Spelregels. voor samenwerkingsverbanden huiselijk geweld. Paul Baeten Lydia Janssen NIZW

Transcriptie

1 Spelregels voor samenwerkingsverbanden Paul Baeten Lydia Janssen NIZW

2 2003 Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn / NIZW Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op enige andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Deze brochure kwam tot stand met steun van het ministerie van Justitie. Auteurs Paul Baeten en Lydia Janssen Vormgeving Zeno ISBN NIZW-bestelnummer E NIZW Uitgeverij Postbus DD Utrecht Telefoon (030) Fax (030) Bestel@nizw.nl Website

3 Inhoud Inleiding 4 1 Beroepsgeheim 7 2 Beroep op overmacht 13 3 Samenwerkingsverbanden 16 4 Afspraken tussen instellingen 18 5 Spelregels voor casusoverleg 23 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

4 Inleiding De omvang van het geweld dat zich afspeelt in relaties is enorm en de gevolgen voor de slachtoffers kunnen zeer ernstig, soms zelfs fataal zijn. Het besef van deze werkelijkheid is de laatste jaren ook in Nederland doorgedrongen. Dit heeft ertoe geleid dat mensen op allerlei niveaus zich zijn gaan inzetten voor de aanpak van deze problematiek. Daarbij gaat de aandacht niet alleen uit naar de slachtoffers, ook voor de behandeling van plegers worden nieuwe werkwijzen en behandelmethoden ontwikkeld en toegepast. Datzelfde geldt voor kinderen die in hun thuissituatie geconfronteerd worden met relationeel geweld: ook voor deze vaak nog jonge getuigen worden op een aantal plaatsen programma s voor hulp en ondersteuning ontwikkeld en aangeboden. Bij de aanpak van zijn veel instanties en beroepsgroepen betrokken: gemeente, maatschappelijk werk, politie, justitie, jeugdzorg, vrouwenopvang, thuiszorg en vele andere. Daarbij wordt de opvatting breed gedragen dat onderlinge samenwerking een noodzakelijke voorwaarde vormt voor een succesvolle aanpak. Samenwerking en afstemming vereisen onder andere dat gegevens over cliënten met hun toestemming tussen beroepskrachten van verschillende instellingen worden uitgewisseld. Kenmerkend voor de problematiek is echter de combinatie van geweld en afhankelijkheid. Dat betekent dat beroepskrachten zich in sommige gevallen genoodzaakt zien om in het belang van hun cliënt, maar zonder zijn of haar toestemming, te overleggen met anderen. De regels voor het uitwisselen van persoonsgegevens zijn verschillend en veelal ondoorzichtig voor de betrokken beroepskrachten. Daarom schreven wij in 2002 de publicatie Samenwerking en beroepsgeheim. 1 Tijdens het Debat over privacy dat wij in opdracht van het ministerie van Justitie begin 2003 organiseerden, bleek de noodzaak van een aanvulling op de publicatie. Niet alleen werken hulpverleners op individueel casusniveau veelvuldig samen, daarnaast is ook een groot aantal min of meer structurele vormen van samenwerking ontstaan. In deze netwerken of samenwerkingsverbanden wordt soms casuïstiek besproken en worden cliëntgegevens onderling uitgewisseld. Er blijkt behoefte te bestaan aan concrete richtlijnen voor de omgang met cliëntgegevens in deze samenwer- 4

5 kingsverbanden en aan een omschrijving van voorwaarden waaraan een samenwerkingsverband dient te voldoen. Met deze brochure willen we in die behoefte voorzien. In hoofdstuk 1 gaan we, bij wijze van samenvatting van Samenwerking en beroepsgeheim, nog eens kort in op het beroepsgeheim van de verschillende beroepsgroepen die betrokken zijn bij de bestrijding van. Omdat het in samenwerkingsverbanden in sommige gevallen noodzakelijk is om zonder toestemming van de cliënt gegevens over hem te verstrekken, geven we in hoofdstuk 2 een beknopte weergave van de regels die gelden voor een beroep op overmacht waarmee het beroepsgeheim kan worden doorbroken. In hoofdstuk 3 gaan we kort in op de positie van de samenwerkingsverbanden of meldpunten. In hoofdstuk 4 formuleren we een aantal afspraken die instellingen met elkaar moeten maken voordat hun medewerkers samen een netwerk gaan vormen. Deze afspraken op instellingsniveau scheppen de voorwaarden voor een zorgvuldige omgang met cliëntgegevens in het netwerk. De spelregels die de leden van een samenwerkingsverband tijdens hun casusbespreking in acht zouden moeten nemen, staan in het vijfde en laatste hoofdstuk. Huiselijk geweld Aansluitend op de definitie van het ministerie van Justitie verstaan wij onder geweld dat door iemand uit de huiselijk kring van het slachtoffer is gepleegd. Geweld betekent in dit verband: aantasting van de persoonlijke integriteit. Onderscheid wordt gemaakt tussen geestelijk en lichamelijk geweld (waaronder seksueel geweld). De huiselijke kring van het slachtoffer bestaat uit (ex-)partners, gezinsleden, familieleden en huisvrienden. Cliëntgegevens Ten slotte nog dit. Deze brochure gaat over de omgang met cliëntgegevens in samenwerkingsverbanden. Onder cliëntgegevens verstaan we alle gegevens die direct, of zonder al te veel moeite indirect, te herleiden zijn tot een cliënt: leeftijd, adres, informatie over de verleende zorg enzovoort. Cliëntgegevens zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens. Wij gebruiken in dit boekje echter niet de term persoonsgegevens maar 5 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

6 cliëntgegevens omdat we ons in deze brochure beperken tot de regelgeving over de omgang met persoonlijke gegevens van cliënten. Onder cliënten verstaan we alle mensen die in verband met een beroep doen op de hulpverlening of in dit verband contact hebben met de politie of het Openbaar Ministerie. De term cliëntgegevens roept natuurlijk de vraag op wie de cliënt is. In de sfeer van is er vaak meer dan één cliënt, bijvoorbeeld omdat er meer slachtoffers in het gezin zijn, of omdat ook de dader cliënt is. Met samenwerkingsverbanden doelen we op alle vormen van overleg tussen beroepskrachten van verschillende instellingen waarin cliënten worden besproken. 1 P. Baeten en L. Janssen, Samenwerking en beroepsgeheim. Juridische mogelijkheden voor het uitwisselen van gegevens bij de aanpak van. Utrecht: NIZW,

7 1 Beroepsgeheim Als het gaat om de omgang met cliëntgegevens wordt al snel gedacht aan de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet biedt een algemeen kader voor de omgang met persoonsgegevens. Dit algemene kader geldt ook voor (de meeste) beroepskrachten die betrokken zijn bij de bestrijding van. Maar voor hen gelden op de eerste plaats specifieke regels over hun beroepsgeheim. Kern van het beroepsgeheim Kern van het beroepsgeheim is dat de beroepskracht alleen cliëntgegevens aan anderen verstrekt als hij daarvoor toestemming heeft van de cliënt. Dat is, bijvoorbeeld in samenwerkingsverbanden rond, soms lastig, maar het beroepsgeheim is wel iets om heel zuinig op te zijn. Het geeft een belangrijk uitgangspunt voor de beroepshouding: cliënten mogen erop rekenen dat wat ze aan de beroepskracht toevertrouwen binnenskamers blijft en dat er niets buiten hen om gebeurt. Die beroepshouding van openheid in de richting van de cliënt en geheimhouding naar buiten, schept vertrouwen en legt een belangrijke basis voor de hulpverlening. In die zin zorgen de regels over het beroepsgeheim niet zozeer voor drempels in de hulpverlening maar eerder voor kwaliteit van de verleende zorg. Bovendien werkt een zorgvuldige omgang met het beroepsgeheim drempelverlagend: cliënten zullen zich eerder tot de beroepskracht wenden en hem hun zorgen toevertrouwen als ze erop kunnen rekenen dat er respectvol met hun privé-zaken wordt omgegaan. Toestemming Uitgangspunt is dus dat er toestemming moet worden gevraagd aan de cliënt voor het verstrekken van cliëntgegevens. Informatie verstrekken zonder toestemming is echt alleen mogelijk in zeer uitzonderlijke gevallen (zie daarover hoofdstuk 2). Nog te vaak wordt bij voorbaat al gedacht dat die toestemming toch niet gegeven zal worden, of dat het vragen van toestemming de problemen alleen maar zal verergeren. Met dit soort gedachten in het achterhoofd, wordt dan onvoldoende onderzocht of het verkrijgen van toestemming echt niet mogelijk is. De beroepskracht die desondanks informatie verstrekt schendt zijn 7 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

8 beroepsgeheim. Maar hij mist ook een kans om open met zijn cliënt te praten en de hulpverlening op die manier op gang te krijgen. Openheid vanaf het begin voorkomt ook dat de cliënt achteraf moet ontdekken dat een aantal beroepskrachten al enige tijd achter zijn rug over hem heeft gesproken. In het algemeen zal dit zijn bereidheid om mee te werken niet groter maken. Voordat de cliënt toestemming geeft, moet hij duidelijk weten welke informatie de beroepskracht over hem gaat geven en aan wie deze informatie zal worden verstrekt. De beroepskracht dient er overigens wel voor te waken dat de cliënt zijn toestemming in vrijheid geeft. Hij mag de cliënt dus niet zwaar onder druk zetten om toestemming te geven. Een cliënt die, bijvoorbeeld door ziekte, jeugdige of zeer hoge leeftijd, de gevolgen van zijn daden niet kan overzien, kan ook geen toestemming geven voor het verstrekken van cliëntgegevens. Voor jeugdige cliënten (tot 12 en in sommige gevallen tot 16 jaar) is het wettelijk geregeld dat de ouders dat dan in hun plaats doen. Maar heeft de beroepskracht te maken met een cliënt die ouder is dan 16 jaar, dan is er formeel geen persoon aan wie vervangende toestemming kan worden gevraagd (tenzij de rechter de cliënt onder curatele heeft gesteld, of een mentor over hem heeft benoemd). Een beroepskracht die cliëntgegevens wil verstrekken van een cliënt die naar zijn mening geen toestemming kan geven, doet er verstandig aan het verstrekken van cliëntgegevens door te spreken met een partner of een familielid van de cliënt. (Is er een mentor of curator, dan overlegt de beroepskracht uiteraard met hem). NB: De cliënt heeft altijd het recht om zijn gegeven toestemming weer in te trekken. In dit hoofdstuk geven we een kort overzicht van de regels over het beroepsgeheim zoals die voor de verschillende beroepsgroepen gelden. Voor een uitvoeriger bespreking daarvan verwijzen we naar de publicatie Samenwerking en beroepsgeheim. Maatschappelijk werk Het beroepsgeheim van de maatschappelijk werker is ontleend aan artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht dat eenieder (dus ook maatschappelijk werkers) de plicht oplegt vertrouwelijk om te gaan met persoonlijke infor- 8

9 matie zoals cliëntgegevens. Deze algemene norm is uitgewerkt in de Beroepscode van de maatschappelijk werker, die is opgesteld door de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers (NVMW). Kern van het beroepsgeheim is dat de werker zonder toestemming van zijn cliënt geen cliëntgegevens over hem verstrekt. Welke uitzonderingen op deze geheimhoudingsplicht gelden, is afhankelijk van de instelling waar de maatschappelijk werker werkzaam is en van de functie die hij daar vervult. Het privacyreglement van deze instelling biedt over het algemeen duidelijkheid over de regels rond geheimhouding. Jeugdzorg Het beroepsgeheim in de jeugdzorg is vastgelegd in de Wet op de jeugdzorg. De werker mag, zonder toestemming van de cliënt, niet met anderen over hem spreken. Een uitzondering geldt voor andere beroepskrachten die betrokken zijn bij de toegang of de uitvoering van de jeugdzorg, of bij de voorbereiding of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel. NB: Is de cliënt nog geen 12 jaar oud, dan moet de beroepskracht toestemming aan diens ouders vragen voor verstrekking van gegevens. AMK Vanwege de speciale taken van het Advies en Meldpunt Kindermishandeling (AMK) biedt de Wet op de jeugdzorg medewerkers van het AMK de bevoegdheid om zonder toestemming van de cliënt, bij anderen cliëntgegevens in te winnen of aan anderen cliëntgegevens te verstrekken (meer hierover in hoofdstuk 2 onder Meldrecht AMK ). Uiteraard is dit alleen toegestaan als openheid tegenover de cliënt niet mogelijk is en het inwinnen of verstrekken van cliëntgegevens noodzakelijk is voor het onderzoeken of doen stoppen van kindermishandeling. Raad voor de Kinderbescherming Ook medewerkers van de Raad voor de Kinderbescherming kunnen, zo nodig zonder toestemming van de cliënt of zijn ouders, cliëntgegevens inwinnen bij anderen, of deze aan anderen verstrekken, als dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van de Raad. De regels hierover zijn te vinden in Normen 9 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

10 2000 (geactualiseerde versie van mei 2003). In deze aanwijzing worden de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet openbaarheid van bestuur voor de Raad nader uitgewerkt. Medische hulpverlening Het beroepsgeheim van de medisch hulpverlener is vastgelegd in de Wet geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo) en de Wet beroepen in de individuele gezondheidszorg (Wet Big). De medisch hulpverlener verstrekt aan anderen geen patiëntgegevens zonder toestemming van de patiënt. Een uitzondering geldt voor een medebehandelaar of vervanger die rechtstreeks betrokken is bij de medische behandeling. Toestemming voor deze verstrekking wordt verondersteld, tenzij de patiënt laat weten dat hij niet wil dat zijn gegevens naar een vervanger of medebehandelaar gaan. NB: Is de cliënt nog geen 12 jaar oud, dan moet de hulpverlener toestemming aan diens ouders vragen voor verstrekking van gegevens. Onderwijs De geheimhoudingsplicht voor docenten en intern begeleiders wordt afgeleid uit de algemene norm van artikel 272 Wetboek van Strafrecht. Deze verplichting staat voor openbare scholen ook nog eens in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. Bovendien bevat de rechtspositieregeling van een docent of intern begeleider vaak een geheimhoudingsplicht en werken steeds meer scholen met een privacyreglement. Al deze regelingen komen erop neer dat docenten en intern begeleiders, zonder toestemming van de leerling, of van zijn ouders als hij nog geen 16 jaar oud is, geen vertrouwelijke gegevens, bijvoorbeeld over de gezinssituatie of over hem zelf, mogen verstrekken. NB: Als een medewerker van een school vermoedt dat een leerling op school seksueel wordt geïntimideerd of seksueel wordt mishandeld, is deze medewerker verplicht zijn vermoeden te melden aan het bevoegd gezag dit wil zeggen aan het bestuur van de school. Het bestuur is vervolgens verplicht te overleggen met de vertrouwensinspecteur van de Onderwijsinspectie en daarna zo nodig aangifte te doen bij de politie. 10

11 Politie De politie is bij het verstrekken van persoonsgegevens uit de politiedossiers gebonden aan de Wet politieregisters. Kern van deze wet is dat de politie alleen persoonsgegevens mag verstrekken aan personen en instanties die in deze wet en in het Besluit politieregisters worden genoemd, zoals: andere opsporingsambtenaren, Openbaar Ministerie, rechterlijke macht, Raad voor de Kinderbescherming, Bureau Halt, reclassering, slachtofferzorg en AMK. In individuele gevallen mag de politie ook gegevens verstrekken aan andere beroepskrachten die niet expliciet worden genoemd. Voorwaarde is dat deze verstrekking gericht is op de uitvoering van de politietaak. Omdat ook hulpverlening tot de politietaak behoort, kan de politie in individuele gevallen informatie aan hulpverleners verstrekken. De politie dient wel bij ieder geval van verstrekking een afweging te maken tussen de belangen die de cliënt heeft bij geheimhouding van zijn gegevens en de belangen die hij heeft bij het verstrekken van gegevens uit de politiedossiers. Openbaar Ministerie Vanwege de bijzonder privacygevoelige (strafrechtelijke) gegevens waarover het Openbaar Ministerie (OM) beschikt, mag hij alleen onder strikte voorwaarden gegevens verstrekken aan beroepskrachten van buiten de strafrechtketen. Deze voorwaarden worden genoemd in de Aanwijzing verstrekking van strafrechtelijke gegevens aan derden voor buiten de strafrechtspleging gelegen doeleinden. In het algemeen kan worden gezegd dat verstrekking van gegevens in verband met bestrijding van of hulp aan slachtoffers mogelijk is. Reclassering De Stichting Reclassering Nederland heeft de Wet bescherming persoonsgegevens uitgewerkt in het Privacyreglement inzake bescherming van cliëntgegevens. Uitgangspunt is dat de reclassering, zonder toestemming van de cliënt, alleen cliëntgegevens kan verstrekken in verband met haar toezichthoudende, begeleidende of voorlichtende taak. De gegevens worden dan over het algemeen verstrekt aan justitiële autoriteiten. Gegevensverstrekking om andere redenen of voor andere doelen is, behoudens noodgevallen, alleen mogelijk met schriftelijke toestemming van de cliënt. 11 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

12 Slachtofferhulp Voor betaalde en onbetaalde medewerkers van Slachtofferhulp Nederland is de wetgeving over de geheimhouding van cliëntgegevens uitgewerkt in een notitie Geheimhouding medewerkers Slachtofferhulp. Alle medewerkers van Slachtofferhulp Nederland hebben een geheimhoudingsplicht: zonder toestemming van hun cliënt mogen zij geen informatie aan anderen verstrekken. Deze geheimhoudingsplicht geldt in beginsel ook ten opzichte van politie en justitie. 12

13 2 Beroep op overmacht Het beroepsgeheim zoals in het vorige hoofdstuk beschreven, is niet absoluut. In situaties waarin een zeer nadelige of gevaarlijke situatie voor de cliënt alleen kan worden opgeheven door te spreken, kan een beroepskracht zijn geheimhoudingsplicht doorbreken. In dit soort gevallen is er een conflict van plichten waardoor de beroepskracht in gewetensnood raakt: de plicht om te zwijgen botst met de plicht om in het belang van de cliënt te spreken. Zo n conflict van plichten wordt ook wel overmacht genoemd. Voor het doorbreken van het beroepsgeheim met een beroep op overmacht, geldt een aantal voorwaarden. Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan een beroepskracht vaststellen aan de hand van de volgende vijf vragen: - Welk gerechtvaardigd doel wil ik bereiken met het verstrekken van cliëntgegevens? - Kan dit doel ook worden bereikt zonder dat ik deze informatie geef? - Is het, gelet op de situatie, mogelijk om toestemming aan mijn cliënt te vragen voor de gegevensverstrekking en zo ja, heb ik alles gedaan om toestemming te krijgen? - Weegt het gevaar of het ernstige nadeel voor de cliënt, dat ik met de gegevensverstrekking wil afwenden, op tegen het belang dat de cliënt heeft bij geheimhouding? - Welke informatie heeft de beroepskracht aan wie ik gegevens verstrek echt nodig om het ernstige nadeel of het gevaar voor de cliënt af te wenden? Toelichting Belang van een ander Een beroep op overmacht is normaal gesproken alleen mogelijk in verband met gevaar of zware belangen van de cliënt, of van zijn (minderjarige) kinderen. Een beroep op overmacht in verband met gevaar of ernstig nadeel voor een ander dan de cliënt (of zijn kinderen) is alleen mogelijk als er concreet en zeer ernstig levensgevaar voor die ander dreigt. Meer cliënten Bij is er vaak meer dan één cliënt, bijvoorbeeld omdat er meer dan één slachtoffer is of omdat ook de dader cliënt is van een van de deelne- 13 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

14 mers aan het samenwerkingsverband. De beroepskracht dient zich bij zijn afweging primair te richten op de belangen van zijn eigen cliënt(en). In veel gevallen zullen de belangen van de betrokken cliënten parallel lopen omdat het er uiteindelijk om gaat dat het geweld in huis stopt en slachtoffers en dader geholpen worden. Afhankelijkheid Een zeer afhankelijke of kwetsbare positie van de cliënt zal over het algemeen betekenen dat de beroepskracht wat sneller dan bij andere cliënten een beroep doet op overmacht, te denken valt bijvoorbeeld aan kwetsbare ouderen of geïsoleerd levende allochtone vrouwen. Deze overweging van afhankelijkheid en kwetsbaarheid speelt zeker ook bij jeugdige cliënten. Daarnaast verplicht het Internationaal Verdrag voor de Rechten van het Kind, waarbij ook ons land zich heeft aangesloten, eenieder, dus ook beroepskrachten, om de belangen van kinderen zeer zwaar te laten wegen. Overleg Een beroepskracht die binnen een instelling of organisatie werkt en overweegt een beroep te doen op overmacht, moet de zaak eerst doorspreken met een leidinggevende. De medewerker houdt echter, ook na dit overleg, zijn eigen professionele verantwoordelijkheid en neemt dus zelf de beslissing. Vooral in geval van twijfel is het zinvol om ook eerst te overleggen met een medewerker van de eigen beroepsorganisatie die zich bezighoudt met het beroepsgeheim. 14

15 Meldrecht AMK De Wet op de jeugdzorg geeft iedere beroepskracht met een ambts- of beroepsgeheim het recht om een vermoeden van kindermishandeling te melden bij het AMK. Zo nodig kan deze melding worden gedaan zonder toestemming of medeweten van de cliënt. Het meldrecht betekent ook dat een geheimhouder desgevraagd informatie aan het AMK kan verstrekken zonder toestemming of medeweten van de cliënt. Doet het AMK onderzoek naar een vermoeden van kindermishandeling en wordt een beroepskracht in dat kader gevraagd om informatie over zijn cliënt, dan mag hij deze informatie dus geven, zo nodig zonder toestemming van de cliënt. NB: De informatie mag ook worden verstrekt als de beroepskracht zelf geen vermoeden van kindermishandeling heeft. Meldrecht Raad Ook voor de Raad geldt een meldrecht. Een beroepskracht kan in zeer acute noodgevallen een melding van kindermishandeling doen bij de Raad, zonder toestemming of medeweten van de cliënt. Daarnaast heeft de beroepskracht het recht, zo nodig ook weer zonder toestemming of medeweten van de cliënt, om de Raad desgevraagd te informeren over de cliënt, als dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van de Raad. NB: AMK en Raad kunnen geen melding of informatie afdwingen. Er is geen juridische plicht om te melden of om informatie te verstrekken. De beroepskracht behoudt zijn eigen verantwoordelijkheid. 15 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

16 3 Samenwerkingsverbanden Er ontstaan steeds meer samenwerkingsverbanden rond. In sommige regio s is er een meldpunt, bijvoorbeeld ondergebracht bij de gemeente, bij de telefonische hulpdienst, of bij het maatschappelijk werk. Ter onderscheiding van de Advies en Meldpunten Kindermishandeling (AMK) worden deze meldpunten soms ook steunpunten genoemd. In andere regio s bestaat er geen meldpunt maar zijn er wel samenwerkingsverbanden die uitdrukkelijk op het thema bij elkaar komen. Daarnaast zijn er veel samenwerkingsverbanden en netwerken waarin huiselijk geweld een van de thema s is die aan de orde komen, zoals in buurtnetwerken en schoolnetwerken. Bespreking in het samenwerkingsverband Voor deze samenwerkingsverbanden geldt wat voor alle samenwerkingsverbanden geldt: casusoverleg waarin cliëntgegevens worden verstrekt is alleen mogelijk met toestemming van de cliënt. Alleen in geval van overmacht kan een cliënt zonder toestemming of medeweten in het samenwerkingsverband worden besproken. Positie meldpunt Vooral als er een meldpunt is opgericht, dringt de vergelijking met een Advies en Meldpunt Kindermishandeling zich op. Het is echter van belang te bedenken dat de positie van het AMK wettelijk geregeld is in de Wet op de jeugdzorg. De AMK s zijn ondergebracht bij het Bureau jeugdzorg en hebben wettelijke bevoegdheden om hun taken uit te voeren. De meldpunten, steunpunten en samenwerkingsverbanden ter bestrijding van zijn nog niet wettelijk geregeld. Of dit er op afzienbare termijn van gaat komen, is op dit moment niet duidelijk. Het ontbreken van een wettelijke regeling betekent dat de samenwerkingsverbanden rond geen eigen bevoegdheden hebben, bijvoorbeeld om onderzoek te doen naar aanleiding van een melding, om informatie te verzamelen, of cliëntgegevens aan een andere beroepskracht te verstrekken. De meldpunten moeten dus gewoon werken binnen de mogelijkheden die de beroepskrachten hebben als bijvoorbeeld hulpverlener of opsporingsambtenaar. 16

17 Melding door slachtoffer Meldt een slachtoffer zich bij het meldpunt, dan is hulpverlening uiteraard alleen mogelijk op vrijwillige basis. Wil het slachtoffer niet dat het meldpunt in de richting van de dader actie onderneemt, dan zal het meldpunt zich daar bij neer moeten leggen (tenzij er sprake is van een overmachtsituatie). Melding door derde Bij een AMK kunnen niet alleen slachtoffers maar ook anderen een melding doen over een vermoeden van kindermishandeling. Bij de meldpunten huiselijk geweld ligt een melding door een ander dan het slachtoffer juridisch ingewikkeld. Bespreking in een samenwerkingsverband van een dergelijke melding is in beginsel alleen mogelijk met toestemming van de cliënt. Zou het meldpunt naar aanleiding van een melding door een derde cliëntgegevens van een slachtoffer vastleggen, dan dient ook daarvoor toestemming te worden gevraagd aan de cliënt. Het meldpunt zal na de melding door een derde dus meteen contact moeten zoeken met het slachtoffer en zo nodig hulp aanbieden. Voelt het slachtoffer daar niets voor, dan houden de mogelijkheden in principe op. Er is, tenzij er sprake is van overmacht, onvoldoende juridische basis om zonder toestemming van het slachtoffer een onderzoek bij andere beroepskrachten te doen naar aanleiding van een melding door een derde. 17 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

18 4 Afspraken tussen instellingen Een zorgvuldige omgang met cliëntgegevens in samenwerkingsverbanden is alleen mogelijk als ook het samenwerkingsverband zelf zorgvuldig is opgebouwd. Anders gezegd, voordat de beroepskrachten feitelijk een samenwerkingsverband gaan vormen, moeten de instellingen van deze beroepskrachten duidelijke afspraken maken over het doel, de setting en de structuur van het samenwerkingsverband. Deze afspraken op instellingsniveau maken het voor de deelnemers mogelijk om tijdens hun besprekingen op een goede manier om te gaan met cliëntgegevens. Het ligt voor de hand om de gemaakte afspraken vast te leggen in een convenant tussen de instellingen. De randvoorwaarden die in dit hoofdstuk staan beschreven, zijn niet rechtstreeks in de wet te vinden. Wel zijn ze gebaseerd op de wettelijke regels over privacy en beroepsgeheim en vloeien ze er logisch uit voort. Vaststellen doel De mogelijkheden en grenzen van uitwisseling van cliëntgegevens worden in alle gevallen bepaald door het doel van het samenwerkingsverband. Daarom is het van belang om dit doel zorgvuldig te omschrijven. Bovendien bepaalt het doel ook welke instellingen en beroepskrachten aan het samenwerkingsverband deel kunnen nemen en welke informatie zij daar kunnen verstrekken. In een regio neemt het meldpunt het initiatief voor een samenwerkingsverband met als doel bestrijding van. Veel organisaties en instellingen kunnen zich in dit doel vinden en dus doen politie, Openbaar Ministerie (OM), buurtwerk, reclassering, jeugdzorg, maatschappelijk werk, RIAGG, GGD, slachtofferhulp en daderhulp mee. Na enige tijd ontstaat er irritatie bij de deelnemers. De medewerker van de RIAGG heeft geconstateerd dat de informatie die hij over cliënten geeft ook door de politie wordt gebruikt voor het opsporen van daders van. De GGD is nog eens te rade gegaan bij de jurist van de instelling en meent voortaan alleen luisterend aanwezig te kunnen zijn bij het overleg in verband met het medisch beroepsgeheim. En het OM verwijt het buurtwerk kennis over strafbare feiten achter te houden om de vertrouwensrelatie met cliënten niet te schaden. 18

19 Dit voorbeeld maakt duidelijk dat het van belang is om het doel van het samenwerkingsverband heel precies te formuleren. Een te algemeen gesteld doel, zoals bestrijding, lijkt handig omdat het zo ruim is, maar bij het samenstellen van het samenwerkingsverband en bij de uitwisseling van cliëntgegevens kan juist een te ruime doelstelling tot onzekerheid over deelname of over de mogelijkheid van verstrekking van cliëntgegevens leiden. Duidelijkheid over het doel schept helderheid over de grenzen en mogelijkheden van deelname en bepaalt welke cliëntgegevens uitgewisseld zullen worden. Als bijvoorbeeld was gekozen voor de doelstelling: hulp aan slachtoffers en daders van, was voor alle deelnemers duidelijk geweest op welke wijze hun informatie zou worden gebruikt. Het vaststellen van het doel is vooral van belang als vrijwillige hulp en politie en justitie aan een samenwerkingsverband deelnemen. De vrijwillige hulp zal cliëntgegevens niet snel door kunnen geven als het samenwerkingsverband, al is het maar zijdelings, ook gebruikt wordt voor opsporing en vervolging van daders. Beperkt het samenwerkingsverband zich tot hulpverlening aan slachtoffers en daders, dan is het ook voor politie en justitie duidelijk als ze besluiten tot deelname dat de in het samenwerkingsverband besproken informatie niet voor vervolging van de dader kan worden gebruikt. Dat maakt het voor de vrijwillige hulp weer gemakkelijker om cliëntgegevens te verstrekken. De status van het samenwerkingsverband Het is voor alle deelnemers van belang dat de status van het samenwerkingsverband helder is. Een samenwerkingsverband ter bestrijding van huiselijk geweld bestaat uit medewerkers van verschillende instellingen, daardoor heeft het een informele status, want er worden immers geen bevoegdheden door de instellingen aan het samenwerkingsverband overgedragen. Het samenwerkingsverband functioneert dus als een ontmoetings- en uitwisselingsplaats voor beroepskrachten die met dezelfde cliënten te maken hebben. Gevolg van deze informele status is dat het samenwerkingsverband bijvoorbeeld geen besluiten kan nemen over behandeling van een cliënt, niet verantwoordelijk is voor behandeling of zorg en ook geen eigen persoonsregistratie op kan zetten. Iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband behoudt zijn eigen professionele verantwoordelijkheid voor de zorg of behandeling van de 19 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

20 cliënt. Het samenwerkingsverband neemt dus de behandeling of de zorg niet over, het dient ertoe om de zorg op elkaar af te stemmen en om zo goed mogelijk geïnformeerd te zijn over de cliënt. NB: De status van het samenwerkingsverband verandert niet als er een convenant door de deelnemende instellingen wordt gesloten. Het convenant schept duidelijkheid tussen de deelnemende instellingen over het doel en de structuur van het samenwerkingsverband. Maar daarmee is het samenwerkingsverband nog geen organisatie geworden met eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden ten aanzien van cliënten. Ook met een convenant of met andere schriftelijke afspraken blijft het samenwerkingsverband dus een ontmoetingsplaats en behouden de deelnemers hun individuele, professionele verantwoordelijkheid. De partner van een cliënt klaagt bij een klachtencommissie over de afwachtende houding van de hulpverlener. Hij had veel eerder in moeten grijpen, zo meent de klager. De beroepskracht stelt dat het samenwerkingsverband waaraan hij deelneemt nu eenmaal besloten had de zaak nog een tijdje aan te zien, bovendien had hij de indruk dat een andere deelnemer contact op zou nemen met de cliënt. De klachtencommissie neemt met dit verweer geen genoegen. De hulpverlener is zelf verantwoordelijk voor de verleende zorg. Bespreking in het samenwerkingsverband kan hooguit de oordeelsvorming van de beroepskracht ondersteunen, maar op (het uitblijven van) de behandeling kan hij alleen zelf worden aangesproken. Dossiervorming De deelnemende instellingen doen er goed aan ook afspraken te maken over de wijze waarop de cliëntgegevens worden vastgelegd en over de inhoud en vorm van de verslagen van de besprekingen in het samenwerkingsverband. Omdat het samenwerkingsverband geen organisatie is, is het in het algemeen niet verstandig om aan het samenwerkingsverband een eigen persoonsregistratie te koppelen. Het is verreweg het eenvoudigst als de verslagen van de casusbesprekingen zich beperken tot de afspraken die de deelnemers aan het samenwerkingsverband met elkaar maken over (de voortgang van) de hulpverlening. Deze afspraken worden op papier gezet en aan de deelnemers 20

21 toegezonden. De beroepskracht voegt het verslag, voor zover het afspraken betreft over een van zijn cliënten, toe aan het cliëntendossier. Op dit verslag is de gebruikelijke inzageregeling van toepassing. Een cliënt wil weten hoe er in het samenwerkingsverband waaraan zijn hulpverlener deelneemt, over hem gesproken is. Ofschoon de beroepskracht de resultaten van het overleg met hem heeft doorgenomen, wil de cliënt de zaak verder uitzoeken. Daarom vraagt hij inzage in zijn dossier. Aan de hand van de verslagen van het samenwerkingsverband die hij in zijn dossier aantreft, kan hij vaststellen welke afspraken er over hem zijn gemaakt. NB: Uiteraard krijgt de cliënt alleen inzage in die delen van de verslagen van het samenwerkingsverband die rechtstreeks over hem gaan. Openheid en aanspreekbaarheid In verband met een zo open mogelijke werkwijze dienen alle deelnemende instellingen en organisaties in hun cliëntenfolders melding te maken van het samenwerkingsverband. In de folder geeft de instelling aan: - wat het doel is van het samenwerkingsverband; - welke instellingen aan het samenwerkingsverband deelnemen; - dat de beroepskracht in principe toestemming vraagt aan de cliënt voor bespreking in het samenwerkingsverband en als dat niet mogelijk is, dat hij in ieder geval achteraf wordt geïnformeerd; - bij wie en hoe de cliënt kan klagen indien hij meent dat de deelnemers aan het samenwerkingsverband onzorgvuldig zijn omgegaan met zijn cliëntgegevens. Klachtenregeling Omdat er meer instellingen betrokken zijn bij een samenwerkingsverband, is het voor de instellingen én voor de cliënt niet altijd duidelijk waar een klacht over het samenwerkingsverband kan worden ingediend. Om te voorkomen dat de cliënt van de ene naar de andere instelling wordt gestuurd, moeten de betrokken instellingen goede afspraken maken over een klachtenregeling. Te denken valt bijvoorbeeld aan de afspraak dat de klachtencommissie van de eigen organisatie van de cliënt de klacht behandelt. De klachtencommissie kan, als de klacht dat noodzakelijk maakt, worden aangevuld met een lid van een klachtencommissie van een andere instelling die aan het samenwerkingsverband deelneemt. 21 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

22 Een cliënt van het maatschappelijk werk wil een klacht indienen over de manier waarop zijn maatschappelijk werker en een medewerker van de GGD zijn omgegaan met zijn cliëntgegevens. De cliënt kan zich gewoon tot de klachtencommissie van het maatschappelijk werk wenden. Deze klachtencommissie behandelt de klacht. Maar de klachtencommissie nodigt voor deze behandeling een lid uit van de klachtencommissie van de GGD omdat de klacht ook over een medewerker van de GGD gaat. 22

23 5 Spelregels voor casusoverleg Een zorgvuldige omgang met cliëntgegevens in casusbesprekingen lijkt wellicht erg ingewikkeld. Toch valt dat wel mee. In de kern gaat het om: maximale openheid jegens de cliënt en geen openheid naar anderen zonder toestemming van de cliënt. De wettelijke regelingen op dit terrein hebben we in dit hoofdstuk omgezet in een aantal praktische spelregels voor casusoverleg. Worden er cliëntgegevens uitgewisseld en houden de deelnemers zich aan de hiernavolgende spelregels, dan is een zorgvuldige omgang met de privacy van de cliënt gegarandeerd. Net als voor de randvoorwaarden van het vorige hoofdstuk geldt dat de spelregels niet letterlijk in de wet te vinden zijn maar ze vinden wel hun basis in de wet en vloeien daar logisch uit voort. Wellicht ten overvloede: besprekingen in samenwerkingsverbanden kunnen over allerlei onderwerpen gaan: afstemming van beleid, organisatorische afspraken, anonieme casusbespreking, bijvoorbeeld in verband met deskundigheidsbevordering of collegiale consultatie enzovoort. De hiernavolgende spelregels gelden uitsluitend voor casusoverleg in het samenwerkingsverband, dus voor overleg waarbij cliëntgegevens worden uitgewisseld. Coördinator Veel samenwerkingsverbanden kennen een coördinator die onder andere tot taak heeft het samenwerkingsverband bij elkaar te roepen, voor de verslaglegging te zorgen en het proces van de bespreking te bewaken. Als er een coördinator is, is hij ook degene die bewaakt dat de deelnemers zich aan de spelregels voor casusoverleg houden. 1. De deelnemers wisselen alleen cliëntgegevens uit als anonieme casusbespreking niet mogelijk is. Is het uitwisselen van cliëntgegevens noodzakelijk, dan nemen de deelnemers daarbij de overige spelregels in acht. Kan het doel van de bespreking ook worden bereikt zonder dat de naam van de cliënt over tafel gaat, dan worden er geen cliëntgegevens uitgewisseld. Zo is anonieme bespreking doorgaans voldoende als een beroepskracht een cliënt inbrengt alleen omdat hij geadviseerd wil worden door de andere deel- 23 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

24 nemers over de aanpak van de hulpverlening. De eerste spelregel vraagt dus van de deelnemers om kritisch te bekijken bij welke casus het echt noodzakelijk is om cliëntgegevens uit te wisselen. 2. Tijdens het casusoverleg staan de belangen van de cliënt centraal. Neemt ook de vrijwillige hulpverlening deel aan het overleg, dan kunnen in principe alleen cliëntgegevens worden uitgewisseld als de bespreking is gericht op de belangen van de cliënt of die van zijn kinderen. Op deze regel geldt één uitzondering: dreigt er concreet en zeer ernstig gevaar voor een ander dan de cliënt (of zijn kinderen), en kan verstrekking van cliëntgegevens dit gevaar opheffen, dan is gegevensverstrekking in het belang van een ander dan de cliënt mogelijk. 3. Aan het casusoverleg nemen alleen die beroepskrachten deel die een directe behandelrelatie hebben met de cliënt. Deze derde regel moet ervoor zorgen dat alleen die deelnemers cliëntgegevens ontvangen die rechtstreeks met de cliënt te maken hebben (of binnenkort zullen krijgen). Het vaststellen welke beroepskrachten er betrokken zijn bij de cliënt kan plenair gebeuren. Het uitwisselen van cliëntgegevens vindt vervolgens uitsluitend plaats tussen de direct betrokken beroepskrachten. Wordt er in het samenwerkingsverband een aantal cliënten op casusniveau besproken, dan wisselt per cliënt dus de samenstelling van het casusoverleg. Beroepskrachten die met deze cliënt geen directe relatie hebben, trekken zich terug, en de beroepskrachten die wel direct bij deze cliënt betrokken zijn, schuiven aan voor het overleg. Het beeld van de rapportenvergadering op de middelbare school doemt op: docenten komen binnen als hun leerlingen besproken worden en vertrekken weer als het over andere leerlingen gaat. NB: Over het algemeen heeft de coördinator geen directe behandelrelatie met de cliënten die worden besproken. Hij neemt echter, vanwege de rol die hij in het samenwerkingsverband heeft, wel deel aan het casusoverleg. 24

25 4. De deelnemers brengen een cliënt in als ze voor de bespreking in het casusoverleg zijn toestemming hebben gekregen. In geval van overmacht kan de cliënt ook zonder zijn toestemming worden ingebracht. In verband met het beroepsgeheim van nagenoeg alle deelnemers aan het samenwerkingsverband, geldt als uitgangspunt dat cliënten alleen besproken kunnen worden als zij daarvoor toestemming hebben gegeven. Binnen het samenwerkingsverband moeten afspraken worden gemaakt over het verkrijgen van toestemming. In de meeste gevallen zal de beroepskracht die de cliënt wil inbrengen om toestemming vragen. Het is echter ook denkbaar dat de voorzitter of de coördinator van het samenwerkingsverband de cliënt benadert en om toestemming vraagt. Deze laatste werkwijze is efficiënt als meer beroepskrachten de cliënt willen bespreken. Zo wordt voorkomen dat de cliënt door twee of meer beroepskrachten wordt benaderd met eenzelfde verzoek. NB: Schriftelijke toestemming is niet noodzakelijk. Geeft de cliënt mondeling toestemming dan maakt de beroepskracht daarvan een aantekening in zijn cliëntdossier. 5. De beroepskracht die een cliënt wil inbrengen, geeft eerst aan of hij toestemming heeft voor de bespreking. Heeft hij geen toestemming, dan legt hij aan de overige deelnemers uit waarom hij meent dat er sprake is van een overmachtsituatie waarin de cliënt toch moet worden besproken. Deze vijfde spelregel geeft vorm aan spelregel 4. Iedere casusbespreking begint met: Ik breng cliënt X in en ik heb zijn toestemming om over hem te spreken, of: Ik heb geen toestemming om over cliënt X te spreken, maar ik breng hem hier toch in omdat.... Als een cliëntbespreking op deze wijze wordt geopend, dwingt dit de beroepskracht om bij iedere cliënt een pas op de plaats te maken: is er toestemming voor de bespreking en zo nee, waarom vind ik dat ik de cliënt toch in moet brengen? 25 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

26 6. De cliëntgegevens die worden verstrekt: - zijn noodzakelijk om het belang van de cliënt te dienen; - worden alleen verstrekt aan die deelnemers van het overleg die deze gegevens nodig hebben voor hun taakuitoefening. De zesde spelregel zorgt ervoor dat een deelnemer niet zomaar alle informatie die hij heeft aan de anderen doorgeeft. Hij moet zijn informatie zeven. Want in de meeste gevallen is het niet noodzakelijk dat alle informatie die een beroepskracht heeft op tafel komt. En soms hebben ook lang niet alle deelnemers de informatie nodig. 7. De deelnemers sluiten iedere cliëntbespreking af met: - afspraken over acties of vervolgstappen die naar aanleiding van de bespreking zullen worden ondernomen door een of meer van de deelnemers; - afspraken over de wijze waarop de cliënt wordt geïnformeerd over de inhoud en de resultaten van het overleg. Om ervoor te zorgen dat de cliëntbespreking ook tot handelen leidt, is het goed om iedere cliëntbespreking af te ronden met afspraken over acties en vervolgstappen. Overigens, ook al worden de afspraken over de vervolgstappen in het samenwerkingsverband gemaakt, iedere beroepskracht behoudt zijn eigen professionele verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de zorg of behandeling van de cliënt. 8. De deelnemers bespreken de cliëntgegevens die in het samenwerkingsverband worden uitgewisseld in het algemeen niet met anderen van buiten het samenwerkingsverband. Is het noodzakelijk om enige gegevens wel aan een beroepskracht van buiten het samenwerkingsverband te verstrekken, dan worden daarover duidelijke afspraken gemaakt en voor deze verstrekking wordt in beginsel toestemming gevraagd aan de cliënt. De cliëntgegevens die binnen het samenwerkingsverband uitgewisseld worden, blijven in principe binnen de kring van de deelnemers. Is het noodzakelijk dat de gegevens ook aan een ander worden verstrekt, bijvoorbeeld omdat hij de contacten met de cliënt voortzet, dan moeten daar duidelijke 26

27 afspraken over worden gemaakt binnen het samenwerkingsverband. Ook de cliënt moet daarover worden geïnformeerd. 9. De deelnemers voegen het verslag van de casusbespreking in het samenwerkingsverband toe aan het cliëntdossier. Dit verslag bevat in principe alleen de afspraken die de deelnemers aan het samenwerkingsverband met elkaar hebben gemaakt naar aanleiding van de casusbespreking. Omdat in een samenwerkingsverband doorgaans ook voorlopige en persoonlijke indrukken van de cliënt worden uitgewisseld die zich niet zozeer lenen voor vastlegging in een dossier, verdient het de voorkeur om korte verslagen te maken met daarin alleen de gemaakte afspraken over acties en vervolgstappen. Een dergelijk verslag is ook een goede basis voor een volgende bespreking van de cliënt in het samenwerkingsverband. Dit verslag maakt onderdeel uit van het cliëntdossier. NB: Een cliënt heeft in beginsel recht op inzage in zijn dossier. Hij heeft dus ook inzage in het verslag van de bespreking van het samenwerkingsverband, althans voor zover deze bespreking over hem gaat. 27 Spelregels voor samenwerkingsverbanden

28 NIZW, innovatiepartner in zorg en welzijn Het NIZW is een onafhankelijke organisatie die zich samen met instellingen, professionals, beleidsmakers en burgers inzet voor de kwaliteit en vernieuwing van de sector zorg en welzijn. In deze sector werken ruim beroepskrachten en vele vrijwilligers op terreinen als kinderopvang, maatschappelijke dienstverlening, sociaal-cultureel werk, ouderendienstverlening, jeugdzorg, maatschappelijke opvang, verzorgings- en verpleeghuizen, thuiszorg en hulpverlening aan mensen met een handicap. Ook instellingen buiten de sector die zorg- en welzijnsactiviteiten ondernemen, zoals opleidingen, provincies, gemeenten en woningbouwcorporaties, doen regelmatig een beroep op het NIZW. Het NIZW informeert, innoveert en ondersteunt de sector en draagt zo bij aan een zorgzame samenleving waarin de eigen verantwoordelijkheid en keuzevrijheid van burgers vooropstaan. Het werk van het NIZW is een combinatie van onderzoek, ontwikkeling en implementatie die het mogelijk maakt om vernieuwingen en verbetering van het begin tot het eind te begeleiden. Dit resulteert onder meer in adviezen, veranderingstrajecten, trainingen, congressen, boeken, brochures, almanakken, websites, cd-rom s, video s en een informatielijn. De activiteiten van het NIZW zijn ondergebracht in de centra NIZW Jeugd, NIZW Zorg, NIZW Sociaal Beleid, NIZW Professionalisering, NIZW International Centre en 2ZW. Meer informatie over het NIZW is te vinden op Paul Baeten is werkzaam bij het Expertisecentrum Kindermishandeling van het Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn / NIZW. Hij levert onder andere bijdragen aan de werkontwikkeling van de Avies- en Meldpunten Kindermishandeling. Daarnaast houdt hij zich bezig met de relatie tussen de aanpak van kindermishandeling en die van andere vormen van. Lydia Janssen is als juridisch adviseur verbonden aan Adviesbureau Van Montfoort te Woerden.