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1 TASKFORCE STRUCTURING Afspraken rond de Regularisatieprocedure Accords sur la procédure de Régularisation DOCUMENT NUMBER : VERSION : 0.11 SOURCE : UMIX STATUS : For implementation DOCUMENT DATE : 09/12/2011 NUMBER OF PAGES : 13

2 INHOUDSOPGAVE TABLE DES MATIÈRES 1. Scope Regio / Région Doel / But Verplichtingen van de partijen / Obligations des parties Proces omschrijving / Description du processus Notificatie regularisatie door regularisatieformulier / Information de régularisation avec formulaire de régularisation Mogelijke interacties met andere scenario s / Possibles interactions avec d autres scénarios Timings Volledigheid van het regularisatieformulier / Exhaustivité du formulaire de régularisation Wettelijke referenties / Références légales Uitzonderingen / Exceptions Noodprocedure / Procédure de secours Bijlage 1: Regularisatieformulier / Annexe 1: formulaire de régularisation Procedure regularisatie.doc 2/13 Last saved: 12/01/ :06

3 1. Scope 1.1 Regio / Région Regio Van toepassing Région D application Vlaanderen Ja Flandre Oui Wallonië Ja Wallonie Oui Brussel Neen Bruxelles Non Opmerking: In Vlaanderen en Wallonië heeft het regularisatieformulier dezelfde waarde als een contract tussen 2 partijen. Een regularisatie kan enkel opgestart worden voor jaarlijks gemeten punten. Remarque: En Flandre et Wallonie, le formulaire de régularisation a la valeur d un contrat entre deux parties. Une régularisation ne peut être entamée que pour les points en relevé annuel. 1.2 Doel / But Elke distributienetgebruiker, zowel residentieel als niet-residentieel is verplicht een leveringscontract aan te gaan met een energieleverancier. Sommige distributienetgebruikers laten dit na en verhuizen zonder hun huidige leverancier daarvan te verwittigen. Om deze situatie te regulariseren, dient het regularisatieformulier gebruikt te worden. Met dit formulier kan de huidige distributienetgebruiker een keuze maken tussen 3 opties: - Hij heeft reeds een contract met een leverancier op zijn oud/vorig adres en wil ook op zijn nieuw adres door diezelfde leverancier beleverd worden - Hij heeft nog geen contract en gaat akkoord om door de leverancier van de vorige bewoner beleverd te worden. In dit geval kan hij zonder verbrekingsvergoeding wisselen van leverancier mits een vooropzeg van één maand. - Indien gewenst, kan hij het leverpunt laten afsluiten Tout utilisateur de réseau de distribution (URD), tant résidentiel que non résidentiel, a l obligation de signer un contrat de fourniture avec un fournisseur d énergie. Certains URD négligent cet aspect et déménagent sans en aviser leur fournisseur. Pour régulariser ces situations, il faut utiliser le formulaire de régularisation. Avec ce formulaire, l URD a trois possibilités : - Il signale avoir un contrat avec un fournisseur pour son ancienne adresse et accepte que le GRD lui transmette les informations ; - Il n a pas encore de fournisseur et accepte que le fournisseur de l ancien occupant, lui fournisse en énergie ; dans ce cas, il peut changer de fournisseur sans indemnité de rupture de contrat moyennant un préavis d un mois - Le cas échéant, il demande simplement la fermeture des compteurs. Procedure regularisatie.doc 3/13 Last saved: 12/01/ :06

4 1.3 Verplichtingen van de partijen / Obligations des parties De huidige leverancier is verplicht om bij elke melding van verhuis van de vertrekkende klant of bij het vermoeden van een klantenwissel op een leverpunt: - de nodige stappen te ondernemen om de nieuwe distributienetgebruiker of eigenaar te identificeren - een Moza-aanvraag te versturen om het regularisatieproces op te starten indien: o de nieuwe distributienetgebruiker / eigenaar niet geïdentificeerd o kan worden de nieuwe distributienetgebruiker / eigenaar het nalaat om een leveringscontract met een leverancier aan te gaan. De uitzonderingen in paragraaf 3.6 buiten beschouwing gelaten, heeft de leverancier die een regularisatieformulier ontvangt de verplichting om het te verwerken. Binnen de 5 werkdagen na ontvangst van het document, moet hij het correcte marktscenario opgestart hebben. Door de netbeheerder kan de regularisatie opgestart worden bij elk bezoek aan een leverpunt waar de huidige distributienetgebruiker niet overeenkomt met de gegevens van de netbeheerder, o.a.: - Storing - Meteropname - Plaatsing of desactivatie budgetmeter (regio Vlaanderen en Wallonië) - Meterwissel - Plaatsbezoek in het kader van MOZA, EoC, drop, BM-aanvraag - Na ontvangst van een postretour - Op vraag van beschermde Waalse klant - Le Fournisseur actuel est obligé, pour toute communication du déménagement du client sortant, ou en cas de présomption d un changement de client : - de prendre les mesures nécessaires afin d identifier le nouvel URD ou le propriétaire ; - demander un Moza pour initier le processus de régularisation si : o o le nouvel URD/propriétaire ne peut être identifié, le nouvel URD/propriétaire ne fait pas le nécessaire pour prendre un contrat de fourniture. Hormis les exceptions décrites au point 3.6, le fournisseur qui reçoit un formulaire de régularisation doit le traiter et envoyer le scénario adéquat dans un délai maximum de 5 jours ouvrables dès réception du formulaire de régularisation. Le GRD /peut débuter une procédure de régularisation lors de toute visite sur un point de fourniture où l URD présent n est pas celui renseigné comme client actif sur le point concerné. Entre autre : - Dépannage - Relevé - Placement ou désactivation d un compteur à budget - Changement de compteur - Visite programmée dans le cadre d un scénario Drop, EoC, Moza ou pose compteur à budget. - Après un retour de courrier - A la demande du client protégé wallon - Procedure regularisatie.doc 4/13 Last saved: 12/01/ :06

5 De netbeheerder is verplicht de nodige controles uit te voeren bij ontvangst van het regularisatieformulier alvorens het document door te sturen naar de leverancier en de eventuele lopende scenario s te annuleren: - Controle op alle verplichte velden. - Controle op fraude cfr. Le gestionnaire de réseau doit effectuer les contrôles nécessaires à la réception du document et ce, avant de le transmettre au fournisseur. Il doit également annuler les éventuels scénarios en cours : - Contrôle de tous les champs obligatoires. - Contrôle fraude. Procedure regularisatie.doc 5/13 Last saved: 12/01/ :06

6 2. Proces omschrijving / Description du processus Ingeval van MOZA informeert de netbeheerder eerst de nieuwe distributienetgebruiker en/of eigenaar per brief of via rechtstreeks contact over zijn verplichting tot leverancierskeuze, het opstarten van de regularisatieprocedure en de mogelijke gevolgen daarvan. Reageert de distributienetgebruiker niet, dan plant de netbeheerder een bezoek ter plaatse. Tijdens het bezoek wordt er dan gebruik gemaakt van het regularisatieformulier. Ingeval van de andere scenarios, is het formulier direct van toepassing vanaf het plaatsbezoek en de vaststelling van de situatie ter plekke. Als het bezoek niet tot een regularisatie leidt of als de DNG niet op het kaartje dat na eerste bezoek nagelaten was reageert, dan doet de netbeheerder het nodige om het toegangspunt te verzegelen of definitief af te sluiten en dit ten laatste op de effectieve datum. Dit zal door de netbeheerder gemeld worden via scenario 15 Move out. In functie van de door Umix beschreven scenarios zal de DNB het punt overnemen wanneer er geen regularisatie/afsluiting plaatsvindt waarna de leverancier de slotmeterstanden zal ontvangen. Dans le cadre d un scénario Moza, le GRD informe d abord le nouvel URD / propriétaire par courrier ou par contact direct, sur son obligation de choisir un fournisseur, l initiation de la procédure de régularisation et ses conséquences éventuelles. Si l URD ne réagit pas, le GRD planifie une visite sur place. Lors de cette visite, il est alors fait usage du formulaire de régularisation. Pour les autres scénarios, l usage du formulaire est directement d application lors de la visite et du constat de la situation sur place. Si la visite ne permet pas de régulariser la situation ou si l URD ne réagit pas à l avis de passage laissé après la première visite, le GRD fait le nécessaire afin d interrompre les fournitures et ce, au plus tard à la date effective du scénario en cours. Ce sera communiqué par le GRD via le scénario 15 Move Out. En fonction des scénarios, suivant les descriptions faites dans la documentation Umix relative à ceux-ci, l absence de régularisation ou de fermeture à la date effective, le GRD prend la responsabilité du point et le fournisseur reçoit les index de fin de fourniture. 2.1 Notificatie regularisatie door regularisatieformulier / Information de régularisation avec formulaire de régularisation Bij regularisatie van het toegangspunt in Vlaanderen en Wallonië, zal de netbeheerder de huidige leverancier hiervan op de hoogte brengen via EDI E44 BA3. Het bericht E44 BA3 bevat het leveranciers ID van de leverancier die de daaropvolgende wisselaanvraag moet indienen om de situatie volledig te regulariseren. En cas de régularisation d un point d accès en Flandre et en Wallonie, le GRD informe le Fournisseur actif du point avec un message EDIEL E44-BA3. Le message E44-BA3 reprend l ID du fournisseur qui doit envoyer la demande de changement pour régulariser la situation. Procedure regularisatie.doc 6/13 Last saved: 12/01/ :06

7 2.2 Mogelijke interacties met andere scenario s / Possibles interactions avec d autres scénarios. Het E44 BA3 bericht annuleert het lopende scenario zijnde: - Move out zonder afspraak - Drop Residentieel - Drop Niet-Residentieel - EoC Residentieel - EoC Niet-Residentieel - Plaatsing budgetmeter In geval van een EoC/drop/MOZA, BMaanvraag of ingeval er geen regularisatie plaatsvindt, zal de netbeheerder op de laatst effectieve datum het toegangspunt afsluiten of overnemen indien nog niet geregulariseerd. Le message E44-BA3 annule le scénario en cours, à savoir : - Moza - Drop Résidentiel - Drop Non Résidentiel - EoC Résidentiel - EoC Non Résidentiel, - Pose compteur à budget En cas de demande EoC / Drop / Moza / Pose compteur à budget, et en l absence de régularisation, le GRD fermera le point d accès au plus tard à la date effective. A défaut, il prendra la responsabilité du point. 2.3 Timings De notificatie tot regularisatie (E44 BA3) kan zowel in de annulatieperiode verstuurd worden als in de bevroren periode voor Drop (RES en Non RES), EoC (RES en Non RES) en Budgetmeteraanvraag. In het geval van een Mozaprocedure kan dit verstuurd worden tot op de einddatum van de Moza-periode. De leverancier heeft 5 wd vanaf ontvangst van het regularisatieformulier de tijd om het regularisatieformulier te verwerken en een klanten of gecombineerde wissel uit te sturen. Indien in de post processing periode nog een formulier met uitvoeringsdatum voor ED (effective date) ontvangen wordt, kan alsnog een E44 BA3 worden verstuurd. La notification de la régularisation (E44- BA3) peut être envoyée, tant dans la période d annulation que pendant la période frozen d un drop (Res et Non Res), d un Eoc (Res et Non Res) et d une pose compteur à budget. En cas de Moza, elle peut être envoyée jusqu à la date effective. Le fournisseur a 5 jo dès réception du formulaire de régularisation pour traiter ce dernier et envoyer le scénario de régularisation (Customer ou Combined Switch). Si le formulaire arrive pendant la période post-processing avec une date antérieure à l ED (effective date) du scénario en cours, un E44-BA3 peut encore être envoyé. Procedure regularisatie.doc 7/13 Last saved: 12/01/ :06

8 2.4 Volledigheid van het regularisatieformulier / Exhaustivité du formulaire de régularisation Het regularisatieformulier dient zo volledig mogelijk ingevuld te worden opdat het door de leverancier verwerkt kan worden. In bijlage staat een overzicht van alle velden met daarbij de melding of het een verplicht veld is. Het is belangrijk om zijn best doen om de verplichte velden aan te vullen. Toch zal het ontbreken van benodigde gegevens die de regularisatie niet belemmeren de rede niet kunnen zijn voor een systematische afwijzing van de leveranciers. Een proefperiode van zes maanden is gepland op het einde waarvan het document eventueel kan worden gewijzigd. Extra (niet verplicht) gegevens hebben zeker hun toegevoegde waarde en dienen in de mate van het mogelijke zoveel mogelijk te worden ingevuld. Heeft de klant meerdere aansluitingen voor dezelfde leverancier dan kunnen deze samen op hetzelfde formulier ingevuld worden. Bij onvolledigheid van het regularisatieformulier wordt het formulier teruggestuurd aan de netbeheerder via dezelfde weg als waarlangs het ontvangen werd. (Lijst van adressen / e- mailadressen en telefoonnummers toevoegen) De DNB dient de nodige stappen te ondernemen om de ontbrekende gegevens te vervolledigen binnen de 5 werkdagen en stuurt daarna het formulier terug naar de leverancier. Le formulaire de régularisation doit être complété le plus possible pour que le fournisseur puisse le traiter. : En annexe il y a un aperçu de tous les champs et l indication des champs qui sont obligatoires. Il est important de remplir au mieux les champs obligatoires. Toutefois, l absence de données obligatoires mais n entravant pas la possibilité de régulariser la situation ne pourra faire l objet de rejets systématiques de la part des fournisseurs. Une période de test de 6 mois est prévue à la fin de laquelle le document pourrait éventuellement être amendé. Les autres données (non obligatoires) ont toute leur utilité et ces champs doivent donc pouvoir être complétés le plus possible. Si le client dispose de plusieurs raccordements à la même adresse et pour le même fournisseur, un seul formulaire peut être utilisé. En cas de formulaire incomplet, celui-ci est renvoyé au GRD de la même manière qu il l a reçu (prévoir liste des adresses/ mail et des numéros de téléphone). Le GRD prend les disposition afin de compléter les données manquantes et renvoie le formulaire au fournisseur dans les 5 jo. Procedure regularisatie.doc 8/13 Last saved: 12/01/ :06

9 2.5 Wettelijke referenties / Références légales Vlaanderen: Toegangscode Elektriciteit (Gas) Deel IV artikel IV.1.2.5, Wallonië : AM du 3 mars 2006 relatif à la procédure de régularisation prévue dans le cadre d un déménagement MB van 3 maart 2006 met betrekking tot de regularisatieprocedure voorzien in het kader van een verhuizing Flandre: Toegangscode Elektriciteit (Gas) Deel IV artikel IV.1.2.5, Wallonie : AM du 3 mars 2006 relatif à la procédure de régularisation prévue dans le cadre d un déménagement 2.6 Uitzonderingen / Exceptions In volgende situaties is regularisatie niet toegestaan en moet de netbeheerder weigeren om te regulariseren : o onvolledig ingevuld (velden die absoluut noodzakelijk zijn voor de regularisatie ontbreken) of niet ondertekend regularisatieformulier o Fraudepoging door de distributienetgebruiker (vb. het regularisatieformulier wordt ingevuld en ondertekend door de natuurlijke en/of rechtspersoon die momenteel geregistreerd staat bij de netbeheerder) Wanneer de DNB een regularisatie weigert, zal zij dit doen alvorens het lopende scenario te annuleren (waardoor de huidige leverancier dan ook niet op de hoogte gebracht zal worden). In volgende situaties mag de leverancier weigeren om het regularisatieformulier te verwerken: : o onvolledig ingevuld of niet ondertekend regularisatieformulier o door minderjarige ingevuld en ondertekend regularisatieformulier o Fraudepoging door de distributienetgebruiker: omzeilen van een drop/budgetmeter bij La régularisation n est pas autorisée et le GRD doit refuser dans les cas suivants : o Formulaire incomplet (des champs absolument nécessaires à la régularisation sont manquants) ou non signé. o Tentative de tromperie de la part de l URD. (ex : Le formulaire de régularisation est complété et signé par le client actuellement enregistré comme client actif). Si le GRD est amené à refuser un formulaire de régularisation, il veillera à le faire avant d annuler le scénario en cours. Le fournisseur actuel ne sera donc pas avisé de la situation. La régularisation n est pas autorisée et le fournisseur peut refuser dans les cas suivants : o Le formulaire de régularisation est incomplet ou non signé o Le formulaire est complété et signé par un mineur d âge. o Tentative de tromperie de la part de l URD : Détournement d un drop ou d une pose compteur à budget par le client mauvais payeur Procedure regularisatie.doc 9/13 Last saved: 12/01/ :06

10 wanbetaling (bvb.: klantenwisel tussen echtgenoten) omzeilen van een afsluiting (bvb.: klantenwissel met zelfde ondernemingsnummer maar een andere bedrijfsnaam) Wanneer de regularisatie niet verwerkt kan worden en er wel al een annulatie van het lopende scenario werd uitgevoerd, dient de betrokken leverancier onmiddellijk contact op te nemen met de netbeheerder om tot een oplossing te komen. Wanneer er sprake is van een fraudepoging door de distributienetgebruiker, doet de netbeheerder het nodige om de afsluitingsprocedure op te starten. (ex : changement client entre époux) Détournement d une fermeture (ex : changement client avec un même n d entreprise et un nom différent) Lorsqu un formulaire ne peut être travaillé et que le scénario en cours a déjà été annulé, le fournisseur concerné peut contacter immédiatement le gestionnaire de réseau afin de trouver une solution. En cas de tentative de tromperie de la part de l URD, à la demande du fournisseur, le GRD fait le nécessaire afin de reprendre la procédure de coupure. (voir 3.7 ci-après). 2.7 Noodprocedure / Procédure de secours Wanneer er sprake is van bedrog door de klanten en dit door de leverancier aangetoond kan worden, kan de leverancier, na overleg met de DNB, per mail aanvragen dat het punt afgesloten moet worden. En cas de tentative de tromperie de la part de l URD et si le fournisseur peut apporter des éléments de preuve, ce dernier a la possibilité (après consultation avec le GRD) de demander par écrit que le point soit fermé par le GRD. Procedure regularisatie.doc 10/13 Last saved: 12/01/ :06

11 Bijlage 1: Regularisatieformulier / Annexe 1: formulaire de régularisation * = verplicht in te vullen * = Champs obligatoires REGULARISATIEFORMULIER/ FORMULAIRE DE REGULARISATION Datum*: Leveringsadres* Straat: Nummer: Bus: Postcode: Gemeente: EAN-nummer van de electriciteitsaansluiting*: EAN-nummer van de aardgasaansluiting * : Gegevens over de huidige eindverbruiker* Naam: Voornaam: Geboortedatum: Telefoonnummer of gsm-nummer: Taal: Nederlands Frans Effectieve inhuisdatum: Facturatieadres* = adres waarop u uw electriciteits- en aardgasfacturen wenst te ontvangen. (alleen invullen als dit verschillend is van het leveringsadres) Straat: Nummer: Bus: Postcode: Gemeente: Niet verplicht, wel heel handig! Vorig adres (in geval van recente verhuizing): Straat: Nummer: Bus: Postcode: Gemeente: Het verbruik is bestemd voor professioneel - residentieel verbruik*. Leegstand Indien professioneel*: Juridische vorm*: NACE-code: Ondernemingsnummer*: BTW-nr.: Contactgegevens eigenaar Naam: Voornaam: Straat: Nummer: Bus: Postcode: Gemeente: Tel./gsm: Keuze* Ik heb al een geldig leveringscontract met een elektriciteits- en aardgasleverancier voor levering in mijn vorige woning. Ik ga ermee akkoord dat mijn netbeheerder dit formulier overmaakt aan de hieronder ingevulde leverancier zodat hij mij op hoger vermeld adres elektriciteit en/of aardgas kan leveren. *Naam leverancier: *Uw klantnummer bij deze leverancier: Ik heb nog geen geldig leveringscontract met een elektriciteits- en aardgasleverancier. Ik ga ermee akkoord dat de leverancier van de vorige bewoner mij voorlopig elektriciteit en/of aardgas levert. Deze leverancier zal mij, zodra hij dit formulier ontvangt, een verwelkomingsbrief sturen met daarin de door hem toegepaste tarieven en voorwaarden voor de levering van elektriciteit en aardgas aan huishoudelijke afnemers. Indien ik later toch een andere leverancier wens te kiezen, kan ik dit binnen een periode van drie maanden nog altijd doen zonder bijkomende kosten, mits inachtneming van een opzegtermijn van één maand. Ik wens de elektriciteits- en aardgastoevoer op mijn kosten te laten verzegelen. Ik kan daarna geen elektriciteit en aardgas meer verbruiken. Ik heb het statuut van beschermde klant en wil beleverd worden aan sociaal tarief. Ik stuur binnen de 5 werkdagen een copij van dit statuut. (Wallonië) Procedure regularisatie.doc 11/13 Last saved: 12/01/ :06

12 Meterstanden Datum meteropname*: Type teller Nr* Indexnummer* Startindex Budgetmeter Elek Enkel tarief Elek Dubbel tarief Elek Exclusief nacht Gas Dag Nacht Handtekening en naam eindverbruiker Handtekening en naam medewerker distributienetbeheerder Datum*: Naam*: Voornaam*: Naam*: Voornaam*: Handtekening*: Handtekening: Procedure regularisatie.doc 12/13 Last saved: 12/01/ :06

13 FORMULAIRE DE RÉGULARISATION Date *: Adresse de livraison* Rue : Numéro : Boîte : Code postal : Localité : Numéro EAN du raccordement à l électricité* : Numéro EAN du raccordement au gaz naturel* : Coordonnées du consommateur final actuel* Nom : Prénom : Date de naissance : Numéro de téléphone ou numéro de GSM : Langue : Néerlandais Français Date d emménagement: Adresse de facturation* = adresse à laquelle vous souhaitez recevoir vos factures de gaz et d électricité. (ne compléter que si elle est différence de l adresse de livraison) Rue : Numéro : Boîte : Code postal : Localité : Facultatif mais très pratique! Adresse précédente (en cas de déménagement récent) : Rue : Numéro : Boîte : Code postal : Localité : La consommation est destinée à un usage* professionnel - résidentiel. Maison vide Si professionnel : Forme juridique* : Code NACE : Numéro d entreprise* : N de TVA : Coordonnées du propriétaire (optionnelles) Nom : Prénom : Rue : Numéro : Boîte : Code postal : Localité : Tél./GSM : Choix* Je dispose déjà d un contrat de livraison valide, conclu avec un fournisseur de gaz et d électricité, pour ma précédente adresse. Je marque mon accord pour que mon gestionnaire de réseau transmette le présent formulaire au fournisseur mentionné ci-dessous de façon à ce qu il puisse me fournir en gaz et/ou en électricité à l adresse susmentionnée. *Nom du fournisseur : *Votre numéro de client chez ce fournisseur : Je n ai pas encore conclu de contrat valide auprès d un fournisseur en gaz et en électricité. Je marque mon accord pour que le fournisseur du précédent habitant me fournisse provisoirement en gaz et/ou en électricité. Dès qu il recevra le présent formulaire, ce fournisseur me fera parvenir un courrier de bienvenue mentionnant les tarifs et les conditions qu il applique pour la livraison de gaz et d électricité à des clients particuliers. Toutefois, si je souhaite opter pour un autre fournisseur, je peux toujours procéder au changement dans les trois mois, sans frais complémentaires, en considérant un préavis d'un mois. Je souhaite faire sceller les arrivées de gaz et d électricité à mes propres frais. Je ne pourrai dès lors plus utiliser de gaz ni d électricité ultérieurement. J'ai le statut de client protégé et souhaite bénéficier du tarif social. Je vous fais parvenir une copie de ce statut dans les 5 jours ouvrables. (Wallonie) Relevés de compteur Date du relevé *: Type de compteur Numéro de compteur* Relevé de compteur* Index de départ Compt. à budget Elec Monohoraire Elec Biohoraire Elec Exclusif nuit Gaz Signature du consommateur final Nom du collaborateur du gestionnaire du réseau de distribution Date *: Nom *: Prénom *: Nom *: Prénom *: Signature* : Signature: Jour Nuit Procedure regularisatie.doc 13/13 Last saved: 12/01/ :06