Jaarplan GroenLinks afdeling Utrecht stad. Zichtbaar Actief GROENLINKS UTRECHT STAD

Transcriptie

1 Jaarplan 2015 GroenLinks afdeling Utrecht stad Zichtbaar Actief GROENLINKS UTRECHT STAD Januari 2015

2

3 INHOUD BLAD 1. ZICHTBAAR ACTIEF 2 2. KALENDER VOOR ONDERDELEN BINNEN DE AFDELING 4 4. HET AFDELINGSBESTUUR IN Portefeuille: Bestuursvoorzitter Portefeuille: Vice-voorzitter Portefeuille: Penningmeester Portefeuille: Secretaris Portefeuille: Campagne en Actie Portefeuille: Ledenrelaties Portefeuille: Werkgroepen en projecten Portefeuille: Debat en ledenberaad Portefeuille: Communicatie 8 5. BEGROTING Bijlagen: Bijlage 1: Begroting 2015 Bijlage 2: Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur, procedure benoeming bestuursleden en rooster zittingstermijnen 1 Zichtbaar actief Jaarplan 2015 GroenLinks Utrecht

4 1. ZICHTBAAR ACTIEF Het jaar 2015 zal voornamelijk in het teken staan van zichtbaarheid in de stad. Met het uitdelen van appels aan alle buurtteams in Utrecht is daarmee meteen een goede start gemaakt. GroenLinks is in Utrecht een grote en actieve vereniging, die veel leden weet te binden en boeien met interessante en gezellige bijeenkomsten en activiteiten. Dit gaan we in 2015 verder benutten. Daarnaast willen we ook andere stadsbewoners betrekken en niet-leden interesseren voor een lidmaatschap en een actieve bijdragen. Zichtbaar actief krijgt dit jaar vorm door, onder andere: Actief verschillende projecten uit te voeren, waarbij leden samenwerken aan politieke oplossingen die door onze politici kunnen worden gebruikt; Acties in de wijken, contact met (maatschappelijke) organisaties en personen in Utrecht; Communicatie vanuit de politiek en de vereniging strategisch in te zetten, om aandacht en bekendheid te genereren op onze kernonderwerpen; Actieve bijdrage aan de provinciale verkiezingen; Organiseren van debatten, werkgroepen, en (campagne)acties. De speerpunten voor het afdelingsbestuur in 2015 zijn daarbij de volgende: 1. Zichtbaarheid van de vereniging in Utrecht, met name op onze kernonderwerpen; 2. Ledenwerving, -binding en activering; 3. Goedlopende projecten en werkgroepen 4. Stabiele interne organisatie (met name door wisselingen in bestuur en op andere sleutelposities). Het bestuur is energiek en enthousiast. Wij vertrouwen er op dat we samen met onze leden in 2015 zichtbaar actief kunnen zijn. 2

5 2. KALENDER VOOR 2015 De speerpunten en activiteiten die daar bij horen zijn in de tabel hieronder uiteengezet. Speerpunt Activiteit Timing Zichtbaarheid - Provinciale verkiezingen - Marry Mosprijs - Permanente campagne (elke maand) - Kerngroep strategische communicatie - Werkbezoeken wijken (samen met fractie) - Politieke debat met andere partijen - Fractie zichtbaar op straat - maart - mei/juni - elke maand - hele jaar - mei, sept. nov. - najaar - hele jaar Ledenwerving en binding Goedlopende projecten - Borrels met activiteit (markt) - Opzet CRM - Introductieacademie - Actieve werving (integreren in al onze activiteiten) - Opzet structuur/organisatie projecten - Uitvoering 4 projecten - Volle, goedlopende projecten/werkgroepen - Politieke Cafés (PolCa) - GroenLinksom weer activeren - juni + okt. - maart - voor-/najaar - hele jaar - eerste kwartaal - 2 voorjaar, 2 najaar - voor de zomer keer dit jaar - 2 de helft jaar Stabiele interne organisatie - Opstellen Huishoudelijk Reglement GLU - Updaten/structuur intern geheugen - Wisselen van voorzitter - Nieuwe bestuursleden - Vernieuwde website compleet - Contacten andere partijen/gremia - Plan van aanpak actiever financieel beleid - mei - april - mei - mei - maart - zomer - mei 3

6 3. ONDERDELEN BINNEN DE AFDELING De afdeling bestaat momenteel uit de volgende onderdelen: De leden Het afdelingsbestuur De gemeenteraadsfractie De wethouders De afdelings- en fractieondersteuning De Algemene Leden Vergadering (ALV) De vrijwilligerspool De werkgroepen o Werkgroep Politiek Café o Werkgroep Werk en Inkomen o Werkgroep Zorg en Welzijn o Werkgroep Milieu o Werkgroep Mobiliteit & RO o Werkgroep Campagne o Werkgroep Introductie Academie o Werkgroep Onderwijs en jeugdzorg De werkgroepen stellen een eigen jaarplan op en voor hun activiteiten wordt binnen de begroting ruimte gereserveerd. Naast deze onderdelen onderhoudt de vereniging, grotendeels via het bestuur, de gemeenteraadsfractie en de wethouders, ook contact met externe partijen en collegaafdelingen zoals de provinciale afdeling van GroenLinks Utrecht, Dwars Utrecht, de grootste 5 afdelingen van GroenLinks in Nederland, collega-fractieleden en -wethouders in het land, de landelijke Tweede Kamerfractie en maatschappelijke organisaties in Utrecht. 4. HET AFDELINGSBESTUUR IN 2015 Het afdelingsbestuur kent in 2015 negen verschillende bestuursportefeuilles, te weten: 1. Bestuursvoorzitter 2. Vice-voorzitter 3. Secretaris 4. Penningmeester 5. Ledenrelaties 6. Werkgroepen en Projecten 7. Debat en ledenberaad* 8. Campagne en Actie 9. Communicatie* *heden vacant Voor elke portefeuille is één bestuurslid hoofdverantwoordelijke en één ander bestuurslid achtervang. Het duo per portefeuille zorgt er voor dat gedurende het jaar alle gerelateerde activiteiten worden uitgevoerd en alle (facilitaire) diensten worden geleverd zodat de doelen die het bestuur gezamenlijk heeft opgesteld per portefeuille worden verwezenlijkt. Het bestuur bewaakt de voortgang door een aantal maal per jaar tijdens een teammiddag de doelen per portefeuille af te zetten tegen de behaalde resultaten en ingeplande activiteiten. Hieronder worden de verschillende portefeuilles uiteengezet. 4

7 4.1. Portefeuille: Bestuursvoorzitter Amos de Jong is in 2015 de bestuursvoorzitter, tot de wissel in mei. Als bestuursvoorzitter geef ik leiding aan het afdelingsbestuur en neem de primaire verantwoordelijkheid op mij voor het functioneren van onze politieke vereniging. Ik leid de bestuursvergaderingen, Algemene Leden Vergadering en andere overlegmomenten daar waar nodig. Deze portefeuille kent geen specifieke focus maar is bedoeld om vanuit een totaaloverzicht alle inspanningen binnen onze vereniging te coördineren en een succesvolle voortgang te bewaken. Het initiëren, stimuleren, volgen, wijzigen of beëindigen van (nieuwe) ontwikkelingen, activiteiten, bijeenkomsten en andersoortige inspanningen, die het verenigingsbeleid creëren en ten uitvoer brengen, behoren tot mijn taken. Daarbij hoort ook het volgen en aansturen van mensen op belangrijke posities binnen de vereniging. Ik vind het belangrijk om een teamgevoel te creëren binnen het bestuur en alle andere afdelingen van de vereniging. Open en eerlijke communicatie, heldere intenties en verwachtingen en goed broederschap zie ik daarbij als belangrijke ingrediënten. In 2015 zullen de volgende taakgebieden mijn portefeuille vullen: 1. Leiden van overlegmomenten zoals bestuursvergaderingen, ALV s of ledenberaden; 2. Algemene en integrale coördinatie van alle inspanningen door en binnen de vereniging, of bewaking daarvan middels het delegeren van taken; 3. Volgen van de politieke ontwikkelingen om het verenigingsbelang en de stem van leden daarin een plek te geven 4. Overleggen met fractie en wethouders over de koers, inzet en successen van de partij; 5. Aansturen van bestuursleden en een ruimte creëren waarin de bestuursleden optimaal en met volle plezier kunnen samenwerken en functioneren; 6. Informeren van en overleggen met leden op momenten dat dit nodig wordt geacht door een verenigingslid of gremia; 7. Samen met de HR-commissie de beleving en het functioneren van fractieleden volgen en aansturen daar waar nodig en nuttig; 8. Samen met de fractievoorzitter de beleving en het functioneren van wethouders volgen en aansturen daar waar nodig en nuttig; 9. Samen met het bestuur het voorbereiden en maken van een halfjaarverslag, jaarverslag 2015 en een jaarplan voor

8 4.2. Portefeuille: Vice-voorzitter Tom Cools, Vice-voorzitter In 2015 ben ik in de rol van vicevoorzitter achtervang voor de taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter. Ook zal ik zorg dragen voor een goede samenwerking met de nieuw te benoemen voorzitter. Ik neem verder deel aan het strategisch communicatie-overleg met fractie en wethouder. Verder zie ik het als speerpunt om met het bestuur de contacten met andere GroenLinks-afdelingen in 2015 te verstevigen net als de contacten met het bestuur van de andere lokale politieke partijen. Behalve deze taken zie ik mij voor als bewaker en aanjager van onze doelstellingen in het jaarplan en voor de jaren daarna. Bovendien zie ik het als mijn taak om het programma van de ALV s te initiëren en te organiseren; om zorg te dragen dat we een goed nieuw huishoudelijk reglement krijgen; en dat we met elkaar goed evalueren om te kijken wat goed gaat en wat beter kan. Ik zie mijn rol verder als aanjager en verbinder tussen de verschillende bestuursportefeuilles. Ik pak daarbij ook ad hoc losse klussen op waar andere niet aan toekomen of die tussen wal en schip vallen Portefeuille: Penningmeester Jaap van de Heijden, Penningmeester Jaap@groenlinksutrecht.nl Sinds 2010 zit ik in het afdelingsbestuur en sinds de zomer van 2014 ben ik penningmeester van het bestuur. Als penningmeester zal ik mij ook in het komende jaar bezig houden met het zorgdragen van een goede financiële huishouding van de afdeling Utrecht. Dit betekent dat ik verantwoordelijk ben voor het opstellen en bewaken van de begroting, het betalen van rekeningen, het bijhouden van de boekhouding en het opstellen van het financiële jaarverslag. Daarnaast houd ik me in het bestuur bezig met andere zaken die voorbij komen en die niet specifiek bij een van de andere bestuursleden in de portefeuille vallen of waar andere bestuursleden niet aan toe komen. 6

9 4.4. Portefeuille: Secretaris Erik Honig, Secretaris In mei 2014 ben ik gekozen als secretaris van de afdeling. In die functie probeer ik de boel praktisch een beetje te laten lopen: in samenwerking met de afdelingsmedewerker ervoor zorgen dat er bestuursvergaderingen, ALV's en dergelijke zijn, en dat daar verslag van wordt gedaan. Als er nog andere bijeenkomsten zijn van het bestuur ben ik verantwoordelijk voor de organisatie daarvan. Ik houd ook jaaragenda s, jaarplanningen, acties en al dat soort dingen bij. Bij het organiseren van ALV s horen ook zaken als deelnemerslijsten en stemprocedures. Samen met de afdelingsmedewerker zorg ik dat ledenadministratie steeds helemaal bijgewerkt is, en dat nieuwe leden de juiste informatie krijgen. Samen met het bestuurslid Communicatie verzorgen we een goede communicatie- en informatievoorziening naar de afdeling. Neem contact met me op als je iets wilt organiseren en praktische vragen hebt Portefeuille: Campagne en Actie Jetske de Jong, bestuurslid campagne jetske@groenlinksutrecht.nl Dit jaar gaan we met veel energie en enthousiasme de permanente campagne in Utrecht vormgeven. Met de fractie, de fractiemedewerker en het permanente campagneteam zijn er mooie plannen gemaakt die imet zoveel mogelijk leden - uitgevoerd gaan worden. De eerste maanden is er natuurlijk ook veel aandacht voor de campagne voor de verkiezingen van provinciale staten. GroenLinks Utrecht zal aan deze campagne een flinke bijdrage leveren. Mijn taak is de verbinding te zijn en te leggen tussen bestuur en de campagneteams. Om zo succesvolle campagnes te kunnen voeren die GroenLinks nog weer beter op de kaart zetten Portefeuille: Ledenrelaties Esther Kersten, bestuurslid ledenrelaties esther@groenlinksutrecht.nl GroenLinks Utrecht heeft zo n vijftienhonderd leden. Bij zo n grote afdeling is het belangrijk te weten wat er speelt onder de leden. Wie is er actief, wie zou wel actief willen worden maar weet niet waar en hoe? En op welke wijze wil een lid actief zijn? Als bestuurslid Leden ondersteun ik leden met deze zoektocht. Nieuwe leden krijgen de mogelijkheid om mee te doen met een Wegwijs in GroenLinks Utrecht cursus. Actieve en inactieve leden kunnen met mij in gesprek voor hun rol binnen de afdeling. Daarnaast bouw ik samen met het bestuurslid Projecten en werkgroepen aan een actief ledenbestand, waarin de voorkeuren en expertises van de leden instaan. Zo kunnen we snel de juiste mensen vinden voor vragen van raadsleden en wethouders. 7

10 4.7. Portefeuille: Werkgroepen en projecten Ralph Savelberg, bestuurslid werkgroepen en projecten Om de verschillende vormen van ledenparticipatie tot een succes te maken is er binnen het bestuur de portefeuille Werkgroepen en Projecten in het leven geroepen. Als algemeen bestuurslid richt ik me op het matchen van de (politieke) vraag en het aanbod van de werkvormen. Ik zorg voor de samenhang tussen de verschillende initiatieven en let op dat er geen dubbelingen ontstaan. Het bestuurslid Werkgroepen en Projecten werkt met het bestuur de (financiële) kaders uit en zorgt voor een draaiboekje om snel een participatievorm op te starten. Hij/zij fungeert als verbindingsofficier tussen werkgroepen, bestuur en fractie. Daarnaast faciliteert ik de werkvormen en ondersteun daar waar nodig. Er wordt nauw samengewerkt met de bestuursleden op de portefeuilles ledenrelaties, campagne en communicatie Portefeuille: Debat en ledenberaad Portefeuille is vacant. Het bestuurslid debat en ledenberaad ziet namens het bestuur toe op het functioneren van een specifieke werkgroep, de werkgroep Politieke Cafés. Wat houdt dit in? Ondersteuning van de werkgroep als zij hulp nodig hebben, met raad en daad, Toezicht houden zodat de onderwerpen die worden geagendeerd relevant zijn en blijven voor de Groenlinkse politiek in Utrecht, Verzekeren dat het maandelijkse Politieke Café een platform blijft voor leden, fractie en de werkgroepen om hun politieke ideeën, zorgen en dromen voor Utrecht-stad te verwoorden en erover met elkaar in discussie te gaan, De gastvrijheid van de Politieke Cafés naar niet-leden waarborgen zodat ook zij zich welkom voelen, kunnen participeren, en mogelijk lid willen worden, Inzet om ongeveer tien Politieke Cafés per jaar te organiseren, Zorgdragen voor een adequate bezetting van de werkgroep. Daarnaast zal dit bestuurslid een rol hebben in de organisatie van en voorbereiding op incidentele debatten van GroenLinks Utrecht in de stad die niet onder de noemer van de Politieke Cafés vallen. Een voorbeeld is het geplande debat in het najaar tussen verschillende politieke partijen. Als vanuit de fractie of het bestuur behoefte is aan dergelijke ondersteuning dan is dit ook een verantwoordelijkheid. Ledenberaden worden georganiseerd als blijkt dat daar behoefte voor bestaat of als dit nodig wordt geacht tijdens bepaalde mogelijk gevoelige of onduidelijke politieke ontwikkelingen. Ook dit is een verantwoordelijkheid van deze portefeuille. 8

11 4.9. Portefeuille: Communicatie Portefeuille is vacant. Het bestuurslid communicatie coördineert de interne en externe communicatie van de afdeling. Deze coördinatie is gebaseerd op het communicatieplan van de afdeling, dat reeds bestaat maar kan worden geüpdatetet. Het doel van de taken is het organiseren, faciliteren, stimuleren en onderhouden van alle communicatie-uitingen door en voor (potentiële) leden van GroenLinks Utrecht, inclusief de daarvoor bestemde middelen, teneinde deze en overige doelgroepen te informeren, mobiliseren, activeren en/of te enthousiasmeren. Tot de taken behoren: Het updaten en uitvoeren van het communicatieplan, waaronder: o Het organiseren van effectieve en efficiënte interactiemogelijkheden voor leden, in het bijzonder voor de werkgroepdeelnemers, het bestuur en de fractie; o Het stimuleren van het gebruik van social media door leden van de partij; o Het stimuleren van digitale debatten en discussies door leden en potentiële leden; o Het opzetten en onderhouden van een communicatiekanaal met de provincie (bestuur en fractie); o Het opzetten en onderhouden van communicatie(mogelijkheden) met andere afdelingen, daar waar nuttig en nodig. o Het opzetten en onderhouden van een bruikbaar en toegankelijk archief; o Het creëren van een overzicht voor leden van alle communicatiemogelijkheden. Het onderhouden van het contact met de Linksom, inclusief het bewaken van de voortgang en frequente bijdragen; Het opstellen van evaluaties voor verschillende doeleinden (ook i.o.v. andere clusters); Het maandelijks verzorgen van de nieuwsmail; Het opstellen van uitnodigingen voor door het bestuur georganiseerde bijeenkomsten, zoals een nieuwjaarborrel of een ALV; Het opstellen en bijhouden van een netwerk (vrijwilligerspool) van alle (nieuwe) leden van de partij met daarbij hun primaire ambities, wensen en kennis die op een later moment eventueel kunnen worden ingezet door alle gremia binnen de partij (bijvoorbeeld tijdens campagne, voor verkiezingen van de partijraad, de ALV of een actie t.b.v. zichtbaarheid); Het effectief inzetten van alle communicatiemogelijkheden ten einde nieuwe leden voor de partij te verwelkomen en te enthousiasmeren om lid te worden van de partij (in overleg met het cluster Leden); Het effectief en efficiënt inzetten van de communicatiemiddelen en uitingen voor de campagne voor de gemeenteraadsverkiezingen, landelijke verkiezingen en Europese verkiezingen (in overleg met het cluster Campagne); Alle overige taken die nuttig en nodig kunnen zijn voor het bewaken en, indien nodig, sturen van de wijze van communiceren door leden van GroenLinks Utrecht ten einde partijgenoten en overige doelgroepen te informeren, mobiliseren, activeren en/of te enthousiasmeren. 9

12 5. BEGROTING 2015 De ALV wordt op 31 januari 2015 gevraagd de begroting voor 2015 vast te stellen. Het is nog niet bekend welk bedrag de afdeling zal ontvangen vanuit landelijk. In de begroting voor 2014 is een conservatieve schatting gemaakt in vergelijking tot de werkelijke bijdrage. Voor 2015 houden we de schatting ook conservatief ook omdat het ledental waar het bedrag op is gebaseerd iets terugloopt. Er zijn een aantal verschuivingen te zien ten opzichte van de begroting van We verhogen de meeste posten niet in de begroting. Op een aantal posten hebben we in 2014 minder uitgegeven dan begroot. Om niet negatief uit te komen met begroten zullen we op een aantal posten lager moeten begroten. We willen ook niet op ons eigen vermogen interen gezien de onzekerheden. Voor de verwachte realisatie in 2014 zijn nog niet alle bedragen binnen. Bij de voorjaars ALV wordt het financieel resultaat van 2014 aan de ALV voorgelegd. We leggen dan ook een stand van zaken voor de huidige begroting en realisatie voor omdat we dan meer zicht hebben op de uit te voeren en uitgevoerde activiteiten in 2015 en de landelijke bijdrage. Hieronder wordt een specifieke toelichting voor een aantal posten weergegeven. INKOMSTEN De bijdrage voor landelijk is iets naar beneden gesteld op een bedrag van ,-; De vrijval van de campagnemedewerker en campagnebudget voor de gemeenteraadsverkiezingen zijn niet terug te zien in 2015; Een vrijval voor de provinciale verkiezingen is opgenomen net als het bedrag voor de permanente campagne dat vanuit 2014 wordt meegenomen naar UITGAVEN Een deel van het bedrag voor de ALV s zit ook in het bedrag van de nieuwjaarsborrel omdat deze gecombineerd wordt. De fractie draagt ook nog een deel bij aan de nieuwjaarsborrel. De bijeenkomsten en declaraties voor het bestuur brengen we omlaag. De communicatiekosten kunnen wat lager begroot worden omdat de kosten worden gedeeld door fractie en bestuur. De uitgaven voor de werkgroepen begroten we gelijk aan de realisatie voor We zetten in 2015 extra in op projecten. We begroten 500,- voor vier projecten. De werkgroepen kunnen deze projecten ook mede-organiseren. Voor de introductie-academie (Cursus Wegwijs) begroten we hetzelfde bedrag. Mogelijk organiseren we nog twee bijeenkomsten in het jaar. Daarbij zal dan goed gekeken moeten worden naar de eigen bijdrage van deelnemers en de kosten voor de totale academie. De Partijraad wordt opgeheven. Deze kosten vallen we. Politieke cafés: het bedrag dat wordt begroot is voor negen polca s. De fractie betaalt hier vier van. We begroten hier hetzelfde bedrag als in De kosten voor ledenberaden en bijeenkomsten houden we voor nu lager op de realisatie van We verwachten geen extra ledenberaden zoals in 2015 rond de Collegevorming. Ook de begroting van de projecten 500,- geeft ruimte voor inhoudelijke bijeenkomsten met leden. 10

13 COLOFON Afdeling : GROENLINKS UTRECHT STAD Rapport : Jaarplan 2015 Versie : 1.0 Auteur : Bestuur GroenLinks Utrecht Stad Datum : Januari

14

15 Bescheiden bij het jaarplan 2015 GroenLinks afdeling Utrecht Stad Bijlage 1: Begroting 2015 Bijlage 2: Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur, procedure benoeming bestuursleden en rooster zittingstermijnen GROENLINKS UTRECHT STAD/Jaarplan 2015 bijlage 2-2 -

16 Bijlage 1 Begroting

17 Bijlage 2 Taken en verantwoordelijkheden van het bestuur Procedure benoeming bestuursleden Rooster zittingstermijnen Algemene taken en verantwoordelijkheden bestuur Er zijn twee belangrijke bestaansredenen voor een politieke partij: 1 1. De partij is een groep mensen die op grond van gelijkgestemdheid deelneemt aan het publieke debat over de inrichting van de samenleving. De partij ontwikkelt politieke normen en waarden onder invloed van de omringende samenleving, en beïnvloedt daarmee ook de samenleving (dialoogtaken). 2. De partij creëert, selecteert, vormt en levert vertegenwoordigers in bestuursorganen en zorgt er daarmee voor dat haar politieke normen en waarden tot uitdrukking komen in de inrichting van de samenleving (kweekvijvertaken). Om de bovengenoemde functies te realiseren is een goede organisatie van belang. In de praktijk gaat veel energie van een (afdelings)bestuur zitten in het creëren van de voorwaarden en het ontwikkelen van een zakelijke en financiële basis voor het functioneren van de partij (beheertaken). Er is nog een vierde groep taken te onderscheiden, namelijk de cultuurtaken die te maken hebben met het creëren van een subcultuur in de partij waarin de dialoogfunctie en de kweekvijverfunctie continuïteit, dynamiek en kwaliteit krijgen: de cultuurtaken. Dat wil zeggen: recht doen aan de primaire behoefte van mensen om zich deel van een groep te voelen. Het ontwikkelen van een wij-gevoel binnen de partij en de lokale vereniging, maar ook ruimte en openheid creëren voor de inbreng van nieuwe ideeën zijn essentieel. In schema de taken samengevat: GroenLinks heeft in de stad Utrecht een lokale politieke vereniging met ruim leden. GroenLinks is al jaren een stabiele factor in de raad en in het college in Utrecht. Met negen raadsleden en twee wethouders in het College maakt GroenLinks het verschil in de stad. Daarbij wordt op basis van een gedragen programma door onze politici en leden samengewerkt aan een sociale en groene stad. Dit doen we in nauwe verbinding met de inwoners, politieke partijen en andere organisaties in de stad. GroenLinks is daarbij herkenbaar en zichtbaar aanwezig. 1 Visie op het besturen van een GroenLinksafdeling (hoofdstuk 1 Handboek voor Afdelingsbesturen, 2007 GROENLINKS UTRECHT STAD/Jaarplan 2015 bijlage 2-2 -

18 Om de lokale politiek van GroenLinks tot een succes te maken draagt het bestuur zorg voor de volgende taken: 1. Het actief werven, informeren, betrekken en binden van leden; 2. Het zichtbaar laten participeren van GroenLinks als partij in de Utrechtse politiek; 3. Het initiëren en bewaken van het GroenLinks-partijprogramma en lokale verkiezingsprogramma; 4. Het voeren van een gezond financieel beleid; 5. Het toezien dat de afdeling zich houdt aan landelijke statuten, het (lokaal) huishoudelijk reglement en wet- en regelgeving. De afgelopen twee jaar hebben in het teken gestaan van de lokale gemeenteraadsverkiezingen. Voor de komende twee jaar willen we de afdeling versterken met zo veel mogelijk actieve (nieuwe) leden en willen we GroenLinks meer zichtbaar maken in de stad. De focus zal liggen op het werven van nieuwe leden die de weg binnen GroenLinks weten te vinden zodat leden zich thuis en betrokken voelen bij de afdeling; het vormgeven van de permanente campagne; het op een vernieuwende manier betrekken van de leden en andere organisaties in de stad bij het politieke werk; en GroenLinks voorbereiden op nieuwe verkiezingen. Ook het verstevigen van de contacten met andere afdelingen van GroenLinks en het verbreden van de contacten met de (besturen van) andere politieke partijen in de stad zal belangrijk zijn in de komende twee jaren. Procedure benoemen bestuursleden en zittingstermijnen Op de ALV van 3 december is een nieuwe procedure voor het kiezen en benoemen van de voorzitter voor de afdeling vastgesteld. In februari zullen nieuwe landelijke statuten en HHR vastgesteld worden. Op basis daarvan zullen we lokaal een HHR vaststellen waarin de procedure voor het benoemen van bestuursleden zal worden opgenomen. Deze zal op de ALV van mei 2015 vastgesteld worden. Hieronder is het rooster van zittingstermijnen van bestuursleden opgenomen en de procedure van het benoemen van de voorzitter. Procedure benoemen voorzitter (vastgesteld op ALV 3 december 2014) 1. De voorzitter van de afdeling wordt in functie door de ledenvergadering gekozen. 2. De voorzitter van de afdeling wordt conform het HR gekozen voor een periode van twee jaar. In afwijking van het in tweede lid van art 26 HR bepaald is, gaat deze termijn in op het moment dat de bestuursvoorzitter aantreedt. Het afdelingsbestuur draagt er zorg voor, dat op elk moment duidelijk is wanneer de in art 25 HR genoemde termijn voor de voorzitter van de afdeling afloopt. 3. Een vacature voor de functie voorzitter wordt door het bestuur bekend gemaakt. Het bestuur stelt voor de functie van voorzitter uiterlijk drie maanden voordat de onder 2 bedoelde termijn verstreken is de vacature open. Indien er geen sprake is van een aflopende termijn stelt het bestuur de vacature zo spoedig mogelijk na bekenwording van het aftreden van de zittende voorzitter open. 4. Er is conform het draaiboek van de afdeling een kennismakingsperiode voor de kandidaat-voorzitters in de aanloop naar hun voordracht aan de ALV. Formele inwerking geschiedt na verkiezing. 5. Het bestuur draagt alle kandidaten voor, die op het moment van de verkiezing voor de functie beschikbaar zijn; het bestuur kan aan de voordracht een aanbeveling verbinden. 6. Stemming over de invulling van de vacature voor voorzitter geschiedt schriftelijk. Als voor de vacature niet meer dan één kandidaat beschikbaar is, kan de voorzitter vragen of de vergadering stemming wenst; als geen der leden stemming wenst, wordt de voorgedragen kandidaat bij acclamatie benoemd. De benoeming van de bestuursvoorzitter gaat per direct in. De nieuw gekozen voorzitter zal dan het verder verloop van de vergadering leiden. 4

19 Rooster zittingstermijnen Hieronder is het rooster terug te vinden van de zittingsperiode van bestuursleden conform de nieuwe verdeling van de portefeuilles. De benoeming vindt plaats volgens de procedure zoals die is vastgesteld in de ALV en vervolgens is opgenomen in het huishoudelijk reglement. De ALV zal hierover op 3 december beslissen. Functie Naam Aantreden (eerste) termijn Aftreden huidige termijn Beschikbaar volgende termijn Voorzitter Amos de Jong (1) 3 dec 2014 Dec 2016 Nee Vicevoorzitter Tim Cools (2) 18 jan 2014 Jan 2016 Ntb Secretaris Erik Honig 6 mei 2014 Mei 2016 Ntb Penningmeester Jaap van der Heijden (3) 6 mei 2014 Mei 2016 Ntb AB-lid (Ledenrelaties) Esther Kersten (4) 26 jan 2013 Jan 2015 Ja AB-lid (Campagne en Acties) Jetske de Jong 18 jan 2014 Jan 2016 Ntb AB-lid (Werkgroepen en Projecten) Ralph Savelberg (5) 31 jan 2015 Jan 2017 Ntb AB-lid (Debat en Ledenberaad) AB-lid (Communicatie) Vacant (Tim Cools neemt waar) (6) Vacant (Erik Honig neemt waar) (6) Mei 2015 Mei 2017 Nvt Mei 2015 Mei 2017 Nvt (1) Tijdens de ALV van 3 december heeft Amos de Jong aangegeven niet de termijn voor twee jaar af te ronden. Hij zal tijdens de ALV van mei 2015 aftreden als voorzitter. De vacature is inmiddels uitgezet. (2) Tim Cools heeft de portefeuille van vicevoorzitter overgenomen in het najaar van (3) Jaap van der Heijden is sinds 2010 bestuurslid en bekleedt sinds mei 2014 de functie van penningmeester. (4) Esther Kersten zal herbenoemd worden tijdens de ALV van januari 2015 (5) Ralph Savelberg wordt als kandidaat-bestuurslid voorgedragen aan de ALV van 31 januari 2015 (6) De portefeuilles van Debat & ledenberaad en Communicatie zijn vacant. Deze zijn naar verwachting ingevuld per mei 2015 GROENLINKS UTRECHT STAD/Jaarplan 2015 bijlage 2-2 -