interkerkelijk koor jeugdkoor Zoetermeer, 12 februari 2013 Beste koorleden,

Transcriptie

1 interkerkelijk koor jeugdkoor Secretariaat: Lekstroom 22, 2721 BH, tel Rekeningnr.: Postbank Internet: info@thesprintersingers.nl, 12 februari 2013 Beste koorleden, Hierbij nodigt het bestuur jullie uit voor de algemene ledenvergadering op woensdag 27 februari 2013 om uur in de Olijftak, Antigoneschouw 33 te. Ter voorbereiding treffen jullie aan: Notulen algemene ledenvergadering 2012 / jaarverslag secretariaat / financiële jaarstukken Vragen en/of opmerkingen dienen uiterlijk een week vooraf, schriftelijk te worden ingediend. Als deze niet direct kunnen worden beantwoord, krijgen jullie hiervan schriftelijk of mondeling bericht. Agenda 1. Opening 2. Notulen algemene vergadering 28 maart Ingekomen stukken 4. Jaarverslag secretariaat 5. Verslag oudercontactavond jeugdkoor The Green Voices 6. Bestuursverkiezing: André van der Meulen en Rieneke Verbrugge zijn aftredend en stellen zich niet herkiesbaar. Marjolein van Delft en Laura Hoving zijn aftredend en stellen zich herkiesbaar, daarnaast stelt het bestuur Ruud Keller voor als nieuw bestuurslid. 7. Financiën: a. verslag kascommissie en de financiële verantwoording over 2012 b. voorstel tot contributieverhoging c. goedkeuring begroting 2013 d. verkiezing kascommissie 8. Plannen Afscheid vertrekkende bestuursleden 10. Sluiting Mocht je niet aanwezig kunnen zijn, laat dan je stem niet verloren gaan, maar teken de machtiging. Met vriendelijke groet, namens het bestuur, Rieneke Verbrugge, secretaris Machtiging Ondergetekende aan geeft hierbij volmacht om namens hem/haar een stem uit te brengen op de algemene ledenvergadering van 27 februari Handtekening:

2 Verslag Algemene Ledenvergadering van 2012 Verslag Algemene Ledenvergadering van woensdag 28 maart 2012 Aanwezig: 37 leden 2x volmacht 1. Opening André van der Meulen opent de vergadering om uur en heet de aanwezigen welkom. De vergadering wordt voorafgegaan door het voorlezen door Corine de Reus van: Het is voorjaar van de website: H. Pragt, uit de verhalenbundel van Jan Bot: Verhalen die inspireren. 2. Notulen vorige vergaderingen De verslagen van de algemene ledenvergaderingen van 2 maart 2011, 21 september 2011 en 1 februari 2012 worden ongewijzigd vastgesteld met dank aan de notulist. 3. Ingekomen post Er is geen post ontvangen. 4. Jaarverslag secretariaat Er zijn geen vragen/opmerkingen n.a.v. het secretariaatsverslag. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld met dank aan de secretaris. 5. Verslag oudercontactavond jeugdkoor TGV De ouders van TGV zijn vorige week woensdag op de hoogte gesteld van het wel en wee van de vereniging. We hebben 10 ouders op bezoek gehad. Frans van den Bos doet verslag van deze vergadering. Belangrijk punt is dat er dringend nieuwe kinderen nodig zijn en iedereen wordt gevraagd te helpen bij de werving. Frans van den Bos bedankt de jeugdkoorcommissieleden voor hun inzet het afgelopen jaar. 6. Jaarrede van de voorzitter De jaarrede van de voorzitter is in te zien bij het secretariaat. 7. Financiën Verslag kascommissie en de financiële verantwoording Ton van der Zwan en Hans Kühn hebben de kas en financiële verantwoording gecontroleerd. De kascontrolecommissie heeft geconstateerd dat de boeken afgelopen jaar keurig verzorgd zijn en adviseert decharge te verlenen. Verder leest Hans het verslag voor waarin hij constateert dat er veel extra acties zijn en oproept om er aan deel te nemen omdat de opbrengst ervan broodnodig is. De volledige brief is in te zien bij het secretariaat. Het advies tot het verlenen van decharge wordt overgenomen. Corine de Reus vindt het jammer dat de financiële verantwoording zo minimaal is. Ook Erik Jan Renger zou graag een uitgebreidere verantwoording willen. André van der Meulen zal de uitgebreidere versie alsnog verspreiden aan de leden. Erik Jan Renger vraagt aandacht voor het feit dat we nu 2 jaar achtereen een tekort hebben op de begroting. Er moeten nieuwe leden komen, maar die zijn er nu nog niet. Hij stelt voor om nu al over te gaan tot contributieverhoging. Het bestuur heeft gezegd niet voor het tweede jaar op rij een contributieverhoging te willen. We hopen het zonder extra contributie te kunnen redden dit jaar. Het grootste tekort is opgetreden doordat er met het Lenteconcert onvoldoende kaartjes zijn verkocht. Vorige jaren is het met dit soort concerten wel gelukt om er positief uit te springen, maar dat was dit jaar anders. Goedkeuring begroting 2012 Een boekhouder zou deze begroting niet goedkeuren omdat er rekening wordt gehouden met een tekort aan het eind van het jaar. We vragen iedereen om inzet en om zijn/haar steentje bij te dragen. Doe met de acties mee. Zorg dat we in de kerkgemeentes in kunnen zingen. We moeten onze eigen PR zijn. Er wordt contact opgenomen met de Pelgrimsdienst. Naar alle bestaande relaties is bericht gegaan dat we weer een dirigent hebben en dat we graag weer op Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 2

3 Vervolg verslag Algemene Ledenvergadering van 2012 willen treden. We willen graag meer in zelf zingen. De opkomst van leden bij optredens is wel een punt van aandacht. In kerkdiensten gaat het vaak om hoogtijdagen, maar dan moeten wij ook komen. Begroting: als dit de trend is gaat het niet goed. Voorgesteld wordt een proeftijd voor van een half jaar en dan eventueel verhoging van de contributie. Het bestuur stelt voor een jaar te wachten. Als je nieuwe leden wilt krijgen, moet je de contributies niet te hoog maken. Wij doen nu als bestuur niet het voorstel voor contributieverhoging. Mocht het zo zijn dat het tekort inderdaad blijft staan, dan zal er volgend jaar een contributieverhoging doorgevoerd moeten worden. Verkiezing kascommissie Hans Kühn blijft lid en Caroline Kruyswijk gaat de commissie versterken. 8. Bestuursverkiezing Benoeming verkiezingscommissie: Marleen Bos en Marten Brug. Frans van den Bos en André van der Meulen stellen zich herkiesbaar en Nelleke van der Slacht wordt door het bestuur voorgedragen als nieuw bestuurslid. De stemverdeling is als volgt: Frans van den Bos voor 37 tegen 2 geen mening 0 André van der Meulen voor 38 tegen 0 geen mening 1 Nelleke van der Slacht voor 34 tegen 4 geen mening 1 Daarmee zijn Frans en André herkozen en wordt Nelleke welkom geheten in het bestuur. 9. Voorstellen bestuur M.i.v. vandaag is Vincent Verbrugge algemeen lid van de vereniging. Verandering repetitietijden. Voorgesteld wordt de aanvangstijd van de repetitie van TSS te vervroegen naar uur. Reden voor dit voorstel is dat mensen die nu tijdens de pauze vertrekken met een vroegere repetitie hopelijk ook na de pauze zullen blijven. Dit voorstel wordt met grote meerderheid aangenomen. De nieuwe aanvangstijd gaat in op 11 april Volgende week is het stille week en dan beginnen we nog om uur. Aanstelling dirigent Ies Roos, Ies heeft een proefperiode van drie maanden en voordat het contract aangeboden en getekend wordt, willen we eerst de goedkeuring van de leden. Er wordt fijn gezongen met Ies Roos en vooral ook de combinatie met Émile Chappin op de piano wordt fijn gevonden. Wel mag Ies wat strenger optreden als er niet wordt geluisterd en het onrustig is in het koor. De discipline hoort bij onszelf te liggen. Als we als koor beter willen worden, moeten wij ook serieuzer repeteren. Zing niet mee met een andere partij, wees stil zodra de muziek speelt. Laten we er dus ook met elkaar op letten. Gevraagd wordt of er behoefte is aan een stemming over het aannemen van Ies Roos als dirigent. Er wordt geen stemming gevraagd. We gaan Ies een mooi contract aanbieden. Op 18 april hebben we een z(w)in(g) in. Bedoeling is dat iedereen iemand meebrengt naar de repetitie die misschien lid zou kunnen worden. Voorstel oud papier inzameling. Het is zonde om dit geld te laten liggen. Er zijn meer verenigingen die met bakken zoals in het voorstel aangegeven oud papier ophalen. Wij vragen om kliko s neer te zetten. Hij moet op eigen terrein neergezet. De grootte van de bak is afhankelijk van hoeveel je op kunt/wilt halen. De bak wordt opgehaald zodra hij vol is. Krijg je een boete als de bak verdwijnt? Wordt nagegaan. Je krijgt een boete als het papier vervuild is met andere vuilnis. Er gaat een lijst rond waarop ingetekend kan worden voor een kliko. Contactpersoon voor deze actie is Nelleke van der Slacht. 10. Plannen 2012 Zaterdagmiddag 23 juni hebben we een Zomerconcert in de Olijftak entree is Є 5,- per kaartje. Er worden vier nieuwe stukken ingestudeerd en die willen we dan uitvoeren. De lat ligt met opzet hoog. Opgeroepen wordt om tijdens de repetitie de muziek eens te laten liggen. Zaterdag 29 september is er een Jeugdkorenfeest in de Olijftak. Iedereen is ook daar van harte welkom. Het kost ook daar een klein bedragje om binnen te komen. Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 3

4 Vervolg verslag Algemene Ledenvergadering van december hebben we een zangdienst met beide koren in Hoofddorp. Erg leuk om eens buiten de gewone concerten een optreden te hebben met zowel TGV als TSS. 23 december is het kerstconcert in de Olijftak en 24 december zingen we in de kerstnachtdienst van de Julianakerk in Scheveningen. Er wordt gezocht naar een geschikt kerstproject. Ook hier zal een kleine toegangsprijs worden gevraagd. Daarmee hopen we meer publiek te trekken. Ies had geen ervaring met kinderkoren en heeft afgelopen zaterdag een seminar gedaan hoe om te gaan met kinderkoren. Halverwege het jaar gaan we met Ies Roos vergaderen om de plannen te maken voor Sluiting Er zijn geen vragen naar aanleiding van deze vergadering. André van der Meulen hoopt iedereen volgend jaar in goede gezondheid weer op de vergadering te zien en sluit om uur de vergadering. Voor akkoord Datum: Voorzitter: Secretaris: Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 4

5 Secretariaatsverslag Secretariaatsverslag over het jaar 2012 Optredens van The Sprinter Singers in 2012 zondag 18 maart 2012 Kerkdienst, Badkapel, uur Scheveningen zondag 06 mei 2012 Gezellige middag, verzorgingshuis Johannahuis, van Wassenaar Ommerenpark, uur. Via Fonds 1818 zondag 03 juni 2012 Zangdienst, Nieuwe Kerk, uur Maasland zaterdag 23 juni 2012 Zomaarconcert, de Olijftak, uur zondag 02 september 2012 Kerkdienst, Geref. Kerk, uur Nieuw-Vennep zondag 30 september 2012 Jeugddienst, Oude Kerk, uur Scheveningen zondag 28 oktober 2012 Kerkdienst, Baptistengemeente, uur Den Haag zondag 25 november 2012 Kerkdienst, zorginstelling IPSE, uur Nootdorp zondag 16 december 2012 Kerstspecial, Marktpleinkerk, uur Hoofddorp zondag 23 december 2012 Kerstconcert, de Olijftak, uur maandag 24 december 2012 Kerstavonddienst, Pr. Julianakerk, uur Scheveningen dinsdag 25 december e kerstdag, de Olijftak, uur De optredens van The Green Voices in 2012 zondag 15 april 2012 Gezellige middag, verzorgingshuis Johannahuis, van Wassenaar Ommerenpark, uur, Fonds 1818 zondag 10 juni 2012 Kerkdienst, Leger des Heils, uur zaterdag 23 juni 2012 Zomaarconcert, de Olijftak, uur zondag 23 september 2012 Gezellige middag, zorgdienstencentrum Rogershof, uur. Via Fonds 1818 zondag 04 november 2012 Kerk-school-dienst, de Olijftak, uur zondag 18 november 2012 Kerkdienst, Baptistengemeente, 9.15 uur zondag 16 december 2012 Kerstspecial, Marktpleinkerk, uur zondag 23 december 2012 Kerstconcert, de Olijftak, uur Ledenaantal van de vereniging in 2012: The Sprinter Singers: op 1-1 heeft TSS 38 leden. Er heeft 1 lid zich aangemeld, hebben er 3 opgezegd dus op is het ledental 36. Op zijn er 3 aanmeldingen, het ledental komt op 39. The Green Voices: op 1-1 heeft de TGV 16 leden. Er zijn 6 aanmeldingen, hebben er 6 opgezegd dus op is het ledental 16. Op komt het ledental op 15 door 1 opzegging m.i.v Persoonlijke terugblik. Het is al weer 12 jaar geleden dat ik mijn intrede deed in het bestuur en 11 jaar geleden dat ik het pakket secretariaat overnam. En nu is het tijd om te stoppen, niet omdat ik het niet leuk meer vind, maar wel omdat ik andere leden de kans wil geven om in het bestuur plaats te nemen. Nieuw bloed, nieuwe ideeën. Persoonlijk vind ik het dus wel erg jammer dat er zo weinig animo is voor een bestuursfunctie. Gelukkig mag ik terugkijken op heel veel mooie momenten, de vele concerten, de mooie kerkdiensten, de bijzonder gezellige middagen met de ouderen. De vele gezellige vergaderingen, de goede gesprekken de mooie contacten. Was alles goed???? Nee hoor, er waren ook verdrietige momenten, afscheid nemen van mooie mensen, moeilijke gesprekken, lange moeilijke vergaderingen en het nemen van lastige beslissingen. Juist dit evenwicht maakt het mogelijk om het zolang vol te houden. Wat ik het mooiste vond van mijn taak was het voorbereiden van de verschillende kerkdiensten, in overleg met de dirigent nummers uitzoeken die passen in de kerkdienst soms wisten we een thema soms ook helemaal niet. En wat is het dan mooi om achteraf te zien dat de nummers paste en dat de dienst één geheel was. Als nummers aansluiten op een tekstgedeelte of een overdenking dan ervoer ik weer dat dit alles leiding is geweest van de God waar we over zingen. Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 5

6 Vervolg Secretariaatsverslag Vooruitkijken. Ons eerste jaar met onze nieuwe dirigent Ies Roos zit er op. Ik denk dat we terug kunnen kijken op een mooi jaar waarin we langzaam weer aan t groeien zijn, in aantal en in kwaliteit. Hoogtepunt was zeker wel ons mooie kerstprogramma: Child of Wonder. De fijne samenwerking met onze pianist Émile Chappin heeft daar zeker ook aan bijgedragen. En dan nu het nieuwe jaar, de agenda loopt lekker vol, er worden plannen gemaakt voor ons jubileumjaar door de jubileumcommissie. De muziekcommissie is bezig om een nieuwe repertoirelijst te maken, er worden oude nummers uitgehaald of nieuw leven ingeblazen en nieuwe nummers aangeschaft. Ons jeugdkoor The Green Voices kan nog wel wat meer zingende kinderen gebruiken. Hun agenda loopt ook lekker vol met verschillende optredens, zo zijn er ook weer plannen voor een Jeugdkorenfeest. Zo word er achter de schermen weer hard gewerkt om van 2013 weer een mooi muzikaal jaar te maken. De nieuwe samenstelling van het bestuur zal met jullie goedvinden hard aan de slag gaan, zeker in het begin zal het best even wennen zijn. Van een ieder zal weer verwacht worden dat we trouw de repetities en de optredens bezoeken, dat we geconcentreerd blijven en onze mooie gesprekken bewaren voor in de pauze!!! Dat we flexibel zijn en bijvoorbeeld nieuwe koorleden tussen ons innemen en ons vaste plekje eens willen afstaan als dat de opstelling ten goede komt. We weten allemaal hoe het hoort maar wat is het soms moeilijk. Zo komt er aan dit secretariaatverslag een einde. Ik wens Nelleke van der Slacht heel veel succes toe in haar nieuwe taak als secretaris. Dit gaat je vast lukken. Alle leden wil ik bedanken voor het vertrouwen wat jullie al die jaren in mij gehad hebben, hierdoor kon ik mijn taak zo goed mogelijk uitvoeren. Het bestuur bedank ik voor de fijne tijd die we met elkaar gehad hebben, in vreugde en verdriet waren we er voor elkaar. Ook bedank ik het thuisfront. Voor alle keren dat ik er niet was, of wel was maar dat jullie boven moesten zitten en voor nog zoveel meer. Bovenal dank ik onze God voor alle kracht die ik kreeg voor de inspiratie voor het geduld voor de wijsheid die nodig was. May God bless us, may God keep us. May He turn His face to us. May He guide us and protect us, May He give us peace. Call upon His name. He will hear our cry. He will answer every prayer in His perfect time. Listen to His words, follow in His steps. He will hold us in His hands He will not forget. Rieneke Verbrugge Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 6

7 Financiën Toelichting financiën 2012 Het jaar 2012 beloofde onzekerheid en afwachten. Het goedkeuren van een begroting met een negatief saldo van 1000,00 is iets waar en penningmeester niet echt achter kan staan. Toch stonden we voor het voldongen feit en zijn met frisse moed aan het jaar begonnen met in ons achterhoofd de opgave om het verlies zoveel mogelijk te beperken. Een aantal posten die we hebben opgevoerd waren voor het bestuur onzeker. Hoe zou het uitpakken met de kosten voor de dirigent en begeleider? Hoe zou het ledenaantal zich ontwikkelen? Zouden we genoeg optredens kunnen boeken en zouden de financiële acties voldoende opbrengen. Gelukkig zijn een aantal zaken meegevallen. Zonder ze allen op te noemen kunnen we toch wel zien dat de kosten in hand zijn gehouden en de opbrengsten redelijk in de pas lopen. Slecht twee zaken verdienen verdere uitleg. 1. Het achterblijven van de contributie wat duidelijk verklaart wordt door het niet groeien in ledenaantal. 2. De hoge diverse lasten die worden veroorzaakt doordat er geïnvesteerd is in promotie ter bevordering van het ledenaantal. Er is meegedaan aan de Dag van de lach en aan een kerk- schooldienst en er zijn keycords aangeschaft. Hiervoor zijn kosten gemaakt waar nauwelijks opbrengst tegenover staat. Al met al vinden wij als bestuur dat wij een verantwoord financieel beleid hebben gevoerd wat heeft geresulteerd in een veel kleiner verlies dan we hadden begroot. Wij hopen dat de kascommissie deze conclusie deelt en dat alle leden zich hierin kunnen vinden. Mochten er nog vragen zijn dan zullen wij die graag beantwoorden. Namens het bestuur, Andre van der Meulen, penningmeester Toelichting begroting 2013 Algemene toelichting De belangrijkste wijziging t.o.v. voorgaande jaren is het ombuigen van de trend welke zich vanaf 2010 heeft voorgedaan, waarbij boekjaar met een verlies werd afgesloten. Na 3 jaar achtereenvolgende jaren van tekorten waarin totaal ongeveer 6.500,- is ingeteerd wordt nu de stap gezet naar een boekjaar met sluitende begroting. We gaan uit van een gemiddeld gelijkblijvend ledental door het boekjaar heen. Naast de gebruikelijke posten zal er enige ruimte worden gemaakt voor nieuw repertoire en zal er zeer bescheiden ruimte worden gemaakt voor jubileumviering. De uitgangspunten voor de begroting 2013 zijn derhalve: 1. gelijkblijvend ledental 2. trendbreuk van tekorten doorbreken 3. ruimte voor nieuw repertoire 4. bescheiden extra ruimte voor jubileum Om deze voornemens te kunnen realiseren zal wederom zuinig worden omgesprongen met de uitgaven en zal er - naast de overige inkomsten - een contributieverhoging worden voorgesteld om de begroting sluitend te krijgen. Voor de jubileumviering moeten dus zeker aanvullende sponsorinkomsten gevonden worden. Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 7

8 Vervolg financiën Voorstel contributieverhoging per 1 april 2013 De afgelopen jaren hebben wij de exploitatie van de vereniging niet meer positief kunnen afsluiten. Dat heeft ertoe geleid dat we aan het interen zijn op onze reserves. Mede gesterkt door de opmerking van vorig jaar op de algemene ledenvergadering, durven wij nu een voorstel te doen tot aanpassing van de contributie. Het bestuur doet nu het volgende voorstel; Was Voorstel per THE SPRINTER SINGERS Per maand Per jaar Per maand Per jaar per lid 13,00 156,00 15,00 180,00 2 leden uit 1 gezin 21,00 252,00 25,00 300,00 3 of meer leden uit 1 gezin 28,00 336,00 35,00 420,00 THE GREEN VOICES per lid 08,00 096,00 09,00 108,00 2 of meer leden uit 1 gezin 13,00 156,00 15,00 180,00 COMBINATIE THE SPRINTER SINGERS EN THE GREEN VOICES 1 TSS 1 TGV 17,00 204,00 20,00 240,00 2 TSS 1 TGV 24,00 288,00 27,00 324,00 1 TSS meerdere TGV 21,00 252,00 25,00 300,00 2 TSS meerdere TGV 29,00 348,00 36,00 432,00 INSCHRIJFGELD TSS 13,00 15,00 TGV 08,00 09,00 Namens het bestuur van de vereniging. Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 8

9 Vervolg financiën UITPUTTING 2012 Begroting realisatie voorstel begroting EVENEMENTEN optredens: kerstconcerten diverse uitvoeringen activiteiten: The Sprinter Singers beide koren (jubileum) The Green Voices EXPLOITATIE INKOMSTEN contributies donaties intrest financiele akties: algemeen anjercollecte clubaktie maandloterijen oud papier totaal diverse inkomsten LASTEN vaste honoraria diverse lasten: aanschaf versterker e.d. 400 huisvestingskosten contributie KCZB muziekkosten diverse lasten vaste afschrijvingen reserveringen totaal diverse lasten Eind resultaat PUBLICATIE-BALANS BEZITTINGEN EIGEN VERMOGEN installatie incl. piano kapitaal VORDERINGEN SCHULDEN debiteuren crediteuren 0 0 vooruit bet.kosten 0 0 vooruit betaalde contributies kas/bank/giro Interkerkelijk koor The Sprinter Singers Jeugdkoor The Green Voices 9