Kwartaalrapportage (Q3) Projectgroep samenwerken in de waterketen. t.b.v. de stuurgroep Regionale Samenwerking Afvalwaterketen

Transcriptie

1 Kwartaalrapportage (Q3) Projectgroep samenwerken in de waterketen t.b.v. de stuurgroep Regionale Samenwerking Afvalwaterketen 0

2 Voorwoord Met dank aan de inzet van de 8 deelnemende Gemeenten en het Hoogheemraadschap is er het afgelopen half jaar inhoud gegeven aan het door partijen eind januari 2012 ondertekende convenant regionale samenwerking afvalwaterketen Noord Kennemerland Noord. De in september gezamenlijk opgepakte onderwerpen zijn door de beleidmakende en uitvoerende medewerkers van de deelnemende organisaties gekozen. In eerste instantie zijn onderwerpen gekozen die operationeel spelen in een gemeente en waarbij de andere gemeenten aansluiten; Het zogenaamde laaghangend fruit. Hiernaast is de stap gemaakt naar beleidmakende onderwerpen als de GRP s en investeringprogramma s waarbij op langere termijn de grootste winst valt te behalen. De winst wordt per project vertaald in de 4K s: hogere Kwaliteit, minder Kwetsbaarheid, lagere Kosten en verhoging van de Kennis. Inhoud: Pag: Inleiding: 2 Doelen: 2 Organisatie & cultuur: 3 Financiën: 5 Planning: 5 Informatie & communicatie: 6 Kwaliteit: 6 1

3 1: Inleiding Deze kwartaalrapportage zal zoals de naam al zegt 4 keer per jaar worden opgesteld t.b.v. informatieverstrekking aan het management en de bestuurslaag van de deelnemende partijen. Dit om de voortgang en eventuele informatie over te maken keuzen te kunnen voorleggen. De samenwerking betreft zowel het proces dat door de deelnemende partijen wordt ingevuld als de projecten die door de deelnemende partijen worden opgepakt. De vorm en inhoud van de beoogde samenwerking wordt vooral ingevuld vanuit de regio s zelf en er is geen vooraf opgelegde structuur of inhoud maar een door de regio zelf ingevulde vorm en inhoud geredeneerd vanuit doelmatigheid, efficiency en effectiviteit. Achtereenvolgend komen de volgende onderwerpen aan bod. De doelen van de samenwerking worden nog eens duidelijk weergegeven in hoofdstuk 2 zoals verwoord in het convenant. De organisatie van de samenwerking wordt uiteengezet in hoofdstuk 3. Verder komen aan de orde de financiën (hoofdstuk 4) en de planning (hoofdstuk 5). De wijze waarop omgegaan wordt met de informatie en de bijbehorende communicatie wordt verwoord in hoofdstuk 6 waarna de kwartaalrapportage wordt afgesloten met het hoofdstuk kwaliteit. 2: Doelen In het bestuursakkoord Water (mei 2011) zijn afspraken gemaakt over het vergroten van de doelmatigheid in de waterketen. Onderdeel van deze afspraken is de aanpak van de afvalwaterketen door de Vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) en de Unie van Waterschapen (UvW), zoals die in april 2010 is vastgesteld. In het BAW is nadrukkelijk gemarkeerd dat de uitdaging ligt bij de gemeenten, waterschapen en waterleidingbedrijven om de gemaakte afspraken regionaal uit te werken en vorm te geven. Het doel van de afspraken over de waterketen in het BA Water kent drie elementen: Het realiseren van kostenbesparingen in het beheer van de waterketen Het vergroten van de kwaliteit van de uitvoering van de beheertaken en het innovatievermogen Het verminderen van de kwetsbaarheid bij de uitvoering van de beheertaken De afspraken in het BA Water vormen het middel om de beoogde doelen te realiseren en zijn gericht op: Intensieve samenwerking tussen gemeenten onderling, tussen gemeenten en waterschappen en tussen gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven Het benutten van kennis en ervaring van drinkwaterbedrijven Kennisontwikkeling (kosteneffectiviteit investeringen), innovatie en kennisdoorwerking Cultuuromslag: van inspanning (normgericht) naar resultaat (effectgericht). Wanneer is de voortgang en het resultaat (on)voldoende: De criteria op basis waarvan bepaald wordt of er sprake is van (on)voldoende voortgang zijn: a) Besluitvorming plaats heeft gevonden over de regionale doelen om de kostenstijging te beperken, de kwetsbaarheid te verminderen en de kwaliteit en het innovatievermogen bij de uitvoering van de beheertaken te vergroten b) Besluitvorming heeft plaatsgevonden over de acties / maatregelen waarmee de doelen gerealiseerd worden c) Concrete acties/maatregelen zijn gerealiseerd in de uitvoering van de beheertaken. Het bestuurlijk besluit over het maatregelen programma kan in de stuurgroep, waarin de deelnemende partijen participeren, worden genomen. De doelen in het convenant Noord Kennemerland Noord zijn als volgt specifiek omschreven: Het inzamelen, transporteren en zuiveren van afvalwater tegen de laagst maatschappelijke kosten en daarmee vervuiling van het oppervlaktewater beperken en de waterkwaliteit verbeteren Een doelmatige- transparante organisatie van de gezamenlijke dienstverlening in de afvalwaterketen 2

4 Borging van het samenwerkingsproces voor de komende jaren op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau Voldoen aan de wettelijke vereiste milieuprestatie, waarbij volksgezondheid en bescherming van het milieu centraal staan Continuïteit en robuustheid van dienstverlening zodat een duurzame afvalwaterketen wordt bereikt Voorkomen van personele schaarste, door bundeling van kennis en capaciteit binnen de samenwerking Klantgericht werken, de burger staat daarbij centraal met eenduidige communicatie dor betrokken partijen. De organisatie onderdelen; de stuurgroep, projectgroep en werkgroepen dienen bovengenoemde doelen na te bereiken. 3: Organisatie & Cultuur De structuur voor de samenwerking is samengesteld uit een bestuurlijke stuurgroep, een ambtelijke projectgroep en ambtelijke werkgroepen. Na het getekende convenant is de gemeente Graft de Rijp toegetreden tot de regionale samenwerking in de afvalwaterketen. Het projectgroeplid van deze gemeente doet vanaf september mee. Stuurgroep: De stuurgroep bestaat uit de, rechtsgeldig vertegenwoordiger van de deelnemende gemeenten; Wethouder S.H. Binnendijk en rechtsgeldig vertegenwoordiger van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier; Hoogheemraad G.J. van Os. De stuurgroep samenwerking waterketen zal tweemaal per jaar bijeenkomen om de voortgang en evaluatie van de uitvoering van het convenant regionale samenwerking afvalwaterketen te bespreken. Hierbij zal tevens het management van de deelnemende partijen worden uitgenodigd, welke als klankbord voor de bestuurders zal fungeren. Projectgroep: De projectgroep bestaat uit 9 vertegenwoordigende werknemers (beleidsmakend en uitvoerend) van de deelnemende partijen (HHNK en gemeenten), secretariële ondersteuning en een projecttrekker die voor de regio mede het proces vorm geeft en de doelen laat bereiken. Een elftal dus. De projecttrekker heeft, voor de overleggen, iedere deelnemende partij gevraag, één afgevaardigde te leveren voor zijn organisatie. Deze persoon heeft zitting in de projectgroep en stemt alle onderwerpen af met zijn organisatie. Het projectgroep lid informeert tevens zijn manager en wethouder. Indien een projectgroeplid bij een overleg niet kan meedoen, zorgt hij voor een vervanger. In het begin hebben de deelnemende partijen elkaar en het proces verkend en uiteindelijk de juiste personen in de projectgroep geplaatst. De volgende personen zitten in de projectgroep: Hans van der Berg Alkmaar Tarik Oukaddour - Bergen Robin Bos Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Steven Koper Graft de Rijp Stefan Meijer Heiloo Dusan Zamurovic Heerhugowaard Emiel Zomerdijk Schermer Niels Blokker Castricum Michel Kraakman Langedijk Annemieke Augustijn Heiloo (secretariaat) Jan Thijs Dijkstra Noord Kennemerland Noord (projecttrekker) De projectgroep heeft geïnventariseerd welke beleid- en operationele taken er in de afvalwaterketen zijn. De gemeenten hebben transparant naar elkaar laten weten waar wel en waar niet iets aan gedaan wordt binnen een organisatie. Hierna is aangegeven welke onderwerpen het meest kansrijk voor samenwerking of kennisuitwisseling zijn en noodzakelijk zijn voor de deelnemende partijen 3

5 afzonderlijk. Deze zijn gebundeld in Thema s. Onderwerpen kunnen later aan deze thema s worden toegevoegd. De onderwerpen duurzame energie en hergebruik van grondstoffen kunnen bijvoorbeeld worden toegevoegd aan het thema innovatie. Voor elke deelnemende partij is er een project gekozen welke de komende tijd in een werkgroep zal worden uitgewerkt. Van belang is dat de trekkende partij van een project in eerste instantie zelf belang heeft bij de voortgang van het project zodat de voortgang is geborgd. De projectgroepleden hebben voor de projecten nu de taak om een projectplan op te stellen (of te laten opstellen van hoogstens 2 A4 tjes waarin de opdrachtformulering wordt omschreven. De projectopdracht wordt gezamenlijk in de projectgroep besproken ter verbetering en of aanvullingen. In de projectgroep worden alle door werkgroepen uitgewerkte projecten teruggekoppeld. Hierdoor blijven alle deelnemende partijen op de hoogte en betrokken en kan iedere deelnemende partij efficiënt en effectief haar bijdrage blijven leveren. Vanaf begin april 2012 zijn de tweewekelijkse overleggen begonnen Dit om voortvarend de projecten te kiezen voor de werkgroepen en te starten. De frequentie van het projectgroepoverleg zal minder worden als de werkgroepen van start gaan. Op deze wijze blijft de inzet efficiënt benut en wordt geen onnodig overleg gevoerd. Thema s en werkgroepen: De werkgroepen worden aangestuurd vanuit de verantwoordelijke projecttrekker van de projectgroep. Elke werkgroep bestaat weer uit deskundigen vanuit de deelnemende gemeenten. Ieder projectlid heeft aangegeven in eerste instantie een deskundige afgevaardigde van haar organisatie te willen aanleveren bij iedere werkgroep. Als het vertrouwen in elkaar is vergroot en de mensen elkaar beter leren kennen, kunnen mogelijk enkele deskundigen (dus niet van iedere deelnemende partij) het projectplan uitvoeren. Vooral de organisaties met een gering aantal FTE voor werkzaamheden aan het riool zouden hiervan gebruik kunnen maken. Ieder werkgroep heeft als taak om invulling te geven aan de 4K s; het verlagen van de (totale maatschappelijke) Kosten, het verhogen van de Kwaliteit het verlagen van de Kwetsbaarheid en het ontwikkelen en uitwisselen van Kennis. De situatie bij geen samenwerking zal moeten worden vergeleken met de situatie bij samenwerking. De volgende projecten zullen door de werkgroepen worden uitgewerkt waarbij de samenwerking vorm moet krijgen: Thema Werkgroep / korte Trekker omschrijving Financiën Kostendekkingsmodel / begrotingsstructuur Castricum Vervangingsinvesteringen Castricum riool, waterzuivering Integraal GRP (Regionaal) GRP incl. div. Schermer (water)plannen, visies etc Klimaat Stedelijke wateropgave, Heerhugowaard hemelwaterbeleid Opleiding en cursus Cursus relinen Heiloo Beheer & Onderhoud Onderhoud drukriolering Heerhugowaard Besturing gemalen Heerhugowaard Reiniging & inspectie riolen Langedijk Meten Grondwatermeetnet Bergen Innovatie Relinen Heiloo Riothermie Heerhugowaard Communicatie Waterloket Alkmaar Monitoring Monitoring hoofdgemalen HHNK De thema s zijn globaal in te delen in beleidstaken en operationele taken. Beleidstaken zijn financiën, integraal GRP en het klimaat en Operationele taken bestaan uit reiniging en Inspectie riolen, 4

6 grondwatermeetnet, onderhoud drukriolering, besturing gemalen, relinen, riothermie, waterloket en monitoring. De trekkers van de werkgroepen bepalen zelf de benodigde frequentie voor overleg. Het projectplan geeft aan wanneer het resultaat moet zijn behaald. Cultuur: Partijen beogen met de samenwerking de doelen na te streven zoals genoemd in het hoofdstuk 2 op basis van gelijkwaardigheid. De volgende termen zijn voor de samenwerking van belang als de partijen van elkaar willen leren en het systeem willen verbeteren: Transparant naar elkaar: zeggen waar het op staat, andere partijen aanspreken, zelfreflectie en hier zelf ook openlijk over spreken Respectvol naar elkaar: waardering voor de situatie waarin een organisatie zich bevindt; het niveau van riool beleid- en beheer, het niveau van de medewerkers, management structuur en cultuur van iedere organisatie afzonderlijk. 4: Financiën De kosten voor de samenwerking worden gedeeld. Van de totale kosten betaalt het Hoogheemraadschap 1/3. 2/3 wordt door de deelnemende gemeenten bekostigd op basis van een verdeelsleutel van 50% naar aantal deelnemende gemeenten in de samenwerking en 50 % naar het aantal inwoners in de deelnemende gemeente. De kosten voor de samenwerking bestaan tot nu toe uit de bestede uren van de trekker Noord Kennemerland Noord en de secretariële ondersteuning. De trekker komt uit de gemeente Heerhugowaard en de secretariële ondersteuning uit Heiloo. Ieder gemeente bekostigt haar eigen inzet voor de samenwerking uit de middelen voor het riool. In de samenwerking worden de taken opgepakt die anders individueel zouden worden uitgevoerd. De inschatting van en daadwerkelijke kostenbesparingen door de samenwerking zullen in beeld worden gebracht. Dit vloeit voort uit de werkzaamheden van de werkgroepen die dit jaar starten. 5: Planning De werkgroepen zullen dit jaar allemaal starten. Echter het tijdstip waarop het resultaat kan worden getoond zal verschillen per werkgroep. In de projectplannen zal dit worden aangegeven. Overigens zullen de werkgroepen naar verwachting bij positief resultaat hun werk voortzetten in een continu proces. Bij sommige werkgroepen is het zo dat komend jaar de activiteit voor een individuele gemeente al is vastgelegd. Het jaar erna kan er dan worden bij ingesprongen. Werkgroep: Beleid: Jaar (start) jaar (resultaat) Financiën (kostendekkingsmodel, etc.) GRP (regionaal, integraal incl. div. (water)plannen) Klimaat Operationele taken: Reiniging en Inspectie riolen Grondwatermeetnet Onderhoud drukriolering (mechanisch riool) Besturing gemalen (RTC) Relinen Riothermie Waterloket Monitoring De komende maanden zal een jaarplan 2013 worden opgesteld waarin de activiteiten op het gebied van beleid & investeringsprogramma, onderzoek en uitvoering van operationele taken samengevoegd worden. 5

7 Routekaart: Hiernaast zal de komende maanden een routekaart worden uitgewerkt, waarin de gezamenlijke cultuur, prioritering van activiteiten en voortgang van ontwikkelingen wordt aangegeven. De routekaart geeft in fasen aan welke ontwikkeling de samenwerking wil en kan doormaken en of ermee gestart is of dat het onderdeel is afgerond. Wetgeving stimulans en stok achter de deur: In het bestuursakkoord water wordt aangegeven dat er beleid en wetgeving zal komen om samenwerking te stimuleren en af te dwingen. Tot 2016 is het volgende programma weergegeven in de wetgeving stimulans en stok achter de deur: stimuleren en ondersteunen ( ), visitatie / kwaliteitsaudits (2013), bestuurlijke interventie (2014), wettelijke verplichting tot gezamenlijk investeringsprogramma voor het stedelijk waterbeheer (2015), toezicht: aanwijsbevoegdheid door de provincie (2016). 6: Informatie & communicatie De informatie die de partijen hebben verzameld is in eerste instantie via de Cloud (google docs) met elkaar gedeeld. Dit bleek voor enkele gemeenten niet te werken of te mogen. Door het Hoogheemraadschap is hierna aangeboden om de informatie te delen op een sharepoint site die wordt beheerd door het Hoogheemraadschap. Tot nu toe lijkt dit een goed werkende mogelijkheid waarin alle bestaande en toekomstige documenten kunnen worden bewaard. Documenten kunnen door de deelnemende partijen tegelijk worden bewerkt of worden ingezien. De informatie en documenten komen via contacten binnen de landelijk en interregionaal overleggen over het bestuursakkoord. Landelijk is er overleg tussen trekkers van regio s waarbij voorlopers hun ervaringen delen met de volgers. Hieruit kunnen ideeën worden aangedragen voor de eigen regio. Tevens is er binnen het gebied van het hoogheemraadschap overleg tussen de trekkers van De Noordkop, Westfriesland, Noord Kennemerland Noord, Noord Kennemerland Zuid, en Waterland om eventuele uitwisseling en gezamenlijke initiatieven te stimuleren. Er worden op dit moment nog geen pr activiteiten ondernomen. Als onderdeel van een goede communicatie wordt een eenduidig waterloket voor de regio opgezet in een werkgroep. Het waterloket dient aan burgers via internet duidelijk uit te leggen hoe de (afval)waterketen werkt en hoe medewerkers de burger bij vragen over de afvalwaterketen kunnen helpen. Er zal een communicatieplan opgesteld te worden om de activiteiten over de samenwerking in de (afval)waterketen te communiceren. Stakeholders in het samenwerkingsproces zijn, naast burgers en bedrijven, de bestuurders en managers van de deelnemende partijen. Zij dienen over het samenwerkingsproces goed geïnformeerd te zijn, zodat bij eventuele te maken keuzen, besluitvorming kan plaatsvinden. Landelijk wordt de voortgang over de samenwerking in de regio s geïnventariseerd dor de VNG en UvW. De inventarisatievoortgang en resultaat regionale uitwerking bestuursakkoord water wordt gezamenlijk ingevuld voor de regio Noord Kennemerland Noord. De inventarisatie wordt landelijk gepubliceerd. 7: Kwaliteit De kwaliteit van het resultaat hangt af van de kwaliteit van de mensen die werken aan het resultaat. Indien bij de projectgroep of werkgroep behoefte bestaat aan kennis en kunde van collega s, bedrijven, instellingen (bv Rioned) of andere regio s zullen deze worden benaderd om hun kennis en kunde met ons te delen zodat het resultaat verbetert. Hiernaast wordt het onderwerp opleiding ook in gezamenlijkheid opgepakt. Het onderwerp relinen wordt als cursus gezamenlijk door de deelnemende partijen gedaan. Hierbij worden tevens de mensen benaderd die toezicht uitoefenen op vervangingswerken of daadwerkelijk zelf onderhoud plegen. 6