Visiedocument. sport & ontmoeting

Transcriptie

1 sport & ontmoeting De Hilt, Hasselaarlaan 1c, 3755 AV Eemnes, telefoon , fax , BTW nr.: NL B04, Bankrelatie: Rabobank Eemnes, Rekeningnr.: Visiedocument Op weg naar een toekomstbestendige accommodatie Juli 2013

2 Visiedocument Op weg naar een toekomstbestendige accommodatie

3 Voorwoord Voor u ligt het visiedocument van De Hilt, dat door de bestuurscommissie is opgesteld. Zo nu en dan is het goed afstand te nemen van de dagelijkse gang van zaken om kritisch naar de eigen prestaties te kijken en na te denken over de toekomst. Dat is ook in 2003 gedaan in het rapport Per saldo positief. Sinds de vorige rapportage hebben in De Hilt en daarbuiten diverse veranderingen plaatsgevonden. En veranderingen blijven komen. Om De Hilt hierop zo goed als mogelijk voor te bereiden is dit rapport gemaakt: Op weg naar en toekomstbestendige accommodatie. Dit rapport is niet alleen bestemd voor onszelf, maar ook voor het gemeentebestuur van Eemnes. Zij maakt het (voort)bestaan van De Hilt mogelijk. Het is van belang dat er bij de gemeentebestuurders draagvlak voor De Hilt is, en blijft. Wij hopen dat dit rapport daar aan bijdraagt. Dit rapport is samengesteld en geschreven door de bestuurscommissie van De Hilt onder begeleiding van externe branchedeskundigen 1 die fungeerden als klankbord en ons hebben voorzien van vergelijkende kengetallen. Onze dank gaat uit naar de administratief medewerkster en de bedrijfsleider van De Hilt wiens hulp onontbeerlijk was voor het verzamelen en analyseren van data en informatie. Namens de bestuurscommissie, R. Harsevoort Voorzitter 1) Grontmij Nederland BV, de heer R. Geritan en mevrouw E. Schins-Derksen 3

4 4 Foto: entree Inzet: loungehoek in de foyer

5 Inhoud Pagina Voorwoord 3 Inhoud 5 1. Inleiding Historie De Hilt Doelstelling Werkwijze Leeswijzer 7 2. Toekomstvisie De Hilt 8 3. Interne analyse Gebruik Ontwikkeling en bezettingsgraad Exploitatieresultaat Personeel en organisatie Gebouwkwaliteit en onderhoud Sturingsfactoren Externe analyse Overheid en beleid Concurrentie (concurerende accommodaties) DESTEP Trends SWOT analyse 27 Bijlagen Bijlage A: Lijst met gebruikers van De Hilt 28 Bijlage B: Overlegstructuur 30 Bijlage C: Geografisch overzicht omliggende accommodaties 31 5

6 6 Foto s: foyer

7 1. Inleiding 1.1. Historie De Hilt De Hilt in Eemnes is opgericht in 1978 als een multifunctionele accommodatie van dorpshuis met sportruimten, vergaderzalen en theaterruimte. Het is een accommodatie met een lange historie, die een grote naamsbekendheid heeft in Eemnes en waar het onderwijs en veel verenigingen gebruik van maken. De Hilt heeft een drietal doelstellingen die in een Verordening 2 zijn vastgelegd: 1. het bevorderen van sociaal-culturele en sportieve activiteiten ten behoeve van de plaatselijke bevolking; 2. het beschikbaar stellen resp. het in verhuur geven van De Hilt ten behoeve van het onderwijs en activiteiten van plaatselijke verenigingen en groeperingen op maatschappelijk, levensbeschouwelijk, sport, recreatief en cultureel gebied; 3. het toelaten en/of organiseren van aanvullende activiteiten voor zover deze niet strijdig zijn met het onder 1 en 2 genoemde. In 1982 is De Hilt uitgebreid met een sporthal en een vergaderzaal en werd de totale oppervlakte van het gebouw circa 3500 m2. In verschillende onderzoeken zijn in de loop der jaren de exploitatie, concurrentiepositie en situatie van De Hilt onderzocht. Het laatste rapport dateert uit 2003 (Per saldo positief) waar met name een oordeel is gegeven over een aanvaardbaar niveau van het exploitatietekort gezien de setting waarin De Hilt zich bevindt (gestelde kaders en concurrentie van andere accommodaties). 1.2 Doelstelling Anders dan in het rapport Per saldo positief uit 2003 heeft dit rapport niet in de eerste plaats als doel de prestaties van De Hilt te vergelijken met die van andere organisaties. De doelstelling van deze rapportage is tweeledig. In de eerste plaats hebben we ons ten doel gesteld het formuleren van een toekomstvisie voor De Hilt. Indien hiervoor draagvlak gevonden wordt bij het gemeentebestuur zal deze toekomstvisie richting geven aan de ontwikkeling van de Hilt in de komende jaren, waardoor De Hilt een gezonde toekomst tegemoet kan gaan. In de tweede plaats heeft deze rapportage tot doel mogelijkheden aan te geven voor het verbeteren van de dienstverlening. En mede daardoor het exploitatieresultaat van De Hilt te verbeteren, door de prestaties van De Hilt tegen het licht te houden en stuurvariabelen te benoemen. 1.3 Werkwijze Gestart is met het verzamelen en analyseren van informatie over aard van de gebruikers, de verhuur van zalen, de kwaliteit van de dienstverlening en de financiële resultaten. Met behulp van deze informatie zijn de voornaamste sterke en zwakke punten van De Hilt benoemd. Voorts is gekeken naar de ontwikkelingen die in de komende jaren op ons af komen en met welke kansen en bedreigingen De Hilt geconfronteerd wordt. Met behulp van alle verzamelde informatie is vervolgens een toekomstvisie voor De Hilt geformuleerd en zijn als sturingsinstrument prestatie-indicatoren benoemd. 1.4 Leeswijzer Om het rapport makkelijk leesbaar te maken, worden de hoofdlijnen beschreven en is detailinformatie in de bijlagen opgenomen. Het rapport begint met onze toekomstvisie voor De Hilt. De informatie en analyses die hieraan ten grondslag hebben gelegen worden daarna behandeld. 2) Verordering regelende samenstelling, werkwijze en bevoegdheden van de beheerscommissie De Hilt 7

8 2. Toekomstvisie De Hilt De Hilt is een niet weg te denken publieke voorziening in onze gemeente. Zij neemt een centrale plaats in voor heel veel Eemnessers die sportief of sociaal-cultureel actief zijn. De (sport) zalen van De Hilt worden hiervoor intensief gebruikt. Onze verwachting is dat de behoefte aan deze voorziening in de komende jaren ongewijzigd groot zal zijn. Om de kwaliteit van de dienstverlening van De Hilt op een hoog peil te houden en de kostprijs voor de gemeente Eemnes aanvaardbaar te houden, hebben wij de volgende visie: Behoud van (optimale) organisatievorm Doordat het beheer van De Hilt is opgedragen aan de bestuurscommissie ervaart De Hilt een redelijke mate van zelfstandigheid en autonomie. Dit vertaalt zich in een slagvaardige, betrokken en verantwoordelijke organisatie. Dat geldt niet alleen voor de bestuurders, maar ook voor de bedrijfsleider en de andere medewerkers. Een optimale dienstverlening aan de gebruikers en prima technische resultaten zijn daarvan de opbrengst. Bovendien zijn er door deze organisatievorm voor de gemeente geen zorgen. Behoud hiervan is belangrijk voor een gezonde toekomst. Samenwerking onderzoeken en benutten Over samenwerking met andere partijen is in de afgelopen jaren wel gesproken, maar dat heeft door verschillen factoren niet geleid tot concrete samenwerkingsactiviteiten of -vormen. Raakvlakken worden wel gezien, maar zijn tot dusver nog niet benut: belang van samenwerking met anderen wordt op onderdelen zeker wel gezien en zinvol geacht. Daar waar inkoop gebundeld wordt of promotie gecombineerd wordt, kan op kosten bespaard worden. We kunnen van elkaar leren en het activiteitenaanbod met elkaar afstemmen en uitbouwen. Goede contacten leiden niet zelden tot onverwachte kansen. Wij vinden het wenselijk dat De Hilt proactief de mogelijkheden tot samenwerken onderzoekt en benut. Het horecames snijdt aan twee kanten Het verleden heeft ons geleerd dat aandacht voor gezelligheid, gastvrijheid, assortiment en de omvang en uitstraling van de foyer van (grote) invloed zijn op de horecaomzet. De prestaties van De Hilt op dit gebied zijn goed, maar verbetering is altijd mogelijk. Met een sterke horecavoorziening kunnen we de verblijfstijd van gebruikers en bezoekers verlengen en de omzet verhogen. Dit geeft tevreden klanten, waardoor de bezettingspercentages van de zalen op niveau blijven of verbeteren, zo snijdt het mes aan twee kanten. Om de horecaomzet verder te verhogen blijven gastheerschap en assortiment top of mind en is het een voorwaarde dat de (deels) gedateerde foyer een make-over krijgt. Een thuis voor alle Eemnessers Veel Eemnessers zijn er kind aan huis, maar dat geldt niet voor iedereen. Zoals altijd bij centra als De Hilt zijn er zijn ook inwoners die De Hilt primair zien als en sportcentrum en niet als ontmoetingscentrum (dorpshuis) waar ook tal van andere activiteiten plaatsvinden. De sfeer is voor sporters optimaal. De sfeer en uitstraling van de vergaderzalen is ingetogen zakelijk, een warme, inspirerende ruimte heeft De Hilt niet echt. Hierdoor is De Hilt geen optimale plek voor culturele en educatieve activiteiten. Hier willen we wat aan doen. De kansen voor de toekomst liggen in het aantrekken van nieuwe gebruikers, met name voor de andere zalen dan sportzaal en hal. Die andere zalen zijn redelijk goed bezet, maar minder intensief dan de ruimtes voor sport. De Hilt wil haar centrale plaats in Eemnes uitbouwen door meer culturele en educatieve activiteiten aan te trekken of zelf te organiseren. Voor dit gebruik willen we de entree en foyer en het verblijf aantrekkelijker maken. 8

9 3. Interne analyse 3.1 Gebruik De Hilt is een multifunctioneel gebouw met een sportzaal, een sporthal, een theaterzaal, een atelierruimte, vijf vergaderzalen en een ruime foyer met keuken. In dit hoofdstuk wordt inzicht gegeven in het gebruik van deze ruimten. Hieronder ziet u een onderverdeling van de huurinkomsten van De Hilt naar de verschillende soorten van gebruik. Huurinkomsten verdeeld naar type van gebruik Binnensport (verenigingen) Het overgrote deel van de verhuurinkomsten is afkomstig uit verhuur van de Sportzaal en Sporthal aan sportverenigingen. Grote vaste gebruikers van de sportzalen zijn de EGV (turnen, gym), Voleem (volleybal), Badmintonvereniging Eemnes, SV Eemnes/KNVB (voetbal), SDS 99 (handbal) en Eem 78 (basketbal). Ook worden sporten als hockey, bowls, karate, dansen en yoga beoefend. Naast de Sporthal en de Sportzaal worden daarvoor regelmatig ook de Theaterzaal en Patiozaal gebruikt. In de avonden en tijdens weekenden zijn de zalen bijna altijd in gebruik, behoudens in de periodes waarin de competities (tijdelijk) stil liggen. Het aanbod van binnensportruimte in Eemnes is groter dan de vraag. Aan de vraag vanuit Eemnes kan in principe altijd worden voldaan. Ook een beperkt aantal verenigingen en organisaties van buiten Eemnes maakt gebruik van De Hilt, wat een toegevoegde waarde heeft voor het sportaanbod in Eemnes. Schoolgym (basisonderwijs) Bewegingsonderwijs is een wettelijke taak van de gemeente. Voor uitvoering van deze taak hebben de basisscholen een eerste recht van gebruik op de sportzalen. De ligging van De Hilt ten opzichte van de basisscholen is gunstig, en binnen wettelijke afstandsnormen. De hoogte van de vergoeding voor het gebruik door de basisscholen wordt door de gemeente Eemnes vastgesteld op basis van landelijke normen. Die zijn overigens lager dan de huurtarieven van andere gebruikers overdag. Buiten schoolgym is er weinig vraag naar binnensportruimte op doordeweekse daguren. 9

10 10 Foto: Eemzaal/Driestenzaal Inzet: Atelierruimte (Koepelzaal)

11 Cultuur & ontmoeting De Hilt geeft onderdak aan vele activiteiten voor ontmoeting, ontspanning, creativiteit en ontwikkeling. Ruim vijftig organisaties maken regelmatig of incidenteel gebruik van de accommodaties voor vergaderingen, bijeenkomsten, lessen en cursussen. Daaronder o.a. schildersgroepen, koren, muziekscholen, kaartclubs en de volksuniversiteit. De Hilt organiseert ook zelf activiteiten op dit gebied, zoals bingomiddagen voor ouderen en kinderactiviteiten in de vakanties onder de vlag van sociaal cultureel werk. Jaarlijks of tweejaarlijks worden ook een korenfestival, een talentenjacht en de In&Uit markt georganiseerd. Genoemde activiteiten vinden ongeveer in gelijke mate, zowel overdag als s avonds plaats. De deelnemers aan deze activiteiten bestaan, behalve bij de kinderactiviteiten in de schoolvakanties, voornamelijk uit volwassenen. De horecafaciliteiten van De Hilt versterken deze functie in belangrijke mate. De bezetting van de zalen uit hoofde van genoemde activiteiten laat ruimte voor verhuur ten behoeve van overig gebruik. Overig gebruik (profit en non-profit) Om de huuropbrengsten te verhogen worden de zalen ook verhuurd aan commerciële gebruikers, veelal voor vergaderingen, cursussen en personeelstrainingen. Deze verhuuractiviteiten zijn ondergeschikt aan de eerder genoemde functies en zijn uitgesplitst in verhuur aan profit en non-profit organisaties. Het zijn met name de vergaderzalen die ten behoeve van deze overige gebruikers worden ingezet. De Hilt rekent voor deze gebruikers een hogere huur. Dit type van verhuur draagt bovengemiddeld bij aan de horeca-omzet omdat er regelmatig in combinatie met een lunch geboekt wordt. Een lijst van alle gebruikers van De Hilt treft u aan in bijlage A. Dorpshuis De openingstijden zijn ruim. De Hilt is alle dagen van de week geopend, vanaf 8.30 tot uur, op vrijdag en zaterdag tot 1.00 uur s nachts en op zondag tot uur. Wanneer er geen gebruik gepland staat is De Hilt gesloten. De dorpshuisfunctie maakt het mogelijk voor ieder die dat wil gedurende de openingstijden binnen te stappen voor een ontmoeting, drankje, hapje, de krant en biljart- of kaartspel. Dagelijks lopen hiervoor mensen in en uit, maar de aantallen zijn relatief klein. Deze functie levert logischerwijs geen huurinkomsten op. 3.2 Ontwikkeling en bezettingsgraad Voor de analyse van de ontwikkeling van het gebruik en de bezettingsgraad van de zalen is een onderverdeling gemaakt naar type gebruik. De bezettingspercentages zijn berekend op basis van een berekeningswijze die in de branche gebruikelijk is. Hierdoor zijn de uitkomsten vergelijkbaar met die van branchegenoten. De bezettingspercentage zeggen enerzijds iets over de behoefte aan deze ruimtes (vraag) en anderzijds over de mate waarin De Hilt erin slaagt deze vraag aan zich te binden. 11

12 12 Foto: Sportzaal (multifunctioneel gebruik) Inzet: Sporthal (multifunctioneel gebruik)

13 Bezettingspercentages* sporthal en sportzaal 2012 Sporthal (onderwijs) Sporthal (vereningen) Sportzaal (onderwijs) Sportzaal (verenigingen) De Hilt Benchmark Oordeel 44% 20-60% gemiddeld 95% % zeer hoog 94% % zeer hoog 67% 10-80% hoog *) Benchmark gebaseerd op MAAS (Marktplan Analyse Systeem) Bezettingspercentages overige zalen Ochtend Middag Avond Totaal Oordeel % % % % Theaterzaal zeer hoog Tuinzaal voldoende Koepelzaal hoog Driestenzaal hoog Eemzaal voldoende Patiozaal hoog Blauwe zaal hoog De bezetting van de Sporthal en Sportzaal is uitstekend, zeker gezien de beperkte maatvoering van met name de Sportzaal. Dat laatste maakt niet alle vormen van sportbeoefening mogelijk, omdat bij wedstrijden soms andere eisen aan de accommodatie worden gesteld. Ook de bezetting van de Theaterzaal is zeer goed te noemen. De bezetting van de overige zalen is aanmerkelijk lager, waarbij opgemerkt moet worden dat de Blauwe zaal en de Koepelzaal minder courante ruimtes zijn (specifiek). Daarom worden deze ruimten, ondanks een lagere bezettingsgraad toch als goed beoordeeld. De Patiozaal daarentegen is juist weer meer multifunctioneel omdat deze ook als bewegingsruimte (yoga, dans, e.d.) gebruikt kan worden. Opvallend is de hoge bezetting van vrijwel alle zalen in de ochtend. Met name de Tuinzaal, Driestenzaal en Eemzaal bieden nog wel ruimte tot betere bezetting vooral in de avond. Mogelijk dat extra acquisitie gericht op zowel commercieel als non-profit gebruik tot meer verhuur kan leiden. Het gaat dan om bijvoorbeeld evenementen als bruiloften, verjaardagen, bedrijfspresentaties en jubliea. De Hilt krijgt hiervoor wel aanvragen op dit moment, maar wijst deze af in verband met de huidige beperkende bepalingen in de verordening. In de toekomst wil De Hilt meer op deze evenementen inzetten, mits het gemeentelijk beleid dit toestaat. Verhuur van zalen Kijkend naar de verhuurmogelijkheden van de verschillende zalen, valt op dat er nog diverse mogelijkheden voor uitbreiding bestaan, maar dat die per zaal verschillen. Ook de inrichting van de betreffende zaal beperkt soms de mogelijkheden, maar uitgaande van sec de ruimte is de volgende analyse van verhuur te maken. Verhuur van de zalen in de ochtenden verloopt goed, de bezettingsgraad is hier relatief hoog. De sportzalen zijn door de week heel goed bezet. Onderwijs gebruikt de zalen door de week overdag en s avonds gebruiken diverse verenigingen de zalen. Ruimte in deze zalen is alleen nog 13

14 beperkt te vinden op de zondag- (Sportzaal) en de zaterdagochtend (Sporthal). Ook de Theaterzaal heeft een goede bezetting, ruimte bestaat op de zondagmiddag en avond, en op de zaterdag- en donderdagavonden. De Tuinzaal heeft relatief veel ruimte beschikbaar. Op dit moment ligt de piek vaak op dinsdag en donderdag (ochtend), soms wordt ook op andere momenten verhuurd. De Driestenzaal heeft een gemiddelde verhuur van 8-10 dagdelen per week, met een weinig stabiel piekpatroon. Het neigt naar iets meer verhuur in de middag en de avond, maar het is een wisselend beeld. Dat geldt ook voor de Eemzaal, die gemiddeld iets minder dagdelen per week is verhuurd (6-8). Deze zaal kent iets meer verhuur in het weekend. De Patiozaal heeft een gemiddeld verhuur van dagdelen in de week, vooral op doordeweekse dagen met een piek in de ochtend en de avond. Weinig verhuur in de avonden van het weekend. De Blauwe zaal kent een spreiding van de verhuur over de dag, maar wat meer naar de middag en de avonduren. Verhuur op donderdag en vrijdag ligt wat lager. Minste verhuur kent de Koepelzaal, die is ingericht als atelierruimte. Deze kent geen duidelijk patroon in de verhuur, wel meer op de ochtend en de avond maar aantallen zijn gering dus een duidelijk beeld ontbreekt. Indien een aantal keren de middag extra wordt verhuurd is het beeld gelijk anders. Ontwikkeling van de huurinkomsten van (x EUR 1.000) In de laatste vijf jaar zijn de huurinkomsten van de sportzalen gemiddeld met 1,2% per jaar toegenomen. Voor de Theaterzaal is de gemiddelde toename 2,8% per jaar. De verhuurinkomsten van de vergaderzalen dalen vanaf 2011 met 5% per jaar, de verhuizing van de prikpost (bloedafname ziekenhuis) en de opening van het Brinkhuis in Laren zijn hier mede debet aan. 14

15 3.3 Exploitatieresultaat Exploitatieresultaten De Hilt over de laatste 5 jaar Inkomsten huur horeca diversen totaal inkomsten Uitgaven personeel rente en afschrijving huisvesting algemeen beheer totaal uitgaven Exploitatieresultaat Dekkingsgraad (excl. kap.lasten) 64% 66% 68% 70% 71% Bij een indicatieve beoordeling van een gunstige of ongunstige exploitatie betrekken wij de dekkingsgraad. Deze geeft aan in welke mate de lasten worden gedekt door de opbrengsten. Bij de berekening van de dekkingsgraad zijn de kapitaallasten (rente en afschrijving in de tabel) buiten beschouwing gelaten, omdat zij geen werkelijk verband houden met de exploitatieprestaties (een nieuwe accommodatie brengt immers hoge kapitaallasten met zich mee, die de prestaties onevenredig zwaar negatief beïnvloeden). Het vergelijken van de dekkingsgraad met die van soortgelijke accommodaties in vergelijkbare gemeenten levert het volgende op: Dekkingsgraad per exploitatie-onderdeel De Hilt Benchmark* binnensport 74% % sociaal-cultureel 46% 40-50% horeca 84% % *) bron: MAAS Uit de tabel komt naar voren dat De Hilt financieel vergelijkbaar presteert als soortgelijke accommodaties. Ondanks dat de bezettingsgraad van de zalen goed is, ligt de dekkingsgraad van De Hilt ten opzichte van de benchmark wat aan de onderkant van het totaal. Dit vanwege het feit dat de De Hilt op onderdelen wat hogere lasten heeft, waaronder personele lasten, en omdat prijzen van de tarieven voor de zalen gedurende de dagdelen overdag bewust laag worden gehouden. Hierdoor blijft de accommodatie ook betaalbaar voor inwoners met minder financiële draagkracht. 15

16 16 Foto: Eemzaal Inzet: foyer

17 3.4 Personeel en organisatie In de verordening De Hilt (1997) zijn de volgende taken voor de bestuurscommissie vastgelegd: Het besturen, beheren en in standhouden van De Hilt Het bevorderen van sociaal culturele en sportieve activiteiten Het toelaten of organiseren van aanvullende activiteiten, in het bijzonder ten dienste van de dorpshuisfunctie Hoewel de afspraken met de gemeente Eemnes dateren uit 1997 en formeel moeten worden geactualiseerd, zijn deze taken naar ons oordeel nog steeds actueel en hoeven niet te worden aangepast. Organogram bestuursstructuur Gemeenteraad, bestaande uit 13 raadsleden College B&W Portefeuille houder Bestuurscommissie Voorzitter Secretaris Penningmeester Leden Bedrijfsleider 17

18 Organigram Organogram organisatie De Hilt Bestuurscommissie Bedrijfsleider Administratie Ass bedrijfsleider horeca Ass bedrijfsleider facilitair Beheerder Beheerder Beheerder Beheerder Beheerder Ass beheerders Personeel = bestuurscommissie = vaste medewerkers = ass beheerders Het personeel is in dienst bij de gemeente Eemnes en heeft een ambtelijke rechtspositie. De omvang van de formatie wordt afgestemd op de programmering en het gebruiksrooster. Om de continuïteit van de formatie bij piekmomenten te waarborgen zonder structurele lastenverzwaring wordt gebruik gemaakt van oproepkrachten. De vaste formatie heeft een omvang van 5,8 fte en de oproepkrachten op jaarbasis 1,5 fte. Opleiding De Hilt beschikt over goed gekwalificeerd personeel. Dit is van belang in verband met wet- en regelgeving. Alle vaste medewerkers zijn in het bezit van het diploma bedrijfshulpverlening incl. AED en diploma sociale hygiëne (uitgezonderd administratie). Jaarlijks vindt bijscholing plaats en worden branchegerichte cursussen gevolgd. Ziekteverzuim De Hilt kent een ziekteverzuim van gemiddeld 1,5% over de laatste 3 jaar. Ten opzichte van het ziekteverzuim in de branche is dat laag (ziekteverzuim horeca 2,5%, openbaar bestuur 5%). Personeelsverloop De Hilt kent nagenoeg geen personeelsverloop. Het grootste deel van het verloop wordt veroorzaakt door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd of aanverwanten hiervan (excl. oproepkrachten). De gemiddelde leeftijd van de vaste formatie is 45 jaar, de spreiding in leeftijd is goed. 5 18

19 Administratie en managementinformatie De administratieve afdeling van de Hilt verzorgt de administratie en verstrekt maandelijks managementrapportages ten behoeve van de planning & control cyclus. In opdracht van de bestuurscommissie worden in overleg met de penningmeester de begroting en de jaarrekening opgesteld door een extern administratiekantoor. De jaarrekening wordt gecontroleerd door een door de gemeente aangewezen accountant. Overlegstructuur Om een organisatie als De Hilt goed te laten functioneren is een goed gestructureerde communicatie zeer belangrijk. De overlegmomenten bestaan uit dagelijks teamoverleg met het personeel, maandelijks bestuursoverleg, jaarlijks gebruikersoverleg en periodiek overleg met de gemeente Eemnes. (zie voor compleet overzicht bijlage B) Communicatie en informatie Circa vier keer per jaar wordt een bulletin ( t Hildertje) uitgegeven voor de vaste gebruikers. Hierin staan belangrijke informatie over De Hilt en relevante informatie. De Hilt heeft een website waarop alle activiteiten staan vermeld, met tevens een link naar de desbetreffende vereniging of instantie. Van elke accommodatie is informatie beschikbaar over de mogelijkheden. Per jaar wordt er circa 5 keer een huis-aan-huis folder in Eemnes verspreid waarin de activiteiten staan vermeld die zullen gaan plaatsvinden. Er wordt gewerkt aan een social media strategie om de activiteiten onder de aandacht te brengen en relevante informatie te verschaffen. 3.5 Gebouwkwaliteit en onderhoud Door een bouwkundig bureau 3 is met behulp van een inspectie een rapportage uitgebracht over de huidige staat van het gebouw en de te verwachten uitgaven met betrekking tot onderhoud voor de komende 5 jaar, waaronder aanpassingen en/of upgrading van de technische installaties. Uitgangspunt is de kwaliteit van het gebouw te waarborgen en aan de wet- en regelgeving te kunnen (blijven) voldoen. Belangrijkste conclusie van het bureau is dat het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) leidend is en deze weinig afwijkingen vertoont na jaarlijkse inspecties en adviezen van de bedrijfsleider. Grote extra investeringen op het gebied van onderhoud buiten het MJOP vallen dan ook niet te verwachten. Het adviesbureau heeft ideeën aangereikt voor verbeteringen van De Hilt. De adviezen van het bureau richten zich op drie punten, waarbij vooral ook de uitstraling van het complex is meegewogen. Immers die bepaalt voor een belangrijk deel volgens het bureau de laagdrempeligheid en toegankelijkheid van de accommodatie: Moderniseren van de foyer, die nu bewust verschillende sferen uitstraalt om diverse doel groepen aan te spreken. Bij de keuze voor modernisering dienen bewuste keuzes te worden gemaakt om versnippering te voorkomen, maar de identiteit van de verschillende doelgroepen te behouden. 3) Bouwkundig bureau Hensbergen 19

20 Voorstel is: - Vernieuwen en verhogen plafond, met aanpassen en vernieuwen van kabels/kabelgoten - Centraal plaatsen van de bar richting hoofdentree, hierdoor betrekken van de biljarthoek bij de foyer/bar - De kosten hiervan bedragen ca Indien gewenst is er een mogelijkheid voor het creëren van extra ruimte boven het kantoor. Raming van de kosten Verder adviseert men qua integrale veiligheid de brandwerende doorvoeren te controleren en die waar nodig aan te passen. Ook het ketelhuis dient te worden voorzien van een compartimentering. Kosten van deze aanpassingen zijn circa 3.500, met kosten voor jaarlijkse controle (MJOP) Duurzaamheid Verduurzaming van het gebouw heeft al jaren de aandacht. Op het gebied van warmte-isolatie, verwarming en verlichting zijn en worden constant verbeteringen aangebracht waardoor het complex inmiddels is gekwalificeert met energielabel B (2012). 3.6 Sturingsfactoren Uit de interne analyse blijkt dat de organisatie op onderdelen aandachtspunten kent en naar verbetering wil streven. Sturing hierop wordt wenselijk geacht, vandaar dat voor de komende periode een aantal sturingsfactoren cq. prestatie-indicatoren zijn vastgesteld: Verhuur: stijging van de bezettingsgraad van de zalen (met uitzondering van de sportzaal en sporthal) in 2014 met 5% ten opzichte van Horecaomzet: toename van de horecaomzet in 2014 met 2% (exclusief indexering) ten opzichte van de realisatie in Daarnaast kan op een later tijdstip worden gestuurd met de volgende indicatoren: Enquête tevredenheid gastheer/vrouw Personeelskosten: verhouding inhuur/vast Energiekosten/inkoop 20

21 4. Externe analyse In dit hoofdstuk worden de van belang zijnde ontwikkelingen en concurrentie besproken. 4.1 Overheid en beleid Verkrapping gemeentebudgetten De financiële situatie van gemeentes staat onder druk waardoor uitgaven moeten worden heroverwogen. In Eemnes zal dat vooral vanaf 2014 het geval zijn. Indien de gemeente Eemnes ervoor kiest om de subsidies aan verenigingen te verlagen, zal de vraag naar zaalruimtes in meer of mindere mate onder druk komen en effect hebben op het exploitatieresultaat. Omdat in omringende gemeentes eenzelfde problematiek speelt, mag verwacht worden dat de concurrentie van aanbieders uit die gemeenten zal toenemen. Het overgrote deel van de vraag is echter lokaal gebonden en zal niet uitwijken naar een locatie buiten de gemeentegrens. Voor de lokaal gebonden vraag is er soms wel een ander alternatief: wel of niet door onvoldoende inkomsten genoodzaakt, komen verenigingen en organisaties in de verleiding hun eigen accommodatie aan derden te verhuren. Indien de gemeente dit toestaat zal zij de negatieve effecten als gevolg hiervan op de exploitatieresultaten van De Hilt moeten incalculeren. De financiële situatie van gemeente vergroot het belang van De Hilt om nog efficiënter en effectiever met de haar beschikbaar gestelde middelen om te gaan. Uitgaande van de gemeentelijke wens om de exploitatieresultaten van De Hilt te verbeteren kunnen wij ons voorstellen dat de commerciële speelruimte van De Hilt wordt opgerekt, zodat de bestuurscommissie de aanwezige commerciële exploitatiemogelijkheden beter kan benutten. Regelgeving alom aanwezig De inrichting en het gebruik van De Hilt is gehouden aan een stevig aantal regels en kaders. Zo is het gebruik van De Hilt vastgelegd in een verordening en dient rekening gehouden te worden met het gemeentebeleid op het gebied van sport (sportnota) en duurzaamheid. De omgevingsvergunning, horecavergunning en drank- en horecawet dienen nageleefd te worden, alsmede de voorschriften op het gebied van hygiëne, legionella en brand & veiligheid. De Hilt voldoet aan bovenstaande regels en ervaart deze (nog) niet als knellend. 4.2 Concurrentie Zoals de gemeente Eemnes beschikt over De Hilt, beschikken omliggende gemeenten ook over accommodaties voor binnensport en sociaal-culturele activiteiten. Deze accommodaties concurreren in meer of mindere mate met De Hilt. De te verhuren ruimten komen in omvang veelal overeen met die van De Hilt en ook de prijsniveaus verschillen weinig van elkaar. Daarnaast zijn er binnen de gemeente Eemnes meerdere non-profit organisaties die hun accommodaties verhuren aan dezelfde doelgroepen als waar De Hilt aan verhuurt. Voor deze organisaties is verhuur geen primair doel, maar een middel om de exploitatie te verbeteren. Het aanbod is nogal divers. 21