DEEL Inleiding De CJG partners & privacy Uitgangspunten CJG Zeewolde Doel van deze handleiding...

Transcriptie

1 Handleiding privacy

2 Inhoudsopgave DEEL Inleiding De CJG partners & privacy Uitgangspunten CJG Zeewolde Doel van deze handleiding De CJG partners & klachtenregeling Privacy: begrippenkader en wet- en regelgeving Privacy & netwerken Dossier Geraadpleegde literatuur & websites...6 DEEL CJG netwerken in Zeewolde...7 DEEL Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde...9 Handleiding privacy CJG Zeewolde november

3 Handleiding privacy in het CJG Zeewolde DEEL 1 1. Inleiding De omgang met persoonlijke gegevens van ouders/kinderen is voor professionals vaak lastig. Want de wettelijke regels hierover beperken de vrije uitwisseling van persoonlijke gegevens. Dat is ook precies de bedoeling. Een ouder/kind moet er van op aan kunnen dat er zorgvuldig wordt omgegaan met wat hij/zij aan een professional vertelt en dat er in principe niets buiten hem/haar om gebeurt. Dat werkt drempelverlagend: ouders/kinderen zullen eerder om hulp vragen en ook eerder bereid zijn hun zorgen open op tafel te leggen als ze kunnen rekenen op geheimhouding en er op mogen vertrouwen dat de professionals niets buiten hem/haar om doen. In die zin is een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens een voorwaarde voor een toegankelijke hulpverlening. Vertrouwelijkheid en openheid naar ouders/kinderen vormen dus belangrijke aspecten van de beroepshouding. Maar soms is het voor effectieve hulpverlening noodzakelijk dat professionals persoonlijke gegevens aan elkaar uitwisselen omdat alleen op die manier goede hulp kan worden geboden. 2. De CJG partners & privacy Het CJG Zeewolde is een netwerkorganisatie. Er wordt samengewerkt door uitvoerende partijen zoals de GGD (Gemeentelijke GezondheidsDienst), Icare, MDF (Maatschappelijke Dienstverlening Flevoland), BJZ (Bureau JeugdZorg) en signalerende partijen zoals de kinderopvang, peuterspeelzalen en onderwijs. Iedere partner is gebonden aan het privacyreglement van de eigen instelling. De eigen instelling is gebonden aan eventuele melding aan het College Bescherming Persoonsgegevens. 3. Uitgangspunten CJG Zeewolde Ouders zijn primair verantwoordelijk voor de opvoeding van hun kinderen. Daarom is het een voorwaarde dat gesignaleerde zorgen bij een kind worden besproken met ouders en/of kind (afhankelijk van de leeftijd). De stand van zaken wordt regelmatig teruggekoppeld aan ouders en kind conform afspraken. Voor de privacy is het volgende uitgangspunt van belang: De uitvoering van het beleid is dicht bij kind en ouders geregeld en de toegang tot de voorzieningen is laagdrempelig. Dit betekent dat we eerst gebruik maken van de eigen kracht en het netwerk van het gezin en het kind. In tweede instantie kan kortdurende professionele hulp worden ingezet. 4. Doel van deze handleiding Deze handleiding geeft praktische informatie over de omgang met persoonlijke gegevens van jeugdige cliënten. De informatie in deze handleiding is beperkt tot de algemene regels. Voor meer (specifiekere) informatie kunt u terecht bij Jennita van den Berg, beleidsmedewerker Welzijn gemeente Zeewolde ; j.vandenberg@zeewolde.nl). Deze handleiding wordt gepubliceerd op 5. De CJG partners & klachtenregeling Ouders die menen dat een medewerker van het CJG onzorgvuldig is omgegaan met de gegevens van hun kind kunnen gebruik maken van de klachtenprocedure van de betreffende organisatie. Handleiding privacy CJG Zeewolde november

4 Als het gaat om het functioneren van het CJG (geen klachten op het gebied van privacy) kunnen ouders een klacht indienen bij het college van burgemeester&wethouders. Voor meer informatie kunnen ouders terecht bij Jennita van den Berg 6. Privacy: begrippenkader en wet- en regelgeving - Persoonlijke gegevens: alle gegevens die direct of indirect zijn te herleiden tot een bepaalde persoon, bijvoorbeeld naam, adres, aantekeningen over een intakegesprek, over verleende zorg, of over de schoolopleiding. - Ouders/kinderen: de jeugdige, zijn (stief)ouders of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden - Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP): de WBP geeft algemene regels voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Extra zorgvuldigheid vraagt de wet bij de omgang met bijzondere persoonlijke gegevens zoals medische gegevens en strafrechtelijke gegevens. - Wet op de jeugdzorg: binnen de jeugdzorg geldt voor de meeste professionals niet alleen het algemene kader van de WBP maar ook, en op de eerste plaats, de regels over persoonlijke gegevens en geheimhouding uit de Wet op de jeugdzorg - Wet geneeskundige behandelovereenkomst: medische hulpverleners, zoals de jeugdarts en de jeugdverpleegkundige, zijn op de eerste plaats gebonden aan de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. - Meldcode kindermishandeling: beschrijft hoe beroepskrachten horen te handelen bij (vermoedens van) kindermishandeling. De meldcode biedt houvast bij de stappen die de professional kan zetten, zoals bijvoorbeeld het voorleggen van zijn zorgen aan de ouders. Of hoe hij om moet gaan met dossiervorming en het uitwisselen van gegevens. Daarnaast geeft de meldcode richtlijnen voor het vragen van advies aan en het doen van een melding bij het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling (AMK). - Wet Publieke Gezondheid (WPG): regelt o.a. de digitaliseringsplicht voor de jeugdgezondheidszorg. 7. Privacy & netwerken Professionals nemen regelmatig deel aan netwerken met professionals van buiten de eigen organisaties, zoals zorgteams, zorgadviesteams enz. De randvoorwaarden en spelregels die hieronder worden genoemd staan niet letterlijk in de wet. Wel kunnen ze worden afgeleid uit de regels die de wet geeft voor omgang met persoonlijke gegevens. 7a. Randvoorwaarden: 1. Vaststellen doel van het netwerk 2. Duidelijkheid over de status van het netwerk 3. Openheid en aanspreekbaarheid van het netwerk 4. Klachtenregeling 7b. Spelregels voor het uitwisselen van persoonlijke gegevens: Voor een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens binnen het netwerk gelden een aantal regels. Deze regels gelden ook voor casuïstiekbesprekingen waarbij het noodzakelijk is dat ook persoonlijke gegevens worden uitgewisseld. 1. Er worden alleen persoonlijke gegevens uitgewisseld als het doel van de bespreking niet kan worden bereikt door een anonieme casusbespreking. 2. Het netwerk heeft tot doel het belang te behartigen van het kind dat besproken wordt. 3. De professional die het kind aanmeldt voor het netwerk heeft een directe (behandel)relatie met het kind. 4. De casuïstiek van het kind wordt alleen ingebracht als ouders daarvoor schriftelijke toestemming hebben gegeven aan de professional die de situatie van hun kind wil bespreken. Hebben ouders geen toestemming/instemming gegeven dan wordt de casuïstiek van het kind alleen Handleiding privacy CJG Zeewolde november

5 ingebracht als er sprake is van een overmachtsituatie/vermoeden van onveiligheid voor het kind (zie hoofdstuk 12: richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde, toestemming ouders). - Een professional die casuïstiek van het kind inbrengt geeft aan het begin van de bespreking aan of hij toestemming van ouders heeft. Is er geen toestemming, dan legt de professional de overige deelnemers uit waarom hij meent dat er sprake is van een overmachtsituatie waarin het kind, ondanks het ontbreken van toestemming toch besproken moet worden. - De persoonlijke gegevens die door de professionals worden verstrekt zijn noodzakelijk voor het dienen van het belang van het kind en worden alleen verstrekt aan die professionals van het overleg die deze gegevens nodig hebben voor hun taakuitoefening. - Iedere bespreking wordt afgesloten met afspraken over acties of vervolgstappen die naar aanleiding van de bespreking zullen worden ondernomen (handelingsplan). afspraken over de communicatie met ouders. - Bij het maken van afspraken behoudt iedere professional zijn eigen professionele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de zorg. - De professionals die deelnemen aan het netwerk gaan zorgvuldig om met de persoonlijke gegevens die in het netwerk worden verstrekt. Zij verstrekken deze gegevens alleen aan andere professionals van buiten het netwerk als daarover in het netwerk en met ouders afspraken zijn/worden gemaakt. In dat geval worden alleen die gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor het dienen van het belang van het kind. 5. Verslagen van besprekingen in het netwerk beperken zich tot de afspraken die naar aanleiding van de bespreking zijn gemaakt. Deze verslagen maken deel uit van het dossier dat de verschillende professionals die aan het netwerk deelnemen over het kind hebben aangelegd. - Let op: Ouders hebben recht op inzage in het verslag en dossier. 8. Dossier De jeugdgezondheidszorg (GGD en Icare) moet vanuit haar wettelijke taak de ontwikkeling van kinderen volgen. Zij registreert dit in het kinddossier. In de loop van 2010 wordt het papieren kinddossier vervangen door het Digitaal Dossier Jeugdgezondheidszorg. Ook de instelling (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) zorgt voor systematische signalering. De instelling registreert deze gegevens in het leerlingdossier, peuter volgsysteem of het dossier van het kinderdagverblijf of peuterspeelzaal. De gegevens in het dossier zijn - Niet bovenmatig - Toereikend - Ter zake dienend - Juist en nauwkeurig - Objectief Toegang tot het dossier - Bevoegde professionals hebben toegang tot het dossier van de eigen instelling en/of discipline. Bevoegde professionals zijn degenen die noodzakelijk betrokken zijn bij de uitvoering van één kind, één gezin, één plan. Inzage in het dossier - Ouders (met gezag) en/of kind hebben recht op inzage in het dossier. - Ouders (met gezag) en/of kind hebben recht op correctie en verwijdering van zijn/haar gegevens als de gegevens feitelijk onjuist zijn voor het doel of de doeleinden niet toereikend of ter zake dienend zijn, of Handleiding privacy CJG Zeewolde november

6 op andere wijze in strijd met de wet worden verwerkt. - Ouders (met gezag) kunnen voor inzage van het dossier een afspraak maken met de betreffende organisatie. - Ouders kunnen worden gevraagd om bewijs te overleggen waaruit blijkt dat zij gezag hebben over het kind. - Ouders zonder gezag hebben recht op informatie, niet recht op inzage. Bewaartermijn - De wettelijke bewaartermijn van de betreffende organisatie is van toepassing. 9. Het gebruik van heeft binnen organisaties een grote vlucht genomen. Naast de evidente voordelen voor professionals zoals productiviteit, bereikbaarheid en snelheid heeft ook de negatieve kanten. Gebruiksregels zijn: Beschrijf de feiten in de op dezelfde manier als op papier. Anonimiseer de cliëntgegevens wanneer ouders (nog) niet op de hoogte zijn. De organisaties beschikken over voldoende beveiliging. Check na het schrijven van de het adres van de geadresseerde. Voeg de toe aan het dossier. Ouders en/of kind hebben recht op inzage in de (s) (zie hoofdstuk 8: Dossier: Inzage dossier). 10. Geraadpleegde literatuur&websites Omgaan met cliëntgegevens in de jeugdzorg Privacy op scholen en in multidisciplinaire zorgteams Handreiking verwerking persoonsgegevens in Zorg- en adviesteams -IKZ-producten nr. 6 ( 2008 Nederlands Jeugdinstituut Onderwijs & Jeugdzorg / LCOJ/NJi Onderwijs & Jeugdzorg / LCOJ) Handleiding privacy CJG Zeewolde november

7 DEEL CJG netwerken in Zeewolde CJG netwerken in Zeewolde Netwerk Deelnemers netwerk Organisator Doel netwerk Zorgniveau* CJG Kernteam 0 18 jaar ZAT Zorgadviesteam 4 12 jaar zorgcoördinator+ medewerker BJZ algemeen maatschappelijk werker schoolmaatschappelijk werker Mogelijke deelnemers: IB er gedragskundige zorgcoördinator+ schoolmaatschappelijk werker leerplicht ambtenaar andere deskundigen per casus te bepalen zorgcoördinator+ één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. medische en/of sociale zorg IB er Integraal handelingsgericht plan Toewijzen casemanagement 3 4 WSNS 4 12 jaar coördinator van WSNS basisscholen coördinator WSNS één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs zorg 3&4 Weer Samen Naar School Weer Samen Naar School Opmerking: De structuur wordt in 2010 doorontwikkeld in het kader van aansluiting passend onderwijs- CJG. ZAT jaar Zorg Advies Team Mogelijke deelnemers: zorgcoördinator school leerplichtambtenaar zorgcoördinator 12+ BJZ jeugdagent jeugdarts (12 19 jaar*) Orthopedagoog Rebound zorgcoördinator van de school één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. medische en/of sociale zorg Opmerking: GGD levert tot nu toe JGZ tot 19 jaar. De expertise van jaar is in ontwikkeling. 3&4 Handleiding privacy CJG Zeewolde november

8 CJG netwerken in Zeewolde Netwerk Deelnemers netwerk Organisator Doel netwerk Zorgniveau* andere deskundigen per casus te bepalen Casuïstiek bespreking/ ronde tafel bespreking Steunpunt huiselijk geweld Vangnet & advies Mogelijke deelnemers: leerplicht / RMC ambtenaar spilfunctionaris VO + BJZ jeugdagent Zorg coördinator 12- en 12+ Zorg coördinatoren VO scholen Herstart Jongerenwerker Schoolmaatschappelijk werk 12- Maatschappelijk werk AMK BJZ MDF andere deskundigen per casus te bepalen (jeugd)agent MDF zorgcoördinator12- en 12+ Mogelijke deelnemers: sociaal verpleegkundige GGD medewerker Kwintes Wmo-consulent gemeente Zeewolde medewerker Zorgmaatwerk medewerker MEE IJsseloevers MDF medewerker GGZ de Meerkanten medewerker Tactus medewerker Triade-Flevoland 12 + overleg leerplicht/ RMC ambtenaar jeugdagent zorgcoördinator 12+ MDF/gezinscoach Pitstop/Chu Shin BJZ, afdeling Toegang Reclassering BJZ Nieuw Veldzicht Leerplichtambtenaar wisselend MDF sociaal verpleegkundige GGD Zorgcoördinator 12+ één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs en/of medische en/of sociale zorg integraal handelingsplan nav zorgmeldingen één kind, één gezin, één plan = integraal handelingsplan t.b.v. sociale zorg Bestrijden van overlast door groepen in de openbare ruimte integraal handelingsplan t.b.v. onderwijs/dagbesteding en/of medische en/of sociale zorg 4 3&4 3&4 3&4 Handleiding privacy CJG Zeewolde november

9 CJG netwerken in Zeewolde Netwerk Deelnemers netwerk Organisator Doel netwerk Zorgniveau* Straathoekwerker Leger des heils, woontrainingscentrum Zeewolde LSG- Rentray Nieuw Veldzicht * Er wordt gewerkt met zorgniveaus 0 t/m 5. Zorgniveau 0 t/m 2: enkelvoudige problematiek; Zorgniveau 3: meervoudige problematiek; Zorgniveau 4: complexe problematiek; Zorgniveau 5: de problematiek is niet opgelost in de voorgaande zorgniveaus. Handleiding privacy CJG Zeewolde november

10 DEEL 3 Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming ouders/verzorgers Welke gegevens mogen worden gedeeld Dossier signalerende instelling Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg Situatie A: De wenselijke praktijksituatie Ouders geven toestemming : Voor het verstrekken en uitwisselen van informatie met bij naam beschreven externe partijen Ouders bekrachtigen dit met plaatsen van hun handtekening Alle relevante informatie: van kind en signalerende instelling: personalia instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) aanleiding aanmelding, geboden zorg door instelling, gegevens over voortgang en evaluatie uit de dossiers van de overlegdeelnemers: afgesloten contacten actuele contacten, relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag handelingsplannen over voortgang&evaluatie Resultaat overleg: overleg ouders integraal handelingsplan Informatie over vervolgacties wordt opgenomen Vermeld daarbij altijd de bron van de informatie Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht Informatie over vervolgacties wordt opgenomen Vermeld daarbij altijd de bron van de informatie Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van proportionaliteit, transparantie en ondubbelzinnige toestemming. Situatie B: De bijna wenselijke praktijksituatie Ouders hebben na het Zgn. buitenkantinformatie : Informatie over vervolgacties Informatie over vervolgacties Handleiding privacy CJG Zeewolde november

11 Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming ouders/verzorgers Welke gegevens mogen worden gedeeld Dossier signalerende instelling Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg (schriftelijk) informeren geen bezwaar (instemming) beperkte persoonsgegevens van het kind (naam e.d.) is bekend (geweest) bij (externe) partij en hoe lang Resultaat overleg: overleg ouders integraal handelingsplan wordt opgenomen Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht wordt opgenomen Vermeld feiten Ouders hebben inzage recht Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van proportionaliteit, transparantie en ondubbelzinnige toestemming. Situatie C: De niet wenselijke praktijksituatie Ouders geven geen toestemming Anonieme bespreking; het kind mag niet herkenbaar zijn, dus: geen uitwisseling van persoonsgegevens (naam e.d.) geen uitwisseling van andere tot het kind herleidbare informatie bespreking is éénmalig bespreking dient ter ondersteuning van de inbrenger Resultaat overleg: gesprek ouders inbrenger gaat met ouders in gesprek over de zorgen die er zijn over hun kind(eren) en probeert toestemming/instemming voor inbreng problematiek in netwerkoverleg Informatie kan niet worden opgenomen omdat de casus anoniem is besproken Geadviseerde vervolgacties zijn algemeen Men maakt werkaantekeningen voor eigen gebruik Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van proportionaliteit, transparantie en ondubbelzinnige toestemming. Situatie D: De ongewenste praktijksituatie Informatie kan niet worden opgenomen omdat de casus anoniem is besproken Geadviseerde vervolgacties zijn algemeen Men maakt werkaantekeningen voor eigen gebruik Uitzonderingssituatie Bij - vermoedens van - bedreiging van de persoonlijke levenssfeer* én bij zorgen dat toestemming regelen de situatie kan compliceren of Alle relevante informatie: van kind en signalerende instelling: personalia instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) aanleiding aanmelding, geboden zorg door instelling, Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik Handleiding privacy CJG Zeewolde november

12 Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming ouders/verzorgers Welke gegevens mogen worden gedeeld Dossier signalerende instelling Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg de ernst vergroten * bedreiging van de persoonlijke levenssfeer: lichamelijk geweld, lichamelijke verwaarlozing, psychische verwaarlozing, emotionele verwaarlozing, psychische mishandeling, emotionele mishandeling, seksueel misbruik. gegevens over voortgang en evaluatie uit de dossiers van de overlegdeelnemers: afgesloten contacten actuele contacten, relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag, handelingsplannen over voortgang&evaluatie vervolgtraject AMK, BJZ, Raad voor de Kinderbescherming Resultaat overleg: gesprek met ouders regulier melding AMK of melding AMK met verzoek om crisisinterventie of procescoördinatie of doorzettingsmacht maken Dossier: AMK/BJZ/Raad maken Dossier: AMK/BJZ/Raad Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van proportionaliteit, transparantie en ondubbelzinnige toestemming. Situatie E CRISIS Een crisis is een situatie waarin snel/onmiddellijk hulp nodig is. Bureau Jeugdzorg kan deze hulp organiseren of zelf bieden. Alle relevante CRISISinformatie: van kind en signalerende instelling: personalia instellingsgegevens (b.v. school, kinderdagverblijf, peuterspeelzaal) aanleiding aanmelding, geboden zorg door instelling, gegevens over voortgang en evaluatie uit de dossiers van de overlegdeelnemers: afgesloten contacten actuele contacten, relevante informatie in relatie tot de aanmeldvraag, handelingsplannen Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik maken Informatie over de geadviseerde vervolgacties wordt niet opgenomen Men kan wel werkaantekeningen voor eigen gebruik maken Handleiding privacy CJG Zeewolde november

13 Richtlijnen privacy in netwerken in Zeewolde Situatie toestemming ouders/verzorgers Welke gegevens mogen worden gedeeld Dossier signalerende instelling Digitaal dossier jeugdgezondheidszorg Voor crisissituaties is het Bureau Jeugdzorg 7 dagen per week, 24 uur per dag over voortgang&evaluatie vervolgtraject AMK, BJZ, Raad voor de Kinderbescherming Resultaat overleg: Dossier: Dossier: beschikbaar. bellen met de bureaudienst van BJZ te Lelystad met verzoek om onmiddellijke actie Telefoon: AMK/BJZ/Raad AMK/BJZ/Raad Tip: Toets steeds je handelen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Denk daarbij aan de principes van proportionaliteit, transparantie en ondubbelzinnige toestemming. Handleiding privacy CJG Zeewolde november