ORGANISATIE VOOR INTERNATIONALE SAMENWERKING VAN DE VERENIGING VAN NEDERLANDSE

Transcriptie

1 ORGANISATIE VOOR INTERNATIONALE Bijlage 2 SAMENWERKING VAN DE VERENIGING VAN NEDERLANDSE GEMEENTEN GEMEENTELIJKE SAMENWERKING MET ONTWIKKELINGSLANDEN (GSO) Aanvraagformulier en Financiële handleiding Gemeente Initiatieven (GI) Dit aanvraagformulier, inclusief financiële handleiding GI geeft inzicht in de inhoudelijke eisen én de financiële criteria die aan goedkeuring van projecten gesteld worden. De criteria van het programma GSO zijn te vinden in het formulier Algemene criteria programma GSO dat integraal onderdeel uitmaakt van dit formulier. Dit aanvraagformulier bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Algemene gegevens 2. Doelstelling en plan van aanpak 3. Financiële handleiding bij het opstellen van de begroting 4. Begroting Voor aanvragen gelden de volgende regels; als aan één van deze regels niet voldaan wordt, vindt geen behandeling van de aanvraag plaats: Aanvragen moeten voorzien zijn van een schriftelijke verzoek van de gemeente in het ontwikkelingsland. Voor aanvragen kan uitsluitend gebruik gemaakt worden van dit formulier en het hierin opgenomen begrotingsmodel. Volledig ingevulde aanvraagformulier, inclusief begroting moeten schriftelijk én elektronisch ingediend worden. Projectnummer O1142 GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

2 1. Algemene gegevens 1. Aanvragende (Nederlandse) gemeente 1 : Gemeente : Heusden Naam contactpersoon : Dhr. A.A.T.G. Jansen MBA Functie/afdeling : directeur / coördinator GSO Postadres : Postbus 41 Postcode en plaats : 5250 AA Vlijmen Telefoon : / Fax : bjansen@heusden.nl Datum aanvraag : / gewijzigd n.a.v. PUGA d.d Ondertekening contract door: 2 Naam : Dhr. Drs. H.P.T.M. Willems Functie : Burgemeester / portefeuillehouder GSO Postadres : Postbus 41 Postcode en plaats : 5250 AA Vlijmen 3. Partnerorganisatie in het ontwikkelingsland: Gemeente : Otjiwarongo (Namibië) Naam contactpersoon : Mr. Paulus Haipare, Mr. Ismael Howoseb Functie/afdeling : CEO, and HR/Public Relations Officer Postadres : Privat Bag 2209 Postcode en plaats : Otjiwarongo 1 De regeling is tevens van toepassing op provincies, openbare nutsbedrijven en waterschappen en particuliere organisaties die op gemeentelijk niveau een bijdrage leveren aan de ontwikkeling van gemeentelijk beleid (bijvoorbeeld woningbouwcorporaties of openbare bibliotheken). In geval van particuliere organisaties wordt de aanvraag ingediend door de gemeente en is de gemeente contractpartner van VNG International. Waar in dit aanvraagformulier verder gemeente staat, kan ook provincie, waterschap, nutsbedrijf of koepelorganisatie gelezen worden. 2 Ondertekening van het contract kan uitsluitend gedaan worden door een wethouder, de burgemeester of gemeentesecretaris. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

3 Land : Namibië Telefoon : Fax : enquiris@otjimun.org.na; hrpro@otjimum.org.na 4. Bij uitzendingen: gegevens uit te zenden ambtenaar / ambtenaren: Naam : Dhr. A.A.T.G.Jansen MBA Functie/afdeling : directeur / coördinator GSO Postadres : Postbus 41 Postcode en plaats : 5250 AA Vlijmen Telefoon : / Fax : Totaal: Aantal mannen : op dit moment zijn de namen nog niet concreet aan te geven, informatie zal gegeven worden in de gedetailleerde actieplannen per jaar Aantal vrouwen : zie hierboven Aantal bestuurders Aantal ambtenaren Overigen : zie hierboven : zie hierboven : in het eerste jaar zal het gaan om een bestuurders en ambtenaren die gespecialiseerd zijn op de beleidsterreinen die zijn genoemd. Indien de situatie dat vereist zullen ook andere personen uit het maatschappelijk veld (de woningbouwvereniging, particulier initiatief, thuiszorg, Rode Kruis, School) etc deelnemen. 5. Verwachte vertrekdatum en duur van de uitzendingen (maximaal drie maanden): Het project heeft een looptijd van 3 jaar en start op en eindigt op De opzet van het project voorziet in 1 à 2 missies per jaar (maart/april en nov/dec) gekoppeld aan een jaarlijkse stage in Heusden en mogelijke deelname aan een MMTP (mei/juni). VNG International biedt uit te zenden personen de cursus uitzending gemeenteambtenaren (één dag) aan. Deelname aan de cursus is verplicht voor uit te zenden personen met en zonder werkervaring in ontwikkelingslanden. Indien de uit te zenden persoon deze cursus reeds eerder heeft gevolgd, is deelname aan de cursus niet nodig. Geef aan wanneer de uit te zenden persoon/personen de cursus GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

4 zullen volgen 3 : Data nog niet bekend, echter bij voorkeur voor maart Zijn de uit te zenden personen in actieve dienst van de aanvragende gemeente? Zo nee, geef aan welke band bestaat tussen de gemeente en de betrokken persoon. De scope van het project in eerste aanleg is municipal capacity building met als doelstelling verdere gemeentelijke initiatieven te ontwikkelen rond concrete projecten m.b.t. Hiv/aids, housing en unemployment. Aangezien het in dit project om capacity building van ambtenaren en bestuurders in het lokaal bestuur gaat zullen vanuit Heusden in eerste instantie enkele ambtenaren en bestuurders worden ingezet. Op het moment dat dit er nadere invulling wordt gegeven aan projecten in de thema s hiv/aids zorg, jongeren, housing en unemployment zullen ook in een later stadium personen van o.a. woningbouwvereniging, thuiszorg en bedrijfsleven, Rode Kruis en School worden ingezet. 7. Bij stages: gegevens van de stagiair(s) uit het ontwikkelingsland: Naam Functie/afdeling : : nader in te vullen afhankelijk van het jaarprogramma Totaal: Aantal mannen Aantal vrouwen : Een gedetailleerd jaarplan wordt jaarlijks aan VNG International voorgelegd. : zie hierboven Aantal bestuurders : zie hierboven Aantal ambtenaren : zie hierboven Overigen : staf van het Multi-purpose Help Centre, een initiatief van gemeente, lokale NGOs bedrijven en vrijwilligers, zal tijdens de MMTP en stages kunnen worden opgenomen in de delegatie 8. Looptijd van het project (maximaal drie jaar): Startdatum : Einddatum : Cursusregistratieformulieren (formulier H) worden toegestuurd na ontvangst van uw subsidieaanvraag GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

5 2. Doelstelling en plan van aanpak Geef de doelstelling en het plan van aanpak van de GI aan. Laat hierbij de volgende punten kort, duidelijk en zo volledig mogelijk aan de orde komen. Laat u niet afschrikken als u niet alle vragen kunt beantwoorden. 1. Context Geef de achtergrond van het project aan. Hoe is het contact met de buitenlandse gemeente totstandgekomen? Hoe heeft de samenwerking met die gemeente zich ontwikkeld? Zijn er reeds eerder activiteiten binnen GSO uitgevoerd? Binnen de GSO projectvorm is de gemeente Heusden eerder actief geweest in een capacity building project op het gebied van financieel management in Nyimba en Mambwe, Zambia in de periode van tot (GI 5361). Op basis van deze eerdere ervaringen (GSO Zambia) en opmerkingen van raadsleden tijdens de algemene beschouwingen bij de begrotingsbehandeling in 2002 (en 2003) is in januari 2003 contact gelegd met VNG International. Het hernieuwde contact met VNG International heeft ertoe geleid dat de gemeente Heusden als gastgemeente is opgetreden voor het MMTP HIV/AIDS in juni 2003 met mogelijk het vooruitzicht om met een pilot-project binnen het HIV/AIDS programma van VNG International te gaan deelnemen. De gemeente Otjiwarongo heeft tijdens de stageperiode in Heusden te kennen gegeven de contacten meer duurzaamheid te willen geven en in projectvorm te bekijken wat de gemeente Heusden en Gemeente Otjiwarongo voor elkaar kunnen betekenen. Als voorbeeld werd de gemeente Smallingerland aangehaald met het woningbouw project in Gobabis (Namibië) en de eigen activiteiten van Otjiwarongo op het terrein van HIV/AIDS (Multi Purpose Help Center). Het kennis kunnen nemen van deze projecten en de intensieve contacten tijdens de stage zijn activiteiten die kunnen leiden tot verstevigen van de relatie uitmondend in een nieuw project. In de stageperiode zijn de stagiaires op bezoek geweest bij het D Oultremont College in Heusden. Tijdens dit bezoek heeft de schoolleiding (dhr F. Huijboom) te kennen gegeven dat de school graag tot samenwerking wil komen met de middelbare school in Otjiwarongo. Leerlingen van beide scholen zullen aan de hand van een lespakket (ontwikkeling in voorbereiding door VNG International i.s.m. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

6 het COS West Midden Brabant) over Hiv/Aids en via de met elkaar gaan communiceren. Dit project zal in 2004 van start gaan. In de periode tot en met is een baselinemissie uitgevoerd met de volgende doelstelling: Het formuleren van een baseline studie (nulmeting) op de vier gekozen terreinen die tijdens projectperiode gebruikt zal worden voor monitoring en evaluatie van de doeleinden. HIV/AIDS gerelateerde jongeren- en zorgactiviteiten (Multi Purpose Help Center) Bouwen en wonen (hiv/aids gerelateerd) Werkloosheid (stimuleren werkgelegenheidsprojecten) Ondersteuning financieel management m.b.t. Multi Purpose Help Center (Fundraising). Het perfectioneren van de GI voor de periode tot en met en formuleren van een concreet en gedetailleerd actieplan voor 2004 in samenhang met de verdere projectperiode. Het leveren van input voor een communicatieplan voor de projectperiode van de GI De resultaten van dit onderzoek zijn verwerkt in de gewijzigde GI en heeft geleid tot een inperking van activiteiten. Er is veel meer gezocht naar een integrale aanpak rond de genoemde thema s. Niet direct gericht op concrete uitvoering maar in een eerste fase veel meer gericht op het daadwerkelijk laten ontstaan van beleid in Otjiwarongo rond voornoemde thema s. In een later stadium kunnen dan gerichte nieuwe GI s worden geformuleerd bijv. mbt woningbouw etc. Tijdens de baseline missie is veel geinvesteerd in contacten met medewerkers van de gemeente en bestuurders. Het opbouwen van goede relaties met o.a. de gekozen burgemeester aldaar is belangrijk voor het slagen van dit project. In het eerste jaar zal er bijzondere aandacht zijn voor het versterken van de relaties. Goede relaties zullen voorwaarden scheppend zijn bij de vervolgactiviteiten. 2. Voor wie (welke groepen mensen) is het project bestemd, en wie zijn bij de uitvoering van het project betrokken? Maak een onderscheid tussen de doelgroep binnen de gemeente aan wie kennis overgedragen zal worden en de begunstigden, degenen die van het project zullen profiteren. Leveren de betrokkenen ook een personele, materiële of financiële bijdrage aan het project? Bij uitzendingen: waar, in de organisatie van de buitenlandse gemeente, zal de uit te zenden ambtenaar zijn of haar taak verrichten; bij stages: op welke afdeling is de stagiair werkzaam en bij welke afdeling(en) zal hij/zij stage lopen? De focus van het project richt zich op municipal capacity building. Derhalve zijn de directe begunstigden de bestuurders en ambtenaren van de gemeente Otjiwarongo met wie samen gewerkt gaat worden en die deel gaan nemen aan de trainingen, workshops, stages en MMTPs. Andere GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

7 begunstigden zijn de leden van de staf van het Multi-purpose Help Centre die een relatie hebben met de gemeente Otjiwarongo. Doel hiervan is om voorwaardenscheppend beleid te formuleren. Jongeren in Otjiwarongo gaan meer aandacht krijgen (Hiv/Aids peer education project) omdat er een scholenband gaat ontstaan tussen een middelbare school in Heusden en Otjiwarongo. Activiteiten van de gemeente Heusden hierin zijn minimaal omdat de relatie verder wordt onderhouden door de scholen. De bijdrage in Otjiwarongo bestaat uit ambtelijke inzet en het beschikbaar stellen van ruimtes voor capacity building activiteiten. Daarnaast zal de gemeente de jeugd van Otjiwarongo stimuleren om op basis van vrijwilligheid een actieve bijdrage te leveren in voorlichting aan jongeren omtrent HIV/AIDS en het onderhouden van banden met de middelbare school in Heusden. 3. Op de aanpak van welke vraag vanuit de partnergemeente is dit project gericht? Van wie of van welke groep in de samenleving komt deze vraag? Het vaststellen van de precieze vraag is zeer belangrijk. Een duidelijke probleemstelling maakt het mogelijk een concrete en realistische doelstelling te formuleren en de noodzakelijke activiteiten af te bakenen. Het gaat bij deze GSO-aanvraag dus om een specifieke vraag waar het project zich op richt en niet om een zeer algemeen geformuleerde vraag of probleemstelling. Welke knelpunten/tekortkomingen zijn er in de huidige situatie? Otjiwarongo is een stad met een sterke functie voor de regio. Het ligt noordelijk van de hoofdstad Windhoek en is het wegen knooppunt naar de noordelijke rest van Namibië. De huidige bevolking is rond de De stad heeft verschillende problemen met als onderliggende oorzaak armoede en tegenwoordig ook Hiv/Aids. Wat cijfers: 60% van de bevolking leeft in armoede. 50% van de bevolking is werkeloos (het percentage jongeren dat werkeloos is ligt zelfs hoger), 25% van de volwassenen heeft Hiv/Aids. Vijfhonderd kinderen zijn al wees geworden doordat beide ouders aan de aids epidemie zijn gestorven, en dit zijn alleen nog maar de officiële cijfers. Gezien de problemen rond Hiv/Aids en armoede heeft de gemeente Otjiwarongo besloten een participatief en consultief proces te starten waarin men samen met de bevolking, NGOs, bedrijven en andere instituten de problemen in kaart heeft gebracht en deze ook in een prioriteit heeft weggezet. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

8 Tijdens de MMTP-stage in de Gemeente Heusden gaven de drie deelnemers aan dat er vanuit Otjiwarongo een vraag ligt om verdere activiteiten te ontplooien op het terrein van: Hiv/Aids-gerelateerde jongerenactiviteiten en zorgactiviteiten; Bouwen en wonen (Hiv/Aids gerelateerd); Werkloosheid (stimuleren werkgelegenheidsprojecten); Financieel management van de gemeente (ter ondersteuning van de drie voornoemde beleidsterreinen. Fundraising). Deze problemen zijn onderling gerelateerd. Werkeloosheid en Hiv/Aids dragen bij aan de huisvestingsproblematiek. Daarnaast is werkeloosheid een factor die bijdraagt aan Hiv/Aids. Het aantal meisjes dat door gebrek aan inkomen noodgedwongen de prostitutie ingaat is hoog. Door de werkeloosheid zijn gezinnen naast het bestaande woningtekort als gevolg van de apartheid - genoodzaakt om in krotten te wonen. De gemeente kan hieraan weinig doen wegens een gebrek aan financiële middelen. 1) Hiv/aids gerelateerde jongeren activiteiten In Otjiwarongo wordt momenteel met geld van VNG International en STOP AIDS NOW! een Multipurpose Help Centre gebouwd. Het doel van het centrum is: Naschoolse opvang voor Hiv/Aids-wezen en straatkinderen; Tijdelijke opvang voor Hiv/Aids-wezen voor wie nog geen plek bij familie of pleegouders zijn gevonden; Training van Hiv/Aids counselors; Hiv/Aids-voorlichting en -bewustwordingscampagnes voor bevolking en met name jongeren. Eind November 2003 is dit Multi-purpose Help Centre geopend. Het is dan de taak aan de gemeente om samen met de andere partners in dit programma optimaal gebruik te gaan maken van dit centrum en de hierboven gestelde doelstelling te realiseren. Het goed functioneren van het centrum is mede afhankelijk van een goede inbedding in de gemeentelijke planning en het gemeentelijk beleid. Momenteel is er nog geen jaarplan of actieplan om de bovengenoemde activiteiten uit te gaan voeren. Wel is er een klein budget om programma s te ontwikkelen. Otjiwarongo zal bij het opstellen van het plan ondersteuning krijgen vanuit Heusden. Heusden zal tevens kijken of er vanuit bedrijven of particulier initiatief interesse is om bepaalde activiteiten in het centrum te financieren. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

9 2) Woningbouw Volgens de gemeentelijke statistieken wonen ongeveer mensen in de informele wijken / informal settlements onder erbarmelijke omstandigheden, dit is meer dan 50% van de gemeente. Gezinnen wonen in shacks van zink, hout en plastic. In deze wijken zijn geen sanitaire voorzieningen of water. Door de grote werkeloosheid is er voor de bevolking van deze wijken geen uitzicht op een woning in de reguliere sector omdat er geen financiële middelen zijn om een huis te kopen of te huren. De ziekte Aids tast het immuunsysteem van patiënten aan. Aids-patiënten die in tochtige, en vochtige ruimtes wonen of in krotten met slechte sanitaire voorzieningen zullen eerder ziek worden (TB, diaree, longontsteking). Daarnaast ontstaan er door Aids veranderende gezinssituaties. Na de sterfte van ouders blijven de kinderen vaak alleen over, oudere broertjes of zusjes krijgen de verantwoordelijkheid over het gezin (kindfamilies), of een tante/oom neemt de kinderen op in haar gezin. Door deze toename in gezinsgrootte zal men ook op zoek moeten naar een groter huis / andere vorm van huisvesting. Tijdens deze GI zullen de mogelijkheden voor een woningbouw project dat zich speciaal richt op de problematiek rondom Hiv/Aids worden verkend in relatie tot het Multi Purpose Help Center. Deze verkenning met bestuurders en medewerkers van de gemeente Otjiwarongo kan leiden tot een nieuwe GI in relatie met andere partners. Dit GI richt zich niet specifiek op realisatie van woningbouwprogramma s omdat voor realisatie gedegen planvorming noodzakelijk is. 3) Werkloosheid Volgens de gemeentelijke statistieken is 50% van de bevolking in Otjiwarongo werkloos. De cijfers onder jongeren zijn nog hoger. Deze werkloosheid is een van de factoren die bijdraagt aan de hoge Hiv/Aids-cijfers. Uit een recentelijk onderzoek door de gemeente bleek dat veel jonge meisjes door de armoede de prostitutie ingaan om - zoals ze dat zelf zeggen - geld te verdienen om hun ouders te ondersteunen zodat deze voedsel kunnen kopen voor broertjes en zusjes. In de beleidsvorming zal met bestuurders en ambtenaren in Otjiwarongo een verkennend onderzoek worden uitgevoerd of en in hoevere deze problematiek te betrekken is in de integrale aanpak die we voorstaan. Hierbij denken we aan kleinschalige programma s die door het Multi Purpose Help Center uitgevoerd zouden kunnen worden GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

10 4) Financieel management De gemeente Otjiwarongo is een kleine gemeente met maar weinig inkomsten. De gezinnen die in de informal settlements wonen (50% van de bevolking) kunnen geen belasting betalen. Het Multi Purpose Help Centre heeft nog geen financieel beheerssysteem en nog geen plan hoe men in de toekomst aan voldoende geld komt om de programma s te kunnen blijven uitvoeren. Daarnaast zal in deze GI gekeken worden naar welke economische activiteiten het Multi Purpose Help Centre zou kunnen gaan opstarten. Eind 2004 stopt namelijk de financiering van VNG International. Wij kunnen samen met medewerkers van de gemeente Heusden de gemeente Otjiwarongo behulpzaam zijn in het vertalen van allerlei programma s in financiele termen zodat er zicht ontstaat op de exploitatiekosten, niet alleen voor de korte termijn, maar ook weggezet in een meerjarenperspectief. Dit alles met als doel om een basis te laten ontstaan met als resultaat dat het Mult Purpose Help Center ook nog een functie heeft na 5 jaar. In deze GI zal de kern van de activiteiten liggen op capacity building op de voornoemde terreinen en met bijzondere aandacht voor financieel management en financieel beheer. 4. Geef de relevantie en de doelstelling van het project aan. De relevantie van het project hangt samen met een lange termijnstreven waarbinnen het probleem een plaats heeft of waaraan het project een indirecte bijdrage kan leveren. Geef dit lange termijnstreven aan. Een doelstelling is een optimale eindsituatie zoals die binnen de tijdsduur van het project kan worden bereikt. De doelstelling is de situatie waarin het hierboven geformuleerde probleem niet meer bestaat; in die zin zijn de doelstelling en de vraag elkaars spiegelbeeld. Een goed geformuleerde doelstelling is (1) positief geformuleerd, (2) realiseerbaar in de gegeven situatie, (3) concreet, (4) verifieerbaar en (5) creëert geen nieuwe problemen. N.B.: De relevantie is gericht op de lange termijn, de doelstelling op de korte termijn (namelijk de looptijd van het project). Hoe is de doelstelling totstandgekomen? De projectdoelstelling moet in overleg met de partnergemeente tot stand zijn gekomen, en wel zo dat alle betrokkenen achter de doelstelling staan, dus ook vertegenwoordigers van groepen binnen de bevolking, waarop het project betrekking heeft. De betrokkenheid van het gemeentebestuur, de doelgroep en de begunstigden in de formuleringsfase van het project zijn van groot belang voor het draagvlak voor het project. De gemeente Otjiwarongo wordt momenteel geconfronteerd met een groeiende problematiek rond Hiv/Aids, local government capacity building, woningtekorten en werkeloosheid. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

11 De gemeenten Otjiwarongo en Heusden willen zich daarom op onderstaande beleidsterreinen inzetten om met ondersteunend beleid en daaraan gekoppelde projecten een bijdrage te leveren aan het oplossen van het problemen rond Hiv/Aids. De hoofddoelen van dit project voor de periode tot zijn, ondersteuning van de gemeente Otjiwarongo in beleidsformulering en capacity building op het gebied van: Werkloosheid Woningbouw Financieel management Versterken van kennis (kennisdeling op diverse terreinen) Met deze doelen willen wij een relatie leggen met het Hiv/Aids-probleem en het Multi-purpose Help Center. Woningbouw en het voorkomen van Hiv/Aids-infectie zijn de belangrijkste uitdagingen waarvoor de gemeente Otjiwarongo en het Multi-purpose Help Center zich geplaatst ziet. Ondanks het feit dat de gemeenteraad van Otjiwarongo haar uiterste best doet om dit probleem op te lossen, is men als gevolg van beperkte financiële mogelijkheden nog ver verwijderd van het realiseren van deze doelstelling. De gemeente Otjiwarongo en het Multi-Purpose Help Center start de activiteiten in het 1 e kwartaal van De volledige administratie dient nog opgebouwd te worden. Er is op dit moment geen zicht op een jaarlijks budget en een lange termijnvisie op de exploitatie. Basisvaardigheden op administratief terrein zijn in onvoldoende mate aanwezig. Versterken van kennis op dit terrein is noodzakelijk. De doelstellingen van deze GI zijn dan ook: Het ondersteunnen bij het opzetten van een jeugdbeleid gerelateerd aan het Multi Purpose Help Center en ondersteunen van die medewerkers bij het vertalen van die programma s naar exploitatie voor de korte en lange termijn (Capacity building). Het ondersteunen van medewerkers van de gemeente Otjiwarongo bij het formuleren van een woningbouwvisie in relatie tot het Multi Purpose Help Center wat eventueel kan leiden tot een nieuw GI in 2005 of 2006 in samenwerking met andere partners (woningbouw vereniging etc) Het ondersteunen bij het formuleren van gemeentelijke visie op werkeloosheid en een inventarisatie van mogelijke economische activiteiten mogelijk in relatie tot het voorgaande onderdeel (Capacity Building) GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

12 5. Welke activiteiten zullen worden uitgevoerd en welke input (kennis, contante gelden, materialen e.d.) is hiervoor nodig? De activiteiten geven aan op welke wijze de input wordt omgezet in resultaten. Deze resultaten leiden bij een geslaagd project tot de realisatie van de doelstelling. Voorbeelden van activiteiten zijn het geven van trainingen, het verzamelen van gegevens, het uitbrengen van een advies. Deze activiteiten kunnen nooit de doelstelling van een project zijn. De activiteiten zijn de verschillende stappen die genomen zullen worden. Geef hierbij een tijdschema aan en waar mogelijk inzicht in de inhoud van de uitwisselingen / activiteiten. Geef daarnaast aan hoe en wanneer bepaald (of gemeten) zal worden of de activiteiten tot het gewenste resultaat leiden. Geef aan hoe de activiteiten over de betrokkenen verdeeld zijn. Wie coördineert of controleert de wijze waarop de activiteiten uitgevoerd worden? 1) PUGA naar Otjiwarongo in december De PUGA heeft het mogelijk gemaakt om een redelijk gedetailleerd actieprogramma voor 2004 neer te leggen. Het actieplan is besproken in de raadsvergadering van in Otjiwarongo (zie brief Proposed Partnership agreemeent between Otjiwarongo en Heusden) en kaderstellende discussie in de gemeenteraad van Heusden op GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

13 Probleem definitie De hoofddoelen van dit project voor de periode tot zijn ondersteuning van de gemeente Otjiwarongo in beleidsformulering en capacity building op het gebied van: Werkloosheid Woningbouw Financieel management Versterken van kennis (kennisdeling op diverse terreinen) SMART Deze doelen dienen een relatie te hebben tot het Hiv/Aidsprobleem en het Multi-Purpose Help Center. Woningbouw en het voorkomen van Hiv/Aids-infectie zijn de belangrijkste uitdagingen waarvoor de gemeente Otjiwarongo en het Multi-Purpose Help Center zich geplaatst ziet. Ondanks het feit dat de gemeenteraad van Otjiwarongo haar uiterste best doet om dit probleem op te lossen is men nog ver verwijderd om deze doelstelling te realiseren als gevolg van beperkte financiële mogelijkheden. Het Multi-Purpose Help Center start de activiteiten in het 1 e kwartaal van De volledige administratie dient nog opgebouwd te worden. Er is op dit moment geen zicht op een jaarlijks budget en een lange termijnvisie op de exploitatie. Basisvaardigheden op administratief terrein zijn in onvoldoende mate aanwezig. Versterken van kennis op dit terrein is noodzakelijk. Onderwerpen Onderwerp 1: Ontwikkelen van een bouwprogramma voor 15 huizen (afhankelijk van beschikbare fondsen en nieuwe GI) voor een periode van 3 jaar. Dit woningbouw programma is gekoppeld aan het Multi-Purpose Help Center in samenwerking met de gemeente Otjiwarongo. Onderwerp 2: Beschikbaar stellen van deze huizen en verbetering Specifiek en geaccepteerd (specific, accepted) GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

14 leefomstandigheden van pleegouders gekoppeld aan het Multi-Purpose Help Center Onderwerp 3: Opzetten van een woningbouwfonds gekoppeld aan dit project. Onderwerp 4: Een substantiële bijdrage leveren aan het werkloosheidsprobleem door mensen te trainen op de werkplek (een van de condities in de contracten met de aannemer dient te zijn dat hij een bepaald percentage werklozen in dienst dient te nemen uit Otjiwarongo om aldaar te mogen bouwen) Ontwikkelen van een markt in Heusden voor thuis gemaakte Namibische producten om een bijdrage te leveren aan het werkloosheidsprobleem (bijvoorbeeld via wereldwinkel) De Onderwerpen 1 tot en met 4 dienen te worden gezien in relatie tot een nieuw GI na gedegen voorbereidend onderzoek en planvorming na Onderwerp 5: Kennisversterken van het management van de gemeente Otjiwarongo en de Raad van Toezicht van het Multipurpose Help Center op het terrein van jeugdbeleid en financieel management Onderwerp 6: Assistentie verlenen aan medewerkers van de gemeente Otjiwarongo en Raad van Toezicht bij het maken van een exploitatieopzet en een lange termijn visie op operationele kosten gekoppeld aan fondsverwerving voor het Multipurpose Help Center. Onderwerp 7: Stimuleren van een samenwerking tussen de Paresis Secondary School in Otjiwarongo en het D Oultremont College in Heusden waarbij een bijdrage wordt geleverd in het ontwikkelen van onderwijs onder gelijken (studenten GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

15 Resultaten en meetbare kengetallen onderling). Resultaat 1: Dakloze Hiv/Aids-wezen en speciaal pleegouders (en andere verwanten) worden huiseigenaar. Indicatie 1: Verbeterde gemeentelijke dienstverlening (wegenaanleg, leveren water en elektriciteit) Meetbaar en realistisch (measurable, realistic) Resultaat 2: Leefomstandigheden van de belanghebbenden zijn verbeterd en kinderen van de belanghebbenden presenteren beter op school. Indicatie 2: Nieuwe inschrijvingen in het gemeentelijk eigendomsregister. Resultaat 3: Meer geld beschikbaar uit fondsverwering voor het bouwen van meer huizen. Indicatie 3: Bestaan en onderhouden van dit fonds en registratie van donaties. Activiteiten Resultaat 4: Geschoolde arbeiders voor het bouwen van 15 huizen en verbeterde persoonlijke gezondheid en werving van reeds geschoolde werkloze arbeiders. Indicatie 4: Aantal lokale arbeiders in dienst van de aannemer voor het woningbouwprogramma. Voorbeeldwerking voor andere contracten die de gemeente gaat afsluiten. Activiteit 1: Voorbereidend onderzoek en mogelijke planvorming in 2004 Opstellen van een plan voor het woningbouwprogramma van 15 huizen in coproductie met de gemeente Tijdgebonden (time bound) GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

16 Otjiwarongo met als doelstelling dat in 2005 of 2006 een aanvang kan worden gemaakt met het bouwen van deze huizen. (Nieuw GI) Activiteit 2: Prioriteit 1 in 2004 Kennis verbeteren van het management van de gemeente Otjiwarongo (financieel management, inkomsten management, en afval verwerking) Kennis verbeteren van de Raad van Toezicht van het Multipurpose Help Center in samenwerking met medewerkers van de gemeente Otjiwarongo in het plannen van programma s en vertaling daarvan in financiële exploitatie door experts uit Heusden. Activiteit 3: Voorbereidend onderzoek en mogelijke planvorming in 2004 Assistentie verlenen bij het maken van een programma voor training on the job voor ongeschoolde werkelozen in coproductie tussen experts uit Heusden en medewerkers van de gemeente Otjiwarongo. Activiteit 4: Prioriteit 2 in 2004 Opstellen van een communicatieplan in Heusden om fondsverwerving te stimuleren Monitoring Evaluatie Bijstellen Jaarlijks wordt een rapport opgesteld om de voortgang te bewaken en de behaalde resultaten in beeld te brengen. December 2003 Afgerond (zie verslag PUGA en raadsbesluit Otjiwarongo en Heusden) Mei 2004 en indien mogelijk in september / 1. Vormen van stuurgroep in Heusden en Otjiwarongo 2. Nadere detaillering en uitwerken van plannen van 2004 met Otjiwarongo 3. Missie in november 2003 ter voorbereiding van 1 en 2 1. Deelname aan MMTP HIV/AIDS (mei) 2. Stage in Heusden op voornoemde beleidsterreinen GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

17 oktober 2004 November / december 2004 Maart / april 2005 Mei 2005 en indien mogelijk in september / oktober 2005 November / december 2005 Maart / april 2006 Mei 2006 en indien mogelijk in september / oktober 2006 November / december 2006 (september/oktober) Missie naar Otjiwarongo op voornoemde beleidsterreinen + organiseren workshops met collega s in Otjiwarongo. Stilstaan bij behaalde resultaten en accenten vastleggen voor 2 e jaar voor nieuw actieplan Missie naar Otjiwarongo op voornoemde beleidsterreinen 1. Deelname aan MMTP HIV/AIDS (mei) 2. Stage in Heusden op voornoemde beleidsterreinen (september/oktober) Missie naar Otjiwarongo op voornoemde beleidsterreinen + organiseren workshops met collega s in Otjiwarongo. Stilstaan bij behaalde resultaten en accenten vastleggen voor 3 e jaar voor nieuw actieplan Missie naar Otjiwarongo op voornoemde beleidsterreinen 1. Deelname aan MMTP HIV/AIDS (mei) 2 Stage in Heusden op voornoemde beleidsterreinen (september/oktober) Missie naar Otjiwarongo op voornoemde beleidsterreinen + organiseren workshops ter afsluiting van dit project. Kijkend naar effectiviteit dienen uitzendingen en stages minimaal 5 werkdagen tot 10 werkdagen te omvatten. Tijdens het MMTP HIV/AIDS zal de focus liggen op het opzetten van jeugdbeleid en algemeen Hiv/Aids-beleid. Jaarlijks wordt in samenwerking met medewerkers van de gemeente Otjiwarongo een workshop georganiseerd waarbij specifiek aandacht zal worden gegeven aan het trainingsaspect op de voornoemde beleidsterreinen. De basis voor handelen is het jaarlijks actieplan. Deze training kan de vorm aannemen van workshops, training on the job, schouder aan schouder samen werken etc. Stages worden ook ingevuld met specifieke trainingen op de beleidsterreinen. Door de Gemeente Heusden wordt het accent gelegd op en expertise beschikbaar gesteld voor het: Ontwikkelen van jeugdbeleid (bestaande programma s bundelen in een integrale aanpak tijdens stage en missie); Versterken van het financieel management om vorenstaande programma s ook daadwerkelijk te kunnen realiseren (stage en missie); Orientatie op het ontwikkelen woningbouwvisie (tijdens stages); GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

18 Orientatie op een geintegreerde aanpak van werkeloosheid (tijdens stages). Ter ondersteuning van dit project is een stuurgroep gevormd in Heusden. Deze stuurgroep bestaat uit: De portefeuillehouder GSO Heusden (bestuurlijke invalshoek); De coördinator GSO Heusden (ambtelijke invalshoek); Beleidsambtenaar van het betreffende beleidsveld; Indien noodzakelijk de wethouders voor de specifieke themavelden. 6. Wat zijn de verwachte resultaten van het project? Onder welke randvoorwaarden leiden deze activiteiten tot het bereiken van de projectdoelstelling? De activiteiten zullen alleen tot de gewenste resultaten (= de projectdoelstelling) leiden indien voldaan is aan enkele randvoorwaarden of veronderstellingen. Geef aan hoe waarschijnlijk het is dat aan de randvoorwaarden wordt voldaan. Geef aan wat er moet gebeuren als aan een voorwaarde niet voldaan wordt, en of hierdoor het welslagen van het project in gevaar komt. Beschrijf de te verwachten concrete resultaten. Let op zogenaamde killervoorwaarden : dit zijn noodzakelijke randvoorwaarden voor het welslagen van een project maar waaraan door het project niet voldaan kan worden. In zo n geval moet het project opnieuw beschouwd worden, en moet de opzet drastisch aangepast worden. Een voorbeeld van een killervoorwaarden is dat er gecommuniceerd kan worden. Geef aan wat de voertaal wordt van de uitzendingen en / of de stages. Spreken de betrokkenen deze taal voldoende? Zo nee, geef aan op welke wijze met tolken gewerkt zal worden. Zie uit te voeren onder punt 5. Samengevat: De gemeente Otjiwarongo en de Gemeente Heusden verwachten bij einde van het project op dat er sprake is van: Een jeugdbeleid waarbij jongeren een prominentere rol spelen in bestrijding van Hiv/Aids: Peer education programme in Otjiwarongo; Een geïnstitutionaliseerde scholenband tussen de middelbare school in Heusden en de middelbare school in Otjiwarongo; Voldoende financiële middelen voor de gemeente Otjiwarongo (door bijdragen van / uit de Gemeente Heusden, maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven) om het beleid m.b.t. het Multi-Purpose Help Center ook daadwerkelijk uit te kunnen voeren (en een goed financieel beheer op te zetten); Een woningbouwvisie gerelateerd aan de Hiv/Aids-problematiek. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

19 Voorwaarde om tot een succesvol project te komen (behalen projectdoelstelling) is dat de structuur (organisatie) van het project in Heusden, maar zeker ook in Otjiwarongo (organisatie en infrastructuur) gedurende de looptijd blijft bestaan ( verkeer zal naast missies en stages een belangrijk onderdeel worden van dit project). De voertaal zal Engels zijn. Aan deze voorwaarde kan worden voldaan. Het inzetten van tolken is niet nodig. Tijdens de stage in Heusden en de baseline missie is gebleken dat onze collega s in Otjiwarongo de Duitse en (Zuid-) Afrikaanse taal ook redelijk tot goed beheersen. 7. Evaluatie en monitoring Beschrijf indicatoren van succes en formuleer deze zodanig dat ze meetbaar zijn. Maak de indicatoren concreet door ze te specificeren naar wie / wat / hoeveel / waar / wanneer: doelgroep, kwaliteit (probeer ook dit meetbaar te maken), kwantiteit, plaats en tijd. Zijn er tussentijdse evaluaties voorzien? (N.B. In ontwikkelingsprojecten wordt gemiddeld 5% van de begroting besteed aan evaluatie en/of monitoring.) Een nulmeting is belangrijk en indicatoren willen we dan ook formuleren in samenspraak met onze collega s uit Otjiwarongo tijdens de oriënterende missie in november 2003 (zie PUGA-verslag). De resultaten van de nulmeting en indicatoren worden ingezet voor monitoring en evaluatie de komende 3 jaar (workshops in Otjiwarongo) en stages in Nederland. 8. Hoe wordt de duurzaamheid van de behaalde resultaten gegarandeerd? Noodzakelijke voorwaarden voor duurzaamheid zijn onder andere: politiek draagvlak en participatie in de besluitvorming, organisatorische capaciteit, financiële haalbaarheid/continuïteit en flexibiliteit t.o.v. externe invloeden. Zijn er binnen de gemeente vergelijkbare activiteiten of activiteiten die dit project ondersteunen dan wel versterken? Met andere woorden ga na of dit project niet op zichzelf staat. Gemeentelijk is de organisatie van dit project bestuurlijk opgehangen aan een coördinerend portefeuillehouder aangewezen door het college (de burgemeester, dhr. Drs. H.P.T.M. Willems). Binnen de directie is dhr. A.A.T.G. Jansen MBA als coördinator GSO project aangewezen. Binnen de gemeenteraad bestaat steun voor een dergelijk project, mede gelet op de uitspraken tijdens de begrotingsbehandeling in De organisatie kan voor dit project een aantal medewerkers van de specifieke beleidsterreinen faciliteren om onderdeel uit te maken van dit project. Er zijn binnen de gemeente Heusden op dit moment geen andere projecten die vergelijkbaar zijn met dit project. Inventariserend is voor de gemeenteraad onderzocht (voor een kaderstellende discussie) of er sprake was van nog andere projecten. Dit is niet het geval. Wel zijn er activiteiten door kerkelijke GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

20 instanties en zijn er incidenteel scholenacties om geld in te zamelen voor een project in een ontwikkelingsland. Wij ondernemen activiteiten om deze krachten te bundelen om te komen tot substantiële bijdragen voor de effecten van dit project (woningbouw, scholenband, thuiszorg). In Otjiwarongo zijn onder andere de CEO Mr. Paulus Haipare en de PR manager Mr. Ismael Howoseb enthousiast bezig met de samenwerking met Heusden. Ze hebben een sterke politieke back-up van de burgemeester. 9. Welke (voorlichtings)activiteiten worden ondernomen rondom dit project om het draagvlak voor ontwikkelingssamenwerking in uw eigen gemeente te vergroten? Geef een korte omschrijving van de geplande activiteiten. Op welke (nieuwe) doelgroep zijn de activiteiten gericht? Geef ook aan welke middelen daarbij worden gebruikt (bijeenkomsten, publicatie in lokale media, in vakblad of op Internet, video, tentoonstelling). Geef daarbij ook het bereik van het communicatiemiddel aan. M.b.t. dit project wordt een communicatieplan gerealiseerd. Dit plan kan worden ingezet om mogelijke donoren te benaderen voor dit project. Diverse malen heeft het Brabantsdagblad gepubliceerd over de Heusdense initiatieven m.b.t. de MMTP-stage (publicatie april 2003), maar ook naar aanleiding van het voornemen van het college om steun te geven aan dit project (publicatie oktober 2004). We zullen de kranten blijven voorzien in stukken tekst en foto s over dit project. De documentaire (van VNG International i.s.m. SAN!) die in december 2003 op nationale televisie is uitgezonden - Tooske in Otjiwarongo - waarin ook de Heusdense initiatieven werden belicht draagt ook bij aan het draagvlak voor de samenwerking. Waarschijnlijk zal de stedenband Heusden-Otjiwarongo in het kader van het Hiv/Aids-programma van VNG International een van de stedenbanden zijn die meegenomen wordt in een foto-expositie over Municipal responses against HIV/AIDS. Deze fototentoonstelling zal dan een maand in het gemeentehuis in Heusden worden geëxposeerd. Hier zal tevens aandacht voor worden gevraagd in de media. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

21 Modelbegroting GI: Nr. Item Totaal Begroot Begroot Begroot Begroot (Euro) (Euro) (Euro) (Euro) aantal aantal bedrag koers dagen personen ( / $) ( / $) 1 Voorbereidingskosten bij uitzending 1.1 Visum 1.2 Vaccinatie, profylaxe etc Reiskosten in NL Internationale telefoon/faxkosten 1.5 Landendocumentatie 1.6 Acculturatie cursus 1.7 Briefing door regio-deskundige Totaal Reiskosten bij uitzending 2.1 Retourticket Luchthavenbelasting 2.3 Reiskosten in Nederland Reiskosten in ontwikkelingsland Verzekering Totaal Verblijfskosten bij uitzending 3.1 DSA * dagen * personen * koers DSA * dagen * personen * koers DSA * dagen * personen * koers DSA * dagen * personen * koers Totaal Tegemoetk. salariskosten uitzending 4.1 dagen * personen * Euro Totaal Overige kosten bij uitzending 5.1 Tolkkosten 5.2 Verslaglegging 5.3 Kosten lokale deskundige 5.4 Kosten voor accountantscontrole 5.4 Overig (nader specificeren s.v.p.) Totaal 5 6. Reiskosten bij stage 6.1 Retourticket Luchthavenbelasting Uitreisvisum 6.4 Visum voor Nederland Reiskosten in ontwikkelingsland GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

22 6.6 Reiskosten in Nederland Verzekering Totaal Verblijfskosten bij stage 7.1 dagen * stagiairs * Totaal Cursus 8.1 Taalcursus 8.2 Additionele cursus 8.3 Tolk 8.4 Tolk Totaal 8 9. Overige kosten bij stage 9.1 Overige kosten (nader specificeren) Totaal Investeringskosten Maximum bijdrage investeringskosten Totaal Subtotaal Onvoorzien 5% van subtotaal Totaal generaal (Euro) Toelichting op de kosten 1 Voorbereidingskosten bij uitzending Bij het opvoeren van het bedrag van 1750,-- is rekening gehouden met het feit niet altijd dezelfde personen zullen gaan. Volgens het project is het ook de bedoeling dat andere deskungen naar Namibie gaan. Bijv. een arts, medewerker thuiszorg, medewerker rode kruis, docent van D'Oultremontcollege, vertegenwoordiger bedrijfsleven, verteghenwoordiger wooningbouwvereniging) 2. Reiskosten bij uitzending Gelet op het brede terrein waarop we activiteiten ontplooien zullen ook eenmaal per jaar vertegenwoordigers uit het maatschappelijk veld worden toegevoegd aan de missie om vanuit zijn of haar expertise toegevoegde waarden te leveren m.b.t. multi purpose helpcenter, ontwikkelen band tussen scholen, peer education. Per missie zal aan vervoerskosten een bedrag van 1000,-- nodig zijn uitgaande van een verblijf van 14 dagen (autohuur 100,-- per dag). 6 Reiskosten bij stage GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

23 Gelet op het brede terrein waarop we activiteiten ontplooien is het aannemenlijk dat wij ook diverse stage mogelijkheden faciliteren. Stage m.b.t. multi purpose helpcenter, ontwikkelen band tussen scholen, peer education. 5 stagiaires lijkt veel, echter gelet op de brede orientatie valt de werklast per instelling in Nederland te doen.per missie zal aan vervoerskosten een bedrag van 1400,-- nodig zijn uitgaande van een verblijf van 14 dagen ( 100,-- per dag). De overige kostebn spreken voor zich. 9 Overige kosten bij stage/ PUGA Hierin zijn alle overige kosten als workshops, training, en seminar in NL en Namibie opgenomen. Daarnaast ook de kosten gerelateerd aan de accountanscontrole: In het projectplan is opgenomen dat jaarlijks een workshop zal worden georganiseerd in Otjiwarongo. Aan het organiseren van een workshop zijn kosten verbonden. Hierbij dient dan toch gedacht te worden aan huur van een conferentiezaaltje, eten, workshop materiaal, huur van beamer etc etc.. In het eerste jaar zullen de kosten lager zijn, maar naarmate het project zal vorderen worden ook andere deskundigen ingezet uit Nederland (zoals eerder voornoemd). Deze experts zullen dan in co-productie met locale experts onderdelen van de workshop voor hun rekening nemen (vertalen van best-practices). Hieraan zijn vanzelfsprekend ook kosten verbonden. We denken dan aan loonkosten, DSA, vervoerskosten. Als de stagiaires in Nederland zijn zal ook weer de relatie worden gelegd met Stop Aids Now in Amsterdam, GGD in Rotterdam. Tijdens de stage zullen een drietal dagen op deze manier worden ingevuld. We schatten deze kosten op 500,-- p.d.. Daarnaast dient jaarlijks een accountantsverklaring voor dit project te worden overlegd en zullen er kosten worden gemaakt voor rapportage. Deze overige kosten taxeren wij oplopend ,-- tot ,-- in het laatste jaar. 10 Investeringskosten GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,

24 In samenwerking met partners die wij op dit project willen verzamelen (school, bedrijfsleven, woningbouwvereniging, rode kruis e.a. zullen er ook investeringen plaatsvinden. Hierbij valt te denken aan materiaal (computers, technisch afgeschreven vervoersmiddelen, maar economisch nog zeer goed bruikbaar), maar ook aan geld. Door het genereren van liquide middelen kunnen in relatie tot het Multi Purp;ose Help Center investeringen worden gedaan (bescheiden woningbouwprogramma). Op dit moment is nog niet concreet aan te geven wat op onderdelen de investering zal zijn. Wij denken dat in de investering een jaarlijkse groei zit. Naarmate het project meer bekendheid krijgt binnen de Heusdense samenleving zal dit geld genereren. Uit diverse bronnen is medegedeeld dat dit project op sympathieke steun kan rekenen van het maatschappelijk veld. Onze energie willen we zetten op het realiseren van een investering over 3 jaar van ,-- oplopend van ,-- in 2004, in 2005 en ,-- in Volgens deze regeling is de helft per jaar subsidiabel door VNG. Hetgeen ons brengt op een investeringssubsidie in ,--, in en in ,--. In de opzet van dit projectplan wordt met deze laatste bedragen rekening gehouden. GSO Formulier D: Aanvraagformulier en financiële handleiding GI,