9. Bestuur. o. ofscheid von de bestuursleden Dove Bodoux en Roy Voster. b. benoeming nieuwe bestuursleden.

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergodering VvE woonombionce "Jon de Louterhof" Dotum: dinsdog l5 november 201 Tijd: uur. Locotie: "Mullibox", Jon de Louterstroot '15 l. Opening en mededelingen 2. Notulen ALV 2 en24 moort 201i (reeds in uw bezit) 3. Joorverslog (vonof ALV oktober 2010 toï nu) door de secretoris 4. Verslog koscommissie over het boekjoor 2010 (Bijloge A) 5. Uitkomsl noder ondezoek diverse posten von hel boekjoor 2009 met oonbevelingen 6. Begroting 2012 op bosis von voorlopige cijfers over 3 kwortolen von 201 Pouze 7. Bestr'rjdinglegionello o. informotie over de stond von zoken b. verlenen von toestemming oon het bestuur olle mootregelen te nemen die noodzokel'rjk z'rjn om deze bocterie odequooi te besïrijden B. Tuin otrium en potio o. informotie over de huidige stond von zoken b. verlenen von ioestemming oon het bestuur de hovenier opdrochi te geven de tuin in hei otrium en de poiio door (deels) nieuwe beplonting en onderhoud op niveou te brengen en te houden. 9. Bestuur. o. ofscheid von de bestuursleden Dove Bodoux en Roy Voster. b. benoeming nieuwe bestuursleden. 10. Rondvroog 1 1. Sluiting (uiterlijk 22.OO vvr) Bijlogen: A. Verslog kosconlrolecommissie boekjoor 2010 B. Concept begroting 2012 C. Concept periodieke b'rjdro gen ov ezichl D. Volmocht NB ffiï íedere bewoner die onverhoopt niel op deze vergadering oonwezig kon zijn een ondere bewoner zijn/haor gefekende volmochl meegeven, opdoí errechfsgeldíge besluifen genornen kunnen worden? Heel graog,

2 Concept Jaaryerslaq bestuur Vereniqinq van Eigenaren J de Louterhof. iaar 20í Het bestuur heefr dit jaar bestaan uit Chris van Andel (voozitter), Dave Badoux (penningmeester), Peter Cohen (secretaris), Willem Hagens en Roy Vorster, eden. Het bestuur vergaderde dit jaar 13 keer. De bestuursvergaderingen hebben plaatsgevonden op 2 december 2010 en op 6 januari, 1 februari, 24 februari,24 maatt, \ppt6_u april, 12 mei, 8 juni, 6 juli, 4 augustus, 1 september, 3 oktober en 1 november óo" \ 1- \ \ Oe betangrijkste taak van het bestuur was om meer grip te krijgen op de financiën, zowel qua uitgaven als qua ovezicht. Meer ovezicht is ontstaan door een uitvoerig verslag 5{.ry..^nuOl van de Kascommissie (Masthof en Holtrop), de reactie daarop van de penningmeester.'^ í* f'.,101i.r")l"n bespreking ervan binnen het bestuur. bestuur' rg(.*^odl"n Uitgaven zijn verlaaqd door een aantat maatregelen: i ' 0- \Lt 1) beter tarief NUON per ingang van augustus 2011 &$^ 1-2; investeringen in goedkopere verlichting in de lift (led), de garage (TLS) en in de \ tp- ;.\U r,\l afgesloten voor het eind van Op basis van de opgedane ervaring zal het bestuur f r,o$\ n0 nadenken over verdere maatregelen die de verlichting betreffen, zoals de verlichting in,ili/t l- o" trappenhuizen. v - Èal verandering van verzekeraar voor de opstal, per ingang van augustus 2011 waardoor.,of zowel de jaarpremie is verlaagd als de dekking verbeterd (gegarandeerde uitsluiting van À a onderverzekering op de opstal en op het eigenaarsbelang waardoor in gevalvan,t!',-g{v " werkelijke schade de verzekeraar geen beroep zal doen op onderverzekering.) ' - f: Op vezoek geeft de secretaris hierover ruimere informatie. St tn 4)instelling van een kluscommissie die eenvoydige klussen kan doen waardoor beroep op een exteme firma onnodig is. HEEFT $l' r 661 É!J<ï ^trc boxgangen (led), per ingang van september 2011 en nog komend. Dit proces zalworden 5) Controle en waarnodig aanpassing van de schoonmaak. Het contract met de schoonmaker (Orion) is vernieuwd en alle werkzaamheden in overleg met de schoonmaker in een tijdschema vervat. Mw. Monique Holthuizen controleert nu namens het bestuur de schoonmaakwerkzaamheden op kwaliteit en of gedaan is wat is afgesproken. Het vejtilalie-onderhoudscontract is vernieuwd. Het contract met de hovenier (vdtol) wordt opnieuw bekeken, tevens is het bestuur in onderhandeling over een herbeplantingsplan. 6) Vervanging van de post'vernieuwing afzuigmotoren'door het veel lagere 'onderhoud afzuigmotoren' (Elke 15 jaar worden slechts de aslagers vervangen van de 3 fasen motoren) ra.. 'o(o

3 Andere punten: $ Veiliqheid. Een belangrijk punt is de veiligheid in en van het gebouw. Hiertoe is overgegaan door het uitvoeren van de toegangen tot de garage in gelaagd glas, het koevoet-werend maken d.m.v. stalen hoekprofielen(secu strips), het ophangenvpn brapdbluss"$sl5l.*. versterken van de fietsdeur van de garage. QC*cou.*i hetr\t'e,' hier 5 's-' Á*o sleel{ o1e,'-o,,'v* Klachten/problemenlijst voriq bestuur.r - oujsbij \ de overdracht heeft het vorig bestuur een lange lijst geleverd met problemen die,jr,vl moesten worden opgelost. Aldeze punten zijn bekeken en voor zovet nodig aangepakt. Verkoop parkeerplaatsen Het bestuur heeft de voorgenomen verkoop van een aantal parkeerplaatsen begeleid en ervoor gezorgd dat dit werd aangepakt volgens de voorschriften van het Modelreglement Verhuur Louter-woningen Het bestuur heeft een lijst gemaakt van de verhuurde woningen, hun eigenaren (en hun adressen!) en is bezig met het eraan herinneren dat de huurders zich gedragen volgens het huishoudelijk reglement. Bestemmingswiiziq i nq Bed riifsru imte-t.b.v. woon ruimte studenten- hoek Louterstraat. Het bestuur heeft de plannen van Duyncroft BV ontvangen en besloten om zich als bestuur erbuiten te houden. Zodra de deelraad vergunning verleent zal het Bestuur alle leden van de VvE er van in kennis stellen en hen wijzen op de mogelijkheid tot bezwaar. Bouw Multifunctioneel Gentrum Het bestuur heeft besloten om zich als bestuur neutraal te verhouden tot deze bouw en er geen standpunt over in te nemen. Wel is het bestuur voor de VvE in de weer om mogelijke gevolgschade van het bouwen te voorkomen. Aan Ymere is daarom vezocht eryoor te zorgen dat de beginconditie van ons gebouw VOOR aanvang bouw MFC in kaart zouden worden gebracht. Dit is gebeurd. De rapportage is ontvangen. Verhuur kastruimte in de kelder die behoort tot de VvE. ln het bestuur is besloten om de collectieve kastruimten te verhuren aan leden van de VvE. Via de nieuwsbrief kon eenieder zich aanmelden. lnmiddels is alle kastruimte verhuurd. ln minderheid kwaliteitvan deíerhuurovereenkomst.,h a-r r,ll Aanvragen qaraqe-openers. Procedure is iets gewijzigd Aanvragers stellen zich in verbinding met voozitter van het Bestuur die de bestelling doorgeeft aan Millendrium. Millendrium rekent af op factuur met de aanvrager, en de heer Rademakelstelt de afstandsbediener in op de elektronische kiezer van de deur. zj & le-\ hr-.ê.r i x, T1

4 Veranderinqen in service kosten. - ^ \ De bedrijfsruimten hebben een nieuw tarief, iets verhoogd t.o.v. vroeger, en onderhoud là ul<'à van de waterpomp in de garage valt niet meer alleen onder de eigenaren van een OffiutOWQn " garageplek maar onder alle VvE leden. i b è.."*t "ilro""r,"o o"",r"*m Omdat de bestrating bij de ingang Louter steeds meer verzakt is contact opgenomen met de gemeente om dit te verbeteren. Het gaat om openbare bestrating en onze eigen privé bestrating. Dit punt is lopende, de gemeente heeft een bestratingsfirma in de arm genomen. Nog geen offerte onfuangen. Leqionella. Vele vergaderingen zijn er in bestuur gewijd aan hoe de legionella te bestrijden. Er zijn prijsopgaven gevraagd voor een aantal handelingen. Besloten is om te investeren in algehele desinfectie van de staande leidingen en de huisleidingen. Contact met de Verenging Eigen Huis heeft helaas opgeleverd dat er geen standaard protocollen bestaan voor dit probleem. P. Gohen secretaris. November 2011

5 BJTAGE A KASCO NTRO LECOM M SSE 2O1O V.V.E. JAN DE LOUTERHOF l. Samenstellinq De Algemene ledenvergadering (ALV) d.d ontbindt de kascontrolecommissie 2010 bestaande uit mevr. Gók (nr. 38) en de heer Holtrop (nr. 60) en benoemt een vervangende commissie bestaande uit de heren Holtrop (nr. 60) en Masthoff (nr. 74). Commentaar bestuur: Voor u ligt het verslag van de kascontrolecommissie. De commissie handelt uit naam van en rapporteert aan de ALV en niet aan het bestuur. Echter, de commissie heeft gezien haar bevindingen besloten om haar rapport eerder aan het bestuur ter beschikking te stellen, zodal voor de ALV een aantal zaken opgehelderd konden worden. Het bestuur heeft in overlàg met de commissie haar standpunten toegelicht. Om de transparantie van dit proces te benadrukken en de onafhankelijkheid van de commissie te waarborgen treft u hieronder het originele verslag van de commissie met daarbij in grijze tekstblokken het commentaar en de standpunten van het bestuur. Vanaf pagina 13 vindt u de specifieke aanbevelingen van de kascontrolecommissie 2010 met daarbij de door het bestuur voorgestelde acties. ll. Werkzaamheden 1. aan de ALV van 15 november 2011 rapporteren over de resultaten van haar onderzoek van de jaarstukken 2010; 2. aan de hand van het door de heer Uiterwijk gemaakte overzicht van de jaarstukken 2009 deze nog eens bekijken en daarover verslag uitbrengen aan de ALV (actiepuntenlijst n.a.v. de ALV d.d. 21 oktober 201 0); 3. het uitbrengen van advies aan de ALV over de aanbevelingen van de heer Uiterwijk bij de begrijpelijkere versie van de jaarrekening 2009 die deze t.b.v. de ALV van 21 oktober 2010 heett gemaakt; lll. Wiize van aanpak a. De commissie heeft de volgende stukken en bronnen bestudeerd:. de begroting 2008/2009 en de niet vastgestelde begroting 2010;. de rekening (het exploitatieoverzicht) 2008i2009 en 2010;. het verslag van de kascontrolecommissie 2009;. de administratie; o contracten met Munnik en Millen3um, alsmede offertes van en opdrachten aan de twee schoonmaakbedrijven;. stukken voor ALV's. b. De commissie heeft een viertal specifieke punten onderzocht (bestuurder, verenigingskosten, schoonmaakkosten en glasbewassing). c. De commissie heeft daartoe, specifiek ten behoeve van het bestuur, als "naslagwerk" en ter ' onderbouwing, de volgende bijlagen geproduceerd: r Nota's bestuurder (beheerder);. Nota'sverenigingskosten;. Ontwikkeling contractueel overeengekomen prijzen schoonmaakbedrijf;. Overzicht opeenvolgende jaren kosten schoonmaken; r Nota's schoonmaakbedrijf Orion; r Ontwikkeling contractueel overeengekomen prijzen en uitgaven glasbewassing;. Nota's schoonmaakbedrijf HSD. d. De commissie heeft de aanbevelingen van de heer Uitenruijk van haar advies voorzien. e. De commissie heeft een drietal opmerkelijke zaken gerapporteerd die ze toevallig tegenkwam tijdens haaronderzoeken die nietspecifiek betrekking hebben op de boekjaren 2009 en f. De commissie heeft een aantal bemerkingen gemaakt en een aantal algemene en specifieke conclusies en aanbevelingen geformuleerd. lv. Besrotinq 2008/2009 als referentiekader voor zowel 2009 als 2010 Pagina 1 van 15

6 BJLAGE A Door de ALV van 19 maart 2009 zijn de door het bestuur voorgestelde begroting 2008/2009 en de daarmee samenhangend servicekosten weliswaar goedgekeurd, maar met twee kanttekeningen: L de voorgestelde eenmalige bijdrage (i.v.m. achterstallige nota NUON)wordt verworpen; 2. het bestuur zal samen met een commissie van bewoners het MJP (meerjaren onderhoudsplan) en de voorgestelde reserveringen nader onderzoeken en uitwerken tot een nieuwe begroting ln een extra ALV in de loop van 2009 zullen de aangepaste begroting en een nieuw voorstel inzake de achterstallige nota NUON besproken worden. Het besluit zoals verwoord in kanttekening 2 is niet uitgevoerd. Dat wil zeggen dat de d.d. 19 maart 2009 vastgestelde begroting die ten gevolge van het besluit van de ALV een voorlopig karakter heeft door het uitblijven van een voorstel en een besluit inzake een aangepaste begroting toch de definitieve begroting 2008/2009 is gebleken. Het door het bestuur aan de ALV van 01 april 20'1 0 voorgelegde MJOP en de daarbij horende begroting 2010 worden niet goedgekeurd. Er komt alsnog een commissie van bewoners om deze stukken nader te bekijken en daarover advies uit te brengen aan een extra ALV. ln de ALV d.d. 2'1 oktober 2010 worden wel de adviezen en alternatieve voorstellen van deze commissie behandeld, maar wordt geen begroting 2010 vastgesteld. Uiteindelijk wordt een nieuwe begroting vastgesteld in de ALV van 24 maar2o11, maar die betreft Er is dus nooit een begroting vastgesteld. Conclusie het referentiekader van het onderzoek van de kascontrolecommissie naar 2009 en 2010 bestaat in beide gevallen uit de begroting 2008/2009, die aanvankelijk een tijdelijk, maar uiteindelijk een definitief karakter heeft. Verslaq kascontrolecommissie over 2009 als referentiekader voor 2009 Op de agenda van de ALV d.d. 1 april2010 stonden o.a. het verslag van de kascontrolecommissie en de goedkeuring van de jaarstukken 2009, maar er was geen schriftelijk verslag van de kascontrolecommissie. Mondeling heeft de commissie blijkens het verslag van deze vergadering medegedeeld de jaarstukken over 2009 bekeken en goedgekeurd te hebben, de stukken duidelijk en helder te vinden en aan de vergadering een positief advies uit te brengen. ln de administratie trof de huidige commissie wel een schriftelijke verklaring van de kascontrolecommissie 2009 d.d. 17 maart 2010 aan het bestuur aan, waarin deze bericht over het tweede halfjaar van het boekjaar 2009 geen onregelmatigheden te hebben aangetrofíen en op basis daarvan voor te stellen het bestuur in de eerstvolgende ALV decharge te verlenen voor de tweede helft van het boekjaar Waarom de schriftelijke verklaring zich beperkt tot de tweede helft van 2009 en niet het hele boekjaar 2008/2009 beslaat is niet duidelijk. Twee beheerders als complicerende factor in 2009 De rekening 2009 die de periode december 2008 Vm december 2009 beslaat is extra ingewikkeld, omdat de VvE wegens onenigheid tussen beheerder Munnik en het bestuur halverwege het jaar van beheerder wisselt. Dat betekent niet alleen dat de periode december 2008 Vm mei 2009 Munnik de verantwoordelijk beheerder was en van juni Vm december 2009 Millen3um, maar ook dat de stukken van de jaarrekening 2009 niet meer aansluiten op de goedgekeurde stukken over 2005 Vm 2008, aldus het bestuur in de stukken bij de agenda voor de ALV d.d. 21 oktober 20'10. V. Specifieke punten die de kascontrolecommissie 2010 onderzocht heeft Omdat de begrotingsposten (V.1) bestuurder, (V.2)verenigingskosten, (V.3) schoonmaakkosten en (V.4) glasbewassing in het boekjaar substantieel overschreden zijn heeft de kascontrolecommissie aan deze posten extra aandacht besteed. V. 1 Bestu urder (beheerder) 2009 Complicerende factor is dat het beheer gedurende het boekjaar 2008/2009 door twee verschillende beheerders is uitgevoerd, van december 2008 Vm mei 2009 door Munnik en van juni Um december 2009 door Millen3um. ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor 8.425,00. Blijkens de rekening is daar echter aan uitgegeven ,86. Omdat het begrote bedrag (verwachte uitgaven) gebaseerd is op 12 maanden (december 2008 Um november 2009) en de rekening (feitelijke uitgaven) op 13 maanden Pagina 2van15

7 BJTAGE A (december 2008 Vm december 2009) kunnen beide bedragen niet één op één met elkaar vergeleken worden. Omgerekend blijkt de begroting overschreden met 2.991,13 = o/o (zie bijlage 1). ln de aan de ALV voorgelegde stukken is niet gewezen op deze substantiële overschrijding en is daar ook geen verantwoording over afgelegd via een onderbouwde verklaring. De kascontrolecommissie 2009 heeft er evenmin iets over vermeld. Hetzelfde geldt voor het feit dat het bedrag van de realisatie over 2009, omgerekend ,13, slechts tot een totaal van 9.749,81 te herleiden is tot in de administratie aangetroffen nota's (zie bijlage 1). Overigens komt de realisatie van het bedrag ad 1.666,32 dat niet te herleiden is tot nota's geheel op het conto van Munnik WE Beheer (zie eveneens bijlage 1). Commentaar bestuur: Het verschil is verootzaakt doot het feit dat in decembet 2008 door Munnik eeíl nota is ingediend voor de maanden oktober, novembet en decembet 2008 (het 4d" kwartaal 2008). Ons boekjaar liep in die tijd van 1 dec 2008 tot 31 dec Hierdoor is de nota van het 4à' lstafiaa 2008 in de boeken gekomen van Door de verschuiving van het begin van het boekjaar is dit verschil..nmalig opgelopen. Hiermee is ook de overschrijding van de post toegelicht. Financiële consequenties van overgang beheercontract van Munnik naar Millen3um Munnik heeft uit onvrede over het functioneren van het bestuur per brief aan het bestuur d.d. 13 januari 2009 het beheerscontract opgezegd m.i.v. '1 december 2009 (einde looptijd van dat contraci), onder vermelding dat het zijn werkzaamheden tot die datum voort zou zetten. Deze brief is bij de stukken voor de ALV d.d. 19 maart 2009 gevoegd. Het bestuur heeft het verbreken van de samenwerking met Munnik uit onvrede met het functioneren van Munnik geagendeerd voor die ALV en de vergadering toestemming gevraagd een andere beheerder te gaan werven. De heer Masthoff (nummert 74) heeft tijdens die ALV gevraagd waarom de samenwerking niet eerder dan per 1 december 2009 wordt verbroken, nu beide partijen verklaren niet adequaat te kunnen samenwerken. De heer Sepp van Munnik antwoordt daarop dat dit prima is wat Munnik betreft, maar dat de beheersvergoeding dan toch tot 1 december 2009 voldaan moet worden. Uit de besluitenlijst horend bij het verslag van de ALV d.d. 19 maart 2009, gevoegd bij de stukken voor de ALV d.d. 1 april 2010, blijkt dat het bestuur na het inwinnen van drie offertes Millen3um heeft aangesteld als nieuwe beheerder. Niet vermeld wordt per welke datum, noch of de ingangsdatum tijdelijk tot dubbele betalingsverplichtingen leidt aan Millen3um en Munnik. Uit de jaarstukken bij de ALV d.d. 1 april 2010 blijkt echter dat Millen3um het beheerwerk van Munnik heeft overgenomen per 1 juni Dat zou dus geleid kunnen hebben tot een afkoopbedrag aan Munnik over de periode juni Um november 2009, zijnde totaal 4.762,38. Of dat werkelijk het geval is staat echter nergens vermeld Commentaar bestuur: Er is geen dubbeie betalingsverylichting geweest of afkoopbedrag. Beide contíacten zijn netjes in elkaar overgegaan. Het verschil waaïop de commissie deze tedenering baseert is in het commentaar hierboven toegelicht. De commissie heeft vastgesteld dat de redenering van Munnik over doorbetaling tot december bij eerdere verbreking van de samenwerking conform het contract met Munnik is, waarin staat dat opzegging per 1 december van een jaar kan, mits dat minimaal 3 maanden voor die datum gebeurt. De commissie constateert overigens dat Munnik zelf in zijn brief d.d. 13 januari 2009 meedeelt dat het sinds de oplevering van de Jan de Louterhof (ingang eerste contract Munnik) verlies lijdt op het beheer. Dat zou dus betekenen dat Munnik financieel beter af zou zijn met eerdere beëindiging van het contract zonder verdere vergoeding dan met uitdienen van het contract. Aangezien beide partijen bovendien graag van elkaar afwilden zou dan in onderling overleg het contract per eerdere datum dan 1 december 2009 ontbonden kunnen zijn, zonder verdere beialingsverplichting aan Munnik. De commissie heeft zoals gezegd slechts nota's van Munnik aangetroffen Vm mei 2009 en geen nota over afkoop contract. Commentaar bestuur: Zie v ong commentaaï. Priisontwikkelinq contracten Munnik en Millen3um Munnik Pagina 3 van 15

8 BJLAGE A Blijkens het d.d. 7 december 2006 met Munnik overeengekomen contract bedragen de kosten van het door Munnik uit te voeren beheer m.i.v. 1 december per jaar incl. 19 % btw. Dat is dus 6.907,57 excl. btw. Het contract vermeldt verder dat het honorarium per jaar wordt aangepast met het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie, voor het eerst per 1 december Devergoeding zou per 1 december , % * inflatie over2007 = 7.018,79 per jaar moeten bedragen en per'1 december , %. inflatie over2008 = 7.193,56. De commissie heeft echter vastgesteld dat Munnik per 1 december ,00 excl. btw per maand rekent, dat is 8004,00 per jaar, dus 810,44 per jaar meer, oftewel 964,43 per jaar incl. btw. = o/0. Millen3um Blijkens het d.d. 5 mei2009 met Millen3um overeengekomen contract bedragen de kosten van het door Mlllen3um uit te voeren beheer m.i.v. 'l juni , excl. btw, incl. reis- en verblijfkosien. Het contract vermeldt verder dat dit bedrag jaarlijks per 1 januari, te beginnen met 1 januari 2010 verhoogd wordt met het "Consumenten Prijs lndexcijfer (CPl) alle huishoudens" over de periode oktober tot september voorafgaande aan de ingangsdatum van de prijsverhoging. (De commissie neemt aan dat bedoeld wordt oktober Vm september.) De vergoeding die Millen3um per 1 januari2010 in rekening brengt bedraagt 7.703,92 = 53,92 = 0.71% meer. Aangezien de inflatie over geheel 2009 'l.19 o/o * bedroeg gaat de commissie ervan uit dat deze prijsverhoging correct is. * Bron: ln het boekjaar 2010 is hier onder het kopje "Beheerder" 9.167,68 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 (daar nog "Bestuurder" genoemd)van 8.425,00 met 742,68 = 8.82 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgesielde begroting 2010 ad 9.167,68 zou realisatie daarentegen precies gelijk geweest zijn aan begroting. Het ín de begroting 2010 voorgestelde bedrag is gelijk is aan de prijs die het bestuur in het contract met de beheerder Millen3um is overeengekomen (oorspronkelijke prijs + inflatie). Echter, het totaalbedrag van de door Millen3um over 2010 in rekening gebrachte kosten bedraagt niet het in het exploitatieoverzicht gerapporteerde bedrag ad 9.167,68, maar ,47 ( = 1.238,79 meer.) Dat betekent een overschrijding van de voor 2010 geldende begrotingspost ad 8.425,00 met 1.981,47 = %. Ook het in de niet vastgestelde begroting 2010 voorgestelde bedrag voor deze post ad 9.167,68 wordt dan overschreden met 1.238,79 = %. Commentaar bestuur: De kosten die door Millen3um in rekening zijn gebracht zijn in de financiële administratie ondergebracht bij verschillende posten en niet alleen bij de post "Beheerder" zotls berekend door de commissie. Alle bedragen zljnin de financiële administratie verantwoord. Er is dan ook geen oveíscholdirg van de post 'BeheeÍder". Extra kosten De commissie vindt het overigens opmerkelijk dat Millen3um de volgende activiteiten kennelijk niet als onderdeel van de reguliere werkzaamheden beschouwt, maar apart in rekening brengt: o d.d. 21 november 2009 werkzaamheden inschrijven kamer van koophandel ad 119,00; Commentaar bestuur: Deze kosten zijn met het vorige bestuur overeengekomen en schriftelijk door l\{3 toegelicht en door het voormalige bestuur bevestigd. o d.d. 26 maart 2010 opstellen meerjaren onderhoudsplan ad 535,50; Commentaat bestuur; Deze kosten zijn met het vodge bestuur overeengekomen en schriftelijk door M3 toegelicht en door het voormelige bestuur bevestigd.. d.d. 22 november 2010 inzake ALV opmaken en verzenden stukken incl. portokosten, vergadering bijwonen en notuleren ten bedrage ad 659,15;. Totaal derhalve 1.313,65. ln artikel 3 van het beheercontract met Millen3um staat onder "Administratief beheer'ad 2 vermeld dat de beheerder de interne en externe correspondentie van de VvE voert. De commissie meent dat Pagina 4van15

9 BJTAGE A inschrijven van het bestuur bij de Kamer van Koophandel daaronder valt en dat genoemde 119,00 derhalve ten onrechte is gedeclareerd. ln datzelfde artikel staat onder "Technisch beheer" ad 24 dal de beheerder een meerjaren onderhoudsplanning opstelt. De commissie meent dan ook dat ook genoemde 535,50 ten onrechte gedeclareerd is. Commentaar bestuur: Zoals hierboven teeds vermeld zíjn deze kosten met het vodge bestuur overeengekomen en schriftelijk door M3 toegelicht. Het huidige bestuur meent dat deze declaraties daaromwel terecht zijn, alhad het de transpatande ten goede gekomen als dit schriftelijk in de stukken zou zljn terugte vinden. ln artikel 3 onder "Operationeel beheer"ad 10, respectievelijk in artikel 4,lid 1 ad L4 staat dat onder de vergoeding voor de reguliere werkzaamheden niet meer dan 1 ALV per jaar valt. Werkzaamheden t.b.v. extra ALV worden beschouwd als extra werkzaamheden tegen een vergoeding van 10 ( + inflatie) per uur, excl. btw, maar incl. reis- en verblijfkosten. Millen3um heeft hiervoor 5.5 uur à 100,71 = 553, o/o btw = 659,15 voor gedeclareerd. De uurprijs is correct. Het declareren is terecht. Over het aantal uren kan de commissie niet oordelen. Nadere analvse leert het volgende ln de niet vastgestelde conceptbegroting 2010 is deze post begroot op 9.167,68, exact het bedrag dat Millen3um over 2010 conform contract aan reguliere beheerkosten in rekening zou brengen. Het bedrag ad 1.238,79 dat Millen3um meer in rekening gebracht heeft dan begroot is, is precies gelijk aan de extra kosten die Millen3um (volgens de commissie deels ten onrechte) gedurende 20'10 in rekening gebracht heeft. Conclusies a. ln de niet vastgestelde conceptbegroting 2010 is geen rekening gehouden met eventuele extra kosten die gedeclareerd zouden kunnen worden. De extra gedeclareerde kosten inzake een extra ALV bv. waren ook niet te voorzien. b. Merkwaardigerwijs zijn de extra gedeclareerde uitgaven ad 1.238,79 niet meegenomen in het bedrag dat aan realisatie is gerapporteerd in het exploitatieoverzicht. Commentaar bestuur: Zoals hierboven reeds vermeld ziln deze kosten niet op de post "Beheerder" geboekt maar eldets. V.2 Vereniginqskosten 2009 Volgens het exploitatieoverzicht 2008/2009 is deze post in de (door Munnik voorbereide) begroting 2009 opgenomen voor. Blijkens de rekening is daar echter 1.239,00 aan uitgegeven en wel in de periode van beheerder Munnik (december 2008 Vm mei 2009) en 1.239,00 in de periode van beheerder Millen3um (uni 2009 Um december 2009). ln de administratie zijn keurig van bonnetjes voorziene declaraties van het bestuur alsmede een nota inzake een energieadvies gevonden tot een totaal bedrag van 1.141,24 (zie bijlage 2). Van het resterende uitgegeven bedrag van in totaal 97,76 heeft de commissie in de administratie geen nota's of declaraties aangetroffen. Overigens zijn genoemde declaraties tot een totaal bedrag van 525,30 ingediend tijdens de periode januari Vm maart 2009 (zie eveneens bijlage 2). De vermelding in de rekening van een realisatie van in de periode van beheerder Munnik is dus niet correct, tenzij de situatie als volgt geduid moet worden: Zoals gezegd is volgens het exploitatieoverzicht deze post in de (door Munnik voorbereide) begroting 2009 opgenomen voor. ln de originele begroting echter wordt de post in het geheel niet genoemd. Daarin komt wel een post "Diversen" voor van Volgens het exploitatieoverzicht is ten laste van deze post in de periode Munnik 572,51 besteed. Mogelijk betreft dit o.a. de in de administratie aangetroffen met bonnetjes onderbouwde declaraties van het bestuur voor in totaal 525,30 tijdens de periode Munnik. ln dat geval echter zou het totale bovengenoemde bedrag van 1.239,00 wel in de periode Millen3um besteed moeten zijn en zouden deze uitgaven tot een bedrag van 980,05 niet te herleiden zijn tot in de administratie teruggevonden declaraties e.d. Noch door het bestuur, noch door de kascontrolecommissie 2009 is in de stukken voor de ALV aandacht besteed aan: Pagina 5 van 15

10 BJLAGE A 1. de opmerkelijke overschrijding van deze begrotingspost; Commentaar bestuut: Munnik en Millen3um gebruiken een iets andete opbouw van de begrotingsposten.'l7aar Millen3um een post Íerenigingskosten heeft, heift trrtonnik daar de p"rt Di".t.en. Deze twee posten verschijnen allebei op de exploitatiecijfers van 2009, maar dienen'als een gezamenlijke post te worden beschouwd. l7anneer de hierop geboekte kosten bij elkaar worden opgeteld en worden vergeleken met de bij elkaar opgetelde begrotingen, dan b{kt er geen sprake van een oversch'ijding 2. het ontbreken van nota's of declaraties m.b.t. een substantieel deel van de gerealiseerde uitgaven; Commentaar bestuur: Deze opmerking vloeit ook voort uit de aanname dat het hiet om twee verschillende posten gazt. Op de gezamenlijke posten zljn alle facturen te herleiden. 3. de mogelijk verkeerde toerekening van de uitgaven aan de beide beheerders. Commentaar bestuur: Gezien bovenstaande commentaren is van verkeerde toerekening geen sprake 2010 ln het boekjaar 2010 is hier 2.825,89 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van mel 2.825,89. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niei vastgestelde begroting 2010 ad 1.00 betreft het nog steeds een overschrijding met '1.825,89 = 182,59 %. ln de administratie zijn keurig van bonnetjes voorziene declaraties van het bestuur gevonden tot een totaal bedrag van 1.073,07 (zie bijlage 2). Van het resterende uitgegeven bedrag van in totaal 1.752,82 heeft de commissie in de administratie geen nota's of declaraties aangetroffen. ln de schriftelijke toelichting op de jaarstukken 2010 t.b.v. de ALV d.d.2, resp.24 maart2011 wordt echter o.a. vermeld dat de post verenigingskosten is belast met de kosten van een taxatie inzake de verzekeringswaarde van de Jan de Louterhof ad 1.125,00 (nota d.d. 26 mei 2010 van Slager Expertise) en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bij de entrees ad 1.113,84 (nota d.d. 14 september 2010 van Slipstop), totaal dus 2.238,84. Samen met de genoemde bonnetjes van de bestuursdeclaraties betreft het dan een totaal aan declaraties en nota's van 3.311,91, oftewel 486,02 meer dan er volgens het exploitatieoverzicht is uitgegeven ten laste van de post verenigingskosten. Commentaar bestuur: De kosten voot taxatie en het stroef maken van de vioer zijn inderdaad ten laste gelegd van deze post. Op deze post zijn tevens enkele declarades van M3 geboekt die de commissie had toegerekend aan de post "Beheerder". Dit vetklaard waaíom de commissie niet alle nota's kon terugvinden. Het bevreemdt de commissie dat de kosten van de taxatie en het stroef maken van de tegelvloeren ten laste zijn gebracht van de post verenigingskosten. Ten laste brengen van bv. de post diversen onvoorzien algemeen (taxatie), resp. de post onderhoud bouwkundig woningen (tegelvloeren)was meer voor de hand liggend geweest. Die zijn in de begroting 2009, die feitelijk ook voor 2010 van toepassing is, voor 2.50, resp opgenomen. Commentaar bestuur: Deze twee kosten hadden beter op de door de commissie genoemde posten geboekt kunnen worden. Het bestuur stelt voor dit alsnog te doen, aangezíen de bijdragen aan deze posten aan verschillende groepen eigenaars plaatsvindt (Algemeen veísus Woningen). V.3 Schoonmaakkosten 2009 ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor 9.000,-- (voor 12 maanden). lndien deze post wordt omgerekend naar een periode van 13 maanden, omdat het exploitatieoverzicht ook over 13 maanden gaat, wordt het bedrag 9.00 x = Blijkens het exploitatieoverzicht is daar ,43 aan uitgegeven. Een overschrijding dus met 2.346,43 = %. De begrotingsposten schoonmaken ad 9.00 en schoonmaken parkeer ad 2.39, zijn bij elkaar opgeteld Ter vergelijking met de feitelijke uitgaven over de 13 maanden van het boekjaar 2008i2009 gaat het dan om x = ,21. Aangezien de uitgaven voor schoonmaken parkeer in dat boekjaar bedragen is de uitgave voor schoonmaken ad Pagina 6 van 15

11 BJTAGE A ,43 dus wel binnen de twee begrotingsposten schoonmaken en schoonmaken parkeer gezamenlijk gebleven. Echter indien deze redenering gevolgd zou worden zou dat betekenen dat de overbesteding op de post schoonmaken zonder toestemming van de ALV gecompenseerd is door de parkeergarage gewoon niet schoon te maken. Een andere mogelijkheid is dat ook de kosten van de wel uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden van de parkeergarage in het exploitatieoverzicht ten laste gebracht zijn van de post schoonmaken. ln dat geval zou er sprake zijn van slordig boekhouden en onvoldoende transparantie en controleerbaarheid. Cornmentaar bestuur: Het vorige bestuur bevestigd dat de schoonmaker de garage wel heeft schoongemaakt. Zoals de commissie hier al oppert zíjn alle schoonmaakkosten (patkeer en tnppen/galerijen) op de post "schoonmaken" geboekt. Dit komt waarschijnlijk omdat de schoonmaker deze kosten niet apart factureert. De kosten hadden feiteiijk moeten zijn uitsplitst tussefl de posten "schoonmaken" en "Schoonmaken Patkeergàrage". Het bestuur stelt voor om in het vewolg deze uitsplitsing door M3 te laten uitvoeren bij het verantwootden van de kosten van de schoonmaker. ndien deze uitsplitsing geschiedt, dan is er op beide posten geen sprake meeí van een overschrijding. Overigens is er abusievelijk een maandelijkse rekening van de schoonmaker op de post "Glasbewassing" geboekt. Als deze factuur op de post "SchooÍmaken" zou ztjt geboekt, dan is deze post met 623 overschreden Q,5o/o). Verwarrend in dit kader is dat in de oorspronkelijke prijsopgave van schoonmaakbedrijf Orion een totaalprijs per maand is aangeboden met inbegrip van de werkzaamheden in de parkeergarage, terwijl vanaf de eerste begroting de posten schoonmaken en schoonmaken parkeer separaat zijn begroot en deze in het exploitatieoverzicht eveneens separaat zijn verantwoord. Extra verwarrend is dat de uitgaven voor schoonmaken en schoonmaken parkeer in de gecombineerde balans/winst en verliesrekening 2010 en de winst en verliesrekening 2010 t.b.v. de ALV d.d. 2 maarl, resp. 24 maart als totaalbedrag weergegeven worden, terwijl ze in de conceptbegroting 201 'l t.b.v. diezelfde ALV onder het kopje "werkelijk 2010" gescheiden vermeld worden. Overschriid i nq beq roti nq Zoals gezegd lijkt er op de post schoonmaken in het boekjaar 2008/2009 over 13 maanden sprake van een overschrijding met 2.346,43. Opmerkelijk is echter dat het totaalbedrag van de nota's van het schoonmaakbedrijf over januari t/m december 2009 ad ,46 de betreffende begrotingspost voor dat jaar ad 9.00 met liefst 3.121,46 overschrijdt. Nadere analyse van de verschillen leert dat de overschrijding van de begrotingspost schoonmaken 2009 met 3.121,46 voor 1.725,50 wordt veroorzaakt door overeengekomen extra werkzaamheden en voor de overige 1.395,96 doordat voor de reguliere werkzaamheden per maand 116,33 = o/o fi1eêt in rekening is gebracht dan het bedrag waar de begroting van uitgaat (zie bijlage 5). Er van uitgaande dat de begrotingspost schoonmaken elk jaar is gebaseerd op de prijsafspraak met het schoonmaakbedrijf voor het betreffende jaar is deze overschrijding van de maandelijkse nota voor reguliere werkzaamheden opmerkelijk. Commentaar bestuur: De commissie gebruikt voor de berekening van de maandelijkse 75o/o meer in rekening gebrachte kosten alleen de begrotingspost "Schoonmaken" en vergelijkt deze met de maandelijkse facturen. Aangezien de facturen ztjnvoor het schoonmaken inclusief parkeergarage had de commissie ook de post "schoonmaken Parkeergarage" mee moeten tellen. n dat geval hadden zlj tot de conclusie moeten komen dat de schoonmaker 83 per maand te weinig in rekening heeft gebracht. n de begtotingsposten is dus meet financiële ruimte dan alleen voor de contractuele kosten van de schoonmaker. Hierdoot is het bestuur in staat om extra schoonmaakwerkzaamheden te laten uitvoeren. Wat de extra werkzaamheden betreft is het de vraag of de opdracht daartoe door de beheerder, conform bestuursbesluiten, rechtmatig is. Het betreft een bedrag van 1.725,50. Op zich valt een uitgave in deze orde van grootte binnen de bevoegdheden van het bestuur, zoals omschreven in artikel 38, lid 2 van het Modelreglement, respectievelijk artikel B van het Huishoudelijk Reglement. Echter op de momenten dat opdracht werd gegeven tot de extra schoonmaakwerkzaamheden, te Pagina 7 van 15

12 BJLAGE A weten eind april, respectievelijk eind september 2009 wist de beheerder, resp. het bestuur op basis van de maandelijkse nota's, c.q. had men kunnen en moeten weten dat de begrotingspost schoonmaken in 2009 reeds substantieel overschreden werd. ln artikel 3 van het beheercontract met Millen3um is onder "Operationeel beheer" ad '15 vermeld dat de beheerder de door de ALV goedgekeurde budgetten beheert en ad 21 dat de beheerder na afloop van elk kwartaal een financiële rapportage verzorgt. Aangezien het een belangrijke taak van de beheerder, resp. het bestuur is de uitgaven binnen de ruimte van de vastgestelde begroting te houden is het de vraag of de opdrachten tot de extra werkzaamheden wel rechtmatig waren. Ook aan deze substantiële overschrijding of boekhoudkundige slordigheid is noch door het bestuur, noch door de kascontrolecommissie 2009 aandacht besteed in de stukken voor de ALV. Commentaar bestuur: De kosten a 1725,50 voor de extra schoonmaakwerkzaamheden vielen gezíenbovenstaande commentaren vooí 1100 buiten binnen de begroting van de post "Schoonmaken" indien het schoonmaken van de parkeergarage uitgesplitst wordt. Het toenmalige bestuur had de bevoegdheid (modelreglement art38hd2 en huishoudelijk reglement art8lidl) om tot 2500 boven een bestaande begrotingspost contíacten a^n te gaan. Er is dus geen sprake van een onechtmatige uitgave. Overigens verstrekt v3 aan het bestuur ieder kwartaal een ïapportage van de financiën van de VvE ln het boekjaar 2010 is hier ,78 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van 9.00 met 1.452,78 = '16.15 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgestelde begroting 2010 ad 1 betreft het een overschrijding met 452,78 = 4,53 o/o. De feitelijk toegepaste prijsindexering van de schoonmaakkosten over de jaren 2006 ím 2010 ligt ruim boven de jaarlr1kse inflatie en is daarmee mogelijk niet "conform handelwijze van de branche" toegepast (zie bijlage 3). Ondanks deze forse prijsverhogingen blijkt deze begrotingspost sinds 2008 toch nog overschreden met 4.48 % in 2008, % in 2009 en % in 2010 (zie bijlage 4). Commentaar bestuur: Ook hier geldt dat in de gemaakte kosten van de schoonmaker het schoonmaken van de parkeergarage is meegerekend. Aangezien deze twee begrotingsposten bij elkaar op komen, is er in zijn geheel geen sprake van een overschrijding in De overschrijdingz}}9 zou uitkornen op 7.5o/o. Overschriidinq 2010 ad 1.452,78 Nadere analyse van de verschillen leert dat deze overschrijding voor 1.192,50 veroorzaakt wordt door overeengekomen extra werkzaamheden en voor 260,28 doordat voor de reguliere werkzaamheden per maand 21,69 meer in rekening is gebracht dan het bedrag waarop de begroting van uitgaat (zie bijlage 5). Er van uitgaande dat de begrotingspost schoonmaken elk jaar is gebaseerd op de prijsafspraak met het schoonmaakbedrijf voor het betreffende jaar lijkt deze overschrijding van de maandelijkse nota voor reguliere werkzaamheden opmerkelijk. ln dit geval geldt echter als verzachtende omstandigheid dat bij het aangaan van het contract voor 2010 uitgegaan werd van de conceptbegroting 2010, waarin de post schoonmaken met 1.00 werd verhoogd, en men toen niet kon bevroeden dat deze voorgestelde begroting niet vastgesteld zou worden. Commentaar bestuur: Ook hier gebruikt de commissie voor de berekening van de maandelijkse 27,69 meer in tekening gebrachte kosten alleen de begrotingspost "Schoánmaken" en vergel-ijkt deze met de maandejijkse facturen. Aangezien de factuten zijn voor het schoonmaken inclusief patkeergarage had de commissie ook de post "Schoonmaken Parkeergarage" mee moeteír tellen. n dat geval hadden zij tot de conclusie moeten komen dat de schoonmaker 777 per maand te weinig in rekening heeft gebracht. V. 4 Glasbewassíng Pagina 8 van 15

13 BJLAGE A 2009 ln de begroting 2009 is deze post opgenomen voor Omrekening naar 13 maanden is niet aan de orde, omdat er in december 2008 op deze post, die vóór 2009 niet begroot is, geen uitgaven zijn gedaan. Blijkens het exploitatieoverzicht is daar 6.268,93 aan uitgegeven, een overschrijding dus met 2.268,93 = o/o. Overigens heefi de commissie in de administratie slechts voor een totaalbedrag van 5.402,60 aan nota's aangetroffen, 866,33 minder dan het volgens het exploitatieoverzicht uitgegeven bedrag (zie bijlage 7). Noch aan de ruime overschrijding van de begrotingspost, noch aan het deel van de uitgaven dat niet tot nota's is te herleiden is door het bestuur of de kascontrolecommissie 2009 aandacht besteed in de stukken voor de ALV. Commentaar bestuur: De niet aangetroffen nota var' betreft een maandelijkse factuur van de schoonmaker. Deze is door de commissie terecht geplaatst onder de post "schoonmaket" maar is door lvl3 abusievelijk geboekt op de post "Glasbewássing". Dit neemt niet weg dat de post met "Glasbewassing" met 7402,60 Q5'/") overschreden blijft ln het boekjaar 2010 is hier blijkens het exploitatieoverzicht 4,105,50 aan uitgegeven, een overschrijding van de ook voor dat boekjaar geldende begrotingspost 2009 van 4.00 met 105,50 = 2.64 %. Vergeleken met deze post in de voorgestelde, maar niet vastgestelde begroting 2010 ad 5.00 betreft het echter een onderschrijding met 894,50 = %. De commissie heeft in de administratie betrefíende deze uitgaven wel een mailwisseling, maar geen nota's van het schoonmaakbedrijf HSD aangetroffen. Zij troí echter wel een nota aan d.d. 31 mei 2010 van schoonmaakbedrijf Orion tot het onder de post glasbewassing vermelde realisatiebedrag inzake deze werkzaamheden, die voorheen door HSD plaatsvonden (zie bijlage 7). Vl. Advies over de aanbevelinqen van de heer Uiterwiik De heer Uiterwijk (nr. 44) heeft t.b.v. de ALV d.d. 21 oktober 2010 een begrijpelijkere versie van de jaarrekening 2009 gemaakt. Het onderdeel "Overzicht reserves" heeft hij daarbij voorzien van de aanbevelingen om de reserve "Gevel" van "Woningen" over te hevelen naar "Algemeen", die van "Verlichting/accu's kelde/'van "Parkeergarage" naar "Woningen", en die van "Vervanging vuilwaterpomp berging en garage" van "Parkeergarage" naar "Woningen". Als consequentie van zijn aanbevelingen heeft hij de algemene reserve m.b.t. de exploitatieresultaten aangepast (uitgangspunt 3 op bij genoemde stukken). Het uitgangspunt 5 van genoemde stuk leidt tot een gewijzigd exploitatieresultaat. Voor de exacte formulering en de argumentatie van de heer Uiterwijk verwijst de commissie naar de 1e, 8e en 9e pagina van het betreffende stuk. De commissie adviseert de aanbevelingen van de heer Uiterwijk, waarover in de ALV d.d.21 oktober 2010 geen besluit is genomen (de huidige commissie zou eerst nog eens naar de jaarrekening 2009 kijken), alsnog over te nemen en zo niet, te motiveren waarom niet. Cornmentaar bestuur: Het bestuur wil deze aanbeveling graag steuflen. Vll. Overige: drie opmerkeliike zaken De commissie stuitte tijdens haar onderzoek toevallig op de volgende drie opmerkelijke zaken die niet specifiek betrekking hebben op de boekjaren 2009 en 20'10: 1. een onjuist exploitatieoverzicht vastgesteld; 2. dure videocamera's; 3. vriendschappelijke uitnodiging offerte. Vl l. 1 Oniuist exploitatieoverzicht 2005/2006 vastqesteld Tijdens haar werkzaamheden ontdekt de commissie dat in het door de ALV d.d. mei 2OO7 vastgestelde exploitatieoverzicht boekjaar 2005/2006 niet de begrotingscijfers van 2005/2006, maar die van zijn weergegeven, echter wel de realisatiecijfers over De in dat exploitatieoverzicht weergegeven afwijkingen van de begroting kloppen dus niet. Feitelijk is abusievelijk een incorrecte exploitatierekening 2005/2006 vastgesteld. Toch rapporteert de toenmalige kascontrolecommissie d.d. '18 april 2007 aan het bestuur, c.q. de ALV schriftelijk dat alle financiêle Pagina 9 van 15

14 BJTAGE A gegevens en stukken over het boekjaar 2006 prima in orde zijn. De kascontrolecommissie, noch de beheerder, het bestuur of de ALV heeft iets in de gaten gehad. ln het "Overzicht opeenvolgende jaren kosten schoonmaken" (bijlage 4) is uitgegaan van de juiste cijfers over het boekjaar Commentaar bestuur: ndien eï geen consequenties zijn voot de bijdragen 2005/2006 zalhet bestuur geen verdete actie ondememen.. Vl 1.2 Dure videocamera's Het verslag van de ALV d.d. 10 mei2006 vermeldt ad punt 6: "... heeft de VvE een eenmalige uitgave gedaan voor de aanschaf van camera's ad 1.300,--.' De commissie veronderstelt dat het de videocamera's betreft die in de entreehallen en de parkeergarage hangen. Bijweten van de commissie gaat het om vier exemplaren, één in de parkeergarage, één in de entreehal aan de Cornelis van Vollenhovenstraat en twee in de entreehal aan de Jan de Louterstraat. Uit het verslag van de ALV d.d. 18 februari 2008 bl kt dat het om "dummy''camera's gaat. lndien het inderdaad vier exemplaren betreft dan zouden deze per stuk 325,00 gekost hebben. Dat lijkt de commissie nogal prijzig voor dummy's. Commentaat bestuut: Zaldoor het bestuur worden bekeken. q V. 3 V ri e n d sch a p p e i i ke u itn od i q i n q offe rte ln de administratie stuitte de commissie op twee s van de beheerder aan S. de G. van een bedrijf in installatietechniek dat blijkens in de administratie aanwezige nota's diverse onderhoudswerkzaamheden voor de VvE doet. ln een d.d. 7 januari 2010 deelt de beheerder aan "Beste S." mee: "Bij de Jan de Louter in Amsterdam hangen AGPO ketels HR65. Het gaat om 55 woningen. ls het voor jou aantrekkelijk hier het service onderhoud voor te doen? lk weet niet of iedereen meedoet maar misschien kan je dan een staffelprijs geven." ln een d.d. 8 januari 2010 deelt de beheerder mee als vervolg op een eerdere over! (waarschijnlijk) ventilatoren in de gangen van de bergingen dat er ook ventilatoren in de, \-parkeergarage hangen, waarvan hij een overzicht bijsluit. "Kan je mij ook voor die ventilatoren aangeven ofje ze kunt onderhouden en wat de kosten ziin? " Het is de commissie niet bekend of deze ventilatoren ten tijde van verzending van deze s al door een ander bedrqfworden onderhouden. Het is de commissie wel bekend dat alle bewoners bij aankoop van hun appartement door de installateur van de AGPO ketels, Wolter & Dros Aquatherm, een onderhoudsabonnement is aangeboden. Waarschijnlijk hebben veel bewoners dat afgesloten. De commissie vraagt zich af of het op de weg van de beheerder ligt en tot zijn takenpakket behoort om buiten de bewoners en het huidige onderhoudsbedrijf om bij een kennelijk bevriend persoon of bedrijf op informele en amicale wijze te informeren of het voor deze aantrekkelijk is het serviceonderhoud over te nemen. De commissie vraagt zich af of dit met medeweten en instemming van het bestuur is gebeurd. De commissie is van mening dat het inwinnen van offertes altijd op transparante, maar ook formele wijze dient te geschieden op basis van een heldere omschrijving van de te leveren diettsten, frequentie, e.d. en een helder pakket van eisen. ln ieder geval gaat het er niet om of het voor het bedrijf aantrekkelijk is, maar of het voor de VvE of haar leden aantrekkelijk is. Onduidelijk is wat de beheerder met deze e- mail beoogde. Vindt hij het werk van het huidige onderhoudsbedrijf kwalitatief of kwantitatief onvoldoende? Vindt hij de prijs-kwaliteitsverhouding niet goed? De commissie heeft geen antwoorden op de s aangetroffen. Commentaar bestuur: lh.et gaat hier niet om eeíl onderhoudscoírtract dat tot de bevoegdheden van de VvE behoord, maar om contíacten die per eigenaar zelf. zíjn ^ ngegà n met een bedrijf van hun keuze. n de offete-aanvragen die M3 namens de VvE heeft gestuurd treft het bestuur geen opvallende zaken. Vlll. Gonclusies: bemerkingen kascontrolecommissie 2010 Commentaar bestuur: De commentaíen in de tekst hierboven hebben ook betrekking op de meeste bemerkingen hieronder en worden daatom niet herhaald,tenzij in het voorafgaande nog raet behanded. Dij de aanbeve)ngen veíderdp n dtt ven)ag za) pff punt kdrt het standpunt van het bestuur worden weergegeven. Pagina 10 van 15

15 BJTAGE A 1. Het door de ALV d.d. 9 mei 2007 vastgestelde exploitatieoverzicht boekjaar 2005/2006 geeft niet de begrotingscijfers van , maar die van weer, echter wel de realisatiecijfers over De in dat exploitatieoverzicht weergegeven afwijkingen van de begroting kloppen dus niet. Feitelijk is abusievelijk een incorrecte exploitatierekening vastgesteld (zie eerder onder het kopje "Onjuist exploitatieoverzicht 2005/2006 vastgesteld"). Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 2. Kennelijk is er in 2005 of betaald voor een viertal "dummy" videocamera's. Dat lijkt de commissie prijzig. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht ln boekjaar 2008/2009 worden de begrotingsposten bestuurder, verenigingskosten, schoonmaken en glasbewassing alle substantieel overschreden, zonder dat daar een verklaring voor wordt gegeven. Commentaar bestuur: Alleen de post glasbewassin92009 blijft na bovenstaande commentaar ovetschreden met 35o/o, zondel nadere verklaring. 4, De in het exploitatieoverzicht vermelde realisatie betreffende de post bestuurder (beheerder) boekjaar 2009 periode januari Vm mei is voor 549,64 niet tot nota's van Munnik te herleiden en het bedrag van de realisatie over de periode juni t/m december wordt met 156,14 door de betreffende nota's van Millen3um overschreden (zie bijlagel). Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 5. De beheervergoeding die Munnik over haar deel van 2009 in rekening brengt is 964,43 per jaar = % hoger dan die blijkens het contract met Munnik had moeten zijn. 6. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ad 119,00 is ten onrechte ingediend. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 7. De in hót exploitatieoverzicht 2009 vermelde realisatie betreffende de post verenigingskosten is tot een bedrag van in totaal 97,76 niet te herleiden tot in de administratie aangetroffen nota's of declaraties. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 8. De wel in de administratie aangetroffen declaraties betreffende de post verenigingskosten zijn tot een totaal bedrag van 525,30 ingediend tijdens de periode januari Vm maart 2009 (zie bijlage 2). De vermelding in het exploitatieoverzicht van een realisatie van in de periode van beheerder Munnik fianuarit/m mei 2009) is dus niet correct. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 9. Schoonmaakbedrijf Orion heeft voor de reguliere schoonmaakwerkzaamheden per maand 1'16,33 = '15.51 % meer in rekening gebracht dan het bedrag waarop de betreffende begrotingspost 2009 is gebaseerd. Dat is opmerkelijk, omdat verondersteld mag worden dat ten tijde van het opstellen van de begroting bekend en afgesproken is welke prijzen een vaste dienstverlener voor dat jaar gaat hanteren. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 10. De nota van schoonmaakbedrijf Orion inzake d.d. 31 oktober 2009 uitgevoerde extra werkzaamheden wijkt in zoverre af van de daaraan ten grondslag liggende offerte d.d. 23 september 2009 en de conform gegeven opdracht d.d. 24 september 2009 dat volgens de offerte en opdracht de trappen Vm de 3u etage geschrobd zouden worden, terwijl volgens de nota de trappen Vm de 2" elage geschrobd zijn. Commentaar bestuur Navraag bij het oude bestuur leeft dat de schoonmaker in navolging van de offerte tot en met de 3d" etage heeft geschrobd. 11. De realisatie betreffende de post glasbewassing boekjaar 2009 is voor een bedrag van 866,33 niet tot nota's van schoonmaakbedrijf HSD te herleiden (zie bijlage 7). Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 12. De nota's van HSD zijn gedeeltelijk niet te herleiden tot de ingediende offerte en de daarop gebaseerde opdracht Pagina 11 van 15

16 BJTAGE A '13. ln boekjaar 2010 worden de begrotingsposten bestuurder en schoonmaken overschreden, zonder dat daar een verklaring voor wordt gegeven. Commentaar bestuur: Uit bovenstaand commenta^íblijkt dat deze twee posten in 2010 niet zijn overschreden. '14. De realisatie betreffende de post beheerder boekjaar 2010 blijft 1.238,79 achter bij de door de beheerder over 2010 ingediende nota's (zie bijlage '1). Daarmee geeft het exploitatieoverzicht een incorrect beeld. Commentaar beshrur: n de tekst toegelicht 'l 5. De verklaring van het ad bemerking 14 aangegeven verschil is dat beheerder extra kosten in rekening heeft gebracht die niet zijn meegeteld bij het gerapporteerde bedrag van de realisatie. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 16. De declaratie voor extra werkzaamhedón door Millen3um betrefíende het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan ad 535,50 is ten onrechte ingediend. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 17. De commissie meent dat het in het expioitaiieoverzicht 2010 ten laste van de post verenigingskosten brengen van de kosten van een taxatie inzake de verzekeringswaarde van de Jan de Louterhof en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bij de entrees, ad in totaal 2.238,84, niet correct is. Deze kosten hadden beter ten laste van de post diversen onvoorzien woningen gebracht kunnen worden, die op de begroting staat voor 2.50, respectievelijk de post onderhoud bouwkundig woningen, begroot ad Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht '18. Samen met de met bonnetjes onderbouwde bestuursdeclaraties leiden de ad bemerking 17 genoemde nota's tot een totaal aan declaraties en nota's ten laste van de post verenigingskosten van ,91, oftewel 486,02 meer dan er volgens het exploitatieoverzicht 2010 is uitgegeven ten laste van de post verenigingskosten. Commentaar bestuut: n de tekst toegelicht 19. Verwarrend is dat in de oorspronkelijke prijsopgave van schoonmaakbedrijf Orion een totaalprijs per maand is aangeboden, met inbegrip van de werkzaamheden in de parkeergarage, en conform gefactureerd wordt (met uitzondering van de nota d.d. 30 juni 2010 inzake nat schoonmaken parkeergarage ad 477,00 als extra werk), terwijl vanaf de eerste begroting de posten schoonmaken en schoonmaken parkeer separaat zijn begroot en deze in het exploitatieoverzicht eveneens separaat zijn verantwoord. Extra verwarrend is dat de uitgaven voor schoonmaken en schoonmaken parkeer in de gecombineerde balans /winst en verliesrekening 2010 en de winst en verliesrekening 2010 t.b.v. de ALV d.d. 2maarï, resp. 24 maart2011 als totaalbedrag weergegeven worden, terwijl ze in de concept begroting 2011 t.b.v. diezelfde ALV onder het kopje "werkelijk 2010" gescheiden vermeld worden. Commentaar bestuur: n de tekst toegelicht 20. Vanaf de maand november 2010 is door schoonmaakbedrijf Orion opeens extra in rekening gebracht containers buiten en binnen zetten ad 75,00 plus 6 % btw = totaal 79,50 (zie bijlage 5). Dat is in strijd met de prijsopgave van het schoonmaakbedrijf zoals die bij brief d.d. 5 april 2005 is overeengekomen met Munnik beheer. lmmers in het bijgevoegde werkprogramma staat bijwoensdag o.a. vermeld "containers buiten en binnen zeiten" en "containerruimte schoonmaken". Ook stonden deze werkzaamheden vermeld op de lijst met reguliere schoonmaakwerkzaamheden die in de mededelingetrine van de entreehal hing. Het in rekening brengen van een extra bedrag voor deze werkzaamheden vanaf november 2010 is dus onrechtmatig, tenzij het bestuur dit mei het schoonmaakbedrijf (gemotiveerd) is overeengekomen. Een dergelijke overeenkomst heeft de kascontrolecommissie niet aangetroffen. Wel is er een ongetekende ofíerte/overeenkomst d.d. november 2007 aangetroffen die een Werkschema bevat waarin het schoonmaken en moppen van de containerruimte wel nog genoemd wordt, maar het buiten en binnen zetten van de containers niet meer. Aangezien de daarin genoemde prijsverhoging niet doorgegaan is neemt de commissie aan dat dit ook geldt voor het niet langer buiten en binnen zetten van de containers. Commentaar bestuur: ljit de stukken is het niet duidelijk welke afspraken er zijngemaakt met de schoonmaker hierover. Het bestuur zalnog ovedeggen met de schoonmaket en het voormalige bestuur hietover. Pagina 12 van 15

17 BJTAGE A lx. Conclusies: alqemene en specifieke aanbevelingen kascontrolecommissie 20'10 X.1 Alsemeen 1. Het bestuur licht in het exploitatieoverzicht vermelde substantiële overschrijding van door de ALV goedgekeurde begrotingsposten toe. Commentaar bestuur: Het bestuur wil dit gïaag overnemen, met die toevoeging dat "substandeel" wordt gekwantificeerd; 10% van het bedrag van de begrotingspost. 2. De kascontrolecommissie brengt aan de ALV altijd schriftelijk en onderbouwd verslag uit van haar werkzaamheden, de door haar gehanteerde methode en haar conclusies en aanbevelingen. Commentaar bestuur: Het bestuur vril dit graag ovefnelnen 3. Zowel het bestuur als de beheerder dienen zich er voortdurend van bewust te zijn dat de door de ALV vastgestelde begroting leidend is en dat substantiële (dreigende) overschrijdingen van de door de ALV goedgekeurde begrotingsposten helder en tijdig gesignaleerd dienen te worden om tijdig maatregelen te kunnen nemen en waar nodig de ALV tussentijds te informeren. Commentaar bestuur: Dit spreekt voor zich, ên het bestuut zal dtt waarborgen door de rol van penningmeesteï altijd in te vullen efl peí kq/aítaal de financiële situatie in haar vergaderingen te bespreken. 4. ln dat kader legt het bestuur met name tussentijdse uitbreiding of intensivering van aangegane contractuele verplichtingen, maar ook nieuw aan te gane contractuele verplichtingen, die leiden tot substantiële overschrijdingen van door de ALV goedgekeurde begrotingsposten eerst ter goedkeuring voor aan de ALV. Commentaar bestuur: Dit is reeds vastgelegd in modelreglement ar6shd2 en huishoudelijk reglement art8lidl. 5. Het bestuur draagt er zorg voor dat in af te sluiten contracten alle uit te voeren werkzaamheden benoemd en geprijsd zijn, zodat het niet voorkomt dat tussentijds extra offertes moeten worden ingediend, dat niet geoffreerde werkzaamheden in rekening worden gebracht (zie bemerking '12) of dat werkzaamheden als extra in rekening gebracht worden die tot de reguliere werkzaamheden gerekend zouden kunnen worden, zoals dat door Millen3um gedaan is (zie bemerkingen 06 en 16). Cornmentaar bestuur: Het bestuut en de beheerdet zullen hiergoor zorg dragen. De opmerking over extra in tekeningen gebtachte kosten van M3 heeft het bestuur in de tekst al becommentadeerd. 6. lndien in af te sluiten meerjarige contracten wordt opgenomen dat de overeengekomen prijs per jaar aangepast wordt aan een indexering dan wordt exact benoemd welke indexering dat is en aan welke verifieerbare bron deze ontleend wordt. Commentaar bestuur; Het bestuur wil dit graag overnemen 7. Het bestuur controleert bij aanvang van elkjperéde van prijsverhoging of deze feitelijk conform het gestelde ad aanbeveling 06 is. Commentaar bestuur: Het bestuur wil dit gíaag ovememen 8. Bij de selectie van opdrachtnemers worden in een transparante procedure aan de hand van een heldere schriftelijke opgave van de gewenste diensten, frequentie, looptijd en opzegtermijn en een helder pakket van eisen ten minste twee offertes ingewonnen. Ook de offertes die niet tot een opdracht leiden worden gearchiveerd. Commentaar bestuur: Het bestuut poogt dit teeds zo compleet mogelijk te doen en wil dit gíaag overnemen lx.2 Specifiek 9. Het bestuur legt de ALV een gecorrigeerde versie van de exploitatierekening boekjaar voor ter vaststelling (zie bemerking 01). Commentaar bestuur: ndien dit leidt tot aanpassing van de definitieve bijdragen 2005/2006 zal hetbestuur d.it willen ovememen. 10. Het bestuur controleert de nota ad.30 inzake de "dummy"videocamera's uit 2005 of 2006 en gaat n.a waarom dezg z9- duur waren (zie bemerking 02). Commentaar bestuur: Het bestuut wil dit gtaag ovememen 2009 Pagina 13 van 15

18 BJTAGE A 11. Het bestuur vordert over de periode december 2008 Vm mei 2009 het bedrag terug dat Munnik aan beheerskosten meer in rekening heeft gebracht dan het volgens het contract gerechtigd was te doen, te weten 6112 x 964,43 = 482,22 (zie bemerking 05). Commentaar bestuut: Het bestuur wil dit gmag ovememen 12. Hel bestuur gaat na of de uitbetaling in het boekjaar 2009 van een totaalbedrag van 1.822,46 aan Munnik dat niet is te herleiden tot in de administratie aangetrofíen nota's terecht heeft plaatsgevonde-n en zo neer gaat deze terugvorderen (zie be-merking Q4). Commentaai b".ó*t be kosien zijn gemazkt in oktober/november 2008 en geboekt in december 2008 en terechl 13. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ad 1 19,00 wordt teruggevorderd (zie bemerking 06). Commentaar bestuur: Het bestuur neemt de toelichting van Millen3um en de bevestiging van het oude bestuut in ogenschouw en wil de aanbeveling niet overnemen. 14. Het bestuur gaat na waaraan de uitgaven verenigingskosten in 2009 zijn gedaan die niet te herleiden zijn tot in de administratie aangetroffen nota's of declaraties (zie bemerking 07) Commentaar bestuur Het bestuur beschouwd de posten "DiveÍsen" en 'T-erenigingskosten" in 2009 als een. n die context is er geen sprake van niette herleiden uitgaven. 15. Het bestuur gaat inzake de post glasbewassing in het exploitatieoverzicht 2009 na waaraan het bedrag van 866,33 is uitgegeven dat niet te herleiden is tot in de administratie aangetroffen nota's van schoonmaakbedrijf HSD (zie bemerking 11). Commentaar bestuur: De 866,33 is abusievelijk op de post "Glasbewassing geboekt en hoort op de post "Schoonmaken". 16. Het bestuur adviseert de ALV de aanbevelingen van de heer Uiterwijk aan de ALV d.d. 21 oktober 2010 om in het "Overzicht reserves" van de door hem opgestelde begrijpelijkere versie van de Jaarrekening 2009 de reserve "Gevel" van "Woningen" over te hevelen naar "Algemeen", die van "Verlichting/accu's kelder" van "Parkeergarage" naar "Woningen", en die van "Vervanging vuilwaterpomp berging en garage" van "Parkeergarage" naar "Woningen" alsnog over te nemen, evenals de consequenties daarvan voor de exploitatieresultaten in de algemene reserve en het gewijzigde exploitatieresultaat. Commentaar bestuur: Het bestuur wii dit graag overnemen 2010 '1 7. Het bestuur past het exploitatieoverzicht 2010 aan in die zin dat de realisatie op de post bestuurder in overeenstemming wordt gebracht met de aangetrofíen nota's van de beheerder (zie bovenstaande bemerking 1 4). Commentaar bestuur: De post "Bestuurder" is in oveíeensteínming met de nota's als in ogenschouw wordt genomen dat Millen3um ook declaraties op andere posten heeft geboekt. Dit is terecht gebeurt en het bestuur vril deze aanbeveling daatom niet ovememen. '18. De declaratie voor extra werkzaamheden door Millen3um betreffende het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan ad 535,50 wordt teruggevorderd (zie bemerking 16). Cornmentaar bestuur: Dit is in de tekst teeds toegelicht. Het bestuur neemt de toelichting van Millen3um en de bevestiging van het oude bestuur in ogenschouw en wil de aanbeveling niet ovefnemen. 19. Het bestuur brengi in het exploitatieoverzicht 2010 de nota's van een taxatie van de Jan de Louterhof ad 1.125,00 (nota d.d. 26 mei2010 van Slager Expertise) en de kosten van het stroef maken van de tegelvloeren bijde entrees ad 1.113,84 (nota d.d. 14 september 2010 van Slipstop), alsnog ten laste van de post diversen onvoorzien woningen, die op de begroting staat voor 2,50, resp. de post onderhoud bouwkundig woningen, begroot ad 4.00, en verlaagt de realisatie verenigingskosten met het totaal van deze bedragen (zie bemerking 17). Commentaar bestuur: Het bestuur wii dit gíaag overnemen, aangezien de toerekening van deze posten naat andere groepen eigenaars geschiedt. 20. Het bestuur vordert de naar de mening van de commissie door het schoonmaakbedrijf Orion over november en december 2010 ten onrechte in rekening gebrachte extra kosten i.v.m. buiten en binnen zetten containers ad in totaal '15 excl. 6 % btw terug (zie bemerking 20). Commentaar bestuur: Het bestuur zal nogoverleggen met de schoonmaker en het voormalige bestuur hietover Pagina 14 van 15

19 BJTAGE A 21. ldem betreffende de nota's van het schoonmaakbedrijf vanaf de maand januari 2011, mocht zich daarbij hetzelfde hebben voorgedaan. Commentaar bestuur: dem 22. Hel bestuur komt vanaf de maand waarin de containerruimte gesloten wordt i.v.m. de beschikbaarheid van een nieuwe ondergrondse vuilcontainer tegenover de entree aan de Jan de Louterstraat een vedaging van de maandelijkse schoonmaakkosten overeen i.v.m. het vervallen van de werkzaamheden betreffende buiten en binnen zetten containers en het schoonhouden van de containerruimte, welke werkzaamheden inbegrepen zijn bij de reguliere werkzaamheden en dus bij de overeengekomen prijs daarvoor. 23. Het bestuur maakt een eenduidige keuze m.b.t. zowel begroting als weergave in het exploitatieoverzicht van de kosten schoonmaken en schoonmaken parkeer: samenvoegen of separaat weergeven (zle bemerking 19). Cornmentaar bestuur: Het bestuur wil deze posten graag gescheiden houden in verband met hs1\rs15shil in toerekenin g n ^r de vetschillende groepen eigenaars (conform de splitsingsakte) 24. ln de lijn van de keuze, zoals verwoord in aanbeveling 23 wordt met het schoonmaakbedrijf afgesproken hoe de nota's ingediend worden, integraal of separaat. Commentaar bestuur: Het bestuur wil echter de schoonmaker de nota's integtaal laten indienen, maar Millen3um vragen om deze n ^t tato te verdelen over de posten "S cho onmaken" en "S choonmaken Parkeer garage" 25. Het bestuur beziet aan de hand van de offerteé vaà schoonmaakbedrijf Orion en bijlage 3 of er reden is tot prijsverlaging, waar in de oorspronkelijke prijsopgave de schoonmaakwerkzaamheden in de garage bij de prijs inbegrepen waren en deze vanaf 2011 deels overgenomen zijn door leden van de VvE. Commentaar bestuut: De reguliere werkzaamheden in de patkeerg^íagevar- de schoonmaker zijn niet (ook niet deels) door de leden van de VvE overgenomen. De klussencommissie kan incidenteei de parkeerg^ï^ge een grote schoonmaakbeurt geven. Dezewerkzaamleeden werden voorheen altijd separa^t^ange-vïaagd bij de schoonmaker. Pagina 15 van 15

20 VERKARNG KASCONTROLECOMMSSE 201 O De ondergetekenden, de heren J.N- Holtrop, Jan de Louterskaat 60, en M.P.H.M. Masthoff, Jan de Louterstaat 74,ín de Algemene ledenvergadering d.d. 24 maart2011 gekozen tot leden van de kascontrolecommissie 20i0, hebben overeenkomstig de besluiten van de Algemene ledenvergadering d.d. 2l oktober 2010 de jaarstukken over 2010 gecontroleerd en die over 2009 opnieuw bezien. kr bijgaande notitie hebbe,n zij hun bemerkingen en conclusies en aanbevelingen, alsmede hun adviezen over de aanbevelingen van de heer Uiterwijk aan de Algemene ledenvergadering d.d. 21 olíober 2010 geformuleerd., 2 augustus 2011 M.P.H.M. Masthoff