Blauwdrukdocument. Gemaakt voor Hogeschool de Kempel 25 juni 2009 Versie 1.0 Definitief. Gemaakt door Winvision

Transcriptie

1 Blauwdrukdocument Gemaakt voor Hogeschool de Kempel 25 juni 2009 Versie 1.0 Definitief Gemaakt door Winvision Gijs Warbroek Business Consultant

2 Wijzigingen Datum Auteur Versie Omschrijving 28 mei 2009 Gijs Warbroek v0.1c Initiële opzet 19 juni 2009 Gijs Warbroek v0.11c Tekstuele wijzigingen naar aanleiding van review Giel van Santvoort (lichtgroen in document gemarkeerd) 24 juni 2009 Gijs Warbroek v0.12c Review resultaat Giel van Santvoort verwerkt 25 juni 2009 Gijs Warbroek v1.0d Definitieve document Tabel 1: Wijzigingen van het document Distributie Datum Auteur Versie Gedistribueerd naar 18 juni 2009 Gijs Warbroek v0.10c Giel van Santvoort (Hogeschool de Kempel) Jorryt de Vries (Winvision) Olaf Broeders (Winvision) 19 juni 2009 Gijs Warbroek v0.11c Giel van Santvoort (Hogeschool de Kempel) Jorryt de Vries (Winvision) Olaf Broeders (Winvision) 25 juni 2009 Gijs Warbroek v1.0d Giel van Santvoort (Hogeschool de Kempel) Jorryt de Vries (Winvision) Olaf Broeders (Winvision) Tabel 2: Distributie van het document Bronnen Nr Titel Auteur Datum 1 Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel Giel van Santvoort Maart Gespreksverslag 6 maart Giel van Santvoort, Bart van Turnhout, Jan Willem Akkerman en Edwin Smit Edwin Smit 11 maart Resultaat 1 e Workshop (gele briefjes / foto s) Gijs Warbroek 20 april Verslag interview Giel van Santvoort en Marcel Lemmen Gijs Warbroek 6 mei Verslag interview Giel van Santvoort, Richard Steinfort en Mark Janssen Gijs Warbroek 6 mei Verslag interview Giel van Santvoort, Frank Coenders, Patrick Verhoeven en Twan van Deurzen Gijs Warbroek 8 mei Verslag interview Giel van Santvoort en Geert Hendriks Gijs Warbroek 8 mei Verslag interview Giel van Santvoort, Anita Pauwels, Jan Knapen en Frank Coenders Gijs Warbroek 20 mei Verslag interview Giel van Santvoort, Jan Willem Akkerman, Rob Lezen, Job Seeler, Bart van Turnhout Gijs Warbroek 20 mei Resultaat gesprek Giel van Santvoort en Gijs Warbroek Verwachting blauwdrukdocument Gijs Warbroek 28 mei Mail met het review resultaat Blauwdrukdocument v0.10c Giel van Santvoort 18 juni Gesprek met Giel van Santvoort omtrent het review resultaat Blauwdrukdocument v0.11c - 24 juni 2009 Tabel 3: Bronnen van het document

3 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doelstelling Visie en scope Blauwdruk Functionaliteiten Contact (website) Intranet (Leerplein) Alumni Schoolplein Single Sign On (SSO) Persona s Bezoeker (aspirant student, et cetera) Student Medewerker (de docent) Medewerker (de marketing & communicatie medewerker) Medewerker (de managementassistente) Medewerker (de redacteur) Medewerker (de roosteraar) Medewerker (de beleidsadviseur) Medewerker (de portaalbeheerder) Scenario s Studie-informatie zoeken Studieroutes ophalen Studievoortgang bekijken Binnen project samenwerken Adresgegevens wijzigen High Level Architectuur Server Roles Farm Topologie Advies voor Hogeschool de Kempel Grafische weergaven Hoofdscherm bezoeker Contact (website) Hoofdscherm Intranet Student (portaal) Hoofdscherm Intranet Medewerker (portaal) Risico Analyse Risico Maatregel Overzicht Randvoorwaarden Active Directory PC Eisen Plan van Aanpak volgende fase... 35

4 1 INLEIDING Hogeschool de Kempel verzorgt één specifieke HBO-opleiding, namelijk de opleiding tot leerkracht basisonderwijs. De Kempel heeft ongeveer 900 studenten en 65 medewerkers. Hogeschool de Kempel wil: Mensen verbinden die leren een warm hart toedragen De hogeschool wil de interactie bevorderen tussen lerenden: kinderen, studenten, docenten, mentoren en bestuurders. Opleiden moet vorm krijgen in leerwerkgemeenschappen en is geen eenrichtingsverkeer. Daarbij streeft De Kempel ernaar om verbondenheid te scheppen tussen mensen onderling en de mens en zijn wereld, geïnspireerd door de christelijke traditie. Het leren moet doelgericht zijn, cumulatief, actief, sociaal en contextgebonden. De lerende is doorslaggevend in de onderwijsprocessen. Echte betrokkenheid bij en oprechte interesse in de leerprocessen zijn essentiële factoren. Technologie kan een belangrijke ondersteunende rol spelen bij de interactie tussen alle betrokkenen en hun helpen om hun talenten en mogelijkheden optimaal te benutten. Via een portaal is het bijvoorbeeld mogelijk om alle betrokkenen individueel toegang te geven tot de informatie en de functionaliteiten die hij of zij nodig heeft om zijn of haar werkzaamheden zo goed mogelijk te kunnen verrichten. Hogeschool de Kempel heeft aan Winvision gevraagd een blauwdrukdocument te maken. Het blauwdrukdocument is een gedetailleerde uitwerking van de nieuwe omgeving (website, leerplein, schoolplein en alumni) en is opgesteld met behulp van de resultaten die uit verschillende interviews naar voren zijn gekomen. De disciplines die zijn geïnterviewd zijn: voorzitter van het College van Bestuur, onderwijskundigen, docenten, stafmedewerkers (studentenadministratie, ICT en kwaliteitszorg) en studenten. Leeswijzer: Hoofdstuk 1 is de Inleiding, hoofdstuk 2 beschrijft de doelstelling van het document, in hoofdstuk 3 geeft de visie en scope weer, bij hoofdstuk 4 wordt ingegaan op functionaliteiten, persona s (doelgroepen), scenario s, high level architectuur en grafische weergaven van diverse omgevingen, in hoofdstuk 5 worden de risico s en bijbehorende maatregelen toegelicht en als laatste wordt in hoofdstuk 6 een advies gegeven over de vervolgfase van het traject. Met dit blauwdrukdocument kan Hogeschool de Kempel bij meerdere partijen een offerte opvragen voor de realisatie van de nieuwe omgeving. Pagina 1

5 2 DOELSTELLING De doelstelling van dit blauwdrukdocument is het op hoog niveau beschrijven en inzicht verschaffen over de toekomstige situatie van de Hogeschool de Kempel. De toekomstige situatie van de Hogeschool de Kempel valt uiteen in vier omgevingen c.q. aandachtsgebieden, genaamd Contact (de website), Leerplein (Intranet voor studenten en medewerkers), Alumni (ex-studenten met een diploma) en Schoolplein (stageplaatsen). Hogeschool de Kempel heeft aangegeven dat dit blauwdrukdocument wordt uitgezet bij meerdere leveranciers, die vervolgens een offerte mogen uitbrengen voor het realiseren van de gewenste toekomstige situatie van Hogeschool de Kempel. Randvoorwaarde hierbij is, dat deze aanbesteding wordt aangemerkt als een Verplichting tot een niet-europese aanbesteding. Pagina 2

6 3 VISIE EN SCOPE De visie van Hogeschool de Kempel omtrent de toekomstige situatie is weergegeven in het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel (zie Bronnen Nr 1). De grafische weergave is een representatie van de diverse omgevingen, waarin een mix van applicaties en functionaliteiten in te herkennen zijn. Hoofdstuk 4 gebruikt de grafische weergave als ingangsdocument om achtereenvervolgens te worden beschreven in de diverse paragrafen. De scope van Hogeschool de Kempel is het realiseren van de omgevingen Contact en Leerplein. De omgevingen Alumni en Schoolplein worden door medewerkers van Hogeschool de Kempel met eigen expertise ingericht, het document gaat hier dan ook niet verder op in. Qua planning heeft Hogeschool de Kempel aangegeven, dat de leverancier in januari 2010 de omgevingen Contact en Leerplein operationeel moeten opleveren, waarbij alle vereiste functionaliteiten uit het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel zijn opgenomen. Hogeschool de Kempel heeft tevens aangegeven dat zij in januari 2010 willen starten met een pilot van het Winvision Digitaal Portfolio (DPF). Het resultaat van de 1e Workshop (zie Bronnen Nr 3) is deels overlappend met het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel. De functionaliteiten die niet overlappend zijn en dus niet voorkomen in het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel zijn de zogenaamde restfunctionaliteiten. Deze worden in hoofdstuk opgesomd en kunnen tijdens een volgende versie worden meegenomen in het ontwikkeltraject. Pagina 3

7 4 BLAUWDRUK In het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel wordt de toekomstige situatie van Hogeschool de Kempel weergegeven. Twee van deze omgevingen ( Contact en Leerplein ) worden in dit hoofdstuk uitgewerkt aan de hand van concrete voorbeelden. Elementen die voor de concrete voorbeelden een essentiële rol spelen, zijn Functionaliteiten, Persona s en Scenario s. Vervolgens wordt op high level niveau de technische architectuur grafisch gepresenteerd en als laatste worden drie hoofdschermen gepresenteerd. 4.1 Functionaliteiten De functionaliteiten zijn geëxtraheerd uit het Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel. Niet altijd zijn de benamingen 1-op-1 overgenomen, aangezien we spreken over functionaliteiten en niet over applicaties of systemen. Wel wordt de benaming van de applicatie of systeem als verwijzing bij de desbetreffende functionaliteit opgenomen. Elke omgeving ( Contact en Leerplein ) wordt apart behandeld en beschreven in de onderstaande paragrafen Contact (website) De Contactomgeving is de website van Hogeschool de Kempel ( en is voor publiek (zonder inlognaam en wachtwoord) te benaderen. De website is bestemd voor iedereen die interesse heeft voor Hogeschool de Kempel en is dus het visitekaartje naar buiten. Essentieel is dus de wijze van hoe Hogeschool de Kempel zich gaat presenteren, en wat willen we uitstralen, wat trekt een aspirant student, wat daagt haar/hem uit om de opleiding bij Hogeschool de Kempel te gaan volgen? Relevante vragen die er toe doen bij het realiseren van de Contactomgeving. Om iedere bezoeker voldoende handvatten te geven om het bezoek succesvol te laten slagen, zijn een aantal functionaliteiten randvoorwaardelijk. De website moet aansluiten op de belevingswerelden van de verschillende bezoekers. De grootste groep bezoekers zit in de leeftijdscategorie 15 tot en met 21 jaar (aspirant studenten). Aansluiting op deze belevingswereld vergt een inspanning om een uitdagende, grafische website te creëren. Tijdens het interview met onder andere de studenten zijn een aantal aandachtspunten naar voren gebracht. Hieronder de opsomming van deze aandachtspunten. De huidige website is voor potentiële studenten niet sprankelend genoeg Nieuwsfeitjes van binnen de school zijn nauwelijks terug te vinden De website is te statisch, we werden er niet direct door gepakt De betrokkenheid was niet direct aanwezig, kreeg een afstandelijk gevoel Graag verhalen van eigen studenten waarom het zo leuk is bij Hogeschool de Kempel Beelden van eigen mensen c.q. studenten Herkenbare studenten, zo van Hé, die ken ik Het design van de Contactomgeving (lees: website) wordt door de leverancier verzorgd, waarbij Hogeschool de Kempel de uitdrukkelijke wens heeft om ondersteuning te leveren bij het aanleveren van materiaal (foto s, teksten, et cetera) door vakkundige medewerkers van Hogeschool de Kempel. Tevens kunnen zij bij de opzet, wensen en ontwerpbeslissingen een goede, aanvullende ondersteuning leveren. Pagina 4

8 Functionaliteiten Contact De functionaliteiten binnen de Contactomgeving (lees: de website) worden generiek beschreven, zodat de leverancier zich kan inleven, wat met de desbetreffende functionaliteit wordt bedoeld Alumni Contact Figuur 1: Functionaliteiten Contact (Website) Deze functionaliteit geeft de bezoeker de mogelijkheid om de Alumni omgeving van Hogeschool de Kempel te benaderen. Bij het aanklikken van deze mogelijkheid komt de bezoeker bij een vervolgscherm uit, waar de bezoeker een inlognaam en wachtwoord kan invullen. Tevens kan de bezoeker besluiten om te annuleren en keert bij het aanklikken hiervan terug naar de hoofdpagina van de website. Het realiseren van Alumni (inclusief design) wordt door vakkundige medewerkers van Hogeschool de Kempel zelf verzorgd. De aanvullende, opgedane expertise tijdens het realiseren van de Contactomgeving (website) geeft Hogeschool de Kempel de ruimte en mogelijkheid om deze omgeving op eigen kracht te realiseren. Hoofdstuk beschrijft de Alumni omgeving. Deze functionaliteit geeft de bezoeker informatie over diverse methoden hoe je met Hogeschool de Kempel in contact kan treden. Hieronder staan de vereiste aandachtsgebieden, waaruit het informatieve deel over contact bestaat. Contactgegevens Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een foto, adresgegevens en telefoonnummer van de Hogeschool de Kempel toont. Pagina 5

9 Route Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker de mogelijkheden via de trein, de bus en de auto Hogeschool de Kempel toont. Ter ondersteuning wordt een routekaart (zie voorbeeld hieronder) getoond. Als extra service wordt bij elke mogelijkheid een verwijzing (hyperlink) vermeld, zodat de gebruiker zelf de details van de route kan bekijken, bijvoorbeeld bij de mogelijkheid trein gekoppeld met de verwijzing Figuur 2: Voorbeeld routekaartje Vragen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker in staat stelt om een standaard formulier in te vullen, die zo flexibel is opgezet, dat alle mogelijke vragen kunnen worden gesteld. Wanneer het standaard formulier door de bezoeker is ingevuld en geaccordeerd, krijgt de bezoeker een bevestiging toegestuurd. De vraag wordt tevens naar een centrale omgeving van Hogeschool de Kempel gestuurd, die door meerdere medewerkers van kan worden benaderd. Bij binnenkomst van de vraag kan deze intern worden afgehandeld Kenniscenter De Kempel Leerplein Deze functionaliteit geeft de bezoeker de mogelijkheid om Kenniscenter De Kempel (Nascholing) te benaderen. Bij het aanklikken van deze mogelijkheid komt de bezoeker op een nieuwe website terecht, waar de bezoeker een toelichting over Kenniscenter De Kempel (Nascholing) krijgt. Tevens kan de bezoeker via een verwijzing (hyperlink) weer terugkeren naar de hoofdpagina van de website van Hogeschool de Kempel (aanpassing in de website Kenniscenter De Kempel (nascholing) vereist!). Deze functionaliteit toont de bezoeker een mogelijkheid om het Leerplein (de intranet omgeving) van Hogeschool de Kempel te benaderen. Bij het aanklikken van deze mogelijkheid komt de bezoeker in een vervolgscherm uit, waar de bezoeker een inlognaam en wachtwoord kan invullen. Tevens kan de bezoeker besluiten om te annuleren en keert bij het aankiezen hiervan terug naar de hoofdpagina van de website. Hoofdstuk gaat verder op de Leerplein omgeving in. Pagina 6

10 Lectoraat Deze functionaliteit geeft de bezoeker informatie over het lectoraat van de Hogeschool de Kempel, het regionale, centrale onderzoeks- en kenniscentrum. Hieronder staan de vereiste aandachtsgebieden, waaruit het informatieve deel over het lectoraat bestaat. Algemeen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die het Kempellectoraat vanuit drie oogpunten ( Onderwijs en onderzoek, Onderwijsontwikkelingen en Twee Lectoraten ) algemeen beschrijft. Thema Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die het onderzoeksthema van het Kempellectoraat vanuit drie oogpunten ( Leren onderwijzen, Leren in de werkplekomgeving en Leren in leerwerkplekgemeenschappen ) kort beschrijft. Elk oogpunt heeft een verwijzing (hyperlink), die na het aanklikken in een nieuw venster het bijbehorende document laat verschijnen. Aanpak Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die de onderzoeksaanpak van het Kempellectoraat vanuit drie oogpunten ( Ontwikkelinggericht samen onderzoeken, Ontwikkelingbegeleidend onderzoek en De ROTOR cyclus als kern van een denk- en handelingsmodel ) beschrijft. Projecten Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die de lopende en afgesloten projecten van het Kempellectoraat beschrijft. Onderzoeksplaatsen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die de onderzoeksplaatsen van het Kempellectoraat vanuit drie oogpunten ( Onderzoeksplaatsen, Getuigschrift en Toekenningen ) beschrijft. Kenniskring Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die een overzicht van de leden van de kern-kenniskring van het Kempellectoraat weergeeft. Elk lid van de kern-kenniskring van het Kempellectoraat heeft een verwijzing (hyperlink), die na het aanklikken in een nieuw venster het bijbehorende document laat verschijnen. Naast het overzicht wordt ook de secretariële ondersteuning, telefoon, , website en postadres getoond. Kennisbank Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die de kennisbank van het Kempellectoraat vanuit drie oogpunten ( Algemeen, Prijswinnend en Totaaloverzicht ) beschrijft. Waar relevant is een verwijzing (hyperlink) aangebracht, die na het aanklikken in een nieuw venster het bijbehorende document laat verschijnen. Nieuws Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, die het laatste nieuws van het Kempellectoraat weergeeft. Pagina 7

11 Links Vragen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker in staat stelt om een standaard formulier in te vullen, die zo flexibel is opgezet, dat alle mogelijke vragen omtrent het lectoraat kunnen worden gesteld. Wanneer het standaard formulier door de bezoeker is ingevuld en geaccordeerd, krijgt de bezoeker een bevestiging toegestuurd. De vraag wordt tevens naar een centrale omgeving van Hogeschool de Kempel gestuurd, die door meerdere medewerkers van het lectoraat kan worden benaderd. Bij binnenkomst van de vraag kan deze intern worden afgehandeld. Deze functionaliteit toont de bezoeker een aantal verwijzingen (hyperlinks), die door Hogeschool de Kempel zijn aangemerkt als relevante verwijzingen (hyperlinks) voor bezoekers van de website. De verwijzingen (hyperlinks) zijn gecategoriseerd in de onderstaande aandachtsgebieden. Basisonderwijs Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker verwijzingen (hyperlinks) toont met basisscholen in de regio, gesorteerd op plaats. Tevens is een overzicht opgenomen, speciaal bestemd voor schoolbesturen in de regio. Bij het aanklikken van een verwijzing (hyperlink) verschijnt de desbetreffend website in een nieuw venster. Onderwijs Maak Je Samen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker in een nieuw venster website van Onderwijs Maak Je Samen toont. Onderwijs Algemeen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker verwijzingen (hyperlinks) van nuttige onderwijsfavorieten toont. Interactum Nieuws Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont over de Federatie Interactum. Hierbij is tevens een verwijzing (hyperlink) aangebracht, die na het aanklikken in een nieuw venster de website van de Federatie Interactum toont. Deze functionaliteit toont de bezoeker het actueel nieuws over de Hogeschool de Kempel. Het actuele nieuws bestaat uit drie aandachtsgebieden. Kempeleer Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker de Kempeleers toont die door de Hogeschool de Kempel worden uitgegeven. Maximaal worden tien Kempeleers getoond, de meest actuele staat bovenaan het overzicht en elke Kempeleer wordt vergezeld van minimaal één foto. Kempeleers die na verloop van tijd uit het overzicht verdwijnen, worden opgenomen in een zogenaamd Kempeleer -archief, die onderaan het overzicht van de Kempeleers via een verwijzing is te benaderen. Bij de Kempeleers in het archief, staat de meest actuele Kempeleer bovenaan het overzicht. Elke Kempeleer (actueel of archief) is door de bezoeker te downloaden. Pagina 8

12 Nieuws Opleiding Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker het actuele nieuws over Hogeschool de Kempel toont, waarmee Hogeschool de Kempel laat zien wij zij trots op is en c.q. of het haar onderscheidend karakter toont. Maximaal worden tien nieuwsberichten getoond, de meest actuele staat bovenaan het overzicht en elk nieuwsbericht wordt vergezeld van minimaal één foto. Nieuwsberichten die na verloop van tijd uit het overzicht verdwijnen, worden opgenomen in een zogenaamd Nieuws -archief, die onderaan het overzicht van Nieuws via een verwijzing is te benaderen. Bij de nieuwsberichten in het archief, staat het meest actuele nieuwsbericht bovenaan het overzicht. Nieuwsbrief Diversen Dit aandachtsgebied toont de nieuwsbrieven die vanuit diverse delen van Hogeschool de Kempel worden uitgegeven, bijvoorbeeld bij de afdeling Techniek wordt de nieuwsbrief Techniek uitgegeven. Maximaal worden tien nieuwsbrieven getoond, de meest actuele staat bovenaan het overzicht en elke nieuwsbrief wordt vergezeld van minimaal één foto. Nieuwsbrieven die na verloop van tijd uit het overzicht verdwijnen, worden opgenomen in een zogenaamd Nieuwsbrieven -archief, die onderaan het overzicht van nieuwsbrieven via een verwijzing is te benaderen. Bij nieuwsbrieven in het archief, staat de meest actuele nieuwsbrief bovenaan het overzicht. Elke nieuwsbrief (actueel of archief) is door de bezoeker te downloaden. Deze functionaliteit toont de bezoeker diverse aandachtsgebieden over de opleiding die bij de Hogeschool de Kempel kan worden genoten. Toelating Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de aspirant student via de website de mogelijkheid geeft, om zich met behulp van het invullen van een standaard formulier, aan te melden voor toelating. Randvoorwaarde hierbij is dat men in de 21+ regeling valt. Het standaard formulier is zodanig samengesteld, dat het soms optioneel en soms verplichte informatie vraagt, zodat Hogeschool de Kempel de minimaal benodigde gegevens van de aspirant student heeft verkregen. Nadat het standaard formulier is ingevuld en door de aspirant student is geaccordeerd, krijgt de aspirant student een bevestiging toegestuurd. De aanmelding voor toelating wordt tevens naar een centrale omgeving van Hogeschool de Kempel gestuurd, die door meerdere medewerkers kan worden benaderd. Bij binnenkomst van de aanmelding voor toelating, kan deze bij Hogeschool de Kempel intern worden afgehandeld. Op deze pagina wordt ook informatie over de toelating en de 21+ regeling getoond. Voltijd Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont over de voltijdopleiding, waarin wordt uitgelegd wat het voor een opleiding is en wat de toelatingseisen voor de opleiding zijn. Tevens is via een verwijzing (hyperlink) de meest actuele informatie brochure Leraar basisonderwijs te benaderen, echter deze is ook te downloaden. Deeltijd Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont over de deeltijdopleiding, waarin wordt uitgelegd wat het voor een opleiding is en wat de toelatingseisen voor de opleiding zijn. Tevens is via een verwijzing (hyperlink) de meest actuele informatie brochure Leraar basisonderwijs te benaderen, echter deze is ook te downloaden. Pagina 9

13 Structuur Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont waar de structuur van de opleiding, waarin wordt uitgelegd hoe de opleiding is opgebouwd. Tevens is via een verwijzing (hyperlink) de meest actuele informatie brochure Leraar basisonderwijs te benaderen, echter deze is ook te downloaden. Informatiedagen Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont waarbij een overzicht van actuele open dagen en voorlichtingsavonden wordt weergegeven. Nieuwe student Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de aspirant student algemene informatie geeft over de start van een studie bij Hogeschool de Kempel. Hieronder valt een mogelijkheid om je in te schrijven voor een meeloopdag, aanmelden, aanvullende informatie, hulpmateriaal van instaptoetsen, informatie over de introductieweek, boekenlijst, indeling klas en informatie over het Challenge Program. Aanmelden Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de aspirant student via de website van Hogeschool de Kempel doorzet naar een website pagina van Studielink, en aldaar de mogelijkheid geeft, om zich met behulp van het invullen van een standaard formulier, aan te melden voor een opleiding. Het standaard formulier wordt door Studielink verder verzorgd, waarbij aanvullende informatie over Studielink is terug te vinden. Meeloopdag English Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de aspirant student via de website de mogelijkheid geeft, om zich met behulp van het invullen van een standaard formulier, aan te melden voor een meeloopdag. Het standaard formulier is zodanig samengesteld, dat het soms optioneel en soms verplichte informatie vraagt, zodat Hogeschool de Kempel de minimaal benodigde gegevens van de aspirant student heeft verkregen. Nadat het standaard formulier is ingevuld en door de aspirant student is geaccordeerd, krijgt de aspirant student een bevestiging toegestuurd. De aanmelding voor de meeloopdag wordt tevens naar een centrale omgeving van Hogeschool de Kempel gestuurd, die door meerdere medewerkers kan worden benaderd. Bij binnenkomst van de aanmelding voor een meeloopdag, kan deze bij Hogeschool de Kempel intern worden afgehandeld. Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een aantal verwijzingen (hyperlinks) toont, die door Hogeschool de Kempel als relevant zijn aangemerkt. The Education System in the Netherlands Diploma Supplement Na het aanklikken van één van de verwijzingen, wordt in een nieuw venster het bijbehorende document getoond, echter is deze ook te downloaden. Pagina 10

14 Organisatie Deze functionaliteit toont de bezoeker diverse aandachtsgebieden over Hogeschool de Kempel als organisatie, waarmee zij het onderscheidend karakter aan de maatschappij toont. Missie Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, waarin de missie van Hogeschool de Kempel wordt toegelicht. Doelstelling Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, waarin de doelstelling van Hogeschool de Kempel wordt toegelicht. Identiteit Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, waarin de identiteit van Hogeschool de Kempel wordt toegelicht. Feiten/cijfers Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een tekst toont, waarin de feiten en cijfers van Hogeschool de Kempel worden toegelicht. Tevens is het meest actuele jaarverslag te benaderen via een verwijzing (hyperlink), die na het aanklikken in een nieuw venster wordt getoond, echter is deze ook te downloaden. Gebouw Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker een aantal inzichten geeft over de locatie van Hogeschool de Kempel. Bezoekers krijgen een algemene toelichting over de locatie, waarbij minimaal de aula, de collegezaal, de faciliteiten op ICT gebied, de leslokalen en de OnderwijsWerkPlaats (OWP) worden beschreven en de toelichting wordt, waar mogelijk met één of meerdere foto s ondersteund. Governance Schoolplein Sitemap Dit aandachtsgebied voorziet in een functionaliteit, die de bezoeker informatie geeft over de reglementen, jaarverslagen en aanbestedingen van Hogeschool de Kempel. Deze worden met relevante verwijzingen (hyperlinks) voorzien, die na het aanklikken in een nieuw venster wordt getoond, echter is deze ook te downloaden. De bezoeker ziet een mogelijkheid om de Schoolplein omgeving van Hogeschool de Kempel te benaderen. Bij het aanklikken van deze mogelijkheid komt de bezoeker in een vervolgscherm uit, waar de bezoeker een inlognaam en wachtwoord kan invullen. Tevens kan de bezoeker besluiten om te annuleren en keert bij het aankiezen hiervan terug naar de hoofdpagina van de website. Het realiseren van Schoolplein (inclusief design) wordt door vakkundige medewerkers van Hogeschool de Kempel zelf verzorgd. De aanvullende, opgedane expertise tijdens het realiseren van de Contactomgeving (website) geeft Hogeschool de Kempel de ruimte en mogelijkheid om deze omgeving op eigen kracht te realiseren. Hoofdstuk beschrijft de Schoolplein omgeving. Deze functionaliteit toont de bezoeker de opbouw qua structuur van de website. Elk niveau van de structuur is door middel van een verwijzing (hyperlink) aan te klikken. Bij het aanklikken van een niveau, wordt de bezoeker direct binnen de website naar het juiste niveau geplaatst. Pagina 11

15 Zoeken Deze functionaliteit toont de bezoeker een krachtig zoekinstrument die de gegevens binnen de website van Hogeschool de Kempel doorzoekt op verzoek van de bezoeker. Bij het ingeven van een zoekterm verschijnt in een nieuw venster een overzicht. Enerzijds ziet de bezoeker wat het aantal treffers is van de zoekterm en anderzijds worden de treffers in een tabelvorm getoond, waarbij de meest relevante bovenaan en de minst relevante onderaan de lijst staan. Maximaal worden tien treffers onder elkaar getoond. Bij meer dan tien resultaten worden onderaan de tabel de pagina s (met behulp van volgnummers) vermeld, die elk weer maximaal tien treffers laat zien. De laatste pagina bevat maximaal tien en minimaal één treffer Leerplein (Intranet) De Leerpleinomgeving is enerzijds benaderbaar via de website van Hogeschool de Kempel, anderzijds is deze omgeving rechtstreeks te benaderen via de verwijzing (hyperlink) De Leerpleinomgeving maakt deel uit van het ontwikkeltraject. De Leerpleinomgeving maakt gebruik van de Active Directory (AD) van Hogeschool de Kempel. Qua content onttrekt de Leerpleinomgeving de benodigde gegevens uit diverse bronnen. De Leerpleinomgeving is het intranet van Hogeschool de Kempel, dat als eerste voor de medewerkers en de studenten wordt opgesteld, daarna eventueel voor externen Functionaliteiten Leerplein De functionaliteiten binnen de Leerpleinomgeving (lees: het intranet) worden generiek beschreven, zodat de leverancier zich een goed beeld kan vormen, wat met de desbetreffende functionaliteit wordt bedoeld. Bij elke functionaliteit wordt aangegeven welke doelgroep (medewerker en c.q. of student) gebruik gaat maken van de functionaliteit. Figuur 3: Functionaliteiten Leerplein (intranet) Pagina 12

16 MySite 100Mb Deze functionaliteit is door de gebruiker via het hoofdscherm te benaderen. De MySite heeft een aantal mogelijkheden, waaronder een profielpagina (wie ben ik, wat doe ik, hoe en waar ben ik te benaderen, et cetera) en de mogelijkheid om bestanden (documenten, presentaties, filmpjes, geluidsfragmenten, et cetera) te plaatsen waarbij de gebruiker kan kiezen of ze in een publieke of in een privéomgeving terecht komen. Hogeschool de Kempel heeft aangegeven dat de maximale grootte van de MySite 100Mb mag bedragen. Daarnaast mogen de te uploaden bestanden niet groter zijn dan 35Mb. De MySite heeft voor de gebruikers extra mogelijkheden als het opzetten van een enquêtes, forums, wiki s en blogs. Winvision adviseert Hogeschool de Kempel om de grootte van de MySite te heroverwegen, door het op te hogen naar 1, 5 of 10Gb of wellicht naar een nog hogere opslagcapaciteit. De ervaring leert, dat 100Mb niet realistisch is voor de hedendaagse gebruiker Portal (Citrix) Mail Cijfers Deze functionaliteit (op afstand overnemen van jouw desktop van school (slechts en alleen voor medewerkers)) is te benaderen via waar een inlognaam, wachtwoord en een keycode van Citrix moet worden ingevoerd. Deze functionaliteit realiseert via een Single Sign On (SSO) koppeling toegang tot de mailomgeving van de gebruiker. De mailomgeving is aan de Exchange Server 2007 binnen AD kempel.nl gekoppeld. Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot de 1-2-USE applicatie, waarmee de gebruiker de behaalde cijfers (resultaten) kan bekijken Studieroute Scan Portfolio Ephorus Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot de studieroute van de gebruiker. Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot de Kempelscan van Hogeschool de Kempel. Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot N@tschool (van Threeships (SQL)). Gedurende het eerste deel van het schooljaar 2009/2010 wordt een test met het Winvision Digitaal Portfolio uitgevoerd, waarbij het streven is om N@tschool gedurende 3 tot 4 jaar uit te faseren. Elk cohort dat met N@tschool is gestart, blijft hiermee werken totdat de student de studie heeft afgesloten. Nieuwe cohorten starten met het Winvision Digitaal Portfolio. Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot N@tschool, waar met een add-in de plagiaatcontrole kan worden uitgevoerd. Gedurende het eerste deel van het schooljaar 2009/2010 wordt een test inleveren plagiaat uitgevoerd. In 2010 start waarschijnlijk het 1 e en 2 e leerjaar met het Winvision Digitaal Portfolio met plagiaatcontrole. Elk cohort dat met N@tschool is gestart, blijft hiermee werken totdat de student de studie heeft afgesloten. Nieuwe cohorten starten met het Winvision Digitaal Portfolio met plagiaatcontrole. Pagina 13

17 Sherpa Rooster Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot Sherpa Pro omgeving. Deze functionaliteit realiseert via een webpart de informatie over digitale documentatie (boeken) StudentVolgSyst Infoland Deze functionaliteit wordt verder nog niet behandeld, aangezien het nog niet aanwezig is binnen Hogeschool de Kempel. Zodra deze functionaliteit er wel is, zijn er reeds randvoorwaarden gesteld aan de technische aspecten, waardoor opname in een SharePoint omgeving mogelijk is. Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot de Infolandomgeving, waarmee de gebruiker de benodigde documenten kan raadplegen. Separaat aan dit blauwdrukdocument is een analyse gestart om te onderzoeken of de functionaliteiten van Infoland kunnen worden afgedekt met SharePoint Ontv Dossiers Nieuws Projecten Deze functionaliteit realiseert via een SSO-koppeling toegang tot (van Threeships (SQL)). Gedurende het eerste deel van het schooljaar 2009/2010 wordt een test met het Winvision Digitaal Portfolio uitgevoerd, waarbij waarschijnlijk het streven is om gedurende 3 tot 4 jaar uit te faseren. Elk cohort dat met N@tschool is gestart, blijft hiermee werken totdat de student de studie heeft afgesloten. Nieuwe cohorten starten met het Winvision Digitaal Portfolio.. Deze functionaliteit toont de gebruiker het nieuws over diverse onderwerpen op diverse niveaus. Nieuws op centraal niveau wordt door een redacteur geplaatst, terwijl nieuws op klas- of groepsniveau door iedere medewerker of student kan worden geplaatst. Deze functionaliteit toont de gebruiker een teamsite (etalage en werkruimte) waarin het project zich kan presenteren door middel van nieuws en andere informatie aan te bieden. Binnen de teamsite kunnen autorisaties worden gegeven aan projectleden en andere belangstellenden Documentruimten Deze functionaliteit toont de gebruiker op diverse niveaus een ruimte waar specifieke documenten zijn te vinden. Binnen deze documentruimten kunnen autorisaties worden uitgedeeld, waarbij onderscheid gemaakt kan worden gemaakt in alleen lezen, alleen brengen, verwijderen en wijzigen of een combinatie hiervan Afbeeldingen Blogs Deze functionaliteit toont de gebruiker op diverse niveaus een ruimte waar specifieke afbeeldingen zijn te vinden. Binnen deze afbeeldingenruimten kunnen autorisaties worden uitgedeeld, waarbij onderscheid gemaakt kan worden gemaakt in alleen lezen, alleen brengen, verwijderen en wijzigen of een combinatie hiervan. Deze functionaliteit toont de gebruiker de mogelijkheid om een weblog aan te maken of te laten reageren op een weblog. Pagina 14

18 Klassensites Deze functionaliteit toont de gebruiker een teamsite (etalage en werkruimte) waarin de klas zich kan presenteren door middel van nieuws en andere informatie aan te bieden. Binnen de teamsite kunnen autorisaties worden gegeven aan klasleden en andere belangstellenden Vaksectiesites Enquêtes Deze functionaliteit toont de gebruiker een teamsite (etalage en werkruimte) waarin een vaksectie zich kan presenteren door middel van nieuws en andere informatie aan te bieden. Binnen de teamsite kunnen autorisaties worden gegeven aan vaksectieleden en andere belangstellenden.. Deze functionaliteit toont de gebruiker de mogelijkheid om een enquête aan te maken of te laten deelnemen aan een enquête Formulieren Alumni Deze functionaliteit toont de gebruiker de mogelijkheid om standaard formulieren te downloaden. Verder in de tijd kunnen meer intelligente formulieren (met workflows) worden aangeboden. De Alumniomgeving is enerzijds benaderbaar via de website van Hogeschool de Kempel, anderzijds is deze omgeving rechtstreeks te benaderen via de verwijzing (hyperlink) De Alumniomgeving wordt tijdens dit ontwikkeltraject buiten de scope gehouden. De Alumniomgeving maakt gebruik van een eigen Active Directory (AD). Qua content ontrekt de Alumniomgeving de benodigde gegevens uit een eigen SQL-database, op basis van ID en BSN/sofinummer. Het realiseren van Alumni (inclusief design) wordt door vakkundige medewerkers van Hogeschool de Kempel zelf verzorgd. De aanvullende, opgedane expertise tijdens het realiseren van de Contactomgeving (website) geeft Hogeschool de Kempel de ruimte en mogelijkheid om deze omgeving op eigen kracht te realiseren. Voor de volledigheid zijn de functionaliteiten uit het geaccordeerde Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel overgenomen Functionaliteiten Alumni De functionaliteiten binnen de Alumniomgeving worden in ieder geval benoemd, zodat Hogeschool de Kempel dit blauwdrukdocument als naslagdocument voor hun eigen ontwikkeltraject kunnen gebruiken. Figuur 4: Functionaliteiten Alumni Pagina 15

19 4.1.4 Schoolplein De Schoolpleinomgeving is enerzijds benaderbaar via de website van Hogeschool de Kempel, anderzijds is deze omgeving rechtstreeks te benaderen via de verwijzing (hyperlink) De Schoolpleinomgeving wordt tijdens dit ontwikkeltraject buiten de scope gehouden. Een vorige omgeving ( is in SharePoint 2003 ontwikkeld en is rechtstreeks te benaderen via de verwijzing (hyperlink). Op dit moment is hiervoor tevens een testomgeving ontwikkeld in SharePoint 2007 en is te benaderen via ( De Schoolpleinomgeving maakt gebruik van trusted Active Directory (AD) van Hogeschool de Kempel. Qua content ontrekt de Schoolpleinomgeving de benodigde gegevens uit een eigen SQLdatabase. Het realiseren van Schoolplein (inclusief design) wordt door vakkundige medewerkers van Hogeschool de Kempel zelf verzorgd. De aanvullende, opgedane expertise tijdens het realiseren van de Contactomgeving (website) geeft Hogeschool de Kempel de ruimte en mogelijkheid om deze omgeving op eigen kracht te realiseren. Voor de volledigheid zijn de functionaliteiten uit het geaccordeerde Projectplan SharePoint Hogeschool de Kempel overgenomen Functionaliteiten Schoolplein De functionaliteiten binnen de Schoolpleinomgeving worden benoemd, zodat Hogeschool de Kempel dit blauwdrukdocument als naslagdocument voor hun eigen ontwikkeltraject kunnen gebruiken. Figuur 5: Functionaliteiten Schoolplein Pagina 16

20 4.1.5 Single Sign On (SSO) Voor applicaties die werken met een Active Directory (AD) is het realiseren van een SSO-koppeling eenvoudig. Dit kan gebeuren door bepaalde URL s op te nemen in de intranet zone of door gebruik te maken van ISA. Applicaties die geen gebruik maken van AD kunnen gebruik maken van SSO door gebruik te maken van een SSO database. In deze database worden gebruikersnaam en wachtwoord encrypt opgeslagen, met een link naar de AD gebruikersnaam en wachtwoord. De eerste keer zal de gebruikersnaam en wachtwoord moeten worden ingevuld, daarna gaat het inloggen automatisch. Bij Hogeschool de Kempel is in de AD een unieke code voor ieder account, deze code wordt verder gebruikt in iedere database USE Figuur 6: SSO-koppelingen Wens is een webpart voor studenten die relevante informatie laat zien, bijvoorbeeld cijfers et cetera Voor de docent een iframe, waarbij de docent in de applicatie komt en daar cijfers kan invullen Een tweede site voor docenten waarbij de docent een student kan kiezen, waarna de gegevens over de student worden getoond, zoals cijfers, toetsresultaten (diverse webparts) et cetera 1-2-USE heeft twee sites, namelijk een interne en een externe site. Via de interne site heeft iemand schrijfrechten (docent) en via de externe site heeft iemand leesrechten (student) N@tschool De toegang tot de portfolio s van oud-studenten via een link/iframe Kempelscan: Externe sites waarbij moet worden ingelogd met een AD account, dit gebeurt via RADIUS Gegevens Studentenadministratie: Wens webpart die leest uit een SQL db voor de studentenkaart Studieroutes: GP-Untis: Deze websites die op een IIS-webserver staan, zijn momenteel ook nog via N@tschool te benaderen Ombouwen binnen MOSS2007 Webpart die de roosters laat zien Pagina 17

21 Digitale boeken (Sherpa Pro): Website + inlogcode middels RADIUS, bij het inloggen wordt er gebruik gemaakt van het AD account waar iets voor wordt geplakt Toetskaart: Ephorus: Ophalen van gegevens uit de SQL Database op basis van de inlognaam De medewerker is in staat om van meerdere studenten de toetskaarten te bekijken c.q. wijzigen Add-in binnen N@tschool of via een website Bestaande webpart gebruiken Pagina 18

22 4.2 Persona s Een belangrijk verschil tussen een intranet en een portaal is, dat een intranet volledig is ingericht op basis van aanbod van informatie, terwijl een portaal wordt ingericht op basis van eisen, wensen en vragen vanuit de behoefte van de gebruiker. Een belangrijk onderdeel van het inrichten van de portaal is dus het analyseren van de eisen, wensen en vragen van gebruikers van de portaal en hun gedrag. Wat hebben zij nodig om hun werk te kunnen doen, studie te kunnen volgen, enz. De gebruiker moet informatie kunnen vinden zonder zich eerst te verdiepen in de organisatiestructuur die vaak model heeft gestaan voor de navigatie van een intranet. Om deze reden is het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de (toekomstige) gebruikers van de portaal. Om het bovenstaande inzichtelijk te maken is het essentieel om dit goed te beschrijven, waarbij doelgroepen en situaties worden gebruikt als instrument. Binnen de terminologie van Microsoft spreekt men over persona s (doelgroepen) en scenario s (één of meerdere situaties). Persona s zijn fictieve gebruikers die de typische skills, behoeftes, werkpatronen en achtergronden van een specifieke groep eindgebruikers samenvatten. Persona s worden samengesteld op basis van onderzoek en interviews met echte gebruikers en ze maken het voor het projectteam eenvoudiger om de eindgebruikers te begrijpen en aan hen te relateren. Scenario s zijn tekstuele beschrijvingen van één pad die één eindgebruiker volgt door het systeem heen om een bepaald doel te bereiken. Het scenario is geschreven in de taal van de eindgebruiker en wordt expres kort gehouden. Microsoft, 2005 Figuur 7: Persona s en Scenario s Bezoeker (aspirant student, et cetera) Nelleke is 15 jaar en volgt een MBO-studie bij ROC West-Brabant. Ze heeft erg veel met kinderen en is een natuurtalent met het overdragen van kennis aan anderen. Ze is bijna klaar met de opleiding Onderwijs Assistente, maar heeft het gevoel dat ze veel meer in haar mars heeft, dan dat ze er nu heeft uitgehaald. Haar mentor heeft haar een aantal adressen van interessante websites gegeven, zodat ze zich kan oriënteren op haar vervolgopleiding Student Marianne is 17 jaar en studeert bij Hogeschool de Kempel. Ze heeft een eigen laptop, waarmee ze zowel thuis, bij andere medestudenten en op school werkt aan diverse opdrachten, en die worden vaak in groepsverband gedaan. Naast haar studie heeft ze een parttime baan bij een winkel in Helmond, waardoor ze kan sparen om in het weekend uit te gaan. Gezien de werktijden van de winkel, is Marianne regelmatig aangewezen op het weekend om haar huiswerk op tijd af te krijgen. Pagina 19

23 4.2.3 Medewerker (rol: de docent) Sofie is 37 jaar en komt in principe met de fiets naar school. Gelukkig heeft ze niet zoveel materiaal meer bij zich als vroeger, want dat is beschikbaar via het portaal van Hogeschool de Kempel. In haar vrije tijd is Sofie erg creatief en dat levert regelmatig materiaal op, dat ze vervolgens als lesmateriaal gebruikt voor haar lessen op school. Sofie heeft veel ervaring opgedaan binnen de onderwijsbranche en heeft vijf jaar geleden het geluk gehad om bij Hogeschool de Kempel de functie van docent Nederlands te vervullen. Tevens vervult zij de rol van tutor en procesbegeleider bij diverse semesters Medewerker (rol: de marketing & communicatie medewerker) Monique is 36 jaar en werkt bij marketing & communicatie en vervult onder andere de rol van content manager van de websites van Hogeschool de Kempel. Sinds kort is zij ook verantwoordelijk voor de redactie van de content op zowel de website als het portaal van Hogeschool de Kempel en dat geeft haar veel voldoening. Zij is aanspreekpunt voor alle online marketing acties zoals advertenties, banners en linken. Thuis heeft ze een computer staan waardoor ze in de gelegenheid is om snel in te springen op calamiteiten door ze aan te kondigen op het portaal. Ze is regelmatig op Internet te vinden om leuke afbeeldingen voor Hogeschool de Kempel te zoeken Medewerker (rol: de managementassistente) Anita is 41 jaar en zij werkt reeds 15 jaar bij Hogeschool de Kempel en elke dag met veel plezier. Het ondersteunen van het College van Bestuur, het MT en veel andere medewerkers en docenten is haar lust en leven. Organiseren zit haar in het bloed en het notuleren bij verschillende vergaderingen doet zij met een gemak, waar menig ander jaloers op zou zijn. Eén van haar vele taken is ook het actueel houden van het overzicht met stageplekken voor de studenten. Bovendien is zij de vertrouwenspersoon binnen de organisatie, en niet alleen voor studenten, maar ook voor het personeel. In haar vrije tijd is Anita vaak te zien als vrijwilliger bij de voedselbank in Helmond Medewerker (rol: de redacteur) Sjaak wordt binnenkort 55 jaar en hij is een echte materiedeskundige op het gebied van journalistiek. Voordat hij vijf jaar geleden bij Hogeschool de Kempel kwam werken, heeft hij als freelancer veel voor diverse kranten geschreven. Zijn huidige functie is hem dan ook op het lijf geschreven. Het vertalen van ideeën uit de organisatie naar geschreven tekst heeft onder andere het visiedocument voor Hogeschool de Kempel opgeleverd, wat veel waardering heeft binnen en buiten de school. Het is dan ook vanzelfsprekend, dat hij het centrale punt is, waar artikelen binnenkomen, die op één of andere manier bekend moeten worden gesteld binnen de organisatie. De Kempeleer, Nieuws en Nieuwsbrief Diversen zijn voorbeelden die uit zijn hand komen. Pagina 20

24 4.2.7 Medewerker (rol: de roosteraar) Perry is 37 jaar oud en hij is verantwoordelijk voor het indelen van docenten van diverse opleidingen in de verschillende gebouwen/ruimtes van Hogeschool de Kempel. Tevens roostert Perry toetsen, evenementen en dergelijke. Alles wordt geregistreerd in GP-Untis. Hij doet dit met veel plezier en schrijft ook graag artikelen over allerlei onderwerpen voor studenten en medewerkers Medewerker (rol: de beleidsadviseur) Tim is 50 jaar oud en is één van de medewerkers die het langst bij Hogeschool de Kempel werkt. Hij kent het bedrijf door en door en is een vraagbaak voor zijn collegae. Hij is lid van het onderwijsteam van en ondersteunt en adviseert de onderwijsmanager en coördinatoren. Zijn specifieke aandachtsgebieden zijn kwaliteitsbeleid, toetsbeleid, accreditatie en assessment Medewerker (rol: de portaalbeheerder) Tom is 48 jaar en werkt als functioneel/technisch beheerder bij de afdeling ICT van Hogeschool de Kempel. Eén van zijn taken is het beheren van de SharePoint Servers. Thuis heeft hij een computer staan, waardoor hij op afstand werkzaamheden kan verrichten bij voorkomende incidenten. Hij werkt regelmatig thuis en doet vandaar uit het beheer van de basis infrastructuur. Pagina 21

25 4.3 Scenario s Aan de hand van een scenario (situatie) breng je een persona (doelgroep) tot leven. Met de beschrijving wordt het gebruik van een omgeving beschreven. Hieruit blijkt dat een website of portaal door verschillende type gebruikers van dezelfde opzet gebruik wordt gemaakt. De onderstaande scenario s worden altijd vanuit één persona beschreven. De beschrijving zelf raakt minimaal één, maar vaker meerdere functionaliteit van de desbetreffende omgeving. De geraakte functionaliteiten staan in de laatste regel opgesomd Studie-informatie zoeken Persona Beschrijving Functionaliteit(en) Bezoeker (Aspirant student) De aspirant student, die momenteel op een ROC haar opleiding Onderwijs Assistent aan het afronden is, heeft van de mentor onder andere de website van Hogeschool de Kempel doorgekregen om te kijken of er voor haar een interessante vervolgstudie aanwezig is. Voordat zij gedetailleerd naar een studie heeft gezocht, werd haar aandacht getrokken naar informatie over de organisatie zelf, naar informatiedagen, bereikbaarheid en ook naar actueel nieuws over de Hogeschool de Kempel. Dat heeft haar doen besluiten om gedetailleerd naar de studiemogelijkheden te kijken en een brochure op te vragen. Organisatie - Identiteit, Organisatie - Gebouw, Opleiding - Toelating, Opleiding - Voltijd, Opleiding - Informatiedagen, Opleiding Nieuwe student, Nieuws - Kempeleer, Nieuws - Nieuws en Zoeken Tabel 1: Scenario Studie-informatie zoeken Studieroutes ophalen Persona Beschrijving Functionaliteit(en) Student De student is thuis en is benieuwd of er nog berichten voor haar zijn binnengekomen, omdat ze volgende week een werkweek heeft en dan niet op de locatie van Hogeschool de Kempel zal zijn. Ze logt in op het portaal van Hogeschool de Kempel en ziet in haar persoonlijke omgeving dat ze een mail van haar begeleider heeft ontvangen, waarin is aangegeven, dat er een aanpassing is op de studieroute. De student klikt binnen haar persoonlijke omgeving op de functionaliteit Studieroute en gaat daarbinnen naar de beoogde Studieroute toe. Na het doornemen bedankt ze haar begeleider via de mail en vervolgens logt ze weer uit, aangezien er geen andere nieuwe berichten zijn binnengekomen. Mail en Studieroute Tabel 2: Scenario Studieroutes ophalen Pagina 22

26 4.3.3 Studievoortgang bekijken Persona Beschrijving Functionaliteit(en) Medewerker (de docent) De docent begeleidt een aantal studenten en is halverwege het 2 e leerjaar benieuwd hoe haar studenten ervoor staan. Ze logt in op het portaal van Hogeschool de Kempel en klikt binnen haar persoonlijke omgeving op de functionaliteit N@tschool en is automatisch ingelogd in deze omgeving. Binnen N@tschool raadpleegt ze de studievoortgang van diverse studenten en is redelijk tevreden hoe ze er voor staan. Een aantal studenten krijgen een mailtje toegestuurd omtrent de behaalde resultaten en daarna logt ze weer uit. Portfolio, Cijfers, Rooster en Mail Tabel 3: Scenario Studievoortgang bekijken Binnen project samenwerken Persona Beschrijving Functionaliteit(en) Student De student heeft een stageplek op één van de basisscholen. Samen met een aantal leerlingen heeft de student een project Water opgezet, en heeft op dit moment lesmateriaal en informatie uit een boek die ze verleden week nog heeft geraadpleegd. Ze logt vanuit haar stageplek in op het portaal van Hogeschool de Kempel en klikt binnen haar persoonlijke omgeving op de functionaliteit Projecten en ziet daar de samenwerkingsruimte Water staan, die ze vorige week heeft opgezet. Ze ziet binnen die samenwerkingsruimte dat het benodigde document niet aanwezig is en klikt vervolgens op Documentruimte alwaar ze het document vindt en opslaat binnen de samenwerkingsruimte. Vervolgens klikt ze op Sherpa en is automatisch ingelogd. Daar zoekt ze naar het boek met de beoogde passage, die ze vervolgens ook binnen de samenwerkingsruimte op slaat. Vervolgens logt ze weer uit, aangezien de benodigde lesmateriaal binnen de samenwerkingsruimte klaar staat voor de leerlingen. Later die dag stelt ze bekend dat er nieuw lesmateriaal is. Sherpa, Projecten, Mail, Documentruimten en Studieroute Tabel 4: Scenario Binnen project samenwerken Adresgegevens wijzigen Persona Beschrijving Functionaliteit(en) Alumni Een ex-student is afgelopen week naar een ander adres verhuisd. Ze vindt het belangrijk, dat andere ex-studenten haar nieuwe adres voorhanden hebben, aangezien ze de spin in het web is voor het organiseren van de jaarlijkse reünie. Via de website logt ze in op de alumniomgeving van Hogeschool de Kempel. Ze klikt selfservice en daarbinnen op wijzigen adresgegevens. Nadat ze haar gegevens heeft gewijzigd, plaatst ze een nieuwsbericht dat zij een nieuw adres heeft op Alumni nieuws. Na deze handelingen logt ze weer uit. Nieuws en Selfservice Tabel 5: Scenario Adresgegevens wijzigen Pagina 23

27 4.4 High Level Architectuur De High Level Architectuur van Office SharePoint 2007 bevat een tweetal onderdelen, Server Roles en Farm Topologie. In de onderstaande stukken wordt een beschrijving gegeven van elk van deze onderdelen Server Roles Microsoft Office SharePoint 2007 kent een aantal voorgedefinieerde server rollen. Deze rollen worden achtereenvolgens in details beschreven Web front-end server (Web application and Search Query service) De Web front-end server server is verantwoordelijk voor het afhandelen van alle webclient requests. Zo biedt de Web front-end rol content aan de eindgebruiker, is verantwoordelijk voor het renderen van pagina s, en handelt zoekopdrachten uit. Tevens stuurt de web front-end server verzoeken voor specifieke services door naar de Application server Application server De Application server biedt mogelijkheden om de schaalbaarheid en performance van een MOSS 2007 infrastructuur te bevorderen. Dit type server kan voor een aantal doeleinden worden ingericht. Over het algemeen kan de Shared Service Provider (SSP), wanneer deze wordt ingericht op een aparte server, gezien worden als Application server. De SSP is een verzameling van services die samen verantwoordelijk zijn voor het aanbieden van specifieke services aan elke portal of site binnen de omgeving. De services die onder de SSP vallen zijn: Shared Service Provider Search Indexing Audience compilations User profile database My Sites Business Data Catalogue (BDC) Excel Services Naast de standaard SSP, die onder de rol van een Application server valt, zijn er ook een aantal specifieke Office 2007 server type die hieronder vallen. Microsoft Office Project Server 2007: Wanneer een dergelijke server wordt opgenomen in het ontwerp valt deze onder de categorie Application server Microsoft Office Forms Server 2007: Wanneer een dergelijke server wordt opgenomen in het ontwerp valt deze onder de categorie Application server Omdat de SSP een verplicht onderdeel is van de MOSS 2007 infrastructuur en er bij Hogeschool de Kempel geen gebruik wordt gemaakt van andere type Application servers, beperkt de volgende paragraaf zich tot een beschrijving van de SSP. Beschrijvingen aangaande Microsoft Office Project Server 2007 en Microsoft Office Forms Server 2007 zijn buiten beschouwing gelaten. Pagina 24

28 Shared Service Provider De SSP herbergt een aantal belangrijke functies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de omgeving. Zo biedt de SSP de volgende functies: Search service: Deze functie is verantwoordelijk voor instellingen met betrekking tot de zoekinstellingen van de omgeving. Zo kunnen verschillende portals en sites gebruik maken van één en dezelfde instellingen voor het zoeken naar inhoud. Index Service: Binnen MOSS 2007 is het mogelijk om content sources te definiëren die door de indexing service worden geïndexeerd. Een andere taak van de indexing service is het propegation proces. In dit proces worden alle servers voorzien van een gedeeltelijke lokale copy van de index. Dit proces is noodzakelijk wanneer de Query Service en Index Service zijn gescheiden. Audience compilaties: Om groepen van medewerkers te voorzien van content, is MOSS 2007 voorzien van de functie Audiences. Waneer er bijvoorbeeld wordt gekozen om een lijst te publiceren en men wil deze onder de aandacht van een groep medewerkers brengen, kan men gebruik maken van de audience targeting feature. Doordat de audience onder de SSP vallen is het mogelijk voor alle portals en sites gebruik te maken van één en dezelfde set van audiences. User profile database: MOSS 2007 is geen Active Directory aware applicatie. Dit betekent dat MOSS 2007 geen schema uitbreiding vereist. Om toch gebruikers bekend te maken, die zijn opgenomen in een op LDAP gebaseerde Directory Service, binnen de MOSS 2007 omgeving vind een profile import plaats. De geïmporteerde gebruikers worden opgeslagen in een database die onder de SSP valt. Doordat de database een onderdeel is van de SSP kunnen, alle portals en sites die eveneens lid van de des betreffende SSP, hiervan gebruik maken. My Sites: De functionaliteit van de My Site zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen profileren naar de organisatie. Bij het opzetten van de My Site wordt een medewerker begeleid in het beschrijven van zichzelf, het identificeren van collega s en het opgeven van persoonlijke skills. Hierdoor kunnen collega s elkaar heel eenvoudig vinden en is het mogelijk om kennis en expertise van medecollega s te ontdekken. Tevens biedt de My Site een plek voor medewerkers om documenten op te slaan en te delen. Doordat dit onderdeel onder de SSP valt. Is het mogelijk om instellingen centraal te beheren en instellingen te delen tussen portal en sites. Business Data Catalogue (BDC): Deze functie zorgt ervoor dat MOSS 2007 kan voorzien in het ontsluiten van externe datasources. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om gegevens van een SAP database te tonen. Om deze functie te delen over verschillende portals en sites, valt deze onder de SSP. Hierdoor kan men instellingen aangaande de BDC centraal beheren. Excel Services: Excel services valt onder de categorie Business Intelligence (Zie features diagram hoofdstuk 1) Om de instellingen aangaande Excel services centraal te beheren en te delen over portals en sites, is besloten om deze onder de SSP te brengen. Pagina 25

29 Performance Database server De database server rol is verantwoordelijk voor het aanbieden van database services t.b.v. van de Office SharePoint 2007 omgeving. De database server omvat de content databases van elke Sitecollectie. De standaard Sitecollecties met de daar bijbehorende databases zijn: SSP met de Shared Service Provider Content Database Central Admin met de Farm Configuration database Portal met de Portal database MySite met de MySite Database En voor elke sitecollectie een sitecollection database Farm Topologie Een MOSS 2007 infrastructuur kan gebruik maken van een aantal server farm configuraties (ook wel topologie genoemd). De topologie maakt het mogelijk om SharePoint services te groeperen op hardware en biedt configuratiemogelijkheden voor schaalbaarheid en performance. Daarnaast is het mogelijk om het aantal servers per rol te veranderen. De gekozen topologie is afhankelijk van de redundantie en performance eisen die de klant stelt aan de omgeving. In de onderstaande afbeelding is dit schematisch weergegeven. Large Farm Medium Farm Single Server Small Farm Figuur 8: Farm Topologie Pagina 26

30 Single Server Figuur 9: Single Server In deze configuratie wordt zowel de database als de MOSS 2007 binaries op één enkele server geïnstalleerd. In het geval van een single server zullen alle rollen (web front-end, application server en database server) op één en dezelfde server aanwezig zijn. Het voordeel van dit model is dat deze configuratie relatief eenvoudig is te realiseren. Nadelen van dit model zijn dat de user load is gelimiteerd en dat er geen redundantie wordt geboden. Wanneer de farm topologie wordt uitgebreid, is het mogelijk om de server rollen te delegeren naar aparte servers. Door het delegeren van server rollen wordt de schaalbaarheid en performance van de omgeving bepaald. Volgens de bovenstaande afbeelding (figuur2.3) bevat Server 1 de volgende componenten: Content sites Shared Service Provider (SSP) met de daarbij behorende SSP admin site Shared Services en Shared Web Services Cental Admin pagina s Databases Belangrijke notitie: Central Admin beperkt zicht tot één server per farm Pagina 27

31 Small Server Farm Figuur 10: Small Server Farm Dit model bevat meerdere servers t.o.v. het single server model. In dit model worden server rollen verdeeld over verschillende servers. De rollen worden over het algemeen verdeeld over Een aparte database server uitgerust met SQL 2005 of SQL 2000 SP3a Één server of meerdere met Network Load Balancing (NLB) uitgeruste servers waarop IIS en Office SharePoint Server 2007 zijn geïnstalleerd. Binnen deze configuratie zijn de front-end servers uitgerust met een gecombineerde rol van Web front-end server en Application server. De Web front-end server rol is verantwoordelijk voor het afhandelen van alle webclient requests. De Application server rol is verantwoordelijk voor het aanbieden van MOSS 2007 services zoals: het afhandelen van zoekopdrachten, en het doorzoeken en indexeren van content. Volgens de bovenstaande afbeelding bevatten Servers 1 en 2 de content sites. De Shared Services Provider (SSP) met de daarbijbehorende SSP admin site, Shared Services en Shared Web Services. In dit geval bevat Server 1 de Central Admin paginas. Server 3 is voorzien van alle databases. Pagina 28