Voorblad raadsavond Wormerland

Transcriptie

1 Voorblad raadsavond Wormerland Onderwerp Activiteit Doel Geschatte behandeltijd Beknopte toelichting Onderzoek samenwerking Wmo-loket gemeenten Oostzaan en Wormerland Ter kennisname Kennis nemen van onderzoeksrapport Nvt Een van de samenwerkingstaken op de ontwikkelagenda van de beoogde samenwerking Wormerland, Landsmeer en Oostzaan uit begin 2008 was de mogelijkheid om te komen tot een gezamenlijk WMO-loket. In oktober 2008 hebben wij u geïnformeerd over de stand van zaken wat betreft de samenwerkingsmogelijkheden op het gebied van het WMO-loket. Wij hebben daarbij aangegeven, dat wij streefden naar de realisatie van een WMO-loket individuele voorzieningen per 1 juli 2009 een en ander op basis van de uitkomsten van het rapport Onderzoek tot samenwerking op het terrein van de WMO uit juli Door het terugtreden van Landsmeer uit de WOL-samenwerking eind 2008 is destijds een nieuwe situatie ontstaan. Belangrijk vraagpunt was of de twee resterende gemeenten gezamenlijk voldoende massa bezitten om een zelfstandig de WMO-loket met decentrale fysieke loketten te voeren. Dit heeft ons doen besluiten de financiële, juridische en organisatorische haalbaarheid van een gemeenschappelijk WMO-loket nader te onderzoeken. Dit onderzoek is uitgevoerd door Atos Consulting. In maart 2009 is het rapport Onderzoek samenwerking WMO-loket; Gemeenten Oostzaan en Wormerland verschenen. Wij verzoeken u kennis te nemen van de uitkomsten van dit rapport. Vervolg procedure Gevraagde beslissing Bijlage(n) Nadere uitwerking college Kennis nemen van uitkomsten van het onderzoeksrapport Onderzoek samenwerking WMO-loket gemeenten Oostzaan en Wormerland Auteur D. van der Breggen, d.vdbreggen@wormerland.nl ( )

2 ADVIES BURGEMEESTER EN WETHOUDERS Datum B&W-vergadering : openbaar Onderwerp : Samenwerking Wormerland-Oostzaan m.b.t. Wmo-loket Portefeuillehouder(s) : P.H. Roos Afdelingshoofd/hoofd BMO: R. Schaatsbergen Paraaf : Paraaf: Afdeling : Samenleving Datum : Taakveld : Welzijn en onderwijs Reg. nr. : Redacteur : W. Grooteman/D. van der Breggen Betrokken afd./or : Inspraak : Nee Bezwaar/beroep mogelijk : Nee Conceptbesluit: 1. dde uitgangspunten behorende bij het WMO-loket uit september 2008 te herbevestigen, te weten: a) ooptimaliseren integrale dienstverlening aan de burger (klant centraal, vraaggestuurde dienstverlening, doorsturen van de vraag; niet de klant, zoveel mogelijk klaar terwijl u wacht, 24/7 bereikbaarheid) b) vverminderen organisatorische kwetsbaarheid en vergroten professionalisering (kwaliteitsverbetering op proces en inhoud) c) vversterken gemeentelijke regie op de klant en het proces en daarmee gemeentelijke sturing d) mmaatwerk en flexibiliteit in de uitvoering 2. Het principe besluit te nemen tot het invoeren van scenario 1d (per 1 januari 2010, t.w. het inrichten van een eigen decentraal WMO-loket individuele voorzieningen met uitbesteding van de facturatie en interne controle aan Zaanstad / RIO. 3. Het bestaande contract met MEE pro forma te beëindigen en in overleg te treden over mogelijke dienstverlening in de toekomst 4. De bestaande subsidierelatie met het RIO pro forma te beëindigen en in overleg te treden met het RIO/gemeente Zaanstad om de gewenste diensten voort te zetten via een dienstverleningsovereenkomst met gemeente Zaastad/RIO. 5. De volgende uitgangspunten als leidend kader te hanteren bij het overleg met de stakeholders: - continuïteit van bedrijfsvoering - versterken regierol / grip op de uitvoering - toekomstperspectief (uiteindelijk loket gericht op Wonen/ Welzijn/Zorg/Inkomen - gemeentelijke kernactiviteiten - bestaande deskundigheid in relatie met organisatieontwikkeling 6. dde WMO-raad om advies te vragen inzake principebesluit tot het invoeren van een WMO-loket individuele voorzieningen conform scenario 1d. 7. eeen definitief besluit te nemen over de organisatie van het WMO-loket individuele voorzieningen op basis van uitkomsten Paraaf: Het college heeft besloten Akkoord Bespreken burgemeester conform advies 1e wethouder conform advies met tekstuele wijzigingen i.o.m. portefeuillehouder 2e wethouder met wijzigingen 3e wethouder het advies aan te houden secretaris Bevoegdheid: Gemeenteraad (voorblad griffie vereist) College van Burgemeester en Wethouders Burgemeester Delegatie/mandaat Voorhangprocedure: Ja (voorblad griffie vereist) Nee Naar de raad (voorblad griffie vereist)

3 Aanleiding en probleemstelling In september 2008 hebben de colleges van Wormerland, Oostzaan en Landsmeer het principebesluit genomen over te gaan tot het oprichtingen van een WMO-loket individuele voorzieningen per 1 juli In december 2008 zou hiertoe een definitief besluit worden genomen op basis van inzicht in de financiële, organisatorische en juridische consequenties. Begin november 2008 heeft de gemeente Landsmeer de samenwerking in het kader van de WOL beëindigd. Het wegvallen van de gemeente Landsmeer heeft onder meer geleid tot de vraag of de gemeenten Wormerland en Oostzaan voldoende draagkracht bezitten om zelfstandig de WMOloketten te voeren en op welke wijze hier dan adequate invulling aan gegeven dient te worden. Als gevolg van het terugtreden van de gemeente Landsmeer uit de samenwerking en het noodzakelijke nadere onderzoek naar de haalbaarheid van samenwerking WMO-loket Wormerland en Oostzaan was de geplande definitieve besluitvorming over de voortgang van het loket in december 2008 niet mogelijk. In februari 2009 is aan Atos Consulting gevraagd de financiële, juridische en organisatorische aspecten van de nieuwe situatie op hoofdlijnen in beeld te brengen evenals de beslis- en communicatiemomenten. Resultaten van het onderzoek Atos Consulting heeft de financiële, juridische en organisatorische consequenties voor vier scenario s in beeld gebracht. Deze scenario s zijn 1. zelfstandig WMO-loket 2. uitbesteding WMO-loket aan private externe partij 3. uitbesteding WMO-loket aan RIO/Zaanstad 4. uitbesteding WMO-taken (facturatie/interne controle) aan RIO/Zaanstad. Voor alle scenario s geldt dat in beide gemeenten een fysiek loket is gehuisvest. Hoofdconclusie van het onderzoek Atos Consulting concludeert (puntsgewijs): dat de gemeenten Wormerland en Oostzaan wat betreft de uitvoering van de WMO meer de regie moeten nemen. Dat geldt zowel als er gekozen wordt voor de uitvoering in eigen beheer als bij (gedeeltelijke) uitbesteding dat alle vier de scenario s financieel, juridisch en organisatorisch haalbaar zijn. dat de uiteindelijke keuze voor een scenario is afhankelijk van bestuurlijke prioriteitstelling, organisatorische randvoorwaarden en het overleg met betrokken partners. Dat gelet op alle aspecten die een rol spelen en in het bijzonder vanuit financieel oogpunt en bestaande deskundigheid en ervaring bij het RIO voor Wormerland en Oostzaan scenario 1c (uitbesteding RIO) en scenario 1d (uitbesteden facturatie en interne controle aan het RIO) de meest reële opties zijn. Financieel Het binnen de gemeenten zelf een loket oprichten in welke vorm dan ook blijkt binnen de bestaande financiële ruimte te kunnen worden uitgevoerd. De structurele uitvoeringskosten van de scenario s liggen dicht bij elkaar. Wel variëren de incidentele implementatie- en desintegratiekosten per scenario. Het blijkt dat de huidige uitvoeringskosten van de WMO in Oostzaan en Wormerland beduidend hoger liggen dan in gemeenten met een vergelijkbare omvang. Op de uitvoering van de prestatievelden 3 tot en met 9 en in het bijzonder op de uitvoering van het WMO-loket kan door de samenwerking en een andere werkwijze de dienstverlening van de gemeenten aan de burger te kunnen worden verhoogd. Daarnaast kan door de beide gemeenten een efficiencyvoordeel worden behaald. Juridisch A. RIO 1. de subsidierelatie met het RIO is van zodanige duur, dat een opzegtermijn van een half jaar te kort is. Dit kan betekenen dat bij beëindiging van de werkzaamheden van de stichting RIO voor Oostzaan en Wormerland beide gemeenten desintegratiekosten verschuldigd zijn. De uitkomsten hiervan zijn echter mede- afhankelijk van de opstelling van Zaanstad en de discussie over de inpassing. 2. belangrijk is in ieder geval dat de stichting RIO zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld van de beëindiging van de huidige subsidierelatie.

4 B. Wonen Plus / MEE Wonen Plus (voor Oostzaan) en MEE (voor Wormerland) voeren de coördinatiefunctie uit voor het huidige advies- en informatieloket binnen de gemeenten. De hiervoor ontstane subsidierelaties met Wonen Plus en MEE zijn korter dan drie jaar. Deze relaties kunnen daarom minimaal een half jaar voorafgaand aan het jaar worden opgezegd. Opzegging dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden. Aangezien beide organisaties ook andere activiteiten verrichten voor de gemeenten is het verstandig hierover met beide instellingen in overleg te gaan en hier apart besluitvorming over te nemen. Organisatorisch Wat betreft de scenario s geeft Atos Consulting een aantal organisatorische overwegingen aan, die de keuze voor een scenario mede bepalen. Deze zijn: - toekomstperspectief - kwetsbaarheid - grip op de uitvoering Atos Consulting adviseert - de uitgangspunten voor het nieuwe WMO-loket ambtelijk en bestuurlijk vast te stellen. Uitgangspunt daarbij is dat de uitvoering zoveel mogelijk op locatie binnen de twee gemeenten plaatsvindt. - als gevolg daarvan de bestaande contracten op te zeggen dan wel dat de bestaande relaties aan te passen, gelet ook op de juridische consequenties. Dit dient uiterlijk in april 2009 te worden uitgevoerd. - vervolgens met betrokken partijen overleg te voeren over de scenario s en daarbij de stichting RIO, de gemeente Zaanstad, stichting MEE, stichting WonenPlus, de WMO-raad en de vrijwilligers in het loket te betrekken. Een dergelijke consultatieronde op basis van de vastgestelde uitgangspunten voor het WMO-loket biedt een duidelijk kader voor alle betrokkenen, maar schept ook ruimte om tot overeenstemming en pragmatische oplossingen te komen. - daarna tot een definitieve keuze voor een scenario te komen. Atos Consulting benadrukt dat - gelet de juridische consequenties - de definitieve besluitvorming uiterlijk binnen een maand (na vaststelling van deze rapportage in de beide Colleges van B&W) dient plaats te vinden. Op dit moment wordt geadviseerd om de beide gemeenteraden te informeren over het voorgenomen besluitvormingstraject. Ambtelijk advies Inhoud rapport De inhoud van het rapport voldoet aan de opdracht zoals die is meegegeven aan Atos Consulting. Met de conclusies van het rapport kan worden ingestemd. Voorgestelde besluitvormingsrichting 1. dde uitgangspunten behorende bij het WMO-loket uit september 2008 te herbevestigen te weten: a) optimaliseren integrale dienstverlening aan de burger (klant centraal, vraaggestuurde dienstverlening, doorsturen van de vraag; niet de klant, zoveel mogelijk klaar terwijl u wacht, 24/7 bereikbaarheid) b) verminderen organisatorische kwetsbaarheid en vergroten professionalisering (kwaliteitsverbetering op proces en inhoud) c) versterken gemeentelijke regie op de klant en het proces en daarmee gemeentelijke sturing d) maatwerk en flexibiliteit in de uitvoering 2. Het principe besluit te nemen tot het invoeren van scenario 1d (per 1 januari 2010, t.w. het inrichten van een eigen decentraal WMO-loket individuele voorzieningen met uitbesteding van de facturatie en interne controle aan Zaanstad / RIO. 3. Het bestaande contract met MEE pro forma te beëindigen en in overleg te treden over mogelijke dienstverlening in de toekomst

5 4. De bestaande subsidierelatie met het RIO pro forma te beëindigen en in overleg te treden met het RIO/gemeente Zaanstad om de gewenste diensten voort te zetten via een dienstverleningsovereenkomst met gemeente Zaastad/RIO. 5. De volgende uitgangspunten als leidend kader te hanteren bij het overleg met de stakeholders: - continuïteit van bedrijfsvoering - versterken regierol / grip op de uitvoering - toekomstperspectief (uiteindelijk loket gericht op Wonen/ Welzijn/Zorg/Inkomen - gemeentelijke kernactiviteiten - bestaande deskundigheid in relatie met organisatieontwikkeling 6. dde WMO-raad om advies te vragen inzake principebesluit tot het invoeren van een WMO-loket individuele voorzieningen conform scenario 1d. 7. eeen definitief besluit te nemen op basis van uitkomsten van gesprekken met stakeholders, organisatorische mogelijkheden en het advies van de WMO-raad wordt in juni een definitief besluit genomen over organisatie WMO-loket individuele voorzieningen 8. De kosten voor projectleiding om te komen tot definitieve besluitvorming worden geraamd op ,- en worden gedekt uit het Wmobudget de gemeenteraad te informeren over het onderzoeksrapport van Atos over de samenwerking WMOloket De bovenstaande besluitvormingsrichting wordt geadviseerd op basis van de volgende overwegingen.: - de inhoud van het rapport Onderzoek samenwerking WMO-loket van Atos Consulting - Speerpunt van beleid (beleidskaders WMO) De raden van beide gemeenten leggen een speerpunt op de loketfunctie van de WMO. Tevens leggen zij de nadruk op een sterke regierol van de gemeente binnen de WMO en op de ketensamenwerking. Integrale afstemming tussen informatie, advies en cliëntondersteuning is essentieel. Aangezien het uitgangspunt is dat niet de klant, maar de vraag wordt doorgestuurd, heeft het loket hier een essentiële rol in. De scenario s 1a en 1d waarbij de invulling van het loket door de eigen ambtelijke organisatie geschiedt, dragen hier het meest aan bij. In beide gemeenten hebben de raden de ambitie uitgesproken op termijn te komen tot een breed loket Wonen / Welzijn /Zorg / Inkomen. - Organisatorische overwegingen als Gemeentelijke kernactiviteit (primaat dienstverlening) Toekomstperspectief De continuïteit van bedrijfsvoering / kwaliteit van dienstverlening Financieel Regievoering / control (voor uitgebreide toelichting op deze overwegingen zie bijlage 1) Hoe nu verder? Voor het invoeren van een gezamenlijk WMO-loket met decentrale frontoffices is het essentieel dat in april de subsidierelaties en contracten worden beëindigd en dat het overleg met betrokken partijen wordt gestart. Als de colleges op 7 april a.s. instemmen met de voorgestelde besluitvormingsrichting dienen in ieder geval de volgende acties te worden uitgevoerd: actie week schriftelijke opzegging subsidierelaties en contracten Wonen Plus / MEE) Week 15 (week 6 10 april) Schriftelijke opzegging subsidierelatie RIO en informatie aan de gemeente Week 15 Zaanstad Overleg Wonen Plus / Mee. Belangrijk is helderheid te verkrijgen over welke Week diensten zij in de toekomst nog in het kader van de WMO kunnen gaan uitvoeren (bijvoorbeeld huisbezoeken) en inzet vrijwilligers in de toekomst.

6 Overleg RIO en Zaanstad over mogelijke inzet in de toekomst. De nadruk ligt Week op, wat de mogelijkheden en onmogelijkheden zijn van deze partijen ten aanzien van het voorkeursscenario 1d. Overleg commissie OCG / WMO - raad Week Overleg overige stakeholders (SHO / Gehandicaptenberaad o.m. inzet Week vrijwilligers in de toekomst Definitieve besluitvorming in mei 2009 op basis van overlegrondes definitieve Week 24 keuze voor scenario Basis voor de communicatie is het stakeholderschema met communicatiemomenten uit het onderzoek van Atos Consulting. Besluitvormingstraject De volgende bestuurlijke besluitvormings- / informatiemomenten zijn te onderkennen Bestuurlijk besluitvorming- / informatie week Principe besluit college 15 Brief met actieve informatie naar raad 15 Raadsvoorstel krediet implementatiekosten politieke markt Wormerland??? Raadsvoorstel krediet implementatiekosten in commissie (Oostzaan) 17 Raadsvoorstel krediet implementatiekosten in raad (Oostzaan) 21 Start overleggen stakeholderswerkzaamheden implementatie 2318 Definitieve besluitvorming scenario 24?? Toelichting: Collegebesluiten Na het nemen van een principe besluitvorming door de colleges van burgemeester en wethouders van de twee gemeenten op 7 april a.s. kunnen de overlegrondes met betrokken partijen kunnen worden gestart en advies worden gevraagd aan de Wmoraad. Op basis van uitkomsten van de Na deze overlegronde en het advies van de Wmoraad dient uiterlijk half mei 2009 de definitieve besluitvorming plaats te vinden over het te kiezen scenario voor invulling van het WMO-loket (per 1 januari 2010). Informeren gemeenteraad Voorgesteld wordt de raad conform bijgevoegde conceptbrief actief te informeren over de te ondernemen stappen. Op deze wijze wordt voorkomen, dat de raad in mei aangeeft, dat zij is gepasseerd bij de besluitvorming over de keuzes voor de scenario s en het opzeggen van de contracten. Gelet op aard van de informatie en de nog te voeren onderhandelingen met de stichting RIO en de gemeente Zaanstad wordt geadviseerd deze informatie vertrouwelijk toe te sturen ex artikel 55 Gemeentewet juncto artikel 10, lid 2b Wet openbaarheid van bestuur (financiële belangen gemeente). Bespreking portefeuillehouders Het rapport van Atos Consulting is op 26 maart 2009 besproken met de portefeuillehouders. De portefeuillehouders kunnen zich op hoofdlijnen vinden in het rapport. Wat betreft de juridische conclusie plaatst de portefeuillehouder van Wormerland zijn kanttekeningen gelet op de gevoerde correspondentie met het Rio (zie bijlage). Wat betreft de juridische conclusie heeft de portefeuillehouder van Wormerland aangegeven, dat wat hem betreft de gemeente Wormerland bij brief van 3 december 2006 de subsidierelatie met het RIO heeft beëindigd. Advies gemeentesecretarissen WO Op 11 maart jl. hebben de gemeentesecretarissen van de WO de uitkomsten van het onderzoek besproken. De gemeentesecretarissen adviseren te kiezen voor scenario 1d als toekomstig model met mogelijk model 1c als tussenfase. Wat betreft de financiering van de eenmalige organisatiekosten hebben de gemeentesecretarissen op 1 april 2009 geadviseerd de raad voor te stellen een extra krediet ter beschikking te stellen.

7

8 Bijlagen: 1. Toelichting organisatorische overwegingen 2. Rapport Onderzoek samenwerking WMO-loket; Gemeenten Oostzaan en Wormerland Atos Consulting 3020 maart Raadsvoorstel beschikbaarstelling krediet voor implementatie samenwerking WMO-loket Oostzaan Wormerland 4. Brief aan de gemeenteraden in het kader van actieve informatieplicht over de gewenste toekomstrichting WMO-loket en te ondernemen noodzakelijke stappen in het kader van de beëindiging subsidierelatie RIO, Wonen Plus en MEE

9 Bijlage 1: toelichting organisatorische overwegingen Gemeentelijke kernactiviteit (primaat dienstverlening) De raden van de gemeenten Wormerland en Oostzaan hebben de prioriteit van de gemeentelijke organisatie gelegd bij de dienstverlening; niet op de administratieve afhandeling van het proces. Bovendien vraagt de inrichting van de administratie de nodige inspanningen op het gebied van ICT. De vraag hierbij is of deze gelet op de aankomende samenvoeging beschikbaar is. De inspanningen gericht op het realiseren van de randvoorwaarden kunnen hierdoor de concrete uitvoeringsactiviteiten gaan frustreren. Aangezien de administratieve randvoorwaarden in scenario 1d vooral bij de externe partij ligt, en relatief beperkte inspanningen vraagt van Oostzaan en Wormerland heeft dit scenario voorkeur Toekomstperspectief In beide gemeenten hebben de raden de ambitie uitgesproken op termijn te komen tot een breed loket Wonen / Welzijn /Zorg / Inkomen. Op dit moment verricht de dienst publiek van Zaanstad al de administratieve afhandeling op het terrein van sociale zaken. Scenario 1d sluit hier goed bij aan De continuïteit van bedrijfsvoering / kwaliteit van dienstverlening Het is essentieel dat vanaf de start de dienstverlening volledig is ingericht. Nee, verkopen is ondenkbaar. Hiervoor is niet alleen belangrijk dat er voldoende menskracht beschikbaar is voor de dienstverlening. Ook dient voldoende deskundigheid voorhanden te zijn om de dienstverlening aan de burger direct vanaf het startmoment mensen conform het gestelde dienstverleningsniveau te laten verlopen. De vraag kan worden gesteld of deze deskundigheid met volledig nieuwe / eigen mensen binnen het proces binnen een half jaar kan worden opgebouwd vooral gezien de integratie van de twee ambtelijke organisaties het aankomend half jaar. Het voorkomen van uitval is het grootst als het loket niet vanaf punt nul wordt opgebouwd. Scenario 1d heeft vanuit dit oogpunt de voorkeur. Keuze voor scenario 1c vraagt heldere afspraken over de professionaliteit van de in te zetten medewerkers en afspraken over de aansturing. Een en ander is ook conform advies Atos Consulting. Financieel De structurele kosten voor de scenario s verschillen slechts marginaal. De uitvoeringskosten van scenario 1a (alles zelf) als scenario 1d (front zelf / facturatie en interne controle uitbesteed) zijn vergelijkbaar. De verschillen zitten vooral in de eenmalige implementatiekosten en de mogelijke desintegratiekosten. Vanuit financieel oogpunt is een keuze voor scenario 1c het meest aangewezen. De uiteindelijke keuze voor een scenario is dan ook afhankelijk van de beleidsmatige kaders WMO en de organisatorische aspecten. Regievoering / control De regievoering op het loket is, zoals Atos ook schrijft, het grootst als deze volledig binnen de ambtelijke organisatie plaatsvindt. Dit pleit voor een keuze voor scenario 1a. In alle scenario s zullen de beleidsmedewerkers de regie dienen te voeren op proces en inhoud. Dit betekent, dat zij vanuit hun verantwoordelijkheid zich niet meer met de uitvoering dienen bezig te houden. In alle varianten dient ontwikkeling van de regiefunctie speerpunt te zijn.

10 RIO Zaanstreek De heer E. van Holthuijsen Postbus AA ZAANDAM Datum : 23 december 2008 Uw brief van : -- Uw kenmerk : -- Ons nummer : Behandeld door : SAM/wo/DvdB Doorkiesnummer : Onderwerp : Insourcing RIO Geachte heer Van Holthuijsen, Op 13 november jl. is er een bestuurlijk overleg gevoerd met de wethouders Noom, Taams, Roos en u over onder meer de insourcing van het RIO bij de gemeente Zaanstad. In dit overleg heeft u aangegeven dat de RvT van het RIO niet zal aan aangeven wat er gaat gebeuren, maar dat het een zaak is van de 3 gemeenten om met elkaar op één lijn te komen en dat het RIO zich vooralsnog baseert op de langlopende subsidierelatie van de drie gemeenten met het RIO. Wij hebben wel de behoefte om op deze stellingname te reageren. Voordat wij onze standpunten uiteenzetten willen wij eerst een overzicht geven van eerdere correspondentie over dit onderwerp: - Bij brief van 13 juli 2006 zijn wij door gemeente Zaanstad geïnformeerd over het eenzijdige besluit van het college van B&W om de taken van het RIO Zaanstreek uiterlijk per 1 januari 2009 door de gemeentelijke organisatie van Zaanstad te laten uitvoeren. - In onze brief van 14 september 2006 hebben wij daarop gereageerd met de mededeling dat de gemeente Wormerland zich zal gaan beraden op de uitvoering van de taken die wij mogelijk in de toekomst bij het RIO zullen gaan onderbrengen, oftewel op onze huidige en toekomstige subsidierelatie met het RIO. Ook hebben wij ons op het standpunt gesteld dat frictiekosten als gevolg van de insourcing voor rekening van de gemeente Zaanstad dienen te komen. Een kopie van die brief hebben wij ook aan de RvT van het RIO verzonden en hen om een reactie gevraagd. - Op 19 december 2006 ontvangen wij een brief van de RvT van het RIO waarin zij aangeeft onze brief van 14 september te hebben ontvangen en meedeelt het besluit van Zaanstad om de zaken te gaan insourcen, te steunen. - In een brief van 15 januari 2007 aan de RvT van het RIO hebben wij onze zorgen uitgesproken over het insourcing-traject. In februari 2007 ontvingen wij een plan van aanpak uit oktober 2006 waaruit bleek dat gestreefd werd naar insourcing per 1 januari Vervolgens hebben wij bij brief van 14 maart 2007 aan de toenmalige directeur van het RIO (in kopie aan gemeente Zaanstad) onze zorg en onvrede geuit omtrent een aantal zaken die betrekking hebben over de insourcing. Daarbij hebben we ook verzocht om de kosten die gemoeid zijn te registeren, dit in het licht van onze opvatting over de frictiekosten zoals wij die in onze brief van 14 september 2006 hebben verwoord. Postbus AA Wormer - bezoekadres: Koetserstraat NX Wormer - tel: fax: bankrelatie: BNG website: - adres: postbus@wormerland.nl

11 Uw mededeling dat de RvT van het RIO niet zal aan aangeven wat er gaat gebeuren, maar dat het een zaak is van de drie gemeenten om met elkaar op één lijn te komen bevreemdt ons. Immers, er is sprake van een besluit van de gemeente Zaanstad dat door de RvT van het RIO wordt gesteund. Naar onze opvatting is het dan ook de verantwoordelijkheid van de gemeente Zaanstad en het RIO om uitvoering te geven aan dit besluit en aan de gemeenten Oostzaan en Wormerland aan te geven wat de gevolgen zijn en welke mogelijkheden er voor die gemeenten zijn om de dienstverlening die thans door het RIO wordt geleverd, voort te zetten. Dat u zich vooralsnog baseert op de langlopende subsidierelatie van de drie gemeenten met het RIO is begrijpelijk, maar wij willen u nogmaals wijzen op onze brief van 14 september In deze brief hebben wij al aangegeven dat wij ons gaan beraden op de huidige en toekomstige subsidierelatie met het RIO. U dient dit te beschouwen als een aankondiging van een mogelijke beëindiging of reductie van de subsidierelatie. Wij achten ons dan ook vrij om per 1 januari 2010 te subsidierelatie te beëindigen. Uiteraard willen wij graag constructief meewerken aan de wijzigingen in onze relatie en samenwerking, maar wij achten ons niet verantwoordelijk voor het insourcingstraject en voor de gevolgen ervan. Voorts willen wij u nogmaals dringend verzoeken om goed te administreren welke kosten het RIO maakt die samenhangen met dit traject. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Wormerland, de secretaris, de burgemeester, Mw. M. van den Hende P.C. Tange cc - college van B&W gemeente Zaanstad, t.a.v. mevr. C. Noom - college van B&W gemeente Oostzaan, t.a.v. de heer E. Taams Insourcing RIO 2/2 22 december 2008

12 Onderzoek samenwerking WMO-loket Gemeenten Oostzaan en Wormerland Datum: 30 maart 2009 Versie: definitief 02

13 Gemeenten Oostzaan en Wormerland Samenwerking WMO-loket Samenvatting In 2008 hebben de gemeenten Wormerland, Oostzaan en Landsmeer, in het kader van het streven naar een samenwerkingsverband, een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden tot samenwerking op het terrein van de WMO. In deze verkenning zijn de uitgangspunten qua dienstverlening en werkwijze van het loket benoemd. De gemeente Landsmeer heeft zich teruggetrokken uit het samenwerkingsverband. Bij de gemeenten Wormerland en Oostzaan is daarmee de vraag hoe nu verder? actueel geworden. Dat wil zeggen: welke samenwerkingsvariant is voor de beide gemeenten nog passend en wat zijn daarvan de juridische, financiële en organisatorische consequenties? De uitgangspunten qua dienstverlening en werkwijze staan niet ter discussie. Deze uitgangspunten worden dan ook als basis genomen voor de verdere uitwerking. Concreet betekent dit dat bij alle scenario s de dienstverlening zoveel mogelijk in huis plaatsvindt binnen het loket op de beide locaties van de gemeenten Oostzaan en Wormerland. Om de vraag hoe nu verder? te beantwoorden is een aanvullend onderzoek uitgevoerd waarin de huidige uitgaven van Oostzaan en Wormerland zijn vergeleken met andere gemeenten. Daarnaast zijn er vier scenario s in financiële en juridische zin uitgewerkt. De taken/activiteiten zijn binnen elk scenario gelijk. Het onderscheid tussen de scenario s zit in wie de taken/activiteiten uitvoert: de gemeente zelf of een externe partij: scenario 1a: alles in eigen beheer scenario 1b: alles uitbesteden aan een externe partij scenario 1c: alles uitbesteden aan RIO/Zaanstad scenario 1d: gedeeltelijke uitbesteding aan RIO/Zaanstad Informatie, advies, indicering, administratie, facturatie en Interne Controle in eigen beheer conform de gewenste werkwijze d.w.z. uitvoering door eigen medewerkers Informatie, advies, indicering, administratie, facturatie en Interne Controle conform gewenste werkwijze volledig uitbesteden via een Europese aanbesteding aan een externe marktpartij Informatie, advies, indicering, administratie, facturatie en Interne Controle conform gewenste werkwijze uitvoering door RIO/Zaanstad Informatie, advies, indicering en administratie conform gewenste werkwijze uitgevoerd in eigen beheer. Facturatie en Interne Controle uitvoering door RIO/Zaanstad Financieel In het onderzoek is het uitgavenpatroon van twee gemeenten (Binnenmaas en Aalten die het WMO-loket in eigen beheer uitvoeren) vergeleken met het huidige uitgavenpatroon van de gemeenten Wormerland en Oostzaan afzonderlijk en gezamenlijk. De gekozen gemeenten zijn qua inwoneraantal en het aantal verstrekkingen van individuele voorzieningen vergelijkbaar met de gemeenten Wormerland en Oostzaan. Uit de vergelijking komt duidelijk naar voren dat het huidige uitgavenpatroon van de gemeenten Wormerland en Oostzaan flink hoger is dan het uitgavenpatroon van de andere gemeenten. Het is opvallend dat de gemeenten Wormerland en Oostzaan met een beperkt WMO-loket (informatie/advies) in vergelijking met de andere gemeenten hoge uitvoeringskosten hebben. De uitvoeringskosten van het RIO zijn volgens Atos Consulting reëel en goed in verhouding tot de kosten bij de andere gemeenten. Atos Consulting heeft de indruk dat de relatief hoge uitvoeringskosten bij Wormerland en Oostzaan voornamelijk veroorzaakt worden door dubbelingen in de werkzaamheden. Als het gaat om de financiële consequenties van de vier scenario s dan geldt dat er onderscheid moet worden gemaakt tussen de structurele en incidentele kosten. Uit de vergelijking blijkt dat de structurele kosten, ongeacht het scenario, dicht bij elkaar liggen. 30 maart 2009 Pagina i van iv

14 Gemeenten Oostzaan en Wormerland Samenwerking WMO-loket Het is wel duidelijk dat door een samenwerking de structurele kosten ten opzichte van de huidige situatie kunnen worden verlaagd. De incidentele kosten verschillen per scenario. Gegeven de huidige budgettaire kaders zijn alle vier de scenario s haalbaar. De (structurele) financiële kosten zijn dan ook geen onderscheidende factor voor de vier scenario s. Juridisch In het onderzoek zijn de lopende subsidies en contracten die zijn verbonden aan de huidige WMO-loketten van Wormerland en Oostzaan, beoordeeld op de juridische consequenties. De juridische consequenties hebben betrekking op de externe partijen waarmee de gemeente een relatie heeft: de stichtingen MEE, WonenPlus en RIO. Voor zowel Stichting MEE als Stichting Wonenplus geldt dat bij ieder van de vier scenario s, de coördinatiefunctie die de één voor Wormerland en de ander voor Oostzaan uitvoert, vervalt. Dit gedeelte van de dienstverlening door de Stichting MEE en se Stichting Wonenplus moet dan ook bij een keuze voor één van de vier scenario s worden stopgezet (formeel berichten). De overige dienstverlening die door Stichting MEE en Stichting Woneneplus, voor zowel Wormerland als Oostzaan wordt verleend, staat open voor discussie. Hierover dient, na overleg met de Stichting MEE en Stichting Wonenplus, door beide gemeenten op korte termijn een besluit te worden genomen. Indien deze beslissing niet tijdig wordt gecommuniceerd, geldt dat de beide gemeenten een juridisch risico lopen. Verder is het beëindigen van de subsidierelatie en het voornemen van de gemeente Zaanstad om het RIO in de organisatie op te nemen nader bekeken. Indien wordt uitgegaan van het beëindigen van de subsidierelatie door de gemeenten Oostzaan en Wormerland, dient er rekening te worden gehouden met de daartoe opgenomen bepalingen in de Algemene Wet Bestuursrecht. Voor een gehele of gedeeltelijke beëindiging van een subsidierelatie van 3 jaar en langer (art. 4:51, lid 1 AWB) geldt dat een redelijke termijn voor de beëindiging in acht moet worden genomen. Gegeven het langjarige karakter van de subsidierelatie (al 13 jaar) moet er, gelet op de jurisprudentie, rekening worden gehouden met kosten aan de kant van de gemeenten. Door het voornemen van de gemeente Zaanstad om het RIO op te nemen in de gemeentelijke organisatie van Zaanstad ontstaat een andere situatie. Wat daarvan de juridische en financiële consequenties zijn is op voorhand niet zonder meer te duiden. Voor de eventuele beëindiging van de relatie met het RIO dient een redelijke termijn in acht te worden genomen. Ongeacht het scenario zullen de partijen op korte termijn met elkaar om tafel moeten gaan om de mogelijkheden en consequenties te bespreken. De wijze waarop de relatie met het RIO in de toekomst kan worden vormgegeven is afhankelijk van de besluitvorming door Wormerland en Oostzaan. De gemeenten Wormerland en Oostzaan zullen zo snel mogelijk de stichting RIO formeel op de hoogte moeten stellen van de beëindiging van de huidige subsidierelatie. Conclusie Voor alle vier de scenario s geldt dat de gemeenten, gelet op de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de WMO, zelf meer de regie moeten nemen. Dat geldt zowel als er gekozen wordt voor de uitvoering in eigen beheer als bij (gedeeltelijke) uitbesteding. Voor alle vier de scenario s geldt dat deze in de praktijk uitvoerbaar zijn. Financieel gezien geldt dat er voor wat betreft de structurele kosten nauwelijks verschillen zijn. Scenario 1b en 1c springen er in positieve zin uit voor wat betreft de incidentele kosten, mede omdat er gebruik kan worden gemaakt van de beschikbare deskundigheid, systemen, instrumenten en processen bij de externe partij dan wel het RIO. 30 maart 2009 Pagina ii van iv

15 Gemeenten Oostzaan en Wormerland Samenwerking WMO-loket Naast de financiële kant zijn er ook andere (organisatorische) argumenten te onderscheiden die een rol zullen spelen in de uiteindelijke besluitvorming over het voorkeursscenario. Het gaat daarbij vooral om kwetsbaarheid, het toekomstperspectief, en het grip hebben op de uitvoering. De uitwerking van deze overwegingen laat zien dat een puur rationeel afwegingskader niet tot een expliciete keuze van een scenario leidt aangezien alle opties financieel, juridische en organisatorisch haalbaar zijn. Bij elke afweging komt een ander voorkeurscenario naar voren. De gekozen optie is afhankelijk van bestuurlijke prioriteitsstelling en waardering van de argumenten. Atos Consulting komt tot de conclusie dat er niet zonder meer afscheid kan worden genomen van het RIO. Daarbij is rekening gehouden met de opgebouwde kennis, deskundigheid en ervaring bij het RIO en de mogelijke financiële consequenties van het afscheid nemen van het RIO. Die conclusie laat wat Atos Consulting betreft twee reële scenario s open: 1c en 1d. Om tot een definitieve keuze te kunnen komen is het raadzaam de mening van betrokken partijen te kennen en mee te nemen bij een definitief besluit. Advies Atos Consulting adviseert daarom om: Nu eerst de uitgangspunten voor het nieuwe WMO-loket ambtelijk en bestuurlijk vast te stellen. Uitgangspunt daarbij is dat de uitvoering zoveel mogelijk op locatie binnen de twee gemeenten plaatsvindt. Als gevolg daarvan de bestaande contracten op te zeggen dan wel dat de bestaande relaties aan te passen, gelet ook op de juridische consequenties. Dit dient uiterlijk in april 2009 te worden uitgevoerd. Vervolgens met betrokken partijen overleg te voeren over de scenario s en daarbij de stichting RIO, de gemeente Zaanstad, stichting MEE, stichting WonenPlus, de WMO-raad en de vrijwilligers in het loket te betrekken. Een dergelijke consultatieronde op basis van de vastgestelde uitgangspunten voor het WMOloket biedt een duidelijk kader voor alle betrokkenen, maar schept ook ruimte om tot overeenstemming en pragmatische oplossingen te komen. Daarna tot een definitieve keuze voor een scenario te komen. Atos Consulting benadrukt dat - gelet de juridische consequenties - de definitieve besluitvorming uiterlijk binnen een maand (na vaststelling van deze rapportage in de beide Colleges van B&W) dient plaats te vinden. Op dit moment wordt geadviseerd om de beide gemeenteraden te informeren over het voorgenomen besluitvormingstraject. 30 maart 2009 Pagina iii van iv

16 Gemeenten Oostzaan en Wormerland Samenwerking WMO-loket Inhoudsopgave 1 Achtergrond Algemeen Scenario s Resultaten Financieel Juridische consequenties Voorkeursscenario en traject Bijlage 1: Feitenoverzicht RIO Bijlage 2: Feitenoverzicht WonenPlus en MEE Bijlage 3: Overzicht stakeholders maart 2009 Pagina iv van iv

17 Gemeenten Oostzaan en Wormerland Samenwerking WMO-loket 30 maart 2009 Pagina 1 van 15

18 ERROR: undefined OFFENDING COMMAND: FAFVOB+ArialNarrow-Bold*1 STACK: