Voor Bugaboo is IT een dienst, waar de héle business veel profijt van heeft

Transcriptie

1 Voor Bugaboo is IT een dienst, waar de héle business veel profijt van heeft Organisatie Het designbedrijf Bugaboo dat mobiliteitsproducten maakt, begon een paar jaar geleden in een garage in Amsterdam Oost. Daar werkten drie man aan de ontwikkeling van een revolutionaire Het Microsoft IT-platform biedt kinderwagenfabrikant Bugaboo een stabiele en veilige werkomgeving voor medewerkers overal ter wereld. Henk Siereveld en Bert Groot-Hulze tonen met tien voordelen aan, hoe groot de waarde van het Microsoft IT-platform voor hun organisatie is en hoe ze die waarde nog verder kunnen vergroten. kinderwagen: de innovatieve, functionele kinderwagen voor moderne ouders. De unieke kinderwagen was in Nederland direct een succes en de rest van de wereld volgde snel. Momenteel werken er bij Bugaboo honderden mensen, verspreid over tientallen vestigingen in verschillende continenten. SITUATIE Net als Bugaboo zelf was ook haar IT-infrastructuur nog vrij jong. Snelle servers, state-of-the-art software, voorzieningen voor moderne communicatie etc. Het was er allemaal. Toch kampte Bugaboo met een verouderde IT. Henk Siereveld, global ICT director bij Bugaboo, verklaart: Verouderd in de zin van hoe je met IT omgaat. Je kunt wel van alles in huis halen, maar als je niets met die vernieuwingen doet en er op de oude manier mee blijft werken dan ben je verkeerd bezig. Veel bedrijven maken zich daar schuldig aan, en ook bij ons was dat het geval. De investeringen werden wel gedaan, maar de stappen om daar daadwerkelijk savings mee te realiseren bleven uit. Dat lag niet aan de producten, maar aan onze manier van werken, of liever gezegd aan het gemis van een stukje samenwerking tussen onze IT en onze business. OPLOSSING Om daar verandering in te brengen trok Bugaboo ongeveer een jaar geleden Henk Siereveld aan. Toen ik hier begon stonden er nogal wat muren tussen de IT en de business, mede omdat er veel geoutsourced was. Daarom hebben we - om te beginnen - alle IT binnenshuis gehaald en de juiste kennis op de juiste plekken geplaatst. Vervolgens zijn we de IT gaan aanhaken op de business, onder meer

2 Eisen - efficiënter communiceren - mobiel werken - veiligheid van data en informatie verzekeren door marketingvergaderingen bij te wonen, mee te discussiëren, ervaren hoe de afdeling Verkoop met klanten communiceert enzovoort. Zo krijg je een beeld van hoe er gewerkt wordt en hoe de IT kan helpen om dat te verbeteren en bij te dragen aan de internationale groei van Bugaboo. - snelle werkplekken - centraal beheren van werkplekken - besparingen Voordelen - bestaande pc s kunnen langer in gebruik blijven - dankzij Direct Access hoeft geen nieuwe VPN software aangeschaft te worden - voordelig communiceren - internationaal klantcontact altijd lokaal - Windows 7 werkt snel en (op batterijen) lang - applicaties draaien in online omgeving - gemakkelijk mobiel werken - maximale beveiliging van informatie - ondersteuning van alle mogelijke devices - centraal beheer met SCCM Uitdaging Henk Siereveld zag zich gesteld voor een erfenis uit het verleden: Toen ik hier een jaar geleden aan boord kwam moest ik voortborduren op keuzes die in het verleden gemaakt waren. Gelukkig was een van die erfenissen het Microsoft platform. Microsoft is een ontzettend goede partij als het gaat om een solide en betrouwbaar fundament voor je IT-omgeving. Een omgeving waarop niet alleen de applicaties van Microsoft zelf draaien, maar waarop ook andere applicaties zich probleemloos laten integreren. Bert Groot-Hulze, IT-manager bij Bugaboo: De kunst was om de mogelijkheden van de aanwezige IT-omgeving optimaal in te zetten in de dagelijkse processen, zodat de business er maximaal van kon profiteren. Daartoe werd een aantal doelstellingen vastgesteld, waaronder efficiënter communiceren, mobiel werken, de veiligheid van data en informatie verzekeren, snelle werkplekken creëren die er ook mooi uitzien, centraal beheren van werkplekken, de omgeving gemakkelijker up-to-date te houden en het over-all behalen van besparingen, zowel in de businessprocessen als in de IT. Voordeel 1 - Mobiel werken Henk Siereveld: Onze sales-mensen hadden één belangrijke wens. Zij werken met laptops en willen overal toegang hebben tot hun bestanden en hun . Met het Windows Server 2008 platform op de achtergrond en Windows 7 op de laptops hebben we dat perfect kunnen oplossen. De sales-mensen hoeven hun laptop maar open te klappen en ze hebben Direct Access tot het bedrijfsnetwerk en in een omgeleide of redirected home directory vinden ze altijd hun eigen bestanden, ongeacht of ze online zijn of niet. Bert Groot-Hulze: Als er internetconnectie is wordt onderwater - via een beveiligde VPN-tunnelverbinding die we al langer in gebruik hebben contact gemaakt met het bedrijfsnetwerk. Is er geen internetconnectie, dan werk je offline

3 met dezelfde bestanden, maar dan lokaal. Deze worden automatisch gesynchroniseerd met het netwerk, zodra je weer online bent. Op die manier hebben onze gebruikers altijd toegang tot hun bestanden, ofwel real-time ofwel uitgesteld. Daar zijn zij heel tevreden over! Toen een van onze mensen voor het eerst merkte dat hij bij het aanzetten van zijn laptop automatisch met Microsoft Office Communications Server 2007 R2 (OCS) verbonden was en zijn mail zag binnenkomen vond hij het geweldig, ik hoef er niets voor te doen! Henk Siereveld en Bert Groot-Hulze Henk Siereveld: Dat is het leuke van mobiel werken met Windows 7 en het achterliggende serverplatform: zonder dat je daar extra moeite voor hoeft te doen, kun je volledig onafhankelijk van een werkplek of van kantoortijden je werk doen. Je hoeft niet eerst te puzzelen om een internetverbinding tot stand te brengen, je kunt diréct aan de slag. Zo kun je je eigen tijd veel beter indelen en er veel meer uit halen. Data op een laptop of USB-stick wordt door Windows 7 aanzienlijk veiliger opgeslagen dan door Windows XP of Windows Vista. Henk Siereveld, global ICT director bij Bugaboo Voordeel 2 Kantoor in binnenzak Ook de smartphone draait mee op het communicatieplatform. Henk Siereveld : We zijn geen bedrijf, dat met speciale applicaties voor de PDA werkt, zoals je bijvoorbeeld in de horeca ziet. Wel zien we de smartphone als een verlengstuk van ons netwerk, nu we Outlook hebben gelinkt naar de smartphone. Onze mensen kunnen hun erop raadplegen, evenals hun contacten en agenda. Wij zijn hier heel voortvarend in, maar lang niet elk bedrijf zal hiervoor openstaan. Vaak worden de (hoge) kosten voor mobiel gebruik als een belemmering gezien. Dat is echter niet terecht. Door in te zetten op een flat fee abonnement voor mobiel gebruik, ben je af van de lineaire opbouw van de gebruikskosten. Via één databundel kunnen onze mensen bijvoorbeeld zonder verdere kosten communiceren met collega s én het bedrijfsnetwerk. Daarmee realiseren we een flinke besparing op de kosten voor mobiele telefonie en mobiel internet. Voordeel 3 Internationale communicatie Bugaboo is een sterk internationaal opererende organisatie en een van de knelpunten was de communicatie. Henk Siereveld: Aanvankelijk vond de

4 productie plaats in Taiwan, maar sinds kort hebben we een eigen fabriek in China. Onze mensen communiceren met de mensen in China via een internetverbinding en dat levert al een prima saving. Ook al omdat je in OCS via Presence meteen kunt zien, of degene die je wilt spreken beschikbaar is. Zo verlies je geen tijd met telefoneren naar mensen, die er toch niet zijn. Als internationaal groeiend bedrijf moeten we het van de beste hebben: Microsoft is een ontzettend goede partij voor ons IT-platform. Henk Siereveld, global ICT director bij Bugaboo Voordeel 4 Lokaal contact met klant In de communicatie met de klant wil Bugaboo enerzijds dicht bij de klant staan, anderzijds moet het communicatiesysteem centraal te beheren zijn. Henk Siereveld: Saleswise willen we onze internationale klanten het gevoel geven, dat ze altijd met lokale mensen communiceren. Zodra je de centralisatie echter te ver doortrekt en hen een centraal telefoonnummer in Nederland laat bellen, is dat gevoel verdwenen. Met OCS kun je op een perfecte manier een lokale presence realiseren, terwijl je toch alle access lijnen centraliseert. Zo maken we in Amsterdam gebruik van een VOIP-omgeving, die inmiddels ook in Spanje en Duitsland wordt gebruikt en die zich direct laat koppelen met onze OCSomgeving. Nu willen we voorkomen, dat we in alle landen een OCS-server neer moeten zetten, want dan gaan je gebruikskosten wel omlaag, maar neemt het beheer toe. Daarom maken we afspraken met telecomproviders, die Microsoft OCS als dienst beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld met T-Mobile en Deutsche Telekom in Duitsland en met Interroute. Interroute werkt net als wij op het Microsoft platform en biedt een oplossing om onze OCS-server te koppelen met hun data-/telefonienetwerk. Dat netwerk bestrijkt de hele wereld via een lokale breakout : het maakt dus niet uit waar je zit, de klant belt altijd lokaal. Bovendien zijn onze medewerkers altijd lokaal online. Voordeel 5 - Betrouwbaarheid en veiligheid van data zijn verzekerd Bugaboo heeft haar netwerk redundant uitgevoerd, ook de SAN opslagmedia zijn redundant, de serveromgevingen zijn gevirtualiseerd om de hoeveelheid serverhardware te reduceren, kortom, Bugaboo doet al het mogelijke om een hoge beschikbaarheid van haar IT te garanderen. Henk Siereveld: Op het Microsoft platform is de beveiliging van apparatuur en bestanden via onder meer ForeFront goed geregeld. Die beveiliging is nauw verbonden met de processen in onze organisatie, evenals de beschikbaarheid van

5 Het Microsoft platform is voor ons de grote gemene deler, een betrouwbaar en beveiligd platform, waar onze hele business op draait Bert Groot-Hulze, IT-manager bij Bugaboo de systemen en de verleende bevoegdheden. We kunnen wel zeggen, onze IT is nu veilig, maar als een gebruiker er anders mee werkt en buiten zijn bevoegdheden gaat, heb je een schijnveiligheid. Als iemand bijvoorbeeld een beveiligd document met vertrouwelijke informatie moet verzenden en hij doet dat via Hotmail, dan gaat bedrijfsdata ongezien naar buiten en dat willen we voorkomen. Daarom willen we verder gaan dan het beveiligen van apparaten en bestanden en gaan we ook op informatieniveau beveiligen, met aandacht voor de stukjes data die over ons netwerk reizen. Bert Groot-Hulze: Daartoe hebben we momenteel een pilot draaien met speciale software van Symantec. Die analyseert en detecteert de informatie die heen en weer gecommuniceerd wordt. Dat gaat prima samen met de beveiligingstechnieken, die standaard al op het Microsoft platform aanwezig zijn. Microsoft Certified Partner BRAIN FORCE Bugaboo vertrouwt bij de inrichting en het onderhoud van haar Microsoft-platform op de diensten van Microsoft Certified Partner BRAIN FORCE. Henk Siereveld: Voordat ik bij Bugaboo kwam, had ik in eerdere werkkringen al goede ervaringen opgedaan met de IT ers van BRAIN FORCE. Hun manier van werken is voorspelbaar en levert altijd het verwachte resultaat. Ook al werken we met standaard Microsoft software, BRAIN FORCE legt daar zijn eigen saus over om het net wat beter of gemakkelijker te maken. Ik noem de BRAIN FORCE Workspace Manager, dat onze logon processor is of de BRAIN FORCE Packaging Robot. Deze Packaging Robot sluit perfect aan op SCCM. De robot creëert een zogenaamd package-bestand, voert daarbij ook quality checks uit en houdt rekening met de bestaande omgeving en eventuele conflicten met applicaties en drivers die al in gebruik zijn. Zo weet je zeker zonder dat het je veel energie kost - dat de ingepakte image samenwerkt met je omgeving. Met zulke universele tools en oplossingen voor het Microsoft-platform bewijst BRAIN FORCE zijn toegevoegde meerwaarde. Voordeel 6 Beveiligde informatie op laptop Niet alleen aan de serveromgeving, ook aan de laptops die de medewerkers van Bugaboo in gebruik hebben worden veiligheidseisen gesteld. Henk Siereveld: Doordat er voor onze medewerkers bijna geen verschil meer is tussen lokaal werken of werken op het netwerk, is ook de beleving van lokaal opgeslagen data verdwenen. Toch bevindt zich op hun laptop wel degelijk informatie. Met de invoering van Windows 7 hoeven we ons geen zorgen te maken, dat die informatie in verkeerde handen zou kunnen vallen. Windows 7 beschikt namelijk over een standaard ingebouwde BitLocker encryptie, daar heb je geen aparte tools voor nodig. Alle data die op een Windows 7 laptop of pc wordt opgeslagen is daarmee automatisch te versleutelen, inclusief de gegevens die op een USB-stick worden opgeslagen. Bert Groot-Hulze: De offline bestanden en folders, die worden aangesproken als er geen online verbinding is, zijn in Windows 7 geen losse bestanden en mappen, die met Windows verkenner te openen zijn. In plaats daarvan zijn het versleutelde bestanden in een speciaal Windows-formaat. Zelfs als de laptop wordt gestolen en de vaste schijf wordt uitgebouwd heeft de dief er niets aan, want de data is onbereikbaar. Voordeel 7 - Centraal beheer werkplekken Niet alleen de communicatie, ook andere applicaties en processen heeft Bugaboo inmiddels in een online landschap neergelegd. Henk Siereveld: Ons streven is dat

6 Producten - Microsoft Windows Server Microsoft Windows 7 Enterprise - Microsoft Office Microsoft SCCM - Microsoft Office Communications Server - Microsoft SQL Server - Microsoft Office Live Meeting onze medewerkers zoveel mogelijk activiteiten online kunnen afhandelen, waarbij het niet mag uitmaken met welk device zij (willen) werken. Dat betekent dat we zwaar inzetten op Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) om zeker te zijn van veilige werkplekken en een veilige hosted omgeving. Dan namelijk kunnen we al onze medewerkers met een gerust hart op onze systemen toelaten, ook als iemand toevallig met een MAC werkt. Of met een ander apparaat dat niet ons eigendom is en waar we in feite geen controle over hebben. Henk Siereveld: Je ziet dat elke efficiencyslag weer andere mogelijkheden of uitdagingen openbaart. Dat is een doorlopend mechanisme. Virtualisatie bijvoorbeeld is een geweldige oplossing. Het onderhoud op onze servers is er aanzienlijk minder door geworden. De volgende stap die we nu willen maken is applicatie-virtualisatie, teneinde ook daar dezelfde besparingen te behalen. Als je je business tegemoet wilt komen en je mensen zo min mogelijk beperkingen wilt opleggen, kun je met SCCM een veilige online omgeving creëren, waarin alle apparatuur is toegestaan, dus ook laptops en PDA s waar je zelf geen controle over hebt. Henk Siereveld, global ICT director bij Bugaboo Voordeel 8 - Snelle en mooie werkplek is gewild Henk Siereveld: Windows 7 werkt écht goed, onze gebruikers omarmen het. Destijds met Windows Vista hadden we die ervaring niet. Pas toen Windows Vista Service Pack 2 uitkwam ging het beter. Windows 7 is meteen goed, onze mensen zijn er zeer enthousiast over. Bert Groot-Hulze: Snel, dat is de reactie die we het meest horen! Windows 7 is snel, en ook mooi en intuïtief. Vroeger zeiden onze gebruikers laat mij maar op XP zitten, nu willen ze liever vandaag dan morgen met Windows 7 aan de slag. Henk Siereveld: Ik denk dat dat ook komt, omdat Windows 7 heel veel functionaliteiten laat zien. Die waren er misschien vroeger ook al, maar Windows 7 zet ze vooráán in een gemakkelijk bereikbare interface. Gebruikers zien meteen wat ze moeten doen. Het toevoegen van een camera of printer bijvoorbeeld, in Windows 7 is dat compleet geautomatiseerd. Gebruikers kunnen nu zelf dingen doen die ze vroeger niet konden of niet konden vinden. Ze hebben geen cursus nodig, hoeven geen uitleg, ze snappen het meteen. Bert Groot-Hulze: Wat vroeger alleen kon, nadat je een gebruiker eerst rechten had gegeven op lokaal niveau, is nu met SCCM veel gemakkelijker te managen. Daardoor

7 kun je je gebruikers heel gemakkelijk veel meer mogelijkheden bieden om dingen zélf te doen, terwijl de veiligheid gehandhaafd blijft. Onze gebruikers zijn laaiend enthousiast over de performance van Windows 7. Het is snel, ziet er super uit en onze laptopgebruikers waarderen de lange speelduur van de batterijen. Vroeger zeiden onze gebruikers laat mij maar op XP zitten, nu willen ze liever vandaag dan morgen met Windows 7 aan de slag. Bert Groot-Hulze, IT-manager bij Bugaboo Henk Siereveld: Wat onze gebruikers ook opvalt is het verbeterde energiebeheer. Ze merken dat ze langer op hun laptop kunnen werken. Zelf heb ik dat ook ervaren. Ik vlieg erg veel en op een trip naar China moest je vroeger al na twee uur je adapter tevoorschijn halen, met Windows 7 kun je veel langer op de batterij doorwerken. Voordeel 9 Managementinformatie Voor alle database-gerelateerde processen kiest Bugaboo voor Microsoft SQL-Server. Henk Siereveld: SQL integreert goed met de pakketten die we al hebben draaien. Zo maakt Bugaboo al van oudsher gebruik van Exact software. Exact maakt in de backend gebruik van Microsoft SQL Server databases. Zou je met Oracle of Sun databases werken, dan moet je allerlei ingewikkelde conversies doen, dat is met SQL Server niet nodig. Uit de SQL Server databases blijkt veel business intelligence te halen. Bert Groot- Hulze: We hebben daar twee mensen op zitten, zij leveren alle informatie waar de afdeling Verkoop en het management om vragen. Willen zij bijvoorbeeld gedetailleerde informatie over het bezoek op onze website naar aanleiding van een actie, dan genereren onze BI-specialisten precies de juiste queries en rapporten uit de SQL databases en stellen die via bekende tools als Word en Excel beschikbaar. Voordeel 10 - Besparen op onderhoud van werkplek Henk Siereveld: Bij ons is de economische afschrijving verschoven naar technische afschrijving. Anders gezegd: we blijven doorwerken met pc s en randapparatuur tot ze kapot gaan. Daarmee verlengen we de vervangingscyclus en dat geeft een stukje besparing. Dat betekent ook dat we bestaande pc s geregeld upgraden. Met Windows Vista had dat nogal wat voeten in aarde, omdat er strenge eisen aan de pcconfiguratie werden gesteld. We merken dat Windows 7 op dit punt aanzienlijk soepeler is. We rollen het nieuwe besturingssysteem compleet met applicaties uit via SCCM, dat is een uitstekende tool voor dit doel. Met SCCM worden alle systemen zó klaargemaakt, dat ze voor alle gebruikers geschikt zijn. Eén standaard, elke pc is hetzelfde, met alles erop en eraan.

8 Meer informatie - Microsoft Kampt een gebruiker bijvoorbeeld met een kapotte pc, dan kan hij op een andere werkplek verder gaan of een van de pc s pakken, die we in reserve klaar hebben liggen. - Bugaboo - BRAIN FORCE Bert Groot-Hulze: Voor ons is een uitrol niet veel meer dan een druk op de F12- toets in SCCM. Doordat we dankzij de standaardisatie aanzienlijk minder intensief bezig zijn met het uitrollen van werkplekken, is dat beslist een saving. Dat betekent overigens niet dat we met minder FTE s toekunnen, maar wel dat we door taken efficiënter af te werken - meer tijd kunnen besteden aan andere belangrijke IT-zaken. TOEKOMST Bugaboo beschouwt IT niet als een afdeling, maar als dienst. Henk Siereveld: Het betrekken van IT bij alle activiteiten en evenementen werpt zijn vruchten af voor de héle organisatie. Dankzij het Microsoft-platform hebben we dat al meervoudig kunnen bewijzen, in savings, in efficiënter beheer, betere beveiliging, een betere communicatie etc. En we gaan nog veel meer stappen maken. Zo heeft al 80% van onze gebruikers een webcam, maar slechts de helft gebruikt die ook daadwerkelijk. Dat kan beter, daarom staat voor het tweede kwartaal de uitrol van Teleconference op de agenda, met daarin als onderdeel Microsoft Live Meeting. Dat gaat ook weer een besparing opleveren, want in plaats dat je gebruik moet maken van externe diensten voor conference als en desktop sharing, kunnen we dit binnenkort op ons Microsoft-platform zelf doen. Ook gaan we beginnen met een nieuwe helpdeskoplossing van Microsoft, die volledig integreert met SCCM. Als een gebruiker een fout meldt, bijvoorbeeld dat hij geen kan verzenden, krijgt hij automatisch bericht, bijvoorbeeld dat Exchange Server tijdelijk geen internetverbinding heeft en dat het probleem naar verwachting binnen x minuten verholpen zal zijn. Zo worden vrijwel alle elementen van het Microsoft-platform gemonsterd en is de oplossing steeds binnen handbereik. Ik ben benieuwd, volgend jaar zullen we zien hoe dit werkt! Disclaimer De in dit voorbeeld genoemde oplossingen kunnen van toepassing zijn op andere bedrijven en instellingen. De resultaten zijn echter afhankelijk van diverse aspecten, die bij andere bedrijven en instellingen sterk kunnen verschillen met het hier beschreven voorbeeld. SP