METIS handleiding voor het secretariaat

Transcriptie

1 Metis is in de Griekse mythologie de godin van de wijsheid. METIS handleiding voor het secretariaat april 2014 Voor vragen en opmerkingen svp mailen naar

2 Inhoudsopgave : Belangrijke opmerkingen vooraf 2 Inloggen 4 Stappenplan 4 Alfabetisch overzicht van onderwerpen Afstudeerverslag / Thesis 5 Auteursveld en editorsveld 5 Boek/boekredactie 7 Classificatieveld 7 Code onderzoek 8 Congresbijdrage 8 Dissertatie / Proefschrift 9 DOI en URL DOI en URL repository 11 Hoofdstuk in boek 11 Jaar van uitgave / verslagjaar 12 Octrooi 12 Overzichtslijsten 12 Resultaten raadplegen/wijzigen/overzichten 15 Tijdschriftartikel 17 Titelveld 17 Uploaden 18 1

3 BELANGRIJKE OPMERKINGEN VOORAF METIS is menugestuurd, de terugtoets van Internet werkt niet, gebruik altijd de metisknoppen. Copy (Ctrl C) en Paste (Ctrl V) werken wel. Maak gebruik van de hulplijsten deze zijn bij veel invulvelden beschikbaar, ze worden aangeduid door de volgende icoontjes en geven lijsten waaruit je kunt selecteren of geven meer informatie over een veld/record. Elke publicatie in METIS krijgt een uniek nummer, toegekend na vastlegging. Wanneer je een selectie gemaakt hebt wordt het aantal publicaties aangegeven, als dit er veel zijn kun je je zoekvraag beperken Je kunt het zoekscherm instellen naar je voorkeur Metis geeft zelf ook handleidingen Bij het invoeren krijgen alleen het eerste woord en eigennamen een hoofdletter. Titel en ondertitel worden gescheiden door een spatie een dubbele punt en dan weer een spatie. B.v. Titel : ondertitel 2

4 Een wildcard (het % teken) kan alle waarden aannemen, en kan worden gebruikt als zoekargument in de hulplijsten, b.v. zoek je op auteur m%ller, dan zie je o.a. Mueller en Müller, Muller maar ook Miller Relatie Metis en Employee pages Minimaal 1x per dag worden vanuit Metis, de publicatiegegevens naar de employee pages geschreven. Een verandering in Metis is dus niet meteen zichtbaar. O.a. via de optie onderzoek van de algemene TU/e site en dan Experts & expertises kun je bij de employeepages komen. Ook via de algemene faculteitspagina. Je komt dan op dit scherm, vul de naam in Op de employee pages klik je op publicaties Na synchronisatie met het repository van de TU/e (bij meeste type publicaties dagelijks) wordt dat een link het repository zoals in dit voorbeeld 3

5 LOGIN Login via STAPPENPLAN Stap 1 Check of de publicatie al geregistreerd is via de optie resultaten/ raadplegen/overzichten Ja : kijk of de gegevens volledig zijn, zo niet vul ze dan aan, kijk ook goed naar de onderzoekscode van de capaciteitsgroep. Kun je de gegevens niet aanpassen (b.v. omdat je geen rechten hebt) mail dan de gewenste aanvulling dan naar IEC.Metis@tue.nl Nee : ga naar stap 2 invoeren Stap 2 Voer de publicatie in via de optie : Resultaten - Registreren Kies de publicatiesoort en vul vervolgens in ieder geval de verplichte velden in, deze worden aangeduid met een rood sterretje. 4

6 OVERZICHT VAN ONDERWERPEN (ALFABETISCHE VOLGORDE) Afstudeerverslag / Thesis Afstudeerverslagen worden niet bij alle faculteiten geregistreerd in Metis, wanneer ze wel geregistreerd worden dan is het soort resultaat Rapport (08) en voor soort rapport zie de mogelijkheden hieronder. Classificatie is Overig prod. v. Wetensch.act (12) Er zijn de volgende soorten rapporten De begeleider wordt nu nog opgenomen als mede-auteur, in de toekomst komt daar waarschijnlijk een apart veld voor vergelijkbaar met de promotor bij een promotie. Auteursveld en editorsveld Type de achternaam in en je krijgt dan een overzicht van de auteurs met die achternaam, selecteer de juiste persoon, maak bij twijfel gebruik van de voor meer informatie. 5

7 Deze wordt dan na selectie zo getoond. Als in bovenstaand geval een werkverband wel afgesloten had moeten zijn, geef dat dan door aan de Metis-beheerder van de faculteit of aan Bij de registratie dient dezelfde volgorde van de auteurs aangehouden te worden, zoals ze in het artikel zijn vermeld. Vermeld alle genoemde auteurs, in het beginscherm zijn er 5 auteursvelden zichtbaar, maar er is plaats voor veel meer (gebruik tab of enter). Editor(en) hebben de zelfde indeling als auteurs, dus niet deze : Maar deze Bij de optie raadplegen/wijzigen In Metis worden ook aliassen van een naam getoond, Dit zal het geval zijn bij veel Chinese auteurs en bij auteurs die onder meerdere namen publiceren. Een v voor de naam staat voor voorkeur, een a voor alias. 6

8 Boek / Boekredactie Een medewerker kan (mede)auteur of redacteur zijn van een boek. Is de medewerker auteur, dan wordt de soort publicatie Boek-Monografie (02); classificatie wordt dan of Wetenschappelijk publicaties (05) of Vakpublicaties (08) of Populaire publicaties (10). Zit de medewerker in de redactie van een boek, dan wordt de soort publicatie Boekredactie (04) en de classificatie wordt dan Overig.prod.v.wetensch.act. (12) Classificatieveld De volgende combinaties van soort resultaat en classificatie zijn mogelijk : Overige soorten resultaten : audiovisueel materiaal; computerprogramma/software; dataset; inaugurele rede; lezing; octrooi; overige resultaten; prijs; relevante posities; website/portal; abstract; poster; ontwerp e.d. vallen onder Overig prod. v. wetensch.act. (12) 7

9 Code onderzoek Hier wordt aangegeven onder welke vakgroep het onderzoek valt, de afkorting van je vakgroep (research ID), ook op te zoeken via de hulplijst. Publicaties van medewerkers uit de tijd van voor hun TU/e dienstverband, die ze op hun employee page willen hebben moeten niet die code van de vakgroep krijgen, maar bijvoorbeeld TM-personal. Informeer bij de Metis-beheerder van de faculteit welke dat is voor jouw faculteit. Een publicatie kan meerdere onderzoekscodes hebben. Voorbeeld Congresbijdrage Controleer eerst of het congresbijdrage al in Metis zit, zo ja vul eventueel gegevens aan. Is het artikel niet aanwezig dan registreren. Een medewerker kan verschillende soorten bijdragen leveren aan een congres : artikel, abstract, lezing en poster. Dit kun je aangeven bij type De registratie kan per faculteit verschillen dus informeer bij de Metis-beheerder van je faculteit of van een congres meerdere type congresbijdragen geregistreerd dienen te worden Conference Paper wordt volledig opgenomen in proceedings en heeft classificatie Wetensch.publ.refereed (06) of Wetensch.publ.non-refereed (07) of Vakpublicatie (08) Meeting Abstract wordt volledig opgenomen in proceedings en is Overig prod. v. wetensch. act. (12) Oral : voordrachten en lezingen van medewerkers op congressen krijgen classificatie Overig prod. v. wetensch. act. (12 Poster : een poster gepresenteerd op een congres krijgt de classificatie Overig prod. v. wetensch. act. (12) Symposium conducted at krijgt de classificatie Overig prod. v. wetensch. act. (12) 8

10 Wanneer de proceedings zijn verschenen in een boek met een aparte titel, deze titel opnemen. De gegevens van het congres staan dan meestal vermeld in de ondertitel. Zijn de proceedings niet in een boek met aparte titel verschenen, dan de volgende notering gebruiken : Proceedings of the naam van het congres ( tussen haakjes de afkorting van het congres), datum, plaats b.v. : Proceedings of the 43rd International Universities Power Engineering Conference 2008 (UPEC), 1-4 September 2008, Padova Betreft het een lezing dan registreert men het als volgt Presentation at the naam van het congres ( tussen haakjes de afkorting van het congres), datum, plaats Betreft het een poster dan kan men dit registreren als volgt : Poster presented at the...naam van het congres (...tussen haakjes de afkorting van het congres),... datum,... plaats Betreft het een abstract dan kan men dit registreren als volgt : Abstract presented at the...naam van het congres (...tussen haakjes de afkorting van het congres),... datum,... plaats Ook bij proceedings kan men de hulplijst gebruiken. (Congressen uit het verleden staan hier echter op nogal wat verschillende manieren in). Proceedings zijn vaak lastig verkrijgbaar. Ze verschijnen vaak pas lange tijd na het congres. Aangezien dit soort publicaties meestal niet door commerciële uitgevers is uitgegeven, is hun verspreiding vaak beperkt. Het is daarom wenselijk wanneer het secretariaat over een pdf-file van de congresbijdrage beschikt om deze pdf te uploaden op de manier beschreven onder het kopje uploaden Dissertatie / Proefschrift Proefschriften worden geregistreerd als Dissertatie (20). Op moment van ISBN aanvraag bij Bibliotheek registreert de bibliotheek de dissertatie in Metis. De bibliotheek registreert het b.v. als ST-Totaal men moet dan nog wel de juiste code onderzoek erbij zetten. Wat de classificatie betreft zijn er 4 mogelijkheden : Dissertaties volledig intern (di) (01) : promovendus werkzaam bij de TU/e en promoveert hier Dissertaties extern voorb. (dev) (02) : promovendus van buiten die bij de TU/e promoveert Dissertaties intern voorb. (div) (03) : (co)promotor/commissielid van TU/e; promotie aan andere universtiteit Dissertaties volledig extern (de) (04) : promotie volledig buiten de TU/e tot stand gekomen, maar persoon werkt nu bij TU/e en wil publicatie op zijn/haar employee page. 9

11 Medewerker kan auteur zijn van het proefschrift dan komt zijn naam bij auteur. Is de medewerker (co)promotor of commisielid dan kan men dat registreren via de button promotoren. Voorbeeld Voorbeeld : DOI en URL DOI en URL Repository Een DOI (Digital Object Identifier) is een uniek nummer voor een publicatie, meestal een tijdschriftartikel, maar hoofdstukken kunnen ook een DOI hebben. Indien bekend vul dit dan in bij DOI. Klikt men daarna op enter dan komt de volledige link bij URL DOI te staan, dus de directe link naar het artikel op de site van de uitgever. 10

12 Bij URL Repository moet je de URL zetten die men toegewezen krijgt na het uploaden (meer informatie onder het kopje Uploaden) van een document URL (Uniform Resource Locator) is het adres van een webpagina. Hoofdstuk in boek Wordt geregistreerd als soort Hoofdstuk in Boek (03) met classificatie Wetenschappelijke publicaties (05) of Vakpublicaties (08) of Populaire publicaties (10) Voorbeeld : Jaar van uitgave / verslagjaar Verslagjaar is het jaar dat meetelt voor de verdeling van de onderzoeksbudgetten, het jaar van uitgave is het jaar dat de publicatie daadwerkelijk verschijnt. Daar kan dus verschil in zitten. Bij sommige faculteiten is het jaar van uitgave leidend, dat jaar wordt ook verslagjaar. Informeer bij de beheerder van je faculteit wat het beleid hier over is. Vergeet het jaar niet aan te passen als je publicaties van een medewerker invoert uit zijn/haar verleden, die zijn dan ook zichtbaar op zijn/haar employeepage. 11

13 Octrooi Een octrooi of patent is een door de overheid of bevoegd gezag verleend exclusief recht tot het maken of verkopen van een industrieel product. Een octrooi wordt geregistreerd als publicatiesoort Octrooi (30) met de classificatie Overig prod. v. wetensch. act. (12) Classificatie Octrooi (13) is vervallen voorbeeld Er is een aparte handleiding voor octrooien, die kan worden aangevraagd bij Overzichtslijsten Via de optie resultaten Raadplegen/wijzigen/overzichten kan men overzichtslijsten maken. Maak de gewenste selectie en klik op uitvoeren dan komt men op dit scherm Na uitvoeren komt men op dit scherm waarop men de selectie op bepaalde velden kan sorteren, een voorblad kan geven en in diverse formaten kan uitvoeren. 12

14 Voorbeeld van een vaak gebruikte overzichtslijst Voorbeelden van de uitvoer zijn : APA en Vancouver zijn beide bibliografische style-formats waarin o.a. vastgelegd is op welke manier de namen van de auteurs weergegeven dienen te worden, waar en hoe het jaartal, het volumenummer, het afleveringsnummer en de paginering weergegeven dienen te worden, etc. De lijst beknopt en gedetailleerd zijn gebaseerd op het APA format, maar bevatten daarnaast nog extra gegevens, zoals de het resultaattype en de projectcode. RIS en bibtex zijn zogenaamde export formats; hiermee kan men met Metis gegevens exporteren om in te lezen in andere software programma s, zoals RefManager en EndNote. Mocht het uitdraaien niet lukken dan kan het zijn dat de popup-blocker aan staat, svp uitzetten. Het kan ook zijn dat men niet mag downloaden, dit kan men herstellen door in Internet Explorer : Tools Internet Options Security Local Intranet - custom level downloads op enable te zetten. 13

15 Hulp nodig mail me dan dan kom ik langs om het goed te zetten. 14

16 Resultaten raadplegen/wijzigen/overzichten Bij deze optie kun je zoeken binnen de reeds geregistreerde records. Je komt dan bij dit zoekscherm (volgorde zoekvelden kun je instellen naar voorkeur zie opmerkingen vooraf). 15

17 Wanneer je een selectie gemaakt hebt, klik je op uitvoeren vb. Je wilt alle geregistreerde publicaties zien van de capaciteitsgroep Dynamics & Control uit 2013 Je komt dan b.v. uit bij dit scherm Voorbeeld van een record 16

18 Tijdschriftartikel Controleer eerst of het artikel al in Metis zit, zo ja vul eventueel gegevens aan. Is het artikel niet aanwezig dan registreren als Tijdschriftartikel (01). De classificatie is Wetensch.publ.refereed (06) of Wetensch.publ.non-refereed (07) of Vakpublicatie (08) Voorbeeld : Onder in het scherm is ruimte voor de samenvatting Titelveld Hier komt de titel van de publicatie te staan. Alleen de eerste letter van de titel en eigennamen krijgen een hoofdletter, de rest wordt genoteerd in kleine letters. Titel en ondertitel worden gescheiden door spatie - dubbele punt - spatie. 17

19 Uploaden van publicaties Is er een pdf-versie van de publicatie dan kun je deze op de volgende manier uploaden. Klik op de button upload full text Je komt dan in het volgende scherm : Is het artikel een open access artikel, dus voor iedereen toegankelijk, dan kies je voor open access. Wanneer de licentievoorwaarden dat niet toestaan of onduidelijk zijn, kies dan voor Campus Only. Klik op en dan zie je Deze link kopieer je en zet je achter URL Repository, dit kun je ook doen door met de muis rechts op de link te klikken - copy shortcut te kiezen - en met ctrl V achter het URL Repository plakken In het repository (digitale archief) vind je door de TU/e uitgegeven publicaties, én publicaties waarvan de auteur verbonden is (of was) aan de TU/e. 18