Gebruikershandleiding werknemers importeren

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding werknemers importeren DOCUMENT DATUM AUTEUR I-Signaal

2 Copyright 2014 i-signaal B.V. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van bovengenoemde. All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, without the prior written permission of the abovementioned. 2/16

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen... 4 Hoofdstuk 2 Werknemers importeren Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal Werknemers importeren... 5 Hoofdstuk 3 Toelichting voorvalidatie Status voorvalidatie Samenvatting Onbekende bedrijven Nieuwe afdelingen Te verplaatsen werknemers Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers Top 5 meest voorkomende fouten Uitvalregels... 8 Bijlage A. Toelichting importvelden... 9 Bijlage B. Landcodes Versiebeheer Datum Naam Versie Wijzigingen Gerwin v1.01 Tekstuele aanpassingen Gerwin V1.00 Opzet documentatie 3/16

4 Hoofdstuk 1 Algemeen Deze gebruikershandleiding beschrijft hoe u d.m.v. een Excel-importsheet werknemers kunt importeren in VerzuimSignaal. Deze Excel-importsheet heeft een vast formaat. Daarnaast moeten de gegevens ingevoerd en opgeslagen worden in een Microsoft Excel 2000 versie of hoger (extensie.xls of.xlsx). De eerste regel in de Excel-importsheet (rij 1) is gevuld met kolomnamen. Deze zijn vast en kunnen niet aangepast worden. Vanaf rij 2 kunt u de werknemergegevens invullen. Deze gegevens moeten voldoen aan het formaat zoals staat beschreven in Bijlage A op pagina 9. Hierbij zijn de rood gemarkeerde velden verplicht. 4/16

5 Hoofdstuk 2 Werknemers importeren Een voorwaarde om een Excel-importsheet te kunnen importeren in VerzuimSignaal is dat het bedrijf waaronder de werknemers moeten komen, beschikbaar is. 2.1 Nieuw bedrijf aanmaken in VerzuimSignaal 1. Kies tabblad Werkgevers en klik vervolgens op Werkgever toevoegen. 2. Vul minimaal alle geel-gemarkeerde velden in. 3. Klik op Opslaan ( ) om de werkgever op te slaan. 4. U kunt nu de Excel-importsheet vullen en importeren in VerzuimSignaal. LET OP: De bedrijfsnaam, bedrijfscode, afdelingsnaam en afdelingscode die hier ingevuld zijn, moeten exact overgenomen worden in de Excel-importsheet om uitval te voorkomen. TIP: Wilt u meerdere bedrijven toevoegen dan kunt u gebruikmaken van de werkgeversimportsheet. Vraag uw contactpersoon bij i-signaal om de Excel-importsheet en gebruikshandleiding toe te sturen. 2.2 Werknemers importeren 1. Zoek het bedrijf op in VerzuimSignaal waaronder je de werknemers wilt importeren. 2. Klik op Werknemers importeren. 3. Klik op Bladeren om de Excel-importsheet te selecteren en klik vervolgens op Openen. 4. De voorvalidatie wordt uitgevoerd. 5. Bepaal wat de eventuele uitval veroorzaakt en vul de ontbrekende gegevens aan in de Excelimportsheet. 6. Heeft u de Excel-importsheet aangevuld? Herhaal dan de stappen 3 en Klik op Formulier opslaan ( ) om de import te starten. Alle correcte en handmatig geaccordeerde regels worden nu geïmporteerd (zie ook paragraaf 3.8 Uitvalregels). 8. De werknemers zijn nu geïmporteerd. 5/16

6 Hoofdstuk 3 Toelichting voorvalidatie 3.1 Status voorvalidatie Status Het bestand dat u hebt geprobeerd te uploaden bevat niet de juiste extensie. Dit moet.xls of.xlsx zijn. Verschil in kolommen Succesvol (inclusief uitval) Succesvol Toelichting Sla de Excel-importsheet op met de juiste extensie (.xls of. xlsx). Het aantal kolommen in de Excel-importsheet komt niet overeen met de standaard. De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en bevat uitval. De voorvalidatie is succesvol uitgevoerd en er is geen uitval. 3.2 Samenvatting Het deelvenster Samenvatting geeft een beknopt overzicht van de voorvalidatie. 3.3 Onbekende bedrijven Het deelvenster Onbekende bedrijven geeft een overzicht van de bedrijven waarvan de werkgeverscode, de bedrijfsnaam of de combinatie niet overeenkomt zoals dit in VerzuimSignaal staat. 6/16

7 3.4 Nieuwe afdelingen Het deelvenster Nieuwe afdelingen geeft een overzicht van nieuw aan te maken afdelingen o.b.v. van de Excel-importsheet. De afdelingsnaam Geforce komt in dit voorbeeld niet voor als afdeling onder het bovenliggende bedrijf Firma Fictief in VerzuimSignaal en wordt daarom aangemaakt bij de import. 3.5 Te verplaatsen werknemers Het deelvenster Te verplaatsen werknemers geeft een overzicht van de werknemers die door de import verplaatst worden naar een andere afdeling. Als een werknemer niet verplaatst moet worden, moet de afdelingsnaam bij deze werknemer worden aangepast naar de huidige afdelingsnaam. 3.6 Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers Het deelvenster Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers geeft een overzicht van nieuwe hoofddienstverbanden die worden aangemaakt o.b.v. de Excelimportsheet (zie voor meer informatie Dienstverbanden op pagina 10). Als de werknemer geen nieuw hoofddienstverband moet krijgen, moet de Datum in dienst correct ingevuld worden en corresponderen met de Datum in dienst zoals deze in VerzuimSignaal staat. 7/16

8 3.7 Top 5 meest voorkomende fouten Het deelvenster Top5 meest voorkomende fouten geeft een overzicht van de kolommen in de Excel-importsheet waarin de meeste fouten voorkomen. 3.8 Uitvalregels In dit deelvenster worden alle uitvalregels getoond met de reden van uitval. : Uitvalregel waarbij een verplichte waarde niet of incorrect gevuld is. De regel wordt uitgesloten van verwerking. : Uitvalregel waarbij een waarde incorrect gevuld is. Door op het vinkje voor de regel te klikken, wordt de regel wel meegenomen met de verwerking omdat de waarde niet verplicht is; enkel foutief. LET OP: Meldingen in de deelvensters Onbekende bedrijven, Nieuwe afdelingen, Te verplaatsen werknemers en Nieuwe hoofddienstverbanden bij bestaande werknemers worden niet in bovenstaand overzicht getoond! Door met de muis op de celwaarde te gaan staan, verschijnt er een pop-up met de reden van uitval. Hieronder het voorbeeld voor een lege datum uit dienst. 8/16

9 Bijlage A. Toelichting importvelden Kolomnaam Verplicht Type Waarde Positie Burgerservicenummer Ja Numeriek 11 cijfers A Personeelsnummer Vrije tekst B Voorletters Vrije tekst C Roepnaam Vrije tekst D Tussenvoegsel Vrije tekst E Achternaam Ja Vrije tekst F Tussenvoegsel partner Vrije tekst G Achternaam partner Vrije tekst H Voorkeurshantering Vaste waarde a = alleen Achternaam p = alleen Achternaam partner ap = Achternaam Achternaam partner pa = Achternaam partner - Achternaam Geslacht Ja Vaste waarde M = Man V = Vrouw I J Geboortedatum Ja Datum dd-mm-jjjj K Geboorteplaats Vrije tekst L Geboorteland Vaste waarde 2-letterige ISO landcode (zie Bijlage B) M Nationaliteit Vrije tekst 2-letterige ISO landcode (zie Bijlage B) N Burgerlijke staat Vrije tekst O Adres Ja Vrije tekst P Huisnummer Vrije tekst Q Postcode Vrije tekst R Woonplaats Vrije tekst S Land Vaste waarde 2-letterige ISO landcode (zie Bijlage B) T Telefoon Vrije tekst U Fax Vrije tekst V Mobiel Vrije tekst W Vrije tekst X Datum in dienst* Ja Datum dd-mm-jjjj Y Datum wijziging dienstverband** Datum dd-mm-jjjj Z 9/16

10 Datum uit dienst*** Datum dd-mm-jjjj AA Werkgeversnummer Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AB Bedrijfsnaam Ja Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AC Afdelingscode Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AD Afdelingsnaam Ja Vrije tekst Moet exact overeenkomen met de waarde in VS. AE Soort dienstverband Vaste waarde 1 = Bepaalde tijd 2 = Onbepaalde tijd 3 = Oproepkracht 4 = Uitzendkracht 5 = Stagiaire 6 = Vrijwilliger 7 = Ambtelijk AF Functie Vrije tekst AG Normuren per week Numeriek AH Uren per week Numeriek AI Salarisperiode Vaste waarde dag week maand jaar AJ Brutosalaris Numeriek AK SV-loon Numeriek AL Loon voor de loonheffing Numeriek AM Uniformloon Numeriek AN Kostenplaats Vrije tekst AO Standplaats Vrije tekst AP Structureel Functioneel Beperkt (SFB) Vaste waarde Ja = SFB Nee = Geen SFB AQ Dienstverbanden * Datum in dienst representeert altijd de startdatum van het hoofddienstverband (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.0, 2.0, 3.0). Is alleen Datum in dienst gevuld dan worden ook de bijbehorende velden van het hoofddienstverband geüpdatet. Komt de Datum in dienst nog niet voor als hoofddienstverband in VerzuimSignaal dan wordt er een nieuw hoofddienstverband aangemaakt. ** Datum wijziging dienstverband representeert altijd een wijziging op een bestaand dienstverband. Als het veld Datum wijziging dienstverband gevuld is, moet ook het veld Datum in dienst gevuld zijn. De Datum wijziging dienstverband zorgt ervoor dat er een subdienstverband wordt aangemaakt als de Datum wijziging dienstverband nog niet voorkomt in VerzuimSignaal of wordt geüpdatet als de datum overeenkomt (in VerzuimSignaal bijv. dienstverbandnummer 1.1, 1.2, 2.1). *** Datum uit dienst representeert altijd de einddatum van het hoofddienstverband. 10/16

11 Bijlage B. Landcodes Land Afghanistan Albanië Algerije Amerikaans-Samoa Amerikaanse Maagdeneilanden Andorra Angola Anguilla Antarctica Antigua en Barbuda Argentinië Armenië Aruba Australië Azerbeidzjan Bahama's Bahrein Bangladesh Barbados België Belize Benin Bermuda Bhutan Bolivia Bonaire, Sint Eustatius en Saba Bosnië en Herzegovina Botswana Bouvet Brazilië Brits Indische Oceaanterritorium Britse Maagdeneilanden Brunei Bulgarije Burkina Faso Burundi Cambodja Canada Centraal-Afrikaanse Republiek Chili China Christmaseiland Code AF AL DZ AS VI AD AO AI AQ AG AR AM AW AU AZ BS BH BD BB BE BZ BJ BM BT BO BQ BA BW BV BR IO VG BN BG BF BI KH CA CF CL CN CX 11/16

12 12/16 Cocoseilanden CC Colombia CO Comoren KM Congo-Brazzaville CG Congo-Kinshasa CD Cookeilanden CK Costa Rica CR Cuba CU Curaçao CW Cyprus CY Denemarken DK Djibouti DJ Dominica DM Dominicaanse Republiek DO Duitsland DE Ecuador EC Egypte EG El Salvador SV Equatoriaal-Guinea GQ Eritrea ER Estland EE Ethiopië ET Faeröer FO Falklandeilanden FK Fiji FJ Filipijnen PH Finland FI Frankrijk FR Frans-Guyana GF Frans-Polynesië PF Franse Zuidelijke en Antarctische Gebieden TF Gabon GA Gambia GM Georgië GE Ghana GH Gibraltar GI Grenada GD Griekenland GR Groenland GL Guadeloupe GP Guam GU Guatemala GT Guernsey GG Guinee GN Guinee-Bissau GW

13 Guyana Haïti Heard en MacDonaldeilanden Honduras Hongarije Hongkong Ierland IJsland India Indonesië Irak Iran Israël Italië Ivoorkust Jamaica Japan Jemen Jersey Jordanië Kaaimaneilanden Kaapverdië Kameroen Kazachstan Kenia Kirgizië Kiribati Kleine Pacifische eilanden van de Verenigde Staten Koeweit Kroatië Laos Lesotho Letland Libanon Liberia Libië Liechtenstein Litouwen Luxemburg Macau Macedonië Madagaskar Malawi Maldiven Maleisië GY HT HM HN HU HK IE IS IN ID IQ IR IL IT CI JM JP YE JE JO KY CV CM KZ KE KG KI UM KW HR LA LS LV LB LR LY LI LT LU MO MK MG MW MV MY 13/16

14 14/16 Mali ML Malta MT Man IM Marokko MA Marshalleilanden MH Martinique MQ Mauritanië MR Mauritius MU Mayotte YT Mexico MX Micronesia FM Moldavië MD Monaco MC Mongolië MN Montenegro ME Montserrat MS Mozambique MZ Myanmar MM Namibië NA Nauru NR Nederland NL Nepal NP Nicaragua NI Nieuw-Caledonië NC Nieuw-Zeeland NZ Niger NE Nigeria NG Niue NU Noord-Korea KP Noordelijke Marianen MP Noorwegen NO Norfolk NF Oeganda UG Oekraïne UA Oezbekistan UZ Oman OM Oost-Timor TL Oostenrijk AT Pakistan PK Palau PW Palestina PS Panama PA Papoea-Nieuw-Guinea PG Paraguay PY Peru PE

15 Pitcairneilanden Polen Portugal Puerto Rico Qatar Roemenië Rusland Rwanda Réunion Saint Kitts en Nevis Saint Lucia Saint Vincent en de Grenadines Saint-Barthélemy Saint-Pierre en Miquelon Salomonseilanden Samoa San Marino Sao Tomé en Principe Saoedi-Arabië Senegal Servië Seychellen Sierra Leone Singapore Sint Maarten Sint-Helena, Ascension en Tristan da Cunha Sint-Maarten Slovenië Slowakije Soedan Somalië Spanje Spitsbergen en Jan Mayen Sri Lanka Suriname Swaziland Syrië Tadzjikistan Taiwan Tanzania Thailand Togo Tokelau-eilanden Tonga Trinidad en Tobago PN PL PT PR QA RO RU RW RE KN LC VC BL PM SB WS SM ST SA SN RS SC SL SG SX SH MF SI SK SD SO ES SJ LK SR SZ SY TJ TW TZ TH TG TK TO TT 15/16

16 Tsjaad Tsjechië Tunesië Turkije Turkmenistan Turks- en Caicoseilanden Tuvalu Uruguay Vanuatu Vaticaanstad Venezuela Verenigde Arabische Emiraten Verenigde Staten Verenigd Koninkrijk Vietnam Wallis en Futuna Westelijke Sahara Wit-Rusland Zambia Zimbabwe Zuid-Afrika Zuid-Georgia en de Zuidelijke Sandwicheilanden Zuid-Korea Zuid-Soedan Zweden Zwitserland TD CZ TN TR TM TC TV UY VU VA VE AE US GB VN WF EH BY ZM ZW ZA GS KR SS SE CH 16/16