Huishoudelijk Reglement Stichting Bezieling en Stichting Enigma

Transcriptie

1 Artikel 1: Begripsbepaling In dit reglement wordt verstaan onder: A. De stichting: de Stichting Bezieling, gevestigd te Harderwijk ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amersfoort onder nummer en; B. De stichting: de, gevestigd te Harderwijk ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Amersfoort onder nummer ; C. De statuten: de statuten van stichting Bezieling, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd in november 2013 bij notaris Schaap te Zeewolde en stichting Enigma zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 20 oktober 2007 bij notaris Mr. Paul Adriaan Delen te Baarn; D. Stichting Bezieling richt zich op de spirituele branche overeenkomstig de statuten. Stichting Enigma richt zich op de paranormale branche overeenkomstig de statuten; E. Omschrijving doelstelling stichting Bezieling: Stichting Bezieling heeft ten doel: Het bieden van een thuisbasis voor een ieder die vanuit bezieling of beroepsmatig actief is in de spirituele leer. (spiritueel therapeuten op verschillende vakgebieden, astrologen, spirituele docenten, trainers en coaches m.b.t. het bedrijfsleven en de privésector). De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het aanbieden van: spirituele bijeenkomsten, trainingen en activiteiten, evenementen, kwaliteitsborgingen, scholingen. Het ondersteunen van, begeleiden van, als mede het uitdragen van kennis en bewustzijn aan zowel individuele personen, in groepsverband en aan professionals; F. Omschrijving doelstelling stichting Enigma: heeft ten doel: Het bieden van een thuisbasis voor een ieder die vanuit bezieling of beroepsmatig actief is in de leer der mysteriën en het occulte (mediumschap, healing mediumschap, kaartlezen en het paranormale en de magische leer als mede docenten en trainers binnen de paranormale wereld). De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door het aanbieden van: paranormale bijeenkomsten, trainingen en activiteiten, evenementen, kwaliteitsborgingen, scholingen. Het ondersteunen van, begeleiden van, als mede het uitdragen van kennis en bewustzijn aan zowel individuele personen, in groepsverband en aan professionals; G. Het bestuur van stichting Bezieling en stichting Enigma kent naast het dagelijks bestuur; bestaande uit een Voorzitter, Penningmeester en Secretaris, tevens een vice Voorzitter, vice Penningmeester en vice Secretaris. Deze besturen worden aangevuld met een PRfunctionaris en een IT-specialist; H. Stichting Bezieling bestaat uit commissies met ieder een eigen verantwoordelijkheidsgebied. Commissies: Info / voorlichting / klachten, toetsing en scholing, evenementen, bedrijfsleven, levensloop (geboorte, huwelijk, overlijden). bestaat uit commissies met ieder een eigen verantwoordelijkheidsgebied. Commissies: Info / voorlichting / klachten, toetsing en scholing, evenementen, voorspellingen en vermissingszaken; I. Beide stichtingen kennen donateurs: 1) Professioneel donateur; welke door de stichtingen getoetst worden op professionaliteit, waarna men een erkenning ontvangt van de stichting. Men ontvangt dan een 2 jaar geldige licentiepas en certificaat. Binnen 2 jaar dient men een bijscholing te volgen om erkenning van professioneel donateurschap te behouden en te verlengen met 2 jaar; 2) Gewone donateur; spiritueel (stichting Bezieling) of Paranormaal (stichting Enigma) geïnteresseerde die kunnen deelnemen aan de activiteiten van de stichtingen. 1/8

2 Artikel 2: Beleid A. Het beleid (het plan) is nauwkeurig geformuleerd en vastgelegd op de website; B. Dit beleidsplan wordt geactualiseerd en herzien indien nodig; C. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in de bestuursvergadering is goedgekeurd; D. Het beleidsplan bevat (dan wel: wordt aangevuld met) een jaarplan (overeenkomstig de website)en een jaarbegroting overeenkomstig het aantal donateurs; E. Bestuursleden en vrijwilligers; 1) Er worden geen evenementen op de website geplaatst die buiten stichting Bezieling en stichting Enigma om zijn georganiseerd. Ieder idee voor het organiseren van een evenement is van harte welkom. Deze wordt dan ook door stichting Bezieling of stichting Enigma georganiseerd zodat de baten en de lasten dan ook door de stichting gedragen worden. Dit is ter voorkoming van belangen verschuivingen, belangen verstrengelingen en kwaliteit controle. Onder belangen verstrengeling verstaan wij onder andere: de naam van de stichting gebruiken voor eigen commerciële acties; 2) Tijdens interviews spreken wij alleen over de stichting(en). Het eigenbelang voorop stellen door te spreken of te schrijven over een eigen bedrijf of organisatie is niet toegestaan. Het benoemen van eigen website(s) en contact gegevens over organisaties die niets met de Stichtingen te maken hebben worden niet geaccepteerd; F. Onkostenbeleid bestuurders en vrijwilligers: 1) Materiaal en kantoorartikelen ten behoeven van stichting Bezieling en stichting Enigma mogen gedeclareerd worden middels een declaratieformulier waarbij vooraf toestemming nodig is van bedragen groter dan 25,00 door 3 bestuursleden. Dit kan per , mondeling of tijdens de bestuursvergadering; 2) Stichting E en B vergoeden nooit etentjes en drankjes voor bestuursleden; 3) Docenten en toetsers die als expert worden ingezet voor toetsing- en scholingsdagen ontvangen per lesdag 65,00. Deze vergoeding bestaat uit 2 werkdagen; 1 dag voor de voorbereiding en 1 dag voor de uitvoering; 4) De onkosten vergoeding voor de docent die de trainingsavonden voor stichting Bezieling en stichting Enigma verzorgt, wordt een bedrag vergoed van 25,00 tot 65,00. Echter stellen wij dat er 25,00 wordt vergoed tot het moment dat de jaarbegroting het toelaat om meer te vergoeden met een maximum bedrag van 65,00; 5) Reiskosten voor bestuurders en vrijwilligers worden alleen vergoed als zij optreden als vertegenwoordigers voor stichting Bezieling en stichting Enigma in de vorm van het geven van interviews, woordvoerder, voorlichter. Zij dienen de reiskosten aanneembaar te maken door het indienen van een declaratieformulier, de bonnen en het resultaat van de interviews, het woordvoeren, de voorlichting. De openbaarvervoerskosten worden volledig vergoed. Bij reiskosten met de auto wordt alleen de brandstof vergoed; 6) Communicatie geschiedt zoveel mogelijk per . Telefoonkosten worden alleen vergoed indien er een akkoord is van 3 bestuursleden en bij een actie die door het bestuur wordt georganiseerd; 2/8

3 Artikel 3: Taken en bevoegdheden van bestuur, bestuursleden en commissies A. Het bestuur: 1) Het dagelijks bestuur bestaat uit: voorzitter, penningmeester, secretaris; 2) Het dagelijks bestuur wordt ondersteund door: vice voorzitter, vice penningmeester, vice secretaris,bestuurslid ICT bestuurslid PR/pers- en voorlichting. Deze bestuursleden besturen en vertegenwoordigen stichting Bezieling en stichting Enigma; 3) Neemt bestuursbesluiten (zie artikel 4 in dit huishoudelijk reglement); 4) Kan voor onbepaalde tijd commissies in het leven roepen. Een dergelijke commissie bestaat uit ten minste één bestuurslid / of een door het bestuur aangewezen vice functionaris. In deze commissies kunnen ook niet bestuursleden plaatsnemen. Het bestuur kan beslissen tot het opheffen van een commissie; 5) Treed naar buiten als bestuurder van stichting Bezieling en/of stichting Enigma, of dit nu mondeling of op schrift is, dan spreken wij uit één mond en vind er vooraf overleg plaats met tenminste 3 bestuursleden; 6) Is niet bevoegd tot het aangaan van leningen. Uitzondering hierop is dat het bestuur bevoegd is tot het accepteren van voorschotten op meerjarige donatie, conform het gestelde in de statuten onder artikel 5 sub 2 t/m 4; 7) Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd de Nederlandse wet, de statuten, het beleidsplan, de besluitenlijsten opgesteld in de bestuursvergaderingen, het huishoudelijk regelement en de jaarbegroting van stichting Bezieling en stichting Enigma; 8) Waarvan bestuursleden niet binnen de gestelde kaders handelen worden op de eerstvolgende bestuursvergadering, bij meerderheid van stemmen, uit hun functie ontheven; 9) Zal bij een vacature gezamenlijk bepalen hoe deze wordt opgevuld; 10) Kan uitsluitend uit natuurlijke rechtspersonen bestaan; 11) Gebruikt bij correspondentie de huisstijl van stichting Bezieling en/of stichting Enigma, zowel per als per post. B. De voorzitter: 1) Geeft algemene leiding aan de Stichting; 2) Vertegenwoordigt de Stichting naar buiten toe in samenwerking met andere bestuursleden; 3) Overlegt met officiële instanties; 4) Geeft leiding aan het bestuur; 5) Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden; 6) Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op; 7) Leidt de bestuursvergaderingen; 8) Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement; 9) Coördineert en stuurt activiteiten aan; 10) Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt; 11) Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden; 12) Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie. 3/8

4 C. De vice voorzitter: 1) Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid; 2) Ondersteunt des gevraagd met de werkzaamheden. D. De penningmeester: 1) Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie; 2) Is verantwoordelijk bij beëindiging van de functie voor een complete overdracht van de gehele financiële administratie aan de nieuwe functionaris; 3) Stelt financiële overzichten op; 4) Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag, zo nodig met ondersteuning van boekhouder of accountant; 5) Zorgt ervoor dat de financiële administratie en het financiële jaarverslag overeenkomt met de Richtlijnen voor een organisatie zonder winststreven; 6) Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen en investeringen; 7) Bekijkt één maal per kwartaal de financiële administratie en legt dit tijdens de eerst volgende bestuursvergadering ter accordering voor; 8) Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (bestuur / commissies) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit; 9) Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van commissiebudgets en/of de in de bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; 10) Onderhoudt indien dit in de toekomst van toepassing is, contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers. E. De vice penningmeester: 1) Vervangt de penningmeester bij diens afwezigheid; 2) Ondersteunt des gevraagd met de werkzaamheden; 3) Bespreekt en controleert eens per jaar de gehele financiële administratie van het betreffende jaar met de penningmeester. Vervolgens geeft de vice penningmeester feedback aan de voorzitter; 4) Voert de kascontrole uit. F. De secretaris: 1) Maakt van elke vergadering een actie- en besluitenlijst waarin minimaal wordt vermeld: I. De datum en plaats van de vergadering; II. De aanwezige en afwezige bestuursleden; III. De genomen besluiten; IV. De te nemen acties; V. Waarvan punt III en IV wordt aangevuld met een regel in de actie- en besluitenlijst (idee/probleem - uitwerking/oplossing besluit/actie; 2) Schrijft de teksten voor de website indien de bedrijfsplannen worden aangepast; 3) Voert de eindredactie over de nieuwsbrieven aan de donateurs en belangstellende. Het bestuur ziet toe op een regelmatige informatie verstrekkende en tijdige verschijning gemiddeld eens per kwartaal; 4) Beheert de inventaris indien dit in de toekomst van toepassing is. In samenspraak met de penningmeester bepaalt de secretaris onder welke voorwaarden de inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging. Daarnaast wordt de inventaris genoteerd en bijgehouden door middel van een inventarislijst; 4/8

5 5) Behandelt de post op verzoek van de voorzitter, tevens archiveert hij/zij alle documenten die bewaart dienen te blijven op papier. Documenten die ook digitaal bewaart dienen te worden, worden doorgezonden naar het IT bestuurslid, die deze gegevens digitaal bewaart; 6) Draagt zorg voor een goede samenwerking met het IT bestuurslid voor, dat het actuele gedeelte van het archief via digitale middelen voor alle bestuursleden toegankelijk zijn. G. De vice secretaris: 1) Vervangt de secretaris bij diens afwezigheid; 2) Ondersteunt des gevraagd met de werkzaamheden; 3) Ondersteunt bij het verzorgen, verzenden van de nieuwsbrief. H. Het IT-bestuurslid: 1) Beheert de vormgeving,de structuur en de inhoud van de website op voordracht van het bestuur en zorgt dat deze actueel en volledig is en beschikbaar voor het publiek; 2) Is samen met de secretaris verantwoordelijk voor te teksten op de website; 3) Werkt indien nodig met een externe webmaster; 4) Voert de eindredactie van teksten op de website; 5) Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website aanleveren; 6) Is verantwoordelijk voor het digitale archief waarin alle benodigde documenten bewaard worden en toegankelijks zijn voor de bestuursleden. Artikel 4: De Commissies Om als thuisbasis en platvorm en diensten te kunnen aanbieden heeft stichting Bezieling en stichting Enigma een aantal commissies: A. Voorlichting (stichting Bezieling en stichting Enigma): 1) Er wordt voorlichting gegeven aan mensen met een spirituele-, hulpverlening- of paranormale vraag. Zij worden door de commissie doorverwijzen naar een professioneel werkende aangesloten bij stichting Bezieling en/of stichting Enigma; 2) De commissie voorlichting heeft ook de portefeuille geschillen onder haar hoede. Mocht er onverhoopt een klacht zijn over één van de professioneel werkenden vanuit stichting Bezieling of stichting Enigma, dan kan men contact opnemen met deze commissie. B. Evenementen (stichting Bezieling en stichting Enigma): 1) Deze commissie organiseert en verzorgt het spirituele en paranormale jaarprogramma. Het programma is zeer gevarieerd onder andere medium trainingsavonden, healing avonden, Keltische volle maan rituelen, therapeutische dagen, familie opstellingen, beurs, opendagen, feestavond, sjamanistische en/of Boeddhistische dagen. 5/8

6 C. Toetsing en Onderwijs (stichting Bezieling en stichting Enigma): 1) Vanuit competentie en ontwikkelingsmogelijkheden onderzoekt de commissie onderwijs of de professioneel werkenden kwalitatief voldoende bekwaam zijn om gecertificeerd te worden door stichting Bezieling of stichting Enigma. Stichting Bezieling zet zich in om het spirituele ontwikkelings- of opleidingstraject te begeleiden. zet zich in om het paranormale en/of mediamieke ontwikkeling- of opleidingstraject te begeleiden. Tevens zien beide Stichtingen er op toe dat gecertificeerde eens per twee jaar de bijscholingsdag volgen om zo hun certificering met twee jaar te verlengen. D. Bedrijfsleven (stichting Bezieling): 1) Vanuit bezieling werken of met passie ondernemen zodat voldoening volgt. De commissie bedrijfsleven zet zich in om diverse verschillende spirituele trainingen onder de aandacht te brengen bij bedrijven. Onder spirituele bedrijfstrainingen vallen onder andere: bezielt leiderschap, teambuilding, bedrijfsopstellingen om onderlinge verstandhoudingen zichtbaar te maken, spiritueel reorganiseren, spirituele communicatietrainingen en zelfbewust solliciteren. De commissie ziet toe op de kwaliteitsborging omdat iedere trainer door de commissie toetsing en onderwijs gecertificeerd dient te zijn. Desgewenst zoekt de commissie de juiste trainer voor bedrijfssituaties. E. Levensloop (stichting Bezieling): 1) Vanuit de commissie worden mensen doorverwezen naar de professioneel werkende, die aansluit bij uw behoefte omtrent geboorte, huwelijk, stervensbegeleiding en overlijden. Bij geboorte kan gedacht worden aan: rituele naamgeving, begeleiden van de spirituele band tussen ouders en kind, rituele viering van het nieuwe leven. Bij huwelijk kan gedacht worden aan: het inzetten van een medium om te communiceren met overleden familieleden die niet in levende lijve bij de bruiloft kunnen zijn. Tevens hulp bij het schrijven van de trouwreden en het ritueel trouwen zoals het Keltische handvasting, sjamanistische verbintenissen of andere tradities en vruchtbaarheidsrituelen. Bij stervenden kan gedacht worden aan: stervensbegeleiding, inzet van een medium om te communiceren met al overleden familieleden of communicatie op een begrafenis / crematie met de overledenen, het ritueel en ceremonieel begeleiden van begrafenissen / crematies vanuit verschillende culturen. En verliesverwerking van de nabestaande. Artikel 5. Besluiten Het bestuur (stichting Bezieling en stichting Enigma: 1) Het dagelijks bestuur neemt met minimaal drie bestuursleden een besluiten over zaken die geen uitstel kunnen velen; 2) Het dagelijks bestuur zal op de eerstvolgende bestuursvergadering hen daarvan in kennis stellen; 3) Heeft de voorkeur om besluiten te nemen gedurende de bestuursvergadering waarbij er democratisch wordt gestemd met het voltallig bestuur; 4) Het totaal bestuur bestaat uit 7 bestuursfuncties waarvan iedere functie 1 stem heeft. Bij een mogelijke vacature(s) zal bij stemming van een even aantal bestuurders de stem van de voorzitter als 2 stemmen gelden, waardoor er een meerderheid ontstaat. 6/8

7 Artikel 6. Vergaderingen A. Geldigheid: 1) Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste 3 bestuursleden aanwezig zijn. B. Frequentie: 1) Per jaar wordt het vergaderrooster vastgesteld met een minimum van 2 x per jaar en een streven van eens per maand; 2) Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen; 3) In de jaarplanning van de bestuursvergaderingen wordt de aanvangstijd en locatie vermeld. De eindtijd van een vergadering varieert en wordt besproken in onderling overleg. B. Agenda: 1) Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten worden als eerste behandeld; 2) De secretaris mailt de conceptagenda uiterlijk 1 werkweek voor aanvang van de vergadering; 3) Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid agendapunten in te brengen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen; 4) Tijdens de vergaderingen worden de punten afgewerkt volgens de agenda; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering. Artikel 7. Verantwoordelijkheid Het bestuur is verantwoordelijk en beslist. A. Notulen: 1) Van elke vergadering wordt een actie- en besluitenlijst gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden. B. Inbreng tijdens de vergadering: 1) Van bestuursleden wordt een actieve inbreng verwacht. Ideeën van bestuursleden zijn welkom en worden besproken of doorgeschoven naar een volgende vergadering; 2) Leden van het bestuur kunnen de andere bestuursleden vragen andere personen dan bestuursleden toe te laten tot de vergadering. De meerderheid beslist. 7/8

8 Artikel 8. Communicatie Het bestuur onderkent het belang van goede communicatie met: A. Commissieleden en eventuele vrijwilligers; B. Donateurs; C. Geïnteresseerden in de vorm van voorlichting en informatie en klachten; D. De pers en media; E. Gesubsidieerde goede doelen; F. Communicatie mondeling, in geschrift en website zal met het gehele bestuur worden afgestemd voordat we naar buitentreden. Ingeval van beeldvormend materiaal. Artikel 9. Donaties A. Donaties van aangesloten donateurs worden besteed overeenkomstig het beleidsplan; B. De periodieke donatie van onze donateurs worden standaard gestort op de bankrekening van de stichting. Ook niet periodieke donaties worden gestort op de bankrekening van de stichtingen; C. Geïnteresseerde deelnemend aan een evenement georganiseerd door de stichtingen betalen ter plaatse contant hun gift/bijdrage; D. Donateurs die contant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden, ontvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De donatie wordt bij eerste gelegenheid met een maximum van 2 maanden aan de penningmeester gemeld en contant overgedragen. Tenzij het contant ontvangen bedrag hoger is dan 250,00. Deze wordt door de desbetreffende bestuurder binnen de termijn van 10 werkdagen overgemaakt naar de bankrekening van de stichting; E. Ontvangen donaties, schenkingen en subsidies kunnen worden gereserveerd en zodoende naar een volgend kalenderjaar worden doorgeschoven. Reserveren is echter geen doel op zich, sterker nog: het dient tot het minimum beperkt te blijven, slechts wat nodig is voor continuïteit. Maximaal 30% van de jaardonaties wordt meegenomen naar het volgende kalenderjaar. Een uitzondering hierop is bijvoorbeeld een Lustrumfeest waarvoor langere tijd gespaard dient te worden; F. In gevallen waarin de stichting moet tekenen voor het ontvangst van goederen/poststukken zal de leverings- /pakbon worden ingeleverd bij de penningmeester op de eerstvolgende gelegenheid met een maximum van 2 maanden. Artikel 10. Royement A. Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt; B. Een donateur kan geroyeerd worden als hij/zij naar de mening van het voltallig bestuur de goede naam van de Stichting ernstige schade heeft toegebracht of ernstige schade toe zal brengen als deze persoon doorgaat met het vertoonde gedrag. Artikel 11. Maatschappelijke verantwoordelijkheid A. De stichting streeft ernaar om de algemeen beogende doelen na te streven zoals vastgelegd in de statuten en het beleidsplan. Tevens spant de stichting zich in voor een ieder die zich kan vinden in het spiritueel (stichting Bezieling) en/of paranormaal (stichting Enigma) gedachtengoed; B. Als een donateur/vrijwilliger, naar het oordeel van het bestuur de juiste opleiding/ juiste ervaring / juiste persoonlijkheid heeft, kan hij/zij toegang verkrijgen tot de activiteiten van de stichting; 8/8

9 C. De stichting geeft toegang aan natuurlijke personen, ongeacht ras, huidskleur, religieuze overtuiging, geaardheid of nationaliteit. Uitgesloten zijn personen met een radicalen en/of religieuze overtuiging, omdat dergelijke overtuiging niet overeenkomt met de doelstellingen van de Stichting. Artikel 12. Slotbepalingen A. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter; B. Alle bestuursleden ontvangen een exemplaar van de secretaris. Geïnteresseerden kunnen de Statuten en dit Huishoudelijk reglement vinden op de website van de stichting. 9/8