23 april Jaarverslag Mitros 2013

Transcriptie

1 23 april 2014 Jaarverslag Mitros 2013

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 4 Deel I Voornemens en resultaten Voornemens en resultaten Deel II Mens Klantbenadering en dienstverlening Prijsbeleid Huurbeleid Huurbetaling Woonruimteverdeling Toewijzing Leegstand en mutatiegraad Verhuur vrije sector Deel III Wijk Leefbaarheid Gebiedsverantwoordelijkheid en wijkaanpak Niet wijkgebonden leefbaarheidsmaatregelen Leefbaarheidsbudget en sponsoring Wonen, welzijn, zorg en maatschappelijk vastgoed Deel IV Stenen Vastgoedportefeuille Samenstelling portefeuille Afspraken Prestatieafspraken Onderhoud Onderhoudsbeleid Onderhoudskosten Dagelijks en mutatieonderhoud (DOMO) Planmatig onderhoud (PO) Investeringen Aanpassing investeringsprogramma Projecten Duurzaamheid Deel V Maatschappij In gesprek Stakeholderspalet Huurdersorganisaties en bewonerscommissies Huurderspanels Debatteren met stakeholders Ondernemingsbestuur Good governance Integriteitsbeleid Risicomanagement Beoordeling van het stelsel van risicobeheersing... 45

3 13 Verslag van de Raad van Commissarissen Algemeen Taken en werkwijze Toezicht Samenstelling Deel VI Het Bedrijf Organisatie Organogram De organisatie Beleid Personele bezetting Ziekteverzuim Ondernemingsraad Jaarrekening Jaarresultaat Financiële continuïteit en meerjarenperspectief Verscherpt toezicht Deel VII Bijlagen Afkortingen jaarverslag Jaarrekening Stichting Mitros Geconsolideerde balans per 31 december 2013 (na resultaatbestemming) Geconsolideerde winst- en verliesrekening over Geconsolideerd kasstroomoverzicht 2013 directe methode Algemene toelichting Grondslagen voor waardering van activa en passiva Grondslagen voor bepaling van het resultaat Financiële instrumenten en risicobeheersing Belangrijke inschattingen ten aanzien van waardering en resultaatbepaling Kasstroomoverzicht Toelichting op de geconsolideerde balans Toelichting op de geconsolideerde winst- en verliesrekening Overige informatie Enkelvoudige balans per 31 december 2013 (na resultaatbestemming) Enkelvoudige winst- en verliesrekening over Toelichting op de (enkelvoudige) balans en de winst- en verliesrekening...59 Overige gegevens...62 Accountantsverklaring Adres

4 Voorwoord Met recht kan 2013 voor Mitros als een overgangsjaar worden beschouwd. Het was niet alleen het eerste jaar na het tijdperk van het ondernemingsplan Waardevol wonen, ook werd de transitie afgerond, verhuisden alle Utrechtse vestigingen naar de Koningin Wilhelminalaan (KWL), maakten we een nieuw ondernemingsplan en kwam er meer duidelijkheid uit Den Haag over de toekomst van de corporaties. Het ondernemingsplan Waardevol Wonen is in de periode het kompas voor de organisatie geweest. Als kind van zijn tijd ging Waardevol wonen uit van een brede taakopvatting door corporaties. Het heeft Mitros veel gebracht, zeker op het vlak van verbinding met de maatschappij. Met de financiële crisis werden ook de beperkingen van deze aanpak duidelijk. Een brede taakopvatting met minder geld, bedreigt de goede uitvoering van de kerntaak van Mitros, het voorzien in goede en voldoende betaalbare huurwoningen. De transitie die we in 2013 afgerond hebben, maakt Mitros in organisatorische zin klaar voor de komende jaren. We hebben daarbij onze organisatie van een nieuw organogram voorzien en helaas afscheid moeten nemen van een aanzienlijk aantal collega s. Dat hebben we adequaat en zorgvuldig gedaan, maar zeker voor de betrokkenen is het vaak - begrijpelijk - moeilijk te verteren. De verhuizing naar de KWL zien we als een enorme stap vooruit. De betekenis is groter dan alleen die van nieuwe huisvesting. De overgang naar het activiteitgericht werken en de fysieke nabijheid van veel collega s helpt de eilandencultuur doorbreken en werkt aan het begeerde éne Mitros. Nu, enkele maanden na de verhuisdatum, is sprake van een grote mate van gewenning aan de nieuwe situatie en is de tevredenheid erover groot. In 2013 kwamen we ook tot een nieuw ondernemingsplan Welkom thuis voor de periode De nadruk zal liggen op de kerntaken en het gewone gewoon goed doen. Met veel betrokkenen (in- en extern) is over de richting gesproken en wij ervaren daarbij een grote steun. De komende jaren zal de koers waargemaakt moeten worden. Onze buitenwereld was ook in 2013 onrustig. Met het akkoord tussen Aedes en minister Blok lijkt wel een consolidatieslag gemaakt te zijn. Met de zorg over de betaalbaarheid van het wonen voor onze huurders en de last van de nu definitieve verhuurdersheffing aan de éne kant is er aan de andere kant wel hoop dat het politieke debat over de toekomst van de woningcorporaties in een rustiger vaarwater komt. Dat is ook nodig, omdat een lange termijn-bedrijf als een woningcorporatie behoefte heeft aan een bestendige institutionele omgeving. Kanttekening is dat de komende parlementaire enquête nog tot verrassingen kan leiden. Onverwacht was de beslissing van het Centraal Fonds Volkshuisvesting Mitros onder verscherpt toezicht te plaatsen. Inmiddels zijn we zover dat op de punten van de geconstateerde tekortkomingen de kwaliteit van de informatievoorziening en de vermogenspositie in 2017 maatregelen zijn genomen. Wij hebben er vertrouwen in dat deze maatregelen zullen leiden tot het opheffen van het verscherpt toezicht. Rest ons niets dan onze huurders en maatschappelijke partners te danken voor het vertrouwen in het afgelopen jaar en vanzelfsprekend onze medewerkers voor hun betrokkenheid en inzet. Directie Mitros, Henk Peter Kip, voorzitter Maud Hoezen Liesbeth Marchesini-Franso Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 4

5 Deel I Voornemens en resultaten Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 5

6 1. Voornemens en resultaten 2013 Inleiding Ieder jaar beschrijft Mitros haar doelstellingen voor het komende jaar in een Beleidsbrief, die in feite een contract vormt tussen de directie en de Raad van Commissarissen. Input voor deze Beleidsbrief vormen de jaarlijkse risicoanalyse en de jaarsnede uit het ondernemingsplan. Daarnaast houdt Mitros natuurlijk ook rekening met recente (politieke en financieel-economische) ontwikkelingen en veranderde wet- en regelgeving. In het jaarverslag legt Mitros verantwoording af over het afgelopen jaar en beschrijft zij dus in hoeverre zij de voornemens uit haar Beleidsbrief heeft kunnen waarmaken. Overgangsjaar Echter, zoals in het voorwoord al geschreven staat, 2013 was voor Mitros op vele vlakken een overgangsjaar. In dat jaar hadden de transitie, de verhuizing, het bijstellen van het portefeuillebeleid en het opstellen van een nieuw ondernemingsplan prioriteit. Het oude ondernemingsplan Waardevol Wonen, was in 2013 verlopen en het nieuwe ondernemingsplan Welkom thuis moest nog geboren worden. Dat dit nieuwe ondernemingsplan er voor 2013 nog niet was, had alles te maken met de interne veranderingen bij Mitros. Het bepalen van de ondernemingsstrategie is immers iets wat onder verantwoordelijkheid van de nieuwe directie zou moeten gebeuren. Een directie die pas in het laatste kwartaal van 2012 was aangetreden. De directie gaf er bovendien de voorkeur aan om het nieuwe ondernemingsbeleid op te stellen samen met het nieuwe management. Dit kon dan ook niet eerder gebeuren dan in 2013, toen alle nieuwe managers op hun plek zaten. Beleidsbrief 2013 De Beleidsbrief 2013 kon dus niet op het nieuwe ondernemingsplan worden gebaseerd. Mitros heeft er daarom voor gekozen om de principes die de basis vormden voor de organisatieontwikkeling in 2013, als leidraad te gebruiken bij haar voornemens voor 2013: verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de huurder (leidend tot een hogere huurderstevredenheid); verbetering van de kwaliteit van het woningbezit; beheerste voortzetting van de wijkaanpak; verhoging van de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie. Deze punten kwamen ook voort uit de Mid Term Review van Hierin staat beschreven hoe ver Mitros was met de realisatie van Waardevol Wonen. Deze kerndoelen vormen de input voor de Beleidsbrief 2013, aangevuld met zaken die vooral te maken hebben met navolging van wet- en regelgeving en bedrijfsmatige aspecten. Voor de herkenbaarheid is de Beleidsbrief 2013 voor de laatste maal gekoppeld aan de vijf thema s uit Waardevol Wonen: Mens, Wijk, Stenen, Maatschappij en Bedrijf. Nog één keer is daarom ook dit jaarverslag op dezelfde wijze ingedeeld. Resultaten Hieronder zijn per thema schematisch weergegeven de doelstellingen uit de beleidsbrief en de realisatie in Beleidsbrief Realisatie in 2013 Toelichting bij afwijking Mens Implementatie nieuw meetsysteem voor huurderstevredenheid, waarin ook op lager aggregatieniveau kan worden gemeten (bijvoorbeeld op wijkniveau) Mitros is gaan werken met het Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector (KWH). KWH voert continu metingen uit naar de huurderstevredenheid. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 6

7 Beleidsbrief Realisatie in 2013 Toelichting bij afwijking Betere regie op primaire processen om huurderstevredenheid te verhogen. Minder schakelmomenten in de primaire processen, scherpere sturing om primaire processen goed te laten verlopen, met name de klachtafhandeling De nieuwe organisatie (na de transitie) is hierop ingericht. Verder is Mitros in 2013 begonnen met een verbeter-traject voor de afhandeling van klachten, waarbij de verantwoordelijkheid en sturing bij het management ligt. Verhoging huurderstevredenheid door een meer eenduidige werkwijze bij renovatie- en planmatigonderhouds-projecten: - implementatie renovatiehandboek (compacte interactieve kennisbank met bestaande afspraken en informatie, zoals concrete richtlijnen, handige tools, uitwerking operationele stappen van beleid, zoals participatie, communicatie, vergoedingen, enz.) - actieve aandacht voor de wijze van communiceren met (en benaderen van) huurders door projectleiders en medewerkers van Mitros en van de aannemers Het renovatiehandboek is gereed, maar is uiteindelijk verwerkt in een interactieve Mitros kennisportal in plaats van in een apart boek. Kennisportal wordt in 2014 gelanceerd. Doorgeschoven naar In het eerste halfjaar van 2014 heeft Mitros masterclasses georganiseerd over dit thema. Wijk Voortzetting van Wijkaanpak 2.0 (het goede van de brede wijkaanpak vasthouden, focus aanbrengen en de wijkaanpak combineren met de leefbaarheidsinspanningen) Stenen Huurwoningen start bouw: 109 oplevering: 350 Koopwoningen start bouw: 0 oplevering: 39 Zorgunits start bouw: 35 oplevering: 72 Sloop start sloop: 0 oplevering: 0 Renovaties start bouw: 59 oplevering: 199 Bedrijfsruimten in m 2 start bouw: 900 oplevering: Kosten onderhoud: 43 miljoen Verkoopresultaat projecten en bestaande bouw: 37 miljoen Goed werkend vastgoedinformatiesysteem dat eind 2013 is gevuld met informatie nodig voor complexbeheerplannen, IPD/AEDEX en digitaal aanbieden via WoningNet. Verbeterd inzicht in vastgoedwaardering In 2013 heeft Mitros haar aangepaste beleid voor de wijkaanpak (wijkaanpak 2.0) verder geïmplementeerd en opgenomen in het nieuwe ondernemingsplan ,3 miljoen 40,1 miljoen Het vastgoedinformatiesysteem is er en is volledig gevuld voor nieuwbouw, maar nog niet voor bestaande bouw. De investeringsstrategie uit het Twee projecten zijn uitgesteld: Scholeneiland in Bunnik omdat de betrokken zorgpartij zich terugtrok, en Hoek Vlek 3 omdat de aanbesteding is verlaat vanwege het complexe ontwerp. De koopwoningen in de toren op de Bruisdreef (36 stuks) zijn omgezet naar huur en dus meegeteld bij de huurwoningen. Dit is deels gecompenseerd met twee projecten die niet waren begroot: zes woningen op de Sterrenberg en 17 woningen aan de Maria van Hongarijedreef. Twee projecten zijn uitgesteld: Scholeneiland in Bunnik omdat de betrokken zorgpartij zich terugtrok, en Hoek Vlek 3 omdat de aanbesteding is verlaat vanwege het complexe ontwerp. De aanbesteding van het project Hoek Vlek 3 is uitgesteld. Het volledig vullen van het vastgoedinformatie-systeem met alle bestaande bouw kost zeer veel tijd en duurt enkele jaren. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 7

8 Beleidsbrief Realisatie in 2013 Toelichting bij afwijking (Aedex/IPD) en investeringsstrategie uit Portefeuilleplan voldoet aan eisen CFV Portefeuilleplan voldoet aan de eisen van het CFV. Dit is opgenomen in het herstelplan dat Mitros heeft opgesteld toen zij onder verscherpt toezicht is geplaatst. Voor een verbeterd inzicht in vastgoedwaardering (Aedex/IPD) is in 2013 de eerste aanzet gedaan. Dit wordt in 2014 vervolgd. Mitros voldoet eind 2013 aan wettelijke veiligheidsvoorschriften op gebied van o.a. asbest, legionella, fijnstof (voor huurders, medewerkers, co-makers) Bij planmatig onderhoud: verbetering duurzaamheid, huurderscontact, aanbesteding, kostenbeheersing en voldoen aan wet- en regelgeving. Mitros voldoet op dit vlak aan de wettelijke veiligheidsvoorschriften. De co-makers zijn op basis van de algemene voorwaarden verplicht te werken volgens geldende wet- er regelgeving. Mitros legt, via de algemene voorwaarden op dat co-makers voldoen aan wet- en regelgeving. Mitros draagt er zelf ook zorg voor dat zij voldoet aan relevante weten regelgeving. Verbetering duurzaamheid: In 2013 heeft Mitros energielabelstappen gerealiseerd in haar woningvoorraad, gedeeltelijk via renovaties en gedeeltelijk via PO. Huurderscontact: hieraan is net als bij renovatie extra aandacht besteed. Bij aanbesteding houdt Mitros zich aan haar eigen Inkoopbeleid en aan De Negen Gouden Regels (integriteitscode). Kostenbeheersing: Afgelopen jaar is, vooruitlopend op het in uitvoering nemen van het PO, in de planvoorbereiding gestuurd op budget. Realisatie van een marktinformatiefunctie binnen Mitros voor bepaling vrijesectorhuurprijzen, waardebepaling verkooppanden, kwartaalanalyses van recente ontwikkelingen lokale woningmarkt Maatschappij Ontwikkelen nieuwe, gedragen vorm van huurdersparticipatie samen met huurdersorganisaties Implementatie veranderingen in wet- en regelgeving, met name Herzieningswet. Bedrijf Realisatie en afronding van de transitie en daarbij werken aan gewenste bedrijfscultuur. Ontwikkeling en vaststelling nieuw ondernemingsplan voor Verhuizing naar Koningin Wilhelminalaan, implementatie van elementen van het nieuwe werken Hier is geen aparte tool voor gerealiseerd, maar deze functie is belegd bij medewerkers van de woongebieden en de afdeling Strategie & Advies Dit is in Utrecht in gang gezet met de overgang van Mitropool naar HuurdersNetwerk Mitros. Nieuwegein volgt in Herzieningswet is in 2013 niet van kracht geworden. Wijzigingen in WNT-aangelegenheden zijn wel geïmplementeerd bij Mitros. Transitie is in 2013 afgerond. Cultuurveranderingstraject is in 2013 ingezet en wordt in 2014 voortgezet. Mitros heeft een nieuw ondernemingsplan voor : Welkom Thuis Alle Utrechtse vestigingen van Mitros waren per 1 juni verhuisd naar het nieuwe kantoor, waar deels de principes van het nieuwe werken deels worden gehanteerd. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 8

9 Beleidsbrief Realisatie in 2013 Toelichting bij afwijking In kaart brengen hoe Mitros op lange termijn toegang tot de kapitaalmarkt kan borgen. Voor de urgentieprojecten heeft Mitros beklemd (= toegekend onder voorwaarden) faciliteringsvolume voor 2014/2015 gekregen. Mitros voldoet aan de financiële ratio s van het nieuwe beoordelingskader van het WSW. Daarnaast is Mitros met diverse partijen in gesprek voor ongeborgde financiering voor niet- DAEB projecten. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 9

10 Deel II Mens Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 10

11 2. Klantbenadering en dienstverlening Om de huurder beter te kunnen bedienen en de huurderstevredenheid te verhogen heeft Mitros in 2013 haar organisatie en de werkprocessen opnieuw ingericht. Deze organisatieverandering, bij Mitros de transitie genaamd, is halverwege 2013 ingegaan. Telefonische bereikbaarheid Het klantcontactcentrum, verantwoordelijk voor de eerstelijnsopvang van alle klantvragen, handelt sinds de transitie en de verhuizing van Mitros naar haar nieuwe kantoor niet alleen telefoontjes maar ook alle baliebezoeken af. Aanvankelijk zorgden technische problemen met de telefonie in het nieuwe kantoorpand én de nieuwe, extra werkzaamheden achter de balie, voor een zeer slechte bereikbaarheid van slechts 15% (percentage telefoontjes dat binnen dertig seconden wordt opgenomen). In augustus was de bereikbaarheid aanzienlijk verbeterd (75%) doordat de technische problemen waren verholpen en de afdeling Klantcontact tijdelijk werd versterkt met zes extra medewerkers. Het gewenste niveau was eind 2013 echter nog niet behaald. Huurderstevredenheid Sinds 2007 heeft Mitros via de Woonbench haar huurderstevredenheid gemeten. Omdat Woonbench zichzelf in 2012 heeft opgeheven, is Mitros in het voorjaar van 2013 op zoek gegaan naar een nieuwe betrouwbare manier om inzicht te krijgen in de huurderstevredenheid en hoe deze te verbeteren. Daarbij is de keuze gevallen op het Kwaliteitscentrum Woningcorporaties Huursector (KWH). Mitros zet KWH vooral in om met de KWH-metingen goed inzicht te krijgen in hoe het er voor staat met de dienstverlening, waar relevante verbeterpunten zitten en hoe die dan aan te pakken. KWH meet standaard de klanttevredenheid op de volgende onderdelen: de algemene dienstverlening klantcontact: de telefonische bereikbaarheid, de kwaliteit van informatie en communicatie (bijvoorbeeld op website, in brieven en s naar huurders) verhuizen: het zoeken en betrekken van een woning, het opzeggen van de huur klachten behandelen: de wijze waarop de corporatie de huurder en de klacht behandelt onderhoud: de dienstverlening bij het uitvoeren van reparaties en onderhoud Het verslagjaar was het jaar van de nulmeting. Op alle hiervoor genoemde onderdelen zijn metingen uitgevoerd. Omdat het eerste kwartaal van 2013 niet meer meegenomen kon worden in de metingen, is geen definitief cijfer voor 2013 vastgesteld. De nulmeting geeft echter al wel een zeer goede indicatie van de waardering van huurders voor Mitros; op het gebied van telefonische bereikbaarheid, klachtenafhandeling en communicatie en informatie voldoet Mitros nog niet aan de KWH-norm. De nulmeting is verder benut om te bezien of de gekozen opzet prettig werkt en welke manier van rapporteren de relevantste informatie voor Mitros oplevert. Klachtenmanagement Mitros ontving in het verslagjaar 693 schriftelijke klachten: 548 in Utrecht en 79 in Nieuwegein. Dit was minder dan in 2012, toen Mitros 879 schriftelijke klachten ontving. Verder dienden nog 66 huurders een schadeclaim in naar aanleiding van de asbestcalamiteit in Kanaleneiland in juli Het snel oppakken van klachten en het goed en tijdig informeren van de huurder bleef ook in 2013 een belangrijk knelpunt. Omdat huurders vaak, ondanks toezeggingen, niet of te laat worden teruggebeld en binnen Mitros afspraken over terugkoppelingen aan huurders niet goed genoeg zijn belegd, blijft gebrekkige communicatie door Mitros, net als in voorgaande jaren, de meest voorkomende klacht. Andere veel voorkomende klachten gaan over het uitvoeren van dagelijks onderhoud, het beleid van Mitros of schadeclaims. Eind 2013 heeft Mitros een traject in gang gezet voor de verbetering van de klachtafhandeling. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de managers. Voor iedere klacht wordt een klachteigenaar benoemd, die binnen drie werkdagen persoonlijk contact opneemt met de huurder. Op basis van Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 11

12 tweewekelijks aangeleverde informatie moeten de managers sturen op een snelle en correcte afhandeling van de klachten. Klachtencommissie Mitros heeft, zoals voorgeschreven door het BBSH, een onafhankelijke klachtencommissie. De Klachtencommissie voor Mitros heeft een eigen reglement, dat is vastgesteld door de huurdersorganisaties Huurdersnetwerk Mitros en VBN en door de directie van Mitros. Via de Mitroswebsite, een aparte brochure en de huurdersorganisaties worden huurders op de hoogte gebracht van het bestaan van de Klachtencommissie. De commissie legt jaarlijks in een uitgebreid eigen jaarverslag verantwoording af over haar werkzaamheden. Dit verslag is te downloaden op Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 12

13 3. Prijsbeleid De huur is de belangrijkste inkomstenbron voor Mitros. Niet alleen bij de jaarlijkse huurverhoging per 1 juli, maar ook bij mutatie past Mitros de huren aan. Dat laatste is nodig om meer te kunnen investeren in de kwaliteit van de woningen. De meeste huurders betalen hun huur netjes op tijd. Enkelen dienen een bezwaarschrift in tegen de huur(verhoging). Helaas blijft voor een kleine groep de huurbetaling een probleem met betalingsachterstanden of, bij hoge uitzondering, een ontruiming tot gevolg. 3.1 Huurbeleid Huuraanpassingen De inkomensafhankelijke huurverhoging is in 2013 een feit geworden. Mitros heeft de uitgangspunten zoals die door het Rijk zijn vastgesteld, onverkort toegepast. Dat wil zeggen dat: huishoudens met een inkomen tot een huurverhoging is aangezegd van inflatie (2,5%) plus 1,5% (basis huurverhoging); huishoudens met een inkomen tussen en een huurverhoging is aangezegd van inflatie plus 2%; huishoudens met een inkomen boven de een huurverhoging is aangezegd van inflatie plus 4%. De basishuurverhoging was in 2013 dus vier procent. Bij Mitros kwam de gemiddelde huurverhoging voor al haar woningen uit op 4,1 procent. Het gaat hierbij om de reguliere jaarlijkse huurverhoging, waarin niet is meegeteld de huurverhoging bij zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV s) en Individuele Woningverbetering (IWV). Evenmin zijn hierin inbegrepen de huurverhogingen bij mutatie. De huurdersorganisaties VBN en Huurdersnetwerk Mitros hebben een deels negatief advies uitgebracht over de inkomensafhankelijke huurverhoging. Desondanks heeft Mitros de uitgangspunten van het Rijksbeleid onverkort toegepast. De verhuurdersheffing maakt een verhoging van de huren noodzakelijk, wil Mitros haar investeringen op peil houden. Naast de jaarlijkse huurverhoging verhoogt Mitros de huurprijzen bij mutatie. In 2012 heeft Mitros hiervoor een nieuw beleid vastgesteld. In 2013 zijn hier geen veranderingen in opgetreden. De gemiddelde huurprijs van de woningen van Mitros zit op 66 procent van de maximaal redelijke huurprijs inclusief schaarstepunten. In 2012 was dit nog 62 procent. Deze toename is het effect van het streefhuurbeleid van Mitros en van de inkomensafhankelijke huurverhoging. Prijsbeleid bedrijfsonroerendgoed (BOG) Mitros verhuurt haar bedrijfsonroerendgoed tegen een marktconforme huurprijs. Deze wordt jaarlijks op basis van de Consumenten Prijs Index (CPI) verhoogd. In 2013 daalde de marktprijs door een afnemende vraag en een toename van het aanbod. De gemiddelde huurprijs in 2013 bedroeg 99,- per vierkante meter per jaar. 3.2 Huurbetaling Verzoek- en bezwaarschriften Huurders kunnen bij Mitros of bij de Huurcommissie een verzoekschrift indienen tot huurverlaging op grond van gebreken aan de woning of op grond van de puntentelling. Ook kunnen zij een bezwaar indienen tegen de stook- en servicekosten en tegen huurverhoging na woningverbetering. In 2013 zijn er twintig bezwaarschriften ingediend: dertien bij de Huurcommissie en zeven bij Mitros Aantal ingediende bezwaarschriften Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 13

14 Ook tegen de inkomensafhankelijke huurverhoging kunnen huurders bezwaar maken op diverse gronden, zoals chronische ziekte, onjuiste inkomensgegevens of incorrecte gegevens over de huishoudensamenstelling. In 2013 heeft Mitros de inkomensafhankelijke huurverhoging doorgevoerd bij huurders. Hiervan hebben er 730 een bezwaar ingediend, waarvan Mitros er 287 heeft gehonoreerd. De redenen hiervoor waren voornamelijk chronische ziekten, een handicap of blindheid, waarvan Mitros niet op de hoogte was, en verkeerde inkomensgegevens die Mitros via de Belastingdienst had ontvangen. Ook bleek de informatie over de samenstelling van huishoudens bij de Gemeentelijke Basisadministratie soms niet juist. Deze gegevens zijn gecorrigeerd. Inkomensafhankelijke huurverhoging Aantal Bezwaar gehonoreerd door Mitros 287 Bezwaar ingetrokken door huurder 260 Bezwaar ingediend bij Huurcommissie 183 Totaal 730 De bezwaren die bij de Huurcommissie zijn ingediend, zijn begin 2014 nog niet allemaal afgehandeld, maar in de meeste uitspraken tot dan toe is Mitros in het gelijk gesteld. Betalingsachterstanden Mitros voert een actief beleid om huurachterstanden te voorkomen. De crisis is echter ook bij de huurders voelbaar geworden. Het totale achterstandsbedrag is met ongeveer (11,5%) toegenomen. Het gemiddelde bedrag per achterstand is gestegen met 9%, het aantal klanten met achterstand met 16%. Het aantal betalingsregelingen is nagenoeg gelijk gebleven. Betalingsachterstanden en betalingsregelingen Betalingsachterstand Betalingsregeling Aantal huishoudens Gemiddeld bedrag Ontruimingen naar aanleiding van incassoproblemen Ook het aantal ontruimingen op basis van huurschulden is, net als de achterstanden, gestegen in De voornaamste oorzaak is dat veel huurders vanwege de economische crisis moeilijker rond kunnen komen. In elf gevallen waarbij huurachterstand de grondslag was voor de ontruiming, was daarnaast ook nog sprake van overlast, illegale bewoning of hennepteelt. Ontruimingen incasso Aantal ontruimingen incasso Door de rechtbank zijn 151 ontruimingen aangezegd, waarvan ongeveer twee derde uiteindelijk niet is doorgegaan. Vaak heeft Mitros met de huurder toch nog betaalafspraken kunnen maken of is de huurder gaan deelnemen aan een schuldhulptraject. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 14

15 Project Voorkom Huisuitzetting Mitros neemt in Utrecht deel aan het project Voorkom Huisuitzetting. Huurders met huurschuld, waarvoor Mitros een vonnis heeft voor ontruiming, kunnen onder bepaalde voorwaarden deelnemen. Doel is dat huurder in de woning kan blijven wonen, begeleiding krijgt van maatschappelijk werk en dat schulden worden gesaneerd. In 2013 heeft Mitros 68 huurders aangemeld voor dit project. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 15

16 4 Woonruimteverdeling 4.1 Toewijzing Huisvestingsverordening Een huurwoning vinden in Utrecht is niet eenvoudig vanwege de gespannen woningmarkt. Het aantal verhuringen via Woningnet is in 2013 nagenoeg gelijk aan Behalve aan de reguliere woningzoekende verhuurt Mitros ook aan specifieke doelgroepen, zoals statushouders en huishoudens met een zorgvraag. Uitgangspunt voor de woonruimteverdeling is de regionale huisvestingsverordening van het BRU-gebied. Sinds 2006 is deze inhoudelijk nauwelijks gewijzigd. Er geldt een provinciale bindingseis, er wordt gewerkt met een huur/inkomenstabel en als selectiecriterium geldt de inschrijftijd. Daarnaast wordt maximaal twintig procent van de vrijkomende woningen via loting toegewezen. Corporaties en gemeenten hebben hierover afspraken gemaakt. Per 1 januari 2011 is de huur/inkomenstabel uit de verordening aangepast, zodat uitvoering kan worden gegeven aan de Europa richtlijn. De huisvestingsverordening houdt echter de mogelijkheid open om ook woningen met een huurprijs tussen de 469,27 en 681,02 te verhuren aan huishoudens met een inkomen tot Mitros heeft in 2013 beperkt gebruik gemaakt van deze mogelijkheid. Aantal vrijgekomen woningen In 2013 zijn iets minder woningen vrijgekomen dan in Het gaat hierbij alleen om woningen die via WoningNet zijn verhuurd. Aantal vrijgekomen woningen* Percentage van totale woningbezit , , , ,2 * inclusief bedrijfsruimten In de tabel Aantal toewijzingen in 2013 is te zien welke huishoudens (naar grootte, leeftijd en inkomen) in de vrijgekomen woningen terecht zijn gekomen. Het gaat hier alleen om woningen die via WoningNet zijn verhuurd. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 16

17 Aantal toewijzingen in persoons huishouden Jaarinkomen Huur 374,44 Huur 374,45 t/m 535,91 Huur > 535,91 Totaal < 65 < onbekend jaar < onbekend Subtotaal persoons huishouden Jaarinkomen Huur 374,44 Huur 374,45 t/m 535,91 Huur > 535,91 Totaal < 65 < onbekend jaar < onbekend Subtotaal persoons huishouden Jaarinkomen Huur 374,44 Huur 374,45 t/m 574,35 Huur > 574,35 Totaal < 65 < onbekend jaar < onbekend Subtotaal Totaal Totaal Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 17

18 Van het totaal aantal door Mitros verhuurde woningen: is bijna driekwart toegewezen aan woningzoekenden met een laag inkomen. Dit was in 2012 ook het geval. Hierbij gaat het om lage inkomens volgens het BBSH en dus niet om de inkomensgrens van die geldt bij de 90%-regeling volgens de Europarichtlijn. Ook aan de 90%-richtlijn heeft Mitros zich gehouden; heeft iets minder dan een kwart een huurprijs tot aan de aftoppingsgrenzen van de huurtoeslag. Dit is ten opzichte van 2012 verder afgenomen; hebben zich ten opzichte van 2011 weer meer verhuringen voorgedaan in de duurdere huurcategorie; is het aandeel toewijzingen aan eenpersoonshuishoudens verder toegenomen tot bijna 60%; is bijna 20% toegewezen aan een drie- of meer persoonshuishouden (iets minder dan in 2012); ligt het aandeel verhuringen aan ouderen, zoals in de voorgaande jaren, weer rond de 10%. Verhuurbaarheid Het gemiddeld aantal keren dat een woning van Mitros moest worden aangeboden voordat deze verhuurd werd, lag in 2013 in Utrecht op 6,5 en in Nieuwegein op 2,6. In Utrecht moesten de woningen ten opzichte van 2012 vaker worden aangeboden. In Nieuwegein iets minder vaak. Aanbiedingsresultaat Utrecht Nieuwegein ,5 2, ,9 2, ,6 3, ,6 3,0 Het gemiddeld aantal reacties per woning is de afgelopen jaren gedaald, maar is nog steeds hoog. Gemiddeld aantal reacties per woning Utrecht Nieuwegein Urgentie Het aantal toewijzingen aan kandidaten met een urgentie is in vergelijking tot 2012 afgenomen. Er zijn niet alleen minder woningen toegewezen aan stadsvernieuwingskandidaten, maar ook aan andere kandidaten met een urgentie. Dit geldt niet alleen voor Mitros, maar ook voor de andere corporaties in Utrecht en Nieuwegein. Toewijzing aan urgenten Stadsvernieuwing Overige urgentie Totaal urgentie Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 18

19 Statushouders Een bijzondere doelgroep zijn de statushouders. Zij krijgen buiten WoningNet om een woning aangeboden. Vanuit de overheid krijgt elke gemeente een doelstelling mee voor het aantal statushouders dat vanuit asielzoekerscentra moet verhuizen naar reguliere woonruimte. Hiervoor werken de gemeente, het Vierde Huis, Vluchtelingenwerk en de corporaties samen. Mitros moest in 2013 woonruimte vinden voor 94 statushouders. Dit aantal is gestegen ten opzichte van het vorige jaar omdat er in 2013 een Kinderpardonregeling is getroffen. Met deze wetswijziging komen jongeren die lange tijd in Nederland verblijven, versneld in aanmerking voor een status als Nederlander. Mitros heeft slechts 49 statushouders een reguliere woning kunnen aanbieden en heeft de target voor 2013 dus niet gehaald. Dit heeft enerzijds te maken met de organisatiewijziging bij Mitros, waardoor de target enigszins uit beeld is geraakt. Anderzijds komt dit ook doordat de gemeente een periode lang zelf geen kandidaten aandroeg. Sinds september stuurt Mitros hier strakker op. 4.2 Leegstand en mutatiegraad Leegstand Het beleid van Mitros is erop gericht om het leegstaan van woningen zoveel mogelijk te beperken. Desondanks is de leegstand toegenomen. Voor heel Mitros was deze gemiddelde frictieleegstand (het aantal dagen dat een verhuureenheid leegstaat na vertrek van de vorige huurder) in ,9 dagen. In 2012 was dit 28,7 dagen, in ,5. Bij zakelijke verhuur, bijvoorbeeld maatschappelijk vastgoed, staan verhuureenheden langer leeg, gemiddeld 156,7 dagen. Mitros heeft in 2013 het leegstandsproces geanalyseerd om te komen tot verbetering. Eén van de knelpunten was de aanwezigheid van asbesthoudende materialen in de woningen. Op basis van in 2012 opgesteld Mitros-breed asbestbeleid is in 2013 een aanbesteding van asbestsanering uitgevoerd. Elk van de vier woongebieden bij Mitros heeft nu haar eigen aannemers voor het inventariseren, saneren en vrijgeven van asbest. Hierdoor is het mogelijk om binnen deze vier partijen een andere aannemer in te schakelen om tijd te winnen en het aantal leegstandsdagen terug te dringen. In 2014 voert Mitros nog een aantal structurele verbeteringen in het proces door waardoor woningen minder lang leeg blijven staan. Mutatiegraad Voor het berekenen van de mutatiegraad hanteert Mitros sinds 2013 de definitie van het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting: alle verhuringen van woningen inclusief anti-kraak en instellingen, maar exclusief nieuwbouw. De mutatiegraad is bij Mitros ten opzichte van voorgaande jaren gezakt naar 7,4% (2012: 7,7% 1 ). Dat de mutatiegraad veel hoger is dan het percentage vrijgekomen woningen (paragraaf 4.1), heeft deels te maken met het in 2013 alsnog verhuren van een groot aantal woningen dat eind 2012 leeg stond. Bij deze woningen heeft dus in 2013 een mutatie plaatsgevonden, maar zij zijn niet vrijgekomen in datzelfde jaar. Ook telt Mitros bij het berekenen van de mutatiegraad alle verhuringen mee, terwijl bij de vrijgekomen woningen alleen woningen meetellen die via WoningNet zijn verhuurd. Bij één complex aan het Thomas à Kempisplantsoen heeft Mitros woningen omgezet van zelfstandig naar onzelfstandig. Deze woningen verhuurt Mitros via de SSH tijdelijk tot aan de sloop aan studenten. Dat betekent dat zij niet als hele, zelfstandige, woning, maar kamergewijs worden verhuurd. Het gaat om ruim tweehonderd woningen. Deze zijn niet meegeteld als mutatie. 1 Het cijfer van 2012 wijkt af van het cijfer in Jaarverslag Mitros 2012; het is herberekend volgens de definitie van het CFV om het te kunnen vergelijken met het cijfer van Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 19

20 4.3 Verhuur vrije sector Mitros verhuurt ook woningen in de vrije sector. Het aantal neemt geleidelijk aan toe. In 2013 heeft Mitros 208 nieuwe huurcontracten in de vrije sector afgesloten. Dit is 17 procent van het totaal aantal nieuwe verhuringen in het afgelopen jaar. Nieuwe verhuringen vrijesector (netto huur > 681,02) Utrecht Nieuwegein Buiten Utrecht (Soest, Bunnik, Zeist) Bestaande bouw Nieuwbouw Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 20

21 Deel III Wijk Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 21

22 5. Leefbaarheid Mitros maakt zich al jaren sterk voor verbetering van de wijken, zowel op fysiek als op sociaal vlak. Ondanks de verslechterde economische situatie in het land, blijft Mitros hierin investeren. Wel heeft zij hierin meer focus aangebracht. Mitros werkt niet alléén aan de leefbaarheid in de wijken, maar doet dit in nauwe samenwerking met haar stakeholders. 5.1 Gebiedsverantwoordelijkheid en wijkaanpak Vanaf 2008 heeft Mitros bijgedragen aan de gezamenlijke aanpak van de krachtwijken Kanaleneiland, Overvecht, Zuilen-Oost en Ondiep is het laatste jaar dat Mitros rechtstreeks een belangrijke financiële bijdrage heeft geleverd aan brede sociale projecten in de krachtwijken. Uit de jaarlijkse monitor blijkt dat de aanpak op een aantal terreinen zijn vruchten afwerpt. In de wijken zijn onmiskenbaar positieve ontwikkelingen zichtbaar. Ook bewoners en andere partners in de wijken geven aan dat er verbeteringen te zien zijn. Wijkaanpak 2.0 In 2013 heeft Mitros haar aangepaste beleid voor de wijkaanpak (wijkaanpak 2.0) verder geïmplementeerd en opgenomen in het nieuwe ondernemingsplan. Daarmee is onder de noemer focussen en vasthouden de sociale inzet in de wijken aangescherpt. De prioriteiten liggen op het gebied van: schoon, heel en veilig; sociaal beheer en contact met bewoners en ondernemers; ontwikkeling en ontmoeting van mensen ondersteunen (door middel van vastgoed); lokale verankering, ofwel samenwerken in de wijk. Hierbij staan sociaal en fysiek niet los van elkaar, maar gaan hand in hand. Uit de jaarlijkse monitor blijkt, dat de aanpak op een aantal terreinen zijn vruchten afwerpt. In de wijken zijn onmiskenbaar positieve ontwikkelingen zichtbaar. Ook bewoners en andere partners uit de wijk geven aan dat er verbeteringen te zien zijn. Door samen te werken blijken de gemeente, corporaties, welzijnsorganisaties en overige partners de gewenste resultaten te kunnen bereiken. Deze samenwerking heeft dan ook in het nieuwe ondernemingsplan van Mitros een belangrijke plaats gekregen. Omdat is gebleken dat buurtbeheerders in de wijk duidelijk een toegevoegde waarde hebben op het gebied van schoon, heel en veilig, heeft Mitros bij de organisatiewijziging in 2013 de functie van buurtbeheerder vast opgenomen in de formatie. De huismeesters zijn ook opgeleid tot buurtbeheerder. Vanaf medio 2013 zijn in alle wijken van Utrecht waar Mitros woningen bezit, buurtbeheerders actief. Leefbaarheidsprojecten in wijken en complexen Mitros heeft ook in 2013 voornamelijk in de aandachtswijken geïnvesteerd in heel veel leefbaarheidsprojecten. Zo heeft zij: portieken opgeknapt en grootschalige renovaties uitgevoerd. Per portiek zijn met bewoners portiekregels afgesproken die zij zelf belangrijk vinden. De portiekregels worden zichtbaar opgehangen. Hierna controleert de buurtbeheerder/huismeester of bewoners de afspraken nakomen. Hierbij hanteert Mitros een streng lik-op-stukbeleid: de vervuiler betaalt. Het resultaat op korte termijn is groot. Portieken zien er veel beter uit en bewoners stellen het op prijs dat de buurtbeheerder en de huismeesters vaker rondlopen in de portieken; samen met bewoners schoonmaakacties georganiseerd (portieken, tuinen, bergingen, enz.) en bewoners gestimuleerd hierin zelf activiteiten te ontplooien; met partners in de wijk opleveringsfeestjes georganiseerd na renovaties of bij nieuwbouw om bewoners met elkaar en met de instanties in de wijk te laten kennismaken; op plekken waar bovengemiddeld wordt ingebroken en waar andere kwesties op het gebied van veiligheid spelen, samen met bewoners, gemeente en politie maatregelen getroffen (zoals achterpadverlichting, terugsnoeien van groen, cameratoezicht); Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 22

23 continu aandacht besteed aan het schoonhouden van gemeenschappelijke ruimtes door schoonmaakbedrijven. Hierbij baseert zij zich op signalen van bewoners en huismeesters/buurtbeheerders en periodieke controle door een externe deskundige; waar nodig de gemeente extra (ondergrondse) vuilcontainers laten plaatsen; in buurten waar investeringen voorlopig zijn uitgesteld, hard gewerkt om de leefbaarheid daar toch op peil te houden door bijvoorbeeld portieken te verfraaien of samen met de gemeente een buurtaanpak te starten; woningen die vrijkomen vanwege op handen zijnde sloop, tijdelijk verhuurd aan creatieve bedrijfjes en studenten; huismeesters en buurtbeheerders in de avonduren laten werken, waarmee bewoners die overdag werken, ook in beeld zijn gekomen. Zo leert Mitros beter wat er buiten de reguliere werktijden in de complexen speelt, zoals rondhangende jongeren en kinderen die overlast bezorgen; meer gebruik gemaakt van cameratoezicht, vooral in parkeergarages. In preventieve zin levert dit meer rust op en waar sprake is van criminaliteit, werkt Mitros strak samen met de politie om de daders op te sporen. 5.2 Niet wijkgebonden leefbaarheidsmaatregelen Om de leefbaarheid te bevorderen neemt Mitros ook niet aan een wijk of complex gebonden maatregelen. Woonoverlast In 2013 heeft Mitros 560 overlastzaken onderzocht, waarvan nog 193 zaken uit Hiervan zijn er 358 afgehandeld. 52 overlastmeldingen verwees Mitros door naar Buurtbemiddeling. Buurtbemiddeling was al in Nieuwegein mogelijk en is nu ook beschikbaar in de hele stad Utrecht. Complexere overlastzaken, in het afgelopen jaar waren dit er 67, heeft Mitros aangemeld bij project Woonoverlast (U-Centraal). Hierbij zoekt Mitros samen met de huurder en de casemanager van het Project Woonoverlast naar een oplossing om de overlast te verminderen. Ten slotte heeft Mitros twee woningen moeten ontruimen waar sprake was van aanhoudende ernstige overlast en hebben zeven huurders de huur vrijwillig opgezegd. Laatstekansbeleid Twaalf huurders zijn door Mitros in 2013 aangemeld bij Het Vierde Huis om te beginnen aan een Laatstekanstraject. Ook liepen er nog zes trajecten die in 2012 waren gestart. Het Laatstekanstraject heeft een looptijd van twee jaar. Onrechtmatige bewoning Van de 254 meldingen van onrechtmatige bewoning (107 uit 2012 en 147 uit 2013) die Mitros in 2013 heeft onderzocht, zijn er 146 afgehandeld. In 34 zaken is de huur vrijwillig opgezegd en in negen gevallen heeft Mitros de woning ontruimd. Bij de overige 103 meldingen bleek het niet om onrechtmatige bewoning te gaan. Illegale hennepteelt In 2013 zijn 23 meldingen binnengekomen van illegale hennepteelt. Ook had Mitros nog 15 zaken uit 2012 in behandeling. Mitros heeft 24 meldingen onderzocht. De overige zaken lopen nog of zijn bij andere instanties, zoals de politie, in behandeling. De resultaten van het onderzoek naar illegale hennepteelt hebben geleid tot vijf vrijwillige huuropzeggingen. In vier zaken heeft Mitros de woning moeten ontruimen. Ontruimingen vanwege overlast, onrechtmatige bewoning of hennepteelt Er zijn in 2013 vijftien ontruimingen uitgevoerd op grond van overlast (twee), onrechtmatige bewoning (negen) en hennepteelt (vier). Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 23

24 Ontruimingen (zonder huurschuld) Totaal * * uitzondering: bij enkele hiervan was ook sprake van huurschuld Daarnaast zijn in Utrecht en Nieuwegein samen 52 ontruimingen op basis van huurschuld uitgevoerd (zie paragraaf 3.2). Mitros heeft in 2013 dus in totaal 67 woningen moeten ontruimen. Tijdelijke verhuur In afwachting van sloop, renovatie of kadastrale splitsing geeft Mitros woningen tijdelijk in bewaking of gebruik, bijvoorbeeld aan kleine startende bedrijfjes of via de SSH aan studenten. Dit voorkomt dat de woningen worden gekraakt of dat de woonomgeving onleefbaar wordt. Bij planmatig onderhoud en renovatieprojecten zorgt Mitros vaak voor woningen die tijdelijk dienst doen als logeerwoning/rustwoning voor de huurders, zodat zij de werkzaamheden in hun huis even kunnen ontlopen. Ook zijn enkele woningen tijdens renovaties tijdelijk in gebruik genomen door de aannemer of als modelwoning ingericht. Leegstaande kantoorpanden krijgen tijdelijke functie met een maatschappelijke doelstelling, bijvoorbeeld door tijdelijke verhuur aan kleine, startende (creatieve) bedrijfjes. 5.3 Leefbaarheidsbudget en sponsoring Uitgaven Wijkactieplannen Van het in de wijkactieplannen begrote budget van miljoen voor leefbaarheid heeft Mitros in miljoen uitgegeven. Daarnaast heeft Mitros in 2014 nog facturen ontvangen en betaald voor ongeveer en is doorgeschoven naar Uiteindelijk heeft Mitros daarmee minder uitgegeven dan begroot. Deels komt dit doordat verschillende activiteiten die oorspronkelijk onderdeel vormden van de wijkactieplannen, uiteindelijk onderdeel zijn geworden van het reguliere beleid van Mitros en dus zijn opgenomen in de reguliere begroting. Dit betreft onder andere: de inzet van buurbeheerders; het werken met een portiekaanpak waarbij Mitros met bewoners leefregels opstelt, die vervolgens worden gehandhaafd; het organiseren van tuinendagen met bewoners; het gebruik maken van casemanagement bij bijzondere woonoverlast of bij intensief beheer; de aanpak van onrechtmatige bewoning. Soms bleek het gereserveerde budget achteraf niet nodig. Ook zijn vanwege de investeringsstop bij Mitros in een aantal complexen de activiteiten om met de bewoners tot draagvlak te komen, niet doorgegaan. Sponsoring In 2013 heeft Mitros haar sponsorbeleid herijkt en vastgesteld. Mitros is zeer selectief in de keuze van sponsorobjecten. Hiervoor heeft Mitros een standaard afwegingskader waaraan moet worden voldaan voordat Mitros een sponsorbedrag toekent. Bovendien moet er sprake zijn van een tegenprestatie die een bijdrage levert aan de uitvoering van de kerntaken van Mitros, bijvoorbeeld aan verbetering van de leefbaarheid in een wijk. Hiermee houdt Mitros zich aan de ministeriële randvoorwaarden voor sponsoring door corporaties. Mitros heeft, om de leefbaarheid te stimuleren, in 2013 voor aan projecten en activiteiten gesponsord in de wijken en buurten waar ze actief is. Daarnaast heeft Mitros buiten de wijken sponsorbijdragen geleverd aan wijkoverstijgende activiteiten en projecten zoals de Utrechtse Monumentendag, wijktelevisie en het Volksbuurtmuseum. Hierbij gaat het om een bedrag van Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 24

25 Sponsoractiviteit Bedrag in Wijkgebonden Sponsoring Bewonersoverleg Lunetten ten behoeve van schoonmaakdag 450 Kunst Art Community bijdrage voor kunst Staatsliedenbuurt Bedrukte mokken t.b.v. de wijkdag Ondiep Buitenspeeldag Bosbesplantsoen Fruitbuurt 150 Volksopera Ondiep Wijkmagazine Ondiep Exclusief Muurkrant Ondiep Krantje bewonerscommissie Rijtuigenbuurt 25 Bijdrage jubileumfeest bewonerscommissie De Componist (vijf jaar) 350 Kunstproject De Componist (prints voor expositie en videopresentatie) 500 Kunstproject Winkelstrip Herderplein Wijkoverstijgend BeterBoek en Beterkleurboek Antoniusziekenhuis 350 Utrechtse Open Monumentendag Volksbuurtmuseum, huur ruimte ( 350 per maand) Wijktelevisie U in de Wijk Stichting Pieter D'hondt, atelier Manenburg Rietveldprijs, eens in de twee jaar Borneo Initiative Contributie Nieuw Utrecht Totaal sponsorbedrag Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 25

26 6. Wonen, welzijn, zorg en maatschappelijk vastgoed Scheiden wonen en zorg Het beleidsterrein wonen met zorg is in beweging. Door wijzigingen in de wet- en regelgeving veranderen de rollen en verantwoordelijkheden op dit terrein. Zowel in Utrecht als in Nieuwegein wordt hieraan aandacht besteed. In Nieuwegein is Mitros samen met de andere corporaties en de gemeente in gesprek om een aantal proefprojecten te starten in het kader van wonen met zorg. Maatschappelijke opvang In 2013 heeft Mitros woningen beschikbaar gesteld voor mensen uit de OGGZ-doelgroep. In Utrecht is met de STUW afgesproken om maximaal tien procent van het aantal woningen dat in het voorgaande jaar vrij kwam in de sociale huursector, beschikbaar te stellen voor deze doelgroep. Uiteindelijk zijn 48 woningen in Utrecht in 2013 verhuurd aan deze doelgroep. In Nieuwegein gaat het om vier woningen. Ieder jaar weer blijkt het een grote opgave te zijn om deze afspraken na te komen. Niet altijd blijkt er een match te zijn tussen de gegadigde en de vrijgekomen woning. De woning is te groot of te klein, of het portiek of complex is kwetsbaar, waardoor de gegadigde niet geplaatst kan worden. Ook kan het zijn dat de woning niet gunstig ligt nabij een ontmoetingsplek of als uitvalsbasis voor begeleiding. Verder is de huurprijs niet altijd haalbaar voor de kandidaat. Ouderenzorg In Utrecht heeft Mitros in 2013 twee kleinschalige woonprojecten opgeleverd: De Bouwmeester in Zuilen (zorgorganisatie Stichting Vecht en IJssel) en de Warande (zorgorganisatie Careijn) in Overvecht. In Nieuwegein zijn geen kleinschalige woonprojecten opgeleverd. Rolstoeltoegankelijke woningen Mitros heeft in Utrecht elf rolstoelwoningen toegewezen aan kandidaten die daarvoor op voordracht van Het Vierde Huis in aanmerking kwamen. In Nieuwegein is dit in het verslagjaar niet gebeurd. Cijfers Bijzondere doelgroepen (uitgezonderd reguliere seniorenwoningen) Nieuwe verhuringen in 2013 aan mensen met een zorgvraag Utrecht Nieuwegein Lichamelijke functiebeperking (volledig rolstoeltoegankelijke woningen) Wonen met zorg/begeleiding (exclusief Vrouwenopvang) Woningen aan instellingen 11 4 Kleinschalig groepswonen 107* 0 * verhuring middels twee contracten ten behoeve van 107 cliënten Maatschappelijk vastgoed Mitros probeert met haar maatschappelijk vastgoed de leefbaarheid te verbeteren in de wijken waar zij veel woningen heeft. Daarom krijgen leegstaande gebouwen, die Mitros met het oog op toekomstige woningbouw heeft gekocht, een nieuwe (soms tijdelijke) functie. Zo is in 2013 is De Pionier in Transwijk, een voormalig schoolgebouw dat is omgevormd tot bedrijfsverzamelgebouw, nagenoeg vol verhuurd aan (startende) ondernemers. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 26

27 Deel IV Stenen Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 27

28 7. Vastgoedportefeuille 7.1 Samenstelling portefeuille Samenstelling portefeuille eind 2013 Huidige samenstelling portefeuille Prijsgrenzen per Kernvoorraad 574,35 Duur 574,35-681,02 Vrije sector > 681,02 Overig Totaal Onzelfstandig Eengezins Meergezins zonder lift Meergezins met lift Bedrijfsruimten Garages Overig ( inclusief bergingen) Totaal Verkoop woningbezit Een deel van het bezit van Mitros (ongeveer verhuureenheden) is bestemd voor verkoop. Dit betekent dat, zodra een huurder de huur opzegt, de woning te koop wordt aangeboden. Verkoop van woningen is nodig om voldoende geld te krijgen voor het investeren in de bestaande woningvoorraad. Ondanks de economische crisis heeft Mitros ten opzichte van 2012 weer meer woningen kunnen verkopen dan het jaar ervoor. In 2012 waren dit er 257, in het verslagjaar 291. De verkoopdoelstelling van 40 miljoen is begin 2013, naar aanleiding van tegenvallende verkoopresultaten, bijgesteld naar 37 miljoen. Met een resultaat van 40,1 miljoen heeft Mitros de oorspronkelijke doelstelling echter toch gehaald. In 2013 verkocht Mitros zes woningen via de regeling Maatschappelijk Gebonden Eigendom (MGE) en kocht er drie aan. Monumenten Mitros heeft het beheer van ongeveer de helft van haar 600 monumenten uitbesteed aan Stadsherstel Midden-Nederland. Deze organisatie, in 2009 opgericht door Mitros en collega-corporatie de Alliantie, is gespecialiseerd in het beheren en onderhouden van monumentaal vastgoed. Als één van de grootste monumentenbezitters van Nederland, is Mitros hoofdsponsor van de Utrechtse Open Monumentendag. In 2013 deed zij dit voor een bedrag van Gelet op haar nieuwe ondernemingsbeleid bouwt Mitros dit bedrag de komende jaren geleidelijk aan af. Monumenten behoren immers niet tot de kerntaken van Mitros. Het feit dat Mitros als sociale verhuurder zoveel monumenten bezit, komt doordat het merendeel van deze monumenten in bezit was bij de gemeente Utrecht en bij de verzelfstandiging van de Dienst Woningbeheer van de gemeente in 1992 is meegegaan naar Het Woningbedrijf Utrecht, één van de rechtsvoorgangers van Mitros. Maatschappelijk vastgoed Eind 2013 heeft Mitros vierkante meter bruto vloeroppervlak (bvo) aan maatschappelijk vastgoed en bedrijfsonroerendgoed (BOG) in bezit (zie ook hoofdstuk 6). Dit betekent een toename van Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 28

29 7.000 vierkante meter in Deze groei is onder andere het gevolg van de ingebruikname van de Warande, t Goylaan en de Lieven de Key. Van de vierkante meter verhuurbaar vloeroppervlak (vvo) is op 31 december vierkante meter (nog) niet verhuurd (25 verhuureenheden). Het gaat hierbij onder andere om eenheden in grote panden als De Zusters op de Lomanlaan, Hart van Lombok (herontwikkeling) en Koningin Wilhelminalaan 7. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 29

30 8. Afspraken Zowel in Utrecht als in Nieuwegein heeft Mitros, net als andere corporaties, prestatieafspraken gemaakt met de gemeente over onder meer de omvang van de sociale voorraad en de kernvoorraad, duurzaamheid, doorstroming, fysieke en sociale investeringen. 8.1 Prestatieafspraken Mitros voldoet in Utrecht nog steeds ruimschoots aan de prestatieafspraken over de omvang van de voorraad sociale huurwoningen. Voor Nieuwegein haalt Mitros de doelstelling van woningen in de kernvoorraad niet. Dit aantal komt niet uit de prestatieafspraken, maar is een doelstelling uit het oude ondernemingsplan van Mitros, Waardevol Wonen. Belangrijke oorzaak voor de forse afname van het aantal kernvoorraadwoningen is de in 2013 doorgevoerde inkomensafhankelijke huurverhoging. In de voorraad van Nieuwegein bevinden zich momenteel zo n 370 woningen die, gezien hun huidige netto huur, niet meer tot de kernvoorraad behoren. Zodra van deze woningen de huur wordt opgezegd, verhuurt Mitros deze, op grond van het huidige huurbeleid, echter weer voor een huurprijs van maximaal 574,35. In de tabel zijn alleen de zelfstandige woningen meegenomen. De onzelfstandige eenheden zijn niet meegeteld. Prestatieafspraken Socialehuurwoningen Mitros versus prestatieafspraken Utrecht Totale voorraad socialehuurwoningen < 681,02* < 664,66* Omvang per 31/ Gewenst volgens prestatieafspraken Kernvoorraad Mitros versus prestatieafspraken Nieuwegein Totale kernvoorraad < 574 < 562* Omvang per 31/ Gewenst volgens prestatieafspraken** * Er is uitgegaan van de netto huur en niet van de subsidiabele huur. ** In Nieuwegein is er geen afspraak gemaakt op individueel corporatieniveau. De aangegeven woningen zijn een doelstelling uit Waardevol Wonen. Voortgang Utrechtse samenwerkingsafspraken Eind 2011 zijn de nieuwe prestatieafspraken voor de periode , getiteld Bouwen aan de Stad, ondertekend door de gemeente Utrecht, Mitros en de andere corporaties binnen de Stichting Woningcorporaties Utrecht (STUW). Bouwen aan de Stad bevat beleidsmatige afspraken op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid en doorstroming, het programma Krachtwijken en een productieprogramma dat jaarlijks wordt gemonitord op basis van een voortgangsrapportage en zo nodig wordt geactualiseerd. Het programma Krachtwijken is in 2013 voortgezet. De productieafspraken voor Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 30

31 Mitros zijn in 2013 niet gewijzigd. Mitros voldoet aan de afspraken uit Bouwen aan de Stad. Op het punt van duurzaamheid presteert Mitros zelfs aanzienlijk beter dan afgesproken (zie paragraaf 10.3). Prestatieafspraken Nieuwegein Tussen de gemeente Nieuwegein en de drie corporaties zijn prestatieafspraken gemaakt voor de periode Overeenkomstig deze afspraken is begin 2013 een gezamenlijke tussenevaluatie uitgevoerd. Hieruit is gebleken dat van de gemaakte afspraken veel is opgepakt en ook veel goed loopt. De samenwerking tussen partijen is goed. In de overeenkomst is een passage opgenomen over het mogelijke effect van onvoorziene omstandigheden zoals wijziging van wet- en regelgeving of macroeconomische ontwikkelingen. Het regeerakkoord van het Kabinet Rutte II (eind 2012) heeft grote gevolgen voor woningcorporaties en leidt ook tot bezuinigingen van gemeentezijde. Dit blijkt ook zijn weerslag te hebben op de prestaties die partijen leveren. Afgesproken is dat gemeente Nieuwegein en corporaties de gevolgen met elkaar blijvend monitoren, maar dat de afspraken niet worden herzien. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 31

32 9. Onderhoud 9.1 Onderhoudsbeleid Basiskwaliteit Mitros vindt dat een huurder in en om zijn woning een minimaal aantal voorzieningen mag verwachten en dat deze voorzieningen van een goede kwaliteit zijn. In 2013 heeft Mitros daarom de basiskwaliteit geformuleerd waaraan al haar woningen moeten voldoen. Dit niveau geldt voor alle woningen in Utrecht en Nieuwegein, of deze nu zijn bestemd voor verkoop of niet. Het niveau is gebaseerd op de volgende uitgangspunten: De woning is heel en goed onderhouden door zowel Mitros als de huurder; De bewoners voelen zich veilig in hun woning en woonomgeving; De woning biedt voldoende comfort; Een Mitroswoning gebruikt niet bovenmatig veel energie. Mitros maakt onderscheid tussen het voorzieningenniveau en de kwaliteit van de voorzieningen. Een gedeelte van het woningbezit heeft nog niet alle basisvoorzieningen. Zo zijn er, vaak vooroorlogse, woningen die bijvoorbeeld geen volwaardige badkamer hebben. Deze woningen moeten dus nog op het juiste voorzieningenniveau worden gebracht, bijvoorbeeld in een renovatieproject. Daarnaast heeft Mitros een groot aantal woningen dat al wel alle gewenste voorzieningen heeft. Dit geldt in ieder geval voor woningen die na 1980 zijn gebouwd. Deze voorzieningen kunnen echter verouderd zijn, waardoor de kwaliteit onder de maat is. Er zitten bijvoorbeeld scheuren in tegels en sanitair of de meterkast voldoet niet meer aan de huidige normen. Hier gaat Mitros de voorzieningen onderhouden of vernieuwen. Dit is relatief minder ingrijpend en hoeft niet in een renovatieproject, maar kan tijdens een planmatig-onderhoudsbeurt van het interieur. Al met al betekent dit dat het grootste deel van de woningen van Mitros al voldoet aan de basiskwaliteit. In ongeveer woningen is de basiskwaliteit gedeeltelijk aanwezig, maar moet Mitros nog wel een en ander oppakken en met zo n woningen moet Mitros hard aan de slag om ze op het gewenste niveau te brengen. Mitros streeft ernaar dat in 2025 al deze woningen de gewenste basiskwaliteit hebben. Renovatiehandboek In 2012 is Mitros begonnen met het opstellen van een renovatiehandboek dat het hele renovatieproces in beeld brengt. Na toetsing bij verschillende afdelingen en bespreking met stakeholders is het in 2013 is het afgerond. Met dit handboek hebben medewerkers een leidraad voor alle groot onderhouds- en renovatieprojecten op het gebied van onder andere participatie, communicatie, begrotingen, risicomanagement, vergoedingen, huurverhogingen, taken en rollen. 9.2 Onderhoudskosten De onderhoudskosten van Mitros zijn in vier categorieën te verdelen: planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud, mutatieonderhoud en overig onderhoud. Onderhoud gerealiseerd in 2013 Totaal x Planmatig onderhoud inclusief contractonderhoud en advieskosten Dagelijks onderhoud Mutatieonderhoud Overig onderhoud Totale uitgaven onderhoud Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 32

33 Onderhoud gerealiseerd in 2013 (aantallen OGE) Planmatig onderhoud inclusief contractonderhoud en advieskosten Totaal Dagelijks onderhoud Mutatieonderhoud Overig onderhoud 2.221* * door gebruik ander programma wijken cijfers af van voorgaande jaren 9.3 Dagelijks en mutatieonderhoud (DOMO) Bij dagelijks onderhoud gaat het om reparaties die Mitros verricht op verzoek van huurders. Mutatieonderhoud is onderhoud in een woning waarvan de huur is opgezegd. Dit onderhoud is bedoeld om de onderhoudsstaat van de woning opnieuw op gewenst basisniveau brengen voordat de nieuwe huurder de woning betrekt. Splitsing verantwoordelijkheden Vanaf juni 2013 is een nieuwe organisatiestructuur bij Mitros doorgevoerd (zie paragraaf 14.2). Mitros heeft er hierbij onder andere voor gekozen de verantwoordelijkheid voor dagelijks onderhoud en mutatieonderhoud te scheiden. Het mutatieonderhoud is onderdeel geworden van het verhuurproces en valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van de woongebieden. Het uitvoeren van technische klachten van huurders, het dagelijks onderhoud, is de specifieke taak van de afdeling Onderhoud, die hiervoor een eigen onderhoudsdienst heeft. Dagelijks onderhoud Bedrag Aantal OGE met onderhoud: Begroot (x 1.000) * Gerealiseerd (x 1.000), exclusief APK Gemiddelde kosten per OGE met onderhoud ( ) 579 Mutatieonderhoud Bedrag Aantal OGE met onderhoud: Begroot (x 1.000) Gerealiseerd (x 1.000), inclusief APK * Gemiddelde kosten per OGE met onderhoud ( ) * APK is in de begroting opgenomen onder dagelijks onderhoud ( ), maar de realisatie is in het jaarverslag opgenomen onder mutatieonderhoud ( ) Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 33

34 9.4 Planmatig onderhoud (PO) Planmatig onderhoud is het onderhoud aan het casco van woningen en bedrijfsonroerendgoed, zoals schilderwerkzaamheden, hourotreparties en het vervangen van dakbedekking. Het onderhouden van woning- en gebouwinstallaties, waaronder verwarmingsketels, mechanische ventilatie units en liften, behoort ook tot planmatig onderhoud. In 2013 is in opdracht van Mitros voor ruim 18 miljoen planmatig onderhoud uitgevoerd aan woningen en bedrijfspanden. De werkzaamheden worden uitgevoerd door gespecialiseerde aannemers in opdracht en onder toezicht van Mitros. Aan het onderhoud van de van installaties liggen langdurige contractafspraken ten grondslag. Afgelopen jaar heeft Mitros intensieve onderhandelingen gevoerd om deze contractafspraken te verbeteren. Zo kon Mitros nieuwe contracten afsluiten voor het ontstoppen van het riool, groen onderhoud, liftkeuringen en het onderhoud van hydrofoors. Deze onderhandelingen hebben Mitros een structurele besparing opgeleverd van Negentig procent van de voor 2013 voorgenomen projecten is ook daadwerkelijk dat jaar uitgevoerd. Van een klein deel hiervan liep de uitvoering nog door in Voor tien procent van de projecten verstrekt Mitros in 2014 alsnog opdracht. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 34

35 10. Investeringen 10.1 Aanpassing investeringsprogramma Door de strenge eisen van financiële toezichthouders, de door het Rijk opgelegde verhuurdersheffing en de economische crisis is de investeringsruimte van corporaties afgenomen. Mitros wil desondanks veel blijven investeren om de kwaliteit van haar woningen te verbeteren. Zij maakt daarom heldere keuzes in haar investeringsprogramma en kiest ervoor om te focussen op de bestaande woningvoorraad. Hierbij geeft Mitros duidelijk prioriteit aan de woningen met de slechtste kwaliteit, zowel aan de binnen- als aan de buitenkant. Urgente projecten Omdat de regels om geld te lenen voor investeringen zijn aangescherpt, moest Mitros aanvankelijk in 2012 heel veel huurders het slechte nieuws vertellen dat het geplande grootonderhoud aan of de renovatie van hun woning was uitgesteld. Van een zestal van deze vertraagde projecten (957 woningen) heeft Mitros in 2013 toch besloten dat de problemen (vocht, tocht en schimmel) zo urgent waren dat uitstel eigenlijk niet aanvaardbaar was. Het gaat om de volgende zes projecten: Utrecht: Spinozaplantsoen Halve Maan I en Herderplein Kanaleneiland Noord Noord (Pearsonlaan) Fruitbuurt Noord deelgebied 2 Rode Driehoek Nieuwegein: Sluyterslaan Het afgelopen jaar heeft Mitros daarom gezocht naar mogelijkheden om toch versneld te kunnen beginnen met deze zes projecten. Uiteindelijk is het gelukt het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW) te overtuigen van de noodzaak voor Mitros om deze projecten eerder op te pakken. In de zomer van 2013 kwam de definitieve toezegging binnen zodat Mitros voor deze projecten een investeringsbesluit kon nemen. Kort daarop heeft Mitros de huurders van de betreffende woningen laten weten dat hun woningen toch eerder dan gepland, in 2014 en 2015, zouden worden aangepakt. Naar verwachting begint de uitvoering van de eerste projecten nog voor de zomer van Basiskwaliteit Ook na deze urgente projecten blijft Mitros doorgaan met het opknappen van haar kwalitatief slechtste woningen naar de in 2013 geformuleerde basiskwaliteit (zie hoofdstuk 9). Dit betekent een projectmatige opknapbeurt van het interieur, het aanbrengen van CV en dubbel glas, waarna de woning een energielabel moet hebben van minimaal D. Nieuwbouw Door de beperking in investeringsruimte is ook het nieuwbouwprogramma aflopend. Mitros bouwt alleen nog lopende projecten, in totaal ongeveer 800 huurwoningen, waar zij al juridische verplichtingen voor is aangegaan of in het verleden al toezeggingen over heeft gedaan Projecten 2013 Opleveringen nieuwbouw en renovatie Ondanks de crisis op de woningmarkt en de verhuurdersheffing is Mitros doorgegaan met investeren en bouwde en renoveerde Mitros in woningen, 72 zorgeenheden, 132 garages en ruim vierkante meter bedrijfsruimte. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 35

36 Nieuwbouw huurwoning Nieuwbouw koopwoning Renovatie Zorgunits Garage (huur) Garage (koop) BOG m 2 Bevinlaan Warande Kantoor Wilhelminalaan Sterrenberg Overtuin Ondiep Kleine Wijk Hart van Hoograven Bruisdreef SHBU Lieve de Keylaan Stanley Marcopololaan Maria van Hongarijedreef fase Sterrenberg fase 3 (1) Totaal Projecten in uitvoering In 2013 is Mitros ook begonnen met vijf nieuwe projecten. Nieuwbouw huurwoning Nieuwbouw koopwoning Renovatie Zorgunits Garage (huur) Garage (koop) BOG m 2 Boekhoven Bosch As Kanaleneiland vlek Maria van Hongarijedreef fase Sterrenberg fase 3 (1-4) Totaal * *In het verslagjaar is Mitros begonnen met de renovatie van 59 woningen. In deze tabel zijn echter de 25 woningen aan de Bevinlaan niet opgenomen, omdat deze renovatie in hetzelfde jaar is afgerond. De woningen zijn daarom opgenomen in de tabel opleveringen Duurzaamheid Energielabelstappen Als onderdeel van de prestatieafspraken hebben de STUW-corporaties afgesproken om in 2013 in totaal labelstappen te maken. Mitros zou daarvan de helft (1.500) voor haar rekening moeten nemen. De prestaties van Mitros overtreffen dit jaar, net als vorig jaar, ruim deze afspraken. In 2013 heeft Mitros namelijk energielabelstappen gemaakt, zowel door sloop/nieuwbouw als renovaties en onderhoud. Renovatiewerkzaamheden aan 696 woningen (zowel bij nog lopende als bij opgeleverde projecten) waren goed voor in totaal labelstappen, gemiddeld 2,7 labelstappen per gerenoveerde woning. Een opgeleverde nieuwbouw woning telt voor vier labelstappen mee. De overige labelstappen zijn gerealiseerd door onderhoud, zowel planmatig, dagelijks als mutatieonderhoud, waarbij bijvoorbeeld hoog rendementsketels of dubbel glas is aangebracht. Het beleid van Mitros is erop gericht om in zoveel mogelijk woningen de energiezuinigheid te verbeteren. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 36

37 Pilot energienota-nul-renovatie gestapelde bouw Naast de reguliere (investerings)projecten heeft Mitros zich als aanhaker gecommitteerd aan de landelijke Green Deal, die De Stroomversnelling wordt genoemd. Hierdoor blijft Mitros aangesloten bij de landelijke ontwikkelingen en innovaties die voortvloeien uit De Stroomversnelling. Binnen Utrecht is dit gedachtengoed georganiseerd onder de noemer Hoogspringers. Mitros heeft in 2013 besloten een pilot te organiseren om de haalbaarheid te onderzoeken van een energienota-nul-renovatie voor gestapelde bouw. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 37

38 Deel V Maatschappij Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 38

39 11 In gesprek 11.1 Stakeholderspalet Over heel veel onderwerpen is Mitros regelmatig in gesprek met haar huurders en (maatschappelijke) partners. Het gaat bij dit soort contacten zowel formeel als informeel om meer dan het maken van afspraken of het uitwisselen van informatie. Mitros wil ook weten wat deze stakeholders van Mitros verwachten en hoe Mitros het in hun ogen doet. Deze interactie is bepalend voor het beleid en de prestaties van Mitros. In onderstaande matrix is het stakeholderspalet van Mitros weergegeven. Categorie Stakeholders Verbijzondering Wijze van communiceren Huurders Huurders 1-op-1 contacten in de wijk Bewonerscommissies Mitros Panel Nieuwe vormen van huurderparticipatie Huurdersorganisaties Bestuurlijk overleg Werkgroepen Gemeente Utrecht en Wethouder Bestuurlijk overleg Mitros en wethouder Wonen Nieuwegein Bestuurlijk overleg corporaties en Mitros (STUW in Utrecht, met Portaal en Jutphaas in Nieuwegein) Ad hoc overleg met andere wethouders / burgemeester Colleges B&W Utrecht en 1x per jaar uitnodiging college B&W Nieuwegein Gemeenteraad Utrecht en Nieuwegein 1x per jaar gesprek met raadsleden Utrecht en Nieuwegein Eén op één contact met raadsleden om hen te informeren en vanuit stakeholdermanagement Ambtelijke organisatie Utrecht en Nieuwegein Ambtelijk overleg op strategisch wijk- en buurtniveau Corporaties Bestuurlijk overleg STUW, corporaties Nieuwegein en in Meerdere malen per jaar, strategische agendabepaling regionaal verband Werkgroepen Meerdere malen per jaar CFV, WSW en overige Directie en management Meerdere malen per jaar financiële instellingen Mitros Welzijnsinstellingen Op projectniveau of in de wijk Meerdere malen per jaar Zorginstellingen Op projectniveau of in de wijk Meerdere malen per jaar Politie In de wijk Meerdere malen per jaar, continu vanuit buurtbeheer Brandweer Op projectniveau of in de wijk Meerdere malen per jaar Veiligheidsregio Op projectniveau of in de wijk Meerdere malen per jaar Onderwijsinstellingen: In de wijk ROC en Hogeschool Economic Development Directie Mitros Minimaal 1x per jaar Board Maatschappelijk Directie Mitros Meerdere malen per jaar Netwerk Utrecht (in oprichting) Buurtinitiatieven In de wijk Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 39

40 11.2 Huurdersorganisaties en bewonerscommissies Algemene structuur De huurders van Mitros hebben zich op twee niveaus georganiseerd: bewonerscommissies en huurdersorganisaties. De bewonerscommissies zijn vooral op complexniveau en soms op buurtniveau actief. De huurdersorganisaties behartigen op stedelijk niveau de belangen van de huurders van Mitros. Huurdersorganisaties Mitros overlegt met twee huurdersorganisaties: Vereniging Bewonerscommissies Nieuwegein (VBN) in Nieuwegein en HuurdersNetwerk Mitros (voorheen Mitropool) in Utrecht. De huurdersorganisaties voeren gesprekken met Mitros over beleid en beheer. Mitros waardeert hun inzet en betrokkenheid zeer. Van Mitropool naar HuurdersNetwerk Mitros Om in contact te komen met meer huurders hebben Mitropool en Mitros in 2010 in Utrecht samen het Mitrospanel opgezet. Hierdoor werden huurders op een andere manier betrokken bij Mitropool en bij relevante thema s die speelden. In het verlengde hiervan besloot Mitropool om een netwerkstructuur op te zetten: het HuurdersNetwerk Mitros. Per 1 januari 2013 is Mitropool overgegaan in het HuurdersNetwerk Mitros (HNM). Het HuurdersNetwerk Mitros kent een Stichtingsbestuur, een College van Portefeuillehouders en diverse werkgroepen. Het bestuur ondersteunt de portefeuillehouders en de werkgroepen. Portefeuillehouders zijn trekker van een bepaalde portefeuille en zijn ook verantwoordelijk voor de werkgroepen die zich met dat specifieke onderwerp bezighouden. Een werkgroep bestaat uit actieve huurders die eenmalig over een bepaald onderwerpen meepraten om tot besluitvorming te komen. Samenwerking Met beide huurdersorganisaties heeft Mitros een samenwerkingsovereenkomst. Deze samenwerking is aangegaan in de tijd vóór de organisatieverandering bij Mitros, waarbij de overstap is gemaakt naar één Mitros. Daarbij hoort ook één overleg met één huurdersorganisatie, zonder onderscheid tussen Utrecht en Nieuwegein. Met VBN en HNM is daarom in 2013 afgesproken de samenwerking tussen beide huurdersorganisaties te intensiveren en te formeren tot één aanspreekpunt voor Mitros. Deze intensievere samenwerking had in 2013 al tot gevolg dat de huurdersorganisaties per adviestraject één gezamenlijk advies opstelden. Ook zijn zij vorig jaar al begonnen met gesprekken over een nieuwe formele structuur en een nieuwe samenwerkingsovereenkomst. Overleg en advies Een aantal keren per jaar voeren de huurdersorganisaties formeel overleg met Mitros. Hierbij is de directeur Wonen aanwezig. In juni waren de voltallige directie en een afvaardiging van de Raad van Commissarissen aanwezig. Tijdens deze overleggen waren de belangrijkste gespreksonderwerpen: de begroting; het jaarverslag; jaarlijkse huurverhoging; de samenwerking tussen Mitros en de huurdersorganisaties; het nieuwe ondernemingsplan; uitgebrachte adviezen over beleid. De huurdersorganisaties hebben gezamenlijk vijf adviezen uitgebracht: over het nieuwe ondernemingsplan, de inkomensafhankelijke huurverhoging, het renovatieproces en beleid over de basiskwaliteit van woningen. Ook hebben zij op eigen initiatief een advies uitgebracht over het principeakkoord tussen Aedes en het Kabinet. Een aantal adviezen is in een nieuwe participatievorm tot stand gekomen, namelijk door het inzetten van werkgroepen. In een dergelijke werkgroep zit een grotere groep geïnteresseerde huurders. De werkgroep krijgt over een onderwerp van tevoren uitgebreide toelichting van Mitros en formuleert daarna een advies dat Mitros via de huurdersorganisaties ontvangt. Financiële bijdrage Mitros biedt zowel de huurdersorganisaties als de bewonerscommissies financiële ondersteuning. Bewonerscommissies in herstructureringsgebieden ontvangen een extra bijdrage in het kader van de Utrechtse Regeling Ondersteuningsgelden. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 40

41 Financiële bijdrage ( ) HNM (voorschot) en kosten ontslagprocedure* HNM (advisering door Stade) VBN Bewonerscommissies jaarlijkse bijdrage Utrecht Bewonerscommissies jaarlijkse bijdrage Nieuwegein Bewonerscommissies Utrecht in kader herstructureringsprojecten Regionaal HuurdersBeraad (huurdersorganisatie op regionaal niveau) Utrecht en Nieuwegein *Kosten ontslagprocedure hebben te maken met het feit dat bij de overgang van Mitropool naar HNM de functie van één vaste Mitropoolmedewerker kwam te vervallen Huurderspanels Mitros Panel Het MitrosPanel is een huurderspanel opgezet door Mitros en Mitropool (nu HNM). Doel van het panel is om zowel de huurdersorganisaties als Mitros inzicht te geven in de meningen van een min of meer representatieve groep huurders. Het MitrosPanel bestaat uit ongeveer duizend Utrechtse huurders, in 2013 aangevuld met driehonderd huurders uit Nieuwegein, die regelmatig worden uitgenodigd hun mening te geven via internetvragen en/of in een groepsgesprek. In 2013 zijn aan het MitrosPanel de volgende onderwerpen voorgelegd: het nieuwe ondernemingsplan Mitros; de inkomensafhankelijke huurverhoging; verkoop van woningen en VvE s door Mitros. Over het ondernemingsplan betreft heeft eerst een kwalitatief groepsgesprek plaatsgevonden. Op basis daarvan is er vervolgens een enquête onder het MitrosPanel uitgezet Debatteren met stakeholders Afgelopen jaar heeft Mitros een stakeholdersoverzicht gemaakt (zie paragraaf 11.1) en van elke stakeholder is vastgesteld met wie en hoe vaak er minimaal contact is. Na ruim tien jaar is Mitros gestopt met het Mitros Podium, de informele discussiebijeenkomsten over het brede gebied van wonen, die zij twee keer per jaar organiseerde voor stakeholders. Mitros kiest voortaan vooral voor één-op-één, gerichte en kleinschalige bestuurlijke, ambtelijke en werkoverleggen. Zo heeft Mitros in 2013 raadsleden uitgenodigd om in één-op-ééngesprekken in te gaan op actuele thema s. Ook is Mitros drie maal uitgenodigd om een presentatie te komen geven tijdens een Raadsinformatieavond: over de renovatie in de Bomenbuurt in Utrecht en over de betaalbaarheid in Utrecht en Nieuwegein. Toch heeft Mitros ook in 2013 een aantal grotere stakeholderbijeenkomsten gehouden om met belanghebbenden het nieuwe ondernemingsbeleid en het renovatiehandboek te bespreken. In het najaar vond een aparte sessie plaats waarin Mitros aan haar stakeholders een toelichting gaf op het verscherpt toezicht waaronder zij door het CFV is geplaatst (zie paragraaf 15.3). Mitros heeft ervoor gekozen geen apart stakeholdersmagazine (voorheen Mitros Forum) meer te maken, maar haar stakeholders te laten zien wat zij communiceert met haar huurders. De stakeholders ontvangen daarom vier keer per jaar het huurdersblad van Mitros, de MitrosKrant, voorzien van een oplegbrief met gerichte informatie voor stakeholders. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 41

42 12. Ondernemingsbestuur 12.1 Good governance Mitros hanteert een zorgvuldige bedrijfsvoering en streeft naar maatschappelijk en open ondernemen. Good governance is daarbij een sleutelbegrip en is essentieel voor het vertrouwen van de maatschappij in corporaties. Maatschappelijk en open ondernemen impliceert immers dat het ondernemingsbestuur integer en transparant handelt en dat er goed intern toezicht is op dat handelen en het afleggen van verantwoording daarover. Mitros volgt bij de beleidsvoorbereiding, beleidsvorming, beleidsuitvoering en beleidsverantwoording de regels van good governance. Zij conformeert zich, vooruitlopend op de definitieve herziening van de Woningwet (waarbij het verplicht zou kunnen worden om de Governancecode na te leven), volledig aan de Governancecode. De Governancestructuur heeft Mitros beschreven in het Directiestatuut, dat in 2014 wordt herzien. Hierin staan de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de directie. Werkwijze en verantwoordelijkheid De statutaire directie is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid, de resultaten en de continuïteit van Mitros. De strategie en doelstellingen zijn vastgelegd in het ondernemingsplan. De directie is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico s en voor de naleving van wet- en regelgeving. De directie richt zich bij de vervulling van haar taak naar het belang van de corporatie. Dat gebeurt vanuit de volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling van de onderneming, waarbij rekening wordt gehouden met de belangen van bij de corporatie betrokkenen. In de statuten en het door de Raad van Commissarissen vastgestelde directiestatuut is vastgelegd welke besluiten de directie mag nemen met/zonder voorafgaande goedkeuring door de Raad van Commissarissen. De directie legt verantwoording af aan de Raad van Commissarissen. Daartoe verschaft zij de Raad de benodigde informatie en bespreekt onder andere de manier waarop de interne controle en beheersing zijn ingericht. Tegenstrijdige belangen Mitros heeft in haar statuten vastgelegd welke functies strijdig zijn met die van directielid. In 2013 bekleedde de directie geen nevenfuncties die strijdig zijn met de statuten. Om ieder risico op belangenverstrengeling te voorkomen is expliciet afgesproken dat de directie alle eventuele (nieuwe) nevenfuncties meldt bij en bespreekt met de remuneratiecommissie van de RvC. De directie heeft in 2013 geen transacties uitgevoerd waarbij sprake zou kunnen zijn van belangenverstrengeling. Beloning van de directie De Raad van Commissarissen stelt de beloning van leden van de directie vast. Bij de benoeming van de nieuwe directie in het najaar van 2012 is bij de beloning al rekening gehouden met de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen (WNT) die per 1 januari 2013 is ingegaan. De nieuwe directie wordt dan ook beloond volgens de WNT. Hierop was de WNT-staffel nog niet van toepassing, aangezien deze op het moment van benoeming nog niet van kracht was. Bij de bepaling van het salaris van de directieleden wordt alleen een vast inkomen verschaft en niet een variabel deel op basis van prestaties. In 2013 lag de beloning van de directie onder de norm van Het bezoldigingsbeleid van de directie van Mitros staat op de website. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 42

43 De beloning ziet er als volgt uit: Beloning directie Mitros ( ) H.P. Kip Voorzitter R. Rötscheid (interim bestuurder) L. Marchesini-Franso Directeur Wonen M.G.W. Hoezen Directeur Financiën Kosten * ** ** Salaris inclusief vakantiegeld Vervoermiddel Pensioenen Belastbare onkostenvergoeding Toetsingsloon WNT Sociale lasten Inleenvergoedi ng Totaal werkgeverslast * periode 1 september t/m 31 december 2012 **periode 1 oktober t/m 31 december Integriteitsbeleid Beleid In het najaar heeft Mitros haar integriteitsbeleid, verwoord in De Negen Gouden Regels, geëvalueerd. De conclusie was dat het integriteitsbeleid goed past bij de gewenste nieuwe Mitros-cultuur en dat ook de risicobeheersing op het gebied van integriteit voldoet. Wel is een plan van aanpak gemaakt om De Negen Gouden Regels in 2014 opnieuw onder de aandacht te brengen en te borgen in de organisatie. Er bleek behoefte te zijn om het verband tussen alle verschillende protocollen en beleidsstukken achter het integriteitsbeleid beter te vast te leggen en te communiceren, niet alleen aan medewerkers, maar ook aan leveranciers. Dit gebeurt in Het gaat in elk geval om: protocol leveranciersselectie; protocol ongewenste omgangsvormen; privacyreglement met bijbehorende protocollen mobiele telefonie, internet- en gebruik, gebruik bedrijfswagens en voice/screenrecording; klokkenluidersregeling. Integriteitsscan Jaarlijks voert Mitros een integriteitsscan uit om te beoordelen waar de risico s liggen en zo nodig maatregelen te nemen. Bij schending van het integriteitsbeleid kunnen (arbeidsrechtelijke) maatregelen worden genomen. In 2013 is de integriteitsscan uitgevoerd als onderdeel van de totale evaluatie van het integriteitsbeleid. De Raad van Commissarissen is over de resultaten geïnformeerd. Integriteitsincidenten In 2013 zijn bij het intern meldpunt Integriteit drie meldingen binnengekomen van het vermoeden van een overtreding van de integriteitscode. Alle drie zijn onderzocht. Bij één melding bleek na extern onderzoek dat er geen sprake was van schending van het integriteitsbeleid. De andere meldingen zijn intern onderzocht en opgelost. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 43

44 Ook zijn in het verslagjaar bij de vertrouwenspersoon drie meldingen binnengekomen van ongewenste omgangsvormen, waarvan één ook al was gemeld bij het interne meldpunt Integriteit. Ook deze zijn onderzoek en Mitros heeft, waar nodig, gepaste maatregelen getroffen. Op advies van de vertrouwenspersoon gaat Mitros in 2014 haar beleid Ongewenste Omgangsvormen herijken Risicomanagement Risicobeheersing en managementcontrolsysteem Mitros kiest voor een integrale benadering van risico s om een efficiënte en doelmatige uitvoering van bedrijfsactiviteiten en een goede kwaliteit van de verantwoordingsinformatie te kunnen realiseren. Beheersingsmethodiek Three Lines of Defense Model Het risicomanagementmodel van Mitros is ingericht volgens het Three Lines of Defense Model. Hiervoor zijn verschillende rollen voor lijn, staf en audit gedefinieerd. De internal auditor is verantwoordelijk voor het opstellen van een werkend risicomanagementmodel. In de kwartaalrapportage zijn de belangrijkste uitkomsten en risico s beschreven. Risicoanalyse en monitoring van interne beheersmaatregelen Op strategisch en tactisch niveau zijn de vijf belangrijkste risico s voor Mitros gesignaleerd. In 2013 is Mitros begonnen met de vertaling van deze risico s naar de vijf belangrijkste operationele risico s per afdeling. Dit proces is begin 2014 afgerond. De beheersing van de onderkende risico s, strategisch, tactisch en operationeel, is georganiseerd in interne processen en bijbehorende afdelingen. De belangrijkste opmerkingen en bevindingen over de beheersing van deze risico s beschrijft Mitros in de kwartaalrapportages. In 2014 wordt dit proces verder geoptimaliseerd. Monitoring van de voortgang en realisatie van jaarplandoelstellingen Op basis van het nieuwe ondernemingsplan is Mitros in 2013 begonnen met het vertalen van de doelstellingen naar afdelingsjaarplannen en organisatiebrede projecten. De planning- en controlcyclus van Mitros geeft inzicht in de voortgang en realisatie van de doelstellingen en projecten. Ook werkte Mitros in het afgelopen jaar aan het ontwikkelen van nieuwe stuurinformatie voor management en directie, passend bij de nieuwe organisatiestructuur en de herschreven processen. In 2014 optimaliseert Mitros dit proces en de bijbehorende producten verder. Uitwerking risico s en beheersmaatregelen Portefeuille en projectrisico s De ontwikkeling van een nieuwe portefeuillestrategie in 2013 helpt Mitros de belangrijkste portefeuillerisico s te beheersen. Daarnaast onderkent Mitros ook projectrisico s. Om deze risico s te beheersen worden projecten uitgevoerd op basis van een jaarlijks door de directie goedgekeurd projectenoverzicht. De kaders voor het uitvoeren van projecten zijn beschreven in het investeringsstatuut. De door Mitros ontwikkelde risicomanagementtool geeft inzicht in de belangrijkste risico s en de waardering van deze risico s in het project. Mitros toetst voorgestelde rendementen aan de gestelde rendementseisen. Ten slotte toetsen verschillende disciplines, waaronder de projectcontroller, de fiscalist en de manager Juridische Zaken de fasedocumenten voor besluitvorming door de directie. Onderhoudsrisico s Om de onderhoudskosten op langere termijn te beheersen heeft Mitros een basiskwaliteit voor haar woningbezit vastgesteld. Bij mutatie knapt Mitros woningen op conform deze norm. Tijdens schouwingen wordt kritisch vastgesteld of de uit te voeren werkzaamheden passen binnen het basiskwaliteitskader en of ze voor rekening zijn van Mitros of de huurder. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 44

45 Treasury Bij Mitros omvat Treasury met name het zekerstellen van financiële middelen, zowel voor de lange als de korte termijn, het realiseren van zo laag mogelijke rentelasten en het beheer van renterisico. Daarnaast heeft de afdeling Treasury een spilfunctie in de opstelling en analyse van de liquiditeitsprognose en worden binnen Treasury de garanties en verzekeringen beheerd. Treasury Treasurystatuut en Treasuryjaarplan Treasury-organisatie Renterisicobeheer Derivaten Het treasurybeleid is vastgelegd in het Treasurystatuut. De jaarlijkse treasury-activiteiten worden beschreven in het treasuryjaarplan. De Treasurer is sinds 2013 onderdeel van de afdeling Financiën & Control, maar een aantal administratieve treasurytaken zijn binnen de Administratie belegd. Hiermee zijn de treasury-activiteiten minder geïsoleerd binnen de organisatie. Mitros hanteert voor het renterisico intern een norm van 10%, naast de norm van het WSW van 15%. In 2013 is het renterisico zowel binnen de externe als de interne maatstaf gebleven. Het Treasurystatuut staat het gebruik van derivaten toe, vanzelfsprekend binnen de beleidsregels derivaten van Er geldt daarbij geen Credit Support Annex (CSA), dus Mitros kent geen bijstortingsverplichting. Er zijn in 2013 geen nieuwe derivaten afgesloten. De portefeuille is in 2013 voor een klein deel afgebouwd. Er lijkt geen sprake te zijn van toezichtsbelemmerende bepalingen. Aangezien dit na december 2013 geconstateerd is, heeft Mitros desalniettemin begin 2014 een plan van aanpak bij het CFV ingediend. Organisatie- en integriteitrisico s De vertegenwoordigings- en betalingsautorisatie is geregeld in de procuratie- & mandateringsregeling. In het handelsregister is formeel vastgelegd welke functionarissen voor welke bedragen en onderwerpen tekeningsbevoegd zijn. Om integriteitsrisico s te beheersen heeft Mitros een integriteitcode opgesteld (zie paragraaf 12.2) en is het management gevraagd het onderwerp integriteit regelmatig te bespreken in afdelingsoverleggen. Het integriteitsbeleid wordt in 2014 geactualiseerd Beoordeling van het stelsel van risicobeheersing Voor een betere risicobeheersing heeft Mitros in 2013 compliance geïntroduceerd en gewerkt aan de verbetering van de auditfunctie. Compliance Met compliance borgt Mitros op een actieve manier de naleving van wet- en regelgeving, gemaakte afspraken met stakeholders en interne regels binnen de organisatie. Hierdoor levert zij een belangrijke bijdrage aan een goede reputatie en de integriteit en betrouwbaarheid van Mitros. In het najaar van 2013 is het compliancereglement beschreven en door de directie vastgesteld. Vervolgens is Mitros begonnen met het uitrollen van de compliance binnen de organisatie. Dit omvat een overlegcyclus met afdelingsmanagers om hen bewust te maken van hun taken en rol bij het compliant zijn van hun afdeling. De managers van de afdelingen zijn verantwoordelijk voor de naleving van relevante wet- en regelgeving, sectorregelingen, (prestatie) afspraken met gemeente Utrecht en Nieuwegein en andere stakeholders. Om dit goed te kunnen regelen is inzicht in het (wettelijk) kader nodig. De compliance officer is gestart met het in kaart brengen van voor Mitros relevante wet- en regelgeving, regels en afspraken. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 45

46 Audit Mitros werkt volgens het Three Lines of Defense Model (zie paragraaf 12.3). De internal auditor is gepositioneerd in de derde lijn van dit model en is verantwoordelijk voor het onafhankelijk en objectief uitvoeren van audits en het geven van advies. Het doel hiervan is het management een objectieve spiegel voor te houden over de kwaliteit van de beheersing van de organisatie. Als bewaker van het risicomanagementsysteem is hij verantwoordelijk voor het tijdig signaleren en rapporteren van risico s die de realisatie van de strategische doelstellingen kunnen belemmeren. Auditfunctie en -plan Jaarlijks stelt de directie een auditjaarplan vast. De onderwerpen in het auditplan zijn mede bepaald op basis van de uitkomsten van de het risicomanagementmodel, aangevuld met suggesties van de directie en Raad van Commissarissen. In 2013 heeft Mitros eenmalig van het proces afgeweken. Op het moment van het schrijven was de jaarlijkse risicoanalyse nog niet uitgevoerd. Daarom is het auditplan tot stand gekomen op basis van onderwerpen uit de transitie en de directierapportage over het eerste kwartaal van Geen absolute zekerheid Al deze systemen kunnen echter nooit de absolute zekerheid bieden dat Mitros haar doelstellingen realiseert, of dat de materiële verliezen, fraude en overtreding van de geldende wet- en regelgeving niet zullen optreden. Verder benadrukt de directie dat de activiteiten van Mitros risico s met zich meebrengen die buiten de invloedsfeer van de directie liggen. Denk aan veranderingen in de politieke context of in wet- en regelgeving. Maar ook (ingrijpende) conjuncturele ontwikkelingen, zoals zich die de laatste tijd voor hebben gedaan, liggen buiten de genoemde invloedssfeer. Hoewel Mitros de bovengenoemde risico s niet kan beïnvloeden, volgt zij de ontwikkelingen nauwgezet en anticipeert zij hier zoveel mogelijk op. Accountantscontrole Jaarlijks beoordeelt de externe accountant in het kader van de controle van de jaarrekening het geheel aan beheersingsmaatregelen. De bevindingen staan in de Management Letter en het accountantsverslag die met de directie, de Auditcommissie Financiën en de RvC besproken worden. Directieverklaring De directie heeft uit hoofde van haar verantwoordelijkheid voortdurend de prestaties, de beheersomgeving en de risico s van Mitros geanalyseerd en beoordeeld. De directie houdt rekening met de eerder genoemde beperkingen, die inherent zijn aan het systeem van interne beheersing van Mitros dat op onderdelen nog verbeterd kan worden. De directie is van oordeel dat de geïmplementeerde interne risicobeheersings- en controlemaatregelen een adequate basis vormen om met redelijke mate van zekerheid te kunnen verklaren dat: zij voldoende inzicht heeft in de mate waarin de operationele, volkshuisvestelijke en financiële doelstellingen van Mitros worden gerealiseerd; Mitros zich houdt aan de geldende wet- en regelgeving; de rapportages van Mitros betrouwbaar zijn; er geen risico s zijn gelopen die in tegenspraak waren met het vooraf gedefinieerde en goedgekeurde beleid. De directie van de Stichting Mitros in Utrecht verklaart verder dat: de Stichting haar middelen uitsluitend voor werkzaamheden op het gebied van de volkshuisvesting bestemt; het integer heeft gehandeld en zich heeft gehouden aan de integriteitscode van Mitros; de Raad van Commissarissen op 23 april 2014 de jaarstukken, inclusief het volkshuisvestingsverslag, heeft goedgekeurd; de accountant met betrekking tot de jaarrekening een goedkeurende verklaring heeft afgegeven. Namens de directie van de Stichting Mitros te Utrecht, 23 april 2014 Henk Peter Kip Liesbeth Marchesini Maud Hoezen Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 46

47 13 Verslag van de Raad van Commissarissen De Raad van Commissarissen (hierna de Raad of de RvC) van Mitros heeft tot taak toezicht te houden op het bestuur en op de algemene gang van zaken bij de woningcorporatie en de met haar verbonden ondernemingen. Ook staat hij de directie met raad ter zijde Algemeen De Raad vervult zijn toezichtstaken zoals deze in de Governancecode Woningcorporaties (juli 2011) beschreven staat. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad zijn omschreven in artikel 11 van de statuten van de Stichting Mitros. Een en ander is verder uitgewerkt in het RvCreglement van 20 april 2011 dat op de website staat. In dit jaarverslag legt de Raad, als onderdeel van een maatschappelijk ondernemende organisatie, publiekelijk verantwoording af over de wijze waarop hij invulling heeft gegeven aan de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden in het afgelopen jaar Taken en werkwijze Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen heeft de Raad zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de directie laten informeren over de maatschappelijke prestaties en de financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van belanghebbenden. De Raad laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. De Raad is in het verslagjaar zevenmaal regulier bijeen geweest in aanwezigheid van de directie. In oktober is de Raad samen met de voltallige directie bijeengekomen in een tweedaagse, waar onder andere gesproken is over het nieuwe ondernemingsplan , de uitdagingen voor 2014 en het risicomanagement. Ook is gedebatteerd over klantvriendelijkheid en dienstbaar zijn en wat dit voor Mitros inhoudt. Voorafgaand aan elke reguliere vergadering heeft de RvC een uur RvC-only. Dat biedt de mogelijkheid aan de leden om ervaringen uit te wisselen en vast te stellen wat de belangrijke gesprekpunten zijn in de vergadering met de directie. In deze bijeenkomsten zijn tevens remuneratieaangelegenheden en actuele kwesties aan de orde geweest, zoals de prestatieafspraken met de directie, het groepsprofiel van de RvC en de gevolgen van de WNT voor de honorering van de directie en de RvC. De voorzitter heeft voorafgaand aan elke RvC-vergadering overleg met de directievoorzitter en de secretaris en tussentijds contact op momenten dat daar behoefte aan is. De leden van de Raad zijn op een enkele uitzondering na altijd aanwezig geweest bij de vergaderingen. Buiten de vergaderingen wordt de Raad met regelmaat en indien nodig geïnformeerd door de directieleden over relevante onderwerpen. Diverse leden van de Raad hebben tijdens fietstochten met de directie door Kanaleneiland, Transwijk en Oog in Al inzicht gekregen in de kwaliteit van de woningvoorraad en de specifieke problematiek van de wijken. Ook hebben zij langs het maatschappelijk vastgoed van Mitros gefietst. Tot slot halen de leden van de Raad, naast bij de genoemde bijeenkomsten en contacten, ook zelf informatie op, onder andere bij de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties) en Aedes, bij diverse sector-gerelateerde bijeenkomsten en bij eigen netwerkcontacten. Contact met stakeholders Medio 2013 is de Raad aanwezig geweest bij het jaarlijkse overleg tussen de directie van Mitros en de besturen van de huurdersorganisaties. Daarbij is gesproken over de bijdrage van de VBN en het HNM aan de RvC-evaluatie. De belangrijkste conclusie daarbij was dat er meer behoefte is aan communicatie. Tevens zijn de samenwerkingsplannen van de beide huurdersorganisaties met de Raad besproken. Een delegatie van de Raad woonde tweemaal een formeel overleg tussen de directie en de Ondernemingsraad bij. In juni vond een lunchbijeenkomst plaats tussen de OR, RvC en de directie. In september zaten de RvC en de OR in een overleg bijeen buiten de aanwezigheid van de directie. Dat was het afsluitende gesprek tussen de aftredende OR en de RvC. De transitie en de cultuurontwikkeling waren in de genoemde overleggen de belangrijkste gesprekonderwerpen. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 47

48 De projectleider van het cultuurtraject heeft in de RvC-vergadering van april een toelichting gegeven op de cultuurverandering. De manager Strategie & Advies was diverse malen present in de RvCvergaderingen bij de bespreking van het nieuwe Ondernemingsplan. De accountant is aanwezig geweest bij de behandeling van de jaarrekening. Daarnaast was de accountant eenmaal aanwezig bij de auditcommissie Financiën. Tot slot maakte de RvC in het najaar kennis met het nieuwe management van Mitros. Functioneren RvC De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor de kwaliteit van zijn eigen functioneren en evalueert dat jaarlijks. In 2013 ging dat zonder een externe begeleider. Ter voorbereiding op de zelfevaluatie is de directie, de OR, de huurdersorganisaties en de individuele RvC-leden gevraagd om aan de hand van een vragenlijst een beoordeling te geven over het functioneren van de RvC. Er is o.a. gevraagd een mening te formuleren over de relatie met de stakeholders, de samenwerking met de directie en met de OR, en het functioneren van de Raad als team. In een besloten vergadering buiten de aanwezigheid van de directie heeft de Raad zijn eigen inrichting en functioneren als collectief en de bijdrage van de afzonderlijke leden en commissies beoordeeld. In dit overleg is geconstateerd dat de board dynamics steeds belangrijker worden in het functioneren van toezichthouders, onder andere om tegenspraak te organiseren en te bewaken dat men scherp blijft naar elkaar. In dat kader is afgesproken de collectieve competenties van de RvC opnieuw te bezien. Omdat permanente educatie eveneens steeds belangrijker wordt voor toezichthouders, zijn daarover ook afspraken gemaakt. Voorts is uit de zelfevaluatie gekomen dat de Raad behoefte heeft aan een explicieter beleid van Mitros richting stakeholders. De RvC heeft aangegeven met de directie van gedachten te willen wisselen over de vraag op welke wijze het centraal stellen van de huurder concreet handen en voeten wordt gegeven in de organisatie. Functioneren directie De Raad besluit over benoemingen, beoordelingen en beloningen, schorsing en ontslag van de statutaire directie. De Raad heeft op grond daarvan tot taak periodiek het functioneren van de directie te beoordelen. De RvC heeft voor 2013 een procedure vastgesteld die als leidraad dient voor de beoordelings- en voortgangsgesprekken van de Remuneratiecommissie met de directie. Begin 2013 zijn de prestatieafspraken van de directie met de Remuneratiecommissie besproken en vervolgens door de Raad vastgesteld. In het najaar zijn voortgangsgesprekken gevoerd. De Remuneratiecommissie heeft aangegeven tevreden te zijn over de tot dan toe behaalde resultaten. De RvC heeft deze conclusie onderschreven. Begin 2014 vindt op basis van de prestatieafspraken de beoordeling plaats. Nevenfuncties en beloning directie In de arbeidsovereenkomsten van de directieleden is een verbod op nevenwerkzaamheden opgenomen (artikel 10) tenzij voorafgaande schriftelijke toestemming van de RvC is verkregen. In het verslagjaar is een dergelijk verzoek voor een nevenfunctie niet aan de orde geweest. De beloning van de directieleden is vastgesteld conform de geldende wet- en regelgeving. Qua salarissystematiek is de Sectorbrede Beloningscode Bestuurders Woningcorporaties gevolgd, waarbij de WNT (Wet Normering Topinkomens) als kader en begrenzing voor de maximale hoogte van de beloning is gehanteerd. Bij de bepaling van het salaris van de directieleden wordt een vast inkomen verschaft. Jaarlijks vindt beoordeling van het functioneren plaats, op basis waarvan een extra verhoging kan worden toegekend. Deze verhoging is volledig afhankelijk van het functioneren, analoog aan het beloningsbeleid geformuleerd in 'Prestatiemanagement voor Mitrosmedewerkers' en bedraagt 0 tot 4%. Norm is goed functioneren met een bijpassende verhoging van 2%. Dit voor zover het maximum van de schaal of de bovengrens in kader van de Wet Normering Topinkomens nog niet is bereikt (artikel 5.3 arbeidsovereenkomst). Omdat de directie in het najaar van 2012 is aangetreden, is afgesproken dat de eerste prestatiebeoordeling begin 2014 plaatsvindt over het jaar Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 48

49 Indexering van de salarisgroepen vindt jaarlijks per 1 januari plaats conform de Beloningscode, met als maximum voor indexatie de verhoging voor CAO gebonden functies (CAO Woondiensten) van dat jaar (artikel 5.2 arbeidsovereenkomst) Toezicht De Raad houdt toezicht op het functioneren van Mitros. Daarbij let de Raad erop of Mitros haar maatschappelijke opgave adequaat realiseert. De Raad toetst daarbij in hoeverre Mitros erin slaagt de doelstellingen uit haar strategisch ondernemingsplan te realiseren. De toetsing hiervan werd in 2013 voornamelijk gedaan door middel van de besprekingen van de kwartaalrapportages, waarin Mitros inzicht geeft in de stand van zaken met betrekking tot de vastgestelde strategische speerpunten. In de kwartaalrapportages rapporteert Mitros ook over de indicatoren van de bedrijfsvoering, over de projectontwikkeling en over relevante externe ontwikkelingen. Daarbij wordt een overzicht gegeven van de lopende projecten. Dit projectenoverzicht wordt gespiegeld aan de Begroting en de Meerjarenprognose. Nieuw Ondernemingsplan De RvC heeft in het verslagjaar op verschillende momenten met de directie de contouren van het nieuwe Ondernemingsplan besproken. Behalve voor de uitgangspunten van de transitie vroeg de RvC expliciet aandacht voor samenwerking met stakeholders, nieuwe vormen van huurdersparticipatie en inzet van leefbaarheid in wijken. In de decembervergadering gaf de Raad goedkeuring aan het nieuwe Ondernemingsplan Welkom thuis. Er was waardering vanuit de Raad voor de open en interactieve wijze waarop het plan tot stand is gekomen. Verscherpt toezicht In het najaar van 2013 heeft het CFV Mitros onder verscherpt toezicht geplaatst (zie paragraaf 15.3). De directie heeft de RvC hierover in een vroegtijdig stadium geïnformeerd. In diverse gesprekken tussen de directie en de RvC zijn het waarom, de gevolgen en de te leren lessen van dit oordeel uitgebreid aan de orde geweest. Deze gesprekken zijn gevoerd in de reguliere vergaderingen en in de auditcommissie-overleggen eind november. In de decembervergadering is uitvoerig stilgestaan bij het herstelplan voor het CFV. In het herstelplan wordt ingegaan op maatregelen voor verbetering van de vermogenspositie en verbetering van de informatievoorziening. Er zijn met de directie vervolgafspraken gemaakt over het monitoren van deze maatregelen. Tevens is de RvC uitgebreid geïnformeerd over de voortgang van de gesprekken tussen de directie en het CFV over het herstelplan. Begin 2014 zal de Raad zelf samen met de directie in gesprek treden met het CFV. Interne ontwikkelingen In de reguliere vergaderingen is de voortgang van de transitie besproken, waarbij de cultuurontwikkeling het belangrijkste onderwerp was. De Raad merkte op dat cultuurverandering een kwestie van lange adem is en moeilijk grijpbaar is, maar wel cruciaal voor het slagen van de nieuwe organisatie. De organisatie staat voor twee opgaven: een andere manier van intern met elkaar samenwerken en een sterkere oriëntatie op diegenen voor wie men werkt, de huurders. De conclusie was dat die twee opgaven voortdurend met elkaar verbonden moeten worden. Het integriteitsbeleid is aan de orde geweest in de eerste vergadering van Afgesproken is dat het huidige beleid voortgezet wordt tot de evaluatie begin In de tussentijd besteedt Mitros bij de managementtrajecten in het kader van de transitie aandacht aan dit thema. Verder heeft de RvC in het verslagjaar ook de volgende onderwerpen besproken: de verbetering van de onderhoudsprocessen, de voortgang van de urgente projecten, risicomanagement, klachtenafhandeling en het jaarverslag van de Klachtencommissie, de basiskwaliteit van de woningvoorraad, de problemen rondom de telefonische bereikbaarheid, de inrichting van compliance, de nieuwe samenwerkingsplannen van de huurdersorganisaties en de recente ontwikkelingen rondom DAEB-Niet DAEB. Ook de opstart van de visitatie in 2014, de naleving van de Governancecode en de werving van een nieuwe financieel commissaris zijn aan de orde geweest. Besluiten In de vergadering van april verleende de Raad de directie formeel decharge voor het gevoerde bestuur en beleid in Ook keurde de Raad de Jaarrekening 2012 goed, evenals het Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 49

50 Jaarverslag/Volkshuisvestingsverslag De Jaarrekening 2012 is opgesteld op basis van de geldende richtlijnen. Naast de goedkeuring van de jaarrapportages nam de Raad in 2013 nog een aantal belangrijke beslissingen. Zo gaf hij goedkeuring aan de laatprijzen voor de beoogde dispositie van vijf regioprojecten, het investeringsstatuut, het toetsingskader en de aanpassing van het treasuryjaarplan Bij de behandeling van treasuryjaarplan is ook het verloop van de gesprekken tussen het WSW en de directie over het faciliteringsvolume aan de orde geweest. De Raad nam besluiten over enkele (her)benoemingen van commissarissen, de prestatieafspraken met de directie en de salarissen van de directie en RvC conform de WNT. Behalve de formele goedkeuring aan het Ondernemingsplan heeft de Raad in december 2013 ingestemd met de Begroting De directie heeft aan de Raad toegelicht dat de Begroting de basis vormt voor het herstelplan CFV en dat beide documenten de maatschappelijke opgave van Mitros en de voorgenomen investeringen in tact laten. Auditcommissies De RvC van Mitros heeft uit zijn midden drie auditcommissies ingesteld die de besluitvorming van de RvC voorbereiden en elk een eigen reglement hebben: Financiën, Wonen en Remuneratie. De commissies bespreken ter voorbereiding van de RvC-vergadering onder andere de kwartaalrapportages, de Begroting, het Jaarverslag en de Jaarrekening, het toetsingskader, en de oordelen van de externe toezichthouders. Naast de besluitvoorbereiding richten de commissies, elk vanuit hun eigen deskundigheid, zich ook op het adviseren van directie en management. Commissie Wonen De commissie Wonen kwam viermaal bij elkaar in het verslagjaar. Ze spraken onder andere over het nieuwe Ondernemingsplan, de uitgangspunten VvE-beheer, de wijkvisie Zuilen, de huurachterstanden en ontruimingen. Voorts werd aandacht besteed aan de kosten- en batenafweging van het terugnemen van verkoopwoningen in verhuur, de eerste resultaten van de KWH-meting en de stand van zaken van de verkoop van grondposities. Ook dit jaar ondernam de commissie diverse fietsexcursies door de wijken. Het Jaarverslag en de Jaarrekening 2012 werden besproken in het apriloverleg. In het najaarsoverleg is gesproken over de onder verscherpt toezichtstelling van Mitros door het CFV. Commissie Financiën De commissie Financiën kwam ook viermaal bijeen. In de bijeenkomsten stonden onder andere de volgende onderwerpen op de agenda: Jaarverslag en Jaarrekening 2012, de kwartaalrapportages, riskmanagement, de managementletter 2012 en de inrichting van compliance. Voorts is gesproken over DAEB-niet DAEB en de opdracht aan de accountants voor het boekjaar Ook in deze commissie is gesproken over de onder verscherpt toezichtstelling. Het (concept) herstelplan van Mitros aan het CFV is in het overleg van december behandeld. In 2012 heeft de AC Financiën samen met de directie een nieuwe accountant voor vier jaar geselecteerd. Halverwege het verslagjaar heeft de AC Financiën samen met de accountant en de directie het eerste jaar geëvalueerd. Remuneratiecommissie De Remuneratiecommissie bereidt de werkgeverstaken van de RvC ten aanzien van de directie voor. Verder heeft deze commissie in 2013 een nieuw RvC-groepsprofiel opgesteld en diverse RvCwervingszaken ter hand genomen. De Remuneratiecommissie stelde een Remuneratierapport 2012 op, dat ter besluitvorming aan de Raad is voorgelegd. Oordeel Het jaar 2013 heeft in het teken gestaan van het verbeteren van de interne organisatie en de verhuizing naar 1 locatie in de stad Utrecht. Het aanpassen van de interne organisatie is bedoeld om de dienstverlening aan onze huurders te verbeteren, daartoe zijn de werkprocessen opnieuw ingericht en maatregelen genomen om de samenwerking tussen verschillende afdelingen te versterken. Daardoor was het mogelijk om de efficiency te vergroten en de bedrijfslasten terug te brengen. Dat betekent ook Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 50

51 dat het werk met minder mensen kan worden gedaan, waardoor er afscheid is genomen van een aantal medewerkers. De doelstellingen die de RvC met de directie over het verbeteren van de interne organisatie had afgesproken zijn nagenoeg allemaal gerealiseerd. Dat is niet alleen een compliment waard aan de directie, maar aan alle medewerkers van Mitros die daar een bijdrage aan hebben geleverd. De organisatie is nu toegerust om de gewenste verbetering van de dienstverlening aan onze huurders te realiseren. Dat zal de komende jaren nog de nodige inspanningen vragen want dat kan alleen maar lukken als alle medewerkers ook echt een dienstverlenende houding hebben, een kwestie van cultuur. Mitros heeft in 2013 nog scherpere prioriteiten gesteld wat betreft investeringen. De voortdurende financieel economische crisis en de aangekondigde verhuurdersheffing dwingen ons daartoe. De absolute prioriteit ligt nu bij het op orde brengen van de bestaande woningvoorraad, zodat alle door Mitros te verhuren woningen tenminste aan een gedefinieerde basiskwaliteit voldoen. De onder verscherpt toezichtstelling door het CFV in het najaar was een onaangename verrassing. Deze maatregel van de externe toezichthouder heeft tot een aantal indringende gesprekken tussen de directie en de RvC geleid. Er is een herstelplan goedgekeurd door de RvC waarin de getroffen maatregelen om de informatievoorziening te verbeteren en de solvabiliteit van Mitros de komende jaren te versterken, zijn beschreven. De contacten met de ondernemingsraad en de huurdersorganisaties heeft de RvC ook dit jaar weer als zeer waardevol ervaren voor het uitoefenen van zijn functie als interne toezichthouder Samenstelling Onafhankelijkheid Conform de in de Governancecode Woningcorporaties aangeduide criteria (bepalingen III 2.2) zijn de leden van de Raad onafhankelijk. De Raad is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren en hun taak naar behoren kunnen vervullen. De leden van de Raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van Mitros. Met andere woorden: er is een waarborg is dat de leden van de Raad op onafhankelijke wijze tot hun oordeel kunnen komen. Commissarissen melden nieuwe (neven)functies en bespreken die in de raad. De RvC concludeert dat alle leden in het verslagjaar aan deze criteria hebben voldaan en onafhankelijk hun taak hebben uitgeoefend. Voorts wordt bij de aanvaarding van nieuwe nevenfuncties aan de hand van de Wet Bestuur en Toezicht bepaald of de commissarissen zich houden aan het wettelijke toegestane aantal commissariaten. Integriteit / tegenstrijdige belangen Er is in het verslagjaar geen sprake geweest van transacties met potentieel tegenstrijdige belangen aangaande de leden van de RvC. De RvC heeft het integriteitsbeleid dat Mitros hanteert, met de directie besproken en ook voor de Raad van toepassing verklaard. Alle relevante stukken over de RvC staan op de website van Mitros en worden steeds geactualiseerd. Benoemingen Bij elke (her)benoeming volgt de Raad de profieleisen (inclusief de procedure) strikt, houdt de profielen kritisch tegen het licht en actualiseert deze zo nodig. Bovendien stelt de Raad vast op welk deskundigheidsgebied een (nieuwe) commissaris nodig is. De werving van nieuwe commissarissen gebeurt openbaar. Commissarissen worden doorgaans per 1 juli van een jaar (her)benoemd of treden dan af. De benoeming is in principe voor één periode van vier jaar, met de mogelijkheid tot maximaal één herbenoeming. Drie commissarissen worden op voordracht benoemd: twee op voordracht van de gezamenlijke huurdersorganisaties en één op voordracht van de Ondernemingsraad. Deze commissarissen hebben gedurende het jaar regelmatig contact met de partij die hen heeft voorgedragen. De heer Dijkshoorn, financieel lid en vicevoorzitter, trad na afloop van zijn eerste termijn per 1 juli 2013 af. Hij heeft zich niet opnieuw beschikbaar gesteld vanwege de norm van het toegelaten aantal commissariaten. De RvC heeft zijn dank uitgesproken voor zijn grote inzet in de afgelopen jaren. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 51

52 Per 1 juli 2013 is de heer Bol benoemd tot lid van de RvC met financieel profiel. De heer Blok werd per 1 juli 2013 herbenoemd als lid van de RvC. Met het vertrek van de heer Dijkshoorn als vicevoorzitter is de heer Blok per diezelfde datum ook benoemd tot vicevoorzitter. Overzicht leden Raad van Commissarissen per 31 december 2013 Naam Voordracht (Neven)functies Mw. C.P. - Zelfstandig Adviseur/Interim-manager Vogelaar Voorzitter bestuur LVG (Landelijke Vereniging Georganiseerde eerste lijnszorg) Geboren: Lid RvC MN Services (pensioenuitvoerder) 1949 Voorzitter bestuur Nisa for Nisa (vrouwencentrum Amsterdam-Slotervaart) Voorzitter RvT Stichting Resto Van Harte Lid Klachtencommissie Governance en beloning MBO Lid Adviesraad RAI vereniging Voorzitter Adviesraad kappersbrancheorganisatie ANKO Benoemd Aftredend * J.Th. Blok Geboren: 1949 H.H.J. Bol Geboren: 1951 Mw. M.F. Dijkstra Geboren: 1947 Mw. D.G.M. de Grave- Verkerk Geboren: 1957 Mw. M.H. Kieft Geboren: 1946 J. Kiers Geboren: Directeur Blok&Ko (Toezicht, advies, coaching) Lid Bestuur Stichting Pierre Bayle Monument Rotterdam Lid Bestuur Arie Kreuk Stichting Lid Bestuur Stichting Museumwerf Vreeswijk Nieuwegein Lid RvC Stichting Nijestee Groningen Lid RvC Groothandelsgebouwen NV Rotterdam Lid Algemeen Bestuur Stichting Forum voor Stedelijke Vernieuwing Lid RvC Rentree te Deventer Lid RvA Luchtsingel Rotterdam - Advisor to the Board UMC Utrecht Lid RvT Stichting Vrienden van het UMC Utrecht Voorzitter RvT Carante Groep Voorzitter Bestuur ZIN Lid RvC Marfo Food Group Lid RvT Vivent. Lid RvC Prinses Maxima Kinderoncologisch Ziekenhuis HO** Lid RvC woningcorporatie Elkien Voorzitter Stichting Begeleiding Werk- en Woonorganisaties OR** Advocaat / partner arbeidsrecht en mediation bij De Grave De Mönnink Spliet Advocaten Lid Provinciale Staten Noord-Holland Lid Raad van Toezicht AMOS Scholengroep Amsterdam HO** Martje Kieft Interimmanagement Voorzitter van de Commissie van aanbeveling en beroep VTW - Directeur Westmaden Holding BV en haar dochters: Cerise Financieel Management BV en Cerise Investments BV Lid van het Bestuur van Stichting Princehof Vastgoedfondsen Lid RvC woningcorporatie Domesta * * * = herbenoembaar (commissarissen treden af per 1 juli van een kalenderjaar) **: OR = Ondernemingsraad; HO = Huurdersorganisaties Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 52

53 Samenstelling auditcommissies De Remuneratiecommissie bestaat uit mevrouw Kieft (voorzitter) en mevrouw Vogelaar. De auditcommissie Wonen bestaat uit de heer Blok (voorzitter), mevrouw Dijkstra en mevrouw De Grave- Verkerk. Mevrouw Kieft is agendalid. De auditcommissie Financiën bestaat uit de heer Kiers (voorzitter) en de heer Bol (per 1 juli 2013). De voorzitter en de vicevoorzitter zijn agendaleden van de commissies waarvan zij geen deel uitmaken. Beloning De Raad stelt de bezoldiging van de leden van de RvC vast. Deze is niet afhankelijk van de resultaten van de corporatie. De beloning van de commissarissen past binnen de Honoreringscode van de VTW en voldoet vanaf 2013 ook aan de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). In 2013 gold daarom voor commissarissen benoemd of herbenoemd in 2013 de maximale honorering volgens de Honoreringscode afgetopt op de WNT-maximumnorm. Voor commissarissen benoemd vóór 1 januari 2013 geldt een overgangsregeling waarbij bezoldigingsafspraken gedurende een termijn van vier jaar worden gerespecteerd en vervolgens in een periode van drie jaar worden teruggebracht naar het wettelijk bezoldigingsmaximum. Dit betekent dat de leden van de RvC die onder de overgangsregeling vallen, in 2013 een vergoeding ontvingen van De voorzitter, die ook onder de overgangsregeling valt, ontving een toeslag van 40%. Voor de twee leden die conform de WNT zijn gehonoreerd, bedroeg de vergoeding De periodieke indexering van minimum- en maximumbedragen (bij de Honoreringscode eens per twee jaar, bij de WNT ieder jaar) heeft niet automatisch tot gevolg dat de honorering van individuele RvCleden ook wordt geïndexeerd. De RvC bepaalt dit zelf en bij Mitros wordt deze periodieke verhoging gekoppeld aan die van de CAO Woondiensten van het voorafgaande jaar. De leden krijgen geen vaste onkostenvergoeding. Wel kunnen zij kosten in redelijkheid gemaakt in verband met hun functioneren, evenals reis- en verblijfskosten, declareren op basis van de Declaratierichtlijn RvC Mitros. Uitgaven t.b.v. Raad van Commissarissen Vergoedingen en onkosten (incl. BTW) Door de veranderde wetgeving rondom de BTW valt het bedrag in 2013 hoger uit dan in Concreet houdt de veranderde wetgeving in dat de BTW-vrijstelling per 1 januari 2013 is vervallen. Verklaring Aan de stakeholders van de Stichting Mitros, De Raad van Commissarissen heeft kennisgenomen van het verslag van de directie over het boekjaar 2013 en heeft de jaarrekening over 2013 goedgekeurd. De door de directie opgemaakte jaarrekening over 2013 omvat de balans, de resultatenrekening en de daarbij behorende toelichting. De jaarrekening is door BDO Audit en Assurance B.V. gecontroleerd en van een goedkeurende accountantsverklaring voorzien. De Raad van Commissarissen kan zich met deze stukken verenigen en heeft de jaarrekening 2013 overeenkomstig vastgesteld, welke vaststelling, overeenkomstig de statuten, de voorzitter van de directie en de Raad van Commissarissen voor het gehouden toezicht tot volledige decharge zal strekken. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 53

54 Met de goedkeuring van de jaarrekening van de stichting Mitros en de in de jaarrekening voorgestelde resultaatbestemming bedraagt het jaarresultaat over het verslagjaar 32,2 miljoen negatief. Utrecht, 23 april 2014 De Raad van Commissarissen van Mitros, C.P. Vogelaar, voorzitter J.Th. Blok, vicevoorzitter H.H.J. Bol, lid M.F. Dijkstra, lid D.G.M. de Grave-Verkerk, lid M.H. Kieft, lid J. Kiers, lid Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 54

55 Deel VI Het Bedrijf Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 55

56 14 Organisatie 14.1 Organogram In 2013 heeft Mitros haar organisatiestructuur veranderd. Tot 31 mei zag de organisatie er als volgt uit: En na de organisatiewijziging: RvC Directie Directieondersteuning Staf Strategie & Advies, Financiën & Control, Juridisch & Compliance, Personeel & Organisatie, ICT & Facility, Administratie Wonen verhuur vastgoedbeheer sociaal beheer buurtbeheer planmatig onderhoud vve-beheer Vastgoedontwikkeling projectontwikkeling renovaties Onderhoud serviceverzoeken tot max. 16 uur Verkoop & Zakelijke Verhuur verkoop nieuwbouw en bestaande bouw maatschappelijk vastgoed tijdelijk beheer vastgoed en gronden Klantcontact telefoon & balie 4 gebiedsteams Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 56

57 14.2 De organisatie Mitros in transitie In 2013 is de in 2012 voorbereide transitie van Mitros volledig doorgevoerd. Daarbij sprong wellicht de personele transitie het meest in het oog, met de gedwongen ontslagen die daarvan het gevolg waren. Om de gevolgen voor medewerkers zo goed mogelijk op te vangen was een Sociaal Plan overeengekomen. Hierdoor was het mogelijk om op een zorgvuldige wijze zoveel mogelijk medewerkers op een passende functie in de nieuwe organisatie te benoemen. Dat neemt niet weg dat het afscheid nemen van een grote groep collega s grote indruk heeft gemaakt op vertrekkende en achterblijvende collega s. Uiteindelijk heeft een reductie in de formatie plaatsgevonden van 385,4 fte naar 331,2 fte in Bij deze transitie hoorde ook aanpassing van de processen en daaruit afgeleide ICT-systemen. In een aantal werkgroepen is de hier benodigde verandering vorm gegeven en zijn procesgames ontwikkeld en uitgevoerd om per 1 juni 2013 daadwerkelijk op de nieuwe manier te kunnen gaan samenwerken. Vanaf maart 2013 was het grootste deel van het nieuwe management bekend. In de maanden tot de zomer is met hen gewerkt aan het inrichten van de nieuwe, vaak integrale teams. Tegelijkertijd begonnen de zogenaamde managementdagen, ondersteund door de werkgroep Cultuur, om elkaar te leren kennen. Geleidelijk aan werden de managementdagen steeds meer de plek om vorm te geven aan samenwerking onderling en tussen de teams in de nieuwe Mitroscultuur. Cultuur Het proces van verandering kan alleen slagen als Mitros in staat is om intern, maar ook in het contact met huurders en externe relaties, op een andere manier gaan werken. Een manier die vruchtbaar is, samenwerkingsgericht, open, ondernemend, met respect, kortom: een fijne werkcultuur. Alleen dan kan de nieuwe bedrijfskoers slagen en kan Mitros ook de huurder beter ten dienst zijn. Daarom is Mitros in 2013 gestart met een proces om de cultuurverandering gestalte te geven. De gewenste cultuur is gebaseerd op de kernwaarden verbonden, aanspreekbaar en gezond verstand, met bijbehorende hefbomen zoals veiligheid, respect, lef/durf, feedback, elkaar aanspreken. Daarnaast moeten medewerkers veel meer eigen verantwoordelijkheid nemen en moet Mitros loskomen van de zogenaamde eilandjescultuur en toegaan naar het gevoel één Mitros te zijn. Het uiteindelijke doel is om in alle lagen van de Mitros-organisatie de verandering teweeg te brengen. De cultuurverandering is pas geslaagd als vrijwel iedereen handelt binnen de nieuwe cultuurwaarden. Dan is de verandering doorgedrongen tot in de haarvaten en merken ook nieuwe medewerkers hoe het gaat bij Mitros en nemen zij dit gedrag over. De cultuurverandering moet verder gestalte krijgen vanuit het management door het tonen van voorbeeldgedrag en het creëren van een veilige omgeving. Mitros heeft in 2013 een doe-denktank ingesteld, die acties onderneemt om de nieuwe cultuur in te zetten. Hier betrekken zij zoveel mogelijk andere collega s bij die ook een actieve rol krijgen. Hierdoor zal er een tweede ring van vaandeldragers ontstaan, waardoor de olievlek zich steeds verder uitbreidt. Het cultuurprogramma loopt zeker nog tot eind 2014 door. Verhuizing Na de verbouwing van een leegstaand kantoorpand op Koningin Wilhelminalaan 9 heeft Mitros in mei 2013 haar intrek genomen in dit pand. Waar Mitros eerst op vier plaatsen in Utrecht was gevestigd, werken nu alle medewerkers uit Utrecht op één locatie. In het nieuwe pand staat ontmoeten centraal, zowel de ontmoeting met de huurder als de onderlinge ontmoeting. Bij de inrichting is uitgegaan van het concept van activiteitgericht werken om de ontmoeting te bevorderen en de benodigde hoeveelheid vierkante meters te beperken. Tegelijk met de verhuizing vond ook de omslag naar de nieuwe werkprocessen en ICT-ondersteuning plaats. Daarmee konden de nieuwe integrale teams daadwerkelijk starten met de nieuwe werkwijze. De verhuizing en de omslag in werkzaamheden zijn goed verlopen. Wel zijn er in de zomermaanden problemen geweest met de telefonische bereikbaarheid van Mitros. Deze zijn eerst tijdelijk en uiteindelijk definitief opgelost. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 57

58 Overige ontwikkelingen Direct na de verhuizing is Mitros begonnen aan het opstellen van het nieuwe Ondernemingsplan Welkom Thuis en het verder ontwikkelen van de besturingsstructuur, passend bij het nieuwe Mitros en noodzakelijk om Welkom Thuis te realiseren. Na vaststelling van Welkom Thuis zijn de kaders voor besturing uitgezet en is de begroting opgesteld en goedgekeurd. Op basis van Welkom Thuis hebben alle afdelingen vervolgens hun eigen afdelingsjaarplannen voor 2014 opgesteld Beleid In 2013 stond de ontwikkeling van personeelsbeleid op een laag pitje. De aandacht van de afdeling P&O is volledig uitgegaan naar de inrichting van de nieuwe organisatie en het begeleiden van boventallige medewerkers, waarvan de laatste groep eind 2013 uit dienst is getreden. In het P&O-jaarplan 2014 is een herijking en voor zover nodig aanpassing opgenomen van het personeelsbeleid aan de nieuwe Mitrosorganisatie. Medewerkersonderzoek In oktober is Mitros begonnen met de voorbereiding voor het medewerkersonderzoek Hiervoor is een nieuwe onafhankelijke partij geselecteerd die een groot aantal woningcorporaties onderzoekt. Mitros verwacht daarmee een betrouwbaar beeld van de mening van haar medewerkers te verkrijgen over hun tevredenheid, betrokkenheid en bevlogenheid. Arbo & veiligheid In het VGW-team van Mitros, dat zich bezighoudt met veiligheid, gezondheid en welzijn, is veel werk verzet: herijking en vaststelling van het asbestbeleid; ontwikkeling en uitvoering van een trainingsprogramma voor medewerkers die op verschillende wijzen met asbest in aanraking kunnen komen; volgen van de verbouwing van het nieuwe kantoor en uitvoering van een RI&E waarvan de resultaten begin 2014 bekend zijn; nieuwe inrichting van de BHV-organisatie, inclusief een nieuw calamiteiten- en ontruimingsplan; inventarisatie van het woningbezit op veiligheidsaspecten en vastlegging benodigde beheersmaatregelen; vastlegging veiligheid op bouwplaatsen, instructie voor betrokkenen en monitoring van deze procedure. risico-inventarisatie bij het werken op hoogte, waarna begin 2014 wordt de bedrijfsnorm geformuleerd. vaststelling opleidingsprogramma rond agressiebeheersing voor Personele bezetting Als gevolg van de personele transitie is het totaal aantal medewerkers in loondienst is, in vergelijking met het voorgaande jaar, gedaald van 401 naar 352. Mitros heeft daarnaast gewerkt aan het terugdringen van het aantal ingeleende medewerkers, enerzijds om kosten te besparen, anderzijds omdat het uiteraard niet passend is te werken met ingeleend personeel terwijl afscheid is genomen van vast personeel. Deze daling is slechts deels zichtbaar in de cijfers om dat een groot deel van de ingeleende medewerkers pas afscheid heeft genomen per 1 januari Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 58

59 Samenstelling bezetting per 31 december Aantal fte Aantal fte Aantal Fte Vast contract , , ,6 Tijdelijk contract 43 34, , ,2 Totaal in loondienst , , ,8 Inleenkrachten regulier 12 11, ,3 31 Inleenkrachten projecten 22 12, ,1 Totaal inleenkrachten 34 24, ,5 Totaal , , Ziekteverzuim Het ziekteverzuim vertoont een dalende tendens. Zowel het verzuimpercentage als de meldingsfrequentie nemen af. In 2013 werd ook aan de hand van de ziekteverzuimcijfers duidelijk zichtbaar hoe groot de impact van de transitie op de medewerkers was. Nadat de medewerkers duidelijkheid hadden gekregen over de gevolgen van de transitie voor hen persoonlijk, begon het ziekteverzuim te dalen. Mitros begeleidt arbeidsongeschikte medewerkers in samenwerking tussen leidinggevende, bedrijfsarts en P&O-adviseurs. De begeleiding is in 2013 waar nodig geïntensiveerd. Deze aanpak zal in 2014 worden voortgezet. Verzuimpercentage* en meldingsfrequentie ,8 5,5 4,7 2,6 1, verzuimpercentage meldingsfrequentie * exclusief zwangerschapsverlof 14.6 Ondernemingsraad De OR heeft in 2013 zowel formeel als informeel veel overleg gevoerd met de directie. De OR is steeds nauw betrokken geweest bij de transitie en heeft daarbij vooral aandacht gehad voor de implementatie van de nieuwe organisatie en de gewenste cultuurverandering. In september hield de OR verkiezingen Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 59

60 en is er een nieuwe OR gevormd. In het najaar heeft de OR positief geadviseerd over het nieuwe ondernemingsplan. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 60

61 15 Jaarrekening 15.1 Jaarresultaat 2013 Jaarrekening 2013 Begroting 2013 Jaarrekenin g 2012 Bedrijfsopbrengsten Bedragen x Bedrijfslasten Exploitatieresultaat Resultaat onroerendgoedportefeuille Financieringsresultaat Resultaat deelneming Belastingen Jaarresultaat Exploitatieresultaat Bovenstaande tabel laat zien dat Mitros over 2013 een positief exploitatieresultaat van 58 miljoen heeft. Het exploitatieresultaat heeft betrekking op alle baten en lasten die samenhangen met de reguliere exploitatie van de woningportefeuille van Mitros, exclusief de bijbehorende rentelasten. Jaarrekening 2013 Begroting 2013 Jaarrekening 2012 Bedragen x Omzet verkopen bestaande bouw Verkoopkosten bestaande bouw Boekwaarde verkopen bestaande bouw Verkoopopbrengst bestaande bouw Verkoopresultaat koopwoningen Afwaardering onrendabele investeringen Mutatie actuele waarde Resultaat onroerendgoedportefeuille Resultaat onroerendgoedportefeuille Bovenstaande tabel toont het resultaat van de onroerendgoedportefeuille. Ten opzichte van de begroting komt Mitros circa 56 miljoen lager uit. De belangrijkste oorzaak is de gedaalde actuele Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 61

62 waarde van de vastgoedportefeuille. Deze komt circa 51 miljoen lager uit dan begroot. Ten opzichte van de waarde van de onroerendgoedportefeuille van 2,8 miljard is dit een daling van 1,3% Financiële continuïteit en meerjarenperspectief Voor de financiële continuïteit is het van belang dat Mitros altijd aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. Daarnaast is het belangrijk dat Mitros financiering kan aantrekken om haar nieuwbouw- en renovatieprogramma te realiseren. Om de financiële gezondheid te beoordelen wordt, zowel door Mitros intern als door het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW), naar twee belangrijke graadmeters gekeken: de interest coverage ratio (ICR) en de (normatieve) operationele kasstroom. De interest coverage ratio (ICR) De ICR drukt de verhouding uit van de operationele kasstroom en de rentelasten. Oftewel, kan Mitros de rentelasten betalen uit het saldo van de 'gewone' inkomsten en de 'gewone' uitgaven? Een ICR van 1,0 geeft aan dat dit saldo gelijk is aan de (netto) rentelasten. Intern houdt Mitros een minimumeis van 1,4 aan. Dit is gelijk aan de eis die het WSW hanteert. Door het investeringsprogramma in nieuwbouw en renovatie stijgen de rentelasten de komende jaren licht, waardoor de ICR daalt. Echter, de ICR-grafiek laat zien dat Mitros de komende jaren zowel aan de interne eis als aan de eis van het WSW blijft voldoen. (Normatieve) operationele kasstroom Het kasstroomverloop geeft directer inzicht in de financiële slagkracht. Een belangrijke graadmeter is de operationele kasstroom na normatieve aflossing. Met andere woorden, in welke mate is de kasstroom uit bedrijfsoperaties toereikend om de rente en aflossing van afgesloten leningen te kunnen betalen? Voor de aflossing is hierbij, conform de nog geldende richtlijnen van het WSW, normatief twee procent van het uitstaande (langlopende) schuldrestant gehanteerd. Jaarverslag Mitros 2013 definitieve versie 62