Naar een succesvolle en professionele RUD Zuid-Limburg

Transcriptie

1 Naar een succesvolle en professionele RUD Zuid-Limburg Bedrijfsplan samenwerking 18 gemeenten en de provincie Limburg in een Regionale Uitvoeringsdienst RUD Zuid-Limburg 20 november yyyy

2 INHOUDSOPGAVE Inhoudsopgave Inleiding Taken en formatie... 5 INDICATIEVE FORMATIE VAN DE RUD ZUID-LIMBURG... 5 HET BEPALEN VAN DE FORMATIE OVERHEAD Financiën... 8 EEN SCHERPE EXPLOITATIEBEGROTING... 8 KOSTEN PER FTE EN PER PRODUCTIEF UUR... 9 BEGINSEL VAN BUDGETNEUTRALITEIT... 9 FINANCIERINGSMODEL EXPLOITATIE BEGROTE OPSTARTKOSTEN RUD ZUID-LIMBURG OVERALL OVERZICHT FINANCIËN FINANCIERINGSMODEL VAN INPUTGERICHT STAPSGEWIJS NAAR OUTPUTGERICHT Bestuurlijk- juridisch construct INLEIDING JURIDISCHE VORMGEVING STEMVERDELING EN BESLUITVORMING BESTUURLIJKE AANSTURING OPENBAAR LICHAAM ADVIESCOMMISSIE Ambtelijke organisatie op hoofdlijnen STRUCTURERING EN AANSTURING PRIMAIRE PROCES STRUCTURERING ONDERSTEUNING WAARBORGEN INTEGRALITEIT ICT ARCHIVERING HUISVESTING HRM EN PERSONEEL BEDRIJFSCULTUUR Doorkijk en vervolgstappen Bijlage 1 Totale huidige budgetten deelnemers (fictief berekend) Bijlage 2 Exploitatiebegroting Bijlage 3 Opstartbegroting Bijlage 4 Onderdelen concept bedrijfsplan 20 april INLEIDING Achtergrond en aanleiding

3 2. RUD ZUID LIMBURG IN HET KORT Schets van het gebied Zuid Limburg Visie en doelstellingen van de RUD Beoogde uitstraling De randvoorwaarden bij het opzetten van de RUD PROCESSEN EN WERKWIJZEN Beleid en uitvoering Front office en back office Hoofdprocessen PERSONEEL Uitgangspunten Globaal proces Flexibele schil Cultuur Medezeggenschap Randvoorwaarden Bijlage 5 Toelichting normstelling basistaken Bijlage 6 Doorkijk met groeiscenario s PERSONELE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO S NADER UITGEWERKT FINANCIËLE GEVOLGEN TWEETAL GROEISCENARIO S NADER UITGEWERKT

4 1 INLEIDING 2. Voorliggend stuk is het Bedrijfsplan dat samen met een separaat uitgewerkte GR-tekst de grondslag moet vormen voor de besluitvorming voor de op te richten RUD Zuid-Limburg. 3. Voor de uitwerking van dit bedrijfsplan is gebruik gemaakt van de gegevens en delen van de inhoud van een eerder concept bedrijfsplan van 20 april 2012, waarvan onderdelen als bijlage bij dit document zijn toegevoegd. Verder zijn de opmerkingen van de deelnemende partijen op dat concept plan bezien en waar mogelijk meegenomen. Ook zijn de uitkomsten van bestuurlijk overleg opgenomen, alsmede een advies van de gemeentesecretarissen van de drie grote gemeenten. 4. Op basis van al deze input is het volgende in dit plan uitgewerkt: De taken die worden ondergebracht in de RUD Zuid-Limburg De financiële uitwerking van de opzet en de werking van deze RUD De bestuurlijk-juridische aansturing De ambtelijke organisatie op hoofdlijnen Doorkijk vervolgstappen 5. Separaat aan dit bedrijfsplan is de tekst van een GR-regeling uitgewerkt die de juridische grondslag moet vormen voor de op te richten RUD. Deze GR-tekst correspondeert met de uitgangspunten in het hoofdstuk bestuurlijk-juridische aansturing. 6. Met besluitvorming van dit plan en de GR-tekst voor 1 januari 2013 zal de regio Zuid- Limburg voldoen aan de eis van de staatssecretaris om op tijd een RUD te hebben gevormd. In de loop van 2013 zal de operationele vormgeving van de dienst plaatsvinden. In het afsluitende hoofdstuk is een doorkijk gegeven voor de planning inzake de besluitvorming.

5 2 TAKEN EN FORMATIE 7. De kern van de RUD Zuid-Limburg wordt gevormd door de inbreng van het basistakenpakket van alle 19 deelnemers én de specialistische milieutaken voor de 3 centrumgemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en Maastricht en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit de gemeente Beek, Nuth en Stein). 8. De formatie die op dit moment gemoeid is met de taakuitvoering van het basistakenpakket en de specialistischte milieutaken 1 is uit het eerdere bedrijfsplan van PwC van 20 april 2012 gedestilleerd. De RUD Zuid-Limburg begint dus als optelsom van alle afzonderlijke taken en formatie van haar deelnemers. 9. Ook is een exploitatiebegroting gemaakt van de structurele kosten van de RUD Zuid- Limburg. In het kader van dit bedrijfsplan is een kostprijs per fte bepaald, inclusief een opslag voor de formatieve en materiële overhead. De exploitatiebegroting is gebaseerd op de taken die de deelnemers inbrengen en de formatie die daarmee gepaard gaat. Rekening moet daarbij wel worden gehouden met eventuele bezuinigingen door de partners in de RUD Zuid-Limburg. 10. De exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is vanaf de start beduidend lager dan de huidige budgetten van de deelnemers. Deze zijn berekend door de eerder geïnventariseerde huidige budgetten 2, te vermeerderen met een opslag voor formatieve en materiële overhead. Dat leidt tot het overzicht voor de totale huidige budgetten van de deelnemers zoals in bijlage 1 is opgenomen. 11. Dat de exploitatie van de RUD lager kan uitvallen dan het totaal van de huidige budgetten van de deelnemers, heeft vooral te maken met een veel efficiëntere overhead die de RUD krijgt ten opzichte van de huidige overheadskosten bij de deelnemende partijen. In de eerste jaren daalt deze lagere exploitatie vervolgens nog verder doordat ook op het primaire proces nog efficiencywinst valt te behalen. De precieze cijfers zijn in dit bedrijfsplan uitgewerkt. 12. Daarnaast is er een calculatie gemaakt van de opstartkosten van de RUD Zuid-Limburg. Deze kosten zijn versleuteld over de deelnemers. Deze versleuteling vindt plaats naar rato van financiële inbreng. 13. Tot slot is gekeken naar het financieringsmodel, voor de korte en de langer termijn. Deze en voornoemde punten worden in navolgende paragrafen één voor één toegelicht. 1 Onder de specialistische milieutaken wordt hier bedoelt de echt specialistische taken die onderscheiden moeten worden van overige milieutaken 2 In het eerder verschenen bedrijfsplan van 20 april 2012 door PWC is de gemiddelde loonsom per fte uitgevraagd. De gemiddelde loonsom van euro voor de basistaken en euro voor de specialistische taken is gebaseerd op de P+F uitvraag bij gemeenten.

6 INDICATIEVE FORMATIE VAN DE RUD ZUID-LIMBURG 14. De in de RUD benodigde formatie primair proces is in een eerder verschenen document van april 2012 bepaald. Voor de basistaken is het principe van schoon door de poort toegepast om tot een genormeerd aantal fte per gemeente/ provincie te komen. Voor het provinciale takenpakket is rekening gehouden met de inbreng van de voor de provincie vastgelegde wettelijke basistaken en BRZO-taken en niet van het overige takenpakket. 15. Aan de hand van de hiervoor beschreven processen is de indicatieve formatie voor de RUD Zuid-Limburg in beeld gebracht. Deze ziet er als volgt uit, gebaseerd op peildatum : Partners Aantal fte Beek 1,02 Beek (specialistische milieutaken vanuit de IMD) 2,81 Brunssum 0,94 Eijsden-Margraten 0,92 Gulpen-Wittem 0,61 Heerlen 3,42 Heerlen (specialistische milieutaken) 5,45 Kerkrade 1,92 Landgraaf 1,25 Maastricht 4,19 Maastricht (specialistische milieutaken) 3,43 Meerssen 0,62 Nuth 1,53 Nuth (specialistische milieutaken vanuit de IMD) 0,89 Onderbanken 0,39 Schinnen 0,46 Simpelveld 0,44 Sittard-Geleen 4,02 Sittard-Geleen (specialistische milieutaken) 4,10 Stein 1,42 Stein (specialistische milieutaken vanuit de IMD) 2,50 Vaals 0,72 Valkenburg aan de Geul 0,70 Voerendaal 0,58 Provincie Limburg 32,36 3 Totaal 76,67 Tabel 2.1: Indicatieve normatieve formatie RUD Zuid-Limburg 3 De 32 fte van de provincie is inclusief de ingeboekte efficiency van 10%.

7 16. Bovenstaande fte s zijn gebaseerd op een normberekening die eerder in de conceptrapportage van april 2012 is uitgerekend. Door het toepassen van deze normberekening wordt gestreefd naar uniformering van het kwaliteits- en ambitieniveau voor de basistaken. Deze norm kan afwijken van de daadwerkelijk beschikbare formatie bij deelnemers. 17. Bij het in 2013 opstellen van de dienstverleningsovereenkomsten tussen de individuele partijen en de RUD Zuid-Limburg, zal het aantal fte worden geactualiseerd en definitief worden vastgesteld op basis van de definitieve gegevens (bijvoorbeeld aantal inrichtingen) van de deelnemers. Hierdoor kunnen uiteindelijk kleine wijzigingen in het aantal fte ontstaan en over de financiële inbreng van deelnemers in de exploitatie. Bij grote verschillen kunnen ook afspraken gemaakt worden om in een periode tot 2015 naar de normformatie toe te groeien. 18. Ten alle tijden blijft een beginsel van toepassing dat een individuele deelnemer aan uren krijgt wat zij er aan fte inbrengt. Dat wil zeggen als een organisatie bijvoorbeeld voor 3 fte inbrengt, dan krijgt zij voor 3 fte uren. HET BEPALEN VAN DE FORMATIE OVERHEAD 19. De basis van de RUD Zuid-Limburg wordt gevormd door de formatie in het primaire proces. Deze is volgens de opgaven op dit moment in circa 77 fte voor de basistaken én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit gemeente Beek, Nuth en Stein). 20. Om deze formatie in het primaire proces goed te kunnen ondersteunen is capaciteit nodig op het gebied van management, secretariaten en bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJCtaken). 21. De omvang van deze ondersteuning start op maximaal 24% 4 van de totale formatie. 22. De 24% overhead is globaal opgebouwd uit 5% management, 5% secretariële ondersteuning en 14% bedrijfsvoeringsfuncties (PIOFAHJC-taken). 23. De totale omvang van de overhead is dan 24,2 fte, hetgeen 24% is van de totale 101 fte die de RUD Zuid-Limburg volgens de opgaven op dit moment zal beslaan. 4 Op dit moment is gekozen voor een personele overhead van 24%. De keuze voor een overhead van 24% is ambitieus gegeven de schaalomvang van de organisatie en het feit dat de RUD vanaf nul moet worden opgebouwd. De keuze heeft twee consequenties. De eerste is dat het belangrijk wordt dat ten aanzien van het plaatsen van medewerkers geselecteerd moet gaan worden op kwaliteit en ten tweede dat er naar alle waarschijnlijkheid verschillen gaan ontstaan in frictiekosten tussen de deelnemers (het zou goed kunnen dat niet alle partijen naar rato medewerkers kunnen leveren vanwege de te stellen kwaliteitseisen). In het inrichtingsplan wordt concreet uitgewerkt hoe de verdeling van de overhead eruit komt te zien. Dan wordt duidelijk of een personele overhead van 24% uiteindelijk toereikend is voor de RUD Zuid-Limburg.

8

9 3 FINANCIËN EEN SCHERPE EXPLOITATIEBEGROTING 24. Voor de exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is een realistische maar zo scherp mogelijke exploitatiebegroting gemaakt. Alle mogelijke kosten voor de taakuitvoering zijn daarin opgenomen (zie bijlage 2). 25. De exploitatie is opgezet op basis van de taken die de deelnemers inbrengen en de formatie die daarmee gepaard gaat. 26. Meer concreet zijn bij de exploitatiebegroting de volgende aannames gehanteerd: a de formatie is gebaseerd op de gegevens uit het eerder verschenen bedrijfsplan van april Hierin staat het voor de basistaken én de specialistische milieutaken voor de gemeenten Heerlen, Maastricht en Sittard-Geleen en de Intergemeentelijke Milieudienst (bestaande uit gemeenten Beek, Nuth en Stein) genormeerde aantal fte s per gemeente/provincie. b per fte primair proces basistaken is voor de begroting een gemiddelde salarissom gehanteerd van EUR ; c per fte primair proces specialistische milieutaken is voor de begroting een gemiddelde salarissom gehanteerd van EUR ,- 6. d voor de overheadtaken wordt uitgegaan van een percentage van 24% van de totale formatie; e per fte ondersteuning is voor de begroting een gemiddelde salarissom gehanteerd van EUR ; f gegeven de omvang van de dienst wordt verondersteld dat de medewerkers op 1 locatie gehuisvest worden; g de overige lasten worden berekend op basis van een gangbaar voorzieningen- en middelenniveau; 27. Verder is er gekozen voor een post onvoorzien in de begroting van 5% over alle posten, exclusief de personeelskosten. Deze post is beperkt en veronderstelt dat er na de opstartfase, waarin de grootste investeringen zijn gedaan- binnen de RUD Zuid-Limburg geen grote financiële risico s bestaan. 28. Daarnaast is er voor gekozen om de RUD Zuid-Limburg te voorzien van een reservevorming die toegroeit naar maximaal 10% van de exploitatiebegroting op te bouwen in de komende jaren. Hiervoor hoeven geen extra middelen te worden vrijgespeeld. De precieze opzet van de reservevorming zal door de kwartiermaker worden uitgewerkt. 5 De gemiddelde salarissom van EUR ,- per fte is alleen gebaseerd op de uitvoering van de basistaken. 6 De gemiddelde salarissom van EUR ,- per fte is alleen gebaseerd op de uitvoering van de specialistische milieutaken.

10 29. De totale exploitatie van de RUD Zuid-Limburg komt uit op een totaal bedrag van EUR 7,5 miljoen bij de start van de dienst zie tabel 3 en een uitvoerige toelichting in bijlage 2. KOSTEN PER FTE EN PER PRODUCTIEF UUR 30. Op basis van de exploitatiebegroting kunnen de gemiddelde kosten per fte en per productief uur worden bepaald: Totaal aantal fte Primair proces basistaken 57,49 Primair proces specialistische taken 19,18 Totaal 77 Totaal aantal fte primair proces 76,67 Overhead (5% leiding, 5% sec, 14% PIOFAH = 24%) 24/76=31,5 % opslag 24,21 Totaal aantal fte 101 Gemiddelde kosten per FTE Omvang kosten personeel en overhead ,38 Aantal FTE 77 Kosten per FTE ,85 Uurtarief per FTE Kosten per fte primair proces ,85 Aantal productieve uren Netto uurtarief in EUR in ,76 Tabel 3.1: Berekening van het netto uurtarief 31. In deze kostentabel zit de gehele formatie. Dat wil zeggen de formatie voor het primaire proces, maar ook alle managers, de ondersteuning en de medewerkers van de bedrijfsvoering (P&O, Facilitair, Financiën etc.). 32. De overheadkosten per fte bestaan uit kosten voor: huisvesting, ICT-applicaties, werkplekken, mobiliteitskosten, opleidingskosten, en repro, telefonie etc. BEGINSEL VAN BUDGETNEUTRALITEIT 33. Als uitgangspunt voor het oprichten van de RUD Zuid-Limburg is uitgegaan van budgetneutraliteit. Er bestaan verschillende definities van budgetneutraliteit bij de deelnemers. 34. Als het gaat om de begroting dan betekent budgettair neutraal dat de huidige kosten van de taakuitvoering inclusief de opslag voor overhead, zoveel minder gaan bedragen dan de voor het peiljaar 2012 gecorrigeerde kosten die straks moeten worden gemaakt bij de RUD Zuid- Limburg. Onder budgetneutraliteit worden de eventuele bezuinigingen van de deelnemers niet verstaan. 35. Tot slot resteren dan nog de frictiekosten binnen de individuele organisaties. De frictiekosten zijn de kosten die achterblijven in de organisaties als gevolg van het uitplaatsen van formatie. Denk daarbij aan huisvestingskosten maar ook kosten van de ondersteuning/ overhead.

11 Per organisatie moeten door de organisaties zelf de frictiekosten worden bezien en moeten maatregelen worden geformuleerd om deze frictiekosten te beperken. De snelheid van het terugverdienen van de frictiekosten is afhankelijk van de omvang van de frictiekosten per deelnemer, het inverdienregime per deelnemer en de beoogde efficiencywinst van de RUD Zuid- Limburg. Afhankelijk daarvan dient men rekening te houden met een terugverdientijd van de frictiekosten tussen de 4 en 6 jaar. 36. Frictiekosten moeten worden bezien in een meerjarenperspectief. De RUD Zuid-Limburg start met een lagere exploitatie dan de huidige budgetten van de deelnemers en gaat uiteindelijk toegroeien naar een structurele verlaging van haar exploitatie door efficiencymaatregelen, hetgeen, nadat de opstart- en incidentele kosten door de individuele deelnemers zijn terugverdiend, ten opzichte van de frictiekosten weer baten gaat opleveren. 37. In de onderstaande paragrafen is uitgewerkt hoe het beginsel van budgetneutraliteit wordt gerealiseerd. FINANCIERINGSMODEL EXPLOITATIE 38. De exploitatiekosten worden gefinancierd door de deelnemers op basis van hun inbreng van uren maal het uurtarief uit de exploitatie. Dat leidt tot het volgende overzicht voor de inbreng voor de deelnemers bij de start:

12 Kostenoverzicht RUD Zuid Limburg Partners 2013 exploitatie Beek Beek (specialistiche taken vanuit de IMD) Brunssum Eijsden-Margraten Gulpen-Wittem Heerlen Heerlen (specialistische taken) Kerkrade Landgraaf Maastricht Maastricht (specialistische taken) Meerssen Nuth Nuth (specialistische taken vanuit de IMD) Onderbanken Schinnen Simpelveld Sittard-Geleen Sittard-Geleen (specialistische taken) Stein Stein (specialistische taken vanuit de IMD) Vaals Valkenburg aan de Geul Voerendaal Provincie Limburg Totaal Tabel 3.2: Kostenoverzicht RUD Zuid-Limburg BEGROTE OPSTARTKOSTEN RUD ZUID-LIMBURG 39. Voor het neerzetten van de RUD Zuid-Limburg moet een eenmalige investering worden gedaan, die vanwege de eis van budgetneutraliteit zal moeten worden terugverdiend. Deze eenmalige investering is de opstartbegroting die voor de RUD Zuid-Limburg een bedrag van circa EUR beslaat (zie bijlage 3). 40. De totale omvang van de eenmalige investering is gebaseerd op een aantal aannames en ervaringen bij andere milieu- en omgevingsdiensten. Het bedrag is gemaximeerd op het genoemde bedrag. 41. Voor de verdeling van de projectkosten is een verdeling gemaakt met percentages. Voor het bepalen van deze percentages kunnen geen objectieve criteria als inwoners of aantallen bedrijven worden gehanteerd vanwege de betrokkenheid van de provincie. De provincie heeft

13 bijvoorbeeld veel minder maar wel veel zwaardere bedrijven in haar pakket. Om die reden is een versleuteling ontwikkeld waarbij financiële inbreng leidend is. 42. Op grond van de bovenbeschreven uitgangspunten is de volgende verdeling van de opstartkosten van circa EUR gemaakt: Partners Inbreng fte's Inbreng fte's in % Verdeling opstartkosten Beek 1,02 1,33% ,41 Beek (specialistiche taken vanuit de IMD) 2,81 3,54% ,35 Brunssum 0,94 1,23% 9.625,05 Eijsden-Margraten 0,92 1,20% 9.360,83 Gulpen-Wittem 0,61 0,79% 6.182,68 Heerlen 3,42 4,46% ,71 Heerlen (specialistische taken) 5,45 7,11% ,20 Kerkrade 1,92 2,51% ,26 Landgraaf 1,25 1,63% ,16 Maastricht 4,19 5,46% ,18 Maastricht (specialistische taken) 3,43 4,47% ,92 Meerssen 0,62 0,81% 6.295,91 Nuth 1,53 2,00% ,55 Nuth (specialistische taken vanuit de IMD) 0,89 1,16% 9.070,19 Onderbanken 0,39 0,50% 3.940,61 Schinnen 0,46 0,60% 4.725,71 Simpelveld 0,44 0,57% 4.446,40 Sittard-Geleen 4,02 5,24% ,54 Sittard-Geleen (specialitische taken) 4,10 5,35% ,04 Stein 1,42 1,85% ,55 Stein (specialitische taken vanuit de IMD) 2,50 3,26% ,07 Vaals 0,72 0,94% 7.315,04 Valkenburg aan de Geul 0,70 0,91% 7.126,31 Voerendaal 0,58 0,75% 5.873,17 Provincie Limburg 32,36 42,21% ,17 Totaal 76,67 100% ,00 Tabel 3.3: Verdeling van de opstartkosten 43. De opstartkosten van de RUD Zuid-Limburg moeten voorgefinancierd worden door alle deelnemers aan de RUD Zuid-Limburg. Gemeenteraden en PS moeten vooraf extra budget toekennen om de opstartkosten te dekken. Het terugverdienen van de opstartkosten is een zaak van de individuele deelnemers. Hierover in de volgende paragraaf meer. 44. Deze verdeling wordt ook toegepast op het moment dat mocht blijken dat de opstartkosten onverhoopt hoger uitvallen. De opstartkosten zijn kaderstellend en mogen in beginsel niet worden overschreden, dit behoudens calamiteiten. OVERALL OVERZICHT FINANCIËN 45. In het onderstaande overzicht is het overall beeld opgenomen van de financiële uitwerking.

14 46. Het uitgangspunt is dat de exploitatie gefinancierd wordt door de deelnemers op basis van hun inbreng van uren maal het uurtarief uit de exploitatie. 47. Van deze inbreng worden dus alleen de exploitatiekosten gedekt. De bijdrage aan de projectbegroting vindt plaats door middel van voorfinanciering van de RUD Zuid-Limburg door de deelnemers. De dekking van deze bijdragen is een zaak van de individuele deelnemers. 48. De dekking van de projectkosten is een zaak van de individuele deelnemers. Er wordt echter bij de start van de RUD Zuid-Limburg direct inverdiend door de deelnemers omdat exploitatie van de RUD Zuid-Limburg beduidend lager is dan de huidige begrotingen van de deelnemers. Er ontstaat dus direct een besparing aan de voorkant. De keuze is aan de deelnemers zelf of zij deze besparing gebruiken voor de financiering van de opstartkosten of anderszins. 49. Vanaf 2015 wordt er inverdiend op de exploitatie. Dit komt door de taakstelling van 1,25% op de formatie van het primaire proces, omdat verondersteld mag worden dat de RUD Zuid-Limburg ook tot efficiency voordelen leidt in de uitvoering. 50. De lagere exploitatie en het inverdienen als gevolg van efficiency leiden in 2017 tot een structureel lagere begroting van ruim EUR 1,4 miljoen ten opzichte van de totale huidige budgetten van de deelnemers. Tabel 3.4 laat een overzicht zien: Doorkijk efficiency fte FTE Primaire proces basistaken en specialistische taken 76,67 76,67 74,75 72,88 71,06 FTE Overhead 24,21 24,21 23,61 23,01 22,44 Percentage Overhead 24% 24% 24% 24% 24% Doorkijk financiele consequenties Huidige budget totaal , , , , ,76 Budget primair proces basistaken (61.000) + specialistische taken (63.000) , , , , ,46 Budget overhead (60000/FTE) , , , , ,19 Rest exploitatie , , , , ,54 Totale exploitatie , , , , ,20 Projectbegroting , TOTAAL Exploitatie , , , , ,20 Goedkoper tov huidige budget deelnemers 9.835, , , , ,56 Tabel 3.4: Doorkijk financiële consequenties FINANCIERINGSMODEL VAN INPUTGERICHT STAPSGEWIJS NAAR OUTPUTGERICHT 51. Het uitgangspunt van het financieringsmodel is dat de exploitatie leidend is voor de financiering door de deelnemers. Deelnemers betalen de exploitatiekosten van de RUD Zuid- Limburg op basis van inbreng uren maal uurtarief uit de exploitatie.

15 52. Het voorstel is dat de afzonderlijke deelnemers de eerste 4 jaar de financiering op basis van input realiseren. Dat wil zeggen dat zij deze 4 jaren een inbreng hebben van financiering gekoppeld aan hun afname van uren. 53. Voor de dekking van de opstartkosten en incidentele kosten die zij hebben ingebracht dienen zij zelf zorg te dragen. De exploitatie van de RUD Zuid-Limburg is vanaf de start dermate lager dan de huidige budgetten van de deelnemers dat deze opstart- en incidentele kosten door de individuele deelnemers minimaal binnen vier jaar kunnen worden terugverdiend. 54. De verwachting is dat na deze jaren een stabiele situatie intreedt, omdat de incidentele kosten verdwenen zijn en omdat er dan voldoende ervaringscijfers zijn om tot een gedegen model van kostentoerekening te komen. 55. Concreet betekent dit dat voor de eerste vier jaren een inputmodel van financiering wordt voorgesteld en dat in de periode tot 2017 geleidelijk wordt toegewerkt naar een outputmodel. Dit zodat voor de tweede contractperiode op basis van afname/ producten contracten worden gemaakt en ook de financiering op die basis zal plaatsvinden. 56. De kenmerken van deze twee modellen zijn hieronder nog kort toegelicht: Inputmodel: a. De exploitatiekosten worden omgeslagen naar uren die worden ingebracht maal het uurtarief uit de exploitatie, op deze wijze worden de kosten naar de deelnemende gemeenten/provincie doorberekend. Outputmodel: b. De RUD zal zoveel mogelijk op basis van geleverde prestaties en afgenomen producten worden gefinancierd (kostprijs per prestatie/product). 57. Om tot een model van outputfinanciering te kunnen komen zal ervaring moeten worden opgedaan met gegevens ten aanzien van aantallen producten/ tijd per product/ prijs per uur/ aantal productieve uren. De RUD Zuid-Limburg zal zich actief in gaan zetten om deze ervaringen op te bouwen zodat vanaf 2017 gewerkt kan worden met een systeem van (gedeeltelijke) outputfinanciering. 58. Wat betreft de taken die RUD Zuid-Limburg voor andere RUD s uitvoert vindt financiering plaats op basis van programmatische en contractuele afspraken met de andere RUD s. Op vergelijkbare wijze vindt verrekening met andere RUD s plaats die taken voor deelnemers in de RUD Zuid-Limburg uitvoeren.

16 4 BESTUURLIJK- JURIDISCH CONSTRUCT INLEIDING 59. In dit hoofdstuk wordt het bestuurlijk-juridisch construct voor de RUD Zuid-Limburg uitgewerkt. Achtereenvolgens komen de juridische vormgeving, de stemverdeling en besluitvorming, de bestuurlijke aansturing en de opzet van een adviescommissie aan bod. JURIDISCHE VORMGEVING 60. Conform de checklist RUD-vorming is de landelijke voorkeur voor de juridische verankering van de RUD s een openbaar lichaam op basis van de Wet gemeenschappelijke regeling. Het belangrijkste kenmerk van het openbaar lichaam is dat het over rechtspersoonlijkheid beschikt en zelfstandig in het maatschappelijk verkeer kan optreden. Daarnaast kunnen deelnemende gemeenten en provincie bevoegdheden van regeling en bestuur overdragen aan het openbaar lichaam. 61. Voor de RUD Zuid-Limburg zal, conform het voorkeursmodel, een gemeenschappelijke regeling worden getroffen, waarmee een openbaar lichaam wordt ingesteld. Als uitgangspunt wordt gehanteerd een gemeenschappelijke regeling met grote mate van flexibiliteit. De gemeenschappelijke regeling geeft deelnemers de gelegenheid om naast het inbrengen van basistaken, bij de oprichting van de RUD Zuid-Limburg of op een later moment, ook andere taken in te brengen. Wanneer deelnemers voornemens zijn om andere taken in te brengen, dan wordt dit voornemen door de andere deelnemers bezien. Besluitvorming vindt plaats in het Algemeen Bestuur met meerderheid van stemmen uitgebracht door minimaal acht deelnemers. De intentie bestaat (door deelnemers reeds uitgesproken) om een eventueel voornemen te honoreren. STEMVERDELING EN BESLUITVORMING 62. Voor het bepalen van de stemverdeling en besluitvorming binnen deze nieuwe GR zijn de volgende drie uitgangspunten gehanteerd: a De stemverhouding moet toekomstige ontwikkelingen kunnen opvangen. De RUD Zuid- Limburg moet op termijn de mogelijkheid hebben om te groeien. Dat betekent dat deelnemers de mogelijkheid moeten hebben om in de loop der tijd meer taken onder te brengen. De grondslag voor de bestuurlijke stemverdeling zal deze wijzigingen in onderlinge verhouding binnen de RUD moeten kunnen opvangen. b De financiële bijdrage en daarmee het financiële risico van deelnemers is leidend voor de mate van zeggenschap in de RUD. De feitelijke inbreng is dan de objectieve maat voor zeggenschap. c Voorkomen dat een of enkele partijen de besluitvorming bepalen. Ongelimiteerde toepassing van de financiële bijdrage als verdeelsleutel kan tot ongewenste situaties leiden, waarbij één of enkele partijen de bestuurlijke besluitvorming zullen bepalen. Ter voorkoming hiervan en ter bevordering van een duurzame en evenwichtige besluitvorming die eveneens recht doet aan de kleinere deelnemers aan de RUD worden de volgende uitgangspunten aanvullend gehanteerd:

17 Geen enkele partij verkrijgt op basis van de financiële bijdrage een vetorecht. De besluitvormingsprocedure wordt niet alleen gebaseerd op het aantal stemmen (gerelateerd aan de financiële bijdrage) maar eveneens verbonden aan een minimaal aantal deelnemers. 63. Op basis van deze drie uitgangspunten en de beschikbare gegevens voor de financiële inbreng levert iedere partij één lid welke zitting neemt in het Algemeen Bestuur (AB) van de RUD Zuid-Limburg. Het AB bestaat hiermee uit 19 leden. 64. Op basis van deze drie uitgangspunten en de beschikbare gegevens voor de financiële inbreng wordt het Algemeen Bestuur (AB) van de RUD Zuid-Limburg samengesteld uit één vertegenwoordigend lid, met per lid een volgende stemverhouding: Provincie Limburg: 30% (30%) Heerlen, Maastricht, Sittard-Geleen: elk 10 % (samen 30%) Beek, Kerkrade, Landgraaf, Nuth en Stein: elk 4% (samen 20%) Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Onderbanken, Schinnen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg a/d Geul en Voerendaal: elk 2% (samen 20%) 65. Bovenstaande stemverdeling is gebaseerd op ervaringen en uitwerkingen elders. Gebleken is dat er geen objectieve maatstaf te vinden is om tot een eensluidende opzet te komen van stemverdelingen (bij GR is dat normaliter de inwonerverdeling, maar die is vanwege de deelname van de provincie niet bruikbaar). Het verdelen van de stemmen 1:1 aan de hand van inbreng van fte of budget is niet werkbaar, omdat dat tot ingewikkelde tellingen leidt in geval van stemmingen. Om die reden lijkt de opzet met zogenaamde staffels de beste te zijn, onder te verdelen in vier categorieën, die enerzijds tellingen eenvoudig houdt en die er anderzijds toe leidt dat kleine veranderingen in fte niet meteen leiden tot wijzigingen in stemmen. 66. Het voorstel voor de stemverdeling is in onderstaande tabel uitgewerkt: Partners Inbreng fte's Aantal leden AB Stemmen per lid Procentueel Beek 3, Brunssum 0, Eijsden-Margraten 0, Gulpen-Wittem 0, Heerlen 8, Kerkrade 1, Landgraaf 1, Maastricht 7, Meerssen 0, Nuth 2, Onderbanken 0, Schinnen 0, Simpelveld 0, Sittard-Geleen 8, Stein 3, Vaals 0, Valkenburg aan de Geul 0,

18 Voerendaal 0, Provincie Limburg 32, Totaal 57, % Tabel 4.1: Voorstel voor stemverdeling 67. De verdeling van het aantal stemmen in bovenstaande tabel heeft plaatsgevonden aan de hand van de volgende vier categorieën: < 1 fte: 2 stemmen 1 4 fte: 4 stemmen 4 15 fte: 10 stemmen > 15 fte: 30 stemmen 68. De stemverdeling wordt in ieder geval één maal per vier jaar herijkt, of zo vaak als nodig is op grond van substantiële wijziging van inbreng van taken. Een verschuiving is substantieel wanneer een deelnemer een inbreng krijgt die vergelijkbaar is met de inbreng van een andere deelnemer in een andere staffel. Als het aantal stemmen de 100 overstijgt, dient er een herwaardering van de stemmen per deelnemer plaats te vinden. 69. Risicodragerschap van de kosten vindt plaats naar rato van de stemverdeling. 70. Ten aanzien van besluitvorming wordt een besluitvormingsregel voorgesteld die luidt: voor besluitvorming is minimaal 51% van de stemmen nodig uitgebracht door minimaal 8 partijen. Deze algemene besluitvormingsregel geldt ook voor het opnemen van extra taken in de RUD. Partijen doen daartoe aan het Algemeen Bestuur een voorstel, waarbij het principe geldt dat deze voorstellen in beginsel zullen worden gehonoreerd. BESTUURLIJKE AANSTURING OPENBAAR LICHAAM 71. Het bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam. De voorzitter is tevens voorzitter van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. 72. De gemeenschappelijke regeling wordt gesloten tussen Colleges van Burgemeester en Wethouders en Gedeputeerde Staten, nadat toestemming is verkregen van de Raden respectievelijk Provinciale Staten. 73. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam bestaat derhalve uit leden die per deelnemende gemeente/provincie door de Colleges van Burgemeester en Wethouders/ Gedeputeerde Staten uit hun midden worden aangewezen. 74. De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een zittingsduur van 4 jaar, en treden af op de dag waarop de zittingsperiode van de colleges respectievelijk Gedeputeerde Staten afloopt. 75. Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam bestaat uit de voorzitter en twee of meer andere leden, door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen. De aangewezen leden van het dagelijks bestuur mogen niet allen afkomstig zijn uit dezelfde gemeente/provincie.

19 76. De voorzitter is voorzitter van het AB en het DB. 77. Het DB wordt, de voorzitter inbegrepen, gevormd door twee of meer andere leden. De opzet van het DB kan ofwel gebeuren aan de hand van bijdrage in omvang, ofwel op basis van een geografische verdeling. 78. Als de bijdrage naar omvang leidend wordt dan worden de deelnemers in de RUD Zuid- Limburg als volgt binnen het DB vertegenwoordigd: a Provincie Limburg: levert 1 DB-lid; b Heerlen, Maastricht, Sittard: leveren samen 1 DB-lid; c Beek, Kerkrade, Landgraaf, Nuth en Stein: leveren samen 1 DB-lid; d Brunssum, Eijsden-Margraten, Gulpen-Wittem, Meerssen, Onderbanken, Schinnen, Simpelveld, Vaals, Valkenburg a/d Geul en Voerendaal: leveren samen 1 DB-lid 79. Een alternatief op bovenstaande vorming van het DB is een geografische spreiding/ portefeuilleverdeling, bijvoorbeeld: a Provincie Limburg: levert 1 DB-lid; b Gemeenten in Zuid-Limburg Oost: leveren samen 1 DB-lid; c Gemeenten in Zuid-Limburg Midden-Zuid: leveren samen 1 DB-lid; d Gemeenten in Zuid-Limburg Noord: leveren samen 1 DB-lid. 80. De DB leden maken een portefeuilleverdeling ten aanzien van de bedrijfsvoeringstaken. 81. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt zodra het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt of wanneer het lid van het dagelijks bestuur als zodanig ontslag neemt. ADVIESCOMMISSIE 82. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam kan commissies van advies instellen. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. 83. Voor de RUD Zuid-Limburg stelt het algemeen bestuur een adviescommissie in, bestaande uit vier leden. A. een voorzitter; B. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van overheidsfinanciën en/ of bedrijfseconomie C. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van arbeidsverhoudingen en organisatieontwikkeling, en D. een lid met specifieke deskundigheid op het terrein van het omgevingsrecht De adviescommissie zal het algemeen en het dagelijks bestuur gevraagd en ongevraagd adviseren over de financiële en bedrijfsmatige continuïteit van de RUD Zuid-Limburg.

20 5 AMBTELIJKE ORGANISATIE OP HOOFDLIJNEN 84. Wat betreft de feitelijke inrichting van de organisatie van de RUD Zuid-Limburg zal deze moeten worden voorbereid door de kwartiermaker, die in het najaar van 2012 zal worden geworven. In dit bedrijfsplan wordt een aantal algemene uitgangspunten en notities uitgeschreven die voor deze kwartiermaker leidend zullen zijn. 85. De inrichtingsprincipes die meegegeven worden hebben betrekking op de volgende aspecten: a Structurering en aansturing primaire proces; b c d e f g h Structurering ondersteuning; Waarborgen van de door het bevoegd gezag gewenste integraliteit en kwaliteit; ICT; Archivering; Huisvesting; Ontwerpcriteria HRM; Bedrijfscultuur. STRUCTURERING EN AANSTURING PRIMAIRE PROCES 86. De RUD Zuid-Limburg start met een formatie van circa 77 fte voor het primair proces voor vergunningverlening, toezicht en handhaving, inclusief benodigde inhoudelijke expertises en (geclusterde) juridische kennis. De organieke indeling (opbouw afdelingen) wordt één van de eerste opdrachten van de kwartiermaker. Het verdient aanbeveling de organisatie procesgericht in te richten, aansluitend op de processen van de opdrachtgevende organisaties. 87. De RUD formuleert haar doelen en resultaten in het jaarlijkse werkplan of meerjarenplan op basis van kaders van de opdrachtgevers. Via afdelings- en bureauplannen worden deze door vertaald naar de medewerkers. Binnen heldere resultaatsafspraken met duidelijke kaders hebben de medewerkers handelingsvrijheid en ruimte voor eigen initiatief. Zij krijgen en nemen hun verantwoordelijkheid om de resultaten te realiseren binnen de afgesproken tijd en op het afgesproken kwaliteitsniveau. Dit past bij hun professionaliteit. De aansturing door de managers is hierop afgestemd. 88. De (verbetering van de) kwaliteit van de dienstverlening aan opdrachtgevers, burgers, bedrijven en andere overheden is een kernkwaliteit van de RUD. Bestuurlijke sensitiviteit, bereikbaarheid, snelheid, en kwaliteit van de medewerkers en van informatie zijn hier de belangrijke aspecten. De dienstverlening aan de opdrachtgevers en andere overheden wordt professioneel en adequaat georganiseerd. In de dienstverlening is een belangrijke rol weggelegd voor e-diensten, mailservices en de website van de RUD Zuid-Limburg. Via track and trace kan de voortgang in de behandeling van aanvragen (zaken) gevolgd worden. Snelheid is daarbij een

21 belangrijk criterium. Verder is een belangrijke randvoorwaarde dat er zaakgericht wordt gewerkt binnen de RUD. 89. Dit vergt een stelsel dat zijn werkprocessen en de producten die het levert goed beschreven en op orde heeft. Uitgangspunt is daarbij standaardisatie waar mogelijk en maatwerk waar noodzakelijk. Er moet voldoende ruimte zijn voor het professionele beoordelings- en handelingsvermogen van de medewerkers. Dat uitgangspunt maakt het ook aantrekkelijk voor de professionals die bij de RUD werken. Over standaardzaken hoeven zij niet lang na te denken en dus kunnen ze hun energie richten op het maatwerkdeel en de advisering. Het is daarbij van belang de coherente taken samenhangend te organiseren in logisch geclusterde eenheden waarin professionals van elkaar kunnen leren. 90. De beschikbare middelen zoals informatisering, organisatie en communicatie worden daarbij zodanig ingezet dat deze daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het doel en de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. STRUCTURERING ONDERSTEUNING 91. Om het primaire proces binnen de nieuw te vormen RUD effectief en efficiënt te laten verlopen, is een aantal ondersteunende taken en functies vereist binnen deze organisatie. Tot deze ondersteunende functies, ofwel overhead, verstaan wij in dit kader alle managementfuncties, secretariaatsfuncties en bedrijfsvoeringsfuncties zoals ICT, P&O en Financiën. Ondersteunende taken die nauw gelieerd zijn aan het primaire vergunningverleningsen/ of handhavingsproces, zoals bepaalde juridische en administratieve functies, worden niet tot de overhead gerekend. Deze behoren tot het primaire proces. 92. De RUD start met een formatie voor de overhead van 24 fte, bestaande uit circa 4 fte management, 4 fte voor secretariaten en 16 fte voor de bedrijfsvoeringsfuncties. Deze fte voor de bedrijfsvoeringsfuncties zijn grofweg als volgt opgebouwd en wordt in de inrichtingsfase definitief vastgesteld: Ondersteunende taak % Toelichting Personeel en Organisatie 12-15% HRM beleid, HRM advies, ARBO- en verzuimbeleid, organisatie en cultuur, werving en selectie, personeels- en salarisadministratie Informatisering 18-20% ICT beleid, ICT advies, projecten, helpdesk, DIV, technisch applicatiebeheer, architectuur, hardware Financiën 17-20% Fin beleid en advies, projecten, P&C, controller, audits, fin administratie en facturatie Huisvesting 24-28% Huismeester, receptie, werkplekken, facilitaire zaken, schoonmaak, catering, beveiliging Juridisch 10-12% Juridisch beleid en advies, projecten, inkoop, contracten en contractbeheer Communicatie 7-10% Strategische communicatie, huisstijl, internet, intranet, projecten, woordvoering totaal 100%

22 Tabel 5.1: Opbouw bedrijfsvoeringsfuncties 93. In beginsel worden de fte s voor de ondersteuning vanuit de partners aangeleverd. De RUD spant zich in om de ondersteunende taken vanuit de partners gelijkelijk aan de in hoofdstuk 2 genoemde inbreng af te nemen. Hierdoor worden de frictiekosten van de overhead voor de latende organisaties verminderd. Mocht hier onvoldoende capaciteit of expertise aanwezig zijn dan wordt extern naar medewerkers gezocht. WAARBORGEN INTEGRALITEIT 94. De integraliteit bij de uitvoering van de VTH-taken moet geborgd blijven waar het gaat om het klantproces, de bestuurlijke advisering en de afstemming tussen frontoffice en backoffice. Dit stelt zowel eisen aan de organisatie van de RUD als die van het bevoegd gezag. 95. Bij de RUD Zuid-Limburg komt voor elke deelnemende organisatie een vast aanspreekpunt. 96. De frontoffice blijft bij het bevoegd gezag, tenzij het bevoegd gezag dit anders wenst te organiseren. Het eerste contact van burger of het bedrijf is altijd met de provincie of de gemeente. 97. Voor vergunningverlening wordt een onderscheid gemaakt in enkelvoudige en eenvoudige aanvragen enerzijds en complexe en meervoudige aanvragen anderzijds. Uitgangspunt is dat enkelvoudige en eenvoudige aanvragen vanuit de frontoffice direct worden doorgestuurd naar de RUD en daar volledig worden afgewikkeld, indien mogelijk met mandaat tot beschikking. Bij meervoudige en complexe aanvragen geeft de RUD een deeladvies aan het bevoegd gezag. De integrale afweging wordt door het bevoegd gezag gemaakt. Indien het bevoegd gezag op termijn (in het groeiscenario) taken Wabo-breed bij de RUD zou beleggen, kan de RUD ook in die gevallen tot een integrale afwikkeling van een aanvraag komen. 98. Wat betreft toezicht en handhaving is het minimale mandaat dat de RUD krijgt het uitvoeren van inspecties en het daarover rapporteren aan het bevoegd gezag. De uitvoering van inspecties gebeurt op basis van een gezamenlijk af te spreken productkwaliteiten en maatlat. Het is aan het bevoegd gezag om de RUD een verdergaand mandaat te geven om namens het bevoegd gezag op te treden. 99. De mate waarin er verschillen zijn in het aanbrengen van de knip en de uitvoeringsmandaten die worden gegeven, hebben invloed op de doelmatigheid en slagkracht van de RUD. Meer differentiatie zal hogere beheerskosten met zich mee brengen (verschillen in te leveren producten, inrichting ICT etc.) Vanuit het oogpunt van optimalisering van de bedrijfsvoering is een harmonisatie van de knip aan te bevelen. Vanuit het oogpunt van slagvaardigheid is een mandaat van de RUD voor in elk geval het handhavend optreden aan te bevelen.

23 ICT 101. ICT is een cruciaal onderdeel van het functioneren van de RUD. Zowel binnen de regio als in relatie tot het strafrecht. De opgaven zijn globaal onder te verdelen in: a Beheer en uitvoering primaire processen op basis van de principes van zaakgericht werken (databases en workflow-management). b Koppelingen tussen frontoffice/bevoegd gezag en backoffice/rud én eventueel andere RUD s. Zaakgericht en digitaal werken zijn daarbij belangrijke voorwaarden. c Programmering en monitoring op schaal van de RUD, inclusief afstemming met andere RUD s en strafrecht. d Communicatie en informatievoorziening algemeen, waaronder de website. e Ondersteunende processen en bedrijfsvoering RUD (overheadfuncties) Voor deze inrichting zijn op de schaal van de RUD vier basismodellen denkbaar: a Inlogmodel: de RUD krijgt toegang tot de systemen van de deelnemers en maakt een kopie naar eigen systeem. De RUD kan worden geautoriseerd om gegevens in de toegewezen dossiers te beheren. b Centraal systeem: de RUD beheert alle gegevens van de deelnemers inzake de uitvoering van de VTH-taken. De deelnemers kunnen inloggen op het systeem van de RUD. c ICT-netwerk: alle deelnemers en de RUD hebben een eigen maar onderling geharmoniseerd systeem. Gegevens worden online uitgewisseld en zijn (binnen de afgesproken autorisaties) over en weer toegankelijk. Het bevoegd gezag blijft databeheerder, maar kan de RUD autoriseren delen van de gegevens te beheren. d Webservices: schil rond bestaande ICT-structuur met mogelijkheden voor gerichte uitvraag en aggregatie van gegevens Uitgangspunt in de RUD wordt - ongeacht het scenario - dat processen in vergaande mate worden geharmoniseerd, maar dat de knip in de processen die in de frontoffice worden afgewikkeld en die door de backoffice gebeuren, per deelnemer - zeker in de startsituatie - kunnen verschillen. Harmonisatie, digitalisering van het archief en zaakgericht werken zijn (op termijn) zowel voorwaarde als uitgangspunt voor de inrichting van de ICT en de aansluiting daarvan op de frontoffices Landelijk worden in het kader van het Programma Informatie-uitwisseling Milieuhandhaving (PIM) informatiemodellen opgesteld. Deze zijn naar verwachting in de tweede helft van 2012 gereed en worden dan door de leveranciers vertaald in de applicaties. De standaarden uit PIM moeten mede leidend zijn voor de informatiestructuur van de RUD s. Dit betekent dat de effectieve keuzes voor applicaties ter ondersteuning van het primaire proces pas eind 2012 kunnen worden gemaakt. Implementatie (inclusief dataconversie) is - mede gelet op aanbestedingsregels - derhalve pas in 2013 te verwachten. In 2012 kunnen wel de inrichting van de infrastructuur én de basisvoorzieningen bij de RUD worden voorbereid De belangrijkste investeringen in ICT betreffen: a inrichting infrastructuur (server, bekabeling, randapparatuur, werkstations etc.); b software (kernapplicatie, ondersteuning bedrijfsvoering etc.); c maken van koppelingen; d dataconversie;

24 e training en opleiding Het voorliggend bedrijfsplan bevat het financiële kader waarbinnen de kwartiermaker in 2012 invulling moet geven aan de inrichting van de ICT van de RUD Zuid-Limburg Voor 2013 wordt uitgegaan van tijdelijke voorzieningen voor informatie-uitwisseling tussen de RUD en de deelnemers alsmede de aggregatie van gegevens en de uitwisseling van gegevens op bovenregionaal niveau. ARCHIVERING 108. Documenten noodzakelijk voor de taakuitvoering van de RUD en documenten en dossiers ten behoeve van het ondersteunend personeel moeten op doelmatige wijze ontsloten zijn Uitgangspunt is digitaal werken. Bij de start van de RUD worden vanaf dat moment alle lopende procedure- en inspectiedocumenten digitaal opgeslagen conform de Archiefwet. In de inrichtingsfase wordt bepaald welke delen van het historisch archief aanvullend worden gedigitaliseerd. HUISVESTING 110. De RUD Zuid-Limburg zal in een bestaand gebouw worden gehuisvest. Op basis van ruimtelijke, functionele en financiële eisen zal de meest geschikte locatie voor de RUD-Limburg moeten worden gevonden, bijvoorbeeld bij 1 van de deelnemers, maar dat zal nader onderzocht moeten worden Alle medewerkers zullen vanuit een locatie gaan opereren. Zoveel mogelijk zullen principes van het Nieuwe Werken worden toegepast, zodat efficiënt kan worden omgegaan met vervoersbewegingen. Dat betekent dat medewerkers ook thuis of elders kunnen werken Bij de deelnemende organisaties zullen flex-plekken worden ingericht. HRM EN PERSONEEL 113. De RUD moet een aantrekkelijke werkgever zijn. Zowel in arbeidsvoorwaardelijke als professionele zin Als kader voor de overgang van personeel wordt een sociaal plan opgesteld. Dit is richtinggevend voor de arbeidsrechtelijke en arbeidsvoorwaardelijke migratie De RUD draagt zorg voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers op het vlak van kennis, vaardigheden en competenties en ziet die ontwikkeling als essentiële voorwaarde om te (blijven) voldoen aan de kwaliteitscriteria Daarom zal de RUD zorgdragen voor een goede opleidings- en ontwikkelingsaanpak, zowel passend binnen de bedrijfsdoelstellingen als de persoonlijke ambities en potenties van de medewerkers zelf.

25 116. In het kader van HRM hanteert de RUD een transparante set van instrumenten voor onder meer selectie, beloning, beoordeling en ontwikkeling, loopbaanplanning en functieprofielen. BEDRIJFSCULTUUR 117. De professionaliteit van een organisatie valt of staat met de professionaliteit van haar medewerkers. Zij zijn de dragers van de kennis en kunde die maken dat de RUD een meerwaarde heeft voor haar opdrachtgevers. De uitvoeringsorganisatie moet hen aan zich binden door te voorzien in de volgende randvoorwaarden: verantwoordelijkheid geven, heldere doelen stellen met afrekenbare prestaties, een goede rechtspositie en werkomstandigheden bieden en ontplooiingskansen geven De goede rechtspositie is geborgd via de op te stellen arbeidsvoorwaardenregeling. De andere elementen moeten worden geborgd via goede planning en control en inspirerend leiderschap. Daarbij worden verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie gelegd, is de organisatie zo plat mogelijk en krijgen medewerkers voldoende scholings- en ontplooiingskansen om hun professionaliteit actueel te houden en te laten groeien. Inspirerend leiderschap creëert ook een veilige werkomgeving waar medewerkers open en respectvol met elkaar omgaan. Integriteit staat hoog in het vaandel en wordt door de medewerkers bekrachtigd via het afleggen van een eed of belofte Voor het realiseren van deze professionaliteit moet de RUD een voldoende zelfstandige rol krijgen in de processen van vergunningverlening, toezicht en handhaving (regie en mandaat) en de ontwikkeling daarvan en voldoende middelen voor vorming, training en opleiding Een organisatie die doel- en resultaatgericht is, die medewerkers (waaronder managers) verantwoordelijkheden en ruimte geeft om zich te ontplooien, moet medewerkers hebben die hiermee om kunnen gaan. Medewerkers die weten hoe ze met zowel vrijheid als verantwoordelijkheden omgaan en hoe zij zich ten opzichte van de klant, leidinggevenden en hun collega s dienen op te stellen. De belangrijkste competenties van die medewerkers zijn: flexibiliteit, ondernemend, bestuurlijke sensitiviteit, klantgericht, professionaliteit en omgevingsbewust. Concreet houdt dit het volgende in voor medewerkers naar de klant en opdrachtgever toe: a b c d e Medewerkers zijn flexibel in hun inzet. Ze zijn immers in dienst van de RUD en krijgen met meerdere klanten te maken; Medewerkers hebben gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en weten wat speelt in de politiek; Medewerkers zijn servicegericht naar de klant en opdrachtgever; Medewerkers voorzien het bestuurlijk gezag van objectief professioneel advies; Medewerkers verdiepen zich afdoende in lokale geografische kennis van de omstandigheden De verhoudingen tussen medewerkers zijn van groot belang. Medewerkers worden een radar in een team en werken niet alleen. Ze werken verder binnen een aantal duidelijk gestelde kaders. Binnen deze kaders hebben medewerkers alle ruimte en worden zij gestimuleerd mee te denken over efficiënter en effectiever werken, verdere ontwikkeling van de dienstverlening en kwaliteitsverbetering. Concreet houdt dit het volgende in voor medewerkers naar collega s toe:

26 a b Medewerkers zijn collegiaal, behandelen elkaar met respect en spreken elkaar aan op verantwoordelijkheden. Medewerkers denken mee over innovaties en kostenbesparingen Het gevoel is dat samen wordt gewerkt aan verbetering van het leefmilieu in de regio Zuid-Limburg én aan verbetering van het leefmilieu van andere delen van de provincie bij uitvoering van taken voor of namens de andere RUD s. Men is in dienst van de RUD Zuid- Limburg ( onze dienst ) en niet (meer) van de gemeente of provincie. In de interne organisatie van de RUD is hiermee rekening gehouden. Men blijft niet aan de oude werkgever kleven maar stelt kennis en kunde ten dienste van alle opdrachtgevers. De RUD stimuleert het informele karakter en de collegialiteit door met enige regelmaat activiteiten naast het werk te organiseren of te stimuleren. Door hun inbreng in het wel en wee van de RUD goed te organiseren creëert de RUD Zuid-Limburg betrokkenheid van de medewerkers.

27 6 DOORKIJK EN VERVOLGSTAPPEN 123. Onderhavig bedrijfsplan schetst op hoofdlijnen de consequenties voor de deelnemende gemeenten en de provincie Limburg van het aangaan van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Zuid-Limburg en de daarbij behorende organisatie Onderstaand schema geeft het palet weer van de stappen die nu voorliggen. Op de korte termijn zal de besluitvorming moeten worden vormgegeven in de individuele organisaties en zal er een projectorganisatie moeten worden neergezet. Figuur 6.1: Voorliggende processtappen Dit bedrijfsplan, inclusief de daartoe behorende bijlagen, wordt ingebracht in de afzonderlijke Colleges van de gemeenten en Gedeputeerde Staten van de provincie. Zij leiden dit bedrijfsplan door naar hun respectievelijk gemeenteraden en Provinciale Staten als onderlegger voor de toestemming voor deelname aan de GR van de RUD Zuid-Limburg en de benodigde opstartkosten ter beschikking te stellen Separaat aan de besluitvorming over het bedrijfsplan en de GR zal een projectorganisatie moeten worden opgezet met verschillende werkgroepen. Dit is nodig om te