Jaarverslag 2014 maatschappelijk verslag. Pagina 1

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 maatschappelijk verslag Pagina 1

2 Voorwoord Een terugblik op 2014 is in veel opzichten een terugblik op een oude en nieuwe situatie. We zijn het jaar ingegaan met het thema Huis op Orde. Aanleiding hiervoor waren het veranderende financiële en juridische zorglandschap, de verwante noodzaak tot vernieuwen, een nieuw en jong managementteam binnen de organisatie, de doorontwikkeling van ons sociaal wijkteam, de veranderende samenwerking met de gemeente en een explosieve groei van onze wijkfunctie. Het was duidelijk dat onze interne organisatie moest meebewegen. In veel gevallen was die beweging al ingezet, maar in sommige gevallen moest het ritme nog worden gezocht. Daarom was 2014 ook een jaar van onderlinge afstemming waarbij jaardoelen en meerjarendoelen werden geconcretiseerd en een gezamenlijke visie werd uitgewerkt voor het Huis van de Toekomst. Dit ideaalbeeld werd onze stip op de horizon, ons einddoel. Met dat einddoel in gedachten voerden we een reeks interventies uit waaronder een reorganisatie, een herverdeling van de stafportefeuilles, een actief innovatieprogramma en de ondersteuning tot verzelfstandiging van ons lokale buurthuis De Kolk. Pennemes kent een lange geschiedenis van vooruitkijken, ons voorbereiden op de veranderende samenleving. Om die eeuwenlange traditie van vooruitstrevendheid vast te houden hebben we in 2014 prachtige stappen gezet. Deze wandeling naar het Huis van de Toekomst is nog niet voorbij maar we gaan hem goed voorbereid, met vertrouwen en met de blik op de horizon tegemoet. Wandelt u met ons mee? Met vriendelijke groet, Leo Groenendaal Directeur / Raad van Bestuur Pagina 2

3 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Raad van Bestuur en Management Team Toezichthouders Bedrijfsvoering Cliëntenraad Identiteitscommissie Beleid, inspanningen en prestaties Algemeen beleid Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Arbo- en veiligheidsbeleid Financieel beleid...23 Pagina 3

4 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Voor u ligt het Jaardocument 2014 van Stichting Hervormd Centrum Pennemes. Met dit jaarverslag legt Pennemes verantwoording af over het jaar Zorginstellingen moesten elk jaar verantwoording afleggen over de manier waarop zij hun geld besteden. Dit jaardocument bestond altijd uit drie onderdelen, het maatschappelijk verslag, de jaarrekening en de DigiMV (digitale aanlevering van verantwoordingsinformatie via de applicatie CIBG). Sinds 2013 is de verantwoordingsplicht gewijzigd en hoeft er niet langer een maatschappelijk jaardocument gemaakt te worden. Toch kiest Pennemes voor het vasthouden aan het verantwoorden middels het maatschappelijke jaardocument omdat het een beproefde methode is om intern en extern transparantie te geven over het gevoerde beleid over het afgelopen jaar. Pagina 4

5 2. Profiel van de organisatie 2.1. Algemene identificatiegegevens Tabel: Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Hervormd Centrum Pennemes Rechtsvorm Stichting Adres Pennemes 7 Postcode 1502 WV Plaats Zaandam Telefoonnummer Identificatienummer NZa 699 Nummer Kamer van Koophandel adres Info@pennemes.nl Internetpagina Pagina 5

6 2.2. Structuur van het concern De Stichting Hervormd Centrum Pennemes wordt bestuurd door een eenhoofdige Raad van Bestuur, die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in reglementen voor beide organen. De Raad van Toezicht vervult, naast een toezichthoudende rol, de rol van klankbord en adviseur van de Raad van Bestuur. Stichting Hervormd Centrum Pennemes heeft een Ondernemingsraad en een Cliëntenraad met instemmingsrecht en adviesrecht in overeenstemming met de wet CAO. Nieuwe organisatiestructuur In 2014 heeft het MT zich samen met de ondersteunende stafdiensten gebogen over de organisatiestructuur. Op twee heidagen in Schoorl en verschillende opvolgingssessies hebben we gekeken naar de toekomst van de organisatie en het Nederlandse zorglandschap. Het thema van deze bijeenkomsten was Het Huis van de Toekomst en we keken naar de kansen, uitdagingen en benodigdheden om onze organisatie voor die toekomst klaar te maken. Dit heeft geleid tot een voorstel voor een nieuwe, plattere, efficiënte en authentieke organisatiestructuur. Dit voorstel is besproken met de OR, CR en RvT. Het nieuwe organogram is per 1 oktober 2014 van kracht geworden. Opvallende veranderingen in de nieuwe structuur zijn: het wegvallen van de functie Manager Bedrijfsvoering en Zorg, de zorgcoördinatorfunctie wordt een managementfunctie, evenals de functie van welzijnscoördinator. Pagina 6

7 Organogram St. H.C. Pennemes 2014 tot 1 oktober 2014 Nieuwe organogram vanaf 1 oktober 2014 Pagina 7

8 2.3. Kerngegevens Stichting Hervormd Centrum Pennemes is gevestigd in het centrum van Zaandam en levert verzorging, verpleging, begeleiding, activiteiten en diensten aan ouderen, zowel intramuraal, als extramuraal. Stichting Hervormd Centrum Pennemes heeft een protestants christelijke signatuur en komt voort uit de Diaconie van de Hervormde Gemeente te Zaandam. De laatste jaren heeft Stichting Hervormd Centrum Pennemes een meer algemeen christelijk karakter gekregen. De christelijke identiteit is een belangrijk uitgangspunt bij de vormgeving van de organisatie en de zorg- en dienstverlening. De visie van de organisatie hierover is in 2004 vastgelegd in een identiteitsnotitie. Nieuwe zorgvisie In 2014 is onze zorgvisie opnieuw bekeken en herschreven zodat deze beter past bij onze identiteit en het Huis van de Toekomst. Deze visie is later in het jaar verder vertaald en geconcretiseerd in de algemene en afdelingsjaarplannen Samenwerkingsrelaties De zorgsector is volop in beweging. Vermaatschappelijking, vraagsturing, marktwerking, transparantie en maatschappelijke verantwoording zijn principes waarlangs de huidige ontwikkelingen in de zorg zich afspelen. Deze ontwikkelingen hebben grote invloed op de werking van zorgorganisaties en hun wijze van dienstverlening en hun bedrijfsvoering. Om als zorginstelling goed te kunnen functioneren, is een open houding met de omgeving vereist. Samenwerking op allerlei gebied en met diverse partijen is nodig om de gewenste resultaten te kunnen en te blijven behalen en te verbeteren. Stichting Hervormd Centrum Pennemes werkt samen met verschillende organisaties en zoekt steeds naar unieke samenwerking waarbij de meerwaarde van ieders kracht tot uiting komt. Pagina 8

9 Stichting Hervormd Centrum Pennemes maakt onderscheid tussen interne en externe belanghebbenden. Als interne belanghebbenden onderscheidt Pennemes de volgende groepen: Raad van Toezicht Identiteitscommissie Managementteam Coördinatoren Ondernemingsraad Medewerkers Stagiaires Cliëntenraad Cliënten Vrijwilligers/mantelzorgers Sociaal Wijkteam Rosmolenwijk/Zaandam Zuid Externe belanghebbenden zijn: Woningcorporatie Parteon 1 ste lijns gezondheidszorg, huisartsen en fysiotherapeuten Collega zorgaanbieders in de regio Ziekenhuis ZMC Zorgkantoor Achmea Zorgverzekeraars Gemeente Zaanstad Welzijnsorganisaties Samenwerkingspartners (Odion, Wijkoverleg Rosmolenwijk, Het Mennistenerf) Externe leveranciers: SDB, AAG, TTS, Björk IT, PDZ Uitzendburo, Distrivers, Verkerk, DeliXL, Nuon, UPC, Veenman, Schoonmaak De Toekomst, Huisman Hoveniers enz. Pagina 9

10 Buurthuis De Kolk In 2014 ging welzijnsorganisatie Welsaen failliet. Welsaen baatte onder andere het buurthuis De Kolk in de Rosmolenwijk uit. Door het faillissement van Welsaen kwam de continuering van de activiteiten in het buurthuis in gevaar. Stichting Hervormd Centrum Pennemes heeft vanuit haar wijkverantwoordelijkheid besloten in te springen en de opheffing van het buurthuis niet zonder slag of stoot te laten gebeuren. Samen met een betrokken comité van wijkbewoners en in samenspraak met de gemeente hebben we een noodplan gemaakt en het buurthuis overgenomen en nieuw leven ingeblazen. Onze organisatie ondersteunt nu het wijkcomité bij het exploiteren van De Kolk. We leveren praktische ondersteuning en voeren nog tijdelijk de financiële administratie uit. Mede door de interventies van Pennemes kon deze belangrijke ontmoetingsplaats voor wijkbewoners bewaard blijven. In 2015 zal er voor een vervangende locatie voor het buurthuis gezocht gaan worden, omdat de locatie De Kolk naar verwachting gesloopt zal gaan worden. Sociaal Wijkteam Het Sociaal Wijkteam van Rosmolenwijk/Zaandam Zuid werd in 2014 beheerd door Pennemes in samenwerking met collega-instelling Het Mennistenerf. In dit team zijn alle dominante zorgdisciplines van de wijk vertegenwoordigd. Het doel van het wijkteam is drieledig: Bevordering van buurtcohesie zodat mensen elkaar meer ontmoeten en ondersteunen; Het SWT dient als eerste contactpunt, burgerloket en vinger aan de pols qua wijkproblematiek; Het SWT versoepelt contacten tussen eerste- en tweedelijnszorg, vermindert redundantie en optimaliseert zorgroutes voor wijkbewoners. De gemeente heeft besloten om het Wijkteam met ingang van 1 januari 2015 in twee wijkteams te verdelen, een voor de Rosmolenwijk en een nieuw team voor Zaandam Zuid. Pennemes heeft de aanbesteding toegewezen gekregen uitvoering van het SWT Rosmolenwijk voor de komende vier jaar. Pagina 10

11 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Stichting Hervormd Centrum Pennemes hanteert de Zorgbrede Governance Code van de branche organisaties in de zorg (boz) en past deze code toe. De bestuursstructuur voorziet in een Raad van Toezicht en een Raad van Bestuur. De verantwoordelijkheidsverdeling tussen de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is vastgelegd in de statuten van de stichting en in de reglementen van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur Raad van Bestuur en Management Team Stichting Hervormd Centrum Pennemes kent een Raad van Bestuur bestaande uit één persoon, te weten de directeur. De bezoldiging van de Raad van Bestuur vindt plaats volgens de FWG afspraken in de arbeidsovereenkomst. Er vindt een jaarlijkse evaluatie plaats tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. In de leiding over de dagelijkse gang van zaken in het woon- en zorgcentrum werd de directeur/raad van bestuur dhr. drs. L.F.G. Groenendaal, bijgestaan door een managementteam en stafdiensten, bestaande uit de volgende functionarissen: De Managers Zorg; De Manager Welzijn; De Controller. Daarnaast is de directeur bijgestaan door de Stafdiensten Kwaliteit, P&O, Innovatie & Communicatie. In het reglement van de Raad van Bestuur zijn binnen Stichting Hervormd Centrum Pennemes de volgende zaken vastgelegd: De bestuurstaak; Verantwoording en verantwoordelijkheid; Besluitvorming; Vergaderingen; Waarneming en vacature; Openbaarheid en belangenverstrengeling; Medezeggenschap; Openheid en verantwoording extern; Deskundigheid; Benoeming en ontslag. Pagina 11

12 De Raad van Bestuur vergadert maandelijks met het management team. In 2014 waren de belangrijkste onderwerpen van overleg: Financiën en productie Risicomanagement Strategisch vastgoedplan/ bouw en verbouw Sociaal Wijkteam Kwaliteit en veiligheid Organisatie structuur Beleidsontwikkelingen, dienstverlening en strategie Ontwikkeling Welzijn Personeelszaken/arbeidsvoorwaarden/scholing Sociaal wijkteam Buurthuis De Kolk Het Huis van de Toekomst (nieuwe organisatiestructuur) 3.2. Toezichthouders De statuten van Stichting Hervormd Centrum Pennemes voorzien in de raad van toezichtstructuur. De Raad van Bestuur bestuurt de stichting en de Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de Stichting. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met advies terzijde. In 2014 heeft de Raad van Toezicht zeven keer vergaderd. De vergaderingen duren gemiddeld 2,5 uur. De belangrijkste onderwerpen tijdens deze vergaderingen waren: Financiën o Begroting 2014 o Goedkeuring Financieel jaarverslag 2013 o Goedkeuring Accountantsverslag 2013 o Goedkeuring Maatschappelijk jaarverslag 2013 o Financiële rapportages, kwartaaloverzichten, exploitatieoverzichten; o Aanbesteding WMO o Treasurystatuut o Aanbesteding zorgverzekeraar o Goedkeuring Begroting 2015 Pagina 12

13 Organisatie / kwaliteit o Jaarplan 2014 o Meerjarenbeleid o Clienttevredenheidsonderzoek 2015 o Risicomanagement en monitor o IGZ en HKZ audits o Aanbesteding Sociaal Wijkteam o Bezetting KSW met passende indicaties o Positionpaper St. H.C. Pennemes o Jaarevaluatie 2014 o Wijziging huisstijl o Missie en visie en beleid o Reglement Cliëntenraad o Adviesaanvraag aanpassing organisatiestructuur Personeel o Teammanagement o Eigen Risicodragerschap Ziektewet o Ziekteverzuim Innovatie o o o nieuwbouw kleinschalig wonen in de wijk uitbreiding extramurale zorg businessplan verbouwing tweede fase Raad van Toezicht o Verlenging zittingstermijn voorzitter RvT o Verlenging zittingstermijn enkel leden o Actualiseringstraject Raad van Toezicht o Eigen evaluatie volgens de Zorgbrede Governancecode. De Raad van Toezicht komt eenmaal per jaar in de vergadering van de cliëntenraad met de bestuurder en eenmaal per jaar in de vergadering van de ondernemingsraad met de bestuurder. In 2014 heeft dit (uitgesteld) plaatsgevonden in januari 2015 er met de ondernemingsraad en afzonderlijk ook in oktober 2014 met de cliëntenraad. Een lid van de Pagina 13

14 Raad van Toezicht met aandachtsgebied Cliëntenraad bezoekt jaarlijks een voorvergadering van de Cliëntenraad en dit heeft in april plaatsgevonden. Tevens heeft de Raad van Toezicht besloten jaarlijks in de vergadering van de identiteitscommissie te komen en dit heeft plaatsgevonden in maart Samenstelling Raad van Toezicht per 31 december 2014 Het aantal leden is minimaal 5 en maximaal 7 leden. Er is een lid aangetreden in De Raad van Toezicht kent op 31 december 2014 vijf leden: Naam en nevenfunctie: datum 1 e benoeming aandachtsvelden: hoofdfunctie: en aftreedtermijn: Dhr. B. Scholten accountmanager algemeen beleid voorzitter verlengde 2 e termijn dec.2015 mevr. C.M. Koops- Bedrijfsarts OR/personeel/ge- Hertogh 2 e termijn 2017 zondheidszorg/arbo vice-voorzitter Dhr. P.C.A. Vlaar Controller zorg/financieel lid verlengde 2 e termijn dec Dhr. J. Pieters Manager Audit cliëntenraad/ lid Services verlengd 2 e termijn dec financieel Dhr. J. Broekhuizen Jurist identiteit en lid 1 e termijn 2016 juridische zaken Bedrijfsvoering De bedrijfsvoering betreft de (be)sturing en beheersing van de primaire en ondersteunende processen binnen Stichting Hervormd Centrum Pennemes. De bedrijfsvoering is er opgericht zo optimaal mogelijk, binnen de beschikbare middelen, in te spelen op de zorgvraag van zowel de intramurale als extramurale cliënten. Op het gebied van medewerkers en materialen wordt bekeken welke (extra) inzet nodig is om kwalitatief verantwoorde zorg te blijven geven. Aan de bedrijfsvoering liggen ondernemings- en strategische jaarplannen ten grondslag. Pagina 14

15 Planning & Control cyclus Voor het systematisch werken aan de gewenste ontwikkelingen is de planning & control cyclus een belangrijk instrument. De Raad van Bestuur maakt jaarlijks met het managementteam een jaarplan en bespreekt met hen de externe en interne ontwikkelingen en de impact daarvan op zorginhoudelijk, organisatorisch en financieel gebied. In combinatie met de geformuleerde speerpunten leidt dit tot de vaststelling van opdrachten voor het komende begrotingsjaar. De verschillende disciplines werken deze opdrachten specifiek uit voor hun eigen afdeling in de jaaractiviteitenplannen. Na bespreking en besluitvorming over de jaaractiviteitenplannen stelt de Raad van Bestuur de begroting voor het komende jaar vast. Het jaarplan en de begroting worden vastgesteld door de Raad van Bestuur, voor advies voorgelegd aan de medezeggenschapsorganen en goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Het jaarplan en de begroting zijn gebaseerd op een verwachte productieafspraak met het zorgkantoor. Bewaking van de uitvoering van plannen en begroting vindt plaats door middel van verschillende rapportages. Maandelijks wordt op managementniveau de geleverde zorg gerapporteerd en besproken. Er worden structurele kwartaalrapportages uitgebracht voor het managementteam en de Raad van Toezicht zodat zij per kwartaal een goed overzicht hebben Cliëntenraad De cliëntenraad startte in 2014 met 9 leden. Hiervan vertegenwoordigen 6 leden de extramurale zorg, 1 lid de intramurale zorg, 1 vertegenwoordiger (familielid en eerste contactpersoon) van de afdeling kleinschalig wonen en 1 lid vertegenwoordigt de cliënten in de wijk. In de loop van 2014is 1 lid afgetreden wegens ziekte. In november hebben zich 3 aspirant leden kennisgemaakt en in januari 2015 werden zij in de jaarvergadering aangenomen als lid., als vertegenwoordigers van de extramurale zorg. Op bestond de cliëntenraad officieel uit 8 leden. De cliëntenraad vergaderde in 2014, 11 keer in aanwezigheid van de directeur n en 11 keer in een zelfstandige (voor)vergadering waar de cliëntenvertrouwenspersoon als toehoorder aanwezig was. De Cliëntenraad heeft in 2014 positief advies gegeven over: de begroting 2014, het maatschappelijk jaarverslag 2013, het financieel jaarverslag 2013, het accountantsverslag Pagina 15

16 De Cliëntenraad heeft in 2014 instemming gegeven aan: het nieuwe reglement voor de Cliëntenraad, de missie- en visie van St. H.C. Pennemes. In alle voorvergaderingen zijn er medewerkers uitgenodigd die gaan over punten van het verzwaard adviesrecht: directeur, vertrouwenspersoon, stafmedewerker kwaliteit, scholingscoördinator, administratief medewerker, coördinator welzijn en de planner van diensten. In september heeft de Cliëntenraad kennisgemaakt met de voorzitter van de familieraad. Informatie door de directie over voorgenomen beleidspunten over: o Kwaliteit: de voortgang van de verbeterpunten uit het cliënt tevredenheidsonderzoek 2013 komen elke maand terug op de agenda. De cliëntenraad is lid van het LOC, krijgt ondersteuning door de relatiebeheerder, die in oktober een bezoek heeft gebracht aan de voorvergadering van de Cliëntenraad, in aanwezigheid van de directeur. o Overleg met Raad van Toezicht: het jaarlijks overleg met de Raad van Toezicht vond plaats in oktober 2014 en het lid van de Raad van Toezicht met aandachtsgebied Cliëntenraad, was aanwezig in het vooroverleg in april o Contact met achterban: de jaarvergadering is gehouden op 17 januari De cliëntenraadsleden zijn vertegenwoordigd in de activiteitencommissie, de menucommissie, de identiteitscommissie en de bijeenkomst nieuwe bewoners. o Overige bespreekpunten: het modelreglement voor de Cliëntenraad, invulling vacatures Cliëntenraad, BHV, facilitaire zaken, het langdurend en kortdurend verzuim, (brand)veiligheid, vrijwilligers, identiteit, plannen tot samenwerking, plannen tot verbouw en nieuwe inrichting van de tuin. Pagina 16

17 3.5 Identiteitscommissie Taken en werkwijze identiteitscommissie De identiteitscommissie van Stichting Hervormd Centrum Pennemes is opgericht in Het doel van deze commissie is de protestants-christelijke identiteit van de organisatie te behouden. Kenmerkend voor de Stichting Hervormd Centrum Pennemes is de binding met de Protestantse Gemeente te Zaandam en de verantwoordelijkheid voor het lichamelijk en geestelijk welzijn in het kader van het Protestants Christelijk beleven en belijden van het geloof op basis van de Bijbel. Uitgangspunten zijn onder meer het lidmaatschap van (het merendeel) van de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van de protestants christelijke kerk; het uitdragen van de protestants christelijke identiteit bij de werving van nieuwe medewerkers en cliënten; het houden van kerkdiensten en de viering van christelijke feestdagen. In 2014 is de voorzitter van de identiteitscommissie ons ontvallen. Van oktober t/m december was de bestuurder tijdelijk voorzitter van de identiteitscommissie. Per januari 2015 wordt deze vacature ingevuld. De identiteitscommissie is in 2014 uitgebreid met de geestelijk verzorger van St. H.C. Pennemes, een vertegenwoordiger van de medewerkers en een vertegenwoordiger van de vrijwilligers. De identiteitscommissie komt 4x per jaar bijeen. In 2014 waren de onderwerpen: -de samenstelling van de identiteitscommissie -de identiteitsnotitie en de praktische uitwerking daarvan - wijziging van het informatieboekje over de identiteit, voor nieuwe medewerkers - naamgeving n.a.v. plannen voor nieuwe huisstijl. Pagina 17

18 4. Beleid, inspanningen en prestaties 4.1. Algemeen beleid 2014 Het algemeen beleid is afgeleid van het strategisch beleidsplan en is samengevat in het jaarplan In dit activiteitenplan staan de gewenste ontwikkelingen binnen de organisatie op korte termijn beschreven. Het jaarplan is in december 2014 geëvalueerd in het management review Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsmanagementsysteem Hervormd Centrum Pennemes hanteert de volgende kwaliteitssystemen: Keurmerk Behaald in Wordt opnieuw getoetst in HKZ Fixatievrije Instelling *** Kwaliteitsbeleid ten aanzien van cliënten Binnen Stichting Hervormd Centrum Pennemes wordt veel waarde gehecht aan de eigen inbreng en zeggenschap van cliënten. Individueel door de vraag van de cliënt centraal te stellen en die samen met de cliënt te vertalen naar afspraken. Collectief door veel te investeren in een goede samenwerking met de cliëntenraad, die de belangen van cliënten in bredere zin behartigt. Ook de familie en mantelzorgers spelen bij Pennemes een belangrijke rol en worden betrokken bij de dienstverlening van Stichting Hervormd Centrum Pennemes en de evaluatie daarvan. Daarnaast worden tweejaarlijks cliëntenraadplegingen gehouden. De uitkomsten daarvan worden met de cliënten besproken en in samenspraak met de cliëntenraad worden verbeteracties in gang gezet. Pagina 18

19 Complimenten Klachten Bij de dienstverlening van Stichting Hervormd Centrum Pennemes draait alles om de cliënt. Pennemes ontvangt daarvoor ook complimenten. Toch kan het wel eens anders gaan dan door de cliënt verwacht wordt, waardoor er gevoelens van onvrede ontstaan die kunnen leiden tot officiële klachten. Stichting Hervormd Centrum Pennemes is zeer ontvankelijk voor klachten, alleen al omdat ze de fundering vormen van verbetering of aanpassing van de dienstverlening, daar waar het nodig is. Bij Stichting Hervormd Centrum Pennemes is de klachtafhandeling geregeld en vastgelegd in de klachtenprocedure. De behandeling van klachten wordt onder de aandacht gebracht van de cliënten door middel van de brochure Klachten- verbeterformulier. Ook in de algemene informatie die een cliënt krijgt binnen Pennemes wordt aandacht gegeven aan klachten. Stichting Hervormd Centrum Pennemes kent een klachtencommissie die bestaat uit de onderstaande leden. De samenstelling is als volgt: Vertrouwenspersoon dhr. Paul Enzlin (onafhankelijk) Voorzitter dhr. Alistair Niemeijer staffunctionaris kwaliteit mevr. Chaika van Huffel Op afroep kunnen we de commissie uitbreiden met twee leden die specifiek zijn aangewezen voor de behandeling van klachten in het kader van de Wet BOPZ. In dat geval worden ten behoeve van de behandeling van BOPZ-klachten toegevoegd een jurist en een Specialist Ouderengeneeskunde Aantallen complimenten en klachten Hervormd Centrum Pennemes 2014 Complimenten 6 Aantal klachten ingediend bij onze klachtencommissie 2 Aantal adviezen ontvangen van onze klachtencommissie 2 Percentage klachten dat geleid heeft tot verbeterpunten 100% Bij Pennemes is een vertrouwenspersoon werkzaam Ja Toegankelijkheid Cliënten of familie kunnen zich in de eigen regio oriënteren op de zorg en dienstverlening die Stichting Hervormd Centrum Pennemes te bieden heeft. Indien zij een indicatie hebben en Stichting Hervormd Centrum Pennemes de eerste voorkeur heeft, vindt aanmelding via het AWBZ/brede zorgregistratiesysteem plaats. Stichting Hervormd Centrum Pennemes maakt Pagina 19

20 zich op diverse manieren aan haar potentiële klanten bekend. Zij heeft een eigen website met actuele informatie. Ook heeft Stichting Hervormd Centrum Pennemes verschillende brochures en folders met overzichten van de diensten die zij biedt. Stichting Hervormd Centrum Pennemes is voor zorgvragen 24 uur per dag bereikbaar. De receptie is elke dag geopend van 9.00 uur tot uur. Bij de receptie kunnen cliënten, eventueel telefonisch, terecht voor alle mogelijke inlichtingen, maar ook voor het opgeven van storingen en klusjes (zoals het oppompen van banden van rollators en/of rolstoelen). Ook verzamelt de receptie voor de keuken alle opgaven van afwezigheid, de bestellingen van extra maaltijden en dergelijke. Bij de administratie kunnen cliënten terecht met alle vragen op administratief gebied, eventueel assisteert de medewerker de cliënt, bijvoorbeeld bij het invullen van een formulier. De administratie heeft wekelijkse spreekuren die op de deur, in de nieuwsbrief en het bewonerskrantje zijn aangeven. De Stichting Hervormd Centrum Pennemes kent een wachtlijst. Deze cliënten hebben bij het vaststellen van de indicatie voor een verzorgingshuis aangegeven de zorg graag van Stichting Hervormd Centrum Pennemes te willen ontvangen. Vanuit het zorgcentrum wordt overbruggingszorg geboden aan de cliënten op de wachtlijst. De actuele wachtlijstgegevens alsmede de wachtduur staan vermeld op de website. MIC Veel waarde wordt gehecht aan het MIC-registratiesysteem. Middels dit systeem wordt de registratie en analyse gedaan van meldingen van incidenten bij cliënten (MIC). Doel is om risico's op het gebied van veiligheid op te sporen en zo mogelijk te verminderen. We hebben in 2014 met de mic en mim commissie veel aandacht besteed aan de differentiatie van de meldingen. Hieruit zijn meerdere verbeterpunten gekomen en opgepakt In 2014 zijn er in totaal 915 incidenten geregistreerd, waaronder 603 medicatie incidenten. Dit is het gevolg van het verbetertraject op medicatieveiligheid, waardoor medewerkers bewust zijn geworden van de fouten die zij maakten, zoals het niet aftekenen van de medicatietoedienlijsten. Het verbetertraject rondom medicatie is opgepakt samen met de bij Pennemes betrokken huisartsen, SO-er en apothekers. Als onderdeel van dit traject hebben we medewerkers gevraagd op ieder detail te letten en waar nodig een incidentmelding in te vullen. Dit verklaart het relatief hoge aantal incidenten rondom medicatie. Pagina 20

21 4.4. Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Op 1 januari 2014 waren er bij Stichting Hervormd Centrum Pennemes 190 medewerkers in dienst (waarvan 33 nul-uren oproepkrachten). Zij vulden samen 84,7 FTE. Op 31 december 2014 waren dit 197 medewerkers (waarvan 28 nul-uren oproepkrachten) en 89,5 FTE. In het ziekteverzuimpercentage is een lichte stijging te zien van 5,31% in 2013 naar 6,00% in Ziekteverzuim en gezondheidsmanagement staat in 2015 op de beleidsagenda om verdere stijging te doen voorkomen. In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van het personeelsverloop, het ziekteverzuim en van de vacante functies in Personeel Verloop personeel Aantal personeelsleden Instroom personeel in loondienst 28 (excl. vakantiekrachten) Uitstroom personeel in loondienst 41 (excl. vakantiekrachten) Ziekteverzuim (excl. zwangerschap) Percentage Verzuim totaal personeel in loondienst 6,00% Vacatures Totaal aantal vacatures Totaal 15 Medewerkers tevredenheid In 2012 is het laatste medewerkerstevredenheid onderzoek uitgevoerd. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zijn zeven verbetertrajecten geformuleerd voor de onderwerpen: betrokkenheid met andere afdelingen, bijscholing buiten de functie, storing verwarming, kluisjestekort, bekendheid klachtenprocedure en de beschikbare informatie voor medewerkers in de medewerkersnieuwsbrief. Deze verbetertrajecten zijn inmiddels uitgevoerd en afgerond. In het komende jaar (2015) zal weer een medewerkers tevredenheidsonderzoek uitgevoerd gaan worden. Personeelsvereniging Stichting Hervormd Centrum Pennemes kent een actieve personeelsvereniging die jaarlijks diverse activiteiten organiseert. De contributie bedraagt 4,00 per maand. Er zijn ongeveer 50 personeelsleden lid van de PV. De PV verstuurt kaarten en cadeaus aan jarige medewerkers, medewerkers die bevallen zijn van een kind, jubilarissen en collega s die uit dienst gaan. Pagina 21

22 Vrijwilligers Vrijwilligers worden bij de volgende activiteiten en voorzieningen ingezet: koffie drinken, maandelijkse gezamenlijke themamaaltijd met een optreden, kaarten maken, spelletjes, sjoelen, koersbal, kerkdienst, bibliotheek, verjaardagen vieren, modeshow en verkoop, gymnastiek, bustochten en het borreluurtje, op het Pennemes busje, Kookvrijwilligers kleinschalig wonen, ondersteunen vaste medewerkers op projecten, bezoekvrijwilligers en flexi vrijwilligers. Ons centrum nam afscheid van een aantal vrijwilligers maar kreeg er ook nieuwe vrijwilligers bij. Het resultaat is dat we het jaar ingingen met 135 en eindigden met 138 vrijwilligers. 4.5 Arbo- en veiligheidsbeleid Er is binnen Stichting Hervormd Centrum Pennemes een uitgewerkt Arbobeleid en een intensieve relatie met de Arbodienst. Tevens kent Stichting Hervormd Centrum Pennemes een MIC&MIM-registratie waarmee zij de medewerkers in de gelegenheid stelt melding te maken van incidenten op hun werk. Dit past bij de visie van Stichting Hervormd Centrum Pennemes dat een goede woonomgeving geleverd moet worden aan haar cliënten en tevens een goede werkplek voor haar medewerkers. Pagina 22

23 4.6 Financieel beleid In 2014 hebben wij, net als voorgaande jaren, verder gewerkt aan het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het ontwikkelen van instrumenten op het gebied van financieel beleid en beheer. Met name de managementrapportages zijn verbeterd qua inhoud, frequentie en vorm. Tevens is het meerjaren exploitatiemodel voor Vastgoed verder ontwikkeld in Verder is een budgetformatiemodel ontwikkeld waarmee de manager IMZ op basis van de aanwezige of verwachte mix van zorgzwaartepakketten de normatieve personeelsformatie kan bepalen. Dit model is ook gebruikt bij de begroting voor het jaar Hierdoor zijn de personeelskosten niet langer gebaseerd op historische gegevens maar op basis van een duidelijke financiële norm. Voor de verdeling van ontvangen AWBZ-budgetten over de diverse bedrijfsonderdelen zijn in 2014 nieuwe verdeelsleutels vastgesteld. Deze sleutels zijn gebaseerd op de NZa normen. Met deze doorgevoerde aanpassingen beschikt Pennemes over instrumenten om op basis van financiële informatie te kunnen sturen. Financieel Resultaat Het kalenderjaar 2014 is afgesloten met een positief exploitatieresultaat van ,- (2013: ). Dit resultaat is als volgt te segmenteren: - AWBZ : ,- positief - Wmo : ,- negatief - Projecten : negatief Het resultaat 2014 is met name tot stand gekomen door vrijval van voorzieningen en het de nacalculeerbare kapitaallasten. Voorzieningen De omvang van de voorzieningen is in 2014 afgenomen tot (2013: ). Dit komt door het laten vrijvallen van de voorziening verlieslatende contracten. Voor 2015 is namelijk een nieuw contract gesloten voor Huishoudelijke hulp met de Gemeente Zaanstad. Er is een nieuwe voorziening getroffen voor langdurig zieke werknemers ten bedrage van ,-. Pagina 23

24 Kapitaallasten NHC De financiering van de kapitaallasten vindt met ingang van 2012 gedeeltelijk plaats op basis van het Normatieve Huisvestingscomponent. Tot en met 2018 is er sprake van een overgangsregeling van de historische vergoedingssystematiek naar de nieuwe NHC. De vergoeding op basis van NHC bedroeg in % en stijgt naar 100% (2018). Uit een opgesteld meerjaren exploitatiemodel voor Vastgoed blijkt dat het financieel effect van de introductie van het NHC negatief uitvalt voor Pennemes. Het huidige positieve resultaat op de kapitaallasten zal door het groeiende aandeel NHC in komende jaren grotendeels gaan verdwijnen. Subsidieprojecten Gemeente Zaanstad De gemeente Zaanstad heeft aan Pennemes een aantal incidentele subsidies toegekend voor het jaar Aan Pennemes en Het Mennistenerf is het pilotproject Sociaal Wijkteam Rosmolenwijk/Zaandam Zuid toegewezen. Voor 2014 was er een totaalsubsidie bedrag van toegekend aan subsidies, de werkelijke kosten bedroegen De exploitatie 2014 van de subsidieprojecten, met Pennemes als hoofdaannemer, ziet er als volgt uit: Pagina 24

25 Ratio s: Op basis van het behaalde resultaat in 2014 van ,- kunnen de volgende ratio s worden gepresenteerd. Bovengenoemde kengetallen worden door Pennemes als goed gekwalificeerd. Risico s/aandachtspunten De belangrijkste risico s/aandachtspunten die worden onderkend voor de komende jaren zijn: Extramuralisatie lage ZZP s (VV 1 t/m 3). Hierdoor zal mogelijk omzet verloren gaan. Hervorming AWBZ naar WLZ. De financieringswijze op basis van ZZP s zal gaan verdwijnen. Er komen nieuwe productcategorieën op basis van zorgzwaarte (laag, gemiddeld, zwaar); Transitie Wmo. Productie Begeleiding en Dagbesteding gaat naar de Gemeente Zaanstad. Hierbij vinden generieke budgetkortingen plaats; Inkrimping van inkoop Huishoudelijke hulp door de Gemeente Zaanstad; Overheveling van de producten Verzorging en Verpleging naar Zorgverzekeraars. Voor het jaar 2015 is een contract gesloten voor Wijkverpleging met Achmea Zorgverzekeraar; Vervallen van Gemeentelijke incidentele subsidies; Lagere vergoeding voor kapitaallasten a.g.v. de introductie van de Normatieve Huisvestingscomponent (NHC); De vraag naar steeds hoger gekwalificeerd personeel als gevolg van de steeds zwaardere zorgvraag. Pagina 25