesos/uur 9. Overwerktarief: 80 pesos/uur 10. Zwangerschapsverlof/ziekte: 11. Vakantiedagen: 12. Overige: --- Een kopie van de zelfverklaring over goede sociale praktijken is aan deze overeenkomst gehecht en aan de werknemer gegeven. Datum / / Handtekening werkgever Handtekening werknemer GRASP-implementatie 13

15 Beheerspunt N 6 Is er gedocumenteerd bewijsmateriaal voorhanden waarmee de periodieke uitkering van lonen volgens de desbetreffende contractclausule wordt aangetoond? Vereisten De werkgever kan relevante documentatie verstrekken over loonuitkering (bv. handtekening van de werknemer op loonstrookje, bankoverschrijving). Werknemers tekenen of ontvangen kopieën van loonstrookjes/loonlijsten waarmee de betaling transparant en begrijpelijk voor hen wordt. De periodieke uitkering aan de werknemers van de afgelopen 24 maanden wordt gedocumenteerd. Uitleg: Een systeem waarmee de overmaking van loon wordt gedocumenteerd stelt zowel de werkgever als de werknemer in staat aan te tonen welk loonbedrag op welk moment betaald is. Dit leidt tot minder conflicten. Door transparantie en betrouwbaarheid zullen werknemers beter gemotiveerd raken en met gedocumenteerde loonbetalingen kan de bedrijfsleiding de kosten beter managen. Implementatie: 1. Houd een reguliere registratie (loonstrook / loonlijst) bij van de betalingen die aan alle werknemers zijn gedaan. 2. Verzamel bij het opstellen van een loonstrook/loonlijst alle informatie over loon, reguliere uren, overwerk en loonbetalingen. 3. Laat de werknemers de loonlijst ondertekenen of er hun duimafdruk op plaatsen op het moment dat ze hun geld ontvangen en onderteken de lijst zelf ook. Als alternatief kunt u er een regel van maken dat de werknemers een loonstrook krijgen. 4. Bewaar de loonlijst / kopieën van de loonstroken ten minste 24 maanden. 5. Op bedrijven met weinig werknemers kunt u een document opstellen waarin alle werknemers en de desbetreffende maandelijkse betalingen worden vermeld en dat door alle betrokkenen wordt ondertekend (zie voorbeeld 1). GRASP-implementatie 14

16 Beheerspunt N 7 Wordt op de loonstroken/loonlijsten aangeduid of de betaling voldoet aan tenminste wettelijke bepalingen en/of collectieve onderhandelingsovereenkomsten? Vereisten Lonen en uitkering van overuren die vermeld staan op de loonstroken/loonlijsten duiden aan dat wordt voldaan aan wettelijke bepalingen (minimumlonen) en/of collectieve onderhandelingsovereenkomsten (indien van toepassing). Als uitkering per unit wordt berekend, zullen de werknemers tenminste het wettelijk minimumloon (gemiddeld) binnen reguliere arbeidstijden kunnen verdienen. Uitleg: Loonstroken geven u een goed overzicht van de loonkosten van uw werknemers. Om aan de landelijke wettelijke bepalingen te voldoen, moeten werkgevers kunnen aantonen dat zij ten minste het wettelijke minimumloon betalen. Implementatie: 1. Stel u op de hoogte van het wettelijk minimumloon in uw land. 2. Zorg ervoor dat u minimaal dit minimumloon aan uw werknemers betaalt. Als er inhoudingen zijn op het loon voor werknemers die minder dan het minimumloon betaald krijgen, moeten deze inhoudingen gemotiveerd worden 3. Zorg er bij het berekenen van hoeveel u per eenheid betaalt (indien van toepassing) voor dat de werknemers tenminste het wettelijk minimumloon binnen reguliere arbeidstijden kunnen verdienen. Voorbeeld De auditor/inspecteur wil de loonlijst/loonstroken inzien. GRASP-implementatie 15

17 Voorbeeld 1 Loonlijst van: Pineapple Farm Wilson, Sandy Road, 5879 Tanda Maand Volledige naam Geboortedatum Taak ID-nr. Gewerkte uren/ Taak Overuren Ontvangen loon Handtekening(en)/ duimafdruk 01/10 Juan Arroyo Oogsten pesos/u 01/10 Simon Alvarado 01/10 Miriam Flores Irrigatie pesos/u Keuken pesos/u Etc... Voorbeeld 2 LOONSTROOK NAAM WERKGEVER: NAAM WERKGEVER: ID-NR.: BETAALPERIODE: VAN REGISTRATIENR. WERKNEMER: TOT BASISLOON: Tarief Aantal uren Verdiend loon Normaal gewerkte uren Gewerkte overuren Gewerkte tijd op feestdagen Betaling in natura Toeslagen (specificeren) Sociale lasten TOTAAL Datum / / GRASP-implementatie 16

18 Beheerspunt 8 Kunnen documenten worden voorgelegd waarin staat vermeld dat geen minderjarigen in het bedrijf werkzaam zijn? Vereisten Documenten zijn voorhanden waarin staat dat wordt voldaan aan de nationale wetgeving inzake minimumleeftijd voor tewerkstelling. Indien dit niet door de nationale wetgeving wordt bestreken, worden kinderen jonger dan 15 niet tewerkgesteld. Indien kinderen - als gezinsleden - in het bedrijf werkzaam zijn, worden zij niet betrokken bij werkzaamheden die hun gezondheid en veiligheid in gevaar brengen, die hun ontwikkeling in het gedrang brengt of hen ervan weerhoudt verplicht onderwijs te volgen. Uitleg: Om kinderen tegen uitbuiting te beschermen en ze een basisopleidingsniveau te laten genieten, verbiedt de nationale wetgeving meestal dat jonge mensen onder een bepaalde leeftijd werken. Leerplichtige jongeren mogen er in ieder geval niet toe worden aangezet voortijdig school te verlaten. Als dergelijke wetgeving nog niet bestaat, mag men conform internationale afspraken geen mensen jonger dan 15 in dienst nemen. Implementatie: 1. Laat elke nieuwe werknemer zijn/haar leeftijd aantonen via een ID-kaart of een andere vorm van identificatie (bijv. geboortecertificaat, rijbewijs) alvorens met hem of haar een arbeidsovereenkomst aan te gaan. 2. Neem niemand in dienst die jonger is dan de landelijke minimumleeftijd voor tewerkstelling of, bij gebrek aan een wettelijke regeling, jonger dan 15. GRASP-implementatie 17

19 Beheerspunt N 9 Hebben de kinderen van werknemers die op het bedrijf wonen toegang tot verplicht onderwijs? Vereisten Er is gedocumenteerd bewijsmateriaal voorhanden dat leerplichtige kinderen (volgens de nationale wetgeving) van werknemers die op het bedrijf wonen, toegang hebben tot verplicht onderwijs, middels georganiseerd vervoer naar een publieke school ofwel middels onderwijs ter plaatse. Uitleg: Elk kind heeft het recht om ten minste verplicht onderwijs te volgen. De werkgever is verplicht erop toe te zien dat alle kinderen van werknemers die op het bedrijf wonen toegang hebben tot verplicht onderwijs. Implementatie: 1. Zorg ervoor dat u weet hoeveel kinderen er op uw bedrijf wonen en of ze nog leerplichtig zijn. a) Op bedrijven met weinig werknemers zoek uit welke scholen in uw regio het dichtst bij uw bedrijf liggen. Mocht de school niet binnen 30 minuten te voet te bereiken zijn, organiseer dan vervoer naar de nabijgelegen scholen (bijv. bus, fiets, ezel etc.). zorg ervoor dat elk betrokken gezin op de hoogte wordt gebracht van de vervoersregelingen. b) Op zeer grote bedrijven met veel werknemers is het misschien wel gemakkelijker om in adequate scholing op uw bedrijf te voorzien dan regulier vervoer te organiseren. U zou een leraar in dienst kunnen nemen en een school op het bedrijf kunnen instellen, voor zover dat mag onder de landelijke wetgeving. GRASP-implementatie 18

20 Beheerspunt N 10 Bestaat er een registratiesysteem dat de dagelijkse arbeidstijd en overuren dagelijks voor de werknemers bijhoudt? Vereisten Er bestaat een tijdsregistratiesysteem dat een transparant overzicht geeft van de dagelijks gepresteerde arbeidsuren en overuren voor zowel de werknemers als de werkgever. De arbeidsuren van de werknemers worden gedurende de afgelopen 24 maanden gedocumenteerd. Uitleg: Een tijdsregistratiesysteem, waarmee zowel de dagelijkse werktijd als de overuren van elke werknemer worden bijgehouden, is een zeer belangrijk managementinstrument. Het komt de werknemer ten goede dat zijn/haar arbeidsuren en met name overuren transparant geregistreerd worden. Hiermee worden misverstanden over de daadwerkelijke arbeidsuren en betalingen voorkomen. Implementatie: 1. Zoek uit welk soort tijdsregistratiesysteem bij uw bedrijf past, afhankelijk van het aantal werknemers. a) Op bedrijven met veel werknemers kunt u een mechanische prikklok installeren. Zorg ervoor dat de werknemers weten hoe de klok moet worden gebruikt en wanneer ze moeten in- of uitklokken. of gebruik elektronische systemen waarbij elke werknemer een elektronische toegangsbadge krijgt. b) Op bedrijven met weinig werknemers kan een mechanisch of elektronisch systeem te kostbaar zijn. Vul dagelijks tijdsregistratiebladen in voor elke werknemer. Zorg ervoor dat de werknemer op gezette tijden de registratiebladen ondertekent, bijv. aan het einde van de maand. Dergelijke tijdsregistratiebladen zijn gemakkelijk te combineren met de vereiste loonstroken en andere vereiste informatie (zie voorbeeld). 2. Bewaar alle tijdsregistraties ten minste 24 maanden. GRASP-implementatie 19

21 Voorbeeld Pineapple Farm Wilson: Tijdsregistratieblad Sandy Road, 5879 Tanda, # Werknemersnr.: 045 Aanvang werktijd: 7:30 Naam werknemer: Juan Valdo Pauzes: Geboortedatum werknemer: Einde werktijd: DAG UREN TAAK PLAATS OVERUREN TARIEF PLAATS Totaal /dag 1 9 Oogsten Veld pesos/uur Oogsten Veld pesos/uur Oogsten Veld 5 2 uur 5 pesos/uur Veld ZATERDAG 5 ZONDAG 6 9 Oogsten Veld pesos/uur 45 7 Standaardloon 135 Overuren 20 Totaal 155 Datum / / Handtekening werknemer Handtekening administratie GRASP-implementatie 20

22 Beheerspunt N 11 Voldoen de geregistreerde arbeidsuren en -pauzes aan de geldende wetgeving en/of collectieve onderhandelingsovereenkomsten? Vereisten De gedocumenteerde arbeidsuren, pauzes en rustdagen zijn in overeenstemming met de geldende wetgeving en/of collectieve onderhandelingsovereenkomsten. Indien dit niet strenger in de wetgeving is voorzien, duiden de documenten aan dat een reguliere werkweek niet meer dan 48 uur bedraagt en dat tijdens het piekseizoen (oogst) werkweken niet meer dan 60 uur bedragen. Tijdens het piekseizoen worden pauzes/rustdagen ook gewaarborgd. Uitleg: Het aantal arbeidsuren en de duur van pauzes moeten voldoen aan de wettelijke bepalingen. Een werknemer heeft het recht een pauze te nemen na een volgens de regels vastgestelde tijdsduur en hoeft niet overmatig veel over te werken. De bedrijfsleiding moet bekend zijn met deze regels bij het opstellen van overeenkomsten, het vastleggen van arbeidsuren en het in dienst nemen van werknemers. Implementatie: 1. Zorg er bij het vaststellen van de arbeidsuren en pauzes voor dat ze voldoen aan de wettelijke bepalingen en/of collectieve onderhandelingsovereenkomsten. 2. Toon aan de assessor aan op welke regels u zich gebaseerd hebt bij het vaststellen van de arbeidsuren en pauzes. 3. Zorg ervoor dat de reguliere werkweek van uw werknemers niet meer bedraagt dan 48 uur. 4. Let op of men in bepaalde periodes langer werkt dan de reguliere arbeidsuren en welke periodes dit zijn. Is dit regelmatig het geval, neem dan meer mensen in dienst. 5. Zorg ervoor dat zelfs tijdens een piekseizoen de wekelijkse arbeidstijd niet meer bedraagt dan 60 uur. Als u deze limiet benadert, dient u te overwegen meer werknemers in dienst te nemen. Voorbeeld De auditor/inspecteur wil het tijdsregistratiesysteem inzien. GRASP-implementatie 21

23 ALLEEN VAN TOEPASSING VOOR PRODUCENTENGROEPERINGEN PG1 Beheerspunt N Toont de beoordeling van het kwaliteitsbeheersysteem van de producentengroep aan dat GRASP voor alle leden van de groep correct is ingevoerd? Vereisten De beoordeling van het kwaliteitsbeheersysteem van de producentengroep toont aan dat GRASP correct is ingevoerd, intern wordt beoordeeld en dat maatregelen worden getroffen om ervoor te zorgen dat alle leden van de producentengroep aan de normen voldoen. Uitleg: Dit beheerspunt waarborgt dat de GRASP-vereisten worden opgenomen in het kwaliteitszorgsysteem van een volgens GLOBALG.A.P. gecertificeerde producentengroep. Dit is daarom alleen van toepassing in het geval van certificering volgens IFA optie 2. Implementatie: In het algemeen volgt GRASP de regelingen van certificering volgens GLOBALG.A.P. optie De belangrijkste medewerkers binnen de groep (bijv. groepsmanagers, voorlichters etc.) moeten op de hoogte worden gesteld van en bekend zijn met de GRASP-vereisten en de geldende landelijke/regionale wetgeving. Voor het laatstgenoemde kunt u in de landelijke interpretatierichtlijnen gedegen informatie vinden. 2. Het centraal binnen de producentengroep managen en beheren van bepaalde GRASP-vereisten kan verstandiger zijn, met name ingeval van de door de beheerspunten 1-4 afgedekte eisen. Dit is natuurlijk afhankelijk van de individuele situatie en de voorkeuren van de groep. 3. Indien een producent gedurende het hele jaar helemaal geen werknemers heeft, kan hij/zij dit aangeven in een individuele zelfverklaring waarmee GRASP niet van toepassing wordt verklaard. Deze producent moet echter wel worden opgenomen in het interne kwaliteitszorgsysteem van de groep waarbij ervoor moet worden gezorgd dat, zodra de producent iemand in dienst neemt, de GRASP-vereisten naar behoren worden geïmplementeerd. 4. Er moet ten minste één interne inspectie van elke producent per jaar worden uitgevoerd door een gekwalificeerd intern inspecteur. U kunt meer over de kwalificaties voor interne inspecteurs lezen in het Algemeen Reglement van GRASP. 5. Er moeten registraties beschikbaar zijn met informatie over deze interne controles, waaronder een register van alle producenten, de beoordelingsdata, bevindingen en eventuele corrigerende maatregelen 6. Bij de jaarlijkse externe beoordeling wordt de werking van het kwaliteitsbeheersysteem gecontroleerd en wordt er een steekproef (de vierkantswortel) genomen van de voor GRASP geregistreerde producentenleden. Er kan één uitzondering worden gemaakt op de vereisten voor GLOBALG.A.P. optie 2: Om de introductie te vereenvoudigen, kunnen er subgroepen worden gevormd binnen de eerste drie jaren dat er GRASP-beoordelingen worden uitgevoerd binnen de groep. In dit geval worden ook alle leden van de GRASP-subgroep in het bewijs van beoordeling vermeld. Alle leden van een GLOBALG.A.P.- producentengroep moeten dan binnen een maximaal tijdsbestek van drie jaar worden opgenomen in de GRASP-beoordeling. GRASP-implementatie 22

24 Aanbeveling voor goede praktijken R1 Welke andere vormen van sociale voordelen biedt de werkgever aan zijn werknemers, hun gezinnen en/of de gemeenschap? Gelieve aan te duiden in cijfers indien mogelijk. Stimulansen voor goede en veilige arbeidsprestaties. Uitkering van bonussen Ondersteuning van beroepsontwikkeling Gezinsvriendelijkheid Medische zorg/gezondheidszorg Verbetering van de sociale omgeving Andere voordelen Uitleg: Stimulansen dragen sterk bij aan het creëren van een goed arbeidsklimaat en motiveren de werknemers om zo goed mogelijk te presteren. Hoe meer de werknemers beseffen dat de werkgever hun werk waardeert en om hun welzijn en dat van hun gezinnen geeft, des te meer ze zich zullen vereenzelvigen met hun werkplek. Veel bedrijven verstrekken aanvullende sociale voordelen die niet worden afgedekt door de voorafgaande beheerspunten. Als een bedrijf dergelijke aanvullende vormen van sociale voordelen verstrekt, worden die inspanningen erkend en opgenomen in de GRASP-registraties. Implementatie: 1. Controleer welke vormen van sociale voordelen u verstrekt en in welke categorie ze eventueel vallen. 2. Probeer de inspanningen te kwantificeren om ze zo transparant mogelijk te maken. GRASP-implementatie 23

25 Voorbeeld Sociaal voordeel Uitleg/Voorbeelden Voorbeeld Stimulansen voor goede arbeidsprestaties Bonusbetalingen Ondersteuning van beroepsontwikkeling Flexibele vergoedingen voor zeer snel of verantwoordelijk werken, goed management etc. Aanvullende betalingen vanwege goede winsten Het voorzien in trainingsprogramma's, werken als leerling, cursussen etc. Werknemers die geen machines kapot maken, krijgen een extra betaling aan het eind van het jaar. Na een goede oogst betaalt de bedrijfsleiding een bonus aan alle arbeiders. Het bedrijf ondersteunt dat kinderen van werknemers buiten het bedrijf in de leer gaan. Gezinsvriendelijkheid Medische zorg/gezondheidszorg Verbetering van de sociale omgeving Faciliteiten als kinderbedjes, een crèche, gezinswoningen etc. Preventieve medische controles, gezondheidsvoorzieningen, HIV-preventie Voorzien in voetbalvelden, televisie, sociale evenementen organiseren etc. Het bedrijf voorziet in een crèche op het bedrijf. Elk jaar krijgen de werknemers een controle door een tandarts deels vergoed van de bedrijfsleiding. De bedrijfsleiding heeft een voetbalveld aangelegd en organiseert eenmaal per jaar een toernooi. GRASP-implementatie 24

26 Woordenlijst Term Definitie Arbeidsovereenkomst Bedrijfsleiding Gezinsleden Producent Werknemer Werknemersvertegenwoordiger Indien in de landelijke wetgeving hierover niets bepaald is, bestaat de minimaal vereiste inhoud van een arbeidsovereenkomst in ieder geval uit de volledige naam en nationaliteit van de werknemer, een functieomschrijving, indiensttredingsdatum, het loon en het werkrooster. Arbeidsovereenkomsten moeten door de werknemer en de werkgever worden ondertekend. De term bedrijfsleiding wordt gebruikt in de betekenis van degene die operationeel verantwoordelijk is voor de productie en de werknemers. De producent zou de bedrijfsleider in dienst kunnen hebben en in dat geval wordt die persoon ook als een normale werknemer behandeld. Gezinsleden worden gedefinieerd als die familieleden die in een directe lijn verwant zijn met de producent (dit is niet van toepassing op bedrijfsleiders die in dienst zijn) en die in hetzelfde huishouden wonen als de producent. Dit kunnen ouders, echtgenoten, broers/zussen en kinderen zijn, maar geen ooms, neven, nichten of andere bloedverwanten. Een persoon (individu) of bedrijf (individueel bedrijf of producentengroep) met geregistreerde rechtspersoonlijk die/dat eigenaar is van de productie en relevant is voor de scope van GRASP (gecertificeerd volgens een GLOBALG.A.P.- standaard) met de juridische verantwoordelijkheid voor de producten die worden verkocht door dat bedrijf. Elke producent wordt geïdentificeerd door een GLO- BALG.A.P.-nummer (GGN), zoals uiteengezet in het Algemeen Reglement van GLOBALG.A.P. IFA, V4.0 deel I, punt 8.3. Een producent kan een aanvraag doen voor GRASP samen met de GLOBALG.A.P.-IFA-audit, volgens de aanvraagprocedure zoals beschreven in het Algemeen Reglement van GLO- BALG.A.P., V4.0, deel I. Een werknemer wordt beloond voor de agrarische productiediensten en/of productie-gerelateerde diensten (bijv. medewerkers die maaltijden voor werknemers klaarmaken) die hij/zij aan een producent levert. Dit omvat vaste, losse en seizoenarbeiders evenals leerlingen en onderaannemers (ingehuurde arbeidskrachten) die met het product omgaan. De gezinsleden van de producent kunnen hiervan worden uitgesloten. Indien de producent binnen een jaar nul werknemers heeft, dient hij een desbetreffende zelfverklaring aan te leveren en wordt GRASP niet van toepassing. Een werknemersvertegenwoordiging maakt de dialoog tussen de werknemers onderling mogelijk, maar ook tussen de werknemers en de bedrijfsleiding. Problemen op het bedrijf kunnen gemakkelijk worden opgepakt, besproken en opgelost. Bovendien kunnen de werknemersraad of vertegenwoordiger(s) bij conflicten als mediator optreden. Afspraken met de werknemersvertegenwoordiging kunnen in het algemeen op bijval van het personeel rekenen, aangezien de vertegenwoordiger(s) van de werknemers over de voorwaarden heeft (hebben) onderhandeld. GRASP-implementatie 25