dat SOVEE als doelstelling heeft het voorkomen en bestrijden van achterstandsituaties en risico s in onderwijs en opvoeding;

Transcriptie

1 PRIVACYREGLEMENT SOVEE Het bestuur van SOVEE In aanmerking nemende de Wet bescherming persoonsgegevens; artikel 8 EVRM; artikel 10 Grondwet; artikel 272 Wetboek van Strafrecht; artikel 53 lid 3 Wet op de jeugdzorg; de Beroepscode van de maatschappelijk werker; de Gedragscode van het Nederlands Instituut van Psychologen; de Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen de Samenwerkingsafspraken Jong Centraal, Centrum voor Jeugd en Gezin d.d waarvan deel uit maken: het Privacyreglement van Jong Centraal en de eigen protocollen en richtlijnen van de partners van Jong Centraal als het gaat om signalen van kindermishandeling of huiselijk geweld; de Samenwerkingsovereenkomst Verwijsindex [datum van ondertekening]; Overwegende dat SOVEE als doelstelling heeft het voorkomen en bestrijden van achterstandsituaties en risico s in onderwijs en opvoeding; dat SOVEE deze doelstelling onder meer tracht te bereiken door: - het bieden van verschillende vormen van ondersteuning en training aan ouders, beroepskrachten en aan jongeren in geval van achterstandssituaties en risico s in onderwijs en opvoeding; - het vergroten van onderwijskansen en het versterken van maatschappelijke posities met name in achterstandssituaties en in geval van risico s; - het voorkomen dat jeugdigen vroegtijdig hun school of hun opleiding verlaten. dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van jeugdigen en hun opvoeders te verwerken; dat SOVEE deze verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders nader wenst te reguleren. Stelt het volgende reglement vast met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders. 1

2 Artikel 1 Begripsbepalingen beroepskracht bestand betrokkene bijzondere persoonsgegevens cliënt de persoon die namens SOVEE professionele diensten verleent aan een cliënt; gestructureerd geheel van persoonsgegevens van cliënten in verband met de doelstelling van SOVEE, alsmede het daarvan afgezonderd gestructureerd geheel van persoonsgegevens in verband met de front office-taken die SOVEE ten behoeve van Jong Centraal, het Centrum voor Jeugd en Gezin in Amersfoort uitvoert; de cliënt of een andere persoon op wie een persoonsgegeven dat is opgenomen in het bestand betrekking heeft; persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod; de jeugdige en/of zijn opvoeder aan wie SOVEE één of meer van zijn diensten verleent; contact - gegevens derde dienstverlening huiselijk geweld jeugdige naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoonnummer en adres van een jeugdige en/of zijn opvoeder alsmede de naam van de beroepskracht die contact heeft (gehad) met de cliënt, een aanduiding van de aard van de contacten die de cliënt met SOVEE onderhoudt of heeft onderhouden, de datum waarop deze contacten zijn ontstaan en eventueel de datum waarop deze contacten zijn afgesloten; iedere instelling of persoon, niet zijnde de cliënt, de beroepskracht, de vrijwilliger, de gemeente of SOVEE; iedere vorm van hulp, begeleiding of ondersteuning die door SOVEE aan een individuele cliënt wordt geboden; (dreigen met) geweld, op enigerlei locatie, door iemand uit de huiselijke kring, waarbij onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld en vrouwelijke genitale verminking; persoon tot 23 jaar; 2

3 Jong Centraal het samenwerkingsverband van instellingen in de gemeente Amersfoort dat gezamenlijk de functies van het Centrum voor Jeugd en Gezin vervult en waarvan SOVEE als partner deel uit maakt; kindermishandeling opvoeder ouder overige persoonsgegevens persoonsgegeven SOVEE stagiaire toestemming verantwoordelijke iedere vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking en het getuige zijn van huiselijk geweld; de persoon die als ouder of anderszins een jeugdige als behorend tot zijn gezin verzorgt en opvoedt; de persoon die op grond van de bepalingen in het Burgerlijk Wetboek de vader of de moeder is van een jeugdige; alle persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van een cliënt, niet zijnde contactgegevens, die door SOVEE worden vastgelegd en anderszins verwerkt, met het oog op de dienstverlening aan de cliënt; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare persoon; Stichting Onderwijs Voorrang Eemland; de persoon die, onder verantwoordelijkheid van een beroepskracht en in het kader van een opleiding, tijdelijk werkzaam is bij SOVEE en die geen zelfstandige taken uitvoert of beslissingen neemt op basis van dit reglement; elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betrekking hebbende persoonsgegevens worden verwerkt; het bestuur van SOVEE, voor het uitoefenen van de rechten door betrokkenen zoals omschreven in de artikelen 16, 17 en 18 van dit reglement, de directeur van SOVEE; 3

4 verwerken van persoonsgegevens vrijwilliger wettelijk vertegenwoordiger iedere handeling, of ieder geheel van handelingen, met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; de persoon die anders dan als beroepskracht namens SOVEE diensten verleent aan een cliënt; de persoon die het gezag uitoefent over een minderjarige cliënt of betrokkene, of die door de rechter is benoemd tot curator, bewindvoerder of mentor over een meerderjarige cliënt of betrokkene. I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het doel van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement is het voorkomen en bestrijden van achterstandsituaties en risico s in onderwijs en opvoeding, in het bijzonder door: - het bieden van ondersteuning aan ouders, beroepskrachten en aan jongeren in geval van achterstandssituaties en risico s in onderwijs en opvoeding; - het vergroten van onderwijskansen met name in achterstandssituaties en in geval van risico s; - het voorkomen dat jeugdigen vroegtijdig hun school of hun opleiding verlaten. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door SOVEE in verband met de dienstverlening aan een individuele cliënt. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, elektronisch of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de cliënt. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 4

5 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van cliënten afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Dit beveiligingsplan is als bijlage 1 toegevoegd aan dit reglement. 4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 5. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Artikel 5 Informatie aan de cliënt 1. In een eerste contact van SOVEE met een nieuwe cliënt, informeert de beroepskracht die namens SOVEE optreedt, de cliënt over de verwerking van persoonsgegevens door SOVEE. De beroepskracht legt uit welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt en welke rechten de cliënt kan uitoefenen met betrekking tot de verwerking van zijn gegevens. Ook informeert de beroepskracht de cliënt over de identiteit van de verantwoordelijke. 2. Is het verstrekken van de informatie zoals bedoeld in lid 1 niet mogelijk op het moment dat de persoonsgegevens worden gevraagd, dan draagt de beroepskracht die de persoonsgegevens heeft opgevraagd en vastgelegd, er zorg voor dat deze informatie zo spoedig mogelijk alsnog aan de cliënt wordt verstrekt. 3. Ontvangt SOVEE persoonsgegevens van een cliënt van een derde, dan draagt SOVEE er zorg voor, dat de cliënt zo spoedig mogelijk wordt geïnformeerd over deze verkrijging en over de herkomst ervan. Ook wordt dan aan hem de informatie verstrekt zoals omschreven in lid 1. II. HET BESTAND Artikel 6 Vastleggen van persoonsgegevens in het bestand en bewaartermijn van deze gegevens 1. SOVEE legt uitsluitend die persoonsgegevens van een cliënt in het bestand vast, die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige dienstverlening aan de cliënt. 2. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens vastgelegd in het bestand met uitzondering van: a. persoonsgegevens over de gezondheid van de cliënt indien en voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de dienstverlening aan de cliënt; b. persoonsgegevens omtrent het geboorteland van de cliënt of zijn ouder(s) uitsluitend voorzover strikt noodzakelijk voor de dienstverlening aan de cliënt gericht op het voorkomen en wegnemen van achterstanden in verband met deze herkomst; c. strafrechtelijke gegevens, voor zover deze gegevens zijn verstrekt aan SOVEE op grond van de Wet politiegegevens en de gegevens strikt noodzakelijk zijn voor de dienstverlening aan de cliënt. 5

6 3. SOVEE bewaart de persoonsgegevens die zij op basis van lid 1 vastlegt, niet langer dan noodzakelijk is voor zorgvuldige dienstverlening aan de cliënt en in ieder geval niet langer dan vijf jaar na afsluiting van de contacten tussen de cliënt en SOVEE, tenzij een langere bewaartermijn door SOVEE noodzakelijk wordt geacht in verband met zorgvuldige dienstverlening aan de cliënt of aan leden van het gezin van de cliënt. 4. In bijlage 2 van dit reglement bepaalt SOVEE, met in achtneming van het bepaalde in dit artikel per werkveld welke persoonsgegevens van een cliënt worden vastgelegd. 5. Indien gegevens in het bestand worden vastgelegd die afkomstig zijn van derden, wordt de herkomst van deze gegevens eveneens in het bestand vermeld. 6. Indien het ten behoeve van onderzoek, beleidsvorming of beleidsevaluatie noodzakelijk is de persoonsgegevens in het bestand, na het verstrijken van de bewaartermijn zoals omschreven in lid 3, nog langer te bewaren, draagt SOVEE er zorg voor dat de gegevens niet meer zijn te herleiden tot een individuele persoon. Artikel 7 Toegang tot het bestand 1. Alle beroepskrachten en stagiaires hebben, voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening, toegang tot de contactgegevens van cliënten die zijn opgenomen in het bestand. 2. De beroepskrachten en stagiaires die direct betrokken zijn bij de dienstverlening aan een individuele cliënt, hebben, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening, ook inzage in de overige persoonsgegevens van de cliënt die zijn vastgelegd in het bestand, voor zover deze gegevens zijn vastgelegd met het oog op dienstverlening in het betreffende werkveld. 3. Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast inzage in de contactgegevens en de overige persoonsgegevens van cliënten: - vervangers van beroepskrachten; - beroepskrachten met administratieve en technische taken; - beroepskrachten met begeleidende of leidinggevende taken; - beroepskrachten en anderen die betrokken zijn bij de afhandeling van klachten over de dienstverlening die door SOVEE is of wordt geboden; - de verantwoordelijke. 4. Een vrijwilliger heeft uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens in het bestand voor zover het gegevens betreffen van cliënten die zijn vastgelegd in het kader van het project waaraan deze vrijwilliger verbonden is. 5. Aan een beroepskracht, een stagiaire of een vrijwilliger die op grond van dit artikel toegang heeft tot persoonsgegevens van een cliënt in het bestand, kunnen deze gegevens ook door een andere beroepskracht worden verstrekt. Artikel 8 Verstrekking van persoonsgegevens over eerdere of andere diensten van SOVEE Indien een beroepskracht, op basis van zijn toegang tot de contactgegevens of anderszins, vaststelt dat SOVEE de cliënt een ander type diensten biedt of heeft geboden, of dat aan een lid van zijn gezin diensten zijn of worden geboden, verstrekt de beroepskracht die deze diensten biedt of heeft geboden, op verzoek van de eerstgenoemde beroepskracht, de persoonsgegevens van de cliënt, of een lid van zijn gezin, die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige dienstverlening. 6

7 Artikel 9 Verstrekken van persoonsgegevens uit het bestand aan de gemeenten en vastleggen van persoonsgegevens die door de gemeenten worden verstrekt 1. Als uitvoerder van de gemeentelijke taak om achterstandssituaties in het onderwijs te bestrijden, verstrekt SOVEE uit het bestand persoonsgegevens van cliënten aan de gemeente van de woon of opleidingsplaats van de cliënt, voor zover het verstrekken van deze gegevens noodzakelijk is voor de taakuitoefening van de betreffende gemeente. 2. De persoonsgegevens die SOVEE als uitvoerder van de gemeentelijke taak om achterstandssituaties in het onderwijs te bestrijden, van de in lid 1 bedoelde gemeente ontvangt, legt SOVEE vast in het bestand, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de taakuitoefening van SOVEE en vermeldt bij de vastlegging de herkomst van de gegevens. III. VERSTREKKEN VAN PERSOONSGEGEVENS UIT HET BESTAND AAN DERDEN Artikel 10 Het vragen van toestemming voor het verstrekken van persoonsgegevens uit het bestand aan derden 1. De beroepskracht vraagt, voordat hij persoonsgegevens van een cliënt aan een derde verstrekt, toestemming voor deze verstrekking aan de cliënt. Deze toestemming wordt pas gevraagd nadat de cliënt is geïnformeerd over het doel van de verstrekking, de persoon aan wie, of de instelling waaraan, de gegevens zullen worden verstrekt en de aard van de gegevens die zullen worden verstrekt. 2. Indien de cliënt blijk geeft van bezwaren tegen de verstrekking zoals bedoeld in lid 1, beziet de beroepskracht of het mogelijk is (gedeeltelijk) tegemoet te komen aan de bezwaren van de cliënt tegen de verstrekking opdat de cliënt alsnog zijn toestemming kan geven. 3. De toestemming zoals bedoeld in lid 1 en lid 2 wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven door middel van een toestemmingsformulier dat SOVEE daarvoor beschikbaar heeft. Indien de toestemming mondeling wordt gegeven, maakt de beroepskracht een aantekening van de verkregen toestemming, of van de weigering van de toestemming, in het bestand. 4. Indien geen toestemming voor de verstrekking van persoonsgegevens aan een derde wordt gegeven, of kan worden gevraagd, vindt deze verstrekking niet plaats tenzij de beroepskracht die direct bij de dienstverlening aan de cliënt is betrokken tot het oordeel komt dat: - de cliënt, of een lid van het gezin van de cliënt, in een ernstige situatie verkeert; - verstrekking van persoonsgegevens aan een derde noodzakelijk is om deze situatie te verbeteren. 5. Over een verstrekking aan een derde op grond van lid 4 overlegt de beroepskracht vooraf met een leidinggevende. 6. Over een verstrekking aan een derde op grond van dit artikel maakt de beroepskracht een aantekening in het bestand. In geval van een verstrekking zonder toestemming van de cliënt op grond van lid 4, beschrijft hij ook de belangen die zijn afgewogen bij het nemen van dit besluit en de naam en de functie van de persoon of de personen met wie hij overleg heeft gevoerd over de verstrekking. 7

8 7. De stagiaire en de vrijwilliger verstrekken geen persoonsgegevens aan derden. Indien een dergelijke verstrekking naar het oordeel van de stagiaire of de vrijwilliger noodzakelijk is, wendt hij zich tot een beroepskracht, die over de verstrekking beslist op basis van de bepalingen van dit reglement. Artikel 11 Melden van een jeugdige 1. Bij het melden van een jeugdige in de verwijsindex volgt de beroepskracht de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst Verwijsindex 2. Hij bespreekt de risico s die hij signaleert en de melding zo mogelijk vooraf met de wettelijk vertegenwoordiger(s) van de jeugdige en met de jeugdige zelf indien hij 12 jaar of ouder is. Is het niet mogelijk om de risico s en de melding vooraf te bespreken, dan bespreekt de beroepskracht de risico s en de melding zo spoedig mogelijk nadat hij de melding heeft gedaan. 3. Indien de melding leidt tot contact en overleg met een andere meldingsbevoegde van buiten SOVEE, is op de verstrekking van persoonsgegevens van de cliënt artikel 10 van dit reglement van toepassing. Artikel 12 Melden van kindermishandeling en huiselijk geweld 1. Indien een beroepskracht vermoedt dat een cliënt op enigerlei wijze betrokken zou kunnen zijn bij kindermishandeling of huiselijk geweld, volgt hij/zij de protocollen en richtlijnen van de eigen instelling. 2. Indien een beroepskracht door het Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) wordt benaderd met een verzoek om, in het kader van een onderzoek naar een vermoeden van kindermishandeling, persoonsgegevens te verstrekken van een cliënt, heeft de beroepskracht het recht het AMK de voor dit onderzoek noodzakelijke geachte gegevens te verstrekken aan het AMK, zonodig zonder toestemming van de cliënt. Zo mogelijk informeert de beroepskracht de cliënt over deze verstrekking. Artikel 13 Aangifte bij de politie 1. Indien SOVEE kennis draagt van een strafbaar feit dat door of tegen een cliënt is gepleegd, kan zij daarvan, zonodig zonder toestemming of medeweten van de cliënt, aangifte doen bij de politie indien: a. de ernst van het feit daartoe aanleiding geeft; of b. een strafrechtelijke interventie noodzakelijk lijkt om het slachtoffer van het strafbaar feit te beschermen en/of om de pleger in een gedwongen kader hulp te kunnen bieden; of c. de veiligheid van de cliënt of een lid van zijn gezin, van de beroepskrachten, de stagiaires of de vrijwilligers, of die van anderen tot de aangifte noodzaakt. 2. De cliënt wordt, zo mogelijk vooraf, geïnformeerd over de aangifte, tenzij hiervan moet worden afgezien in verband met de veiligheid van de cliënt, een lid van het gezin van de cliënt, van de beroepskracht, de vrijwilliger of de stagiaire, of die van anderen. 3. Van de aangifte bij de politie wordt een aantekening gemaakt in het bestand met vermelding van de omstandigheden die tot de aangifte aanleiding gaven en een beschrijving van de belangen die zijn afgewogen. 8

9 IV. VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS IN VERBAND MET STRUCTURELE SAMENWERKING MET ANDERE INSTELLINGEN Artikel 14 Structurele deelname aan extern overleg 1. Over structurele deelname van SOVEE aan extern overleg met andere beroepskrachten van buiten SOVEE waarin persoonsgegevens van cliënten worden verwerkt, beslist de directeur van SOVEE. 2. De directeur, zoals bedoeld in lid 1, toetst ter voorbereiding van zijn besluit of voldaan is aan de volgende voorwaarden: - het extern overleg heeft (mede) tot doel het gezamenlijk bieden, of het op elkaar afstemmen van ondersteuning, begeleiding of diensten aan cliënten; - het extern overleg is noodzakelijk voor het afstemmen of het bieden van deze ondersteuning, begeleiding of diensten; - de verwerking van persoonsgegevens in het extern overleg vindt plaats conform de wettelijke regelingen en is vastgelegd in een convenant of reglement dat, gelet op dit reglement, door SOVEE kan worden ondertekend, of zo dit nog niet het geval is, dan maakt hij afspraken over de wijze waarop en de termijn waarbinnen een dergelijk convenant of reglement gerealiseerd zal worden. 3. Op de verstrekking van persoonsgegevens van cliënten door SOVEE in een extern overleg is dit reglement van toepassing. Artikel 15 Uitoefenen van taken van de frontoffice van Jong Centraal, het Centrum voor Jeugd en Gezin in Amersfoort 1. Indien de beroepskrachten van SOVEE taken van de frontoffice van Jong Centraal, het Centrum voor Jeugd en Gezin in Amersfoort, uitoefenen, volgen zij de bepalingen van het privacyreglement Jong Centraal, het Centrum voor Jeugd en Gezin in Amersfoort. IV. RECHTEN VAN CLIËNTEN EN ANDERE BETROKKENEN Artikel 16 Inzage in de persoonsgegevens in het bestand 1. Cliënten en andere betrokkenen hebben inzage in de gegevens die over hen in het bestand zijn opgenomen. 2. Een verzoek om inzage wordt schriftelijk ingediend bij SOVEE. 3. Inzage kan worden geweigerd indien en voor zover: a. zwaarwegende privacybelangen van een derde door de inzage kunnen worden geschaad; b. de inzage naar het oordeel van SOVEE in strijd moet worden geacht met een zorgvuldige dienstverlening aan de cliënt; c. de inzage naar het oordeel van SOVEE een gevaar vormt voor de veiligheid van de cliënt, een lid van het gezin van de cliënt, van de beroepskracht, de stagiaire of de vrijwilliger, of die van anderen. 4. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken op het verzoek om inzage. In geval van een (gedeeltelijke) afwijzing stelt de verantwoordelijke zijn reactie op schrift en bevat deze reactie de redenen van de afwijzing. 5. Het recht op inzage omvat het recht op afschrift. 9

10 Artikel 17 Informatierecht 1. Cliënten en andere betrokkenen kunnen de verantwoordelijke schriftelijk verzoeken hen mede te delen of er, in het jaar voorafgaande aan het verzoek, op hen betrekking hebbende persoonsgegevens zijn verstrekt aan personen die geen deel uitmaken van SOVEE, waarover zij niet eerder zijn geïnformeerd. 2. De verantwoordelijke verstrekt daarover, binnen vier weken na ontvangst van het verzoek, informatie aan de verzoeker. Deze informatie kan worden geweigerd op de gronden zoals omschreven in artikel 16 lid 3. Artikel 18 Correctierecht 1. Nadat cliënten en andere betrokkenen op grond van artikel 16 inzage in de gegevens hebben gehad, of op grond van artikel 17 zijn geïnformeerd, kunnen zij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn, gelet op het doel van de verwerking. 2. Zijn cliënten of andere betrokkenen, zoals bedoeld in lid 1, het niet eens met een oordeel over hen dat is vastgelegd in het bestand, dan kunnen zij de verantwoordelijke verzoeken hun eigen verklaring omtrent dit oordeel aan hun gegevens toe te voegen. 3. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en lid 2. Artikel 19 Klachtrecht 1. Onverminderd de rechten die de cliënten en andere betrokkenen zijn toegekend in de Wet bescherming persoonsgegevens, in andere wetgeving en in dit reglement, kunnen zij een schriftelijke klacht indienen bij de directeur van SOVEE indien zij menen dat hun persoonsgegevens door SOVEE zijn verwerkt op een wijze die in strijd is met de wet of met dit reglement. 2. De directeur geeft binnen zes weken na ontvangst van de klacht, nadat hij de klager en de bij de verwerking betrokken beroepskracht in de gelegenheid heeft gesteld om hun zienswijze op de bestreden verwerking te geven, schriftelijk en gemotiveerd een reactie op deze klacht. Artikel 20 Positie van een jeugdige cliënt of betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger 1. De rechten die op grond van dit reglement toekomen aan een cliënt, dan wel aan een andere betrokkene, worden uitgeoefend indien de cliënt of de andere betrokkene: - nog geen 12 jaar oud is, door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s); - tussen de 12 en 16 jaar oud is, door hem zelf én door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s); - 16 jaar of ouder is, door hem zelf. 2. Is de cliënt of de andere betrokkene 12 jaar of ouder, maar naar het oordeel van SOVEE niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden zijn rechten uitgeoefend: - door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s) indien hij nog geen 18 jaar oud is; - door zijn ouder(s) indien hij 18 jaar of ouder is. 10

11 3. Van de uitoefening van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) zoals bedoeld in lid 1 en door de wettelijk vertegenwoordiger (s) of de ouder(s) zoals bedoeld in lid 2, kan worden afgezien, indien en voor zover de uitoefening van deze rechten, naar het oordeel van SOVEE, in strijd moet worden geacht met zorgvuldige dienstverlening aan de cliënt. Artikel 21 Slotbepalingen 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement SOVEE. 2. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door het bestuur van SOVEE. 3. Dit reglement treedt in werking Amersfoort,

12 BIJLAGE 1 - BEVEILIGINGSPLAN SOVEE 1. Inleiding Dit is het ICT-beveiligingsplan van Stichting Onderwijsvoorrang Eemland (SOVEE). Het beveiligingsplan richt zich op de individuele begeleidingstrajecten van cliënten (kinderen, jongeren, ouders), kortom de gegevens die SOVEE in een digitaal registratiesysteem heeft opgeslagen. 2. Informatiesystemen SOVEE werkt met eigen informatiesystemen. De informatiesystemen en de daarbij behorende databases met gegevens zijn alleen op het hoofdkantoor aanwezig. Gegevens worden niet uitgewisseld met externe systemen, met uitzondering van een regionale verwijsindex waarin via een beveiligde verbinding beperkte gegevens kunnen worden uitgewisseld na toestemming van cliënten van SOVEE. 3. Fysieke locaties SOVEE is gehuisvest op meerdere fysieke locaties. Het hoofdkantoor bevindt zich op de Heiligenbergerweg 36 te Amersfoort. Daarnaast zijn er 2 nevenvestigingen. 4. Fysieke beveiliging Inloop Het hoofdkantoor heeft een centrale inloop met een bemande balie. Bezoekers melden zich en nemen plaats in een wachtruimte. Daar worden bezoekers opgehaald door interne medewerkers. In deze openbare ruimtes wordt niet door personeel op systemen gewerkt met privacygevoelige informatie. De nevenlocaties hebben geen ontvangstbalie. Bezoekers worden binnengelaten door medewerkers. SOVEE borgt hiermee dat onbevoegd toegang tot systemen wordt voorkomen. Beveiligingsinstallaties Op alle locaties functioneert een beveiligingsinstallatie. Er is een contract met een meldkamer en er zijn onraadprocedures afgesproken. SOVEE borgt hiermee dat diefstal van computersystemen en daarbij behorende gegevens wordt voorkomen. Serverruimte De serverruimte van SOVEE bevindt zich op het hoofdkantoor. De serverruimte is fysiek beveiligd met een slot. Er is direct toezicht op de serverruimte. Het is niet mogelijk om deze ongezien of onbevoegd te betreden. SOVEE borgt hiermee dat onbevoegden geen toegang hebben tot de centrale serversystemen. 12

13 5. Beveiliging externe digitale toegang SOVEE is gekoppeld aan het internet voor uitwisseling van en het benaderen van websites. Websites van SOVEE zelf zijn extern gehost. Hiermee wordt voorkomen, dat mogelijke inbraak op websites ook tot toegang tot privacygevoelige gegevens kan leiden. Binnen SOVEE is gekozen om één centrale toegang tot het internet te realiseren. Alle ingaande en uitkomende verkeer verloopt via deze toegang. De toegang is beveiligd door firewalls. Uitwisseling tussen vestigingen wordt gecodeerd middels encryptie. Alleen bepaalde voorgedefinieerde systemen kunnen inloggen door middel van een gecodeerde (encryptie) VPN verbinding. Medewerkers kunnen geen externe computers direct koppelen aan het netwerksysteem van SOVEE. Hiermee wordt geborgd dat er geen virussen tussen externe systemen en het professionele netwerk van SOVEE worden uitgewisseld. SOVEE heeft automatische logging ingeregeld van specifieke inlog- en toegangsaanvragen voor auditdoeleinden. Hiermee is zichtbaar welke accounts inloggen op de systemen van SOVEE. SOVEE borgt hiermee dat inbraak van buitenaf wordt geminimaliseerd. 6. Beveiliging interne digitale toegang SOVEE heeft diverse maatregelen genomen om te voorkomen dat ongezien via interne systemen toegang wordt verschaft tot de registratiesystemen. Hiervoor maakt SOVEE o.a. gebruik van de volgende systemen: SOVEE maakt gebruik van SPAM filters. SOVEE maakt gebruik van Anti Virus en anti phising software. SOVEE zorgt dat systemen periodiek worden voorzien van beveiligingsupdates van de software die wordt gebruikt. SOVEE heeft automatische logging ingeregeld van specifieke inlog- en toegangsaanvragen voor auditdoeleinden. Medewerkers hebben niet de mogelijkheid om thuiscomputers direct te koppelen aan het netwerk van SOVEE. SOVEE borgt hiermee dat oneigenlijk gebruik van gegevens van binnenuit wordt geminimaliseerd. 7. Digitale toegang tot werkstations Binnen SOVEE heeft iedere medewerker een persoonlijke account. Daarnaast bestaat er een algemeen account voor stagiaires. Het account geeft toegang tot werkstations en mobiele werkplekken (terminal servers). De toegang tot accounts is beveiligd: Periodiek moeten wachtwoorden gewijzigd worden. Bij wijzigingen van wachtwoorden kan het vorige wachtwoord niet hergebruikt worden. Wachtwoorden bestaan uit meerdere type tekens. Wachtwoorden hebben een minimale lengte. Wanneer er een inbraakpoging plaatsvindt op specifieke accounts worden deze accounts automatisch op non-actief gezet. 13

14 Systemen worden, indien deze niet worden gebruikt, na korte tijd automatisch gelocked. Alleen de gebruiker en de systeembeheerder hebben dan toegang tot het systeem via een wachtwoord. Systeembeheer neemt geen systemen over zonder toestemming van de gebruiker. SOVEE maakt gebruik van single-sign-on. Medewerkers kunnen met één account en wachtwoord werken. Hierdoor is het persoonlijk beheer van wachtwoorden eenvoudig. Wachtwoorden worden niet onderling gedeeld. SOVEE borgt hiermee dat iedere professional zijn eigen gegevens en dossiers kan beheren en beschermen. 8. Toegang tot registratiesystemen Nadat gebruikers zijn ingelogd, is er alleen toegang tot geautoriseerde systemen. SOVEE maakt gebruik van verschillende niveaus van beveiliging. Dossiers zijn alleen binnen de teams zichtbaar. Medewerkers kunnen alleen gebruik maken van de eigen registratiesystemen en de daarin opgeslagen dossiers. SOVEE maakt gebruik van een interne verwijsindex. Hiermee borgt SOVEE dat dossiers van cliënten niet organisatiebreed ingezien hoeven te worden, maar dat systemen wel een melding geven als er een mogelijke dossiermatch tussen systemen plaatsvindt. Inhoudelijk worden dossiers echter afgeschermd. Binnen SOVEE is het via registratiecoördinatoren geborgd dat er overleg plaats kan vinden over cliënten over de systemen heen. Zij hebben als enige projectoverstijgend toegang tot de systemen en dossiers. SOVEE werkt mee aan een landelijk verwijsindex-systeem. Hierin worden alleen basale gegevens uitgewisseld door middel van een beveiligde internetverbinding. Gegevens die worden uitgewisseld zijn gecodeerd (via encryptie). Gegevens worden alleen gekoppeld met medeweten van cliënten. Wanneer er een match optreedt, wordt er alleen informatie uitgewisseld met toestemming van de cliënt. SOVEE borgt hiermee dat iedere professional zijn eigen gegevens beheert en beschermt. 9. Toegang tot bestanden buiten de registratiesystemen Naast registratiesystemen maakt SOVEE gebruikt van andere bestanden om gegevens vast te leggen. Hieronder vallen diverse vormen van verslagen. SOVEE draagt zorg voor de beveiliging: Bestanden met privacygevoelige gegevens worden opgeslagen in beveiligde mappen. Bestanden zijn gekoppeld aan de registratiesystemen, zodat altijd inzichtelijk is welke informatie beschikbaar is voor een dossier. Vanaf 2010 worden losse bestanden extra beveiligd door extra restricties te definiëren. SOVEE borgt hiermee dat iedere professional zijn eigen gegevens beheert en beschermt. 10. Beveiliging van gegevens verlies SOVEE borgt de herstel van gegevens wanneer dit nodig is: SOVEE maakt van alle systemen en alle databestanden, documenten en dagelijks een back-up. Eén back-up wordt dagelijks fysiek buiten het pand bewaard om te waarborgen dat bij brand of andere calamiteiten gegevens herstructureerbaar zijn. 14

15 SOVEE maakt gebruik van anti-virus software op alle systemen. Binnen SOVEE zijn beleidsafspraken hoe om te gaan met gegevens van medewerkers die de organisatie verlaten. Alle datasystemen zijn uitgerust met RAID-systemen. Uitval van een harddisk wordt automatisch opgevangen. SOVEE borgt hiermee dat informatie teruggehaald kan worden bij calamiteiten. 11. Kennis en kunde van medewerkers SOVEE heeft een inwerkprogramma waar medewerkers worden geschoold op: het gebruik van de werkplekken binnen SOVEE en thuiswerkplekken het veilig gebruiken van inlognamen en wachtwoorden het omgaan met privacy gevoelige informatie Naast het inwerkprogramma wordt regelmatig scholing georganiseerd om medewerkers vaardigheden te ontwikkelen om systemen goed en veilig te gebruiken. SOVEE draagt hierbij zorg dat medewerkers op een professionele manier met informatie omgaan. 12. Borging beheer informatiesystemen SOVEE onderhoudt documentatie waarin alle hardware en software componenten zijn beschreven en de verbindingen die deze hebben. SOVEE draagt hierbij zorg dat bij eventuele calamiteiten snel inzichtelijk is welke risico s ontstaan. 15

16 BIJLAGE 2 INFORMATIE VASTGELEGD IN REGISTRATIESYSTEMEN SOVEE Inleiding In de onderstaande overzichten staat alle informatie die wordt geregistreerd in de registratiesystemen ter ondersteuning van het primaire proces van SOVEE. Het overzicht laat de status zien van de situatie op SOVEE gebruikt de volgende systemen: VPOO registratie VSV registratie Jeugd & Veiligheid registratie PITSTOP registratie Coach registratie Alle systemen maken gebruik van dezelfde systematiek van registreren. Het overzicht is ingedeeld in een algemeen deel, waarin de velden beschreven staan die in alle registratiesystemen worden bijgehouden. Vervolgens worden de algemene velden beschreven die specifiek zijn voor ieder afzonderlijk registratiesysteem. Tot slot wordt de specifieke informatie per project binnen de verschillende registratiesystemen beschreven. Naast de informatie die wordt ingevuld in velden van de registratiesystemen maakt SOVEE ook gebruik van het koppelen van documenten aan de dossiers van de registratiesystemen. Aan een dossier kan bijvoorbeeld een uitslag van een psychologisch onderzoek of een huisbezoekverslag gekoppeld worden. De informatie in dit soort verslagen varieert, afhankelijk van nut en noodzaak of wordt bepaald door bijvoorbeeld externe partijen. Deze informatie is niet beschreven in onderstaand overzicht. Algemeen Alle registratiesystemen geven de mogelijkheid om de volgende velden bij te houden: Algemeen Informatie Toelichting Dossiergegevens Voorletters Tussenvoegsels Achternaam Roepnaam Geslacht Geboortedatum Dossiernummer (binnen Sovee bekend als SOVEEnummer) BSN Dienst Medewerker Medewerker verantwoordelijk voor dossier Team Team verantwoordelijk voor dossier Datum binnenkomst Start datum Jaar telling BSN 16

17 Reden aanmelding Loopbaan: algemeen Loopbaan: school en groepsgegevens Open vragen aanmeldformulier Naam organisatie Plaats organisatie Type organisatie Datum instroom Datum uitstroom Uitstroom, namelijk Memo Groep Dagdelen Wachtlijst? Loopbaan: andere activiteiten Overige activiteiten Reden aanmelding Reden aanmelding Open tekst Actiegegevens Verwante dossiers Verwijsindex Problematiek aanmelding Processtap Actiecategorie Onderwerp Medewerker Invoerdatum Plandatum Uitvoerdatum Memo Opgeslagen document Aanhef brief Brief datum Onderwerp brief Project Kenmerk Van Schrijver Functie schrijver Van dienst Dossiernummer Toelichting verwantschap Opgenomen in verwijsindex? Verwijsindex adres Datum intern geactiveerd voor Verwijsindex 17 Zie bijlage voor alle open geregistreerde vragen per project School/peuterspeelzaal/etc. Achterstand/gering speelaanbod/ontlasten moeder/weinig gebruik voorzieningen/etc. Verslaglegging in open tekst tekst Gekoppeld document zoals brief/verslagen/rapportages/etc. Ouder/aanmelder/etc. Opgesteld door Opgesteld namens Verantwoordelijke dienst

18 Dossiercode verwijsindex Geslachtsnaam Tussenvoegsels Voornamen Roepnaam Geslacht Geboortedatum Verwijsindex exportdatum Datum beëindiging signaal Verwijsindex toelichting Info aan oudersop Info aan jongere op Reden feit Geheimhouding adres BSN Datum Datum Ja/nee VSV registratie Het VSV registratiesysteem geeft de mogelijkheid om de volgende velden bij te houden: Algemeen Informatie Toelichting VSV dossiergegevens (extra) Leerplichtambtena ar Voortijdig Ja/nee schoolverlater Prioritaire Ja/nee doelgroep Leerplicht Volledig/Kwalificatieplichtig/Niet/etc. Adresgegevens Herkomst en etniciteit Specifieke doelgroep Straat en huisnummer Postcode Plaats Telefoon Mobiel Adresomschrijving Adres type Land van herkomst vader 18 Allochtoon/autochtoon/woonwagenbewoner (bijv. woonadres, adres vader/moeder/etc.)

19 Voor VSV extra bij aanmelder VSV: Status en afsluiting Land van herkomst moeder Etniciteit Opleiding bij aanmelding Opleidingsrichting bij aanmelding Klas bij aanmelding Opleidingstype Problematiek bij aanmelding Problematiek bij afsluiting Afsluiting Afsluiting onderwijs In opleiding tijdens aanmelding/opleiding in verleden Leerproblemen/gedragsproblemen/ schoolverzuim/overig/etc. Leerproblemen/gedragsproblemen/ schoolverzuim/etc. Onderwijs/werk/overig Type opleiding Blijft op dezelfde school (ja/nee) Naam school Toelichting Afsluiting werk Afsluiting overig Verwijzing hulpverlening Gesubsidieerde arbeidsplaats/ Leerwerktraject/ Tijdelijk dienstverband/etc. Wil geen begeleiding/ Verwijzing Gemeente/UWV WB/ Verwijzing hulpverlening/etc. Toelichting Binnen het VSV systeem worden de volgende projecten geregistreerd. WUL Rebound Trajectbureau Actieplan Jeugdwerkloosheid Risicoleerlingen OWWZ 19

20 Ieder project houdt specifieke gegevens bij bovenop de algemene VSV gegevens: WUL Algemeen Aanmelding Informatie Wat is uw verwachting van WUL bemiddeling voor deze leerling? Ouders/verzorgers dienen geïnformeerd te zijn over de aanvraag om WUL bemiddeling. Hoe staan ouders tegenover deze bemiddeling? Hoe verlopen de contacten tussen school en ouders/verzorgers? Is de leerling besproken in het SCT of een andere vorm van zorgoverleg? Zo ja, welk overleg, hoe vaak is hij/zij besproken, wat kwam daar uit, waarom en met welk doel? Wat is er al geprobeerd door school in de begeleiding van deze leerling om de gesignaleerde problemen op te lossen? Hebben leerling en/of ouders/verzorgers contact met (een) hulpverlener(s)? Zo ja, met wie en van welke instantie? Is er sprake van schoolverzuim en zo ja in welke omvang en frequentie? Is de leerplichtambtenaar op de hoogte en zo ja met wie is er gesproken? Zijn er in dat overleg afspraken gemaakt die van belang zijn om te weten? Heeft u nog overige relevante informatie of telefoonnummers betreffende deze leerling, de school, het gezin of de hulpverlening? Wat is de reden van aanmelding voor bemiddeling? Rebound Algemeen Aanmelding Informatie Reden van aanmelding Wat is uw verwachting van WUL bemiddeling voor deze leerling? Ouders/verzorgers dienen geïnformeerd te zijn over de aanvraag om WUL bemiddeling. Hoe staan ouders tegenover deze bemiddeling? Hoe verlopen de contacten tussen school en ouders/verzorgers? Is de leerling besproken in het SCT of een andere vorm van zorgoverleg? Zo ja, welk overleg, hoe vaak is hij/zij besproken, wat kwam daar uit, waarom en met welk doel? Wat is er al geprobeerd door school in de begeleiding van deze leerling om de gesignaleerde problemen op te lossen? Hebben leerling en/of ouders/verzorgers contact met (een) hulpverlener(s)? Zo ja, met wie en van welke instantie? Is er sprake van schoolverzuim en zo ja in welke omvang en frequentie? Is de leerplichtambtenaar op de hoogte en zo ja met wie is er gesproken? Zijn er in dat overleg afspraken gemaakt die van belang zijn om te weten? Heeft u nog overige relevante informatie of telefoonnummers betreffende deze leerling, de school, het gezin of de hulpverlening? Is de leerling in het ZAT besproken? Wat was de uitkomst van de ZAT bespreking? Wie hebben hierin een actieve rol Hoe lang speelt deze problematiek al? 20