PROVIKMO DYNAMISCH RISICOBEHEERSINGSMODEL: HANDLEIDING

Transcriptie

1 PROVIKMO DYNAMISCH RISICOBEHEERSINGSMODEL: HANDLEIDING 1. Inleiding In de reglementering inzake welzijn op het werk staat de beheersing van risico s centraal. Zo dient elke werkgever op een systematische manier de risico s aan te pakken die in zijn onderneming aanwezig zijn. Een van de basiselementen van die aanpak is de risicoanalyse en de preventiemaatregelen die er uit voortvloeien. Na het uitvoeren van de risicoanalyse is het mogelijk om prioriteiten te stellen voor de bevordering van het welzijn van de werknemers op het werk. Die prioriteiten dient de werkgever om te zetten in een concreet actieplan. Dit actieplan steunt op 2 pijlers: het GLOBAAL PREVENTIEPLAN (dit is de planning van de preventieactiviteiten voor de komende 5 jaar) en het JAARACTIEPLAN (dit is de planning voor het komende werkjaar). Het uitvoeren van de risicoanalyse is de opdracht van de werkgever samen met zijn hiërarchische lijn (ploegbazen; meestergasten; diensthoofden). Belangrijk is dat de werkgever er niet alleen voor staat. Hij dient zich inzake de risicoanalyse te laten bijstaan door zijn Interne en Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk. Deze diensten hebben in die materie een adviserende en coördinerende rol te vervullen. Voor kleinere ondernemingen zonder geschoold preventieadviseur veiligheid is voorzien dat u hiervoor dient te rade te gaan bij Provikmo, uw externe preventiedienst. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 1 van 9

2 2. Beschrijving van het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel Het Provikmo Dynamisch risicobeheersingsmodel bestaat per sector telkens uit 3 documenten: - Een vragenlijst om uw risicoanalyse te ondersteunen. In die vragenlijst komen alle welzijnsdomeinen aan bod. Elk domein wordt verder opgesplitst in topics. Elke topic bevat vervolgens een overzicht van mogelijke gevaren en knelpunten (hierna items genoemd). Hiermee is het mogelijk om de gevaren met de eraan verbonden risico s te identificeren en in kaart te brengen. In het overzicht zijn eveneens wettelijke verplichtingen opgenomen die te maken hebben met de organisatie van het welzijn op het werk. Wij vinden het gepast om ook aan deze knelpunten aandacht te besteden. De vragenlijst bevat eveneens de mogelijkheid om de vastgestelde gevaren/knelpunten te evalueren. Hierbij hanteren wij een indeling op basis van de risicoklasse. - Een toelichting. Bij elke vragenlijst hoort een toelichting met een uitgebreide commentaar per item. De commentaar geeft telkens concrete uitleg en bevat tevens een overzicht van mogelijke preventiemaatregelen. - Een plan van aanpak: voorstel globaal preventieplan. Met dit document kunt u per item een planning opmaken in verband met de concrete uitwerking van de preventiemaatregelen. Met die gegevens kunt u uw globaal preventieplan samenstellen alsook uw jaarlijkse actieplannen. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 2 van 9

3 3. Hoe het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel gebruiken? De vragenlijsten met bijhorende toelichting en plan van aanpak staan ter beschikking van de ondernemingen die bij Provikmo aangesloten zijn. U krijgt toegang tot deze toepassing via een paswoord. De documenten staan ook ter beschikking van de Provikmo-medewerkers via het Provikmo-intranet. Wanneer de gebruiker is ingelogd via zijn paswoord, krijgt hij een lijst te zien van alle sectoren waarvan een vragenlijst met bijhorende documenten ter beschikking is. Indien uw sector nog niet opgenomen is, kunt u gebruik maken van de sector Algemeen. Wanneer de gebruiker op één van de sectoren klikt, worden de 3 documenten getoond. U kunt deze documenten één voor één openen. Het centrale computersysteem van Provikmo registreert dan aan de hand van uw paswoord wie welke documenten heeft geraadpleegd. De vragenlijst en het plan van aanpak (beide Word documenten) kunt u als volgt gebruiken: - ofwel drukt u de documenten meteen af zodat u ze kunt invullen (pen en papier); - ofwel vult u de documenten in via de computer om ze nadien af te drukken en te bewaren zodat u ze later opnieuw kunt oproepen om ze verder te bewerken en actueel te houden; - ofwel bewaart u de blanco-documenten op uw computer zodat u ze later kunt invullen. De bijhorende toelichting is een pdf-document dat door de gebruiker niet kan gewijzigd worden. U kunt dit document enkel raadplegen en eventueel afdrukken. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 3 van 9

4 4. Hoe het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel toepassen? Het systeem is zodanig opgevat dat u als werkgever zelf de documenten kunt oproepen en invullen, al of niet in samenwerking met uw medewerkers. Van zodra u 20 werknemers tewerkstelt dient u iemand van uw personeel aan te stellen als intern preventieadviseur. Het is dan vervolgens de bedoeling dat u de resultaten van die risicoanalyse alsook uw plan van aanpak, voor advies en verdere aanvulling voorlegt aan de bedrijfsbezoeker van Provikmo naar aanleiding van het periodiek bedrijfsbezoek. Met dit risicoanalyse-instrument met bijhorend plan van aanpak wil Provikmo de werkgever op weg zetten en ondersteunen bij het uitvoeren van zijn risicoanalyse. Tijdens het periodiek bedrijfsbezoek werkt Provikmo verder mee bij het identificeren van de gevaren, geven wij advies en stellen maatregelen voor bij de risicoanalyse en bij het bijhorend globaal preventieplan en jaarlijks actieplan. Voor ondernemingen zonder geschoold preventieadviseur veiligheid niveau 1 of 2 behoort die tussenkomst tot de wettelijke opdracht van Provikmo. Dit behoort dan ook tot het basispakket dat Provikmo u aanbiedt. Daarnaast hebt u uiteraard ook de mogelijkheid om een beroep te doen op de afdeling risicobeheersing van Provikmo om in uw opdracht de risicoanalyse uit te werken en een voorstel op te maken in verband met het globaal preventieplan en de bijhorende jaarlijkse actieplannen. Dit maakt dan het voorwerp uit van een aanvullende overeenkomst met de afdeling risicobeheersing. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 4 van 9

5 5. Gebruiksaanwijzing: inhoudelijke informatie Hierna overlopen wij de verschillende documenten en geven uitleg hoe het invullen concreet dient te gebeuren. Tevens besteden wij aandacht aan de gebruikte termen en afkortingen. U start met het invullen van de vragenlijst. U kunt zich hierbij laten leiden door de toelichting. Met die gegevens kunt u vervolgens uw plan van aanpak uitwerken. 5A. Vragenlijst bij de risicoanalyse U gaat als volgt te werk: - Eerste niveau van de beoordeling: U gaat na of het aangehaalde item al of niet van toepassing is in uw onderneming en indien van toepassing, is dit item dan al of niet in orde? Betekenis van de afkortingen: - Opmerkingen: NVT Niet van toepassing OK In orde NOK Niet in orde In dit vak kunt u per item verdere bijzonderheden opnemen om de risicoanalyse te concretiseren. - Risico-evaluatie: kolom Rk = Risicoklasse: De risicoklasse wordt toegekend voor die items die als niet in orde (NOK) werden beoordeeld. Voor het evalueren van risico s bestaan meerdere systemen, zoals de bekende Kinney-methode. Hierbij wordt de grootte van een risico bepaald door de kans dat er zich schade voordoet of de waarschijnlijkheid van de onderzochte gevaarlijke gebeurtenis; de frequentie van de blootstelling aan het gevaar en de mogelijke schade of ernst van de gevolgen veroorzaakt door de onderzochte gevaarlijke gebeurtenis. In het IKMO Dynamisch risicobeheersingsmodel opteren wij voor een meer eenvoudige beoordeling. Hierbij maken wij gebruik van volgende indeling: Rk = Risicoklasse Betekenis ZH Zeer hoog risico H Hoog risico M Middelmatig risico L Laag risico A Mogelijk aanvaardbaar risico Org Knelpunt met betrekking tot welzijn op het werk (reeds op voorhand door Provikmo ingevuld) Bij de inschatting van de risicoklasse kunt u zich laten leiden door onderstaande risicomatrix. Hierbij wordt rekening gehouden met de blootstellingsfrequentie/duur en met het mogelijk effect. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 5 van 9

6 Mogelijk effect RISICOMATRIX Ernstig en/of niet herstelbaar letsel Gering tot matig en /of herstelbaar letsel Blootstellingsfrequentie / duur Veelvuldig en/of Zelden en /of van lange duur van korte duur Risico HOOG (H) Risico MIDDEN (M) Risico MIDDEN (M) Risico LAAG (L) - Onmiddellijke actie: O De laatste kolom kruist u aan voor items die onmiddellijk moeten (omdat het risico te groot is) of kunnen worden opgelost (bv. het aanbrengen van een pictogram). In dit laatste geval vergt het oplossen een beperkte inspanning. Die kolom kruist u dus ook aan voor items die weinig investeringen en planning vragen en die bijgevolg op zeer korte termijn kunnen opgelost worden. Let wel: dit zijn niet noodzakelijk items met een geringe risicogrootte. 5B. Toelichting Elk item uit de vragenlijst komt hier al of niet uitgebreid aan bod. De tekst bevat (waar relevant) een verwijzing naar de wetgeving; uitleg bij die wetgeving; aanvullende informatie; adviezen en preventiemaatregelen. Met die informatie zult u beter in staat zijn om de vragenlijst bij de risicoanalyse op een correcte manier in te vullen. Tevens bevat de toelichting waardevolle gegevens die u kunt gebruiken om in de volgende stap uw plan van aanpak (globaal preventieplan; jaarlijkse actieplannen) op te maken. 5C. Plan van aanpak: voorstel globaal preventieplan Op basis van de gegevens opgenomen in uw risicoanalyse maakt u vervolgens uw plan van aanpak op. Hiervoor neemt u alle items over die als niet in orde (NOK) werden beoordeeld. Items die in uw onderneming niet van toepassing zijn of die in orde werden bevonden hoeft u niet over te nemen, gezien er hier geen beheersmaatregelen noodzakelijk zijn. Zaken die u hebt aangekruist in de kolom onmiddellijk hoeft u ook niet over te nemen gezien er hier geen planmatige aanpak aan de orde is (het uitvoeren gebeurde onmiddellijk). U doet er goed aan de items die geen verdere uitwerking behoeven te verwijderen. manier houdt u enkel die items over waarvoor een planmatige aanpak wel vereist is. Op die Het opmaken van een planning houdt o.a. volgende aspecten in: - Wat moet uitgevoerd worden? - Tegen wanneer is de uitvoering voorzien? - Wie zorgt er voor de uitvoering? - Welke middelen zijn er hierbij noodzakelijk? - Beantwoordt de uitvoering aan uw verwachtingen? Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 6 van 9

7 Al deze elementen komen aan bod in het plan van aanpak van het Provikmo Dynamisch risicobeheersingsmodel, namelijk in volgende volgorde: - Omschrijving van gevaar/knelpunt/risico (= item): overname uit de vragenlijst - Resultaten van de risico-evaluatie (= Rk of risicoklasse): overname uit de vragenlijst - Doelstelling die men wil realiseren - Prioriteit - Termijn van uitvoering - Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering? - Te nemen preventiemaatregelen - Middelen om deze uit te voeren - Verwacht restrisico - Reëel restrisico na uitvoering van de preventiemaatregelen - Uitgevoerd en in orde (OK) Wij overlopen deze elementen hierna één voor één. - Gevaar knelpunt risico Opsomming van de items uit de vragenlijst bij de risicoanalyse waarvoor een planmatige aanpak vereist is. - Risicoklasse Rk Over te nemen uit de ingevulde vragenlijst. - Doelstelling Deze kolom is reeds voor u ingevuld en bevat een algemene te bereiken doelstelling: wat wil men bereiken met de te nemen preventiemaatregelen? De concrete invulling van deze doelstelling gebeurt vervolgens in de kolommen Prioriteit en Termijn. - Prioriteit Deze kolom kunt u invullen rekening houdend met de grootte van het risico; de dringendheid; de perceptie van uzelf of van uw werknemers; het aantal blootgestelden; de beschikbare middelen (economische factor) en de tijd nodig voor het uitvoeren van de preventiemaatregelen. Vanzelfsprekend dienen preventiemaatregelen om ernstige risico s te vermijden of uit te schakelen voorrang te krijgen in hun realisatie. Een aantal problemen kan mogelijks evenwel niet onmiddellijk of slechts gedeeltelijk opgelost worden. Niet altijd hoeft het resultaat direct te leiden tot een aanvaardbaar risico. Mits gepaste, eventueel tijdelijke, maatregelen kan een hoog risico bij voorrang teruggebracht worden naar een midden of laag risico om het vervolgens met een lagere prioriteit terug te brengen naar aanvaardbaar. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 7 van 9

8 In het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel hanteren wij volgende indeling: gerelateerd aan de grootte van het risico: ZB B MB G Zeer belangrijk Belangrijk Minder belangrijk Geen onmiddellijke prioriteit gerelateerd aan Org = Organisatie welzijn: W Wettelijke verplichting in het kader van de organisatie welzijn op het werk. Waar dit van toepassing is zijn beide ( Org en W) reeds op voorhand door Provikmo ingevuld. Let wel: het volgen van de reglementering is een minimum. Waar nodig dient u via de risicoanalyse na te gaan of aanvullende maatregelen noodzakelijk zijn. - Termijn De prioriteitsbeoordeling bepaalt op haar beurt de uitvoeringstermijn. kunnen ook in overweging genomen worden: de grootte van het risico; wettelijk bepaalde termijnen; het beleid in de onderneming (wat vindt men zelf belangrijk?); de beschikbare middelen; reeds bestaande plannen (bv. verbouwingen); Volgende parameters In het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel voorzien wij volgende onderverdeling: K Korte termijn binnen het jaar M Middellange termijn 2 3 jaar L Lange termijn 4 5 jaar U kunt ook het jaartal invullen waarin de beheersmaatregelen zullen uitgevoerd worden. Dit laat u toe om op die manier uw 5 jaarlijkse actieplannen op te maken. - Verantwoordelijke Hier vult u de naam in van diegene die u aanduidt als verantwoordelijke voor de opvolging van de uitvoering. In principe betreft het een leidinggevende (in kleinere ondernemingen zal dit veelal de werkgever zelf zijn). Die persoon moet er voor zorgen dat een bepaald item uitgevoerd wordt. Dit wil niet noodzakelijk zeggen dat die persoon ook zelf zal moeten instaan voor de uitvoering. - Preventiemaatregelen In het voorstel globaal preventieplan zijn reeds een beperkt aantal maatregelen vooraf ingevuld. U kunt die maatregelen overnemen, schrappen of aanvullen met meer concrete maatregelen die van toepassing zijn voor uw onderneming. U kunt u hierbij laten leiden door de toelichting. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 8 van 9

9 - Middelen In deze kolom neemt u de middelen op die noodzakelijk zijn om de beheersmaatregelen te realiseren. Deze middelen worden onderverdeeld als volgt: Financiële middelen: welk budget is er vereist? Materiële middelen: aanpassingen aan een machine of installatie; collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen Organisatorische middelen: opleiding; onthaal nieuwe werknemers; instructies - Verwacht restrisico De maatregelen hebben tot doel het doen dalen van de risicoklasse. Het ultieme doel is streven naar een mogelijk aanvaardbaar risico. In die kolom vult u in welk restrisico u verwacht na het uitvoeren van de voorgestelde preventiemaatregelen. Hierbij maakt u gebruik van dezelfde risicoklassen (Rk) als bij de initiële beoordeling. - Restrisico na uitvoering Na het uitvoeren van de preventiemaatregelen dient u de resultaten ervan te evalueren. Ook hier maakt u gebruik van dezelfde risicoklassen en kunt u zich laten leiden door de risicomatrix. Volgende vragen kunt u zich hierbij stellen: Wordt het verwacht restrisico behaald? Waarom wordt het resultaat niet gehaald? Werd de termijn gerespecteerd? Zijn er nog bijkomende maatregelen nodig, en zo ja, welke? - OK Wanneer er geen verdere acties nodig zijn, kan het item als afgewerkt beschouwd worden. In de laatste kolom van het plan van aanpak kan dan een kruisje gezet worden. Handig is ook om de lijnen met de items die afgewerkt zijn te arceren. Op die manier valt onmiddellijk op wat in orde is en wat niet. Tot zover de gebruiksaanwijzing bij het Provikmo dynamisch risicobeheersingsmodel. Volledigheidshalve dienen wij te vermelden dat de werkgever dient te zorgen voor een aanpassing van zijn globaal preventieplan aan gewijzigde omstandigheden. Volgende zaken kunnen er toe leiden dat een aanpassing noodzakelijk is: - ongevallen en incidenten of beroepsziektes; - aanpassingen aan machines of installaties; - adviezen van het Comité PBW; - opmerkingen en adviezen van de diensten voor preventie en bescherming op het werk; - opmerkingen van de dienst Toezicht op het welzijn op het Werk; - klachten van werknemers; - aankoop van nieuwe arbeidsmiddelen of producten; - verbouwingswerken; - wijzigingen in de reglementering; -. Eenmaal om de vijf jaar stelt de werkgever een nieuw globaal preventieplan op. Provikmo Welzijnsmap preventiebeleid handleiding gebruik DRBS 01/2014 Pagina 9 van 9