Tien vragen over de FENIT-voorwaarden 2003

Transcriptie

1 Tien vragen over de FENIT-voorwaarden 2003 Inhoudsopgave 1 Wat zijn de FENIT-voorwaarden? Wanneer kan ik de FENIT-voorwaarden gebruiken? Moet ik lid zijn van ICT~Office om de FENIT-voorwaarden te mogen gebruiken? Wat moet ik doen om de FENIT-voorwaarden van toepassing te laten zijn? Wat doe ik als mijn opdrachtgever eigen inkoopvoorwaarden hanteert? Wat heb ik als 'reseller' of distributeur aan de FENIT-voorwaarden? Wat zeggen de FENIT-voorwaarden over mijn aansprakelijkheid? Bij welke partij liggen de rechten van intellectuele eigendom? Wat doet de Stichting Geschillenoplossing Automatisering? Waar zijn de FENIT-voorwaarden verkrijgbaar?... 6 Wilt u naar aanleiding van deze brochure aanvullende informatie, neem dan contact op met ICT~Office, tel of via info@ictoffice.nl 1

2 ICT~Office Postbus 401 T AK Woerden F Pompmolenlaan 7 info@ictoffice.nl 3447 GK Woerden Internet: ICT~Office Uitgave 1 maart

3 1 Wat zijn de FENIT-voorwaarden? In 2003 zijn de nieuwe FENIT-voorwaarden opgesteld, die leveranciers van ICTdiensten en -producten kunnen gebruiken in hun offertes en overeenkomsten met opdrachtgevers. Deze FENIT-voorwaarden zijn de opvolger van de uit 1994 daterende voorwaarden. De FENIT-voorwaarden zijn bedoeld om de juridische positie van ICT-leveranciers te beschermen. De FENIT-voorwaarden bevatten een aantal algemene bepalingen, onder meer over intellectuele eigendom, de aansprakelijkheid van de ICT-leverancier en de beëindiging van contracten. Daarnaast zijn bijzondere bepalingen opgenomen voor een aantal veel voorkomende ICT-transacties: computerservice (gegevensverwerking) dienstverlening ontwikkeling programmatuur gebruik en onderhoud van programmatuur verkoop van apparatuur onderhoud van apparatuur De FENIT-voorwaarden zijn op 3 juni 2003 onder nr. 60/2003 gedeponeerd bij de griffie van de Arrondissementsrechtbank te Den Haag. 2 Wanneer kan ik de FENIT-voorwaarden gebruiken? Niet alle vormen van ICT-dienstverlening zijn in de FENIT-voorwaarden gedetailleerd uitgewerkt. De voorwaarden beperken zich tot een aantal veel voorkomende ICT-transacties (zie vraag 1). Daarom is het aan te raden dat u nauwkeurig onderzoekt of de FENIT-voorwaarden voldoende zijn toegesneden op uw producten- en dienstenpakket en op uw marktbenadering. Is dit niet het geval, dan moet u - bijvoorbeeld in uw offerte of in aanvullende voorwaarden - aanvullingen of afwijkingen opstellen. Zeker als u zich bezig houdt met 'online handel' (e-commerce) dient u in de regel over meer toegespitste algemene voorwaarden te beschikken. De FENIT-voorwaarden zijn niet geschreven met het oog op transacties met consumenten. Evenmin zijn zij geschikt als inkoopvoorwaarden. De voorwaarden zijn geschreven als verkoop- en leveringsvoorwaarden voor het segment 'business-to-business'. Ook kunnen ze gehanteerd worden als een overheidsinstelling de afnemer is. 3 Moet ik lid zijn van ICT~Office om de FENITvoorwaarden te mogen gebruiken? Om de FENIT-voorwaarden te hanteren, hoeft u niet persé lid van ICT~Office te zijn. Bovendien zijn leden niet tot gebruik verplicht. Is uw bedrijf geen lid van ICT~Office en wilt u de voorwaarden hanteren, dan kunt u de Algemene Voorwaarden gewoon bestellen via de website van ICT~Office. Als gebruiker van de FENIT-voorwaarden mag u zich in het maatschappelijke verkeer echter niet als lid van ICT~Office presenteren. 3

4 4 Wat moet ik doen om de FENIT-voorwaarden van toepassing te laten zijn? Wilt u de FENIT-voorwaarden van toepassing laten zijn in de zakelijke relatie met uw opdrachtgever, dan dient u de wettelijke spelregels strikt in acht te nemen. De belangrijkste spelregel is dat u uw opdrachtgever tijdig en volledig informeert over het gebruik van de algemene voorwaarden. Dit betekent dat u uiterlijk vóór of bij het sluiten van de overeenkomst met uw opdrachtgever de volledige tekst van de algemene voorwaarden aan uw opdrachtgever overhandigt. Stuur bijvoorbeeld bij het uitbrengen van een eerste offerte een exemplaar van de FENIT-voorwaarden mee en vermeld het feit dat u de voorwaarden toezendt uitdrukkelijk in uw aanbiedingsbrief. Verstrekt u niet of te laat een exemplaar, dan loopt u het risico dat u zich later niet meer op de FENIT-voorwaarden kunt beroepen en dat de rechter deze voorwaarden geheel naast zich neer legt. Op de hoofdregel dat u de algemene voorwaarden tijdig aan uw cliënt moet verstrekken, bestaan weliswaar enkele in de wet geregelde uitzonderingen, maar de praktijk leert dat die uitzonderingen niet snel van toepassing, zijn. Ook als u regelmatig zaken doet met een bepaalde opdrachtgever is het toch verstandig (en nodig) steeds bij iedere nieuwe offerte een exemplaar van de algemene voorwaarden mee te sturen. Het is niet voldoende om te volstaan met een verwijzing naar de algemene voorwaarden op uw briefpapier of in uw offertes. Ook is de vermelding lid van ICT~Office op uw briefpapier onvoldoende om de FENIT-voorwaarden van toepassing te laten zijn. 5 Wat doe ik als mijn opdrachtgever eigen inkoopvoorwaarden hanteert? Indien uw opdrachtgever eigen algemene (inkoop-)voorwaarden hanteert, zullen deze inhoudelijk sterk verschillen van de FENIT-voorwaarden. Zo kan bijvoorbeeld de aansprakelijkheid bij een eventuele wanprestatie van u als leverancier in die inkoopvoorwaarden onbeperkt zijn of wordt u daarin geconfronteerd met zeer zware en langlopende garantieverplichtingen. U dient dus goed na te gaan of u zich met de voorwaarden van uw opdrachtgever kunt verenigen. Als dat niet het geval is en u de voorkeur geeft aan de FENITvoorwaarden, dan dient u de algemene (inkoop-) voorwaarden van uw opdrachtgever nog vóór het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Deze afwijzing moet bij voorkeur schriftelijk gebeuren. Bijvoorbeeld in een door u aan uw toekomstige opdrachtgever te richten brief. Het feit dat in de FENIT-voorwaarden eventuele (inkoop-)voorwaarden van uw opdrachtgever worden afgewezen, levert u onvoldoende bescherming op. U moet daarom zelf tijdig en actief reageren als uw opdrachtgever naar eigen algemene (inkoop-)voorwaarden verwijst of deze aan u geeft. 6 Wat heb ik als 'reseller' of distributeur aan de FENITvoorwaarden? Verhandelt u ICT-producten die u hebt ingekocht bij toeleveranciers, dan is het mogelijk dat uw toeleverancier eigen algemene verkoopvoorwaarden hanteert. U kunt die voorwaarden ook aan uw eigen opdrachtgevers voorleggen. Op die manier werken de voorwaarden waarmee u in uw inkoopfunctie te maken krijgt, door naar uw verkoopfunctie. De FENIT-voorwaarden voorzien in de 4

5 mogelijkheid van een dergelijke aanpak. Een belangrijke voorwaarde is wel dat u uw eigen opdrachtgever vooraf op de hoogte stelt van de toepasselijkheid van de leveringsvoorwaarden van uw toeleverancier. U doet er verstandig aan ook die leveringsvoorwaarden, tezamen met de FENIT-voorwaarden, nog vóór het sluiten van de overeenkomst aan uw opdrachtgever te verstrekken. Het is dus niet zo dat de voorwaarden waaronder u als ICT-leverancier producten en diensten bij derden (subcontractors, toeleveranciers) inkoopt, automatisch doorwerken in de relatie met uw eigen opdrachtgevers. 7 Wat zeggen de FENIT-voorwaarden over mijn aansprakelijkheid? De FENIT-voorwaarden sluiten de aansprakelijkheid voor onder meer indirecte schade, gevolgschade en schade door bedrijfsstagnatie die uw opdrachtgever door uw toedoen of door uw gebrekkige leverantie mocht lijden uit. Voor enkele vormen van directe schade die aan de zijde van uw opdrachtgever valt, bevatten de voorwaarden een plafondbedrag. Dat plafondbedrag is gerelateerd aan het financiële belang van het contract (d.w.z. de overeengekomen prijs) met een maximum van Voor schade als gevolg van aan uw bedrijf toe te rekenen letsel, dood of beschadiging van eigendommen van de opdrachtgever, geldt een ander plafondbedrag, te weten Deze laatste vormen van schade kunt u het beste verzekeren onder een zogenaamde AVB-polis (Aansprakelijkheidsverzekering Bedrijven). ICT-leveranciers worden aanbevolen ook een verzekering voor beroepsaansprakelijkheid af te sluiten. Een goede verzekering is van belang omdat u rekening moet houden met het risico dat de rechter in een hem voorgelegd geschil de mogelijkheid heeft geheel aan de overeengekomen aansprakelijkheidsregeling voorbij te gaan, in welk geval de aansprakelijkheid van de leverancier dus niet gemaximeerd is. 8 Bij welke partij liggen de rechten van intellectuele eigendom? De rechten van intellectuele eigendom omvatten onder meer het auteursrecht, het octrooirecht en het merkenrecht. Deze rechten zijn vaak van groot belang voor ICT-leveranciers. De FENIT-voorwaarden gaan er in beginsel vanuit dat deze rechten aan de ICT-leverancier toebehoren en niet aan de opdrachtgever. Voor wat betreft software geldt dit uitgangspunt voor zowel standaard- als maatwerksoftware die in opdracht wordt ontwikkeld. Wilt u de rechten van intellectuele eigendom overdragen aan uw opdrachtgever, dan dient u daarvoor een afzonderlijke schriftelijk stuk op te maken en te ondertekenen. 9 Wat doet de Stichting Geschillenoplossing Automatisering? De FENIT-voorwaarden geven aan dat geschillen ter bemiddeling kunnen worden voorgelegd aan de Stichting Geschillenoplossing Automatisering (SGOA). Deze geschilleninstantie is gespecialiseerd in de behandeling van ICT-conflicten. De SGOA werkt onafhankelijk van ICT~Office. De voorwaarden spreken over ICTmediation. Dit is een informele procedure die leidt tot een bemiddelend, maar voor beide partijen niet-bindend advies. Mediation kan escalatie van het conflict voorkomen. Bij ICT-mediation kunnen verschillende aspecten van een geschil aan de orde komen, zoals de juridische aspecten, technische en organisatorische 5

6 aspecten en emoties. ICT-mediation is een vorm van gefaciliteerde self-help. Een dergelijke bemiddeling gebeurt op basis van het ICT-mediation reglement, dat bij de SGOA of ICT~Office verkrijgbaar is. De SGOA voorziet ook in de mogelijkheid van arbitrage, een bindend advies of de inschakeling van een deskundige die een (veelal technisch) rapport over gerezen knelpunten uitbrengt. Meer informatie over de SGOA kunt u vinden op: 10 Waar zijn de FENIT-voorwaarden verkrijgbaar? De FENIT-voorwaarden (versie 2003) zijn verkrijgbaar in Nederlands en Engels. U kunt ze op papier of als digitale versie bestellen bij ICT~Office. Let op dat u de juiste versie (in dit geval 2003) bestelt! Er is namelijk ook nog een oudere versie (1994) beschikbaar. Kijk voor meer informatie op onder DIENSTEN > PUBLICATIES EN DOWNLOADS. 6