Multidisciplinair onderzoek Samenwerkende Bouwmaatschappij voor Goedkope Woningen Aarschot

Transcriptie

1 Vlaamse overheid Inspectie RWO Afdeling Toezicht Multidisciplinair onderzoek Samenwerkende Bouwmaatschappij voor Goedkope Woningen Aarschot Eindrapport 12/07/2012

2

3 Inhoudstafel INLEIDING 7 1 Informatie m.b.t. het gevoerde onderzoek 7 2 Informatie m.b.t. de onderzochte SHM Voorgeschiedenis in het beheer van de SHM Huidige organisatie van het beheer van de SHM 9 DEEL 1 OVERHEIDSOPDRACHTEN 11 1 Controle gunningen Renovatie opritten en voetpaden te Aarschot, complex Gijmelberg Sociaal secretariaat Groep S Opbouw van 9 huurwoningen te Aarschot, complex Broeckxplein Renovatiewerken te Aarschot, Hugo Verrieststraat Renovatie van 40 woningen te Aarschot, complex Tuinwijk Aanstelling ontwerper voor 23 woningen te Aarschot, project De Gracht, Grote Bergstraat en Kleine Bergstraat Huidige aanstelling ontwerpers Opbouw van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen te Aarschot, complex Orleanstoren Onderhoud CV-patrimonium Huidig onderhoud patrimonium SHM Brandverzekering voor het patrimonium van de maatschappij Aankoop bestelwagen Afbraakwerken te Langdorp, complex Oud Gemeentehuis 16 2 Rapportering aan Inspectie RWO Kwartaalrapporteringen overheidsopdrachten 18 DEEL 2 BEHEER EN ORGANISATIE 19 1 Aanstelling en verloning huidige directeur Aanstelling Verloning en andere vergoedingen Loonsverhoging 20 2 Beheer personeel 22 3 Zitpenningen en kosten voor de bestuurders Zitpenningen Kosten bestuurders 24 4 Het bestuur van de maatschappij Delegatie van bevoegdheden Directiecomité Algemene Vergadering der Aandeelhouders 26 5 Procedures interne controle Ontbrekende procedures 27

4 5.2 Bijkomende vaststellingen Conclusie 28 6 Verzekeringen Collectieve verzekering gezondheidszorg Groepsverzekering 29 DEEL 3 FINANCIEEL EN BOEKHOUDKUNDIG ONDERZOEK 33 1 Organisatie en werking boekhouding Organisatie van de boekhouding Is de boekhouding bijgewerkt (ajour)? Beheer dagboeken 33 2 Procedures financiële interne controle Inleiding Inkomende facturen en betaalbaarstelling Kas- en liquiditeitenbeheer Opvolging van de huurachterstand Loonadministratie Voorraad- en materialenbeheer Beveiliging gegevens en activa 38 3 Opvolging financiële en boekhoudkundige topics Inleiding Aandachtspunten uit de inspectie d.d. 15 en 16/12/ Andere financiële en boekhoudkundige aspecten van het boekjaar Financiële gezondheid van de SHM Liquiditeit Solvabiliteit Rentabiliteit Analyse van kosten en opbrengsten Algemene conclusie m.b.t. de financiële gezondheid van de SHM 51 5 Financiële planning van de SHM Opmaak van een plan van aanpak en een aangepaste financiële planning Opmaak door SBGW Conclusie 54 DEEL 4 VERHURING 55 1 Inschrijvingen Standaarddocumenten Steekproef dossiers 57 2 Schrappingen en actualisatie Schrappingen Actualisatie 60 3 Toewijzingen 61

5 3.1 Steekproef toewijzingen Reguliere toewijzingen Versnelde toewijzingen Gemotiveerde weigeringen Bestuursorgaan 65 4 Administratieve afhandeling verhuring Huurovereenkomst Huurwaarborg Energieprestatiecertificaten Plaatsbeschrijving 67 5 Huurlasten en herstellingen ten laste van de huurder Huurlasten Herstellingen ten laste van de huurder 68 6 Andere verhuringen Verhuringen aan het OCMW Aarschot Verhuring aan de Stad Aarschot Verhuring van de aangekochte goede woningen van de Stad Aarschot 70 7 Huurprijsberekening Huurprijsberekening Controle op basis van de bezorgde documenten door de SHM Steekproef dossiers 74 8 Domiciliefraude 78 9 Leegstand 80 DEEL 5 ONROERENDE TRANSACTIES 83 1 Uitoefening kooprecht door de zittende huurder Voorwaarden van de woning en de koper Procedure van verkoop aan de zittende huurder 84 2 Aankopen van (goede) woningen Aankoop stadswoningen 86 3 Conclusie Lage activiteit van de SHM Nieuwe projecten in het vooruitzicht 87 DEEL 6 TOESTAND VAN HET PATRIMONIUM 89 1 Toelichting over het onderzoek van het patrimonium Aanleiding tot het onderzoek Werkwijze van het onderzoek Selectie van de te onderzoeken panden 90 2 Vaststellingen door Wonen-Vlaanderen Vaststellingen per complex 91 3 Conclusies van Wonen-Vlaanderen 94

6 3.1 Algemene conclusie Reactie SBGW Aarschot op deze vaststellingen 94 DEEL 7 RELATIE MET DE HUURDERS 97 1 Enquête uitgevoerd door RISO-Vlaams-Brabant Resultaten enquête Reactie SBGW Aarschot op de resultaten van deze enquête 98 2 Huidige relatie met de huurders Overleg met RISO-Vlaams-Brabant Overleg met de Huurdersbond van Vlaams-Brabant Initiatieven van SBGW Aarschot 100 DEEL 8 CONCLUSIES EN ACTIEPUNTEN Conclusie per onderzoeksdomein Actiepunten voor SBGW 104 BIJLAGEN 105

7 INLEIDING 1 Informatie m.b.t. het gevoerde onderzoek Situering onderzoek De afdeling Toezicht verzamelt alle relevante informatie over de werking en de activiteiten van de onder haar toezicht staande sociale woonactoren. Op basis van het geheel van die informatie wordt een risico-inschatting gemaakt met betrekking tot de werking en de organisatie van deze actoren. Die risicoanalyse houdt rekening met vastgestelde inbreuken (aard, frequentie, voortduren) en met specifieke kenmerken van de actor die de kans op en de impact van eventuele inbreuken kunnen beïnvloeden. Tot één van de maatschappijen met een hoog risicoprofiel behoort de Samenwerkende Bouwmaatschappij voor Goedkope Woningen (SBGW) te Aarschot. Als bijlage 1 vindt u een overzicht van de acties die de afdeling Toezicht sinds 2008 ten aanzien van deze maatschappij uitvoerde. Op 28/02/2012 werd een rapport aan de Vlaamse minister bevoegd voor Wonen bezorgd met daarin de belangrijkste vaststellingen en ondernomen acties van de afdeling Toezicht. Uit de risicoanalyse is de noodzaak gebleken van een multidisciplinair onderzoek door de afdeling Toezicht. Doel onderzoek Met het multidisciplinaire onderzoek wil de afdeling Toezicht onderzoeken of de SHM zich momenteel houdt aan de wettelijke bepalingen van artikel V, VI en VII van de Vlaamse Wooncode en of het beheer van de maatschappij gebeurt volgens de algemene principes van behoorlijk bestuur. De focus van het onderzoek richt zich daarbij op de huidige situatie, doch vermits een aantal gebeurtenissen uit het verleden daarop nog een impact kunnen hebben werd voor een aantal domeinen ook de werkwijze van de afgelopen jaren onderzocht. Indien dat het geval is, wordt daarvan in de vaststellingen per domein melding gemaakt. Verloop onderzoek Tijdens het multidisciplinaire onderzoek werden onderstaande domeinen aan een diepgaand onderzoek onderworpen: Overheidsopdrachten Beheer en organisatie Financiën en boekhouding Verhuring Onroerende transacties Toestand van het patrimonium Relatie met de huurders Voor het onderzoek werden tijdens de periode van 04/06/2012 tot 13/06/2012 verschillende plaatsbezoeken uitgevoerd door een team van toezichthouders en medewerkers van de afdeling Toezicht. Ze kregen daarbij de volledige medewerking van de personeelsleden van SBGW. 7

8 2 Informatie m.b.t. de onderzochte SHM 2.1 Voorgeschiedenis in het beheer van de SHM Sinds 2009 vonden binnen SBGW een aantal wijzigingen in de directie plaats. Omdat deze gebeurtenissen een grote impact hadden op de werking van de SHM en mogelijk een verklaring kunnen zijn voor de vaststellingen later in dit verslag worden de belangrijkste ervan kort opgesomd. Ontslag dhr. XXXX Op 09/06/2009 werd dhr. XXXX als directeur van de SHM ontslagen wegens dringende reden. Aanleiding voor dit ontslag waren onder meer het groot aantal tekortkomingen, vastgesteld door de afdeling Toezicht, en de verzuurde relatie tussen de directeur en (een deel van) de raad van bestuur. Die tekortkomingen en het in gebreke blijven van de SHM om daaraan te verhelpen, leidden ertoe dat de afdeling Toezicht aan de toenmalige minister van wonen, Marino Keulen, vroeg om de intrekking van de erkenning van de SHM te overwegen. Een reactie bleef evenwel uit. Begeleiding advocaat XXXX Vlak voor het ontslag van de directeur besliste de raad van bestuur op 08/06/2009 om meester XXXX aan te stellen als raadsman. Zijn opdracht bestond er in om de SHM te begeleiden in haar herstructurering; in het bijzonder m.b.t. het personeel, het vervullen van alle vennootschapsrechtelijke formaliteiten (en de eventuele regularisatie) en het nagaan van alle verplichtingen ten aanzien van de toezichthoudende overheid (en de regularisatie). Op zijn voorstel werd een directiecomité opgericht dat het dagelijks bestuur van de SHM (voorlopig) op zich nam. Fusie XXXX Herent Op 17/06/2009 vroeg de stad Aarschot of de SHM Sociaal Wonen arro Leuven uit Herent (XXXX) SBGW kon ondersteunen voor de verwerking van de huuradministratie. Tijdens het directiecomité van 06/07/2009 bleek bovendien een fusie met XXXX de voorkeur te genieten van het stadsbestuur van Aarschot. Om de leemte die ontstaan was door het ontslag van dhr. XXXX op te vangen kreeg de maatschappij (tegen vergoeding) medewerking van mevr. Gielens directeur van XXXX die haar kennis en ervaring en die van haar personeelsleden ter beschikking stelde van de maatschappij vanaf 09/09/2009. Ze werd aangesteld als waarnemend directeur. Het was de bedoeling dat deze ondersteuning uiteindelijk zou leiden tot een fusie van beide maatschappijen. Einde fusieplannen De raad van bestuur van XXXX besliste tijdens de zitting van 06/09/2010 om de ondersteuning met het oog op een fusie stop te zetten. Mevr. XXXX gaf hiervoor als reden op dat de raad van bestuur van XXXX niet bereid was het financieel risico te nemen (groot gecumuleerd verlies en een slecht onderhouden patrimonium). De bestuurders van SBGW namen hiervan kennis in de raad van bestuur van 06/09/

9 Aanwerving nieuwe directeur De raad van bestuur opteerde er in zijn zitting van 08/11/2010 voor om door te gaan als een zelfstandige SHM en om een nieuwe directeur aan te werven. Na de selectieprocedure stelde de raad van bestuur op 30/05/2011 dhr. XXXX aan als directeur. Hij trad in dienst op 18/07/ Huidige organisatie van het beheer van de SHM Momenteel zijn er binnen de SHM twee bestuursorganen: De raad van bestuur De raad van bestuur bestaat uit acht bestuurders en komt minstens zes maal per jaar samen. Het directiecomité In dit bestuursorgaan zetelen naast de voorzitter nog drie andere bestuurders en de directeur. Als bijlage 2 vindt u een overzicht van de samenstelling van de bestuursorganen. Het personeelsbestand van de SHM bestaat uit: De directeur; Een administratieve medewerker verantwoordelijk voor de huurderszaken en de financiële dienst; Een administratieve medewerker verantwoordelijk voor de technische dienst; Een arbeider voor het onderhoud en de herstellingen. Het organogram van SBGW werd goedgekeurd door de raad van bestuur op 12/04/2012 (zie bijlage 3). Bestuursorganen Personeelsbestand Aandeelhouders De aandeelhoudersstructuur van SBGW ziet er als volgt uit: Stad Aarschot: Heeft 27,28% van de aandelen en drie bestuurders in de raad van bestuur, waaronder de voorzitter en twee bestuurders die ook in het directiecomité zetelen. OCMW Aarschot: Heeft 21,24% van de aandelen en één bestuurder in de raad van bestuur die ook zetelt in het directiecomité. Vlaams Gewest: Heeft 15,20% van de aandelen in handen, maar wordt niet in de bestuursorganen vertegenwoordigd. Provincie Vlaams-Brabant: Heeft 12,69% van de aandelen en wordt in de raad van bestuur vertegenwoordigd door één bestuurder. Particulieren: Hebben samen 23,59% van de aandelen in handen en hebben drie vertegenwoordigers in de raad van bestuur, waarvan één bestuurder ook zetelt in het directiecomité. De vertegenwoordiger van de provincie Vlaams-Brabant, mevr. XXXX is in de stad Aarschot schepen van openbare werken en maakt als dusdanig deel uit van het stadsbestuur. In bijlage 4 gaat een gedetailleerde lijst van de huidige aandeelhouders van SBGW. 9

10

11 DEEL 1 OVERHEIDSOPDRACHTEN Kader Het onderzoek naar de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten werd in hoofdzaak gevoerd door het nemen van steekproeven. De gecontroleerde gunningen/uitgaven werden geselecteerd aan de hand van de leveranciersbalansen van 2009 en De selectie van de verschillende te controleren gunningen/uitgaven werd gestuurd door: inbreuken van SBGW tegen de wetgeving overheidsopdrachten uit het verleden; de ervaring van frequente inbreuken tegen de wetgeving overheidsopdrachten in de sector. Naast de steekproeven op basis van de leveranciersbalansen van 2009 en 2010 werden nog bijkomende steekproeven uitgevoerd op recente gunningen. 1 Controle gunningen In totaal werden 18 gunningen of facturen aan een controle onderworpen. 1.1 Renovatie opritten en voetpaden te Aarschot, complex Gijmelberg XXXX Uit de leveranciersbalans van aannemer XXXX. werden volgende facturen geselecteerd: Factuur Datum Bedrag incl. BTW /01/ , /01/ ,54 Uit het onderzoek is gebleken dat: beide facturen betrekking hebben op de gunning van de renovatie van opritten en voetpaden te Aarschot, complex Gijmelberg ; hiervoor initieel op 20/06/2006 een openbare aanbesteding werd georganiseerd waarbij voormelde firma als enige een offerte indiende voor ,66 euro (excl. BTW); vanwege de hoge overschrijding t.o.v. de raming de maatschappij besliste om de gunningsprocedure stop te zetten en over te gaan tot een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking, conform artikel 17, 2, 1 d) van de wet van 24/12/1993 inzake overheidsopdrachten; voormelde firma van de 3 ontvangen offertes bij de onderhandelingsprocedure de laagste offerte indiende ten bedrage van ,20 euro (excl. BTW) waardoor beslist werd de werken te gunnen aan de firma D.S.V. ; het aandeel van de maatschappij in de opdracht ongeveer 2/3 van het totaal bedraagt, het overige deel is ten laste van de stad Aarschot en heeft betrekking op de voetpaden. Conclusie De gunning van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. 11

12 1.2 Sociaal secretariaat XXXX Groep S Uit de leveranciersbalans van XXXX werd factuur d.d. 03/07/2009 geselecteerd ten bedrage van ,00 euro (incl. BTW). Uit het onderzoek is gebleken dat: het uitgaven betreft aan een sociaal secretariaat; de factuur ook de lonen bevat die uitbetaald worden aan de personeelsleden; de effectieve vergoeding van het sociaal secretariaat jaarlijks het drempelbedrag van 5.500,00 euro niet overschrijdt, respectievelijk voor: o 2009: 2.348,38 euro o 2010: 1.361,01 euro o 2011: 1.833,67 euro Overeenkomstig artikel 122 van het KB van 08/01/1996 inzake overheidsopdrachten kan een opdracht waarvan het goed te keuren bedrag niet hoger ligt dan 5.500,00 euro excl. BTW tot stand komen via een aangenomen factuur. Conclusie Deze opdracht werd gegund conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. 1.3 Opbouw van 9 huurwoningen te Aarschot, complex Broeckxplein Hemar Construct Uit de leveranciersbalans van XXXX werd factuur d.d. 13/02/2009 geselecteerd ten bedrage van ,51 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het een openbare aanbesteding d.d. 10/12/2003 betreft voor de opbouw van 9 huurwoningen; de werken gegund werden aan de laagste regelmatige bieder, de firma XXXX, voor een totaal bedrag van ,77 euro. Conclusie De gunning 1 van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. 1.4 Renovatiewerken te Aarschot, Hugo Verrieststraat 5 Michiels Daniel Uit de leveranciersbalans 2009 van XXXX werd factuur geselecteerd ten bedrage van ,80 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het renovatiewerken betreft gegund aan de firma XXXX (van XXXX) voor in totaal ,00 euro (excl. BTW); deze gunning door het agentschap Inspectie RWO reeds aan een controle werd onderworpen tijdens de financiële inspectie van 27/01/2009. Hierbij werd de maatschappij initieel in gebreke gesteld aangezien de toenmalige directeur, dhr. XXXX, tijdens de inspectie geen stukken (bv. 1 De gunningsprocedure was onderworpen aan een goedkeuring door de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 02/02/2004). 12

13 offertes of uitnodigingsbrieven) kon voorleggen die aantonen dat de concurrentie werd geraadpleegd. De maatschappij diende een verweerschrift in tegen deze ingebrekestelling. Uit de bijkomende informatie die de SHM bezorgde kon vastgesteld worden dat de maatschappij na het ontvangen van de offerte van voormelde aannemer twee maal 3 aannemers aanschreef voor het indienen van een offerte. Er werden echter geen nieuwe offerte ontvangen. Hierdoor werd aangetoond dat de concurrentie voldoende werd geraadpleegd. de werken aldus gegund werden aan voormelde aannemer welke als enige een offerte indiende. Conclusie De gunning van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering. 1.5 Renovatie van 40 woningen te Aarschot, complex Tuinwijk XXXX Uit de leveranciersbalans van XXXX van 2009 werd factuur 100 geselecteerd ten bedrage van ,74 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het renovatiewerken betreft voor 40 woningen; de maatschappij hiervoor een openbare aanbesteding organiseerde op 02/07/1996; de werken gegund werden aan de firma XXXX voor ,09 euro. Conclusie De gunning 2 van deze renovatiewerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. 1.6 Aanstelling ontwerper voor 23 woningen te Aarschot, project De Gracht, Grote Bergstraat en Kleine Bergstraat XXXX Uit de leveranciersbalans van XXXX van 2009 werd factuur 448 geselecteerd ten bedrage van ,12 euro (incl. BTW). Uit onderzoek is gebleken dat: het een architectuuropdracht betreft voor het bouwen van 23 woningen en 43 ondergrondse parkeerplaatsen in het complex De Gracht ; het betaalde ereloon ,24 euro bedraagt; de ontwerper en de maatschappij hiervoor een overeenkomst opmaakten op 28/05/1996; de thans geldende wetgeving overheidsopdrachten in werking trad op 1 mei 1997; de ontwerper zelf opmerkt dat hij bij dit project betrokken was van in 1992 en toen de wet op overheidsopdrachten nog niet van toepassing was; op 28/05/1996 de concurrentie diende geraadpleegd te worden op basis van de wet van 14 juli 1976 betreffende de overheidsopdrachten; 2 De gunningsprocedure was onderworpen aan een goedkeuring door de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 12/11/1996). 13

14 er geen concurrentie werd geraadpleegd. Conclusie De gunning tot aanstelling van de ontwerper verliep niet volgens de toen geldende wetgeving inzake overheidsopdrachten. 1.7 Huidige aanstelling ontwerpers Vaststelling Uit eerdere onderzoeken bleek dat in de sector bij de aanstelling van ontwerpers de wetgeving inzake overheidsopdrachten niet steeds toegepast werd. Tijdens dit multidisciplinair onderzoek werd daarom uitdrukkelijk nagegaan hoe de SHM omgaat met deze gunningen. De directeur verklaarde evenwel dat in 2009 beslist werd om geen nieuwe projecten op te starten. Er werden bijgevolg geen recente architectuuropdrachten gegund. Voorts verklaarde de directeur dat er recent een optie werd genomen op twee gronden. Er zullen bijgevolg twee procedures voor de aanstelling van ontwerpers opgestart worden: Voor het eerste project zal de aanstelling gebeuren via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking waarbij alle architecten van Aarschot zullen uitgenodigd worden om deel te nemen; Voor het andere project werkte een architect reeds een plan uit, doch de samenwerking werd ondertussen stopgezet. De raad van bestuur besliste in samenspraak met de sectorarchitect van de VMSW een wedstrijdoffertevraag op te starten. Conclusie Omdat deze procedures nog in een voorbereidende fase zijn kan er nog niet geoordeeld worden of deze conform de vigerende reglementering zullen zijn. De gekozen procedures zijn evenwel aanvaardbaar binnen de wetgeving inzake overheidsopdrachten. 1.8 Opbouw van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen te Aarschot, complex Orleanstoren XXXX Uit de leveranciersbalans van aannemer XXXX werden volgende facturen geselecteerd: Factuur Datum Bedrag incl. BTW /01/ , /04/ ,27 Uit onderzoek is gebleken dat: beide facturen betrekking hebben op de gunning van 24 huurwoningen en 4 huurappartementen (in het complex Orleanstoren ); hiervoor een openbare aanbesteding werd georganiseerd op 05/05/2003; de firma XXXX als enige een offerte indiende; de werken gegund werden aan voormelde firma voor ,23 euro (inclusief 1,5% korting). 14

15 Conclusie De gunning 3 van deze opdracht verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. 1.9 Onderhoud CV-patrimonium Elsen Aangezien er voor zowel 2009 als 2010 opvallend veel (kleine) uitgaven zijn aan aannemer Elsen werd onderzocht op welke basis de uitgaven gegund worden. Boekjaar Totaalbedrag (incl. BTW) , ,43 Uit onderzoek is gebleken dat: de uitgaven volgens toelichting van de directeur betrekking hebben op werken aan de (centrale) verwarming in het patrimonium van de maatschappij voor zowel onderhoud, herstelling als plaatsen van nieuwe ketels; de samenwerking met voormelde aannemer ontstaan is zonder enige raadpleging van de concurrentie; de huidige directeur verklaarde dat deze langlopende samenwerking inmiddels werd stopgezet; een deel van de uitgave voor 2010 werd gegund na een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking; in 2010 werd specifiek voor het éénmalig onderhoud van de CV-ketels aan 3 aannemers een offerte gevraagd waarvoor enkel de firma Elsen een offerte indiende ten bedrage van ,60 euro. Conclusies Gelet op de totale uitgaven kon het gunnen van alle (kleine) werken niet zonder de raadpleging van enige concurrentie. Afhankelijk van de werken en looptijd van de contracten met dergelijke repetitief karakter en het al dan niet overschrijden van de drempel van euro diende de maatschappij een procedure te organiseren conform artikel 13 e.v. van de wet van 24/12/1993 inzake overheidsopdrachten; De onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking uit 2010 verliep conform de vigerende reglementering Huidig onderhoud patrimonium SHM Onderhoud patrimonium De directeur verklaarde dat de herstellingen in het kader van het onderhoud van het patrimonium sinds de aanstelling van een klusjesman in eigen beheer gebeuren. Enkel indien de complexiteit van de uit te voeren werken dit vereist wordt een externe firma ingeschakeld, bijv. vervangen CV-ketels. Deze (kleine) werken worden dan als een afzonderlijke opdracht beschouwd, waardoor er doorgaans geen overschrijding van het drempelbedrag van 5.500,00 euro is. De directeur kon offertes voorleggen voor de plaatsing van nieuwe ketels waarbij het goed te keuren bedrag telkens onder voormeld drempelbedrag lag. Overeenkomstig artikel 122 van het KB van 08/01/1996 inzake 3 De gunningsprocedure was onderworpen aan een goedkeuring door de Vlaamse Huisvestingsmaatschappij (goedkeuring: 17/09/2003) 15

16 overheidsopdrachten kan een opdracht waarvan het goed te keuren bedrag niet hoger ligt dan 5.500,00 euro excl. BTW tot stand komen via een aangenomen factuur. Conclusie Het onderhoud van het patrimonium verloopt conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten Brandverzekering voor het patrimonium van de maatschappij XXXX Uit de leveranciersbalans van XXXX van 2010 werd factuur d.d ten bedrage van ,16 euro (incl. BTW) geselecteerd. Uit onderzoek is gebleken dat: in 2006 een 20-tal afzonderlijke polissen werden gebundeld (lopende sinds 1993) tot één patrimoniumpolis; de concurrentie niet werd geraadpleegd voor de aanduiding van voormelde verzekeraar. Conclusie Het afsluiten van de patrimoniumpolis verliep niet conform de wetgeving overheidsopdrachten. Op basis van art. 54 en 120 van het KB van 08/01/1996 diende minstens een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking georganiseerd te worden Aankoop bestelwagen XXXX Er werd onderzoek gedaan naar de recente gunning m.b.t. de aankoop van een bestelwagen. Uit onderzoek is gebleken dat: de maatschappij hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking organiseerde op 27/02/2012 waarvoor 7 offertes werden ingediend; de laagste offerte werd ingediend door de firma XXXX. voor ,88 euro. De ingediende offerte stemde evenwel niet overeen met het lastenboek; de bestelwagen bijgevolg werd aangekocht bij leverancier met de laagste, regelmatige offerte de garage XXXX voor ,22 euro. Conclusie De aankoop van de bestelwagen verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten Afbraakwerken te Langdorp, complex Oud Gemeentehuis XXXX Er werd onderzoek gedaan naar de recente gunning voor de afbraak van het complex Oud Gemeentehuis te Langdorp. Uit onderzoek is gebleken dat: de maatschappij 12 firma s uitnodigde om een offerte in te dienen; 3 firma s een offerte indienden; de laagste offerte ingediend werd door de firma XXXX voor euro; 16

17 volgens het verslag van de ontwerper de voormelde offerte substantieel onregelmatig is aangezien de firma XXXX een onvolledige offerte indiende en niet voldoet aan het veiligheids-en gezondheidsplan; de werken bijgevolg werden gegund aan de laagste, regelmatige bieder, nl. XXXX voor euro; de gunningsbeslissing van de maatschappij beperkt is tot een loutere opsomming van offertebedragen en de meldingen dat zowel de ontwerper als de veiligheidscoördinator de tweede laagste offerte van XXXX als laagste regelmatige inschrijver rangschikken. Bijkomende toelichting ontbreekt. Conclusies De gunning van deze afbraakwerken verliep conform de vigerende reglementering inzake overheidsopdrachten. De maatschappij moet wel haar gunningsbeslissingen afdoende motiveren en moet alle juridische en feitelijke overwegingen vermelden die aan de grondslag liggen van de beslissing overeenkomstig de wet van 29/07/1991 op de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen. 17

18 2 Rapportering aan Inspectie RWO 2.1 Kwartaalrapporteringen overheidsopdrachten Kader Om het toezicht op de sociale woonactoren op een geobjectiveerde manier te kunnen organiseren werd aan de SHM s op basis van artikel 5 van het Toezichtbesluit de verplichting opgelegd om bepaalde stukken en documenten te rapporteren aan de afdeling Toezicht van het agentschap Inspectie RWO. Vanaf het vierde kwartaal van 2008 moeten onder meer alle gunningsbeslissingen inzake werken, leveringen en diensten die het drempelbedrag van 5.500,00 euro overschrijden driemaandelijks gerapporteerd worden. Vaststellingen Tijdens het onderzoek werd een controle van de rapportering uitgevoerd. Er werd vastgesteld dat SBGW alle gunningen die beslist werden na 31/08/2008 en waarvan het bedrag hoger is dan het drempelbedrag van 5.500,00 euro rapporteerde. Aangezien de maatschappij in 2009 besliste om geen nieuwe projecten op te starten werden er weinig gunningsbeslissingen gerapporteerd. Conclusie Geen opmerkingen 18

19 DEEL 2 BEHEER EN ORGANISATIE Kader Sinds 2008 heeft de toezichthouder meermaals vastgesteld dat SBGW te kort schiet op het vlak van beheer en organisatie. Dit heeft onder meer betrekking op: De bestuursorganen; De interne controle en procedures; Het personeelsbeleid. In het kader van dit onderzoek werden bovenstaande aspecten opnieuw onder de loep genomen. 1 Aanstelling en verloning huidige directeur Scope In het kader van de interne werking van SBGW wordt een overzicht gegeven van de gevolgde procedure tot aanstelling en vaststelling van het loon van de huidige directeur. 1.1 Aanstelling Verloop selectie Tijdens de procedure tot aanstelling van de directeur die opgevolgd werd door de toezichthouder vallen twee aspecten op: De inmenging van de burgemeester van de stad Aarschot. Volgens de notulen van de raad van bestuur d.d. 21/03/2011 heeft de burgemeester gevraagd aan SBGW om de aanwervingsvoorwaarden aan te passen (nl. aanpassen van de diplomavereisten in de vacature). De bestuurders stelden na aftoetsing bij de toezichthouder die aanwezig was op de zitting dat deze voorwaarden niet gewijzigd mogen worden tijdens de procedure. De wijze waarop de huidige directeur werd aangesteld. Voor de aanstelling van de huidige directeur zou er een gesprek hebben plaatsgehad tussen een aantal bestuurders en de 5 door het selectiebureau geselecteerde kandidaten. Van dit gesprek werden geen notulen bezorgd aan de afdeling Toezicht. Volgens artikel 6 van het MB van 20/10/ (MB Beheer) dient de raad van bestuur een gesprek te organiseren met de kandidaten. De raad kan dit delegeren (aan het directiecomité, een selectiecomité, ); hiervan is evenwel geen beslissing terug te vinden in de notulen. Om dit te regulariseren werd op aangeven van de afdeling Toezicht een extra raad van bestuur georganiseerd. Tijdens deze zitting werd (kort) verslag uitgebracht over de selecties en werd de huidige directeur aangesteld. De raad van bestuur d.d. 30/05/2011 besprak de modaliteiten van de indiensttreding van de nieuwe directeur. Hierbij bleek dat dhr. XXXX na zijn aanstelling contact opnam met de voorzitter met het verzoek de modaliteiten betreffende zijn verloning alsnog aan te passen. Na aftoetsing bij de toezichthouder, besliste de raad van bestuur niet in te gaan op dit voorstel en 4 Ministerieel besluit tot bepaling van nadere regels m.b.t. de interne beheersaspecten en de onroerende transacties van de sociale huisvestingmaatschappijen 19

20 hem aan te werven in de weddenschaal A111 met 6 jaar anciënniteit (conform de bepalingen in de vacature). Conclusies De aanstelling van dhr. XXXX gebeurde mits regularisatie in een extra raad van bestuur bij gebreke aan een delegatie conform de bepalingen van het MB Beheer. Bij de aanstelling werd rekening gehouden met de modaliteiten die eerder waren bepaald in de functiebeschrijving/vacature. 1.2 Verloning en andere vergoedingen Scope De loonbrieven van de huidige directeur werden voor de periode 01/07/ /03/2012 gecontroleerd om na te gaan of de uitbetaalde bedragen overeenstemmen met de toegekende weddenschaal en anciënniteit. Vaststelling Uit de berekeningen blijkt dat het loon van de directeur in overeenstemming is met hetgeen werd bepaald bij zijn aanstelling. De directeur krijgt ook volgende kosten terugbetaald: woon-werkverkeer; vergoeding voor dienstverplaatsingen; forfaitaire vergoeding GSM-gebruik. De raad van bestuur d.d. 26/09/2011 besliste om aan de 4 personeelsleden maaltijdcheques toe te kennen. Uit de notulen blijkt niet welk bedrag per cheque wordt toegekend, doch uit het onderzoek blijkt het te gaan om cheques van 7,00 euro (met de minimale eigen bijdrage van de werknemer van 1,09 euro). Conclusies De betalingen van het loon en andere kosten aan de directeur gebeuren in overeenstemming met de beslissingen van de raad van bestuur. In de notulen van de raad van bestuur is het bedrag van de maaltijdcheque (en de eigen bijdrage van de werknemers) niet opgenomen. 1.3 Loonsverhoging Loonsverhoging na proefperiode Na een proefperiode van zes maanden werd de nieuw aangestelde directeur positief geëvalueerd door de raad van bestuur op 12/12/2011. Naast een definitieve aanwerving werd hem ook een loonsverhoging toegekend van de weddenschaal A111 naar A123. Deze beslissing werd door de toezichthouder vernietigd omdat: De SHM bij de geplande loonsverhoging geen blijk gaf van behoorlijk of zuinig bestuur aangezien dit een stijging van 43,38% betekent en de toegekende loonschaal A123 nog 10% hoger is dan de salarisschaal A211 die men initieel wou toekennen (doch wettelijk niet kon doordat de directeur nog geen 6 jaren schaalanciënniteit had in de loonschaal A1); Er onterecht een vergelijking werd gemaakt met de loonschalen van een (beperkt) aantal andere SHM s; Er bij de motivering geen rekening werd gehouden met de (slechte) 20