DE ELEKTRONISCHE INTRASTAT-AANGIFTE

Transcriptie

1 1. DE ELEKTRONISCHE INTRASTAT-AANGIFTE Intrastataangiften kan u opmaken met eigen software in een van de voorziene formaten of met het Idep-pakket dat de NBB ter beschikking stelt. Deze aangiften kan u via versturen. Een andere mogelijkheid is het invullen van uw aangifte via een formulier op het Internet (CSSR). 1. HET IDEP-PAKKET De NBB stelt u GRATIS het softwarepakket IDEP (INTRASTAT Data Entry Package) ter beschikking. Het Bureau voor de Statistiek van de Europese Gemeenschap (Eurostat) heeft IDEP ontwikkeld om de last van INTRASTAT op de ondernemingen zo klein mogelijk te maken. Het pakket is een hulpmiddel om op eenvoudige wijze de INTRASTAT-aangifte op te maken en goederencodes op te zoeken. De output van het pakket is een EDIFACTbestand dat via naar de NBB kan verzonden worden. Minimumvereisten configuratie IDEP/GN8 voor Windows IDEP/GN8 voor Windows kan zowel stand-alone als op een netwerk geïnstalleerd worden. Uw configuratie dient te voldoen aan het volgende: MS Windows XP SP1 of hoger; een beeldscherm met een minimale resolutie van 600x800; 20 MB vrije hardeschijfruimte. Waarom IDEP gebruiken? IDEP maakt een aangifte die qua vormvereiste, nomenclatuur en codes voldoet aan alle wettelijke voorschriften (u blijft verantwoordelijk voor de inhoud). Eenvoudige data entry: IDEP biedt verschillende manieren om de intracommunautaire basisgegevens in te voeren. u voert de gegevens manueel in: een helpfunctie en de aanwezigheid van specifieke lijsten met de juiste codes (GN8, land, transactie, gewest, vervoerswijze, leveringsvoorwaarde) helpen u om snel en correct de gegevens in te brengen; via lijnmodellen: een lijnmodel bespaart u de moeite om frequent terugkerende gegevens of transacties telkens te moeten intoetsen; de creatie van een conversietabel tussen uw eigen goederencodes en de officiële GN8-codes; het gebruik van formules voor het berekenen van het gewicht; de omzetting naar EURO van facturen in vreemde valuta. Gegevenstransfert van eigen boekhouding naar IDEP : IDEP kan INTRASTAT-gegevens, geheel of gedeeltelijk gecreëerd in een reeds

2 2. bestaande toepassing, bijvoorbeeld met een softwarepakket voor boekhouding of stockbeheer, inlezen. Controle van de aangifte: IDEP voert onmiddellijk een reeks controles uit op de geïmporteerde gegevens, ook deze aangemaakt met een andere software. Deze controles stellen u in staat de aangiften goed te keuren vóór hun verzending. De uitgevoerde controles maken het onmogelijk niet-bestaande codes aan te geven. Overbrenging van de gegevens: na het opmaken en het goedkeuren kan uw aangifte via worden verstuurd. De gn8-module van Idep helpt u bij het opzoeken van de juiste goederencode. Jaarlijkse vernieuwde versie Rekening houdend met de wijzigingen in de wetgeving en de wensen van de IDEP-gebruikers wordt het softwarepakket IDEP éénmaal per jaar geactualiseerd. U kan Idep downloaden vanaf onze website: Op aanvraag kan u ook een versie op CD-ROM verkrijgen. Informatiesessies De NBB organiseert regelmatig cursussen. Voor verdere informatie kan u terecht op onze website: 2. INTRASTAT BESTANDSLAYOUT ASCII- bestanden Het gebruik van het softwarepakket IDEP voor het opmaken van uw elektronische aangiften is niet verplicht. Zo kan een ASCII -bestand met een vast formaat dat voldoet aan enkele controles, of een door eigen software aangemaakt EDIFACT-bestand aanvaard worden voor de aangiften. Meer informatie over aangiften in EDIFACT-formaat kan u verkrijgen op de IDEP Helpdesk per telefoon (02/ ), per fax (02/ ) of via (idep@nbb.be). De hierna volgende toelichting is bestemd voor ondernemingen die gekozen hebben om de INTRASTAT-aangifte te verrichten aan de hand van een ASCII -bestand, aangemaakt met zelf ontwikkelde software of boekhoudpakketten. Deze ASCII-bestanden kunnen een vaste lengte (SDF- of SDV-formaat) of een variabele lengte (ITX -formaat) hebben. Beide bestandtypes worden in de volgende paragrafen beschreven. SDV/SDF formaat (fixed width) In een SDV- of SDF-bestand bevinden de verschillende velden zich steeds op een vaste plaats en worden niet gescheiden door veldscheidings- of

3 3. veldafbakeningstekens. Elk record heeft dus dezelfde vaste lengte van 156 posities voor het SDV-formaat of 155 posities voor het SDF-formaat. Op het einde van ieder record komt een CRLF (hexadecimaal D A) voor. In het SDV-formaat gebeurt de identificatie van de aangever aan de hand van het ondernemingsnummer van 10 posities. In het SDF-formaat gebeurt de identificatie van de aangever via het BTW-nummer van 9 posities. De bestandsnaam moet als volgt samengesteld worden: PPMMXXXX.SDV of PPMMXXXX.SDF, waarbij PP duidt op het statistisch stelsel (19 voor aankomst of 29 voor verzending), MM duidt op de maand en XXXX zijn vier vrij te kiezen posities. Bijgevolg moet er een afzonderlijk bestand per stelsel aangemaakt worden. SDV-formaat POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR ASCLNE 156 XX 0 1 volledig record = 1 aangiftelijn DCLRANT Identificatie aangever (ondernemingsnummer aangever) ETAB ATSEC DCLRANT XX 0 Identificatie derde-aangever ISO XX 0 ISO land code BTW3 012 XX 0 BTW- of ondernemingsnummer derdeaangever PCODE XX 0 Postcode derde-aangever RETNR Nummer boodschap ITNR Item of lijnnr MSGFCT 001 XX 0 Message function DCLDATE Aangiftedatum DCLYR Jaar DCLMNTH Maand DCLDAY Dag PERDE Statistiekperiode YEAR Statistiekjaar MNTH Statistiekmaand FLOW 001 AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) STPROC CTRYPT 002 AA 0 Land van herk/best (partnerland) FILLER 001 XX CTRYOR 002 AA FILLER 001 XX TPT * Wijze van vervoer PORT NAT FILLER CONTNR TRXTYP Transactietype TRXTYP BNL GN8-goederencode TARN

4 NET Netto massa in kg ADUN Aantal aanvullende eenheden VAL Factuurwaarde AUT EXTNR 013 XX 0 Externe informatie (factuurnr...) INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm volgens de CCI GEWEST Gewest van oorsprong of bestemming FILLER MUNTCODE 003 XX 0 EUR voor EURO FILLER * enkel voor de uitgebreide aangifte, zoniet opvullen met fillers RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 156 BYTES SDF-formaat POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR ASCLNE 155 XX 0 1 volledig record = 1 aangiftelijn DCLRANT Identificatie aangever (BTW-nr. aangever) ETAB ATSEC DCLRANT XX 0 Identificatie derde-aangever ISO XX 0 ISO land code van het BTW-nr BTW3 012 XX 0 BTW-nr. derde-aangever PCODE XX 0 Postcode derde-aangever RETNR Nummer boodschap ITNR Item of lijnnr MSGFCT 001 XX 0 Message function DCLDATE Aangiftedatum DCLYR Jaar DCLMNTH Maand DCLDAY Dag PERDE Statistiekperiode YEAR Statistiekjaar MNTH Statistiekmaand FLOW 001 AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) STPROC CTRYPT 002 AA 0 Land van herk/best (partnerland) FILLER 001 XX CTRYOR 002 AA FILLER 001 XX TPT * Wijze van vervoer PORT NAT FILLER CONTNR TRXTYP Transactietype TRXTYP BNL GN8-goederencode TARN NET Netto massa in kg ADUN Aantal aanvullende eenheden VAL Factuurwaarde AUT

5 EXTNR 013 XX 0 Externe informatie (factuurnr...) INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm volgens de CCI GEWEST Gewest van oorsprong of bestemming FILLER MUNTCODE 003 XX 0 EUR voor EURO FILLER * enkel voor de uitgebreide aangifte, zoniet opvullen met fillers RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES Verklaring Record lay-out. POS Position Begin positie van het veld LVL Level Geeft de structuur van het record NME Name Naam van de zone BYT Bytes Lengte van de zone in bytes ATR Attributes Kenmerken van het veld: - AA: alfabetisch - links gealigneerd, gevolgd door blanco s - XX: Alfanumeriek - links gealigneerd, gevolgd door blanco s - 99: decimaal (unsigned), rechts gealigneerd, voorafgegaan door zero s DEC Decimals Aantal decimalen indien de zone numeriek is DSCR Description Inhoud van het veld MODEL Verwijzing naar de lay-out van een formulier Aanvullende verklaring bij een aantal velden. ATSEC ETAB RETNR MSGFCT DCLDATE niet gebruikt, moet 0 zijn niet gebruikt, moet 00 zijn Nummer van de aangifte, de aangever moet per statistisch stelsel in dit veld één uniek intern aangiftenummer aanmaken 1 = normale aangifte, 5 = vervangende aangifte, 0 = nihil aangifte (in dit geval zijn alle velden leeg vanaf positie 60 in het SDV-formaat en positie 59 in het SDF-formaat) Aangiftedatum = creatiedatum FLOW D = dispatch of verzending (stelsel 29), A= arrival of aankomst (stelsel 19) STPROC niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) CTRYOR niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) PORT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) NAT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) CONTNR niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TRXTYP 2 niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TARN niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) AUT niet gebruikt voor INTRASTAT (enkel voor Extrastat) TFACT Globale maandelijkse factuurwaarde, wordt niet gevraagd, moet waarde 0 bevatten RFRETNR niet gebruikt MUNTCODE EUR voor factuurwaarde in EURO Voorbeeld : fysieke voorstelling (inbegrepen de blanco posities aangegeven door spaties): SDV-formaat NL B A00FR FACT33 FOB EUR NL B A00NL FACT34 DDU EUR00000

6 6. SDF-formaat NL B A00FR FACT33 FOB EUR NL B A00NL FACT34 DDU EUR00000 ITX-formaat (delimited) In een ITX -bestand worden de velden gescheiden door een puntkomma ; of een tab. U kan kiezen welke van beide scheidingstekens u gebruikt, uiteraard behoudt u hetzelfde scheidingsteken voor het hele bestand. Op het einde van ieder record komt een CRLF (hexadecimaal D A) voor. De bestandsnaam moet als volgt samengesteld worden: PPMMXXXX.ITX, waarbij PP duidt op het statistisch stelsel (19 voor aankomst of 29 voor verzending). MM duidt op de maand en XXXX zijn vier vrij te kiezen posities. Bijgevolg moet er een afzonderlijk bestand per stelsel aangemaakt worden. Record lay-out ITX-bestanden (delimited met als scheidingstekens puntkomma of tab): ORD NME LN FIX ATR DEC DSCR 1 DCLRANT 9 of 10 Y 99 0 Identificatie aangever: BTW-nr. aangever (9 pos.) of ondernemingsnr (10 pos.) 2 DCLRANT 3 14 N XX 0 Internationaal BTW-nr derde-aangever: ISO land code (2 pos.) + BTW-nr of ondernemingsnr 3 PCODE 3 5 N XX 0 Postcode derde-aangever 4 RETNR 8 N 99 0 Nummer boodschap 5 ITNR 5 N 99 0 Item of lijnnr. 6 MSGFCT 1 Y XX 0 Message function 7 DCLDATE 6 Y 99 0 Aangiftedatum (YYMMDD) 8 PERDE 4 Y 99 0 Statistiekperiode (YYMM) 9 FLOW 1 Y AA 0 Flow (D = dispatch, A = arrival) 10 CTRYPT 2 Y AA 0 Land van herk/best (partnerland) 11 TPT * 1 Y 99 0 Wijze van vervoer 12 TRXTYP 1 1 Y 99 0 Transactietype 13 BNL 8 Y 99 0 GN8-goederencode 14 NET 10 N 99 0 Netto massa in kg 15 ADUN 10 N 99 0 Aantal aanvullende eenheden 16 VAL 10 N 99 0 Factuurwaarde 17 EXTNR 13 N XX 0 Externe informatie (bv factuurnr...) facultatief 18 MUNTCODE 3 N XX 0 EUR voor EURO 19 INCOTERM * 3 Y XX 0 INCOTERM volgens CCI 20 GEWEST 1 Y XX 0 Gewest (bestemming of herkomst) (*) enkel voor de uitgebreide aangiften Verklaring Record lay-out.

7 7. ORD Order Volgorde van het veld NME Name Naam van de zone LN Length Maximum lengte van het veld FIX Fixed Y/N Indien Y en indien het veld niet blanco is, dan dient de lengte van het veld steeds gelijk te zijn aan LN. Indien N is de lengte variabel ATR Attributes Kenmerken van het veld: - AA: Alfabetisch - XX: Alfanumeriek - 99: decimaal (unsigned) DEC Decimals Aantal decimalen indien het veld numeriek is DSCR Description Inhoud van het veld MODEL Verwijzing naar de lay-out van een formulier Aanvullende verklaring bij een aantal velden. RETNR Nummer van de aangifte, de aangever moet per statistisch stelsel in dit veld één uniek intern aangiftenummer aanmaken MSGFCT 1 = normale aangifte, 5 = vervangende aangifte, 0 = nihil aangifte (in dit geval zijn alle velden volgend op het veld FLOW leeg) DCLDATE Aangiftedatum = creatiedatum FLOW D = dispatch of verzending (stelsel 29), A= arrival of aankomst (stelsel 19) MUNTCODE EUR voor factuurwaarde in EURO Voorbeeld : puntkomma (;) als scheidingsteken: met ondernemings- of vestigingseenheidsnr ; NL B99; 1234; ; 1; 1; ; 9801; A; FR; 3; 1; ; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB; ; NL B99; 1234; ; 2; 1; ; 9801; A; NL; 3; 1; ; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 met BTW-nr ; NL B99; 1234; ; 1; 1; ; 9801; A; FR; 3; 1; ; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB; ; NL B99; 1234; ; 2; 1; ; 9801; A; NL; 3; 1; ; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1 tab ( ) als scheidingsteken: met ondernemings- of vestigingseenheidsnr NL B A FR FACT33 EUR FOB NL B A NL FACT34 EUR DDU 1 met BTW-nr NL B A FR FACT33 EUR FOB NL B A NL FACT34 EUR DDU 1 3. DE VERZENDING VAN EEN INTRASTATBESTAND VIA Het -adres (intrastat@nbb.be) wordt uitsluitend voor de ontvangst

8 8. van uw aangiftebestanden ter beschikking gesteld. Bij het binnenkomen van uw aangiften per mail sturen wij u onmiddellijk een bericht van goede ontvangst. Uw ontvangen -aangiften worden automatisch verwerkt. Om u een optimale behandeling te kunnen verzekeren, vragen wij u rekening te willen houden met de hiernavolgende aanbevelingen : - respecteer het omschreven formaat van de bestandstypes; - voeg uw bestand(en) steeds als attachments bij uw mail; - vermeld ook geen 'tekstboodschap' in uw mail. - vermeld uw BTW-nr, de statistische periode en het stelsel in het "onderwerp" van uw bericht Indien deze voorwaarden bij het versturen van uw mails naar het adres intrastat@nbb.be werden nageleefd, worden uw aangiften door onze dossierbeheerders automatisch behandeld binnen de 24 uur. Indien u andere informatie dan aangiften wil overbrengen, gebruik dan het -adres van uw contactpersoon bij ons. 4. INTRASTATAANGIFTE VIA EEN FORMULIER OP HET INTERNET (CSSR) De Nationale Bank van België biedt u de mogelijkheid om uw Intrastataangifte on-line in te brengen door middel van een elektronisch formulier op het Internet ( Deze manier van werken is vooral bedoeld voor aangevers met een beperkt aantal transacties per maand. Het Intrastat-webformulier is een onderdeel van CSSR (Central Server for Statistical Reporting) en is toegankelijk na het bekomen van een toegangscode en een wachtwoord, of door middel van een elektronisch certificaat. Beschikt u reeds over een toegangcode voor CSSR voor andere rapporteringen (Betalingsbalans, CBFA,...), dan kan u deze ook voor Intrastat gebruiken., Meer info over de toegang tot CSSR vindt u onder het item FAQ op of bij de helpdesk Access CSSR (02/ of access.cssr@nbb.be). 5. INLICHTINGEN Voor alle informatie kunt u terecht bij onze Help Desk op het adres idep@nbb.be, het telefoonnummer 02/ , of het faxnummer 02/