Ons kenmerk C100/ Aantal bijlagen

Transcriptie

1 Ingekomen stuk D1 Aan de Raad van de gemeente Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum Datum uw brief Ons kenmerk C100/ Contactpersoon Wim Bakker Onderwerp Accountantsrapport 2004 Aantal bijlagen Doorkiesnummer Geachte leden van de Raad, In vervolg op onze brief d.d. 12 juni jl. treft u, zoals toegezegd, onderstaand onze reacties op de aanbevelingen van de accountant aan. Vetgedrukt treft u telkens de tekst van onze accountant aan uit hun rapport inzake de jaarrekening. Vervolgens geven wij in het kort onze reactie weer. 1. Bladzijde 2: In hoofdstuk 1 van de jaarrekening zijn in de paragraaf Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording de belangrijkste afwijkingen opgenomen. Teneinde de informatieve waarde van de toekomstige jaarrekeningen te vergroten is het een absolute vereiste aan alle genoemde afwijkingen de noodzakelijke invulling te geven. Wij zijn met de accountant van mening dat een adequate toepassing van de voorschriften uit het BBV vereist is om te komen tot het vereiste informatieniveau. Zoals wij u reeds in de brief van 12 juni jl. meedeelden streven wij er naar om de rekening 2005 Bbv-proof te maken. Wij zullen daarbij speciale aandacht geven aan de in de paragraaf Toepassing Besluit Begroting en Verantwoording weergegeven afwijkingen. 2. Bladzijde 5: Het jaar 2005 wordt een bijzonder belangrijk jaar om de intern geformuleerde doelstellingen vanuit het PVA bedrijfsvoering te realiseren. Vanuit accountantsoptiek zijn de belangrijkste accenten voor een verbeterde interne bedrijfsvoering: o de verdere implementatie en vormgeving van het nieuwe financiële informatiesysteem Coda;

2 1 o de noodzakelijke acties ten behoeve van een adequate invoering van rechtmatigheid en het Besluit Begroting en Verantwoording; o het opzetten c.q. inkaderen van procesbeheersing; o het opzetten c.q. uitvoeren van verbijzonderde interne controles. Wij adviseren u tenminste eens in de twee maanden uw raad te laten informeren over de voortgang van de genoemde processen. Alhoewel wij van mening zijn en blijven dat de bedrijfsvoering primair de verantwoordelijkheid is van ons college zullen wij u globaal op de hoogte houden over de voortgang van de genoemde processen. Wij willen dit doen in het mondelinge overleg dat wij op 6 juli jl. met de commissie Algemeen Bestuur hebben afgesproken. 3. Bladzijde 6: Wij adviseren uw gemeente om de concernsturing op het tussentijdse informatieverstrekking in 2005 en het jaarrekeningproces 2005 sterk te verbeteren, de directies ter vervanging van de functie van de directiejaarverslagen bijvoorbeeld consolidatiestaten (of documenten met dezelfde informatie en status) te laten opstellen én de opbouw en inhoud van de balansdossiers sterk te verbeteren, mede met het oog op het Bbv en de rechtmatigheidaspecten. Zowel bij de onderhanden zijnde reorganisatie van de Directie Bestuur en Organisatie als bij ons onderzoek naar de financiële processen binnen de gemeentelijke organisatie speelt de verbetering van de financiële processen een zeer belangrijke rol. Wij zullen deze aanbeveling daarbij betrekken. 4. Bladzijde 7: De thans voorliggende jaarrekening voldoet aan de meeste eisen van het Bbv en verschaft informatie over de belangrijkste afwijkingen (hoofdstuk 1 van de jaarrekening). Wij adviseren u, mede met het oog op de rechtmatigheidcontrole in 2005, alle afwijkingen in de jaarrekening 2005 op te heffen. Zie onze reactie bij de eerste aanbeveling. 5. Bladzijde 8: In een afzonderlijke bijlage van de jaarrekening is een toelichting opgenomen op de aard van elke reserve en voorziening. Deze toelichting voldoet in redelijke mate aan de vereisten van het Bbv. Dit neemt niet weg dat de informatiewaarde van deze toelichting in onze ogen sterk kan worden verbeterd. Wij beseffen dat een beter resultaat in 2004 door de

3 2 vele Bbv-correcties moeilijk haalbaar was, maar vragen wel uw bijzondere aandacht hiervoor in Bij de jaarrekening 2005 zullen wij bezien hoe wij de informatiewaarde kunnen vergroten. 6. Bladzijde 8: In het verloopoverzicht van de voorzieningen is geen duidelijk onderscheid aangebracht tussen vrijval en aanwending van voorzieningen. Tevens is niet in alle gevallen vast te stellen of alle aanwendingen rechtstreeks ten laste van de voorzieningen hebben plaatsgevonden. Dit is eveneens een aandachtspunt voor Voor ons is dit inderdaad een aandachtspunt. 7. Bladzijde 10: Wij adviseren u in het geoperationaliseerde normenkader heldere kaders vast te leggen voor de begrotingsrechtmatigheid in In de programmarekening 2005 dient hierover verantwoording afgelegd te worden. Wij zullen u in het vierde kwartaal 2005 een geoperationaliseerd normenkader voorleggen. 8. Bladzijde 10: De saldireserve is bestemd om onverwachte tegenvallers op te vangen en heeft hiermee het karakter van een bufferfunctie. In uw paragraaf Weerstandsvermogen van het jaarverslag is de gewenste omvang van deze saldireserve gesteld op 20 miljoen. Een heldere relatie met de financiële risico s van uw gemeente ontbreekt. Het verdient aanbeveling de omvang van de saldireserve in verband te brengen met de financiële risico s van uw gemeente. Jaarlijks wordt bij de begroting een duidelijke relatie gelegd tussen financiële risico s enerzijds en de gewenste omvang van de saldireserves anderzijds. Deze relatie wordt jaarlijks geëvalueerd. Eenzelfde exercitie bij de jaarrekening achten wij niet zinvol. 9. Bladzijde 10: Voor het ontwikkelingsbedrijf heeft uw gemeente de norm voor de bufferfunctie op circa 40 miljoen gesteld. Ultimo 2004 bedraagt de stand van de algemene bedrijfsreserve ontwikkelingsbedrijf 12,1 miljoen. Momenteel voldoet uw gemeente dus niet aan de gestelde normen.

4 3 Overigens is dit in de paragraaf weerstandsvermogen nader toegelicht. Wij vragen hiervoor uw aandacht. In de Perspectiefnota 2006 onderdeel 2.4 Vermogenspositie (blz. 58) hebben wij aangegeven op welke wijze de ABR van het ontwikkelingsbedrijf op peil gebracht kan worden. 10. Bladzijde 11: Onder de immateriële vaste activa zijn in de jaarrekening 2004 alleen kosten voor het sluiten van geldleningen opgenomen. De kosten voor onderzoek en ontwikkeling zijn tijdelijk nog onder de materiële vaste activa (activa in ontwikkeling) opgenomen. Omdat hier nog niet over afgeschreven wordt heeft dit geen financiële consequenties voor de resultatenrekening. In de jaarrekening 2005 dienen de kosten voor onderzoek en ontwikkeling (ook als ze nog niet in gebruik genomen zijn) separaat onder de immateriële vaste activa gepresenteerd te worden. Dat zullen we doen. 11. Bladzijde 11: Het verdient aanbeveling om met name de ingebruikname bij langlopende investeringskredieten in relatie tot het/de aanvangsmoment(en) voor afschrijving intern te beoordelen. Daarbij is het eveneens gewenst om de diverse posten onder de categorie activa in ontwikkeling onder de juiste investeringscategorie (zoals voorgeschreven in het Bbv) te plaatsen. Dit betrekken wij bij de jaarrekening Bladzijde 11: Het bepalen van de voorziening voor dubieuze debiteuren vindt nog niet op consistente wijze plaats bij de verschillende directies. Zo is de voorziening dubieuze debiteuren bij Treasury te hoog gewaardeerd en de voorziening dubieuze debiteuren bij de directie Grondgebied te laag. Per saldo is de voorziening dubieuze debiteuren op concernniveau van voldoende niveau. Evenals in voorgaande jaren is de onderbouwing van de toereikendheid vaak in beperkte mate gedocumenteerd. Wij adviseren u het statisch bepalen van de voorziening dubieuze debiteuren binnen het proces van de jaarafsluiting, alsmede de onderbouwing ervan, te benadrukken. Bij het statisch bepalen van de voorziening dubieuze debiteuren wordt er op een bepaalde datum naar de stand van iedere vordering op zich gekeken. Daarbij wordt een inschatting gemaakt ten aanzien van de invorderbaarheid en daarvoor wordt dan een voorziening getroffen. Bij

5 4 het dynamisch bepalen wordt gekeken naar het totaal van vorderingen en het betaalgedrag in zijn totaliteit. Het is ons inziens juist wenselijk dat er verschillende systemen worden gehanteerd. Bij belastingdebiteuren (heel veel vaak kleinere posten) is een dynamische benadering het meest gepast, terwijl bijvoorbeeld vorderingen bij het Grondbedrijf (weinig posten van een zeer uiteenlopende grootte) zich veel meer lenen voor een statische benadering. 13. Bladzijde 12: Evenals in 2003 bestaat er geen aansluiting tussen de vorderingen bijstandswet zoals verwerkt in de financiële administratie en de subadministratie debiteuren. Het verschil is ontstaan bij de conversie van het oude uitkeringensysteem naar een nieuwe uitkeringensysteem (GWS4all). Ultimo 2004 bedraagt dit verschil circa Tot op heden is het verschil onvoldoende uitgezocht. Wij hebben betrokkenen geadviseerd op korte termijn de nodige acties te ondernemen om de aard van de verschillen nader te analyseren. Er zal nog nader naar gekeken worden. 14. Bladzijde 13: Gelet op de aard van de kosten en de afwikkeling van exploitatiesaldi op de woonwagencentra via deze ABR, hebben wij het ontbreken van een raadsbesluit hieromtrent niet als fout aangemerkt. Wij adviseren u niettemin te onderzoeken in hoeverre deze aanschaf alsnog tot de materiële vaste activa gerekend moet worden, waarover afgeschreven dient te worden. Wij zullen dit onderzoeken en zo nodig opnemen in de rekening Bladzijde 14: Reserves die vrij kunnen vallen Op basis van de verkregen informatie tijdens onze controlewerkzaamheden kunnen reserves mogelijk vrijvallen. Alvorens hiertoe te besluiten verdient het aanbeveling de daadwerkelijke vrije beschikbaarheid intern te laten onderzoeken. Wij verwijzen u naar bladzijde 6 (derde bullit) van de jaarrekening). Hierbij zullen wij de vrije beschikbaarheid onderzoeken. 16. Bladzijde 15: Reserve WWB Inkomensdeel

6 5 De mutaties in de reserve WWB Inkomensdeel zijn bruto verantwoord. De in totaal op basis van beschikking verkregen middelen zijn gedoteerd aan de reserve en de totale uitkeringsuitgaven en overige bestedingen zijn aan de reserve onttrokken. Op het rekeningsaldo heeft dit geen invloed, maar wijkt wel af van het Bbv. Wij adviseren u de betreffende mutaties netto te verantwoorden. Zoals wij u reeds in de brief van 12 juni jl. meedeelden streven wij er naar om de rekening 2005 Bbv-proof te maken. 17. Bladzijde 15: Reserve BWS egalisatiefonds Een aantal onderdelen van dit plan lijkt inmiddels te zijn opgegaan in het uitvoeringsprogramma stedelijke vernieuwing. Tijdens onze controle hebben wij geen uitsluitsel kunnen krijgen in hoeverre de maatregelen uit het regionaal huisvestingsplan nog actueel zijn en uitgevoerd zullen gaan worden. Wij adviseren u in 2005 dit plan te herzien en de bestemming van de reserve hierop af te stemmen. Wij zullen beoordelen of het regionaal huisvestingsplan nog actueel is. Indien dat niet het geval blijkt zullen wij toezien op actualisatie en uiteraard de bestemming van de reserve daarop afstemmen. 18. Bladzijde 16: Voorzieningen Evenals in voorgaande jaren adviseren wij u dringend eenduidige en bedrijfseconomische kaders in te stellen voor de verwerking van mutaties in de rioleringsvoorzieningen. De huidige verwerkingswijze is gebaseerd op oude plannen en besluiten en niet afgestemd op het Bbv. In 2005 is het GRP voor de periode na 2005 vastgesteld. De werkwijze met betrekking tot investeringen en onttrekkingen uit de rioleringsvoorzieningen in relatie tot dit plan is in overleg met zowel de provincie als de accountant uitgewerkt en als passend binnen de BBV richtlijnen beoordeeld. In de begroting 2006 wordt deze uitwerking opgenomen. 19. Bladzijde 16: Kortlopende schulden Onder de kortlopende schulden is een schuld opgenomen inzake de doorbetaling van rijksmiddelen in het kader van woningaanpassingen gehandicapten van Van een gedeelte van deze schuld van ongeveer is niet duidelijk aan wie de doorbetaling plaats moet vinden. Tevens worden hier geen aanspraken meer op gemaakt door de

7 6 inwoner. Wij adviseren u op korte termijn na te gaan of het geld nog doorbetaald kan worden, het geld terug betaald moet worden aan het ministerie of deze subsidie vrij kan vallen ten gunste van het resultaat. Dit wordt op korte termijn uitgezocht. 20. Bladzijde 16: Onder de overlopende passiva is per ultimo 2004 een post nog te betalen kosten reeds afgesloten planexploitaties opgenomen van 1,5 miljoen. Voor 0,3 miljoen bestaat dit bedrag uit aangegane verplichtingen Onbekend is waarom deze verplichtingen nog openstaan c.q. nog niet zijn afgewikkeld. Wij verzoeken u na te gaan waaruit deze verplichtingen bestaan en indien nodig af te boeken. Dit zal worden nagegaan en zonodig afgeboekt. Hoogachtend, College van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst ir. H.K.W. Bekkers