ZORG of ZEGEN in 5 STAPPEN

Transcriptie

1 LEVERANCIERS AAN WZC EEN ZORG OF EEN ZEGEN? of EEN PARTNER IN ZORG? EXPO oktober 2015 Alex de Kind 1 ZORG of ZEGEN in 5 STAPPEN 1. WAT IS MIJN (uw) PROBLEEM? 2. PRODUCT OF DIENST 2. ZORG of ZEGEN? 3. DIENST 4. PARTNER IN ZORG? 2 1

2 1. WAT IS MIJN (uw) PROBLEEM WAT is de oorzaak van MIJN (uw) PROBLEEM? We maken of doen niet meer alles zelf in onze huizen (woonzorgcentra, RVT, rusthuis, ziekenhuis, gehandicaptenvoorziening) Dus we doen beroep op derden (fabrikanten, tussenhandelaren, leveranciers, transporteurs,..) Sinds de jaren 70 en de jaren daarna zijn de goederenstromen in de verzorgingsinstellingen ver-tienvoudigd De aandacht en middelen die eraan besteed worden zijn nog steeds dezelfde als twintig jaar geleden 3 1. WAT IS MIJN (uw) PROBLEEM Voor WAT zoek ik een leverancier (gaat het om een product <> dienst <> beide) in feite is uw personeel ook een leverancier! Aan WAT moet dit product <> deze dienst beantwoorden (met andere woorden wat is mijn probleem?) Op WAT voor (welke) manier wil ik dat de leverancier dit product/ deze dienst aanlevert (in de breedste zin van het woord, fysieke levering, facturatie, communicatie, beheersinfo) 4 2

3 2. PRODUCT <> DIENST LEVERANCIER LEVERT PRODUCT = stoffelijk of fysiek goed DIENST = niet stoffelijk of fysiek goed 5 2. PRODUCT <> DIENST Euh stoffelijk of fysiek goed? Is er een betere manier van onderscheid maken? DIENST Niet tastbaar Kunt u geen voorraad aanhouden Bestaat nog niet wanneer u hem koopt Is persoonlijk en is mensenwerk Het is van tevoren onbekend of de dienst werkt is moeilijk te doorgronden u helpt mee bij de productie ervan 6 3

4 2. PRODUCT <> DIENST SPECS!!!! Wet op OverheidsOpdrachten Algemene voorwaarden Aan WAT moet dit product <> deze dienst beantwoorden Aankoop, bestel en levervoorwaarden Voorraden (PRODUCT) Interne organisatie (vooral bij DIENST) Op WAT voor (welke) manier wil ik dat de leverancier dit product/ deze dienst aanlevert 7 2. PRODUCT <> DIENST STELLING 1: Van zodra uw PRODUCT ook een DIENST wordt of u DIENSTEN aankoopt begint de zorg of zegen discussie STELLING 2: Van zodra u een DIENST aankoopt kunt u evolueren naar een PARTNER in ZORG CONCLUSIE? DUS. Is een PRODUCT simpel? 8 4

5 2. PRODUCT Simpel??? Zorg? of Zegen? 9 Zorg of zegen is sterk afhankelijk van uw logistieke processen: INKOOP GOEDERENONTVANGST DISTRIBUTIE VOORRAAD/ MAGAZIJNEN 10 5

6 INKOOP Bepalen van de aankoopbehoeftes bepalen in termen van kwaliteit, kwantiteit en termijnen (spics en specs) Marktvoorwaarden analyseren en bewaken Opmaak van contracten,raamafspraken Prijsnegociatie Leveranciersbeoordeling en -evaluatie. 11 Basistaken: Ontvangst goederen Controle van de goederen (kwantiteit, kwaliteit en conformiteit) = facturatie!! Tijdelijk beheer of transport van de goederen Aandachtspunten: GOEDERENONTVANGST Aanwezigheid - beschikbaarheid voor ontvangst (levertijdstippen) Locatie ontvangst i.f.v. magazijnen of definitief leveradres Beheerssystemen (automatisering) (te verwachten goederen, boeking goederen, back orders etc.) Waar tekent u voor? (ontvangst, conformiteit, volledigheid, kwaliteit)? 12 6

7 DISTRIBUTIE Extern en intern transport Directe transporten door leveranciers Woonomgeving Veiligheid Zorgvuldigheid 13 MAGZIJNEN/VOORRADEN Wat is uw geïnvesteerd kapitaal (én wat mag het zijn?) Welke autonomie wil u? Welke bestelfrequentie? 14 7

8 VARIETEIT AAN PRODUCTEN PRODUCT PRODUCTGROEP DETAILLERING/AANDACHTSPUNTEN voeding Verse voeding (& diepvries) Vlees, vis, aardappelen groenten fruit, brood droge voeding Koffie, thee, suiker, bloem, broodbeleg. dranken verzorgingsmateriaal verpleegkundig en medisch Spuiten, naalden, wondzorgsets verzorging Incontinentiemateriaal, verzorgingssets medicijnen Goederenontvangst linnen bewonerswas Heel persoonlijk materiaal! Wie wast? Rol familie? plat linnen Eigen linnen vd bewoner <> standaardlinnen bedrijfskleding diversen bureaumateriaal Kantoorartikelen papier, kaften, pennen, potloden,. ICT materiaal PC s Laptops, Printers, Harddisks, schoonmaakartikelen Schoonmaakdienst (maar wat bij calamiteiten?) technisch materiaal Technische dienst (quid tech. storingen (avond, weekend)? 15 VOORRADEN EN VOORRAADPLAATSEN VAN PRODUCTEN voeding PRODUCT PRODUCTGROEP Centrale Keuken Verse voeding (& diepvries) X Centraal magazijn Afdeling /leefgroep bewoner skame droge voeding X X X X X X Cafet aria Overig verzorgingsmateriaal Medicijnen dranken X X X X verpleegkundig en medisch X X X verzorging X X X linnen bewonerswas X X plat linnen X bedrijfskleding X X diversen X X bureaumateriaal Kantoorartikelen X X X schoonmaakartikelen ICT materiaal X technisch materiaal 16 8

9 CONCLUSIES (onderzoek) Nederlands onderzoek (*) naar zorglogistiek concludeert dat: Er onvoldoende bundeling is van inkoopvolume Er bij inkoop overgespecifieerd wordt De voorraden te groot zijn Ter info onderzoek van het Vlaams Instituut Logistiek (2013): Twee ZH in de Kempen smelten samen en hebben beide ongeveer evenveel bedden de ene heeft 400 referenties in stock de andere 700! Bij één ZH bleek dat 20% van de stock in de jongste 3 jaar niet was gebruikt. (*) Peter Bakker Het kan echt, betere zorg voor minder geld. Logistiek in de zorg CONCLUSIES VerZORG uw logistieke processen VerZORG een permanente koppeling tussen Inkoop en Logistiek(e) processen! Objectiveer uw voorraadreferenties Objectiveer uw parameters naar voorraadvolume, kapitaalsinvestering en omloopsnelheden Organiseer (automatiseer) uw goederenontvangst en Bewaak de goede werking van uw interne organisatie 18 9

10 4. DIENST DIENST = DIENSTVERLENING Spoorstaking vanaf vanavond 21/22 uur DIENST DIENSTEN IN EEN WOONZORGCENTRUM Afvalverwijdering Catering (keuken en voeding) Schoonmaak Linnen (bedrijfskleding, plat linnen, bewonerswas) Logistiek 20 10

11 4. DIENST mate van uitbesteding in WZC s (make or buy) Mate van uitbesteding Score op 10 (1 = laag <>10 = hoog) AFVAL Heel hoog 10 LINNEN Hoog 9 VOEDING Gemiddeld 6 SCHOONMAAK Laag 3 LOGISTIEK Zeer laag 2 Motieven voor uitbesteding: - regelgeving - investering - complexiteit - know-how DIENST mate van bewonersbelang Mate van bewonersbelang Score op 10 (1 = laag <>10 = hoog) AFVAL Laag 1 LINNEN Hoog 9 VOEDING Heel hoog 10 SCHOONMAAK Hoog 8 LOGISTIEK Laag

12 5. PARTNER in ZORG? DIT BEELD ZEGT ALLES PARTNER in ZORG? Partnerschap in zorg begint bij de eigen organisatie Trigger VISIE op WONEN ZORG LEVEN WELZIJN 24 12

13 PARTNER in ZORG? Partnerschap in zorg begint bij de eigen organisatie dus Definieer wat de doelstelling is van uw organisatie (als je het zelf wil doen of als je het uit wil besteden) Als je uitbesteedt, besteed dan je probleem uit zonder er (betaald) problemen bij te krijgen PARTNER in ZORG PRODUCT Samenwerkingsverbanden tussen WZC Gemeenschappelijke aankoop Leveranciers - Goed product - Correcte levertermijnen en -voorwaarden - Correcte factuur 26 13

14 5. PARTNER in ZORG DIENST(EN) Lastenboek obv VISIE op wonen, zorg, leven (expert knowhow kwaliteit S.L.A (!)) Co makership of Co creatie (expert knowhow kwaliteit S.L.A (!) maar vooral WIN -WIN) PARTNER in ZORG DIENST(EN) Als (een) logistieke dienst(en) uitbesteed wordt en de mate van bewonersbelang is hoog, zoek dan niet naar een leverancier maar naar een Partner in Zorg 28 14

15 5. PARTNER in ZORG TENSLOTTE Niet vergeten of beter NOOIT vergeten!!!! Als u leveranciers hebt.. bent u ongetwijfeld de KLANT Enne is de klant niet steeds koning? 29 VRAGEN-OPMERKINGEN? 30 15