Aan: VIR e-care Solutions B.V. T.a.v. mevrouw R. Groen. Wekeromseweg 8 A VS Arnhem. Plaats, datum : Utrecht, 15 januari 2015

Transcriptie

1 Aan: VIR e-care Solutions B.V. T.a.v. mevrouw R. Groen Wekeromseweg 8 A 6816 VS Arnhem Plaats, datum : Utrecht, 15 januari 2015 Referentie : DBA-VIR- DOT Ecaris Betreft : Certificering Ecaris versie Geachte mevrouw Groen, In gevolge uw opdracht zoals verwoord in ons voorstel d.d. 21 maart jl. (referentie _Voorstel DBC audit Ecaris vs. 1.0 definitief) hebben wij gedurende de periode van 4 november 2014 tot 15 december 2014 de controlemaatregelen in de applicatie Ecaris beoordeeld. Doelstelling Dit onderzoek heeft tot doel in opzet en bestaan vast te stellen in welke mate Ecaris gebruikers op betrouwbare wijze ondersteunt en daarmee mogelijkheden biedt te kunnen voldoen aan de eisen zoals vastgelegd in de publicatie ZekeRE Zorg van NOREA, Beoordelingskader DOT-systematiek versie 10 augustus NOREA concretiseert met dit beoordelingskader de kwaliteitseisen die nodig zijn voor een betrouwbare geautomatiseerde verwerking van DBC- zorgproducten bij de zorgaanbieder. Dit beoordelingskader geeft een nadere invulling van de automatiseringsaspecten die binnen het Convenant en de Regeling medisch specialistische zorg (NR/CU- 228) zijn gesteld aan de zorgaanbieders. Dit beoordelingskader vormt hiermee een essentiële grondslag voor het opzetten en handhaven van een effectief systeem van interne beheersing. Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de werking van het stelsel van maatregelen. Verantwoordelijkheden opdrachtgever Opdrachtgever van deze audit is VIR e-care Solutions B.V. De directie van VIR e-care Solutions is verantwoordelijk zorg te dragen voor een passend stelsel van maatregelen en procedures zodat de

2 verwerking van DBC s in de applicatie Ecaris in overeenstemming met het normenkader (de criteria) plaatsvindt. Verantwoordelijkheden auditor Opdrachtnemer van deze audit is Duijnborgh Audit BV. Het is de verantwoordelijkheid van de auditor om, op grond van haar werkzaamheden, een onafhankelijk oordeel te verstrekken over de opzet en het bestaan van het stelsel van maatregelen en procedures gericht op de verwerking van DBC s in Ecaris, in overeenstemming met de van toepassing zijnde criteria. Verantwoordelijkheden verwerkersorganisatie Ecaris kan door beheerders op veel punten naar eigen behoefte en inzicht worden aangepast. Dit om tegemoet te komen aan de verschillende wensen van verwerkersorganisaties. Ecaris is daarmee een zeer flexibele applicatie. Dit impliceert echter wel dat ten aanzien van een aantal normen de verwerkersorganisatie van Ecaris zodanige instellingen in de applicatie dient te kiezen, dat een betrouwbare werking van DBC s in Ecaris is gewaarborgd. Object van certificering Het object van deze certificering is de applicatie Ecaris versie Criteria De certificering van Ecaris versie is uitgevoerd aan de hand van het normenkader zoals vastgelegd in de publicatie ZekerRE Zorg van NOREA Beoordelingskader DOT-systematiek versie 10 augustus 2014, ten aanzien van registratie, validatie en declaratie van DBC s. Wij achten deze criteria relevant en toereikend voor ons onderzoek. Werkzaamheden Wij hebben ons onderzoek verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder Standaard 3000 Assurance-opdrachten anders dan opdrachten tot controle of beoordeling van historische financiële informatie. Dit vereist dat wij ons onderzoek zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat opzet en bestaan van het stelsel van maatregelen en procedures gericht op de bescherming van persoonsgegevens geen afwijking van materieel belang bevatten ten opzichte van de van toepassing zijnde criteria. In het kader van ons onderzoek zijn als belangrijkste werkzaamheden uitgevoerd: 1. Het verkrijgen van inzicht in de kenmerken van de applicatie en de branche waarin deze wordt gebruikt, inclusief eventuele relevante maatschappelijke issues en wet- en regelgeving. 2. Het onderkennen van risico s in de externe omgeving en de applicatie zelf, en onderzoeken in hoeverre deze risico s qua opzet en implementatie worden afgedekt door het onderzochte stelsel. 3. Het onderzoeken van het stelsel in opzet en bestaan, ten aanzien van de volgende aspecten: a. geprogrammeerde controles in Ecaris versie ; b. de mogelijkheid tot waarborgen van controle technische functiescheiding in Ecaris versie ; c. de aanwezigheid van operationele rapportages, verwerkingsverslagen en loggings. 4. Het wegen van de geconstateerde afwijkingen in relatie tot de eisen zoals opgenomen in het normenkader. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen Assurance-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Pagina 2 van 68

3 Oordeel en mededeling Op grond van onze werkzaamheden zijn wij van oordeel dat in Ecaris versie maatregelen van een toereikend niveau zijn getroffen teneinde gebruikers in staat te stellen een betrouwbare verwerking van DBC s voor de deelgebieden registratie, validatie en declaratie, te waarborgen. Inherente beperkingen en randvoorwaarden Ons onderzoek was gericht op het geven van een oordeel met een redelijke mate van zekerheid over de mate waarin Ecaris gebruikers op betrouwbare wijze ondersteunt en daarmee mogelijkheden biedt te kunnen voldoen aan de eisen zoals vastgelegd in de publicatie van ZekeRE Zorg van NOREA, Beoordelingskader DOT-systematiek versie 10 augustus Het door ons uitgevoerde onderzoek brengt, naar zijn aard, inherente beperkingen met zich mee. Dit heeft tot gevolg dat bovenstaand oordeel niet zonder meer geldt. Het oordeel geldt alleen als sprake is van een betrouwbare inrichting van de applicatiecontroles in Ecaris versie , die aansluiten op de inrichting van een verwerkersorganisatie met afdoende procedurele maatregelen. Afwijkingen die leiden tot beschadiging van de belangen van organisaties of individuele personen of het niet betrouwbaar verwerken van DBC s. kunnen door deze afhankelijkheid niet altijd worden geconstateerd. Dit onderzoek was gericht op versie van de applicatie Ecaris. Ons onderzoek heeft geen betrekking op toekomstige versies van deze applicatie. Wij kunnen niet uitsluiten dat in de toekomstige versies van Ecaris materiele afwijkingen van het huidige stelsel van maatregelen en procedures zullen ontstaan. Indien u deze rapportage aan cliënten of derden ter beschikking wilt stellen, dan dient de volledige rapportage te worden verstrekt. Rapportage en bijlage vormen hierbij een onlosmakelijk geheel. Het is niet toegestaan deze rapportage te gebruiken in juridische conflicten tussen VIR e-care Solutions B.V. en haar afnemers. Hoogachtend, Frank Kossen RE Audit manager Duijnborgh Audit BV Pagina 3 van 68

4 BIJLAGE 1: NORMENKADER (Beoordelingskader DOT-systematiek versie 10 augustus 2014) 100 Registreren patientgegevens Norm: Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) dienen juist, volledig, tijdig, controleerbaar en vertrouwelijk te worden geregistreerd De patiënt is niet degene voor wie hij/zij zich uitgeeft. Juistheid 101 De zorgaanbieder beschikt over een procedure waarbij de authenticatie van de patient bij ieder contact met de patiënt aan de hand van een geldig identiteitsbewijs waaruit het Burger Service Nummer (BSN) kan worden afgeleid en waarbij verificatie met de foto op het identiteitsbewijs plaatsvindt. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) worden onjuist geregistreerd. Juistheid 102 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarmee verificatie van verzekeringsgegevens kan worden uitgevoerd. Deze verificatie kan op meerdere momenten worden uitgevoerd en met terugwerkende kracht. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris is voorzien van een functionaliteit waarmee de verzekeringsgegevens via het COV kunnen worden gecontroleerd. Pagina 4 van 68

5 Juistheid 103 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor de validatie van verzekeringsgegevens op basis van externe bronnen (bijv. VECOZO voor verzekeringsgegevens en SVB-Z voor BSN nummer). Geautomatiseerd Inrichting Ecaris is voorzien van een functionaliteit waarmee de verzekeringsgegevens via het COV kunnen worden gecontroleerd. Ook het BSN nummer wordt gecontroleerd. De controles kunnen zowel handmatig als geautomatiseerd plaatsvinden. Voor een automatische controle is een instelbare optie aanwezig (op beheerdersniveau) Pagina 5 van 68

6 Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) worden onvolledig of niet geregistreerd. Volledigheid 104 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij voor de registratie van Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) verplichte velden dienen te worden gedefinieerd bij de inrichting van de applicatie. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris is voorzien van een aantal verplichte velden. Daarnaast kunnen beheerders voor alle velden een validatieregel instellen. Pagina 6 van 68

7 Volledigheid 105 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie voor de controle van onvolledige patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens). Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over een signaleringslijst waarin onvolledige patiëntgegevens gesignaleerd worden: INA0301O (Controle inschrijfgegevens), Volledigheid 106 De zorgaanbieder beschikt over een procedure betreffende periodieke analyse van de signaleringsfunctie "Onvolledige patiëntgegevens" en verricht de periodieke analyse conform de procedure. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 7 van 68

8 Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens (BSNnummer inclusief)) worden dubbel geregistreerd Volledigheid 107 De applicatie dient te voorzien in invoercontroles op de invoer van dubbele patiëntgegevens (NAWen verzekeringsgegevens). Geautomatiseerd Inrichting In de module REVALIDA ( Cliëntgegevens) wordt na het invoeren van geboortedatum en naam geautomatiseerd een controle uitgevoerd of er al een patiënt met deze geboortedatum in combinatie met dezelfde drie eerste letters van de achternaam voorkomt. Als er dergelijke patiënten zijn, wordt een scherm geopend waarin de zoekresultaten worden getoond. De gebruiker dient vervolgens te besluiten om al dan niet door te gaan met de registratie. Bij het registreren van de relatie met de verzekeraar met de applicatie BETREV_A (Betalende instanties per cliënt) wordt gecontroleerd op het hebben van twee verzekeringen bij dezelfde verzekeraar. Als er tegelijkertijd twee openstaande hoofdverzekeringen zijn, wordt een foutmelding getoond: ORA-20999: Er zijn meerdere hoofdverzekeringen bij deze instantie in dezelfde periode (P$BIRE). Actie: Wijzig de begindatum van de nieuwe verzekering, vul in het veld 'Hoofdverzekering?' 'Nee' in of sluit de nieuwe verzekering af bij een andere betalende instantie. Pagina 8 van 68

9 Volledigheid 108 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie voor de controle van dubbel ingevoerde patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens). Geautomatiseerd Rapportage Mogelijk dubbel ingevoerde patiëntgegevens met een zorgtraject worden getoond op de signaleringslijst INA0302O (Dubbele cliëntgegevens). In een matrix layout wordt door middel van een + getoond of er een overeenkomst is op o.a.: Naam; Voorletters; Geslacht; Postcode; BSN. Volledigheid 109 De applicatie dient te voorzien in koppel-functionaliteit om dubbel ingevoerde patiëntgegevens te ontdubbelen. Geautomatiseerd Inrichting Ontdubbelen van dubbele patiëntgegevens vindt plaats door middel van het opstarten van de batch CLINUMMB (Cliëntnummers wijzigen of samenvoegen). In de batch dient aangegeven te worden welke patiëntcode verwijderd of toegevoegd dient te worden en bij welke patiëntcode de onderliggende registraties dienen te worden toegevoegd. Pagina 9 van 68

10 Volledigheid 110 De zorgaanbieder beschikt over een procedure betreffende periodieke analyse van de signaleringsfunctie "Dubbel ingevoerde patientgegevens" en verricht de periodieke analyse conform de procedure. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) worden niet tijdig geregistreerd. Tijdigheid 111 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit opdat voor uitzonderingen een voorlopige registratie van patiëntgegevens (NAW- en verzekeringsgegevens) plaatsvindt (onvolledig). Geautomatiseerd Inrichting Het voorlopig registreren van patiëntgegevens is geen standaard functionaliteit in Ecaris. Afhankelijk van de wensen van de zorgaanbieder is voorlopige registratie mogelijk door middel van het creëren van een apart gebruikersaccount waarbij de verplichting om bepaalde velden in te vullen is opgeheven of het maken van werkafspraken om voorlopige registratie op een bepaalde manier te registreren. Pagina 10 van 68

11 Tijdigheid 112 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie van voorlopige registraties. Geautomatiseerd Rapportage Afhankelijk van de gekozen werkwijze van voorlopige registratie kan door middel van: De applicatie REVALIDQ (Raadplegen cliëntgegevens) een overzicht gemaakt worden met voorlopige registratie, in het omschrijvingenblok worden de patiëntgegevens getoond; Beoordeling van de auditfile, het oneigenlijke gebruik van de gebruikersaccount voor voorlopige registratie wordt beoordeeld. Tijdigheid 113 De zorgaanbieder beschikt over een procedure inzake periodieke analyse signaleringsfunctie "voorlopige registraties" en verricht de periodieke analyse conform de procedure. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 11 van 68

12 De vertrouwelijkheid van mutaties op patiëntgegevens is niet controleerbaar. Controleerbaarheid 114 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarmee raadplegingen en mutaties in patiëntgegevens met gebruikersnaam, datum, tijdstip, oude en nieuwe waarde worden vastgelegd in een audit trail met inachtneming van wettelijk geldende bewaartermijnen. Geautomatiseerd Inrichting Alle mutaties worden in Ecaris gelogd. Details kunnen voor iedere mutatie worden opgeroepen door middel van MUTATIEQ (Mutaties zoeken), in dit scherm zijn gebruikersnaam, datum/tijdstip en oude en nieuwe waarde en patiëntcode zichtbaar. De vertrouwelijkheid van mutaties op patientgegevens is niet gewaarborgd. Vertrouwelijkheid 115 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het afschermen van patiëntgegevens tegen onbevoegde kennisname en muteren. Geautomatiseerd Autorisatie Door middel van menu-items en functiegroepen kan per gebruiker worden ingesteld welke menu-items wel en niet zichtbaar en toegankelijk zijn. Via DBAFUNCA (Functiegroepen) regelt men welke functiegroepen er zijn, en welk menu gebruikers van die functiegroep zien als ze Ecaris opstarten. Via DBAPRIVA (Privileges) bepaalt men welke menu-items gebruikers uit een bepaalde functiegroep mogen gebruiken. 200 Openen zorgtraject/subtraject Norm: Het openen van een zorgtraject/subtraject dient juist, volledig, tijdig, controleerbaar en vertrouwelijk plaats te vinden Pagina 12 van 68

13 De behandelend specialist wordt niet of niet juist geregistreerd. Juistheid 201 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarmee bij de opening van een zorgtraject/subtraject wordt de behandelend specialist toegevoegd op basis van AGBcode. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris is voorzien van functionaliteit die op baiss van de AGB-code de behandelend specialist voorstelt. Pagina 13 van 68

14 Een verwijzing wordt onjuist geregistreerd. Juistheid 202 De applicatie dient bij de invoer van een verwijzing te voorzien in validatie van de verwijzende persoon/instantie (AGB-code). Geautomatiseerd Inrichting De lijst verwijzers wordt door de organisatie in het systeem (Tabel Externe arts) ingevoerd.om aan deze norm te voldoen, dient de organisatie een handmatig proces in te richten om te controleren of de verwijzer bevoegd is. Er wordt ten onrechte (g)een (sub)zorgtraject/subtraject geopend bij verwijzing door of dienstverlening voor een ander ziekenhuis. Juistheid 203 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie aan de hand waarvan controle kan plaatsvinden op de opening van een juist zorgtraject/subtraject indien de verwijzing plaats vindt door een ander ziekenhuis als verwijzende instantie, of dat er sprake is van onderlinge dienstverlening. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over verschillende signaleringsfuncties. De verwijzende instanties zijn in veel gevallen ziekenhuizen. Er wordt dan altijd een nieuw zorgtraject geopend (code 25-revalidatie). Code 25 is een inrichtingsspecifieke code. Veel klanten gebruiken deze code voor AGB 0327 (Specialistische revalidatie), maar dat kan ook best iets anders zijn zoals code REV of MSR. Juistheid 204 De zorgaanbieder beschikt over een procedure inzake periodieke analyse van de signaleringsfunctie van zorgtrajecten/subtrajecten die geopend zijn naar aanleiding van een verwijzing door een ander ziekenhuis als verwijzende instantie. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 14 van 68

15 Zorgtraject/subtraject wordt toegekend aan de verkeerde patient. Juistheid 205 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit betreffende het extra bevestigen van de relatie patiënt en het zorgtraject/subtraject op het scherm, bijvoorbeeld door middel van geslacht, geboortedatum en/of achternaam. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris toont op het scherm de Zorgtraject-gegevens. Er is bewust voor gekozen niet om een extra bevestiging te vragen. Pagina 15 van 68

16 Juistheid 206 De applicatie dient te voorzien in een controle op de invoer door bijvoorbeeld secretariële ondersteuning middels autorisatie door specialist bij openen zorgtraject/subtraject (vier ogenprincipe). Geautomatiseerd Autorisatie Ecaris voorziet in de functionaliteit om secretariële medewerkers' te mandateren. Door middel van menuitems en functiegroepen kan per gebruiker worden ingesteld welke menu-items (informatie/formulieren) wel en niet zichtbaar en toegankelijk zijn. Er is geen mogelijkheid om controle op invoer door een tweede persoon te laten uitvoeren. Om aan deze norm te voldoen, dient de organisatie op basis van een risicoanalyse een controle (vier-ogen principe) in te richten. Pagina 16 van 68

17 Begindatum zorgtraject/subtraject wordt onjuist geregistreerd. Juistheid 207 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor de registratie van de begindatum van zorgtrajecten/subtrajecten waarbij begindatum = datum van vandaag. In een nachtelijke batch dient een controle te worden uitgevoerd op records waarbij de openingsdatum zorgtraject/subtraject afwijkt van de datum eerste zorgactiviteit. Bij afwijking wordt de openingsdatum gelijk gesteld aan de datum eerste zorgactiviteit. Geautomatiseerd Inrichting Het moment van inschrijven wordt in Ecaris als administratief moment gezien. De behandeling start op het moment dat de eerste afspraak is gepland. De applicatie dwingt NIET af begindatum=datum vandaag. De gebruikersorganisatie dient hier naar eigen inzicht aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Pagina 17 van 68

18 Juistheid 208 De applicatie bevat een signaleringsfunctie van zorgtrajecten/subtrajecten waarbij begindatum ongelijk is aan datum eerste zorgactiviteit. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over een querie tool (deelprodukt Dialoog) waarmee alle informatie in de database op verschillende parameters vergeleken kan worden. Pagina 18 van 68

19 Juistheid 209 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van de signaleringsfunctie "zorgtrajecten/subtrajecten met afwijkende begindatum" en verricht de periodieke analyse conform de procedure. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Ten onrechte wordt (g)een parallel zorgtraject/subtraject geopend. Juistheid 210 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die preventief uitsluit dat ten onrechte (g)een zorgtraject/subtraject wordt geopend wanneer sprake is van meerdere diagnoses die openstaan bij hetzelfde specialisme. Hiervoor beschikt de applicatie over de zogenoemde diagnosecombinatietabel. Juistheid 211 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie van openstaande parallelle zorgtrajecten/subtrajecten van hetzelfde specialisme. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over een querie tool (deelprodukt Dialoog) waarmee alle informatie in de database op verschillende parameters vergeleken kan worden. Geautomatiseerd Rapportage Binnen een zorgtraject zijn in Ecaris geen parallelle zorgtypes/subtrajecten mogelijk. Het is wel mogelijk om voor het zelfde specialisme parallelle zorgtrajecten te openen. Bij afwijkende zorgvraag moet dit ook kunnen. Controle is in te richten met de querytool. Juistheid 212 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van de signaleringsfunctie "openstaande parallelle zorgtrajecten/subtrajecten van hetzelfde specialisme" en voert deze conform de procedure uit. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 19 van 68

20 Juistheid, Volledigheid 213 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van een signaleringsfunctie van zorgtrajecten / subtrajecten met activiteiten die geen vereiste machtiging kennen en voert deze conform de procedure uit. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Zorgtraject/subtraject wordt onterecht geopend. Juistheid 214 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit betreffende visuele controle van zorgtrajectgegevens op het scherm en het extra bevestigen van gegevens bij het aanmaken van een nieuw zorgtraject/subtraject. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris toont op het scherm de Zorgtraject-gegevens. Er is bewust voor gekozen niet om een extra bevestiging te vragen. Pagina 20 van 68

21 Een verwijzing wordt onvolledig geregistreerd. Volledigheid 215 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die het mogelijk maakt bij de inrichting van de applicatie verplichte velden te definiëren voor de registratie van verwijzingen o.a. voor de vastlegging van de AGB code. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over een functionaliteit waarmee beheerders verplichte velden kunnen definiëren. Pagina 21 van 68

22 Er wordt geen diagnose vastgelegd. Volledigheid 216 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit dat de diagnose verplicht wordt ingevuld. Geautomatiseerd Inrichting Als in Ecaris de diagnose niet wordt ingevuld, wordt het zorgtraject/subtraject door de Grouper geweigerd. Zorgtraject/subtraject wordt dubbel geopend. Volledigheid 217 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit betreffende visuele controle van openstaande zorgtrajecten/subtrajecten op het scherm en het extra bevestigen van ingevoerde gegevens bij het aanmaken van een nieuw zorgtraject/subtraject. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over een functionaliteit om alle openstaande zorgtrajecten/subtrajecten op het scherm te tonen. Pagina 22 van 68

23 Extra zorgtraject/subtraject wordt niet geregistreerd (registratie vindt plaats op het openstaande zorgtraject). Volledigheid 218 De zorgaanbieder beschikt over de mogelijkheid een signaleringsfunctie te genereren betreffende zorgtrajecten/subtrajecten waarvan het zorgprofiel afwijkt van het gemiddelde zorgprofiel. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over de mogelijkheid zorgprofielen vast te stellen op basis van het zorgtraject. Op basis van het protocol / de protocollen kan de zorgaanbieder beslissingen nemen m.b.t. het zorgtraject. Niet voor elk zorgtraject/subtraject wordt een verwacht zorgproduct geregistreerd. Volledigheid 219 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van de signaleringsfunctie betreffende zorgtrajecten/subtrajecten waarvan het zorgprofiel afwijkt van het gemiddelde zorgprofiel en voert deze conform de procedure uit. Volledigheid 220 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit dat bij het openen van het zorgtraject/subtraject een verwacht zorgproduct wordt geregistreerd. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Geautomatiseerd Inrichting Voor specialistische Revalidatie (agb 0327) bestaat een verwacht zorgproduct. Dit wordt automatisch door Ecaris afgeleid na invullen van een Zorgvraagindexformulier (scherm in Ecaris). Hier is sprake van een indirecte invoer op basis van het scherm voor de zorgvraagindex/zorgvraag. Ter controle bestaat een lijst ERA0201O Lijst Prognose zorgproduct versus gerealiseerd zorgproduct. Deze toont voor alle trajecten de prognose naast de werkelijke waarde. De Geriatrische revalidatie (GRZ) kent geen verwacht zorgproduct en bij andere specialismen wordt deze niet door Ecaris ondersteunt als deze zouden bestaan. Pagina 23 van 68

24 Volledigheid 221 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie betreffende zorgtrajecten/subtrajecten waarbij het verwachte zorgproduct niet is geregistreerd. Volledigheid 222 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van de signaleringsfunctie betreffende zorgtrajecten/subtrajecten waarbij het verwachte zorgproduct niet is geregistreerd en voert deze conform de procedure uit. Geautomatiseerd Rapportage Voor specialistische Revalidatie (agb 0327) bestaat een verwacht zorgproduct. Dit wordt automatisch door Ecaris afgeleid na invullen van een Zorgvraagindexformulier (scherm in Ecaris). Hier is sprake van een indirecte invoer op basis van het scherm voor de zorgvraagindex/zorgvraag. Ter controle bestaat een lijst ERA0201O Lijst Prognose zorgproduct versus gerealiseerd zorgproduct. Deze toont voor alle trajecten de prognose naast de werkelijke waarde. De Geriatrische revalidatie (GRZ) kent geen verwacht zorgproduct en bij andere specialismen wordt deze niet door Ecaris ondersteunt als deze zouden bestaan. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 24 van 68

25 Het zorgtraject/subtraject wordt niet of niet tijdig geopend. Tijdigheid 223 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij bij de invoer van een zorgactiviteit gecontroleerd wordt op de aanwezigheid van een zorgtraject/subtraject voor de patient. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over een functionaliteit (FZA0607O) die voorziet in een controle op de aanwezigheid van zorgtraject/subtraject voor de patiënt. Het brondocument van de verwijzing ontbreekt. Controleerbaarheid 224 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor de vastlegging van een brondocument die de basis vormt voor de verwijzing. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris kent een eigen Dossier (EPD) dat wordt meegeleverd aan klanten. De ingescande brief kan hierin worden opgeslagen en geraadpleegd (indien gebruiker is geautoriseerd). Controleerbaarheid 225 De zorgaanbieder beschikt over een procedure die het mogelijk maakt achteraf vast te stellen of registratie juist heeft plaatsgevonden of de vastgelegde verwijzing in overeenstemming is met het brondocument. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 25 van 68

26 De vertrouwelijkheid van de mutaties op zorgtrajectgegevens is niet controleerbaar. Zorgtraject gegevens worden ongeautoriseerd geregistreerd. Controleerbaarheid 226 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit opdat raadplegingen en mutaties in zorgtrajectgegevens met gebruikersnaam, datum tijdstip en oude en nieuwe waarde worden vastgelegd in een audit trail in acht nemende de wettelijk geldende bewaartermijnen. Vertrouwelijkheid 227 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het afschermen van de invoer van Zorgtraject-gegevens. Geautomatiseerd Inrichting In Ecaris worden alle mutaties vastgelegd in een audittrail. In het dossierdeel wordt afgedwongen dat raadplegingen eveneens worden gelogd. Geautomatiseerd Autorisatie Het invoeren van Zorgtraject gegevens kan in Ecaris worden voorbehouden aan specifieke gebruikers. Rechten kunnen zowel op schermniveau als veldniveau worden gedefinieerd. Pagina 26 van 68

27 Vertrouwelijkheid 228 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij eenmaal geopende zorgtrajecten/subtrajecten slechts door de betreffende specialist (of andere daartoe geautoriseerde medewerker) kan worden bewerkt. Geautomatiseerd Autorisatie Indien gegevens via de menustructuur (i.p.v. de dossier-ingang) worden afgeschermd, is dit binnen Ecaris mogelijk. De vertrouwelijkheid van de mutaties op zorgtrajectgegevens is niet gewaarborgd. Vertrouwelijkheid 230 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het afschermen van zorgtrajectgegevens tegen onbevoegde kennisname en muteren. Geautomatiseerd Autorisatie Het invoeren van Zorgtraject gegevens kan in Ecaris worden voorbehouden aan specifieke gebruikers. Rechten kunnen zowel op schermniveau als veldniveau worden gedefinieerd. 300 Registreren zorgactiviteiten Norm: Gegevens over zorgactiviteiten dienen juist, volledig, tijdig, controleerbaar en vertrouwelijk te worden geregistreerd Pagina 27 van 68

28 Gegevens over zorgactiviteiten zijn onvolledig. Volledigheid 301 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij voor het vastleggen van gegevens over zorgactiviteiten verplichte velden (o.a. AGB-codes van uitvoerend en aanvragend specialisme) dienen te worden gedefinieerd in de inrichting van de applicatie. Geautomatiseerd Inrichting Vastgesteld is dat alle velden i Ecaris kunnen worden voorzien van validatie. Zo ook de velden waar de AGB code wordt ingevuld. Pagina 28 van 68

29 Gegevens over zorgactiviteiten zijn onjuist. Juistheid 302 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit betreffende visuele controle van gegevens over zorgactiviteiten op het scherm en het extra bevestigen van deze gegevens. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris toont op het scherm de Zorgtraject-gegevens. Er is bewust voor gekozen niet om een extra bevestiging te vragen. Pagina 29 van 68

30 Juistheid 303 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit dat enkel de zorgactiviteiten vallend onder het betreffende specialisme geselecteerd kunnen worden. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over deze functionaliteit. De tabellen in Ecaris zijn relationeel, d.w.z., dat bij de eerste implementatie wordt gezorgd dat enkel de zorgactiviteiten vallend onder het betreffende specialisme geselecteerd kunnen worden. Pagina 30 van 68

31 Juistheid 304 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het controleren van ingevoerde gegevens over zorgactiviteiten door bijvoorbeeld secretariële ondersteuning middels autorisatie door specialist (vier ogen principe). Geautomatiseerd Autorisatie Ecaris voorziet in de functionaliteit om secretariële medewerkers' te mandateren. Door middel van menuitems en functiegroepen kan per gebruiker worden ingesteld welke menu-items (informatie/formulieren) wel en niet zichtbaar en toegankelijk zijn. Er is geen mogelijkheid om controle op invoer door een tweede persoon te laten uitvoeren. Ecaris kent op dit moment geen direct ingebouwde functionaliteit voor ondersteuning van het 4-ogen principe. Registratie door ondersteunend personeel wordt wel geregistreerd op gebruikersniveau. De organisatie kan (met ondersteuning van VIR) met de querytool of geautomatiseerd via notificaties de verantwoordelijk medewerkers van benodigde signalering voorzien. Pagina 31 van 68

32 Zorgtrajecten/subtrajecten worden voortgezet zonder dat een machtiging is verkregen voor het uitvoeren van een zorgactiviteit. (zie limitatieve lijst medische verrichtingen). Juistheid, Volledigheid 305 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die signaleert of een machtiging wordt vereist en is afgegeven. Geautomatiseerd Inrichting De gehele revalidatie valt (momenteel) binnen de basisverzekering waardoor geen verrichtingen bestaan waarvoor een machtiging vereist is. Ecaris beschikt wel over deze functionaliteit. Pagina 32 van 68

33 Datum zorgactiviteiten onjuist. Tijdigheid 306 De applicatie dient te voorzien in datuminvoercontroles aangevuld met plausibiliteitscontroles. De datum van de zorgactiviteit mag niet voor de openingsdatum van het zorgtraject/subtraject liggen. Geautomatiseerd Inrichting Op verschillende niveaus worden binnen Ecaris plausibiliteitscontroles uitgevoerd. Pagina 33 van 68

34 Zorgactiviteiten worden ten onrechte meer dan één keer geregistreerd. Juistheid 307 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit betreffende visuele controle van gegevens over zorgactiviteiten op het scherm en het extra bevestigen van deze gegevens. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris toont op het scherm de Zorgtraject-gegevens. Er is bewust voor gekozen niet om een extra bevestiging te vragen. Pagina 34 van 68

35 De registratie van zorgactiviteiten vindt niet tijdig plaats. Tijdigheid 308 De applicatie dient te voorzien in het leggen van een relatie tussen de afsprakenagenda (poliklinisch, klinisch) en de registratie van zorgactiviteiten. Middels een signaleringsfunctie dienen afwijkingen inzichtelijk te worden gemaakt. Geautomatiseerd Rapportage In Ecaris wordt voor de afsprakenagenda dezelfde tabel gebruikt als voor de registratie van activiteiten. Hierdoor vindt de registratie van alle geplande zorgactiviteiten tijdig plaats. Pagina 35 van 68

36 Tijdigheid 309 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie van het aantal verschildagen tussen de uitvoeringsdatum zorgactiviteit en invoerdatum (systeemdatum) van de zorgactiviteit. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over functionaliteiten om de ' gewenste startdatum en daadwerkelijke startdatum in te voeren, op basis van deze invoer kunne queries worden geschreven waarmee signaleringslijsten kunnen worden opgesteld. Tijdigheid 310 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor periodieke analyse van afwijkingen tussen de afsprakenagenda en de registratie van zorgactiviteiten en voert de periodieke analyse conform de procedure uit. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder De vertrouwelijkheid van de mutaties op gegevens over zorgactiviteiten is niet controleerbaar. Controleerbaarheid 311 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit opdat mutaties in gegevens over zorgactiviteiten met gebruikersnaam, datum tijdstip en oude en nieuwe waarde worden vastgelegd in een audit trail in acht nemende de wettelijk geldende bewaartermijnen. Geautomatiseerd Inrichting Mutaties worden in Ecaris gelogd. Details kunnen voor iedere mutatie worden opgeroepen), waarbij gebruikersnaam, datum/tijdstip, oude en nieuwe waarde en patiëntcode zichtbaar zijn. De vertrouwelijkheid van de mutaties op gegevens over zorgactiviteit is niet gewaarborgd. Vertrouwelijkheid 312 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het afschermen van gegevens over zorgactiviteiten tegen onbevoegd inzien en muteren. Geautomatiseerd Autorisatie Door middel van menu-items en functiegroepen kan per gebruiker worden ingesteld welke menu-items wel en niet zichtbaar en toegankelijk zijn. Pagina 36 van 68

37 Er worden WBMV verrichtingen en samenhangende subtrajecten geregistreerd waarvoor de zorgaanbieder geen WBMV vergunning heeft. Vertrouwelijkheid 313 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij alleen verrichtingen en samenhangende subtrajecten kunnen worden geregistreerd waarvoor de zorgaanbieder een WBMV vergunning heeft. Geautomatiseerd Inrichting Bij de initiële implementatie worden alle mogelijke verrichtingencode voor het betreffende poortspecialisme als stamtabellen in het system geladen. Hierdoor kunnen alleen verrichtingen en samenhangende subtrajecten kunnen worden geregistreerd waarvoor de zorgaanbieder een WBMV vergunning heeft. 400 Interfaces aanleverende bronsystemen Norm: De aanlevering van gegevens inzake zorgactiviteiten dient juist, volledig en tijdig plaats te vinden Interfaces voor zorgactiviteiten afkomstig uit bronsystemen zijn onbetrouwbaar. Juistheid 401 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij Interfaces met bronsystemen een geautomatiseerd controlemechanisme bevatten dat vaststelt of aangeboden zorgactiviteiten voldoen aan de eisen van de applicatie. Juistheid 402 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij interfaces met bronsystemen voorzien in een signaleringsfunctie ten aanzien van uitval van aangeboden zorgactiviteiten. Geautomatiseerd Inrichting De database bevat voor imports gecodeerde bedrijfsregels. Indien aangeleverde data niet aan deze regels voldoen, wordt de data niet geaccepteerd. Geautomatiseerd Rapportage De database bevat voor imports gecodeerde bedrijfsregels. Indien aangeleverde data niet aan deze regels voldoen, wordt de data niet geaccepteerd. Juistheid/ Volledigheid 403 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het periodiek analyseren van signaleringsfunctieen betreffende de werking van interfaces. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 37 van 68

38 Volledigheid 404 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij de interface met bronsystemen door middel van een checksum controle inzicht geeft in de volledigheid van het gegevenstransport. Geautomatiseerd Inrichting De database bevat voor imports gecodeerde bedrijfsregels. Indien aangeleverde data niet aan deze regels voldoen, wordt de data niet geaccepteerd. Tijdigheid 405 De organisatie beschikt over een procedure waarmee kan worden vastgesteld of de interfaces op het juiste moment en op de juiste wijze hebben gewerkt. 500 Bepalen onderhanden werk Norm: Onderhanden werk dient juist en volledig te worden bepaald Berekeningswijze van OHW in OHW-Grouper is onjuist. Juistheid 501 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het beoordelen van rapportages over de juistheid van de in de OHW-grouper gehanteerde berekeningswijze. Onderhanden werk positie wordt niet juist of volledig gerapporteerd. Juistheid en volledigheid 502 De zorgaanbieder beschikt over een procedure om afwijkingen in de gerapporteerde OHW-positie ten opzichte van de door de OHW-grouper gerapporteerde stand te verklaren. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 38 van 68

39 OHW-positie is onvolledig doordat niet alle trajecten zijn aangeboden aan OHWgrouper. Volledigheid 503 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die waarborgt dat alle subtrajecten zonder einddatum worden aangeboden aan de OHW-Grouper voor het vaststellen van de OHW-positie. Geautomatiseerd Inrichting Het proces voor het aanbieden van zorgtrajecten/subtrajecten aan de OHW-grouper is geheel in Ecaris geborgd. Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de volledigheid van de subtrajecten. Wel hebben wij vastgesteld dat hier tijdens het ontwikkeltraject op is getest. OHW-grouper rapporteert onvolledig terug (niet alle zorgtrajecten worden gewaardeerd). Volledigheid 504 De applicatie dient te voorzien in een signaleringsfunctie voor aan de OHW-Grouper aangeboden openstaande zorgtrajecten waarvoor geen terugkoppeling van een bijbehorend zorgproduct plaats heeft gevonden. Geautomatiseerd Rapportage In de praktijk worden alle aangeboden openstaande zorgtrajecten door de OHW grouper teruggekoppeld. In de terugkoppeling kan worden aangegeven dat (bijvoorbeeld) gegevens ontbreken. 600 Sluiten zorgtraject Norm: Zorgtrajecten/subtrajecten dienen tijdig en vertrouwelijk te worden gesloten Pagina 39 van 68

40 Zorgtraject/subtraject wordt te vroeg afgesloten met als gevolg dat zorgactiviteiten ontbreken Tijdigheid 601 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarmee zorgtrajecten/subtrajecten geautomatiseerd worden afgesloten conform de daarvoor geldende afsluitregels. Geautomatiseerd Inrichting In het FO staan de zogenaamde afkeurregels beschreven in paragraaf 'E007' De reden van afkeuren. Tijdens de systeemtest is gebleken dat de afkeurregels juist geïmplementeerd zijn en dat onvolledige zorgtrajecten + subtrajecten geen doorgang vinden. De zorgtypebatch ZRGTYPEB opent en sluit voor medische en geriatrische revalidatie af met de specialisme specifieke afsluitregels. Voor overige specialismen worden alleen algemene regels uitgevoerd. De batch houdt rekening met het verschil tussen directe en indirecte patiënt gerichte tijd. Ook wordt rekening gehouden met de minimale duur van een verrichting. Verrichtingen die door de verrichtingenbatch niet zijn aangemerkt als geldig voor een DBC traject worden niet gekoppeld. Deze krijgen ook geen verrichtingcode zoals bekend bij de Grouper. Voor controle op het activiteitenprofiel bestaat het rapport PLA0305O Controle initieel zorgtype zonder face-to-face contact. Deze bij revalidatie in een initieel subtraject vereiste activiteit wordt niet door de batch afgedwongen en ook niet door de Grouper. Controle kan op dit moment dus alleen met deze lijst of uiteraard eigen controlelijsten (queries). Andere of uitgebreidere controles worden door aanlevering aan de Grouper gecontroleerd of door eigen gemaakte rapportages (queries). De Grouper controleert wel op aanwezigheid van een face-tot-face contact in het activiteitenprofiel van een initieel zorgtype voor Revalidatie. Bij ontbreken wordt geen product afgeleid. Ecaris geeft deze melding terug aan de gebruiker en kan dan dit subtraject niet factureren. Pagina 40 van 68

41 Zorgtraject/subtraject wordt te vroeg afgesloten met als gevolg dat zorgactiviteiten ontbreken Tijdigheid 602 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waarbij een rapportage wordt opgesteld over reguliere zorgtrajecten/subtrajecten. Geautomatiseerd Rapportage De zorgtype batch zorgt voor een correcte samenvatting van zorgactiviteiten tot een zorgtraject. De geprogrammeerde regels staan in het FO beschreven in Hoofdstuk Zorgtype BATCH (ZRGTYPEB). Uit de systeemtest bleek dat zorgactiviteiten en subtrajecten die daar niet bij hoorden, niet samengevat c.q. gefactureerd konden worden. Zo kan een ergotherapeut geen activiteiten plannen die toebehoren aan een fysiotherapeut. De zorgtypebatch (ZRGTYPEB) voert het daadwerkelijk samenvatten uit van verrichtingen met een landelijke verrichtingencode. In de verrichtingenbatch (VERRICHB) wordt daarvoor eerst aan uitgevoerde activiteiten een verrichtingencode toegekend op basis de activiteit/behandelingscode binnen Ecaris, het poortspecialisme en de discipline van de uitvoerder. Pagina 41 van 68

42 Zorgtraject/subtraject wordt te vroeg afgesloten met als gevolg dat zorgactiviteiten ontbreken Tijdigheid 603 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor periodieke analyse van afgesloten zorgtrajecten/subtrajecten. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 42 van 68

43 Zorgtraject/subtraject wordt onrechtmatig heropend Vertrouwelijkheid 604 De applicatie dient te voorzien in een rapportage met heropende zorgtrajecten/subtrajecten. Geautomatiseerd Inrichting Op basis van systeemtesten hebben wij geconcludeerd dat de DOT grouper in het proces van facturatie op een adequate manier geïmplementeerd is. Declaraties die niet door de voorliggende batches en DOT grouper zijn gekomen, komen niet in aanmerking voor verdere financiële afhandeling. De testgevallen laten zien dat de grouper een foutmelding terug geven. De DBC-verrichtingenbatch levert afgesloten subtrajecten aan bij de (externe) DOT-Grouper. Deze valideert en leidt af naar een DBC-product. Resultaat wordt vastgelegd in Ecaris. 700 Autoriseren zorgtrajecten/subtrajecten Norm: De vertrouwelijkheid van zorgtrajecten/subtrajecten is gewaarborgd Onrechtmatige autorisatie van zorgtrajecten/subtrajecten Vertrouwelijkheid 701 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit waardoor een eenmaal geopend zorgtraject/subtraject slechts onder verantwoordelijkheid van de betreffende specialist (of andere daartoe geautoriseerde medewerker) kan worden bewerkt. Geautomatiseerd Autorisatie Door middel van menu-items en functiegroepen kan per gebruiker worden ingesteld welke menu-items wel en niet zichtbaar en toegankelijk zijn. Dit geldt ook voor het toekennen van bevoegdheden rond het sluiten en heropenen van zorgtrajecten. 800 Samenvatten zorgactiviteiten tot zorgtraject Norm: Zorgactiviteiten dienen juist en volledig te worden samengevat tot een zorgtraject Pagina 43 van 68

44 Zorgactiviteiten in het Zorgactiviteitenbestand worden onjuist samengevat tot zorgtrajecten/subtrajecten. Juistheid 801 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het juist samenvatten van zorgactiviteiten tot een zorgtraject/subtraject. Geautomatiseerd Inrichting Door middel van steekproeven hebben wij vastgesteld dat de module ZORGTYPE BATCH zorgt dat alle zorgtrajecten conform de regels worden afgesloten. Pagina 44 van 68

45 Zorgactiviteiten in het Zorgactiviteitenbestand worden onrechtmatig aan een zorgtraject/subtraject gekoppeld (verkeerd parallel zorgtraject). Juistheid 802 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit aan de hand waarvan Zorgactiviteiten kunnen worden 'omgehangen' naar een ander zorgtraject/subtraject. Geautomatiseerd Inrichting Ecaris beschikt over een functionaliteit waarmee zorgactiviteiten kunnen worden 'omgehangen' naar een ander zorgtraject/subtraject. Zorgactiviteiten in het Zorgactiviteitenbestand worden onterecht aan een zorgtraject/subtraject gekoppeld (verkeerd parallel zorgtraject). Juistheid 803 De applicatie dient te voorzien in een rapportage betreffende 'omgehangen' Zorgactiviteiten. Geautomatiseerd Rapportage Ecaris voorziet niet standaard in de functionaliteit een rapportage met omgehangen verrichtingen te genereren. Dit kan wel middels de querie tool. Tevens worden handmatig verwijderde verrichtingen gelogd, de logfile is inzichtelijk te maken in LOGGINGQ (Loggingsgegevens). Juistheid 804 De zorgaanbieder dient te voorzien in een periodieke analyse van het rapport met 'omgehangen' Zorgactiviteiten. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 45 van 68

46 Zorgactiviteiten in het Zorgactiviteitenbestand worden onvolledig samengevat tot zorgtrajecten/subtrajecten. Volledigheid 805 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor het volledig samenvatten van zorgactiviteiten tot een zorgtraject/subtraject. Geautomatiseerd Inrichting Door middel van steekproeven hebben wij vastgesteld dat de module ZORGTYPE BATCH zorgt dat alle zorgtrajecten conform de regels worden afgesloten. 900 Afleiden zorgproducten Norm: Zorgproducten dienen volledig en vertrouwelijk te worden afgeleid Pagina 46 van 68

47 Een zorgtraject/subtraject leidt niet tot een teruggeleverd zorgproduct. Volledigheid 901 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die signaleert middels een rapportage indien aangeleverde zorgtrajecten/subtrajecten niet resulteren in een teruggeleverd zorgproduct (declaratie result setnummer). Geautomatiseerd Rapportage Ecaris beschikt over functionaliteit die signaleert indien aangeleverde zorgtrajecten/subtrajecten niet resulteren in een terug geleverd zorgproduct (declaratie result setnummer). Pagina 47 van 68

48 Een zorgtraject/subtraject leidt niet tot een teruggeleverd zorgproduct. De door de Grouper gegenereerde zorgproductcodes kunnen worden aangepast. Volledigheid 902 De zorgaanbieder beschikt over een procedure voor het beoordelen van rapportages over de uitwisseling van gegevens met de "Grouper". Vertrouwelijkheid 903 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit dat de door de Grouper gegenereerde zorgproductcode niet kan worden aangepast, tenzij opnieuw opgeleverd aan de Grouper. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Geautomatiseerd Inrichting Wij hebben vastgesteld dat de door de grouper gegenereerde zorgproductcodes (voorzien van V) niet meer gewijzigd kunnen worden. 950 Valideren DBC's Norm: DBC's dienen juist, volledig, tijdig controleerbaar en geautoriseerd te worden gevalideerd. Pagina 48 van 68

49 Een DBC wordt ten onrechte goed- of afgekeurd Juistheid 951 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die valideert volgens de landelijke specificaties voor de validatiemodule Geautomatiseerd Inrichting Wij hebben vastgesteld dat Ecaris voorziet in functionaliteit waarmee gevalideerd wordt volgens de landelijke specificaties. Een DBC typering kan niet - al dan niet automatisch - worden aangepast Controleerbaarheid 952 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die signaleert middels een rapportage of DBC's zijn aangepast en/of aangemaakt. Geautomatiseerd Inrichting Door middel van steekproeven hebben wij vastgesteld dat de module ZORGTYPE BATCH zorgt dat alle zorgtrajecten conform de regels worden afgesloten. Pagina 49 van 68

50 DBC's kunnen niet overvolledig worden gegenereerd op basis van essentiele verrichtingen. De validatiemodule is niet volgens de door de Nza vastgestelde specificaties is gebouwd en/of niet naar behoren toegepast. Volledigheid 953 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit die signaleert middels een rapportage of DBC's automatisch dan wel handmatig zijn aangepast en/of aangemaakt. Juistheid, Volledigheid 1000 Corrigeren uitval (na afleiden door de Grouper) Norm: Uitval dient tijdig, controleerbaar en vertrouwelijk te worden gecorrigeerd 954 De zorgaanbieder beschikt over een procedure dat diens accountant tijdens zijn controle verifieert of de validatiemodule volgens de door de Nza vastgestelde specificaties is gebouwd en naar behoren toegepast. Geautomatiseerd Inrichting Bij een aantal poortspecialismen is het niet mogelijk automatisch aan te passen. Dit geldt niet voor revalidatie waarbij alles automatisch wordt aangepast. Organisatorisch Organisatorische maatregelen, te nemen door Zorgaanbieder Pagina 50 van 68

51 Correcties worden te laat of geheel niet uitgevoerd. Tijdigheid 1001 De applicatie dient te voorzien in functionaliteit voor de registratie van de uitvaldatum van het zorgtraject/subtraject en genereert een rapportage ten behoeve van een afloopcontrole op de uitval. Geautomatiseerd Rapportage Validatie vindt plaats door de DOT grouper, de uitval kan via de schermen GROUCONQ en GROUCONA (Grouper-gegevens controleren) geanalyseerd worden. Daarnaast voorziet Ecaris in de volgende signaleringslijsten op basis waarvan validatieresultaten en uitval beoordeeld kunnen worden: ORA0401O (Openstaande zorgtrajecten zonder DBC); ORA0402O (Controle af te sluiten DBC s); ONM0201O (DBC validatie aan de hand van verrichtingen); ONM0202O (Verschil tussen geplande en daadwerkelijke DBC). Pagina 51 van 68