HANDLEIDING OM HET AANVRAAGFORMULIER IN TE VULLEN

Transcriptie

1 HANDLEIDING OM HET AANVRAAGFORMULIER IN TE VULLEN Aanvraag van een tegemoetkoming voor projecten in het kader van duurzame ontwikkeling van visserijgebieden (EVF As4) Secretariaat Plaatselijke Groep Belgisch zeevisserijgebied EVF As 4 Provinciaal Ankerpunt Kust Wandelaarskaai OOSTENDE Contactpersonen : Stephanie Maes tel : fax : as4.evf@west-vlaanderen.be 1

2 A. PROCEDURE VOOR INDIENING Indien de aanvraag volledig is ingevuld, gedagtekend en correct ondertekend door de projectverantwoordelijke, kan het dossier ingediend worden bij het programmasecretariaat (1 exemplaar). Het dossier wordt ook digitaal overgemaakt aan het programmasecretariaat op het volgende adres: Na een eventuele goedkeuring, zal gevraagd worden twee volledige en correct ondertekende aanvraagformulieren in te dienen. B. HANDLEIDING BIJ HET AANVRAAGFORMULIER GEGEVENS VAN DE PROMOTOR (DE PROMOTOR DIENT EEN RECHTSPERSOON TE ZIJN) 1-4. De promotor of projectindiener is diegene die voor de realisatie van het project verantwoordelijk is. Promotoren zijn rechtspersonen. Natuurlijke personen komen enkel in aanmerking als co-promotor of als partner (zie verder). Voor het opstellen van het aanvraagformulier kan de initiatiefnemer een beroep doen op de begeleiding van het programmasecretariaat en de Plaatselijke Groep. In sommige gevallen zullen meerdere instellingen betrokken zijn bij de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project. Het is evenwel absoluut noodzakelijk dat één instelling aangeduid wordt als hoofdpromotor, zijnde de instelling die verantwoordelijk is voor de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project zowel ten opzichte van de Plaatselijke Groep, het Provinciebestuur, de beheersdienst (Departement Landbouw en Visserij), de Vlaamse overheid als ten opzichte van de Europese Commissie. Ook de facturen worden naar het adres van de hoofdpromotor gestuurd en enkel deze komen in aanmerking voor cofinanciering. Indien er tussen promotor en copromotor een samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten, kunnen ook facturen op naam van de copromotor worden ingediend. Het is de hoofdpromotor die moet voldoen aan de voorwaarden van de begunstigden. De contactpersoon is de persoon waarmee regelmatige contacten tussen de coördinator EVF AS 4 en de promotor zullen plaatsvinden. Gelieve informatie te verstrekken over doel en werking van de aanvrager (promotor en, indien van toepassing, copromotoren) en desgevallend een exemplaar van de statuten en de samenstelling van de beheersorganen in bijlage te voegen. 2

3 Gelieve aan te stippen of de aanvragende instantie al dan niet BTW-plichtig 1 is Bij het project betrokken copromotoren Er dient tussen promotor en copromotor een samenwerkingsovereenkomst te worden afgesloten. Enkel nadat een samenwerkingsovereenkomst werd afgesloten, is het mogelijk om ook de facturen gericht aan een copromotor in te dienen als projectkosten. Voeg een kopie van de samenwerkingsovereenkomst bij het aanvraagformulier. Het secretariaat beschikt over een blanco voorbeeld van een dergelijke samenwerkingsovereenkomst. Via as4.evf@west-vlaanderen.be is dit digitaal te verkrijgen. Som eventuele copromotoren op. De verdeling van de financiële lasten moet duidelijk worden weergegeven in de financiële tabel (zie verder). ALGEMENE GEGEVENS VAN HET PROJECT 8. Projecttitel Geef een titel aan het project. Deze benaming zal steeds gebruikt worden in de dossiers, de briefwisseling en de publicaties in verband met het project. Gelieve in de titel de inhoud van het project te geven. Zorg voor een eenduidige en beknopte titel. 9. Lokalisatie van het project Geef de concrete geografische situering op waar de uitvoering van het project wordt gerealiseerd. Als het project wordt uitgevoerd in verschillende gemeenten, alle gemeenten en/of deelgemeenten vermelden. 10. Projectomschrijving Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op : - de voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie - de verschillende stadia van uitvoering, de geplande activiteiten - de relaties met de sector en andere instanties - de eventueel te realiseren infrastructuur (technisch concept, plannen, bestek, e.d.m.) 1 Dit is belangrijk voor de kostenaanrekening (cfr. infra financiering). BTW kan uitsluitend in rekening gebracht worden als kostenpost voor het niet-terugvorderbaar gedeelte. 3

4 - de kritische succesfactoren (maatregelen die moeten genomen worden om de efficiëntie en effectiviteit van het project te maximaliseren) - de wijze waarop de sturing en opvolging van het project zal gebeuren - de bekendmaking van het project - andere relevante elementen. Beschrijf alle verschillende delen van het project afzonderlijk (dus ook diegene waarvoor geen financiering binnen EVF As4 wordt aangevraagd). 11. Betreft het een project dat aansluit bij reeds eerder met Europese/Vlaamse/ provinciale steun betoelaagde acties? Indien ja, deze steun beschrijven en ook het bedrag en jaartal vermelden van de ontvangen steun. Geef duidelijk aan uit van waar deze middelen komen. 12. Geef een projectplanning (met begin- en einddatum). Opgave van datum van indiening, de start- en einddatum van de uitvoering van het project. SITUERING EN VERANTWOORDING VAN HET PROJECT 13. Geef aan binnen welke operationele doelstelling van de ontwikkelingsstrategie EVF AS4 het project best past. Kruis één operationele doelstelling aan. Meer uitleg over deze operationele- en horizontale doelstellingen en de hierbij horende acties, is de vinden in de Ontwikkelingsstrategie van de Plaatselijke Groep. Deze ontwikkelingsstrategie is terug te vinden via Op welke ontwikkelingen en behoeften speelt het project in? Geef meer uitleg omtrent de kadering van het project. 15. Geef een omschrijving van de doelstellingen van het project. Beschrijf hier de eigen doelstellingen die u voor ogen heeft. Gelieve in de mate van het mogelijke uw doelstellingen te kwantificeren. 16. Bij het project betrokken partners en specifieke rol van iedere partner. Geef de eventuele partners en de rol van deze partners betrokken bij het project weer. Partners hebben een inhoudelijke rol bijvoorbeeld binnen een klankbordgroep of als adviserend lid. Partners kunnen ook een pure financiële inbreng doen onder de vorm van cofinanciering. 17 Geschiktheid (co)promotor(en) 4

5 Geef informatie over doel en werking van de (co)promotor(en) en geef aan dat de nodige expertise en professionaliteit aanwezig is voor het uitvoeren van het project. Haal referenties aan die dit kunnen onderbouwen Zijn er voor de uitvoering van het project specifieke overheidsvergunningen nodig? Hier wordt bedoeld o.m. de economische vergunning, bouw- of milieuvergunning. Indien u al de vergunningen in uw bezit hebt, gelieve ze in bijlage bij te voegen. Indien een noodzakelijke stedenbouwkundige vergunning nog niet verkregen is, dient een stedenbouwkundig attest nr 1 of stedenbouwkundig uittreksel (in het kader van het nieuw decreet RO) te worden bijgevoegd. Met dit attest kan worden nagegaan of het project wel op die welbepaalde locatie kan en mag uitgevoerd worden. Gelieve aan te tonen of aan te duiden welke stappen u reeds ondernomen hebt of zult ondernemen en aan te geven binnen welke periode u verwacht te zullen beschikken over de nodige vergunningen. 20. Werd het project al voorgelegd aan de kwaliteitskamer van de provincie? (enkel voor infrastructuurwerken). Indien dit al gebeurd is, de datum wanneer het werd voorgelegd en het advies dat de kwaliteitskamer heeft gegeven erbij voegen. Indien het nog niet gebeurd is, kan men contact opnemen met het Plattelandsloket om te weten wanneer het project zo vlug mogelijk voorgelegd kan worden. Kwaliteitskamer tav de heer Bern Paret Secretaris Kwaliteitskamer Streekhuis Esenkasteel Woumenweg 100, 8700 Diksmuide 050/ Bern.Paret@west-vlaanderen.be Hou er rekening mee dat een project best zo vroeg mogelijk (liefst voor de indiening) aan de Kwaliteitskamer wordt voorgelegd. Dit zal het projectidee en de ontwikkeling er van alleen maar ten goede komen. 21. Welke resultaten wilt u bereiken met het project? Tot welke resultaten moet uw project leiden in kwalitatieve en in kwantitatieve zin? Indicatoren zijn variabelen die opmeetbaar zijn en de verandering kunnen weergeven ( vb bezoekersaantallen, ). Kies indicatoren die passen bij het project. Aan de hand van de indicatoren kan nagegaan worden of u deze resultaten bereikt hebt. In de rapportering naar het secretariaat en de beheersdienst wordt er telkens een stand van zaken gegeven in verband met de indicatoren die nu ingevuld worden. Voorbeelden kunnen zijn: Operationele doelstelling 1: Uitbouw economisch potentieel van aangelande vis 5

6 1. Aantal betrokken (producent, consument, verwerkende industrie) 2. Behoud of verbetering van de prijs rechtstreeks aan vissers of status quo 3. Aantal betrokken consumenten 4. Totaal ondersteunende acties (bvb voor het sensibiliseren van vissen met alternatieve visserijtechnieken, opleidingen, informatieve sessies voor verschillende doelgroepen, ) Operationele doelstelling 2: Verbreding en innovatie 1. Aantal alternatieve activiteiten binnen de visserijsector 2. Aantal betrokken vissers 3. Aantal alternatieve activiteiten buiten de visserijsector 4. Aantal vissers waarop de innovatie betrekking heeft Operationele doelstelling 3: Gelijke kansen versterking van de rol van de vrouw in de visserij 1. Aantal ondersteunde acties 2. Aantal deelnemende economische actoren die worden onder-steund 3. Aantal dagen opleiding die de deelnemers kregen 4. Aantal betrokken vrouwen en/of vrouwenverenigingen Operationele doelstelling 4: kennisopbouw en disseminatie 1. Aantal dagen opleiding/workshop/seminarie die de deelnemers kregen / aantal deelnemers 2. Aantal publicaties / soort publicatie (flyer, videomateriaal) 3. Aantal (kandidaat)vissers bereikt Operationele doelstelling 5: Duurzaam beheer van de kust en het mariene milieu 1. Sensibiliseringsacties naar milieu-impact aan wal 22. Omschrijf de garanties voor het bereiken van die resultaten 23. Op welke wijze wijkt het project af van de reguliere werking? Verduidelijk eveneens het innovatieve aspect van het project. Geef aan wat het vernieuwende aspect is aan het project en in welke mate dit afwijkt van de reguliere werking van de betrokken organisaties. Het project is vernieuwend omwille van: Plan van aanpak/methodiek (nog niet toegepast binnen streek, organisatie, dorp ); Samenstelling partnerschap, samenwerkingsaspecten ; De vooropgestelde doelstelling(en); Betrokkenheid van doelgroepen/actoren; Het beoogde resultaat; De steun kan enkel gebruikt worden ter financiering van projecten en acties die een additioneel karakter hebben. (additionaliteit wil zeggen dat het project niet alleen kan 6

7 worden gedragen via reguliere middelen of reguliere inzet) Daarom dient dit aangetoond te worden dat het project en/of actie niet behoort tot de normale opdrachten en/of werking van de promotor. 24. Op welke wijze wordt de continuïteit na afloop van het project verzekerd? Is er continuïteit voorzien? Geef beschrijving van de situatie nadat de Europese cofinanciering is afgelopen. 25. Geef het aantal werknemers in van de deelnemende organisaties voor en na het project FINANCIELE GEGEVENS VAN HET PROJECT Het project is nog niet gestart op de dag van indiening. Promotoren die BTW-plichtig zijn voor dit project (en hun BTW kunnen recupereren) moeten in de financiële tabel de totale projectkost exclusief BTW invullen. Indien de hoofdpromotor een gemeente, een provincie, een gewest, of een andere publiekrechtelijke instantie is, moet ook hij in tabel de totale projectkost exclusief BTW invullen. Alle andere promotoren mogen hun totale projectkost inclusief BTW invullen. Bij twijfel over het al dan niet mogen inbrengen van de BTW, kan het secretariaat in samenspraak met de beheersdienst (Vlaamse overheid departement Landbouw en Visserij - de Dienst Zeevisserij) duidelijkheid verschaffen. Naast de totale projectkost wordt ook de kostendetaillering ingevuld via het ter beschikking gesteld document EVF_As4_kostendetaillering. Vissersvaartuigen dienen te varen onder Belgische vlag en dienen voldaan te hebben aan de economische band met de kustregio gedurende de 3 kalenderjaren voorafgaand aan de indieningsdatum van het project. Het minimale investeringsbedrag bedraagt excl. BTW Gedetailleerde kostenopgave. ALGEMENE REGEL 1.1. Principes - Enkel uitgaven met een direct verband inzake de realisatie van een project, goedgekeurd door de Plaatselijke Groep, en die opgenomen zijn onder de verschillende kostenposten (investeringsuitgaven, personeelskosten, werkingskosten, externe prestaties, promotie en publiciteit, overhead, BTW, andere kosten) van de gedetailleerde beschrijving van de verwachte kosten voor de uitvoering van een project, opgenomen in de goedgekeurde projectbeschrijving, zijn betoelaagbaar. 7

8 - Effectieve uitgaven moeten overeenkomen met betaling die uitgevoerd zijn door de begunstigde en moeten verantwoord worden door betaalde facturen, of, indien dit niet mogelijk blijkt, door boekhoudkundige stukken met een vergelijkbare bewijskracht. - Opzeggingskosten van verzekeringen, electriciteit, water,enz zijn uitgaven die niet betoelaagbaar zijn. - Betalingen in natura en andere uitgaven die niet het gevolg zijn van een betaling door de begunstigde zijn niet betoelaagbaar. - De begunstigden en de andere bij de uitvoering van concrete acties betrokken instanties moeten voor alle transacties betreffende de concrete actie hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken. - De begunstigden moeten het geheel van de bewijstukken van betoelaagbare uitgaven bewaren overeenkomstig het hierboven vermelde boekhoudkundig systeem. De bewijsstukken moeten tot 3 jaar na afsluiten van het EVF-programma bewaard worden, conform artikel 87 van verordening 1198/2006, of minimum tot 31/12/ Indien striktere regionale of communautaire teksten van kracht zijn, zullen deze worden toegepast Onvangsten - Ontvangsten rechtstreeks gegenereerd door de uitvoering van concrete acties, opgenomen in een goedgekeurd projectvoorstel, moeten afgetrokken worden van het totaal uit te betalen overheidssteun. Deze ontvangsten zullen in hun integraliteit of pro rata worden in mindering gebracht, al naargelang ze geheel of gedeeltelijk door de met EVF-middelen betoelaagde actie gegenereerd zijn. Het af te trekken bedrag wordt op maandbasis berekend. - Onder ontvangsten wordt verstaan het inkomen dat gegenereerd werd tijdens de uitvoeringstermijn van een concrete betoelaagde actie door verkoop, verhuur, verlenen van diensten, inschrijvingsgelden of andere financiële inkomsten Budgettaire aanpassingen van een goedgekeurd projectvoorstel - Een projectbudget kan eventueel aangepast worden in de loop van de uitvoering van een project, in zoverre de begunstigde of promotor van het project dit tijdig aanvraagt of voorstelt aan de plaatselijke groep, en dit via een gemotiveerd schrijven. - De budgetaanpassingen kunnen in geen geval leiden tot een verhoging van het geraamde totale projectbudget zoals vastgesteld in het goedgekeurde projectvoorstel en moeten door de Plaatselijke Groep gevalideerd worden. Een budgetverhoging kan aangevraagd worden door bij een volgende projectoproep een nieuw dossier in te dienen bij de PG. - Wijzigingen aan de projectduur zonder financiële implicaties, voor zover die de termijn van het programma niet overschrijden, kunnen goedgekeurd worden door de Plaatselijke Groep. 8

9 De uitgaven die in aanmerking komen moeten voldoen aan de specificaties van het document Criteria voor de beoordeling van initiatieven en projecten ter uitvoering van het OP-EVF (ikv art 65 van Verordening (EG) Nr. 1198/2006), definitief goedgekeurd door het Comité van Toezicht, dd. 08/07/2009 of eventuele aanvullingen hierop die door het Comité van Toezicht worden goedgekeurd. KOSTENDETAILLERING De subsidiabele uitgaven worden uitgesplitst in zes rubrieken, naast de rubriek met inkomsten: Rubriek 1. Investeringsuitgaven (2.1.) Rubriek 2. Personeelskosten (2.2.) Rubriek 3. Werkingskosten (2.3.) Rubriek 4. Overhead (2.4.) Rubriek 5. Externe prestaties (2.5.) Rubriek 6. Promotie en publiciteit (2.6.) Rubriek 7. Inkomsten ( opgelet de inkomsten moet je aftrekken) (2.7.) Hieronder worden de kostenrubrieken afzonderlijk besproken. Eerst wordt er vermeld onder welke voorwaarden de betrokken uitgaven al dan niet subsidiabel zijn.daarna wordt vermeld op welke manier de kostprijs en de betaling van de uitgaven moet bewezen worden Investeringsuitgaven In toepassing van artikel 56 van Verordening 1198/2006 kan de bijdrage uit het EVF voor een concrete actie alleen dan worden gehandhaafd als die concrete actie gedurende vijf jaar, vanaf de datum waarop de bevoegde nationale autoriteit of de beheersautoriteit een financieringsbesluit heeft genomen, geen belangrijke wijziging ondergaan; - die raakt aan het wezen van die concrete actie of aan de uitvoeringsvoorwaarden ervan, of die een onderneming of overheidsinstantie een onrechtmatig voordeel oplevert; - die het gevolg is hetzij van een verandering in de aard van de eigendom van een infrastructuurvoorziening, hetzij de beëindiging of verplaatsing van een productieve activiteit. Voor onroerende goederen wordt door Vlaanderen een termijn van tien jaar gehanteerd. Ten onrechte uitbetaalde subsidies zullen pro rata temporis op maandbasis teruggevorderdworden. Investeringen die niet betoelaagbaar zijn 9

10 1. aankoop van tweedehandsmateriaal, tenzij dit slechts een onderdeel uitmaakt van een investering en als bewezen kan worden dat voor de aanschaf van dit materiaal de voorbije 10 jaar geen steun werd uitgekeerd. Vissersvaartuigen voor jonge reders (Art. 27, lid 3 van EG 1198/2006) vormen eveneens een uitzondering en kunnen betoelaagd worden. 2. herstellingen en onderhoudswerken waarvan de waarde minder dan 30% van de waarde van het initieel betrokken goed bedraagt. 3. investeringen die betrekking hebben op de detail- of distributiesector. 4. investeringen in gebouwen en installaties die niet bijdragen tot de hoofdactiviteit (> 50% van de omzet na investering) in de visserijsector of die de voorbije 10 jaar konden genieten van investeringssteun, regionaal, nationaal of EU. 5. bij aankoop van grond, het deel van de waarde hoger dan 10 % van de totale subsidiabele uitgaven voor het ingediende project. Het maximumsteunbedrag voor de aankoop van grond is acties voor recreatieve doeleinden, behalve wanneer het voorwerp van de onderneming in hoofdzaak verband houdt (meer dan 50% van de omzet) met de visserij en/of aquacultuur. 7. aankoopposten van onroerend goed, behalve diensten van intellectuele aard (architect, bodemonderzoek, enz.) waarbij voor deze laatste het deel van de gecumuleerde waarde, hoger dan 10 % van de totale subsidiabele uitgaven voor de betrokken operatie, niet in aanmerking komt. Het maximumsteunbedrag voor deze intellectuele diensten is alle soorten belastingen die door de begunstigde teruggevorderd kunnen worden. 9. aankoop of huur van kantoormeubilair en -materieel met uitzondering van computers (software en hardware) koop of huur van externe transportmiddelen, met uitzondering van voertuigen die enkel gebruikt kunnen worden voor visserij en aquacultuur. 10. investeringen die door middel van leasing gefinancierd zijn zonder dat er een koopoptie aan het contract is verbonden. 11. gekoelde (inclusief diepvries) opslagcapaciteit die niet behoort bij installaties voor verwerking of afzet. 12. studies, niet gekoppeld aan projecten of investeringsdossiers 13. bouw van vissersvaartuigen. 14. investeringen bestemd om producten te verwerken voor andere doeleinden dan menselijke consumptie, behalve indien het gaat om investeringen die uitsluitend zijn bestemd voor de behandeling, de verwerking en de afzet van afval van visserij- en aquacultuurproducten. 15. kosten die verband houden met experimentele visserij, niet vervat in een proefproject van algemeen nut. 10

11 16. kosten bij overdracht van eigendommen. Bewijsstukken: a) Indien de grond, waarop het gebouw wordt opgericht geen eigendom is van de promotor, dient er een erfpachtovereenkomst, een recht van opstal of een concessieovereenkomst bijgevoegd te worden; b) De nodige vergunningen, zoals de bouwvergunning en de exploitatievergunning; c) Indien de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten van toepassing is, dient een kopie van de aankondiging van werken en/of diensten bijgevoegd te worden; d) Het bewijs van de uitgaven gebeurt door vorderingsstaten en/of facturen; e) Het bewijs van betaling moet gebeuren door rekeninguittreksels; f) Bij de laatste betalingsaanvraag moeten worden bijgevoegd: Beslissing van goedkeuring van de eindafrekening; Proces-verbaal van voorlopige oplevering (dit geldt voornamelijk voor gemeenten en provincies) Personeelskosten Voor elk personeelslid dat deel- of voltijds voor een project wordt ingezet, moet de projectpromotor/begunstigde een document (arbeidscontract, ) kunnen voorleggen waarin bewijs wordt geleverd van het inzetten van het personeelslid voor het desbetreffende project, met detaillering van de opdracht en tijd besteed aan het project dat voorwerp is van EVF-betoelaging. Dit document moet ter inzage beschikbaar zijn op de administratieve zetel van de projectpromotor, vanaf het moment van betoelagen van de actie. Indien personeel vervangen wordt moeten de arbeidscontracten van het nieuwe personeel bijgehouden worden op de hierboven vermelde administratieve zetel. Enkel de uitgaven van personeelsleden die voldoen aan de bepalingen hierboven beschreven zijn betoelaagbaar. - De projectpromotor/begunstigde kan personeel dat ingezet wordt voor een betoelaagde actie vervangen door ander personeel dat over gelijkaardige kwalificaties beschikt,binnen de limieten van het initieel beschikbare budget voor personeelskosten. Voorafgaand akkoord van de stuurgroep is vereist. - Personeel dat deel- of voltijds wordt ingezet voor een betoelaagde actie moet van dezelfde salarisvoorwaarden genieten zoals gehanteerd door de projectpromotor voor ander personeel van hetzelfde niveau, kwalificatie en anciënniteit. - De projectpromotor houdt een lijst bij met personeelsleden die ingezet worden voor een betoelaagde actie waarin o.a. hun tijdsbesteding aan deze actie wordt bijgehouden, en dit voor de volledige duur ervan. Kilometervergoedingen kunnen onder personeelskosten ingebracht worden als deze vermeld staan op de loonfiche. Wanneer de persoon maar voor een deel ten dienste van het EVF - As4 project heeft gereden wordt dit aangegeven op het bewijs. Tevens dient men aan te geven waar het aantal kilometers vandaan komt. Dit doet men aan de hand van een 11

12 kilometeroverzicht (telkens datum, opdracht, van en naar, aantal kilometers een voorbeeld is te vinden op ). Als personeelskosten worden niet aanvaard: - loonkosten voor supervisie (meestal door de ondernemingsleider, beleidsmedewerkers, ); - kilometervergoedingen voor opdrachten (deze horen bij werkingskosten en staan niet op de loonfiche van de medewerker) Bijdragen voor extralegale voordelen zoals groepsverzekeringen, extralegaal pensioen,... kunnen wel ingebracht worden. Bewijsstukken: Het bewijs van de personeelskosten gebeurt door de maandelijkse loonstaten. De promotor moet aangeven hoeveel dagen (eventueel in een percentage) het personeelslid tijdens de betrokken maand voor het project heeft gewerkt. Het arbeidscontract wordt, zodra afgesloten, opgestuurd naar het secretariaat. In het kader van het project goedgekeurd personeelslid dient een tijdsbesteding bij te houden. In een register dient per halve dag beknopt beschreven te worden welke prestaties in het kader van het project geleverd werden. Deze tijdsbesteding dient bij elke betalingsaanvraag bijgevoegd te worden ( zie voorbeeldmodel dat u zult ontvangen bij goedkeuring van uw dossier) Werkingskosten Als werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die betrekking hebben op het project en die ook verifieerbaar zijn. Het zijn dus kosten die er niet zouden zijn zonder het project. Betoelaagbare werkingskosten gelinkt aan personeelsactiviteiten, kunnen, binnen de limieten van de goedgekeurde budgetomschrijving van een project, volgende kosten betreffen: - informaticamateriaal (waaronder computers) - documentatiemateriaal - postkosten - telefoon, fax, internetkosten - andere kosten, voor zover beschreven in de goedgekeurde projectfiche. Onder meer deze werkingskosten worden aanvaard: - Computerkosten en kosten voor het gebruik van andere zeer gespecialiseerde apparatuur; aankoop van een computer en een printer kan ingebracht worden per jaar voor maximaal 1/3 van de aankoopprijs. Machines en ondersteunend materiaal (vb. computer) dat niet tot het project zelf behoort maar wel nodig is voor de uitvoering ervan komt enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode (hierbij worden de gangbare afschrijfperiodes gehanteerd ) vanaf het moment van aankoop, op maandbasis en binnen de projectduur. Dit gebeurt op maximum drie jaar. Dus als een project drie jaar loopt en de computer wordt aangekocht bij het begin van de 12

13 projectperiode, dan mag men de volledige kostprijs van de computer inbrengen bij de eerste declaratie. Wanneer het project echter over twee jaar loopt, mag slechts twee derde ingebracht worden. Het is dan ook aangeraden de aankoop zo vroeg mogelijk in de projectperiode te doen. Als de computer werd aangekocht vóór het project van start ging, kan deze enkel worden ingebracht bij overheadkosten (zie verder). - de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur niet langer is dan de duur van het project (b.v. inkt, papier, batterijen,...); - huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur. - tankbeurten en kilometervergoedingen enkel en alleen als het vervoer essentieel is voor het project. - Kosten die gemaakt worden door een particulier kunnen worden ingeschreven onder werkingskosten. Men dient dit te bewijzen aan de hand van een onkostennota en een betalingsbewijs. Dit kan ook ondergebracht worden onder externe prestatie. - Kosten voor binnen- of buitenlandse zendingopdrachten zijn slechts betoelaagbaar indien ze opgenomen zijn in het goedgekeurde projectvoorstel. Een gedetailleerd verslag van de opdracht, waarin de meerwaarde voor het project wordt aangetoond, dient opgemaakt en aan de betalingsaanvraag toegevoegd te worden. De verplaatsingskosten dienen steeds verantwoord te worden dmv bewijsstukken. Ingeval van kilometervergoeding zullen de regels en barema s gerespecteerd en gehanteerd worden van kracht binnen de Vlaamse overheid. Hotelkosten in het buitenland zijn geplafonneerd eveneens volgens de geldende regels en barema s binnen de Vlaamse overheid. - Verzekering die specifiek is voor het project. Worden niet als werkingskosten aanvaard: - Afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel,...); - Uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame (hoort thuis bij promotie en publiciteit tenzij nadrukkelijk aangegeven in de projectfiche); - Verhuur aan zichzelf (interne huuraanrekening): dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en infrastructuur, waarvan de promotor reeds eigenaar of huurder is voor het uitoefenen van activiteiten die geen betrekking hebben op het project. Dit geldt ook als de eigenaar of de huurder een belangrijke participatie (meer dan 50%) heeft in de onderneming, die promotor is; - Computerkosten voor occasioneel gebruik; deze maken deel uit van de overheadkosten; - Kosten aangerekend door onderwijs- of onderzoeksinstellingen voor het gebruik van de bestaande basisuitrusting wanneer de begunstigde de onderzoeksinstelling zelf is. Bewijsstukken 1) De werkingskosten dienen bewezen te worden aan de hand van facturen. 2) Het bewijs van betaling moet gebeuren door rekeninguittreksels Tankbeurten en kilometervergoedingen kunnen worden ingebracht onder werkingskosten als ze natuurlijk zijn gemaakt ten dienste van het project. Bij werkingskosten moet er zoals hogerop gezegd een factuur én een betalingsbewijs zijn. Dit betekent dat tankbeurten in functie van het project kunnen aanvaard worden als er daartoe een factuur én rekeninguittreksel bestaat. Men moet over beide documenten beschikken, zoniet moet men 13

14 het onder overheadkosten inbrengen. In die rubriek is de bewijslast minder, maar zit men met een plafond (max. 15% van de werkelijke personeels- en werkingskosten). Dit betekent ook dat een kilometervergoeding met zijn beperkte bewijslast niet wordt weerhouden. Slechts één uitzondering wordt hierop toegestaan. Wanneer het project essentieel afhankelijk is van vervoer maar er door omstandigheden geen gebruik wordt gemaakt van tankbeurten kan een overzicht van de gemaakte kilometers (dag, opdracht, van en naar, aantal kilometers) als factuur en betalingsbewijs begrepen worden. Die aantal kilometers worden maximaal vermenigvuldigd met het wettelijk vastgelegde bedrag. Op heden is dit 0,3169 euro per kilometer en dit wordt jaarlijks geïndexeerd op 1 juli. Deze enige uitzondering bestaat bijvoorbeeld voor een mobiele dienstverlening, omdat dit in se het project zelf is. Een kilometervergoeding voor een reguliere bedrijfsauto wordt in de rubriek werkingskosten niet aanvaard Overheadkosten Onder deze rubriek vallen allerhande vaste kosten die niet begrepen zijn in de andere kostenrubrieken. Het zijn met andere woorden kosten die men, zij het in mindere mate, ook zou hebben indien het project niet zou worden verwezenlijkt omdat ze ook moeten worden gedaan voor het uitvoering van de dagdagelijkse activiteiten. Enkel de overheadkosten die binnen de projectperiode vallen, verband houden met de uitvoering van het project en ook zo gemotiveerd kunnen worden, komen voor subsidie in aanmerking (vb. kosten van administratie, onderhoud, verwarming, water, gas, postzegels, verzekeringen, kleine reis- en verblijfkosten, restaurantkosten, promotie en publiciteit, ). Enkel de expliciet hieronder opgesomde kosten komen als overheadkost in aanmerking: - Gebouw: huur gebouw/kantoor/vergaderzaal, verwarming, verlichting, elektriciteit, gas, water - Kantoor: telefoon, internet, postzegels, verzendingskosten, kantoorbenodigdheden, inkt, papier/copies, onderhoud burelen, onderhoud PC + printer - Representatie: reis- en verblijfkosten, kilometervergoeding - Ondersteuning: sociaal secretariaat, boekhouding, juridisch advies - Verzekering: burgerlijke aansprakelijkheid, brand, arbeidsongevallen Indien overheadkosten worden ingediend, die niet specifiek aan het project kunnen worden toegewezen, moet een verdeelsleutel op deze kosten worden toegepast. De promotor moet deze verdeelsleutel vermelden en motiveren. Dit kan bijvoorbeeld op basis van het aantal personeelsleden die aan het project werken ten opzichte van het totaal aantal personeelsleden. Zoals hogerop vermeld leent de rubriek overheadkosten er zich toe om een pc in te brengen die voor de start van het project werd aangekocht. Een voorwaarde is natuurlijk dat men deze computer voor het project gebruikt. Dit kan enkel voor het deel van de afschrijvingsperiode die binnen de projectperiode valt en met een boekhoudkundige verklaring als bewijs. Als een computer slechts occasioneel binnen het project gebruikt wordt, moet een verdeelsleutel toegepast worden (vb. halftijds: de helft van de afschrijvingskost binnen de projectperiode kan worden ingebracht). 14

15 Overheadkosten kunnen voor maximaal 15% van de werkelijke personeel- en werkingskosten voor subsidiëring in aanmerking worden genomen. Bewijsstukken Overheadkosten zijn dikwijls moeilijk te verifiëren. Daarom is de bewijslast hier niet zo zwaar als bij de andere kostenrubrieken. Er moet altijd een document zijn waaruit de juistheid van de aangerekende overhead blijkt, zoals een kasticket, factuur of boekingsstukken met vergelijkbare bewijskracht als een factuur Externe prestaties Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd (bv. vergoedingen voor architecten, veiligheidcoördinatie, studie-, engineering- en consulentenbureaus). Onderzoeksopdrachten en studies komen enkel in aanmerking indien ze deel uitmaken van een concreet project. Een concreet resultaat hoeft niet steeds een investering te zijn; ook een handboek, website, kunnen hiervoor doorgaan. Indien een studie niet gevolgd wordt door een concrete actie zullen de al voor de studie toegekende middelen teruggevorderd worden. Er moet een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen een externe en een interne prestatie. We spreken van een interne prestatie als het werk door een (co)promotor wordt uitgevoerd. Een externe prestatie daarentegen is een verrichting die door een andere persoon dan de (co)promotor wordt gemaakt. Het is dan ook niet toegelaten om een interne prestatie in te geven als een externe prestatie. Kilometervergoeding kan ook ingebracht worden onder externe prestaties. Als de kilometers worden verreden door iemand die de externe prestatie uitvoert. Dus kilometervergoeding kan dus zowel onder personeel, werkingskosten, overhead en externe prestaties. Bewijsstukken 1) De kosten van de externe prestaties moeten bewezen worden aan de hand van een factuur (geen loonstaat, in dat geval zijn het personeelskosten). 2) Het bewijs van betaling moet geleverd worden door rekeninguittreksels Promotie en publiciteit Kosten voor promotie en publiciteit komen voor cofinanciering in aanmerking indien ze in een aparte rubriek zijn opgenomen in het project. Bewijsstukken 1) De kosten van promotie en publiciteit worden bewezen aan de hand van facturen. 2) Het bewijs van betaling moet blijken uit rekeninguittreksels Inkomsten 15

16 Indien men tijdens de projectperiode inkomsten krijgt, is men verplicht deze van de onkosten af te trekken. Hiertoe wordt in de projectfiche een raming gemaakt van de netto-inkomsten (dit zijn de bruto-inkomsten min de eventueel niet-ingebrachte/nietsubsidiabele kosten die er mee verbonden zijn). Als een kost niet gedeclareerd wordt moet ook de hiermee overeenstemmende inkomst niet gedeclareerd worden (vb. inkomsten van drankverkoop wordt enkel ingebracht als ook de kosten van drank ingebracht worden). Deze inkomsten worden afgetrokken van de totale projectkost. Nadien wordt de cofinancieringsteun berekend. Inkomsten die partners uit het project halen moeten niet ingebracht worden. De werkelijke inkomsten kunnen worden gecontroleerd bij de terreincontroles. Als inkomsten wordt bijvoorbeeld aanzien: u organiseert een evenement; dit evenement wordt als project ingediend en u vraagt inkomgeld; dat geld moet in mindering gebracht worden. Wordt bijvoorbeeld niet als inkomsten aanzien: een dorpshuis wordt gerenoveerd en na de renovatie worden bepaalde lokalen verhuurd. De huurprijs moet hier niet afgetrokken worden omdat het project de renovatie van het dorpshuis is. Hieruit mag echter niet worden geconcludeerd dat elke inkomst buiten de projectperiode zuiver voor de promotor is. Wanneer er een projectkost wordt ingebracht waaruit rechtstreekse inkomsten volgen, dienen de verwachte ontvangsten steeds in rekening gebracht worden. Zo moet men bijvoorbeeld bij het drukken van duizend boeken tijdens de projectperiode de verwachte inkomsten inbrengen van die duizend boeken. Het is dan ook belangrijk om een realistische schatting van de oplage en de hieraan verwachte inkomsten te maken. Bij de opmaak van de financieringstabel dient men hiermee rekening te houden omdat er bij te hoog ingeschatte inkomsten niet meer uitbetaald kan worden dan de oorspronkelijk vastgestelde cofinanciering. Bij te laag ingeschatte inkomsten worden de bijkomende inkomsten afgetrokken van het uit te betalen bedrag. Dit kan vermeden worden door bijkomende andere kosten te declareren. Deze kosten moeten vanzelfsprekend subsidiabel zijn en binnen het project passen. Belangrijk is ook dat een toegangs/inkom/aankoop/verkoopprijs niet afhankelijk mag zijn van het al dan niet lid zijn van een vereniging of dergelijke. Dit slaat niet op het toestaan van een korting voor bepaalde maatschappijgroepen (zoals kinderen, studenten of ouderen). In de tabel wordt er een min-teken voor het bedrag gezet. 28. Werd het project ook ingediend binnen andere programma s? Vul hier, indien van toepassing, in of u bij andere overheidsinstanties een aanvraag tot subsidiëring indiende. Het betreft hier aanvragen bij alle overheidsinstanties: Europa (vb Doelstelling II, EFRO, ), Vlaanderen, gemeentebesturen of andere provinciale diensten. Specifieer de instantie en geef aan wanneer de beslissing werd/wordt genomen. 29. Garanties betreffende overige financieringsbronnen behalve het vorige, op basis van bekrachtigde en/of principiële beslissingen van bijvoorbeeld partners Bedoeld wordt in voorkomend geval : De definitieve of principiële belofte van subsidiëring vanwege een hogere overheid; 16

17 Een uittreksel uit de notulen van de bevoegde beheersorganen waaruit blijkt dat er een beslissing genomen is omtrent een eigen inbreng; Een wettelijke/reglementaire verwijzing krachtens dewelke bijstand wordt toegekend + referenties toekenningbeslissing. De garanties van de partners moeten binnen de 3 maanden na goedkeuring van het project aan het programmasecretariaat bezorgd worden en ook aan de beheersdienst. 30. Financieringsplan Vul de tabel in met onkosten die u zal maken. Alle ingevulde kosten moeten overeenstemmen met de ingevulde kosten van de kostendetaillering! Dit betekent dat publiekrechtelijke organisaties hier de kosten exclusief BTW moeten invullen, privaatrechtelijke inclusief BTW! ER MOET MIN 15% EIGEN INBRENG ZIJN VAN DE HOOFDPROMOTOR SAMEN MET ZIJN COPROMOTOREN ANDERS WORDT UW PROJECT NIET ONTVANKELIJK VERKLAARD. Opgelet, de inkomsten worden van het totaal afgetrokken om zo tot de totale subsidiabele kost te komen. GEGEVENS OVER DE DUURZAAMHEID VAN HET PROJECT 31. Verantwoord uw project op het vlak van duurzaamheid De duurzaamheidstoets is opgebouwd rond drie pijlers, namelijk milieu, economie en het sociale aspect. Elke pijler is onderverdeeld in een reeks specifieke criteria, op basis waarvan de concrete acties worden geëvalueerd. U licht elk criterium toe dat van toepassing is op uw project, zodat de duurzaamheid van uw project geëvalueerd kan worden. criteria 1.1 milieu M1 kwaliteit van het milieu (bodem, water, lucht) en habitat M2 bescherming natuurlijke hulpbronnen M3 kwaliteit ecosysteem (biodiversiteit) M4 bijdrage tot milieubewustzijn (informatie) M5 bijdrage tot effect op commerciële soorten M6 verminderen van afval en teruggooi 1.2 economie E1 creëren van economisch voordeel en diversificatie E2 verminderen van de operationele kosten per eenheid E3 verhogen van de kwaliteit en de waarde van bestaande markten en producten E4 ontwikkelen en toepassen van nieuwe technologieën 17

18 E5 1.3 sociaal aspect S1 S2 S3 S4 marketing bevorderen van de werkgelegenheid verhogen van de veiligheid verbeteren van de opleiding stimuleren van gelijke kansen BIJ TE VOEGEN BEWIJSSTUKKEN Voeg minimum de bewijsstukken toe die voor u verplicht zijn op te nemen. Kruis ook aan welke bijkomende stukken u toevoegde. RECHTEN EN PLICHTEN 35. Ondertekening Er wordt opgemerkt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en/of actie en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt. Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde verbintenissen te onderschrijven. Het aanvraagformulier moet ondertekend worden door de mensen die hiervoor bevoegd zijn. ( vb voor gemeenten moet dit ondertekend worden door de burgemeester en secretaris, voor de provincie door de bevoegde gedeputeerde en de griffier, voor een vzw door de voorzitter en/of secretaris zoals staat bepaald in de statuten ). 18