Delft, versie januari Prestatiecontract

Transcriptie

1 Delft, versie januari 2013 Prestatiecontract

2 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding Algemene bepalingen Partijen Uitgangspunten Onderwerp van de overeenkomst Geen onderwerp van deze overeenkomst Inhoud van de dienstverlening en randvoorwaarden Advisering inzake belastingverordeningen en het fiscale beleid Beheren van basisgegevens Het verzorgen van de aanslagoplegging Het afdoen van de kwijtscheldingsverzoeken Het afdoen van bezwaar-, verzoek-, en beroepschriften Het uitvoeren van de (dwang-)invorderingsmaatregelen Het afhandelen van schriftelijke, digitale en telefonische reacties Afdrachten belastinginkomsten Grensoverschrijdend afvalwater Bevoorschotting en garantstelling Rapportages Maandelijkse rapportage over de financiële afdracht en journalisering Kwartaalrapportage over de voortgang van de dienstverlening Jaarlijkse rapportage Rapportage met betrekking tot de begrotingscyclus Randvoorwaarden Werkzaamheden van deelnemers Onderkenning van de onderlinge procesafhankelijkheid Tarieven Overlegstructuren Aanpassingen prestatiecontract Wijziging van de diensten Herziening van het prestatiecontract Duur en beëindiging van de het prestatiecontract Duur van de het prestatiecontract Rechtsopvolgers Wetswijziging of beleidswijziging deelnemers Geschillen Verantwoordelijkheid Slotbepaling en handtekeningen Bijlage I 17 Bijlage II 21 2

3 1. Inleiding De hoogheemraadschappen van Delfland en van Schieland en de Krimpenerwaard hebben in 2009 besloten samen te werken op belastinggebied. Als samenwerkingsvorm is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling waarin een nieuw rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam, de Regionale Belasting Groep (hierna te noemen RBG), is opgericht. De datum van inwerkingtreding is 1 januari Met ingang van 1 januari 2013 maakt ook de gemeente Delft deel uit van de gemeenschappelijke regeling. In de gemeenschappelijke regeling is in artikel 18 opgenomen dat het dagelijks bestuur zijn bevoegdheden uitoefent met inachtneming van het gestelde in het prestatiecontract. De uit te voeren werkzaamheden en de te halen prestaties worden in het prestatiecontract vastgelegd. In de gemeenschappelijk regeling zijn de waterschappen en de gemeente als deelnemers benoemd en de RBG als uitvoeringsorgaan. In dit prestatiecontract wordt gesproken over deelnemers en een opdrachtnemer (de RBG). De werkzaamheden die de RBG voor de deelnemers uit gaat voeren moeten voldoen aan de prestaties. Het is daarom van belang de beoogde resultaten te omschrijven en meetbaar te maken. 3

4 2. Algemene bepalingen 2.1 Partijen Deelnemers (opdrachtgevers): Hoogheemraadschap van Delfland (hierna te noemen HHD); Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard (hierna te noemen HHSK); Gemeente Delft (hierna te noemen Delft). De uitvoeringsorganisatie (opdrachtnemer): De gemeenschappelijke regeling Regionale Belasting Groep (hierna te noemen RBG). 2.2 Uitgangspunten Inleiding en uitgangspunten Doel van dit prestatiecontract (PC) is afspraken tussen partijen vast te leggen voor wat betreft: De afbakening van de wederzijdse dienstverlening. De prestaties van de dienstverlening. De onderlinge informatievoorziening. Verantwoordelijkheden. Accounthouderschap en dienstverleningsovereenkomsten (DVO s). 2.3 Onderwerp van de overeenkomst De RBG verzorgt voor de deelnemers de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en de volledige uitvoering van de heffing- en inning van de volgende lokale belastingen voor zover de deelnemer de genoemde belastingen kent: Watersysteemheffing; Wegenheffing; Zuiveringsheffing; Verontreinigingsheffing; Precariobelasting; Leges (m.u.v. leges burgerzaken); Onroerende-zaakbelastingen; Afvalstoffenheffing; Rioolheffing; Reinigingsrechten; Toeristenbelasting; Lijkbezorgingrechten; Reclamebelasting; Marktgelden; Kadegelden; Naheffingsaanslagen parkeerbelasting. De hier bedoelde algemene dienstverlening is verder beschreven in hoofdstuk 3 van dit prestatiecontract. 4

5 Naast de algemene dienstverlening kan er ook sprake zijn van specifieke dienstverlening (maatwerk) vanuit de RBG aan één deelnemer. Specifieke dienstverlening aan één deelnemer zal apart in de begroting worden opgenomen (al of niet bij begrotingswijziging) en via nacalculatie in de jaarrekening ook apart zichtbaar worden gemaakt. Op volgende onderdelen is er sprake van specifieke dienstverlening, te weten: KCC Delft beantwoordt de 1e lijnsvragen van klanten uit de gemeente voor zowel de gemeentelijke als de waterschapsbelastingen. Deze taak is niet overgedragen aan de RBG en wordt op basis van een aparte DVO Klantcontactcentrum Delft- RBG uitgevoerd. De gemeente Delft en het hoogheemraadschap van Delfland hebben in 2012 tot een afwijkend kwijtscheldingsbeleid besloten (anders dan de basis activiteiten kwijtschelding RBG). De betreffende extra uitvoeringskosten worden specifiek in rekening gebracht en steeds apart in de begroting benoemd. Naast meerwerk zou eventueel ook minderwerk kunnen worden uitgevoerd voor een deelnemer. Indien hier sprake van is, zal het minderwerk met de betreffende deelnemer worden verrekend en zal ook hier de begroting van de RBG worden aangepast. 2.4 Geen onderwerp van deze overeenkomst De volgende onderwerpen vormen geen onderdeel van deze overeenkomst: Mogelijke achterstanden van werkzaamheden per ultimo 2012 bij de belastingafdeling van de gemeente Delft. Indien er eind 2012 sprake is van een achter stand in de werkzaamheden, dan zal in onderling overleg een financiële vergoeding worden bepaald, als dekking voor de uit te voeren werkzaamheden bij de RBG vanaf De governance onderwerpen worden jaarlijks bij het vaststellen van de begroting in het algemeen bestuur vastgelegd. 3. Inhoud van de dienstverlening en randvoorwaarden Onderstaand worden de werkzaamheden van de RBG nader beschreven. 3.1 Advisering inzake belastingverordeningen en het fiscale beleid De RBG is een uitvoeringsorganisatie die de belastingheffing, invordering en Wet WOZ uitvoert ten behoeve van haar deelnemers. Het beleid op het gebied van heffing en invordering blijft voorbehouden aan de deelnemers. Het beleid zal mede op basis van advies van de RBG worden voorbereid teneinde harmonisatie te bewerkstelligen. Deze harmonisatie komt de efficiency van de belastingenheffing en invordering ten goede. Dit betekent dat het vaststellen van belastingverordeningen, tarieven, betalingstermijnen, het kwijtscheldingsbeleid, de kostentoedeling en tariefdifferentiatie blijven behoren tot de beleidsvrijheid van de afzonderlijke deelnemers. De RBG zal in het kader van harmonisatie op verzoek van de deelnemers adviseren bij het actualiseren van de belastingverordeningen naar aanleiding van wetswijzigingen, adviezen van de Unie van Waterschappen en de Vereniging Nederlandse Gemeenten en bestuurlijke besluiten. Daarnaast zal de RBG proactief adviseren over beleidszaken die van invloed zijn op een efficiënte uitvoering door de RBG. 5

6 De voorstellen voor de nieuwe of te wijzigen belastingverordeningen dienen door de deelnemers zelf te worden voorbereid. De uiteindelijke beslissingsbevoegdheid blijft bij de deelnemers die zorg dragen voor de vaststelling en verdere formele afhandeling. Prestatie-indicator: De adviezen vanuit de RBG worden aangeleverd volgens een van te voren afgesproken planning met de deelnemers, zodanig dat ze aan de wettelijke en inhoudelijke eisen en interne behandeltermijnen kunnen voldoen. De deelnemers zorgen jaarlijks voor de planning, medio december gereed, en stemmen deze tijdig af met de RBG. 3.2 Beheren van basisgegevens Het eigendom van de basisgegevens berust bij de deelnemers. De RBG zorgt voor het beheer van authentieke basisregistraties die primair ten behoeve van de heffing en invordering van de lokale belastingen worden bijgehouden. De RBG ontvangt voor haar beheerfunctie digitale bestanden van externe partijen en deelnemers (kadaster, gemeenten, landelijke voorzieningen, etc.), voert bestandscontroles uit en zorgt er voor dat de in het kader van haar belastingtaken mutatieverwerking van object- en subjectgegevens in de bestanden en afgeleide informatie hieromtrent toegankelijk zijn voor de deelnemers. De RBG zal de belastinginformatie verzorgen voor benchmarks en enquêtes waar deelnemers, dan wel de RBG zelf, in participeren. Daarnaast verzorgt de RBG verplichte informatielevering aan de waarderingskamer, CBS, e.d. waaronder de opgave van de belastingcapaciteit voor de algemene uitkering. De deelnemers worden over de opgaven geïnformeerd. Desgewenst voert de RBG voor de deelnemers analyses, selecties en dergelijke uit op de basisgegevens. Hebben de analyses, selecties en dergelijke betrekking op het belastingproces, dan vallen de activiteiten onder de reguliere dienstverlening en worden er geen extra kosten in rekening gebracht. In alle andere situaties (bijv. selecties t.b.v. verkiezingen) vallen de extra werkzaamheden onder specifieke dienstverlening en komen aldus ten laste van de betreffende deelnemer. Vooraf zal de RBG een prijsopgaaf afgeven voor de door deelnemers gevraagde werkzaamheden. Voor leges en precariobelasting worden ten behoeve van de heffing en invordering, alsmede in het kader van het beheren van de gegevens alleen de van de opdrachtgever ontvangen mutaties verwerkt door de RBG. Prestatie-indicatoren: Alle gegevens worden dagelijks verwerkt tenzij de aanlevering door een externe partij met een andere periodiciteit plaats vindt. In dat laatste geval worden de gegevens met dezelfde periodiciteit verwerkt. Het percentage onbestelbaar retour aanslagbiljetten particulieren bedraagt maxi maal 0,5 procent. Het percentage onbestelbaar retour aanslagbiljetten bedrijven bedraagt maximaal 2,0 procent. De bestandaanlevering aan de Belastingdienst en CBS voldoet voor minimaal 99% en wordt binnen de verplichte termijnen geleverd. Het oordeel van de waarderingskamer over de uitvoering van de WOZ is minimaal naar behoren. 6

7 3.3 Het verzorgen van de aanslagoplegging Het tijdig, volledig, juist en rechtmatig opleggen van de aanslagen van alle belastingsoorten. De kosten van het drukwerk en de portokosten (aanslagbiljetten, enveloppen e.d.) zijn voor rekening van de RBG. Met de aanslagen kunnen bijsluiters worden meegezonden. Eventuele bijsluiters van de deelnemers, komen voor rekening van de deelnemers inclusief de eventuele extra portokosten. Prestatie-indicatoren: Aanslagoplegging conform een jaarlijks af te spreken planning in het belastingjaar van de op te leggen kohieren. De planning wordt jaarlijks vóór 1 december van het begin van het belastingjaar aan de deelnemers aangeboden. In deze planning worden ook opgenomen de geraamde percentages kwijtschelding en oninbaar als onderdeel van de financiële opbrengstenplanning van de deelnemers. Het percentage jaarlijks opgelegde aanslagen aan alle in dat jaar bij de RBG bekende belastingplichtigen bedraagt minimaal 98 procent. Het volledig en juist in stand houden (of laten houden) van de verkregen basisgegevens voor de heffingenadministratie. Binnen de wettelijke termijn (thans 3 jaar) na het ontstaan van de belastingplicht of het einde van het tijdvak zijn alle nog ontbrekende aanslagen definitief opgelegd. Aanslagen (gecombineerd) gebruikers/eigenaren gemeente Delft worden in januari opgelegd, maar uiterlijk voor 1 maart van enig jaar. Incidentele vorderingen worden per maand verstuurd. Aangifte toeristenbelasting binnen 2 maanden na ontvangst afgewikkeld. Naheffingsaanslagen parkeren worden wekelijks opgelegd. 3.4 Het afdoen van de kwijtscheldingsverzoeken De kwijtscheldingsaanvragen naar aanleiding van opgelegde aanslagen worden conform het beleid van de deelnemers door de RBG afgehandeld. Prestatie-indicatoren: Binnen 5 werkdagen na ontvangst van een verzoek om kwijtschelding wordt het informatieformulier aan belastingschuldige gestuurd. Na ontvangst van het ingevuld informatieformulier wordt binnen 5 werkdagen een schriftelijke ontvangstbevestiging verzonden. De binnengekomen kwijtscheldingsaanvragen worden binnen de wettelijke termijn (thans 8 weken) na ontvangst afgedaan. Indien navraag bij de aanvrager of bij derden moet worden gedaan, wordt deze termijn verlengd. De beroepschriften tegen de afwijzing kwijtschelding worden binnen een termijn van 16 weken na ontvangst afgedaan. Het toewijzingspercentage naar aanleiding van de beroepschriften kwijtschelding is minder dan 2% van alle kwijtscheldingsverzoeken. Hierbij worden niet de toewij zingen meegerekend, die ontstaan doordat bij eerdere behandeling geen, of onvoldoende informatie is verstrekt door de klant. 7

8 3.5 Het afdoen van bezwaar-, verzoek-, en beroepschriften De bezwaar- verzoek- en beroepschriften ingediend door belastingplichtige naar aanleiding van heffing- of invorderingsacties door de RBG, worden door of in opdracht van de RBG afgehandeld. De RBG doet uitspraken op bezwaarschriften, organiseert, verwerkt en bemenst mogelijke hoorzittingen in bezwaarprocedures en organiseert de vertegenwoordiging in beroepsprocedures die in het kader van de aanslagoplegging gehouden worden. Het afdoen van bezwaarschriften en het voeren van beroepsprocedures ten aanzien van leges en precariobelasting wordt door de RBG uitgevoerd. De deelnemers geven desgevraagd binnen 2 weken advies over de grond van het bezwaar, voor zover deze betrekking hebben op de heffinggegevens. Bij een ingediend beroepschrift leges of precario wordt over het verweerschrift binnen de door de rechtbank bepaalde termijn door de deelnemers geadviseerd. Op verzoek van de RBG leveren de deelnemers ondersteuning ter zitting bij beroepszaken bij de Rechtbank of het Gerechtshof. Prestatie-indicatoren: Alle binnengekomen bezwaar-, verzoek-, en beroepschriften worden afgedaan binnen de wettelijke termijn (Awb-conform). Alle binnengekomen WOZ-bezwaren worden binnen 6 weken afgehandeld. Het aantal gegrond WOZ-bezwaren is maximaal 0,5% van de WOZ-beschikkingen Gegrond bezwaar (plicht) is maximaal 1% van het aantal aanslagen. Alle parkeerbezwaren worden binnen 2 weken afgewikkeld. 3.6 Het uitvoeren van de (dwang-)invorderingsmaatregelen De (dwang-)invorderingsmaatregelen welke benodigd zijn voor een juiste, volledige en tijdige inning van de belastinggelden worden in overeenstemming met de geldende weten regelgeving door of in opdracht van de RBG uitgevoerd. Prestatie-indicatoren: Als richtlijn geldt dat alle betalingen die naar aanleiding van heffing- of invorderingsacties door of in opdracht van de RBG worden gedaan, dagelijks worden verwerkt in de debiteurenadministratie. Een uitzondering wordt gemaakt voor de piekperioden die in de jaarplanning (zie Prestatie-indicator in paragraaf 3.3) zichtbaar worden gemaakt. Eventuele restituties vinden elke 2 weken plaats. De invorderingsmaatregelen worden binnen één maand na het verstrijken van de laatste vervaldatum van de aanslag opgestart, eventuele verdere vervolgstappen telkens maximaal één maand later. In de kwartaalrapportages (zie 4.2) zal gerapporteerd worden over de kwijtgescholden en oninbaar verklaarde posten per categorie. Dit gebeurt voor het lopende jaar en over de voorgaande jaren. Jaarlijks wordt inzicht gegeven in het totaal van de nog af te dragen belastingontvangsten. 3.7 Het afhandelen van schriftelijke, digitale en telefonische reacties Alle communicatie over heffings- of invorderingsacties door de RBG worden door of in opdracht van de RBG afgehandeld. Idem geldt voor alle schriftelijke, digitale en telefonische reacties met uitzondering van de 1e lijnsvragen van de klanten uit de gemeente Delft voor zowel de gemeentelijke als de waterschapsaanslagen (hiervoor is een aparte DVO KCC opgesteld). 8

9 Prestatie-indicatoren: Als richtlijn geldt dat de schriftelijke en digitale binnengekomen reacties binnen 5 werkdagen worden afgedaan of in ieder geval binnen 5 werkdagen na ontvangst aan de afzender bevestigd door middel van een schriftelijke of digitale ontvangst bevestiging, waarin een termijn van afdoening is opgenomen. De telefonische reacties worden op de dag van binnenkomst 1e lijns afgedaan. Is dat niet mogelijk, dan wordt er over de afhandeling(stermijn) een afspraak ge maakt met de klant. De reactie wordt in dat geval 2e lijns afgehandeld waarbij vragen en of klachten over de hoogte van de belastingtarieven door de deelnemers zullen worden afgedaan. Het aantal te beantwoorden telefonische reacties moet gemiddeld 90% zijn. 3.8 Afdrachten belastinginkomsten De belastinginkomsten welke naar aanleiding van heffing- of invorderingsacties door de RBG worden ontvangen en afgeboekt zijn in de debiteurenadministratie, worden wekelijks (en rekeninghoudend met de opgave van de kasgeldlimiet) en bij maandovergangen uiterlijk de 1e van nieuwe maand aan de rechthebbende opdrachtgever afgedragen. De opbrengsten vervolgingskosten maken onderdeel uit van de exploitatiebegroting van de RBG en worden niet afgedragen aan de deelnemers. Prestatie-indicatoren: De financiële afdracht vindt bij wijze van voorschot wekelijks plaats. Voor mogelijke terugbetalingen als gevolg van verminderingen wordt voor HHSK , voor HHD en voor Delft bij de RBG als minimum saldo aangehouden. Bij de jaarrekening en de specifieke belastingverantwoording van enig jaar wordt het nog te ontvangen debiteurenbedrag opgenomen. Voor de afgesproken rapportages wordt verwezen naar paragraaf Grensoverschrijdend afvalwater Ten behoeve van de onderlinge verrekening van kosten tussen de waterschappen voor het over en weer leveren van diensten op het terrein van transport, het zuiveren van afvalwater en de verwerking van slib, levert de RBG per kwartaal informatie over het aantal in rekening gebrachte VE s per specifieke zuiveringsinstallatie. De kosten voor eventuele accountantsverklaringen zijn voor rekening van de deelnemers. Prestatie-indicator: De RBG levert twee keer per jaar (bij voorjaarsnota en bij de programmabegroting) de vervuilingseenheden voorlopig en definitief. 9

10 3.10 Bevoorschotting en garantstelling De activiteiten van de RBG worden op basis van een goedgekeurde begroting uitgevoerd. De overeengekomen diensten zoals beschreven in 3.1 t/m 3.9 worden uitgevoerd binnen deze begroting. In de begroting wordt de door elke deelnemer verschuldigde bijdrage aangegeven d.m.v. een verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel is gebaseerd op de omvang van de werkzaamheden die voor de deelnemers worden uitgevoerd. Zoals in de gemeenschappelijke regeling is opgenomen zal het algemeen bestuur van de RBG deze bijdrage jaarlijks vaststellen. De bijdrage wordt op basis van bevoorschotting per kwartaal aan de RBG overgemaakt, uiterlijk voor de eerste dag van een nieuw kwartaal. De deelnemers dragen er zorg voor dat de RBG over voldoende middelen beschikt om aan zijn verplichtingen te kunnen voldoen. 4. Rapportages De opdrachtgever wordt volgens een vast rapportageschema op de hoogte gehouden van de verrichte dienstverlening door de RBG. De rapportage heeft tot doel op een transparante wijze inzage te geven in de door de RBG verrichte werkzaamheden. De hierna beschreven (soorten) rapportages zijn van toepassing. 4.1 Maandelijkse rapportage over de financiële afdracht en journalisering De financiële afdracht van de belastinginkomsten per deelnemer vindt plaats uiterlijk 1 maand na afloop van de desbetreffende maand en is voorzien van een sluitende journaalpost (zie bijlage I). De journaalpost bevat alle financiële mutaties die zich in de desbetreffende maand hebben voorgedaan en is zodanig gespecificeerd dat hij aansluit op het rekeningenschema van de deelnemers. Om zekerheid te krijgen over de volledigheid en rechtmatigheid van de door de RBG opgelegde en geïnde belastingen wordt jaarlijks een controleplan opgesteld en de geplande activiteiten uitgevoerd. Rapportage vindt plaats aan het dagelijks bestuur van de RBG. 4.2 Kwartaalrapportage over de voortgang van de dienstverlening De RBG zal verantwoording aan de deelnemers afleggen over de door haar opgelegde en ingevorderde belastingopbrengsten. De hoogte van de kwijtschelding en oninbaarheid is hier ook van belang. De opdrachtgever wordt middels een kwartaalrapportage geïnformeerd over de financiële voortgang tot en met het betreffende kwartaal. In de rapportage wordt in ieder geval de volgende informatie ten aanzien van de belastingenopbrengsten opgenomen: opgelegde belastingopbrengst per categorie lopende heffingsjaar; kwijtschelding en oninbaarheid per categorie lopende heffingsjaar; opgelegde belastingopbrengst per categorie vorige heffingsjaren; kwijtschelding en oninbaarheid per categorie vorige heffingsjaren; cumulatief het aantal toegewezen kwijtscheldingsverzoeken, het aantal afgewezen kwijtscheldingsverzoeken en het aantal verzoeken in behandeling; cumulatief per soort het aantal verzonden invorderingsstukken; een actuele prognose van de belastingopbrengsten per categorie, kwijtschelding en oninbaarheid. 10

11 Naast die hiervoor genoemde rapportage over de belastingopbrengsten wordt tevens gerapporteerd over de overige prestaties die zijn opgenomen in dit prestatiecontract (voor zover die niet zijn genoemd in de paragrafen 4.3 en 4.4). Opvallende tendensen zullen nader worden toegelicht. Bij de kwartaalrapportages zal worden aangegeven of significant worden afgeweken op de uitvoeringskosten van de begroting van de RBG. De RBG zal per kwartaal binnen 1 maand na afloop van het betreffende kwartaal bovenstaande gegevens volgens een standaard format opleveren (zie bijlage II). 4.3 Jaarlijkse rapportage Middels het opstellen van een jaarrekening wordt verantwoording afgelegd van de inkomsten en uitgaven van de RBG. Bij de jaarrekening wordt een accountantsverklaring gevoegd. De jaarrekening en de accountantsverklaring worden uiterlijk voor 1 juni van het jaar, volgend op het heffingsjaar, aan de deelnemers overlegd. In september (tijdstip afhankelijk van DB-vergadering RBG) zal tussentijds worden gerapporteerd over de kosten en opbrengsten van de bedrijfsvoering van de RBG. Daarnaast wordt verantwoording afgelegd aan de deelnemers over het uitgevoerde heffing- en invorderingproces. Bij deze verantwoording wordt tevens per deelnemer een specifieke accountantsverklaring over de belastingopbrengsten overlegd. Deze accountantsverklaring wordt vóór 1 maart volgend op het heffingsjaar overlegd. Gerapporteerd wordt over: het volledig en juist in stand houden van de heffing(basis)gegevens; de juiste toepassing en verwerking van de door de deelnemers vastgestelde tarieven; de volledigheid en juistheid van de door de RBG verstrekte gegevens betreffende de voortgang qua heffing en invordering van belastingaanslagen (kwartaalrapportages en begrotingscyclus); de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de afdrachten aan de deelnemers; de waardering van de vorderingen ultimo verslagjaar; de totstandkoming van de balanspost nog op te leggen aanslagen. 11

12 4.4 Rapportage met betrekking tot de begrotingscyclus Ten behoeve van de begrotingscyclus van de deelnemers wordt in april een (meerjaren-) begroting van de uitvoeringskosten van de RBG aangeleverd, overeenkomstig de in de gemeenschappelijke regeling opgenomen bepalingen. De begroting wordt in maart vooraf gegaan door een kaderbrief met uitgangspunten voor het opstellen van de begroting van de RBG. Uiterlijk 1 juni voorafgaande aan het nieuwe begrotingsjaar levert de RBG een definitieve raming en onderbouwing van de heffingsgrondslagen aan voor het komende begrotingsjaar. Het betreft hier een actualisatie van de raming van een eerder opgestelde meerjarenraming (vier jaar). De begroting en jaarrekening van de RBG moeten worden uitgesplitst naar de beleidsproducten Heffing en Invordering. Op aanvraag van de deelnemer dient door de RBG in het kader van bijvoorbeeld benchmarking de uitsplitsing naar beheerproducten kunnen worden gemaakt. 4.5 Fiscaliteit De deelnemers en de RBG komen met elkaar overeen dat de werkzaamheden van de RBG fiscaal technisch zo worden gestructureerd en vorm worden gegeven dat de kosten van btw en andere belastingen op dienstverlening zoveel als mogelijk worden beperkt. De RBG is een ondernemer die diensten verleent welke op grond van artikel 11, eerste lid, onderdeel u van de Wet op de omzetbelasting zijn vrijgesteld van heffing van btw. De gemeentelijke deelnemers kunnen gebruik maken van de btw-transparantiemethode als vermeld in onderdeel 3.2. van het Besluit Omzetbelasting en compensatie van omzetbelasting bij publiekrechtelijke lichamen van 25 januari 2012, met nr. BLKB 2012/175M. Op basis van de btw-transparantiemethode kan de RBG de btw die is betaald ter uitvoering van werkzaamheden voor de gemeentelijke deelnemers doorschuiven naar de gemeenten. De gemeenten kunnen deze doorgeschoven btw vervolgens compenseren bij het BTW-compensatiefonds. De RBG zal de omvang van de doorschuif-btw inzichtelijk maken en bepalen. De RBG zal voor medio februari na afronding van het kalenderjaar een overzicht te verstrekken waarin opgave wordt gedaan van: - het totaalbedrag aan inkoop-btw dat door RGB is betaald over het voorgaande kalenderjaar; - het tijdsvak waarop de inkoop-btw betrekking heeft; - de omvang van de doorschuif-btw voor de gemeenten. De doorschuif-btw is het bedrag aan btw dat de RBG heeft betaald in het kader van de werkzaamheden voor de gemeenten en waterschappen. De doorschuif-btw bevat een overzicht van de btw op de door RBG gemaakte kosten. De jaarlijkse vast te stellen procentuele omvang van de door te schuiven btw per deelnemer is gelijk aan het procentuele aandeel in de kosten per deelnemer, zoals beschreven in het bedrijfsplan van de RBG. Mocht het vanuit fiscaal perspectief noodzakelijk zijn om de afspraken in de bestaande overeenkomst te herzien, mede gelet op ontwikkelingen in de wet- en/of regelgeving, (b.v. het opheffen btw compensatiefonds), dan zal de RBG hiertoe een voorstel doen aan de deelnemers. 12

13 5. Randvoorwaarden Om de diensten overeenkomstig de beschrijving in hoofdstuk 3 te kunnen leveren is het van belang te onderkennen dat de RBG in zijn bedrijfsvoering op een aantal belangrijke onderdelen afhankelijk is van zijn deelnemers. Deze afhankelijkheden bepalen voor een belangrijk deel de uitvoerbaarheid en kwaliteit van de te leveren diensten. In paragraaf zijn deze onderwerpen met het oog op de afbakening al eerder opgesomd. In dit hoofdstuk volgt een nadere toelichting. 5.1 Werkzaamheden van deelnemers De werkzaamheden op het gebied van Personeel en Organisatie, te weten de personeelsen salarisadministratie, worden ingehuurd bij het Hoogheemraadschap van Delfland. In het formatieplan van de RBG is hiervoor 0,7 fte. beschikbaar. De kosten van deze inhuur worden via een gemene rekening verdeeld. Voor een goede uitvoering van de diensten die door de RBG geleverd worden is het op een aantal terreinen afhankelijk van de ondersteuning door de deelnemers. Tot het moment van eigen huisvesting van de RBG worden de beheerproducten huisvesting, informatiebeleid en automatisering en interne faciliteiten door de HHD en HHSK geleverd. Voor deze onderdelen zijn werkafspraken gemaakt. 5.2 Onderkenning van de onderlinge procesafhankelijkheid Voor de uitvoering van het belastingproces zijn de volgende onderdelen relevant: vastgestelde belastingverordeningen; vastgesteld kwijtscheldingsbeleid; vastgestelde beleidsregels op het terrein van heffing en invordering; advisering bij aanslagen meet- en bemonsteringsbedrijven (RBG is voor de heffing bij meet- en tabelbedrijven afhankelijk van de adviezen van de deelnemers); ondersteuning van belastingprocessen met digitaal kaartmateriaal (postcodes, stratentabel en GEO-informatie, waaronder beheers- en taakgebieden). Gegevensleveringen ten behoeve van leges en precarioheffing. 13

14 5.3 Tarieven Ten behoeve van het opleggen van de heffingen moet de RBG tijdig beschikken over de tarieven voor het komende belastingjaar. De algemene besturen van de deelnemers stellen jaarlijks hun tarieven vast bij de behandeling van hun begroting. Binnen 5 werkdagen nadat de tarieven zijn vastgesteld door het algemeen bestuur van de deelnemers, wordt de RBG hiervan schriftelijk in kennis gesteld en ontvangt een overzicht van de te hanteren tarieven. De vaststelling van de tarieven moet uiterlijk 1 week voor 1-1 van enig jaar hebben plaatsgevonden. 6. Overlegstructuren Overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling worden de vergaderingen van het dagelijks en algemeen bestuur gepland. In deze vergaderingen vindt de interne informatievoorziening en afstemming plaats. Via het bestuur van de RBG worden de besturen van de deelnemers geïnformeerd. Periodiek vindt er overleg plaats tussen de accounthouders van de deelnemers en de RBG over de algemene voortgang van de RBG en belastingvraagstukken vanuit de deelnemers. Deze overleggen vinden minimaal plaats ter voorbereiding van de overleggen van het dagelijks en algemeen bestuur van de RBG. Indien nodig kan naar aanleiding van de afdrachten en journalisering maandelijks overleg plaatsvinden tussen de RBG en de betrokken financiële afdelingen van de deelnemers. Twee keer per jaar vindt overleg plaats tussen de directeur van de RBG en de secretarisdirecteuren van de deelnemers. 7. Aanpassingen prestatiecontract 7.1 Wijziging van de diensten Een wijziging in de te verlenen diensten kan worden geïnitieerd door de deelnemers als collectief, als individuele opdrachtgever of door de RBG. 7.2 Herziening van het prestatiecontract Wijzigingen in het prestatiecontract zijn jaarlijks mogelijk. Alle partijen moeten het over de gewenste wijziging(en) onderling eens zijn, tenzij er sprake is van maatwerkafspraken. De wijzigingen gaan in met ingang van 1 januari van het opvolgende kalenderjaar of op een later overeengekomen moment. Om de twee jaar kan door de deelnemers een evaluatie van de dienstverlening worden uitgevoerd. 8. Duur en beëindiging van de het prestatiecontract 8.1 Duur van de het prestatiecontract Dit prestatiecontract wordt aangegaan met ingang van 1 januari 2013 en is voor onbepaalde tijd geldig (zolang de onderliggende gemeenschappelijke regeling bestaat). Na beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zullen de voor de heffing, invordering en uitvoering wet WOZ relevante gegevens ter beschikking worden gesteld aan de opdrachtgever in een in onderling overleg te bepalen vorm. 14

15 8.2 Rechtsopvolgers Partijen verplichten zich te bedingen dat de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit deze overeenkomst, bij wijziging van rechtspersoon worden overgenomen door hun rechtsopvolgers indien geen sprake is van opvolging onder algemene titel. 8.3 Wetswijziging of beleidswijziging deelnemers Indien zich een wetswijziging of beleidswijziging voordoet welke consequenties heeft voor de producten en diensten van de RBG, dienen partijen via de accounthouders elkaar over en weer hierover te informeren en hier aangaande zo spoedig mogelijk overleg te voeren. 8.4 Geschillen Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg en overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling tot een oplossing worden gebracht. 9. Verantwoordelijkheid De RBG verplicht zich tot het leveren van de overeengekomen diensten binnen de vastgestelde begroting en met de afgesproken kwaliteit uit te voeren. Als zich situaties voordoen welke mogelijk schade veroorzaken bij de deelnemers wordt dit direct bij de deelnemers gemeld. 10. Slotbepaling en handtekeningen Betrokken partijen zijn het vorenstaande overeengekomen. namens het Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard M.J.H. van Kuijk, secretaris directeur Rotterdam d.d.: namens het Hoogheemraadschap van Delfland, mr.drs. P.I.M. van den Wijngaart, secretaris directeur Delft d.d.: 15

16 namens de gemeente Delft, C. Kruizinga, directeur publiekszaken Delft d.d.: Namens de Regionale Belasting Groep H.B. Sigmond, directeur Delft d.d.: 16

17 Bijlage I Maandelijks wordt een specificatie van de ontvangsten verstrekt die moet aansluiten met de afdrachten aan de deelnemers. Verloop geldstromen per maand; stand per :30 uur januari februari maart april oktober november december Delfland Ontvangsten Terugbetalingen Invorderingsopbrengst Saldo rekening Afdrachten Afdrachten cumulatief Planning Cashflow Cumulatief Schieland Ontvangsten Terugbetalingen Invorderingsopbrengst Saldo rekening Afdrachten Afdrachten cumulatief Planning Cashflow Cumulatief Delft Ontvangsten Terugbetalingen Invorderingsopbrengst Saldo rekening Afdrachten Afdrachten cumulatief Planning Cashflow Cumulatief Totaal RBG Ontvangsten Terugbetalingen Invorderingsopbrengst Saldo rekening Afdrachten Cumulatieve nettoontvangsten Cumulatieve afdrachten Planning Cashflow Cumulatief planning Cumulatief in % Percentage terugbetalingen Verschil Delfland Verschil Schieland Totaal 17

18 Vervolg BIJLAGE I Maandelijkse journaalpost met betrekking tot de mutaties in de belastingopbrengsten de financiële afdracht aan de opdrachtgever. De journaalpost voor HHD: Debiteuren Aan Opbrengst omslag gebouwd HHD Aan HHD Watersysteemheffing gebouwd HJ Aan HHD Watersysteemheffing gebouwd VJ Aan Opbrengst ingezetenenomslag HHD Aan HHD Watersysteemheffing ingezetenen HJ Aan HHD Watersysteemheffing ingezetenen VJ Aan Opbrengst omslag ongebouwd HHD Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd HJ Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd VJ Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd wegen HJ Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd wegen VJ Aan Opbrengst omslag natuurterreinen HHD Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd natuurterreinen HJ Aan HHD Watersysteemheffing ongebouwd natuurterreinen VJ Aan Opbrengst verontreinigingsheffing HHD Aan HHD verontreinigingsheffing woningen (directe lozingen) HJ Aan HHD verontreinigingsheffing woningen (directe lozingen) VJ Aan HHD verontreinigingsheffing Bedrijven (directe lozingen) HJ Aan HHD verontreinigingsheffing Bedrijven (directe lozingen) VJ Aan Opbrengst zuiveringsheffing bedrijven HHD Aan HHD zuiveringsheffing bedrijven HJ Aan HHD zuiveringsheffing bedrijven VJ Aan Opbrengst zuiveringsheffing huishoudens HHD Aan HHD zuiveringsheffing huishoudens HJ Aan HHD zuiveringsheffing huishoudens VJ Aan Precario HHD Aan Precario HHD HJ Aan Precario HHD VJ Aan Leges HHD Aan Leges HHD HJ Aan Leges HHD VJ Aan Aan Kwijtscheldingen HHD Aan HHD kwijtscheldingen ingezetenenomslag HJ Aan HHD kwijtscheldingen ingezetenenomslag VJ Aan HHD kwijtscheldingen zuiveringsheffing huishoudens HJ Aan HHD kwijtscheldingen zuiveringsheffing huishoudens VJ Aan HHD kwijtscheldingen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) HJ Aan HHD kwijtscheldingen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) VJ Aan Aan Oninbaarverklaringen HHD Aan HHD oninbaarverklaringen omslag gebouwd HJ Aan HHD oninbaarverklaringen omslag gebouwd VJ Aan HHD oninbaarverklaringen ingezetenenomslag HJ Aan HHD oninbaarverklaringen ingezetenenomslag VJ Aan HHD oninbaarverklaringen omslag natuurterreinen HJ Aan HHD oninbaarverklaringen omslag natuurterreinen VJ Aan HHD oninbaarverklaringen omslag ongebouwd HJ Aan HHD oninbaarverklaringen omslag ongebouwd VJ Aan HHD oninbaarverklaringen zuiveringsheffing bedrijven HJ Aan HHD oninbaarverklaringen zuiveringsheffing bedrijven VJ Aan HHD oninbaarverklaringen zuiveringsheffing huishoudens HJ Aan HHD oninbaarverklaringen zuiveringsheffing huishoudens VJ Aan HHD oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) HJ Aan HHD oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) VJ Aan HHD oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) HJ Aan HHD oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) VJ Aan HHD oninbaarverklaringen precario HJ Aan HHD oninbaarverklaringen precario VJ Aan HHD oninbaarverklaringen leges HJ Aan HHD oninbaarverklaringen leges VJ 18

19 Vervolg BIJLAGE I De journaalpost HHSK: Debiteuren Aan HHSK Watersysteemheffing gebouwd HJ Aan HHSK Watersysteemheffing gebouwd VJ Aan Opbrengst ingezetenomslag HHSK Aan HHSK Watersysteemheffing ingezetenen HJ Aan HHSK Watersysteemheffing ingezetenen VJ Aan Opbrengst omslag ongebouwd HHSK Aan HHSK Watersysteemheffing ongebouwd HJ Aan HHSK Watersysteemheffing ongebouwd VJ Aan Opbrengst omslag natuurterreinen HHSK Aan HHSK Watersysteemheffing ongebouwd natuurterreinen HJ Aan HHSK Watersysteemheffing ongebouwd natuurterreinen VJ Aan Opbrengst verontreinigingsheffing HHSK Aan HHSK verontreinigingsheffing woningen (directe lozingen) HJ Aan HHSK verontreinigingsheffing woningen (directe lozingen) VJ Aan HHSK verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) HJ Aan HHSK verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) VJ Aan Opbrengst zuiveringsheffing bedrijven HHSK Aan HHSK zuiveringsheffing bedrijven HJ Aan HHSK zuiveringsheffing bedrijven VJ Aan Opbrengst zuiveringsheffing huishoudens HHSK Aan HHSK zuiveringsheffing bedrijven HJ Aan HHSK zuiveringsheffing bedrijven VJ Aan Precario HHSK Aan Precario HHSK HJ Aan Precario HHSK VJ Aan Leges HHSK Aan Leges HHSK HJ Aan Leges HHSK VJ Aan Opbrengst omslag gebouwd wegen HHSK Aan HHSK Wegen gebouwd HJ Aan HHSK Wegen gebouwd VJ Aan Opbrengst ingezetenomslag wegen HHSK Aan HHSK Wegen ingezetenen HJ Aan HHSK Wegen ingezetenen VJ Aan Opbrengst omslag ongebouwd wegen HHSK Aan HHSK Wegen ongebouwd HJ Aan HHSK Wegen ongebouwd VJ Aan Opbrengst omslag natuurterreinen wegen HHSK Aan HHSK Wegen ongebouwd natuurterreinen HJ Aan HHSK Wegen ongebouwd natuurterreinen VJ Aan Kwijtscheldingen HHSK Aan HHSK kwijtscheldingen ingezetenenomslag HJ Aan HHSK kwijtscheldingen ingezetenenomslag VJ Aan HHSK kwijtscheldingen zuiveringsheffing huishoudens HJ Aan HHSK kwijtscheldingen zuiveringsheffing huishoudens VJ Aan HHSK kwijtscheldingen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) HJ Aan HHSK kwijtscheldingen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) VJ Aan HHSK kwijtscheldingen wegen (ingezetenenomslag) HJ Aan HHSK kwijtscheldingen wegen (ingezetenenomslag) VJ Aan Oninbaarverklaringen HHSK Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag gebouwd HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag gebouwd VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen ingezetenenomslag HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen ingezetenenomslag VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag natuurterreinen HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag natuurterreinen VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag ongebouwd HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen omslag ongebouwd VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen zuiveringsheffing bedrijven HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen zuiveringsheffing bedrijven VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen zuiveringsheffing huishoudens HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen zuiveringsheffing huishoudens VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing huishoudens (directe lozingen) VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen verontreinigingsheffing bedrijven (directe lozingen) VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag gebouwd HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag gebouwd VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen ingezetenenomslag HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen ingezetenenomslag VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag natuurterreinen HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag natuurterreinen VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag ongebouwd HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen wegen omslag ongebouwd VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen precario HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen precario VJ Aan HHSK oninbaarverklaringen leges HJ Aan HHSK oninbaarverklaringen leges VJ 19

20 De journaalpost Delft: Nog nader in te vullen 20

21 Bijlage II Kwartaalrapportage als onderdeel van rapportage over prestatiecontract Periode Rapportagemoment (uiterlijk) 1. januari t/m maart 30 april 2. april t/m juni 31 juli 3. juli t/m september 31 oktober (inclusief exploitatie RBG) 4. oktober t/m december 31 januari a) Onderstaand rapportagemodel is een voorbeeld uitwerking voor waterschappen: b) Onderstaand rapportagemodel is een voorbeeld uitwerking voor gemeenten (nog invullen): Belastingen: HHDelfland Begroting Opgelegd Nog op te Totaal Verschil Opbrengst heffingsjaar t/m mrt 2012 leggen Jaarrek vs. begroot Watersysteemheffing * ingezetenen * gebouwd * ongebouwd * natuurterreinen * ongebouwd wegen Verontreinigingsheffing * huishoudens directe lozingen - * bedrijven directe lozingen Zuiveringsheffing huishoudens * huishoudens * bedrijven (excl. GR) Bruto-opbrengst Opgelegd in percentage van bruto-opbrengst 53,17% Kwijtschelding * watersysteemheffing ingezetenen * zuiveringsheffing huishoudens Oninbaar Vergoede wettelijke rente Totaal belastingen Overige belastingen Precario Leges Totaal opbrengsten Belastingen: HHDelfland Balanspost Opgelegd Nog op te Totaal Verschil Nog op te leggen voorgaande jaren 2011 t/m mrt 2012 leggen Watersysteemheffing * ingezetenen * gebouwd * ongebouwd * natuurterreinen * ongebouwd wegen WVO-B Zuiveringsheffing bedrijven Zuiveringsheffing huishoudens Kwijtschelding Totaal balanspost belastingen Overige belastingen Precario Leges opbrengst voorgaande jaren