Voortgangsrapportage juni 2014

Transcriptie

1 Voortgangsrapportage juni 2014 Op basis verbeterplan september 2013 Inhoud: 1. Inleiding 2. Samenvatting verbeterplan 3. Status per cluster 4. Financiën Bijlage: alle aanbevelingen op een rij

2 1. INLEIDING Voorwoord directeur Voor u ligt een voortgangsrapportage met relevante informatie voor het bestuur en de deelnemers. De belastingsamenwerking Oost-Brabant bevindt zich momenteel in een ontwikkeltraject, dat is gebaseerd op de bevindingenrapportage en de verbeterpunten van de Taskforce, inclusief de meerjarenbegroting Met regelmaat wordt de voortgang van de taakuitvoering van de BSOB gerapporteerd. Aansturing Op tijdelijke basis is een aantal belangrijke sleutelposities ingevuld, namelijk de functie van directeur, controller, een afdelingshoofd (wegens ziekte) en per juni twee coördinatoren (gegevensbeheer en innen, deze laatste wegens ziekte). De functie van ICT coördinator/ projectleider betreft een nieuwe positie, welke per 1 maart jl. is vervuld. Verder is de rol van coördinatoren per 1 januari jl. formeel ingevuld. De aansturing wordt door middel van opleiding op diverse belangrijke aspecten ondersteund. In diverse interne overlegvormen wordt de voortgang besproken, worden besluiten genomen en wordt de bedrijfsvoering integraal benaderd. Medewerkers worden in hoge mate betrokken. Personele inzet In de herziene begroting is voorzien in de inzet van extra medewerkers om achterstanden in te halen, zieke medewerkers te vervangen en de processen beter in te richten. De reguliere formatie bedraagt 57 fte. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim betreft in de periode van 1 januari tot 1 mei ,24% met een meldingsfrequentie van 1,9. Het percentage wordt sterk beïnvloed door 4 langdurig zieken op een formatie van 57 fte s. Op basis van een plan van aanpak wordt, daar waar beïnvloedbaar, zowel het langdurig als het kortdurend ziekteverzuim teruggedrongen. Afstemming tussen BSOB en de deelnemers Met de deelnemende organisaties wordt met regelmaat afgestemd over beleid en financiën in het regievoerdersoverleg en het overleg van financiën en control. Binnenkort zal met de regievoerders het overleg worden geëvalueerd en desgewenst anders worden opgezet. Processen Er is een start gemaakt met het project procesgericht verbeteren. De processen gegevensbeheer en bezwaar/beroep zijn afgerond met het opstellen van een implementatieplan. Er is gestart met de processen front-office en invordering. Binnenkort starten de processen heffen en waarderen. BSOB in de pers De BSOB heeft het afgelopen jaar met diverse berichten in het nieuws gestaan. Recent heeft de BSOB in de pers gestaan met een bericht over positief resultaat over het boekjaar 2013 Communicatie BSOB heeft onlangs een communicatieplan vastgesteld, dat voorziet in de uitgangspunten rondom interne en externe communicatie. Aan de hand van een actieplan worden middelen ingezet. 2

3 2. Samenvatting verbeterplan september 2013 De BSOB is een nog relatief jonge organisatie die voor het waterschap Aa en Maas en 6 gemeenten de belastingen uitvoert. De organisatie was medio 2013 nog niet in control. Een groot aantal verbeteracties is noodzakelijk om uiteindelijk in control te komen. Daarbij zijn zeven prioriteiten bepaald die liggen op de volgende terreinen: 1. aansturing en strategie en beleid 2. processen 3. ICT/ applicaties 4. financiën & control 5. gegevensbeheer 6. ziekteverzuim 7. uitwerking kernwaarden in noodzakelijk gedrag Daarnaast is een groot aantal aanvullende acties, maatregelen, projecten geduid die eveneens aandacht behoeven. Maar omdat niet elke actie even belangrijk is en omdat de organisatie ook niet alles tegelijkertijd kan oppakken is als actie geformuleerd om een 8. activiteitenschema op te stellen waarin die acties geprioriteerd en gefaseerd worden. De uitvoering van dit plan is gestart in september Nog op te pakken aanbevelingen uit de bevindingenrapportage en actieplan van 5 september 2013 In de rapportage zijn in totaal 37 aanbevelingen opgenomen. De meeste ervan zijn al afgerond. Een aantal van 14 punten staat nog open. Hieronder worden de aanbevelingen opgenomen die nog niet voldoende resultaat hebben opgeleverd. Enkele daarvan staan ook later gepland in de wetenschap dat ook niet alle aanbevelingen tegelijkertijd kunnen worden uitgevoerd. Nr. Aanbeveling 3 De rol van integrale manager van de afdelingshoofden goed vastleggen in de mandaatregeling en budgethoudersregeling. Vervolgens afdelingsmanagers ook in die rol gaan aanspreken. 7 Richt de managementinformatie in op de geformuleerde prestatie-indicatoren en gestelde doelen. 9 Laat na uitvoering van de verbeteracties voor 2015 een bedrijfsplan opstellen vanuit de missie, visie en concrete doelen. 12 Neem initiatieven tot harmonisatie van beleid. 13 Stel een strategisch personeelsplan op. 23 Herschrijf c.q. werk een aantal basisnota s (waaronder: nota financieel beleid, budgetregeling, mandaatsbesluit etc.) uit. 25 Herijk de planning & controlcyclus, zodat intern de betrokkenheid wordt vergroot en extern duidelijkheid wordt geschapen. 26 Evalueer periodiek de herziene opzet van kostentoerekening en breid deze uit met een calculatiemodel voor nieuwe toetreders. 32 Het laten opstellen van een informatiebeleidsplan onder regie van de coördinator ICT (. Eind 2013 zijn de eerste versie s van het beveiligingsbeleid en informatiebeleid opgesteld, deze worden in de 2 e helft van 2014 verder aangevuld en geactualiseerd.) 35 In 2014 de dienstverleningsovereenkomsten met de gemeente Oss en het Waterschap Aa en Maas zowel inhoudelijk als financieel evalueren. 36 Voer het projectplan uit om te komen tot een procesbeleid, processtructuur, rollen, verantwoordelijkheden en taken bij het procesbeleid en dat is vastgesteld door het MT van juni Op basis van de tussentijdse evaluatie die we in maart gehouden hebben komen daar de volgende punten bij: 1. kwaliteit van het gegevensbeheer 2. interne en externe communicatie 3. aanvulling in managementinformatie 4. personele kwaliteitsborging en volledig instrumentarium (strategisch personeelsplan) 5. waarderingsmeting (medewerkers- en klanttevredenheidsonderzoek) 6. herijking afstemming deelnemers (regievoering) 7. projectsturing inclusief deze evaluatiepunten 3

4 3. Status per cluster enkele bijzonderheden Algemeen Alle clusters hebben met de medewerkers een clusterplan opgezet. Deze dient als basis voor het maken van persoonlijke werkplannen. Heffen De kohierenplanning 2014 staat onder druk. Met name het combi-kohier voor de waterschapsheffingen voor de niet-deelnemende gemeenten loopt vertraging op. De applicatie, die is aangepast om de WOZ-gegevensset in 2014 als basis te laten dienen voor de aanslagen watersysteemheffing ongebouwd, functioneert niet zoals verwacht. Dit vergt extra controle inspanningen voordat de aanslagen kunnen worden verzonden. Onlangs zijn de aanslagen voor Gemert-Bakel verzonden en volgen de aanslagen voor de overige gemeenten op korte termijn, afhankelijk van een systeemupdate. Er is in de eerste helft van 2014 een aantal kohieren verzonden over de oude belastingjaren 2012 en Deze inhaalslag levert naast inkomsten ook de nodige reacties op van belastingplichtigen omdat zij in twee opeenvolgende maanden twee belastingaanslagen (over 2012 en 2013) ontvangen. Algemene informatie staat vermeld op de site. Voor de betrokkenen geldt, op verzoek, een ruimere betalingsregeling. Voor het wegwerken van de achterstand wordt extra capaciteit ingezet. De heffingsadministratie van 2012 en 2013 is zeer complex opgezet met veel dubbele objecten. Deze objecten zijn per 1 januari 2014 ontdubbeld. Deze werkvoorraad wordt met interne betrokkenen projectmatig opgepakt en weggewerkt. De definitieve aanslagen zuiveringsheffing over 2011, 2012 en 2013 voor ongeveer bedrijven moet nog opgelegd worden. Deze achterstand wordt met inzet van extra capaciteit weggewerkt. In 2014 is een nieuwe procedure ingevoerd m.b.t. het afhandelen van bezwaren. Dit heeft er mede toe geleid dat op dit moment alle bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn kunnen worden afgehandeld. Er zijn tot eind mei 2014, 695 bezwaren ontvangen tegen de aanslagen waterschapsheffingen. Hiervan zijn 477 bezwaren afgewikkeld en staan er nog 218 bezwaren open. Voor de afhandeling van de bezwaren tegen de gemeentelijke heffingen is de wettelijke termijn ruimer. Hiervoor geldt dat deze voor het einde van het kalenderjaar moeten worden afgehandeld. Er staan eind mei nog 509 bezwaarschriften open. De procedure is erop gericht om binnen de wettelijke termijn uitspraak te doen. In het algemeen kan gesteld worden dat er minder bezwaren tegen de aanslagen worden ontvangen. De voorcontrole van de belastingkohieren is hier de voornaamste oorzaak van. Ook aan de prestatieafspraken m.b.t. de beantwoording van brieven en s wordt door het cluster voldaan. Binnenkort wordt, onder externe leiding, gestart met een procesverbeteringstraject. Innen In 2014 wordt gestart met het reguliere proces van dwanginvordering incl. loonvorderingen en beslagen. De betalingsherinnering wordt niet meer gehanteerd. Dit betekent dat de belastingschuldigen bij het niet betalen van de belastingaanslag direct een aanmaning ontvangen. Hieraan zijn kosten verbonden en dit leidt tot de nodige reacties. Er zijn in 2014 inmiddels aanmaningen en dwangbevelen verzonden. De volgende invorderingsstap voor particulieren is de loonvoordering. De doelstelling was om eind februari 2014 de nieuwe module voor loonvorderingen te implementeren. Hiermede kunnen geautomatiseerd aankondigingen loonvorderingen en andere beslagen in bulk worden verwerkt. Deze doelstelling is niet gehaald. De applicatie is op dit onderdeel getest en nog niet akkoord bevonden. Nu wordt gestreefd naar een implementatie in juni. Het afhandelen van de kwijtscheldingsverzoeken verloopt volgens de afgesproken prestatieafspraak. Dat wil zeggen dat nagenoeg 100% van de verzoeken binnen 8 weken wordt afgehandeld. In totaal zijn tot eind mei verzoeken toegekend. 692 Verzoeken zijn afgewezen. 4

5 De betalingsverwerking wordt dagelijks bijgehouden maar dit proces verloopt niet efficiënt. Ongeveer 20% van de betalingen wordt handmatig verwerkt. Het doel is om de applicatie aan te passen zodat dit percentage omlaag kan. Indien blijkt dat de oude vorderingen, die zijn overgedragen door de deelnemers aan BSOB, niet invorderbaar blijken worden deze op voorstel oninbaar gezet. De deelnemers dienen dit voorstel te accorderen. Dit i.t.t. de aanslagen die de BSOB zelf heeft opgelegd (en de aanslagen 2011). Hierover beslist de directeur van BSOB over het voorstel oninbaar. Door deze actie wordt het vorderingenbestand opgeschoond. De prestatieafspraken m.b.t. de beantwoording van brieven en s kunnen momenteel niet worden gehaald. Er komt meer correspondentie binnen dan waarvoor interne capaciteit beschikbaar is. Dit is een belangrijk aandachtspunt en er wordt gewerkt aan een inhaalslag. Organisatie breed geldt na 31 mei, een periode van 10 werkdagen om te reageren op inkomende correspondentie. In de periode januari tot en met mei geldt een periode van 20 werkdagen. De workload van het cluster Innen is echter constant. De termijn van 10 dagen lijkt hier niet haalbaar. Betreft het SEPA proof maken van de organisatie BSOB is een onverwachte tegenvaller geïncasseerd. Het inlezen van de machtigingskaarten levert nog problemen op en er zijn problemen met het bestand van de automatische incasso s. Deze problemen worden momenteel opgelost. De landelijke deadline van 31 juli lijkt hiervoor ruim genoeg. Binnenkort wordt gestart met een procesverbeteringstraject. Front-Office Vanaf 2014 werkt de BSOB met vaste krachten die worden aangevuld met uitzendkrachten. Op drukke dagen zijn er 15 medewerkers (maximum aantal lijnen) beschikbaar om de telefoon aan te nemen. Begin 2014 zijn er ook geluiddempende tussenwanden geplaatst en is het cluster frontoffice naar een andere vleugel binnen de BSOB verplaatst. Deze maatregelen beperken het geluidsoverlast aan de telefoon. Op dit moment worden de telefoongesprekken binnen 5 minuten beantwoord. Alleen in de piektijden ligt dit hoger. De frontoffice is bij met het beantwoorden van de mails. De belastingplichtige die een mail stuurt krijgt vaak dezelfde dag nog een antwoord. In de piektijden is dit binnen een paar dagen. Ook met de analoge post is de frontoffice bij. De post van een belastingplichtige wordt binnen een paar dagen verwerkt of de belastingplichtige krijgt binnen een paar dagen een reactie op de brief. Aantal telefoon Januari Februari Maart April Waarderen Ter voorbereiding op de finale controle van de WOZ-bestanden medio februari, heeft de BSOB op 7 januari de Waarderingskamer geïnformeerd over de voortgang van de behandeling van de WOZbezwaren en de herwaardering. De BSOB heeft aangegeven voor kwaliteit te willen gaan, maar dat de consequentie hiervan is dat de landelijk geldende planning niet volledig wordt gehaald. De Waarderingskamer is akkoord met het voorstel om in februari 90% van de WOZ-objecten te beschikken en zo snel mogelijk daarna (april/mei) de overige 10% te beschikken. Inmiddels is 99% beschikt. De Waarderingskamer is hierover geïnformeerd. In onderstaande tabel is een overzicht te vinden van de aantallen woningen en niet-woningen die nog beschikt moeten worden, per deelnemende gemeente. Van de 1125 objecten die nog beschikt moeten worden voor belastingjaar 2014 zijn er ruim 700 al voorzien van een WOZ-waarde. Deze worden met dagtekening beschikt. 5

6 Nog te beschikken objecten per Woning Niet-Woning Totaal Boekel Deurne Landerd Oss Uden Veghel Totaal BSOB Objecten beschikt met dagtekening Woning Niet-Woning Totaal Boekel Deurne Landerd Oss Uden Veghel Totaal BSOB De kwaliteit van de WOZ-taxatiewaarden voldoet voor alle gemeenten aan de wettelijk gestelde eisen. De aanslagen en beschikkingen van alle deelnemers zijn/worden volgens planning verstuurd. Het cluster Waarderen is in grote mate afhankelijk van het cluster gegevensbeheer en bezwaar en beroep. Als daar het werk stagneert heeft dat direct gevolgen voor de planning van Waarderen. Door deze afhankelijkheid zijn achterstanden ontstaan bij het afwerken van de bezwaren (door ICT problemen binnen het project zaakgericht werken en het ontbreken van een workflow) en de Permanente Marktanalyse als gevolg van een achterstand bij de kadasterverwerking. Gegevensbeheer Voor gegevensbeheer is de vacature van coördinator opengesteld. Helaas heeft dit geen geschikte kandidaten opgeleverd. Inmiddels is voor bepaalde tijd een externe projectleider aangesteld, om de vele gegevensbeheerprojecten (BAG-WOZ, GouwBasis etc.) te leiden en de benodigde acties uit te zetten om het gegevensbeheer binnen BSOB op orde te krijgen. Door automatiseringsproblemen werkt de kadasterkoppeling sinds januari niet. Hierdoor is in de kadasterverwerking een achterstand ontstaan van vijf maanden. De verwachting is dat de problemen bij de eerstvolgende release van het systeem opgelost zijn, waarna ook de achterstanden in de kadasterverwerking weggewerkt kunnen worden. De verwerking van de GBA gegevens vindt dagelijks plaats. Voor de bedrijfsgegevens is geen werkende KvK -koppeling beschikbaar, deze gegevens worden voor de deelnemende gemeenten handmatig verwerkt. Voor de niet deelnemende gemeenten is het nabije vooruitzicht dat de gegevens van eigenaren uit de Stuf -WOZ aanleveringen worden overgenomen, zodra de benodigde koppeling is opgeleverd. In mei 2014 is de Stuf-WOZ koppeling opgeleverd door GouwIT, in juni wordt een herziene, werkbare versie verwacht. 6

7 ICT De ICT koppelingen met basisregistraties geven nog altijd problemen te zien. In het tweede kwartaal van 2014 wordt een aanvang gemaakt met de invoering van Gouw-basis. Dit vormt een gegevensmagazijn als voorportaal voor de Gouw-belastingapplicatie. Implementatie van GouwBasis is volgens planning in Q2 gestart, in de maand juni worden systeem- en acceptatietesten uitgevoerd bij BSOB. De in productie name staat gepland voor begin augustus Voor de implementatie van GouwWOZ7 en BAG/WOZ koppeling vindt eind juni 2014 een heroverweging plaats vanwege de volgende redenen: De grote impact van het project op zowel de ICT als gebruikersorganisatie binnen BSOB; Andere geplande projecten in de 2 e helft van 2014, waaronder conversie van Geffen; die veel aandacht vragen en een harde einddatum hebben; Opgetreden vertragingen bij leveranciers en koplopergemeentes bij het aansluiten op de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ). Begin 2014 is gestart met Zaakgericht Werken voor het afhandelen van bezwaren. Eind juni wordt een eerste fase afgerond. Aansluitend vindt verdere efficiency verbeteringen plaats en workflow functionaliteiten zullen toegevoegd worden. Voor het verbeteren van de projectsturing is een integrale projectplanning opgesteld waarin de afhankelijkheden tussen projecten beter zichtbaar en controleerbaar zijn. De ICT coördinator/projectleider is verantwoordelijk voor het beheer van deze planning en periodieke afstemming met de verschillende projectleiders. In 2014 zijn ook projecten gepland die de kwaliteit van ICT dienstverlening zullen verhogen en een betere beheersbaarheid van systemen zullen opleveren, onder meer op het gebied van koppelingen tussen systemen, ICT procedures en autorisaties. Juridische zaken De harmonisatie van de belastingverordeningen zal in twee fases plaatsvinden. De eerste fase betreft harmonisatievoorstellen die minder ingrijpend zijn, omdat ze slechts beperkt gevolgen hebben voor de heffingssystematiek. Voor de eerste fase zijn de concrete harmonisatievoorstellen aan de deelnemers voorgelegd. Beoogd wordt om de voorstellen te concretiseren in de belastingverordeningen De beroepen van 2013 zijn volop in behandeling. Gelet op de grote aantallen die gelijktijdig zijn binnengekomen is het niet altijd mogelijk geweest om binnen vier weken alle stukken naar de rechtbank te sturen. De essentiële termijnen worden wel gehaald. Er komen momenteel vrijwel geen nieuwe zaken over 2013 meer binnen, zodat we op korte termijn weer aan de vier weken termijn kunnen voldoen. De mandaatregeling en de mandaatbesluiten zijn door het bestuur vastgesteld. Momenteel wordt gewerkt aan een procedurebeschrijving voor de af te geven mandaten en aan het opstellen van een mandaatregister 7

8 4. Financiën Uitvoering begroting 2014 Er worden op dit moment geen wijzigingen voorgesteld. In december 2014 wordt bezien of er aanleiding is de begroting 2014 te herzien aan de hand van de dan actuele ontwikkelingen. Begroting 2015 Deze begroting is ter zienswijze aangeboden aan de besturen van de deelnemers. Accountant & interne controle De controles zijn na een moeizame start met een nieuw team afgerond. De controle-activiteiten bestaan uit twee delen: de jaarrekening van de BSOB deelverklaringen voor de afzonderlijke deelnemers m.b.t. de opbrengsten De gemeente Oss en het waterschap Aa en Maas hebben besloten de deelverklaring zelf op te (laten) stellen om te tijdigheid te garanderen. De overige deelverklaringen zijn door EY afgerond. 8

9 Bijlage: ALLE AANBEVELINGEN OP EEN RIJ 9