Paragraaf 4.5 BEDRIJFSVOERING

Transcriptie

1 Paragraaf 4.5 BEDRIJFSVOERING 15.1 Inleiding De paragraaf betreffende de bedrijfsvoering geeft ten minste inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Een vereiste voor de realisatie van beleid is de beschikbaarheid van een uitvoeringsorganisatie. In 2011 ligt in deze paragraaf een accent op informatie met betrekking tot de bezuinigingen. Ook het verloop in het huidige boekjaar van het verzamelkrediet DIA en de personeelslasten worden in deze bestuursrapportage toegelicht Beleidsafwijkingen 15.3 Nieuw beleid 15.4 Risico s 15.5 Overige ontwikkelingen Analyse personeelslasten Saldo De 2 e bestuursrapportage 2011 voor personeelslasten komt uit op een geprognosticeerd resultaat van positief. Bij de 1 e berap 2011 was dit nog Een positief resultaat, ongeveer 0,6 procent van de totale personeelsbegroting, waarmee de gemeente op het gebied van de personeelslasten een goede lijn heeft ingezet. De ambtelijke bezuinigingstaakstellingen, de reeds doorgevoerde bezuinigingen en de door de gemeente getroffen maatregelen om deze bezuinigingen het hoofd te bieden, zoals vacaturebeheersing, het niet omzetten van tijdelijke in vaste contracten en het sturen op de inhuuruitgaven bevestigen dit. Al met al kan geconcludeerd worden dat de gemeente het tot op heden op het gebied van personeelslasten op de goede weg is, gelet op de onzekerheid die de bezuinigingen van dit jaar met zich meebrengen en de invloed daarvan op de financiële bedrijfsvoering. Het resultaat geeft echter geen aanleiding tot een (begrotings-)wijziging in de personeelslasten. Een en ander houdt verband met nadere advisering die in het verschiet ligt omtrent de formatieve taakstellingen. Voorgesteld wordt dan ook om het resultaat op de uitputting personeelslasten op PM te stellen. Hieronder wordt per post een korte uitleg gegeven en hoe het resultaat tot stand is gekomen. Post salarissen en sociale lasten Bij de opstelling van de begroting 2011 is bij de personeelslasten een te hoge indexering toegepast (5,89 in plaats van 3,88 procent uit de Kadernota). Dat is de reden dat het saldo personeelslasten wordt gecorrigeerd met De uitgaven aan salarissen voor de reguliere formatie over de eerste zeven maanden van het jaar leiden tot een prognose van 38,8 miljoen over het hele jaar Afgezet tegen een gecorrigeerde begroting van 41,1 miljoen leidt dit tot een positief resultaat van 2,3 miljoen. Hiermee kan de inhuur ten laste van vacaturegelden ( ) gedekt worden. Er resteert dan ook nog ruimte om de openstaande bezuinigingstaakstellingen op deze post op te vangen. Het resultaat op de post inhuuruitgaven wordt voor dit jaar geschat op - 0,8 miljoen. De overige posten, zoals UWV-uitkeringen, overwerk en voormalig personeel e.d., geven een resultaat van - 0,4 miljoen. Het resultaat op de post salarissen kan deze posten geheel dekken. 2 e Bestuursrapportage

2 Bezuinigingen De bezuinigingstaakstellingen op personeelsbudgetten hebben een invloed op het resultaat van deze 2 e berap. De ruimte op de post salarissen en sociale lasten is aanzienlijk kleiner geworden, maar volstaat op dit moment om de bezuinigingstaakstellingen en de uitgaven aan inhuur te dekken. Bovendien zal het door de bezuinigingstaakstellingen mogelijk zijn om een formatiereductie te bewerkstelligen wat een positief effect zal hebben op het resultaat van de personeelslasten. Bestaande bezuinigingstaakstellingen 2010 In het overzicht zijn per sector de bestaande bezuinigingsposten van het jaar 2010 opgenomen. Het totaal bedrag van deze posten is Als volgt onderverdeeld over de sectoren: Concernzaken Inwoners Stad en Wijk 0 Personele bezuinigingsposten 2011 In februari van dit jaar heeft de gemeenteraad de te bezuinigen posten vastgesteld. Totaal bedragen deze posten Deze posten zijn in het overzicht apart weergeven per sector: Concernzaken Inwoners Stad en Wijk 0 Het totaal van de bezuinigingsposten 2010 en 2011 bedraagt hiermee Inhuur Voor de inhuur wordt een prognose gemaakt op basis van de nog openstaande verplichtingen uit het financieel pakket CODA. In de eerste zeven maanden van 2011 zijn de inhuuruitgaven 2,4 miljoen. Deze zijn als volgt onder te verdelen: Inhuur ten laste van vacaturegelden Inhuur (ziekte, eigen taken door derden en grondexploitatie) Inhuur uit specifieke dekking (Inwoners) Voor inhuur is ruim 3,8 miljoen begroot. Met een prognose van 4,7 miljoen over 2011 is het te verwachten resultaat op inhuur plm. - 0,8 miljoen. Dit geprognosticeerde resultaat bedroeg bij de 1e berap 2011 nog - 1 miljoen. Ter vergelijking; bij de 2e bestuursrapportage 2010 bedroeg de prognose voor inhuur 2010 nog 5,5 miljoen. De cijfers van dit jaar geven hiermee een substantiële daling aan van de inhuuruitgaven. Overige posten De overige posten, zoals UWV-uitkeringen, voormalig personeel, overwerk en toelagen e.d., geven een resultaat van De post voormalig personeel laat een overschrijding van zien. Dit wordt voor het overgrote deel veroorzaakt door de WW-uitkeringen van voormalige ambtenaren. Het resultaat op de post overwerk en toelagen e.d. bedraagt Een tekort op deze posten is gebruikelijk, omdat deze voor een groot 70 2 e Bestuursrapportage 2011

3 gedeelte niet begroot worden. Het niet begroten heeft te maken met het feit dat uitgaven op deze posten moeilijk in te schatten zijn. Zo zijn de uitgaven voor WW-uitkeringen en het overwerk per jaar onvoorspelbaar. Het saldo op deze posten wordt gedekt uit de onderschrijding op de post salarissen en sociale lasten. Rapporten per afdeling De financiële rapporten per afdeling t.b.v. formatiebeheer zijn, in overleg met de werkgroep, druk in ontwikkeling geweest met hulp van de softwareleverancier ADP. Dit heeft in augustus 2011 tot een resultaat geleid. Deze rapporten zullen, na uitvoerige controle en raadpleging van een aantal betrokkenen (klankbord) en de projectgroep, in de maanden oktober en november per sector en afdeling uitgerold kunnen worden. Inzet correctiebedrag begroting Het correctiebedrag van het begroting van is zoals eerder gezegd geen managementresultaat. Het resultaat is zal worden meegenomen in het totaalresultaat van de 2 e bestuursrapportage Stand van zaken DIA krediet Voor het verloop van het Dia krediet in 2010 zie hieronder. DIA krediet 2011 Oorspronkelijk Omschrijving krediet Stand krediet per Mutatie Vervanging financieel pakket Unix beheer uitbreiding mach soft grid Uitbreiding NAS Beveiliging serveromgeving Applicatievirtualisatie SBC Upgrade ms project Exchange mail omgeving uitbreiden Stand krediet bij 2e Berap d.d Openstaande bezuinigingstaakstellingen 2010 Voorstel/maatregel Taakstelling Afname formatie JBZ i.v.m. minder bezwaarschriften Wmo Preventiemaatregelen gemeentelijke gebouwen Totaal e Bestuursrapportage

4 Voortgang 15.7 Bezuinigingstaakstellingen Nr. Voorstel/maatregel Fte's Inhoudelijk bezuinigd verantw. portefeuille houder 12 P&O-team Personeel 3,00 BS en Salarisadministratie kleiner 13 P&O-team 1,00 BS Personeel/managemen tadviseurs kleiner 14 Efficiency Directie 0,70 BS Inwoners 15 Servicepunt Voorne PM BS PM PM PM PM Putten (en verder?) 16 Minder directie CZ 0,10 BS Formatie met dekking voordeel I-deel stopzetten (afhandeling bezwaarschriften) 18 WOR - OR nader in te delen post laten vervallen. 19 Restaurantfunctie beperken. 20 Afschaffen Fietsprivéregeling 21 WOR - OR overige uitgaven verlagen 22 Team onderzoek en statistiek beperken 23 Team bestuurs-en beleidsondersteuning verkleinen (betreft adviseurs). 24 Team bestuurs-en beleidsondersteuning verkleinen (betreft dienstverlener). 25 Organisatieadviescapaciteit beperken nadat gevolgen bezuinigingsoperatie begeleid zijn 0,40 BS ,00 BS ,00 BS ,10 BS ,00 BS ,40 BS ,40 BS ,20 BS ,00 BS e Bestuursrapportage 2011

5 26 Centraal 0,00 BS opleidingsbudget halveren 27 Arbo 0,00 BS Juridische advisering beperken 1,00 BS Minder afdelingen binnen CZ 1,00 BS Sectorale 0,00 BS opleidingsbudgetten halveren 36 Telefonie: op korte 0,00 WDS PM PM PM PM termijn geen mobieltjes meer verstrekken maar simkaarten. Op langere termijn afscheid van het vaste net. 37 Schoonmaak 0,00 WDS extensiveren 38 Geen aangiftes 0,30 BS (graffiti)schades openbare ruimte 50 Facilitairwerk, zie 0,00 WCM 0 PM PM PM voorstel nr. 37 (dekking uit participatiebudget) 56 Aantal dossiervormers 2,00 WDS verminderen 57 Inhuizen H. de Lintweg 0,00 WDS ICT-adviesfuncties 1,50 WDS grotendeels laten vervallen 59 ICT-budgetten 0,00 WDS Energiebesparing gebouwen 104 Terugdringen energieverbruik 0,00 WDS PM PM PM PM 0,00? Verbetering efficiency werkprocessen financiële administratie en financieel beheer door toename automatisering en herinrichting processen en structuur 1,50 WGH e Bestuursrapportage

6 106 Stoppen met 0,30 WGH verstrekken en garanderen van leningen aan corporaties, verenigingen en overige instellingen 107 Minimale planning & 0,00 WGH 0 PM PM PM control-cyclus bijvoorbeeld minder beraps en/of een vereenvoudiging van de beraps tot slechts financiële rapportages. 108 Minimale P&C 0,00 WGH 0 PM PM PM producten bijvoorbeeld minder programma's in programmabegroting met daarbij een onderscheid in 'going concern' en (politieke) beleidsprioriteiten. Ook het afschaffen gebruik smart beleidsdoelstellingen en/of afschaffen boekwerken. 109 Minder capaciteit 0,50 WGH ondersteuning en advisering Administratieve organisatie 110 Minder capaciteit voor 1,00 WGH ondersteuning en advisering vakafdelingen en sectordirecties (bij projecten en opzet financiële paragraaf) 111 Privatiseren PM WGH PM PM PM PM parkeergarages en parkeerbeheer betekent voor FEZ minder facturatie en behandeling parkeeropbrengsten Totaal 17 Nr. Invulling Fte's portefeuille bezuiniging bezuinigd houder 18 WOR-OR nader in te delen post laten 0,00 BS e Bestuursrapportage 2011

7 vervallen. 21 WOR - OR overige uitgaven verlagen 0,00 BS Toelichting bezuinigingen WOR-OR nader in te delen post De stelpost voor de OR wordt een aantal jaar niet aangewend en kan worden ingezet voor de realisatie van deze bezuiniging WOR-OR overige uitgaven verlagen Op het budget overige uitgaven is al een aantal jaar een overschot te zien. Dit kan worden ingezet voor de realisatie van deze bezuiniging. Salariskosten Ingenieursbureau Vanaf 1 januari zijn hier 2,11 fte vacatures, waarvan 1,0 zal worden toegevoegd aan het team Grondzaken. I.v.m. de bezuinigingstaakstelling vanaf 2012 i.v.m. uitbesteden/regie organisatie zijn deze vacatures niet bezet. De incidenteel vrijvallende middelen worden ingezet t.b.v. de taakstelling m.b.t. de Grex (zie Algemene Dekkingsmiddelen). Salariskosten Stad & Wijk Met een medewerker (1,0 fte) is een regeling getroffen v.a. 1 september Deze formatie zal vanaf dat moment niet meer ingevuld worden maar structureel onderdeel uitmaken van de in te vullen bezuinigingen (zie Algemene Dekkingsmiddelen). De besparing is meerjarig opgenomen in de begroting wat voor 2012 een besparing oplevert van , , en voor Salariskosten Jeugd & Onderwijs Bij het opstellen van de Personeelsbegroting 2011 was geen rekening gehouden met diverse toerekeningen van salariskosten aan specifieke uitkeringen. Hierdoor kan deze structurele vrijval ingezet worden t.b.v. de personeelsbezuinigingen (zie Algemene Dekkingsmiddelen), welke ook reeds zijn verwerkt in de meerjarenbegroting Financiële afwijkingen Financiële samenvatting Omschrijving Project Portefeuillehouder Bedrag I/S Regelingen en afspraken BS S Totaal Toelichting financiële afwijkingen Regelingen en afspraken Bijdrage personeelsvereniging werkgever is dubbel begroot kan worden teruggebracht naar Investeringen Project Portefeuillehouder Bedrag I/S Vervanging kantoormeubilair WKD I Door een goed inkoopresultaat zijn de kosten van vervanging van bureaustoelen, boven verwachting beperkt, en kan een deel van het krediet worden ingeleverd. De oude arbostoelen zijn vervangen door nieuwe arbostoelen. De kosten voor de aanschaf van standaard bureaustoelen van medewerkers die zonder 2 e Bestuursrapportage

8 medische indicatie, op een oude arbostoel zitten worden nog geraamd op De middelen nodig voor het vervangen van het oude CAD meubilair (bureaus, uitlegtafels en oude ladeblokken/ kastjes) van S&W en Geo-informatie worden geschat op Deze zullen eveneens nog vervangen worden e Bestuursrapportage 2011