3vo. Monique Heemskerk Anne Heemskerk Susanne de Jong Kirsten Lakerveld Varisha Ramnarein Rogier Wouters (projectleider)

Transcriptie

1 Opdrachtgever: Opdrachtnemer: Leden: Anne van Schepen 3v Prnt Linda Cnijn Mnique Heemskerk Anne Heemskerk Susanne de Jng Kirsten Lakerveld Varisha Ramnarein Rgier Wuters (prjectleider) Prjectdcent: Saskia de Bruijn Inleverdatum: Dnderdag 18 mei 2006

2 Inhudspgave Achtergrnden blz. 3/4 Prjectpdracht blz. 5 Prjectactiviteiten blz. 6/7/8 Prjectgrenzen blz. 9 Prducten blz. 10 Kwaliteit blz. 11/12 Prjectrganisatie blz. 13/14 Planning blz. 15 Ksten en baten blz. 16 Risic s blz. 17 Bijlagen blz. 18 2

3 1 Achtergrnden In blk vier van de pleiding Cmmunicatie aan de Hgeschl Leiden staan crprate cmmunicatie en de externe cmmunicatievraag centraal. De pdracht van dit blk is, met de prjectgrep, een cmmunicatieadviesbureau prichten en met dit bedrijf een externe pdracht uitveren. De pdrachtgevende rganisatie is 3v. De prjectmanager is Anne van Schepen en dit is tevens de pdrachtgever. De pdrachtnemer is Prnt. Hiernder wat meer infrmatie ver dit verfrissende adviesbureau. Keuze van naam en huisstijl De naam Prnt is gekzen mdat het Italiaans is vr hi/hall. Hiermee willen we alle pdrachtgevende rganisaties welkm heten bij ns bedrijf. De ndertitel luidt: de sleutel tt een ged advies. De huisstijlkleuren van Prnt zijn ranje en wit. Oranje is gekzen mdat deze kleur hrt bij beweging, warmte en levenskracht. Het is een zeer psitieve kleur die niet beangstigend is. Wit is de kleur van de reinheid en helderheid. Het is de stralenkrans m elke andere kleur heen. Dit is een nieuw verfrissend adviesbureau. Het bureau is in de eerste instantie in het leven gerepen vr een studieprject. Het team bestaat uit zeven fanatieke en zeer enthusiaste mensen die allen geheel verantwrdelijk zijn vr het eindresultaat van de pdracht. Missie & Visie De missie van Prnt luidt als vlgt: Mensen en rganisaties in beweging zetten en laten greien, dr het plezier in en buiten de rganisatie te vergrten en de kwaliteit van het werk te verbeteren. De visie is: In deze wereld speelt cmmunicatie een grte rl. Prnt wil uitgreien tt een tnaangevend en gerenmmeerd bureau p het gebied van cmmunicatieadviezen. 3

4 Achtergrnd 3v De landelijke vereniging bestaat uit de Verenigingsraad waarin nder andere afgevaardigden vanuit de vereniging zitten. Daarnder valt de Raad van Bestuur die het algemeen beleid bepaalt en de vereniging bestuurt. Onder de Raad van Bestuur valt de Districtsraad die bestaat uit 12 leden, van elke prvincie één. En helemaal nderaan kmt de uitverende rganisatie met alle reginale en lkale bestuursleden en vrijwilligers. Al deze ruim vrijwilligers krijgen ndersteuning van z'n 70 berepskrachten. Deze berepskrachten werken vanuit het hfdkantr in Huizen f vanuit één van de vier reginale steunpunten. Verenigingsraad Het hgste rgaan van de vereniging is de Verenigingsraad. Taken van de verenigingsraad zijn gedkeuring van het inhudelijk jaarverslag en financieel verslag ver het afgelpen verenigingsjaar, gedkeuring van het werkplan en begrting vr het vlgende verenigingsjaar en behandeling van verige dr en bij de raad van bestuur ingediende vrstellen. Organigram 3v 4

5 2 Prjectpdracht De pdracht die Prnt vrgelegd gekregen heeft is: bedenk een strategie waarmee 3v in het hfd kan drdringen bij de zware drinkers. Dit is een delgrep die met de reclame BOB jij f BOB ik ng niet is bereikt. De bedeling is dat er een strategie wrdt bedacht en geen reclame-uiting. Het met een psitieve bdschap zijn, daarmee wrdt bedeld dat alchl niet in een kwaad daglicht wrdt gesteld. Het budget dat vr dit nderzek gebruikt mag wrden is niet van belang. Met de bedachte strategie gaat 3v kijken wat er mee gedaan kan wrden. De delstelling: Een zdanige strategie bedenken waarmee 3v een reclamecampagne kan starten die zware drinkers nder invled van alchl achter het stuur vandaan hudt. De strategie geeft een antwrd p de vraag he de delgrep het best kan wrden bereikt en welke middelen daar het meest geschikt vr zijn. De prbleemstelling: Een strategie bedenken m ervr te zrgen dat zware drinkers niet meer nder invled achter het stuur stappen. De deelvragen: - Wat is de delgrep? Kenmerken e.d. - Wat is de uitkmst van het desk research? - Wat is de uitkmst van het field research? - Wat is de cnclusie uit deze verschillende srten research? - He wil de delgrep het liefst benaderd wrden? - He kan 3v de delgrep het beste bereiken? - Welke middelen zijn het meest geschikt m de del- en prbleemstelling te realiseren? - Is het mgelijk m met de BOB-campagne dr te dringen bij de delgrep? Uit de pdracht kmt een adviesrapprt vrt. Hierin kmen verschillende nderwerpen aan bd, nder andere: de peratinalisatie van de vraagstelling, de gebruikte methden van nderzek, de resultaten van de analyse, het advies, de eindcnclusies en de aanbevelingen. Tussentijds zal een cncept analyserapprt wrden gemaakt en tevens twee vrtgangsrapprtages. 5

6 3 Prjectactiviteiten Om de prbleemstelling te beantwrden is een kwalitatief nderzek ndzakelijk. Vr dit nderzek zijn de vlgende activiteiten pgesteld: Analyseren van de delgrep Vide s bekijken van 3v (BOB-reclame) Naslagwerk zeken Onderzek naar effect van de BOB-campagne Op de hgte huden van de prjectbegeleider en pdrachtgever. Opstellen van een tpiclist Afnemen van interviews (spreken met alchlisten) Verwerken van relevante infrmatie Schrijven van een analyserapprt Verwerken van de feedback p het analyserapprt Schrijven van een adviesrapprt Verwerken van de feedback p het adviesrapprt Er is gekzen vr een kwalitatief prbleemverkennend nderzek. Dit mdat er dr middel van pen vragen meer infrmatie vrijkmt. Dr eerst desk research te te passen wrdt de therie verwezenlijkt. Vervlgens wrdt er field research uitgeverd. Dit zullen nder andere sessies bij de AA-Nederland zijn. Deze sessies zullen inzicht geven ver het begrip zware drinker. Ok zal er infrmatie verkregen via de sessieleider. 6

7 4 Prjectgrenzen Afbakening Het blk is begnnen p 20 april en zal duren tt 27 juni. Het is vr dit prject van belang dat alle lessen wrden gevlgd. De pdrachten die tijdens de lessen wrden pgegeven dienen z ged mgelijk uitgeverd te wrden, mdat het belangrijk is vr de uiteindelijke prducten. Na een les die betrekking heeft p het adviesrapprt dient de lesstf direct tegepast te wrden p het prject. Z wrdt er uiterst effectief gewerkt aan een gestructureerd adviesrapprt. De randvrwaarden De randvrwaarden vr dit prject huden in: - Er met rekening gehuden wrden met de deadlines - Er met actief gewerkt wrden aan het prject, dr alle grepsleden - Afspraken met de cntactpersn meten nageleefd wrden De lengte van het prject Het prject vindt plaats van 20 april tt en met 26 juni, dit betekent dat p 26 juni het blk wrdt afgeslten met een adviesrapprt en een eindgesprek. Het advies kmt in de lesweken 20 tt en met 26 tt stand en wrdt verwerkt in een adviesrapprt. Tevens wrden er tussentijds twee vrtgangsrapprten geschreven. De breedte van het prject Het prject zal begeleid wrden dr mevruw De Bruijn. Deze kijkt de rapprten na en geeft feedback, zdat het eindrapprt futls kan wrden ingeleverd bij de pdrachtgever. Het prject zal deels uitgeverd wrden p de Hgeschl Leiden en deels bij de prjectleden thuis. Het rapprt bestaat uit een advies dat mgelijk kan wrden pgevlgd. Er is geen budget. Dat betekent dat daar geen rekening mee heft te wrden gehuden gedurende dit prject. Tevens kunnen de leergrepen kans maken p een prijs. 7

8 5 Prducten Plan van Aanpak Vldet aan de checklist van Grit, bijlage A; Is in crrect Nederlands geschreven; De vrmgeving is niet in strijd met de afgesprken huisstijl; De aanbiedingsbrief vldet aan de vereisten (zie Janssen); De presentatie bevat de kern van het plan van aanpak en de essentiële beslis- en/f keuzepunten. In elk geval kmen aan bd: de pdracht en de peratinalisatie hiervan de planning de vereiste middelen de cmmunicatie met de pdrachtgever Alvrens te starten met de uitvering van het prjectplan met instemming tt uitvering van de prjectdcent en pdrachtgever verkregen zijn. Cncept analyserapprt Bevat tenminste de vlgende elementen: Aanleiding van het vrgelegde vraagstuk De relevantie vr de pdrachtgever De vraagstelling De peratinalisatie van de vraagstelling De gebruikte methden van nderzek De resultaten van de analyse Eindcnclusies Samenvatting Brnvermelding, minimaal 12 waarvan: - tenminste 4 relevante tijdschriften - tenminste 4 relevante beken, die niet behren tt de vrgeschreven literatuur van de pleiding - tenminste 4 Engelstalige publicaties Vldet aan alle verige vereisten van een schriftelijke publicatie Vldet aan de afgesprken huisstijl De aanbiedingsbrief vldet aan de vereisten (zie Janssen) 8

9 De presentatie tijdens de prjectbegeleiding bevat in elk geval het vlgende: De plaats van het rapprt in het prject (ketenkppeling, start -> eind) De vraagstelling De nderzeksmethdiek De resultaten Het cncept adviesrapprt wrdt mede naar aanleiding van de presentatie tijdens de prjectbegeleiding vrzien van feedback. Er wrdt geen cijfer gegeven. Eindrapprt Het eindrapprt is een grepsprduct. Het eindrapprt levert één cijfer p. Het cijfer telt/ vrmt 60% van het eindcijfer van de tetsbare eenheid PRO4, prduct cmmunicatieadvies. Het eindrapprt bevat tenminste de vlgende elementen: Aanleiding van het vrgelegde vraagstuk De relevantie vr de pdrachtgever De vraagstelling De peratinalisatie van de vraagstelling De gebruikte methden van nderzek De resultaten van de analyse Samenvatting van de analyse Advies, waarbij gelet wrdt p: geldige argumentatie zuiverheid nderbuwing instrumentarium / media financiële, rganisatrische en bedrijfsculturele cnsequenties: haalbaarheidsanalyse Eindcnclusies / aanbevelingen Summary (samenvatting in crrect Engels) Brnvermelding, minimaal 12 waarvan: - tenminste 4 relevante tijdschriften - tenminste 4 relevante beken die niet behren tt de vrgeschreven literatuur van de pleiding - tenminste 4 Engelstalige publicaties. Vldet aan alle verige vereisten van een schriftelijk rapprt Vldet aan de afgesprken huisstijl De aanbiedingsbrief vldet aan de vereisten (zie Janssen) Tijdens dit prject zullen er k twee vrtgangsrapprtages gemaakt wrden. 9

10 6 Kwaliteit Het is bij dit prject belangrijk m verschillende brnnen te hebben m z de therie uit de studiebeken te te passen p de praktijk, het verwerken in het prject. De brnnen die vr dit prject gebruikt kunnen wrden zijn zals genemd: studiebeken, maar k infrmatie die de cntactpersn verstrekt en clleges. Studiebeken Vr dit prject wrden de vlgende studiebeken gebruikt: Verhage, B.(2004) Grndslagen van de marketing, uitgaveplaats: Grningen, uitgever: Stenfert Krese Grit, R. (2000) Prjectmanagement, uitgaveplaats: Grningen, uitgever: Wlters-Nrdhff Dam, N.H.M. van en J.A. Marcus (2002), Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management, uitgaveplaats: Grningen, uitgever: Wlters-Nrdhff Olsthrn, dr.a.c.j.m. & drs. J.H. van der Velden (2002), Elementaire cmmunicatie, ThiemeMeulenhff, 2de druk, ISBN , Hlzhauer, F.F.O. (2002), Cmmunicatie Therie en Praktijk, Academic Service, ISBN ,. Van Dam, N.H.M. & drs. J.A. Marcus (2002), Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management, Wlters Nrdhff, ISBN , Hfdstuk 2 Piet Bakker & Ott Schlten, Cmmunicatiekaart van Nederland, 4e herziene druk, Kluwer, ISBN Clleges Managing Acrss Cultures, by Susan C. Schneider and Jean-Luis Barsux Printers: Prentice Hall ISBN X Het is k belangrijk m de clleges te vlgen, deze ndersteunen het prject. De vlgende clleges zijn het meest van belang: - Prjectbegeleiding - Inleiding crprate cmmunicatie - Inleiding mediakunde - Training adviesvaardigheden - Zakelijk Crrespnderen - Intercultural Cmmunicatin 10

11 Cntrles Bij dit prject wrdt er k gecntrleerd f alles ged verlpt. Het plan van aanpak met nagekeken wrden en k het uiteindelijke rapprt wrdt nagekeken. Aan het einde van deze pdracht wrdt de student k berdeeld dr middel van een eindpresentatie. Sftware Bij dit prject met k gebruik gemaakt wrden van de ndige sftware dit zullen vral de vlgende prgramma s zijn: - Micrsft Wrd - MS-Prjects - Micrsft PwerPint - Micrsft Excel - Micrsft Outlk 11

12 7 Prjectrganisatie Dit prject wrdt uitgeverd dr zeven enthusiaste studenten: Naam: Rgier Wuters (1 e cntactpersn+ prjectleider) Adres: Jan Paetsplein 24 Pstcde: 2332 PK Leiden Mbiel: rgierdw83@htmail.cm Studentnr.: s Naam: Kirsten Lakerveld (2 e cntactpersn+ prjectmedewerker) Adres: Zwin 13 Pstcde: 2221 XK Katwijk Mbiel: heykirsten@htmail.cm Studentnr.: s Naam: Linda Cnijn (prjectmedewerker) Adres: Julianastraat 64 Pstcde: 2161 RE Lisse Mbiel: cnijnlinda@htmail.cm Studentnr.: s Naam: Anne Heemskerk (prjectmedewerker) Adres: De Bender 7 Pstcde: 2204 AE Nrdwijk Mbiel: annepan7@htmail.cm Studentnr.: s Naam: Mnique Heemskerk (prjectmedewerker) Adres: Waterman 4 Pstcde: 2221 NK Katwijk Mbiel: mnyheemskerk@htmail.cm Studentnr.: s

13 Naam: Susanne de Jng (prjectmedewerker) Adres: Havixshrst 43 Pstcde: Alphen de Rijn Mbiel : djsusanne@htmail.cm Studentnr.: s Naam: Saskia de Bruijn (prjectbegeleider) Telefn: Bruijn.de.s@hsleiden.nl Naam: Anne van Schepen (pdrachtgever) Telefn: a.van.schepen@3v.nl Rgier Wuters is de prjectleider. Hij plant de vergaderingen in en verdeelt pdrachten tussen de prjectleden indien dit ndig is. Tevens is hij de 1 e cntactpersn van de pdrachtgever. Hij is fulltime beschikbaar, net zals de prjectmedewerkers. De functie vrzitter en ntulist wrdt per vergadering geruleerd. De ntulen wrdt vr de vlgende vergadering naar elke prjectmedewerker en prjectbegeleider Saskia de Bruijn g d. Aan het begin van dit prject is er een duidelijke planning pgesteld (deze staat k in het plan van aanpak). Er zal d.m.v. vergaderingen, en telefn, cntact wrden gehuden. ( adres: advies_prnt@htmail.cm ) Verantwrding wrdt afgelegd aan Saskia de Bruijn. Er wrdt niet alleen verantwrding afgelegd dr twee rapprten in te leveren, maar k dr aanwezig te zijn bij de lessen prjectbegeleiding. Hierin wrdt besprken he het prject verlpt en f het prject p schema ligt. Zie bijlage: samenwerkingscntract 13

14 8 Planning Vergadering ver het pva 15 mei Maken van het pva 16/17 mei Discussiëren ver het pva 17 mei uur tt uur Verbeteren van het pva 17 mei Samenvegen van het pva 17/18 mei Inleveren van het pva 18 mei Prjectbegeleiding 22 mei uur tt uur Vergaderen ver de elementen van het analyse- en eindrapprt Elementen van de rapprten: Aanleiding van het vrgelegde vraagstuk De relevantie vr de pdrachtgever De vraagstelling De peratinalisatie van de vraagstelling De gebruikte methden van het nderzek De resultaten van de analyse Advies Eindcnclusie Samenvatting van de analyse Summary Brnvermelding Uitwerken van de elementen 24 mei duur 15 dagen Prjectbegeleiding 29 mei uur tt uur Inleveren eerste vrtgangsrapprtage 29 mei Prjectbegeleiding 7 juni uur tt uur Cntrle ver het gemaakte werk 9 juli duur 2 dagen Verbeteren van het gemaakte werk 12 juli duur 2 dagen Samenvegen van het gemaakte werk 14 juli duur 2 dagen Inleveren tweede vrtgangsrapprtage 15 juni Tweede cntrle 16 juli duur 2 dagen Analyserapprt inleveren 19 juni Eindrapprt inleveren 26 juni Presentatie analyserapprt 26 juni 9.15 uur tt uur Prjectevaluatie 29 juni uur tt uur Nazrg prject 4 6 juli uur tt uur In de bijlage is de planning in een MS-prject dcument te vinden. 14

15 9 Ksten en baten In elk prject kmen ksten en baten naar vren. Tijdens een prject wrden er namelijk middelen verbruikt, bijvrbeeld nderzeksmateriaal. Naast deze ksten zal het prject k iets meten pleveren, de baten. Ksten Mensuren: Tijdens dit blk zullen zeven studenten fulltime aan dit prject werken. Daarnaast wrden zij begeleidt dr een prjectbegeleider, die k veel tijd aan het prject besteedt. Hulpmiddelen: Tijdens dit prject zullen een aantal hulpmiddelen naar vren kmen. Dit zijn Bijvrbeeld de huur van materialen zals een laptp en beamer. Ok meten smmige rapprten gedrukt wrden bij een drukker, k hier zitten ksten aan verbnden. Baten Bij elk prject kmen wel baten naar vren. Dit heven geen baten van geld zijn, maar juist k baten van vldening. Omdat dit een schlprject is, gaat de vldening hier ver het vldende afrnden van het prject. Dr het vldende af te rnden kunnen er k studiepunten wrden behaald. Naast het verkrijgen van studiepunten is er k een extra prijs vr het prjectgrepje met de beste resultaten. De pdrachtgever heeft k baten. Als het prject naar zijn zin wrdt afgernd heeft hij een advies. Dit zrgt ervr dat verdere uitwerking van het prject beter en sneller zal verlpen. 15

16 10 Risic s Het slagen van een prject is afhankelijk van veel verschillende factren. Falen is te vrkmen als alle factren bij vrbaat wrden gecntrleerd p eventuele prblemen. Dit zdat men niet halverwege het prces er achter kmt dat de gekzen manier van handelen niet tereikend is. Interne risic's: De haalbaarheid van het prject kan te krap zijn De deadlines zijn: - week 20 inleveren startdcument - week 22 inleveren van de 1 e vrtgangsrapprtage - week 24 inleveren van de 2 e vrtgangsrapprtage - week 26 eindrapprt presenteren Deze deadlines kunnen misschien sms niet gehaald wrden Uitwisseling van infrmatie nderling kan p schl en daarbuiten misschien stref verlpen (zie samenwerkingscntract) De gemaakte planning kan niet haalbaar zijn waardr er af met wrden geweken (zie samenwerkingscntract) De mtivatie vr het prject kan wegzakken dr de werkdruk (zie samenwerkingscntract) Het plan van aanpak kan niet klppen Ziekte f andere vrm van verzuim die niet te vrkmen is Prblemen met de uitvering van het rapprt/verslag Het te laat beginnen aan de uitwerking van rapprten en/f andere verslagen Externe risic's: Er kan sprake zijn van nduidelijkheid ver prjectgrenzen. Hierdr kunnen we met een verscht aan infrmatie te maken krijgen wat extra tijd kst Er kan dr nvrziene situaties een andere samenstelling van de prjectgrep ntstaan. Er kan nvldende tijd vr besluitvrming zijn Er is sprake van afhankelijkheid van andere prjecten Ziekteverzuim. Ziekte is niet te vrspellen maar er met wel rekening mee wrden gehuden Het cmbineren van het prject en het flankerend nderwijs Afspraken met de pdrachtgever Afspraken met de begeleider f dcenten Prblemen met de bendigde middelen vr de rapprten/verslagen 16

17 Bijlagen 1. Planning 2. Werkvereenkmst 17

18 ID Task Name Duratin Start Finish 1 Prjectbegeleiding 1 day Mn Mn Maken van het pva en aanbiedingsbrief 2 days Tue Wed Discussiëren ver het pva en de aanbiedingsbrief 1 day Wed Wed Samenvegen van het pva 1 day Thu Thu Inleveren van het pva en aanbiedingsbrief 1 day Thu Thu Prjectbegeleiding (bespreken van het pva) 1 day Mn Mn Vergadering ver de elementen 1 day Tue Tue Uitwerken van de elementen van het analyserapprt 15 days Wed Fri Cntrle ver het gemaakte werk 2 days Fri Mn Verbeteren van de verschillende elementen 2 days Mn Wed Samenvegen van de elementen van het analyserapprt 2 days Wed Fri Tweede cntrle ver het gehele analyserapprt 2 days Fri Sun Prjectbegeleiding (vergadering) 1 day Mn Mn Inleveren eerste vrtgangsrapprtage 1 day Mn Mn Bijwnen van AA bijeenkmst 1 day Sat Sun Interviews afnemen 1 day Sat Sun Verwerken van alle infrmatie 3 days Sun Wed Prjectbegeleiding (vergadering) 1 day Wed Wed Inleveren tweede vrtgangsrapprtage 1 day Thu Thu Analyserapprt inleveren 1 day Mn Mn Feedback analyserapprt verwerken 3 days Tue Thu Vrbereiden presentatie analyserapprt 2 days Fri Sun Inleveren eindrapprt 1 day Mn Mn Presentatie analyserapprt 1 day Mn Mn Prjectevaluatie 1 day Thu Thu Nazrg prject blk 4 1 day Thu Thu May '06 22 May '06 29 S M T W T F S S M T W T F S S M Prject: planning pva Date: Mn Task Split Prgress Milestne Summary Prject Summary External Tasks External Milestne Deadline Page 1

19 ay '06 5 Jun '06 12 Jun '06 19 Jun '06 26 Jun '06 3 Jul '06 T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F Prject: planning pva Date: Mn Task Split Prgress Milestne Summary Prject Summary External Tasks External Milestne Deadline Page 2

20

21