gemeente Eindhoven Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven

Transcriptie

1 A gemeente Eindhoven Handboek Huisvesting Gemeente Eindhoven Projectmanagement Versie: DEFINITIEVE versie 1.8c December 2011 cho/pb

2 Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Projectmanagement Datum December 2011 gemeente Eindhoven

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave...3 Voorwoord 4 1 Inleiding Waarom een handboek Huisvesting? Voor wie is dit handboek en hoe te en? Welke ontwikkelingen zijn van invloed? Wat zijn onze ambities? Resultaat Leeswijzer 10 2 Kaders en uitgangspunten Ambities vertaald naar huisvesting Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening Toelichting wettelijk kader Toelichting bepalen aantal m 2 per sector/afdeling Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken Toelichting spelregels voor het van de ruimte 20 3 Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten Inleiding Overzicht behoefte aan alle bouwstenen Werkplekken Overleg plekken Werkplekfaciliteiten 31 4 Centrale facilitaire voorzieningen Inleiding Samenvatting centrale facilitaire voorzieningen Ontvangst en centrale vergaderruimtes en opleidingsruimte Archieven, post, scannen en repro Technische ruimten Expeditie, magazijnen, opslag, afvoer en liften Sanitair en natte ruimtes Beveiliging Overige ruimten 39 5 Huisstijl huisvesting 40 Bijlage 1: Structuurplan 42 Bijlage 2: Uitwerking Centrale facilitaire voorzieningen 43 gemeente Eindhoven 3

4 Voorwoord Eindhoven is een zelfbewuste en krachtige stad, die denkt in kansen en anticipeert op de veranderingen in de wereld om haar heen. Op het gebied van technologie, design en duurzaamheid speelt Eindhoven een innovatieve rol; maar ook op andere maatschappelijke terreinen, zoals de zorg. Een stad met dit bijzondere karakter heeft een gemeentelijke organisatie nodig: - die is afgestemd op de continue veranderende behoeften van de stad; - met betrokken, deskundige en flexibele medewerkers die met passie en plezier, hun werk doen en trots zijn op de bijdrage die ze leveren; - die kan meebewegen met actuele economische en maatschappelijke ontwikkelingen; - en steeds meer samenwerkt in verschillende vormen met een diversiteit aan mensen en organisaties. Dit vergt het één en ander van onze organisatie en van onze medewerkers. Om hier mede vorm aan te kunnen geven willen we als Gemeente Eindhoven graag Het Nieuwe Werken invoeren. Het Nieuwe Werken is een visie om werken effectiever, efficiënter maar ook plezieriger te maken. Daarbij gaat het om thuiswerken, een betere kantoorwerkplek en de juiste ICT hulpmiddelen. Maar ook om zaken als een beter begrip van de ambities van de organisatie, een inspirerende bedrijfscultuur, andere vormen van aansturing en leiderschap, betere balans tussen privé en werk, minder regels en procedures, en slimmere manieren van samenwerken. Het Nieuwe Werken vraagt om een uitnodigende en flexibele werkomgeving. Omdat informatie steeds meer digitaal en dus tijd- en plaats onafhankelijk beschikbaar gemaakt kan worden, wordt de kantoorwerkplek veel meer een plek waar ontmoeten en samenwerken centraal staan. Ook het werkstijlenonderzoek dat eind 2010 in onze gemeente is gehouden laat duidelijk zien dat er allerlei wensen zijn over onze huisvesting, facilitaire dienstverlening en ICT ondersteuning. Dit onderzoek heeft belangrijke informatie opgeleverd, die is meegenomen in dit handboek. Dit Handboek Huisvesting vormt de basis voor iedereen, die verantwoordelijk en betrokken is bij de realisatie en het beheer van onze huisvesting en werkplekken. Met de gezamenlijke inspanning van iedereen bouwen we aan een uitnodigende en flexibele werkomgeving waar we elkaar ontmoeten en samenwerken. Met vriendelijke groet, Paulien Pistor 4 gemeente Eindhoven

5 1 Inleiding 1.1 Waarom een handboek Huisvesting? De noodzaak voor een handboek huisvesting blijkt uit het volgende: - De gemeentelijke huisvesting is versnipperd in veel verschillende gebouwen. Dit zorgt voor (onnodig) hogere kosten. Er ligt dus een noodzaak/wens om de kosten voor huisvesting te verlagen. - Er ontstaan steeds meer (tijdelijke) samenwerkingsverbanden met partners. Daarnaast verschuiven er steeds meer taken van de centrale overheid naar de gemeente. Het kunnen opvangen van groei en krimp in onze huisvesting is dus noodzakelijk. - Onze organisatie visie Weet wat werkt! zou zijn weerklank moeten vinden in de wijze waarop onze medewerkers in onze gebouwen professioneel, met moderne (ICT) werkplekondersteuning werken. We zien echter binnen de gemeentelijke gebouwen dat er verschillende werkconcepten zijn (Mercado flexwerken, KBC en Stadskantoor mix van werkvormen, MO gebouw eigen werkplek).onze gemeentelijke organisatie mist hierdoor de gewenste gemeenschappelijke professionele uitstraling en herkenbare look en feel. Onze gebouwen stralen niet direct een Eindhoven gevoel uit. - De wens om Het Nieuwe Werken (HNW) in te voeren sluit hierbij aan. De wijze waarop de huisvesting en zijn vormgegeven spelen een belangrijke rol bij aantrekkelijk werkgeverschap. - Er bestaat geen eenduidig beleid op het gebied van huisvesting, dat is samengebracht in een handzaam document. Hierdoor is er steeds weer opnieuw veel voorwerk nodig om wijzigingen in huisvesting voor te bereiden en door te voeren. Daarnaast bestaan er veel ongeschreven afspraken en verworvenheden uit verleden. Dit maakt het lastig om de huisvesting en facilitaire dienstverlening efficiënt in te richten. Met dit handboek willen we een antwoord geven op de vraag hoe ziet goede en eigentijdse huisvesting gebaseerd op Het Nieuwe Werken er dan uit, welke uitstraling willen we en welke kaders en uitgangspunten en we? Denk daarbij aan de verdeling van de ruimten over de sectoren en afdelingen, de verschillende werkplekken, maar ook de facilitaire en technische ruimtes. 1.2 Voor wie is dit handboek en hoe te en? Het handboek is primair bedoeld om de programmamanager Huisvesting, de sectoren verantwoordelijk voor de interne dienstverlening (AIHD, P&O, en ICT), en de sector verantwoordelijk voor het gemeentelijk onroerend goed (Grond & Vastgoed) te ondersteunen in hun rol om goede huisvesting te realiseren en te beheren voor de medewerkers van de gemeente Eindhoven. gemeente Eindhoven 5

6 Door te maken van het handboek Huisvesting helpen we onze medewerkers, klanten en bezoekers, samenwerkingspartners en leveranciers beter en sneller bij huisvestingsvraagstukken. Het handboek geeft overzichtelijk weer op welke wijze planvorming kan worden doorvertaald naar een concrete van ruimten en welke normen daarbij worden gehanteerd. Bij alle aanvragen met betrekking tot huisvesting is het handboek Huisvesting de leidraad waarin de kaders en uitgangspunten zijn beschreven. Het handboek beschrijft wat er nodig is om tot de realisatie van een flexibele werkplekomgeving te komen. Hierin wordt mede rekening gehouden met de benodigde informatie voor exploitatie, maar ook duurzaamheid en wet- en regelgeving zijn integraal onderdeel van dit handboek. Aangezien realisatie van geschikte huisvesting en facilitaire relatief lange doorlooptijden kennen en kostbaar zijn, is getracht in dit handboek ook rekening te houden met interne en externe ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn. De programmamanager Huisvesting is verantwoordelijk voor het beheer van het handboek en het uit te voeren beleid met betrekking tot de huisvesting van onze gemeentelijke organisatie. 1.3 Welke ontwikkelingen zijn van invloed? Op zowel landelijk als lokaal niveau zijn er tal van ontwikkelingen die invloed hebben op de dienstverlening en de organisatie van de gemeente Eindhoven en daarmee impliciet ook op de (nieuwe) kantooromgeving. Met deze ontwikkelingen in het achterhoofd is getracht het handboek Huisvesting voldoende toekomst proof samen te stellen, zodat onze huisvesting en hierop flexibel kan inspelen. Algemene ontwikkelingen - Snelheid van veranderen neemt toe. - Vraag naar flexibiliteit wordt groter. - Concrete gevolgen van ontwikkelingen zijn niet 100% in te schatten. Ontwikkelingen vanuit perspectief klant (burgers en ondernemers) - De gemeente wordt steeds meer een ingang voor alle overheidsvragen. - Eén ingang en eenduidige informatie vanuit alle contactkanalen: telefoon (14+ netnummer), balie, digitaal loket, post. - Klanten zijn mondiger en veeleisender. Dit heeft invloed op: openingstijden, service, maatwerk, bereikbaarheid en agressie. 6 gemeente Eindhoven

7 Bestuurlijke ontwikkelingen - Verdere regionalisatie /decentralisatie van overheidstaken. - Verdergaande publiekprivate samenwerking - Bezuinigingen naar verwachting 25 miljoen per jaar cf. coalitieakkoord. Maatschappelijke ontwikkelingen - Versterking samenwerking (binnen de overheid en met ketenpartners) o.a. door taakverschuiving en regionalisering - Technologische ontwikkelingen (digitalisering, tijd- en plaatsongebonden werken, multichanneling, beveiliging, transparantie). - Ontwikkelingen m.b.t. arbeidsmarkt zoals vergrijzing, Y-generatie (20-35 jaar), balans werkprivé, individualisering, krapte - Financiële ontwikkelingen (bezuinigingen, publiek private samenwerking, minder m 2 voor huisvesting, zelf doen of uitbesteden). - Prioriteitendiscussie m.b.t. kantoorgebouwen en appartementen + mogelijke bouwstop ministerie VROM. - Duurzaamheid (CO2-reductie, cradle-to-cradle, klimaatneutraal 2011). Ontwikkelingen werkomgeving - Werken wordt tijd- en plaatsongebonden, dus ook thuis werken waar dat kan. - Digitalisering is een must. - Activiteitgerichte faciliteiten. - Multifunctionele ruimtes. - Goede secundaire faciliteiten. - Gebouw(en) is/zijn gericht op ontmoeten en samenwerken. - Inrichting is duurzaam, tijdloos en aantrekkelijk voor Y-generatie. - Werkomgeving is mensgericht (instelbaar: meubilair, licht, temperatuur). - Publieksruimtes zijn open en transparant, maar wel veilig. Ontwikkelingen bouwen - Duurzaamheid (cradle-to-cradle, CO2-reductie) - Flexibiliteit - Klimaat neutraal eind Bereikbaarheid en toegankelijkheid - Aantrekkelijk voor klanten en werknemers - Corporate identity (aanhaken bij kernwaarden Dichtbij, Doen, Durven) - Geschikt voor Het Nieuwe Werken - Veilige (werk)omgeving gemeente Eindhoven 7

8 1.4 Wat zijn onze ambities? In 2008 is de missie en kernwaarden van de gemeente Eindhoven uitgewerkt. Dit ziet er als volgt uit: Missie: Samen werken aan een verrassend aantrekkelijke, kansrijke en creatieve kennisstad waar iedereen meedoet en zich thuis voelt. Eindhoven: groot en dichtbij. Kernwaarden: Dichtbij: Durf: Doen: Bij Dichtbij kun je denken aan in de haarvaten van de stad; elkaar aanspreken; de ander; betrouwbaar; samen; luisteren; betrokken; de menselijke maat. Durf grenzen opzoeken; meer doen dan het gewone; niet de letter maar de geest van de wet; kansen creëren; kansen zien en kansen grijpen. Achter Doen zetten we een groot uitroepteken. Doen! spreekt voor zich. Met onze missie en kernwaarden als uitgangspunt is in mei 2011 een nieuwe organisatievisie vastgesteld voor de gemeente Eindhoven: Weet wat werkt!. De ambities zoals verwoord in deze visie zijn gebaseerd op de ontwik-kelingen die op onze organisatie afkomen (zie vorige paragraaf). De kernboodschap van de visie is als volgt: Weet wat werkt! We willen een efficiënte, effectieve en flexibele organisatie zijn. Met de juiste professionele medewerker op de juiste plaats. Die ruimte krijgt én neemt om te excelleren en met passie en plezier werkt aan de ambities van de stad en de doelen van het bestuur. Gestimuleerd door bekwame, resultaatgerichte en inspirerende leidinggevenden. De ambities zoals geformuleerd in onze organisatievisie kunnen we mede bereiken door medewerkers te laten werken in een prettige, uitnodigende werkomgeving. Als uitgangspunt voor de huisvesting en faciliteiten gaan wij tevens uit van de principes van Het Nieuwe Werken. De organisatievisie is voor dit handboek vertaald naar een visie op het werkplekconcept voor de gemeente. Weet wat werkt! vertaald naar werkplekconcept: Ontmoeten en samenwerken in een uitnodigende, flexibele en duurzame omgeving. 8 gemeente Eindhoven

9 Deze ambities zijn uitgangspunt voor de verdere uitwerking in dit handboek. Ontmoeten en samenwerken Vergroten openheid en transparantie in werkomgeving. Stimuleren ontmoeten door ontmoetingsruimtes. Creëren van multifunctionele werkplekken. Informatie overal en altijd toegankelijk. Meer mogelijkheden om (internationaal) samen te werken; de kracht van de stad. Uitnodigende omgeving Gebouwen zijn goed toegankelijk, veilig en gastvrij voor iedereen. Herkenbaarheid van de gemeente Eindhoven komt terug in gebouwen, en binnen afdelingen. (Design, licht, technology) Herkenbaarheid dienstverlenend karakter organisatie Uitnodigende en warme uitstraling van de werkplek. Zelfdenkende en svriendelijke ICT en facilitaire voorzieningen. Flexibele omgeving Flexibiliteit door standaardisering en multifunctionele werkplekken. Verruiming van werktijden voor medewerkers. Informatie altijd en overal toegankelijk. Middel onafhankelijk kunnen werken. Opvangen van groei en krimp van de organisatie. Inspelen op balans privé werk. Duurzame omgeving Gebruik van duurzame en onderhoudsvriendelijke materialen. Terugdringen van energie. Ruimte en materiaal besparing in gebouwen. Herinzet van middelen. Duurzaam vervoersmanagement. Sociaal duurzame werkgever: oog voor gezondheid en arbeidsomstandigheden. gemeente Eindhoven 9

10 1.5 Resultaat Het handboek Huisvesting is de vertaling van onze organisatievisie naar huisvestingsbeleid, makend van de principes van Het Nieuwe Werken. Onze huisvesting en kantoor moeten zichtbaar en voelbaar bijdragen aan wat voor soort organisatie wij willen zijn. Dit handboek geeft richting aan de korte termijn huisvestingsstrategie tot ca Het handboek is tot stand gekomen in samenwerking met Draaijer + Partners; de werkgroep Werkconcept met deelnemers uit de sectoren AIHD, I&B en P&O, programmamanager Huisvesting, en programmamanager Het Nieuwe Werken. Het is getoetst aan een klankbordgroep, opdrachtgevend DR lid en de OR. 1.6 Leeswijzer In hoofdstuk 2 zijn de kaders en uitgangspunten opgenomen die van toepassing zijn op de huisvesting en van de gebouwen inclusief hoe de beschikbare ruimte over de sectoren wordt verdeeld. Hoofdstuk 3 beschrijft de verschillende werkplekken inclusief de decentrale facilitaire voorzieningen. In hoofdstuk 4 is een korte opsomming opgenomen van alle centrale facilitaire voorzieningen, die nodig zijn om de werkplekken en werkplekomgeving te faciliteren 1. Tot slot staat in hoofdstuk 5 een eerste aanzet voor de huisstijl huisvesting beschreven, om richting te geven aan welke uitstraling we willen in onze gebouwen. 1 Een beschrijving van de pleinen is niet opgenomen in dit handboek; dit is volledig maatwerk 10 gemeente Eindhoven

11 2 Kaders en uitgangspunten Zonder een set van heldere afspraken, uitgangspunten en wettelijke kaders, is het lastig om toe te werken naar de gewenste huisvesting en kantooromgeving voor alle medewerkers. In dit hoofdstuk zijn de algemene kaders en uitgangspunten opgenomen, waarbij de principes van HNW de basis vormen. 2.1 Ambities vertaald naar huisvesting Het gekozen werkconcept moet invulling geven aan de volgende ambities (zie ook paragraaf 1.4): 1. Ontmoeten en samenwerken 2. Uitnodigende omgeving 3. Flexibele omgeving 4. Duurzame omgeving Deze vier ambities staan centraal bij het ontwikkelen en de van de werkomgeving en zijn als volgt vertaald: 1. Afdelingen worden (zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties gepositioneerd; binnen de verschillende gebouwen. 2. Ondersteunende faciliteiten worden strategisch gepositioneerd; a. op centrale plekken tussen afdelingen, b. afhankelijk van kwantitatieve behoefte. 3. Maatwerk wordt geleverd op basis van de ontwikkelde sbouwstenen. 4. Activiteiten en werkprocessen zijn leidend; a. voor de van gebouwen, b. voor de van werkplekken. Voor alle soorten werkplekken en ondersteunende voorzieningen zijn bouwstenen ontwikkeld. Deze worden beschreven in de hoofdstukken 3 en Kaders en uitgangspunten voor de locatiekeuze huisvesting Onderstaande uitgangspunten zijn vastgesteld door de raad in 2009 ten behoeve van de lange termijn ambtelijke huisvesting. - Door werkplekdeling en vervolgens toepassing van het flexwerkconcept wordt het aantal vierkante meters voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie, ten opzichte van de huidige omvang, verminderd. Richtpunt hierbij is een vermindering van 20% ten opzichte van het huidige aantal vierkante meters. - Het stadhuis blijft bestuurs- en ontmoetingscentrum. - In principe wordt de gemeentelijke organisatie binnen maximaal 1000 meter loopafstand van het Stadhuis gehuisvest. - De locatie voor huisvesting van de gemeentelijke organisatie moet goed bereikbaar zijn voor diverse verkeerssoorten, milieuvriendelijk en duurzaam mobiliteitsbeleid ondersteunen, zich op maximaal 750 meter loopafstand van het station bevinden en gemeente Eindhoven 11

12 de huisvesting moet voldoen aan de eisen die in deze tijd in het kader van duurzaamheid aan een kantoorpand gesteld mogen worden. - De huisvesting van de gemeentelijke organisatie draagt bij aan de stedelijke ontwikkeling. - Het huidige huisvestingsbudget is taakstellend voor de huisvesting van de gemeentelijke organisatie voor de (middel)lange termijn. Hierbij wordt het huisvestingsbudget opgevat als total costs of ownership (TCO). - In principe wordt uitgegaan van gemeentelijk eigendom van gebouwen die voor gemeentelijke huisvesting worden t. 2.3 Kaders en uitgangspunten voor de verdeling van de ruimte De verdeling van de beschikbare ruimtes over sectoren en afdelingen gebeurt centraal via de programmamanager Huisvesting, maar wel in afstemming met de verschillende verantwoordelijk sectoren. Daarbij worden de volgende spelregels gehanteerd: Toewijzen aan organisatieonderdelen van gebouwen, ruimten, van meubilair en is gebaseerd op onderstaande afwegingen: - Clusteren van sectoren en/of afdelingen in gebouwen of delen van gebouwen gebeurt (zoveel mogelijk) op basis van samenwerkingsrelaties (structuurplan) tussen sectoren en afdelingen. Van daaruit wordt het vlekkenplan en vervolgens de indelingstekening opgesteld. Echter voorop staat dat efficiency leidend is voor het vlekken- en indelingsplan. Zie voor de verdere uitwerking paragraaf Voor de ruimtetoedeling en -indeling worden minimaal de eisen volgens het bouwbesluit en de arbo wetgeving gehanteerd. Daarnaast volgen we de verschillende NEN-normeringen, Arbo Informatiebladen, bouwbesluit en overige wet- en regelgeving. Zie ook paragraaf Bij toewijzing van de ruimte wordt gekeken naar de primaire processen en uit te voeren activiteiten (functionele ondersteuning); - Iedereen (tenzij functioneel of arbo-technisch onmogelijk) werkt volgens het flexconcept. Daarin wordt een flexfactor gehanteerd van 67%, wat wil zeggen dat er voor elke 10 medewerkers 6,7 werkplekken worden gerealiseerd. Hierin is als uitgangspunt meegenomen dat minimaal 5% van de medewerkers thuis werkt en dat we door spreiding en thuiswerken het verschil tussen de bezetting op de drukste dag van de week en de gemiddelde weekbezetting met 50% terugbrengen. - Er wordt gestreefd naar 5% extra ruimte per pand 2 bij de eerste voor Het Nieuwe Werken ten behoeve van opvang van toekomstige groei en krimp. Elke sector/afdeling maakt van de bouwstenen zoals beschreven in hoofdstuk 3. - Er wordt uitgegaan van het aantal eigen medewerkers (incl. boventalligen 3 ), waarbij 1 medewerker maar bij 1 sector meegeteld kan worden. - Externe inhuur, stagiaires, etc. worden niet meegeteld, in plaats daarvan wordt een percentage gehanteerd van 20% als toeslag voor de flexibele schil. 2 Geldt niet voor Mercado en politieke ruimtes Stadhuis, omdat hier niets verandert 3 Eigen medewerkers die niet in de formatie (personeelsbegroting) zitten, maar wel voor de gemeente werken. 12 gemeente Eindhoven

13 - Qua werkplekken wordt uitgegaan van een verhouding van 90% standaard werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken. - Voor de standaard werkplek wordt uitgegaan van 11 m 2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 13,2 m 2 - Voor de CAD tekenwerplek wordt uitgegaan van 13 m 2 nuttig vloeroppervlak. Hierin is inbegrepen de werkplek en de afdelingsgebonden werkplek- en overlegfaciliteiten (bv. printen, garderobe en pantry), zie ook paragraaf 2.6. Het nuttig vloeroppervlak vermeerderd met 20% (trappen, sanitair etc) leidt tot een VVO (verhuurbaar vloeroppervlak) van 15,6 m 2 - Waar van toepassing wordt rekening gehouden met specifieke eigenschappen/eisen van aanwezige functies en of met arbo-gerelateerde individuele aanpassingen. - Het kan voorkomen dat een sector moet schuiven binnen een gebouw of tussen gebouwen om zo een efficiënte ruimte vrij te maken voor een andere sector/afdeling. - Kleine wijzigingsverzoeken gaan via de servicedesk, grotere eerst via de programmamanager huisvesting. Alle verzoeken moeten passen binnen de spelregels uit het handboek huisvesting. Zie verder ook paragraaf Ruimtes die niet nodig zijn (i.v.m. groei en krimp) voor eigen huisvesting worden afgestoten of tijdelijk verhuurd. Zolang dat niet het geval is worden ze zoveel mogelijk afgesloten (dus geen schoonmaakkosten, etc.). - Voor het van de ruimte worden spelregels opgesteld waarin zaken als cleandesk, geluid, etc. vertaald worden in afspraken. Zie ook paragraaf Alle dienstgebouwen worden ingericht conform de gemeentelijke huisvesting huisstijl. Zie hoofdstuk 5. Daar waar sprake is van samenwonen met partners zal maatwerk nodig zijn. - Het handboek huisvesting is (zoveel mogelijk) ook van toepassing bij het huisvesten van externe partners binnen de dienstgebouwen van de gemeente Eindhoven - Escalatie vindt plaats via de Directieraad, bij de directeur die de ambtelijke huisvesting in portefeuille heeft. In de volgende paragrafen van dit hoofdstuk worden een aantal van de hierboven genoemde uitgangspunten nader toegelicht. 2.4 Toelichting structuurplan, vlekkenplan en indelingstekening Voordat met de van gebouwen wordt gestart, is een er uitgebreide voorbereiding op papier nodig. Dit verloopt van grof naar fijn via de volgende 3 stappen: Opstellen Structuurplan Opstellen Vlekkenplan Maken Indelingstekening. Uitvoering van deze stappen vindt plaats op basis van de kaders en uitgangspunten uit dit hoofdstuk en de bouwstenen uit de hoofdstukken 3 en 4. Het opstellen van het structuur- en het vlekkenplan gebeurt centraal (via de programmamanager Huisvesting). De uiteindelijke indelingstekeningen voor sectoren en/of afdelingen worden gemaakt in samenwerking met de sectoren en/of afdelingen. Hieronder een nadere toelichting. gemeente Eindhoven 13

14 Structuurplan Het structuurplan geeft op globaal niveau weer in welke gebouwen de verschillende afdelingen gepositioneerd worden op basis van de samenwerkingsrelaties die deze afdelingen onderling hebben. Hierin is nog geen rekening gehouden met omvang van afdelingen en de beschikbare ruimte binnen de gebouwen. Het structuurplan geeft op hoofdlijnen inzicht in de ruimtelijke relaties. Er wordt daarin nog niet gekeken naar de kenmerken van de gebouwen of naar de plaats voor sectoren binnen een gebouw. Zie hieronder een voorbeeld: Bij de gemeentelijke reorganisatie Eindhoven Eén (in 2009) is er een structuurplan opgesteld. Dit is geactualiseerd ten behoeve van de korte termijn huisvesting en als bijlage 1 toegevoegd aan dit handboek. Bij (grote) toekomstige wijzigingen in de organisatie en/of samenwerkingsrelaties tussen sectoren is het van belang om het structuurplan aan te passen. Vlekkenplan Volgend op het structuurplan wordt een vlekkenplan gemaakt. In het vlekkenplan zijn de sectoren en afdelingen opgenomen die binnen een gebouw kunnen worden gepositioneerd op basis van structuurplan. Hierbij staat voorop dat efficiency leidend is voor het vlekken- en indelingsplan en niet de relaties tussen de sectoren Voor het maken van het vlekkenplan is het nodig om te weten hoeveel medewerkers er per sector/afdeling gehuisvest moeten gaan worden 4. Daarbij wordt er rekening gehouden met de gebouwgebonden beperkingen. Dit kan 4 Verdeling gebaseerd op de personeelsplanning van P&O van d.d. april : - Aantal eigen medewerkers (excl. Sportbedrijven en Van Abbe): 1906 (1602 FTE) - Inhuur: 374 medewerkers (= 19,6 %) (361 FTE) - Partners: geen aantal, maar hiervoor wordt 5000 m2 meegenomen (= voldoende voor ongeveer 300 werkplekken) - Voor het parkeren gaan we uit van de volgende verdeling voor woon-werk verkeer: 21% OV, 45% fietsen en 34% auto (info vanuit project mobiliteit). Daarnaast is er ruimte voor dienstfietsen en auto s en medische indicatie. 14 gemeente Eindhoven

15 soms betekenen dat een afdeling niet volgens het structuurplan gepositioneerd kan worden, dan wordt er gekeken naar de best mogelijke positie. Hieronder weer een voorbeeld: Indelingstekening Het indelingsplan volgt weer op het vlekkenplan. Op basis van het aantal medewerkers is de omvang van de vlek bepaald in het vlekkenplan, vervolgens wordt op basis van functionele behoeftes een indelingstekening gemaakt. Dit is de vertaling van de functionele behoefte naar de verschillende bouwstenen (zie hoofdstuk 3). Vanzelfsprekend wordt daarbij gestreefd naar indelingen die ook voor andere organisatieonderdelen bruikbaar zijn om zo de flexibiliteit te bevorderen en kosten te minimaliseren bij verhuizingen. Hieronder een voorbeeld indelingstekening: Om een indelingstekening te maken is het noodzakelijk inzage te hebben in de werkprocessen van de sector/afdeling en de functionele behoeftes die daaruit volgen. Op basis van een inventarisatie bij de afdeling kunnen dan sbouwstenen worden bepaald en in samenspraak met de sector en/of afdeling (manager en medewerkers) wordt dan de indeling vastgelegd binnen de toegewezen vlek (ruimte) in een tekening. gemeente Eindhoven 15

16 Soms zijn er beperkingen waardoor een indelingsplan niet volledig kan worden uitgevoerd. Dit kan te maken hebben met gebouwgebonden beperkingen of budgettaire beperkingen. In het eerste geval kunnen aanpassingen niet gedaan worden omdat bijvoorbeeld de constructie niet veranderd kan worden of omdat dan niet meer wordt voldaan aan wettelijke eisen. Bij budgettaire beperkingen kan gedacht worden aan enerzijds de (niet) beschikbare budgetten en/of de verhouding tussen de kosten en voordelen die dit oplevert. 2.5 Toelichting wettelijk kader Op dit moment (oktober 2011) zijn de volgende regelingen onderdeel van het wettelijk kader. Dit wettelijk kader wordt in acht genomen bij alle huisvestingszaken: Wet & Regelgeving - Arbowet - Arbocatalogus Agressie en Geweld Sector Gemeente - Arbozorg - Agressiebeleid (veilige publieke taak) - Richtlijnen beelschermwerk van ministerie SZW Arbo Informatiebladen - Nr. 1: Arbo en verzuimbeleid - Nr. 2: Werken met beeldschermen - Nr. 7: Kantoren - Nr. 8: Zittend en staand werk Nen-normen - NEN 2580: ruimte normen van gebouwen - NEN 1814: ventilatie van gebouwen - NEN 2443: parkeren - NEN 1824: gebouwen - NEN-EN : licht - NEN-EN-ISO 9612: geluid - NEN 2449: Ergonomie v.d. werkplek - NEN EN 527-1: kantoormeubelen, werktafels en bureau s (Europese norm) - NEN EN 1335, EN 13761: overige Europese normen m.b.t. kantoren - NEN 1813: Ergonomie kantoormeubelen - NEN 4000: Bedrijfshulpverlening Overige - NPR nl: sturen op duurzame inzetbaarheid van medewerkers - Bouwbesluit - Eisen t.b.v. svergunningen panden (door Brandweer) - Richtlijn Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS) 16 gemeente Eindhoven

17 Nadere uitwerking Inrichting gebouwen NEN 1824 Volgens de NEN 1824 (versie 2010) gelden de onderstaande eisen voor kantoren: Vloeroppervlak algemeen In een kantoorvertrek is ruimte nodig voor plaatsing van kantoormeubilair, de PC en het beeldscherm. Op de juiste wijze t.o.v daglicht/ramen en rekening houdend met privacy, overleg, telefoneren, beweging, planten, persoonlijke spullen, e.d. Verder is het uit ergonomisch oogpunt nodig dat de vloeroppervlakte voldoende is voor het bereiken van de werkplek, de kasten, het raam, enz. en dat de werkplek voldoende ruimte biedt het meubilair zo op te stellen dat er zo min mogelijk hinder is van: -verbinding door directe lichtinval door vensters of van armaturen; - spiegeling van vensters, armaturen of lichte oppervlakken; - koude of warmtestraling van de vensters; - luchtstromen van luchtinblaasopeningen; - geluid. Ook moet de benodigde ruimte het mogelijk maken laden en kasten voldoende te kunnen openen, apparatuur en installaties te kunnen onderhouden en de ruimte te kunnen schoonmaken. In bijgaand overzicht wordt een weergave gegeven van de m² normen betreffende werkplekken. Deze wordt als uitgangspunt genomen voor de gemeente Eindhoven. Berekeningswijze m² NEN 1824 De minimale benodigde oppervlakte wordt bepaald door de ruimte voor de medewerker, inclusief de circulatieruimte op de werkplek, het meubilair, de apparatuur en de benodigde kasten. Elk kantoorvertrek moet voldoen aan minimumafmetingen die te berekenen zijn uit de sommering van de verschillende elementen in de ruimte, zoals de aanwezige personen, het kantoormeubilair, de kasten en de vergadervoorzieningen. Element De medewerkers De kantoorwerktafel De kasten De vergadervoorziening Minimumoppervlakte 4 m² voor iedere werkplek die gewoonlijk langer dan 2h per dag door één of meer medewerkers wordt t, inclusief kantoorwerkstoel en circulatieruimte op de werkplek 1 m² voor een werkplek met een plat beeldscherm 2 m² voor een werkplek met een CRT-beeldscherm 1 m² voor een lees/schrijfvlak 2 m² voor een vlak voor uitleg van tekeningen 1 m² voor elke vrijstaande kast of verrijdbare (lade)kast 2 m² per persoon gemeente Eindhoven 17

18 De eisen voor de kantoorwerktafel moeten voldoen aan NEN Bij beeldschermwerkzaamheden, waar fysieke documenten worden t, moet worden voorzien in een lees/schrijfvlak.voor het overige meubilair en apparatuur (archiefkasten, printer, fax e.d.) moet de minimaal vereiste oppervlakte worden bepaald uit het ruimtebeslag van het meubilair en de apparatuur en de ruimte om deze voorzieningen te en of te bedienen. Deze eisen zijn gerelateerd aan de werkplek en zullen dan ook als minimale norm gelden voor het vaststellen van de m² behoefte van een afdeling. Alle andere eisen die opgenomen zijn in de NEN 1824 zullen eveneens worden meegenomen bij het opnieuw inrichten van gebouwen. Hierbij valt te denken aan de indeling van een kantoorvertrek, minimale eisen voor verkeersruimten, vergaderruimten, restaurantruimten, etc. Uitwerking licht en geluid: NEN-EN en NEN-EN-ISO 9612 Of men bij het werk hinder ondervindt van geluid hangt niet alleen af van het geluidsniveau, maar ook van de aard van het werk, de daarvoor vereiste concentratie en de nagalmtijd. Hieronder volgen een aantal grenswaardes. Kom je hierboven dan wordt geluid in het algemeen als hinderlijk ervaren. - Voor plaatsgebonden en/of concentratiewerk geldt een grenswaarde van ongeveer 45-/50 decibel. - Voor bewegelijk normaal werk geldt een grenswaarde van decibel. - Voor een technische ruimte en een laboratorium geldt een grenswaarde van decibel. - De bouwkundige geeft aan dat een nagalmtijd niet langer mag zijn dan 0,5 seconde. Over licht op de werkplek wordt het volgende gezegd: aangezien op veel plaatsen zowel conventioneel kantoorwerk als beeldschermwerk in één ruimte wordt verricht is het gewenst in deze gevallen uit te gaan van normaal verlichte kantoorruimten. De meeste visuele taken kunnen verricht worden in het gebied van 200 lux tot 800 lux. Het te kiezen niveau is onder andere afhankelijk van de aanwezigheid van vensters, zwakke contrasten en aanwezigheid van oudere werknemers. Te veel licht wordt vaker als meer hinderlijk ervaren dan te weinig licht. 2.6 Toelichting bepalen aantal m 2 per sector/afdeling Het vaststellen van de vierkante meters voor het van ruimten van de gemeente Eindhoven is bepaald op basis van de wettelijke eisen en richtlijnen, zoals de NEN 1824, en op basis van de resultaten van het werkstijlenonderzoek, welke in 2010 is uitgevoerd. Dit leidt tot een nuttig oppervlak per standaard of teken werkplek van 11 m² resp. 13 m². Dit is inclusief alle sector en/of afdelingsgebonden faciliteiten zoals de bureau werkplekken (verschillende soorten), informele overleg faciliteiten, pantry s, projectvoorzieningen, afdelingsarchief, lockers, garderobe, etc. Maar ook de afdelingsgebonden verkeersruimte (= de loopruimte tussen de bureaus). 18 gemeente Eindhoven

19 Voor de werkplek zelf geldt een norm van 6 (standaard) tot 8m² (tekenaars) en voor de overige voorzieningen wordt gerekend met 5m² per werkplek. Op basis van activiteiten wordt uitgegaan van 90% standaard bureau werkplekken en 10% CAD tekenwerkplekken. Daarnaast wordt er een flexfactor gehanteerd van 67% 5. Dit houdt in dat er (gemiddeld) voor elke 10 medewerkers van een sector 6,7 bureau werkplekken zullen zijn. Rekenvoorbeeld Sector A heeft 100 medewerkers met standaardwerkplekken. Hiervoor geldt een m² toekenning van: 100 medewerkers x 11m² = 1100m² x 0,67 flexfactor = 737 m² De exacte indeling van een ruimte wordt bepaald in een indelingstekening (zie paragraaf 2.4). De verhouding tussen de ruimte per werkplek (13m²) en de totaaloppervlakte van een gebouw (VVO en BVO) is (op basis van ervaringscijfers Draaijer + Partners) als volgt: - Netto-oppervlakte (werkplekken + publieksruimtes + ruimte politiek): 100% - Verhuurbaar vloeroppervlak (VVO) (sanitair, trappen, etc.): 120% 2.7 Toelichting aanpak wijzigingsverzoeken Kleine vragen, klachten en storingen met betrekking tot huisvesting en de facilitaire dienstverlening en ICT kunnen via de servicedesk worden gemeld. Grotere vragen (uitbreiding of verbouwing) van de huisvesting starten met een gesprek tussen de programmamanager huisvesting en de verantwoordelijke manager van de sector en/of afdeling om de behoefte nader te inventariseren, maar ook om het verdere proces toe te lichten. De vraag wordt getoetst aan de uitgangspunten in dit handboek en er wordt gekeken of de ruimte beschikbaar is en of er financiering is. Indien akkoord dan zal de aanvraag via het reguliere proces (servicedesk, etc.) worden opgepakt. Eerst komen de offertes en financiering (incidenteel en structureel), tekeningen, arbo-toets en eventueel advies/instemming OR en akkoord van de klant (incl. draagvlak binnen de sector/afdeling voor de wijziging), daarna volgt de uitvoering. 5 Deze flexfactor is gebaseerd op de resultaten van het werkstijlenonderzoek uit 2010, op ervaringscijfers bij andere gerenommeerde bedrijven die HNW hebben ingevoerd, en op literatuurstudie. gemeente Eindhoven 19

20 2.8 Toelichting spelregels voor het van de ruimte Bij het ontwikkelen en vaststellen van een werkplekconcept horen ook spelregels en afspraken betreffende het van het nieuwe werkplekconcept. Dit zorgt ervoor dat we prettig kunnen werken en dat de ruimte en de ook efficiënt en duurzaam t kunnen worden. De spelregels zijn gebaseerd op de uitgangspunten rondom Het Nieuwe Werken en algemene omgangsvormen. Indien nodig worden ze aangevuld met sectorgebonden afspraken. Hieronder staan een aantal onderwerpen die daarin meegenomen gaan worden. - Omgang met de werkplek - Omgang met overlegruimtes - Cleandesk (aan het eind van elke dag bureau leeg, geen stapels papier op kasten etc.) 6 - Archivering - Persoonlijke spullen - Omgang pantry en/of ontmoetingsruimtes - Telefoneren - Muziek - Pauzes - Naleving van de spelregels 6 Opgeruimde manier van werken zodat werkplekken niet persoonsgebonden, maar flexibel in zijn 20 gemeente Eindhoven

21 3 Bouwstenen werkplekken en ondersteunende ruimten 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk worden de bouwstenen beschreven die t worden bij de van de kantooromgeving. Deze bouwstenen zijn mede ontwikkeld op basis van de al jaren succesvolle flexibele kantoor van Mercado; de uitkomsten van het werkstijlenonderzoek 7 en voorbeelden van andere organisaties. Ze worden t bij de van alle kantoren van de gemeente Eindhoven. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen werkplekken, overlegplekken en bouwstenen betreffende overige voorzieningen die een relatie hebben met de directe werkomgeving (werkplekfaciliteiten). Denk bijvoorbeeld aan pantry s, print- en kopieerruimten, afdelingsarchief, en garderobes. Om de huisvesting en goed te kunnen organiseren moeten we een aantal zaken weten: 1. Hoe zijn de samenwerkingsrelaties tussen sectoren (structuurplan)? Welke sectoren zou je bij elkaar in de buurt willen huisvesten? Zie paragraaf Hoeveel medewerkers (eigen, inhuur, partners) moeten gehuisvest worden (t.b.v. vlekkenplan)? En wat betekent dit voor de totale behoefte aan werkplekken en vergaderplekken? Zie paragraaf Hoeveel m2 is nodig per werkplek, vergaderplek etc. en hoe verhouden de verschillende soorten werkplekken zich tot elkaar (t.b.v. indelingstekening? De in dit hoofdstuk uitgewerkte bouwstenen vormen de basis voor de daadwerkelijk en indeling van een ruimte (indelingstekening). (punt 3) 3.2 Overzicht behoefte aan alle bouwstenen Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden (type activiteit) worden de werkplekken en overlegplekken ingericht. Ze worden zo ingericht dat de medewerkers overal hun werk kunnen doen en voorzien van alle faciliteiten die daarbij horen (ICT, in hoogte verstelbaar etc). Daarnaast zijn er ook een aantal bijzondere werkplekken voor medewerkers die vanuit de aard van de werkzaamheden een vaste en/of aangepaste werkplek nodig hebben, of voor medewerkers die vanuit ARBO perspectief een aangepaste werkplek nodig hebben. In de omgeving van de werkplekken bevinden zich informele overlegvoorzieningen, aanlandplekken, stamtafels, loungewerkplekken, projectruimtes, pantry s, etc. 7 Werkstijlenonderzoek is eind 2009 uitgevoerd met als resultaat een beeld van hoe er gewerkt wordt binnen gemeente Eindhoven en welke wensen en knelpunten er zijn met betrekking tot de huisvesting, ICT en facilitaire dienstverlening. gemeente Eindhoven 21

22 Voor alle type werkzaamheden zijn bouwstenen ontwikkeld die in onderstaande tabel zijn benoemd en verderop in dit hoofdstuk nader beschreven. De meeste bouwstenen zijn qua maatvoering eenvoudig om te bouwen naar andere bouwstenen. Bijvoorbeeld een gesloten informele overlegruimte is om te bouwen naar een projectruimte, door alleen te wisselen van meubilair. Daarnaast is uit het eerder genoemde werkstijlenonderzoek, ervaringscijfers van Mercado, en via extern advies een gemiddelde verhouding te onderkennen in de behoefte aan de diverse bouwstenen. Deze gemiddelde verhouding is leidraad bij het maken van de indelingstekeningen van alle afdelingen. Afhankelijk van de specifieke kenmerken van werkzaamheden van een sector/afdeling kunnen de verhoudingen enigszins verschuiven. Type bouwsteen Maatvoering Percentage Toelichting Open standaard werkplek 6 m² 65% bureau werkplek in blokken van max. 4 bureaus. Open teken (CAD) werkplek 8 m² bureau werkplek in blokken van max. 4 bureaus. Functiegebonden werkplek (open) Concentratiewerkruimte (gesloten) 6m² Veelvoud van 6 m² + 1 m2 voor de deur Projectruimte (gesloten) Veelvoud van 6 m² + 1 m2 voor de deur Multifunctionele werkplekken (Café en lunch werkplekken, stamtafel of aanlandplekken) Open informele overleg ruimte Gesloten informele overlegruimte Formele vergaderruimte (reserveren) 11% bureau werkplek, andere maatvoering is mogelijk bijv. balies, in principe open werkplek bureau werkplek voor 1, 2, of 4 personen in gesloten ruimte. Rekening houden met stramienmaat gebouw bureau werkplek voor max 8 personen. Rekening houden met stramienmaat gebouw 2 m² per stoel 2% In open ruimte, bv. Restaurant of op open vloerveld of rondom de pantry. 2 m² per stoel 10% max 6 personen 2 m² per stoel + 1 m2 voor de deur 2 m² per stoel + 1 m2 voor de deur max 8 personen 12% Diverse maten Totale verdeling bouwstenen 100% T.b.v. werkplekken, etc. Woon-werk via OV 21,6% Woon-werk via fiets 44,5% Plus dienstfietsen Woon-werk via auto 33,9% Plus dienstauto s en medische indicatie. Niet voor extern personeel. Totaal verdeling woon-werk 100% T.b.v. parkeren 22 gemeente Eindhoven

23 Globaal moeten er dan gemeentebreed 850 plekken voor fietsen zijn in de diverse stallingen bij de dienstgebouwen (naar rato verdeeld over de verschillende panden). Daarbij rekening houden met een (beperkt) aantal elektrische fietsen. Voor auto s moeten er in totaal 650 parkeerplaatsen zijn (in parkeergarages en op overloopterreinen). De autoparkeerplaatsen dienen daarbij op loopafstand van de verschillende panden te liggen. Overige kengetallen ten behoeve van het maken van indelingstekeningen Type bouwsteen Maatvoering Verhouding Toelichting Kastruimte 1 m2 per kast Per medewerker 0,7 m: is 1,5 lage kast per 4 bureaus (open + gesloten). Alle kasten worden op de open vloervelden geplaatst. Aantal Open versus aantal Gesloten werkplekken Aantal bureau werkplekken (open + gesloten) versus aantal CAD tekenwerkplekken Aantal werkplekken (open+ gesloten) versus aantal (formeel + informeel) overlegplekken Aantal informele overlegplekken versus aantal formele overlegplekken 85% versus 15% 90% versus 10% 75% versus 25% 45% versus 55% Bureau werkplekken incl. functiegebonden en multifunctionele werkplekken (zie 3.3) Standaard + CAD tekenwerkplekken Informeel overleg: open en gesloten (zie 3.4) Formele overlegplekken zijn de te reserveren vergaderruimten. Aantal werplekken versus aantal pantry 2m2 per stoel + m2 voor aanrecht, automaat, etc. 1 koffieautomaat per 35 werkplekken (open + gesloten) Richtlijn: 1 koffieautomaat per 50 tot 150 medewerkers. Per 4 bureaus dient er in de pantry 1,5 stoel aanwezig te zijn om te voorzien in de arboregels m.b.t. pauzeruimte. Eventueel dus 1 pantry voor 2 vlekken (i.v.m. inzet koffieautomaten). Aantal werplekken (open en gesloten) versus aantal servicepunten Per 30 werkplekken 1 servicepunt Printerruimte t.b.v. multifunctional (1m2), papiercontainer (1m2) en 1 kast (1m2) voor papier en kantoorbenodigdheden Garderobe op de open vloervelden 4,8 m2 voor 40 bureaus (open + gesloten) Min. 1 per vlek gemeente Eindhoven 23

24 3.3 Werkplekken Hieronder worden de verschillende typen werkplekken omschreven. Bouwsteen Werkplek Open standaard werkplek Activiteiten & Functioneel Geschikt voor routinematige (beeldscherm)werkzaamheden, telefoneren, en, semigeconcentreerd werken aan dossiers, rapporten, etc. De ruimte wordt t door teams, bezetting kan wisselen, opstellen spelregels voor is van belang. De ruimte wordt ook wel groepskantoor of teamruimte genoemd. Ook partners kunnen hier in overleg werken. Meubilair Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot, bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR ICT infrastructuur Minimaal 3 aansluitingen 220V Minimaal 2 wall outlets CAT6 8 WiFi IEEE n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) 1 standaard PC 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) 1 beeldschermarm 1 CPU houder 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5 Open werkruimte voor één of meerdere personen Licht: direct daglichttoetreding, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus Situering: zoveel mogelijk a (an de gevel ivm daglichttoetreding Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek De nabijheid van drukke verkeersruimte of faciliteiten vermijden i.v.m. geluidsoverlast Werkplekken kunnen in verschillende opstellingen geplaatst worden Deze werkplekken worden vaak gecombineerd met stilteruimtes en overlegplekken Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 1 m² = totaal 6 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. 8 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). 24 gemeente Eindhoven

25 Bouwsteen Werkplek Activiteiten & Functioneel Open teken (CAD) werkplek Solistisch tekenwerk waarvoor grote tekeningen t worden, maar waarvoor niet in stilte gewerkt hoeft te worden Tekeningen raadplegen, indien nodig met meerdere mensen De ruimte wordt veelal t door teams, bezetting wisselend, opstellen spelregels voor is van belang. Deze werkplekken zijn niet bedoeld voor door (keten)partners. Meubilair Bureau formaat 160 x 100 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot, bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR ICT infrastructuur Minimaal 4 aansluitingen 220V Minimaal 2 wall outlets CAT6 9 WiFi IEEE n ICT werkplekvoorziening (incl telefonie) 1 speciale PC 2 platte beeldschermen 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) 1 beeldschermarm, die 2 schermen kan dragen 1 CPU houder 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen speciale printers voorzieningen om digitaal (met meerdere personen) tekeningen te raadplegen digibord of beamer voldoende archiefruimte voor opbergen van tekeningen en voldoende mogelijkheden om tekeningen te kunnen raadplegen mogelijkheden om tekeningen op te hangen met harde achtergrond. Eventueel aflegtafels voor A-0 tekeningen Open werkruimte voor meerdere personen Licht: direct daglichttoetreding plus extra verlichting, verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB en afscherming tussen bureaus Situering: mogelijk aan de gevel ivm daglicht Facilitaire voorzieningen op maximaal 50 meter van de werkplek Werkplek 5 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² = totaal 8 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. 9 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). gemeente Eindhoven 25

26 Bouwsteen Werkplek Activiteiten & Functioneel Concentratiewerkplek Geconcentreerd individueel werken in een ruimte die dicht kan, of die afdoende is afgeschermd. Meubilair Bureau formaat 160 x 90 cm, in hoogte verstelbaar, met kabelgoot. Bureaustoel. Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR ICT infrastructuur Minimaal 3 aansluitingen 220V Minimaal 2 wall outlets CAT6 10 WiFi IEEE n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) 1 standaard PC 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) 1 beeldschermarm 1 CPU houder 1 vast toestel telefonie Overige werkplek voorzieningen Zie paragraaf 3.5 Gesloten werkruimte voor 1 of meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 6 m 2 Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect is genoeg), verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: gesloten ruimte maximaal 50 DB Situering: positioneren in stille zone of in het middengebied Facilitaire voorzieningen: geen kasten Indien een gesloten ruimte, zonder daglicht mag deze maximaal 2 uur achtereen t worden door dezelfde medewerker ivm daglichttoetreding Werkplek 4 m², plat beeldscherm 1 m², lees/schrijfvlak 2 m² = totaal 6 m² Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. Multifunctionele werkplekken (Café en lunch werkplekken, stamtafel of aanlandplekken) Informeel overleg met enkele personen, ontmoeten (bijv. verjaardag), mail checken, telefoneren, niet bedoeld om langdurig aan documenten te werken, kortdurend individueel werken, lezen, bezoek ontvangen, je moet er ook kunnen lunchen. Meubilair, verschillende oplossingen; Diverse selementen mogelijk: actief zitten (tafel/stoelen), lounge zitten, hoog zitten 10 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). 26 gemeente Eindhoven

27 Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR ICT infrastructuur Bij aanlandplek: minimaal 3 aansluitingen 220V Bij aanlandplek: minimaal 2 wall outlets CAT6 11 Bij pantry: minimaal 1 wall outlet CAT6 WiFi IEEE n ICT werkplekvoorziening aanlandplek (incl. telefonie) 1 standaard PC 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) 1 beeldschermarm 1 CPU houder 1 vast toestel telefonie Overige voorzieningen Diverse facilitaire voorzieningen afhankelijk van de behoefte Open ruimte voor één of meerdere personen Oppervlakte: Minimale opp. per werkplek 2 m 2 Licht: daglicht (niet noodzakelijk, indirect daglicht is voldoende), verlichting minimaal 200 lux Akoestiek: maximaal 60 DB compartimentering Situering: centrale ligging in gebouwen cq op verdiepingen, en ook als overgang naar andere afdelingen Facilitaire voorzieningen: diverse voorzieningen vergelijkbaar met een pantry Rondom pantry: bar + krukken; zithoek actief zitten (banken + tafel); zithoek lounge Restaurant: tafels diverse afmetingen (niet in hoogte verstelbaar); hoge tafels met barkrukken Per werkplek 2 m², Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. Functiegebonden werkplek Baliewerkplekken (receptie) Callcenterwerkplekken Werkplekken politiek Scan werkplekken Secretaresse werkplekken / secretariaat Spreekkamers (cliënten/bezoekers) Diverse facilitaire werkplekken (magazijn, archief, repro, etc.) Deel ARBO ingestelde werkplekken vanwege beperkingen Gedurende publiekopeningstijden (alleen de klantcontactplekken) Meubilair Diverse selementen mogelijk afhankelijk van de functionele behoeften en voorzieningen Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). gemeente Eindhoven 27

28 ICT infrastructuur Afhankelijk van de functie Voorzieningen vaak gelijk aan Open Werkplek : Minimaal 3 aansluitingen 220V Minimaal 2 wall outlets CAT6 12 WiFi IEEE n ICT werkplekvoorziening (incl. telefonie) Afhankelijk van de functie Voorzieningen vaak gelijk aan Open Werkplek : 1 standaard PC 1 plat beeldscherm 22 inch (groei naar 24 inch verwacht) 1 beeldschermarm 1 CPU houder 1 vast toestel telefonie Overige voorzieningen Afhankelijk van de functie Alarmmogelijkheden bij balie en spreekkamers Oppervlakte: afhankelijk van de functie Licht: bij werkzaamheden langer dan twee uur daglichttoetreding noodzakelijk, verlichting minimaal 200 lux Facilitaire voorzieningen: idem Akoestiek: idem Situering: idem Per werkplek 2 m² afhankelijk van meubilair. Bij een standaard werkplek 6m² Voor bijv. balies is sprake van maatwerk. Voor wat betreft ICT kan voortschrijdende techniek leiden tot andere keuzes. 3.4 Overleg plekken Voor overleg tussen of bij de werkplekken zijn een aantal bouwstenen ontwikkeld. Zie hieronder de verschillende soorten. Activiteiten & Functioneel Omschrijving Inrichting Open informele overleg ruimte Ontmoeten, niet gepland informeel overleg met een beperkt aantal personen (max. 6), waarbij wel samenwerken aan bijv. documenten mogelijk moet zijn(max. 2 uur) Meubilair Diverse selementen mogelijk: actief zitten (tafel/stoelen), lounge zitten, hoog zitten Bureau volgens NEN 2449 en bureaustoel volgens NPR ICT infrastructuur Minimaal 2 aansluitingen 220V 12 In plaats van CAT 6 voldoet CAT 5 ook in veel situaties (2011). 28 gemeente Eindhoven