Brochure. Kerkgeheugen. helpt kerken onthouden. goedeorde kerkgeheugen versie 1507

Transcriptie

1 Brochure Kerkgeheugen helpt kerken onthouden goedeorde kerkgeheugen versie 1507

2 Kerkgeheugen In kerken en gemeenten delen we heel veel informatie met elkaar. Brieven, notulen, arbeidscontracten, pastorale verslagen, begrotingen, belangrijke documenten, , van alles! En vaak is deze informatie nog vertrouwelijk ook. Veel kerken en gemeenten hebben moeite om dat allemaal netjes op orde te houden. Daardoor raken dingen kwijt of komt informatie terecht op plaatsen waar het niet thuis hoort. Dat kost vaak tijd en frustratie, maar kan ook veel narigheid veroorzaken. Kerkgeheugen helpt om dat te voorkomen en op te lossen. Wij geloven dat de Bijbel ons leert dat alle dingen binnen de kerk op een gepaste wijze en in goede orde dienen te gebeuren (1 Korinthe 14:40). Wij geloven dat dit ook betrekking heeft op hoe wij in de kerk omgaan met informatie, documenten, vergaderingen en elkaar. Lees hierover meer in ons paspoort Digitaal rentmeesterschap dat u kunt downloaden op onze website: Inhoud Wat is Kerkgeheugen? > 3 Wat kunt u met Kerkgeheugen? > 3 Voor wie is Kerkgeheugen? > 3 Welke functionaliteiten heeft Kerkgeheugen? > 4 Wat zijn de voordelen van Kerkgeheugen? > 7 Hoe veilig is Kerkgeheugen? > 9 Wat is de techniek achter Kerkgeheugen? > 11 Van wie is het systeem Kerkgeheugen? > 11 Van wie is de informatie in Kerkgeheugen? > 13 Wat kost Kerkgeheugen? > 14 2 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

3 Wat is Kerkgeheugen? Kerkgeheugen is een dienst via internet waarmee u alle documenten binnen uw kerk of gemeente eenvoudig verzendt, digitaal gebruikt, afgeschermd beheert en duurzaam bewaart. Het is te gebruiken met PC, laptop of tablet. Kerkgeheugen staat op een zelf beheerd serverplatform in 4 verschillende Nederlandse datacentra en functioneert als digitaal archief ( e-depot ) voor heel kerkelijk Nederland. Wat kunt u met Kerkgeheugen? Met Kerkgeheugen organiseert u drie belangrijke activiteiten binnen uw kerk of gemeente slim, veilig en duurzaam: 1. Papierloos vergaderen: maak agenda s en verslagen, sla ze samen met vergaderstukken op, verspreid ze en beheer actiepunten- en besluitenlijsten. 2. Afgeschermd beheren: houd uw informatie vertrouwelijk en tegelijk goed toegankelijk via een gesloten distributiesysteem naar een persoonlijke documentenapp (tablet), die voor vergaderdeelnemers ook via internet (PC/ laptop) benaderbaar is. 3. Digitaal archiveren: bouw in een digitaal archief ( e-depot ) automatisch een doorzoekbaar, beveiligd en professioneel digitaal archief op, waaraan ook bestaande documenten en eventuele andere digitale content eenvoudig kan worden toegevoegd. Voor wie is Kerkgeheugen Kerkgeheugen is er voor scriba s, secretarissen, archivarissen, maar ook voor kerkenraden, commissies, beheerteams, beamteams, jongerenteams en pastorale teams. Eigenlijk voor iedereen in kerk of gemeente die regelmatig vergadert en (vertrouwelijke) documenten produceert, verstuurt, ontvangt of bewaart. Voor beheerders (scriba s, secretarissen en archivarissen) is Kerkgeheugen een enorme uitkomst. Het bespaart ze handen vol tijd. Maar ook vergaderdeelnemers hoeven bijvoorbeeld nooit meer te zoeken naar documenten. 3 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

4 Welke functionaliteiten heeft Kerkgeheugen? Kerkgeheugen beschikt over de volgende 3 functies: 1 Papierloos vergaderen 2 Afgeschermd beheren 3 Digitaal archiveren 1. PAPIERLOOS VERGADEREN Vroeg of laat passeren veel documenten een kerkenraad of commissie. Daarom hebben wij er voor gekozen om het vergaderproces als leidraad te nemen voor digitaal informatiebeheer in kerken. Vergaderingen zijn bijeenkomsten om gedachten uit te wisselen en besluiten te nemen. Ook kerkelijke vergaderingen worden ondersteund door agenda s, verslagen, besluitenlijsten, takenlijsten en natuurlijk door documenten waarover gesproken wordt, de vergaderstukken. Daarnaast ontstaan en circuleren er diverse andere, niet-vergadering gerelateerde documenten binnen een kerk of gemeente. De werkomgeving van Kerkgeheugen bestaat uit een webapplicatie die fungeert als centrale beheeromgeving. Deze is bereikbaar via een eigen subdomein voor uw kerk of gemeente (gemeente.kerkgeheugen.nl). De webapplicatie is solide beveiligd en door middel van persoonlijke inloggegevens toegankelijk. Het maakt niet uit welke browser u gebruikt of welk type PC. De webapplicatie is voorzien van de eigen huisstijl van de kerk of gemeente en beschikt over de volgende functies: > Het opstellen van agenda s voor en verslagen van vergaderingen. > Het verspreiden van agenda s, verslagen en vergaderstukken. > Het beheren van actiepunten- en besluitenlijsten. > Het opslaan en eventueel verspreiden van diverse soorten documenten in Kerkgeheugen. Tijdens het opslaan van documenten kan op verschillende manieren metadata aan het bestand worden toegevoegd (bijvoorbeeld het onderwerp, de auteur of de ontstaansdatum van het document). Dit is onder andere van belang voor het terug kunnen vinden van informatie, voor het bewaken van eventuele opvolging en voor het opbouwen van een gestructureerd archief. Een beheerder bepaalt bovendien welke informatie door wie mag worden ingezien, gevonden en ontvangen, en hoe lang de informatie bewaard moet worden. 4 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

5 2. AFGESCHERMD BEHEREN Voor het ontvangen van kerkelijke documenten krijgt iedereen die dat nodig heeft binnen de kerk of gemeente de beschikking over een persoonlijke documentenapp. Vanuit Kerkgeheugen is het daardoor mogelijk vergaderdeelnemers en andere kerkelijke functionarissen op een gecontroleerde wijze over voor hen bestemde documenten te laten beschikken door deze rechtstreeks voor de juiste personen beschikbaar te stellen. Daarbij kunnen allerlei restricties worden meegegeven, zoals embargo s op documenten of uiterste beschikbaarheidsdata van documenten. Doordat de documentenapp ook via internet toegankelijk is, kan iedereen met Kerkgeheugen uit de voeten. Mensen die graag met een tablet naar de vergadering gaan worden hiermee geheel ondersteund, maar mensen die liever een laptop gebruiken of hun stukken printen kunnen dat nog steeds doen. Het spreekt voor zich dat in dat laatste geval de grip op waar de informatie terechtkomt vermindert. Een belangrijk voordeel van het gebruik van een tablet is de mogelijkheid om opmerkingen in documenten digitaal op te slaan, zonder het risico te lopen ze kwijt te raken, en de mogelijkheid om deze aantekeningen te delen met anderen. 3. DIGITAAL ARCHIVEREN Behalve dat alle digitale informatie van kerk of gemeente veilig is opgeslagen, garandeert het duurzaam digitale archief ook dat deze informatie op de lange termijn toegankelijk is en blijft. Daartoe wordt deze informatie in universele bestandsformaten opgeslagen en beheerd. Kerkgeheugen bewaakt daarbij de authenticiteit, integriteit en compatibiliteit van alle in Kerkgeheugen opgeslagen informatie. Tevens houdt Kerkgeheugen rekening met bewaartermijnen. 5 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

6 Kerken die op een koninklijke wijze omgaan met informatie over het Koninkrijk 6 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

7 Wat zijn de voordelen van Kerkgeheugen? Kerkgeheugen voorkomt digitale dementie in uw kerk of gemeente. Voor scriba s en secretarissen Gemakkelijk opstellen van agenda s en verslagen (inclusief besluitenlijsten en actiepunten) vanuit één online omgeving, waarbij opvolging en monitoring van vergaderuitkomsten overzichtelijk in beeld blijft. Geen zwervende documenten meer op thuis- of privécomputers, doordat elke vergaderdeelnemer of kerkelijke functionaris praktisch en veilig bereikbaar is via de eigen persoonlijke documentenapp. Van agenda s en vergaderstukken maakt Kerkgeheugen één complete vergaderbundel in pdf-formaat met ingebouwde navigatiemogelijkheden, zodat er gemakkelijk in gebladerd kan worden bij digitaal lezen en raadplegen. Voor vergaderdeelnemers Alle documenten in een eigen, veilige, afgeschermde en online bereikbare documentenapp, inclusief een app voor raadpleging op een tablet. Altijd en overal de juiste documenten bij de hand, in de juiste versie. In de meegeleverde app kunnen aantekeningen worden gemaakt die altijd bewaard blijven en die met anderen kunnen worden gedeeld. Bijvoorbeeld met de voorzitter, of met andere vergaderdeelnemers. Maar even makkelijk kunnen besluiten worden teruggezocht of openstaande actiepunten geraadpleegd. Overdracht Fysieke overdracht van mappen, PC s of gegevensdragers is niet langer nodig. Op het moment dat de account van een vertrekkende functionaris wordt geblokkeerd of opgeheven, kan deze nergens meer bij. Vanaf het moment dat een opvolgende functionaris over een inlogaccount beschikt, kan deze bij alle informatie waarop hij of zij recht heeft. Doorzoekbaarheid Alle informatie die in Kerkgeheugen wordt gecreëerd of opgeslagen is volledig doorzoekbaar. Documenten die van buitenaf in Kerkgeheugen worden opgeslagen zijn eveneens volledig doorzoekbaar, mits het pdf-bestanden zijn waarop tekstherkenning ( OCR ) is toegepast. Overigens kunnen in Kerkgeheugen verschillende tekstgeoriënteerde bestandsformaten worden geconverteerd naar pdf, waarbij automatisch tekstherkenning wordt toegepast. Zo wordt digitale informatie beter ontsloten en toegankelijk, en dus makkelijker terug te vinden. 7 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

8 Archivering Een agenda opstellen of versturen moet toch gebeuren. Doet u dit vanuit Kerkgeheugen, dan is de informatie daarin meteen veilig en toegankelijk opgeslagen én gearchiveerd. Het opvragen (door een archivaris) of overdragen (door een scriba of secretaris) van informatie om in het archief te worden opgenomen, is door het gebruik van Kerkgeheugen verleden tijd. Geen extra handelingen dus, maar juist minder! Dossiervorming Als alle informatie in Kerkgeheugen wordt opgeslagen, kan voorkomen worden dat bepaalde dossiers incompleet raken. Compleetheid van dossiers is van belang bij rechtshandelingen of in het geval van kerkelijke conflicten. Ook bij geschillenbeslechting door een burgerlijke rechter is het erg belangrijk dat een dossier op orde en compleet is. Naslagfunctie Door het opbouwen van een verzameling documenten ontstaat een kerkelijke informatiebibliotheek met een schat aan kennis en ervaring. Wanneer bijvoorbeeld alle besluiten die genomen zijn in Kerkgeheugen worden vastgelegd, geeft Kerkgeheugen antwoord op een vraag als: wat is er in de afgelopen tien jaar door de kerkenraad besloten over het onderwerp catechisatie. Niet alleen handig voor nieuwe kerkenraadsleden, maar ook een nuttige ondersteuning voor continuïteit en het voorkomen van zwalkend beleid of dubbele vergadertijd. Toegankelijkheid op lange termijn Het digitale kerkelijke archief is professioneel opgeslagen en staat niet langer op één of meerdere lokale PC s bij mensen thuis, op kwetsbare gegevensdragers of in verouderde bestandsformaten opgeslagen. Daarmee is de toegankelijkheid ook op de langere termijn gewaarborgd voor diegenen die toegang tot dit digitale archief of e-depot mogen hebben. 8 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

9 Hoe veilig is Kerkgeheugen? Kerkgeheugen is een zogenaamde cloud- of SaaS-dienst (SaaS betekent: Software-as-a-Service) die voldoet aan de ICT-beveiligingsrichtlijnen voor webapplicaties van het Nationaal Cyber Security Centrum (onderdeel van het Ministerie van Veiligheid en Justitie) en ISO gecertificeerd is. Dit is een internationale norm waarin eisen zijn vastgelegd voor een managementsysteem om de beveiliging van informatie te beheersen. Daarbij zijn tevens de richtlijnen en beheersmaatregelen van ISO geïmplementeerd. Kerkgeheugen staat op een zelf beheerd serverplatform, en daarmee in een eigen private cloud voor kerkelijk Nederland. Daarmee wordt voorkomen dat informatie van kerken en gemeenten op anonieme, mondiale servers ergens in de wereld staat opgeslagen, er geen grip meer is op waar de informatie terechtkomt én wie er bij kan. Dit nadeel doet zich voor bij het gebruik van gratis diensten als icloud (Apple), Drive of Gmail (Google), SkyDrive (Microsoft), Dropbox en soortgelijke aanbieders. We zetten gratis tussen haakjes, omdat de prijs die voor deze gratis diensten wordt betaald o.a. bestaat uit het (anoniem) gebruiken van de informatie voor commerciële doeleinden door de betreffende aanbieders. Gebruikersrollen en een bijbehorende autorisatiestructuur regelen dat informatie die in Kerkgeheugen wordt opgeslagen selectief beschikbaar is voor wie met het systeem werkt en voor wie het systeem raadpleegt. Zo is het voor een commissielid bijvoorbeeld niet mogelijk om documenten van de kerkenraad in te zien. Andersom zou dit wel kunnen, indien gewenst. Kerkgeheugen zorgt voor opslag van informatie. Het voordeel voor een kerk of gemeente is dat daarmee een back-up van alle digitale informatie wordt gerealiseerd. De echte geruststelling zit echter in het feit dat deze informatie niet alleen digitaal wordt opgeslagen en gebackupt, maar ook digitaal wordt gearchiveerd. Digitale archivering waarborgt dat informatie authentiek blijft, niet corrupt raakt maar integer blijft, en ook over langere tijd en op lange termijn nog steeds toegankelijk is. 9 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

10 Ontzorger met passie voor innovatie en het kerkelijk leven Wat is de techniek achter Kerkgeheugen? 10 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

11 Wat is de techniek achter Kerkgeheugen? Kerkgeheugen is een dienst via internet. Een kerk of gemeente heeft geen software of computerprogramma nodig, en ook geen eigen servers. Via internet is alle informatie die in Kerkgeheugen wordt opgeslagen 24 uur per dag en 7 dagen per week online toegankelijk voor diegenen die er toegang toe mogen hebben. Kerkgeheugen wordt op eigen servers in vier verschillende Nederlandse datacentra gehost (Amsterdam, Rotterdam, Zoetermeer en Apeldoorn). Zo slaat het systeem alle informatie dus op meerdere plekken tegelijk op en kan er dus moeilijk iets kwijtraken. En speciaal voor deskundigen: onze servers hosten alleen Kerkgeheugen. Andere partijen hebben dus geen toegang tot onze servers. Een kerk of gemeente die van Kerkgeheugen gebruik maakt, betaalt voor het gebruik van de webapplicatie van Kerkgeheugen met alle bijhorende functionaliteiten, en voor de eigen - volledig afgeschermde - opslagcapaciteit. Elke kerk of gemeente die van Kerkgeheugen gebruik maakt, profiteert van de schaal- en collectiviteitsvoordelen die een dergelijk omvangrijk platform biedt. Dit vertaalt zich onder andere in dalende tarieven bij een toenemend aantal gebruikers. Ook permanente innovatie en uitbreiding van Kerkgeheugen in zowel functionaliteit als techniek komen ten goede aan alle gebruikers. Daardoor voorkomen we dat iedereen zelf het wiel moet uitvinden. Sterker nog: door het delen van kennis en ervaring is maximale synergie mogelijk in het realiseren van de beste oplossing voor alle gebruikers tegen minimale kosten. Van wie is het systeem Kerkgeheugen? Achter Kerkgeheugen staan partijen die (delen van) de beschikbaar gestelde functionaliteit en techniek hebben ontwikkeld voor het bedrijfsleven en voor overheidsorganisaties. Zo werkt een groot deel van de Nederlandse gemeenteraden met (delen van) de functionaliteit binnen Kerkgeheugen, maar ook gerenommeerde profit- en non-profitorganisaties. Kerken hebben dus de mogelijkheid gebruik te maken van een professioneel systeem, gebaseerd op bewezen techniek, voor een ideële prijs. Voor een enkele plaatselijke kerk of gemeente zou een dergelijk sterk en betrouwbaar systeem normaal gesproken om financiële redenen buiten bereik blijven. 11 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

12 Een professioneel en betaalbaar digitaal archief voor heel kerkelijk Nederland 12 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

13 Kerkgeheugen wordt geëxploiteerd door de besloten vennootschap GoedeOrde. Dat betekent dat GoedeOrde als contractspartij optreedt, met een plaatselijke kerk of gemeente als opdrachtgever en gebruiker. De webapplicatie, app en de archieftechniek zijn en blijven juridisch eigendom van de verschillende leveranciers. Hun dienstverlening ten behoeve van Kerkgeheugen wordt contractueel vastgelegd in een leveranciersovereenkomst met GoedeOrde. Door middel van zogenaamde escrow-regelingen zorgen we er voor dat zelfs als er iets met één of meer leveranciers zou gebeuren de opgeslagen data altijd toegankelijk blijft voor de opdrachtgever. Zo is de continuïteit van de dienstverlening en de overdracht van de informatie onder alle omstandigheden gegarandeerd. De Stichting Kerkgeheugen (i.o.) behartigt de belangen van alle opdrachtgevers. In geval van calamiteiten zijn kerken en gemeenten vertegenwoordigd in de Stichting die namens hen kan optreden bij het garanderen van de veiligstelling van alle informatie. Bij de Stichting Kerkgeheugen worden vertegenwoordigers aangezocht uit alle kerkverbanden of overkoepelende organisaties waar van Kerkgeheugen gebruikmakende kerken en gemeenten bij zijn aangesloten. Van wie is de informatie in Kerkgeheugen? Alle informatie die in Kerkgeheugen wordt opgeslagen is en blijft eigendom van de opdrachtgever. GoedeOrde noch de Stichting Kerkgeheugen neemt enig eigendomsrecht over en verwerft ook geen enkel recht op de opgeslagen informatie. Aan het einde van een contractstermijn is alle informatie beschikbaar om overgedragen te worden en eventueel elders onder te brengen. Alle opgeslagen informatie in Kerkgeheugen zal vervolgens vernietigd worden, tenzij de ingestelde bewaartermijnen (nog) niet verstreken zijn. Overigens is het ook altijd mogelijk om tussentijds een volledige back-up van alle informatie uit Kerkgeheugen te exporteren. Omdat alle informatie in Kerkgeheugen staat opgeslagen in een eigen, private cloud, zal deze informatie nimmer aan enige derde beschikbaar worden gesteld, noch voor enig ander (commercieel of niet-commercieel) doel worden gebruikt. Bovenstaande zaken liggen vast in de te sluiten gebruiksovereenkomst. 13 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

14 Van wie is het systeem Kerkgeheugen? GoedeOrde is een organisatie met een maatschappelijke drive en doelstelling. Wij beseffen terdege dat kerken en gemeenten (kleinere of grotere) vrijwilligersorganisaties zijn met beperkte financiële budgetten. Maar kerken hebben een speciaal plekje in ons hart. Daarom laten wij hen de vruchten plukken van onze aanpak: Onze tarieven dalen hoe meer kerken en gemeenten Kerkgeheugen gebruiken. Actuele details daarover vindt u op onze website. Wij laten langdurig arbeidsongeschikten via werkervaringsplaatsen onze servicedesk runnen. Het onderliggende platform wordt in andere markten dan de kerkelijke markt commercieel geëxploiteerd. GoedeOrde, ontzorger met passie voor innovatie én het kerkelijk leven, biedt kerken en gemeenten daarmee een professionele oplossing voor een (maat) schappelijk tarief. Het tarief voor een abonnement op Kerkgeheugen is afhankelijk van het aantal kerken en gemeenten dat er gebruik van maakt en bedraagt op dit moment 968 per jaar Daarbij is inbegrepen: een vergoeding voor het gebruik van de webapplicatie en de app; de kostprijs voor 100 GB archiefcapaciteit; helpdeskadvisering en -ondersteuning via onze servicedesk, per , portal of telefonisch (bereikbaar op werkdagen van 8.30 uur tot uur); onderhoud en upgrades van webapplicatie, app en archiefsysteem. opstart- en implementatiewerkzaamheden: De opstart- en implementatiewerkzaamheden bestaan uit de volgende zaken: het klaarzetten en inrichten van een eigen omgeving; het grafisch vormgeven van inrichting en documentlayouts (daarbij wordt de eigen huisstijl als uitgangspunt genomen); instructie aan één of meer beheerders, waarbij één beheerder de rol van lokale applicatiebeheerder op zich neemt. Eén sessie wordt op locatie gegeven, eventuele vervolgsessies gebeuren op afstand met behulp van Skype en/of TeamViewer. 14 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

15 EXTRA OPTIES Uitbreiding van de standaard archiefcapaciteit van 100 GB is mogelijk. De jaarlijkse kostprijs daarvan bedraagt 199 per 50 gb. We helpen kerken ook om bestaande papieren archieven om te zetten naar een duurzaam digitaal archief door dit te integreren in Kerkgeheugen. De kosten voor het omzetten van fysiek materiaal naar digitale bestanden worden op basis van maatwerk geoffreerd. Digitale documenten uit het (recente) verleden kunnen uiteraard rechtstreeks in Kerkgeheugen worden opgeslagen. Soms loont het de moeite of is het noodzakelijk om informatie van oude gegevensdragers te halen. De kosten hiervan worden eveneens op basis van maatwerk geoffreerd. CONDITIES Alle genoemde tarieven zijn inclusief BTW. Op al onze gebruiksovereenkomsten zijn de Nederland ICT Voorwaarden van toepassing zoals laatstelijk gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Midden-Nederland onder nummer Deze zijn te downloaden van onze website. Gebruiksovereenkomsten worden aangegaan voor de duur van 1 jaar, met stilzwijgende verlenging van telkens 1 jaar en een opzegtermijn van 1 maand. Opzegging van gebruiksovereenkomsten is schriftelijk of per mogelijk. De tarieven zijn vast voor de duur van de gebruiksovereenkomst, met uitzondering van een eventuele jaarlijkse inflatiecorrectie op basis van de relevante cbs-index, steeds per 1 januari. Facturatie vindt plaats op basis van vooruitbetaling per jaar, betaling dient binnen 14 dagen plaats te vinden. 15 goedeorde kerkgeheugen versie 1507

16 helpt kerken onthouden Spuiboulevard 370 Postbus AJ Dordrecht t e info@goedeorde.nl W