CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE DERDE RONDE

Transcriptie

1 CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE DERDE RONDE Utrecht, 1 juni

2 CONCLUSIES REVIEW SSC HRM DEEL MENS EN ORGANISATIE DERDE RONDE INHOUD Blz. VERANTWOORDING INLEIDING MASTER TRANSITIEPLANNEN DEPARTEMENTEN CONCLUSIES REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE HRM RISICO S TEN OPZICHTE VAN HET KRITIEKE TIJDSPAD TOT SLOT BIJLAGEN: 1. Kritieke process per departemt 2. Review departemtale transitieplann 3. Review boemingsprocedure SSC HRM 4. Reviews per departemt 26913

3 VERANTWOORDING INLEIDING In opdracht van het Ministerie van Binnlandse Zak is door Berschot in de periode maart tot met mei 2004 e review uitgevoerd op de Master Transitieplann van het SSC HRM de departemt inzake de aspect Ms organisatie bij de vorming van e SSC HRM voor het rijk. De review is uitgevoerd aan de hand van e reviewkader dat is opgesteld door Berschot, in overleg met de opdrachtgever. De review is in drie rond uitgevoerd. In de afgelop maand is door het SSC HRM de departemt bijzonder hard aan de Master Transitieplann gewerkt; het opstell van de plann is e dynamisch voortschrijdd proces. De reviews zijn derhalve momtopnam het is dkbaar dat sommige conclusies van de reviewers op het momt dat ze word opgeschrev zijn achterhaald door nieuwe ontwikkeling. Desondanks kunn we stell dat het houd van de reviews heeft bijgedrag aan de ontwikkeling van de Master Transitieplann in de gewste richting. Review ronde 1 In de eerste revierde, van 15 tot 22 maart 2004, zijn door vier departemt Master Transitieplann aangeleverd. Tevs werd de conceptboemingsprocedure voor het SSC HRM voorgelegd. De reviewers hebb hierover op 25 maart gerapporteerd ( Conclusies review SSC HRM, deel ms organisatie, eerste ronde, versie 2.0, 25 maart 2004 ). De rapportage is op 26 maart 2004 met de opdrachtgever de Commissie Second Opinion besprok. Review ronde 2 E tweede review ronde vond plaats tuss april In deze ronde zijn door alle departemt (behalve AZ) door het SSC HRM Master Transitieplann aangeleverd. De reviewers hebb hierover op 22 april gerapporteerd ( Conclusies review SSC HRM, deel ms organisatie, tweede ronde, 22 april 2004 ). De rapportage is op 27 april met de opdrachtgever de Commissie Second Opinion besprok. Mede naar aanleiding van deze rapportage is beslot e derde review ronde in te lass. Op verzoek van de opdrachtgever zijn de reviewconclusies toegelicht in het APO van 28 april Tevs hebb de reviewers per departemt

4 e inschatting gegev over de haalbaarheid van de aansluiting bij het SSC HRM per 1 januari De reviewers hebb in het APO ige twijfels uitgesprok over de haalbaarheid van aansluiting van sommige departemt per 1 januari Deze twijfels war gebaseerd op: De kwaliteit (compleetheid) van de Master Transitieplann van departemt (zoals die op dat momt voorlag voor zover bij de reviewers bekd). De complexiteit van de organisatie van het desbetreffde departemt. De hoeveelheid werk die nog moet word verzet in de periode mei 2004 december 2005, mede in relatie tot de voortgang die was geboekt in de periode juli 2003 (kabinetsbesluit) mei Ervaring met soortgelijke operaties vertraging die departemtale reorganisatieprocess soms kunn oplop. Mede naar aanleiding van uitsprak van de reviewers in het APO hebb kele departemt verzocht om hoor wederhoor bij de reviewers. Dit heeft in e kel geval in de derde ronde plaatsgevond. Hieruit bleek onder andere dat de reviewers niet over alle relevante documt beschikt bij de uitgevoerde reviews. Review ronde 3 Mede naar aanleiding van de conclusies uit de tweede review ronde is e derde ronde afgesprok. Deze heeft plaatsgevond in de periode 14 tot 18 mei Hierover is op 24 mei 2004 gerapporteerd ( Conclusies review SSC HRM, deel ms organisatie, derde ronde, 24 mei 2004 ). In deze derde ronde is door alle departemt e nieuwe versie van het Master Transitieplan aangebod. Van het SSC HRM is ge nieuw Master Transitieplan ontvang, wel e nieuw voorstel voor de boemingsprocedure. De conclusies uit de derde revieronde zijn als eindrapport aan de opdrachtgever aangebod

5 1. INLEIDING Tuss mei zijn door alle departemt nieuwe versies van de Master Transitieplann ingedid. Daarnaast zijn van sommige departemt aanvullde plann voor deelproject ontvang. Van het SSC HRM is ge aangepast Master Transitieplan ontvang. Wel is er e nieuw voorstel voor de boemingsprocedure aan de reviewers voorgelegd. Deze Master/Transitieplann zijn voor wat betreft het deel Ms Organisatie door Berschot gereviewd op basis van e reviewkader. Dit kader is gelijk aan het kader dat in de eerste tweede revierde is gebruikt. Hieronder gaan wij achterevolgs in op onze algeme bevinding t aanzi van de nieuwe versies van de departemtale transitieplann (hoofdst. 2.), onze bevinding over de concept boemingsprocedure (hoofdst. 3.) de belangrijkste risico s die wij signaler voor het kritieke tijdspad (hoofdst. 4.) Als bijlag zijn opgom: E overzicht van het reviewresultaat t aanzi van de belangrijkste hoofdprocess (departemtale reorganisatie, procesinrichting, P-dossiers, zelfbediing, continuïteit zakelijke distverling), bijlage 1. E beknopt overzicht per departemt met de verandering/aanvulling t opzichte van de vorige versie van het Master Transitieplan de volgs de reviewers nog resterde risico s, bijlage 2. E review van de nieuwe boemingsprocedure, bijlage 3. De uitgebreide reviews per departemtaal Transitieplan, bijlage

6 2. MASTER TRANSITIEPLANNEN DEPARTEMENTEN Evals in de vorige reviewrondes constater wij dat de Master Transitieplann van de departemt nog in ontwikkeling zijn. T opzichte van de vorige versies (medio april 2004) van de transitieplann is bij de meeste departemt echter e duidelijke vooruitgang te signaler. Over het algeme kunn wij stell dat de hoofdlijn van de plann er prima uitzi. in sommige gevall is het nog de detailuitwerking die ontbreekt. Ook hebb we de indruk dat er in e aantal gevall wel deelplann/detailuitwerking zijn, maar dat die niet aan de reviewers zijn voorgelegd. Ook zijn nog niet in alle transitieplann de - relatief nieuwe - werkprocess op orde brg O&F-boekhouding herzi AO/IC in detail uitgewerkt in de planning opgom. Tevs ontbreekt t aanzi van het invull van het eig contingt de overgang van medewerkers naar het SSC HRM de aansluiting bij de (overigs nog niet vastgestelde) boemingsprocedure cq. plaatsingsprocedure het daarbij aangegev tijdpad. Als wij kijk naar de onderscheid hoofdstrom voor wat betreft het deel Ms Organisatie concluder wij het volgde 1 : Het onderdeel Zelfbediing is redelijk tot goed uitgewerkt in de meeste plann. Departemt nem over het algeme e vrij lange periode (soms tot e jaar) voor gewning aan zelfbediing, dit terwijl het SSC in haar transitieplan uitgaat van e maximale gewningsperiode van drie maand. Het is wselijk dat het SSC HRM eerder met e gewningstool t behoeve van de departemt komt. Het onderdeel Procesinrichting is in vrijwel alle plann beperkt uitgewerkt. Veel departemt gev aan nog te wacht op de finale aanbieding van het consortium. Het onderdeel Schon digitaliser P-dossiers is redelijk tot goed uitgewerkt. Bij e groeid aantal departemt is dit proces in detail uitgewerkt. De uitwerking van het onderdeel Departemtale reorganisatie HRfunctie is beter uitgewerkt in vergelijking met de vorige revierde. Wel sluit het door departemt gekoz tijdspad niet altijd aan bij de nieuwe boemingsprocedure het daarbij voorgestelde 1 N.B. Het gaat hier om e gemiddelde van de 11 transitieplann. Voor de conclusie per departemt verwijz wij naar de aparte reviewformats per departemt

7 tijdspad. Over de concrete invulling van het contingt wordt door weinig departemt gesprok. Het onderdeel Continuïteit is voor wat betreft de terugvalopties beter boemd, echter de uitwerking in de plann blijft beperkt. Het proces rondom fallback (hoe ziet het er precies uit, wie is waarvoor verantwoordelijk, welke maatregel moet exact getroff word als de terugvaloptie moet word but) is vaak beperkt omschrev. Bovdi di verschillde terugvalopties nog te word uitgezocht of uitgewerkt. In e aantal gevall word nog niet werkde oplossing (FSC, backoffice SSC HRM) als terugvaloptie goemd. Wij kunn niet beoordel of dit e veilige werkbare optie is. De uitwerking van het onderdeel Zakelijke distverling tslotte varieert het sterkst van alle onderdel in de plann. Kortom de procesinrichting, de continuïteit de zakelijke distverling zijn bij veel departemt nog niet in detail uitgewerkt. Hoewel continuïteit/huwo zakelijke distverling aandacht behoev, is dit niet direct alarmerd aangezi deze aspect pas wat later in de planning echt gaan spel. Als legitimering voor de beperkte uitwerking van de procesinrichting wordt impliciet vaak de sterke afhankelijkheid van de initiële finale bieding van het consortium/ het SSC HRM gebruikt. Deels klopt deze afhankelijkheid, echter uit andere plann blijkt dat de belangrijkste procesconsequties wel helder zijn. Er is ons derhalve niet geheel duidelijk op welke informatie sommige departemt wacht. E overzicht van de reviewresultat op deze hoofdstrom is als bijlage 1. 0pgom. Naast onze opmerking t aanzi van de hoofdstrom merk wij nog het volgde op: Sommige departemt (o.a. SZW, BZK, VROM) referer aan intra-departemtale verandering of eig SSC s (in oprichting) verwijz daar voor diverse onderdel naar. Ander (o.a. Financi, V&W, OC&W EZ) verwijz naar aansluiting bij het FSC. In beide situaties is sprake van extra afhankelijkhed is het van groot belang dat de process, organisatie e.d. aansluit bij de eis die het SSC HRM stelt. Wij kunn niet beoordel in hoeverre dit het geval is. Aanpassing van de AO/IC is meestal wel boemd maar nog niet in detail gepland of uitgewerkt, terwijl dit e tijdsintsief traject is. Dit geldt ook voor het op orde brg van de O&F-boekhouding. In aansluiting op de transitieplann word door de departemt verschillde deelprojectplann ontwikkeld. Het verdit aan

8 beveling om tijds dit proces met nadruk aandacht te bested aan de onderlinge afhankelijkheid van de activiteit de gevolg hiervan voor het kritieke pad. Conclusie: De departemtale transitieplann zijn t opzichte van de vorige versie waar nodig, aanzilijk verbeterd, zeker gelet op de korte tijdsspanne. In e aantal gevall word volgde versies al in het vooruitzicht gesteld. Het aantal bemerking, vanuit projectmanagemtoptiek, van de reviewers op de aspect ms organisatie is sterk afgom. De verschillde hoofdstrom zijn in de meeste plann juist geadresseerd verankerd spor in tijd met de planning van het SSC HRM. In kele gevall ontbrek echter nog de nadere uitwerking of detailplanning, of zijn deze wellicht wel aanwezig maar bij de reviewers niet bekd. In de loop van de tijd word nieuwe werkstrom toegevoegd (AO/IC, O&F-boekhouding), de ontwikkeling van departemtale plann op dit gebied loopt iets achter. Specifieke bemerking bij de transitieplann zijn als bijlage 2. opgom

9 3. CONCLUSIES REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE HRM Na overleg met de Ctrales voor Overheidspersoneel is e aantal uitgangspunt voor de boemingsprocedure SSC HRM gewijzigd. De stuurgroep SSC HRM heeft e aantal nieuwe uitgangspunt vastgesteld. De status van het door ons gereviewde documt (Alternatieve boemingsprocedure, kmerk SSC 2004/u2277 d.d. 10 mei 2004) is ons niet geheel duidelijk. In tegstelling tot het vorige voorstel gaat m er in dit documt nu wel vanuit dat er sprake is van functie-volging dat er dus sprake is van e plaatsingsprocedure niet van e selectieprocedure. Hiermee, stell de opstellers van het documt, blijft m dichter bij de gangbare reorganisatieprincipes. Met deze wijziging wordt de invloed van de departemt (als plaatsde instantie) op de boeming groter, die van het SSC HRM (oorspronkelijk als selecteur) kleiner. Hieronder treft u kele opmerking aan bij de nu voorgestelde procedure. Algeme: De beoordeelde stukk bestaan uit e memo aan de Stuurgroep e tijdschema. Naar wij kunn beoordel is de procedure nog niet voorgelegd aan cq. geaccordeerd in het SOR. De detail- uitwerking moet nog plaatsvind door de werkgroep M.O.M van het SSC HRM. Evals in de vorige review do wij ge uitsprak over de juridische juistheid van deze boemingsprocedure/plaatsingsprocedure. Wij beschouw de nu voorliggde procedure als de uitkomst van e onderhandelingsproces. Omdat de nu voorliggde procedure naar de ming van opstellers dichter aanligt teg de gangbare reorganisatieprincipes zoals opgom in het ARAR, lijkt spoedige instemming van partij voor de hand te ligg. Dit verkleint het risico van het uitblijv of vertrag van overestemming. Tegelijkertijd zijn er in de procedure zelf veel onderhandelingsmomt opgom, die nieuwe vertragingsrisico s met zich meebrg. Inhoud van de nu voorliggde boemingsprocedure: In de procedure is gekoz voor het beginsel van functievolging. Dit impliceert de verwachting dat in het SSC HRM in hoge mate functies voorkom die min of meer lijk op functies die nu binn de departemt (binn álle departemt!) aanwezig zijn. Helaas

10 is dit moeilijk te objectiver kan dit leid tot moeizame onderhandeling of gekwartet tuss departemt. Op basis van de contingteringsafsprak wordt e contingt functies aan e departemt beschikbaar gesteld niet e contingt formatie. Deze contingt variër in grootte van ca. 1 functie (AZ) tot > 100 functies (Justitie, Financiën). Naar verwachting zull sommige functies véél voorkom (frontoffice, backoffice), andere functies slechts beperkt (beleid, ondersteuning, PI- OFACH-functies). De verdeling van de beschikbare functies over de verschillde contingt is e behoorlijke puzzel, met overigs mogelijk gevolg voor de rechtspositie van individuele herplaatsers. Indi er per departemt meer herplaatsers zijn dan beschikbare functies vindt plaatsing plaats op basis van anciënniteit. Dit kan leid tot e vergrijsd personeelsbestand bij het SSC HRM. De plaatsingsprocedure wordt uitgevoerd nadat er e belangstellingsregistratie heeft plaatsgevond. Bij kele departemt is de belangstelling reeds gepeild, het animo voor e functie bij het SSC HRM niet overweldigd. Bij toepassing van de plaatsingsprocedure (i.t.t. e selectieprocedure) kunn medewerkers verplicht word e passde functie bij het SSC HRM te accepter. Hier ligt e risico t aanzi van de motivatie van toekomstige SSC HRM medewerkers. De overgangsrecht (behoud salarisschaal, secundaire tertiaire arbeidsvoorwaard) voor medewerkers die word geplaatst binn het SSC HRM di nog te word geregeld. Onduidelijk is waar de mogelijke kost van dit overgangsrecht gedrag gaan word (door het SSC HRM of door het desbetreffde departemt). E groot aantal zak moet nog word uitgewerkt o.a.: arbeidsvoorwaard SSC, vestigingplaats, terugkeergaranties, bedkingprocedures. Risico s: Naar aanleiding van de nu voorliggde boemingsprocedure (plaatsingsprocedure) onderkn we e aantal risico s. De veronderstelling dat de functies binn het SSC HRM in hoge mate gelijk zijn aan bestaande functies binn de departemt: complexe onderhandeling over de duiding van gelijke, gewijzigde nieuwe functies. De verdeling van de beschikbare functies over de diverse contingt, kwartett door departemt

11 De motivatie van de huidige P&S-medewerkers voor e functie binn het SSC HRM. E aantal zak dit nog uitgewerkt te word. Naar onze ming is de uitvoering van de boemingsprocedure (plaatsingsprocedure) complexer dan in het vorige voorstel

12 4. RISICO S TEN OPZICHTE VAN HET KRITIEKE TIJDSPAD Op basis van bestudering van de transitieplann de vergelijking tuss de deadlines die in het Masterplan SSC HRM zijn opgom de departemtale plann, signaler wij de volgde risico s voor het kritieke tijdspad: Er is e aantal afhankelijkhed (in tijd in uitkomst) van SOR, DGO s, OR (Boemingsprocedure, HARP, departemtale reorganisaties). Overestemming over de boemingsprocedure (plaatsingsprocedure) in het SOR lijkt dichterbij, maar de uitvoering van de nu gekoz oplossing is complex kt nieuwe onderhandelingsmomt. De oprichting van het SSC HRM. Van het SSC HRM is ge nieuw Masterplan Transitie ontvang. Sommige onderdel van het SSC HRM moet per 1 januari 2005 operationeel zijn. Er rest niet veel tijd om deze organisatie in te richt (op alle PIOFACH-terrein). Bemsing continuïteit van de projectorganisatie SSC HRM. Welke consequties heeft het aflop van contract het vertrek of uitvall van belangrijke ms gezi de door h opgebouwde knis ervaring? Bemsing continuïteit van de departemtale projectorganisaties. Wat als bijvoorbeeld belangrijke projectled vertrekk omdat ze zijn geselecteerd voor het SSC? De boemingsprocedure. Indi er niet voldode animo onder herplaatsers is voor e functie bij het SSC HRM, of als de plaatsingsprocedure binn de departemt niet tijdig wordt uitgevoerd, kan de vulling van de contingt daarmee de bemsing van het SSC HRM gevaar lop. Gewning. Het SSC HRM biedt vanaf 1 oktober 2005 e gewningstool aan. Sommige departemt zegg e jaar nodig te hebb voor gewning. Onze ervaring leert bovdi dat e gewningsperiode van drie maand kort is. Bovdi valt deze periode sam met het proefdraai van het SSC

13 5. TOT SLOT E vergelijking van de Transitieplann van maart 2004 met die van mei 2004 laat e aanzilijke vooruitgang zi. Op basis van de review van deze transitieplann ontstaat meer vertrouw in het welslag van deze operatie. Het meeste werk moet echter in de praktijk nog gebeur. Wij will de opdrachtgever de Commissie Second Opinion derhalve nog het volgde meegev. Zijn de departemt het SSC HRM in staat de voortgang van de afgelop twee maand, die onder grote druk tot stand is gekom, ook de komde tijd vast te houd (mede gezi het aanstaande zomerreces )? Projectbeheersing is bij de departemt in veel gevall nog maar beperkt uitgewerkt. Projectresultat, mijlpal risicobeperkde maatregel zijn niet consequt in meetbare term beschrev. Monitoring, voortgangsbewaking resultaatmeting binn de departemt verdit nog veel aandacht. Hetzelfde geldt voor de coördinerde rol van het SSC HRM. Is er e monitoring/control systeem om te volg of de departemt het SSC HRM zelf de afgegev planning volg, de gestelde resultat behal de gewste kwaliteit lever? Is er e fallback optie indi e departemt ergs in 2005 merkt de datum van 1 januari 2006 niet te hal? Tot wanneer kan er met de datum van aansluiting bij het SSC HRM word geschov? Vrijwel alle departemt hebb beslot om de aansluiting per 1 januari 2006 te realiser. Het SSC HRM start met e Big Bang. Is het SSC HRM in staat om per die datum, met e relatief onervar personele bezetting, > gebruikers te bedi?

14 BIJLAGE 1 KRITIEKE PROCESSEN PER DEPARTEMENT

15 E overzicht van het reviewresultaat t aanzi van de belangrijkste hoofdprocess (departemtale reorganisatie, procesinrichting, P- dossiers, zelfbediing, continuïteit zakelijke distverling). BIJLAGE 1: OVERZICHT DEPARTEMENTALE TRANSITIEPLANNEN PER HOOFDSTROOM *1, 1 juni 04 Dep. Reo. Process P-dossiers Zelfbediing Continuïteit Zak. Dist. Financiën Beperkt Redelijk-goed Redelijk-goed Beperkt-redelijk Beperkt Beperkt LNV Redelijk Beperkt-redelijk Redelijk Redelijk Redelijk Redelijk-goed BuiZa Beperkt Beperkt Niet Redelijk Beperkt Goed OC&W Redelijk-goed Redelijk Redelijk Redelijk Beperkt Beperkt VWS Redelijk-goed Redelijk Goed Goed Redelijk Goed V&W Beperkt-redelijk Beperkt-redelijk Beperkt-redelijk Beperkt-redelijk Beperkt-redelijkBeperkt-redelijk VROM Goed Redelijk Goed Goed Beperkt Niet EZ Redelijk Goed Goed Goed Beperkt Redelijk BZK Redelijk-goed Beperkt Goed Goed Redelijk Beperkt SZW Goed Beperkt Goed Goed Goed Beperkt Justitie Redelijk Goed Goed Redelijk Beperkt Redelijk Gemiddeld *2 Redelijk Beperkt-redelijk Redelijk-goed Redelijk-goed Beperkt Sterk variërd *1 Bovstaande beoordeling is gebaseerd op review van de door ons ontvang stukk. Bijlages deelplann waarover wij niet beschikt, zijn niet meegewog in ons oordeel. * 2 Gezi het afwijkde karakter van de masterplan van AZ (a.g.v. de sterk afwijkde transitie-operatie) is beslot AZ niet op te nem in bovstaand overzicht

16 BIJLAGE 2 REVIEW DEPARTEMENTALE TRANSITIEPLANNEN

17 1. REVIEW MASTERPLAN ALGEMENE ZAKEN, 13 MEI 2004 ALGEMENE OPMERKINGEN Het ontvang masterplan is de eerste versie die door de reviewers is beoordeeld. In de vorige twee reviewrondes hebb de reviewers ge master/transitieplan van AZ ontvang. Het plan van AZ is wezlijk anders dan de plann van de overige departemt doordat zij al met de transitie is gestart. 2 Begin 2003 kwam vast te staan dat voor AZ uit oogpunt van financiën, efficicy procesbeheersing het zelfstandig doorlop van het traject naar 1januari 2006 niet wselijk was. Daarom heeft zij ervoor gekoz samwerking te zoek met BZK heeft zij op 1 maart van dit jaar haar P&S-tak overgedrag aan BZK de technische migratie van Percc uitgevoerd. Het Masterplan zoomt daarom primair in op de transitie van de (rest)activiteit: klantprocess, gewning/zelfbediing digitalisering van p-dossiers. REVIEW PLAN Departemtale reorganisatie is grotdeels al gerealiseerd via transitie naar BZK. Met betrokk medewerkers zijn gesprekk gevoerd word nadere afsprak gemaakt. Consequties voor de resterde klantprocess 3 zijn in hoofdlijn uitgewerkt, planning activiteitoverzicht voor AZ ontbrek. Voor hoofdstroom personeelsdossiers wordt verwez naar e afzonderlijk plan van aanpak dat niet is meegezond. AZ zal zelf zorg voor schoning rubricering, waarna BZK de digitalisering zal regel. Uit het masterplan blijkt niet hoeveel capaciteit hiervoor is vrijgemaakt. Voor zelfbediing is e apart deelplan opgesteld waarin de implemtatie van Emplaza als gewningsinstrumt helder is uitgewerkt. 2 Er is daarom bewust voor gekoz de reviewresultat voor AZ niet te rapporter in het standaard reviewkader, maar het reviewverslag te beperk tot gemaakte opmerking. 3 Voor e belangrijk deel zijn de consequties voor de klantprocess van AZ al uitgewerkt in het kader van de overdracht van P&S-tak de technische migratie van Percc richting BZK. Deze opmerking heeft kortom betrekking op de uitwerking van de resterde klantprocess (die niet aan BZK zijn overgedrag, maar wel naar het SSC gaan)

18 T aanzi van continuïteit geldt dat terugvalscario s voor de techniek zijn geborgd via BZK. Terugvalscario voor de personele bezetting is redelijk uitgewerkt (samwerking met BZK). Zakelijke distverling is geadresseerd, maar verder niet uitgewerkt. Gezi de omvang van de operatie is er bewust voor gekoz ge aparte projectorganisatie op te zett, maar de coördinatie van de deelproject te veranker in de lijn. Afstemming van het transitietraject van AZ op BZK wordt goemd, maar verder niet uitgewerkt in het plan. E mijlpalplanning voor het transitietraject, inclusief de afhankelijkhed met het SSC het transitietraject bij BZK, ontbreekt. Begroting, communicatie- medezeggschapsplanning ontbrek. Alle voor zelfbediing is in e apart projectplan e begroting communicatieplan opgom voor de implemtatie van Emplaza als gewningsinstrumt

19 2. REVIEW TRANSITIEPLAN MINISTERIE VAN BUITENLANDSE ZAKEN, VERSIE 1.3, 14 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN DE VORIGE REVIEW. Op e aantal punt is het plan verder uitgewerkt, met name de bijzondere positie én de bijzondere ws van BZ zijn nader in kaart gebracht. Er wordt opnieuw bevestigd dat BZ overgaat per 1 januari Voor continuïteit in de periode 1 januari januari 2007 wordt mogelijk aansluiting gezocht bij het FSC. Ook wordt de mogelijkheid onderzocht om voor de salariss gebruik te mak van de Backoffice van het SSC HRM. Detailplanning (activiteitplanning) uitwerking klantprocess ICT zijn pas mogelijk als bekd is op welke wijze het SSC bij specifieke BZ-ws aansluit zijn afhankelijk van de prototyping. RESTERENDE RISICO S. Op basis van het bijgestelde transitieplan onderkn we nog de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdpad. 1. De datum voor het aanwijz van herplaatsingskandidat ontbreekt (plan van aanpak reorganisatie is pas op 31 december 2004 gereed). Er is nog ge koppeling gelegd naar de nieuwe boemingsprocedure. Volgs de belangstellingsregistratie is er weinig animo voor e functie bij het SSC HRM. Onduidelijk is hoe BZ het contigt voor het SSC HRM wil vull. 2. Het werkproces schon digitaliser p-dossiers is niet uitgewerkt, hoewel wordt aangegev dat hier e apart plan van aanpak voor bestaat. 3. De update van de AO-process wordt wel goemd, maar niet verder uitgewerkt. 4. Continuïteit wordt goemd, maar er is nog ge oplossing gedefinieerd. 5. Harmonisatie van arbeidsvoorwaard wordt wel goemd, maar is niet uitgewerkt. 6. Op orde brg O&F-boekhouding wordt wel goemd, maar is niet uitgewerkt

20 3. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN BZK, VERSIE 11 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van BZK is op e aantal punt gewijzigd t opzichte van het plan van 15 april jl. Bovdi is als bijlage e uitgebreid plan van aanpak voor de transitie p-dossiers opgom. De belangrijkste aanpassing/toevoeging zijn de volgde: Het invtariser van intradepartemtale arbeidsvoorwaard regeling is geagdeerd. Het herzi van de AO/IC uitvoeringsregeling, evals het aanpass van de O&F-boekhouding zijn geagdeerd. De mijlpalplanning is verder uitgewerkt. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde transitieplan signaler wij voor BZK de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: Opgemerkt is dat de gewijzigde boemingsprocedure voor het SSC consequties heeft voor de eig organisatie, maar dit is verder nog niet concreet uitgewerkt. Hoofstrom zakelijke distverling klantprocess zijn nog beperkt uitgewerkt (hangt mede af van alternatief voor Emplaza). Activiteitplanning (bijlage A) ontbreekt. Communicatie is beperkt uitgewerkt

21 4. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN EZ, VER- SIE 13 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van EZ is op de volgde punt gewijzigd t opzichte van het plan van 15 april jl.: Aan het plan is e uitgebreide beschrijving van de consequties voor de diverse process toegevoegd. E financiële paragraaf is opgom. In e aparte bijlage zijn de contingtering werving selectieprocedure van het SSC beschrev (echter deze is nog niet aangepast op de wijziging in de boemingsprocedure, zie volgde punt). RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde transitieplan signaler wij voor EZ de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: 1. De wijziging in de (nieuwe) boemingsprocedure is niet verwerkt in het transitieplan. 2. Het op orde brg van de O&F-boekhouding vóór 1 januari 2005 is niet boemd geagdeerd, evals aanpassing van de AO/IC de invtarisatie van EZ-specifieke arbeidsvoorwaardelijke regeling. 3. Overlegmomt met medezeggschap communicatie zijn beperkt uitgewerkt. 4. Monitoring/voortgangsbewaking kwaliteitsmanagemt zijn in het plan niet of beperkt uitgewerkt. 5. Continuïteit is beperkt uitgewerkt in het plan; het proces rondom fallback-scario s is summier beschrev. 6. De projectorganisatie is beschrev, maar niet in bemsing uitgewerkt

22 5. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN JUSTI- TIE, 13 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN DE VORIGE REVIEW Het Transitieplan van Justitie is op e aantal onderdel aangepast uitgebreid met deelprojectplann die de bij de vorige review ronde nog niet beschikbaar war. Nieuwe onderdel die zijn toegevoegd ( waarmee vele lacunes uit de vorige versie zijn ingevuld): Relatie Masterplan SSC HRM Draaiboek Justitie Begroting Vernieuwing HRM Project Personeels Informatie Toegankelijk (projectplan schoning digitalisering P-dossiers) Communicatieplan Ws van Justitie t aanzi van SSC HRM zijn uitgebreid in kaart gebracht De projectorganisatie is uitgebreid beschrev, zowel ctraal als bij de sector Detailplanning is opgom Herziing O&F-boekhouding is opgom Herziing AO/IC is opgom Herplaatsing vulling contingt zijn opgom, maar moet nog word aangepast aan de nieuwe boemingsprocedure. RESTERENDE RISICO S Justitie wst tminste e jaar voor gewning, SSC HRM biedt slechts tool aan voor drie maand Justitie is e grote complexe organisatie, projectorganisatie (ctraal dectraal) bestaat uit > 100 medewerkers. Dit stelt hoge eis aan het programma/projectmanagemt. OVERIGE OPMERKINGEN Justitie stelt t aanzi van de review van deze versie overleg (hoor - wederhoor) met de reviewers op prijs (NB. hierover is contact geweest)

23 Er wordt e nieuwe juni-versie van het Transitieplan in het vooruitzicht gesteld

24 6. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN LNV, VERSIE 13 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van LNV is op diverse punt gewijzigd t opzichte van het plan van 15 april jl. De belangrijkste aanpassing/toevoeging zijn de volgde: De verschillde deelproject (Ms Organisatie, zo gaan wij werk, schoon over P&S system continuïteit, evals zakelijke distverling) zijn nader uitgewerkt in activiteit in e meer gedetailleerde planning. Vulling van het contingt vanuit LNV is geconcretiseerd bijgesteld naar 24,1 fte De wijziging in de boemingsprocedure zijn boemd de consequties verwerkt in het plan. E uitgebreide kost-batanalyse is als bijlage toegevoegd. Aanpassing van de AO/IC de O&F-boekhouding zijn geagdeerd. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde transitieplan signaler wij voor LNV de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: 1. Detailuitwerking in planning activiteit meer gedetailleerde inhoudelijke uitwerking is in dit overkoepelde transitieplan niet opgom (wellicht wel uitgewerkt in (ons niet bekde) deelprojectplann). Dit geldt voor alle hoofdstrom (departemtale reorganisatie, klantprocess, gewning, continuïteit zakelijke distverling). 2. Nog niet alle geïdtificeerde risico s zijn voorzi van maatregel. Zo ontbreekt e terugvalscario voor Percc e uitgewerkt terugvalscario voor de personele bezetting. 3. Monitoring/voortgangsbewaking kwaliteitsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt. 4. E integrale mijlpalplanning beschrijving van overlegmomt met medezeggschap ontbrek nog. 5. De projectorganisatie is beschrev, maar niet in bemsing uitgewerkt

25

26 7. REVIEW CONCEPT MASTERPLAN SSC, MINISTERIE VAN OCW, VERSIE 13 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het Masterplan van OCW is op e behoorlijk aantal punt gewijzigd t opzichte van het plan van 15 april jl. De belangrijkste aanpassing/toevoeging zijn de volgde: De deelproject departemtale reorganisatie, klantprocess zelfbediing zijn nader uitgewerkt in activiteit. In het Masterplan is e goede structuur aangebracht (doelresultat-activiteit-mijlpal-uitgangspunt-risico s). De opgom resultat zijn concreet meetbaar beschrev. Reorganisatieplan P&O-organisatie is in de planning naar vor gehaald. Er is e eerste financiële raming opgom e overzicht resourceplanning. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde masterplan signaler wij voor OCW de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: Detailuitwerking in planning activiteit is in dit overkoepelde masterplan niet opgom, maar vormt waarschijnlijk onderdeel van kele (ons niet bekde) deelprojectplann (zoals plan van aanpak communicatie plan van aanpak P-dossiers). Nog niet alle geïdtificeerde risico s zijn op dit momt voorzi van maatregel. Op 01 juli 2004 is de risico-invtarisatie van OCW afgerond. OCW kiest voor aansluiting bij FSC per 01 januari Hiermee is e deel van de continuïteit gewaarborgd. Verdere detailuitwerking van het deelproject continuïteit ontbreekt nog. Zakelijke distverling is nog beperkt uitgewerkt. Monitoring/voortgangsbewaking kwaliteitsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt. E integrale mijlpalplanning beschrijving van overlegmomt met medezeggschap ontbrek nog (er wordt voor wat betreft planning wel verwez naar de bijlage Planning OCW SSC MPP, maar deze is niet in ons bezit)

27 De projectorganisatie is beschrev, maar niet in bemsing uitgewerkt. Er is nog ge medezeggschapskalder opgesteld, wel zijn kele mijlpal met betrekking tot de medezeggschap opgom. Er ontbreekt nog e detailuitwerking van de middelplanning

28 8. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN SZW, VERSIE 10 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van SZW is nagoeg ongewijzigd geblev t opzichte van het plan van 14 april jl. Het kt drie kleine aanpassing/toevoeging: Het communicatieplan, dat eerder voorzi was in februari 2005, wordt in augustus 2004 opgeleverd. Het invtariser van SZW-specifieke arbeidsvoorwaard regeling is geagdeerd uiterlijk in september gereed. De DOR is via e aanbiedingsbrief gevraagd om advies over het transitieplan. Hierin wordt tevs gemeld dat zij op e aantal andere terrein om advies gevraagd zull word. Medezeggschapsplanning in transitieplan ontbreekt vooralsnog. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde transitieplan signaler wij voor SZW de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: De wijziging in de (nieuwe) boemingsprocedure is nog niet verwerkt in het transitieplan. Het op orde brg van de O&F-boekhouding vóór 1januari 2005 is niet geagdeerd. Monitoring voortgangsbewaking zijn niet in het plan uitgewerkt. De samhang met andere project ontwikkeling binn SZW, evals de afhankelijkhed met het SSC het consortium ontbrek. De gevolg voor overblijvde (niet P&S) tak zijn niet uitgewerkt. E integrale planning aparte risico-analyse ontbrek. De werkstrom zakelijke distverling klantprocess zijn nog beperkt uitgewerkt

29 9. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN VROM, VERSIE 13 MEI 2004 BELANGRIJKSTE AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Versiebeheer is toegevoegd; De opdrachtomschrijving is uitgewerkt naar op te lever resultat; Het resourcebeslag is verder uitgewerkt; De communicatie is in grote lijn uitgewerkt inclusief communicatiekalder wordt na goedkeuring van het transitieplan voor 01juli 2004 uitgewerkt in e communicatieplan; De medezeggschapskalder is als bijlage opgom. M anticipeert hierbij reeds op de wijziging van de boemingsprocedure; De projectorganisatie is beschrev, aan de bemsing is hierbij gedeeltelijk invulling gegev; De risico-invtarisatie is verder uitgewerkt; Doelgroepanalyse is opgom; De uitgangspunt zijn verder uitgewerkt RESTERENDE RISICO S De projectbeheersing is nog maar beperkt uitgewerkt. Dat wil zegg dat monitoring, voortgangsbewaking resultaatmeting nog verder uitgewerkt belegd moet word

30 10. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN VWS, VERSIE 13 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van VWS is op diverse punt gewijzigd t opzichte van het plan van 15 april jl. Het betreft de volgde aanpassing/toevoeging: Ge aansluiting bij V&W/FSC als tussstap, maar gebruik mak van de per 1 januari 2005 werkde Backoffice van SSC, SAP HR SAP Payroll. Samhang tuss deelproject (op hoofdlijn) toegevoegd. Aanpassing in boemingsprocedure SSC deels uitgewerkt in plan, aangegev dat dit nog verder wordt uitgewerkt. Bodigde aanpassing O&F-boekhouding geagdeerd. Indicatie van gevolg voor process opgom in bijlage. Uitgebreidere uitwerking planning activiteit p-dossiers opgom. Wijziging in aanpak zelfbediing t.o.v. vorige plan. Introductie van zelfbediing deels op eig kracht via elektronische formulier op p-site. Verder in afwachting van aangebod zelfbediingstool door SSC. In e aparte bijlage is e vraglijst toegevoegd die wordt gebruikt om bij vertegwoordigers van distonderdel te invtariser wat voor h de effect zijn van de overgang naar het SSC/op zelfbediing. Mijlpalplanning is verder geconcretiseerd. Kritieke pad SSC is als aparte paragraaf toegevoegd. Monitoring, voortgangsbewaking kwaliteitsmanagemt zijn uitgewerkt in e apart hoofdstuk. RESTERENDE RISICO S 1. De wijziging in de (nieuwe) boemingsprocedure is nog niet geheel verwerkt in het transitieplan. 2. De projectorganisatie is beschrev, maar niet in bemsing uitgewerkt

31 3. Besluit om beperkter te test met zelfbediing in afwachting van de gewningstool van het SSC vormt e risico. Als deze tool pas op 1 oktober 2005 beschikbaar is, resteert e relatief korte gewningsperiode met deze tool die bovdi samvalt met de fase van proefdraai voor het SSC

32 11. REVIEW TRANSITIEPLAN SSC HRM, MINISTERIE VAN FINAN- CIËN, VERSIE 3 (14 MEI 2004) AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het transitieplan van het ministerie van Financiën is op diverse punt gewijzigd t opzichte van versie 2 van 15 april jl. De belangrijkste aanpassing/toevoeging zijn de volgde: Deelproject klantprocess, techniek, persoonsdossiers zelfbediing zijn nader uitgewerkt. Voor klantprocess (personele process) is e apart werkplan opgesteld, inclusief e detailplanning. Detailplanning van zelfbediing is nog niet gereed (stelt Financiën afhankelijk van uitkomst prototyping proof of concept). De ingeschatte omvang van het SSC de vulling van het contingt vanuit Financi is bijgesteld Aanpassing van de AO/IC de O&F-boekhouding zijn geagdeerd. Er zijn aparte (concept) plann van aanpak voor scanklaar mak P-dossiers digitaliser P-dossiers. In verband met forse capaciteitsbeslag kiest Financi er voor eerst scanklaar te mak (deadline 1 maart 2005) pas daarna te schon (deadline 1 januari 2006). Regio s/ehed word verantwoordelijk gesteld voor behal inhoudelijke projectresultat deadlines. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde transitieplan signaler wij voor Financiën de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: Deelproject departemtale reorganisatie is t opzichte van de vorige versie niet zichtbaar verder uitgewerkt. De werkgroep personele process werkt tot september 2004 aan de detailbeschrijving van de process pas daarna wordt e plan van aanpak voor de herinrichting van de P-kolom opgesteld. De meeste departemt rond het reorganisatieplan P-kolom af op 31 december 2004 (inclusief medezeggschap). Wanneer Financiën deze deadline ook zou nastrev, is de beschikbare tijd voor het reorganisatieplan relatief kort. Detailuitwerking in planning activiteit van zelfbediing is nog niet gereed. Financi geeft aan dat daarvoor de uitkomst van

33 prototyping proof of concept door het SSC het consortium helder di te zijn. Verantwoordelijkheid voor P-dossiers is belegd bij de regio s/ehed. Vanwege kritische pad is e stevige control-rol vanuit kerndepartemt noodzakelijk. Dit is in het conceptplan van aanpak nog beperkt uitgewerkt. Monitoring/voortgangsbewaking kwaliteitsbewaking zijn nog niet uitgewerkt. Communicatieplan Medezeggschap zijn nog slechts beperkt uitgewerkt. Middelplanning is nog niet uitgewerkt

34 12. REVIEW MASTERPLAN SSC MINISTERIE V&W, VERSIE 18 MEI 2004 AANPASSINGEN TEN OPZICHTE VAN VORIGE REVIEW Het Masterplan van V&W is op e behoorlijk aantal punt gewijzigd t opzichte van het plan d.d. 15 april jl. De belangrijkste aanpassing/toevoeging zijn de volgde: Het Masterplan is meer volgs het SSC format beschrev Uitwerking van de hoofdprocess in fasering-activiteit-risico smaatregel. E aantal hoofdprocess is in grote lijn verder uitgewerkt. De financiële raming is nader uitgewerkt. RESTERENDE RISICO S Op basis van het gereviewde masterplan signaler wij voor OCW de volgde risico s t aanzi van het kritieke tijdspad: 1. Al zijn de hoofdprocess verder uitgeschrev zijn diverse mijlpal opgom; detailuitwerking in planning activiteit is nog niet opgom. 2. Nog niet alle geïdtificeerde risico s zijn op voorzi van maatregel. 3. Monitoring/voortgangsbewaking kwaliteitsbewaking zijn nog beperkt uitgewerkt. 4. De projectorganisatie is beschrev, maar niet in detail (inclusief bemsing) uitgewerkt. 5. Er is nog ge medezeggschapskalder opgesteld, wel zijn kele mijlpal met betrekking tot de medezeggschap opgom. 6. Er ontbreekt nog e detailuitwerking van de middelplanning. 7. E Tweede Plan van Aanpak is voorzi voor september Dit PvA zal meer detailuitwerking bevatt. Na september 2004 moet dit PvA nog de medezeggschap in. Waarschijnlijk is het PvA daarmee definitief in oktober Dit betekt dat na afronding PvA nog slechts ruim 1 jaar resteert voor de overgang van het eerste gedeelte van V&W (BSK IVW)

35

36 BIJLAGE 3 REVIEW BENOEMINGSPROCEDURE SSC HRM

37 E review van de nieuwe boemingsprocedure (plaatsingsprocedure). Gereviewde stukk: Memo Alternatieve boemingsprocedure Kmerk ssc 2004/u2277, 10 mei INLEIDING Na overleg met de Ctrales voor Overheidspersoneel is e aantal uitgangspunt voor de boemingsprocedure SSC HRM gewijzigd. De nieuwe uitgangspunt zijn opgom in e memo van het SSC HRM aan de psg-stuurgroep SSC HRM. Voor zover wij kunn nagaan zijn deze nieuwe uitgangspunt nog niet voorgelegd aan cq. geaccordeerd in het SOR. In tegstelling tot het vorige voorstel gaat m er nu wel van uit dat er sprake is van functie-volging dat er dus sprake is van e plaatsingsprocedure niet van e selectieprocedure. Hiermee, stell de opstellers van het gereviewde documt, blijft m dichter bij de gangbare reorganisatieprincipes. Met deze wijziging wordt de invloed van de departemt (als plaatsde instantie) op de boeming groter, die van het SSC HRM (oorspronkelijk als selecteur) kleiner. Hieronder treft u kele vrag opmerking aan bij de nu voorgestelde procedure. Algeme: De beoordeelde stukk bestaan uit e memo aan de Stuurgroep e tijdschema. Naar wij kunn beoordel is de procedure nog niet geaccordeerd in het SOR; detailuitwerking moet nog plaatsvind door de werkgroep M.O.M van het SSC HRM. Evals in de vorige review do wij ge uitsprak over de juridische juistheid van deze boemingsprocedure. Wij beschouw de nu voorliggde procedure als de uitkomst van e onderhandelingsproces. Omdat de nu voorliggde procedure naar de ming van de opstellers dichter aanligt teg de gangbare reorganisatieprincipes zoals opgom in het ARAR, lijkt spoedige instemming van partij voor de hand te ligg. Dit vermindert het risico van uitblijv van of vertraging bij het verkrijg van overestemming. Aan de andere kant zijn nu in de procedure zelf e aantal onderhandelingsmomt ingebouwd, bijvoorbeeld t aanzi van de vergelijking functies SSC HRM bestaande functies binn departemt die het risico van vertraging met zich meebrg

38 INHOUD VAN DE NU VOORLIGGENDE BENOEMINGSPROCEDURE Naar onze ming is er ge sprake meer van e boemingsprocedure, maar van e plaatsingsprocedure. In de procedure is gekoz voor het beginsel van functievolging. Dit impliceert de verwachting dat in het SSC HRM in hoge mate functies voorkom die min of meer lijk op functies die nu binn de departemt (binn álle departemt!) aanwezig zijn. Deze verwachting kan pas word bevestigd als: Het O&F-rapport van het SSC HRM klaar is (1 november 2004) De functievergelijking met de departemtale functies zijn gemaakt (1 december 2004) Kijkd naar de in het voorstel opgom definitie van vergelijkbare of uitwisselbare functie (4), biedt deze bijna ge mogelijkhed om, ingeval e functie partieel wijzigt, nog functievolging toe te pass. Het is wellicht beter om te sprek van hoofdtaakbestanddel. Het hanter van e schaalniveaubandbreedte bij functievolging (+ 1 één schaal) vergroot bovdi het speelveld voor plaatsing aanzilijk valt daarom te overweg. Op basis van de contingteringsafsprak wordt e contingt functies aan e departemt beschikbaar gesteld, niet e contingt formatie. Deze contingt variër in grootte van ca. 1 functie (AZ) tot > 100 functies (Justitie, Financiën). Naar verwachting zull sommige functies véél voorkom (frontoffice, backoffice), andere functies slechts beperkt (beleid, ondersteuning, PI- OFACH). De verdeling van de beschikbare functies over de verschillde contingt is e behoorlijke puzzel, met overigs gevolg voor de rechtspositie van individuele herplaatsers. Dat kan behoorlijk onevwichtige toevallige uitkomst gev aanleiding gev tot veel gekwartet tuss departemt. Bovdi is de kans op verdringing daarmee rechtsongelijkheid groot. Iemand met veel distjar e gevorderde leeftijd die de pech heeft dat zijn functie (die wel terug komt bij SSC) niet opgom is in het contingt van zijn departemt legt het af teg e veel jongere collega (in leeftijd disttijd) van e ander departemt van wie dezelfde functie toevallig wel in het contingt valt. Bij het bepal van de contingt moet departemt daarom eiglijk al reking houd met het soort functies waarvoor zij gekwalificeerde medewerkers in huis hebb. Dat betekt ook inzicht in de bij SSC beschikbare functies voordat departemt afsprak over de eig contingt mak. Indi er per departemt meer herplaatsers zijn dan beschikbare functies vindt plaatsing plaats op basis van anciënniteit. Dit kan

39 leid tot zowel e vergrijsd personeelsbestand bij het SSC HRM als e vermoedelijk verlies van knis bij departemt. De tekst onder 12, 13, roep discussie op. De bedkingprocedure lat lop via het plaatsingsteam zelf is bij de duvel te biecht gaan. In 13 is volgs ons sprake van e op het individu gericht plaatsingsbesluit. In 14 ware de term boeming te vervang door plaatsing. In 15: het departemt kan e terugkeergarantie afgev, niet het SSC. En: wie besluit over de terugkeer? De plaatsingsprocedure wordt uitgevoerd nadat er e belangstellingsregistratie is uitgevoerd. Bij kele departemt is de belangstelling reeds gepeild, het animo voor e functie bij het SSC HRM niet overweldigd. Bij toepassing van de plaatsingsprocedure (i.t.t. e selectieprocedure) kunn medewerkers verplicht word e passde functie bij het SSC HRM te accepter. Hier ligt e risico t aanzi van de motivatie van toekomstige SSC HRM medewerkers. De overgangsrecht (behoud salarisschaal, secundaire tertiaire arbeidsvoorwaard) voor medewerkers die word geplaatst binn het SSC HRM di nog te word geregeld. Onduidelijk is waar de mogelijke kost van dit overgangsrecht gedrag gaan word (door het SSC HRM of door het desbetreffde departemt). E aantal zak die in e belangstellingsregistratie van belang zijn moet nog word uitgewerkt, o.a. de arbeidsvoorwaard van het SSC HRM, de vestigingsplaats, terugkeergaranties, bedkingprocedures. Indi het principe van functievolging wordt afgesprok, dit o.i. opnieuw naar de rechtspositie de aansprak van de medewerkers van het IVOP gekek te word. RISICO S Naar aanleiding van de nu voorliggde boemingsprocedure onderkn we e aantal risico s: De veronderstelling dat de functies binn het SSC HRM in hoge mate gelijk zijn aan bestaande functies binn de departemt: complexe onderhandeling over de duiding van gelijke, gewijzigde nieuwe functies. De verdeling van de beschikbare functies over de diverse contingt, kwartett door departemt. De motivatie van de huidige P&S-medewerkers voor e functie binn het SSC HRM

40 E aantal zak dit nog uitgewerkt te word. Naar onze ming is de uitvoering van deze boemingsprocedure (plaatsingsprocedure) complexer dan in het vorige voorstel

41 BIJLAGE 4 REVIEWS PER DEPARTEMENT

42 Ministerie BZK Transitieplan SSC HRM Versie mei 2004 Review-items volgs Kmerk, invalshoek aspect Planning projectmanagemt Proces inhoud. Berschot-criteria Algeme: Versiebeheer legitimering / onderbouwing - Achterliggde documt stukk Versiebeheer is opgom. Verwijzing naar achterliggde stukk ontbreekt. Doelstelling reikwijdte programma - Aanleiding - Opdracht/doelstelling programma - Datum aansluiting bij SSC - Samhang deelproject - Betrokk organisatieonderdel - Uitgangspunt randvoorwaard (3.8 Overgang op (evals HcvS AZ) Aanleiding opdracht operatie zijn beschrev in Beschrijving samhang deelproject ontbreekt. Betrokk organisatieonderdel staan goemd in Uitgangspunt randvoorwaard zijn uitgewerkt Uitgewerkt transitieplan voor HcvS niet opgom. Afhankelijkhed van andere project (Leeuwsprong, LEO, Emplaza) beschrev in 2.1. Sterke afhankelijkheid niet vertaalt in concrete planning, terwijl transitietraject in belangrijke mate van deze project afhankelijk is. Wel is aangegev dat de coördinatie met project Leeuwsprong Emplaza is geborgd via de

43 Review-items volgs Kmerk, invalshoek aspect Planning projectmanagemt Proces inhoud. Berschot-criteria 3.9) in (naast uitgangspunt randvoorwaard op diverse andere plaats (bijv , 4.1.1, 4.2.1, 4.3.1)). directie P&O resp. het opdrachtgeverschap. Onduidelijk in hoeverre aanpassing in organisatie, process e.d. als gevolg van Leeuwsprong Emplaza aansluit bij eis van SSC. BZK trekt voor transitie sam op met AZ HcvS. Als zij later overgaan naar het SSC, moet BZK e oplossing zoek voor de salarisverwerking administratie die zij voor h uitvoert. Is nog niet uitgewerkt in e fallback-scario of e concrete actie. Specifieke issues: 3.1 departemtale reorganisatie HR-Kolom - O&F-rapport nieuwe organisatie - Idtificatie huidige medewerkers - Fasering afbouw P&S-formatie Uitgewerkt in Voorgesorteerd via Leeuwsprong. O&F rapport is gereed wordt vanaf 1/7/04 gefaseerd ingevoerd. Drie ijkmomt opgom om naar forma

44 Review-items volgs Kmerk, invalshoek aspect Planning projectmanagemt Proces inhoud. Berschot-criteria - Herplaatsingsactiviteit - Vulling contigt tie te kijk tot 1/1/06. Personele boemd. consequties - Flankerd beleid - Implemtatieplan Huidige P&S-populatie is gekwantificeerd, labelling is geagdeerd..aantal fte voor contingt aangegev Vulling contingt niet uitgewerkt. Invulling van flankerd beleid i.v.m. voorzie uitstroom is reeds in gang gezet. Planning is niet in detail uitgewerkt, evals de vereiste activiteit 3.2 klantprocess - Ontwerp aanpassing HRM-process - Ontwerp aanpassing gegevsmodel - Wat gaat naar SSC In 3.2. uitgebreide beschrijving tak SSC nieuwe oude tak BZK, inclusief formatieve consequties. Aanpassing HRM-process gege

45 Review-items volgs Kmerk, invalshoek aspect Planning projectmanagemt Proces inhoud. Berschot-criteria (tak FTE s) - Wat is nieuw voor departemt (tak FTE) - Wat blijft bij departemt (taak FTE) - Implemtatieplan - Herijking AO/IC vsmodel beperkt uitgewerkt, ge concrete planning uitgewerkt activiteitoverzicht. Herijking AO/IC uitvoeringsregeling is boemd geagdeerd. Aanpassing O&Fboekhouding is, evals de noodzakelijke harmonisatie van departemtale regeling, boemd geagdeerd. 3.4 Digitalisering P-dossiers - Lokaliser, schon, controler, rubricer P-dossiers - Scann, indexer, actualiser, beher P-dossiers - Verwerk afwijkde dossiers/afsprak. E uitgebreid plan van aanpak voor Transitie p- dossiers is als bijlage toegevoegd. Eind juni moet externe partij bekd zijn die digitalisering gaat uitvoer. Eind 2004 moet dit gereed zijn. Inschatting bodigde personele capaciteit: 3 uur per dossier (o.b.v. gegevs uit steekproef p-dossiers). Incl. HcvS ongeveer 7 ms fulltime gedurde e half jaar bezig. Ruime marge t.o.v. deadline