Beleidsplan Stichting Vogel Vrij

Transcriptie

1 Beleidsplan Stichting Vogel Vrij Data : 1 e versie 16 december e versie 8 februari e versie Status : definitief 1

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 3 INITIATIEF... 3 DOELSTELLINGEN... 4 DOELGROEP... 4 REGIO... 4 OMVANG... 4 SPONSORING... 4 BESTUUR... 5 AKTE VAN OPRICHTING... 5 KAMER VAN KOOPHANDEL/RSIN... 5 HET BESTUUR... 5 UITVOERING... 5 VRIJWILLIGERS... 6 PILOTEN... 6 BESTUURSLEDEN EN VRIJWILLIGERS... 6 KOSTEN... 6 PATIENTJES... 7 ZORGINSTELLINGEN... 7 SAMENWERKING... 7 SPONSORING... 8 HUIDIGE SPONSOREN... 8 WERVING... 9 FINANCIËN BANK UITVOERING BALANS OPHEFFING STICHTING VERZEKERINGEN ALGEMEEN VLIEGCLUB TEUGE VRIJWILLIGERSVERZEKERING GEMEENTEN STICHTING VOGEL-VRIJ

3 Inleiding Bijgaand treft u het beleidsplan aan dat is opgesteld door de bestuursleden en vrijwilligers van Stichting Vogel Vrij. Het eerste beleidsplan is in 2010 opgesteld en diende om de ANBI- status te verkrijgen, voor onszelf om de goede (vlieg)koers aan te houden, en ter informatie voor personen en instanties waarmee wij samenwerken. Denk hierbij aan de vrijwilligers die ons bijstaan, de sponsoren voor zaken en/of diensten, en de zorgaanbieders die patientjes voorstellen. Dit beleidsplan is een update van alle activiteiten en informatie over onze Stichting. Met het plan willen wij ook blijven voldoen aan de regelgeving omtrent transparantie van Stichtingen. Alles wat wij doen mag door externen worden gecontroleerd en middels onze website geven wij - zo veel als mogelijk - volledig inzicht. Wij vragen u om gepast met alle informatie om te gaan, zo ook de foto s van kinderen (zieke patientjes) en hun familie/kennissen die worden getoond. Wij willen behoren tot een goede- doelen stichting zonder enige vorm van eigen belang. Verklaring woorden en afkortingen: Stichting = Stichting Vogel - Vrij Vliegclub = Vliegclub Teuge Restaurant Teuge = Restaurant Take Off Teuge Luchthaven Teuge = Teuge international airport KvK = Kamer van Koophandel Initiatief In 2006 besloten een aantal privévliegers aangesloten bij de Vliegclub om af en toe een rondvlucht te organiseren voor patientjes van ziekenhuizen Apeldoorn, Deventer en Zutphen. Het gaat dan om patientjes met een intensieve medische behandeling dat een stempel drukt op hun leven en hun familie. Deze kinderen willen wij even boven hun dagelijkse last uittillen tijdens een onvergetelijke privé rondvlucht boven hun regio en over gebieden die zij (binnen grenzen) zelf mogen aangeven. Het bleek een succes, wat steeds weer werd aangetoond door de enthousiaste snuiten van de patientjes en de opgetogenheid van familie en vrienden. Er ontstond een samenwerking met meerdere medische zorginstellingen en het initiatief werd in 2009 omgezet in de Stichting Vogel - Vrij. 3

4 Doelstellingen In 2010 tot heden is besloten om de doelstellingen vast te houden en meer invulling te gaan geven aan: Doelgroep De doelgroep blijven kinderen tussen de 8 en 18 jaar die een ernstige levensbedreigende ziekte hebben waarvoor zij intensieve zorg ontvangen van een zorginstelling. In 2013 is gestart met een proef voor kinderen met een Downsyndroom. Er is al een enkele vlucht uitgevoerd en dat willen wij in 2014 voortzetten. Eind 2014 zullen wij de bevindingen van de vrijwilligers zoals de piloten, maar ook de kinderen en hun familie, evalueren. Regio De Stichting wil verbonden blijven met de Vliegclub om zodoende de vluchten vanaf Teuge te laten aanvangen. Dit brengt met zich mee dat patientjes en hun familie binnen circa 1 uur vanaf huis of een zorginstelling naar Teuge moeten kunnen reizen. Daarmee omvat de regio van zorginstellingen globaal de provincies Utrecht, Gelderland, Drenthe en Overijssel. Omvang De Stichting wenst kleinschalig en specialistisch te opereren. Een persoonlijke en op maat gesneden aandacht vindt zij belangrijk en wordt ook op prijs gesteld. Tenslotte gaat het om kinderen die uiterst kwetsbaar zijn en veel aandacht vragen en verdienen. De Stichting wil voor hen iets bijzonders betekenen. Wij willen en kunnen daarom ook niet meer dan één patiënt per dag en een beperkt aantal patiënten per jaar het Vogel-Vrij gevoel geven. Het streven is minimaal 10 en maximaal circa 25 vluchten per jaar voor patientjes te organiseren. De afgelopen jaren zijn de volgende aantallen patientjes gelukkig gemaakt: 2011: 6 patientjes 2012: 6 patientjes 2013: 9 patientjes Sponsoring Vliegclub Teuge heeft voldoende ervaren piloten voor de rondvluchten en zij betalen zelf de kosten van een rondvlucht. De Stichting is en blijft daarnaast afhankelijk van sponsoring voor gelden en diensten. Het doel is ieder jaar afdoende fondsen te werven zodat de Stichting met minimale financiële middelen haar goede doelen kan blijven uitvoeren. 4

5 Bestuur Akte van Oprichting De Akte van Oprichting van de Stichting Vogel - Vrij is gedateerd 2 april 2009, opgemaakt door Smalbraak Notarissen te Deventer, notaris Mr. H.J. van Triest. Kamer van Koophandel/RSIN Alle bestuursleden zijn ingeschreven in het KvK te Enschede onder nummer Het RSIN nummer van de Stichting Vogel-Vrij is Het Bestuur Tot het Bestuur van de Stichting zijn toegetreden: Voorzitter : de heer M. van den Brink (Rini) Secretaris : de heer T.J.J. Rooding (Theo) Penningmeester : de heer H. van Aggelen (Henk) Algemeen Bestuurslid : de heer M. Balistreri (Mario) Noot: Ondanks de huidige KvK inschrijving hebben Rini en Theo inhoudelijk geruild van functie. Rini treedt op als Voorzitter en Theo als Secretaris. Uitvoering De activiteiten van de Stichting zijn globaal als volgt over de bestuursleden verdeeld: Rini van den Brink Zijn hoofdactiviteit als Voorzitter is het organiseren van de vergaderingen, het werven van patientjes via zorginstellingen en het werven van sponsoren (geldelijke donaties en diensten). Ook is hij contactpersoon voor luchthaven Teuge, de vliegclub en het restaurant. Daarnaast het aanspreekpunt voor de organisatie van een vlucht met een patientje en zijn/haar familie. Rini treedt vaak op als gastheer en als donateur vlieger. Theo Rooding Zijn hoofdactiviteit als Secretaris zijn het opstellen van de agenda s, verslaglegging van vergaderingen, beheer van verbruiksartikelen, organisatie van een vlucht met een patientje en het daarbij optreden als gastheer. Henk van Aggelen Zijn hoofdactiviteit als Penningmeester is het op orde houden van de financiën en de verzekeringen. Ook is hij contactpersoon voor het KvK, de Belastingdienst en de bank. Als nevenactiviteit het werven van patiëntjes en sponsoren. Mario Balistreri Zijn hoofdactiviteit is Webmaster van en alle andere digitale- en computerbenodigdheden. Als nevenactiviteit het werven van patiëntjes en sponsoren. 5

6 Geen vergoedingen Bestuursleden ontvangen geen vergoeding voor hun inspanningen voor de Stichting. In uitzonderlijke gevallen kan een consumptie worden vergoed. Indien dit het geval is, wordt dit opgenomen in het financiële jaaroverzicht. Vrijwilligers Piloten De vrijwilligers van de Stichting bestaan op dit moment uit de bestuursleden en meerdere piloten van veelal Vliegclub Teuge. Onze voorzitter selecteert de piloten voor de Stichting op basis van onder andere het vliegersschap, een voldoende aantal vlieguren per jaar, ervaring met het vliegen van passagiers en de geschiktheid om met diverse patientjes uit de specifieke doelgroep te kunnen omgaan. Vliegclub Teuge kent ongeveer 100 leden (Motor-Vlieg-Afdeling MVA) met ongeveer 25 zeer ervaren piloten. Met een aanbod van tussen de 5 en maximaal 25 vluchten per jaar zijn er voldoende vrijwilligers aanwezig. Bestuursleden en vrijwilligers Naast een rondvlucht wordt de dag ingevuld met een rondleiding op Luchthaven Teuge met de hangars en eventueel de club voor parachutisten. Er wordt uitleg gegeven over het vliegen zelf en in het bijzonder het vliegtuig waarmee wordt gevlogen. Ook de route wordt met het patientje en maximaal twee passagiers aan de hand van een navigatiekaart doorgenomen. De gehele organisatie van een vlucht met een patientje ligt tot op heden in handen van de bestuursleden en enkele vrijwilligers. Henk van Huffelen is sinds 2012 een toegewijde vrijwilliger die vaak als gastheer optreedt en op een professionele wijze foto s maakt, waarvan enkele op onze website worden geplaatst. Kosten De vrijwillige privévlieger betaalt zelf de kosten van de vlucht. Het landingsgeld wordt gedoneerd door Luchthaven Teuge. Restaurant Take Off Teuge sponsort de drankjes tot een maximum van 40,00 per patientje. De eigen kosten van de bestuursleden, zoals reiskosten, worden door hen gedoneerd. Het is geen doelstelling om deze vergoed te krijgen. Zie verder Sponsoring. 6

7 Patientjes Zorginstellingen Patientjes worden door hun begeleidende artsen voorgedragen zodat de uitvluchtjes ook medisch verantwoord zijn. In eerste instantie zou men kunnen denken dat veel patientjes worden aangemeld door zorginstellingen als ziekenhuizen. Niets blijkt minder waar, wij moeten als bestuursleden relatief veel tijd besteden om zorginstellingen actief te benaderen. Enerzijds dient er te worden gezorgd voor meer bekendheid bij zorginstellingen en anderzijds zijn niet alle patientjes geschikt. Zo hoort een kind met een gebroken been niet tot onze doelgroep. Ook komt het voor dat een patientje wel graag zou willen maar lichamelijk en/of geestelijk niet in staat is om een enerverende vlucht te kunnen volhouden. Denk hierbij aan kinderen met een terminale ziekte in een (te) ver stadium. Om toch meer patientjes blij te kunnen maken hebben wij besloten de regio waarin zij wonen of de vestiging van de betreffende zorginstelling, te bepalen op een afstand van ongeveer 1 uur rijden naar/vanaf Luchthaven Teuge waardoor een groot deel van Utrecht, Gelderland, Drenthe en Overijssel tot het doelgebied behoort. Ter ondersteuning hebben wij in 2010 meer communicatiemiddelen ter beschikking gekregen zoals een professionele website, flyers, posters en visitekaartjes, zodat het werven van patientjes ook meer praktisch ingevuld kan worden. Samenwerking Naast het zelf actief benaderen van de zorgmarkt werkte de Stichting in het verleden samen met Stichting Doe een Wens, die voor de specifieke wensvervulling van enkele patientjes samenwerking met onze Stichting zocht en ook de kosten daarvan droeg. Deze samenwerking hebben wij in 2012 stopgezet omdat wij graag zelf de patientjes willen werven en niet als onderaannemer willen fungeren. 7

8 Sponsoring Huidige sponsoren Op dit moment zijn er een aantal sponsoren die ervoor zorgen dat wij als Stichting kosten - neutraal kunnen bestaan: 1. Privévliegers De vrijwillige vlieger betaalt zelf de kosten van een vlucht. Deze kosten zijn de huurkosten (uurtarief) bij de Vliegclub of de kosten voor een eigen vliegtuig. Uiteraard zijn dit de hoogste kosten op het totaal van een dag met een patientje. 2. Landingsgelden Er worden elk jaar afspraken gemaakt met de Luchthaven Teuge over een aantal gratis landingen. Wij hopen dit te kunnen voortzetten. 3. Drankjes Het Restaurant Take Off Teuge, dat gerund wordt door pachters, schenkt aan de Stichting per vlucht, aan patientje en familie, enkele drankjes tot een maximum van 40,00. Wij hopen ieder jaar de afspraken met hen te kunnen continueren. 4. Kleding Het patientje ontvangt van ons (op een ceremoniële wijze) een T-shirt en een petje. Voor het T- shirt is een privé persoon de huidige sponsor, en voor het petje firma Breitling. 5. Website De kosten voor de website zijn tot nu toe voor rekening van bestuurder Mario Balistreri. De vaste kosten worden gedragen door de Stichting. De vaste kosten van KPN zijn eind 2013 stopgezet en de webhosting met domeinnaam loopt nu via Flexwebhosting BV te Eindhoven. Zijn doneren 99% van de kosten tot eind (eigen kosten slechts 2,36) 6. Drukwerk/Ontwerpen Het drukwerk bestaande uit flyers, visitekaartjes en enkele posters, dateert uit Voor alsnog is besloten geen extra kosten te maken voor nieuw drukwerk. In 2014 wordt wederom besloten of en hoe om te gaan met promotiezaken als drukwerk. Noot: De ontwerpen van de flyers, posters en visitekaartjes zijn in 2010 gratis en mede opgesteld door Made in Holland, eigenaar Jolien Westerbroek. 8

9 7. Gelden Gelukkig ontvangen wij elk jaar van privé personen geldelijke giften op de bankrekening van de Stichting. Dit maakt het mogelijk in ieder geval de noodzakelijke vaste kosten uit sponsoring te kunnen dekken. De doelstelling is om ook meer gelden te ontvangen van instellingen en bedrijven. 8. Bankzaken Er loopt een betaalrekening bij de ABN Amro Bank N.V. te Deventer. Helaas heeft deze bank eind 2013 besloten om niet langer Stichtingen in het algemeen vrij te houden van de vaste maandelijkse en jaarlijkse kosten. Het rekeningnummer is het IBAN- nummer: NL42 ABNA Werving Sponsoren worden door ons op de website genoemd. De Stichting zal ieder jaar weer afspraken maken om de huidige sponsoring te behouden. 9

10 Financiën Bank Zoals eerder genoemd is er een lopende betaalrekening bij de ABN Amro Bank te Deventer. Het IBAN- nummer is: NL42 ABNA Uitvoering Omdat het aantal mutaties zeer beperkt is, worden de inkomsten en uitgaven in een Excel sheet bijgehouden. Het bijwerken vindt eens per kwartaal plaats. De inkomsten bestaan uitsluitend uit geldelijke donaties van bestuursleden of derden. Eventuele giften in contanten worden bij de bank ingeleverd en op de rekening bijgeschreven. Het beleid is zoveel als mogelijk geen giften in contanten te ontvangen. Van alle uitgaven is schriftelijk bewijs voorhanden. Balans Eens per jaar wordt conform de Akte van Oprichting, artikel 9, een balans opgesteld. Voor het eerst is over 2009 een Balans per 31 december 2009 en een Exploitatierekening/resultatenrekening 2009 opgesteld. Deze zijn/worden informeel vanwege de kosten door een accountant gecontroleerd. Op het moment dat de Stichting substantiële bedragen gaat ontvangen zal zij uiteraard een jaarlijkse officiële accountantscontrole laten uitvoeren. Opheffing Stichting Conform Artikel 12 van de Akte van Oprichting zal bij ontbinding van de Stichting een eventueel liquidatiesaldo zoveel als mogelijk worden besteed overeenkomstig het doel van de Stichting. Bestuurders en vrijwilligers zijn enthousiast over wat er is bereikt voor de patientjes tot op heden, zodat van een toekomstige opheffing geen sprake is. 10

11 Verzekeringen Algemeen In 2009 is onderzocht in hoeverre de patientjes, hun familie en kennissen, maar ook de vrijwilligers en de bestuursleden verzekerd zijn tegen materiële schade en/of personenschade. Niet alles is verzekerd c.q. verzekerbaar en daarom hebben wij een pagina Verzekeringen toegevoegd aan onze website. Tijdens een dagje uit op vliegveld Teuge wijzen wij de familie en/of kennissen op het feit dat ze voorzichtig moeten zijn op hun spullen, omdat deze niet zijn verzekerd. Mogelijk is hiervoor dekking op de eigen inboedel- en/of doorlopende reisverzekering. Ook arbeidsongeschiktheid door een ongeval op de luchthaven of tijdens de vlucht is niet verzekerd. Dit is een te kostbare verzekering voor onze Stichting. Mogelijk heeft men een arbeidsongeschiktheidsverzekering (AOV) via de eigen werkgever. Wij zijn ons ervan bewust dat iedere betrokkene hier enig risico loopt. De strenge regelgeving en de kwaliteitseisen die wij als Stichting en die de Vliegclub Teuge stellen, zijn dusdanig hoog dat de kans op een ernstig ongeluk zeer gering is. Het risico dat men loopt in het verkeer is als bekend veel groter. Op dit moment is het volgende van toepassing c.q. verzekerd namens de Stichting: Vliegclub Teuge Vliegclub Teuge waar wij mee samenwerken heeft een aansprakelijkheidsverzekering die voldoet aan de internationale wetgeving die per type vliegtuig van toepassing is. Hetzelfde geldt voor een piloot die ons uitnodigt om met zijn eigen vliegtuig een vlucht te maken, al kunnen de verzekerde bedragen dan mede afhankelijk van het type vliegtuig afwijken. Verzekerd is het risico op letselschade met een vliegtuig op de grond en tijdens de vlucht binnen Europa. Er is geen dekking voor arbeidsongeschiktheid. Vrijwilligersverzekering gemeenten Teuge valt onder de gemeente Voorst. Gemeente Voorst heeft zoals veel gemeenten een zogenaamde Vrijwilligersverzekering voor haar inwoners afgesloten voor vrijwilligers die zich belangeloos inzetten voor maatschappelijke doelen. Ook vrijwilligers die mogelijk niet verzekerd zijn via hun eigen gemeente, kunnen een beroep doen op de verzekering van de gemeente Voorst. De Vrijwilligersverzekering is afgesloten via makelaar Raetsheren van Orden. Met een ongevallen- en persoonlijke eigendommen-, bestuurdersaansprakelijkheid-, aansprakelijkheid-, verkeersaansprakelijkheid- en rechtsbijstandverzekering, is er dekking voor vrijwilligers binnen Nederland. De geboden dekking is evenwel secundair op eventuele eigen verzekeringen (m.u.v. de ongevallendekking). 11

12 Begin 2014 is via gemeente Voorst en makelaar Raetsheren van Orden wederom gecontroleerd of de Vrijwilligersverzekering nog dekking biedt en wij als Stichting zijn meeverzekerd. Dit is per op 14 maart 2014 bevestigd. Stichting Vogel-Vrij Onze Stichting heeft een Aansprakelijkheidsverzekering voor Verenigingen en Stichtingen afgesloten bij Centraal Beheer Achmea. Relatienummer en contractantnummer Het verzekerd bedrag bedraagt ,00 per aanspraak met een maximum van ,00 per jaar. Voor het bestuur en de vrijwilligers is er dekking voor aansprakelijkheid van derden bij zaakschade en letsel binnen Europa m.u.v. de wettelijke aansprakelijkheid van vliegtuigen (zie daarvoor de verzekering bij de Vliegclub Teuge). Diefstal of vermissing van zaken zoals geld, camera s, telefoons en kleding, is niet verzekerd. 12