Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht.

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht."

Transcriptie

1 Voorstel aan burgemeester en wethouders Zaaknummer Onderwerp: Rapportage informatiehuishouding en archiefzorg in het kader van InterBestuurlijk Toezicht. Samenvatting/korte toelichting: Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt. De rapportage van de archiefinspecteur is besproken met de gemeentesecretaris en vervolgens voorzien van een ambtelijke oplegnotitie, waarin de reacties op de bevindingen en de te nemen acties zijn opgenomen. Deze rapportage is de eerste die wordt ingediend bij het college ter vaststelling en vervolgens ter informatie wordt doorgezonden aan de raad. Na behandeling in de raad wordt de rapportage met oplegnotitie doorgezonden aan Gedeputeerde Staten. Financiële consequenties en wijze van dekking, incl. begrotingspost: Er is geen sprake van onvoorziene financiële consequenties. De aanbevelingen en nodige acties kunnen worden uitgevoerd binnen de bestaande budgetten en formatie. Besluit: 1. De rapportage informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede met de bijbehorende ambtelijke oplegnotitie vast te stellen; 2. de vastgestelde rapportage met bijbehorende ambtelijke oplegnotitie met de overgelegde memo ter kennisneming toe te sturen aan de gemeenteraad met desgewenst het aanbod om een toelichting te verzorgen tijdens een informatieve bijeenkomst; 3. na behandeling door de gemeenteraad de vastgestelde rapportage en bijbehorende ambtelijke oplegnotitie toe te zenden aan Gedeputeerde Staten van Gelderland. Aldus besloten d.d

2 Gemeente Ede Memo Aan : Gemeenteraad Van : College van burgemeester en wethouders Datum : 24 februari 2015 Opgesteld door : Peter van Beek Zaaknummer : Bijlage : Rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede. Ambtelijke oplegnotitie. Onderwerp : Rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede Op 24 februari heeft het college de rapportage informatie- en archiefbestanden Gemeente Ede vastgesteld. De rapportage en de ambtelijke notitie treft u bijgaand ter informatie aan. Indien u dat wenst dan is het college bereid om de rapportage toe te lichten in een informatieve bijeenkomst van het college met uw raad. Gemeente Ede,Postbus 9022, 6710 HK Ede. Telefoon Bezoekadres: Bergstraat 4, Ede info@ede.nl. Website

3 Ambtelijke reactie naar aanleiding van Rapportage Informatie- en Archiefbeheer Gemeente Ede Inleiding Vanuit Gemeentearchief en I&A, waartoe het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) behoort, is met veel belangstelling uitgekeken naar de eerste formele KPI-rapportage van de gemeentelijk archiefinspecteur. Deze KPI-rapportage vervangt de beperkte audit die de provinciale archiefinspectie verrichtte en wordt door I&A als minstens zo waardevol beschouwd. Deze rapportage is een vervolg po de informele rapportage die in 2013 is opgesteld en intern besproken. De gemeentelijk archiefinspecteur is uitstekend op de hoogte van de kwaliteit over de gehele breedte van het archiefwerk en de dialoog over die kwaliteit en verbeterpunten zijn voor Gemeentearchief en I&A inspirerend. De KPI-rapportage benoemt punten waarvan de verantwoordelijkheid bij verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie belegd is. Verbeteracties worden in het verlengde daarvan op verschillende organieke plaatsen verwacht waarbij voor I&A-DIV en het Gemeentearchief het meest is te doen. Deze oplegnotitie bevat de ambtelijke reactie van I&A en Gemeentearchief op de KPI-rapportage. Archivaris en hoofd I&A spraken af dat de laatste penvoerder is. Leeswijzer: Voorliggende notitie hanteert de volgorde van onderwerpen in de KPI-rapportage. Per onderwerp is in omlijnd kort weergegeven wat de (re-)actie vanuit de verantwoordelijke afdelingen (I&A en Gemeentearchief) is op de bevindingen en aanbevelingen van de archiefinspecteur. Ontwikkelen integrale visie op informatiehuishouding Volgens artikel 16 van de Archiefregeling dient de gemeente Ede ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Daarbij gaat het erom dat de gemeente structureel aan kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Op dit moment wordt dat ingevuld met documentmanagementoplossingen (Verseon en Zaakssysteem.nl). Er zijn echter ook zogenaamde vakapplicaties (bijv. Wave, GWS4ALL, Atlantis) waarin te bewaren informatie wordt gemaakt, bewerkt en bewaard waarvoor afpraken dienen te worden gemaakt. Team IPM van de afdeling I&A heeft in Q een meerjaren I&A-beleidsplan waarin een integrale visie op onze informatiehuishouding is neergelegd, dus inclusief archiefvorming voor decentrale bewaarplaatsen en -applicaties. Aandacht gaat daarbij uit naar de uitvoering hiervan. We gaan ons verdiepen in het vraagstuk voor de verantwoordelijkheid van de gemeente voor het archiefbeheer van Gemeenschappelijke Regelingen (GR), met als eerste stap het register voor GR en samenwerkingsverbanden aan te leggen en dat te vertalen naar verantwoordelijkheden voor het archiefbeheer van de GR.

4 Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist. Aanleggen register GR en samenwerkingsverbanden, vertaald naar taken en verantwoordelijkheden 1e helft 2015: Register 2e helft 2015: vertaling Ontwikkelen integrale visie op informatiehuishouding I&A maakt meerjaren I&A-beleidsplan waarin een integrale visie op onze informatiehuishoudin g wordt neergelegd Helderheid over archiefvorming voor decentrale bewaarplaatsen en - applicaties. Invoeren zaaksysteem.nl als DMS als vervang-ing voor zoveel mogelijk subsys-temen Hybride archivering Archivering vindt op dit moment zowel digitaal als op papier plaats. DIV neemt duidelijk de stelling in dat als digitale archivering niet goed is geregeld, het papieren dossier leidend is. Dit betekent dat de digitale documenten de status krijgen van werkdossier en dat formele documenten op papier gearchiveerd moeten worden. De eerste actie die genomen wordt is natuurlijk dat de digitale archivering op orde wordt gebracht. De focus ligt hiervoor op dit moment op zaaksysteem.nl. Dit wordt zodanig ingericht dat archivering van papier niet meer nodig is op het moment dat het gearchiveerd is in zaaksysteem.nl. Tegelijkertijd realiseert DIV zich dat zij afhankelijk is van wat medewerkers op de afdeling ter archivering aanleveren. Veel medewerkers werken met de digitale werkdossiers en leveren de documenten niet op papier ter archivering aan. Zij realiseren zich niet welke risico s zij lopen met de documentopslag in deze digitale systemen. DIV wijst afdelingen op deze risico s. Tevens wordt integrale archivering (het belang daarvan en het doén) meegenomen in de workshops Zaakgericht werken en bij de uitvoering van Het Nieuwe Werken. Als werkprocessen in het kader van kantelen naar zaakgericht en digitaal werken op basis van LEAN worden getransformeerd, krijgt integrale archivering ruim aandacht. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist. Hybride archivering Systeem voor digitale archivering in gebruik nemen (zaaksysteem.nl) Fysieke dossiers verdwijnen op termijn, dus einde hybride archive-ring Bewustzijncampagne bij uitrol HNW Integrale digitale archivering wordt standaard en

5 Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen normaal gedrag Bouwvergunningen zoek Er zijn inderdaad bouwvergunningen zoek. Overigens geldt dit niet alleen voor bouwvergunningen, maar ook (weliswaar in veel mindere mate) voor andere dossiers. De meeste aandacht gaat bij dit probleem uit naar het voorkomen dat er in de toekomst nog meer dossiers zoek raken. Voor de bouwvergunningen zijn hiertoe ook de laatste bouwvergunningen die nog niet digitaal zijn gescand (december 2014 gerealiseerd). Daarnaast worden dossiers die digitaal beschikbaar zijn niet meer fysiek uitgeleend, maar wordt er zoveel mogelijk verwezen naar de digitale documenten. Tegelijkertijd is bekeken in hoeverre zoekgeraakte dossiers teruggevonden kunnen worden. Hiervoor is de uitleenadministratie eind 2013 geactualiseerd en de rappelering op dossiers met ingang van 1 januari 2014 weer structureel ingevoerd. Daarnaast wordt Het Nieuwe Werken voor de gehele gemeente verder uitgerold. Consequentie hiervan is dat afdelingen hun kasten moeten opruimen, waarbij de ervaring leert dat een aantal zoekgeraakte dossiers alsnog boven tafel komt. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist. Bouwvergunningen zoek Wat gedigitali-seerd is niet meer fysiek uitlenen Systematiek voor uitlenen her-zien Herinvoer rappel Zoekcampagne bij uitrol HNW Voorkomen dat nog dossiers zoek-raken Verloren dossiers terugvinden Reeds ingevoerd (2013) Gereed en ingevoerd per Per loopt (tot volle-dige uitrol HNW, mogelijk in 2015) Decentrale archivering Archivering vindt op verschillende plekken binnen de organisatie plaats. Dit geldt zowel voor het dynamisch archief, als voor het semi-statisch archief. Met de implementatie van HNW is het aantal decentrale dynamische archieven sterk afgenomen. Dynamische archivering vindt echter nog wel op sommige plekken decentraal plaats. Door verdere implementatie van het zaaksysteem wordt de archivering volledig digitaal in deze applicatie gedaan. Daarmee komt de verantwoordelijkheid voor archivering ook bij DIV te liggen (conform het Besluit Informatiebeheer). De verantwoordelijkheid voor de archivering van de meldingen openbare ruimte zijn hierdoor al bij DIV komen te liggen, waar de uitvoering van de archivering voorheen bij de vakafdeling lag. Naarmate zaaksysteem.nl verder uitgerold wordt, zal ook het dynamisch archief en de verantwoordelijkheid hiervoor steeds meer centraal belegd zijn. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Decentrale archivering Constatering juist. Dynamische archi- Saneren decen-trale Effectuering bij

6 vering stapsgewijs middels zaaksysteem. archieven; alles in zaaksysteem. invoering HNW Loopt gelijk op met transitie naar digaal zaakgericht werken Tekort aan archiefruimte Als de gemeente Ede op de manier blijft werken zoals dat nu gebeurt, dreigt inderdaad een tekort aan archiefruimte en archiefbewaarplaatsen. Daarom wordt een aantal acties in gang gezet en is al een aantal acties genomen om dit te voorkomen: 1.Met substitutie wordt voorkomen dat fysieke opslag nodig is. Substitutie is georganiseerd voor de inkomende facturen en de documenten met betrekking tot de personeelsdossiers. Voor het zaaksysteem wordt dit op dit moment gerealiseerd en onderzocht wordt in hoeverre substitutie kan gelden voor alle documenten in Corsa. 2.De achterstand in vernietiging bij DIV wordt bijgewerkt, de vernietiging wordt meer structureel georganiseerd. De achterstand geldt op dit moment voor het GB-archief van 2009 t/m 2014, voor oude personeelsdossiers, voor administratie van diverse afdelingen en voor de handhaving behorende bij milieuvergunningen. 3.De archiefruimte en de archiefbewaarplaats niet gebruiken als opslagplek, uitsluitend documenten die daar horen worden er opgeslagen. 4.Documenten die op korte termijn vernietigd mogen worden, niet (meer) opslaan onder de strenge condities van een archiefruimte, maar die elders plaatsen. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist. (Dreigend) tekort aan archiefruimte Acties: substitutie rege-len (voorkomt fysieke opslag) achterstand in vernietiging wegwerken ruimten ontdoen van materiaal dat daar niet per se moet zijn op korte termijn te vernietigen materiaal in minder hoogwaardige ruimte bewaren Door ingrijpen en veranderen huidige werkwijze wordt een tekort aan archiefruimte voorkomen Acties zodanig uitvoeren dat geen ruimtegebrek ontstaat. Ruimten Burgerzaken en Brandweer voldoen niet Burgerzaken Burgerzaken beschikt over twee ruimten waarin archiefdocumenten worden opgeslagen: de kluis en de archiefruimte onder E0 in het raadhuis. De archiefruimte bevat semi-statisch archief en werkarchief. Deze ruimte wordt opgeruimd zodra Burgerzaken overgaat op Het Nieuwe Werken. Hierbij wordt DIV nauw betrokken, zodat de archieven op de juiste plek terecht komen en er geen archiefstukken verloren gaan.

7 In de kluis staan voornamelijk brondocumenten die Burgerzaken dagelijks nodig heeft voor de uitvoering van haar taken. Daarom zijn in overleg met de archiefinspecteur afwijkende termijnen bepaald voor het overbrengen van de documenten aan het gemeentearchief. Het klopt dat de condities in de kluis niet voldoen aan de eisen die worden gesteld aan een archiefruimte of archiefbewaarplaats. Deze situatie zal niet veranderen, ook niet na de verbouwing voor Het Nieuwe Werken. Dit wordt gedoogd. Brandweer Per 1 januari 2014 is de brandweer opgegaan in de Veiligheidsregio Gelderland Midden (VGGM). De dossiers die op termijn te vernietigen zijn zijn afgesloten en overgedragen aan DIV. Dossiers die bewaard moeten blijven zijn eveneens afgesloten en overgedragen aan het gemeentearchief. Dit betekent dat de dossiers ook fysiek zijn verhuisd naar de archiefruimte en de archiefbewaarplaats in het Raadhuis. Uitzondering hierop zijn de gebruiksvergunningen, die dermate vaak geraadpleegd worden bij de brandweer dat ervoor gekozen is om deze vooralsnog bij de brandweer te laten. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Ruimten Burgerzaken en Brandweer voldoen niet Constatering juist Burgerzaken: Ruimte E0 wordt opgedoekt als Burgerzaken overgaat naar HNW. Kluis voor voornamelijk brondocumenten voor dagelijks gebruik wordt gedoogd Brandweer: Het Brandweer archief wordt beëindigd per Deels gaat materiaal naar de Veiligheidsregio, deels naar Gemeentearchief. Voor de gebruiksvergunninge n wordt het gedoogd dat deze voorlopig nog bij de brandweer staan. Burgerzaken, op de kluis na, werkt conform Archief-wet geaccepteerd (beperkt) risico constatering (risico) niet meer van toepassing Ontbreken duurzame oplossing voor digitaal archiveren Waarschijnlijk 2015 januari 2014 Voor digitale archivering wordt op dit moment Verseon aangeboden als oplossing. Verseon is een DMS/RMA. Zaaksysteem.nl wordt zodanig ingericht dat het beschikt over de functionaliteiten van een DMS/RMA. Hiermee wordt een duurzame oplossing voor digitaal archiveren geboden. Het is echter de vraag of dit niet verder doorontwikkeld moet worden tot een e-depot en of dit überhaupt mogelijk is. Tot nu toe is nog niet helder waar een e-depot aan zou moeten voldoen en of dit

8 inderdaad een aparte applicatie zou moeten zijn. Dit wordt in 20145onderzocht. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist Duurzaam digitaal archiveren In 2014 wordt (landelijk) verder onderzocht hoe een e-depot te realiseren Ede haakt in op een regionale of landelijke oplos-sing als die voor-handen komt Onderzoek Applicaties voldoen niet aan duurzaam archiefbeheer Er zijn diverse applicaties die niet voldoen aan duurzaam archiefbeheer, terwijl daar wel documenten in worden opgeslagen. De belangrijkste opmerking hierbij is, dat deze applicaties daarbij niet worden gebruikt om documenten duurzaam op te slaan. Voor deze documenten geldt dat digitale documenten geprint worden om de duurzame beschikbaarheid (op papier dus) te kunnen garanderen of dat gekozen wordt voor dubbele registratie door ook te registreren in zaaksysteem.nl. Omdat de gemeente Ede steeds meer papierarm wil werken, is deze situatie niet ideaal. Daarom is ervoor gekozen om voor een aantal applicaties te organiseren dat documenten daarin duurzaam opgeslagen en beheerd kunnen worden. Deze applicaties worden vervolgens zoveel mogelijk gebruikt om de documenten in op te slaan. De andere applicaties bevatten wellicht nog werkdossiers, maar de formele archiefdocumenten worden dan opgeslagen in de daarvoor geschikte applicaties. De applicaties die hier tot nu toe voor werden ingericht zijn Corsa, zaaksysteem.nl en Youforce voor te vernietigen bescheiden met betrekking tot de personeelsdossiers. Met betrekking tot de constatering dat het door GA gebruikte pakket Atlantis niet voldoet aan de voorwaarden voor duurzaam archiefbeheer wordt opgemerkt dat binnen de voor archieven gebruikelijke software momenteel geen enkel product voldoet aan de gestelde eisen voor een kwaliteitssysteem. Dit is punt van bespreking met de softwareleverancier van Atlantis. Daarnaast zal worden onderzocht of in de toekomst Zaaksysteem.nl zou kunnen voldoen aan de wensen voor het gemeentearchief. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Constatering juist. Applicaties voldoen niet aan duurzaam archiefbeheer Bij transitie naar digitaal zaakge-richt werken is verdere imple-mentatie van zaaksysteem noodzakelijk én bij de vervanging van backofficesyste-men wordt duur-zaam archiefbe-heer een crite-rium. Naar een alter-natief Applicaties voldoen aan duurzaam archiefbeheer Tijdvak Onderzoek

9 Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen voor Atlantis wordt gezocht. vervanging Atlantis: resultaat 2015 Er is geen calamiteiten- en rampenplan voor archief Het klopt dat er geen calamiteiten- en rampenplan is vastgesteld. Enige tijd geleden heeft het gemeentearchief een eerste versie van een dergelijk plan opgesteld. Deze is echter nog niet vastgesteld en behoeft nog aanpassing. In 2014 is het plan geactualiseerd, het dient alleen nog vastgesteld te worden. Hierbij is op onderdelen worden aangesloten bij het gemeentelijke rampenplan en de bedrijfshulpverleningsorganisatie. Onderwerp (Re-)actie Resultaat Mijlpaal/mijpalen Geen vastgesteld calamiteiten- en rampenplan voor archief Constatering juist Er is een geactualiseerd plan dat moet worden vastgesteld Er is een up-to-date calamiteiten- en rampenplan dat aansluit op het gemeentelijk rampenplan en overige rampenbestrijding (o.a. BHV) Q1 2015

10 Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede Ten Geleide Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie jaarlijks verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. De KPI-rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur en wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Daarbij is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI s. Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. In de rapportage zijn bevindingen opgenomen. Tegelijkertijd worden mogelijke maatregelen voorgesteld. Uit de rapportage komen diverse zaken naar voren die aandacht vergen. Het belangrijkste om actie op te ondernemen is ten eerste het ontwikkelen van een duidelijke, integrale en gemeentebrede visie op informatiehuishouding, waarbij aandacht is voor de borging van kwaliteit; en ten tweede een duidelijk overzicht van de beheerde informatie die zich op vele analoge en digitale plekken in de organisatie bevindt.

11 Volledige Rapportage 1 INLEIDING EN VERANTWOORDING KPI-VERSLAG LOKALE REGELGEVING INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN VERNIETIGING, VERVANGING EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE OPENBARE ARCHIEFBEWAARPLAATS ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID MIDDELEN EN MENSEN BIJLAGEN KPI-RAPPORTAGE : OVERZICHT RISICOPROFILERING MET OPMERKINGEN GEMEENTELIJK ARCHIEFINSPECTEUR P. van Beek, gemeentearchivaris H. Berende, plaatsvervangend gemeentearchivaris/ archiefinspecteur

12 1 Inleiding en verantwoording Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht ( ) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan de provincie verantwoording af te leggen op basis van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). De gemeentearchivaris is de aangewezen functionaris om bij de opstelling hiervan een leidende rol te vervullen, in de praktijk uitgevoerd door de gemeentelijk archiefinspecteur. De KPI's zijn gebaseerd op wet- en regelgeving. Deze rapportage is ingedeeld naar de tien categorieën van de KPI s. Per KPI-onderdeel is bekeken in hoeverre de gemeente daaraan voldoet. Indien de gemeente niet voldoet aan wettelijke eisen, zoals vertaald in de KPI's, zou er sprake van taakverwaarlozing kunnen zijn, zulks ter beoordeling van de provincie. Dit kan leiden tot ingrijpen door Gedeputeerde Staten met als uiterste consequentie indeplaatstreding; en/of schorsing of vernietiging van besluiten. Gedeputeerde Staten handelt hierbij volgens een interventieladder, die de gemeente in de gelegenheid stelt de gebreken te herstellen voordat tot daadwerkelijk interveniëren wordt overgegaan. Deze rapportage is gebaseerd op de intern opgestelde rapportage van 2012 met oplegnotitie, bevindingen, overleg met DIV en bureau-onderzoek. Het onderzoek en de rapportage zijn verricht en opgesteld volgens de VNG-handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatieindicatoren, tweede geactualiseerde versie april Puntsgewijs is aangegeven in hoeverre de gemeente voldoet. Daarvoor is gebruik gemaakt van het E-formulier Archief KPI s, zoals ontwikkeld en beschikbaar gesteld door BRAIN (versie januari 2014). Met het formulier is het mogelijk de toezichtsindicatoren voor de Archiefwet 1995 via dit E-formulier te uploaden op Waarstaatjegemeente.nl. Let wel: een dergelijke KPI-rapportage maakt alleen inzichtelijk of de gemeente aan de Archiefwetgeving voldoet of niet. Naast de KPI-rapportage worden andere instrumenten genoemd om de kwaliteit te meten, zoals de Baseline Informatiehuishouding, RODIN. Vrijwel alle gegevens zijn verwerkt in het E-formulier, met uitzondering van gegevens voor Middelen en mensen. Het is op basis van de verstrekte gevens niet mogelijk een goede uitspraak te doen over het voldoen aan de eisen voor voldoende mensen en middelen. Of het voldoende is, moet blijken uit de waardering van de andere KPI-onderdelen. Deze rapportage is meer dan louter een KPI rapportage in de zin van de VNG. Gaat het bij de KPI s om het beoordelen of de Gemeente aan de regels voldoet, intern maakt de Gemeente Ede gebruik van een risicoprofiel. Met dit profiel worden de financiële risico s gewogen die de gemeente loopt. Door het stramien te gebruiken van het gemeentebrede risicoprofiel, kunnen de verantwoordelijken maatregelen voor het informatie- en archiefbeheer nemen. Niet elk risico zal worden opgenomen in het algemene risicoprofiel, bijvoorbeeld omdat het financiële risico gering is. Het profiel is in de rapportage opgenomen, een totaaloverzicht is in de bijlage te vinden. Anders dan in 2012 is naar heel Naris gekeken voor risico s op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Bovendien is opgenomen op welke wijze invulling wordt gegeven aan bepaalde onderdelen. De kwaliteitssystemen zoals Baseline en Rodin zijn niet volledig aanwezig bij Ede. Daarmee is er nog niet voldoende inzicht in de kwaliteit. Deze rapportage is opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur. De rapportage wordt ingediend door de gemeentearchivaris. Het is de taak van de gemeentelijk archiefinspecteur om risico s en praktijken te signaleren, te beoordelen op belang. Het is de taak van de geïnspecteerde om te beslissen tot maatregelen. In het profiel zijn mogelijke maatregelen voorgesteld, als tegemoetkoming richting geïnspecteerde. De beslissing welke maatregel genomen wordt, ligt bij de geïnspecteerden. Zij kunnen ook de kans van risico s het beste wegen. De rapportage biedt een handreiking aan maatregelen. De eerstverantwoordelijken kunnen op basis van deze rapportage maatregelen verder uitwerken; zij dienen ook structuur aan te brengen in het aanpakken van de risico s. Dit verdient continu aandacht. Op grond van de KPI-rapportage over 2012 is een oplegnotitie samengesteld waarin hoofd I&A en de gemeentearchivaris de diverse punten uit de rapportage waarderen, prioriteren en maatregelen of oplossingsrichtingen toezeggen. Sinds de rapportage 2012 is het een en ander in werking gezet. Voor de feitelijke constateringen zijn er enkele verbeteringen gezien. In de huidige rapportage zijn risico s niet meer opgenomen, wanneer duidelijk is dat ze opgelost zijn of met redelijke zekerheid gesteld kan worden dat ze in 2014 opgelost zijn.

13 In sommige gevallen zijn risico s (met Rxxx) overgenomen uit het profiel, waarbij soms een aanvulling vanuit de archiefinspectie is opgenomen. Enkele risico s zijn in de rapportage dubbel opgenomen, omdat ze bij twee onderdelen passen. Er is contact geweest met de archiefbeheerders: DIV en GA. DIV is volgens het Besluit Informatiebeheer de enige informatiebeheerder van het dynamische en semistatische archief van de Gemeente. Er is niet gesproken met diverse (sub)beheerders van informatie, hoewel wel informatie van hen (uit Naris) gebruikt is. Het doel van deze rapportage is het verkrijgen van een overzicht van de stand van de informatiehuishouding bij de hele gemeente Ede. De Gemeentearchivaris is beheerder van de overgebrachte archiefbescheiden. Uit Naris waren R172 en R324 vervallen. Het betrof zaken m.b.t. de stabiliteit, continuiteit, rechtmatig gebruik betrouwbaarheid, veiligheid van ICT. Die zijn in andere risico s opgenomen. Bovendien was R164 vervallen. R164 is nu opgenomen onder A030 omdat het risico nog aanwezig is. A006, A014, A019, A020, A021, A022 zijn niet meer opgenomen: die zijn niet meer als risico aan te merken. A001, A003, A011 zijn iets aangepast. Naar aanleiding van de complete rapportage zijn naar het oordeel van de gemeentearchivaris, opgesteld door de gemeentelijk archiefinspecteur, maatregelen nodig op de volgende onderdelen: 1. Ontwikkelen van een duidelijke, integrale visie op informatiehuishouding. a. Het beleid is momenteel te sterk gericht op centrale archiveringssysteem. Het is daarmee niet volledig gemeentebreed. b. Er moet aandacht zijn voor de borging van kwaliteit. Die borging, zoals bij substitutie en SLA, moet gegarandeerd zijn. 2. Overzicht van beheerde archiefbescheiden behoeft verbetering, zoals: a. Er wordt veel decentraal gearchiveerd. (Besluit informatiebeheer en de praktijk sluiten niet op elkaar aan.) b. Afspraken met andere partijen zoals VGGM, OddV over informatie- en archiefbeheer zijn onvoldoende vastgelegd. c. Er is sprake van hybride archivering met alle gevolg voor verlies van informatie en onnodig zoeken. d. Er zijn dossiers niet vindbaar, waaronder bouwvergunningen ( ). e. Houd rekening met de eisen voor een metadataschema.

14 2 KPI-verslag 2.1 Lokale regelgeving In dit onderdeel draait het om de vraag of de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen voldoen. De werkelijkheid en het Besluit Informatiebeheer sluiten niet op elkaar aan. Volgens het Besluit Informatiebeheer is DIV verantwoordelijk. In de praktijk heeft DIV niet het volledige overzicht en de grip. Speciale aandacht is er voor KCC (registratie van (elektronische) post), Brandweer (eigen archiefbeheer) en VH (/OddV) (registratie en dossiervorming WABO-vergunningen), WIZ (eigen archiefbeheer) en mogelijk de Griffie. Uit het risicoprofiel blijkt ook dat diverse afdelingen, zoals P&O en H&S, risico s zien op het gebied van informatiebeheer. DIV kan ofwel de regierol meer naar zich toe halen; ofwel de verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer zal verdeeld moeten worden over de daadwerkelijke beheerders. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 is sprake dat decentrale archivering wordt aangepakt. Verwezen wordt naar een directievoorstel waarin onder andere staat dat semi-statische archivering centraal bij DIV plaats zal moeten vinden; en dat de realisatie hiervan plaatsvindt onder de uitrol van Het Nieuwe Werken (HNW). Bovendien wil DIV de dynamische archivering naar zich toe trekken, aan de hand van de invoer van digitaal zaakgericht werken. De constatering dat niet voldaan wordt aan het Besluit Informatiebeheer 2009 blijft staan. Het is helder dat het streven van DIV is om praktijk te laten aansluiten op het Besluit Informatiebeheer. Dit moet in 2017 geëffectueerd zijn. De Gemeente Ede houdt geen register bij, dat verplicht is op grond van Wet Gemeenschappelijke regelingen, artikel 27. Een dergelijk register geeft een overzicht voor welke organen en organisaties de Gemeente verantwoordelijkheid draagt voor het informatiebeheer. In 2013 is dit register niet gerealiseerd, maar wel gepland te realiseren in Daarnaast geldt dat met géén van de GR s waar de Gemeente Ede in deelneemt, zijn heldere en eenduidige afspraken gemaakt ten aanzien van het beheer van de informatie. In het algemeen wordt gesteld dat gemeente Ede zorgt voor de archivering van de Gemeente zelf, van FoodValley en rechtsvoorloper, en van de Omgevingsdienst de Vallei voor de secundaire archieven. Mandatering is niet geregeld. Evenmin zijn afspraken over archiefbeheer helder en duidelijk met betrekking tot Permar, ACV en rechtsvoorganger Afvalcombinatie De Vallei (N.V. en B.V.), Werkplaza en de overgang van de gemeentelijke Brandweer naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden per 1/1/2014. Taken van de Jeugdzorg worden van de provincie overgeheveld naar de gemeenten. Daarbij moet aandacht zijn voor een goede regeling van de archieven. Op dit moment bestaan daar landelijk grote zorgen over. Er zijn diverse externe partijen betrokken bij de informatiehuishouding. Belangrijk punt voor de toekomst in dit opzicht is Permar. Zij vervult een rol in het proces van substitutie. Andere partijen zijn organisaties die zorgen voor de applicaties waarmee gewerkt wordt. Zo is er Raet voor de salarisadministratie en de declaraties. Zij hebben geen garantie kunnen geven dat informatie op tijd (en niet te vroeg) vernietigd wordt. Daarnaast zijn er Devent-IT, Zaaksysteem.nl, Oracle. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A001 Niet voldoen aan artikel 27 Wgr Gemeente houdt geen register bij (artikel 27 Wgr) Gemeente is volledig verantwoordelijk voor archiefbeheer van GR. Geen overzicht van de te beheren informatie. Gepland in 2014 om op te lossen. Bijhouden register. Beleggen verantwoordelijkheden archiefbeheer in DVO, niet alleen voor GR, maar ook voor

15 overdracht van taken. A002 A031 WIZ, VH, KCC, DIV, BRW zorgen voor eigen archivering. Gegevens worden dubbel/ anders/ verkeerd/ niet opgeslagen Besluit Informatiebeheer sluit niet aan op de praktijk. Geen duidelijke afspraken informatie- en archiefbeheer gemeente en andere partijen Dossiers zijn op diverse plaatsen te vinden. Er is geen grip op de informatiehuishouding. Zie ook: R162, A023, A025 Verlies van informatie; onduidelijkheden over juistheid van informatie. 2.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht In dit onderdeel gaat het om de vraag of de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding werkt. Er is geen duidelijk en eenduidig kwaliteitssysteem waarop ook systematische (interne) controle is. Het informatiebeleid is versnipperd over diverse afspraken en overleggen. Bovendien is het sterk ICT-gericht. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt onderkend dat er geen omvattende visie is op de informatiehuishouding. Bovendien werd gesteld dat de visie eind 2013 gerealiseerd zou zijn. Dat is niet het geval. Bovendien is het aan te bevelen wanneer het informatiebeveiligingsbeleid onderdeel uitmaakt van of gerelateerd is aan het informatiebeleid. Speciale aandacht zou daarbij moeten gaan naar het intern gebruik en de autorisatie van privacygevoelige gegevens. Opslag in systemen Momenteel is het centrale registratiesysteem Verseon; aangevuld met Zaaksysteem.nl. Beide voldoen volgens de eigen website aan de eisen NEN 2082 voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. Het is onbekend of Verseon en Zaaksysteem.nl ook aan de eisen voldoen in de Edese situatie. Verseon voldoet als documentmanagementsysteem. Voor Zaaksysteem.nl geldt dat, wanneer substitutie een feit is, volledige digitale dossiervorming kan plaatsvinden. Voor de financiële administratie wordt Corsa gebruikt. Voor de processen waarvoor substitutie aangevraagd is (creditfacturen), zijn afspraken gemaakt over periodieke auditering van het kwaliteitssysteem. Deze zijn niet nagekomen in Deze afspraken stonden in het handboek substitutie en in de SLA met Permar, afgesloten in 2012 (registratienummer ). In 2013 is niet voldaan aan een audit. Meer bijzonder is dat de SLA zonder overleg met de gemeentearchivaris gewijzigd is. Voor de nieuwe SLA en handboeken substitutie is het noodzakelijk dat de kwaliteitszorg op orde en geborgd is. In de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 wordt aangegeven dat bij de transitie naar digitaal zaakgericht werken duurzaam archiefbeheer een criterium wordt. Daarmee kan het overzicht en de kwaliteit eenvoudiger worden verkregen en verbeterd. Dit zal met zaaksysteem.nl en corsa het geval zijn. Op welke wijze hieraan invulling gegegen is, is niet nader onderzocht omdat daarover geen informatie aangeleverd is. Naast Verseon, Zaaksysteem en Corsa kregen twee applicaties speciale aandacht, net als vorig jaar. Ten eerste Wave. Hierin worden WABO-vergunningen opgenomen, geregistreerd en opgeslagen. Pas wanneer de vergunning afgehandeld is, wordt het dossier overgezet naar Verseon. Dan worden de stukken uitgeprint en de printversie wordt beschouwd als het origineel. Dit brengt risico s met zich mee. Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie van stukken. Ten tweede Atlantis, het systeem voor archief- en collectiebeheer. Dit systeem voldoet evenmin aan de eisen voor een kwaliteitssysteem. Dat is kwalijk omdat ook digitale originelen (digitale foto s) worden opgenomen; en omdat beschrijvingen alleen in dit systeem gedaan worden. Deze beschrijvingen (metadata)

16 gelden ook als archiefstuk. In de risicoprofilering van 2013 voor en door het Gemeentearchief wordt de kans dat informatie verloren gaat als groot ingeschat, maar het gevolg klein. Gevolgen van een niet deugdelijk kwaliteitssysteem zijn volgens de archiefinspecteur niet als klein te beschouwen. Volgens de oplegnotitie op de KPI-rapportage 2012 voldoet geen enkel systeem dat in de markt is als archiefbeheerapplicatie. Daarbij is voorbijgegaan aan de mogelijkheid om de gegevens in een ander systeem te plaatsen dan voor archiefinstellingen op de markt is. Er is toegezegd dat Atlantis in 2014 onderzocht wordt of het kan voldoen aan de voorwaarden. Verder zijn er diverse (backoffice)applicaties. Deze zorgen ervoor dat de processen zelf goed verlopen. De archiefcomponent wordt van belang, wanneer het ook gaat om het beheren, en vooral het duurzaam beheren, van informatie. Nader onderzoek in dit geheel verdienen databases en systemen zoals GWS4ALL, Geografische Systemen, Basisregisrtaties. Uit een dergelijk onderzoek, dat geïnitieerd zou moeten worden door DIV, moet blijken of ze gegevens bevatten die voor bewaring in aanmerking komen, hoe dat geborgd is en of het systeem/ database voldoet. De benoemde gemeentearchivaris brengt periodiek verslag uit over het toezicht op het archiefbeheer en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Over het jaar 2013 is een jaarverslag in ontwikkeling. De kans dat dit optreedt volgens het eigen risicoprofiel wordt overigens als gemiddeld aangemerkt. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A003 Projecten of activiteiten op het gebied van informatiehuishouding kennen onvoldoende samenhang en prioritering. A004 Wave voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem, ook niet voor de registratie Er is geen eenduidig alomvattend informatiebeleid. Er zijn op diverse punten beleid en vooral afspraken. Technische voorzieningen ontbreken (of beschikbare juiste technische voorziening wordt niet gebruikt) Er zijn zaken niet geregeld, zelfs niet in beeld. Informatie gaat een eigen weg. Bouwvergunningen, Hinderwetvergunningen, Wabo-dossiers e.d. zijn onvolledig en/of niet vindbaar. De authenticiteit en Er was gepland in 2013 een beleid te hebben. Dat is er niet. Relatie met R167 Informatiebeleid vaststellen dat omvattend is voor hele organisatie. ICT maakt daar onderdeel van uit. Lagere maatregelen dan beleid opstellen en uitvoeren, zoals protocollen voor gebruik netwerkschijven, cloudopslag en gebruik, sociale media. Gemeente laten voldoen aan NEN Aandacht hebben voor informatiebeveiliging, ook van privacygevoelige informatie. Wave aanpassen aan NEN (en 2082) Direct opnemen van WABOvergunningen in een systeem dat voldoet aan de kwaliteitseisen

17 A005 Atlantis voldoet niet aan de eisen voor een kwaliteitssysteem R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd. A023 Gegevens in applicaties/ systemen (zoals GWS4ALL) worden vernietigd. A024 Gegevens gaan verloren of zijn corrupt Technische voorzieningen bij leverancier ontbreken. Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt. Onduidelijk of diverse systemen als backofficeapplicatie functioneren zonder (te bewaren) archiefbescheiden Geen audit, controle op afspraken rondom informatiehuishouding, in het bijzonder m.b.t. substitutie/ geen positief advies gemeentearchivaris bij ingrijpende wijzigingen in informatiebeheer betrouwbaarheid van het dossier staat op het spel Verlies van informatie over foto s, kaarten, AV, akten, archieven; en het beheer ervan. Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Onrechtmatige vernietiging van gegevens, waarmee bewijsfunctie of erfgoedfunctie van die gegevens ontbreekt. Niet nakoming van afspraken: financiële consequenties. Imagoschade. Voorbeeld: SLA met Permar. Relatie met R167. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. 2013: implementatie zaaksysteem vanaf Overstappen op Zaaksysteem.nl of ander kwaliteitssysteem dat voldoet aan NEN- 2082, danwel Atlantis daaraan laten voldoen. Atlantis niet als systeem gebruiken voor duurzaam informatiebeheer Afspraken m.b.t. registratie en beheer maken en naleven Onderzoek naar archiefwaardigheid van gegevens in diverse systemen (zoals GWS4ALL) voor bewijsvoering en erfgoedfunctie. Zorg voor goede kwaliteitsborging middels (externe) audits, periodiek overleg en jaarlijkse rapportage. 2.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden In dit onderdeel gaat het om de vragen of de ordening planmatig gebeurt; of het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid van archiefinformatie waarborgt.

18 In de KPI-rapportage zijn diverse systemen opgenomen. Systeem 1: Verseon. Systeem 2: Zaaksysteem.nl. Systeem 3: Wave. Systeem 4: Corsa. Het systeem voor Overgedragen Archieven is Atlantis. Ede beschikt niet over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij haar berustende archiefbescheiden (papier en digitaal), geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Enkele voorbeelden: Tientallen, mogelijk honderden bouwvergunningen uit de jaren zijn niet geregistreerd. Ze zijn derhalve onvindbaar. Ze zijn niet in Wave te vinden en niet in Verseon. o In de oplegnotitie is geen aandacht besteed aan dit punt, maar alleen aan de uitleen. Het betreft hierboven dossiers die er wel zijn (ze zijn zelfs gescand), maar niet vindbaar in Wave of Verseon. Er is sprake van hybride archivering. Zowel op papier als op diverse digitale plaatsen wordt informatie verzameld en geplaatst. Zowel in boxen (vaak geleegd), netwerkschijven, backofficeapplicaties als op papier worden stukken m.b.t. één zaak opgeborgen. Het gevolg is dat er niet een overzicht is en een dossier lang niet altijd compleet is. o o Een voorbeeld van WABO-dossiers: in de meeste gevallen komt de aanvraag digitaal binnen (OLO-loket). Dit wordt geregistreerd in de backofficeapplicatie Wave. Het stuk wordt opgeslagen op een schijf op de server. Alle documenten die uit het proces voortvloeien worden op de schijf opgeslagen. Enkele processtappen worden in Wave aangegeven. Wanneer een WABO-vergunning afgerond is, wordt het na uitgeprint te zijn geheel naar DIV gestuurd. Het dossier wordt in Verseon geregistreerd. Deze hybride archivering wordt nog eens extra risicovol omdat er sprake is van de Omgevingsdienst de Vallei, waarbij gemeente Ede latende organisatie is. In het algemene risicoprofiel van de gemeente Ede is onder R100 opgenomen dat s niet gearchiveerd worden omdat de voorzieningen ontbreken. Het is de vraag of dit de juiste reden is. Verseon kent de mogelijkheid, maar dat wordt als gebruiksonvriendelijk ervaren. Daarnaast registreert KCC de centraal binnenkomende s. Gemeente Ede is latende organisatie voor de OddV. Ze blijft echter zorgdrager voor de vergunningverlenings en handhavingsdossiers, hoewel die door de OddV gevormd worden. Gemeente Ede ontvangt de dossiers, waarbij papier leidend is en slaat deze op. In 2013 is een Quickscan OddV op grond van de KPI s gedaan bij de OddV. Gemeente Ede is hiervan op de hoogte gebracht. Tot en met 2010 zijn niet alle rapporten van de Gemeente Ede opgenomen in Verseon. Momenteel wordt dit hersteld door DIV en het Gemeentearchief. Projectarchivering geschiedt niet structureel en niet bij elk project. Er is evenmin eenduidig zicht op. Diverse stukken of dossiers ontbreken. Dossiers worden niet geretourneerd of worden overgenomen door collega s. Bij vernietiging en overdracht bleek dat minstens 100 dossiers ontbreken, vaak ook te bewaren dossiers. De gemeente heeft de ambitie om zaakgericht en volledig digitaal te gaan werken. Dit kan een grote bijdrage aan de oplossing zijn voor de hierboven geschetste problematiek. Ten aanzien van de ontbrekende dossiers is toegezegd dat de uitleen wordt aangepakt. Een ander vraagstuk dat samenhangt met de ordening en toegankelijkheid is het gebruik, de vulling en autorisatie van delen van de systemen, vooral op het terrein van de privacy. Post Permar voerde in 2013 de verdeling en scanning van post uit. De scanning van post dient als voorbereiding op substitutie, m.u.v. de creditfacturen waarvoor het al een feit is.

19 In 2013 was de postbezorging en aanlevering niet stabiel. Dat bleek onder andere uit de reacties die kwamen op een artikel op de intranetpagina Dinges Post, hoe gaat dat nu? van 6 november Brandweer Per 1/1/2014 is de Brandweer overgegaan naar de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland Midden. Voor de archiefstukken is een conceptoverdrachtsovereenkomst gezien in november Op 13 november 2013 heeft de archiefinspecteur daar opmerkingen bij geplaatst: Wanneer het gaat om bepalingen rondom archieven, is het - volgens het Besluit Informatiebeheer Gemeente Ede 2009, artikelen 22, 28 en 29 - noodzakelijk eerst de gemeentearchivaris in te lichten en diens advies te vragen. Dat is niet gebeurd. De semistatische archieven en preventiedossiers bouw- en milieu blijven beschikbaar op de huidige locaties gedurende tien jaar. Dat betekent een bruikleen van de dossiers. Er is niet duidelijk afgesproken op welke wijze en wanneer exact de dossiers geretourneerd worden. Bovendien is er het gevaar van vermenging van dossiers. Archiefbescheiden van preventiedossiers worden gedigitaliseerd volgens een format. Dit format is niet verder beschreven. In de overeenkomst is sprake dat zowel papieren als gedigitaliseerde stukken als originelen worden beschouwd. Het brengt risico s met zich meer voor het beheer en de vernietiging van dossiers. Er zijn onduidelijkheden rondom de overdracht van (informatie uit) personeelsdossiers. Opgenomen is dat "benodigde verleende vergunningen t.a.v. het gebouw waaronder de milieuvergunning en de gebruiksvergunning door de gemeenten aan de VGGM overgedragen worden". Daar is geen toestemming of advies voor gevraagd. Er is een risico van vermenging van dossiers of dat ze niet geretourneerd worden. Het is de vraag of de partijen zich voldoende realiseren dat de stukken die feitelijk naar de VGGM gegaan zijn maar eigendom zijn van de Gemeente Ede, onder het zorgdragerschap van de Gemeente Ede vallen, uitgeoefend door DIV. Het toezicht op het beheer wordt uitgevoerd door de Gemeente Ede voor deze stukken. Er is gevraagd om de overdracht formeel te regelen, volgens de voorwaarden die Besluit Informatiebeheer en Archiefwet stellen. Hierop is geen reactie gekomen. Er is in 2013 geen overdracht getekend. Dat betekent dat de archieven zonder duidelijke afspraken nu bij de VGGM berusten. Duurzaamheid Hierboven (m.u.v. Brandweer) betrof het de vindbaarheid en compleetheid van stukken en dossiers. Wanneer het gaat om de duurzaamheid en daarmee de toegankelijkheid en authenticiteit zijn er de volgende opmerkingen: Het blanco A4 papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan de eisen, zoals genoemd in de Archiefregeling. Het is onduidelijk of de inkt van het logo van Ede ook voldoet. Overigens zijn de A4 van Plano Superior, ook zonder overleg met DIV of Gemeentearchivaris, vervangen door Motifpaper. Niet alle toners voldoen in 2013 aan de eisen uit de Archiefregeling. Een deel van de toners voldeed eerder wel aan de eisen, een ander voldoet niet aan de eisen uit de Archiefregeling. Eind 2013 zijn de multifunctionals (Ricoh, MP 3000, MP 3350scp, MP 4000, DSM645, MP C4000, MP C2800) vervangen door multifunctionals van Konica Minolta. Hierbij is DIV of Gemeentearchief niet gevraagd naar hun voorwaarden waar multifunctionals aan moeten voldoen. Er is geen certificaat dat de multifunctionals voldoen aan de eisen uit de Archiefregeling. Nauwelijks een pen voldoet aan de eisen uit de Archiefregeling. De gemeente gebruikt duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren archiefbescheiden en voldoet hiermee aan de artikelen 9 en 10 van de Archiefregeling.

20 Voor de digitale informatie op aparte dragers (DVD, CD) is nog geen bewaarstrategie ontwikkeld. Het is onbekend of de juiste gegevensdragers worden gebruikt en of deze op de juiste wijze zijn verpakt en geborgen conform de Archiefregeling. De archivering van WABO-dossiers zoals hierboven beschreven raakt niet alleen de compleetheid van stukken en dossiers, maar juist ook de authenticiteit. De authenticiteit, toegankelijkheid en duurzaamheid van gegevens loopt gevaar door de gang van zaken rondom het handboek substitutie en de SLA met Permar, zoals in 2.2 aangegeven en in 2.5. Risicoprofiel Nr Gebeurtenis Risico-oorzaak Risicogevolg Opmerking risico Mogelijke maatregel A007 Er is geen logisch, samenhangend overzicht van archiefbescheiden. R100 s worden niet gearchiveerd. Versnippering in beheer en gebruik van informatie: * hybride archivering * opslag in diverse systemen * opslag op netwerkschijven * uitgeleende dossiers worden niet geretourneerd (zowel intern bij gemeente als extern (zoals VGGM)) Organisatorische oorzaken: geen cultuur van vastleggen s in dossiers (houding/gedrag) Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Vergelijk ook R100. Vergelijk ook R162. Echter: dit geldt louter voor het centrale registratiesysteem: Zaaksysteem.nl / Verseon Archivering van is onderdeel van het project zaakgericht werken. In 2011 is het project Zaakgericht Werken nadrukkelijker verbonden met het programma Ede Beter. Dat levert een betere borging op, maar ook een startvertraging. Eind 2011 vindt nu selectie van een zaaksysteem plaats. De realisatiedatum van het project is ongewijzigd. Februari 2012: de archiveringsfunctie van Zarafa wordt in 2012 in gebruik genomen. Juli 2012: de Volledig digitaal werken Afschaffen netwerkschijven Uitleen tot een minimum beperken en toezien op retournering Bewustwording vergroten.

21 A008 Er is niet één dossier m.b.t. één zaak. A009 Bouwvergunnigen zijn deels niet te vinden. A010 WABO-vergunningen worden onveilig opgeslagen. Digitale exemplaren worden uitgeprint. A011 Papieren stukken zijn niet meer leesbaar R162 Meta-data worden niet (juist) vastgelegd. Hybride archivering Veel systemen en netwerkschijven worden gebruikt voor archivering Geen registratie van verleende bouwvergunningen. Technische voorziening wordt niet gebruikt. Materialen voor papieren archiefbeheer voldoen niet volledig: papier groter dan A3. Diverse multifunctionals voldoen niet. Digitale stukken worden uitgeprint. Technische voorzieningen ontbreken; Beleid is nog niet vastgesteld; Uniformiteit in uitvoering is beperkt. Correspondentie is niet (volledig) traceerbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. Onvindbaarheid van verleende vergunningen. Proces van vergunningverlening is niet reconstrueerbaar. Mogelijk moeten alle stukken die voor bewaring in aanmerking komen, omdat de materialen (papier, toner, inkt) niet voldoen in de toekomst worden vervangen. Stukken zijn onvindbaar met alle gevolgen voor het uitvoeren van taken en nemen van besluiten. archiveringsfunctie van Zarafa is deze maand in gebruik genomen. De kans van optreden daalt hierdoor naar 30% (was 50%). Inspecteur: technische mogelijkheden zijn er. Er werd in 2013 ook te beperkt gebruik van gemaakt. Vergelijk ook R100. Met de nieuwe multifunctionals is het nog onduidelijker of voldaan kan worden aan de eisen uit de Archiefregeling. Juli 2011: het treffen van maatregelen is afhankelijk van de implementatie van een zaaksysteem. Juli 2012: de implementatiestrategie voor een nieuw zaaksysteem gaat 15 september naar de directie. Volledig digitaal werken Controle van de bouwvergunningen en ontbrekende nummers en adressen invoeren Mogelijke maatregelen: * substitutie * registreren en opnemen van de digitale stukken in Verseon * archivering aan de bron

Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede. Ten Geleide

Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede. Ten Geleide Rapportage Informatie- en archiefbeheer Gemeente Ede Ten Geleide Met het inwerking treden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (1-10-2012) is het archieftoezicht veranderd. De gemeente dient aan

Nadere informatie

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel

Voortgangsrapportage archiefbeheer. gemeente Scherpenzeel Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 Voortgangsrapportage archiefbeheer gemeente Scherpenzeel 2014/2015 (Volgens de systematiek van kritische prestatie indicatoren voor achief-

Nadere informatie

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015

Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Verslag toezicht archief- en informatiebeheer gemeente Renswoude 2015 Opsteller Vincent Robijn - gemeentearchivaris T.a.v. College Datum 18-06-15 Registratienummer 1. Algemeen Zoals voorgeschreven in artikel

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema

Burgemeester Gelok. Stemt in met rapportage en maatregelen informatie- en archiefbeheer: opstellen Handboek, ordeningsstructuur en metadataschema Advies B&W tģļļ flj/j ^ĩorsële B&W 22 januari 2013 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge yy y Gemeenteraadsbijeenkomst

Nadere informatie

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016

Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer van de gemeente Boxtel over 2015/2016 Versie d.d. 10 oktober 2016 Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d... oktober 2016 1 Inleiding

Nadere informatie

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011

Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen. Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen Lydia Jongmans senior cultuur en media VNG 2011 Van specifiek naar generiek toezicht Thans: specifiek toezicht door GS op B&W op basis van Archiefwet,

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp:

o 1 NOV Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: 1 Gemeente ļj įí Berçen Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom III II III II III INI III IIII o 1 NOV. 2013 Uw kenmerk Uw brief Onderwerp: Verslag Kritische

Nadere informatie

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017

KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 KPI verslag Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) Uitvoering toezicht op het archief- en informatiebeheer 2017 West-Brabants Archief (WBA) januari 2018 Inleiding: Hierbij ontvangt u het KPI-verslag

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017

KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 KPI rapportage gemeente Steenbergen 2017 Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven. Uitvoering conform de Archiefwet 1995 op basis a KPI s (kritische

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2016 GR Ferm Werk 6 juli 2017 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording af aan het algemeen bestuur en Gedeputeerde Staten

Nadere informatie

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN

GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN GEMEENTE TERSCHELLING VERSLAG VERANTWOORDING ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER 2014-2015 Inleiding Sinds 1 oktober 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wet RGT) in werking getreden. De invoering

Nadere informatie

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L

R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L R A P P O R T A G E F O L L O W - U P A U D I T A R C H I E F B E H E E R G E M E E N T E B L A D E L 2 0 1 6 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 1.1 Aanleiding

Nadere informatie

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018

UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 waterschap vallei en veluwe UW WATERSCHAP Aan d&h 19 maart 2018 Adres Steenbokstraat 10 Postbus 4142 7320 AC Apeldoorn Telefoon (055) 527 29 11 E-Mail info@vallei-veluwe.nl Website www.vallei-veluwe.nl

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn

Verslag archiefzorg en -beheer Gemeente Zuidhorn * PA201 400694* Post en Archief 201400694 Verslag archiefzorg en -beheer 2012-2013 Gemeente Zuidhorn Gemeente Zuidhorn Samenvatting Voor u ligt het verslag Archiefzorg en -beheer 2012-2013 gemeente Zuidhom.

Nadere informatie

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer

Raadsinformatiebrief. Onderwerp Verslag horizontale verantwoording archiefbeheer Raadsinformatiebrief Datum: 14 juni 2017 Registratienummer: Documentnummer: 17.0017258 Portefeuillehouder: Mark Buijs Contactpersoon: Bart Ensing, B.Ensing@MijnGemeenteDichtbij.nl, 073-5531107 Onderwerp

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere

GEMEENTEBLAD Officiële publicatie van Gemeente Almere INLEIDENDE TEKST Het college van burgemeester en wethouders maakt bekend dat zij in haar vergadering van 1 november heeft besloten om het Besluit Informatiebeheer vast te stellen. Het Besluit Informatiebeheer

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Verslag Archief- en informatiebeheer

Verslag Archief- en informatiebeheer Verslag Archief- en informatiebeheer 2017-2018 - Gemeente Westvoorne t.a.v. college van Burgemeester en wethouders Postbus 550 3235 ZH ROCKANJE contact drs. A.A. (Aart) van der Houwen T. 0181 478 992 E.

Nadere informatie

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Bijlage 1. Beantwoording van de KPI-vragen Hieronder volgen de relevante antwoorden op de KPI-vragen. Het schematische overzicht van de archief-kpi s met beantwoording in het kort is als bijlage 2 aan

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

Inleiding Aanleiding Resultaat

Inleiding Aanleiding Resultaat Memo Aan: Gemeenteraad Oude IJsselstreek Cc: Van: College B&W Datum: 9 februari 2017 Kenmerk: 17ini00254 Onderwerp: Jaarlijks verslag gemeentearchivaris over beheer archiefbescheiden Inleiding Bijgevoegd

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen Informatie is een van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor behoorlijk bestuur : voor

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

VERANTWOORDINGSVERSLAG INFORMATIEHUISHOUDING 2016 OLST-WIJHE (Van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad)

VERANTWOORDINGSVERSLAG INFORMATIEHUISHOUDING 2016 OLST-WIJHE (Van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad) 16.022752 VERANTWOORDINGSVERSLAG INFORMATIEHUISHOUDING 2016 OLST-WIJHE (Van het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad) INLEIDEND Net als in 2014 en 2015 leggen we, op basis van artikel

Nadere informatie

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven

rhc 1 6MRT 2016 Of m UKJ regionaal tiistorisch centrum eindhoven rhc regionaal tiistorisch centrum eindhoven 1510936 1 6MRT 2016 Of m UKJ Raiffeisenstraat 18, 5611 CH Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven 040-264 99 40 040-264 99 77 info@rhc-eindhoven.nl wwv/.rhc-eindhoven.nl

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden

Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden ** Verslag archiefbeheer gemeente Reusel-De Mierden 2016 Scope: beheer niet-overgebrachte archiefbescheiden Mei 2017 INHOUD Inleiding 2 1. Lokale regelingen (KPI 1) 3 2. Ordening, authenticiteit, context,

Nadere informatie

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum)

Horizontaal Toezicht. Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) Horizontaal Toezicht Paul Huismans BHIC (Brabants Historisch Informatie Centrum) BHIC Generiek Toezicht Horizontale verantwoording College / DB legt verantwoording af aan raad / AB Bron: www.broodenbrij.nl

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van gemeenschappelijke regeling Regionale uitvoeringsdienst Zeeland. Nr. 162 8 juli 2015 Informatieverordening RUD Zeeland 2015 Het Algemeen Bestuur van

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2015 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,'

portefeuillehouder a k.,klid> -\ k-- paraaf,' Gemeente Zandvoort B&W-ADVIES Verordening Nadere regels Beleidsnota Overig Na besluit (B&W/Raad): Uitgaande brief verzenden Stukken retour Publicatie Afdeling / werkeenheid: PD/FZ Auteur : E. de Dreu Datum

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN

PROVINCIAAL BLAD HOOFDSTUK II DE ZORG VAN GEDEPUTEERDE STATEN VOOR ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van de provincie Flevoland Nr. 3140 2 mei 2018 Verordening van Provinciale Staten van de provincie Flevoland houdende regels omtrent het archief Archiefverordening provincie

Nadere informatie

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT)

VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014. (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) VERSLAG ARCHIEF- EN INFORMATIEBEHEER GEMEENTE BRIELLE 2014 (ten behoeve van horizontale verantwoording ingevolge de wet RGT) Samenstelling i.o.v. de streekarchivaris A.A. van der Houwen, archiefinspecteur

Nadere informatie

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992

agendapunt 3.b.9 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Datum 11 oktober 2016 Bijlagen 3 Zaaknummer 52992 agendapunt 3.b.9 1272673 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden KPI VERSLAG INFORMATIE- EN ARCHIEFBEHEER Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 11 oktober 2016 Aard bespreking Besluitvormend

Nadere informatie

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995

1. Invoering wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied van archiefbeheer, te weten: - de invoering van de wet Revitalisering Generiek Toezicht en de gevolgen hiervan voor toezicht

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998;

Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; CVDR Officiële uitgave van Groningen. Nr. CVDR44079_1 21 november 2017 BESLUIT INFORMATIEBEHEER GRONINGEN Gelet op artikel 7 van de Verordening Informatiebeheer gemeente Groningen 1998; BESLUITEN: vast

Nadere informatie

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19

Raadsvergadering : 24 juni 2013 Agendanr. 19 Voor het kiezen van de datum voor de raadsvergadering --> Klik op het knopje met de drie puntjes ernaast om een raadsvergaderdatum te selecteren.onderstaande velden worden door tekstverwerking ingevuld!!!24-06-201307-06-2013stuur

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Bergen (N-H) 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen (NH),

Nadere informatie

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers

Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Aanleiding onderzoek archivering WABO-dossiers Algemeen De omgevingsdiensten voeren taken uit op het gebied van Wabo namens de provincie en de gemeenten in hun werkgebied. Welke taken dat zijn, is per

Nadere informatie

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING

GEMEENTE LEUDAL VERBETERPLAN DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING In het verslag van de archivaris zijn per Kritische Prestatie Indicator aandachtspunten geformuleerd. Deze aandachtspunten vormen de basis voor de in dit plan opgenomen verbeteracties en planning hiervan.

Nadere informatie

Memorie van toelichting

Memorie van toelichting Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling bepalen dat het Dagelijks Bestuur zorg draagt voor de archiefbescheiden die de Veiligheidsregio ontvangt en creëert

Nadere informatie

Jaarverslag OVER 2015 EN F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht. van de archivaris van de RUD Utrecht. Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht

Jaarverslag OVER 2015 EN F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht. van de archivaris van de RUD Utrecht. Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht Jaarverslag OVER 2015 EN 2016 van de archivaris van de RUD Utrecht F. Schoonheim, archivaris RUD Utrecht Archimedeslaan 6, 3584 BA Utrecht Inhoud Inleiding Verslag 1 1. Archiefzorg en beheer en het toezicht

Nadere informatie

Heerhugowaard Stad van kansen

Heerhugowaard Stad van kansen Raadsvergşdering : j g JĮJ^J Besluit: CocsQxcrs cc^ogc/v^ŕrv^ Voorstelnümmer: gfb.ĩľ»v^ao«33 Heerhugowaard Stad van kansen Agendanr.: 6 Voorstelnr.: RB2013083 Onderwerp: Diverse onderwerpen op het gebied

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr.

(070) 373 8393. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad. Samenvatting. informatiecentrum tel. ons kenmerk BAOZW/U201300267 Lbr. Brief aan de leden T.a.v. het college en de raad informatiecentrum tel. (070) 373 8393 betreft Archiefconvenant; wijzigingen in de Archiefwet en -regelgeving Samenvatting uw kenmerk ons kenmerk BAOZW/U201300267

Nadere informatie

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers?

Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij de RUDs Welke afspraken te maken tussen de RUD en de deelnemers? RUD-werkgroep LOPAI, 10 september 2012 Wat gaat er veranderen? Met ingang

Nadere informatie

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT

Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over Auteur: Wil Mettes. Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Rapportage KPI scores informatieen archiefbeheer over 2015 Auteur: Wil Mettes Eenheid Bestuur en Organisatie - Team Informatie & ICT Versie 1.0 april 2016 Rapportage KPI score Archief- en Informatiebeheer

Nadere informatie

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Deventer Nr. 80504 15 mei 2017 Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Deventer houdende regels omtrent het archief Archiefverordening gemeente Deventer

Nadere informatie

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief)

Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer Versie 2.7 (definitief) Plan van aanpak behorende bij het KPI-verslag archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave Inleiding 3 1. Lokale regelingen 4 2. Kwaliteitssysteem informatiebeheer 5 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619

Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 COLLEGE VAN DIJKGRAAF EN HOOGHEEMRADEN COMMISSIE BMZ ALGEMEEN BESTUUR Agendapunt 5.2.C BIJLAGE 2 Onderwerp: Voortgang op het Plan van Aanpak archief KPI s Nummer: 861619 In D&H: 16-09-2014 Steller: drs.

Nadere informatie

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9

Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: nr. 9 Gemeenteblad Officiële uitgave van de gemeente Huizen Week: 27 Datum: 1-7-2014 nr. 9 Burgemeester en wethouders van Huizen maken bekend dat de gemeenteraad in zijn vergadering van 26 juni 2014 besloten

Nadere informatie

Bijlage 2 - Verbeterplan n.a.v. KPI verslag 2014

Bijlage 2 - Verbeterplan n.a.v. KPI verslag 2014 Bijlage 2 - Verbeterplan n.a.v. KPI verslag 2014 Aanpak verbeterpunten Uit het KPI verslag zijn verschillende verbeterpunten naar voren gekomen. De verbeterpunten uit dit verslag zijn hieronder in een

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Koninklijke Akademie van Wetenschappen december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Koninklijke Nederlandse Akademie

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten zonder benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen 30,

Nadere informatie

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430

Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS & RAADSINFORMATIEBRIEF Van: A. Paap Tel.nr.: 8878 Nummer: 14A.00430 Datum: 27 oktober 2014 Team: Informatiebeleid Tekenstukken: Ja Persoverleg: Nee Bijlagen: 4 Afschrift

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda

Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Rapportage Informatie- en archiefbeheer 2015 Gemeente Gouda Gouda, april 2016 Auteur: Maro Pas Managementsamenvatting De gemeente Gouda hecht belang aan een gemeentebrede aanpak van het informatiebeheer.

Nadere informatie

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief

Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Archiefinspectie Noord-Hollands Archief Verslag betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats Samenstelling

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID

PROVINCIAAL BLAD BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Zuid-Holland. Nr. 176 3 april 2014 BESLUIT INFORMATIEBEHEER OMGEVINGSDIENST ZUID-HOLLAND ZUID Besluit van het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland

Nadere informatie

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam

Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand. van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam Verslag van de gemeentearchivaris betreffende de toestand van de informatiehuishouding in de gemeente Alblasserdam over 2014 Uitgevoerd door de gemeentelijke archiefinspectie Dordrecht R. Lassche BMIC,

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)

Nadere informatie

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg

Jaarverslag archiefbeheer en -zorg 2014 Colofon Opgesteld door : A.W. Boot Datum : 9apri 2015 Versie : 1.0 Document : 15-18576-3643 Inhoudsopgave 1. Inleiding......3 2. Wettelijke verplichtingen.....3 3. Beheer van archieven.....3 4. Huisvesting...

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording

Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI s Gemeente Midden-Delfland februari 2015 Opgesteld door gemeentearchivaris Delft Aan: college

Nadere informatie

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage.

*3053352* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL. Inspectierapportage. Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck Postbus 2090 6020 AB BUDEL Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11 15 info@brabant.nl

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee:

raad /com; 4-t2.-i2- vka cf voorste+feaee: Postregistrator Van: Verzonden: Aan: Onderwerp: VNG [VNG@VNG.NL] dinsdag 13 november 2012 11:30 gemeente Ledenbrief 12/099: Toezicht en verantwoording Archiefwet 1995 IN12.06707 IIIIIIlllllllUlllllllIHll

Nadere informatie

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING

BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING BLAD GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING Officiële uitgave van de gemeenschappelijke regeling IGUO Nr. 591 23 april 2018 Beheerregeling informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) De Connectie 2018 De directeur

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Uitwerking KPI-vragen

Uitwerking KPI-vragen Bijlage 2 bij verslag Archiefzorg en -beheer 2013 / 2014 Uitwerking KPI-vragen 1 LOKALE REGELINGEN Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Aw art. 30.1 Aw art. 32.2 Model- Besluit

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995, Archiefverordening gemeente Gooise Meren De raad van de Gemeente Gooise Meren, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 januari 2016, gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede

Nadere informatie

Studiedag Digitaal Archiveren

Studiedag Digitaal Archiveren Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch

Nadere informatie

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN:

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE VOORST; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; BESLUITEN: vast te stellen het Besluit Informatiebeheer gemeente Voorst 2014, Inhoudende voorschriften betreffende

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

rhc regionaal historisch centrum eindhoven

rhc regionaal historisch centrum eindhoven rhc regionaal historisch centrum eindhoven Raiffeisenstraat 18 Eindhoven Postbus 191 5600 AD Eindhoven i 040-264 99 40 I 040-264 99 77 B info@rhc-eindhoven.nl www.rhc-eindhoven.nl Aan het College van Burgemeester

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN

ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN ARCHIVERING IN SAMENWERKINGSVERBANDEN PROGRAMMA Voorstellen Inleiding Verschillende vormen van samenwerking Gevolgen voor archiefzorg en archiefbeheer Aan de slag: wat te regelen? VOORSTELLEN Jeanine Nolen

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer

Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer Verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Monitor Erfgoedinspectie

Monitor Erfgoedinspectie Erfgoedinspectie Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Monitor Erfgoedinspectie Staat van de naleving 2011-2012 Bijlage: Integrale vragenlijst met antwoorden, toezichtveld archieven A2 Hoeveel

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN

*ZE99C6E6C79* Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN *ZE99C6E6C79* = Gemeenteraad Postbus 14 9550 AA SELLINGEN = = datum: 30 april 2014 ons kenmerk: ZA.14-26938/DU.14-20279 doorkiesnummer: (0599) 320 183 uw brief van: uw kenmerk: onderwerp: verslag en verantwoording

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie