Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012"

Transcriptie

1 Handboek Werk i.o.v Derden versie juni 2012 Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 1 van 106

2 Inhoudsopgave Werk in opdracht van Derden... 6 A1 Algemeen... 7 A100 Regeling Werk in opdracht van Derden... 7 A102 Historie... 7 A110 Werk in opdracht van Derden... 7 A111 Resultaatprojecten... 7 A112 Bestemmingsfondsen... 8 A113 Incidentele activiteiten... 8 A130 Verspreiding... 8 A2 Onderhoud... 9 A200 Technisch beheer... 9 A205 Indienen wijzigingen... 9 A210 Categorieën wijzigingen... 9 A215 Terugmelding... 9 B1 Mandatering B100 Mandatering B102 Beheerder en beheerseenheid B104 Beheerder en verantwoordelijkheid B110 Mandaatbegrenzing Werk in opdracht van Derden B120 Hoogleraar en bevoegdheid B140 Afwijking beschikking individuele gevallen C1 Financiële grondslagen C100 Financiële grondslagen algemeen C102 Basisprincipes waardering en resultaatbepaling C104 Baten en lastenstelsel C106 Grondslagen Werk in opdracht Derden C120 Waarderingsgrondslag OHW in de jaarrekening C122 Balanspresentatie OHW C124 Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen C130 Resultaatgrondslag Werk in opdracht van Derden C140 Integrale kosten C142 Projectresultaat C144 Financiële projectscores C161 Waardering en resultaatbepaling Resultaatprojecten C162 Waardering en resultaatbepaling Bestemmingsfondsen C163 Waardering en resultaatbepaling Incidentele activiteiten D1 Voorbereiding D100 Voorbereiding algemeen D110 Projectformulier D112 Projectaanvraag NWO D115 Projectvergadering aanvrager D120 BTW status toets D130 Juridische toets D140 Kredietwaardigheidstoets D145 Financiële garanties D1 Model projectformulier D2 Voorcalculatie D200 Voorcalculatie algemeen D205 Verplichte toepassing D210 Voorcalculatie uitvoering D212 Projectbegroting beoordeling D215 Autorisatie controller D220 Registratie voorcalculatie Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 2 van 106

3 D2 Model projectbegroting D2 Handleiding bij model Projectbegroting D3 Contract D300 Contract algemeen D310 Beoordeling projectaanvraag D315 Inzending projectaanvraag D320 Ontvangst contract D322 Ontvangst beschikking NWO D325 Registratie contract D330 Penvoerderschappen D3 Onderzoeksovereenkomst (Nederlandse versie) D3 Research Agreement E1 Inrichting E100 Inrichting algemeen E115 Aanleggen projectdossier E120 Openen OFI nummer en Oracle workflow E122 Eigen bijdrage E124 Markup percentages E126 Voorzieningen E128 Accorderen OFI nummer E130 Invoeren FMI E140 Inrichten tijdverantwoording (TAS) E190 Inrichting controle E Model projectregistratie F2 Boeking opbrengsten F200 Opbrengsten Werk in opdracht van Derden F210 Rubricering voorschotten F212 Boeken voorschotten F214 Rubricering gedeclareerde termijnen F216 Boeken gedeclareerde termijnen F218 Rubricering baten Werk in opdracht van Derden F220 Boeken baten F222 Batenrekeningen contractonderwijs F223 Batenrekeningen contractonderzoek F224 Overige batenrekeningen F228 Rekeningen mutaties onderhanden werk F230 Boeken tranches 2 e geldstroom F232 Fictieve facturen F234 Correctie facturen (credit nota s) F236 Declaratie op basis nacalculatie tarieven F240 Verrekening van voorschotten F242 Kapitalisatie 2 e / 3 e geldstroom F250 Rubricering doorsluizingen contractpartners F252 Boeken voorschotten contractpartners F254 Boeken betaling contractpartners F256 Boeken doorsluizingen contractpartners en voorschotverrekening F290 Bedrijfsdrukte, voorbeeld F3 Boeking personele lasten F300 Personele lasten algemeen F305 Personele lasten werk in opdracht van derden F307 Registratie primaire personeelslasten F308 Voorwaarden gedeeltelijke projectaanstelling F310 Boeking primaire personeelslasten F315 AIOverplichtingen F320 Registratie doorbelaste uren F322 UT tarieven F330 Boekingsmethoden doorbelaste uren Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 3 van 106

4 F331 Projecten zonder urenboeking F332 Projecten met boeking begrote uren F333 Projecten met boeking werkelijke uren F335 Keuze schema boekingsmethode doorbelaste uren F340 Boeking doorbelaste uren F4 Boeking Materiële lasten F400 Materiële lasten werk in opdracht van derden F405 Materiële lasten en inkoopprocedure F410 Indeling primaire materiële lasten F411 Afschrijvingskosten apparatuur / inventaris F412 Apparatuur en inventaris > F413 Apparatuur en inventaris < F414 Materialen F416 Reis en verblijfskosten binnenland / buitenland F417 Uitbesteed werk en advies F419 Overige lasten F420 Boeking doorbelaste diensten / kosten F5 Boeking indirecte kosten F500 Indirecte kosten algemeen F512 Boeking indirecte kosten (werkelijke uren / aangesteld personeel) F513 Boeking indirecte kosten (volgens begrote uren) F6 Boeking eigen bijdrage F600 Eigen bijdrage algemeen F610 Boeking eigen bijdrage F7 Boeking verliesvoorziening F700 Voorzieningen algemeen F712 Boeking voorziening F714 Voorziening in de jaarrekening F716 Voorziening in rapportages F8 Boeking jaarafsluiting F800 Jaarafsluiting algemeen F810 Printen OHW overzichten F811 Nulboeking OHW overzicht F812 Nulboeking bestemmingsfondsen F815 Controle beginbalans F820 Controle nulsaldi niet OHW projecten F825 Balansboeking kosten afgesloten projecten F830 Balansboeking kosten lopende projecten F835 Controle voorziening lopende projecten G1 Projectbewaking G100 Projectbewaking algemeen G105 Projectrapport G110 Projectverantwoording G111 Financiële projectverantwoording NWO G112 Uitvoering projectverantwoording G2 Debiteurenbewaking G200 Debiteurenbewaking algemeen G205 Betalingstermijn G210 Aanmaanprocedure G214 Voorziening dubieuze debiteuren G218 Definitieve afboeking debiteuren G Model projectbewaking H1 Afsluiting projecten H100 Afsluiting algemeen H110 Vaststellen verlenging H115 Accountantsverklaring H120 Gereedmelding Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 4 van 106

5 H125 Controle openstaande verplichtingen H130 Aangestelde medewerkers loskoppelen H135 Nog niet verwerkte projectkosten afhandelen H140 Uitgaande projectfacturering afhandelen H145 Saldo voorschotten / doorsluizingen / voorzieningen controleren H150 Gerealiseerde opbrengst en Eigen Bijdrage boeken H155 Resultaatboeking verwerken H160 Projectstatus wijzigen H165 Project en boekingscombinatie blokkeren Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 5 van 106

6 Werk in opdracht van Derden De UT verricht onder de noemer Werk in opdracht van Derden contractonderzoek, contractonderwijs en overige dienstverlening. Het belang van Werk in opdracht van Derden is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Dat vraagt om een passende inrichting en organisatie, ondermeer van de administratie. De UT is immers niet alleen een ondernemende universiteit, maar ook de verantwoordelijke universiteit. In goed overleg met betrokkenen is de regeling Werk in opdracht van Derden herzien en aangepast aan de eisen van deze tijd. In het Handboek Werk in opdracht van Derden worden de volgende onderwerpen behandeld: Algemene Hoofdstukken A1 Algemeen A2 Onderhoud B1 Mandatering C1 Financiële grondslagen Projectvoorbereiding D1 Voorbereiding Model projectformulier D2 Voorcalculatie Model projectbegroting Handleiding bij model projectbegroting D3 Contract Model standaardcontract (Nederlands) Model standaardcontract (Engels) Inrichting projectadministratie E1 Inrichting projectadministratie Model projectregistratie Projectboekingen F2 Boeking opbrengsten F3 Boeking personele lasten F4 Boeking materiële lasten F5 Boeking indirecte kosten F6 Boeking eigen bijdrage F7 Boeking verliesvoorziening F8 Boeking jaarafsluiting Projectbewaking G1 Projectbewaking G2 Debiteurenbewaking Model projectbewaking Afsluiting projecten H1 Afsluiting projecten Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 6 van 106

7 A1 Algemeen Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. A100 Regeling Werk in opdracht van Derden De regeling Werk in opdracht van Derden is een verzameling van voorschriften, procedures en modellen, van toepassing op alle projecten van de UT onder de noemer Werk in opdracht van Derden. De regeling heeft de volgende meervoudige doelstelling: a) Eenduidige interne en externe verantwoording van projectkosten en opbrengsten volgens het baten en lasten stelsel en de resultaatgrondslag. b) Juiste verantwoording van de post Onderhanden Werk (OHW) in de balans volgens de waarderingsgrondslag. c) Beheersing van financiële risico s die ontstaan bij het aangaan van contractuele verplichtingen jegens derden en in het bijzonder de rechtmatigheid van gedeclareerde subsidies. d) Verkrijgen van inzicht in de eigen financiële bijdrage van de UT aan projecten (matching) A102 Historie De eerste regeling 'Werk voor Derden' dateert van 1980 (kenmerk 6104) en is gewijzigd in 1987 (kenmerk ). Op basis van de met deze regeling opgedane ervaringen bleek het opnieuw wenselijk tot een herziening daarvan te komen. Deze herziening is in 1994 gerealiseerd. Vervolgens is de regeling Werk in opdracht van Derden in 2004 aangepast om invulling te geven aan de doelstellingen die in A100 zijn vermeld. In juli 2009 is de Regeling Werk in opdracht van Derden geactualiseerd. A110 Werk in opdracht van Derden Werk in opdracht van Derden betreft werkzaamheden die door de UT met derden contractueel zijn overeengekomen met als gemeenschappelijk kenmerk dat de werkzaamheden die door de UT worden verricht buiten de primaire bekostiging vallen. De werkzaamheden zijn in dit kader onderverdeeld in de volgende categorieën: a) Contractonderzoek b) Contractonderwijs c) Overige gecontracteerde dienstverlening Ter afbakening van het begrip Werk in opdracht van Derden is verder bepaald dat de volgende categorieën niet tot het Werk in opdracht van Derden behoren. Resultaatprojecten (zie A111) Bestemmingsfondsen (zie A112) Incidentele activiteiten (zie A113) De bovengenoemde categorieën onderscheiden zich vooral uit oogpunt van de jaarverslaggeving, omdat zij namelijk geen deel uitmaken van de post Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden op de balans. A111 Resultaatprojecten Onder Werk in opdracht van Derden is niet begrepen het beschikbaar stellen van capaciteit door de UT. Deze categorie wordt aangeduid als Resultaatprojecten. De volgende activiteiten behoren derhalve niet tot het Werk in opdracht van Derden: a) Verhuur onroerend goed b) Detachering van personeel Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 7 van 106

8 Onder detachering van personeel wordt verstaan het beschikbaar stellen van medewerkers door of namens de UT aan opdrachtgevers ten behoeve van opdrachten die geheel voor rekening en risico zijn van de opdrachtgever. De opbrengst van deze activiteiten wordt in de UT jaarrekening verantwoord onder de overige baten op basis van het onderscheid in batensoorten. In verband met de juiste BTW afhandeling, worden de activiteiten overigens wel geboekt op 3e geldstroom OFI nummers. A112 Bestemmingsfondsen Onder Werk in opdracht van Derden is niet begrepen het beschikbaar stellen van (onderzoeks )fondsen door derden op grond van bijzondere prestaties uit het verleden, waarbij in de fondsvoorwaarden geen nadere inspannings en resultaatverplichtingen zijn gedefinieerd anders dan het doelgebied van de beschikbaar gestelde middelen. Het projectresultaat, zijnde het saldo van de baten en lasten, wordt in dit geval toegevoegd cq. onttrokken aan een bestemmingsfonds en niet aan de algemene reserve. Het bestemmingsfonds is gekoppeld aan het OFI projectnummer. De grondslagen voor bestemmingsfondsen staan in artikel C162 en de boekingsmethode is aangegeven in artikel F812. A113 Incidentele activiteiten Voor incidentele activiteiten is geen voorcalculatie vereist en de dossiervorming kan beperkt blijven tot de brief of overeenkomst waaruit het recht op vergoeding blijkt. Voor incidentele activiteiten is het gebruik van verzamelnummers in de projectadministratie toegestaan. Er is sprake van een incidentele activiteit als gelijktijdig aan de volgende criteria wordt voldaan: De vergoeding voor de UT bedraagt ten hoogste exclusief BTW. De inzet van de UT heeft een eenmalig karakter. De UT loopt geen financieel risico Voorbeelden van incidentele activiteiten zijn het geven van lezingen en presentaties door een hoogleraar en de verkoop van proefschriften. Onder eenmalig karakter wordt ook een beperkt aantal inzetmomenten verstaan gedurende een looptijd van enkele maanden. A130 Verspreiding De regeling Werk in opdracht van Derden zal onder coördinatie en beheer van de concerndirectie FEZ beschikbaar worden gesteld via het intranet van de universiteit. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 8 van 106

9 A2 Onderhoud Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. A200 Technisch beheer Het technische beheer van de regeling Werk in opdracht van Derden valt onder verantwoordelijkheid van de concerndirectie FEZ. Hieronder wordt verstaan het tijdig verwerken van wijzigingen volgens de onderhoudsprocedure. A205 Indienen wijzigingen Het indienen van wijzigingsvoorstellen bij de technisch beheerder (FEZ) staat in principe open voor iedere UT medewerker. Per beheerseenheid wordt onder verantwoordelijkheid van de beheerder één contactpersoon (bij voorbeeld de controller) benoemd waar de voorstellen moeten worden ingediend. De benoeming en wijziging van contactpersonen wordt onder verantwoordelijkheid van de beheerder bekend gemaakt aan de technisch beheerder. De contactpersoon voert een eerste beoordeling uit en geeft het voorstel, al dan niet voorzien van advies, door aan de technisch beheerder van de regeling. A210 Categorieën wijzigingen De technisch beheerder beoordeelt per voorstel in welke van de volgende categorieën deze valt: a) Kleine tekstuele aanpassing zonder inhoudelijke en organisatorische gevolgen b) Inhoudelijke aanpassing onder goedkeuring concerndirectie FEZ c) Ingrijpende aanpassing onder goedkeuring CvB. De technisch beheerder wijzigt zelfstandig de kleine aanpassingen in categorie a) indien dit inderdaad tot een verbetering leidt. Wijzigingen in de categorieën b) en c) worden alleen doorgevoerd na consultatie van de controllers en relevante gebruikers en bij schriftelijke goedkeuring van respectievelijk FEZ en het CvB. A215 Terugmelding De technisch beheerder verzorgt de terugmelding van wijzigingen aan de contactpersoon en draagt zorg voor de algemene bekendmaking van de wijzigingen. De contactpersoon van de beheerseenheid verzorgt de terugkoppeling naar de oorspronkelijke indiener van een voorstel. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 9 van 106

10 B1 Mandatering Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. B100 Mandatering Het College van Bestuur van de Universiteit Twente heeft verklaard dat de beheerders, zoals aangeduid in art. 29 van het BBR UT 2007, binnen het algemeen mandaat en de regeling Werk in opdracht van Derden (inclusief samenwerkingsovereenkomsten), zoals aangeduid in de Mandaatregeling CvB UT juni 2008, de universiteit jegens derden mogen verbinden door middel van het sluiten van contracten inzake de levering van onderzoek, onderwijs en overige diensten door de universiteit (zie ook update mandaatregeling d.d. 24 maart 2011 met kenmerk FEZ/ ). B102 Beheerder en beheerseenheid Het College van Bestuur heeft per beheerseenheid een beheerder benoemd met een algemeen mandaat. Beheerseenheid Beheerder Plaatsvervanger (optioneel) Faculteit Decaan Directeur bedrijfsvoering Onderzoeksinstituut Wetenschappelijk directeur Zakelijk directeur Concerndirecties, servicecentra Directeur B104 Beheerder en verantwoordelijkheid De beheerder is voor zijn beheerseenheid verantwoordelijk voor de bewaking van de procedures inzake de regeling Werk in opdracht van Derden. B110 Mandaatbegrenzing Werk in opdracht van Derden Het algemeen mandaat kent een begrenzing voor het aangaan van overeenkomsten inzake de regeling Werk in opdracht van Derden. De beheerder is uitsluitend bevoegd tot het aangaan van deze overeenkomsten in de volgende situaties: 1. Indien de bijdrage van derden in de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UTgrondslag het bedrag van k 450 niet overschrijdt; 2. Indien de UT het financieel risico draagt van de overige contractpartners de totale bijdragen van derden in de projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UTgrondslag het bedrag van k 450 niet overschrijden; 3. Indien de eigen bijdrage (= de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UTgrondslag verminderd met de eigen bijdrage van derden) niet meer bedraagt dan k 450; 4. Voor programma s van de Europese Unie, de Rijksoverheid of daarvan afgeleide agentschappen, NWO en lagere overheden waarbij de bijdrage van derden in de totale projectkosten berekend op basis van de integrale kostprijs op UTgrondslag, groter is dan k 450 geldt een meldingsplicht indien deze programma s zijn vastgelegd in de lijst met eerder door het CvB op advies van FEZ/S&C goedgekeurde subsidieprogramma s. Dit advies bevat een risicoprofiel en juridische toets van het desbetreffende subsidieprogramma. De presentatie en het onderhoud van de lijst met goedgekeurde subsidieprogramma s wordt verzorgd door de concerndirectie FEZ. Indien voornoemde situaties niet van toepassing zijn, legt de beheerder de autorisatie van de overeenkomst voor aan het CvB. Autorisatie van het CvB is te verkrijgen afhankelijk van adviezen van de concerndirecties FEZ en S&C, betreffende het risicoprofiel van het betreffende project, en van de jurist, betreffende de juridische opzet van de overeenkomst. Om de autorisatie door het CvB ordentelijk te laten verlopen en om een controle op de voorwaarden te kunnen plegen heeft het CvB een oplegformulier vastgesteld dat compleet ingevuld en voorzien Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 10 van 106

11 van de vereiste parafen en de vereiste adviezen gevoegd dient te worden bij elk verzoek om autorisatie. Indien de overeenkomst niet wordt gesloten volgens het UT standaardcontract of volgens een model dat door de afdeling SECR/INVL (Innovation Lab) is geaccepteerd dan geldt een verplichte juridische toets op de overeenkomst door SECR/INVL (Innovation Lab). De verplichte juridische toets is vastgelegd in artikel D130. B120 Hoogleraar en bevoegdheid De hoogleraar van een faculteit is bevoegd tot het zelfstandig indienen van projecten bij het NWO en de gelieerde instituten STW en FOM, met inachtneming van de plicht tot het inlichten van het management en de financiële functie (FZ) van de beheerseenheid. Indien op een aanvraag van een hoogleraar positief wordt beschikt, dan is de bevoegdheid tot het aangaan van de financieringsovereenkomst voorbehouden aan de decaan. B140 Afwijking beschikking individuele gevallen Het bij deze beschikking verleende mandaat kan door het College van Bestuur per mandataris in individuele gevallen worden ingetrokken. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 11 van 106

12 C1 Financiële grondslagen Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. C100 Financiële grondslagen algemeen Financiële grondslagen bepalen op welke wijze bezittingen en schulden in de balans en op welke wijze baten en lasten in de exploitatierekening worden verantwoord. In de jaarrekening worden deze grondslagen aangeduid als Grondslagen voor waardering van activa en passiva en resultaatbepaling De UT jaarrekening moet voldoen aan de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die zijn opgenomen in de Regeling jaarverslaggeving onderwijs. In deze regeling is vastgelegd dat de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW en de Richtlijnen voor de Jaarverslaggeving (in het bijzonder RJ 660 Onderwijsinstellingen) van toepassing zijn met inachtneming van de daarin aangeduide uitzonderingen. C102 Basisprincipes waardering en resultaatbepaling De grondslagen voor waardering en resultaatbepaling, zoals in de wet en de richtlijnen zijn bepaald, zijn gebaseerd op algemene stelsels van financiële verantwoording. Voor de waardering van balansposten is het historische kostprijsstelsel van toepassing. Dit houdt in dat de bezittingen op de balans worden gewaardeerd tegen verkrijgings of vervaardigingsprijs. De posten in de exploitatierekening worden verantwoord volgens het baten en lastenstelsel. C104 Baten en lastenstelsel Het baten en lastenstelsel heeft als uitgangspunt dat ontvangsten en uitgaven moeten worden toegerekend aan de perioden waarop deze betrekking hebben. Verder beoogt het stelsel voorzichtigheid bij de verantwoording van winst. De volgende principes zijn van toepassing: a) Realisatieprincipe b) Toerekeningsprincipe c) Voorzichtigheidsprincipe Het realisatieprincipe betreft de verantwoording van baten. Baten mogen alleen in de exploitatierekening worden verantwoord als de daarvoor overeengekomen prestaties zijn verricht. Het toerekeningsprincipe betreft de toerekening van baten en lasten. Baten en lasten moeten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Het voorzichtigheidsprincipe houdt in dat verwachte verliezen die hun oorsprong vinden voor het einde van een bepaalde periode (boekjaar) volledig ten laste komen van de exploitatierekening in die periode. De termen baten en lasten zijn synoniem met respectievelijk opbrengsten en kosten Het batenen lastenstelsel is een principe stelsel. In de praktijk zullen soms keuzes gemaakt moeten worden, waarbij niet aan alle principes tegelijk wordt voldaan. Een voorbeeld is het achterwege laten van toerekening van kleine lasten aan perioden uit oogpunt van efficiency. C106 Grondslagen Werk in opdracht Derden Op Werk in opdracht van Derden zijn zowel grondslagen voor waardering van activa en passiva als grondslagen voor resultaatbepaling van toepassing. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 12 van 106

13 De grondslagen voor waardering van Werk in opdracht van Derden betreffen de waardering en de presentatie van Werk in opdracht van Derden in de balans. Het betreft dan projecten die op balansdatum nog niet gereed zijn. Deze projecten worden verantwoord onder de noemer Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden in de balans. De grondslagen voor resultaatbepaling van Werk in opdracht van Derden betreffen de verantwoording van Werk in opdracht van Derden in de exploitatierekening. Het betreft de resultaten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. C120 Waarderingsgrondslag OHW in de jaarrekening De grondslag voor de waardering van het Onderhanden werk (OHW) geeft aan welke kosten en opbrengsten aan een project worden toegerekend. Deze toerekening bepaalt de waarde van een project op balansdatum. De tekst van de waarderingsgrondslag luidt met ingang van 1 januari 2008 als volgt: Het onderhanden werk heeft betrekking op onderwijs, onderzoek en overige dienstverlening in opdracht van derden en is gewaardeerd tegen integrale kosten, verminderd met de eigen bijdrage voorzover deze niet bij de opdrachtgevers in rekening kan worden gebracht. Op het onderhanden werk worden gedeclareerde termijnen en een eventueel noodzakelijk geachte voorziening wegens verwachte verliezen in mindering gebracht. C122 Balanspresentatie OHW Het OHW van projecten die per saldo debet staan wordt in de balans gepresenteerd als onderdeel van de rubriek Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden onder de Vlottende activa (Overlopende activa). Het OHW van projecten die per saldo credit staan wordt in de balans gepresenteerd als onderdeel van de rubriek Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk in opdracht van Derden onder de Kortlopende schulden. A Totale kosten projecten B Gedeclareerde termijnen C Voorziening D Onderhanden werk in opdracht van derden d = a b c a) Onder totaal projecten staan de volgens waarderingsgrondslag geboekte kosten van projecten die op balansdatum nog niet zijn voltooid. b) Gedeclareerde termijnen zijn kostendeclaraties voor een project die geboekt worden op het moment van indienen bij de opdrachtgever. c) Een voorziening moet worden gevormd ten laste van de exploitatie als er op grond van een vergelijking tussen begroting en realisatie of een ander financieel risico een redelijk inschatbaar verlies wordt verwacht waarvan de oorzaak voor balansdatum ligt. C124 Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Het is mogelijk dat opdrachtgevers in het kader van Werk in opdracht van Derden voorschotten verstrekken, zoals bij aanvang van een project. In de jaarrekening bevindt zich daarvoor in de rubriek Overlopende Activa de post vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen (voor projecten die per saldo debet staan). Als de projecten per saldo credit staan worden de door de opdrachtgevers verstrekte voorschotten in de jaarrekening ïn de rubriek Kortlopende Schulden onder Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen vermeld. Deze voorschotten hebben wel een relatie met het OHW maar mogen niet onder het OHW worden verantwoord omdat voorschotten los staan van verrichte prestaties. De OCenW richtlijnen schrijven voor dat de daadwerkelijk vooruitontvangen bedragen (voorschotten) onder voornoemde post verantwoord moeten worden. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 13 van 106

14 In het grootboek worden voorschotten geboekt op een afzonderlijke balansrekening (8224). Deze grootboekrekening is gekoppeld aan het projectnummer (8224XXX.XX.X.XX) Hierdoor kan de stand van het voorschot per projectnummer worden bijgehouden. C130 Resultaatgrondslag Werk in opdracht van Derden Het resultaat van projecten in het kader van Werk in opdracht van Derden dient in de exploitatierekening te worden verantwoord in de periode waarin het project is voltooid. Deze resultaatgrondslag staat bekend als de completed contract methode. Het tussentijds verantwoorden van winst is niet toegestaan. Het tussentijds verantwoorden van verlies vindt plaats door middel van het treffen van een projectgerelateerde voorziening. Zie hiervoor hoofdstuk G1 over projectbewaking. Van projecten die op balansdatum nog niet zijn voltooid mag, met uitzondering van het treffen van een verliesvoorziening, geen resultaat in de exploitatierekening worden verantwoord. Dit wordt bereikt door op de geboekte projectkosten een correctie toe te passen die bekend staat als mutatie onderhanden werk. Na deze correctie is het resultaat van niet voltooide projecten nihil. De post mutatie onderhanden werk maakt deel uit van de bedrijfsdrukte. C140 Integrale kosten De integrale kostprijs van een project bestaat uit de volgende componenten: a b c d e f g Primaire personeelslasten Apparatuur en inventaris Materialen Reis en verblijfkosten binnenland Reis en verblijfkosten buitenland Uitbesteed werk en advies Overige lasten h Primaire kosten h=a+b+c+d+e+f+g i Doorbelaste uren j Doorbelaste overige kosten k Doorbelaste diensten l Doorbelaste investeringskosten m Directe kosten m=h+i+j+k+l n Opslag overhead o Integrale kosten o=m+n De integrale kostprijs betreft de kostprijs van een project op eigen UT grondslagen, zoals de begrote opslagpercentages voor sociale lasten. Voor de berekening van de integrale kostprijs is een model projectbegroting beschikbaar. Met het model projectbegroting kan tevens de subsidiabele kostprijsgrondslag worden berekend ten behoeve van offertes. Er wordt dus een duidelijk onderscheid gemaakt tussen kostenboekingen enerzijds (UT grondslag) en declaraties anderzijds (Contract grondslag). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 14 van 106

15 C142 Projectresultaat Het projectresultaat wordt gedefinieerd als het saldo van de bijdrage van derden (subsidie) en de integrale kosten van een project. Indien de bijdrage van derden hoger is dan de integrale kosten is er sprake van een positief projectresultaat (projectwinst). Indien de bijdrage lager is dan de integrale kosten is er sprake van een negatief projectresultaat. Een negatief projectresultaat kan ook worden aangeduid als de eigen bijdrage van de universiteit (Bijdrage UT). Projectresultaat q Bijdrage derden o Integrale kosten zie C140 p Projectresultaat p = q o Bij een negatief projectresultaat geldt de volgende vergelijking: Bijdrage UT + Bijdrage derden = Integrale kosten In de huidige praktijk van de projectfinanciering komt het vrijwel niet voor dat subsidiënten de volledige integrale kosten vergoeden, nog afgezien van het verkrijgen van een vergoeding voor winst en risico. Het is daarom zinvol om naast het projectresultaat maatstaven te hanteren voor projecten waarbij gekeken wordt in hoeverre de primaire kosten en de directe kosten door derden worden vergoed. De bijdrage derden in % van de integrale kosten (BIscore): BI % = (q / o) * 100 De BIscore is een goede indicator voor de financiële aantrekkelijkheid van een project omdat het de relatieve bijdrage van derden meet en daarom goed onderling vergeleken kan worden. C144 Financiële projectscores De UT hanteert voor de financiële beoordeling van projecten de volgende drie scores: 1. BP score = Bijdrage derden als % van de primaire kosten 2. BD score = Bijdrage derden als % van de directe kosten 3. BI score = Bijdrage derden als % van de integrale kosten BP score De procentuele bijdrage van derden in de primaire kosten wordt als volgt berekend: BP % = (q / h) * 100 q Bijdrage derden h Primaire kosten zie C140 r Projectbijdrage primaire kosten r = q h De BP score is een goede indicator voor de projectbeoordeling. Indien de BPscore < 100% is, is er geen dekking voor de primaire projectkosten. NB. Indien een project hoofdzakelijk wordt uitgevoerd door medewerkers uit de 1 e geldstroom waarvoor dekking uit de 2 e of 3 e geldstroom moet komen dan is niet de BP score maar de BD score van toepassing. BD score De procentuele bijdrage van derden in de directe kosten wordt als volgt berekend: BD % = (q / m) * 100 q Bijdrage derden m Directe kosten zie C140 s Projectbijdrage directe kosten s = q m Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 15 van 106

16 De BD score geeft aan in hoeverre de direct door een project veroorzaakte kosten worden gedekt door derden. De directe kosten bestaan uit de primaire kosten, de doorbelaste uren en doorbelaste diensten. De BD score is vergelijkbaar met het begrip Bruto marge dat wordt gebruikt voor handelsactiviteiten. BI score De procentuele bijdrage van derden in de integrale kosten wordt als volgt berekend: BI % = (q/ o * 100 q Bijdrage derden o Integrale kosten zie C140 p Projectresultaat p = q o De BI score geeft aan in hoeverre de integrale projectkosten worden gedekt door derden. C161 Waardering en resultaatbepaling Resultaatprojecten Resultaatprojecten, zoals gedefinieerd in artikel A111, behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden. Ook de Completed Contract methode is niet van toepassing op resultaatprojecten. Kosten en opbrengsten van resultaatprojecten moeten worden verantwoord in de periode waarop deze betrekking hebben. C162 Waardering en resultaatbepaling Bestemmingsfondsen Bestemmingsfondsen behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden (zie A112), maar volledigheidshalve zijn hier de grondslagen voor de waardering en resultaatbepaling vermeld. Bestemmingsfondsen hebben een eigen grootboekrekening op de balans, namelijk vooruitontvangen i.h.k.v. bestemmingsfondsen (8338). Deze rekening valt onder de kortlopende schulden. Op deze rekening worden de bedragen geboekt die van instanties worden ontvangen. Op de projectnummers inzake bestemmingsfondsen worden alle kosten geboekt die bij het gedefinieerde fonds horen. De kosten worden geboekt in de periode waarop deze betrekking hebben. Periodiek worden opbrengsten geboekt ter compensatie van de kosten. FZ verricht dan een overboeking van de balansrekening naar de batenrekening Baten Bestemmingsfondsen (0227). Deze boeking wordt toegelicht in artikel F812. Een bestemmingsfonds mag op de balans geen negatief saldo vertonen. De looptijd van een bestemmingsfonds is begrensd en wordt in eerste instantie bepaald door de instantie die het fonds beschikbaar heeft gesteld. Als er geen aanwijzingen vanuit de verstrekkende instantie zijn dan geldt een maximale looptijd van 5 jaar, tenzij door of namens de beheerder van het fonds ( de projectleider ) de noodzaak van een langere termijn schriftelijk is aangetoond. C163 Waardering en resultaatbepaling Incidentele activiteiten Incidentele activiteiten, zoals gedefinieerd in artikel A113, behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden en maken geen onderdeel uit van het onderhanden werk op balansdatum. Kosten en opbrengsten van incidentele activiteiten moeten worden toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 16 van 106

17 D1 Voorbereiding Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D100 Voorbereiding algemeen De taak van Financiële Zaken (FZ) in de voorbereiding van een projectaanvraag is dat op gestructureerde wijze en in goede communicatie met de aanvrager alle belangrijke financiële, formele en inhoudelijke aspecten van een project worden vastgelegd. De aspecten die in dit hoofdstuk behandeld worden zijn de BTW toets, de juridische toets, de kredietwaardigheidstoets en financiële garanties. Daarnaast spelen bij de voorbereiding inhoudelijke aspecten een rol, zoals toetsing aan wetenschappelijke of onderwijskundige criteria. De regeling WiovD is voor de inhoudelijke aspecten beperkt tot de eis dat de beoordeling is uitgevoerd en vastgelegd. In de praktijk heeft FZ met tal van verzoeken te maken die mogelijk tot een project gaan leiden. Dit varieert van verkeer en brochures tot en met uitgebreide subsidiedocumentatie. Aanbevolen wordt om dit materiaal op logische wijze bij FZ te archiveren, bij voorbeeld ingedeeld per werkeenheid (leerstoel). Ook zullen in deze voorfase al calculaties door FZ gemaakt worden ( quick & dirty ) om de financiële haalbaarheid globaal te toetsen. Pas nadat vanuit de aanvrager blijkt dat er een serieuze onderhandelingsfase of kans op relevante subsidie ontstaat zal FZ de voorbereiding starten volgens de onderstaande procedure. D110 Projectformulier Om een serieuze aanvraag gestructureerd te laten verlopen is er een model Projectformulier (code D110) voor 2e en 3e geldstroomprojecten beschikbaar dat in overleg met de aanvrager wordt ingevuld. Het projectformulier kan worden gedownload van de website Werk in opdracht van Derden, bij het onderdeel Project Voorbereiding. Op het Projectformulier worden de belangrijkste kenmerken van een project ( in wording ) vastgelegd. Deze vastlegging geschiedt bij voorkeur door de aanvrager (projectleider). Dit bespoedigt de verdere inrichting van de projectadministratie door de afdeling Financiële Zaken (FZ). D112 Projectaanvraag NWO In geval van een projectaanvraag bij het NWO of daaraan gelieerde instelling zoals STW en FOM kunnen de verdere artikelen van dit hoofdstuk, zoals de BTW toets, de juridische toets en de kredietwaardigheidstoets achterwege blijven. De aanvrager (hoogleraar) verstrekt een kopie van de aanvraag aan FZ. Indien blijkt dat de aanvraag waarschijnlijk gehonoreerd gaat worden dan verzorgt FZ de invulling van het projectformulier op basis van de kopie aanvraag. D115 Projectvergadering aanvrager FZ bespreekt het Projectformulier samen met de aanvrager. Het doel van de aanvraag vergadering is dat FZ voldoende inzicht in het project heeft om de BTW status, een risicoprofiel en een voorcalculatie te kunnen opstellen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 17 van 106

18 D120 BTW status toets Contractonderzoek is in het algemeen belast met het normale BTW tarief. Hierop zijn echter uitzonderingen. Daarom is afgesproken dat de concerndirectie FEZ vooraf een BTW toets doet op projecten die de BTW code 0% of vrijgesteld als voorstel hebben gekregen. FEZ geeft een voorlopig oordeel over de BTW status op grond van globale informatie. De definitieve BTW status kan echter pas vastgesteld worden op basis van het contract. Voor EU projecten geldt vooralsnog het 0% BTW tarief en dit betekent dat de voorheffing op aankopen bij de belastingdienst wordt teruggevorderd en daarmee geen onderdeel is van de kostprijs van een project. Verder geldt in het algemeen dat de 2e geldstroom vrijgesteld is van BTW. Een uitzondering hierop zijn de materiële lasten die aan STW in rekening worden gebracht. Daarom worden er in dat geval 2 projectnummers aangelegd, 1 BTW vrijgesteld (voor de personele lasten) en 1 BTW normaal tarief (voor de materiële lasten). Contractonderwijs, alsmede door de UT georganiseerde lezingen, seminars en congressen zijn onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van BTW (zie art. 11 Wet OB). FZ ontvangt van FEZ een schriftelijke beoordeling van de definitieve BTW status. Voor nadere informatie over BTW en de behandeling van BTW op de UT kan de BTW handleiding worden geraadpleegd die FEZ op haar website heeft geplaatst. D130 Juridische toets De juridische toets is een vakspecialisme en de verantwoordelijkheid voor het (laten) uitvoeren ervan is voorbehouden aan de dienst SECR/INVL (Innovation Lab). De algemene regel is dat Financiële Zaken namens de beheerseenheid een juridische toets laat uitvoeren op ieder contract dat niet is opgesteld volgens het UT standaardmodel of een model dat eerder door SECR/INVL (Innovation Lab) is geaccepteerd. Een juridische toets is met name van belang bij nieuwe subsidieprogramma s en bij contracten die specifiek ten behoeve van een project zijn opgesteld. SECR/INVL (Innovation Lab) verzorgt de juridische toets in de vorm van een schriftelijke beoordeling en brengt deze uit binnen 14 werkdagen na ontvangst van het verzoek, onder voorwaarde dat SECR/INVL (Innovation Lab) over de juiste tekst van het contract beschikt en door de aanvrager voldoende is geïnformeerd. De juridische toets is niet verplicht voor de categorie incidentele activiteiten. (A113) D140 Kredietwaardigheidstoets Het is een economische realiteit dat niet alle vorderingen van de UT volledig worden voldaan. Indien een opdrachtgever niet betaalt terwijl de vordering op zichzelf niet wordt betwist ontstaat het vermoeden van liquiditeitsproblemen. Dit inzicht ontstaat op de debiteurenadministratie, waar de openstaande vorderingen procedureel worden behandeld. Niet inbare vorderingen leiden tot een voorziening voor dubieuze debiteuren en uiteindelijk tot afboeking van de vordering. Duidelijk is dat de UT het risico op wanbetaling (debiteurenrisico) zoveel mogelijk moet zien te beheersen. Een belangrijk middel daarvoor is de kredietwaardigheidstoets. Deze toets wordt op deze plaats niet inhoudelijk besproken, maar het eindresultaat is dat een opdrachtgever een credit rating wordt toegemeten die de kredietwaardigheid bepaalt. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 18 van 106

19 Op aanvraag is de dienst Treasury / FEZ verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de kredietwaardigheidstoets. De toets is niet van toepassing bij het aangaan van overeenkomsten met de volgende organisaties of onder de volgende omstandigheden: Rijksoverheid (Ministeries), provincies, gemeenten en overige overheden. Beursgenoteerde ondernemingen, tenzij er sprake is van faillissementsdreiging Overeenkomsten waarbij de bijdrage van een derde niet meer bedraagt dan FZ ontvangt van de afdeling Treasury / FEZ een schriftelijk rapport ( ) van de kredietwaardigheid, uiterlijk 1 week nadat de aanvraag is ingediend. Indien een kredietwaardigheidbeoordeling is uitgevoerd op een bestaande debiteur dan wordt de uitkomst hiervan tevens vastgelegd in de stamgegevens van de debiteur. De uitslag van de toets en het daaraan gekoppelde advies van Treasury / FEZ is niet bindend. Het risico van wanbetaling komt altijd ten laste van de beheerseenheid waar het contract is gesloten. D145 Financiële garanties Het komt voor dat opdrachtgevers de UT om garanties verzoeken. Een voorbeeld hiervan is de verplichting tot terugbetaling van een vooraf gespecificeerd bedrag indien de UT niet aan haar contractuele verplichtingen heeft voldaan. Indien een opdrachtgever om een specifieke garantie vraagt, zoals een bankgarantie, dan moet dit verzoek beoordeeld worden door de dienst Treasury / FEZ. Deze beoordeling geldt ook bij contracten waar de UT als penvoerder garant staat voor de verplichtingen van contractpartners. De dienst Treasury / FEZ is het eerste aanspreekpunt voor garanties. Indien er juridische zaken meespelen dan zal de afdeling Treasury / FEZ deze laten beoordelen door de dienst SECR/INVL (Innovation Lab). De afdeling Treasury / FEZ verzorgt (bank)garanties en meldt deze aan FZ. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 19 van 106

20 D1 Model projectformulier Projectformulier Werk voor Derden projectnaam projectleider werkeenheid cluster subsidiënt programma categorie FZ adviseur projectperiode t / m projectbeschrijving D110 contractvoorwaarden b1 wie is de penvoerder? b2 urenregistratie vereist? b3 accountantsverklaring vereist? b4 juridische toets nodig? projectfinanciën c1 welke kosten worden vergoed? c2 is het project financieel haalbaar? c3 btw toets nodig? (welk btw% geldt) c4 kredietwaardigheid of (bank)garantie eis? d personele bezetting (uren) jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 totaal naam / functie naam / functie naam / functie naam / functie e globale voorcalculatie ( ) kostenbegroting % subsidie subsidie eigen bijdrage personeelslasten apparatuur en inventaris materialen reis en verblijfskosten uitbesteed werk en advies overige lasten en baten doorbelaste uren doorbelaste diensten overhead totaal projectstatus f1 hoe serieus is de kans op subsidie? f2 past het project binnen facultair beleid? f3 is er voldoende personele capaciteit? besluitvorming datum Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 20 van 106

21 D2 Voorcalculatie Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D200 Voorcalculatie algemeen Een voorcalculatie geeft inzicht in de baten en lasten die met een project zijn gemoeid. De voorcalculatie moet door FZ worden uitgevoerd met het UT model projectbegroting. Het model projectbegroting wordt jaarlijks door FEZ uitgegeven en bevat de nacalculatie percentages op basis van de jaarrekening. De benodigde informatie voor het maken van de voorcalculatie wordt verstrekt door de aanvrager. D205 Verplichte toepassing Een voorcalculatie moet voor elk nieuw Werk in opdracht van Derden project in de 2e en 3e geldstroom worden uitgevoerd, met uitzondering van de projecten die vallen onder het reguliere NWO programma in de 2 e geldstroom. De definitie van een Werk in opdracht van Derden project staat in hoofdstuk A1. De achtergrond is dat door een vaststaande indeling in baten en lastensoorten er eenduidigheid ontstaat tussen de projecten onderling en tevens dat er een consistente vergelijking tussen begroting en realisatie mogelijk is. Verder wordt de consistentie op UT niveau bevorderd doordat er vaste opslagpercentages, tarieven en schaalsalarissen in het model projectbegroting zijn opgenomen. Het model geeft tevens aan in hoeverre de projectkosten worden gedekt door bijdragen van derden. D210 Voorcalculatie uitvoering De voorcalculatie wordt uitgevoerd in twee hoofdstappen: 1) Opstellen UT kostenbegroting Ten eerste moet de UT kostenbegroting worden opgesteld volgens UT grondslagen en tarieven. Deze opstelling is onafhankelijk van de subsidiënt en de wijze waarop de kosten worden vergoed. 2) Opstellen Bijdrage subsidiënt Ten tweede wordt de bijdrage van de subsidiënt berekend volgens de grondslagen die in het contract met de subsidiënt zijn overeengekomen. Het verschil tussen de contractuele bijdrage van de subsidiënt en de UT kostenbegroting is de begrote eigen bijdrage van de UT. D212 Projectbegroting beoordeling FZ beoordeelt de uitkomst van de voorcalculatie. Deze beoordeling is vooral gebaseerd op de verhouding tussen de UT kostenbegroting enerzijds en de bijdrage van de subsidiënt anderzijds. Zie hiervoor artikel C144 over financiële projectscores. Indien de scores ongunstig lijken en er bovendien alternatieve inzet mogelijk is op andere projecten, dan kan het voorkomen dat FZ ( de controller) een negatief advies geeft. Het advies van de controller wordt vastgelegd op het projectformulier (D110). D215 Autorisatie controller Het voorblad van de voorcalculatie bevat de totale projectbegroting en deze moet worden geautoriseerd door of namens de controller. Door autorisatie geeft de controller aan dat de begroting deugdelijk is samengesteld. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 21 van 106

22 De functionaris die namens het CvB gemandateerd is om overeenkomsten met derden aan te gaan mag deze overeenkomsten niet autoriseren zonder kennis te hebben genomen van de geautoriseerde voorcalculatie. D220 Registratie voorcalculatie FZ geeft op het formulier projectstatus (K122) aan dat de voorcalculatie volgens de regeling is uitgevoerd. Het formulier projectstatus maakt onderdeel uit van het model projectregistratie. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 22 van 106

23 D2 Model projectbegroting Projectbegroting universeel (versie april 2012) Naam Faculteit CTW Construerende Technische Wetenschappen Faculteit is: Technisch Soort project (EC, Bsik,..) Overig Titel project: Jaarnorm uren 1600 Projectnummer: Projectleider: Opgesteld door: Looptijd (in maanden): Geldstroomcategorie: BTWplichtig: Boekingsmethode: BTWtarief: Opdrachtgevercategorie: Instituut: Accountantskost.declarabel Accountantsverkl. vereist Signalering op facturering SiSa Penvoerder Personeelskosten op project Subsidieprogramma Datum: WBSOproject: PERSONEELSLASTEN: Kosten Subsidie Baten Subsiop UT grondslag budget diabel Primaire personeelslasten (KS 10xx tm KS 18xx): grondslag ( 1,) ( 1,) ( % ) Functie Naam datum in dienst datum uit dienst Inzet* Uurtarief** Salarislast** Overhead Tot. ex Overh Tot. ex Overh Tot. ex Overh Promovendus 28,13 UHD 63,80 UD 48,42 MOZ (sch 10/11) 39,56 Overig WP (130) Promovendus 28,13 Promovendus 28,13 MOZ (sch 10/11) 39,56 OBP (1112) 52,53 OBP (510) 34,24 subtotaal 0,0% Doorbelaste uren (KS 3450): Functie Naam Inzet* Uurtarief** Salarislast** Overhead*** HGL 87,66 UHD 63,80 UD 48,42 OBP (510) 34,24 subtotaal 0,0% Verplichting 4e jaar Promovendus (1598) [Overhead niet van toepassing] Functie Naam begindatum einddatum Inzet* Uurtarief** Salarislast** Promovendus 4e jaar 28,13 0 Promovendus 4e jaar 28,13 0 Promovendus 4e jaar 28, ,0% TOTAAL PERSONEELSLASTEN == Totaal inzet uren: OPSLAG OVERHEAD: (KS 3452/3) 0,0% *) Inzet is aantal uren dat gedurende de gehele looptijd aan het project w ordt besteed obv jaarnorm soort project **) Ten behoeve van de salarislasten is een % opslag voor sociale lasten gehanteerd van 51,6 OVERIGE LASTEN: Materialen 1 (KS 232x, 236x, 238x, 264x, 265x, 271x) 0,0% Overige lasten 1 (KS 20xx, 261x, 262x, 326x, 33xx) 0,0% Doorbelaste overige kosten (KS 3451) 0,0% Doorbelaste diensten (KS 311x, 315x, 341x tm 343x) 0,0% Uitbesteed werk en advies (KS 324x, 328x) 0,0% Apparatuur en inventaris (KS 2340 en 2341) Direct: Soort apparaat aanschaf gebruik (%) duur (in maanden) 0,0% Doorbelaste investeringskosten (KS 3454) Indirect/matching Totaal apparatuur en inventaris 0,0% Reis en verblijfkosten binnenland (KS 3210, 12, 13, 14,16 en 17) 0,0% Reis en verblijfkosten buitenland 2 (KS 3211, 3215) 0,0% TOTAAL OVERIGE LASTEN Totaal begrote projectkosten/baten: 0,0% SUBSIDIE = 100% 1 ) Geschat k. 7 per 1,0 fte/jr direct personeel (excl. technici) EIGEN BIJDRAGE (Kosten op UTgrondslag / Baten): 2 ) Geschat k. 2,5 per 1,0 fte/jr direct personeel (excl. technici) BEGROOT PROJECT RESULTAAT: Subsidie Primaire personeelslasten Materialen, overige lst, diensten Uitbesteed werk en advies Apparatuur en inventaris Reis en verblijfkosten Totaal outofpocket / Dekkingsbijdrage Voor akkoord: Voor akkoord: Projectleider: Controller: Handtekening. Handtekening. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 23 van 106

24 D2 Handleiding bij model Projectbegroting Algemeen Het model projectbegroting is een model waarmee projecten in het kader van Werk in opdracht van Derden worden begroot. De projectbegroting wordt behandeld in hoofdstuk D2 van de regeling Werk in opdracht van Derden. Het model is van toepassing op alle projecten Werk in opdracht van Derden, met uitzondering van incidentele projecten. In het model zijn velden groen en geel gearceerd. De groene velden worden (indien van toepassing) ingevuld. De bedragen in de geel gearceerde velden worden berekend op basis van overige ingevoerde gegevens in het model. De geel gearceerde velden zijn overschrijfbaar. De niet gearceerde velden die automatisch worden gevuld op basis van formules mogen niet worden gewijzigd. Het risico van het overschrijven van de verschillende velden (en de gevolgen daarvan) ligt volledig bij de invullende faculteit. Kopgegevens In de kop van het formulier Projectbegroting universeel moeten de volgende gegevens worden ingevoerd: Naam faculteit: Faculteit is: Soort project: Jaarnorm uren: Projectleider: Looptijd: BTWplichtig: BTWtarief Instituut: Accountantsverklaring vereist: SiSa: Personeelskosten op project: Datum: Titel project: Projectnummer: Opgesteld door: Geldstroomcategorie Boekingsmethode: Opdrachtgevercategorie: Aan dit veld is een List of Values (LoV) gekoppeld. Er kan worden gekozen uit de faculteiten die in de LoV worden vermeld; Dit veld wordt automatisch gevuld ( Technisch of Niet Technisch ) a.d.h.v. het veld Naam faculteit ; Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit EC, Bsik, 2 e geldstroom en overig; Dit veld wordt automatisch gevuld a.d.h.v. het veld Soort project. Als het om een Bsik project gaat is de jaarnorm 1650 uur, in alle andere gevallen 1600 uur. Dit veld mag niet worden gewijzigd. Naam van de projectleider. In dit veld wordt de looptijd van het project in maanden ingevoerd; Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Vrijgesteld, Hoog, Laag en Nul Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: 315, 410, 515 en 811. Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: via salarisinterface of via uren x tarief De datum waarop het formulier is opgesteld. Omschrijving project Projectnummer (indien bekend) Naam van degene die het formulier heeft opgesteld; Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Privaat en Publiek Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Project zonder urenboeking; Project met boeking begrote uren; Project met boeking werkelijke uren. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: 1 Internationale organisaties 3 e geldstroom; Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 24 van 106

25 2 Nationale overheden (Nederland); 3 NWO/STW/ZonMw/FOM; 4 KNAW; 5 Overige nonprofit organisaties; 6 Bedrijven; 7 3 e geldstroom EU* 8 Contractonderwijs 9 Nationale overheden (niet Nederland)** 10 Overig 3 e geldstroom Accountantskosten declarabel: Signalering op facturering: Penvoerder: Subsidieprogramma: *: voorheen 2 e geldstroom internationaal **: betreft ministeries, provincies, gemeenten Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Ja, de accountantskosten zijn (gedeeltelijk) declarabel; Nee, de accountantskosten zijn niet declarabel. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Ja signalering wordt via datumveld vastgelegd; Nee, signalering wordt niet vastgelegd. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: Ja; er zijn subcontractanten en UT is penvoerder Nee; er zijn wel subcontractanten maar UT is geen penvoerder Nvt; er zijn geen subcontractanten betrokken bij het project. Aan dit veld is een LoV gekoppeld. Er kan worden gekozen uit: EU 5e kader EU 6e kader EU 7e kader EU Overig EFRO BSIK SMARTMIX IOP Pieken in de Delta Agentschap NL Platform Beta Techniek Point One Kenniswerkersregeling (KWR) Interreg NWO FOM STW ZonMw FES KNAW Kennisnet Bedrijven Charitatieve instellingen/collectebusfondsen (bijv. Astma/Reumafonds) Overig Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 25 van 106

26 WBSOproject: Overige ministeries Aan dit veld is een LoV gekoppeld: Ja of Nee Personeelslasten Primaire personeelslasten: Functie: Naam: Datum in dienst: Datum uit dienst: Het veld functie kan m.b.v. een LoV worden gevuld. We kennen o.a. de volgende functies: HGL, UHD, UD, MOW, MOZ, TWAIO, Promovendus, Overig WP, Flexwerker, OBP, leden CvB; In dit veld wordt de naam van de betreffende medewerker ingevuld of de omschrijving vacature In dit veld wordt de (vermoedelijke) datum ingevoerd waarop de medewerker in dienst is getreden. In dit veld wordt de (vermoedelijke) datum ingevoerd waarop de medewerker uit dienst treedt. Inzet: In deze kolom wordt het aantal uren ingevuld op basis van 1 manjaar (manjaar: 1650 voor Bsik; 1600 voor overige projecten); Uurtarief: Salarislasten: Overhead: Kosten op UTgrondslag: Subsidiegrondslag: Het veld uurtarief wordt automatisch gevuld op basis van de gekozen Functie. Als op basis van het exacte uurtarief moet worden gerekend kan het uurtarief worden overschreven. De uurtarieven per functie zijn conform de in de begroting 2012 (par Integrale UTtarieven) opgenomen bedragen dan wel bedragen die nadien geactualiseerd zijn. De uurtarieven 2012 per functie zijn als volgt: BSIK Overige Op basis van 1650 uur 1600 uur HGL UHD UD MOW (schaal 10/11) MOZ (schaal 10/11) TWAIO Promovendus Overige WP (130) Flexwerker OBP (1618) OBP (1315) OBP (1112) OBP (510) OBP (14) Projectmedewerker (niet WP) OBP (niet ingedeeld) Leden CvB Aan functies waaraan geen uurtarief is gekoppeld moet zelf een tarief worden toegekend. Deze kolom wordt automatisch gevuld op basis van de kolommen Inzet x Uurtarief ; Deze kolom wordt automatisch gevuld op basis van de velden al dan niet technisch, soort project en jaarlijks herziene tarieven van BEZ; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld Salarislasten ; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 26 van 106

27 Baten budget: Subsidiabel %: Salarislasten ; Veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld Subsidiegrondslag x Subsidiabel percentage ; Totaal Batenbudget uitgedrukt in een percentage van het totaal Kosten op UTgrondslag. Dit veld is overschrijfbaar. Doorbelaste uren: Bij de doorbelaste uren worden de uren vastgelegd die door 1 e geldstroom medewerkers t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project worden gemaakt. De velden worden op dezelfde wijze ingevuld als omschreven bij Primaire personeelslasten. Opslag Overhead: Kosten op UTgrondslag: Subsidiegrondslag: Baten budget: Subsidiabel %: Overige lasten: Materialen: Overige lasten: Doorbelaste overige kosten: Doorbelaste diensten: Uitbesteed werk en advies: Apparatuur en inventaris Direct: Reis en verblijfkosten binnenland: Reis en verblijfkosten buitenland: Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van de velden al dan niet technisch, soort medewerker en de jaarlijks herziene tarieven van BEZ. Deze tarieven worden berekend op basis van toe te rekenen onderzoekskosten en het aantal wetenschappelijke fte s in de 1 e geldstroom; Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van het totaal van de kolom overhead personeelslasten; Dit veld wordt automatisch gevuld op basis van het veld Subsidiegrondslag x Subsidiabel % personeelslasten ; Batenbudget (opslag overhead) uitgedrukt in een % van Kosten op UTgrondslag (opslag overhead). Standaard k 7 voor primair wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (wordt berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar. Standaard k 7 voor primair wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (wordt berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar. Dit betreft de kosten die in de 1 e geldstroom zijn gemaakt t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project Indien van toepassing invullen; Indien van toepassing invullen; Kosten UT grondslag wordt afgeleid van het veld Aanschaf ; Subsidegrondslag wordt berekend op basis van de formule duur in mnd/60 x gebruik/100 x aanschaf. Het Batenbudget wordt berekend op basis van de formule: Aanschaf x % gebruik x mnd/60 x SUBSIDIE Bij het vullen van deze velden moet rekening gehouden worden met het volgende: Apparatuur alleen t.b.v. dit project aangeschaft (dan 100 % van de aanschaf); Regels van subsidiënt; Apparatuur ingebracht vanuit 1 e geldstroom: geen outofpocket kosten; wel subsidiabele kosten Indien van toepassing invullen; Standaard k 2,5 voor wetenschappelijk personeel (per fte) per jaar (berekend op basis van de inzet en de jaarnorm uren). Dit veld is overschrijfbaar. Subsidie Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 27 van 106

28 Het veld Subsidie wordt automatisch gevuld op basis van het veld Soort project. Dit veld is overschrijfbaar Eigen bijdrage De eigen bijdrage wordt automatisch berekend op basis van het totale saldo van de kolommen Kosten op UTgrondslag en Baten budget. Begroot project resultaat Subsidie Primaire personeelslasten Materialen, Ov.lasten, drb. diensten Uitbesteed werk en advies Apparatuur en inventaris Reis en verblijfkosten Totaal outofpocket Dekkingsbijdrage Totaal kolom batenbudget Totaal Primaire personeelslasten in de kolom Kosten op UTgrondslag ; Totaal van Materialen, Overige lasten en Doorbelaste diensten in de kolom Kosten op UTgrondslag; Totaal uitbesteed werk en advies. Directe kosten Apparatuur en Inventaris in de kolom Kosten op UTgrondslag Totaal Reis en verblijfkosten binnen en buitenland. Totaal directe kosten Subsidie Totaal outofpocket Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 28 van 106

29 D3 Contract Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. D300 Contract algemeen Indien de projectvoorbereiding en de voorcalculatie volgens de regeling zijn uitgevoerd en hieruit blijkt dat er geen inhoudelijke en financiële bezwaren zijn, dan kan een projectaanvraag definitief bij de opdrachtgever worden ingediend. Eventueel vinden hierna nog onderhandelingen en aanpassingen plaats. Financiële Zaken (FZ) heeft daarbij een adviserende rol op financieel gebied. De uiteindelijke overeenstemming met de opdrachtgever mondt uit in een contract. Het standaardcontract en de algemene voorwaarden van de UT staan in het onderdeel Project voorbereiding van de regeling Werk in opdracht van Derden. D310 Beoordeling projectaanvraag FZ beoordeelt de projectaanvraag financieel gezien op de volgende punten: a) Overeenstemming met de projectvoorbereiding b) Overeenstemming met de voorcalculatie (projectbegroting) c) Overeenstemming met de voorwaarden van de opdrachtgever D315 Inzending projectaanvraag FZ verzorgt de inzending van de projectaanvraag en registreert de verzending op het formulier projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie). D320 Ontvangst contract Indien de opdrachtgever akkoord gaat met de aanvraag dan wordt een bevestiging ontvangen. Afhankelijk van de opdrachtgever kan een eenzijdig ondertekende bevestiging op de aanvraag worden ontvangen. Het is ook mogelijk dat de opdrachtgever een bevestiging in tweevoud verstrekt die beide getekend moeten worden en waarvan 1 exemplaar aan de opdrachtgever moet worden geretourneerd. Bij grote projecten vindt ook wel live ondertekening plaats door de opdrachtgever en de universiteit. FZ ziet er op toe dat de ondertekening van overeenkomsten door de UT plaatsvindt volgens de mandateringsregeling. D322 Ontvangst beschikking NWO Het origineel van een subsidiebeschikking van het NWO of een daaraan gelieerde instelling zoals STW en FOM dient altijd bij FZ te worden gearchiveerd in het projectdossier. D325 Registratie contract FZ registreert de aanwezigheid van een door alle partijen bevestigde overeenkomst op het formulier projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie). FZ archiveert het origineel van het contract bij het centrale archief van de beheerseenheid en een kopie in het projectdossier. Een digitale versie (scan) is ook toegestaan als alternatief voor de kopie. D330 Penvoerderschappen Indien de UT penvoerder is kan dit leiden tot bijzondere verplichtingen ten aanzien van het aansturen van de participanten. Zo kan het voorkomen dat de penvoerder aanwijzingen op moet stellen voor de inrichting van de administratieve organisatie of accountantsverklaringen van de participanten. Zodra Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 29 van 106

30 een subsidie overeenkomst leidt tot penvoerderschap voor de UT stuurt de betreffende faculteit bij de start van het project een copie van het contract en de subsidievoorwaarden naar de afdeling OA. De faculteit en OA zullen gezamenlijk zorgdragen voor adequate opvolging van deze en mogelijk andere bijzondere verplichtingen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 30 van 106

31 D3 Onderzoeksovereenkomst (Nederlandse versie) De ondergetekenden: 1. [naam], gevestigd aan de [adres], [postcode] te [plaats], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], hierna te noemen: Opdrachtgever en 2. Universiteit Twente, gevestigd aan de Drienerlolaan 5, 7522 NB te Enschede,Nederland, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door [naam], [functie], hiertoe gemandateerd door de decaan/het college van bestuur, hierna te noemen: UT, overwegende dat: ;, verklaren te zijn overeengekomen als volgt: Artikel 1 UT zal voor Opdrachtgever onderzoek verrichten, hierna te noemen: Onderzoek, aan/naar..., zoals nader gespecificeerd in bijlage 1 aangehecht aan en deel uitmakend van deze overeenkomst. Artikel 2 Het Onderzoek zal worden verricht in de periode van... tot en met... Deze periode is tevens de looptijd van deze overeenkomst. Artikel 3 1. De op grond van deze overeenkomst verschuldigde vergoeding bedraagt..(of: wordt nader gespecificeerd in bijlage 2 aangehecht aan en deel uitmakend van deze overeenkomst) en komt voor rekening van Opdrachtgever. UT zal factureren op driemaandelijkse basis (of op een andere basis die meer recht doet aan de gegeven situatie). 2. Eventuele subsidies zoals vermindering onderwijs en S&Overmindering inhoudende verminderingen van af te dragen loonbelasting en premies volksverzekeringen krachtens de Wet van 15 december 1995, Stb.635 respectievelijk de Beschikking van 21 december 1995 Stcrt. 251 komen, indien van toepassing, in die zin ten goede aan het Onderzoek, dat deze voor dat Onderzoek op een door de UT te bepalen wijze zal worden aangewend. Artikel 4 Eventuele octrooi respectievelijk modelrechten op gegevens en resultaten, bekend geworden respectievelijk bereikt binnen het kader van het Onderzoek, komen toe aan Opdrachtgever; UT heeft het recht de onderzoeksresultaten, hierna te noemen: Onderzoeksresultaten, te publiceren doch zal beoogde publicaties in ieder geval eerst ter beoordeling aan Opdrachtgever zenden. Op verzoek van Opdrachtgever zal UT nader door Opdrachtgever aangegeven onderdelen van de desbetreffende publicatie verwijderen, indien Opdrachtgever deze strijdig acht met haar bedrijfsbelang, doch mits de publicatie door de verwijdering naar het oordeel van UT niet aan wetenschappelijke waarde inboet. Indien UT in het kader van het Onderzoek een uitvinding doet, zal zij Opdrachtgever hieromtrent tijdig inlichten. UT zal de uitvinding op verzoek van Opdrachtgever gedurende een periode van (uiterlijk) Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 31 van 106

32 zes (6) maanden na de mededeling daarvan geheim houden teneinde Opdrachtgever in staat te stellen daarvoor octrooi aan te vragen. Artikel 5 UT zal voor Opdrachtgever een verslag van het verrichte Onderzoek aan Opdrachtgever doen toekomen. Artikel 6 Besprekingen over de uitvoering van deze overeenkomst zullen namens Opdrachtgever worden gevoerd door... en namens UT door... Indien één of meer van genoemde onderzoekers om enigerlei reden niet langer beschikbaar zijn om binnen het Onderzoek, zal UT het recht hebben om een of meer vervangers aan te stellen, indien UT deze vervangers voldoende bekwaam acht om het Onderzoek uit te voeren. Artikel 7 Indien Opdrachtgever deze overeenkomst tussentijds beëindigt, zal Opdrachtgever in ieder geval de brutosalariskosten van tijdelijke ten behoeve van het Onderzoek aangestelde medewerkers aan UT vergoeden voor de resterende duur van hun aanstelling respectievelijk arbeidsovereenkomst. Artikel 8 Op deze overeenkomst zijn de in bijlage 3 opgenomen algemene voorwaarden integraal van toepassing. In geval van strijdigheid van de algemene voorwaarden met bovengenoemde artikelen van deze overeenkomst zullen laatstgenoemde artikelen voorrang hebben. Aldus opgemaakt en in tweevoud ondertekend te... d.d... [naam wederpartij] vertegenwoordigd door [naam], [functie] te... d.d... Universiteit Twente vertegenwoordigd door [naam], [functie] (handtekening) (handtekening) Aldus verklaard te Enschede,. (datum), (handtekeningen) Ondergetekenden, medewerkers van de UT, verklaren volledig bekend te zijn met de inhoud van deze overeenkomst en de voor de UT daaruit voortvloeiende verplichtingen. Met name verklaren zij zich gebonden te zullen achten aan de geheimhouding die de UT krachtens deze overeenkomst jegens haar opdrachtgever(s) in acht moet nemen gedurende de gehele daarvoor overeengekomen periode. Deze gebondenheid zal ook dan voor hen gelden, indien zij om welke reden ook, niet meer bij de UT in dienst zullen zijn Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 32 van 106

33 Bijlage 1 Projectbeschrijving Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 33 van 106

34 Bijlage 2 Kostenspecificaties Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 34 van 106

35 Bijlage 3 ALGEMENE VOORWAARDEN Van: Universiteit Twente Postbus AE Enschede Nederland Artikel 1 Toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden Deze algemene voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en iedere overeenkomst tussen Universiteit Twente, hierna te noemen: UT, en een opdrachtgever, waarop UT deze algemene voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze algemene voorwaarden niet door UT en opdrachtgever (hierna individueel partij en gezamenlijk partijen te noemen) uitdrukkelijk is afgeweken. Artikel 2 Offertes De door UT gemaakte offertes zijn geldig gedurende dertig (30) dagen, tenzij anders aangegeven. UT is slechts aan de offertes gebonden indien de aanvaarding hiervan door de opdrachtgever door hem schriftelijk binnen veertien (14) dagen wordt bevestigd. De in een offerte vermelde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij anders aangegeven. Artikel 3 Uitvoering van de overeenkomst 1. UT zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren. Indien de dienstverlening door UT leidt tot de ontwikkeling van kennis, garandeert UT echter niet de objectieve juistheid en bruikbaarheid daarvan voor de opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart de UT in dat geval voor claims van derden voor schaden voortvloeiend uit het gebruik of de toepassing van die kennis, mits deze door opdrachtgever aan die derden in enigerlei vorm overgedragen is. 2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de overeenkomst dit vereist, heeft UT het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden. 3. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan UT aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan de opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan UT worden verstrekt. Indien de voor de uitvoering van de overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan UT zijn verstrekt, heeft UT het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en/of de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan de opdrachtgever in rekening te brengen. 4. UT is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat UT is uitgegaan van door de opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij de onjuistheid of onvolledigheid voor haar kenbaar behoorde te zijn. 5. Indien is overeengekomen dat de overeenkomst in fasen zal worden uitgevoerd kan UT de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgegane fase schriftelijk heeft goedgekeurd. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 35 van 106

36 Artikel 4 Contractsduur; uitvoeringstermijn Een overeengekomen termijn voor de uitvoering is geen fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de opdrachtgever UT derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Artikel 5 Wijziging van de overeenkomst 1. Indien tijdens de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de overeenkomst dienovereenkomstig schriftelijk aanpassen. 2. Indien partijen overeenkomen dat de overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. UT zal opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen. 3. Indien de wijziging of aanvulling op de overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties hebben, zal UT de opdrachtgever hierover tevoren inlichten. Indien een vast honorarium is overeengekomen zal UT daarbij aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de overeenkomst een aanpassing van dit honorarium tot gevolg heeft. 4. In afwijking van lid 3 van dit artikel zal UT niet meer kosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan haar kunnen worden toegerekend. Artikel 6 Geheimhouding Beide partijen zijn gedurende een periode van vijf (5) jaar na de datum van mededeling verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, die zij in het kader van hun overeenkomst van elkaar of uit andere bron hebben verkregen. Informatie geldt als vertrouwelijk als dit door de andere partij is medegedeeld of als dit voortvloeit uit de aard van de informatie. Partijen komen overeen dat informatie die één der partijen bij de overeenkomst wordt meegedeeld niet vertrouwelijk zal zijn indien en voor zover schriftelijk aangetoond kan worden dat deze informatie: a. reeds openbaar toegankelijk is; b. schriftelijk aantoonbaar bekend is bij de ontvangende partij voorafgaand aan het mededelen daarvan door de andere partij; c. rechtmatig is verkregen door de ontvangende partij van een derde partij die niet door soortgelijke geheimhoudingsbepalingen gebonden is; d. door de ontvangende partij ontwikkeld is geheel onafhankelijk van enige mededeling van de andere partij; e. direct of indirect af te leiden is uit een commercieel beschikbaar product; f. openbaar is geworden in het kader van een rechterlijke procedure. Artikel 7 Intellectuele eigendom 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 6 van deze algemene voorwaarden behoudt UT zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Auteurswet. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 36 van 106

37 2. Alle door UT verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software enzovoorts, zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van UT worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden gebracht. 3. UT behoudt tevens het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie van opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht. Artikel 8 Ontbinding van de overeenkomst De vorderingen van UT op de opdrachtgever zijn onmiddellijk opeisbaar in de volgende gevallen: na het sluiten van de overeenkomst aan UT ter kennis gekomen omstandigheden geven UT goede grond te vrezen dat de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen zal voldoen; indien UT de opdrachtgever bij het sluiten van de overeenkomst gevraagd heeft zekerheid te stellen voor de nakoming en deze zekerheid uitblijft dan wel onvoldoende is. In de genoemde gevallen is UT bevoegd de verdere uitvoering van de overeenkomst op te schorten, dan wel tot ontbinding van de overeenkomst over te gaan, één en ander onverminderd het recht van UT om schadevergoeding te vorderen. Indien zich omstandigheden voordoen met betrekking tot personen en/of materiaal waarvan UT zich bij de uitvoering van de overeenkomst bedient of zich pleegt te bedienen, welke van dien aard zijn dat de uitvoering van de overeenkomst onmogelijk dan wel dermate bezwaarlijk en/of onevenredig kostbaar wordt, dat naleving van de overeenkomst in redelijkheid niet meer kan worden gevergd, is UT bevoegd de overeenkomst te ontbinden. Artikel 9 Gebreken; klachttermijnen 1. Klachten over de verrichtte werkzaamheden dienen door de opdrachtgever binnen tien (10) dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen zestig (60) dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan UT. 2. Indien een klacht gegrond is, zal UT de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de opdrachtgever zinloos is geworden. Dit laatste dient door de opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal UT slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 13 van deze algemene voorwaarden. 3. Ook indien de opdrachtgever tijdig reclameert, blijft zijn verplichting tot betaling bestaan. Artikel 10 Honorarium 1. Voor aanbiedingen en overeenkomsten waarin een vast honorarium wordt aangeboden of overeengekomen gelden de leden 2, 6 en 7 van dit artikel. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, gelden de leden 3 tot en met 7 van dit artikel. 2. Partijen kunnen bij het tot stand komen van de overeenkomst een vast honorarium overeenkomen. Het vaste honorarium is exclusief BTW. 3. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld op grond van werkelijk bestede uren. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven van UT, geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, tenzij een daarvan afwijkend uurtarief is overeengekomen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 37 van 106

38 4. Eventuele kostenramingen zijn exclusief BTW. 5. Bij opdrachten met een looptijd van meer twee (2) maanden zullen de verschuldigde kosten periodiek in rekening worden gebracht. 6. Indien UT met de opdrachtgever een vast honorarium of uurtarief overeenkomt, is UT niettemin gerechtigd tot verhoging van dit honorarium of tarief: UT mag stijgingen in de lonen van zijn medewerkers, alsmede materiaal en reiskosten doorberekenen. Een dergelijke verhoging kan slechts aan de opdrachtgever in rekening worden gebracht als deze hem voor de ingangsdatum is medegedeeld. 7. Indien de verhoging meer dan tien procent (10%) bedraagt, heeft de opdrachtgever het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk op te zeggen. Artikel 11 Betaling 1. Betaling dient te geschieden binnen dertig (30) dagen na factuurdatum op door de UT aan te geven wijze. Na het verstrijken van dertig (30) dagen na de factuurdatum is de opdrachtgever in verzuim; de opdrachtgever is vanaf het moment van in verzuim treden over het opeisbare bedrag een rente verschuldigd van één procent (1%) per maand. 2. In geval van liquidatie, faillissement of surseance van betaling van de opdrachtgever zullen de verplichtingen van de opdrachtgever onmiddellijk opeisbaar zijn. 3. Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds ter afdoening in de eerste plaats van alle verschuldigde rente en kosten, in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de opdrachtgever, dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur. 4. Betaling dient plaats te vinden zonder korting of verrekening. Artikel 12 Incassokosten 1. Is de opdrachtgever in gebreke of in verzuim met het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van opdrachtgever. In ieder geval is de opdrachtgever verschuldigd: over de eerste 6.500, 15% over het meerdere tot , 10% over het meerdere tot , 8% over het meerdere tot , 5% over het meerdere 3%. Indien UT aantoont hogere kosten te hebben gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking. 2. De opdrachtgever is jegens UT de door UT gemaakte gerechtelijke kosten verschuldigd in alle instanties, behoudens voor zover de opdrachtgever aantoont dat deze onredelijk hoog zijn. Dit geldt alleen, indien UT en de opdrachtgever met betrekking tot een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn een gerechtelijke procedure voeren en een rechterlijke uitspraak in kracht van gewijsde gaat, waarbij de opdrachtgever volledig of in overwegende mate in het ongelijk wordt gesteld. Artikel 13 Aansprakelijkheid Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 38 van 106

39 1. De aansprakelijkheid van UT voor enigerlei vorm van schaden, die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomst, is beperkt tot het bedrag van het verschuldigde honorarium, bij opdrachten met een langere looptijd verder beperkt tot het over de laatste drie (3) maanden verschuldigde honorariumgedeelte. 2. De in deze algemene voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet, indien de schade is te wijten aan opzet of grove schuld van UT of haar leidinggevende ondergeschikten. Artikel 14 Overmacht 1. Onder overmacht wordt verstaan: omstandigheden die de nakoming van de verbintenis verhinderen, en die niet aan UT zijn toe te rekenen. Hieronder zullen indien en voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken mede zijn begrepen: stakingen in andere organisaties dan die van UT, wilde stakingen of politieke stakingen in de organisatie van UT, een algemeen gebrek aan benodigde grondstoffen en andere voor het tot stand brengen van de overeengekomen prestatie benodigde zaken of diensten; niet voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan UT afhankelijk is en algemene vervoersproblemen. 2 UT heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die verdere nakoming verhindert intreedt, nadat UT haar verbintenis had moeten nakomen. 3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van UT opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door UT niet mogelijk is langer duurt dan twee (2) maanden, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat. 4. Indien UT bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde casu quo uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds uitgevoerde casu quo uitvoerbare deel geen zelfstandige waarde heeft. Artikel 15 Verzuim Als één van de partijen zijn verplichtingen, die uit de overeenkomst voortvloeien, niet nakomt en nalaat die na te komen of de schade, die de andere partij heeft geleden, te vergoeden binnen een periode van dertig (30) dagen na ontvangst van een verzoek tot nakoming en/of schadevergoeding van de andere partij, dan heeft de andere partij daarna het recht om de overeenkomst per direct schriftelijk te beëindigen. Deze beëindiging laat de nakoming van verplichtingen van de partij, die in verzuim is, onverlet evenals de rechten van de andere partij, die reeds opeisbaar waren of bestonden vóór de datum van beëindiging. Artikel 16 Geschilbeslechting In afwijking van de wettelijke regels voor de bevoegdheid van de burgerlijke rechter zal elk geschil tussen opdrachtgever en UT, in geval de rechtbank bevoegd is, worden beslecht door de Rechtbank te Den Haag. UT blijft echter bevoegd de opdrachtgever te dagvaarden voor de volgens de wet of het toepasselijke internationale verdrag bevoegde rechter. Artikel 17 Toepasselijk recht Op elke overeenkomst tussen UT en de opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 39 van 106

40 D3 Research Agreement The parties: 1. [name], established at [address], [zip code] [place], [country], duly represented by [name], [function], hereinafter referred to as Client, and 2. University of Twente, established at Drienerlolaan 5, 7522 NB Enschede, the Netherlands, duly represented by [name], [function], in virtue of the authority vested in him/her by the Dean of the said Faculty respectively the College van Bestuur (Governing Body), hereinafter referred to as UT", whereas: ; ; acknowledge that they have agreed as follows: Article 1 UT shall carry out a research investigation for Client, hereinafter called "the Project", comprising a study of..., as specified in Appendix I, attached to this agreement and being part thereof. Article 2 The Project shall be performed in the period from... to... inclusive. This period is likewise the term of validity of this agreement. Article 3 1. The costs payable under this agreement are specified in Appendix II, attached to this agreement and being part thereof. They shall be charged and invoiced on a..monthly basis to Client. 2. (only applicable in agreements with Dutch parties) Possible subsidies like reduction education and reduction on research and development by virtue of the Law of 15 December 1995, Stb. 635 respectively the decision of 21 December 1995, Stcrt.251 implying reductions of due income tax and national insurance premiums, shall, if applicable, inure to the benefit of the Research, such that the relevant amounts shall be spent on the Research in a manner to be determined by UT. Article 4 Possible patent rights and/or utility model rights on all knowledge, data and results, generated or arrived at within the scope of the Project, shall be vested in Client. UT shall be entitled to publish the research results of the Project, hereinafter called "the Results". Prior to publication UT shall send envisaged publications to Client for judgement. On request of Client, UT shall delete data in such envisaged publication, which Client deems harmful to its business interests, but subject to the condition that the scientific value of the publication is not prejudiced in UT s view. UT shall notify Client timely, if it makes an invention within the scope of the Project. In order to enable Client to apply Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 40 van 106

41 for a patent UT shall, on Client s request, keep such invention secret for a period of six (6) months at the most upon the date of its notification to Client. Article 5 UT shall send a report of the Project to Client. Article 6 On behalf of Client negotiations on the execution of this Agreement shall be conducted by... and on behalf of UT by... If one or more of mentioned researchers for whatever reason are no longer available to conduct research within the framework of the Project, UT shall have the right to appoint substitutes, if UT deems such substitutes dispose of the required scientific skills. Article 7 If Client terminates this agreement prematurely, Client shall compensate UT fully for the gross salary costs of the personnel, as temporarily employed for the execution of the Project, during the remaining period of their assignment with UT. Article 8 The general terms and conditions, as mentioned in Appendix III of this agreement, shall be integrally applicable to this agreement. In case such terms and conditions would be contrary to the abovementioned articles, the latter shall prevail. Drafted and signed in duplicate at [place] [date] [name Client] represented by [name], [function] (signature) [place] [date] University of Twente represented by [name], [function] (signature) As declared at Enschede,..(date) (signatures) The undersigned, employees of University of Twente, hereby declare to be fully aware of the contents of the above mentioned agreement and the obligations resulting therefrom for UT. In particular they declare to be bound by the confidentiality obligations UT has to observe towards its principals pursuant to mentioned agreement, during the full agreed term for that purpose. This legal commitment shall remain valid for them even, if they, for whatever reason, are no longer employed by UT Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 41 van 106

42 Appendix I Project description Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 42 van 106

43 Appendix II Cost specifications Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 43 van 106

44 Appendix III General terms and conditions From: University of Twente P.O. Box AE Enschede The Netherlands Article 1 Applicability of these terms and conditions These general terms and conditions apply to every offer and every agreement, hereafter to be called Agreement, between the University of Twente, hereafter to be called UT, and a client, hereafter to be called Client, to which the UT has declared that these terms apply, in so far as UT and Client (hereinafter individually referred to as party and collectively referred to as parties ) have not expressly diverged from these terms. Article 2 Offers Offers made by the UT remain valid for thirty (30) days, unless otherwise stated. The UT can only be held to these offers, if the UT confirms acceptance thereof by the Client by written notice within fourteen (14) days upon the date of the relevant acceptance. The prices stated in the offer are ex VAT, unless otherwise stated. Article 3 Execution of the Agreement 1. The UT shall carry out the Agreement to the best of its ability and insight and in accordance with the demands of good workmanship. If the service provided by the UT leads to the development of knowledge, then there shall be no guarantee from the UT to the Client as to the objective correctness and fitness for purpose thereof. The Client will indemnify the UT against claims of third parties resulting from the use or application of that knowledge, provided that the Client has transferred such knowledge in whatever form to those third parties. 2. The UT has the right to have certain activities carried out by third parties, if and in so far as a proper execution of the Agreement so requires. 3. The Client will see to it that all information of which the UT indicates that it is necessary for the execution of the Agreement or whereof the Client in good faith can be expected to understand that it is necessary, will be provided to the UT on time. If the information necessary for the execution of the Agreement is not provided to the UT on time, then the UT shall be entitled to suspend the execution of the Agreement and/or to charge the extra cost, resulting from the delay, to the Client in accordance with the usual rates. 4. The UT can not be held liable for damages of whatever nature, which have arisen due to the fact that the UT has based itself on incorrect and/or incomplete data supplied by the Client, unless the incorrectness or incompleteness should have been obvious to the UT. 5. If it has been agreed that the Agreement shall be executed in stages, then the UT can suspend execution of those parts that belong to a following stage until the Client has approved of the results of the previous stage in writing. Article 4 Term of the Agreement; timelimit of execution A term agreed for the execution is not a deadline, unless otherwise expressly agreed. When the time limit for the execution has been exceeded the Client should therefore give a notice of default to the UT. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 44 van 106

45 Article 5 Alteration of the Agreement 1. If during the course of the Agreement it appears necessary to alter or complement the activities to be carried out in order to ensure adequate performance, then parties will adapt the Agreement accordingly in writing, in due time and after mutual consultation. 2. If parties were to agree that the Agreement is changed or adapted, then the date the execution is completed may be influenced on that account. The UT shall inform Client thereof as soon as possible. 3. If the alteration or adaptation of the Agreement were to have financial and/or qualitative consequences, then the UT will inform the Client thereof beforehand. If a fixed fee has been agreed on, the UT will indicate to what extent the alteration or adaptation of the Agreement will result in an adaptation of the fee. 4. Contrary to the provisions in paragraph 3 of this article, the UT will not be able to charge additional costs if the alteration or adaptation results from circumstances that can be attributed to UT. Article 6 Secrecy Both parties are obliged to keep secret all confidential information, which they have received in the frame of the agreement, from each other or from other sources, for a period of five (5) years. Information will be considered confidential when the other party has stated so or when it is obvious from the nature of the information. The parties agree that information disclosed by either party pursuant to the agreement which would otherwise be confidential information shall not be deemed confidential to the extent that it can be proven by written records that said information: a) is part of the public domain without violation of the agreement; b) is known and on record at the receiving party prior to disclosure by the disclosing party; c) is lawfully obtained by the receiving party from a third party who is not bound by similar confidentiality obligations; d) is developed by the receiving party completely independently of any such disclosure by the disclosing party; e) is ascertainable from a commercially available product; or f) is disclosed pursuant to administrative or judicial action, provided that the receiving party shall use its best efforts to maintain the confidentiality of the confidential information. Article 7 Intellectual property 1. Regardless of what was laid down in article 6 of these terms, the UT reserves the rights to which it is entitled pursuant to the Copyright Act The documents provided by the UT, such as reports, advice, designs, drafts, drawings, software etc. are intended exclusively for the use of the Client and may, without prior permission of the UT, not be multiplied, made public or given to third parties for inspection. 3. The UT also retains the right to use the knowledge, increased due to the execution of the activities, for other objectives, in so far as no confidential information of the Client is brought to the notice of third parties. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 45 van 106

46 Article 8 Annulment of the Agreement The claims which the UT has on the Client are immediately payable in the following cases: circumstances which have become known to the UT after concluding the Agreement, provide sufficient grounds for the UT to fear that the Client will be unable to meet his obligations; if the UT has asked the Client to provide surety in respect of the performance and this surety is not provided or insufficiently so. In the said cases the UT will be entitled to suspend further execution of the Agreement or to proceed to terminate the Agreement, this without prejudice to the right of the UT to claim damages. If circumstances were to arise with regard to persons and/or materials of which the UT avails itself for the execution of the Agreement or is used to avail itself, and which are of such a nature that execution of the Agreement becomes impossible or so difficult and/or disproportionately expensive that observance of the Agreement can no longer be reasonably expected, then the UT is entitled to terminate the Agreement. Article 9 Defects; terms of complaint 1. Complaints about the activities carried out should be reported by the Client in writing, to the UT, within ten (10) days after discovery, but at the latest within sixty (60) days after completion of the activities in question. 2. If a complaint is justified, the UT will carry out the activities as agreed, unless this has meanwhile become useless. If this is the case, the Client should make it known in writing. If the carrying out of the agreed service is no longer possible or has lost its purpose, the UT can only be held liable within the limits of article 13 of these terms. 3. Even when the Client lodges a complaint on time, his obligation to pay shall remain. Article 10 Fees 1. Paragraphs 2, 6 and 7 of this article apply to those offers and Agreements that mention a fixed fee or in which a fixed fee is agreed upon. If no Agreement has been reached on a fixed fee, the paragraphs 3 up to and including 7 of this article shall apply. 2. Parties may agree on a fixed fee when the Agreement is concluded. The fixed fee is ex VAT. 3. If no Agreement has been reached on a fixed fee, then the fee shall be determined on timespent basis. The fee is then calculated according to the usual hour rates of the UT, current when the activities were carried out, unless a different hourly rate has been agreed on. 4. Possible cost assessments are ex VAT. 5. For assignments with a duration of over two (2) months the cost due shall be charged periodically. 6. If the UT and the Client have agreed to a fixed fee then the UT shall nevertheless be entitled to raise this fee or those rates: the UT may pass on increases in the wages of its staff members, as well as cost of materials and travelling expenses. Such a raise can only be charged to the Client if he has been informed thereof before the date of commencement. 7. If the raise amounts to ten percent (10%) or more, then the Client shall have the right to annul the Agreement forthwith in writing. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 46 van 106

47 Article 11 Payments 1. Payments must be made within thirty (30) days of receipt of the relevant invoice. The Client shall pay the costs concerned by the method of payment to be specified by UT. Upon expiration of said period of thirty (30) days, the Client shall be in default and will be obliged to pay an interest of one percent (1%) per month on the amount due, as from the first day the Client was in default. 2. In case of a windingup, bankruptcy or a moratorium of the Client, the Client's obligations shall be due on demand. 3. Payments made by the Client shall always serve to settle firstly all interest and costs due, secondly the invoices due and payable that have been outstanding longest, even when the Client states that the payment relates to an invoice of a later date. 4. Payments shall be effected without discounts or settlement. Article 12 Collection charges 1. If the Client is in default or neglect with the fulfilment of one or more of his obligations, then all reasonable expenses incurred in order to receive payment outside the court will be for the account of the Client. The Client will at least be charged: over the first 6, % over the remaining amount up to 13, % over the remaining amount up to 32,500. 8% over the remaining amount up to 130,000. 5% over the remaining amount 3% If the UT can prove that it has incurred higher costs which were necessary in all fairness, then these will also be considered for compensation. 2. The Client owes the UT the legal cost incurred by the UT in all courts, except when the Client can prove that these are unreasonably high. This applies only if the UT and the Client are engaged in legal procedures with regard to an Agreement to which these general terms and conditions apply and a court decision becomes final and conclusive whereby the Client is put fully or to a great extent in the wrong. Article 13 Liability 1. The liability of the UT for any form of damages resulting from the execution of the Agreement is limited to the amount of the fee due, for assignments of a longer duration there is a further limit to that part of the fee that is due for the last three (3) months. 2. The limitations of liability included in these terms do not apply, if the damages are to be blamed on an intentional act or gross negligence on the part of the UT or its executive staff. Article 14 Force Majeure 1. By force majeure is understood: circumstances which prevent fulfilment of the obligation and for which the UT can not be held responsible. These will include, if and in so far as these circumstances have made fulfilment of the obligation impossible or if they make it unreasonably difficult to do so: strikes in organisations other than the UT, wildcat strikes or political strikes in the organisation of the UT, a general lack of the necessary raw materials and other matters or services required for the realisation of the agreed performance; unforeseen delays at the suppliers or other third parties on which the UT depends and general transport problems. 2. The UT also has the right to plea force majeure if the circumstance preventing further fulfilment arises after the UT should have fulfilled its obligation. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 47 van 106

48 3. During force majeure the obligations of the UT shall be suspended. If the period in which fulfilment of the obligations is impossible for the UT due to force majeure, lasts longer than two (2) months, then both parties shall be entitled to dissolve the Agreement without an obligation to pay damages in that case. 4. If the UT already has fulfilled part of its obligations when the force majeure arises, or if it can only partly meet its obligations, then the UT shall be entitled to invoice the part which has already been carried out or, as the case may be, the part which can be carried out. The Client is obliged to settle this invoice as if it were a separate Agreement. However, this does not apply when that part, which has already been carried out or, as the case may be, can be carried out, does not have an independent value. Article 15 Default If one of the parties does not fulfil its obligations arising from the Agreement and fails to fulfil this obligation or to compensate the damage suffered by the other party within a period of thirty (30) days after receipt of a request for compliance and/or indemnification from that other party, the said other party shall have the right to terminate the Agreement at any time. Such termination shall not affect the performance of obligations by the party in default or the rights of the other party which are due or exist before the date of termination. Article 16 Settling of disputes Contrary to the legal stipulations as regards the competence of the civil court, any dispute between the Client and the UT shall be settled by the District Court in The Hague, provided the court is competent. However, the UT remains entitled to summon the Client to appear before the competent court according to the law or the applicable international treaty. Article 17 Applicable law Any Agreement between the UT and the Client shall be governed by and accordance with the Laws of the Netherlands. construed in Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 48 van 106

49 E1 Inrichting Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. E100 Inrichting algemeen Het startpunt voor de inrichting van de projectadministratie is de ontvangst van het definitieve contract dat door alle partijen is ondertekend. De inrichting betreft de volgende zaken: a) Aanleggen projectdossier b) Invoeren projectgegevens in Oracle PA Invoeren projecten Invoeren contracten Invoeren budgetten c) Invoeren FMI d) Tijdverantwoording TAS / Inrichting UUR e) Inrichting GKS (workflow) Voor de inrichting van de projectadministratie geldt dat de juistheid van de ingevoerde gegevens, zoals aansluiting met het contract en de projectbegroting, wordt gecontroleerd met inachtneming van functiescheiding. De vaststelling van de juistheid van de inrichting wordt vastgelegd in het formulier projectstatus (K122). Het formulier projectstatus maakt onderdeel uit van het model projectregistratie. E115 Aanleggen projectdossier Onderdeel van het model projectregistratie zijn formulieren t.b.v. het projectdossier. Op de standaardindeling moet worden aangegeven welke onderdelen digitaal zijn vastgelegd en waar deze bestanden zijn te vinden. Op het formulier projectstatus (K122) wordt aangegeven in welke fase het project zich bevindt. Dit formulier is een verplicht onderdeel van het papieren dossier. De digitale vastleggingen zijn onderverdeeld in systemen en bestanden. Voor de systemen, zoals TAS, FMI en Oracle geldt dat deze met een raadpleegfunctie toegankelijk moeten zijn voor een daartoe bevoegde controle functionaris. Voor de digitale bestanden geldt dat deze ook toegankelijk en inzichtelijk moeten zijn voor de bevoegde controle functionaris. E120 Openen OFI nummer en Oracle workflow Als er een nieuw OFI PA project moet worden geopend moet FZ de volgende stappen doorlopen: 1. invoeren van het project (zie handleiding invoeren projecten ); 2. invoeren van contract(en) (zie handleiding invoeren contracten ); 3. invoeren van budgetten (zie handleiding invoeren budgetten ). Daarnaast moeten de GKS tabellen worden gevuld voor de Oracle workflow, waarin o.a. de goedkeuring van facturen en declaraties is vastgelegd. E122 Eigen bijdrage De eigen bijdrage is het UTaandeel in de integrale kosten van een 3 e geldstroomproject. De bijdrage wordt als volgt berekend: integrale kosten (UTgrondslag) / vergoeding subsidiënt. Belangrijke stuurmechanismen voor de waardebepaling van het onderhanden werk en de bepaling van de eigen bijdrage zijn de kostenbudgetten en markup percentages. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 49 van 106

50 De verantwoording in de administratie van de eigen bijdragen vindt geautomatiseerd plaats. Bij de maandafsluiting berekent de programmatuur de waarde van de OHWpositie en de eigen bijdrage m.b.v. markup percentages alsook de realisatie van het batenbudget. De realisatie van het batenbudget loopt hierbij parallel aan de ontwikkeling van het kostenbudget. E124 Markup percentages Bij de start van een project moeten de markup percentages worden ingevoerd. Een markup percentage geeft per kostensoort aan welk deel van de kosten niet wordt vergoed door de opdrachtgever. Tijdens de looptijd van een project mogen de markup percentages (en kostenbudgetten) niet meer worden aangepast. Op deze regel bestaan 3 uitzonderingen. Een update van kostenbudgetten en markup percentages is toegestaan als: er een materiële verandering (bedrag > k 25) wordt verwacht in de te maken projectkosten. Strikte voorwaarde hierbij is dat deze extra kosten vermijdbaar zijn; zij zijn het gevolg van een eigen keuze van de UT om meer geld te besteden aan het project. Dit is uitsluitend toegestaan bij extra inzet van personeel ter uitbreiding van de projectactiviteiten. Bij materiële onvermijdbare kosten, moet een voorziening worden gevormd (zie E126 Voorzieningen). de totale kosten materieel hoger uitvallen (bedrag > k 25) dan begroot en de subsidiënt bereid is het subsidiebedrag aan te passen. De subsidiënt tijdens de looptijd van het project de subsidiegrondslagen wijzigt (effect begroting > k 25). Bij een update van kostenbudgetten en markup percentages moet een nieuwe, goed onderbouwde begroting toegevoegd worden aan het projectdossier. E126 Voorzieningen Als zich gedurende de uitvoering van het project omstandigheden voordoen die onvermijdbaar materiële financiële gevolgen hebben moet er een voorziening worden getroffen. Het kan zijn dat de UT niet aan de contractvoorwaarden kan voldoen zodat de subsidiënt de toegezegde vergoeding slechts gedeeltelijk wil betalen. Ook kan het zijn dat de kosten materieel hoger uitvallen dan voorzien (> k 25), terwijl de subsidiënt niet bereid is het subsidiebedrag te verhogen. De dotatie aan de voorziening moet direct, zodra zich omstandigheden voordoen die leiden tot onvermijdbare kosten, ten laste van de exploitatie geboekt worden. Dit in tegenstelling tot de eigen bijdragen die gedurende de looptijd gefaseerd aan de exploitatie worden toegerekend. Bij de bepaling van de dotatie wordt uitsluitend uitgegaan van de additionele kosten. E128 Accorderen OFI nummer FEZ accordeert de voorinvoer van projecten uiterlijk de volgende werkdag na aanmelding per onder voorwaarde dat een eventuele BTW toets is uitgevoerd. E130 Invoeren FMI Verzorg de invoer in FMI (Financiële Management Informatie) a.d.h.v. het projectformulier en de projectbegroting. Voor de financiële project rapportering is in FMI een eigen telschema aanwezig. E140 Inrichten tijdverantwoording (TAS) TAS (Time Accounting System) is ontwikkeld voor faculteiten die uren moeten schrijven voor subsidieprojecten. Met behulp van TAS kan een medewerker via een webapplicatie op een uiterst eenvoudige wijze uren registreren. De beheersfuncties kunnen op het niveau van de faculteit worden uitgevoerd met UUR (UT Uren Registratie). Op het projectformulier staat aangegeven of er namens de opdrachtgever tijdverantwoording vereist is. Als dit het geval is dan moet de functioneel beheerder van het tijdregistratie systeem (TAS, Time Accounting System) de projectcodes aanmaken waarop de betrokken medewerkers uren gaan verantwoorden. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 50 van 106

51 Tijdverantwoording is ook verplicht indien de opdrachtgever een accountantsverklaring vraagt bij de in rekening gebrachte kosten, voorzover deze kosten (gedeeltelijk) bestaan uit inspanningen van projectmedewerkers die niet zijn aangesteld op het project. In deze situatie wordt onder tijdverantwoording een integrale tijdverantwoording verstaan. De projectleider heeft als taak om de betrokken medewerkers te wijzen op hun verantwoordelijkheid om de gemaakte uren volgens aanwijzing van FZ in te voeren in TAS/UUR. Loonkosten Wanneer moeten uren naar PAprojecten wel/niet worden doorbelast? Als een medewerker is aangesteld op een PAproject moeten de uren niet worden doorbelast; Als een medewerker van een project is aangesteld in de 1 e geldstroom moeten de uren wel worden doorbelast aan het PAproject; Als een medewerker is aangesteld in de 1 e geldstroom en voor een gedeelte op een 2 e en/of 3 e geldstroomproject wordt aangesteld moeten de uren die hij/zij schrijft in de 1 e geldstroom voor doorbelasting worden uitgesloten. Overheadkosten De overhead tarieven zijn gerelateerd aan de bestede uren van het wetenschappelijk personeel; in de tarieven zijn de kosten van het OBP verdisconteerd. Als een wetenschapper integraal zijn/haar uren verantwoordt dan worden de overheadkosten doorbelast op basis van de geschreven uren x het overhead tarief. Indien een wetenschapper is aangesteld op een project, maar geen uren schrijft, worden de overheadkosten op basis van 1512 productieve uren op jaarbasis ten laste van het project geboekt. We kennen 2 overheadtarieven, één voor de technische faculteiten en één voor de niettechnische faculteiten. In UUR kan op bedrijfsniveau worden aangegeven ten gunste van welk project de opbrengst van de overhead moet worden geboekt. E190 Inrichting controle Voor de inrichting van de projectadministratie geldt dat de juistheid van de ingevoerde gegevens, zoals aansluiting met het contract en de projectbegroting, door FZ moet worden gecontroleerd met inachtneming van functiescheiding, voor zover mogelijk. De vaststelling van de juistheid van de inrichting wordt door FZ vastgelegd in het formulier projectstatus. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 51 van 106

52 E Model projectregistratie Projectinvoer algemeen projectnaam OFI nummer projectleider werkeenheid cluster subsidiënt subsidiënt categorie subsidieprogramma begindatum einddatum FZ adviseur Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 52 van 106

53 Projectformulier Werk voor Derden projectnaam projectleider werkeenheid cluster subsidiënt looptijd t/m FZ adviseur programma projectbeschrijving contractvoorwaarden b1 wie is de penvoerder? b2 urenregistratie vereist? b3 accountantsverklaring vereist? b4 juridische toets nodig? projectfinanciën c1 welke kosten worden vergoed? c2 is het project financieel haalbaar? c3 btw toets nodig? (welk btw% geldt) c4 kredietwaardigheid of (bank)garantie eis? d personele bezetting (uren) jaar 1 jaar 2 jaar 3 jaar 4 totaal naam / functie naam / functie naam / functie naam / functie e globale voorcalculatie ( ) kostenbegroting % subsidie subsidie eigen bijdrage personeelslasten apparatuur en inventaris materialen reis en verblijfskosten uitbesteed werk en advies overige lasten en baten doorbelaste uren doorbelaste diensten overhead totaal projectstatus f1 hoe serieus is de kans op subsidie? f2 past het project binnen facultair beleid? f3 is er voldoende personele capaciteit? besluitvorming datum Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 53 van 106

54 Projectstatus K122 projectnaam OFI nr projectleider werkeenheid cluster subsidiënt looptijd t/m FZ adviseur programma voorbereiding naam / opmerkingen datum v1 projectformulier doorgenomen met projectleider v2 voorcalculatie opgesteld en accoord v3 projectaanvraag ingediend v4 definitief contract getekend ontvangen inrichting projectadministratie i1 i2 i3 FMI ingevoerd Tijdverantwoording TAS voorbereid Juistheid inrichting vastgesteld uitvoering u1 eerste tussentijdse projectverantwoording u2 tweede tussentijdse projectverantwoording u3 derde tussentijdse projectverantwoording u4 vierde tussentijdse projectverantwoording afsluiting a1 afsluitende boekingen verricht a2 controle balansposities en debiteuren a3 statuswijziging afgesloten door FEZ a4 accountantsverklaring afgegeven a5 einddeclaratie verzonden a6 bevestiging oplevering opdrachtgever a7 laatste projectverantwoording opgesteld a8 programma's afgesloten (FMI & TAS) Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 54 van 106

55 Dossierinhoud OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam 1 Projectgegevens Projectformulier, gegevens projectdossier 2 Projectstatus Projectstatus formulier 3 Contract Contract en wijzigingen 4 Correspondentie Interne en externe correspondentie 5 Voorcalculatie Projectbegroting 6 Projectbewaking Projectverantwoording 7 Verkoopfacturen Declaraties (cost statements) 8 Projectmedewerkers Aanstellingsbrieven en geautoriseerde urenverantwoording 9 Bijzondere boekingen Verliesvoorziening 10 Diversen Accountantsverklaring Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 55 van 106

56 1 Projectgegevens OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy projectformulier Gegevens projectdossier 412 verplicht verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 56 van 106

57 2 Projectstatus OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy projectstatus formulier verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 57 van 106

58 3 Contract OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy contract, aanvraag en bevestiging verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 58 van 106

59 4 Correspondentie OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy correspondentie opdrachtgever verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 59 van 106

60 5 Voorcalculatie OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy voorblad projectcalculatie verplicht projectcalculatie details excel: Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 60 van 106

61 6 Projectbewaking OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy projectverantwoordingen projectafsluiting verplicht verplicht doorberekening 1e geldstroom excel kostenfacturen > verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 61 van 106

62 7 Verkoopfacturen OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy kopie declaraties verplicht factuurspecificaties excel Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 62 van 106

63 8 Projectmedewerkers OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy Aanstellingsbrieven Geautoriseerde urenverantwoording verplicht verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 63 van 106

64 9 Bijzondere boekingen OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy Boeking verliesvoorziening verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 64 van 106

65 10 Diversen OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam inhoud systeem, of bestand en locatie hardcopy Accountantsverklaring verplicht Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 65 van 106

66 Projectaantekeningen OFI nummer werkeenheid cluster projectnaam datum aantekening naam Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 66 van 106

67 F2 Boeking opbrengsten Versie juni 2012 Deze versie is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F200 Opbrengsten Werk in opdracht van Derden Om de opbrengsten van Werk in opdracht van Derden projecten goed te verantwoorden moet onderscheid worden gemaakt in voorschotten, gedeclareerde termijnen en baten. Voorschotten zijn bedragen die geen relatie hebben met reeds verrichte inspanningen. Daarom moeten voorschotten worden geboekt op de rekening WvD: Voorschotten (8224) in de balans en niet als bate in de exploitatierekening en ook niet als gedeclareerde termijn binnen het onderhanden werk. Gedeclareerde termijnen zijn bedragen die aan de opdrachtgever in rekening zijn gebracht op grond van verrichte prestaties voor lopende projecten. Gedeclareerde termijnen worden verantwoord op de rekening gedeclareerde termijnen (5395 en 5396) in de balans als onderdeel van het onderhanden werk (OHW). Baten zijn de opbrengsten van een project in de exploitatierekening. Baten van Werk in opdracht van Derden projecten worden geboekt volgens de completed contract grondslag. Dit houdt in dat baten pas worden geboekt na de oplevering van een project. De boeking vindt plaats door overboeking van het saldo op de rekening gedeclareerde termijnen naar een batenrekening. F210 Rubricering voorschotten Voorschotten betreffende Werk in opdracht van Derden worden in de jaarrekening verantwoord onder de noemer Ontvangen voorschotten Werk in opdracht van Derden in de rubriek Kortlopende schulden. Het gaat om de volgende grootboekrekening: Rek.nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 8224 WvD: Voorschotten Kortlopende schulden NB het begrip voorschotten in de rekeningnamen werd voorheen aangeduid als vooruitontvangen bedragen. F212 Boeken voorschotten Het principe dat de UT een vastlegging wil doen van zaken waar zij recht op heeft is ook van toepassing op voorschotten. In de overeenkomst met de opdrachtgever is de betalingswijze opgenomen en bij grote projecten worden ook de voorschotten vermeld. Een voorbeeld is de 40% advance payment die vaak bij EU projecten geldt, waarbij ook een schema met de terugbetaling van het voorschot is gevoegd. Voorbeeld: In de financieringsbijlage van een EU contract blijkt dat de UT recht heeft op een voorschot van , zijnde 40% van de totale subsidie van Het recht op het voorschot wordt via een fictieve nota als volgt in Oracle AR (debiteurenadministratie) geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D 40% voorschot bbbaa3nn 8224 WvD: Voorschotten bbbaa3nn C 40% voorschot bbbaa3nn 8260 Af te dragen BTW NVT C 40% voorschot bbbaa3nn Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 67 van 106

68 F214 Rubricering gedeclareerde termijnen Gedeclareerde termijnen betreffende Werk in opdracht van Derden worden in de jaarrekening in de balans verantwoord onder de rubriek Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen. Afhankelijk van het projectsaldo valt dit onder de noemer Overlopende activa of Kortlopende schulden. Voor de 2 e en 3 e geldstroom zijn afzonderlijke rekeningen voor gedeclareerde termijnen aanwezig: Rek.nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 5395 WvD: Gedeclareerde 2e geldstroom Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen 5396 WvD: Gedeclareerde 3e geldstroom Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen F216 Boeken gedeclareerde termijnen Gedeclareerde termijnen worden altijd geboekt op basis van declaraties die worden ingediend bij de subsidiënt. De einddatum van het declaratietijdvak bepaalt de periode waarin de declaratie wordt verantwoord. Voor alle declaraties geldt dat deze binnen FZ met inachtneming van functiescheiding op juistheid gecontroleerd moeten worden. Het oordeel over de juistheid van de declaratie wordt op de kopie vastgelegd. Voorbeeld: Voor een SENTER project (onbelast 3 e geldstroom) is een declaratie van opgesteld die op juistheid is gecontroleerd en voldoet aan de subsidievoorwaarden. Deze declaratie wordt als volgt in Oracle PA (Projects) geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5396 WvD: Gedeclareerde bbbaa3nn C Declaratie 1 project 3e geldstroom 8250 Af te dragen BTW Vrijstelling bbbaa3nn C Declaratie 1 project bbbaa3nn F218 Rubricering baten Werk in opdracht van Derden De baten van werk in opdracht van derden wordt in de exploitatierekening van de jaarrekening als volgt gerubriceerd: Baten werk in opdracht van derden a Contractonderwijs b Contractonderzoek c Overige d Totaal baten werk in opdracht van derden d=a+b+c e Mutaties werk in opdracht van derden f Baten werk in opdracht van derden f=d+e Het totaal van de baten werk in opdracht van derden (d) bevat het totaal van gedeclareerde bedragen van projecten die in het boekjaar zijn opgeleverd. De mutaties werk in opdracht van derden (e) bestaan uit toe en afnamen van geactiveerde projectkosten op de balans. De baten werk in opdracht van derden (f) bevat het totaal van de baten werk in opdracht van derden (d) en de mutatie werk in opdracht van derden (e) en wordt op de UT ook wel aangeduid als bedrijfsdrukte. Een voorbeeld van de bepaling van de bedrijfsdrukte staat in artikel F290. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 68 van 106

69 F220 Boeken baten Baten van een Werk in opdracht van Derden project worden geboekt bij de oplevering van een project. Voorbeeld: Een SenterNovem project (3 e geldstroom) wordt opgeleverd. De totale subsidie is door SenterNovem vastgesteld op Dit bedrag staat geboekt op de rekening gedeclareerde termijnen. Bij de oplevering moet het saldo van deze rekening worden overgeboekt naar de exploitatierekening. Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5396 WvD: Gedeclareerde 3e geldstroom bbbaa3nn D Oplevering project bbbaa3nn 0268 WvD: Contractonderzoek nationale overheden (NL) bbbaa3nn C Oplevering project bbbaa3nn NB. Baten van resultaatprojecten en incidentele projecten worden verantwoord in de periode waarop deze betrekking hebben. Hier geldt dus niet de completed contract methode van de Werk in opdracht van Derden projecten. F222 Batenrekeningen contractonderwijs Voor het boeken van de baten van contractonderwijs is de volgende grootboekrekening beschikbaar. Rek.nr. Rekeningnaam Categorie opdrachtgever 0266 WvD: Contractonderwijs Contractonderwijs F223 Batenrekeningen contractonderzoek Voor het boeken van de baten van contractonderzoek zijn de volgende grootboekrekeningen beschikbaar. Rek.nr. Rekeningnaam Categorie opdrachtgever 0251 WvD: Contractonderzoek 3 e geldstroom EU 3 e geldstroom EU 0267 WvD: Contractonderzoek intern. org. 3 e gs Internationale organisaties 3 e gs 0268 WvD: Contractonderzoek nationale overheden (NL) Nationale overheden (NL) 0235 WvD: Contractonderzoek NWO/STW/ZonMw/FOM NWO/STW/ZonMw/FOM 0236 WvD: Contractonderzoek KNAW KNAW 0269 WvD: Contractonderzoek Overige nonprofit org. Overige nonprofit organisaties 0270 WvD: Contractonderzoek nationale overheden (#NL) Nationale overheden (#NL) 0271 WvD: Contractonderzoek Bedrijven Bedrijven De categorie indeling is bepaald in de OCenW richtlijnen. In de voorbereidende fase van een project kan op het projectformulier de juiste categorie worden geselecteerd. De gekozen categorie wordt vervolgens bij de inrichting van de projectadministratie (zie hoofdstuk E1) vastgelegd. F224 Overige batenrekeningen De overige baten bestaan uit overige contractuele dienstverlening zoals verhuur van roerende zaken, levering van goederen en doorberekening van porti. Voor de overige baten zijn diverse grootboekrekeningen beschikbaar, verdeeld over 2e en 3e geldstroom. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 69 van 106

70 Rek.nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 0246 WvD: Overige baten 2e gs nationaal Overige baten WvD 0257 WvD: Overige baten 2e gs internationaal Overige baten WvD 0275 WvD: Congressen en cursussen Overige baten WvD 0276 WvD: Verhuur apparatuur Overige baten WvD 0277 WvD: Verhuur zalen Overige baten WvD 0281 WvD: Levering goederen Overige baten WvD 0282 WvD: Publikaties Overige baten WvD 0283 WvD: Porti FB Overige baten WvD 0288 WvD: Overige baten 3e gs. Overige baten WvD Met ingang van de jaarrekening 2005 worden de overige baten onderscheiden naar een deel Werk in opdracht van Derden en een deel overige baten. F228 Rekeningen mutaties onderhanden werk De mutaties werk in opdracht van derden bestaan uit toe en afnamen van geactiveerde projectkosten op de balans. De toename van geactiveerde projectkosten leidt tot een creditering op de rekening mutatie onderhanden werk in de exploitatie. Dit betreft de projectkosten van projecten die op balansdatum nog niet zijn opgeleverd. De afname betreft de kosten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. Dit leidt tot een debitering van de rekening mutatie onderhanden werk Rek.nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 0292 WvD: Mutatie OHW 2e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 0293 WvD: Storno Mutatie OHW 2e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 0295 WvD: Mutatie OHW 3e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 0296 WvD: Storno Mutatie OHW 3e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 0297 WvD: Mutatie OHW EU 3 e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 0298 WvD: Storno Mutatie OHW EU 3 e gs. Mutatie werk in opdracht van derden (exploitatie) 5390 WvD: Onderhanden Werk 2e gs. Kosten Werk in opdracht van derden (balans) 5391 WvD: Onderhanden Werk 3e gs. Kosten Werk in opdracht van derden (balans) De boekingen op de rekeningen mutaties OHW worden maandelijks op projectniveau uitgevoerd. De boekingen vinden plaats bij de periodeafsluiting, volgens de planning van de concerndirectie FEZ. Met behulp van de markup percentages (zie E124) en de werkelijke projectkosten, wordt het onderhanden werk cumulatief berekend en geboekt voor alle Lopende projecten. Het totale berekende OHW van een project kan nooit meer zijn dan de contractuele bijdrage van de subsidiënt. Maandelijks wordt de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5390 WvD: OHW 2e gs. bbbaa2nn (gs 0) D Onder Handen Werk 0292 WVD: Mutatie OHW 2e gs. bbbaa2nn C OHW Balans 2e gs 5391 WvD: OHW 3e gs. bbbaa3nn (gs 0) D Onder Handen Werk 0295 WVD: Mutatie OHW 3e gs. bbbaa3nn C OHW Balans 3e gs 5391 WvD: OHW 3e gs. bbbaa3nn (gs 0) D Onder Handen Werk 0297 WVD: Mutatie OHW EU 3e gs. bbbaa3nn C OHW Balans 3e gs EU Op de eerste dag van de volgende maand wordt het onderhanden werk gestorneerd, zodat bij de periodeafsluiting opnieuw de cumulatieve stand van het onderhanden werk berekend kan worden. Bij de stornering wordt de volgende boeking gemaakt: Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 70 van 106

71 Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 0293 WVD: Storno mutatie bbbaa2nn D Onder Handen Werk Storno OHW 2e gs 5390 WvD: OHW 2e gs. bbbaa2nn (gs 0) C OHWStorno Balans 2e gs 0296 WVD: Storno mutatie bbbaa3nn D Onder Handen Werk Storno OHW 3e gs 5391 WvD: OHW 3e gs. bbbaa3nn (gs 0) C OHWStorno Balans 3e gs 0298 WVD: Storno mutatie OHW 3e gs EU bbbaa3nn D Onder Handen Werk Storno EU 5391 WvD: OHW 3e gs. bbbaa3nn (gs 0) C OHWStorno Balans 3e gs F230 Boeken tranches 2 e geldstroom Subsidiënten in de 2 e geldstroom (NWO, STW, FOM, etc) betalen de subsidie doorgaans in vaste termijnen (tranches) volgens een financieringsschema. In het financieringsschema wordt de totale subsidie toekenning verdeeld over de looptijd van het project. Indien er sprake is van een financieringsschema waarbij de subsidie gelijkmatig in termijnen over de looptijd is verdeeld, dan mag worden aangenomen dat het realisatieprincipe voor opbrengsttoerekening van toepassing is. Tranches worden in deze situatie dus niet aangemerkt als voorschotten. De tranches moeten via een declaratie op de rekening gedeclareerde termijnen worden geboekt in de periode die het financieringsschema aangeeft. F232 Fictieve facturen Indien het niet de bedoeling is dat de subsidiënt daadwerkelijk een factuur ontvangt, zoals bij de coststatements van EU projecten, dan moet er een fictieve factuur worden aangemaakt. Een fictieve factuur wordt aangemaakt op basis van een schriftelijke bevestiging (brief, financieringsschema) van de subsidiënt. Bij de betalingskenmerken moeten de kenmerken van de aankondiging en het projectnummer worden vermeld. Fictieve facturen (cost statements) mogen niet daadwerkelijk door de subsidiënt worden ontvangen. Het is daarom belangrijk dat er geen aanmaningsprocedure wordt gevolgd. In de stamgegevens van de projecten wordt daarom vermeld of er een gewone dan wel fictieve factuur wordt aangemaakt. Fictieve facturen worden automatisch uitgesloten voor aanmaning. Een fictieve factuur wordt ook aangemaakt voor een juiste BTW registratie. F234 Correctie facturen (credit nota s) Het kan gebeuren dat een subsidient een correctie toepast op een ingediende declaratie. Bij voorbeeld omdat een deel van de opgevoerde kosten niet subsidiabel is. Bij EU projecten wordt dit aangeduid als non eligible costs. Het behoeft geen betoog dat correcties op declaraties zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. Een goed systeem van interne toetsing helpt daarbij. Indien de subsidiënt aangeeft dat er een correctie plaatsvindt, dan zal binnen FZ eerst moeten worden getoetst of de correctie terecht is. Als er inderdaad gecorrigeerd moet worden dan dient dit te gebeuren met een correctie factuur. Als er teveel gedeclareerd is dan zal de correctie factuur een credit nota zijn. F236 Declaratie op basis nacalculatie tarieven Bij het opstellen van declaraties moeten tarieven op basis van nacalculatie worden toegepast, tenzij de contractvoorwaarden anders aangeven. De concerndirectie FEZ/BEZ berekent jaarlijks de nacalculatie tarieven, welke uiterlijk 1 juli beschikbaar zijn. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 71 van 106

72 F240 Verrekening van voorschotten In veel gevallen zal de subsidiënt een eerder verstrekt voorschot willen verrekenen met ingediende declaraties. Bij de projectafsluiting zal het voorschotbedrag altijd volledig moeten zijn afgerekend. De voorschotrekening is dan nihil. Voorbeeld voorschotverrekening. Van het voorschot van de EU van (zie F212) wordt volgens het financieringsschema 20% verrekend. De declaratie bedraagt exclusief voorschot verrekening en wordt als volgt via een fictieve factuur in Oracle Projects geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5396 WVD: Gedeclareerde 3e geldstroom bbbaa3nn C Declaratie 1 project bbbaa3nn 8251 Af te dragen BTW C Declaratie 1 project bbbaa3nn Vervolgens wordt door het Accounting House in Oracle AR via een adjustment (afboeking) op de fictieve factuur de volgende boeking gemaakt. Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 8224 WVD: Voorschotten bbbaa3nn D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5420 Debiteuren C Declaratie 1 project bbbaa3nn F242 Kapitalisatie 2 e / 3 e geldstroom Bij een aantal 2 e en 3 e geldstroomprojecten (NWO, STW, FOM, etc.) wordt gebruik gemaakt van extern personeel. Het externe personeel is veelal in dienst van de subsidiënt. De personele lasten worden niet in rekening gebracht aan de UT. Met kapitalisatieboekingen bereiken wij dat de inzet van de betreffende projectmedewerkers tot uitdrukking komt in de UTbedrijfsdrukte. De kapitalisatieboekingen worden niet in Oracle PA (Projects) vastgelegd. Bij kostenboekingen genereert Oracle PA dan namelijk OHWboekingen en eigen bijdrage boekingen wat niet de bedoeling is. Bovendien mogen gedurende de looptijd van het project geen batenboekingen plaatsvinden. Daarom worden de kapitalisatieboekingen (resultaatneutraal) alleen in Oracle GL (Grootboek) uitgevoerd. Hiervoor wordt (indien van toepassing) per leerstoel een incidenteel 2 e en/of 3 e geldstroom projectnummer geopend. Bij de kapitalisatieboeking mag geen rekening gehouden worden met opslag overheadkosten. De UToverheadtarieven zijn gerelateerd aan het UT/ WPpersoneel. Medewerkers die op de loonlijst staan van andere instellingen maken weliswaar gebruik van UTruimten, krijgen begeleiding, etc., maar deze kosten zijn al verdisconteerd in de UTtarieven. De kapitalisatieboeking bestaat dus alleen uit personele lasten en wordt als volgt geboekt: In het voorbeeld de kapitalisatie van AIO de Vries, 1 e kwartaal Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 1620 Kapitalisatie 2e gs bbbaa2nn D De Vries 1e kw 2008 (personele lasten) 0240 Kapitalisatie 2e gs bbbaa2nn C De Vries 1e kw 2005 Voor 3 e geldstroomprojecten worden de volgende grootboekrekeningen gehanteerd: Rek.nr. Rekeningnaam 1630 Kapitalisatie landelijke speerpuntinstituten (personele lasten) 0265 Kapitalisatie landelijke speerpuntinstituten Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 72 van 106

73 De batensoorten 0240 en 0265 worden gerapporteerd in de rubriek omzet (bedrijfsdrukte). F250 Rubricering doorsluizingen contractpartners Indien de UT penvoerder is ontvangt zij ook bedragen van de subsidiënt ten behoeve van contractpartners. Omdat deze bedragen de eigen UT project exploitatie niet mogen verstoren, moeten de bedragen die voor partners ontvangen en betaald worden geboekt worden op de tussenrekening WVD: Contractpartners in de balans. Rek.nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 8225 WVD: Contractpartners Kortlopende schulden F252 Boeken voorschotten contractpartners Indien de UT penvoerder is, moet zij voor haar contractpartners de voorschotten verantwoorden. Bij het boeken van voorschotten wordt het aandeel van contractpartners bepaald op grond van de toekenningsbrief met verdeelschema van de opdrachtgever. Voorbeeld: Uit een toekenningsbrief blijkt dat de UT een totaal voorschot van voor project bbbaa3nn zal ontvangen waarvan voor contractpartner A en voor contractpartner B. Op basis van deze brief wordt in Oracle AR een fictieve factuur gemaakt met de volgende boeking: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D Voorschot 1 project bbbaa3nn 8224 WVD: Voorschotten bbbaa3nn C Voorschot 1 project bbbaa3nn 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn C Voorschot 1 project bbbaa3nn partner A 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn C Voorschot 1 project bbbaa3nn partner B 8260 Af te dragen BTW NVT C Voorschot 1 project bbbaa3nn F254 Boeken betaling contractpartners De verplichting tot uitbetaling van voorschotten aan contractpartners door de UT ontstaat op het moment dat het totale voorschot door de opdrachtgever aan de UT is betaald. In contracten is vaak een termijn voor deze uitbetaling gesteld. In de praktijk wordt een termijn van 8 dagen gehanteerd vanaf de dag van ontvangst door de UT. De contractpartners worden betaald via een vastlegging in Oracle AP (crediteurenadministratie / Accounts Payables). Het moment van afboeking van de debiteur (opdrachtgever) is bepalend voor de boeking van de schuld aan de contractpartners. Voorbeeld: Boeken van de betalingsverplichting aan contractpartners A en B. (zie F252) Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn D Voorschot 1 project bbbaa3nn partner A 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn D Voorschot 1 project bbbaa3nn partner B 8245 Te vorderen BTW NVT D Voorschot 1 project bbbaa3nn 8210 Crediteuren C Voorschot 1 project bbbaa3nn Indien de UT penvoerder is dan dient de financiële positie met de contractpartner met betrekking tot voorschotten, doorbetaling van voorschotten en ontvangen coststatements extracomptabel te worden vastgelegd. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 73 van 106

74 F256 Boeken doorsluizingen contractpartners en voorschotverrekening De UT dient er als penvoerder op toe te zien dat contractpartners hun verkoopfacturen tijdig volgens contract indienen. FZ bundelt de verkoopfacturen en dient deze als totaal in bij de opdrachtgever. Echter in Oracle PA wordt alleen het UTdeel van de vordering op de opdrachtgever vastgelegd. In veel gevallen zal de subsidiënt een eerder verstrekt voorschot met ingediende verkoopfacturen willen verrekenen. Voorbeeld: De UT heeft voor een onbelast project bbbaa3nn een totale declaratie opgesteld van , waarvan voor de UT zelf, voor contractpartner A en voor contractpartner B. De declaratie voor het UTdeel wordt als volgt in Oracle PA geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5396 WVD: Gedeclareerde 3e bbbaa3nn C Declaratie 1 project geldstroom 8250 Af te dragen BTW Vrijstelling bbbaa3nn C Declaratie 1 project bbbaa3nn Vervolg voorbeeld: De subsidiënt stelt in de toekenning dat er 40% voorschot verrekend wordt. In totaal wordt er dus uitbetaald en aan voorschot verrekend. Deelnemer Uitbetaling Verrekening met voorschot UT Partner A Partner B Totaal Deze gegevens worden als volgt geboekt. Verrekening voorschot en uitbetaling UTdeel Het Accounting House boekt via een adjustment in Oracle AR af van de ingevoerde coststatement, waarbij de onderstaande boeking wordt gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 8224 WVD: Voorschotten bbbaa3nn D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5420 Debiteuren C Declaratie 1 project bbbaa3nn De uitbetaling van het UTdeel ( ) wordt via een bankboeking in Oracle CM (Cash Management) verwerkt, waarbij de onderstaande boeking wordt gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5xxx (Post)Bank RC Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5420 Debiteuren C Declaratie 1 project bbbaa3nn Uitbetaling contractpartners Aangezien de coststatements van de contractpartners niet in Oracle worden vastgelegd, worden de verrekeningen van voorschotten ook niet in het systeem verwerkt. Dit wordt wel extracomptabel bijgehouden. De uitbetaling van de contractpartners wordt wel vastgelegd. Hiervoor wordt allereerst een fictieve nota vastgelegd in Oracle AR, zodat de bankboeking m.b.t. de ontvangst verwerkt kan worden. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 74 van 106

75 Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5420 Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn C Declaratie 1 project bbbaa3nn partner A 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn C Declaratie 1 project bbbaa3nn partner B 8261 Af te dragen BTW NVT C Declaratie 1 project bbbaa3nn Bankboeking: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5xxx (Post)Bank RC Debiteuren D Declaratie 1 project bbbaa3nn 5420 Debiteuren C Declaratie 1 project bbbaa3nn Vervolgens worden de contractpartners via Oracle AP uitbetaald (zie ook F254). Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn D Declaratie 1 project bbbaa3nn partner A 8225 WVD: Contractpartners bbbaa3nn D Declaratie 1 project bbbaa3nn partner B 8245 Te vorderen BTW NVT D Declaratie 1 project bbbaa3nn 8210 Crediteuren C Declaratie 1 project bbbaa3nn F290 Bedrijfsdrukte, voorbeeld In dit voorbeeld wordt aangegeven hoe vanuit de geboekte projecten de opbrengstverantwoording (baten Werk in opdracht van Derden) in de exploitatierekening plaatsvindt in de jaarrekening van de UT. Stel er zijn twee projecten A en B. Project A is in jaar 1 gestart en in jaar 2 voltooid. Project B is in jaar 2 gestart en nog onderhanden aan het eind van jaar 2. De baten en lasten volgens het grootboek zijn als volgt: gedecl. lasten termijnen jaar 1 project A jaar 2 project A jaar 2 project B Verantwoording Aan het einde van jaar 1 (op balansdatum) is project A nog niet voltooid. Dat betekent dat er van project A geen resultaat in jaar 1 genomen mag worden. Om dit te bewerkstelligen worden de lasten op de balans gezet d.m.v. een mutatie werk in opdracht van derden (mutatie OHW) boeking. In jaar 2 is project A voltooid met een winst van Dit zijn de totale baten ( ) minus de totale lasten ( ) van project A. In de jaarrekening van de UT wordt dit als volgt gepresenteerd: Jaar 2 Jaar 1 Balans Kosten Werk in opdracht van Derden Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 75 van 106

76 Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Vooruitgefactureerde en ontvangen termijnen Werk i.o.v. Derden (OHW) Exploitatie a Baten projecten b Mutatie werk i.o.v derden (OHW) c=a+b Bedrijfsdrukte (Baten werk i.o.v. derden) d Kosten projecten boekjaar e=cd Resultaat projecten Toelichting Het resultaat van projecten is het saldo van opbrengsten (bedrijfsdrukte) en de kosten van projecten in het boekjaar. De baten werk in opdracht van derden (bedrijfsdrukte) is de totaal in rekening gebrachte opbrengst van projecten die in het boekjaar zijn voltooid, gecorrigeerd met de mutatie werk in opdracht van derden (mutatie in de projectkosten van onderhanden projecten). De mutatie werk in opdracht van derden (OHW) bestaat uit twee delen. Ten eerste is dat de boeking van projectkosten van projecten die op balansdatum niet voltooid zijn. Door het op de balans zetten van deze kosten ontstaat een bate (dekking) die op de regel mutatie werk in opdracht van derden wordt gepresenteerd ( ). De tweede correctie is de boeking van projectkosten van projecten die in het boekjaar zijn voltooid. Het is mogelijk dat er aan het begin van het boekjaar kosten op de balans stonden en bij het voltooien van deze projecten moeten deze kosten op de regel mutatie werk in opdracht van derden worden tegen geboekt ( ). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 76 van 106

77 F3 Boeking personele lasten Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F300 Personele lasten algemeen De personele lasten bestaan uit de salarissen, sociale lasten en overige personeelslasten. Hierin zijn tevens de kosten van ingehuurd personeel begrepen. Rek.nr. Subtotaal Rubriek jaarrekening 10xx Schaalsalarissen Brutolonen en salarissen 11xx Ambtstoelagen, uitzendkrachten, declaranten Brutolonen en salarissen/personeel niet in loondienst 12xx Sociale lasten fonds Sociale lasten 13xx Vaste sociale verplichtingen Overige personeelslasten 14xx Indirecte personeelslasten Overige personeelslasten 15xx Indirecte personeelslasten Overige personeelslasten 16xx Doorberekende salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten F305 Personele lasten werk in opdracht van derden In de integrale kostenstructuur van Werk in opdracht van Derden zijn de personele lasten in twee vormen aanwezig: Primaire personeelslasten (a) en Doorbelaste uren (i) a b c d e f g Primaire personeelslasten Apparatuur en inventaris Materialen Reis en verblijfkosten binnenland Reis en verblijfkosten buitenland Uitbesteed werk en advies Overige lasten h Primaire kosten h=a+b+c+d+e+f+g i Doorbelaste uren j Doorbelaste overige kosten k Doorbelaste diensten l Doorbelaste investeringskosten m Directe kosten m=h+i+j+k+l n Opslag overhead o Integrale kosten o=m+n Personeel dat geheel dan wel gedeeltelijk specifiek voor een project is aangesteld valt in de categorie primaire kosten. De aanstelling dient uit het contract met de subsidiënt te blijken. In veel gevallen betreft dit de kosten van AIO s. Doorbelaste uren betreft personeel dat gefinancierd wordt vanuit de eerste geldstroom en dat via een urenverantwoording of urenbegroting op een project wordt geboekt. In veel gevallen betreft dit (begeleidings)uren van hoogleraren, universitair docenten en onderzoeksmedewerkers. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 77 van 106

78 F307 Registratie primaire personeelslasten Medewerkers die direct op een project aangesteld worden vallen onder de primaire personeelslasten. De controller verwerkt het aanstellingsformulier, waarbij ook het beschikbare budget wordt getoetst. Indien het een nieuw project betreft verzorgt FZ de opening van een projectnummer. Het komt ook voor dat 1e geldstroom personeel met een bestaand dienstverband gedeeltelijk wordt aangesteld op een project. FZ geeft in geval van gedeeltelijke aanstelling op een project per door aan de personeelsassistent op welk(e) OFInummer(s) en voor welk(e) percentage(s) en welke periode de medewerker geboekt moet worden. De personeelsassistent verwerkt de gegevens in Oracle HR en print een mutatieformulier. Het mutatieformulier moet worden getekend door een daartoe bevoegde functionaris. De personeelsassistent archiveert een kopie van het getekende mutatieformulier in het personeelsdossier en geeft het origineel aan PA&O. PA&O verwerkt de goedgekeurde mutatie in Oracle. Na deze verwerking worden de personeelskosten van de betreffende medewerker vanaf een opgegeven datum automatisch geboekt op de gewenste project of ofinummers. FZ moet erop toezien dat de periodieke loonjournaalposten synchroon lopen met de looptijd en de bezetting volgens contract. F308 Voorwaarden gedeeltelijke projectaanstelling Gedeeltelijke projectaanstelling is alleen van toepassing op medewerkers met een UT dienstverband. De personeelskosten vallen in de categorie primaire personeelslasten en worden dan vanuit de salarisadministratie op het project geboekt (zie F310). F310 Boeking primaire personeelslasten De primaire personeelslasten worden elke salarisperiode op een project geboekt door middel van een interface met de salarisadministratie. Voorbeeld: Vanuit de salarisadministratie wordt maandelijks een loonjournaalpost geboekt. In het voorbeeld een vereenvoudigde weergave van de boeking voor een AIO op 2e geldstroomproject bbbaa201 met een bruto loon van 2.400, afdracht loonheffing 800, afdracht sociale premies 400 waarvan 200 ten laste van de UT. Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 1010 Basissalaris personeel bbbaa D Salarisinterface periode MMJJJJ 1310 Opslag sociale lasten bbbaa D Salarisinterface periode MMJJJJ 8280 Loonheffing UTpers. 800 C Salarisinterface periode MMJJJJ 8283 Premies SV UTpers. 400 C Salarisinterface periode MMJJJJ 8372 Netto Salarissen C Salarisinterface periode MMJJJJ F315 AIOverplichtingen AIO s hebben vaak een aanstelling van 4 jaar. Indien de AIO in het 4 e jaar uitsluitend aan zijn proefschrift werkt, moet de UT een kortlopende verplichting vastleggen in de administratie. Indien de AIO in het 4 e jaar prestaties levert voor de UT (bijv. aanstelling op een ander project / vervolgproject / andere financieringsbron) mag geen verplichting worden vastgelegd. In de meeste gevallen kan pas aan het eind van het 3 e jaar worden vastgesteld of de AIO in het 4 e jaar al dan niet uitsluitend aan zijn proefschrift werkt. De verplichting wordt in dit geval in zijn geheel aan het eind van het 3 e jaar vastgelegd. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 78 van 106

79 Als op voorhand bekend is dat de AIO in het 4 e jaar uitsluitend werkt aan zijn proefschrift, is een jaarlijkse opbouw van de verplichting toegestaan. De verplichting wordt dan gedurende de looptijd van het project voor een evenredig deel vastgelegd in de administratie. Bij het vastleggen van de verplichting wordt via een Excelinterface de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/ Boekingstekst C 1598 Kosten AIO 4 e jaar bbbaa3nn 000 D Kosten AIO X 4 e jaar 8483 AIOverplichtingen bbbaa0nn 000 C Kosten AIO X 4 e jaar De AIO wordt in het 4 e jaar aangesteld t.l.v. de 1 e geldstroom. De boekingen in het 4 e jaar: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst Salarisinterface: 1xxx Basissalaris personeel bbbaa1nn 000 D Salarisinterface periode x / soc. Lasten 8372 Netto salarissen bbbaa0nn 000 C Salarisinterface periode x Excelinterface: 8483 AIOverplichtingen bbbaa0nn 000 D Vrijval AIO verplichting AIO X 1598 Kosten AIO 4e jaar bbbaa1nn 000 C Vrijval AIO verplichting AIO X F320 Registratie doorbelaste uren Medewerkers die zich inzetten voor projecten met een door de opdrachtgever vereiste urenverantwoording zijn verplicht om deze uren te registreren in TAS (Time Accounting System). Het tijdig verantwoorden van uren is belangrijk omdat de uren nodig zijn om de periodieke doorbelasting te kunnen boeken. Deze boeking komt via de TASinterface tot stand en wordt iedere 2 e dag van de maand (voor de periodeafsluiting) verwerkt. De verwerkingsdata worden jaarlijks verstrekt door FEZ. De uren kunnen in TAS worden verantwoord op project of OFInummers met een onderverdeling naar activiteitencode. De functioneel beheerder van TAS signaleert maandelijks of de uren volledig zijn ingevoerd en print de urenstaten per medewerker. De projectleider autoriseert (ondertekent) de urenstaten van de projectmedewerkers. F322 UT tarieven De tarieven die worden toegepast voor het boeken van doorberekende personeelslasten zijn gebaseerd op de schaalsalarissen van 1 januari (eventueel geïndexeerd met verwachte salarisstijgingen in de loop van het jaar) en de door FEZ vastgestelde opslagpercentages sociale lasten. De opslagpercentages worden jaarlijks door FEZ gepubliceerd. F330 Boekingsmethoden doorbelaste uren Binnen de waarderingsgrondslag (C120) voor het onderhanden werk zijn de volgende methoden voor boeking van doorbelaste uren te onderscheiden: 1. Projecten zonder urenboeking 2. Projecten met boeking begrote uren 3. Projecten met boeking werkelijke uren De keuze voor de boekingsmethode moet worden vastgelegd in Oracle PA. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 79 van 106

80 Voor alle methoden geldt dat de waardering nooit hoger is dan de bijdrage van derden. F331 Projecten zonder urenboeking Bij projecten zonder urenboeking worden alle directe kosten op het project geboekt, met uitzondering van doorbelaste uren. De directe kosten bestaan in dit geval uit de primaire kosten en de kosten van doorbelaste overige kosten, doorbelaste diensten en doorbelaste investeringskosten. Deze methode is van toepassing op alle projecten die voldoen aan één van de volgende voorwaarden: a) De bijdrage van derden is lager dan de primaire kosten van het project. b) De bijdrage van derden is hoger dan de primaire kosten van het project, maar er is geen urenverantwoording vereist én de bijdrage van derden bevat geen vergoeding voor doorbelaste uren. De eis van urenverantwoording volgt niet alleen rechtstreeks uit de contractuele bepalingen, maar bestaat ook als er een accountantsverklaring wordt gevraagd bij een contract waar doorbelaste uren (gedeeltelijk) worden vergoed. F332 Projecten met boeking begrote uren Bij projecten met boeking van begrote uren worden doorbelaste uren volgens begroting op het project geboekt. Tevens worden de indirecte kosten (opslag overhead) en de eventuele eigen bijdrage van de universiteit geboekt. De boeking van uren en overhead vindt plaats via een Excelinterface. De eigen bijdrage wordt maandelijks geboekt bij de periodeafsluiting. Deze methode is van toepassing op alle projecten waarvoor geldt dat de bijdrage van derden hoger is dan de primaire kosten van het project, er geen urenverantwoording vereist is maar de bijdrage van derden bevat wel een vergoeding voor doorbelaste uren. FZ rekent de begrote uren toe op basis van de door de controller en projectleiding goedgekeurde projectbegroting. Deze projectbegroting dient aan te sluiten bij de voorwaarden van de opdrachtgever. De uren op jaarbasis worden door FZ naar evenredigheid aan de perioden toegerekend. F333 Projecten met boeking werkelijke uren Bij projecten met boeking van werkelijke uren worden doorbelaste uren volgens de goedgekeurde integrale urenverantwoording (TAS) op het project geboekt. Tevens worden de indirecte kosten (opslag overhead) en de eventuele eigen bijdrage van de universiteit geboekt. De uren en overhead worden via de TAS en OHinterface geboekt. De eigen bijdrage wordt maandelijks automatisch bij de periodeafsluiting geboekt. Deze methode is van toepassing op alle projecten waarvoor geldt dat de bijdrage van derden hoger is dan de primaire kosten van het project en er wel een urenverantwoording vereist is. F335 Keuze schema boekingsmethode doorbelaste uren Voor de bepaling van de juiste boekingsmethode per project kan het volgende keuze schema worden gevolgd: Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 80 van 106

81 Valt het contract onder Werk in opdracht van Derden? (A110) Ja Nee Is de bijdrage van derden hoger dan de primaire kosten? Resultaatprojecten (A111) Bestemmingsfondsen (A112) Incidentele activiteiten (A113) Nee Ja Is een urenverantwoording vereist? Externe gronden: het contract, het declareren of de accountantsverklaring. Interne gronden: eigen beleid Nee Ja Bevat de bijdrage van derden een vergoeding voor doorbelaste uren? Nee Ja Geen Urenboeking Wel directe kosten. Begrote Urenboeking Begrote uren, overhead en eigen bijdrage verplicht boeken. Werkelijke Urenboeking Werkelijke uren, overhead en eigen bijdrage verplicht boeken. F340 Boeking doorbelaste uren De doorbelaste uren worden op een project geboekt door middel van de TASinterface. Wanneer uren wel of niet via de interface worden geboekt, staat in hoofdstuk E140 beschreven. De TASinterface wordt maandelijks gedraaid. Daarbij kijkt het systeem telkens naar de cumulatieve gegevens. Hierbij wordt rekening gehouden met eventuele correcties die een medewerker in een vorige periode heeft gemaakt. Zodra in TAS een periode is afgesloten, kan alleen de beheerder van TAS nog correcties verrichten. Tegelijkertijd met de TASinterface wordt ook de OHinterface (overhead) gedraaid. De overhead wordt bepaald aan de hand van de schreven uren x het overhead tarief. In UUR kan zowel voor de boeking van de uren als van de overhead door de beheerder worden aangegeven op welk ofinummer de opbrengst geboekt moet worden. Voorbeeld: Stel een hoogleraar X in 1e geldstroom bbbaa101 heeft in de eerste periode van 2009 in totaal 20 uur begeleiding gegeven aan Promovendus Z van 3e geldstroom project bbbaa301. Het integrale personeelstarief voor de Hoogleraar X bedraagt 100, Het overheadtarief is 50. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 81 van 106

82 De subsidiënt vergoedt 60% van deze kosten. Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3450 WVD: Doorbelaste uren (uitsluitend TASinterface) bbbaa301 bbb (1e gs) D TAS, 20 uur cum. "Hoogleraar X" 3450 WVD: Doorbelaste uren (uitsluitend TASinterface) 3452 WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend OHinterface) 3452 WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend OHinterface) t/m bbbaa101 bbb (3e gs) C TAS, 20 uur cum. "Hoogleraar X" t/m bbbaa301 bbb (1e gs) D OH, 20 uur cum. "Hoogleraar X" tm/ bbbaa101 bbb (3e gs) C OH, 20 uur cum. "Hoogleraar X" tm/ Bij de periodeafsluiting wordt de volgende boeking voor eigen bijdrage gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3455 WVD: Eigen bijdrage bbbaa301 bbb (1e gs) C Eigen Bijdrage projectkosten 3457 WVD: Eigen bijdrage projectkosten bbbaa101 bbb (3e gs) D Eigen Bijdrage Uit dit voorbeeld blijkt dat aan project bbbaa personele lasten en overhead wordt doorbelast vanuit de eerste geldstroom. Daar staat tegenover dat tegelijk de eigen bijdrage van (40% van 3000) wordt geboekt. De dekking voor de 1e geldstroom per saldo is dus (60% van 3000). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 82 van 106

83 F4 Boeking Materiële lasten Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F400 Materiële lasten werk in opdracht van derden In de integrale kostenstructuur van Werk in opdracht van Derden zijn de materiële lasten aanwezig in de vorm van primaire materiële lasten (b t/m g) en doorbelaste materiële lasten (j t/m l). a b c d e f g Primaire personeelslasten Apparatuur en inventaris Materialen Reis en verblijfkosten binnenland Reis en verblijfkosten buitenland Uitbesteed werk en advies Overige lasten h Primaire kosten h=a+b+c+d+e+f+g i Doorbelaste uren j Doorbelaste overige kosten k Doorbelaste diensten l Doorbelaste investeringskosten m Directe kosten m=h+i+j+k+l n Opslag overhead o Integrale kosten o=m+n De primaire materiële lasten betreffen rechtstreekse externe kosten en deze worden geboekt op basis van inkoopfacturen. Vanuit het project bezien zijn dit out of pocket kosten, waarbij diensten of goederen rechtstreeks door een externe leverancier aan het project zijn geleverd. De doorbelaste materiële lasten betreffen doorberekeningen van andere faculteiten of werkeenheden binnen de UT wegens geleverde materiële ondersteuning, zoals door werkplaatsen en facilitaire zaken. F405 Materiële lasten en inkoopprocedure Op de verwerving van materiële zaken voor projecten is de UT inkoopprocedure van toepassing. Bijzonder aandachtspunt is dat bij grote aanschaffingen (> ) een Europese aanbesteding verplicht is. Bij twijfel moet de dienst SECR/INVL (Juridische Zaken) geraadpleegd worden. F410 Indeling primaire materiële lasten De primaire materiële lasten zijn in de volgende groepen ingedeeld: Apparatuur en inventaris Materialen Reis en verblijfkosten binnenland Reis en verblijfkosten buitenland Uitbesteed werk en advies Overige lasten Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 83 van 106

84 F411 Afschrijvingskosten apparatuur / inventaris Op de rekening afschrijvingskosten apparatuur / inventaris (2310) wordt de afschrijving geboekt van alle apparatuur met een waarde van meer dan (exclusief BTW) die specifiek ten behoeve van een project is aangeschaft. Voor de afschrijving van projectapparatuur en inventaris is de volgende rekeninggroep beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 2310 Afschrijvingskosten apparatuur en inventaris Apparatuur en inventaris Voor apparatuur die is aangeschaft voor meerdere projecten geldt dat de afschrijvingen moeten worden verdeeld over de betreffende projecten. F412 Apparatuur en inventaris > Voor aanschaf van (computer)apparatuur en inventaris t.b.v. de 2 e en 3 e geldstroom zijn de volgende rekeningen beschikbaar. Rek.nr. Subtotaal Rubriek 2340 Aanschaf inventaris/apparatuur > 2500 Euro 2e & 3e gs Apparatuur en inventaris 2341 Aanschaf computerapparatuur 2e & 3e gs Apparatuur en inventaris F413 Apparatuur en inventaris < Voor kleine aanschaffingen, huur en onderhoud van projectapparatuur en inventaris zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 232x Aanschaf apparatuur en inventaris < 2500 Euro Apparatuur en inventaris 236x Huur apparatuur/inventaris Apparatuur en inventaris 238x Onderhoud en reparatie Apparatuur en inventaris F414 Materialen Voor de materialen zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 264x Materialen Materialen 265x Electronische en overige materialen Materialen 271x Administratieve hulpmiddelen Materialen Tot de groep materialen behoren ondermeer gereedschappen, chemicaliën, gassen, en metalen. De administratieve hulpmiddelen betreffen o.a. kantoorbehoeften en (wetenschappelijk) drukwerk. F416 Reis en verblijfskosten binnenland / buitenland Wetenschappelijk onderzoek is niet zelden een internationale aangelegenheid waarin uitwisseling van informatie moet plaatsvinden. Dat is zeker het geval bij projecten met meerdere contractpartners, waarbij de UT als penvoerder is aangewezen. De kosten van reizen en verblijf zijn een in het oog springende groep die ook vaak vanuit de subsidiënt afzonderlijk wordt begroot. Voor reis en verblijfskosten is de volgende rekeninggroep beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 321x Reis en verblijfkosten Reis en verblijfkosten binnen of buitenland Binnen deze groep zijn rekeningen aanwezig voor binnenlandse en buitenlandse reizen en congreskosten, alsmede de huur van voertuigen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 84 van 106

85 F417 Uitbesteed werk en advies Voor uitbesteed werk en advies zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Regeling Werk in opdracht van Derden Rek.nr. Subtotaal Rubriek 324x Uitbesteed werk extern Uitbesteed werk en advies 328x Advieskosten Uitbesteed werk en advies Uitzendkrachten behoren niet tot de categorie uitbesteed werk en advies, maar tot de categorie primaire personeelslasten. Accountantskosten behoren tot de rekeninggroep advieskosten. F419 Overige lasten Voor de overige lasten zijn de volgende rekeninggroepen beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 20xx Huisvestingslasten Overige lasten 261x Collectievorming Overige lasten 326x Subsidies en lidmaatschappen Overige lasten 33xx Algemene kosten Overige lasten F420 Boeking doorbelaste diensten / kosten De doorbelaste diensten betreffen uitsluitend materiële diensten. De volgende rekeninggroepen zijn beschikbaar, waarbij onderscheid is gemaakt tussen diensten door werkplaatsen, facilitaire diensten en overige interne diensten. Rek.nr. Subtotaal Rubriek 311x Doorberekening facilitaire diensten Doorberekende diensten 315x Doorberekening ICT diensten Doorberekende diensten 341x Doorberekening werkplaatsen Doorberekende diensten 342x Doorberekening facilitaire diensten Doorberekende diensten 343x Doorberekening overige diensten Doorberekende diensten Boeking vindt plaats a.d.h.v. interne nota s of via interfaces van lokale systemen zoals ROTS, waarbij de verbruikte werkplaatsuren tegen een tarief aan het project worden doorberekend. De grootboekrekening 3451 Doorbelaste overige lasten wordt gebruikt voor de kosten die in de 1 e geldstroom zijn gemaakt t.b.v. het betreffende Werk in opdracht van Derden project. De grootboekrekening 3454 Doorbelaste investeringskosten wordt gebruikt voor apparatuur die wordt ingebracht vanuit 1 e geldstroom en waarvan de kosten subsidiabel zijn. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 85 van 106

86 F5 Boeking indirecte kosten Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F500 Indirecte kosten algemeen De indirecte kosten ( overhead ) betreffen kosten van algemene ondersteuning en faciliteiten die niet direct zijn toe te wijzen aan een project. De kostentoerekening vindt daarom indirect plaats op basis van uren en overheadtarieven. De overhead wordt alleen geboekt voor wetenschappelijk personeel in dienst van de Universiteit Twente. We kennen twee overheadtarieven, één voor de technische faculteiten en één voor de niettechnische faculteiten. De overheadtarieven (bedrag per uur) worden jaarlijks door de concerndirectie FEZ bepaald. F512 Boeking indirecte kosten (werkelijke uren / aangesteld personeel) Als een projectmedewerker integraal zijn/haar uren verantwoordt, dan worden de overheadkosten doorbelast op basis van de geschreven uren x het overhead tarief. Indien de medewerker is aangesteld op het project, maar geen uren schrijft, worden de overheadkosten op basis van 1512 productieve uren op jaarbasis (126 per maand) ten laste van het project geboekt. De journaalpost voor de overhead wordt elke maand automatisch geboekt via de Overheadinterface. Deze wordt gelijktijdig met de TASinterface gedraaid. Het project of ofinummer ten gunste waarvan de dekking van de overhead geboekt moet worden, wordt bepaald aan de hand van de aanstellingsgegevens van de medewerker. Standaard wordt het project of ofinummer gebruikt waarop de medewerker is aangesteld. Bij meerdere aanstellingen wordt de opbrengst naar rato verdeeld. De faculteiten kunnen via UUR een alternatief project of ofinummer voor de dekking opgeven. Voorbeeld: Onderzoeker Z is aangesteld op project bbbaa301. Hij schrijft geen uren. Verder heeft Hoogleraar X uit de eerste geldstroom van cluster bbb afdeling aa de Onderzoeker Z in deze maand 10 uur begeleid. Het (technische) overheadtarief is 50 per uur. De dekking wordt geboekt op 1e geldstroom project bbbaa199. De boeking ziet er dan als volgt uit: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3452 WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend via OHinterface) bbbaa301 bbb van 1e gs 3452 WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend via OHinterface) bbbaa199 bbb van 3e gs D Overhead, 126 uur cum. Onderzoek Z, t/m C Overhead, 126 uur cum. Onderzoek Z, t/m WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend via OHinterface) 3452 WVD: Doorbelaste overhead (uitsluitend via OHinterface) bbbaa301 bbbaa199 bbb van 1e gs bbb van 3e gs 500 D Overhead, 10 uur cum. Hoogleraar X, t/m C Overhead, 10 uur cum. Hoogleraar X, t/m Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 86 van 106

87 F513 Boeking indirecte kosten (volgens begrote uren) Bij projecten met boekingsmethode 2 (boeking van begrote uren zie F332) worden zowel de doorbelaste uren als de overheadkosten volgens de begrote uren geboekt. FZ rekent de begrote uren evenredig aan de perioden toe op basis van de goedgekeurde projectbegroting. FZ levert de journaalpost aan bij het Accounting House. Het Accounting House verwerkt de journaalpost via een Excelinterface. Voorbeeld: Voor project bbbaa302 zijn voor periode uur begroot voor Onderzoeker K. Verder is voor Hoogleraar L uit de eerste geldstroom van cluster bbb afdeling aa 10 uur voor begeleiding van Onderzoeker K begroot. Het (niettechnische) overheadtarief is 40 per uur. De dekking wordt geboekt op 1e geldstroom project bbbaa199. De boeking ziet er als volgt uit: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3472 WVD: Doorbelaste overhead (niet via OHinterface) bbbaa302 bbb van 1e gs D Overhead, 100 uur Onderzoek K periode WVD: Doorbelaste overhead (niet via OHinterface) bbbaa199 bbb van 3e gs C Overhead, 100 uur Onderzoek K periode WVD: Doorbelaste overhead (niet via OHinterface) 3472 WVD: Doorbelaste overhead (niet via OHinterface) bbbaa302 bbbaa199 bbb van 1e gs bbb van 3e gs 400 D Overhead, 10 uur Hoogleraar L periode C Overhead, 10 uur Hoogleraar L periode 1 Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 87 van 106

88 F6 Boeking eigen bijdrage Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F600 Eigen bijdrage algemeen De eigen bijdrage is het aandeel dat de universiteit zelf bijdraagt in de totale projectkosten, berekend volgens de grondslagen van de universiteit. Voor de eigen bijdrage van de universiteit wordt onderscheid gemaakt tussen de begrote eigen bijdrage en de werkelijke eigen bijdrage. De begrote eigen bijdrage van de UT is het verschil tussen de totale contractuele bijdrage van de subsidiënt en de totale projectkosten volgens de UT kostenbegroting. De werkelijke eigen bijdrage is de berekende eigen bijdrage. De berekende eigen bijdrage is: totale werkelijke projectkosten / berekend OHW (zie F228). F610 Boeking eigen bijdrage De boekingen op de rekening Eigen Bijdrage worden maandelijks op projectniveau uitgevoerd. De boekingen vinden plaats bij de periodeafsluiting, volgens de planning van de concerndirectie FEZ. Voor de boekingen zijn de volgende rekeningen beschikbaar: Rek.nr. Subtotaal Rubriek 3455 WvD: Eigen bijdrage projectkosten Overige instellingslasten (exploitatie) 3456 WvD: Storno eigen bijdrage projectkosten Overige instellingslasten (exploitatie) 3457 WvD: Saldo eigen bijdrage projectkosten Overige instellingslasten (exploitatie) Voorbeeld begroting Het project Laserpuls van een technische faculteit duurt 24 maanden en loopt van tot en met Er is 1 promovendus fulltime aangesteld op het project. Project laserpuls wordt als volgt gefinancierd: Voor de promovendus 40 per werkelijk gewerkt uur tot een maximum van uur. 80% van de materialen tot een maximum van Voor overhead wordt 20 per werkelijk gewerkt uur vergoed tot een maximum van uur. De goedgekeurde projectbegroting van Laserpuls is als volgt: UT kostenbegroting Bjdrage derde Subsidiable (%) Markup% personeelslasten ,7% 0,00 materialen ,0% 20,00 indirecte kosten ,2% 64, Toelichting begroting. De personeelslasten voor de UT ad zijn berekend met het model projectbegroting. De bijdrage van EZ bedraagt maximaal , zijnde uur x 40. De UT heeft op deze post dus een negatieve eigen bijdrage ( winst ). Aangezien niet meer dan de werkelijke kosten geactiveerd mogen worden, is het markup percentage 0. Het materiaal wordt aangeschaft in maart 2008 ( ) en maart 2009 ( ). De indirecte kosten voor de UT bestaan uit het technische overheadtarief van 50,80 (volgens model projectbegroting) vermenigvuldigd met de begrote uren (2 * 1512= 3024 uur). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 88 van 106

89 Voorbeeld realisatie Vanuit Oracle blijken de volgende cijfers voor Project laserpuls te zijn gerealiseerd tot en met december Met behulp van de markup percentages berekent Oracle het OHW en de Eigen Bijdrage voor het project voor de maand december. cumulatief t/m december 2008 UTrealisatie Markup Berekend OHW Berekende EB personeelslasten materialen indirecte kosten , Werkelijke uurbesteding 1375 uur Toelichting De personeelslasten worden op het project geboekt vanuit de salarisadministratie. De indirecte kosten (overhead) worden geboekt via de Overheadinterface (1375 * technisch overheadtarief van 50,80). Het project Laserpuls heeft projectnummer Het nummer voor de belasting van de eerste geldstroom is Voor het bovenstaande voorbeeld wordt in de maand december de volgende journaalpost gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3457 WvD: Saldo Eigen bijdrage D Eigen Bijdrage projectkosten 3455 WvD: Eigen bijdrage projectkosten C Eigen Bijdrage Op de eerste van de volgende maand wordt de Eigen Bijdrage gestorneerd, zodat bij de periodeafsluiting opnieuw de cumulatieve stand berekend en geboekt kan worden. Bij de stornering wordt de volgende boeking gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3456 WvD: Storno Eigen bijdrage projectkosten D Storno Eigen Bijdrage 3457 WvD: Saldo Eigen bijdrage projectkosten C Storno Eigen Bijdrage Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 89 van 106

90 F7 Boeking verliesvoorziening Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F700 Voorzieningen algemeen Het opnemen van een voorziening geschiedt uit oogpunt van het voorzichtigheidsprincipe. Wij treffen een voorziening als zich gedurende de uitvoering van het project omstandigheden voordoen die onvermijdbaar materiële financiële gevolgen hebben. Het kan zijn dat de UT niet aan de contractvoorwaarden kan voldoen zodat de subsidiënt de toegezegde vergoeding slechts gedeeltelijk wil betalen. Ook kan het zijn dat de kosten materieel hoger uitvallen dan voorzien, terwijl de subsidiënt niet bereid is het subsidiebedrag te verhogen. Een bedrag is in dit verband materieel indien het bedrag > k 25. F712 Boeking voorziening De dotatie aan de voorziening moet direct, zodra zich omstandigheden voordoen die leiden tot onvermijdbare kosten, ten laste van de exploitatie geboekt worden. Dit in tegenstelling tot de eigen bijdragen die gedurende de looptijd gefaseerd aan de exploitatie worden toegerekend. Bij de bepaling van de dotatie wordt uitsluitend uitgegaan van de additionele kosten. De voorziening wordt handmatig in het grootboek (Oracle GL) geboekt met de volgende journaalpost: 2e geldstroom Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 D Dotatie voorziening project bbbaa2nn 5397 WvD: Voorziening OHW 2e gs bbbaa2nn 000 C Dotatie voorziening project bbbaa2nn 3e geldstroom Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 D Dotatie voorziening project bbbaa3nn 5398 WvD: Voorziening OHW 3e gs bbbaa3nn 000 C Dotatie voorziening project bbbaa3nn Dubbeltellingen in de exploitatie Boekingen met betrekking tot eigen bijdragen worden gegenereerd door het pakket. Zodra de integrale UT kosten > vergoeding subsidiënt, genereert het pakket boekingen m.b.t. eigen bijdragen. Een deel van de eigen bijdragen kan echter het gevolg zijn van onvermijdbare kosten, waar al een voorziening voor is gevormd. In dit geval is de exploitatie ten onrechte 2x belast (dotatie voorzieningen + eigen bijdrage). Een deel van de voorziening moet dan worden teruggeboekt. Een correctie van de geboekte eigen bijdrage is niet mogelijk omdat deze elke periode opnieuw berekend en geboekt worden met behulp van de programmatuur (op basis van cumulatieve gegevens). Hierbij is geen onderscheid te maken in vermijdbare en onvermijdbare kosten. De handmatige boeking in Oracle GL is als volgt: Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 90 van 106

91 2e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5397 WvD: Voorziening bbbaa2nn 000 D Correctie voorziening project bbbaa2nn OHW 2e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 C Correctie voorziening project bbbaa2nn 3e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5398 WvD: Voorziening bbbaa3nn 000 D Correctie voorziening project bbbaa3nn OHW 3e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 C Correctie voorziening project bbbaa3nn De hoogte van de voorziening moet in het verdere verloop van het project continu gevolgd worden en zo nodig worden bijgesteld om dubbeltellingen in de exploitatie te voorkomen. Bij het afsluiten van een project valt de eventueel getroffen voorziening vrij en deze komt dan weer ten gunste van de exploitatie in de 1e geldstroom. De boeking is als volgt: 2e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5397 WvD: Voorziening bbbaa2nn 000 D Vrijval voorziening project bbbaa2nn OHW 2e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 C Vrijval voorziening project bbbaa2nn 3e geldstroom Rek nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5398 WvD: Voorziening bbbaa3nn 000 D Vrijval voorziening project bbbaa3nn OHW 3e gs 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW bbbaa1nn 000 C Vrijval voorziening project bbbaa3nn F714 Voorziening in de jaarrekening De voorziening wordt in de volgende rubrieken van de jaarrekening gepresenteerd: Rek nr. Rekeningnaam Rubriek jaarrekening 3459 WvD: Mutatie voorziening OHW Exploitatie: baten werk in opdracht van derden 5397 WvD: Voorziening onderhanden werk 2e GS Balans: Verlieslatende contracten 5398 WvD: Voorziening onderhanden werk 3e GS Balans: Verlieslatende contracten F716 Voorziening in rapportages De verliesvoorziening wordt gepresenteerd bij de balansposten van de rapporten. Het projectrapport wordt met behulp van business objects periodiek voor ieder lopend project opgesteld. In het onderdeel balansposten staan ook de posities van de voorschotten, doorsluizingen en de openstaande vorderingen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 91 van 106

92 F8 Boeking jaarafsluiting Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. F800 Jaarafsluiting algemeen De jaarafsluiting Werk in opdracht van Derden brengt een aantal specifieke werkzaamheden met zich mee voor FZ en FEZ. De planning van deze werkzaamheden is vastgelegd in een productieschema dat door FEZ wordt opgesteld en verspreid. Het doel is om de lopende projecten op balansdatum en de in het verslagjaar afgesloten projecten juist in de jaarrekening te verantwoorden. Voor de lopende projecten betekent dit dat de eindsaldi op de projectoverzichten per beheerseenheid in totaal moeten aansluiten met de balansrekeningen OHW, gedeclareerde termijnen en voorzieningen. Van de afgesloten projecten wordt het resultaat verantwoord in de exploitatierekening. In verband met een tijdige jaarafsluiting wordt geadviseerd om projecten die zijn voltooid ook kort daarna financieel af te handelen. F810 Printen OHW overzichten FZ print een OHW overzicht (FSG rapportage) van alle projecten. Het OHW overzicht bevat per projectnummer de volgende standen: Naam Grootboekrekeningen BBL Beginbalans Lasten Cumulatief kostenrekeningen t/m 0422 BBB Beginbalans Baten Cumulatief batenrekeningen m.u.v t/m 0299 en 0420 t/m 0422 PL Personele Lasten Boekjaar, 0420 t/m 0422, 1010 t/m 1620, 3450, 3466, 3470 OL Overige Lasten Boekjaar, 2000 t/m 3880 m.u.v. 3450, 3455 t/m 3457, 3466, 3470 EB Eigen Bijdrage Boekjaar, 3455 t/m 3457 B Baten Boekjaar, 0000 t/m 0998 m.u.v t/m 0299, 0420 t/m 0422 en 0500 TR Tussentijds resultaat Boekjaar, 3910 t/m 3950 * EBL Eindbalans Lasten EBL=BBL+PL+OL+EB+TR EBB Eindbalans Baten EBB=BBB+B Gedeclareerde termijnen Cumulatief 5395 en 5396 Voorzieningen Cumulatief 5397 en 5398 Voorschotten Cumulatief 8224 Doorsluizingen Cumulatief 8225 * Tussentijds Resultaat wordt meegeteld in de balanskolom Lasten. F811 Nulboeking OHW overzicht Voor alle in onderstaande opsomming genoemde projecten geldt dat het eindsaldo op het OHW overzicht met cumulatieve projectkosten en baten nul moet zijn: Werk in opdracht van Derden projecten met status GESLjjjj (GESL staat voor Gesloten; jjjj staat voor het betreffende boekjaar waarin het project is afgesloten) Resultaatprojecten Bestemmingsfondsen Incidentele activiteiten Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 92 van 106

93 FZ stelt vast bij welke projecten het saldo niet nul is en verricht de noodzakelijke boekingen om het nulsaldo te bereiken. Het saldo dat nog op het project staat moet worden afgeboekt via een resultaatboeking op de rekening projectresultaat. De overboeking van het projectsaldo naar de bedrijfsreserve lijkt op een directe vermogensmutatie maar in de jaarrekening wordt het project uiteraard wel in de exploitatierekening gepresenteerd. Bij Werk in opdracht van Derden projecten moeten de eventuele resultaatboekingen plaats hebben gevonden voordat deze de status GESLjjjj krijgen. In principe zouden deze projecten dus geen eindsaldo op het OHW overzicht mogen vertonen. Voorbeeld: Een incidenteel 3 e geldstroomproject met een creditsaldo van moet op nul worden geboekt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 3920 WvD: Projectresultaat bbbaa3nn D Resultaat per (datum) 8013 Bedrijfsreserve bbbaa0nn C Resultaat per (datum) F812 Nulboeking bestemmingsfondsen Bestemmingsfondsen behoren niet tot het Werk in opdracht van Derden en zijn daarom geen onderdeel van het onderhanden werk. Voor alle projecten met de status BL (Bestemmingsfonds Lopend) en BAjjjj (Bestemmingsfonds afgesloten in boekjaar jjjj) geldt dat het eindsaldo van baten en lasten op de onderhanden werk lijst per balansdatum nul moet zijn. Het nulsaldo op het OHW overzicht voor bestemmingsfondsen wordt bereikt door een tegengestelde boeking te maken ter hoogte van de gemaakte kosten op een speciaal daarvoor aangemaakte rekening 0227 Baten Bestemmingsfondsen. Deze batenrekening behoort tot de groep Overige opbrengsten in de 1 e geldstroom. Voorbeeld: Stel dat er in een jaar van een instantie is ontvangen ten behoeve van de algemene inrichting van een nieuwe leerstoel. Voor deze middelen wordt een projectnummer in de 3 e geldstroom geopend met als kenmerk Bestemmingsfonds en projectstatus BL. De ontvangst van wordt credit op de balansrekening 8338 Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen geboekt met het projectnummer. In de loop van het jaar wordt ook aan inrichtingskosten (debet) op het projectnummer geboekt op diverse kostensoorten. Aan het eind van het jaar wordt dit kostensaldo gecompenseerd met de volgende boeking op de rekening 0227 Baten Bestemmingsfondsen : Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 8338 Vooruitontvangen i.h.k.v. bbbaa0nn D Onttrekking per (datum) Bestemmingsfondsen 0227 Baten bestemmingsfondsen bbbaa3nn C Onttrekking per (datum) Na deze boeking is de som van de projectkosten en baten van dit project nul. Het resterende tegoed staat op de balansrekening 8338 Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen en bedraagt in het voorbeeld credit ( / ). FZ dient per projectnummer (bestemmingsfonds) te bewaken dat het creditsaldo op de balansrekening Vooruitontvangen i.h.k.v. Bestemmingsfondsen nog toereikend is voor een eventuele afboeking. Het bestemmingsfonds op de balans mag namelijk geen debetsaldo vertonen. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 93 van 106

94 F815 Controle beginbalans FZ stelt vast of de beginbalanssaldi op het OHW overzicht in totaal aansluiten met de balansrekeningen voor onderhanden werk en gedeclareerde termijnen. Deze aansluiting wordt vastgelegd in excel. F820 Controle nulsaldi niet OHW projecten FZ stelt vast of de eindbalanssaldi op het OHW overzicht van alle projecten die niet tot het onderhanden werk behoren nihil zijn. Zie hiervoor artikel 811. F825 Balansboeking kosten afgesloten projecten De stand van het OHW voor de lopende Werk in opdracht van Derden projecten wordt maandelijks door Oracle berekend en geboekt. De maand erop wordt hetzelfde bedrag gestorneerd. Zodoende wordt iedere maand cumulatief de juiste stand bepaald. Zodra een project de status GESLjjjj krijgt, wordt het saldo van het OHW nog wel gestorneerd, maar niet meer opnieuw berekend. Hierdoor staat er dus geen saldo meer op de rekening 5390 WvD: Onderhanden Werk 2 e geldstroom of 5391 WvD: Onderhanden Werk 3 e geldstroom. F830 Balansboeking kosten lopende projecten Het subsidiabele deel van de kosten van op balansdatum lopende projecten wordt naar de balans overgeboekt. Dit gebeurt aan de hand van de automatische OHW boeking die ook in periode 13 plaats vindt. Voorbeeld: OHW overzicht geeft aan BBL , PL en OL voor een lopend project van de 2e geldstroom. Voor alle kostensoorten geldt een markup% van 50%. Het OHW overzicht geeft een EB van credit. De EBL is (BBL + PL + OL + EB). Het systeem zou in periode 13 de onderstaande OHWboeking moeten hebben gemaakt: Rek.nr. Rekeningnaam Project INTD Bedrag D/C Boekingstekst 5390 WvD: OHW 2e bbbaa2nn D Onder Handen Werk geldstroom 0292 WvD: Mutatie OHW 2e geldstroom bbbaa2nn C Onder Handen Werk FZ dient het OHW overzicht aan te sluiten met het saldo dat in het grootboek (Oracle GL) op de grootboekrekeningen 5390 en 5391 staat. Hierbij geldt dat de EBL gelijk moet zijn aan het saldo dat op 5390 / 5391 staat. F835 Controle voorziening lopende projecten FZ stelt voor de projecten met een voorziening vast of deze voorziening per balansdatum voor ieder project afzonderlijk het juiste niveau heeft. De bepaling van de voorziening vloeit voort uit de tussentijdse projectverantwoording (zie ook F712). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 94 van 106

95 G1 Projectbewaking Versie juni 2012 Dit hoofdstuk is geactualiseerd op bovengenoemde datum. G100 Projectbewaking algemeen De projectbewaking bestaat uit de volgende onderdelen: a) Projectrapport b) Projectverantwoording G105 Projectrapport Het projectrapport wordt 4maandelijks per project opgesteld door FZ en beschikbaar gesteld aan de betreffende projectleider. Projectrapport frequentie: Periode Maanden Rapportage datum 1 januari tot en met april medio mei 2 mei tot en met augustus medio september 3 september tot en met december medio januari De technische samenstelling geschiedt m.b.v. business objects, waarbij gegevens worden onttrokken aan FMI (begroting, realisatie), Oracle (details realisatie). FEZ heeft een standaard layout ontwikkeld voor het projectrapport. Dit projectrapport bevat cumulatieve realisatiegegevens en periodieke realisaties. G110 Projectverantwoording De projectverantwoording is een tussentijdse beoordeling van een project die gezamenlijk door FZ en de betrokken projectleider wordt uitgevoerd. In de projectverantwoording wordt eerst vastgesteld of de inhoudelijke voortgang nog verloopt volgens planning en contractuele afspraken, zoals de verplichte oplevering van tussentijdse verslagen. Vervolgens wordt de financiële realisatie vergeleken met de inhoudelijke voortgang en de oorspronkelijke begroting. Doel hiervan is te komen tot een meest waarschijnlijke prognose voor de totale kosten tot en met oplevering van het project. Indien blijkt dat de totale kosten de begroting significant overschrijden moet een voorziening worden getroffen. Het boeken van een verliesvoorziening wordt behandeld in hoofdstuk F7. FEZ heeft een standaard layout ontwikkeld voor de projectverantwoording, welke is opgenomen in het model projectbewaking. G111 Financiële projectverantwoording NWO Voor de financiële projectverantwoording van projecten in opdracht van het NWO en daaraan gelieerde instellingen zoals STW en FOM moet gebruik worden gemaakt van de meest recente ondertekende borderel. Een kopie van de borderel kan achter het formulier projectverantwoording worden bevestigd. De overige vragen en de ondertekening op de projectverantwoording blijven wel van toepassing. Zie bijgaand voorbeeld van een borderel voor het Nanoned programma. Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 95 van 106

96 NN /2 Gaarne opsturen in tweevoud!! Borderel bij de in te dienen rekeningen NanoNed STWprojectnr.: Projectleider : datum inzending : volgnummer : betreft periode : soort kostenpost vorig borderel af nieuw saldo PK (Loonkosten (personeelsplaats) Besluit : uren x tarief naam 1 0,00 0,00 naam 2 0,00 0,00 OK (Opslag alg. kosten) Totaal declaratie 47,8% Besluit : Declaratie : IK (Kst. Machines en apparatuur) Totaal declaratie 47,8% Besluit : Declaratie : MK (Kst. Materialen en hulpmidd.) Totaal declaratie 47,8% Besluit : Declaratie : KK (Verspreiding/overdracht kennis) Totaal declaratie 47,8% Besluit : Declaratie : Totaal declaratie 47,8% Totalen #DIV/0! #DIV/0! Mutatie ruimte voor correctie door STWbureau Gaarne opsturen in tweevoud!! handtekening instellingsvertegenwoordiger (of diens gemachtigde) akkoord STWbureau G112 Uitvoering projectverantwoording De eerste tussentijdse projectverantwoording moet 1 jaar na aanvang van het project uitgevoerd. worden De volgende tussentijdse beoordelingen vinden steeds jaarlijks na de eerste beoordeling plaats. Na het uitvoeren van een projectverantwoording legt FZ dit vast op de projectstatus (maakt onderdeel uit van het model projectregistratie). Werk in opdracht van Derden (versie juni 2012) Pagina 96 van 106

VOORBEELD JAARREKENING B.V. TE HOOFDDORP. Rapport inzake jaarstukken 2010

VOORBEELD JAARREKENING B.V. TE HOOFDDORP. Rapport inzake jaarstukken 2010 VOORBEELD JAARREKENING B.V. TE HOOFDDORP Rapport inzake jaarstukken 2010 INHOUDSOPGAVE Pagina RAPPORT 1 Opdracht 3 2 Samenstellingsrapport 3 3 Resultaat 4 4 Financiële positie 6 JAARREKENING 1 Balans per

Nadere informatie

Jaarrekening 2013 Mondriaan Fonds

Jaarrekening 2013 Mondriaan Fonds Jaarrekening 2013 Mondriaan Fonds BALANS PER 31 DECEMBER 2013 2013 2012 ACTIVA Vaste activa I Immateriële vaste activa - - II Materiële vaste activa 1.223.599 1.408.584 III Financiële vaste activa - -

Nadere informatie

J A A R STUKKEN 2 0 12. Energiek BV. Permar Energiek BV Ede

J A A R STUKKEN 2 0 12. Energiek BV. Permar Energiek BV Ede J A A R STUKKEN 2 0 12 Energiek BV Permar Energiek BV Ede Opmaakdatum:31 mei 2013 Jaarstukken 2012 - Jaarrekening - Overige gegevens Opmaakdatum: 31 mei 2013 1 Jaarrekening - Balans - Winst-en-verliesrekening

Nadere informatie

WALDO STICHTING TE ODIJK. Jaarrekening 2013. 9 januari 2015

WALDO STICHTING TE ODIJK. Jaarrekening 2013. 9 januari 2015 WALDO STICHTING TE ODIJK Jaarrekening 2013 9 januari 2015 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Opdracht 2 2 Ontbreken van de verklaring 2 3 Resultaat 3 4 Financiële positie 4 JAARREKENING 1 Balans

Nadere informatie

J A A R STUKKEN 2 0 1 4. Energiek BV. Permar Energiek BV Ede

J A A R STUKKEN 2 0 1 4. Energiek BV. Permar Energiek BV Ede J A A R STUKKEN 2 0 1 4 Energiek BV Permar Energiek BV Ede Opmaakdatum:21 mei 2015 I N H O U D S O P G A V E : PAGINA Jaarrekening: -Balans per 31 december 2014 4 -WInst en verliesrekening per 31 december

Nadere informatie

Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting

Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Bijlage A, behorende bij het Besluit van het bestuur van het Productschap Tuinbouw, d.d. 13 november 2007, inhoudende afspraken betreffende het

Nadere informatie

Controleplan Project- verantwoordingen. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle

Controleplan Project- verantwoordingen. Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle Controleplan Project- verantwoordingen Bedrijfsvoering / Audit en Interne Controle Inleiding De afdeling Audit en Interne Controle (AIC) controleert in opdracht van het College van Bestuur de projectverantwoordingen

Nadere informatie

STICHTING WITBOEK TE AMSTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012

STICHTING WITBOEK TE AMSTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012 STICHTING WITBOEK TE AMSTERDAM Rapport inzake jaarstukken 2012 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 2 2 Samenstellingsverklaring 4 FINANCIEEL VERSLAG JAARREKENING 1 Balans per 31 december

Nadere informatie

Jaarstukken 2011 van Permar Energiek BV. Jaarstukken 2011. - Jaarrekening - Overige gegevens

Jaarstukken 2011 van Permar Energiek BV. Jaarstukken 2011. - Jaarrekening - Overige gegevens Jaarstukken 2011 - Jaarrekening - Overige gegevens Opmaakdatum: 20 april 2012 1 Jaarrekening - Balans - Winst-en-verliesrekening - Toelichting 2 Balans per 31 december 2011 (Bedragen x 1.000) (na resultaatbestemming)

Nadere informatie

Stichting Carrefour, Welzijnsgroep Noordoostpolder Emmeloord. Jaarrapport 2014

Stichting Carrefour, Welzijnsgroep Noordoostpolder Emmeloord. Jaarrapport 2014 Emmeloord Jaarrapport 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2014 3 2 Staat van baten en lasten over 2014 4 3 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 5 1 BALANS PER 31

Nadere informatie

VERENIGING BWT NEDERLAND TE 'S-GRAVENHAGE JAARREKENING 2010

VERENIGING BWT NEDERLAND TE 'S-GRAVENHAGE JAARREKENING 2010 VERENIGING BWT NEDERLAND TE 'S-GRAVENHAGE JAARREKENING 2010 Vereniging BWT Nederland p/a Galvanistraat 1 6716 AE Ede Doetinchem, 09 juni 2011 Geachte bestuursleden, Ingevolge uw opdracht is de de jaarrekening

Nadere informatie

Financieel Verslag 2014 Stichting Mama Watoto

Financieel Verslag 2014 Stichting Mama Watoto Financieel Verslag 214 Stichting Mama Watoto 1 Inhoud Jaarrekening Balans per 31 december 214 5 Winst-en-verliesrekening over 214 7 Toelichting op de balans en winst- en verliesrekening 1 Overige gegevens

Nadere informatie

Stichting Sociaal/Medische Hulpverlening aan Oost-Europa. Jaarrekening 2012

Stichting Sociaal/Medische Hulpverlening aan Oost-Europa. Jaarrekening 2012 Stichting Sociaal/Medische Hulpverlening aan Oost-Europa Jaarrekening 2012 INHOUDSOPGAVE JAARREKENING Pagina 1. Balans per 31 december 2012 1 2. Staat van baten en lasten over 2012 2 3. Grondslagen voor

Nadere informatie

FINANCIEEL VERSLAG OVER HET BOEKJAAR 2012. Stichting Theater op Katendrecht Sumatraweg 9-11 3072 ZP ROTTERDAM

FINANCIEEL VERSLAG OVER HET BOEKJAAR 2012. Stichting Theater op Katendrecht Sumatraweg 9-11 3072 ZP ROTTERDAM FINANCIEEL VERSLAG OVER HET BOEKJAAR 2012 Stichting Theater op Katendrecht Sumatraweg 9-11 3072 ZP ROTTERDAM INHOUDSOPGAVE Pagina BESTUURSVERSLAG 1 Balans per 31 december 2012 3 2 Staat van baten en lasten

Nadere informatie

Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM. Rapport inzake de jaarrekening 2014

Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM. Rapport inzake de jaarrekening 2014 Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM Rapport inzake de jaarrekening 2014 Inhoudsopgave Pagina Opdracht 1 Algemeen 1 Resultaten 1 Financiële positie 2 Kengetallen

Nadere informatie

INSTITUUT HET CENTRUM DEN HAAG - LEIDEN TE 'S-GRAVENHAGE. Rapport inzake jaarstukken 2013/2014

INSTITUUT HET CENTRUM DEN HAAG - LEIDEN TE 'S-GRAVENHAGE. Rapport inzake jaarstukken 2013/2014 INSTITUUT HET CENTRUM DEN HAAG - LEIDEN TE 'S-GRAVENHAGE Rapport inzake jaarstukken 2013/2014 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 3 FINANCIEEL VERSLAG 1 Bestuursverslag over 2013/2014 5

Nadere informatie

STICHTING SPRINT SCHIEDAM TE SCHIEDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012

STICHTING SPRINT SCHIEDAM TE SCHIEDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012 STICHTING SPRINT SCHIEDAM TE SCHIEDAM Rapport inzake jaarstukken 2012 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 2 2 Samenstellingsverklaring 5 FINANCIEEL VERSLAG 1 Bestuursverslag over 2012 7

Nadere informatie

J A A R STUKKEN 2014. Pertax BV Ede

J A A R STUKKEN 2014. Pertax BV Ede J A A R STUKKEN 2014 Pertax BV Ede Opmaakdatum: 21 mei 2015 Jaarstukken 2014 - Jaarrekening - Overige gegevens Opmaakdatum: 21 mei 2015 1 Jaarrekening - Balans - Winst-en-verliesrekening - Toelichting

Nadere informatie

STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012

STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012 STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM Rapport inzake jaarstukken 2012 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 3 2 Samenstellingsverklaring 5 FINANCIEEL VERSLAG 1 Bestuursverslag over 2012

Nadere informatie

FINANCIEEL VERSLAG 2014 STG. TUIN LAAG OORSPRONG OOSTERBEEK

FINANCIEEL VERSLAG 2014 STG. TUIN LAAG OORSPRONG OOSTERBEEK FINANCIEEL VERSLAG 2014 STG. TUIN LAAG OORSPRONG OOSTERBEEK JAARREKENING 2014 1 BALANS PER 31 DECEMBER 2014 (na resultaatbestemming) 31 december 2014 31 december 2013 ACTIVA Vaste activa Materiële vaste

Nadere informatie

Balans 2 Staat van Baten en Lasten 3 Toelichting 4

Balans 2 Staat van Baten en Lasten 3 Toelichting 4 Rapport betreffende het Financieel Jaarverslag 2014 (verkort) INHOUDSOPGAVE Pagina Jaarrekening Balans 2 Staat van Baten en Lasten 3 Toelichting 4 Accrap1 Jr1438901 verkort VERKORTE BALANS (in euro's)

Nadere informatie

STICHTING BEMA TE ZWOLLE. Rapport inzake jaarstukken 2013

STICHTING BEMA TE ZWOLLE. Rapport inzake jaarstukken 2013 STICHTING BEMA TE ZWOLLE Rapport inzake jaarstukken 2013 INHOUDSOPGAVE Pagina RAPPORT 1 Opdracht 2 2 Samenstellingsverklaring 2 3 Algemeen 3 JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2013 5 2 Winst-en-verliesrekening

Nadere informatie

Stichting Kontaanoo Putten. Jaarrapport 2014/2015

Stichting Kontaanoo Putten. Jaarrapport 2014/2015 Putten Jaarrapport 2014/2015 INHOUDSOPGAVE Pagina ALGEMEEN 1 Opdracht 3 2 Samenstellingsverklaring 3 3 Algemeen 5 4 Vergelijking van baten en lasten over 2012/2013 6 FINANCIEEL VERSLAG 1 Bestuursverslag

Nadere informatie

Stichting Instituut Fondsenwerving. gevestigd te Utrecht. Rapport inzake de Jaarrekening 2014

Stichting Instituut Fondsenwerving. gevestigd te Utrecht. Rapport inzake de Jaarrekening 2014 Stichting Instituut Fondsenwerving gevestigd te Utrecht Rapport inzake de Jaarrekening 2014 Inhoudsopgave Pagina Bestuursverslag 3 Jaarrekening Balans per 31 december 2014 5 Staat van baten en lasten over

Nadere informatie

Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer. Jaarverslag 2012

Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer. Jaarverslag 2012 Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer Jaarverslag 2012 Stichting Domiliana Pagina: - 1 - Geacht bestuur, Hierbij brengen wij rapport uit omtrent de gegevens in de jaarrekening 2012 van uw

Nadere informatie

JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK OLST-WIJHE

JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK OLST-WIJHE JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK OLST-WIJHE Balans per 31 december (na resultaatbestemming) ACTIVA 2014 2013 1. Vaste activa 1.1 inventaris 7.948 10.358 1.2 machines 738 1.355 1.3 automatisering

Nadere informatie

boekhouding - belastingen - bedrijfsadvies Jaarverslag 2014 Stichting 070watt Pletterijkade 15-28 2515 SG 'S-GRAVENHAGE

boekhouding - belastingen - bedrijfsadvies Jaarverslag 2014 Stichting 070watt Pletterijkade 15-28 2515 SG 'S-GRAVENHAGE Jaarverslag Pletterijkade 15-28 2515 SG 'S-GRAVENHAGE T.a.v. Mevr. H. Weisfelt Pletterijkade 15-28 2515 SG 'S-GRAVENHAGE Voorburg, 30 september 2015 Geachte mevrouw Weisfelt Dit rapport bevat de resultaten

Nadere informatie

Publicatierapport 2013/2014. Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006

Publicatierapport 2013/2014. Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006 Coöperatie HSLnet u.a. Jan Deckersstraat 29 5591 HN Heeze Publicatierapport 2013/2014 Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006 Vastgesteld door de Ledenraad d.d. 19 januari

Nadere informatie

Stichting Dagopvang Utrecht te Utrecht

Stichting Dagopvang Utrecht te Utrecht te Utrecht Rapport inzake jaarstukken 2014 SAMENGEVATTE JAARREKENING 2014 1 BALANS PER 31 DECEMBER 2014 (na winstbestemming) 31 december 2014 31 december 2013 ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa

Nadere informatie

Ingevolge artikel 396 lid 7 Titel 9 Boek 2 BW is afgezien van het opstellen van een bestuursverslag over 2012.

Ingevolge artikel 396 lid 7 Titel 9 Boek 2 BW is afgezien van het opstellen van een bestuursverslag over 2012. FINANCIEEL VERSLAG BESTUURSVERSLAG OVER Ingevolge artikel 396 lid 7 Titel 9 Boek 2 BW is afgezien van het opstellen van een bestuursverslag over. Ondertekening van de jaarrekening Schipluiden, 6 november

Nadere informatie

Handelsregister Kamer van Koophandel voor Amsterdam, dossiernummer 34.130.896

Handelsregister Kamer van Koophandel voor Amsterdam, dossiernummer 34.130.896 STICHTING KINETISCH NOORD TT NEVERITAWEG 15 1033 WB AMSTERDAM PUBLICATIERAPPORT 2010 Handelsregister Kamer van Koophandel voor Amsterdam, dossiernummer 34.130.896 Vastgesteld door het bestuur van de stichting

Nadere informatie

RAPPORT 2014/2015 STICHTING SAMEN RKC WAALWIJK

RAPPORT 2014/2015 STICHTING SAMEN RKC WAALWIJK RAPPORT 2014/2015 STICHTING SAMEN RKC WAALWIJK INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Opdracht 1 2 Samenstellingsverklaring 1 3 Algemeen 2 4 Resultaat 3 JAARREKENING 1 Balans per 30 juni 4 2 Winst-en-verliesrekening

Nadere informatie

Rapport. 31 augustus 2015

Rapport. 31 augustus 2015 Rapport Stichting Participatie Dinkelland inzake de jaarrekening over de periode 1 januari 2015 tot en met 30 juni 2015 31 augustus 2015 De Kok Accountants en Adviseurs B.V. is ingeschreven in het Handelsregister

Nadere informatie

HOLLAND IMMO GROUP INSINGER DE BEAUFORT BEHEER B.V. TE EINDHOVEN. Halfjaarcijfers per 30 juni 2014. Geen accountantscontrole toegepast

HOLLAND IMMO GROUP INSINGER DE BEAUFORT BEHEER B.V. TE EINDHOVEN. Halfjaarcijfers per 30 juni 2014. Geen accountantscontrole toegepast HOLLAND IMMO GROUP INSINGER DE BEAUFORT BEHEER B.V. TE EINDHOVEN Halfjaarcijfers per 30 juni 2014 Balans per 30 juni 2014 Vóór resultaatbestemming ACTIVA 30 juni 2014 31 december 2013 Vlottende activa

Nadere informatie

Financiële verantwoording 2012 van. Gereformeerde Bijbelstichting. te Dordrecht

Financiële verantwoording 2012 van. Gereformeerde Bijbelstichting. te Dordrecht Financiële verantwoording 2012 van Gereformeerde Bijbelstichting te BALANS PER 31 DECEMBER 2012 31 december 2012 ACTIVA VASTE ACTIVA Materiële vaste activa 2.578.183 VLOTTENDE ACTIVA Voorraden 1.198.800

Nadere informatie

STICHTING LOKALE OMROEP MIDDEN-NL TE RENSWOUDE. Rapport inzake jaarstukken 2014

STICHTING LOKALE OMROEP MIDDEN-NL TE RENSWOUDE. Rapport inzake jaarstukken 2014 STICHTING LOKALE OMROEP MIDDEN-NL TE RENSWOUDE Rapport inzake jaarstukken 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Resultaat 2 JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2014 4 2 Winst-en-verliesrekening

Nadere informatie

Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM. Rapport inzake de jaarrekening 2013

Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM. Rapport inzake de jaarrekening 2013 Global Opportunities (GO) Capital Asset Management BV gevestigd te AMSTERDAM Rapport inzake de jaarrekening 2013 Inhoudsopgave Pagina Opdracht 1 Algemeen 1 Resultaten 1 Financiële positie 2 Kengetallen

Nadere informatie

Stichting Steun 22Q11 gevestigd te Uden. Rapport inzake de jaarrekening 3 juli 2014 tot en met 31 december 2014

Stichting Steun 22Q11 gevestigd te Uden. Rapport inzake de jaarrekening 3 juli 2014 tot en met 31 december 2014 Stichting Steun 22Q11 gevestigd te Uden Rapport inzake de jaarrekening 3 juli 2014 tot en met 31 december 2014 Inhoudsopgave Pagina 1. Accountantsverslag 1.1 Samenstellingsverklaring 2 1.2 Algemeen 3 2.

Nadere informatie

Stichting "De Binnenvaart" Hooikade 10 3311 CD Dordrecht. Rapport inzake jaarstukken 2012. INHOUDSOPGAVE Pagina FINANCIEEL VERSLAG

Stichting De Binnenvaart Hooikade 10 3311 CD Dordrecht. Rapport inzake jaarstukken 2012. INHOUDSOPGAVE Pagina FINANCIEEL VERSLAG INHOUDSOPGAVE Pagina FINANCIEEL VERSLAG 1 Opdracht 2 2 Samenstellingsverklaring 2 3 Resultaat 3 JAARREKENING Stichting "De Binnenvaart" Hooikade 10 3311 CD Dordrecht Rapport inzake jaarstukken 1 Balans

Nadere informatie

JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK RAALTE

JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK RAALTE JAARREKENING 2014 STICHTING OPENBARE BIBLIOTHEEK RAALTE Balans per 31 december (na resultaatbestemming) ACTIVA 2014 2013 1. Vaste activa 1.1 terreinen 13.317 13.317 1.2 inventaris 153.507 157.886 1.3 automatisering

Nadere informatie

RAPPORT Stichting New Holland Foundation, Amsterdam inzake de jaarrekening 2014

RAPPORT Stichting New Holland Foundation, Amsterdam inzake de jaarrekening 2014 RAPPORT Stichting New Holland Foundation, Amsterdam inzake de jaarrekening 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina FINANCIEEL VERSLAG 1 Opdracht 2 2 Samenstellingsverklaring 2 3 Algemeen 3 JAARREKENING 1 Balans per

Nadere informatie

JAARREKENING 2012/2013

JAARREKENING 2012/2013 JAARREKENING 2012/2013 Stichting Kunstmaand 1 BALANS PER 31 MAART 2013 ACTIVA VASTE ACTIVA 31 maart 2013 31 maart 2012 Materiële vaste activa (1) Inventaris 6.342 8.700 VLOTTENDE ACTIVA Voorraden (2) Gereed

Nadere informatie

De bestuursleden van Stichting Goed Bezig Midscheeps 3 9733 A Groningen. Financieel verslag 2012. Dossiernummer: 800070.0

De bestuursleden van Stichting Goed Bezig Midscheeps 3 9733 A Groningen. Financieel verslag 2012. Dossiernummer: 800070.0 De bestuursleden van Stichting Goed Bezig Midscheeps 3 9733 A Groningen Financieel verslag 2012 Dossiernummer: 800070.0 Kenmerk: H. Veen Datum: 26 april 2013 Inhoudsopgave 1. Rapport 3 1.1 Opdracht 4 1.2

Nadere informatie

VAN GASTEL EN NEIJNENS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS

VAN GASTEL EN NEIJNENS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS VAN GASTEL EN NEIJNENS ACCOUNTANTS EN BELASTINGADVISEURS STICHTING ICONE RESEARCH EN ONTWIKKELING te Nuenen Rapport inzake de jaarrekening 2012 Vaktechnisch verantwoordelijken: M.J.W.M. van Gastel, Federatie

Nadere informatie

Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer. Jaarverslag 2014

Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer. Jaarverslag 2014 Stichting Domiliana Hunzestraat 12 7417 XG Deventer Jaarverslag 2014 Stichting Domiliana Pagina: - 1 - Geacht bestuur, Hierbij brengen wij rapport uit omtrent de gegevens in de jaarrekening 2014 van uw

Nadere informatie

STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2013

STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2013 STICHTING AKYAZILI NEDERLAND TE ROTTERDAM Rapport inzake jaarstukken 2013 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 3 JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2013 6 2 Staat van baten en lasten over

Nadere informatie

STICHTING MAITREYA INSTITUUT VOOR WIJSHEIDSCULTUUR, LOENEN FINANCIEEL PUBLIKATIEVERSLAG HANDELSREGISTER OOST NEDERLAND NUMMER 41200578 RSIN 006832994

STICHTING MAITREYA INSTITUUT VOOR WIJSHEIDSCULTUUR, LOENEN FINANCIEEL PUBLIKATIEVERSLAG HANDELSREGISTER OOST NEDERLAND NUMMER 41200578 RSIN 006832994 Pagina 1 van 7 FINANCIEEL PUBLIKATIEVERSLAG 2012 HANDELSREGISTER OOST NEDERLAND NUMMER 41200578 RSIN 006832994 Pagina 2 van 7 FINANCIEEL PUBLIKATIEVERSLAG 2012 INHOUDSOPGAVE Pagina A - Balans per 31 december

Nadere informatie

Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: Vinc Vastgoed Management I B.V. inzake. tussentijds bericht per 30 juni 2011

Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: Vinc Vastgoed Management I B.V. inzake. tussentijds bericht per 30 juni 2011 Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: inzake tussentijds bericht per 30 juni 2011 25 augustus 2011 Barendrecht INHOUDSOPGAVE Pagina Balans per 30 juni 2011 2 Winst- en verliesrekening over

Nadere informatie

STICHTING TIME TO HELP NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2013

STICHTING TIME TO HELP NEDERLAND TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2013 STICHTING TIME TO HELP NEDERLAND TE ROTTERDAM Rapport inzake jaarstukken 2013 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 3 2 Resultaat 4 3 Financiële positie 5 4 Samenstellingsverklaring 7 1 BESTUURSVERSLAG

Nadere informatie

Vinc Vastgoed Management I B.V. gevestigd te Rotterdam

Vinc Vastgoed Management I B.V. gevestigd te Rotterdam #ORG=saa#VES=rdm#PAP=vbl Vinc Vastgoed Management I B.V. gevestigd te Rotterdam Financieel verslag over het boekjaar 1-1-2014 / 30-6-2014 #ORG=saa#VES=rdm#PAP=vlg Vinc Vastgoed Management I B.V., Rotterdam

Nadere informatie

Jaarrekening 2015. Stichting Chabad Central Amsterdam Dr. Eijkmanstraat 1 1181 WG Amstelveen

Jaarrekening 2015. Stichting Chabad Central Amsterdam Dr. Eijkmanstraat 1 1181 WG Amstelveen Jaarrekening 2015 Stichting Chabad Central Amsterdam Dr. Eijkmanstraat 1 1181 WG Amstelveen INHOUD JAARREKENING 1 Samenstellingsverklaring 4 2 Balans 5 3 Winst en verliesrekening 6 4 Toelichting op de

Nadere informatie

STICHTING ROSARIUM VAN VROUWEN VOOR VROUWEN TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012

STICHTING ROSARIUM VAN VROUWEN VOOR VROUWEN TE ROTTERDAM. Rapport inzake jaarstukken 2012 STICHTING ROSARIUM VAN VROUWEN VOOR VROUWEN TE ROTTERDAM Rapport inzake jaarstukken 2012 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Algemeen 2 2 Samenstellingsverklaring 5 FINANCIEEL VERSLAG 1 Bestuursverslag

Nadere informatie

Stichting FC Utrecht Maatschappelijk. Jaarrekening 2014

Stichting FC Utrecht Maatschappelijk. Jaarrekening 2014 Stichting FC Utrecht Maatschappelijk Jaarrekening 2014 Verslag van bestuur Het bestuur van de Stichting FC Utrecht maatschappelijk biedt hierbij haar jaarrekening aan voor het boekjaar dat geëindigd is

Nadere informatie

Jaarverslag 2014 stichting theater het Kruispunt

Jaarverslag 2014 stichting theater het Kruispunt Jaarverslag 2014 stichting theater het Kruispunt Jaarverslag 2014 stichting theater het Kruispunt - 1 - BALANS PER 31-12-2014 (bedragen in euro s) ACTIEF 31 december 2014 31 december 2013 Toelichting Vaste

Nadere informatie

uitgebracht aan het bestuur van Stichting De Middendijk te Amsterdam inzake jaarbericht 2014

uitgebracht aan het bestuur van Stichting De Middendijk te Amsterdam inzake jaarbericht 2014 uitgebracht aan het bestuur van Stichting De Middendijk te Amsterdam inzake jaarbericht 2014 Amsterdam, 12 oktober 2015 INHOUDSOPGAVE Pagina JAARBERICHT Samenstellingsverklaring 2 Algemeen 2 JAARREKENING

Nadere informatie

RAPPORT. Stichting Expertise en Logeercentrum Friesland te Hardegarijp. Inzake Jaarrekening 2013. Uitgebracht aan

RAPPORT. Stichting Expertise en Logeercentrum Friesland te Hardegarijp. Inzake Jaarrekening 2013. Uitgebracht aan RAPPORT Inzake Jaarrekening 2013 Uitgebracht aan Stichting Expertise en Logeercentrum Friesland te Hardegarijp 1.1 BALANS PER 31 DECEMBER 2013 (na verwerking van het resultaat) ACTIVA 31 december 2013

Nadere informatie

STICHTING MST MENSEN IN BEELD HOUDEN

STICHTING MST MENSEN IN BEELD HOUDEN STICHTING MST MENSEN IN BEELD HOUDEN JAARREKENING 2013 Versie: openbaar Vastgesteld: 23 april 2014 Balans per 31 december 2013 (na resultaatbestemming) Activa 31-12-2013 31-12-2012 Vaste activa Materiële

Nadere informatie

RAPPORT. betreffende de jaarrekening 2013 van Stichting Importunus to Leeuwarden. Pagina 1

RAPPORT. betreffende de jaarrekening 2013 van Stichting Importunus to Leeuwarden. Pagina 1 RAPPORT betreffende de jaarrekening 2013 van Stichting Importunus to Leeuwarden Pagina 1 INHOUDSOPGAVE Pagina Algemeen JAARRAPPORT Jaarrekening Balans per 31 december 2013 Exploitatierekening over 2013

Nadere informatie

Inhoudsopgave 1. Algemene gegevens 2. Resultatenanalyse 3. Financiële positie 4. Fiscale positie 6. Balans per 31 december 2013 7

Inhoudsopgave 1. Algemene gegevens 2. Resultatenanalyse 3. Financiële positie 4. Fiscale positie 6. Balans per 31 december 2013 7 INHOUDSOPGAVE Rapport Inhoudsopgave 1 Algemene gegevens 2 Resultatenanalyse 3 Financiële positie 4 Fiscale positie 6 Jaarrekening Balans per 31 december 2013 7 Winst- en verliesrekening over 2013 9 Grondslagen

Nadere informatie

Publicatiebalans inzake de jaarrekening 2012-2013

Publicatiebalans inzake de jaarrekening 2012-2013 Heeneman & Partners fondsmanagement BV Publicatiebalans inzake de jaarrekening 2012-2013 Inschrijvingsnummer Kamer van Koophandel 56039433 2 Inhoudsopgave Pagina Balans per 31 december 2013 4 Grondslagen

Nadere informatie

Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda

Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda Jaarverslag over het boekjaar 2013 van Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda HS/R13GDFB/1 Inhoud Pagina Bestuursverslag 3 Balans per 31 december 2013 4 Staat van baten en lasten 2013 5 Toelichting

Nadere informatie

Jaarrekening Stichting Vrienden van Dôme

Jaarrekening Stichting Vrienden van Dôme Jaarrekening 2014 Inhoudsopgave Jaarrekening 1 Balans per 31 december 2014 2 Staat van baten en lasten over 2014 3 Waarderingsgrondslagen 4 Toelichting op de Balans per 31 december 2014 5 Toelichting op

Nadere informatie

STICHTING PRESENT WOERDEN TE WOERDEN. Jaarrekening 2013

STICHTING PRESENT WOERDEN TE WOERDEN. Jaarrekening 2013 STICHTING PRESENT WOERDEN TE WOERDEN Jaarrekening 2013 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Opdracht 2 2 Samenstellingsverklaring 2 3 Algemeen 4 4 Resultaat 4 JAARREKENING 1 Balans per 31 december

Nadere informatie

HOLLAND IMMO GROUP BEHEER B.V. TE EINDHOVEN. Halfjaarcijfers per 30 juni 2014. Geen accountantscontrole toegepast

HOLLAND IMMO GROUP BEHEER B.V. TE EINDHOVEN. Halfjaarcijfers per 30 juni 2014. Geen accountantscontrole toegepast HOLLAND IMMO GROUP BEHEER B.V. TE EINDHOVEN Halfjaarcijfers per 30 juni 2014 Balans per 30 juni 2014 Vóór resultaatbestemming ACTIVA 30 juni 2014 31 december 2013 Vlottende activa Handelsdebiteuren 1.624

Nadere informatie

1.1 Vaste activa 23.665 27.436. 1.2 Vlottende activa 212.058 211.797. 1.3 Liquide middelen 841.557 931.712. 2.1 Eigen vermogen 754.793 791.

1.1 Vaste activa 23.665 27.436. 1.2 Vlottende activa 212.058 211.797. 1.3 Liquide middelen 841.557 931.712. 2.1 Eigen vermogen 754.793 791. JAARREKENING 2012 Balans per 31 december 2012 ACTIVA 31 december 2012 31 december 2011 1.1 Vaste activa 23.665 27.436 1.2 Vlottende activa 212.058 211.797 1.3 Liquide middelen 841.557 931.712 1.077.280

Nadere informatie

STICHTING SPEELGOEDBANK HAARLEM TE HAARLEM. Rapport inzake jaarstukken 2014

STICHTING SPEELGOEDBANK HAARLEM TE HAARLEM. Rapport inzake jaarstukken 2014 STICHTING SPEELGOEDBANK HAARLEM TE HAARLEM Rapport inzake jaarstukken 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Samenstellingsverklaring 2 2 Financiële positie 3 JAARREKENING 1 Balans per 31 december

Nadere informatie

Stichting Kennisbank Filantropie Hilversum. Jaarrapport 2014

Stichting Kennisbank Filantropie Hilversum. Jaarrapport 2014 Hilversum Jaarrapport 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 2 Resultatenanalyse 3 JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2014 4 2 Staat van baten en lasten over 2014 5 3 Grondslagen voor waardering

Nadere informatie

Stichting Maria Magdalena Alkmaar. Publicatierapport inzake de jaarrekening 2014. Inschrijfnummer Kamer van Koophandel : 55138330

Stichting Maria Magdalena Alkmaar. Publicatierapport inzake de jaarrekening 2014. Inschrijfnummer Kamer van Koophandel : 55138330 Publicatierapport inzake de jaarrekening 2014 Inschrijfnummer Kamer van Koophandel : 55138330 Pagina 1 1. BALANS PER 31 DECEMBER 2014 (na voorstel resultaatbestemming) ACTIVA 31-12-2014 31-12-2013 Materiële

Nadere informatie

Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: Vinc Vastgoed Management I B.V. inzake. tussentijds bericht per 30 juni 2012

Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: Vinc Vastgoed Management I B.V. inzake. tussentijds bericht per 30 juni 2012 Uitgebracht aan de directie en aandeelhouder van: inzake tussentijds bericht per 30 juni 2012 28 augustus 2012 Barendrecht INHOUDSOPGAVE Pagina Balans per 30 juni 2012 2 Winst- en verliesrekening over

Nadere informatie

Aan het bestuur van: Stichting Safi Sana Foundation Koningskade 40 2596 AA Den Haag

Aan het bestuur van: Stichting Safi Sana Foundation Koningskade 40 2596 AA Den Haag Aan het bestuur van: Stichting Safi Sana Foundation Koningskade 40 2596 AA Den Haag FINANCIEEL VERSLAG 2013 Aanhet bestuur van Stichting Safi Sana Foundation Koningskade 40 2596 AA Den Haag Zaltbommel,

Nadere informatie

Stichting Behoud Scheepstimmerwerf Middelharnis JAARRAPPORT 2014

Stichting Behoud Scheepstimmerwerf Middelharnis JAARRAPPORT 2014 Stichting Behoud Scheepstimmerwerf Middelharnis JAARRAPPORT 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina JAARREKENING Balans per 31 december 2014 3 Winst- en verliesrekening over 2014 4 Toelichting 5 OVERIGE GEGEVENS 7 Bestemming

Nadere informatie

Vaste activa Materiële vaste activa 4 Inventaris 585.400 Transportmiddelen 4 99.600 3 Apparatuur 4 342.500 4 1.027.500 7

Vaste activa Materiële vaste activa 4 Inventaris 585.400 Transportmiddelen 4 99.600 3 Apparatuur 4 342.500 4 1.027.500 7 Balans per 31 december 2012 (na voorgestelde resultaatbestemming) Activa 31 december 2012 31 december 2011 Ref Vaste activa Materiële vaste activa 4 Inventaris 585.400 Transportmiddelen 4 99.600 3 Apparatuur

Nadere informatie

FINANCIEEL VERSLAG 2014. Stichting Taalvorming & Taaldrukken

FINANCIEEL VERSLAG 2014. Stichting Taalvorming & Taaldrukken FINANCIEEL VERSLAG 2014 Stichting Taalvorming & Taaldrukken Aan bestuur en directie van Stichting Taalvorming & Taaldrukken Amsterdam, 23 maart 2015 Betreft: jaarrekening 2014 Geacht bestuur, beste directie,

Nadere informatie

Stichting Noorderslag

Stichting Noorderslag Stichting Noorderslag Jaarrekening 2013 Administratiekantoor De Rekenkamer Zuidlaarderweg 69A 9479 PR Groningen Telefoon (050)4090546 INHOUD Balans per 31 december 2013 3 Functionele exploitatierekening

Nadere informatie

PUBLICATIEVERSLAG 2014 STICHTING NIVOZ, Nederlands Instituut voor Onderwijs en Opvoedingszaken

PUBLICATIEVERSLAG 2014 STICHTING NIVOZ, Nederlands Instituut voor Onderwijs en Opvoedingszaken PUBLICATIEVERSLAG 2014 STICHTING NIVOZ, Nederlands Instituut voor Onderwijs en Opvoedingszaken Inhoudsopgave JAARREKENING 2014... 2 TOELICHTING OP DE JAARREKENING... 3 OVERIGE GEGEVENS... 4 Pagina 1 Jaarrekening

Nadere informatie

Informatie ten behoeve van het deponeren van de rapportage bij het Handelsregister

Informatie ten behoeve van het deponeren van de rapportage bij het Handelsregister Informatie ten behoeve van het deponeren van de rapportage bij het Handelsregister Informatie ten behoeve van het deponeren van de rapportage bij het Handelsregister Classificatie van de rechtspersoon

Nadere informatie

Jaarrekening. Stichting Nederlands Museum voor de Pluimveehouderij Barneveld

Jaarrekening. Stichting Nederlands Museum voor de Pluimveehouderij Barneveld Jaarrekening Balans per 31 december 2013 Staat van baten en lasten over 2013 Toelichting op de balans en de staat van baten en lasten 1 Balans per 31 december 2013 (na verwerking resultaat) 31.12.2013

Nadere informatie

Jaarrekening. Stichting Nederlands Museum voor de Pluimveehouderij Barneveld

Jaarrekening. Stichting Nederlands Museum voor de Pluimveehouderij Barneveld Jaarrekening Balans per 31 december 2014 Staat van baten en lasten over 2014 Toelichting op de balans en de staat van baten en lasten 1 Balans per 31 december 2014 (na verwerking resultaat) 31.12.2014

Nadere informatie

Stichting Cultuurkust, Harderwijk. Jaarrekening over het boekjaar 2013

Stichting Cultuurkust, Harderwijk. Jaarrekening over het boekjaar 2013 Stichting Cultuurkust, Harderwijk Jaarrekening over het boekjaar 2013 Inhoudsopgave A. Balans per 31 december 2013 B. Staat van baten en laten over het jaar 2013 C. Grondslagen van waardering en resultaatbepaling

Nadere informatie

Stichting Ankh Antwoordkerk Kruisnetlaan 200 3192 KD Hoogvliet Rotterdam. Jaarrekening 2014

Stichting Ankh Antwoordkerk Kruisnetlaan 200 3192 KD Hoogvliet Rotterdam. Jaarrekening 2014 Antwoordkerk Kruisnetlaan 200 3192 KD Hoogvliet Rotterdam INHOUDSOPGAVE Pagina Rapportage Samenstellingsverklaring 4 Voorwoord 5 Resultaten 6 Ondertekening van de rapportage 7 Jaarstukken 2014 Jaarrekening

Nadere informatie

JAARVERSLAG 2014 STICHTING DENTALCARE EVERYWHERE. Koetsierbaan 315 1315 ST ALMERE

JAARVERSLAG 2014 STICHTING DENTALCARE EVERYWHERE. Koetsierbaan 315 1315 ST ALMERE JAARVERSLAG 2014 STICHTING DENTALCARE EVERYWHERE Koetsierbaan 315 1315 ST ALMERE Haarlem, juni 2015 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSVERSLAG 1 Samenstellingsverklaring 2 JAARREKENING 1 Balans per 31 december

Nadere informatie

Stichting Nederlands Debat Instituut. Rapport inzake de Jaarrekening 11 januari 2013 tot en met 31 augustus 2014

Stichting Nederlands Debat Instituut. Rapport inzake de Jaarrekening 11 januari 2013 tot en met 31 augustus 2014 Stichting Nederlands Debat Instituut Rapport inzake de Jaarrekening 11 januari 2013 tot en met 31 augustus 2014 Inhoudsopgave Pagina Financieel verslag Samenstellingsverklaring 2 Algemeen 4 Jaarrekening

Nadere informatie

Stichting Kennisbank Filantropie Hilversum. Jaarrapport 2013

Stichting Kennisbank Filantropie Hilversum. Jaarrapport 2013 Hilversum Jaarrapport 2013 INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSRAPPORT 2 Resultatenanalyse 3 FINANCIEEL VERSLAG JAARREKENING 1 Balans per 31 december 2013 4 2 Staat van baten en lasten over 2013 5 3 Grondslagen

Nadere informatie

Publicatierapport 2012/2013. Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006

Publicatierapport 2012/2013. Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006 Coöperatie HSLnet u.a. Jan Deckersstraat 29 5591 HN Heeze Publicatierapport 2012/2013 Handelsregister Kamer van Koophandel voor Brabant, dossiernummer 56156006 Vastgesteld door de Ledenraad d.d. 18 februari

Nadere informatie

Stichting Jazz Orchestra of the Concertgebouw gevestigd te Amsterdam. Jaarverslag 2013

Stichting Jazz Orchestra of the Concertgebouw gevestigd te Amsterdam. Jaarverslag 2013 Stichting Jazz Orchestra of the Concertgebouw gevestigd te Jaarverslag 2013 1 Inhoudsopgave Pagina 1. Jaarrekening 1.1 Balans per 31 december 2013 3 1.2 Staat van baten en lasten over 2013 5 1.3 Grondslagen

Nadere informatie

Stichting International Foundation for Animal Genetics gevestigd te Veenendaal. Rapport inzake de jaarstukken 2013

Stichting International Foundation for Animal Genetics gevestigd te Veenendaal. Rapport inzake de jaarstukken 2013 Stichting International Foundation for Animal Genetics gevestigd te Veenendaal Rapport inzake de jaarstukken 2013 Vendelier 4 Postbus 622 3900 AP Veenendaal T: (0318) 618666 veenendaal@schuiteman.com Schuiteman

Nadere informatie

Jaarverslag over het boekjaar 2014. Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda

Jaarverslag over het boekjaar 2014. Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda Jaarverslag over het boekjaar 2014 van Stichting Graphic Design Festival Breda. te Breda DE/R14GDFB/1 Inhoud Pagina Bestuursverslag 3 Balans per 31 december 2014 4 Staat van baten en lasten 2014 5 Toelichting

Nadere informatie

Tussentijdse cijfers 01-01-2015 / 30-06-2015 voor publikatiedoeleinden. van Ostrica B.V. te Amsterdam

Tussentijdse cijfers 01-01-2015 / 30-06-2015 voor publikatiedoeleinden. van Ostrica B.V. te Amsterdam Tussentijdse cijfers 01-01-2015 / 30-06-2015 voor publikatiedoeleinden van Ostrica B.V. te INHOUDSOPGAVE Pagina Balans per 30 juni 2015 1 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 3 Toelichting op

Nadere informatie

STICHTING DEPOSITARY QUANTRUST MACRO FUND AMERSFOORT JAARREKENING 2013

STICHTING DEPOSITARY QUANTRUST MACRO FUND AMERSFOORT JAARREKENING 2013 JAARREKENING 2013 INHOUDSOPGAVE Bestuursverslag Balans Winst- en verliesrekening Toelichting behorende tot de jaarrekening Overige gegevens Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Algemeen

Nadere informatie

Stichting BriBos Verwentasjes T.a.v. het bestuur Meivliegsingel 6 2492 RA DEN HAAG. Jaarrekening 2014

Stichting BriBos Verwentasjes T.a.v. het bestuur Meivliegsingel 6 2492 RA DEN HAAG. Jaarrekening 2014 T.a.v. het bestuur Meivliegsingel 6 2492 RA DEN HAAG Jaarrekening 2014 T.a.v. het bestuur Meivliegsingel 6 2492 RA DEN HAAG Jaarrekening 2014 INHOUDSOPGAVE Pagina 1. Rapport 1.1 Opdrachtbevestiging 3 1.2

Nadere informatie

Stichting ENUM Nederland Arnhem

Stichting ENUM Nederland Arnhem Stichting ENUM Nederland Arnhem Jaarverslaggeving over 2013 Statutaire vestigingsplaats: Arnhem Feitelijk adres en vestigingsplaats: Meander 501, Arnhem 1 Inhoud Jaarrekening 3 Balans per 31 december 2013

Nadere informatie

Financieel verslag 2014. Nederlandse Bowling Federatie Veenendaal

Financieel verslag 2014. Nederlandse Bowling Federatie Veenendaal Financieel verslag 2014 Veenendaal Datum: 26 maart 2015 Inhoud Jaarrekening Pagina: Balans per 31 december 2014 2 Staat van baten en lasten over 2014 3 Algemene toelichting op de balans en staat van baten

Nadere informatie

Financieel Jaarverslag 2013 van Stichting Buiten Gewoon te Berlicum

Financieel Jaarverslag 2013 van Stichting Buiten Gewoon te Berlicum Financieel Jaarverslag 2013 van Stichting Buiten Gewoon te Berlicum Inhoudsopgave JAARVERSLAG Blz. Algemeen 1 Bestuursverslag 2 JAARREKENING Balans per 31 december 2013 5 Staat van Baten en Lasten 2013

Nadere informatie

Financieel jaarverslag 2014

Financieel jaarverslag 2014 Financieel jaarverslag 2014 BALANS PER 31 DECEMBER 2014 (na verwerking resultaat) A C T I V A VASTE ACTIVA 31-12-2014 31-12-2013 1. Materiële vaste activa Inventaris 1.213 1.838 Automatisering 428 857

Nadere informatie

Jaarrekening 2009. van Stichting Hester. Statutaire vestigingsplaats: Den Haag Adres: Sportlaan 882 2566 NB Den Haag

Jaarrekening 2009. van Stichting Hester. Statutaire vestigingsplaats: Den Haag Adres: Sportlaan 882 2566 NB Den Haag 1 Jaarrekening 2009 van Stichting Hester Statutaire vestigingsplaats: Den Haag Adres: Sportlaan 882 2566 NB Den Haag 2 Balans per 31 december 2009 A c t i v a Vlottende activa Vorderingen 851 7.365 Liquide

Nadere informatie

Accountantsrapport 2011 van. Samenwerkingsverband VO Brabant NO. Oss

Accountantsrapport 2011 van. Samenwerkingsverband VO Brabant NO. Oss Accountantsrapport 2011 van Samenwerkingsverband VO Brabant NO Oss INHOUDSOPGAVE Pagina ACCOUNTANTSRAPPORT 1 Opdracht 2 2 Ontbreken van de verklaring 2 3 Algemeen 3 JAARREKENING 1 Balans per 31 december

Nadere informatie

Stichting Stadnomaden Rotterdam jaarrapport 2013

Stichting Stadnomaden Rotterdam jaarrapport 2013 Rotterdam jaarrapport 2013 T.a.v. het bestuur Dordtselaan 157C 3081 BM Rotterdam Rotterdam, 21 april 2014 Geacht bestuur, Bij deze verstrekken wij u het jaarrapport 2013 van Stichting Stadnomaden,, omvattende:

Nadere informatie