Handleiding Excelsjabloon. Informatiebeheersplan

Transcriptie

1 / Handleiding Handleiding Excelsjabloon Informatiebeheersplan

2 INHOUD 1 VERSIEBEHEER HET SJABLOON Waarom? Indeling ALGEMENE RICHTLIJNEN VELDENMODEL MET SPECIFIEKE RICHTLIJNEN Naam en inhoud Structuur Datering Bewaarniveau Wettelijke bewaartermijn Administratieve bewaartermijn Bestemming Raadplegingregime Persoonsgegevens Hergebruik Drager relaties Metadata Opmerkingen FUNCTIONALITEITEN Rapportering Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 2 van 28

3 1 VERSIEBEHEER Voor de duidelijke opvolging van de versies van het sjabloon wordt, zowel in het sjabloon als in de handleiding een versiegeschiedenis voorzien. Versie Datum Auteur Wijziging Quincy Oeyen Bart Severi Aanpassing van de wetgeving inzake hergebruik Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 3 van 28

4 2 HET SJABLOON 2.1 WAAROM? Het sjabloon voor een informatiebeheersplan (IBP) is in eerste instantie gericht op de Vlaamse overheid. Met dit sjabloon wil de Coördinerende archiefdienst enerzijds de entiteiten helpen om aan de Omzendbrief betreffende het archiefbeheer van de Vlaamse overheid (DVO/BZ/P&O/2008/3) te voldoen. Het sjabloon is dan ook verplicht te gebruiken door de instanties die onder het toepassingsgebied van deze omzendbrief vallen. Anderzijds wil dit sjabloon ook bijdragen aan de opmaak van goede, gefundeerde, kwaliteitsvolle en vooral bruikbare informatiebeheersplannen. Dit sjabloon is opgesteld met het oog op twee evoluties: De ontwikkeling van het Vlaams register voor overheidsinformatie, een applicatie met achterliggende databank voor het registreren en dynamisch beheren van de informatie over bestuursdocumenten binnen de Vlaamse overheid. De integratie van het veldenmodel voor selectielijsten zoals ontwikkeld door de selectiecommissie Vlaamse overheid. Met het oog op bovenstaande evoluties besloot de Coördinerende archiefdienst in afstemming met haar klanten om het bestaande Word-sjabloon onder de loep te nemen en te streven naar een optimalisatie op volgende vlakken: Gebruiksvriendelijkheid standaardisatie Datakwaliteit Het nut van bepaalde velden De relatie met het veldenmodel voor een selectielijst. Een selectielijst bestaat minimum uit de volgende velden naam en inhoud, structuur, bewaarniveau, wettelijke bewaartermijn, administratieve bewaartermijn, bestemming, relaties, metadata en opmerkingen. Het voorbereiden op de realisatie van het register voor overheidsinformatie Dit sjabloon is in de eerste plaats gemaakt met de het oog op de entiteiten van de Vlaamse overheid. Toch kan het ook als voorbeeld en generiek model dienen voor andere zorgdragers zoals lokale besturen. 2.2 INDELING Het sjabloon bestaat uit 4 verschillende tabbladen: Identificatie: dit tabblad bevat de identificatiegegevens van de entiteit waarvoor het informatiebeheersplan wordt opgemaakt. Het gaat meer bepaald om de naam van het beleidsdomein en de naam van de entiteit. U kiest deze namen uit gestandaardiseerde keuzelijsten. Bij ingrijpende wijzigingen in de organisatiestructuur zal er een nieuwe release van Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 4 van 28

5 het Excel-sjabloon verschijnen waarin de keuzelijsten zijn aangepast. Naast de naam moet ook steeds het versienummer van het informatiebeheersplan ingevuld worden. Deze drie gegevens - beleidsdomein, entiteit en versie moet u verplicht invullen vooraleer u start met de opmaak van de fiche. Ze vormen de basis voor het unieke ID. Naast de identificatiegegevens bevat dit tabblad ook de goedkeuringsworkflow voor een informatiebeheersplan. Het is dan ook de bedoeling dat deze data steeds correct worden ingevuld. Deze data geven de Coördinerende archiefdienst namelijk een duidelijk zicht op de reeds genomen stappen, faciliteren de kwaliteitscontrole en zorgen ervoor dat alle essentiële stappen worden doorlopen vooraleer het ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de selectiecommissie. Verder bevat dit tabblad ook de versiegeschiedenis van het sjabloon zelf en de aanduiding van de release waarin gewerkt wordt. Deze velden zijn voornamelijk van belang voor het bewaken van de datakwaliteit. IBP: dit tabblad bevat het eigenlijke informatiebeheersplan. Meer informatie over de beschikbare velden en de gegevens die u hierin moet invullen, vindt u onder 3 algemene richtlijnen en 4 veldenmodel met specifieke richtlijnen. Rapportering: dit tabblad bevat een aantal standaardrapporten. Meer uitleg over de rapporten en hoe ze berekend worden is te vinden onder 5 functionaliteiten. Keuzelijsten: dit tabblad bevat de achterliggende waarden voor de keuzelijsten die gebruikt worden voor de tabbladen identificatie en IBP. U kan hier enkel gegevens ingeven voor de velden taakgebied, taak, handeling. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 5 van 28

6 3 ALGEMENE RICHTLIJNEN 1 Omwille van de uniformiteit moet de structurele integriteit van het sjabloon ten allen tijde gewaarborgd blijven. Dit houdt in dat er enerzijds geen velden toegevoegd of verwijderd mogen worden en dat er anderzijds geen wijzigingen mogen worden aangebracht aan de keuzelijsten. Inzake deze keuzelijsten is het ook van belang om op te merken dat er telkens maar één optie van toepassing kan zijn. Om de vorm en de structuur van het sjabloon te bewaren is er dan ook voor gekozen om het volledige Excel-werkblad en de diverse tabbladen met een wachtwoord te beveiligen. Het sjabloon is echter geen statisch gegeven en bijgevolg mogen goed gemotiveerde suggesties voor de uitbreiding van de keuzelijsten steeds bezorgd worden aan de Coördinerende archiefdienst: informatiemanagement@bz.vlaanderen.be 2 In de vrije tekstvelden worden geen afkortingen gebruikt. Het gebruik van afkortingen, vooral specifieke afkortingen, bemoeilijkt de begrijpelijkheid en leesbaarheid van de informatiebeheersplannen. Afkortingen zijn bovendien vaak tijds- en organisatiegebonden. Zo wordt het directieoverleg, zelfs binnen dezelfde entiteit, soms aangeduid als: DO, Dirco, DOV,... en stellen we vast dat deze zelfs naast elkaar worden gebruikt. 3 Alle velden zijn verplicht in te vullen, maar niet alle velden zullen altijd relevant zijn. In deze velden moet niet van toepassing ingevuld worden. Dit wordt altijd voluit en op deze manier geschreven, aangezien afkortingen niet worden toegelaten in een informatiebeheersplan. In het geval dat het gaat om een veld met keuzelijst werd dit voor gedefinieerd. 4 De verantwoordingen van de bewaartermijnen of de bestemmingen moeten steeds goed doordacht en betekenisvol zijn. Let er dan ook op dat deze in overeenstemming zijn met de inhoudsomschrijvingen. Dus niet: de serie Persberichten permanent bewaren omwille van de juridische waarde of de serie verslagen van teamoverleg bewaren gedurende 30 jaar omwille van de verantwoordingsplicht. 5 Het sjabloon voor een informatiebeheersplan bestaat uit een aantal velden die opgedeeld zijn in verschillende kolommen, met al dan niet achterliggende keuzelijsten, om de datakwaliteit te kunnen waarborgen. Datakwaliteit is van cruciaal belang om enerzijds een goede import in het Vlaams register van overheidsinformatie te garanderen en anderzijds om diverse rapporteringen toe te laten. 6 Meer informatie over de opmaak van een informatiebeheersplan vindt u op Ondersteuning bij de opmaak van het informatiebeheersplan kan u in eerste instantie vinden bij de beleidsdomeinarchivarissen en in tweede instantie bij de Coördinerende archiefdienst. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 6 van 28

7 4 VELDENMODEL MET SPECIFIEKE RICHTLIJNEN 4.1 NAAM EN INHOUD Veldnaam ID Dit veld bevat de unieke identificatiecode van elk informatieobject. Het ID is opgebouwd uit enerzijds de unieke entiteitscode zoals deze toegekend is binnen Wegwijs Organisatie en anderzijds uit een samentrekking van 2 groepen van 3 cijfers. Standaard is in elk sjabloon de mogelijkheid voorzien dat er 5000 unieke objecten gemaakt kunnen worden. Het eerste informatieobject van het Facilitair Bedrijf wordt aangeduid met de volgende code: OVO001834_000_000 Informatieobjecttype Naam_informatieobject Standaard ingevuld. Dit veld bevat het type van het informatieobject. Er zijn twee keuzemogelijkheden: Serie: reeks van gelijksoortige documenten of dossiers : alle dossiers rond het verstrekken van subsidies voor zonnepanelen samen vormen de serie: subsidiedossiers inzake zonnepanelen Dossier geheel van documenten die dezelfde zaak betreffen. Deze waarde kan enkel als het over een projectdossier gaat. : dossier over de implementatie van X De naam waarmee het informatieobject wordt aangeduid. Als er een benaming bestaat die afkomstig is uit de wet- of regelgeving, moet deze hier ingevuld worden. Deze waarde moet duidelijk Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 7 van 28

8 aangeven waarover het informatieobject handelt en moet bijgevolg altijd betekenisvol ingevuld zijn. De waarde niet van toepassing is niet geldig. Er moet dus altijd een betekenisvolle naam staan. Notulen van de Vlaamse Regering, Briefwisseling, Adviesdossiers in kader van X, Subsidiedossiers in kader van het cultureel-erfgoeddecreet Omschrijving_informatieobject Inhoudelijke beschrijving van het informatieobject. Hier moet aangegeven worden waarover het informatieobject gaat en binnen welke context het tot stand komt. In dit veld worden ook steeds synoniemen of andere namen weergegeven. Deze omschrijving heeft als doel om een betere inschatting te maken van de inhoud van het informatieobject. Het is dan ook essentieel dat deze omschrijving altijd betekenisvol is en ze kan dus nooit de waarde niet van toepassing bevatten. De waarde niet van toepassing is niet geldig. Er moet dus altijd een betekenisvolle uitleg staan die het informatieobject duidelijk kadert en omschrijft. De omschrijving van de serie Verslagen van teamoverleg is dan de volgende: Dit overleg brengt de leden van team X samen. In dit overleg wordt de voortgang van de taken en projecten die binnen het team gerealiseerd moeten worden, besproken. Het informatieobject bevat de vergaderverslagen, agenda s en bijlagen. Het informatieobject wordt intern ook aangeduid als info werkoverleg. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 8 van 28

9 4.2 STRUCTUUR De structuur van het informatiebeheersplan moet gezien worden als de kapstok waaraan alles wordt opgehangen. Veldnaam Taakgebied Een taakgebied is een geheel van onderling samenhangende taken. Om het taakgebied te bepalen kan inspiratie gehaald worden uit de beleidsvelden en de kerntakenplannen. Het is vooral van belang dat dit taakgebied stabiel is. Het wordt dus best niet gekoppeld aan organisatiestructuren zoals afdelingen, cellen Welzijnszorg, Personeel en organisatie, Facilitaire dienstverlening en vastgoed, waterinfrastructuur en zeewezen, Leefmilieu, energie Taak De waarde niet van toepassing is niet geldig. Er moet dus altijd een betekenisvolle naam staan. Een taak is een geheel van onderling samenhangende handelingen die dezelfde doelstellingen hebben. De taken vloeien voort uit de taakgebieden. Financieel beheer, advisering inzake beleid, personeelsbeheer, Handeling De waarde niet van toepassing is niet geldig. Er moet dus altijd een betekenisvolle naam staan. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die één of meerdere informatieobjecten opleveren. Verlenen van advies, controle van de rekening, verstrekken van vergunningen. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 9 van 28

10 4.3 DATERING Veldnaam Begindatum Dit veld geeft het jaar aan waarin het informatieobject (bv. de serie) voor het eerst gecreëerd is. Dit veld is gestructureerd door middel van een keuzelijst. Als de begindatum niet gekend is, dient er Onbekend ingevuld te worden. Einddatum Dit veld is altijd verplicht en de waarde niet van toepassing is geen geldige waarde. Dit veld geeft het laatste jaar aan waarin het informatieobject gecreëerd is. Als de einddatum niet gekend is, dient er Onbekend ingevuld te worden. Als het informatieobject nog steeds gecreëerd wordt, dan dient de waarde Lopende ingevuld te worden. Dit veld is altijd verplicht en de waarde niet van toepassing is geen geldige waarde. Als er een einddatum is, maar de serie wordt onder een andere naam of vorm verder gezet dan moet het veld Associatief ingevuld worden. 4.4 BEWAARNIVEAU Veldnaam Bewaarniveau Aanduiding van het bestuursniveau, en de entiteit, die instaat voor de bewaring van het informatieobject. Er zijn steeds twee mogelijkheden: Het bewaarniveau ligt bij de organisatie zelf Het bewaarniveau ligt bij een andere organisatie: o o o Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd of gecontroleerd in de selectielijst van het andere bestuursniveau en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring. De volgende vormvereisten zijn van toepassing: Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 10 van 28

11 o o o o De entiteitsnaam moet dezelfde zijn als diegene die in Wegwijs Organisatie voorkomt. Vooraleer de entiteitsnaam wordt aangegeven, dient eerst het bestuursniveau aangeduid te worden. Een entiteit, zoals opgenomen in Wegwijs Organisatie, wordt gescheiden van het bestuursniveau door een : De entiteit, zoals opgenomen in Wegwijs Organisatie, wordt gescheiden van de subentiteit (bv. een afdeling) door een,. Het noemen van een subentiteit is optioneel. Vlaamse overheid: Onroerend Erfgoed Vlaamse overheid: Het Facilitair Bedrijf, Afdeling Centrale Facilitaire Diensten Lokale besturen: steden en gemeenten Lokale besturen: OCMW s Lokale besturen; polders en wateringen Lokale besturen: provincies Indien er voor het bewaarniveau in kwestie al een gevalideerd informatiebeheersplan of een gevalideerde selectielijst bestaat dan dient de correcte verwijzing hiernaar ingevuld te worden in het veld Associatief. 4.5 WETTELIJKE BEWAARTERMIJN ALGEMENE OPMERKING: Onderstaande velden zijn altijd verplicht, indien er een wettelijke bewaartermijn voor het informatieobject in kwestie bestaat. Bijvoorbeeld bij facturen, contracten, overheidsopdrachten, subsidiedossiers, Indien er echter geen wettelijke bewaartermijn is, is het van belang om steeds de waarde niet van toepassing op te nemen. Dit zorgt enerzijds voor een hogere datakwaliteit met het oog op de latere import in een databank en anderzijds vereenvoudigt het de screening voor de Coördinerende archiefdienst en de selectiecommissie Vlaamse overheid. Veldnaam Waarde2 De numerieke waarde die de duur van de wettelijke bewaartermijn uitdrukt. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 11 van 28

12 Indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er enkel een administratieve bewaartermijn wordt opgegeven, vul je hier niet van toepassing in. Niet van toepassing, 1, 2, 5, 10, 13, 15, Tijdseenheid2 Dit drukt de tijdseenheid uit, waarop het veld 'waarde2' betrekking heeft. Hier zijn de volgende keuzemogelijkheden voorzien: Dag Maand Jaar Niet van toepassing Indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er enkel een administratieve bewaartermijn wordt opgegeven, vul je hier niet van toepassing in. Termijnspecificatie2 Dit is een specificatie van het moment waarop de wettelijke bewaartermijn ingaat. De volgende keuzemogelijkheden zijn hier voorzien: Na opmaak van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen vanaf het moment dat het dossier wordt opgestart of het stuk wordt opgemaakt. Bv. verslagen van teamoverleg Na ontvangst van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen als het stuk of dossier wordt ontvangen. Bv. subsidiedossiers Na verzending van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen als het stuk of dossier wordt verzonden. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 12 van 28

13 Bv. aangetekende zendingen, betekeningen Na nieuwe versie van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen wanneer er een nieuwe versie wordt opgemaakt. Bv. beleidsnota s, informatiebeheersplannen Na definitieve versie (al dan niet na goedkeuring) van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen wanneer een stuk of dossier zijn definitieve versie heeft bereikt. Het moment dat het een definitieve versie wordt, kan bepaald worden door een (formele) goedkeuring. Bv. uitgavenbegroting, functiebeschrijving Na afhandeling van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen na de afhandeling of de afsluiting van een stuk of dossier Bv. personeelsdossiers, stedenbouwkundige dossiers Na afhandeling van een gerelateerd informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen na de afhandeling of afsluiting van een gerelateerd stuk of dossier. Bv. De bewaartermijn van de ambtshalve saneringen begint pas te lopen als het terugvorderingsdossier lastens de saneringsplichtigen is afgesloten, de bewaartermijn van een handleiding voor een toepassing begint pas te lopen, nadat de toepassing in kwestie uit dienst genomen wordt. Na afloop van het informatieobject Wordt toegekend wanneer de bewaartermijn begint te lopen op het moment dat de termijn waarop het stuk of dossier betrekking heeft is verstreken Bv. meerjarenbegroting, hoofdprogramma s van de Europese structuurfondsen (ESF, EFRO, INTERREG, ), contracten, overeenkomsten. Na publicatie van het informatieobject Wordt toegekend wanneer de bewaartermijn begint te lopen wanneer het stuk of dossier (gedeeltelijk) is gepubliceerd via bijvoorbeeld een website, brochure, tijdschrift, boek, Belgisch Staatsblad, Vlaamse Codex, Bv. Jaarverslagen, Opmaakdossiers van regelgeving, weekmenu s van een restaurant. Niet van toepassing Deze waarde kan enkel gekozen worden als er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er een administratieve bewaartermijn is gedefinieerd Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 13 van 28

14 Als de wettelijke termijnspecificatie afwijkt van de standaard keuzelijst dan dient er contact opgenomen te worden met de Coördinerende archiefdienst zodat de waarde in kwestie aan de keuzelijst kan toegevoegd worden. Indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er enkel een administratieve bewaartermijn wordt opgegeven, vul je hier niet van toepassing in. Extra_info_termijnspecificatie2 Hier kan, indien nodig, de termijnspecificatie verder verduidelijkt worden. Indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er enkel een administratieve bewaartermijn wordt opgegeven, vul je hier niet van toepassing in. Als de termijnspecificatie na publicatie van het informatieobject is dan kan hier verduidelijkt worden waar of hoe (website, monografie, Belgisch Staatsblad, ) deze publicatie gebeurt. Verantwoording_bewaartermijn2 Dit veld is niet verplicht, maar indien het niet gebruikt wordt, dient er wel niet van toepassing ingevuld worden. Motivatie of toelichting bij de opgegeven wettelijke bewaartermijn. Hier wordt, indien van toepassing, altijd de weten/of regelgeving gespecifieerd. Hier wordt ook altijd een link opgenomen naar de Vlaamse Codex, het Belgisch Staatsblad, etc. Deze link moet als een hyperlink in het Excel-document opgenomen worden. Dit impliceert dus dat de volledige cel als link zal fungeren. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 14 van 28

15 Indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat en er enkel een administratieve bewaartermijn wordt opgegeven, vul je hier niet van toepassing in. De verantwoording voor de bewaartermijn van facturen luidt als volgt: Op basis van het Decreet van 8 juli 2011 houdende regeling van de begroting, de boekhouding, de toekenning van subsidies en de controle op de aanwending ervan, en de controle door het Rekenhof, art. 25, de Wet van 17 juli 1975 op de boekhouding van de ondernemingen, art. 6 en Wetboek BTW, art is er geen enkele wettelijke bepaling meer voorhanden om boekhoudkundige stukken langer te bewaren. 4.6 ADMINISTRATIEVE BEWAARTERMIJN ALGEMENE OPMERKING: Als er een wettelijke bewaartermijn werd opgenomen voor dit informatieobject en deze is voldoende duidelijk en uitvoerbaar met het oog op de eigen interne werking, is er geen nood aan het bijkomend definiëren van een administratieve bewaartermijn (Een administratie kan bijvoorbeeld vinden dat bepaalde zaken langen bewaard moeten worden, dan in de wetgeving wordt voorgeschreven). In dat geval volstaat het om onderstaande velden steeds de waarde niet van toepassing toe te kennen. Indien er enkel een administratieve bewaartermijn is, moeten steeds alle velden ingevuld worden. Veldnaam Waarde De numerieke waarde die de duur van de administratieve bewaartermijn uitdrukt.. De administratieve bewaartermijn kan een eigen onderbouwd voorstel zijn of een afwijking van de wettelijke bewaartermijn indien er, omwille van goede redenen wordt gekozen voor een langere bewaartermijn. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 15 van 28

16 Als er een wettelijke bewaartermijn bestaat en deze kan ongewijzigd toegepast worden, kan in dit veld de optie niet van toepassing gebruikt worden. Niet van toepassing, 1, 2, 5, 10, 13, 15, Tijdseenheid Dit drukt de tijdseenheid uit, waarop het veld 'waarde' betrekking heeft. Hier zijn de volgende keuzemogelijkheden voorzien: Dag Maand Jaar Niet van toepassing (deze waarde kan enkel gekozen worden als de wettelijke bewaartermijn ongewijzigd toepasbaar is) Als er een wettelijke bewaartermijn bestaat en deze kan ongewijzigd toegepast worden, kan in dit veld de optie niet van toepassing gebruikt worden. Termijnspecificatie Dit is de specificatie van het moment waarop de administratieve bewaartermijn ingaat. De volgende keuzemogelijkheden zijn hier voorzien: Na opmaak van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen vanaf het moment dat het dossier wordt opgestart of het stuk wordt opgemaakt. Bv. verslagen van teamoverleg Na ontvangst van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen als het stuk of dossier wordt ontvangen. Bv. subsidiedossiers Na verzending van het informatieobject Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 16 van 28

17 Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen als het stuk of dossier wordt verzonden. Bv. aangetekende zendingen, betekeningen Na nieuwe versie van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen wanneer er een nieuwe versie wordt opgemaakt. Bv. beleidsnota s, informatiebeheersplannen Na definitieve versie (al dan niet na goedkeuring) van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen wanneer een stuk of dossier zijn definitieve versie heeft bereikt. Het moment dat het een definitieve versie wordt, kan bepaald worden door een (formele) goedkeuring. Bv. uitgavenbegroting, functiebeschrijving Na afhandeling van het informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen na de afhandeling of de afsluiting van een stuk of dossier Bv. personeelsdossiers, stedenbouwkundige dossiers Na afhandeling van een gerelateerd informatieobject Wordt toegekend als de bewaartermijn begint te lopen na de afhandeling of afsluiting van een gerelateerd stuk of dossier. Bv. De bewaartermijn van de ambtshalve saneringen begint pas te lopen als het terugvorderingsdossier lastens de saneringsplichtigen is afgesloten, de bewaartermijn van een handleiding voor een toepassing begint pas te lopen, nadat de toepassing in kwestie uit dienst genomen wordt. Na afloop van het informatieobject Wordt toegekend wanneer de bewaartermijn begint te lopen op het moment dat de termijn waarop het stuk of dossier betrekking heeft is verstreken Bv. meerjarenbegroting, hoofdprogramma s van de Europese structuurfondsen (ESF, EFRO, INTERREG, ), contracten, overeenkomsten. Na publicatie van het informatieobject Wordt toegekend wanneer de bewaartermijn begint te lopen wanneer het stuk of dossier (gedeeltelijk) is gepubliceerd via bijvoorbeeld een website, brochure, tijdschrift, boek, Belgisch Staatsblad, Vlaamse Codex, Bv. Jaarverslagen, Opmaakdossiers van regelgeving, weekmenu s van een restaurant. Niet van toepassing Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 17 van 28

18 Deze waarde kan enkel gekozen worden als de wettelijke bewaartermijn effectief toepasbaar is Als er een wettelijke bewaartermijn bestaat en deze kan ongewijzigd toegepast worden, kan in de veld de optie niet van toepassing gebruikt worden. Mits een goed onderbouwde motivering kan er een afwijking van deze standaardwaarden bekomen worden bij de Coördinerende archiefdienst. Extra_info_termijnspecificatie Hier kan, indien nodig, de termijnspecificatie verder worden verduidelijkt. Als de termijnspecificatie na publicatie van het informatieobject is dan kan hier worden verduidelijkt waar of hoe (website, monografie, Belgisch Staatsblad, ) deze publicatie gebeurd. Verantwoording_bewaartermijn Dit veld is niet verplicht, maar indien het niet gebruikt wordt, dient er wel niet van toepassing ingevuld worden. Motivatie of toelichting bij de opgegeven administratieve bewaartermijn. De redenering die aangeeft waarom er voor die bepaalde administratieve bewaartermijn is gekozen. Als er afgeweken wordt van de wettelijke bewaartermijn dan moet hier duidelijk blijken waarom deze keuze is gemaakt. Als er een wettelijke bewaartermijn bestaat en deze kan ongewijzigd toegepast worden, kan in de veld de optie niet van toepassing gebruikt worden. Omwille van de verantwoordingsplicht dient dit informatieobject x-jaar bewaard te worden. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 18 van 28

19 Dit informatieobject dient bewaard te worden tot er een nieuwe versie is opgemaakt, aangezien de vorige versie ter inspiratie kan dienen. Dit informatieobject heeft een lange bewaartermijn, omdat op basis hiervan de zakelijke rechten van de Vlaamse overheid op de aangekochte gronden kunnen worden bewezen. 4.7 BESTEMMING Veldnaam Bestemming Verantwoording_bestemming Aanduiding wat er met het informatieobject moet gebeuren wanneer de wettelijke en/of administratieve bewaartermijn verstreken is. De mogelijkheden zijn: Bewaren: het informatieobject wordt permanent (tot in de eeuwigheid) bewaard. Bewaren na steekproef: slechts een steekproef van het informatieobject wordt permanent bewaard. De rest wordt vernietigd. Vernietigen: het informatieobject wordt, conform de heersende procedures, op een gecontroleerde manier vernietigd. Deze motivatie wordt zo goed mogelijk onderbouwd aan de hand van argumenten. Deze moet tijdens de kwaliteitscontrole immers toelaten om na te gaan of het voorstel tot bestemming weloverwogen is. In het geval dat de opgegeven bestemming gebaseerd is op wet- en/of regelgeving, wordt hier gespecifieerd om welke wet- en/of regelgeving het gaat. Bestemming is vernietigen Het gaat om werkdocumenten die geen enkele waarde meer hebben na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 19 van 28

20 Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische of administratieve waarde meer. Bestemming is bewaren Deze informatieobjecten geven inzicht in het communicatiebeleid dat gedurende een bepaalde periode door de entiteit is gevoerd. Dit informatieobject kan beleidsintenties of beleidsbeslissingen bevatten die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leidend ambtenaar. Omwille van het cultureel-maatschappelijk belang. Bewaren na steekproef: verwijs naar selectievoorschriften Van de facturen wordt 1 jaar op 5 bewaard, aangezien dit een beeld schetst van de financiële uitgaven gedurende een legislatuur. De reden om voor deze steekproefmethode te kiezen is te vinden in het veld selectievoorschriften. Selectievoorschriften Dit veld is altijd verplicht en kan nooit de waarde niet van toepassing bevatten. Indien er bij de bestemming extra voorwaarden voldaan moeten worden dan moeten deze voorwaarden hier verduidelijkt worden. Als de bestemming bewaren na steekproef is, moet hier aangegeven worden over welke steekproef het gaat en hoe deze uitgevoerd moet worden. Het is ook hier van belang om aan te geven waarom voor een bepaalde steekproef gekozen is. De steekproef wordt pas uitgevoerd als de bewaartermijn verstreken is. 4.8 RAADPLEGINGSREGIME Aselecte steekproef, 1 jaar op 5 bewaren, De keuze voor 1 jaar op 5 is ingegeven door de duurtijd van een legislatuur. Door steeds het 2 de jaar in een legislatuur te bewaren, weerhoud je telkens dezelfde dwarsdoorsnede. Dit veld is verplicht, indien het veld bestemming, de waarde bewaren na steekproef heeft gekregen. Veldnaam Raadplegingsregime Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 20 van 28

21 Aanduiding van de mate waarin het informatieobject toegankelijk is voor raadpleging. De drie eerste keuzemogelijkheden zijn gebaseerd op het Decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. De keuzemogelijkheden zijn: Bekendgemaakt: Het informatieobject is al gepubliceerd of op een andere manier bekendgemaakt aan de buitenwereld. Openbaar: Het informatieobject is met zekerheid openbaar, er zijn geen uitzonderingen op de openbaarheid (meer) van toepassing. In principe openbaar: Het informatieobject is in principe openbaar. Dit betekent dat het in principe aangevraagd mag worden voor inzage, maar dat het mogelijk is dat er uitzonderingen inzake de openbaarheid van toepassing zijn en de inzage, na afweging, kan geweigerd worden. Deze optie moet altijd gekozen worden als er gevoelige persoonsgegevens aanwezig zijn. Niet van toepassing Deze optie kan enkel gekozen worden als de entiteit in kwestie toestemming van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst heeft. Dit veld kan enkel niet van toepassing zijn als de entiteit in kwestie toestemming heeft van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst. Als de verslagen van een overleg gepubliceerd worden op een website dan wordt hier de waarde bekendgemaakt gekozen. Dossiers die gevoelige persoonsgegevens bevatten (bv. personeelsdossiers) zijn altijd in principe openbaar. 4.9 PERSOONSGEGEVENS Veldnaam Gevoelige_persoonsgegevens Het informatieobject bevat al dan niet gevoelige persoonsgegevens. Er dient niet nader gespecifieerd te worden om welke gevoelige Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 21 van 28

22 persoonsgegevens het gaat. en van gevoelige persoonsgegevens zijn: politieke overtuiging, seksuele voorkeur, gerechtelijk verleden, evaluaties, etc. Om te bepalen of het al dan niet om gevoelige persoonsgegevens gaat, worden best de artikels 6, 7 en 8 van de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens bekeken. In dit veld geeft u antwoord op de vraag: Bevat dit informatieobject gevoelige persoonsgegevens? Hier zijn twee mogelijkheden: Ja Nee Niet van toepassing Deze optie kan enkel gekozen worden als de entiteit in kwestie toestemming van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst heeft. Dit veld kan enkel niet van toepassing zijn als de entiteit in kwestie toestemming heeft van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst. Personeelsdossiers bevatten gevoelige persoonsgegevens zoals evaluaties en bijgevolg wordt hier dus de waarde ja ingegeven HERGEBRUIK Veldnaam Hergebruik Het informatieobject is al dan niet geschikt voor hergebruik. De voorwaarden zijn bepaald in het in 2015 gewijzigde decreet van 27 april 2007 betreffende het hergebruik van overheidsinformatie. Dit decreet is een omzetting van een nieuwe Europese richtlijn. Alle bestuursdocumenten van bestuursinstanties (en dus alle departementen en agentschappen van de Vlaamse overheid) zijn in principe herbruikbaar. Dat Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 22 van 28

23 betekent dat een derde een aanvraag tot hergebruik kan richten aan die instantie, die dit in principe niet kan weigeren. Wanneer bestuursdocumenten van openbaarmaking uitgesloten zijn op basis van de uitzonderingsgronden van het Openbaarheidsdecreet, zijn ze niet herbruikbaar. In elk geval moet hierin een afweging gemaakt worden die eerder openbaarmaking (en hergebruik) bevoordeelt dan de weigering daartoe. De voorkeursoptie is dus dat informatie als herbruikbaar wordt aangemerkt. Sommige bestuursinstanties kunnen vrij kiezen of ze bepaalde overheidsinformatie voor hergebruik in aanmerking laten komen en onder welke voorwaarden. Binnen de Vlaamse overheid bestaan die instanties echter niet. Hier zijn twee mogelijkheden: Ja Nee Niet van toepassing Deze optie kan enkel gekozen worden als de entiteit in kwestie toestemming van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst heeft. Dit veld kan enkel niet van toepassing zijn als de entiteit in kwestie toestemming heeft van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst. Als er gekozen wordt voor de optie nee moet het veld motivering ingevuld worden. Hierin kan worden verwezen naar de van toepassing zijnde uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet of het hergebruikdecreet zelf. Jaarverslagen van een entiteit zijn in principe, net zoals alle andere bestuursdocumenten, herbruikbaar. In de praktijk zal hier Ja moeten worden gekozen, aangezien er geen enkele uitzonderingsgrond inroepbaar is. Motivering Indien in het veld 'hergebruik' voor de optie 'nee' is gekozen, moet hier verklaard worden waarom het informatieobject niet voor hergebruik in aanmerking komt. Er kan worden verwezen naar de van toepassing zijnde uitzonderingsgronden van het openbaarheidsdecreet of het hergebruikdecreet zelf. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 23 van 28

24 4.11 DRAGER Het intellectuele eigendom van architecturale plannen zal, tenzij andere afspraken zijn gemaakt, nog steeds in het bezit zijn van de architect. Als deze geen toelating heeft gegeven om hergebruik toe te laten, komen de plannen niet voor hergebruik in aanmerking. Dit veld is verplicht, indien het veld hergebruik, de waarde nee heeft gekregen. Veldnaam Drager Aanduiding van de materiële vorm van het informatieobject. In de keuzelijst worden vier keuzes voorzien: Analoog: deze optie wordt gekozen als het informatieobject enkel op papier, microfilm, microfiche, kalkplannen, bestaat. Digitaal: deze optie wordt gekozen als het informatieobject enkel digitaal bestaat. en van digitale dragers zijn: CD, DVD, tapes, servers, USB, diskettes, ponskaarten, cassettes, geheugenkaarten, Blu-ray. Analoog en digitaal: deze optie wordt gekozen als het informatieobject zowel op papier als digitaal bestaat of als delen van het informatieobject digitaal zijn en andere delen op papier. Niet van toepassing: deze optie kan enkel gekozen worden als de entiteit in kwestie toestemming van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst heeft. Dit veld kan enkel niet van toepassing zijn als de entiteit in kwestie toestemming heeft van zowel de selectiecommissie Vlaamse overheid als de Coördinerende archiefdienst. Extra_info_drager Hier kan extra relevante informatie betreffende de drager gegeven worden. Hier kan bijvoorbeeld de relatie tussen de digitale en analoge stukken verduidelijkt worden. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 24 van 28

25 4.12 RELATIES Papieren stukken zijn de originelen met bewijskracht en de digitale zijn raadplegingskopieën. Dit veld is niet verplicht Om onderstaande velden correct in te vullen kan er steeds een antwoord op de volgende vraag gegeven worden: Het informatieobject heeft als parent/child. Veldnaam Parent Als het informatieobject onder een overkoepelde serie valt, wordt deze serie hier aangegeven. Hier kan altijd slechts 1 relatie zijn. Het gerelateerde informatieobject wordt steeds met het unieke ID aangeduid. Een pensioendossier heeft het personeelsdossier als parent/ouder. Child Dit veld is niet verplicht Als het informatieobject een aantal onderliggende series heeft die verschillende beheersregels kennen dan worden hier de unieke ID s van deze informatieobjecten geplaatst. Als er meerdere relaties zijn dan worden de verschillende unieke ID s gescheiden door middel van een rechte streep. 1 Het personeelsdossiers heeft diverse children/kinderen: het pensioendossier (ID = OVO001834_000_004), het indienstredingsdossier (ID= OVO001834_000_095) het PLOEGdossier (ID = OVO001834_000_0637). In het veld child worden dan de volgende gegevens ingevuld: OVO001834_000_004 OVO001834_000_095 OVO001834_000_0637 Associatief Dit veld is niet verplicht Als het informatieobject een duidelijke link heeft met een ander informatieobject, bv. de serie facturen met de serie overheidsopdrachten, wordt hier het ID van de serie geplaatst. Als er meerdere associatieve relaties zijn worden verschillende unieke ID s gescheiden door middel van een rechte streep. 2 Het kan hier echter nooit gaan om een hiërarchische relatie. 1 Een rechte streep wordt gemaakt door de volgende toetsen gelijktijdig te gebruiken: alt gr en & 2 Een rechte streep wordt gemaakt door de volgende toetsen gelijktijdig te gebruiken: alt gr en & Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 25 van 28

26 Aangezien in dit veld steeds naar een Uniek ID verwezen moet worden, kan er hier dus niet verwezen worden naar een serie van een organisatie die nog geen informatiebeheersplan of selectielijst heeft. Deze verwijzing moet dan aangeduid worden in het opmerkingenveld. Stel dat het bewaarniveau van de serie facturen bij Financiën en Begroting ligt dan moet er in dit veld een link gelegd worden naar deze serie in het IBP van Financiën en Begroting, door middel van het specifieke ID. Dit veld is niet verplicht VOORBEELD ID Informatieobject Parent Child Associatief 1 Personeelsdossier Pensioendossier 1 3 Evaluatiedossier 1 4 Loonstaten METADATA Veldnaam Actualiseringsdatum_informatieobject Dit duidt op de datum waarop het informatieobject laatst geactualiseerd is. Dit veld zal enkel gebruikt worden als er een nieuwe versie van het informatiebeheersplan wordt uitgevaardigd en het informatieobject wordt gewijzigd. Door dit veld in te vullen ziet iedereen zeer duidelijk wat de laatste wijzigingen zijn in vergelijking met de vorige versie van het informatiebeheersplan. Concreet betekent dit dat dit veld pas ingevuld wordt als een entiteit al over een goedgekeurd IBP beschikt en er informatieobjecten gewijzigd of geactualiseerd worden. Dit veld is verplicht, indien het om een herwerking gaat. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 26 van 28

27 4.14 OPMERKINGEN Veldnaam Opmerkingen Dit opmerkingenveld is breed opgevat en kan in die zin betrekking hebben op diverse aspecten. Hier kan in principe alle informatie, die niet in hogervermelde velden past, geplaatst worden. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 27 van 28

28 5 FUNCTIONALITEITEN 5.1 RAPPORTERING Rapport met betrekking tot de bestemming Dit rapport word berekend op basis van een simpele formule. De formule telt de woorden bewaren, vernietigen en bewaren na steekproef in de kolom Bestemming en trekt dit getal af van het totaal aantal waarden in de kolom Bestemming. De bijhorende grafiek toont steeds de percentages. Rapport met betrekking tot de wettelijke bewaartermijnen Dit rapport wordt berekend op basis van dezelfde formule als deze van de bestemming. Deze formule telt in kolom Waarde2 hoeveel waarden er kleiner zijn dan 5, hoeveel waarden er tussen de 5 en de 10 liggen, hoeveel waarden er tussen de 10 en 20 liggen, hoeveel waarden er tussen de 20 en 30 liggen en hoeveel waarden er groter zijn dan 30. Deze aantallen worden steeds afgetrokken van het totaal aantal numerieke waardes in kolom Waarde2. Op deze manier wordt de waarde niet van toepassing steeds buiten beschouwing gelaten. De bijhorende grafiek toont steeds de percentages. Rapport met betrekking tot de administratieve bewaartermijnen Dit rapport wordt berekend op basis van dezelfde formule als deze van de wettelijke bewaartermijn. Deze formule telt in kolom Waarde hoeveel waarden er kleiner zijn dan 5, hoeveel waarden er tussen de 5 en de 10 liggen, hoeveel waarden er tussen de 10 en 20 liggen, hoeveel waarden er tussen de 20 en 30 liggen en hoeveel waarden er groter zijn dan 30. Deze aantallen worden steeds afgetrokken van het totaal aantal numerieke waardes in kolom Waarde. Op deze manier wordt de waarde niet van toepassing steeds buiten beschouwing gelaten. De bijhorende grafiek toont steeds de percentages. Handleiding Excel-sjabloon IBP pagina 28 van 28