Deloitte Auditplan 2015 Gemeente Purmerend Gezamenlijke focus op risico's en efficiëntie

Transcriptie

1 Deloitte Auditplan 2015 Gemeente Purmerend Gezamenlijke focus op risico's en efficiëntie Purmerend, 21 september Deloitte The Netherlands

2 Inhoudsopgave Onderwerp Aanbieding auditplan Blz. Ontwikkelingen in de sector 3 Onze aanpak 1 Heldere rapportage 11 (natuurlijke) Adviesfunctie 12 Eenduidige afspraken 13 Tijdpad & Communicatie 16 Afsluiting 18 WÊÊÊÊÊÊ /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

3 Aanbieding auditplan 2015 Gezamenlijke focus op risico's en efficiëntie Aan de gemeente Purmerend, U heeft ons verzocht de jaarrekening te controleren van uw gemeente over het boekjaar eindigend op 31 december Met dank voor uw opdracht ontvangt u hierbij ons plan van aanpak voor de accountantscontrole van de jaarrekening 2015 van uw gemeente. Met dit plan van aanpak willen wij u informeren over de door ons uit te voeren controlewerkzaamheden. Dit plan is een belangrijk hulpmiddel in de communicatie tussen Deloitte en de gemeente. Wij benadrukken dat het plan van aanpak geen eenzijdig stuk van Deloitte is. Het vormt een weerslag van gezamenlijke prioriteiten, specifieke aandachtsgebieden, wederzijdse verwachtingen en tijdschema's. Van belang is dat het plan aansluit bij de kwaliteitseisen die worden gesteld aan de accountantscontrole, de onderkende doelstellingen en prioriteiten van uw gemeente. In dit auditplan hebben wij achtereenvolgens onze aanpak, rapportages en tijdpad beschreven. Uiteraard is het plan niet 'in beton gegoten'. Het plan en de uitwerking ervan zijn continu in ontwikkeling op basis van de gebeurtenissen en actuele situatie bij uw gemeente. Om voortdurend van de relevante ontwikkelingen op de hoogte te zijn én te blijven en zodoende optimaal als certificerend accountant en sparringpartner van de gemeente te kunnen fungeren, neemt de communicatie een belangrijke plaats in binnen ons auditplan. Het streven is en blijft uiteraard om een kwalitatief goede controle uit te voeren, waarin ruimte is voor en rekening wordt gehouden met de lopende ontwikkelingen in en uitdagingen voor de gemeente en die voldoet aan de wettelijke kwaliteitseisen, uw verwachtingen en meerwaarde biedt. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. ^ N.R-=PrltzRA /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

4 Ontwikkelingen in de sector Veel uitdagingen met financiële impact Hierna en in het verdere vervolg van dit auditplan behandelen wij een aantal actuele thema's. Thema verwachten wij aan te treffen? Financieel & rechtmatig grip houden op de drie decentralisaties. Toereikende interne beheersing en rapportering zodat de externe controle effectief en efficiënt kan worden uitgevoerd Er is inzicht in de doelgroep, welke cliënten heeft de gemeente Er is inzicht in de financiële stromen, de werkelijke lasten (bijvoorbeeld werkelijk geleverde zorg) De visie op gemeentelijke situatie Er is duidelijkheid omtrent de financiële kaders en de consequenties voor het meerjarenperspectief en risicoparagraaf Wat doen wij eraan in het kader van en met de materialiteit van de controleopdracht voor de jaarrekening als geheel? Binnenkort starten wij met de interim-controle in het kader van de jaarrekening Graag willen wij tijdig met u inzicht krijgen in de interne beheersing van de geldstromen, ook in het kader van de financiële rechtmatigheid. Na verkrijgen van voldoende inzicht vullen wij ons controleplan daarop aan. Wij zullen u op de hoogte houden van de actuele ontwikkelingen. Voor het ambtelijk apparaat komt er een regionale bijeenkomst voor alle gemeenten waarin wij ingaan op de ontwikkelingen. In onze offerte hebben we ook workshops aan de raad aangeboden. De decentralisaties zouden hiervoor een mooi onderwerp kunnen zijn /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

5 Ontwikkelingen in de sector Veel uitdagingen met financiële impact Hierna en in het verdere vervolg van dit auditplan behandelen wij een aantal actuele thema's. Thema Verslaggeving BBV verwachten wij aan te treffen? De commissie BBV heeft op 10 juli 2015 de wijzigingen van de jaarverslaglegging vanaf 1 januari 2016 (voor)aangekondigd. Deze kunnen gevolgen hebben voor de begroting Onderstaand enkele opvallende mogelijke wijzigingen: Grex-en krijgen een maximale looptijd van tien jaar. Het wordt verplicht om kosten in de grex te laten aansluiten op de kostenverhaalsmogelijkheden in de Wro/Bro. Daarmee wordt de kostentoerekening ook in lijn gebracht met de naderende VPB-plicht voor overheidsbedrijven. De eisen aan de toerekenbaarheid van rente en aan de gehanteerde disconteringsvoet zijn verscherpt. De rente die wordt toegerekend aan grondexploitaties moet worden gebaseerd op de werkelijke rente over het vreemd vermogen. De NIEGG-categorie wordt in zijn geheel afgeschaft. Zolang gronden nog niet als BlE's worden gekwalificeerd, dienen deze als 'strategische gronden' onder MVA op de balans te worden geplaatst. Toerekening van rente en andere kosten aan gronden niet in exploitatie is niet langer toegestaan. Wat doen wij eraan in het kader van en met de materialiteit van de controleopdracht voor de jaarrekening als geheel? Nog geen directe impact op de verantwoording Wel relevant voor de begroting In gesprek met uw ambtelijk management wijzen wij u op deze ontwikkelingen en geven aandachtspunten mee voor de komende periode /mb/ Auditplan - Purmerend

6 Ontwikkelingen in de sector Veel uitdagingen met financiële impact (vervolg) Thema (vervolg) verwachten wij aan te treffen? m Wat doen wij eraan in het kader van en met de materialiteit van de controleopdracht voor de jaarrekening als geheel? Wet gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regelingen moeten vóór 1 april van jaar t+1 de 'algemene financiële en beleidsmatige kaders voor het volgend jaar en de voorlopige jaarrekening' aan de raden overleggen. Daarnaast krijgen raden langere tijd voor het indienen van een zienswijze op de begroting, acht in plaats van zes weken. Het is van belang om hierover: Duidelijke afspraken te maken met uw gemeenschappelijke regelingen. Kritisch te bewaken dat afspraken nageleefd worden. Belangrijke verbonden partijen voor uw gemeente zijn onder meer (bron: jaarrekening 2014): 1. GGD Zaanstreek-Waterland. 2. Baanstede werkvoorzieningsschap. 3. Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland. 4. Intergemeentelijk samenwerkingsorgaan Waterland. Vaststellen inbedding nieuwe wettelijke bepalingen in gemeentelijke procedures /mb/ Auditplan - Purmerend

7 Ontwikkelingen in de sector Veel uitdagin gen met financiële impact (vervol g) erwachten wij aan te treffe Wat doen wij eraan in het kader van en met de materialiteit van de controleopdracht voor de jaarrekening als geheel? Belastingplicht overheidsbedrijven Het wetsvoorstel dat de Vpb hoofdregel van overheidsondernemingen radicaal doet wijzigen van "vrijgesteld, tenzij" naar "belast tenzij" is inmiddels aangenomen. De invoering van de belastingplicht op 1 januari 2016 is dichtbij en er zijn meerdere redenen voor uw gemeente om inzicht te krijgen in de mogelijke gevolgen van deze wetgeving: Budgettaire aspecten. Politieke besluitvorming. Interne structuur. Een inventarisatie van de activiteiten die belastingplichtig zijn, wat de mogelijke financiële en organisatorische gevolgen zijn en hoeverre hierop kan worden geanticipeerd is hierbij van belang. Onder andere voor het grondbedrijf kan de Vpb materiële gevolgen hebben. De volgende vragen dienen volgens ons met enige voortvarendheid beantwoord te worden: Over welke grondposities beschikt de gemeente? Hoe zijn deze in de BBV- balans gerubriceerd? Behoren deze grondposities tot een fiscale onderneming? Zo ja, welke voordelen biedt het om deze grondposities en/of samenhangende diensten onder te brengen in een aparte entiteit? Zo nee, welke voordelen biedt het als deze grondposities wel tot een onderneming behoren en wat is daarvoor nodig? Wat is de impact van onderhanden besluitvorming op de fiscale positie van het grondbedrijf? Beoordelen plan van aanpak en daarbij behorende planning. Buiten het kader van controleopdracht zou u gebruik kunnen maken van het door Deloitte ontwikkelde grondexploitatiemodel. Hiermee wordt uw MPG doorgerekend op fiscale effecten waarbij met verschillende parameters kan worden gesimuleerd. Dit geeft een inschatting hoe u tot een waardering op de openingsbalans kunt komen en welke effecten de jaarwinstbepaling op uw grondexploitatie heeft /mb/ Auditplan - Purmerend

8 Onze aanpak Onze controle is maatwerk: in overleg met u ingericht Controle aangepast aan de activiteiten van gemeente Purmerend De aanpak van de controle is gebaseerd op kennis van uw gemeente. De eerste stap die wij zetten is het verkrijgen van een inzicht in uw bestaande relaties en activiteiten en in uw doelstellingen. Op basis van deze informatie stellen wij een specifiek audit plan voor u op, waarin rekening wordt gehouden met uw omstandigheden. Zowel uw medewerkers als het controleteam van Deloitte worden zodoende in staat gesteld zich te concentreren op de belangrijkste jaarrekeningposten en transacties. Fase 5 Eindbespreking en evaluatie ^pril/mei September/oktob Controle jaarrekeningen Identificatie nterne controlemaatregelen Onze focus op uw belangrijkste aandachtsgebieden Onze aanpak kenmerkt zich door een nauwkeurige risicobenadering, die nauwkeurig blootlegt wat fout kan gaan en tot een afwijking van materieel belang kan leiden in belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen. Als wij de controle van de gemeente Purmerend vanuit dit perspectief benaderen, betekent dit dat wij aandacht besteden aan die gebieden die er toe doen en dat wij slechts in beperkte mate werkzaamheden uitvoeren op punten die geen of weinig aanvullende controlezekerheid bieden. Dit werken wij in het vervolg van dit auditplan meer gedetailleerd uit. Kort gezegd komt het erop neer dat wij gepaste, maar geen overbodige controlewerkzaamheden uitvoeren. Wij starten het auditplan voor de gemeente op het niveau van de financiële overzichten, om vast te kunnen stellen voor welke belangrijke jaarrekeningposten en toelichtingen werkzaamheden nodig zijn. Vervolgens werken wij voor ieder van de geïdentificeerde gebieden het auditplan verder uit, zodat onze procedures zich specifiek richten op de risico's van afwijkingen van materieel belang binnen die gebieden. NB: dit is de planning voor het jaar Voor het controlejaar 2016 ronden wij de fases 1 en 2 reeds in de zomer af /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend 2015eloitte The Netherlands

9 Onze aanpak (vervolg) Aandachtspunten controle gemeente Purmerend Waardering en beheersing grondexploitaties Voorzieningen: subjectieve elementen/schattingen, zoals uw voorzieningen voor groot onderhoud Beheersing verbonden partijen zoals: GGD Zaanstreek- Waterland, Baanstede werkvoorzieningsschap, Veiligheidsregio Zaanstreek-Waterland, Stadsverwarming Purmerend, HVC, Intergemeentelijk samenwerkingsorgaan Waterland Onderbouwing van prestatielevering inkopen en functiescheiding proces inkopen Volledigheid van de verantwoording van opbrengsten zoals o.a. doeluitkeringen, subsidiebaten, plaatselijke belastingen en heffingen, leges, detacheringsopbrengsten en huuropbrengsten Rechtmatigheid van aanbestedingen (spend analyses) en betalingen Risicomanagement en frauderisicoanalyse Decentralisaties, waaronder vaststelling prestatielevering en rechtmatigheid, tijdigheid verantwoordingsinformatie, afstemming met accountants betrokken zorginstellingen IT: Algemene IT-beheersingsmaatregelen en application controls Tijdigheid en volledigheid verantwoordingsinformatie sociale zaken regelingen en uitbestede activiteiten drie decentralisaties /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

10 Onze aanpak (vervolg) Uitvoering van het audit plan Onderdeel van de uitvoering van het auditplan is het evalueren van de opzet en het bestaan van de interne beheersingsmaatregelen, de toetsing van de operationele effectiviteit van de interne beheersingsmaatregelen en het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden. Waar mogelijk voeren wij uit efficiency testwerkzaamheden van interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden gelijktijdig uit. Onze gegevensgerichte controlewerkzaamheden bestaan uit een specifieke combinatie van cijferanalyses en detailcontroles van transacties en saldi. Deze werkzaamheden zijn ontworpen om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de financiële overzichten geen afwijkingen van materieel belang bevatten. (Verbijzonderde) interne controle Onze controleaanpak gaat uit van het zelfcontrolerend vermogen van uw organisatie. De (al dan niet verbijzonderde) interne controle is daarin een belangrijk onderdeel. Deze interne controle en onze externe controle dienen naadloos op elkaar aan te sluiten. Wij hebben nader afstemming hierover. Selectie processen Tijdens onze controlewerkzaamheden 2015 zullen wij voor de relevante bedrijfsprocessen (en hiermee samenhangende transactiestromen en jaarrekeningposten) de opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en daarin opgenomen interne beheersingsmaatregelen beoordelen en vaststellen in hoeverre wij daarop kunnen steunen voor onze controle van de jaarrekening. Daar waar wij niet kunnen steunen op de interne beheersingsmaatregelen zullen wij onze controleaanpak aanpassen en met een grote(re) mate van detail (gegevensgerichte) controles uitvoeren, waaronder het gebruik van cijferanalyses en detailcontroles. Speerpunten raad U heeft de mogelijkheid om speerpunten in te brengen, die wij in onze controle extra kunnen meenemen. Deze speerpunten kunnen naar voren komen als gevolg van interne en externe ontwikkelingen, maar kunnen ook ontstaan uit eigen specifieke wensen en aandachtsgebieden /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

11 Onze aanpak (vervolg) v. erantwoordelijken gemeente Purmerend Om onze controle effectief en efficiënt uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat klip en klaar is welke ambtelijk medewerkers primair verantwoordelijk zijn voor het jaarrekeningcontroletraject. Wij vragen uw ambtelijke organisatie daarom om een overzicht te verstrekken met de verantwoordelijken voor de volgende onderwerpen: Interim-controle: coördinatie en communicatie van interviews en gevraagde controle-informatie. (Verbijzonderde) interne controle. Jaarrekeningcontrole: opstellen van de jaarrekening, coördinatie en communicatie van gevraagde controle-informatie /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

12 Heldere rapportage Wij denken met u mee over relevante ontwikkelingen en de gevolgen daarvan voor uw gemeente Met betrekking tot de controle van de jaarrekening ontvangt u van ons: Een plan van aanpak dat is toegespitst op uw bedrijfsvoerings- en verslaggevingsrisico's met inachtneming van de specifieke aandachtspunten uit de gezamenlijke risicoanalyse. Managementletter en bespreking van de bevindingen uit de interim-controle, waarin wij onze bevindingen rapporteren en/of bespreken ter verbetering van de beheersing van uw gemeente. Accountantsverslag en/of bespreking van de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole, waarin wij onze bevindingen rapporteren en/of bespreken voortvloeiende uit de controle van de jaarrekening. Onze controleverklaring bij de jaarrekening. Bij onze rapportages zullen wij tevens expliciet aandacht schenken aan de voortgang van de opvolging van eerdere bevindingen en aanbevelingen (indien relevant) /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

13 (natuurlijke) Adviesfunctie Mogelijke adviesonderwerpen: In het kader van onze (natuurlijke) adviesfunctie kunnen wij u bijvoorbeeld adviseren over onderstaande actuele ontwikkelingen /mb Auditplan - Gemeente Purmerend

14 Eenduidige afspraken SMART beschrijving interne beheersingsmaatregelen Inleiding De recente (economische) ontwikkelingen zorgen voor een stroomversnelling met zowel kansen als uitdagingen. Een goede interne beheersing geeft uw gemeente grip op het realiseren van uw doelen. De basis voor het inzicht in en de onderbouwing van de interne beheersing is een SMART-beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die uw gemeente heeft getroffen voor de financiële processen. Hierna werken wij nader uit aan welke eisen deze beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen dient te voldoen. Verwachtingen en afspraken Een adequate procesbeschrijving bevat een beschrijving van de interne beheersingsmaatregelen die uw gemeente heeft getroffen, waarbij u antwoord geeft op de zogenaamde '6 W-vragen': wie doet wat, waarom, wanneer, waarmee en met welk doel? Een meer gedetailleerde toelichting hierop is opgenomen in de flyer "Interne beheersing in de praktijk" die wij separaat aan u hebben toegestuurd. Daarnaast ontvangen wij graag van u een frauderisico- en corruptierisico-analyse. Ook hierover hebben wij een brochure separaat toegezonden. Verder is een belangrijke voorwaarde dat de interne controlewerkzaamheden aansluiten op onze controlewerkzaamheden /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

15 Eenduidige afspraken (vervolg Periodieke frauderisicoanalyse Inleiding Het college is primair verantwoordelijk voor het vermijden en ontdekken van fraude. De gemeenteraad heeft in dit kader een toezichthoudende rol. Het is niet onze verantwoordelijkheid om fraude te ontdekken, tenzij deze de materialiteit van de gemeente Purmerend overstijgen. Tegenwoordig is een specifiek actueel risico de beveiliging van uw IT-systemen. Daarom besteden wij ook aandacht in het kader van de risicoanalyse aan de vraag wat u doet aan het voorkomen van cyberrisico's. Verwachtingen en afspraken Van uw gemeente verwachten wij dat een actuele frauderisicoanalyse beschikbaar is, waarbij in ieder geval vanuit een tweetal invalshoeken een inschatting van de frauderisico's is gemaakt: 1. Het risico van onrechtmatige onttrekkingen van geld en/of goederen aan de gemeente. 2. Het risico dat personen de financiële verslaggeving gebruiken om daar beter van te worden. Een meer gedetailleerde toelichting op de wijze waarop een frauderisicoanalyse plaatsvindt alsook de aandachtspunten die wij hierbij onderkennen, is opgenomen in de flyer "Frauderisicoanalyse door directie & toezichthoudend orgaan" die wij u separaat hebben toegestuurd /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

16 Eenduidige afspraken (vervolg) Inzet van specialisten door gemeente Inleiding In bepaalde gevallen - bijvoorbeeld als uw gemeente de kennis en deskundigheid niet 'in huis' heeft - schakelt uw gemeente externe deskundigen in, bijvoorbeeld voor het actuarieel berekenen van de pensioenverplichtingen voor (gewezen) wethouders. Uw gemeente is en blijft in voorkomende gevallen verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de controle-informatie die door de betreffende specialist is opgesteld. Hierna werken wij nader uit wat wij van uw gemeente aan controles en documentatie verwachten. Verwachtingen en afspraken Als controle-informatie is opgesteld door een door de gemeente ingeschakelde deskundige, is en blijft de gemeente verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van deze informatie. Deze verantwoordelijkheid maken uw gemeente zichtbaar door: 1. De competentie, de capaciteiten en de objectiviteit van de deskundige te beoordelen en te documenteren. 2. Inzicht te krijgen in het werk van de deskundige. 3. Een evaluatie op te stellen van de geschiktheid van de werkzaamheden van de deskundige als basis voor betrouwbare controle-informatie. Van uw gemeente verwachten wij dat u voor de qua omvang en/of risico's belangrijkste processen en posten waarvoor een deskundige is ingeschakeld, de voornoemde werkzaamheden uitvoert en documenteert. Met uw gemeente zullen wij hierover nadere afspraken maken, onder andere over welke processen en posten voor de accountantscontrole van de jaarrekening significant zijn. Planning Voor een efficiënte en effectieve accountantscontrole binnen de met uw gemeente afgesproken planning en prijsafspraken, is het noodzakelijk dat de benodigde procesbeschrijvingen, de informatie over inzet van specialisten en de geactualiseerde frauderisicoanalyse beschikbaar zijn vóór onze planning en risicoanalyse van de accountantscontrole /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

17 Tijdpad & Communicatie De planning van onze controle en rapportering ziet er als volgt uit: Periode September 2015 September/Oktober 2015 September/Oktober 2015 Activiteit Afstemming auditplan met ambtelijke organisatie en gemeenteraad/pre-auditmeeting Interviews/bevestigend vragenonderzoeken belangrijkste processen Interim-controle Eind oktober 2015 Managementletter/boardletter Maart/april 2016 Jaarrekeningcontrole April/mei 2016 Accountantsverslag en controleverklaring /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

18 Tijdpad & Communicatie (vervolg) Gemeente Frequentie (Mogelijke) Onderwerp Team Deloitte Gemeenteraa d Op verzoek Behandeling rapport van Audit partner bevindingen/boardletter. Audit manager. Ook andere onderwerpen zoals risicomanagement grondexploitatie en andere belangrijke landelijke ontwikkelingen. Auditcommissie Twee keer per Pre-auditmeeting. jaar. Behandeling jaarrekening en rapport van bevindingen. Op verzoek ook voor andere onderwerpen aanwezig. Portefeuillehouder Vijf keer per Pre-auditmeeting. Financiën, jaar Bespreking bedrijfsvoering en gemeentesecretaris/ managementletter. afdelingshoofd Middelen en/of Bespreking conceptrapport van concerncontroller bevindingen bij de jaarrekening. Naar behoefte tussentijdse voortgangsgesprekken /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend Audit partner Audit manager. Audit partner.

19 Afsluiting In dit auditplan hebben wij de belangrijkste zaken genoemd die, naar onze mening, voor u van belang zijn voor het uitvoeren van de opdracht tot controle van de gemeente Purmerend over het boekjaar Wij zullen een samenvatting van dit auditplan met uw gemeenteraad communiceren. Hierna maken wij ons auditplan definitief. Tevens ontvangt u van ons een opdrachtbevestiging, waarin wij de belangrijkste gemaakte afspraken en voorwaarden schriftelijk bevestigen. Wij vragen u, indien u zich kunt verenigen met de voorgestelde uitvoering van de controle en opdrachtvoorwaarden, één exemplaar van de toe te zenden opdrachtbevestiging voor akkoord te retourneren /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend

20 Deloitte. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of memberfirms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte's approximately 170,000 professionals are committed to becoming the Standard of excellence. This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the "Deloitte Network") is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication /mb/ Auditplan - Gemeente Purmerend