Jaarverslag Stichting synfra. van missie naar meerwaarde

Transcriptie

1 Stichting synfra van missie naar meerwaarde

2 02 synfra 04 Veranderingen 06 Webservices 10 Samenwerking 12 Rol 14 Algemene 18 Overlegstructuren 20 Gebiedsindeling Van missie naar meerwaarde in 2011 Van analoog naar digitaal in de ketenaanpak Van inkomend naar uitgaand in uitvoering Van Bergen op Zoom tot Vaals synfra en gemeenten Van digitale rotonde naar aannemersbeleid synfra in landelijke ontwikkelingen Van zetel tot organisatie informatie over de stichting Van AB tot WIS binnen synfra Van percelen tot participanten Jaarrekening

3 Van missie naar meerwaarde synfra in 2011 synfra startte 2011 met een aantal bijeenkomsten om de missie/visie van de stichting te presenteren aan het management, middelmanagement en de operatie van alle betrokken bedrijven: Ondergrondse infrastructuur efficiënt en klantgericht aanleggen door kennis en optimale processen te koppelen aan vérgaande samenwerking. Alle aanwezigen kregen een merkenpaspoort uitgereikt ter grootte van een creditcard als reminder voor hun bijdrage aan de centrale belofte van synfra: Zichtbare samenwerking voor ondergrondse infrastructuur. Het werken met de kernwaarden van synfra vormen hierin de leidraad: Servicegericht Hieronder vallen de loketfunctie van synfra (één ingang), de houding van allen die bij synfra betrokken zijn, het ontzorgen van gemeenten en andere stakeholders en het nakomen van afspraken. Stimulerend Hierin staat het bewustmaken van de voordelen van de samenwerking centraal en het bevorderen van de samenwerking in de keten, gericht op alle stakeholders en partners. Helder synfra streeft naar eenduidigheid in bestek, processen en aanvraagprocedure met een duidelijke rolverdeling voor alle betrokkenen. Anticiperend synfra speelt in op veranderingen in wetten en regelgeving, veranderende vragen in het (landelijke) veld en werkt van daaruit aan procesverbetering door uniformering en standaardisering. In hoeverre zijn deze waarden zichtbaar geworden in 2011? synfra-bestuursvoorzitter Henri Lemmens en operationeel manager Wim Langewouters geven hun visie hierop. Ze zijn het erover eens dat er in 2011 grote stappen zijn gezet op allerlei fronten. Alle betrokken bedrijven Lemmens: Een missiestatement schrijven is één ding, het zorgen dat deze missie in al je doen en laten naar buiten uitstraalt is iets anders. Dat gaat gepaard met vallen en opstaan; de ene keer lukt het beter dan de andere. We hebben er in 2011 veel energie in gestoken, vult Langewouters aan. In hei sessies hebben we uitvoerig gesproken over de missie en visie van synfra en op basis daarvan afspraken gemaakt. We hebben uitgebreid stilgestaan bij het nut en de noodzaak van onze samenwerking en bij de kernwaarden van synfra. Hierdoor zijn alle betrokkenen zich niet alleen nog meer bewust geworden van het belang van de samenwerking, maar ook van de relatie met gemeenten en aannemers. Gemeenten en aannemers Als ik mijn gedachten laat gaan over de gebeurtenissen in en rond synfra in 2011 besef ik dat er heel veel gebeurd is, vertelt Lemmens. Voor mijn gevoel is het al de gewoonste zaak van de wereld dat wij samen met de gemeenten en aannemers aan tafel zitten. Veel gesprekken gaan niet zozeer over de operaties op zich, maar vooral over visie. Zaken die we samen willen oppakken en hoe we op langere termijn de samenwerking kunnen optimaliseren. Hij denkt daarbij aan de gesprekken met de gemeenten over de verdere ontwikkeling en koppeling van systemen en werkmethoden. Langewouters concludeert: Zo kunnen we samen de burgers die tegelijkertijd onze klanten zijn, optimaal informeren over de werkzaamheden in de openbare ruimte, tegen zo laag mogelijke kosten. Er is nog veel werk aan de winkel, maar de eerste resultaten en wil om samen te werken is absoluut aanwezig. Voor het vaststellen van het aannemersbeleid heeft synfra met de aannemers een beeld gevormd over de toekomst van de samenwerking. Dit heeft geresulteerd in een startnotitie die als baken dient bij de aanbestedingen. Lemmens vat samen: We zijn duidelijk samen op weg met continuïteit en capaciteit als belangrijkste doelstellingen. Unieke (landelijke) samenwerking Op het gebied van de landelijke samenwerking met alle netbeheerders is overeenstemming bereikt over de invulling van een wenkend perspectief op het gebied van het gezamenlijk realiseren van aansluitingen. Lemmens legt uit: Naar verwachting is het eind 2013 mogelijk dat onze klanten via één loket aansluitingen kunnen aanvragen voor elektriciteit, gas, water, kabel en telecom, die desgewenst binnen tien werkdagen opgeleverd kunnen worden. Om dit te kunnen realiseren is een innige samenwerking tussen de netbeheerders en aannemers noodzakelijk. synfra heeft bij de totstandkoming van deze samenwerking uitdrukkelijk een voortrekkersrol gehad. Lemmens is ervan overtuigd dat de ontwikkelingen in 2011 uiteindelijk zullen leiden tot een voor Nederlandse begrippen unieke samenwerking. We hebben hiervoor een stabiele basis gelegd. Ik kan bijna niet op wachten tot het moment waarop we achterom kunnen kijken en denken: Raar dat we daar niet eerder aan begonnen zijn! Stichting synfra 2 3

4 Van analoog naar digitaal Veranderingen in de ketenaanpak Ontwikkeling Gemma en Q-nieuw In 2011 heeft synfra vijf releases uitgebracht van Gemma. De modules Onderhoud & Storingen en Infra zijn toegevoegd. Vervolgens is de workflow vereenvoudigd en hebben de gemeenten meer mogelijkheden gekregen om informatie te bekijken en te filteren. Daarnaast zijn het digitaal dossier en een aantal webservices operationeel geworden. Q-nieuw is de recente versie van het kwaliteitssysteem van synfra. Samen met KIWA en Bouwend Nederland heeft synfra de bestaande systematiek doorontwikkeld en verfijnd om de beoordeling meer transparant, objectief en reproduceerbaar te maken. Q-nieuw beoordeelt op zowel management - als uitvoerend niveau de werkzaamheden op het gebied van Infra en Aansluitingen. Voor Infra blijft het beoordelingsproces in grote lijnen gelijk omdat nog niet alle prestatie-indicatoren voor Infra in Gemma meetbaar zijn. De beoordeling van Aansluitingen gebeurt op de nieuwe manier. Het grootste deel van de beoordelingen van de prestatie-indicatoren vindt plaats via metingen in Gemma. Het gaat bijvoorbeeld om de kwaliteit van aangeleverde documenten en de tijdige aanlevering en verwerking ervan. Dit betekent dat er voor aansluitingen geen audits meer worden afgenomen bij uitvoerend medewerkers en dat zij de prestatie waarderingen niet meer hoeven in te vullen. Q-sYnfra houdt audits en evaluaties met het management van de netwerkbedrijven en aannemers voor de onderdelen die niet meetbaar zijn via Gemma zoals veiligheids- en milieu-aspecten. Q-nieuw gaat van start per januari Onderhoud & Storingen De module Onderhoud & Storingen is sinds januari beschikbaar in Gemma. Na een langzame start is een continue stijging te zien van het aantal aan- en afmeldingen. Het aantal meldingen per maand varieert tussen de 800 en 1700, vaak afhankelijk van de weersinvloeden (vorstverlet). Op 31 december 2011 zijn er ruim werkzaamheden als gesloten gemeld. Punt van aandacht voor 2012 is het bewustmaken van de netwerkbedrijven van de noodzaak van de O&S-meldingen in Gemma omdat ze een belangrijke informatiebron voor de gemeenten vormen. Daarbij is de grote uitdaging om de meldingen binnen 24 uur te doen nadat de storing bij het netwerkbedrijf bekend is. Infra Eind 2011 zijn de werkafspraken vastgelegd rondom infraprojecten, op basis van de gap-analyse die synfra uitvoerde om de afwijkingen ten aanzien van het proces in kaart te brengen. Op grond van de bevindingen zijn een aantal acties afgesproken om uniformiteit, samenwerking en commitment te vergroten. In drie werkprocesgroepen (Limburg, Brabant-Oost en Brabant-West) zijn aanvullende werkafspraken gemaakt rondom het proces, die zijn getoetst en akkoord bevonden door de combipartners. Het al dan niet nakomen van de afspraken is voor een groot deel zichtbaar in de manier waarop Gemma gevuld wordt. Er komen immers niet alleen elke maand nieuwe projecten bij, maar daarnaast moeten de uitgevoerde projecten administratief goed afgewerkt worden en als gesloten gemeld. Dan pas weten gemeenten welke projecten geheel afgehandeld zijn. Deze workflow is nu voor alle partijen goed zichtbaar geworden. Procesadviseur Leon Kiggen is in november gestart met het meten hoe de infraprojecten in het synfragebied ervoor staan op basis van een vijftiental procesafspraken. Deze variëren van het aanmelden van een project en het al dan niet aanwezig zijn van een projecttekening en polygoon, tot de administratieve werkgereed melding. Hij bekijkt de situatie zowel vanuit de gegevens van de coördinator als vanuit de netbeheerder. Per synfra-perceel/netbeheerder brengt Leon de resultaten in kaart met onder meer cijfers en kleuren en kent een status toe, variërend van goed tot onvoldoende. Zo n plaatje geeft alle betrokken partijen in een oogopslag een beeld, legt hij uit. Dat zegt meer dan een uitgebreide toelichting van mij en vormt meteen een stimulans! Aan het eind van 2011 is zichtbaar dat de netwerkbedrijven het proces beter onder controle krijgen. Op 15 november 2011 zijn er 1208 projecten administratief gesloten gemeld, op 31 december is dat aantal meer dan verdubbeld tot Digitaal dossier Sinds begin dit jaar is binnen Gemma het digitaal dossier in gebruik voor aansluitingen. Het grootste voordeel van het digitaal dossier is dat alle informatie voor iedereen die met Gemma werkt inzichtelijk is en dat alle betrokkenen precies kunnen terughalen wat de aannemer heeft meegekregen. Voorheen zat alles in de map bij de aannemer en werd er veel heen en weer gebeld en g d. Herman van Beurden (Brabant Water) licht toe: De kwaliteit van de dossiers is veel beter geworden. Iedereen heeft alles bij de hand: voorbereiding, uitvoering, oplevering en kostenoverzicht. Dit maakt bijsturen en controleren makkelijker voor zowel opdrachtgever als aannemer. Hij benadrukt ook de grote tijdwinst vanwege het wegvallen van de wekelijkse mappenoverdracht. De aanwezigen zijn zeer te spreken over de lege dossierkasten. Tegelijkertijd beseffen ze dat een groot deel van het papierverbruik en printwerk is verschoven naar de aannemers, zeker als hun monteurs nog niet met tablet-pc s werken. Dré Vermeer (Enexis) voegt toe dat in zijn bedrijf aanvankelijk nog veel werd gescand en geüpload. Het duurde even voordat iedereen om was en de tijd nam om een bruikbaar ontwerptekeningetje te maken voor de aannemer. Belangrijke verbeterpunten voor 2012 vormen de verschillende manieren waarop het dossier wordt ingevuld en het ontbreken van koppelingen met de bedrijfseigen systemen. In de verder ontwikkeling van het digitaal dossier houdt synfra rekening met zowel de landelijke ontwikkelingen als met de bedrijfseigen processen en voorschriften die uniforme afspraken beïnvloeden. Stichting synfra 4 5

5 Van uitgaand naar inkomend Webservices in uitvoering Eind 2011 zijn een zestal uitgaande webservices live gebracht waarmee het mogelijk is om data vanuit Gemma rechtstreeks binnen te halen in bedrijfseigensystemen zowel voor netwerkbedrijven, aannemers als gemeenten. Daarnaast is in 2011 het project Webservices en Architectuur uitgevoerd onder leiding van Peter Dirne, destijds ICT-manager bij Intergas. Doel van het project is een plan van aanpak voor de zeer gewenste koppelingen van Gemma met bedrijfseigen systemen. Dirne maakt een ronde langs de betrokken netbeheerders en aannemers om een beeld te krijgen van de wensen. De projectgroep bestaat uit ICT-vertegenwoordigers van de combipartners en de aannemers. We hebben zoveel mogelijk gebruik gemaakt maken van de kennis van de betrokkenen zelf, om van daaruit verder te bouwen, licht Dirne toe. Iedereen wil meer geïntegreerd werken en actief kunnen aansluiten bij bestaande systemen. Op basis van de verschillende situaties en gezichtspunten van de betrokken bedrijven, en met oog voor de landelijke ontwikkelingen op dit terrein, zoals de digitale rotonde, hebben we een gezamenlijke visie ontwikkeld. Hieruit is de gewenste architectuuromgeving voortgekomen. Naast deze langetermijnvisie is de directe ontsluiting van Gemma voor bedrijfseigen systemen een belangrijk doel. Besparing Als alle bedrijven gebruik gaan maken van de ingaande en uitkomende webservices levert dit uiteindelijk een substantiële besparing op, geeft Dirne aan. Dit ondanks de kosten die de bedrijven moeten maken voor de koppeling met hun eigen systemen. Daarbij komen de kwalitatieve verbeteringen in de processen vanwege het gezamenlijk gebruik van dezelfde informatie. De webservices zijn toekomstvast, omdat ze ook in combinatie met de landelijke ontwikkelingen bruikbaar zijn. Ziggo is een van de bedrijven die meteen geïnteresseerd was in de webservices van synfra. Met het daadwerkelijk bouwen van de koppeling wachten ze tot 2012 omdat het bedrijf dan een nieuw systeem gaat implementeren. Functioneel beheerder Serge Kemper vertelt dat Ziggo voorlopig werkt met een tijdelijk oplossing. Mijn collega heeft een tooltje ontwikkeld waarmee we eenvoudig bestandjes uit Gemma kunnen kopiëren. Op deze manier hoeft er in elke geval niks overgetypt te worden, maar het blijft extra werk dat tijd kost. Als de straks de nieuwe interface er is, hebben we nergens meer omkijken naar!. Gebundelde krachten Naast de uitgaande webservices richt synfra zich op de inkomende webservices waarmee betrokken partijen gegevens uit hun bedrijfseigen systemen in kunnen voeren in Gemma. Het is iedereen duidelijk dat hier enorm veel winst te behalen valt, constateert Dirne. Dit maakt dat we onze krachten daadwerkelijk hebben kunnen bundelen. We hebben een helder gezamenlijk beeld gecreëerd en de weg daarnaar toe duidelijk gemaakt. Het voorstel om in eerste instantie twee inkomende webservices te realiseren binnen het proces aansluitingen en twee binnen de module onderhoud en storingen is aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Voor aansluitingen gaat het om de werkvoorbereiding van de netbeheerder en de technisch/administratieve gereedmelding van de aannemer. Voor onderhoud en storingen gaat het om het invoeren van onderhoud en straatwerk. Stichting synfra 6 7

6 Stichting synfra 8 9

7 Van Bergen op Zoom tot Vaals Samenwerking synfra en gemeenten De betrokkenheid van de gemeenten met synfra uit zich in de eerste plaats in de BL10, het overleg tussen de grotere gemeenten in Brabant en Limburg. In 2011 staat het overleg voor een groot deel in het teken van het ontwikkeling van een koppeling tussen Gemma en de bestaande gemeentelijke informatiesystemen met Gemma. Wim Langewouters en Wilfried Martens (dagelijks bestuurslid synfra vanuit Brabant Water) hebben een gap-analyse gemaakt met de gemeenten Eindhoven, Den Bosch en Heerlen om de (on)mogelijkheden en wensen te inventariseren. Op grond hiervan zijn drie opties naar voren gekomen, die tijdens de synfra-dagen in juni zijn gepresenteerd: Werkgroepen Een groepje initiatiefnemers vanuit de BL10 start twee werkgroepen om de samenwerking tussen gemeenten en synfra op een hoger plan te brengen. De eerste vanuit gemeenten om Gemma operationeel breed te gaan toepassen, verbeteren en de communicatie en promotie te regelen. Een tweede vanuit de keten om verbetering in de informatievoorziening tussen netwerkbedrijven, gemeenten en aannemers te begeleiden en te sturen. synfra gaat beide groepen in 2012 faciliteren en daar is Wilbert de Laat blij mee. Als Hoofd Bedrijfsvoering en Ondersteuning bij de afdeling Realisatie en Beheer van de gemeente s-hertogenbosch, is hij een van initiatiefnemers vanuit de BL10. Op deze manier komt er meer structuur, zowel operationeel als strategisch, in de dialoog met synfra. We hebben als resultaat voor ogen dat de informatie-uitwisseling steeds soepeler verloopt, de kosten in de keten aanzienlijk worden gedrukt en last but not least dat de planning van projecten, stremmingen en omleidingen steeds scherper, betrouwbaarder en integraler wordt. Gemma De eerste optie is het breed toepassen en verbeteren van Gemma. Dit betekent het toevoegen van nieuwe functionaliteiten in een gezamenlijk traject met gemeenten. Hoog op de agenda staan de digitale aanvraag van vergunningen, verder automatisering van straatwerkfacturering en de uitwisseling van lange termijn plannen voor de ondergrondse infrastructuur. Een uitgebreide wensen- en verbeterpuntenlijst is hiervoor al beschikbaar. Systeem Eindhoven De tweede mogelijkheid is aansluiten op het systeem van de gemeente Eindhoven, waarvoor synfra een koppeling met Gemma ontwikkelt. De Gemeente Eindhoven stelt dit systeem ter beschikking en organiseert informatiebijeenkomsten voor gemeenten die hier belangstelling voor hebben. MOOR Tot slot kunnen gemeenten kiezen voor commerciële pakketten zoals het programma MOOR van Yellow Tail. De Gemeente Roosendaal is een voorbeeld van een gemeente die nog geen keuze hebben gemaakt voor een systeem. Projectleider kabels en leidingen Piet Dirven vertelt: Na een synfra-bijeenkomst voor gemeenten en aannemers besloten we om de module Infra van Gemma uit te proberen voor het zoeken op uitgevoerde combiwerken en om makkelijk rapportages uit te kunnen draaien. Het was al snel duidelijk dat dit niet zomaar lukte. We hebben de uitnodiging van Synfra aangenomen voor een opleiding om echt handigheid te krijgen in het werken met het systeem en het samenstellen van de juiste rapportages. Stichting synfra 10 11

8 Van digitale rotonde tot aannemersbeleid Rol synfra in landelijke ontwikkelingen Synfra maakt deel uit van het Centraal Combi Overleg (CCO); het landelijke overleg van de zeven samenwerkingsverbanden van netwerkbedrijven in Nederland. Het CCO is ontstaan vanuit de behoefte van de combi s die allemaal moeten investeren in processen en systemen, kosten moeten besparen en eenheid willen brengen in de lappendeken die er in de loop van de tijd is ontstaan. Alle partijen hebben te maken met veranderingen in de wetgeving zoal de BEI, VIAG, WION en de wet voor bodemverontreiniging die invloed hebben op de processen en doordruppelen naar de dagelijkse werkpraktijk. Het CCO komt om de zes weken bij elkaar en is feitelijk het uitvoerend orgaan van de LSOI: Landelijke Samenwerking Ondergrondse Infrastructuur waarin 32 landelijke netwerkbedrijven zijn vertegenwoordigd. Deze groep komt drie keer per jaar bij elkaar en zet de grote lijnen uit. Op grond van de landelijke ontwikkelingen zijn de komende twee jaar flinke verschuivingen in de keten te verwachten, die voorbereid worden in beide overlegorganen. Capaciteit en continuïteit Daarnaast zijn er twee andere kwestie die landelijk spelen en de CCO-partijen raken: de veroudering van de netwerken en de vergrijzing in de aannemerij. De komende jaren zullen de combi s veel geld en energie moeten steken in de sanering van de netwerken. Tegelijkertijd krijgt de aannemerij te maken met een toenemend tekort aan arbeidskrachten. Er moet meer werk verricht worden met minder handen, vat Lemmens de problematiek samen. De samenwerking met aannemers is hiermee in een ander daglicht komen te staan. synfra-bestuur en aannemers hebben dan ook gezamenlijk een startnotitie geschreven voor de toekomstige aanbesteding met het oog op capaciteit en continuïteit voor alle partijen. Martens benadrukt: Het landelijk organiseren van kennisdeling en een vereenvoudiging van processen vormen belangrijke bouwstenen van deze toekomstvisie. Wenkend perspectief synfra speelt een voortrekkersrol in het geheel omdat onze combi zowel regionaal als landelijke opererende partijen omvat en een eigen ICT-platform heeft., vertelt Henri Lemmens. Als bestuursvoorzitter vertegenwoordigt hij synfra in het CCO. Wij willen graag onze kennis en ervaring delen en natuurlijk ook van anderen leren. Binnen het CCO is een wenkend perspectief uitgewerkt voor het proces aansluitingen. Een stip op de horizon waar de combi s gezamenlijk naar toe werken. Hiervoor moeten we informatie gaan delen, vult Wilfried Martens aan, die als synfra-bestuurslid ook nauw betrokken is bij het landelijke overleg. De ontwikkeling van de digitale rotonde is een uitwerking van dit idee: het is een middel om informatie te delen tussen netwerkpartijen, aannemers, gemeenten en klanten. Het gaat om het beschikbaar stellen van informatie, niet om een centrale database, legt hij uit. Het is de bedoeling dat de rotonde de bedrijfseigen systemen als het ware aan elkaar knoopt zodat alle betrokkenen op hetzelfde moment over de zelfde informatie beschikken. Stichting synfra 12 13

9 Van zetel tot organisatie Algemene informatie over de organisatie Stichting synfra De naam synfra is een samenstelling van synergie en infrastructuur. synfra is het samenwerkingsverband tussen Brabant Water, Delta, Endinet, Enexis, Intergas Energie, KPN Telecom, WML en Ziggo. Missie/Visie Ondergrondse infrastructuur efficiënt en klantgericht aanleggen door kennis en optimale processen te koppelen aan vérgaande samenwerking Kernwaarden Servicegericht, stimulerend, helder, anticiperend Bestuur per 31 december 2011 Dagelijks bestuur Voorzitter Henri Lemmens (Enexis) Secretaris Wilfried Martens (Brabant Water) Penningmeester Ton Schuurmans (Intergas, in de loop van het jaar overgenomen door Enexis) Algemeen bestuur (dagelijks bestuur plus bestuursleden ) Edward van Ameijde (KPN), Hans Delhez tot december 2011, opgevolgd door Robert Jan Dolkemade (Ziggo) Henk Kluytmans (Endinet) Jacques Mommers (WML) Tiny Smits, tijdelijk vervangen door Ferry Smits (Brabant Water), Hans Verhoeven tot oktober 2011, opgevolgd door Hans Dietvorst (Enexis) Medewerkers per 31 december 2011 Operationeel manager Wim Langewouters Informatiemanager Hiddo van Ommeren Procesadviseurs Ad van Mol, Leon Kiggen Auditoren Ad van Mol, Marian Hanegraaf Functioneel beheerder Hans van Engelen Managementassistenten Lia Hagoort en Matty van Driel Communicatiemedewerker Paulien t Hoen Zetel Statutaire naam stichting synfra Statutaire zetel s-hertogenbosch Akte van oprichting 20 december 2005 Inschrijving in het handelsregister 21 december 2005 Contact Postadres Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch Bezoekadres Magistratenlaan 200, 5223 MA s-hertogenbosch T E info@synfra.nl Stichting synfra 14 15

10 Stichting synfra 16 17

11 Van AB tot WIS Overlegstructuren binnen synfra In 2011 kent synfra de volgende overlegstructuren en werkgroepen.. Aannemersoverleg Het strategisch overleg van de directies van alle aannemers met een synfra-contract en het dagelijks bestuur van synfra. In 2011 vindt het overleg drie keer plaats. Beheerorganisatie In de Beheerorganisatie zitten bedrijfsvertegenwoordigers van alle netwerkbedrijven en een afvaardiging van aannemers, die in overleg met hun kerngebruikers van Gemma initiatieven aandragen ter verbetering van het systeem. De Beheerorganisatie overlegt acht keer in Bestuur synfra kent een algemeen en een dagelijks bestuur. De bestuursleden zijn allen directielid of (regio) manager bij een van de netwerkbedrijven die samenwerken binnen synfra. In 2011 vergadert het algemeen bestuur (AB) twaalf keer. Naast het reguliere overleg vinden en aantal extra bijeenkomsten plaats ter bepaling van missie en visie. Het dagelijks bestuur (DB) vergadert veertien keer, waarvan drie keer met aannemers en twee keer met gemeenten erbij. Stuurgroep Bestek 2012 Deze stuurgroep houdt zich bezig met de ontwikkeling van het nieuwe bestek ter voorbereiding op de nieuwe aanbesteding. De groep bestaat uit Edwin Baeten (Hurkmans), Robert Jan Dolkemade (Ziggo), Henri Lemmens (Enexis/bestuur synfra) en Wilfried Martens (Brabant Water/bestuur synfra). Zij komen in 2011 drie keer bij elkaar. Stuurgroep Gemma De stuurgroep die aan de wieg heeft gestaan van de ontwikkeling van Gemma kwam in 2011 nog een keer bij elkaar om het project Gemma af te sluiten. Deelnemers van de groep waren: Hans Verhoeven (Enexis, opdrachtgever), Wilfried Martens (Brabant Water), Hiddo van Ommeren (synfra), Bert Gullikers (projectmanager), Ruud Schroen (WML), Robbert Harreman (Yellowtail), Albert Stam (Yellowtail) en Wim Langewouters (synfra,voorzitter). TOO TOO staat voor Tactisch Operationeel Overleg. In het TOO zitten managers van de netwerkpartijen die zicht hebben op de ontwikkelingen binnen en buiten hun bedrijf, die van invloed zijn op de processen Aansluitingen, Infra en Onderhoud en Storingen. De TOO richt zich op continue verbetering van de gezamenlijke uitvoering van deze processen. Het TOO komt in 2011 zeven keer bij elkaar. WIS De Werkgroep Inkoop synfra is opgericht na het bestuursbesluit in december 2011 om het penvoerder schap van het bestek onder volledige verantwoording te brengen van synfra. De kick-off van deze werkgroep vindt plaats in februari BL10 Tweemaal per jaar komen de tien grootste gemeenten uit het synfra-verband bij elkaar voor overleg over de samenwerking. Het gaat om de Brabantse gemeenten Breda, Eindhoven, Helmond, s-hertogenbosch en Tilburg en de Limburgse gemeenten Maastricht, Roermond, Sittard-Geleen, Heerlen en Venlo. Het overleg is bedoeld om een beeld te krijgen van elkaars ideeën, ontwikkelingen en behoeften en om te onderzoeken wat synfra en de gemeenten gezamenlijk kunnen ondernemen om processen efficiënter te maken, kosten te besparen en overlast voor de burger te beperken. FAQ- Begeleidingscommissie FAQ staat voor Frequently Asked Questions. Deze groep bespreekt onduidelijke kwesties rondom het gezamenlijke bestek en aanverwante zaken om te komen tot een eenduidige interpretatie en toepassing. In deze commissie zijn de netwerkbedrijven en aannemers vertegenwoordigd, samen met de penvoerder van het bestek. De FAQ-begeleidingscommissie komt in 2011 drie keer bij elkaar. Stichting synfra 18 19

12 Goedereede Sluis Schouwen-duiveland Noord-beveland Veere W Goes Middelburg Kapelle Vlissingen Z O N Borsele Hulst Terneuzen Dirksland Middelharnis Oostflakkee Tholen Tholen Reimerswaal Steenbergen Bergen op Zoom 1a Woensdrecht Roosendaal Moerdijk Halderberge Rucphen Etten- Leur Zundert 1b Drimmelen Breda Gilze en Rijen Alphen-Chaam Baarle-Nassau / Hertog Woudrichem 2a Waalwijk Aalburg Loon op Zand Dongen Goirle Tilburg 2b Heusden Haaren Oisterwijk Hilvarenbeek Reusel - de Mierden s-hertogenbosch Vught Bladel Boxtel Oirschot Oss Maasdonk Sint Michielsgestel Eersel Bergeijk 3a Best Veldhoven 3b Schijndel Bernheze Sint Oedenrode Son Eindhoven 3c Waalre Valkenswaard Oss Veghel Nuenen Geldrop- Mierlo Landerd Uden Laarbeek Heeze-Leende Cranendonk Boekel Helmond Someren Grave Oosterhout Werkendam Geertruidenberg Mill- Sint Hubert 4a Gemert-Bakel 4b Cuijk Sint Anthonis Deurne Asten Mook en Middelaar Gennep Boxmeer Bergen Venray 5a Horst aan de Maas Venlo Peel en Maas Nederweert 5b Beesel Van percelen tot participanten Gebiedsindeling 2011 N W O Z COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER De Voogd-Grijpskerke COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER Marconi Oranje COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER Nutswerk COÖRD. BEDRIJF Delta AANNEMER H4A 1a N COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Marconi Oranje, A.HAK leidingbouw, Bouwbedrijf Van den Heuvel 1b COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Baas TBI techniek 2a COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER Baas TBI techniek 2b COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Rasenberg 3a 3b Een perceel bestaat uit een cluster van gemeenten. Per cluster fungeert een netwerkbeheerder als coördinator voor de gecombineerde werkzaamheden. In elk perceel werkt een vaste aannemer of groep aannemers voor synfra. Zeeland Brabant Limburg Anders COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Gebr. van der Steen COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER Hurkmans 3c COÖRD. BEDRIJF Endinet RE AANNEMER Hurkmans 4a COÖRD. BEDRIJF Brabant Water AANNEMER BAM Infratechniek Zuid 4b COÖRD. BEDRIJF Endinet OB AANNEMER BAM Infratechniek Midden West 5a 5b 6a 6b COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER Westvoort COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER BAM Infratechniek Zuid COÖRD. BEDRIJF WML AANNEMER VSH COÖRD. BEDRIJF Enexis AANNEMER BAM Infratechniek Midden West - Intergas Energie - Kabeltelevisie Brabant Gelderland - KPN Telecom - Ziggo Weert Sittard- Geleen Stein Onderbanken 6a Schinnen Brunssum Beek Heerlen Landgraaf Meerssen Nuth Valkenburg Voerendaal Maasstricht Eijsden - Margraten Leudal Maasgouw Susteren-Echt Gulpen-Wittem Roermond 6b Kerkrade Simpelveld Vaals Roerdalen Stichting synfra 20 21

13 Balans per 31 december 2011 (na winstbestemming) Activa passiva Vlottende activa vorderingen handelsdebiteuren overige belastingen en premies sociale verzekeringen Overlopende activa liquide middelen eigen vermogen Vermogen stichting synfra kortlopende schulden Schulden aan leveranciers en handelskredieten Overige schulden Overlopende passiva Stichting synfra 22 23

14 WINST-EN-VERLIESREKENING OVER 2011 GRONDSLAGEN VOOR WAARDERING EN RESULTAATBEPALING Netto-omzet Kosten Gemma Operationeel Communicatie Algemeen ICT waaronder functioneel beheer Q Synfra Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening Belastingen resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening ALGEMeen ALGEMENE GRONDSLAGEN VOOR DE opstelling VAN DE JAARREKENING De jaarrekening is opgesteld volgens de bepalingen van Titel 9 Boek 2 BW. De jaarrekening is opgemaakt op basis van historische kostprijs. De waardering van activa en passiva geschiedt, voor zover niet anders is vermeld, tegen nominale waarde. Winsten worden toegerekend aan de periode waarin ze zijn gerealiseerd. Verliezen worden verantwoord in het jaar waarin ze voorzienbaar zijn. In de jaarrekening over 2011 is gebruik gemaakt van de door de wetgever geboden mogelijkheid in art lid 6 BW om fiscale grondslagen te hanteren voor de waardering van de activa en de passiva en voor de bepaling van het resultaat. De overgang naar fiscale waarderingsgrondslagen betreft een stelselwijziging die voor zover van invloed retrospectief als een rechtstreekse wijziging van het eigen vermogen per begin van het boekjaar is verwerkt.. GRONDSLAGEN VOOR DE WAARDERING VAN ACTIVA EN PASSIVA Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde onder aftrek van voorzieningen wegens oninbaarheid. Liquide middelen De liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Schulden Schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarde tenzij anders is bepaald. GRONDSLAGEN VOOR RESULTAATBEPALING Algemeen Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de opbrengstwaarde van de geleverde prestaties en verrichte diensten enerzijds, en anderzijds de kosten en andere lasten van het jaar, gewaardeerd tegen historische kostprijzen. Resultaatbepaling Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de netto-omzet en de kosten en andere lasten van het verslagjaar met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Winsten zijn verantwoord in het jaar waarin de goederen zijn geleverd c.q. de diensten zijn verricht. Verliezen welke hun oorsprong vinden in het boekjaar zijn in aanmerking genomen zodra deze voorzienbaar zijn. Netto-omzet De netto-omzet betreft de opbrengst van de in het verslagjaar aan derden geleverde goederen en diensten na aftrek van kortingen en omzetbelasting. Opbrengsten uit verkoop van goederen worden in de winst-en-verliesrekening verwerkt als alle belangrijke rechten op economische voordelen alsmede alle belangrijke risico s met betrekking tot de goederen zijn overgedragen aan de koper, het bedrag van de opbrengst op betrouwbare wijze kan worden bepaald en ontvangst van de opbrengst waarschijnlijk is. Bruto-omzetresultaat/Brutomarge Het bruto-omzetresultaat bestaat uit de nettoomzet, de wijzigingen in de voorraad gereed product en goederen in bewerking, de geactiveerde productie ten behoeve van het eigen bedrijf, de overige bedrijfsopbrengsten, de kosten van gronden hulpstoffen en de kosten van uitbesteed werk en andere externe kosten. Stichting synfra 24 25

15 TOELICHTING OP DE BALANS per 31 december 2011 VLOTTENDE ACTIVA Kortlopende schulden Handelsdebiteuren Debiteuren Overige belastingen en premies sociale verzekeringen Omzetbelasting Overlopende activa Rente Dubbel betaald Yellowtail Dubbel betaald Postcode nl Liquide middelen Rabobank Rabobank spaarrekening Rabobank Kas Schulden aan leveranciers en handelskredieten Crediteuren Overige schulden Te crediteren bijdrage Enexis Netwerk B.V Te crediteren bijdrage Brabant Water N.V Te crediteren bijdrage N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Te crediteren bijdrage Intergas Netbeheer B.V Te crediteren bijdrage Endinet Oost Brabant N.V Te crediteren bijdrage Endinet Regio Eindhoven B.V Reservering aanbesteding Gemma, Endinet Regio Eindhoven B.V Reservering aanbesteding Gemma, Enexis Netwerk B.V Reservering aanbesteding Gemma, Brabant Water N.V Reservering aanbesteding Gemma, N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Reservering aanbesteding Gemma, Intergas Netwerk B.V Reservering aanbesteding Gemma, Endinet Oost Brabant N.V PASSIVA Vermogen stichting synfra Stand per 1 januari Exploitatiesaldo Stand per 31 december Overlopende passiva Rente- en bankkosten Kosten programma management Credit Delta N.V. factuur Communicatiekosten t Hoen Bouwkosten Yellowtail Accountantskosten Stichting synfra 26 27

16 TOELICHTING OP DE WINST- EN VERLIESREKENING OVER 2011 netto-omzet Enexis Netwerk B.V Brabant Water N.V Endinet Oost Brabant N.V Intergas Netbeheer B.V N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Edinet Regio Eindhoven B.V Volkers Wessels Delta N.V Ziggo Hurkmans B.V Mutatie te crediteren omzet Enexis Netwerk B.V Mutatie te crediteren omzet Brabant Water N.V Mutatie te crediteren omzet N.V. Waterleiding Maatschappij Limburg Mutatie te crediteren omzet Intergas Netwerkbeheer B.V Mutatie te crediteren omzet Endinet Oost Brabant N.V Mutatie te crediteren omzet Endinet Regio Eindhoven B.V Nog te crediteren Delta N.V Overige bedrijfskosten Gemma Bouwkosten Beheer en onderhoud Implementatie Mutatie reservering aanbesteding Gemma Operationeel Operationaal manager Management assistent Proces adviseur Communicatie Communicatiekosten Algemeen Apparatuur Personeel keuring Meet kosten Atonic black bundel route Jaarverslag Accountantskosten Rente en kosten bank Verzekering Overige kosten Corvers Overige algemene kosten ICT waaronder functioneel beheer Programma management Yggdra Solutions, Van Bokhoven Informatie manager Functioneel beheerder Functioneel beheer derden Overname domein Q Synfra Auditoren Ondersteuning derden Stichting synfra 28 29

17 GEGEVENS OMZET EN OMZETBELASTING Door u verrichte binnenlandse leveringen/diensten Door u verrichte binnenlandse Bedrag waarover omzetbelasting wordt berekend leveringen/diensten Omzet belast met 19% Voorbelasting Afdrachten op aangiften Eerste kwartaal Tweede kwartaal Derde kwartaal Vierde kwartaal omzetbelasting Totaal via suppletie te betalen - SAMENSTELLINGSVERKLARING Opdracht ALGEMEEN Conform uw opdracht hebben wij de jaarrekening Bedrijfsgegevens 2011 van Stichting synfra te s Hertogenbosch De stichting is per 20 december 2005 ten overstaan bestaande uit de balans per 31 december 2011 van mr. S. Alberts te Vlijmen opgericht. Het doel van en de winst-en-verliesrekening over 2011 met de de stichting bestaat uit het faciliteren van de samenwerking tussen de deelnemers en overige bedrijven toelichting samengesteld.. en instanties die betrokken zijn bij een infrastructuur Verantwoordelijkheid van de directie voor kabels en leidingen. De stichting heeft niet ten Kenmerkend voor een samenstellingsopdracht is, doel het maken van winst. De deelnemers dragen dat wij ons baseren op de door de directie van de bij in de kosten van de stichting. De bijdragen vennootschap verstrekte gegevens. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van worden vastgesteld aan de hand van de begroting die door de betreffende deelnemers goedgekeurd die gegevens en voor de daarop gebaseerde jaarrekening berust bij de directie van de vennootschap. dient te worden. De bijdrage door de deelnemers wordt vastgesteld naar rato van het aantal aansluitingen van de betreffende deelnemer. Voor de vaststel- Verantwoordelijkheid van de accountant Het is onze verantwoordelijkheid als accountant om ling van dat aantal worden de gas-, water- en electriciteitsaansluitingen als afzonderlijke aansluitingen de door u verstrekte opdracht uit te voeren in overeenstemming met Nederlands recht, aangemerkt. waar onder de door onze beroepsorganisatie uitgevaar digde gedrags- en beroepsregels. In FISCALE POSITIE overeenstem ming met de voor het accountantsberoep gel den de standaard voor samenstellings- Stichting synfra heeft, uitdrukkelijk opgenomen in Vennootschapsbelasting opdrachten, bestonden onze werkzaamheden de statuten, niet ten doel het maken van winst. De in hoofdzaak uit het verzamelen, het verwerken, bijdragen van de deelnemende bedrijven wordt het rubriceren en het samenvatten van financiële gebaseerd op de verwachte kosten. Na ieder jaar gegevens. Daarnaast hebben wij de aanvaardbaarheid van de bij het samenstellen van de tueel teveel of te weinig aan voorschot gefactureerde worden de bijdragen gecorrigeerd voor het even- jaar rekening toegepaste grondslagen op basis bijdragen. Ondermeer door het doel en deze van de door de onderneming verstrekte gegevens werkwijze achten wij de stichting niet belastingplichtig voor de vennootschapsbelasting. geëvalueerd. De aard van onze werkzaamheden is zodanig dat wij geen zekerheid omtrent de getrouwheid van de jaarrekening kunnen verstrekken. Omzetbelasting Voor de omzetbelasting werd in eerste instantie de Bevestiging stichting als niet belastingplichtig beoordeeld. Na Op basis van de ons verstrekte gegevens hebben uitdrukkelijk verzoek hiertoe is in 2008 alsnog de wij de jaarrekening samengesteld in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde omzetbelasting door de Belastingdienst. Tot het stichting belastingplichtig aangemerkt voor de grondslagen voor financiële verslaggeving. verstrekken van nadere toelichtingen zijn wij gaarne bereid. Van Gastel en Neijnens Accountants en Belastingadviseurs Stichting synfra 30 31

18 colofon Stichting synfra Postbus 1068, 5200 BC s-hertogenbosch E info@synfra.nl Samenstelling en tekst Paulien t Hoen Vormgeving Made in Holland, Eindhoven Fotografie Marcel de Buck, Eindhoven Drukwerk Drukkerij Lecturis, Eindhoven Dit jaarverslag is gedrukt op FSC-gecertificeerd papier. Stichting synfra 32

19