pilootproject collectiebeheer dr. Hein Leemans Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) gebruikersdag 1

Transcriptie

1 pilootproject collectiebeheer dr. Hein Leemans Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) gebruikersdag 1

2 Even voorstellen dr. Hein Leemans Bedrijf: Bureau Leemans Marktonderzoek : h.leemans@bureauleemans.nl 2

3 Hoe kijkt u aan tegen collectiebeheer? Wat is volgens u collectiebeheer? Hoe beheer je volgens u goed collecties? 3

4 Vandaag in voorstelling pilootproject collectiebeheer Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Deel 2 De filosofie achter WebICB Deel 3 Probleem bij collectiegegevens invoeren Deel 4 De oplossing: collectiegegevens verrijken Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens Deel 6 Praktijktoets in piloot Bib Halle 4

5 5

6 WebICB in collectiecyclus Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Collectie Collectie planning Planning Afvoeren Leveren (laten) Selecteren Kastklaar maken Bestellen 6

7 Waarom professioneel collectiebeheer? Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Herkent u dit? Budgetten staan onder druk; in welke collectiedelen voert u wel of geen besparingen door? Gemeente zijn kritischer en vragen meer verantwoording van budgetten Wensen om collecties beter af te stemmen op behoeften van lokale bevolking en doelgroepen daarin Bib moet meer doen met minder geld Nood om werkdruk te verlagen Selectie en afvoer professionaliseren; minder op buikgevoel en meer op informatie én vakkennis 7

8 Combineren met beheercyclus Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement combineren 8

9 WebICB in beheercyclus Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement collectie Collectie planning planning planfase (laten) selecteren bestellen, kastklaar maken afvoeren uitvoering fase ( do ) Kastklaar maken checkfase Bibliotheekcollectie 9

10 WebICB als planningstool: Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Collectieplanning: Hoeveel in welke collectie onderdelen? collectieprofiel Hoeveel voor dit profiel aanschaffen? (selecteren) En hoeveel afvoeren? En welk collectiebudget past hierbij? Collectie Planning Op een bewuste en onderbouwde wijze: Op basis van cijfers en informatie En vakkennis van collectioneurs 10

11 Voorbeeld van collectieprofiel met aanschaftargets en budget Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Deel van collectieprofiel Met aankooptargets En bijbehorend budget planning Afvoeren planning (& aanschaf laten selecteren & budget 11

12 Voorbeeld van tagets voor afvoeren Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement planning afvoeren 12

13 WebICB als monitor (check): Deel 1 Plaats van WebICB in collectiemanagement Check op selecteren Check op afvoeren In WebICB: 13

14 14

15 Wat doet WebICB voor professioneel collectiebeheer? Deel 2 De filosofie achter WebICB Levert onderbouwde targets voor gebruik, efficiency (bijv. gewenste uitleenfrequentie), bezit, afvoer en aanschaf Berekent aantallen aan te schaffen en af te voeren titels en bijbehorend onderbouwd en verdedigbaar collectiebudget Bevat monitors zodat tijdige bijsturing mogelijk wordt Is lokaal vraag én beleidsmatig gestuurd Is een geïntegreerde aanpak op basis van collectiegebruik, bib beleid, lokale vraag, kwaliteit en benchmarking Transparant: collectieprofielen resulteren uit beredeneerde en met informatie ondersteunde beslissingen. Bevordert rendement en kwaliteit van collecties 15

16 WebICB is een webdatabase Deel 2 De filosofie achter WebICB Online tool: Voor collectiebeleid en beheer Inloggen op app.webicb.net Beveiligd met username en password Gebruiker en raadpleegrol (en administrator) Overal toegankelijk via internet en firefox Alle collectie informatie in één database 16

17 WebICB is een webdatabase Deel 2 De filosofie achter WebICB Navigeren: Door je collectie Horizontaal in kruimelpad Of verticaal in collectie onderdelen Kies je actie: Drie hoofdstappen Stap 1: model aanmaken Stap 2: input geven Stap 3: keuzes maken Resultaten inzien: Uitgangspositie Keuzes Collectieprofiel (gewenste collectieomvang) Targets voor aanschaf, afvoer en budget 17

18 Meer dan gebruikscijfers alleen Deel 2 De filosofie achter WebICB WebICB houdt rekening met: Bezit en uitleningen (wat is er en hoe wordt het gebruikt) Ook rekening met: Bibliotheekbeleid (missiescores) Optioneel: kwaliteit van collecties Materiaalprijzen Afvoer % s Afvoerrichtlijnen: welke exemplaren afvoeren? Selectierichtlijnen: welke exemplaren aanschaffen? 18

19 Streven naar transparant collectiebeheer Deel 2 De filosofie achter WebICB Web ICB model Gewenste uitleen frequenties Gewenste uitleningen Output: Collectieprofiel Collectieprofiel= gewenste uitleen / gewenste uitleenfrequentie 19

20 20

21 Workflow in WebICB Deel 3 Probleem bij collectie gegevens invoeren 21

22 Collectiegegevens invoeren: Deel 3 Probleem bij collectie gegevens invoeren Vul in (optie) Vul in (optie) Vul in Vul in Vul in 22

23 Collectiegegevens invoeren, wat frustraties: Deel 3 Probleem bij collectie gegevens invoeren Kernproblemen: Kost (erg) veel tijd Database fouten Weinig uniformiteit Dubbeltellingen bij uitsplitsen Gebrekkige rapportagetools in bib systemen???? 23

24 24

25 Naar oplossing voor snel goed collectiegegevens invoeren: Deel 4 De oplossing: collectie gegevens verrijken Project bibliotheek portalen: Bouw van centraal data-platform Vanuit verschillende systemen Verwerken en bewerken van bib data Om daarna te tonen via bibliotheekportalen Samenwerking tussen o.a. Bibnet en Provincie Doel: transparante publieksvriendelijke zoekomgeving voor bibliotheekcollecties en bijbehorende diensten op het web. Meer info op: 25

26 Collectiegegevens verrijken: Deel 4 De oplossing: collectie gegevens verrijken combineren Project bibliotheek portalen: Combi van data van OpenVlacc met lokale PBS-data Circulatiestatistieken van het PBS Vlaams-Brabant Via Id link verrijken met editie gegevens zoals uitgever Via FRBR-key verrijken met andere gegevens zoals auteur Zie schema op volgende PP: 26

27 Collectiegegevens verrijken, schematisch: Deel 4 De oplossing: collectie gegevens verrijken Cruciaal is link via Id (in provinciale systemen) En via FRBR key (tussentabel) 27

28 Verrijkte bib collectiedata, resultaat in piloot bib Halle: Deel 4 De oplossing: collectie gegevens verrijken Bibnet levert een tabel aan met volgende gegevens: ID BIB BARCODE CALLNO HOLDS LOANS RENEWALS TIT frbr materiaal taal type zizo siso subj doelgr uitgever jaar GC DATEUP doelgrint In vaste volgorde staan bib collectiedata Bijv. ID = provinciale identificatienummer; BIB = bib identificatiecode Zowel prestaties als titelkenmerken: Bijv. LOANS = het aantal uitleningen Bijv. TIT = titel van het werk Csv databestand met als scheidingsteken Voorbeeld van een titel: De tabel wordt aangeleverd als een CSV met (pipes) als scheidingsteken: vb: HALLE $$9HALMAFI$$kMagazijn fictie$$helio De molen aan de Floss AThemillontheFlossEliotGeorge BOEK dut 1 0 Autobiografische literatuur volwassenen HETSPECTRUM

29 Verrijkte bib collectiedata, resultaat in piloot bib Halle: Deel 4 De oplossing: collectie gegevens verrijken Voordelen van deze verrijkte bib collectiedata: propere data Uniform en eenduidig Ontbrekende gegevens worden aangevuld WebICB werkt bijv. met genres Die kunnen in trefwoordensysteem ontbreken Geen dubbeltellingen Correcties voor databasefouten Bib hoeft zelf geen collectiegevens uit Aleph te halen 29

30 30

31 In WebICB importeren van verrijkte collectiegegevens: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens Verrijkte bib collectie data Waarom WebICB importapplicatie: Omzetten van verrijkte bib data taal in WebICB taal, Bijv. dut omzetten naar ned (nederlands) Talen, doelgroepen, genres, siso en zizo groeperen Bijv. column, essay en ideeënliteratuur groeperen naar groep van genres essays, columns, ideeënliteratuur 31

32 Importapplicatie maakt bib data geschikt voor import in WebICB: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens Na stap 3 klaar voor import in WebICB: 32

33 Conversiestap 2 in importapplicatie: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens Verrijkte bib collectie data importeren Bewerken met conversie tabel bewaren Verrijkte bib collectie data plus WebICB data Verrijkte bib data bewerken: Betekent toevoegen van gegevens in extra kolommen In WebICB taal, bijv.: aan DUT in kolom taal toevoegen ned in extra kolom addlanguage Of bijv. genres samenvoegen, bijv.: aan column in kolom subj (genre) toevoegen in extra kolom essays, columns, ideeënliteratuur Data met extra WebICB kolommen is aparte database 33

34 Voorbeeld van conversietabel in conversiestap 2: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens brontaal doelmateriaal doelfictienfictie doeltaal doelgroep (Vlacc taal) dut boek fictie ned volw nederlands ara boek fictie arab volw arab alb boek fictie overig volw Albanees afr boek fictie overig volw Afrikaans bul boek fictie overig volw Bulgaars chi boek fictie overig volw Chinees eng boek fictie engels volw engels Brontaal in verrijkte collectiedata omzetten in WebICB doeltaal bijv. dut wordt ned (nederlands) bijv. ara wordt arab (arabisch) Bijv. alb wordt overige (overige talen) Brontaal blijft in importapplicatie database Maar WebICB gebruikt doeltaal 34

35 WebICB haalt bib data daarna uit importapplicatie: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens Data ophalen Navigeer naar willekeurig collectieonderdeel Kies voor actie initialiseer webicb en importeer. 35

36 In dezelfde WebICB module kan je standaardinstellingen laden: Deel 5 De oplossing: import van collectiegegevens standaardinfo standaardscores standaardscores Standaardscores zijn desgewenst aan te passen 36

37 37

38 Pilootproject in bib Halle Deel 6 Praktijktoets in Bib Halle Twee doelen: Importapplicatie uittesten WebICB uitproberen Hoever zijn we vandaag? Er zijn verrijkte data van bib Halle van 2012 en 2013 Er is een conversietabel Er is een 1 ste proefversie van importapplicatie Er is een WebICB Halle werkjaar 2013 Er is achtergrondinfo om missiescores te onderbouwen Startbijeenkomst en workshop 1 achter de rug 38

39 Pilootproject in bib Halle, nog te doen: Deel 6 Praktijktoets in Bib Halle Missings in verrijkte data reduceren Conversietabel testen en optimaliseren Importapplicatie testen en optimaliseren Collectiecijfers uit applicatie in WebICB brengen WebICB Halle werkjaar 2014 aanmaken Met kopieerfunctie van input uit werkjaar 2013 Met kleinere verbeteringen Bib beleid uitwerken in collectiebeleid: Wat betekent huis van de stad voor de collecties? Overige input uitwerken WebICB verder invullen Resultaten fine tunen En: evalueren! 39

40 Vragen? Meer info: of of