PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE 1 3 MRT 2013

Transcriptie

1 PROVINCIALE STATED VAN OVERUSSE Reg.nr. Dat. 1 3 MRT 2013 ontv.: Routing Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax overijssel.nl postbus@overijssel. nl RABO Zwolle Aan Provinciale Staten van Overijssel Inlichtingen bij dhr. L. Folkertsma telefoon fax L.Folkertsma@overijssel.nl Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel Datum Kenmerk 2013/ Pagina 1 Uw brief Uw kenmerk Op basis van de Archiefverordening provincie Overijssel 1997, gewijzigd in 2003, brengt de provinciale archiefinspectie eenmaal per twee jaar verslag uit aan ons college. Wij hebben heden kennis genomen van het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel In dit verslag is enerzijds informatie te vinden over de feitelijke inspectiebezoeken door de provinciale archiefinspecteur aan de zorgdragers in Overijssel. Zorgdragers in de zin van de Archiefwet 1995 zijn de Colleges van Burgemeester en Wethouders, de dagelijkse besturen van de waterschappen, Politieregio's en openbare lichamen in Overijssel. Met de vorming van de Nationale Politie per 1 januari 2013 komt een einde aan het archiefwettelijk toezicht door de provincie op de politie. In algemene zin kan worden gesteld dat het onderwerp archiefzorg en -beheer voldoende aandacht krijgt in Overijssel. In het kader van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht scoren op twee na alle gemeenten 'groen' op dit onderwerp; bij twee gemeenten is sprake van een 'oranje' toezichtregime. Bij enkele openbare lichamen is de aandacht voor zorgvuldig archiefbeheer relatief nieuw: zij hebben de afgelopen periode een archiefverordening met bijbehorend besluit informatiebeheer vastgesteld. Daarmee wordt de basis gelegd voor zorgvuldig archiefbeheer. In het verslag besteedt de provinciale archiefinspecteur verder aandacht aan het door hem gevoerde relatiebeheer, dat wil zeggen de uitwisseling van kennis en ervaring met de zorgdragers in Overijssel. In de verslagperiode is veel aandacht uitgegaan naar de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering. Wij hebben in deze periode een machtiging voor de vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden door digitale documenten verleend aan de gemeenten Tubbergen (1 mei 2011), Hengelo (1 oktober 2012) en Hellendoorn (per 1 januari 2013). Met de recente wijziging van de Archiefwet 1995 per 1 januari 2013 is deze machtiging komen te vervallen. De zorgdrager kan nu zelfstandig besluiten tot het vervangen van archiefdocumenten. Tot slot bevat het verslag ook enkele hoofdstukken over de relevante wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet 1995 en Wet Revitalisering generiek toezicht) en over samenwerking met andere partijen in Overijssel. Die samenwerking is onder andere gericht op professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel. In het kader van de versterking van de horizontale verantwoording die het nieuwe interbestuurlijk toezicht met zich meebrengt leggen de dagelijkse besturen van de Bijlagen een Datum verzending 04.MRT2013

2 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel archiefwettelijke zorgdragers de verslagen over het gevoerde archiefbeheer ter kennisneming voor aan de algemene besturen. In die geest bieden wij het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel ter kennisneming aan uw Staten aan. Gedeputeerde Staten van Overijssel, voorzitter, secretaris, Datum Kenmerk 2013/ Pagina 2 Uw kenmerk

3 Verslag provinciale archiefinspectie Wie wat bewaart, die heeft wat februari 2013

4

5 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel Bestuurs- en Concernzaken Drs. L. Folkertsma februari 2013

6 Colofon Uitgave provincie Overijssel Datum februari 2013 Auteur Drs. L. Folkertsma Oplage 100 Fotografie/Illustraties Bas van Dishoeck, team Communicatie Met dank aan Stadsarchief en Atheneumbibliotheek (SAB) Deventer, de voormalige Regiopolitie IJsselland, het Historisch Centrum Overijssel en het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties voor de door hen beschikbaar gestelde foto's en illustraties. Vormgeving Team Communicatie Inlichtingen bij Drs. L. Folkertsma Eenheid Bestuurs- en Concernzaken team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet telefoon Adresgegevens Provincie Overijssel Luttenbergstraat 2 Postbus GB Zwolle Telefoon Fax postbus@overijssel.nl

7 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 5 2 Inleiding 7 3 Zorgdragers in Overijssel Gemeenten Waterschappen Politieregio s Openbare lichamen Overige zorgdragers 10 4 De onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 11 5 Ontwikkelingen in de wet- en regelgeving (Wet Revitalisering generiek 5.1 toezicht, wijziging van de archiefwetgeving en de Politiewet) Wet Revitalisering generiek toezicht Wijzigingen archiefwetgeving Politiewet 5.4 Beleidsregel vervanging archiefbescheiden in de provincie Overijssel (2008) Modellen LOPAI voor archiefverordeningen en besluiten informatiebeheer 33 6 Professionalisering van archiefzorg en archiefbeheer in Overijssel Samenwerking Overijssel-Gelderland Samenwerking in het LOPAI Samenwerking met HCO Archiefberaad Overijssel 36 7 Diversen Artikel archiefinspectie t.b.v. jaarboek SAP Presentaties op studiedagen Deelname aan studiedagen Visitatiecommissie UT Benoeming tot provinciearchivaris 41 8 Bijlagen Zorgdragers in Overijssel Overzicht van inspectiebezoeken aan archieven van zorgdragers in Overijssel in de periode 2011 en Lijst met afkortingen 50 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

8 4 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

9 1 Voorwoord In de Archiefwet 1995 is aan de provincies een toezichthoudende taak opgedragen op de archiefzorg van een aantal zorgdragers: de gemeenten, waterschappen, politieregio s en gemeenschappelijke regelingen in Overijssel. Het archieftoezicht wordt namens Gedeputeerde Staten uitgeoefend door de provinciale archiefinspecteur, benoemd op grond van artikel 28 van de Archiefwet Toezicht op het beheer van de archieven van de provinciale organen wordt eveneens uitgeoefend door de inspecteur. Sinds mijn benoeming tevens tot provinciearchivaris, medio 2012, dien ik ook toezicht te houden op de overgebrachte provinciale archieven. Toezicht op het beheer van archieven is terughoudend uitgeoefend, zeker daar waar sprake is van een benoemde gemeentearchivaris (in Overijssel in drie van de vijfentwintig gemeenten; een vierde benoemde archivaris zal na deze verslagperiode aantreden). Bij een van de wijzigingen van de Archiefwet 1995 die van kracht is geworden per 1 januari 2013 is het onderscheid tussen toezicht op de zorg en op het beheer komen te vervallen. In deze verslagperiode heb ik bij vrijwel alle zorgdragers een inspectiebezoek afgelegd. Na de kennismakings- annex inspectiebezoeken in volgde de eerste volledige inspectieronde in , waarbij een 0-meting werd gehouden via een algemene vragenlijst archiefinspectie. Daarover heb ik gerapporteerd in het Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel Het voorliggende verslag over de periode beschrijft dus grotendeels de tweede inspectieronde. Bij een aantal zorgdragers voer ik in 2013 de tweede volledige inspectie uit. Verder heeft in deze periode een groot accent gelegen op het relatiebeheer. Vooral de ontwikkelingen op het gebied van digitalisering vergden veel aandacht. Daarbij hoort ook de toenemende samenwerking met het Historisch Centrum Overijssel en het streven om te komen tot gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen in Overijssel. Aan het eind van deze verslagperiode hebben Gedeputeerde Staten van Overijssel een bedrag van beschikbaar gesteld voor dit doel. Aandacht voor goede archiefzorg en goed archiefbeheer staat op de politiek-bestuurlijke agenda in Overijssel. Ik heb bij mijn werkzaamheden steun gehad aan collega s uit andere provincies, waarbij ik vooral de beide buren wil noemen: drs. Dick Bunskoeke, provinciearchivaris en toezichthouder archieven in Drenthe en Bennie te Vaarwerk, archiefinspecteur in Gelderland. Kennis delen en oordelen toetsen is essentieel bij een eenmanspost! Bennie te Vaarwerk dank ik op deze plaats voor het kritisch meelezen van dit verslag. Mijn leidinggevende, mevrouw drs. Ida R.M.Peelen dank ik voor het vertrouwen en de ruimte om mijn werkzaamheden te kunnen verrichten. Dit verslag breng ik uit aan alle zorgdragers in Overijssel en aan het College van Gedeputeerde Staten in Overijssel. Ik hoop dat dit verslag opnieuw een bijdrage vormt tot het delen van kennis en ervaringen. Lolke Folkertsma Drs. L.Folkertsma, Provinciaal archiefinspecteur en provinciearchivaris in Overijssel Eenheid Bestuurs- en Concernzaken Team Democratie, Openbaar Bestuur en Kabinet Tel Tel. Mobiel l.folkertsma@overijssel.nl Zwolle, februari Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

10 6 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

11 2 Inleiding Herhaling is de kracht van de reclame. Tegen die achtergrond zal het u niet verbazen dat ik opnieuw heb gekozen voor een thematische indeling, waarbij alfabetisch veel onderwerpen de revue zullen passeren. De medewerkers van gemeenten, waterschapen, politieregio s en een aantal openbare lichamen hebben, deels samen met hun leidinggevenden, in open gesprekken de stand van zaken bij archiefzorg en beheer gedeeld met de provinciale archiefinspecteur. Veel aandacht ging uit naar vraagstukken van digitalisering, zoals ik al in het voorwoord vermeldde. Maar daarnaast heb ik met genoegen in diverse verbanden van gedachten gewisseld over het nieuwe interbestuurlijk toezicht, dat Overijssel vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt) inhoud gaf en geeft via de Bestuursovereenkomst vernieuwde interbestuurlijke verhoudingen tussen de provincie Overijssel en de gemeente/het waterschap. De Wet Rgt trad in werking op 1 oktober 2012; op dat moment hadden Gedeputeerde Staten van Overijssel met 24 van de 25 gemeenten en met een van beide geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen een bestuursovereenkomst. Uiteraard heeft de inspectie bij de andere zorgdragers, waaronder een aantal openbare lichamen, ook plaatsgevonden in de geest van het vernieuwde interbestuurlijk toezicht. Ten slotte: de Archiefverordening Overijssel 1997 bepaalt dat de archiefinspecteur eenmaal per twee jaar verslag uitbrengt van zijn werkzaamheden. In het kader van de grotere nadruk op horizontale verantwoording van GS aan PS zal in de nieuwe archiefverordening (vaststelling voorjaar 2013) worden gekozen voor een jaarlijkse verslaglegging. Dat is ook vastgelegd in de modellen voor archiefverordening voor gemeenten en waterschappen. Ik noem nu kort de zorgdragers in Overijssel, waarna de onderwerpen van inspectie en relatiebeheer aandacht krijgen. Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

12 8 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

13 3 Zorgdragers in Overijssel 3.1 Gemeenten Overijssel telt vijfentwintig gemeenten. Deze vallen alle onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. In de gemeenten Deventer, Kampen en Zwolle is een archivaris benoemd. In de overige gemeenten draagt de secretaris/directeur de verantwoordelijkheid voor het beheer van het archief. In de gemeente Steenwijkerland zal naar verwachting binnen een of twee jaar een archivaris worden benoemd. De beoogde gemeentearchivaris volgt momenteel de opleiding archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. 3.2 Waterschappen De twee geheel binnen Overijssel gelegen waterschappen, Waterschap Groot Salland en Waterschap Regge en Dinkel vallen onder het archiefwettelijk toezicht van de provincie. 3.3 Politieregio s In de Politiewet is geregeld dat de provinciale archiefinspecteur toezicht uitoefent op de archieven van de Regiopolitie. In Overijssel gaat het om de Regiopolitie IJsselland en de Regiopolitie Twente. Nu per 1 januari 2013 de Nationale Politie is ingesteld, is de bemoeienis van de provincie bij het archieftoezicht op de politie beëindigd. Bijzonderheid: bij de Regiopolitie IJsselland is samengewerkt met de gemeentelijke archiefinspecteur van Zwolle (werkzaam bij het Historisch Centrum Overijssel). De samenwerking tussen de provinciale archiefinspectie en de gemeentelijke archiefinspectie Zwolle komt later in dit verslag uitvoeriger aan de orde. Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

14 3.4 Openbare lichamen De Archiefwet 1995 bevat ook bepalingen over openbare lichamen. Ook hun archiefbeheer dient zorgvuldig plaats te vinden. Veelal wordt het regime van de centrumgemeente gevolgd (bijv. aanwijzing archiefbewaarplaats en evt. inschakeling DIV en archief vanuit die gemeente). De openbare lichamen waarop archiefwettelijk toezicht is uitgeoefend in de verslagperiode zijn de GGD IJsselland, de Regio Twente en het Gemeenschappelijk Belastingkantoor Lococencus-Tricijn (GBLT). Ook bij de GGD IJsselland werkte ik samen met de gemeentelijke archiefinspecteur van Zwolle. Bijzonderheden: in deze verslagperiode hebben zich diverse openbare lichamen om advies gewend tot de provincie. Feitelijk allen zorgdragers die onder het provinciaal archieftoezicht vallen, maar die tot nu toe niet op het provinciale netvlies stonden. Ik zie de ontwikkeling dat een aantal openbare lichamen ten behoeve van de invulling van hun archiefzorg en beheer advies inwinnen bij de provincie als positief: er is een besef dat het beleidsterrein DIV- en archief aandacht nodig heeft. 3.5 Overige zorgdragers Naast de zorgdragers genoemd onder de paragrafen 3.1 t/m 3.4 zijn er ook archiefvormers die niet of niet volledig vallen onder de archiefwetgeving. Een instelling, bekleed met enig openbaar gezag, valt onder de archiefwetgeving. In de verslagperiode werd het Gelders-Overijssels Bureau voor Toerisme (GOBT) opgeheven. In zorgvuldig overleg met betrokkenen in de provincies Gelderland en Overijssel is geconstateerd dat het GOBT niet bekleed was met enig openbaar gezag. Het archief van het GOBT viel dus niet onder het provinciaal archieftoezicht. Dat neemt niet weg dat het archief deels cultuurhistorische waarde heeft of kan hebben en daarom mogelijk deels zou kunnen worden overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel. Aan het eind van de verslagperiode werd Kunst en Cultuur Overijssel failliet verkaard, kort voor de opheffing per 1 januari 2013 waartoe het bestuur in oktober al had besloten. Hier speelt ook de vraag of KCO met enig openbaar gezag bekleed is of is geweest; bij de afwikkeling van het faillissement zal over de archieven een besluit moeten worden genomen. Het HCO zou graag (delen van) het archief verwerven. Verder is in deze verslagperiode het archief van Variya (waarin onder meer zijn opgegaan woonwagenwerk en beleid en het Steunpunt Minderheden Overijssel, SMO) overgedragen aan het HCO. De kosten voor bewerking worden deels gedragen door de Brinkgroep, en voor het merendeel door de provincie Overijssel gelet op de oorspronkelijke archiefvormers, bekleed met enig openbaar gezag. 10 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

15 4 De onderwerpen van inspectie en relatiebeheer 4.1 Achterstanden Bij achterstanden gaat het speciaal om achterstand in dossiervorming. Het kan soms betekenen dat de semistatische dossiers niet helemaal op orde zijn. Dat kan mede worden veroorzaakt door onvoldoende rappel: medewerkers houden stukken onder zich, zodat bij de DIV-afdeling de dossiers niet kunnen worden gevormd. Dit probleem doet zich niet vaak voor in de praktijk; bij het in toenemende mate digitaal werken gaan stukken fysiek niet meer de organisatie in. DIV beschikt dan over de stukken waarmee dossiers kunnen worden aangelegd. Achterstand in archiefbewerking is een meer voorkomend probleem: dossiers dienen te worden bewerkt (opgeschoond, herverpakt in zuurvrij materiaal) alvorens zij kunnen worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Bij de provincie Overijssel zelf en bij enkele gemeenten is in de verslagperiode projectmatig gewerkt aan het oplossen van deze problematiek. Bij twee gemeenten wordt in de jaren een archiefbewerkingstraject afgerond. 4.2 Acquisitie Het onderwerp acquisitie heb ik steeds kort aangeroerd bij mijn inspectiebezoeken. Op landelijk niveau wordt de Archiefcollectie Nederland gevormd. Daarnaast dient op regionaal en lokaal niveau de vraag te worden beantwoord welke archieven van belang zijn om voor het nageslacht te bewaren. Ook particuliere archieven (van personen, bedrijven, instellingen en organisaties) kunnen van belang zijn voor de geschiedschrijving van een gemeente of stad. Een vastgesteld acquisitiebeleid betekent dat de gemeente een toetsingskader heeft om te bepalen of een aangeboden archief kan worden aanvaard. Tegelijkertijd kunnen afspraken worden gemaakt over de staat waarin het archief dient te worden aangeleverd. Een ongeordend archief in een bananendoos vergt nog veel bewerking door het gemeentearchief. Mogelijk kan bij de aanbieding van het archief ook een bedrag beschikbaar worden gesteld voor die bewerkings- en conserveringsslag. Een andere oplossing is het bij de particuliere schenker aangeven van de wens om een archief in goede en geordende staat aangeleverd te krijgen. 4.3 Archiefbeheer Archiefbeheer omvat de feitelijke werkzaamheden van het beheer van het archief. Dat begint bij documentcreatie en eindigt bij het zorgvuldig beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte stukken. Dit houdt ook in, dat er een nauwe samenwerking moet zijn tussen de archivaris/de medewerker oud archief, de (overige) medewerkers van de documentaire informatievoorziening en de informatietechnologie. In steeds meer gemeenten bevinden DIV en Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

16 ICT zich in dezelfde organisatorische eenheid, of smelten samen tot één afdeling. Vooral waar het gaat om het beheer van digitale archieven is deze samenwerking cruciaal. Bij het beheer van analoge archieven (van dossiervorming tot dossierbewerking en de overbrenging na 20 jaar naar de archiefbewaarplaats) dreigt soms achterstand te ontstaan, omdat de inzet ten behoeve van digitaal werken ten koste gaat van de inzet/capaciteit voor de traditionele, analoge archieven. Aan dit onderwerp is bij alle inspectiebezoeken aandacht geschonken. Waar sprake was van grote(re) achterstanden in archiefbewerking kon soms extra personele inzet worden gerealiseerd, op projectbasis. In deze verslagperiode is er bijvoorbeeld een stevig project archiefbewerking geweest bij de provincie Overijssel en bij de gemeente Zwolle. zuurvrije map Bij archiefbeheer hoort ook de zgn. materiële verzorging. Veel oude archieven zijn intussen herverpakt in zuurvrije omslagen en opgeborgen in zuurvrije dozen, voorzien van zuurvrije etiketten. Deze herverpakkingstrajecten zijn arbeidsintensief; sommige gemeenten verheugen zich in de inzet van vrijwilligers bij deze werkzaamheden. 4.4 Archiefberaad Overijssel Het Archiefberaad Overijssel is een platform waarin kennis en ervaring op breed terrein wordt uitgewisseld. In drie bijeenkomsten op jaarbasis komen onder voorzitterschap van de directeur van het HCO ongeveer tien collega s van gemeenten, de provincie en een waterschap bijeen. Soms op locatie, om kennis te nemen van ontwikkelingen ter plaatse. Zo werd in de herfst van 2012 de nieuwe archiefbewaarplaats in het nieuwe gemeentehuis van Hardenberg bezocht. Samen met de gemeentearchivaris van Deventer, Hylle de Beer en directeur Bert de Vries van het HCO vorm ik de agendacommissie van het Archiefberaad. 12 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

17 4.5 Archiefbewaarplaatsen De Archiefwet regelt dat elke zorgdrager beschikt over een archiefbewaarplaats c.q. een archiefbewaarplaats aanwijst ten behoeve van de opslag van het oud-archief. In Overijssel hebben de gemeenten Dalfsen, Olst-Wijhe, Zwartewaterland en Zwolle er voor gekozen om geen eigen archiefbewaarplaats (meer) in te richten, maar hun oud-archief over te brengen naar het HCO. depot HCO Tot 1 januari 2013 dienden GS de plannen tot nieuwbouw, verbouw en inrichting van deze archiefbewaarplaatsen goed te keuren. In deze verslagperiode was ik betrokken bij de nieuwbouw van de archiefbewaarplaats van Hardenberg, de herinrichting van de archiefbewaarplaats in Enschede en de aanschaf van nieuwe klimaatregelinstallaties in enkele gemeenten (o.a. Hellendoorn en Enschede). De archiefbewaarplaats van de gemeente Kampen is in 2010 afgekeurd, omdat wegens kieren in de buitenmuur en de slechte kwaliteit van de klimaatregelinstallatie de betrouwbare opslag van archiefdocumenten niet meer kon worden gegarandeerd. Het in gebruik blijven van de archiefbewaarplaats is door GS Overijssel actief gedoogd, dat wil zeggen dat de situatie per kwartaal is gemonitord. Intussen blijft de zorgdrager verantwoordelijk voor de goede opslag; indien de overtuiging zou ontstaan dat opslag niet langer verantwoord is dan zouden burgemeester en wethouders moeten overgaan tot uitplaatsing van het archief. Het is in deze verslagperiode duidelijk geworden dat het cultuurcluster in de Van Heutszkazerne realiseerbaar is; dat betekent ook dat binnen enkele jaren kan worden beschikt over een nieuwe archiefbewaarplaats. Eén zorgdrager bleek archieven te hebben ondergebracht bij een bedrijf dat niet beschikte over een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen. In de verslagperiode is dit archief overgebracht naar een bedrijf met een degelijke archiefbewaarplaats. Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

18 4.6 Archiefruimtes Archieven tot 20 jaar oud dienen te worden beheerd in archiefruimtes die moeten voldoen aan eisen die de Archiefregeling stelt. GS behoeven een archiefruimte niet goed te keuren, maar geven wel hun oordeel over de bouw en inrichting ervan. archiefruimte provinciehuis Ik heb adviezen verstrekt ten behoeve van de nieuwbouw van de archiefruimte van het nieuwe gemeentehuis van Olst-Wijhe en voor de (her)inrichting van de archiefruimte van de Regio Twente. Enkele jonge openbare lichamen, die niet beschikken over een ruimte die voldoet aan de eisen die aan archiefruimtes worden gesteld, is geadviseerd om ten minste een brandvrije kast aan te schaffen. De archiefruimtes van Deventer zijn al in 2010 ongeschikt bevonden; de situatie werd actief door GS gedoogd tot 1 januari Actief gedogen wil zeggen dat de situatie per kwartaal werd gemonitord; Deventer is actief op zoek gegaan naar vervangende archiefruimte. Gelet op de stand van zaken bij de bewerking van de semistatische dossiers en het in deze periode niet vinden van vervangende archiefruimte is de gedoogsituatie voortgezet tot 1 januari 2013 en, voor een deel van het archief, tot later in 2013 of uiterlijk Bewerkte archieven zijn overgebracht naar VADA Archiefbeheer BV in Nijverdal of naar het Stadsarchief. VADA beschikt over een archiefbewaarplaats die voldoet aan de archiefwettelijke eisen. 14 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

19 4.7 Archiefverordening De Archiefwet schrijft voor dat elke zorgdrager een archiefverordening vaststelt. De gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur van de overheidsorganisatie stelt deze verordening vast. In de verslagperiode is een behoorlijk aantal verordeningen, daterend uit de periode voor inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur, geactualiseerd. De archiefverordeningen worden ter kennis gebracht van Gedeputeerde Staten. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archief Inspecties, het LOPAI, heeft zijn modelregelingen volledig aangepast aan de nieuwste wet- en regelgeving. 4.8 Archiefvisie De staatssecretaris van OCW heeft op 1 juni 2011 zijn Archiefvisie aangeboden aan de Tweede Kamer. Op deze plaats belicht ik slechts twee aspecten uit deze nota, die gevolgen hebben voor de medeoverheden. Het eerste is van cultuurhistorische aard. Bij het onderwerp acquisitie sprak ik al over de collectie Nederland, die op nationaal niveau wordt gevormd. De medeoverheden dienen beleid te ontwikkelen om te zorgen voor goede regionale collecties. Cultuurhistorisch erfgoed is niet alleen op nationaal niveau te vinden en te behouden, maar ook op regionale en lokale schaal. Het tweede aspect betreft de overbrengingstermijn van archieven. Analoge archieven dienen te worden overgebracht na twintig jaar. Door het werken met zgn. 10-jarenblokken is de feitelijke overbrenging in sommige gevallen pas na dertig jaar. De staatssecretaris dringt aan op overbrenging na twintig jaar. Waar het gaat om overbrenging van digitale archiefbescheiden doet de opvatting opgeld dat dit vijf jaar na afsluiting van het stuk zou moeten kunnen plaatsvinden. Dat zet druk op de totstandkoming van e-depotvoorzieningen. In Overijssel is daarvoor inmiddels een initiatief genomen waarover u meer leest in de paragrafen 4.23 en Archiefzorg De zorg voor archieven omvat het beschikbaar stellen van voldoende middelen en menskracht door de dagelijkse besturen van de medeoverheden. Deze zorgplicht is niet overdraagbaar; beheer van archieven kan worden uitbesteed maar niet de zorg. Bij voldoende menskracht kan worden aangetekend dat het ook moet gaan om voldoende gekwalificeerde menskracht. In veel gevallen is sprake van goed opgeleid personeel; het verwerven van meer kennis c.q. het volgen van verdere opleidingen staat onder druk. Zowel het gebrek aan financiën werkt soms belemmerend, als ook de werkdruk bij krimpende DIV-afdelingen. Bij goed personeelsbeleid hoort ook dat de medewerkers zich kunnen blijven ontwikkelen. Hiervoor vraag ik aandacht bij de inspectiebezoeken Beelddatabanken In enkele gemeenten is sprake van een beelddatabank bij het gemeentearchief. Zonder uitputtend te willen zijn noem ik het gemeentearchief Almelo, Borne en Kampen. Ook hier geldt dat soms vrijwilligers worden ingeschakeld bij het digitaliseringsproces en vooral bij de beschrijving van de foto s en dia s. De provincie heeft haar fotocollectie enkele jaren geleden geschonken aan het HCO. De collectie van enkele duizenden foto s en dia s is daar inmiddels beschreven; een selectie van de foto s is geplaatst op de website. De beelddatabanken zijn doorgaans interactief: bezoekers kunnen de beschikbare informatie verrijken: welke personen zijn afgebeeld, of bij welke gelegenheid is een bepaalde foto genomen. Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

20 4.11 Beleidsplannen Ik constateer in toenemende mate dat er beleidsplannen voor het gemeentearchief worden ontwikkeld. Op die manier kunnen ontwikkelingen beter worden aangestuurd, kunnen er prioriteiten worden gesteld en kan de inzet van middelen structuur krijgen. Het laten vaststellen van een beleidsplan voor het archief door het college van burgemeester en wethouders betekent ook dat er bestuurlijke aandacht voor de (cultuur-)historie wordt gevraagd Besluit Informatiebeheer Op basis van de door de gemeenteraad/het algemeen bestuur vastgestelde archiefverordening stellen burgemeester en wethouders/het dagelijks bestuur uitvoeringsregels vast. In het verleden droegen deze de naam Post- en archiefzaken. In de meeste gemeenten is inmiddels een Besluit Informatiebeheer vastgesteld. Ook hier geldt dat deze besluiten dienen te worden aangepast aan de recente wet- en regelgeving. Geactualiseerde modellen van het LOPAI, daterend uit mei 2012, zijn daarbij behulpzaam Best practices Met best practices doel ik op het uitwisselen van kennis en ervaring. De provincie Overijssel en de gemeente Deventer, beiden pioniers op het gebied van volledig digitaal werken, deelden hun kennis en ervaring met scanprocessen in 2010 via de brochure Yes we scan. deel scanstraat provincie Overijssel 16 Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel

21 Ook het kunnen benutten van bijvoorbeeld calamiteitenplannen, handboeken digitalisering of bezoekersreglementen van andere zorgdragers is behulpzaam bij het regelen van deze zaken in de eigen gemeente. Het behoeft geen betoog dat het hier niet gaat om zoek en vervang (van de naam van de zorgdrager), maar dat het gaat om zorgvuldig toepassen van dergelijke regelingen en voorschriften aangepast op de eigen situatie, en met draagvlak en kennisuitwisseling in de eigen organisatie Beveiliging Beveiliging van archieven heeft een aantal aspecten. De fysieke toegang tot de archiefbewaarplaats is doorgaans voorbehouden aan de medewerkers van DIV en archief; een afdeling personeelszaken of bouwzaken heeft soms een eigen sleutel. toegangscontrole archiefruimte: ontgrendeling alleen bij aanbieden geautoriseerde pas Tot de beveiliging behoort ook het onder toezicht raadplegen van archivalia door derden. Ultimo 2012 publiceerde de Erfgoedinspectie van OCW een rapport over verdwijning van (kostbare) archivalia tot buiten de landsgrenzen. Op basis van een zorgvuldige incidentregistratie, aan welke inventarisatie ook werd meegewerkt door partijen in Overijssel, blijken de aandachtspunten. Illustratief is verder een filmpje van Mr. Bean at the library. Een eenvoudig bezoekersreglement kan al veel ellende voorkomen. De meeste gemeenten hebben dan ook een dergelijk reglement vastgesteld, dat eenvoudig kan worden voorgelegd aan de archiefbezoekers en onderzoekers BRAIN Enkele jaren geleden is BRAIN opgericht, de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland. Het vroegere Werkverband van Gemeentelijke Archiefinspecties (WGA) is opgegaan in BRAIN en gaat verder onder naam sectie inspectie. Het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecties, het LOPAI, is begunstiger van BRAIN. BRAIN ontwikkelt zich tot een belangrijk kennisplatform, dat ook monitoring aanbiedt voor archiefinstellingen. Verslag provinciale archiefinspectie Overijssel