BETREFT : Projectplan organisatie ringonderzoeken KDLL

Transcriptie

1 VERGADERING : ALGEMEEN BESTUUR DATUM : 2 NOVEMBER 2011 AGENDAPUNT : 7 BIJLAGE : OB BETREFT : Projectplan organisatie ringonderzoeken KDLL Al lange tijd organiseert het Productschap Diervoeder ringonderzoek voor landbouwkundige laboratoria. De organisatie is uitbesteed aan Ducares B.V. te Utrecht, onderdeel van de TNO Holding. Deze werkzaamheden, bekend onder de naam Kwaliteitstdienst Landbouwkundige Laboratoria (KDLL), worden gefinancierd door de deelnemende laboratoria middels een retributie die afhankelijk is van het aantal en de aard van de pakketten waarmee men aan het ringonderzoek deelneemt. Voorheen waren de werkzaamheden uitbesteed aan TNO Voeding (later: TNO Kwaliteit van Leven). Met de verzelfstandiging van het laboratoriumonderzoek binnen de TNO Holding zijn deze taken overgenomen door Ducares B.V. Vanaf dat moment zijn de inspanningen ook gericht geweest op kostenreductie, wat er toe heeft geleid dat de kosten voor de uitvoering van het project in 2012 lager zijn dan in de beginperiode van Ducares B.V. Automatisering van de rapportage aan de deelnemers en de overgang van een split-level naar een single-level model zijn daarin belangrijke componenten. De agelopen jaren is ook een toenemend aantal analysepakketten gaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Een van de voorwaarden die de RvA daarbij stelt is dat er een College van Deskundigen is die de kwaliteit bewaakt. Om die reden is in 2011 door het bestuur besloten de Werkgroep KDLL en de Stuurgroep Analyseaangelegenheden Diervoedersector (SAD) samen te voegen en onder andere de taak te geven van College van Deskundigen voor de accreditatie van de KDLL-werkzaamheden. De Commissie Kwaliteitsaangelegenheden Diervoedersector (CKD) moet dit in zijn eerstkomende vergadering (17 november a.s.) nog formaliseren. Aan de vertegenwoordigende organisaties in de CKD is inmiddels verzocht leden voor het College van Deskundigen voor te dragen. Het onderhavige projectvoorstel voorziet in de organisatie van het ringonderzoek in de periode ADVIES Het advies van de CKD zal niet eerder dan 17 november 2011 beschikbaar zijn. FINANCIËLE CONSEQUENTIES Het gevraagde bedrag voor de organisatie van het ringonderzoek 2012 ( excl. BTW) is opgenomen in de begroting Vergadering Algemeen Bestuur 1 van 2 PDV 2 november 2011

2 SOCIALE CONSEQUENTIES - VOORSTEL Het Dagelijks Bestuur stelt voor in te stemmen met het projectplan, met dien verstande dat: a) de CKD positief adviseert; b) toekenning van de gevraagde bijdrage voor de jaren 2013 en 2014 afhankelijk is van de uitkomst van de PBO-discussie met betrekking tot deze activiteit. Vergadering Algemeen Bestuur 2 van 2 PDV 2 november 2011

3 tlu Postbus 40237, 35U AA Utrechtl Reoctorweg 47A, 3542 AD tjtrecht T: I F: 088-j E: inío@ducorcs.nl I l: BTW nr: N KvK nr: Bonkrekeningnr: ING Bonk I NL94 INGB (LBAN) Productschap Diervoeder De heer J.J. van der Weijden Stadhoudersplantsoen JL Den Haag Postbus 40237, 3504 AA Utrccht Datum: Onze referentie: Uw referentie: Directe T: Directe E: Ondennrerp: 22 augustus 2011 DUCTL-243/PUC Kees.va n u ca res. n I Offerte orga nisatie KDLL ringonderzoeken periode 2OL2-20I4 Geachte heer Van der Weijden, Hierbij ontvangt u de offerte voor de uitvoering van het KDLL ringonderzoek programma voor de periode 2Ot2 t/m ln deze offerte wordt kort ingegaan op de toekomstige ontwikkelingen en wordt een overzicht van de kosten gegeven. Uitga ngspunten De werkzaamheden zullen uitgevoerd worden onder de huidige geldende DUCARES voorwaarden. Het uit te voeren KDLL ringonderzoekenprogramma sluit aan op het door het PDV bestuur vastgestelde projectplan 2Ot2tlm en heeft een looptijd van tenminste een periode van 3 jaar (2OL2T/m2OL4l. Bij de opzet van het programma 2OL2 dat als uitgangspunt zal dienen voor de jaren 2013 en2o!4, is uitgegaan van het huidige (2011) aantal deelnemers en pakketten. Per jaarprogramma zullen in 2OL2 t5 ringonderzoeken georganiseerd worden. De frequentie van de ringonderzoeken is twee keer per jaar. Voor de organisatie van ringonderzoeken 'Weende-analyse', 'Mineralen en spoorelementen', 'Mest', 'Aflatoxinen','Vetkwaliteit' en 'Organochloorpesticiden en PCB's' heeft DUCARES een accreditatie volgens ILAC G13:2007. Medio 2OtL zal deze accreditatie worden omgezet in een nieuwe ISO accreditatie '/ Op opdrochten oon DUCARES B,V. z in de Algemene Voorwaorden voor onderzoeksopdrochten oon DUCARES B.V. von toeposs ng, zools gedeponeerd bij de Komet von Koophondel Utrecht; de Algemene Voorwoorden worden op verzoek toegezonden

4 Dotum: 22 ougustus 2077 Onze referentie: DUC /PUC Pog no: 2 von 6 Voor de niet geaccrediteerde r ngonderzoeken worden dezelfde kwaliteitsnormen gehanteerd als voor de geaccrediteerde ringonderzoeken. o lnvoer van resultaten door de deelnemers vindt plaats via een formulier, dat via het internet toegankelijk is. De statistische venruerking vindt plaats conform ISO 5725 m.b.v. een tailor made software programma. Dit programma is gebaseerd op het 'single level model'. lndien dat wordt vereist zal voor een ringonderzoek het split level model worden toegepast. Binnen DUCARES heeft de huidige projectleider C.J. van Putten de dagelijkse leiding over de KDLL ringonderzoeken. Binnen het KDLL project gelden de volgende taken en bevoegdheden: bereiding van monsters verzending van monsters verzorgen van rapportage contact met deelnemers, leden van de werkgroep KDLL en de voorzitters van de gebruikersgroepen organiseren van vergaderingen werkgroep en gebruikersbijeenkomsten waarborgen van de anonimiteit van de deelnemende laboratoria lndien noodzakelijk worden werkzaamheden t.b.v. de bereiding van monsters uitbesteed en vindt de controle van de homogeniteit en stabiliteit plaats bij een geaccrediteerd laboratorium. Het Productschap Diervoeder verzorgt de facturering aan de deelnemers aan de hand van de door DUCARES aangeleverde gegevens. DUCARES zal in samenwerking met het PDV het KDLL programma onder de aandacht brengen van mogelijk belangstellende bedrijven in binnen- en buitenland om het aantal deelnemers aan de ringonderzoeken op peilte houden. Jaarprogramma's De KDLLwerkt met jaarlijkse programma's. Het KDLL jaarprogramma2ot2 omvat een tijdspanne van november 2}t1- t/m maart Alle onderdelen van het KDLL ringonderzoek worden vastgelegd in een onderzoeksplan in analogie met DUCARES onderzoeksplan P1-l ln bijlage 801 en B02 staan de gegevens in detail beschreven.

5 Datum: 22 ougustus 2077 Onze rcíerent e: DUC /PUC Pog no: 3 von 6 Kosten De kosten van personeel, analyses, materialen en softwarepakketten voor het organiseren van ringonderzoeken zijn de afgelopen jaren gestegen. Door de invoer van het statistische 'single level model' is het echter mogelijk gebleken efficiënter te werken, resulterend in een gunstiger prijsstelling. De kosten voor het beschreven KDLL ringonderzoek programma bedragen per jaar: ,- (exclusief BTW, exclusief accountantkosten) De kosten per jaar in de periode 2OL2t/m 2014 zullen worden geïndexeerd (vlgs. CPI). ln geval het aantal deelnemers aan de ringonderzoeken zodanig stijgt ten opzichte van 20LL (volgens jaarverslag 20L1.) dat dit budgettair niet neutraal op te vangen is, worden de meerkosten bij het PDV in rekening gebracht. lndien het jaarprogramma significant moet worden gewijzigd i.v.m. een toegenomen frequentie van bepaalde onderzoeken, of een ander type bepaling moet worden toegevoegd aan het pakket, dan wordt dit per geval vooraf met het PDV afgestemd en vallen eventuele meerkosten ten laste van het PDV. De facturatie voor het 3-jarig programma, zal in 5 termijnen per ringonderzoekjaar plaatsvinden volgens onderstaande schema: Facturatieschema per kalenderjaar 2s% ß% De betaling dient voor Q1 t/m Q4 per ringonderzoekjaar te zijn voldaan uiterlijk op de L0'van de eerste maand van het kwartaal. De vijfde termijn dient te worden voldaan binnen 1 week na goedkeuring van de stukken door de accountant.

6 Datum: 22 ougustus 2077 Onze reíerentie: DUC /PUC Pagino: 4von 6 Tot besluit ln deze brief hebben wij onze voorstellen toegelicht over de wijze waarop wij de organisatie en de uitvoering van de KDLL ringonderzoeken onder de huidige kwaliteitstandaard willen continueren. Gaarne zijn wij bereid om onze offerte mondeling toe te lichten indien daartoe de behoefte bestaat en eventuele nadere vragen te beantwoorden. Hoogachtend, / -2 í.,( tt Kees van Putten P roje ctle ide r Ri ngo nde rzoe ke n Qoll Bijlagen 801: Jaarprogramma's 20L : Cycli ringonderzoeken

7 Ddtum: 22 qugustus 2077 Onze rcfercntíe: DUC /PUC Pogino: 5 von 6 801: Jaarprogra mm a's 2Ot2-20L4 ln deze bijlage zijn de volgende tijdsspanne van de jaarprogramma's beschreven: Jaarprogramma 2012 De duur en fasering van het gehele jaarprogramma is als volgt: Verstu ren insch rijfformu lieren : Start voorbereiden monsters : Alle ringonderzoeken verzonden : Alle rapportages gereed: Afsluiting project: november 2011 december 201L december januari 2013 maart 2013 Jaarprogramma 2013 De duur en fasering van het gehele jaarprogramma is als volgt: Verstu ren insch rijfform u lieren : Start voorbereiden monsters: Alle ringonderzoeken verzonden : Alle rapportages gereed: Afsluiting project: november 2012 december 2012 december 2013 januari 2014 maart2ot4 Jaarprogramma 2014 De duur en fasering van het gehele jaarprogramma is als volgt: Verstu ren insch rijfform u lieren : Start voorbereiden monsters: Alle ringonderzoeken verzonden: Alle rapportages gereed: Afsluiting project: november 2013 december 2013 december 2014 januari 2015 maart 2015

8 Døtum: 22 augustus 2077 Onze referentie: DUC /PUC Pog no: 6von 6 802: Cycli ringonderzoeken ln deze bijlage zijn de cycli van de jaarprogramma's beschreven: Cycl i ringonderzoeken KDLL 2OL2-2OL4 Ringonderzoek Analyse termijn Frequentie (per jaar) Homogeniteit Doorlooptijd (weken) (weken) Aflatoxine en Ochratoxine Chloorp. + PCB's Dierbeh. chemisch DON en ZEA Mest Microscopie Microbiologie Mineralen / Spoorelementen Minerale olie NIR analyse PAK,S Vetkwaliteit Vitaminen Vocht, vet, eiwit in mp Weende - analyse *Per 2OL2 een ISO accreditatie