Exposanten Handleiding

Transcriptie

1 Exposanten Handleiding

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 4 2. Deadlines 5 3. Wat moet ik weten voor een goede beursvoorbereiding? 7 Belangrijke telefoonnummers 7 Aanvullende contactgegevens 8 Data en tijden 11 Opbouw en afbouw procedures eigen standbouw 12 Opbouw en afbouw procedures standaard standbouw 12 Toegang tot de beurs voor exposanten Standbouw & standbouw voorschriften 15 Standaard Standbouw 15 Standbouwreglement 17 Techniek Regels voor activiteiten Uitleg over het klantenportaal 21 Het klantenportaal 21 Expo Match 21 Bezoekers mailing, Digitale Relatiekaart 21 De pers, hoe te benaderen? 22 3

3 1. Inleiding U neemt deel aan Renovatie 2014 en uw voorbereidingen zijn in volle gang. In deze handleiding zetten wij een aantal praktische tips voor u op een rij. Handleiding De organisatie en promotie van Renovatie 2014 is in handen van VNU Exhibitions. In deze handleiding vindt u belangrijke informatie over de organisatie en de marketingcommunicatie middelen van Renovatie Digitaal handboek Het beurscomplex en de technische voorzieningen worden beheerd door Brabanthallen s- Hertogenbosch. Alle diensten die Brabanthallen s-hertogenbosch leveren, zoals technische voorzieningen, kunt u online bestellen via het digitale exposantenhandboek van A-Booth. Een link naar het digitale exposantenhandboek is te vinden via het klantenportaal of rechtstreeks. Van A-Booth zult u voor het digitale exposantenhandboek vanaf 20 januari 2014 een toegangscode en wachtwoord ontvangen. Mocht u uw inloggegevens kwijt zijn, dan kunt u deze opvragen via Customer Service (t ) Wij wensen u een succesvolle beursdeelname! Namens VNU Exhibitions Europe, Projectteam Renovatie 2014 Richard Butter, Marktmanager Bouw & Installatie Dave Refoealoe, Sales & Account manager Sandra Vendel, Project Coördinator 4

4 2. Deadlines Agenda Om ervoor te zorgen dat u niets vergeet, hebben wij een aantal deadlines voor u opgesteld voor de beurs. Ook staan er tips in wanneer u sommige zaken moet opstarten. Zet de data in uw agenda, zodat u ze niet vergeet. Datum Leverancier Omschrijving 12 maart 2014 VNU Exhibitions Deadline invullen Expo Match 25 februari 2014 VNU Exhibitions 13 maart 2014 Marvel 23 maart 2014 A-Booth Exposantenhandboek 31 maart 2014 A-Booth Exposantenhandboek 2 april 2014 A-Booth Exposantenhandboek 9 april 2014 VNU Exhibitions Uiterlijke inleverdatum standbouwtekeningen eigen standbouw Uiterlijke besteldatum exposantenbadges, op- en afbouwpassen via het Klantenportaal. Na deze datum worden badges niet meer toegestuurd, maar kunt u deze ophalen bij de Marvelbalie bij entree van hal 3. Na 23 maart 2014 geldt een toeslag van gemiddeld 20% voor bestellingen via het facilitair handboek. Vanaf 31 maart 2013 kan er in het handboek niet meer betaald worden per factuur, maar moet u via ideal betalen. Deadline bestellen technische voorzieningen via Hierna is het handboek gesloten. Inleveren persmappen in beurskantoor, bij voorkeur voor opening beurs. Januari/februari Bepalen doelstellingen deelname Renovatie. Controleren adressenbestanden. Opnemen deelname in al uw on- en offline communicatie. Zet registratielink voor bezoekers met het beurslogo op uw website. Stel uw communicatieplan op. Bestel uitnodigingskaarten in het Klantenportaal. Verstuurt digitale uitnodigingen vanuit het Klantenportaal. Bestel uw technische voorzieningen in het facilitair handboek. Vul uw nieuws en noviteiten in Expo Match. Volg uw registraties via het Klantenportaal. Maak in uw agenda ruimte vrij voor aftersales direct na de beurs. Indien nodig: bestellen extra exposantenpassen. Deadline goedkeuren standontwerp: 25 februari

5 Maart Catering en technische voorzieningen aanvragen via het facilitair handboek. Deadline invullen catalogusgegevens Expo Match: 12 maart Deadline bestellingen plaatsen via het facilitair handboek: 23 maart Hierna geldt een besteltoeslag van gemiddeld 20%. 3e week maart: Verstuur een reminder via het Klantenportaal naar relaties die nog niet op uw uitnodiging hebben gereageerd. Organiseer een interne kick-off. 4e week maart; Bel uw 20 belangrijkste relaties en maak een concrete afspraak op de beurs. April 1e week april: Maak uw persmappen (vergeet niet uw standnummer te vermelden). Deze levert u de laatste opbouwdag of eerste beursdag in bij het organisatiekantoor (ingang hal 3). Sluitingsdatum Facilitair handboek: 2 april Hierna kunt u alleen nog bestellingen plaatsen op de laatste opbouwdag, 8 april 2014 bij de Servicebalie van A-Booth in de Brabanthallen. 6

6 3. Wat moet ik weten voor een goede beursvoorbereiding? Snel op zoek naar de contactgegevens van het projectteam of bent u in verband met een facilitaire vraag op zoek de projectmanager van A-Booth? Vind hier direct uw contactpersoon! Belangrijke telefoonnummers Customer Service t (optie 3) e. customerservice@vnuexhibitions.com Voor inlogcodes van het klantenportaal, informatie over uitnodigingskaarten, detailplattegronden van de stand en informatie over het beurscomplex. Philippe Nubé t Project Manager philippe@a-booth.nl Voor alle facilitaire vragen tijdens uw beursvoorbereiding of vragen over uw bestellingen via het digitale exposantenhandboek van A-Booth. Dave Refoealoe t Sales & Account Manager Dave.refoealoe@vnuexhibitions.com Richard Butter t Project Manager richard.butter@vnuexhibitions.com Sandra Vendel t Project Coördinator sandra.vendel@vnuexhibitions.com Esther Steenbergen t Campagne Manager esther.steenbergen@vnuexhibitions.com Renate van Roosmalen t: Content coördinator renate.van.roosmalen@vnuexhibitions.com Adres Projectteam VNU Exhibitions Europe Projectteam Renovatie 2014 Jaarbeursplein AL UTRECHT Postbus RV Utrecht 7

7 Aanvullende contactgegevens Hieronder vindt u een overzicht van telefoonnummers die ook voor u belangrijk zijn, neem deze ook mee naar de beurs zodat u ze altijd bij de hand heeft. Marvel t reno2014@databadge.net Op de laatste opbouwdag dinsdag 8 april 2014 van uur of de eerste beursdag 9 april 2014 vanaf 8.00 uur kunt u uw databadge reader ophalen bij het kantoor van Marvel bij de entree van hal 5. Heeft u exposantenpassen besteld na 13 maart 2014, dan liggen deze ook voor u klaar in het kantoor van Marvel bij de entree van hal 5. Wij raden u aan, deze al op te halen op dinsdag 8 april i.v.m. de drukte de volgende ochtend. Ben de Jongh t Ben.de.jongh@vnuexhibitions.com Voor vragen over persberichten, persmappen & publiciteit (digitaal en print). Beursmagazine Renovatie 2014 Hierover volgt in een later stadium meer informatie. Noodnummers in de Brabanthallen Alarm bij grote calamiteiten EHBO t (tijdens opbouw, beurs en afbouw) t (tijdens opbouw, beurs en afbouw) Het beurscomplex wordt zo goed mogelijk beveiligd. Het is echter voor onze bewaking soms moeilijk de eigendomsverhoudingen goed in te schatten, zeker tijdens het sluiten van de beurs en tijdens de opbouw en demontageperiode. Om de veiligheid zo goed mogelijk te garanderen, zal onze beveiliging controleren op het bezit van toegangsbewijzen (exposantenbadges en open afbouwpassen). Tenslotte adviseren wij u diefstalgevoelige items (laptops, mobiele telefoons etc.) niet onbewaakt en niet buiten beurstijden op de stand achter te laten. Ook niet in de berging op uw stand. 8

8 De onderstaande items kunt u allemaal via bestellen. Per leverancier hebben we weergegeven waarvoor u bij ze terecht kunt. Voor vragen hierover kunt u bellen met t Brabanthallen s-hertogenbosch De volgende voorzieningen worden geleverd door de Brabanthallen en zijn te bestellen via het digitale exposantenhandboek van A-Booth. Stroomaansluitingen; Watervoorzieningen; Technische voorzieningen; Catering op de stand; Standschoonmaak; Afvalverwerking; Telefoon en internet aansluitingen. Catering Heeft u aanvullende vragen over catering bij de Brabanthallen? Wilt u een borrel geven? Neem contact op met Noortje Paagman of Katja Schover van Brabanthallen Catering. Horeca@brabanthallen.nl Tel: Heftruck, opslag & het laden en lossen van uw spullen Voor assistentie bij het verzenden, laden en lossen van uw goederen kunt u contact opnemen met CEVA Logistics, onze logistieke partner. Contactpersoon is Nadja Wevers. Te bereiken via t of bbh@cevalogistics.com. Adexpo Meubilair Naast uw standbouw heeft u ook meubilair nodig om deze aan te kleden. Het meubilair van Adexpo kunt u bestellen via Vragen? Bel Hotel Van der Valk Vught Mocht u willen overnachten in de buurt van Brabanthallen s-hertogenbosch, dan adviseren wij om dit te doen in hotel Van der Valk in Vught. Hotel 's-hertogenbosch-vught Bosscheweg AA Vught T. +31 (0) F. +31 (0) info@vught.valk.com 9

9 Decoriginals (Tuien / ophangpunten / hoogwerkers) Voor het ophangen van verlichting of banieren aan trussen of heeft u een hoogwerker nodig, dan kunt u contact opnemen met Decoriginals Zij kunnen zowel de installatie als het materiaal voor u verzorgen. Het opdrachtformulier vindt u ook in het handboek van A-Booth. Contact Paardskerkhofweg AJ s-hertogenbosch Telefoon: Fax: Vloertegels bij A-Booth Voor het bestellen van losse vloertegels voor in uw stand kunt u contact opnemen met A-Booth via het digitale handboek, 10

10 Data en tijden Bent u op zoek naar de openingstijden voor exposanten of wilt u weten wanneer de bezoekers welkom zijn op de beurs? Bekijk hieronder dan het complete overzicht van de data en tijden van Renovatie Renovatie 2014 vindt plaats van woensdag 9 tot en met vrijdag 11 april Openingstijden voor exposanten Woensdag 9 april 07:00-18:30 uur Donderdag 10 april 08: uur Vrijdag 11 april uur (inclusief afbraak) Openingstijden voor bezoekers Woensdag 9 april 10:00-17:30 uur Donderdag 10 april 10: uur Vrijdag 11 april 10:00-17:30 uur Locatie Brabanthallen s Hertogenbosch; Langstraathal (hal 3), Diezehal (hal 4) en Peelhal (hal 5). Bezoekadres: Diezekade 2, 5222 AK 's Hertogenbosch 11

11 Opbouw en afbouw procedures Hieronder vindt u weergegeven wanneer u in de Brabanthallen terecht kunt om uw stand in te richten. Opbouwtijden eigen standbouw Maandag 7 april Dinsdag 8 april Woensdag 9 april uur uur uur (om uur start de beurs) Inrichten standaard standbouw Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions, kunt u deze op 8 april 2014 van 12:00 tot 17:00 uur inrichten en op 9 april 2014 van 08:00 tot 10:00 uur (opening beurs). Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. Afbouwtijden eigen standbouw Vrijdag 11 april Zaterdag 12 april 17:30-22:00 uur 08: uur Ontruimen standaard standbouw U dient uw stand op vrijdag 11 april 2014 voor uur leeg achter te laten. *) Met ingang van maandag 7 april 2014 vanaf uur worden géén auto s meer in de hallen toegelaten. Toegang is dan mogelijk via een beperkt aantal ingangen. LET OP! Helaas merken wij regelmatig dat tijdens de eerste momenten van de afbouw waardevolle spullen verdwijnen. Zorg er dus voor dat er te allen tijde iemand bij uw waardevolle spullen aanwezig is. Laat uw spullen niet onbewaakt achter. Eén minuutje is genoeg om uw laptop, tas of camera mee te nemen! Parkeren tijdens opbouw en afbouw U kunt tijdens de opbouw op 7 en 8 april gebruik maken van het expeditieterrein tussen de beurshallen en de overige parkeerterreinen. Het parkeren is gedurende deze dagen gratis. Het parkeren van uw voertuig exact voor de roldeuren en overige entrees van de hallen is niet toegestaan, ook niet voor het lossen van goederen. Parkeren tijdens de beursdagen Tijdens de beursdagen dient u als exposant te parkeren op het hoofdparkeerterrein of bij voorkeur op het expeditieterrein van Brabanthallen s-hertogenbosch. Een parkeerabonnement kost 18,00 en is geldig gedurende de 3 beursdagen. Parkeerkaarten kunt u bestellen via het facilitaire handboek. Deze vindt u via de link Facilitaire bestellingen onder het kopje Mijn beursvoorbereiding in het Klantenportaal. 12

12 Cateringvoorzieningen tijdens de Opbouw Tijdens de opbouwdagen is er vanaf uur een gratis kopje koffie of thee te verkrijgen uit een van de gereedstaande koffiemachines in de gang bij hal 4 en 5. Op maandag 7 april en dinsdag 8 april zal van tot uur zal het vaste horecapunt in hal 4 geopend zijn. Hier kunt u terecht voor: belegde broodjes snacks en soep van de dag. 13

13 Toegang tot de beurs voor exposanten Hieronder vindt u weergeven wat u precies ontvangt als exposant om toegang te krijgen tot de beurs tijdens beursdagen of de opbouw. Een aantal weken voor de beurs ontvangt u automatisch een aantal op- en afbouwpassen. Deze zijn bestemd voor u, uw collega s en derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand tijdens de op- en afbouw. Deze passen zijn persoonsgebonden. Gebruikt u voor uw medewerkers tijdens de beurs alstublieft de exposantenbadges en niet de uitnodigingskaarten. Deze uitnodigingskaarten zijn uitsluitend bestemd voor uw relaties. Gebruik hiervan door standpersoneel vertroebelt het beeld van de samenstelling van het vakbezoek. Bovendien is het zonder exposantenbadge niet mogelijk om de beurs buiten de openingstijden voor bezoekers te betreden. Oppervlak (m2) Aantal exposantenbadges Aantal op- en afbouwpassen Wat is het verschil? De exposantenbadges zijn bedoeld voor uw standpersoneel en geven zowel tijdens de op- en afbouwperiode als tijdens de beurs toegang tot de beursvloer. De opbouw- en afbouwpassen zijn bedoeld voor derden die in opdracht van u werkzaam zijn op uw stand (standbouwer, transportdiensten, etc.). Deze passen geven alleen toegang tot de beursvloer gedurende de op- en afbouwperiode. Opbouw- en afbraakinformatie Opbouw- en afbraakpassen Vlak voor de beurs ontvangt u op- en afbraakpassen. Voor het betreden van de hal dient u en/of uw standbouwers/toeleveranciers in het bezit van een opbouwpas te zijn. Hierop kan gecontroleerd worden door het beveiligingspersoneel van de Brabanthallen. Standhouderpassen/exposantenbadges Voor snelle toegang van uw standpersoneel tijdens de beursdagen krijgt u een aantal standhouderspassen/exposantenbadges. Vanwege uw eigen veiligheid en eigendommen kunnen u en uw standpersoneel alléén met deze passen de beursvloer op. Het aantal standhouderspassen is afhankelijk van uw standgrootte en u ontvangt ze enkele weken voor de beurs. Extra exposantenbadges en op- en afbouwpassen bestellen Via het klantenportaal (te bereiken via kunt u extra en/of gepersonaliseerde passen aanvragen. Bestel deze voor 13 maart zodat u ze op tijd in huis hebt. 14

14 4. Standbouw & standbouwvoorschriften Standbouw U bent als exposant verplicht om een stand te bouwen. Dit kan door middel van het bouwen van uw eigen stand of gebruik te maken van een van onze standaard standbouwpakketten. Standaard standbouw Exposanten met een stand kleiner dan 21 m² zijn verplicht een standaard standbouwpakket af te nemen. De voordelen hiervan zijn legio: het bespaart tijd waarmee u zich kunt richten op het kerndoel van uw deelname: scoren van business. Daarnaast bespaart u geld en garandeert de standaard standbouw een professionele uitstraling. Exposanten met een stand groter dan 20 m 2 mogen uiteraard ook gebruik maken van een standaard standbouwpakket, maar zijn dit niet verplicht. U heeft de keuze uit de volgende 2 standbouwpakketten: Basic à 55,00 Deluxe à 85,00 Afbeelding 1, standbouwpakket basic Standbouwpakket Basic Inhoud standbouwpakket Basic vloerbedekking in antracietkleurige tegels systeembouw wanden in zwart en friezen aluminum/ witte panelen. Afmeting per verticaal paneel(frame) 1x2,5m (bxh). Frieshoogte 30 cm naamsvermelding van de exposant en het standnummer. Eén naam per frieslengte (20 tekens) 1 x naampaneel in kleur wit verlichting d.m.v. 120 W spots bevestigd aan de binnenzijde van de frieslijst,1 spot per 3 m2 standoppervlak 1 electra aansluiting van 3 kw en een wandcontactdoos 15

15 Dagelijkse standschoonmaak Berging 1m² Optioneel Meubelpakket De stand is in overleg naar wens aan te passen. Afbeelding 2, standbouwpakket Deluxe Standbouwpakket Deluxe Inhoud standbouwpakket Deluxe vloerbedekking in de kleur antracite A-Wand paneel in 100 x 250 cm (frameless panelen) met witte wandvulling eyecatcher van 250 xc 100 cm met een dakconstructie van 100 x 200 cm naamsvermelding exposant ophangmogelijkheid voor een plasmascherm verlichting d.m.v. 120 W spots bevestigd aan de wand van de frieslijst, 1 per 4 m 2 1 wandcontactdoos en een stopcontact van 3 kw standschoonmaak bij oplevering Optioneel berging 1m 2 Meubelpakket De stand is in overleg naar wens aan te passen. 16

16 Eigen standbouw Heeft u een stand groter dan 20 m 2, en wilt u een eigen stand laten bouwen? Houdt u er rekening mee dat er bepaalde voorwaarden zijn voor het bouwen van een stand. In sommige gevallen dient u tijdig een standbouwtekening ter goedkeuring in te leveren bij het projectteam. Standbouwreglement Bestellen Als u interesse heeft in één van de standbouwpakketten, kunt u contact opnemen met uw Sales & Accountmanager. Voorschriften Goedkeuring standontwerp U dient uw standbouwtekening voor 25 februari 2014 ter goedkeuring te overleggen aan de afdeling Backoffice van VNU Exhibitions Europe. Zij beoordelen uw ontwerp. Om een stand goed te kunnen beoordelen verzoeken wij u de hieronder genoemde tekeningen inzake uw standontwerp aan te leveren: 1. vereist: technische tekeningen (zij-, voor- en bovenaanzicht voorzien van afmetingen) 2. gewenst: commerciële tekeningen, zogenaamde visuals Met een goedkeuring bent u verzekerd van een probleemloze opbouw. U kunt uw standbouwtekening (laten) sturen naar: standkeuringen@vnuexhibitions.com of VNU Exhibitions Europe Afd. Standkeuringen, Backoffice Postbus RV Utrecht Tel: Wij raden u aan erop te letten dat het standontwerp door uw standbouwer of standmanager ter goedkeuring wordt ingestuurd. Zo weet u maanden voor beurs dat u zich hierover in ieder geval geen zorgen meer hoeft te maken. Minimale standbouweisen Elke exposant met eigen standbouw is verplicht afscheidingswanden te plaatsen aan de achterzijde en aan de zijkanten waar een buurstand gesitueerd is. U kunt dus geen gebruik maken van de achterwand van uw buren. Deze wanden moeten een hoogte hebben van 2.50 meter. De vloerruimte dient bedekt te zijn. De scheidingswanden met de buren dienen een hoogte te hebben van 2,50 meter en de vloerruimte dient bedekt te zijn. Let op! Als u een verhoogde vloer gebruikt en daar bovenop wanden van 2,50 meter plaatst, dan is uw stand hoger dan 2,50 meter. Als u dus een verhoogde vloer plaatst, trek dan het aantal cm van uw vloer van de wandhoogte af. Zo zorgt u ervoor dat uw wanden niet te hoog worden. 17

17 Hoogte Afhankelijk van de halhoogte is hoger bouwen dan 2,50 meter mogelijk, mits u dit (zoals hierboven is aangegeven) met standkeuringen@vnuexhibitions.com ( ) heeft afgestemd. Dit is essentieel omdat de hallen plaatselijk in hoogte variëren. In het belang van uw buren mag u pas op 1 meter afstand van uw buurstand hoger dan de standaardhoogte van 2,50 meter bouwen. De scheidingswanden dienen dus altijd 2,50 meter te zijn. Hierdoor komen u en uw buren niet voor onnodige verrassingen te staan. Alleen na schriftelijke toestemming van uw buren mag u hiervan afwijken. Let er wel op dat de eventuele afwerking van de achterzijde van de wand door uw standbouwer gedaan moet worden. Wanden Vooral deelnemers met een eilandstand of een kopstand komen soms wandruimte tekort. Extra wandruimte kan dan worden gecreëerd door langs een van de gangpaden de wand door te trekken. Een logische oplossing, ware het niet dat zo de bezoekers en de overburen worden geconfronteerd met een uitzicht op een blinde wand. Dit is natuurlijk niet echt elegant. Mocht u wandruimte tekort komen, dan kunt u ook binnen uw standruimte extra wandjes maken. Niet direct naast het gangpad, maar op een meter binnen de rooilijn. Zo houdt uw stand een open karakter. Let op! Elke gangpadzijde van een standruimte mag voor maximaal 50%, met een maximum van 5 meter worden dichtgebouwd, tenzij VNU Exhibitions Europe schriftelijk anders oordeelt. Hierbij behouden wij ons het recht voor om, desnoods zonder opgave van redenen, andere voorschriften te geven. Obstakelschema Controleer de indelingsplattegrond op markeringen die wijzen op obstakels in uw standruimte. Houd hiermee rekening bij het standontwerp. Gangpaden Gangpadoverschrijdende standbouw is zonder overleg niet toegestaan. Daarnaast moet u uw activiteiten tot uw standruimte beperken en dus displays en producten binnen uw stand houden. Zo hindert u de doorstroming van bezoekers niet en bevordert u de veiligheid van exposanten en bezoekers. Oplevering standbouwpakketten Als u standbouw heeft besteld via VNU Exhibitions, kunt u deze op 8 april 2014 van 12:00 tot 17:00 uur inrichten en op 9 april 2014 van 08:00 tot 10:00 uur (opening beurs). Eerder is de stand niet opgeleverd en kunt u dus niets afleveren op uw stand. 18

18 Techniek Bent u op zoek naar technische specificaties van uw stand of van de Brabanthallen? Neem hierover contact op met A-Booth. Technische specificaties hallen De technische specificaties van de hallen kunnen opgevraagd worden via A-Booth tel Technische voorzieningen Technische voorzieningen (elektra, water, perslucht) komen uit de goten, c.q. putten in de vloer. Houdt u rekening met hun locatie binnen uw standruimte. Zo voorkomt u dat er nodeloos leidingen door uw stand lopen. Een andere oplossing is het leggen van een verhoogde vloer waaronder u de leidingen kunt laten trekken. Via de online plattegrond kunt u op de detailtekening precies zien waar de putten zich bevinden binnen uw stand. Pas uw indeling hierop aan, zodat de leidingen zo min mogelijk door uw stand heen lopen. 19

19 5. Regels voor activiteiten Bent u van plan een activiteit te organiseren op uw stand tijdens de beurs? Stuur een met uw plannen naar Sandra Vendel. Voorkoming geluidsoverlast Zorg ervoor dat anderen geen hinder ondervinden van de activiteiten op uw stand. Met name geluidsoverlast kan erg storend zijn voor omliggende standhouders die gesprekken voeren met klanten. Het is een goed idee om uw directe buren vooraf te informeren als u op uw stand activiteiten organiseert die mogelijk tot enige overlast kunnen leiden. Als u gebruik gaat maken van versterkt geluid, dient u toestemming via te vragen aan de organisatie. Wij behouden ons echter altijd het recht voor de toestemming in te trekken in geval van (geluids-) overlast. Houdt u rekening met het maximum aantal decibel van ca. 50 Db. Activiteiten op uw stand Wilt u iets op uw stand organiseren na sluiting van de beurs? Vraag hiervoor eerst toestemming bij Sandra Vendel. Collega-standhouders mogen geen overlast ondervinden van de bijeenkomst. Indien er toch tijdens de beurs klachten binnenkomen, behoudt VNU Exhibitions zich het recht voor maatregelen te treffen. Alcoholgebruik op uw stand Het schenken van alcohol kan onderdeel zijn van uw gastheerschap. Help dan ook mee om te zorgen dat uw en onze gasten hun alcoholgebruik binnen de perken houden en veilig thuiskomen. Promotie activiteiten buiten uw stand Het ontplooien van promotionele activiteiten buiten uw stand is alleen toegestaan in overleg met en na goedkeuring van de organisator. In het algemeen zult u een vergoeding moeten betalen. Als u interesse heeft om bijvoorbeeld reclamemateriaal uit te delen bij de ingang of een reclameobject wilt plaatsen, neem dan contact op met Dave Refoealoe: t e. dave.refoealoe@vnuexhibitions.com 20

20 6. Uitleg over het klantenportaal Het Klantenportaal Het Klantenportaal is hét kruispunt waar marketinginformatie, acties, statistieken en vervolgacties bij elkaar komen. Dit alles om ervoor te zorgen dat u het maximale uit uw beursdeelname haalt. Met één gebruikersnaam en wachtwoord kunt u gebruik maken van het totale dienstenpakket. Als u inlogt (via het VNU Klantenportaal) ziet u alle beurzen overzichtelijk bij elkaar waaraan u heeft deelgenomen en de komende beurs waaraan u gaat deelnemen. Wat zijn de mogelijkheden binnen het klantenportaal? Extra uitnodigingskaarten en exposantenbadges bestellen; Expo Match, de nieuwe online catalogus Rapportages vinden over uw totale beursdeelname en campagnes; Uw digitale relatiekaarten versturen; Bekijken wie zich op uw naam hebben voor geregistreerd; Bestanden met profielen van uw bezoekers selecteren en downloaden; De resultaten van uw acties vergelijken met die van uw collega s; De respons meten op uw marketingacties; Uw voorregistratielink downloaden; Uw catalogusgegevens en persinformatie invullen; Een complete rapportage - inclusief grafieken - over uw beursdeelname samenstellen. Informatie Expo Match op Alle informatie omtrent het klantenportaal en Expomatch vindt u op Tevens vindt u hier een instructievideo over het gebruik van het klantenportaal. Een selectie van de gegevens wordt opgenomen in de gedrukte catalogus. In verband met de aanleverdatum voor de productie van de catalogus verzoeken wij u uw gegevens uiterlijk op 12 maart 2014 in te voeren via het klantenportaal. Opgelet! Zorg ervoor dat u uiterlijk 12 maart 2014 uw gegevens in Expo Match hebt ingevuld, anders verschijnt u niet op tijd in de lijst die de bezoeker krijgt te zien. De beursorganisatie start namelijk begin augustus met het uitnodigen van bezoekers. Bezoekersmailing, Digitale Relatiekaart Uw bezoekersmailing is misschien wel de belangrijkste actie uit het voortraject. Een verkeerde mailing, op het verkeerde moment, aan de verkeerde doelgroep, breit u op de beurs niet meer recht. Inhoud Een bezoekersmailing bestaat minimaal uit een uitnodigingskaart en een begeleidende brief. U kunt dit eventueel aanvullen met een eigen flyer of brochure. Exposanten die een themacampagne hebben bedacht, kunnen die origineel tot uiting laten komen in de mailing. Noem uw nieuws, noviteiten, beursaanbiedingen en vergeet uw standnummer niet te noemen. De belangrijkste vraag die u in uw mailing dient te beantwoorden is: waarom moet uw klant juist naar uw stand komen? 21

21 Tijdstip Uit ons onderzoek blijkt dat u het beste de bezoekersmailing vier á vijf weken voor beurs kunt verzenden. Dat levert de hoogste respons op. Doelgroep Nodig zowel uw vaste klanten uit als uw prospects. Trouwe klanten zijn de basis van uw beurssucces. Hun aanwezigheid op uw stand trekt nieuwe klanten aan. Als u veel vaste klanten hebt, moet u wel een betrouwbaar bedrijf zijn, en bovendien kunnen ze referenties geven. Daarnaast zoeken uw vaste klanten bevestiging van hun keuze voor u. Op een beurs kunnen ze vergelijken, dus is het belangrijk hen in die keuze te bevestigen. Hoe spannend een nieuw contact ook is, geef uw vaste klanten aandacht. Differentieer Schrijf een andere brief voor uw vaste klanten dan voor uw prospects. Beloon hot prospects en goede klanten met iets extra's, zoals het vooruitzicht op een uitrijkaart of een uitnodiging voor een speciale actie op de stand: Sushi op de stand? Stuur alvast de stokjes toe. Kom op de stapel Sommige bezoekers krijgen inderdaad stapels uitnodigingen. Toch is het belangrijk dat ook u hen uitnodigt. Zeven van de tien bezoekers bepaalt namelijk al vóór beurs welke stands hij gaat bezoeken. Zorg dat u daar bij zit. Bovendien moet u voorkomen dat de bezoeker zich afvraagt waarom hij niet door u is uitgenodigd (en wel door uw concurrenten ). Maak een beursaanbieding Bezoekers zijn dol op beursaanbiedingen, maar we zien ze nauwelijks. Dat kan twee redenen hebben: ze zijn er niet of we herkennen ze niet. Zorg dus voor een aanbieding, gebruik hem in het voortraject als lokkertje en adverteer hem in uw stand. De pers, hoe te benaderen? Digitale perskamer (via het Klantenportaal) Zet een kort persbericht in Expo Match. VNU Exhibitions zorgt er vervolgens voor dat uw persbericht bij de aangesloten (vak)journalisten terecht komt. Natuurlijk kan VNU niet garanderen dat uw persbericht opvalt bij de journalisten. Schrijf daarom een goed bericht waar de journalisten niet omheen kunnen. Specials Ga na of de voor u belangrijke vakbladen aandacht besteden aan de beurs door middel van themanummers, bijlagen of specials. Journalisten zitten te springen om nieuws voor deze edities. Stuur uw persbericht op. Aarzel niet zelf de redactie te bellen als u nieuws hebt. (Renate van Roosmalen, t: of renate.van.roosmalen@vnuexhibitions.com) Uitnodigen Heeft u echt nieuws? Nodig journalisten uit op uw stand. Beleg een perslunch op de eerste dag of open de beurs met een persconferentie. 22