KWALITEITSINDICATOREN EN KPI S IN DE OUDERENZORG

Transcriptie

1 KWALITEITSINDICATOREN EN KPI S IN DE OUDERENZORG

2 INHOUDSTAFEL I. Kwaliteit: Waarom en in welke domeinen? II. Kwaliteit: Wat is van belang? III. Wat is relevant om te meten? IV. Waar staan we vandaag? V. Voorbeeld van KPI-monitoring. Page 2

3 Kwaliteit in een product of dienst is niet wat de leverancier erin stopt. Het is wat de klant eruit haalt en bereid is ervoor te betalen. Een product bezit geen kwaliteit omdat het moeilijk te maken is en veel geld kost, zoals veel producenten typisch geloven. Dit is incompetentie. Klanten betalen alleen voor wat nuttig is voor hen en hen waarde biedt. Niets anders behelst kwaliteit. (Peter F. Drucker) Het leveren van kwaliteit kost geld en moeite. Het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen. (Onbekend) Kwaliteit is een competitieve voorwaarde, en zeker geen concurrentieel voordeel! (CEO BDO België) Page 3

4 KWALITEIT Stijgende aandacht Waarom? Ontwikkeling van de sector en toename zorgafhankelijke ouderen Belgische en Europese regelgeving Op vraag van de ouderen zelf en de publieke opinie Vraag vanuit de sector en voorzieningen Page 4

5 De verwachte evolutie in de sector... Senioren in WZC (2007=00) Number Index Flanders Wallonia Brussels Belgium Page 5

6 KWALITEIT in welke domeinen I. Kwaliteit in de dienstverlening / zorg naar de bewoners II. Kwaliteit voor de medewerkers III. Kwaliteit naar de bestuurders en andere stakeholders ==> heel breed spectrum - van operationeel tot financieel!!! Page 6

7 KADER VAN VERSLAGGEVING Bestuurders Aandeelhouders/leden Directie/management Overheid Werknemers Operationele verslaggeving Financiële verslaggeving Bewoners Leveranciers Wettelijk schema Boordtabellen Interne rapportering / KPI s Boordtabellen/KPI s Interne controle Budgettering KWALITEIT Banken Vakorganisaties Page 7

8 KWALITEIT Wat is van belang? Een complementaire visie op kwaliteit waarbij I. Monitoring van kwaliteit Periodieke metingen Registraties door middel van indicatoren (=signaalwijzer) Met als doel: zicht krijgen op wat er zich afspeelt en tot welke resultaten iets leidt. Dit monitoringsysteem kan leiden tot ontwikkeling van referentiewaarden of normen (= de zogenaamde benchmarks) II. Evaluatie van kwaliteit Hoe en waarom gebeurt er precies wat er zich heeft voorgedaan? Gebruikt meer dan alleen indicatoren voor de analyse maar ook andere informatiebronnen. RESULTAAT = kwaliteitsverbetering en transparantie! Page 8

9 WAT IS RELEVANT OM TE METEN Methodologie om je KPI s te bepalen 2 3 Definieer de objectieven die het WZC wenst te realiseren. Page 9 Definieer de drivers die je nodig hebt om deze objectieven te realiseren en vertaal deze in indicatoren. Detailleer de indicatoren

10 WAT IS RELEVANT OM TE METEN. Definieer de objectieven van het WZC Objective Objective 6 Objective 2 Objective 5 Objective 3 Objective 4 Page 0

11 WAT IS RELEVANT OM TE METEN 2 2. Definieer de drivers die je nodig hebt om deze objectieven te realiseren en vertaal deze in indicatoren. Wat willen we bereiken/realiseren? Welke indicator geeft onze progressie tov ons doel aan? Welke doelstelling(en) stellen we voor dit jaar? (de komende jaren) Op welke driver moeten we werken om onze doelstelling te realiseren? Welke indicatoren te gebruiken om de driver te beïnvloeden? Objectives KPIs Target Drivers & KPIs Objective XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Objective 2 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Objective 3 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Objective 4 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Objective 5 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Objective 6 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Driver Driver 2 Driver Driver 2 Driver Driver 2 Driver Driver 2 Driver Driver 2 Driver Driver 2 Page

12 WAT IS RELEVANT OM TE METEN 3 3. Detail the indicators Item Definitie en formule KPI owner Update frequentie Eenheid Dimensie & detailniveau Periodiciteit Target/referentie Description Data source Page 2

13 WAT IS RELEVANT OM TE METEN KPI s best practices - Elke KPI moet een eigenaar hebben - Een evenwichtige balans tussen financiële en niet-financiële indicatoren - Moet door iedereen goed begrepen zijn - Moet leiden tot één of meerdere acties als het doel niet werd bereikt (= actionable) - Moet meetbaar zijn - Moeten in lijn liggen met de objectieven die de organisatie stelt en de medewerkers krijgen - Vergeet zeker niet verplichte indicatoren zoals bijvoorbeeld kwaliteit, - Gebruik kleuren en grafieken in de voorstelling van de resultaten (helpt om te focussen op de essentie) Page 3

14 WAT IS RELEVANT OM TE METEN KPI KPI 2 KPI 3 KPI 3 KPI Boordtabel met KPI s die relevant zijn op het niveau waarop ze gebruikt worden!! BELANGRIJK DENKPROCES!! Page 4

15 KWALITEIT Waar staan we vandaag? I. Financiële verslaggeving - Grotere groepen van WZC s goed tot zeer goed uitgebouwd - Individuele huizen eerder beperkt II. Operationele verslaggeving - Bewoners EN Personeel Eerder beperkt tot de verplichte indicatoren zoals ingevoerd door het Vlaams Agentschap Zorg + tevredenheidsenquêtes maar zeker geen algemeen gegeven. Stapsgewijze implementatie (27 indicatoren) waarbij het deel «kwaliteit van leven «nog verder uitgewerkt moeten worden. Page 5

16 Een voorbeeld van KPI-monitoring Page 6

17 Performance Flash report vs benchmark Financieel Human Resources Tevredenheid Resultatenrekening Omzet Kosten Openstaande vorderingen CAPEX Bewoners overzicht Personeels overzicht Openstaande vacatures Ziekteverzuim Overuren Tevredenheid van de bewoners en familie Tevredenheid van de medewerkers

18 Performance Flash Report vs benchmark Periode Maand YTD Rusthuis EBITDAR / Omzet Personeelskost / Totaal kost Personeelskostl/ Omzet EBITDAR Omzet Benchmark % Personeelskost / RIZIV inkomsten Personneelskost Totaal kost Benchmark % Interim kost / Personeelskost Personeelskost Omzet Benchmark % Aantal dagen openstaande vorderingen dagen dagen dagen Personeelskost Interim kost # aantal dagen dagen RIZIV inkomsten Personeelskost Benchmark dagen Benchmark % Benchmark % Ziekteverzuim Tevredenheid personeel Tevredenheid bewoners en familie Dimensie : Dimensie : Dagen ziekteverzuim dagen Totaal dagen dagen Benchmark % Benchmark % Benchmark %

19 Resultatenrekening Periode N- Maand YTD Hoger dan doel Absolute w Budget P&L: % afwijking Benchmark EBITDA Minder dan 2,5% onder doel Meer dan 2,5% onder doel EBITDA * Omgekeerde regel vr. kosten P&L opbouw in k EUR MTD -4,24% -0% 0% Actual : N- : YTD Actual N- % Actual N- % Omzet ,9% ,28% Personeelskost ,76% ,0% «Food & Beverage» ,96% ,34% Energie ,96% ,34% Erelonen ,99% ,38% Andere kosten ,0% ,4% EBITDAR ,36% ,76% Huur ,04% ,60% EBITDA ,88% ,24% Netto resultaat ,9% ,28% EBITDA Maand evolutie k /202 2/ /203 02/ /203 05/ /202 08/202 09/202 0/202 03/203 06/203 07/203

20 Omzet Periode Maand N- Absolute w YTD Budget % afwijking Hoger dan doel Omzet categorie : Minder dan 2,5% onder doel Meer dan 2,5% onder doel Totaal omzet Detail analyse Per categorie RIZIV forfait Dagprijs -2.9% Actual : # bedden ,5% ,8% Gemidd. RIZIV forfait * 39, 4,0 Gemidd. Dagprijs * 42,0 43,45 N N+ N+2 39, 38,9 38,5 N- : Actual Theorie Gemidd. RIZIV forfait * XXXX Omzet dagprijs XXXX 7,8% 6,4% 405 Gemidd. RIZIV forfait * 7% Maand evolutie K N- Prognose Andere -7% N K Marge op andere omzet /203 02/ /203 04/203 05/ /203 07/203 * Per dag per bewoner

21 Kosten Periode N- Maand Budget YTD Benchmark Totale kost Absolute w Kost / bewoner % afwijking Totaal kosten Lager dan doel Meer dan 2,5% boven doel Detail analyse Per categorie Personeels kosten 305 Erelonen -0,03% N- : Andere N- Personeelskost/ totaal kost 74% 73% Personeelskost/ omzet 64% 63% Personeelskost / RIZIV opbrengst 4% 42% 5% 6% Interimkost/ personeelskost 35 5% Actual : N Food & Beverage -5% Minder dan 2,5% boven doel Kost categorie : K Maand evolutie K /202 08/202 09/202 0/ /202 2/ /203 02/203 03/203 04/203 05/ /203 07/203

22 Openstaande vorderingen Periode Categorie vorderingen Bewoners Gemidd. # dagen openstaand Openstaande vorderingen M- K # dagen : 53 jours Doel : 65 jours Te vervallen 0-30 dagen Maand evolutie 6-90 dagen >90 dagen Dubieuze vorderingen Openstaande dagen leveranciers # dagen dagen Doel Klant Openstaand>90j 70 Klant Klant Klant Klant Klant Klant Klant Klant /203 02/203 03/203 04/203 05/203 06/203 07/203

23 CAPEX Periode: Type 203-Q3 Project: YTD Kwartaal Budget CAPEX Per type Per project Project Gebouwen +2% -75% +75% Actual: Budget : Project 2 Uitrusting 500K mio,5mio Project 3 Maand evolutie Project 4 2,5mio Project 5 2mio,5mio Project 6 mio 500K 203-Q 203-Q2 203-Q3 203-Q4 250K 500K 750K

24 Performance Flash report vs benchmark Financieel Human Resources Resultatenrekening Bewoners overzicht Omzet Personeels overzicht Kosten Openstaande vacatures Openstaande vorderingen Ziekteverzuim CAPEX Overuren Tevredenheid Tevredenheid van de bewoners En familie Tevredenheid van de medewerkers

25 Bewonersoverzicht Periode Maand # bewoners YTD Bedden bezet Type erkenning: Categorie: Vorig jaar Globaal Type bed : Per categorie # bedden bezet 80 Total # bedden 0 Bezettingsgraad 72.7% Zorgprofiel (% résidents B,C,CD) 42.5% CAT. O 5 # bedden vrijgekomen 3 RVT CAT. A ROB 9 CAT. B 3 CVK 3 7 DVC 7 CAT. C # bedden opnieuw bezet Per erkenning CAT. C dement Maand evolutie Per type kamer # Bewoners 00 persoons persoons DVC /203 07/ CVK /202 0/203 02/203 03/203 04/203 05/

26 Personeels overzicht Indicator Periode Eenheid Maand FTE/Headcount FTE N- YTD IN & OUT Headcount Minimale Norm. Globaal Vorig Jaar Verschil FTE Headcount Administratie OUT 2 Statuut : Per statuut Actief 6 9 Medisch 5 Per activiteit Actuele Situatie IN Activiteitcategorie : 7 Diensten 20 Inactief 5 Interim Maand evolutie # FTE /202 09/ /202 /202 2/ /203 02/203 03/203 04/203 05/203 06/ /202 07/203

27 Openstaande vacatures Functie Periode Type Pipeline status Vacature Totaal vacatures Openstaande vacatures 8 Totaal ingevulde vacatures (sinds begin boekjaar) 7 Gemidd. # dagen openstaand Functie Creatie datum Communicatie # dagen openstaand Verpleegkundige 30/03/203 Internet 22 dagen Kinésithérapeute 0/07/203 mondeling 3 dagen Technieker 0/06/203 Internet 6 dagen Kok 5/05/203 Mondeling 76 dagen Poetshulp 0/07/203 Dienstencheques 3 dagen 52 jours Gemidd. # dagen werving 68 jours Maand evolutie van pipeline kandidaten # kandidaten 0 Aangeworven Voorstel gedaan In analyse / /202 09/202 0/202 /202 2/202 0/ / /203 04/203 05/203 06/203 07/203