Besturingsfilosofie Arcus College 2013 Bijgestelde versie, vastgesteld door het CvB op 28 juni 2013

Transcriptie

1 2013 Bijgestelde versie, vastgesteld door het CvB op 28 juni 2013 Indeling 1. Definities filosofie en model en de relatie met het strategisch beleid 2. Besturingsfilosofie 3. Besturingsmodel 4. Bijlage met relevante aandachtspunten de komende periode 1. Definities besturingsfilosofie en besturingsmodel en relatie met strategisch beleid De besturingsfilosofie is de visie op de wijze waarop wij de organisatie wensen aan te sturen. Het besturingsmodel is wijze waarop wij de filosofie vertalen in verdeling van taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden, de coördinatiemechanismen en de onderlinge relaties. De besturingsfilosofie en het besturingsmodel moeten een directe relatie hebben met ons strategisch beleid. Zij moeten een uitwerking zijn van de erin geformuleerde uitgangspunten en zij moeten ertoe bijdragen dat de erin gestelde doelen ook daadwerkelijk en efficiënt bereikt kunnen worden. 2. Besturingsfilosofie 2.1 Wij zijn een professionele organisatie. We passen het professioneel statuut toe, zoals overeengekomen tussen de werkgevers en de vakbonden. Iedere medewerker in onze organisatie is vooral zelf verantwoordelijk en dient dus ook verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen ontwikkeling, welzijn en loopbaan. Iedere medewerker is ervoor verantwoordelijk dat hij bijdraagt aan de realisering van de doelen van onze organisatie. Verantwoordelijkheid krijgen betekent deze ook nemen en betekent ook transparant verantwoording afleggen: dat geldt voor iedereen! Het onderwijs en de onderwijskwaliteit worden vooral door onze onderwijsprofessionals individueel en in teams gerealiseerd. Onderwijsteams hebben binnen de wettelijke kaders en het vastgestelde instellingsbeleid de professionele ruimte om hun eigen keuzes te maken Onze private activiteiten moeten bijdragen aan onze maatschappelijke doelstellingen, publiek en private activiteiten zijn gescheiden. * synergie tussen de private activiteiten wordt bevorderd door de aansturing van de verschillende onderdelen van de holding en de unit Educatie door dezelfde directeur. * alle publiek gefinancierde activiteiten worden uitgevoerd door onze units; * innovaties in de Holding worden overgedragen aan de units. * positieve resultaten bij private activiteiten zijn nodig en worden gebruikt voor continuïteit en innovatie * onze publieke en private werkzaamheden zijn dusdanig gescheiden dat onze primaire onderwijsopdracht geen financiële schade kan leiden van het wegvallen van private opdrachten. vastgesteld door het CvB op Pagina 1 van 7

2 2.3. Wij organiseren countervailing power in onze organisatie om ons scherp te houden. Recente gebeurtenissen bij ROC s maar ook eigen ervaringen leren, dat het nodig is om voldoende tegenspraak in de organisatie te organiseren. Wij doen dat door: * open communicatie in de gehele organisatie bottom-up en top-down te stimuleren * de ontwikkeling van het Arcus-Managementteam tot het team dat zich gezamenlijk verantwoordelijk voelt voor het realiseren van onze Arcus-doelstellingen * de taakopvatting van diensten t.o.v. van afdelingen, units en CvB * scheiding van verantwoordelijkheden bij aanbesteding, inkoop en in dienst neming personeel. * bij de invulling van vacatures hier nadrukkelijk rekening mee te houden. * een krachtige positionering van medezeggenschap: ondernemingsraad en studentenraad * signalen/oordelen van onze klanten intern en extern te vragen en serieus te nemen * externe audits te laten verrichten en werk maken van risicomanagement 2.4 Resultaatverantwoordelijk management. Onze leidinggevenden (UD s, Opleidingsmanagers en diensthoofden) zijn binnen de vastgestelde budgetten en de beschikbaar gestelde menskracht en het vastgestelde beleid verantwoordelijk en aanspreekbaar op het op een doelmatige wijze realiseren van de vastgestelde doelen en resultaten. Leidinggevenden handelen ook hierbij vanuit de Arcusdoelstellingen en dragen dat ook uit in woord en daad. Dit wordt verankerd in de jaarlijkse managementcontracten en is dus onderwerp in de gesprekscyclus Ruimte bij onderwijs en strak in de bedrijfsvoering. De eis en wens om extern transparant verantwoording af te leggen, integriteitseisen en de eis om efficiënt met overheidsgeld om te gaan vereisen een strakke bedrijfsvoering, met standaardisatie van ondersteunende (onderwijs-) processen. In de komende periode wordt dit mede gerealiseerd door de verdere inrichting van STIP en de onderbrenging van de facilitaire ondersteuning in de dienst ICT/facilitair. Wij onderkennen dat de in 2.1. verwoorde omschrijving van onze professionele organisatie binnen de wettelijke kaders en de met instemming van onze ondernemingsraad vastgestelde Arcusonderwijskaders ruimte (moeten) geven aan de professionele ruimte van onze onderwijsteams. Dit vraagt ook bij de vormgeving van onze Arcus onderwijskaders een vorm van interactieve beleidsontwikkeling met onze docenten Verantwoordelijkheid in de staande organisatie, waar nodig via project- en/of programma aanpak Reguliere taken zijn/worden toebedeeld aan organisatieonderdelen. Intensieve samenwerking en afstemming is nodig omdat processen organisatie-overschrijdend zijn. Bij zaken die worden opgepakt, wordt bekeken of die projectmatig aangepakt moeten worden. Indien nodig worden ze als project ingericht, met duidelijke afbakening van doelen, middelen en aansturing. Samenhang tussen projecten kan plaatsvinden via programma-aanpak De planning en controlcyclus. Arcus kent een planning- en controlcyclus op Arcus-niveau welke gerelateerd is aan het begrotingsjaar en die zorgdraagt voor: * jaarlijkse beleidsplanning en begrotingsplanning op basis van strategisch plan en financiële meerjarenraming; * goede verantwoording over realisatie jaarplan en daarmee samenhangende begrotingsuitputting, uiteindelijk resulterend in een externe verantwoording d.m.v. het Geïntegreerd Jaardocument. vastgesteld door het CvB op Pagina 2 van 7

3 Arcus kent een planning- en controlcyclus op afdelingsniveau, die gerelateerd is aan het schooljaar en die zorgdraagt voor jaarlijkse onderwijsevaluaties, verbeterplannen met als doel de onderwijskwaliteit op het niveau van de in ons strategisch beleid geformuleerde doelstellingen te brengen. 3. Het besturingsmodel Arcus bestaat organisatorisch uit de Raad van Toezicht, het CvB, units, afdelingen (met uiterlijk tot aan de inhuizing unitbureaus), diensten en STIP. De units en de afdelingen zijn de professionele onderwijskundige kern van onze organisatie. De diensten en STIP dragen zorg voor de professionele ondersteuning van het primaire proces. Het besturingsmodel is verwoord en verder uitgewerkt in de volgende documenten: * de statuten * governance code BVE * bestuursreglement * professioneel statuut en regeling werkoverleg (in bewerking) * regeling verantwoordelijkheden en bevoegdheden (procuratie, mandatering, inkoop etc.) (In bewerking jaarplan 2013) * functiebeschrijvingen Unitdirecteuren, opleidingsmanagers en diensthoofden (jaarplan 2013) * proces- en procedurebeschrijvingen. 3.1 De Raad van Toezicht De Raad van Toezicht vervult de werkgeversfunctie voor het CvB, houdt toezicht op het CvB, dient een aantal in de statuten vastgelegde besluiten expliciet vooraf aan uitvoering goed te keuren en staat het CvB bij door de uitoefening van de adviesfunctie. De afgelopen periode is onder invloed van een verandering over het toezicht en de kwaliteit en de risico s van (semi-) publieke organisaties in zorg, corporatieland en het onderwijs de discussie over de verantwoordelijkheid en de afstand van de RvT t.o.v. de CvB s/rvb s stevig opgelaaid. Er is sprake van werken naar een nieuw evenwicht. Bij Arcus is dat o.a. te zien in de instelling naast de auditcommissie van een bouwcommissie en een onderwijscommissie en de wijze waarop de RvT informatie vanuit de organisatie wenst te hebben om haar RvT-functie goed waar te maken. 3.2 Het CvB Het CvB bestaat uit twee leden en heeft statutair de bestuurdersfunctie. Het CvB is eindverantwoordelijk voor het functioneren en de prestaties van de organisatie. Het CvB legt gevraagd en ongevraagd verantwoording af aan de Raad van Toezicht. Een aantal in de statuten vastgelegde besluiten van het CvB hebben vooraf goedkeuring nodig van de RvT nodig. Het CvB legt horizontaal verantwoording af aan de stakeholders van Arcus, aan de ondernemingsraad en de studentenraad. Het CvB draagt er zorg voor, dat de MBO Governancecode wordt toegepast binnen Arcus. vastgesteld door het CvB op Pagina 3 van 7

4 3.3 De Units Units verzorgen het onderwijs voor een of meerdere onderwijsdomeinen en bestaan uit een aantal onderwijsafdelingen en uiterlijk tot de inhuizing elk een unitbureau. De unitdirecteuren zijn bij uitstek de experts op het gebied van de relevante ontwikkelingen in de branches/de domeinen waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Zij kennen hun buitenwereld -de branches, de regio, de relevante externe spelers en de kenniscentra - en de buitenwereld kent hen. Directeuren zijn niet alleen verantwoordelijk voor de aansturing van de onder hen ressorterende afdelingen -in die hoedanigheid dragen zij zorg voor de uitvoering en de toepassing van wetten en regelgeving en Arcus-beleid-, zij zijn als lid van het managementteam van Arcus mede verantwoordelijkheid voor beleidsvorming en zij dragen ook projectverantwoordelijkheid voor hen opgedragen unitoverstijgende projecten. Zij dragen dus een grote medeverantwoordelijkheid voor het succes van Arcus! Wij zullen op termijn, de Arcus-organisatie gaan inrichten van vijf naar vier units: * een tweetal, dat voor een aantal afdelingen met in totaal een omvangrijk aantal deelnemers verantwoordelijk is: - een directeur voor de sector gezondheid en welzijn - een directeur voor de sector economie. Dat betekent dat op termijn de huidige units A&H en H&T tot één unit worden samengevoegd. * een directeur van de sector techniek, een sector in omvang kleiner, maar gegeven de discussie over samenwerking VMBO-MBO en MBO-MBO op het gebied van onderwijs en externe omgeving complexer * een directeur onderkant arbeidsmarkt en risicojongeren, participatie publiek/privaat: ook een sector die complex is gegeven de relatie met vooral de gemeentes, die tevens directeur is van de private onderdelen van Arcus, die op dit terrein actief zijn. 3.4 De onderwijsafdelingen De onderwijsafdeling, bestaande uit een of meerdere onderwijsteams, vormt de kern van ons primair proces. Onderwijsteams verzorgen het onderwijs voor een of meerdere samenhangende crebo s. De indeling in afdelingen is zoveel als mogelijk afgestemd op de MBO-domeinindeling en de VMBO-domeinindeling. De onderwijsafdeling, de teams worden geleid door een opleidingsmanager. De span of control van de opleidingsmanager wordt beïnvloed door het aantal medewerkers, de professionaliteit van het team, maar ook door het aantal crebo s, het aantal kenniscentra, de aanwezige leerlingenproblematiek en de gerealiseerde onderwijskwaliteit. De opleidingsmanager is hiërarchisch verantwoordelijk voor de kwaliteit van het onderwijs en de uitvoering van het HRM-beleid. Hij is bekend met de relevante ontwikkelingen in de branches waarvoor zijn teams opleiden, zowel in het voedingsgebied van Arcus als bij de relevante kenniscentra. Het onderwijsteam is verantwoordelijk voor en dus aanspreekbaar op de kwaliteit van het onderwijs dat zij geeft. vastgesteld door het CvB op Pagina 4 van 7

5 In onze besturing betekent dit, dat naarmate een team beter onderwijs geeft (indicatie hoge rendementen, lage cijfers VSV, tevreden studenten en bedrijfsleven), de bandbreedte voor het team om keuzes te maken, groter is. De keerzijde hiervan is, dat indien een team niet voldoet aan de minimale onderwijskwaliteit de bandbreedte voor een team heel klein wordt om keuzes te maken. 3.5 Stip Stip is de organisatie waarin alle onderwijsondersteunende processen ten behoeve van de onderwijsafdelingen worden uitgevoerd. Stip draagt dus zorg voor een kwalitatieve goede onderwijsondersteuning van het primaire proces en voor standaardisatie van processen, waar mogelijk. Daarmee kunnen de onderwijsteams optimaal aandacht besteden aan hun core bussiness, onderwijs. Aan het hoofd van Stip staat een directeur. De directeuren van de units en directeur Stip zijn samen verantwoordelijk voor een optimale afstemming van onderwijs en onderwijsondersteuning. 3.6 De diensten en de diensthoofden Arcus bestaat uit de volgende diensten: * ExpertiseCentrum Onderwijsservices * Personeel en Organisatie * Financiën * ICT en vanaf 2014 Facilitair * Marketing en Communicatie De diensten hebben de volgende taken: * beleidsontwikkeling op de hen regarderende beleidsterreinen in relatie tot de doelen van Arcus * advisering van het lijnmanagement en indien van toepassing de medewerkers over de toepassing van het beleid. * beleidsuitvoering De medewerkers van de diensten zijn daarbij s adviseur van het lijnmanagement: zij geven de ruimte aan en zoeken met een kritische houding beleidsruimte op, waar die aanwezig is en gebruikt kan worden om het primaire proces te faciliteren, maar vervullen ook de rol van kritisch bevrager en adviseur, waar de randen van de beleidsmatige kaders in zicht komen of zelfs overschreden dreigen te worden. 3.7 De verschillende overleggen in onze organisatie Feitelijk is de overlegstructuur een weergave van de noodzakelijk mondelinge informatiestructuur en coördinatiestructuur, gegeven de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden en de taakstellingen binnen de organisatie. Tenzij uitdrukkelijk anders is vastgelegd hebben de managementoverleggen een coördinerende, een informatie verwervende en een consulterende functie. Besluitvorming is voorbehouden aan de daarvoor bevoegde functionarissen: CvB, directeur, diensthoofd, afdelingshoofd. Hierbij geldt een belangrijke spelregel: indien in een MT consensus is, dus inclusief van de aanwezige bevoegde functionaris wordt besluitvorming cf. de gezamenlijke visie uitgevoerd. Indien dit niet gebeurt, vastgesteld door het CvB op Pagina 5 van 7

6 wordt de afwijkende besluitvorming toegelicht Het CvB Het CvB is een collegiaal bestuur, portefeuilles zijn verdeeld tussen de leden en wijze van besluitvorming van het college is vastgelegd. Ook is vastgelegd wat te doen bij het ontbreken van consensus Het Arcus managementteam overleg Het Arcus-managementteam bestaat uit het CvB, de directeuren en de diensthoofden. Het is het overleg binnen Arcus, waar de top van de organisatie randvoorwaarden schept voor de toekomst (voorbereiding jaarplan en begroting, voortgang uitvoering jaarplan, organisatie FOV), strategische knelpunten agendeert en kaders voor oplossing afspreekt (recent: dreigende overschrijding begroting 2012). Bepaalde onderwerpen zijn niet voor alle deelnemers altijd even relevant. Daarom kan in voorkomende gevallen gekozen worden voor anders samengestelde overleggen De management overleggen op unitniveau Moet nog ingevuld worden De werkoverleggen binnen de afdelingen en de diensten Moet nog ingevuld worden Het overleg met de ondernemingsraad Wij hebben de afgelopen jaren een relatie met de ondernemingsraad opgebouwd, waarbij wij hen proberen in een vroegtijdig stadium bij belangrijke ontwikkelingen te betrekken en rekening houden met hun visie. Wij proberen ze ook een positie te geven om een oordeel te vormen over de processen waarmee we bezig zijn. Dat komt bijvoorbeeld tot uiting bij Focus op Vakmanschap, maar ook bij de discussie rondom Stip. Wij beoordelen deze werkwijze en de samenwerking met de OR als positief en effectief en uiterst belangrijk in de realisatie van countervailing power Het overleg met de studentenraad Sinds een klein jaar hebben we een studentenraad. Wij zijn positief verrast door het niveau van de discussie die we met hen voeren. Voor ons is de studentenraad een belangrijke thermometer van de mening van onze studenten. Wij willen de relatie met en de positie van de studentenraad komende periode verder uitbouwen (PM studentenraden op unitniveau en ouderbetrokkenheid) jj/ vastgesteld door het CvB op Pagina 6 van 7

7 Activiteiten in het kader van de verdere uitvoering van het besturingsmodel: Wat Wie Wanneer 1 Verdere ontwikkeling van het Arcus managementteam CvB - Reguliere vergaderingen - 1 x zes weken AMT-dag: In 2013: medio mei; eind juni; laatste week zomervakantie; medio oktober; eind december 2. inbouwen filosofie en model in md traject Roel Schonewille 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Trekkers: Roel Schonewille en Hans Meijer 4 Overleg UD s: UD s Mei 2013 taak en wijze van werken en relatie naar AMT en mtunits 5. Overleg diensthoofden: Diensthoofden Mei 2013 taak en wijze van werken en relatie naar AMT 6 afstemming, coördinatie diensten naar lijn Diensthoofden April inhuizing Programmamanager Mei begroting 2014 Unitbegroting onderwijs gericht Stip en facilitair alle middelen en mensen In verschillende deelprojecten Hans Meijer November gezamenlijke taakopvatting diensten Diensten Voor de zomervakantie 10 functiebeschrijving management ( 3 is voorwaardelijk) Roel Schonewille Eind Mt-units: taak en wijze van werken en relatie naar werkoverleg afdelingen Unitdirecteuren 12 regeling werkoverleg CvB Voor de zomervakantie vastgesteld door het CvB op Pagina 7 van 7