GEBRUIKERSVOORWAARDEN WERKGEVER

Transcriptie

1 GEBRUIKERSVOORWAARDEN WERKGEVER Welkom! Welkom op hèt portaal van de banden- en wielenbranche. U hebt als werkgever de keuze gemaakt om gebruik te gaan maken van dit portaal die uw bedrijfstak voor haar leden heeft laten ontwikkelen. Voor een effectief en vertrouwelijk gebruik van dit portaal zijn deze gebruikersvoorwaarden opgesteld. In deze gebruikersvoorwaarden staat onder meer beschreven hoe, wanneer en op welke wijze u dit portaal, kunt (laten) gebruiken en wat uw rechten en plichten in dat verband zijn. Alvorens u, als werkgever, gebruik kunt (laten) maken van dit portaal door uw werknemers dient u deze gebruikersvoorwaarden in de aanmeldfase te accepteren. Na acceptatie vormen deze Gebruikersvoorwaarden een bindende overeenkomst tussen u en de Vereniging VACO. Lees deze Gebruikersvoorwaarden zorgvuldig door, zodat u weet wat uw rechten en plichten zijn wanneer u gebruik maakt, of laat maken, van dit portaal. 1 Definities In onderhavige voorwaarden wordt onder de navolgende begrippen verstaan: Activatiecode Een door VACO, aan u, toegekende unieke combinatie van letters, cijfers en/of tekens, waarmee u uw account binnen het portaal tool kunt activeren. Authenticatiecode Een door VACO, aan u, toegekende unieke combinatie van letters, cijfers en/of tekens, waarmee, zichzelf in het vervolg kenbaar maakt aan VACO betreffende de gegevensuitwisseling. Beheerder Een door de werkgever aan te wijzen en bij VACO van tevoren aan te melden medewerker-/ster van werkgever die namens de werkgever de interne (aansluit) processen bij de werkgever coördineert, de administratie van gebruikers kan voeren, de bevoegdheden van die gebruikers kan autoriseren en gerechtigd is om namens die gebruikers persoonsgegevens aan te leveren alsdan ook handelend als verantwoordelijke in de zin van de WBP; Dienst Een functie die, of een product dat, wordt aangeboden cq verstrekt door of via het portaal; Documentatie Door VACO verschafte beschrijvingen van de functionaliteit en gebruiksmogelijkheden van het portaal al of niet vervat in het portaal zelf of in afzonderlijke handleidingen, presentaties en/ of andere gegevensdragers; Functionaliteiten van het portaal Het portaal kan de volgende onderdelen omvatten: o Bedrijfstakspecifiek informatieportaal met informatie over (openbaar, voor inlog); werken in de bedrijfstak sociale partners sociale afspraken veilig en gezond werken opleidingen pensioenen werknemersverzekeringen werkgeversinformatie (na inlog) o Back office- / beheeromgeving voor werkgevers; Gebruiker De rechtspersoon/onderneming die gerechtigd is het door VACO ontwikkelde AV tool te (laten) gebruiken en die zich akkoord heeft verklaard met de gebruikersvoorwaarden. - Een natuurlijk persoon die op basis van het aan de werkgever verleende gebruiksrecht (en onder de condities van de gebruikersvoorwaarden werknemer) via een inlognaam en wachtwoord toegang krijgt

2 tot het online portaal. Gebruiksrecht Het recht op grond waarvan de werkgever bevoegd is tot het gebruik en (laten of doen) gebruiken van het portaal in overeenstemming met het overeengekomen gebruik. Objectcode Programmatuur in een uitvoerbare ( executable ) versie voor gebruik. Portaal Een, exclusief voor uw bedrijfstak ontwikkelde, modulair opgebouwde online beschikbare applicatie ( die tot doel heeft u en uw medewerkers te informeren over u te informeren over de sociale afspraken, pensioenen, veilig en gezond werken, opleidingen etc. binnen de banden- en wielenbranche en de (toekomstige) uitvoering van de nieuwe flexibele arbeidsvoorwaarden met keuzemogelijkheden uit de CAO te ondersteunen richting werkgevers en werknemers,partners en aanbieders; Product Een van een derde cq productleverancier afkomstig product dat via het portaal wordt aangeboden. U U als werkgever Werkgever De rechtspersoon/ onderneming die door middel van onderhavige bepalingen een zakelijke relatie met VACO wil gaan onderhouden met als doel ter zake van het portaal,en t.b.v. zijn medewerkers een gebruiksrecht te vestigen. De werkgever is een bedrijf waarvan de werkzaamheden geheel of gedeeltelijk onder de werkingssfeer van de toepasselijke bedrijfstakcao vallen. 2 Doelstellingen 2.1 Het verwerkingsdoel van het portaal is om informatie te verschaffen over de arbeidsvoorwaarden binnen uw bedrijf cq branche om deze arbeidsvoorwaarden uit te leggen en de uitvoering daarvan te ondersteunen; 2.2 Het door VACO aanbieden van, en het ongestoord toegang bieden tot een beveiligde applicatie (het portaal) voor gebruikers; 2.3 Het door VACO ontvangen, vastleggen, bewerken en leveren van informatie resp. gegevens de gebruikers, uitsluitend in het kader van het verwerkingsdoel; 2.4 Het verstrekken van gegevens aan applicaties van derden ter be- en verwerking van de keuzes van gebruikers. Deze derde partijen zijn contractueel door VACO gehouden om aan dezelfde voorwaarden voor vertrouwelijkheid en eigendom gegevens als opgenomen in deze voorwaarden te voldoen. 3 Gebruikersvoorwaarden 3.1 Voor ieder gebruik dat u maakt van de diensten en/of de site, in welke vorm dan ook, gelden deze gebruikersvoorwaarden. 3.2 U aanvaardt de toepasselijkheid van de gebruikersvoorwaarden - door middel van het aanklikken van de acceptatiebutton op de aanmeldpagina van het portaal, maar ook, - door het daadwerkelijk gebruiken van de diensten die via het portaal worden aangeboden en/of de het portaal zelf.

3 3.3 VACO kan de gebruikersvoorwaarden van tijd tot tijd aanpassen. Iedere aanpassing is bindend vanaf het moment van publicatie ervan op de site en VACO zal vanaf dat moment (dan ook) handelen naar deze nieuwe, gewijzigde gebruikersvoorwaarden. Als u het met de wijzigingen niet eens bent, bent u vrij het gebruik van de diensten en/of de site te staken binnen 14 dagen na publicatie van de nieuwe gebruikersvoorwaarden door middel van een schriftelijk bericht aan info@vaco.nl. 4 Activatie- en authenticatiecode 4.1 Uw activatiecode alsmede uw authenticatiecode zijn exclusief, niet overdraagbaar en niet (sub)licentieerbaar aan derden en (dus) uitdrukkelijk bestemd voor eigen gebruik. 4.2 Na activatie geeft uw gebruikersnaam in combinatie met uw wachtwoord u gedurende de gebruiksperiode (uitsluitend) onbeperkte toegang tot een of meerdere voor u bestemde afgeschermde ruimte binnen het portaal en gebruik kunt maken van de aangeboden diensten. 4.3 U bent zelf verantwoordelijk voor het gebruik van uw activatiecode en authenticatiecode. U dient alle passende zorgvuldigheidsmaatregelen te treffen om onbevoegd gebruik te verhinderen. Iedere onregelmatigheid met betrekking tot het gebruik van de activatie- respectievelijk authenticatiecode dient u onmiddellijk te melden bij VACO. U vrijwaart VACO voor alle nadelige gevolgen van het gebruik, bevoegd of onbevoegd, dat wordt gemaakt van activatie- respectievelijk authenticatiecode. 5 Privacystatement en de bewerkersovereenkomst 5.1 Uit de aard van de dienstverlening volgt dat VACO in het bezit komt van persoonsgegevens van uw werknemers. U beseft derhalve dat er bij gebruik van het portaal, bepaalde persoonlijke informatie wordt geregistreerd en ter beschikking komt van anderen die daartoe specifiek zijn toegelaten door VACO. Dat kunnen bijvoorbeeld partijen zijn waarmee VACO samenwerkt om uw gegevens binnen het portaal te be- en verwerken. Op het gebruik cq de be- en verwerking van deze persoonsgegevens is het VACO privacystatement van toepassing. Tijdens de eerste activering heeft u verklaard dit privacystatement gelezen en begrepen te hebben, en met de inhoud daarvan akkoord te gaan. 5.2 Voor VACO is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt. Teneinde te voldoen aan de eisen die deze wet stelt t.a.v. de (schriftelijke) vastlegging van afspraken over de bescherming en beveiliging van persoonsgegevens is als bijlage bij onderhavige gebruikersvoorwaarden een (zogeheten) bewerkers overeenkomst opgenomen. Deze bewerkers overeenkomst maakt een onlosmakelijk deel uit van deze gebruikersvoorwaarden. 5.3 U beseft en geeft langs deze weg toestemming dat VACO, naast bovengenoemde verwerkende partijen overige derde partijen inschakelt, waaronder begrepen hosting-partijen, en toegang kan verschaffen tot haar systemen, waaronder onder meer begrepen de applicatie en data, indien dat noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van VACO. VACO zal te allen tijde passende organisatorische en technische maatregelen nemen om uw gegevens te beschermen, en legt dat ook als voorwaarde op aan die partijen. 6. Gebruiksrecht 6.1 Na activatie van uw account verleent VACO u het niet-exclusieve recht het portaal en de daarbij behorende documentatie voor de duur van de overeenkomst (zie art 11) en onder de in deze overeenkomst verder te noemen voorwaarden te (laten) gebruiken. Dit recht is niet overdraagbaar. 6.2 Het gebruiksrecht strekt zich niet uit tot de broncode en / of objectcode van het portaal. Deze codes en de bij de ontwikkeling van het portaal voortgebrachte technische documenten worden nimmer aan de werkgever ter beschikking gesteld. Het is slechts aan VACO voorbehouden om in specifiek nader omschreven omstandigheden ( bijv. in geval van het geval van faillissement of het staken van de bedrijfsvoering door de leverancier van het portaal ), voor en/of namens de werkgevers uit de bedrijfstak op te treden en afgifte van de objectcode te vorderen..

4 6.3 Een vergoeding voor het gebruiksrecht zal door de bedrijfstak bij u worden geïncasseerd, en namens u aan VACO worden betaald. 7 Reikwijdte van het gebruiksrecht 7.1 Het in art 6 genoemde gebruiksrecht mag uitsluitend worden uitgeoefend binnen uw onderneming, ten behoeve van uw organisatie en voor gebruik door eigen medewerkers. Tenzij anders expliciet overeengekomen worden onder eigen medewerkers niet verstaan medewerkers van aan uw onderneming gelieerde bedrijven en /of instellingen 7.2 VACO is steeds gerechtigd technische maatregelen te (laten) nemen ter bescherming van de portaalprogrammatuur tegen onrechtmatig gebruik en/of tegen gebruik op een andere wijze of voor andere doeleinden dan in deze voorwaarden zijn vastgelegd. 7.3 De werkgever zal nimmer technische voorzieningen die bedoeld zijn om de portaalprogrammatuur te beschermen, (laten) verwijderen of (laten) omzeilen. 7.4 Het is u niet toegestaan de portaalprogrammatuur ter beschikking van een derde te stellen, of een derde toegang te verstrekken tenzij deze in uw opdracht werkzaamheden in het kader van de in het portaal opgenomen diensten en/of producten verricht. 8 Inspanningsverplichtingen 8.1 VACO staat er voor in dat de voor of aan ontworpen respectievelijk ter beschikking gestelde producten/programmatuur/ diensten geschikt is/zijn voor het feitelijke gebruik. Aangezien het door u nagestreefde doel of beoogde resultaat niet alleen van de installatie en de beschikbaarstelling van het portaal afhangt, maar ook van een veelheid aan factoren die buiten de beïnvloedingssfeer van VACO valt kan VACO nimmer garanderen dat het door u nagestreefde doel of beoogde resultaat wordt bereikt. 8.2 VACO garandeert evenmin dat de producten/programmatuur/diensten zonder onderbreking, fouten of gebreken zal werken of dat steeds alle fouten en gebreken kunnen worden verholpen. 8.3 VACO zal zich naar beste vermogen ervoor inspannen gebreken in de producten/ programmatuur/ diensten te herstellen indien deze niet aan de vastgestelde specificaties zouden voldoen. In het geval e.e.a aan VACO te verwijten zou zijn zal VACO voor herstel zorg dragen. In geval e.e.a zou zijn ontstaan als gevolg van verkeerde /onvolledige of nadien aangepaste specificaties van u dan zal herstel sec voor uw rekening kunnen plaatsvinden. 8.4 VACO is nimmer gehouden tot herstel van verminkte of verloren gegane gegevens. De kosten van data herstelwerkzaamheden ten gevolge van aan u toe te rekenen fouten in de gegevensuitwisseling zullen te allen tijde voor uw rekening zijn. 9 Service VACO zal een helpdesk inrichten waar de beheerder terecht kan met VACO gerelateerde technische en/of aansluitingsvragen. Tijdens en na de aansluiting kunt u en uw medewerkers (via de beheerder) bij deze helpdesk terecht met vragen over het inloggen, eventuele storingen of vragen over het portaal. Ook m.b.t inhoudelijke vragen over de cao, het individueel keuzebudget kan een beroep gedaan worden op de helpdesk van VACO. 10 Duur, opschorting en beëindiging Het gebruik van het portaal wordt in beginsel toegestaan voor de periode dat uw bedrijfstak een gebruikersrecht heeft gevestigd en is mogelijk vanaf het moment dat u zich heeft aangemeld en toestemming van VACO heeft gekregen het portaal te (laten) gebruiken.

5 11 Intellectuele Eigendom 11.1 Alle rechten van intellectuele eigendom op de aan u of achterliggende gebruikers ter beschikking gestelde programmatuur, databestanden, diensten of andere materialen zoals bijv analyses, en documentatie, berusten uitsluitend bij VACO, diens licentiegevers of diens toeleveranciers. U verkrijgt uitsluitend de gebruiksrechten die in deze voorwaarden uitdrukkelijk zijn toegekend. Een aan u toekomend recht tot gebruik is niet-exclusief, niet-overdraagbaar aan derden en nietsublicentieerbaar Ook indien de voorwaarden niet uitdrukkelijk in een bevoegdheid daartoe voorziet, is het VACO danwel haar toeleveranciers toegestaan technische voorzieningen aan te brengen ter bescherming van de programmatuur, databestanden en dergelijke in verband met een overeengekomen beperking in de inhoud of de duur van het recht tot gebruik van deze objecten. Het is u nimmer toegestaan een dergelijke technische voorziening te (laten) verwijderen of te (laten) omzeilen. 12 Aansprakelijkheid 12.1 VACO en de door haar ingeschakelde partners en medewerkers zijn uitsluitend aansprakelijk voor schade geleden door u die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van haar uit deze voorwaarden voortvloeiende verplichtingen De hiervoor bedoelde contractuele aansprakelijkheid van VACO en de aansprakelijkheid uit ander hoofde, is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat onder de door VACO afgesloten (bedrijfs)aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, vermeerderd met het eigen risico VACO en de door haar ingeschakelde partners en medewerkers zijn niet aansprakelijk voor schade die u of enige derde lijdt ten gevolge van de toepassing of het gebruik van het portaal, ter beschikking gestelde materialen en/of de resultaten van de werkzaamheden. U vrijwaart VACO en de door VACO in het kader van de opdracht ingeschakelde partners, medewerkers en derden voor alle in dit artikellid bedoelde schade die door onjuiste toepassing of onjuist gebruik is ontstaan De aansprakelijkheid van VACO wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen, ontstaat slechts indien u VACO onverwijld en deugdelijk schriftelijk in gebreke stelt, stellende daarbij een redelijke termijn ter zuivering van de tekortkoming, en VACO ook na die termijn toerekenbaar in de nakoming van zijn verplichtingen tekort blijft schieten. De ingebrekestelling dient een zo gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten die VACO in staat stelt adequaat te reageren De in dit artikel opgenomen beperkingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing indien en voor zover sprake is van opzet en/of grove schuld van VACO, haar leidinggevend management of de door haar ingeschakelde partners, medewerkers en/of overige derden Voorwaarde voor het ontstaan van enig recht op schadevergoeding is steeds dat u de schade zo spoedig mogelijk na het ontdekken daarvan schriftelijk bij VACO meldt. Iedere vordering tot schadevergoeding tegen VACO vervalt door het enkele verloop van 2 (twee) kalendermaanden na de ontdekking van de schade, indien u de schade niet binnen deze termijn aan VACO heeft gemeld U zult VACO vrijwaren voor aanspraken van derden (adviseurs en medewerkers van VACO en de met haar samenwerkend partners en/of toeleveranciers daaronder begrepen) die in verband met de ingebruikname van het portaal schade lijden welke het gevolg is van uw handelen of nalaten. 13 Slotbepalingen 13.1 Op deze overeenkomst is het Nederlandse recht van toepassing 13.2 Het privacystatement van VACO maakt een onlosmakelijk onderdeel uit van deze gebruikersvoorwaarden.

6 Bijlage: Bewerkersovereenkomst In aansluiting op, en met inachtname van de (inhoud van de) gebruikersvoorwaarden wordt hiermee vastgelegd dat op de contractuele relatie, die door aanvaarding van de gebruikersvoorwaarden voornoemd tussen VACO en u is ontstaan, onderhavige bewerkers bepalingen van toepassing zijn in het kader van het verwerken van persoonsgegeven als bedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens 1 Definities In onderhavige bijlage wordt onder de navolgende begrippen verstaan: Bewerker VACO (alsmede de met haar samenwerkende derden, waaronder begrepen cloud service providers) in haar hoedanigheid van de partij die ten behoeve van de verantwoordelijke (in dit geval de werkgever) persoonsgegevens verwerkt of laat verwerken, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen; Derde Ieder, die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker, gemachtigd is om persoonsgegevens aan te leveren of te verwerken; Persoonsgegevens Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Verantwoordelijke De werkgever of ieder ander die namens of in opdracht van de werkgever alleen of tezamen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen,gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; 2 Gegevensverwerking 2.1 Bewerker zal in het kader van de exploitatie van de het portaal tool ten behoeve en in opdracht van verantwoordelijke (en diens medewerkers) persoonsgegevens verwerken, waarbij het bewerker niet is toegestaan de van verantwoordelijke verkregen persoonsgegevens voor eigen doeleinden te verwerken en/of aan derden te verstrekken. 2.2 Verwerking door de bewerker zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van de verwerking van door werknemers gemaakte keuzes binnen het portaal, het in de cloud opslaan van persoonlijke gegevens van de werknemers van verantwoordelijke en bijbehorende online diensten, plus de doeleinden die daarmee redelijkerwijze samenhangen of die met nadere instemming vanuit de bedrijfstak banden en wielen worden bepaald. 2.3 Bewerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken zoals door de bedrijfstak banden en wielen, namens de verantwoordelijke, is vastgesteld. 2.4 De bewerker verwerkt gegevens ten behoeve van de verantwoordelijke en/of zijn werknemers, overeenkomstig diens instructies en onder diens verantwoordelijkheid. 2.5 De bewerker heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Zo neemt hij geen beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de gegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag van gegevens. De zeggenschap over de persoonsgegevens verstrekt onder deze overeenkomst komt nimmer bij de bewerker te berusten.

7 2.6 Naast de verplichting van de bewerker om de instructies van de verantwoordelijke te volgen, dient hij ook zorg te dragen voor de naleving van de voorwaarden die - met name op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens - worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens. 3 Geheimhoudingsplicht Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van deze overeenkomst en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze regeling de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. 4 Beveiligingsmaatregelen en audit 4.1 Bewerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te (laten) nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, wijziging of verstrekking van persoonsgegevens). Bewerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen: Encryptie ( versleuteling) van digitale bestanden met persoonsgegevens Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SLL) technologie Bewerker zal er voor zorg dragen dat derde partijen die als subbewerker worden ingeschakeld minimaal) aan dezelfde beveiligingseisen voldoen. 4.2 Slechts VACO is gerechtigd om voor eigen rekening gedurende de uitvoering en de overeenkomst mbt de onder artikel 4.1 genoemde maatregelen door een onafhankelijke deskundige een audit te laten doen Indien de bewerker verzaakt afdoende technische en organisatorische maatregelen te nemen is de verantwoordelijke gerechtigd, doch niet eerder nadat bewerker door verantwoordelijke binnen een redelijke termijn - afhankelijk van de spoedeisendheid en/of het voor verantwoordelijke te lopen risico - in de gelegenheid is gesteld deze maatregelen (alsnog) te nemen, de maatregelen op kosten van de bewerker zelf (te doen laten) uitvoeren. 5 Doorgifte van persoonsgegevens Ofschoon bewerker de gegevens in beginsel zal (laten) verwerken in Nederland mag bewerker, indien gewenst of noodzakelijk, de gegevens eveneens (laten) verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden. 6 Medewerkers van de bewerker en derden De verplichtingen van de bewerker die uit deze overeenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van de bewerker alsmede derde partijen die als subbewerker zijn ingeschakeld. 7 Meldplicht 7.1 In geval van een beveiligingslek en/of datalek zal bewerker de verantwoordelijke daarover direct informeren, naar aanleiding waarvan verantwoordelijke verplicht is direct de betrokken werknemer te informeren 7.2 De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest, alsmede: Wat de (vermeende) oorzaak is van het lek Wat het (vooralsnog) bekende of te verwachten gevolg is Wat de (voorgestelde) oplossing is