VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 5. Document Name: Oprichti ONTWERP

Transcriptie

1 VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR Document Name: Oprichti VOORSTEL AAN HET ALGEMEEN BESTUUR AGENDAPUNT 5 Onderwerp: Oprichting regionaal samenwerkingsverband belastingen Nummer: In D&H: Steller: M. Oppenhuizen In Cie: BMZ Telefoonnummer: 5883 SKK Afdeling: Belastingen In AB: Portefeuillehouder: Miltenburg Geheim: ja nee ONTWERP Voorstel gelezen het advies van de ondernemingsraad van 28 augustus 2012; gelet op hoofdstuk V van de Wet gemeenschappelijke regelingen, artikel 124, vijfde lid, van de Waterschapswet en titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht; Stelt het college u voor om 1. in te stemmen met het besluit om samen met de gemeenten Utrecht en De Bilt een regionale belastingorganisatie op te richten, deze de vorm te geven van een openbaar lichaam en deze materieel vanaf 1 juli 2013 een deel van de uitvoerende belastingtaken en formeel vanaf 1 januari 2014, alle uitvoerende belastingtaken te laten uitvoeren en in te richten conform de voorstellen, uitgewerkt in het bedrijfsplan regionale belastingorganisatie BghU d.d in te stemmen met het becijferde financiële kader voor de regionale belastingorganisatie van , de becijferde bijdrage daarin van ons waterschap groot en de voorgestelde verdeelsleutel om dit bedrag als deelnemers van de belastingorganisatie op te brengen. 3. toestemming te verlenen voor het besluit om het openbaar lichaam Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) op te richten en in te stemmen met de voorgestelde samenstelling van AB en DB en de zeggenschapsverhouding in beide besturen, zoals uitgewerkt in bijgaande concept tekst van de gemeenschappelijke regeling (bijlage 1). 4. in te stemmen met de projectbegroting voor de vervolgfase van en de voor onze organisatie berekende bijdrage ter dekking van deze kosten ad beschikbaar te stellen. 5. de regeling Bijzonder Georganiseerd overleg vorming Belastingorganisatie gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (bijlage 2) vast te stellen, dit onder het voorbehoud van instemming van de eigen commissie voor georganiseerd overleg. 6. kennis te nemen van het Implementatieplan en de daarin opgenomen aanpak en bevoegdheidsverdeling voor het transformatieproces (bijlage 3). Advies commissie BMZ SKK Aanpassen van het stuk op basis van de vragen en opmerkingen. - Bedrijfsplan toezenden aan de leden van de commissie - Organiseer een ingelaste vergadering voor de commissie BMZ om te kunnen besluiten over doorgeleiding van het stuk naar het algemeen bestuur met de mogelijkheid van het stellen van technische vragen Reactie college op advies commissie

2 INLEIDING In 2007 ging ons waterschap een dienstverleningsovereenkomst op het gebied van belastingheffing aan met het toenmalige Waterschapsbedrijf Limburg (thans: Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW)). Deze dienstverleningsovereenkomst had een looptijd van 5 jaar met een stilzwijgende verlengingsmogelijkheid van telkens één jaar. In verband met de tijdelijke aard van deze dienstverleningsovereenkomst werd intussen nagedacht over toekomstmogelijkheden voor de afdeling belastingen. In 2009 besloot het college in te stemmen met een middellange termijnstrategie voor de afdeling belastingen (collegebesluit 19 mei 2009, DM ), waarbij tegen zo laag mogelijke kosten en met behoud van eigen identiteit gestreefd wordt naar samenwerking met gemeenten en waterschappen, te onderzoeken in hoeverre samenwerking met andere waterschappen en gemeenten mogelijk is en in te stemmen met ondertekening van een intentieverklaring met de gemeente Utrecht om samen te werken op het gebied van kwijtschelding en dwanginvordering en om verdere samenwerking te onderzoeken. In 2010 resulteerde dit in een onderzoek naar samenwerking tussen ons waterschap, de gemeente Utrecht en Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen te Roermond (hierna: BsGW), het samenwerkingsverband in Limburg waar ons waterschap sinds 2007 een groot deel van de belastingwerkzaamheden heeft belegd. Eind 2011 gaf Limburg te kennen geen heil te zien in deze samenwerking. De financiële voordelen wogen voor Limburg niet op tegen de zeggenschap die moest worden prijsgegeven. In een laatste poging om te komen tot samenwerking werd gezocht naar een mogelijkheid om alleen samen te werken op het gebied van ICT. De commissie BMZ is daarover geïnformeerd in een presentatie op 29 februari 2012 (DM509092, ook beschikbaar op Extranet). Ook deze poging heeft niet tot het gewenste resultaat geleid. Gaande het proces zijn zowel college als de commissie BMZ geïnformeerd. De commissie BMZ is in haar vergaderingen van 25 januari 2011 (DM348211) en 29 februari 2012 (DM ) geïnformeerd. Toen duidelijker werd dat samenwerking tussen Utrechtse partijen en BsGW op grond van overwegingen binnen het bestuur van BsgW niet tot stand zou komen hebben De Stichtse Rijnlanden en Utrecht met instemming van de gemeente De Bilt besloten met zijn tweeën de samenwerkingsmogelijkheden op het terrein van de uitvoering van de belastingtaak, inclusief de WOZ, te onderzoeken. Het resultaat van dit onderzoek ligt nu voor in de vorm van het bedrijfsplan Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU). Terwijl dit onderzoek liep, hebben diverse andere gemeenten, waaronder IJsselstein, Montfoort, Houten, Zeist, Bunnik en Nieuwegein interesse getoond voor deelname aan een samenwerkingsverband op het terrein van de uitvoering van de belastingtaak. Gezien de serieuze belangstelling van de kant van de gemeenten Montfoort en IJsselstein is voor beide gemeenten op een parallel spoor een onderzoek uitgevoerd naar de gevolgen van een mogelijke toetreding van hen tot de regionale belastingorganisatie die De Stichtse Rijnlanden en de gemeenten Utrecht en De Bilt in onderzoek hebben. Uiteindelijk hebben Montfoort en IJsselstein besloten niet al bij oprichting toe te treden. In het bedrijfsplan BghU staan de contouren van de nieuwe regionale belastingorganisatie en vormt daarmee de basis voor een bestuurlijke beslissing over het aangaan van de samenwerking en de inrichting en werking van de nieuwe belastingorganisatie. Het bedrijfsplan BghU geeft een concreet beeld van de belastingsamenwerking op de volgende thema's: 1. Financiën 2. Management en organisatie 3. Processen en producten 4. Klantcontact/ dienstverlening/kwaliteit 5. Personeel 6. ICT en ICT organisatie 7. Juridische aspecten 8. Bedrijfscultuur 9. Risico's

3 ARGUMENTEN 1.1. Deze samenwerking is goed voor de burgers in ons beheersgebied. Op basis van het verrichte onderzoek (Bedrijfsplan BghU) is de conclusie gerechtvaardigd, dat samenwerking voor alle deelnemende organisaties meerwaarde oplevert in termen van kwaliteitsverbetering, dienstverlening aan de burger, vermindering van kwetsbaarheden en besparingen op de maatschappelijke kosten. De maatschappelijke kostenbesparing is in het bedrijfsplan becijferd op 1,4 tot 1,8 miljoen. De becijferde potentiële besparing voor ons waterschap bedraagt minimaal Deze kan oplopen bij meevallers in de investeringen. Ons waterschap had al belangrijke onderdelen van de met belastheffing samenhangende werkzaamheden buiten de deur belegd. Hoewel dit heeft geleid tot lage perceptiekosten, vergrootte het ook de kwetsbaarheid, doordat de personele bezetting steeds kleiner werd. Tegelijkertijd is de afgelopen jaren de afhankelijkheid van informatietechnologie steeds groter geworden. De nu voorgestelde samenwerking voorziet in een belastingorganisatie met voldoende kritische massa. Noodzakelijke investeringen om te komen tot kwaliteitsverbetering en continuïteit kunnen voortaan gezamenlijk met de andere bij de samenwerking betrokken partijen gedaan worden. 1.2 Deze samenwerking is goed voor ons waterschap Samenwerking moet voldoen aan een aantal randvoorwaarden: - bedrijfscontinuïteit - geen hogere kosten - behoud van eigen identiteit bij belastingheffing Gaandeweg het onderzoek zijn een aantal alternatieven bekeken: - een nulvariant waarbij de dienstverleningsovereenkomst met BsGW wordt voorgezet De dienstverleningsovereenkomst met BsGW eindigt op 31 december Heronderhandeling over voortzetting van deze overeenkomst zal gelet op de uitkomsten van de in 2011 uitgevoerde businesscase- vermoedelijk leiden tot hogere kosten. BsGW heeft inmiddels al aangegeven een hogere vergoeding te willen (zie brief van 17 september 2012, DM580988, bijlage 5). Bovendien is sturing op samenwerking in de regio dan niet mogelijk, omdat ons waterschap in een dienstverleningsovereenkomst geen zeggenschap heeft in het samenwerkingsverband. - toetreden tot het samenwerkingsverband BSGW Uit het in 2011 uitgevoerde onderzoek (zie de inleiding) mag worden afgeleid dat deelname aan de Limburgse gemeenschappelijke regeling tot meerkosten van minimaal euro leidt. In dit onderzoek was voor ons waterschap namelijk dit bedrag aan meerkosten becijferd (met inachtneming van deelname door Utrecht). - toetreden tot Belastingsamenwerking Rivierenland of Tricijn/Lococensus De meeste samenwerkingsverbanden (waaronder Belastingsamenwerking Rivierenland en Tricijn/Lococensus) heffen onder eigen naam. Behoud van eigen identiteit is dan niet goed mogelijk. Verticale samenwerking (samenwerking met gemeenten in het beheersgebied) biedt bovendien grotere voordelen. Doordat veelal dezelfde belastingplichtigen worden bediend kan dubbel werk worden voorkomen. Daarbij moet gedacht worden aan werkzaamheden op het gebied van bestandsbeheer, de behandeling van kwijtscheldingsverzoeken en dwanginvordering. Ook burgers en bedrijven hebben voordeel bij verticale samenwerking. Mutaties hoeven maar één keer te worden doorgegeven, verzoeken hoeven maar één keer te worden ingediend. Een bijkomend voordeel van samenwerking in de regio is, dat er een bestuurlijke relatie ontstaat met gemeenten in ons beheersgebied. Daarmee worden ook de mogelijkheden van samenwerking op andere terreinen groter. Wanneer continuering van de huidige samenwerking (middels een dienstverleningsovereenkomst of toetreding tot de GR BsGW) in een tabel wordt afgezet tegen de nu voorgesteld samenwerking onstaat het volgende beeld van de financiële effecten: Kosten Huidige situatie* 0-variant Toetreden tot GR BsGW Toetreden tot GR BghU K** +380K -167K * Huidige situatie is houdbaar tot , daarna moet heronderhandeld worden over kosten dienstverleningsovereenkomst

4 ** Voorzichtige schatting (gebaseerd op indexering huidig contract) 1.3 De belastingorganisatie functioneert als zelfstandige organisatie en beschikt daarom over eigen leiding, die verantwoording aflegt aan het bestuur van het openbaar lichaam. Uitgangspunt is dat de nieuwe belastingorganisatie alle opgedragen belastingtaken volledig zelf gaat uitvoeren. Voor ons waterschap gaat het dan om de waterschapsbelastingen. Voor de gemeenten gaat het dan om de taken uit op het terrein van de WOZ, de heffing en inning voor OZB, rioolrecht, afvalstoffenheffing, toeristenbelasting, hondenbelasting, precariobelasting, BedrijvenInvesteringsZone Dit is het uniforme basispakket. Ten aanzien van andere belastingsoorten is er door de deelnemende gemeenten aangegeven welke andere belastingsoorten zij willen overdragen. 1.4 Ons bestuur behoudt haar bevoegdheden Ons algemeen bestuur en college behouden hun regelgevende bevoegdheden op het gebied van de heffing en inning van belastingen (verordeningen, tarieven, kwijtscheldingsregels, betalingstermijnen enzovoorts). De zeggenschap over de begroting van de gemeenschappelijke regeling ligt bij het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Ons waterschap oefent daar invloed op uit door haar vertegenwoordigers in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling kaders mee te geven en door het begrotingsproces van de gemeenschappelijke regeling te volgen en daar desgewenst zienswijzen op in te dienen. Het voorstel is de beleidsvoorbereiding van het strategisch belastingbeleid bij de organisaties te laten en de voorbereiding van het uitvoeringsbeleid (bijv. op grond van nieuwe landelijke regelgeving) over te dragen aan de belastingorganisatie (om zo niet 3 x het wiel uit te vinden). 1.5 Het is van groot belang de gemeenschappelijke regeling eind 2012 op te richten om op 1 juli 2013 met de eerste werkzaamheden te kunnen starten en de belastingen te heffen en innen per 1 januari Door de besluitvorming in 2012 af te ronden resteert er voldoende tijd voor de verdere voorbereidingen die gericht zijn op een start met de eerste werkzaamheden door de nieuwe belastingorganisatie per 1 juli De formele start kan dan 1 januari 2014 zijn; per die datum krijgt de belastingorganisatie via een mandaat de bevoegdheden om belastingen te heffen en te innen. Het niet halen van de besluitvorming in 2012 over de gemeenschappelijke regeling zorgt voor een flinke vertraging en daarmee verlies van maatschappelijk voordeel voor de deelnemende organisaties. Gezien het belang van de continuïteit van het heffen en innen van belastingen zou het niet halen van de formele start op 1 januari 2014 direct een jaar uitstel betekenen. 1.6 De ondernemingsraad heeft op de samenwerkingsplannen positief geadviseerd en onderschrijft dat de samenwerking op het gebied van belastingheffing een logische stap is. Het OR-advies is als bijlage bij dit voorstel toegevoegd. De directie onderschrijft de aandachtspunten van de OR en zal deze in het verdere traject meenemen. In haar advies (bijlage 4) heeft de ondernemingsraad aandacht gevraagd voor de cultuur van de nieuwe organisatie en er voor gepleit ook bij de aanstelling van een directeur aandacht te besteden aan de veranderopgave. Daarnaast heeft de ondernemingsraad aandacht gevraagd voor de positie van de heffingstechnoloog. Zowel in het Bedrijfsplan als in het Implementatieplan is al aandacht besteed aan de gewenste cultuur en het daarvoor noodzakelijke verandertraject. Bij het aantrekken van een nieuwe directeur en het zoeken van huisvesting zal daar uitgebreid aandacht aan moeten worden gegeven. De heffingstechnoloog wordt aangesteld bij het samenwerkingsverband. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de wenselijkheid van gegevensuitwisseling met andere controlerende ambtenaren wordt de functie operationeel ondergebracht bij de afdeling Vergunningverlening & Handhaving van ons waterschap. Bij de implementatie van de nieuwe organisatie zullen goede afspraken moeten worden gemaakt over de aansturing van de heffingstechnoloog. De ondernemingsraad heeft geen advies gegeven op het implementatieplan, omdat hij van mening is dat de nog op te richten bijzondere ondernemingsraad (BOR) hier advies op zou moeten geven. Tevens vraagt de ondernemingsraad zich af of het implementatieplan het bestuurlijke traject bij de Stichtse Rijnlanden in zou moeten. Het implementatieplan bevat een aantal stappen die al op korte termijn genomen moeten worden en die geen uitstel dulden. Om die reden wordt het implementatieplan nu aan het bestuur van ons waterschap voorgelegd. In het implementatietraject zitten overigens nog meerdere momenten waarop de BOR betrokken zal worden

5 2 Voor het benodigde budget van de regionale belastingorganisatie is een genuanceerde verdeelsleutel ontwikkeld op basis waarvan de deelnemende organisaties een bijdrage leveren. Het voor de nieuwe belastingorganisatie jaarlijkse budget is in het bedrijfsplan geraamd op 12 tot 12,4 mln; het verschil vormt een onzekerheidsmarge voor de kosten van het aan te schaffen digitale klantconcept Dit is uitgaande van deelname van alle drie partijen. Er is voor het opbrengen van het budget dat benodigd is om het basispakket uit te voeren een genuanceerde verdeelsleutel ontwikkeld die recht doet aan de kostenbepalende factoren enerzijds en aan de samenwerkingsgedachte anderzijds. Op basis van de verdeelsleutel betalen de deelnemende organisaties een bijdrage aan de instandhouding van de belastingorganisatie en de uitvoering van de opgedragen belastingtaken die behoren tot het uniforme basispakket. Voor taken in het pluspakket worden de daaraan verbonden kosten volledig doorbelast aan de deelnemer die deze extra taken door de belastingorganisatie laat uitvoeren. De verdeelsleutel is op de hieronder vermelde wijze vastgesteld. Uit ervaring is gebleken dat de kosten voor het heffen en innen van gemeentebelastingen vanwege de bewerkelijkheid ervan hoger liggen dan bij waterschappen. In onderstaande tabel zijn de directe (dat zijn de direct toerekenbare personele) kosten per heffingsregel en aanslagbiljet weergegeven voor Utrecht enerzijds en vier waterschappen anderzijds. Uit de onderstaande tabel blijkt dat de kosten voor waterschappen gemiddeld genomen per werklasteenheid aanzienlijk lager zijn dan voor gemeenten (op basis van een ongewogen gemiddelde): Directe kosten per aanslagregel Directe kosten per aanslagbiljet Utrecht 2,86 5,24 Waterschappen 0,63 1,44 Om hieraan recht te doen is een weging overeengekomen: de aanslagregels, aanslagbiljetten en klantcontacten van HDSR wegen 1/5de van die van gemeenten. Na weging ziet de verdeling van de werklast van de drie partijen er als volgt uit:: Deelnemer Beschikkingsregel Aanslagregels Aanslagbiljetten Klantcontact s WOZ Utrecht 88% 62% 61% 86% De Bilt 12% 9% 8% 2% HDSR 0% 29% 31% 12% Wanneer de kosten per proces langs deze aandelen in de werklast worden verdeeld, heeft dit de volgende consequenties voor de kosten per deelnemer. Deelnemer Beschikkingsregels WOZ Aanslagregels Aanslagbiljetten Klantcontact Parkeerbelastingen Vloeropp WOZ TOTAAL Utrecht De Bilt HDSR Totaal Een gemeenschappelijke regeling is een adequate juridische vormgeving en borgt zeggenschap en grip. De belastingtaak is een wettelijke taak die daarom publiekrechtelijk georganiseerd moet worden. De gangbare vorm daarvoor bij samenwerkingsverbanden is die van een openbaar lichaam op basis van de Wet Gemeenschappelijke regelingen. BghU wordt in de voorstellen zo ook vorm gegeven. Het wordt een collegeregeling omdat de bevoegdheid tot het heffen en innen van belastingen een collegebevoegdheid is. Dat betekent dat het college van ons waterschap bevoegd is te beslissen over deelname, maar daarvoor de voorafgaande toestemming nodig heeft van het algemeen bestuur van ons waterschap die dit kan weigeren op grond van het algemeen belang

6 HDSR houdt zeggenschap en grip op de uitvoering van de belastingtaak door BghU via deelname in het bestuur van BghU, al moet deze zeggenschap gedeeld worden met de andere deelnemers. HDSR krijgt in het algemeen bestuur van BghU twee zetels en in het dagelijks bestuur eveneens. Deze zetels worden bezet vanuit het college van HDSR. Het algemeen bestuur van ons waterschap kan deze vertegenwoordigers kaders mee geven voor hun functioneren in het bestuur van BghU en hen aanspreken op het door BghU gevoerde beleid.. BghU wordt belast met de uitvoering van de belastingtaak (waarderen, heffen en innen). In de tekst van de gemeenschappelijke regeling zijn de belastingtaken die BghU uitvoert vastgelegd. Verder zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de beide besturen en hun onderlinge relatie in de gemeenschappelijke regeling geregeld. Het algemeen bestuur van BghU stelt kaders en neemt besluiten over zaken als de begroting, het dagelijks bestuur van BghU is verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, stelt en stuurt de directeur aan en zorgt ervoor dat binnen de begroting wordt gewerkt. Tot slot bevat de gemeenschappelijke regeling bepalingen op het punt van toetreding van andere gemeenten op een later moment, als de belastingorganisatie draait. Uittreding is niet zomaar mogelijk; er gelden spelregels voor en de gevolgen moeten door de uittreder worden gecompenseerd. Bovendien is uittreding binnen drie jaar na toetreding niet mogelijk om zo de continuïteit van de organisatie te waarborgen. 3.2 Toestemming van het algemeen bestuur is een juridisch vereiste. De wet gemeenschappelijke regelingen schrijft voor dat het algemeen bestuur toestemming verleent alvorens het college een gemeenschappelijke regeling treft. Na toestemming van het algemeen bestuur zal het college de regeling dus definitief treffen. 3.3 Om recht te doen aan de samenwerkingsgedachte (iedere deelnemer heeft ook iets in te brengen), maar ook het financiële belang te respecteren wordt er een stemverhouding toegepast in het algemeen bestuur van BghU waarbij voor belangrijke besluiten met unanimiteit wordt gewerkt. Gezien het financiële belang is de vaste stemverhouding tussen Utrecht, HDSR en de gezamenlijke toetredende gemeenten in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling: 3:2:1. In de startfase, waarin Utrecht, De Bilt en De Stichtse Rijnlanden deelnemer zijn, ziet de stemverhouding er als volgt uit: gemeente Utrecht: 3 stemmen HDSR: 2 stemmen De Bilt: 1 stem De verhouding 3:2:1 blijft zoals gezegd ook bestaan wanneer andere gemeentebesturen toetreden. Als dus 2 andere gemeenten toetreden ziet de stemverdeling er als volgt uit> gemeente Utrecht: 9 stemmen HDSR: 6 stemmen De Bilt: 1 stem Gemeente A 1 stem Gemeente B 1 stem Binnen het dagelijks bestuur geldt geen meervoudig stemrecht. Daar heeft ieder lid één stem. 3.4 Krachtige positie voor HDSR door toewijzing voorzitterschap. In het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling hebben alle deelnemers zitting. De leden van het algemeen bestuur komen uit de colleges van de deelnemende organisaties. Tijdens bestuurlijk overleg tussen de gemeenten De Bilt en Utrecht en Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden over het bedrijfsplan op maandag 3 september 2012 is overeenstemming bereikt over de invulling van het voorzitterschap en het vice-voorzitterschap van de gemeenschappelijke regeling. De gemaakte afspraken hieromtrent luiden als volgt: 1. De dijkgraaf van Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden treedt nu op als voorzitter van de regeling en vervult deze rol in technische zin, boven partijen. 2. Het lid dat namens Utrecht in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling wordt benoemd vervult de functie van vice-voorzitter

7 3. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden krijgt om afspraak 1 te kunnen effectueren- het recht naast de dijkgraaf een tweede lid aan te wijzen in het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. 4. Beide leden die door Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden benoemd worden hebben één stem in het algemeen bestuur. Zo blijft de stemverhouding Utrecht 3 stemmen, Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2 stemmen en De Bilt 1 stem in het algemeen bestuur in stand. 5. Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling vormt bij aanvang ook het dagelijks bestuur. 6. Wanneer de stemmen in het dagelijks bestuur staken wordt het onderwerp aanhangig gemaakt in het algemeen bestuur; de voorzitter heeft in het dagelijks bestuur dus geen doorslaggevende stem. 7. Wanneer tot een andere invulling van het voorzitterschap wordt besloten maken partijen dat ook mogelijk door mee te werken aan de daarvoor noodzakelijke wijziging van de gemeenschappelijke regeling. 3.5 Om de werkzaamheden in de nieuwe organisatie te kunnen uitvoeren moeten bevoegdheden worden overgedragen middels delegatie. De bevoegdheden van de colleges van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap die gemeenschappelijk moeten worden uitgeoefend, moeten aan het bestuur van het gemeenschappelijk openbaar lichaam worden toegekend, voor zover de wet dit toelaat. Dit geschiedt middels delegatie (overdracht). Naast bevoegdheden van het dagelijks bestuur van het hoogheemraadschap bezitten ook bepaalde ambtenaren bevoegdheden, met name met betrekking tot de heffing en invordering van of waterschapsbelastingen en de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken. Deze bevoegdheden kunnen en moeten gedelegeerd worden door het college aan ambtenaren van het gemeenschappelijk openbaar lichaam. (Wanneer een nog niet toegekende bevoegdheid aan een bestuursorgaan wordt toegekend spreekt men van attributie. Delegatie is het al dan niet tijdelijk overdragen van een bestaande bevoegdheid aan een ander orgaan. Mandaat is de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen.) 4 Voor de inrichting van de nieuwe organisatie moeten kosten worden gemaakt. Deze kosten zijn geraamd op Het gaat dan om kosten voor de werving van een nieuwe directeur en plaatsing van personeel, projectondersteuning en begeleiding, juridische ondersteuning en dergelijke. De voor onze organisatie berekende bijdrage ter dekking van deze kosten is en is gebaseerd op de eerder besproken verdeelsleutel. 5 Voor het vaststellen van de nieuwe rechtspositie en de totstandkoming van het Sociaal Plan wordt een BGO ingesteld. In het BGO participeren delegaties van werkgevers- en werknemerszijde uit de betrokken organisaties. De wethouder Personeel van de gemeente Utrecht is voorzitter van het BGO. Uitgangspunt is dat door deze samenwerking geen gedwongen ontslagen vallen. Het voorstel is om voor de nieuwe belastingorganisatie de rechtspositie van gemeenten (CAR/UWO) te volgen en daarvan afgeleid de secundaire arbeidsvoorwaarden in te vullen. Dit vormt punt van overleg met de vakorganisaties in het in te stellen Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO) Dit betekent dat de nieuwe organisatie een publieke werkgever blijft en de medewerkers die overgaan de ambtelijke status, inclusief deelname aan het ABP, behouden. Daarnaast komt er een nieuw sociaal plan met daarin afspraken over de plaatsing. Hoe het plaatsingsproces precies gaat verlopen, vormt onderdeel van het overleg met de vakbonden in het BGO in het kader van het sociaal plan. Door in te stemmen met de regeling BGO verbinden de besturen van de deelnemende gemeenten zich aan het onderhandelingsresultaat in het BGO. Per 1 januari 2014 functioneert er een GO van de nieuwe belastingorganisatie. 6 Het implementatieplan regelt het proces om van een papieren bedrijfsplan tot een in werkelijkheid functionerende belastingsamenwerking te komen. In het implementatieplan wordt de aanpak en verdeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden tijdens het transitieproces geregeld. De onderdelen van het implementatieplan zijn o.a.: - ontbrekende onderdelen bedrijfsplan - sociaal plan - uitvoeringsovereenkomst - ontvlechtingsplan uit de huidige organisatie

8 RELATIE MET ORGANISATIEMISSIE, COLLEGEPROGRAMMA OF ANDERE BELEIDSDOCUMENTEN N.V.T. FINANCIËLE CONSEQUENTIES Het voor de nieuwe belastingorganisatie jaarlijks benodigde budget is in het bedrijfsplan geraamd op Hierbij wordt uitgegaan van deelname van Utrecht, De Bilt en ons waterschap. Er is voor het opbrengen van het budget dat benodigd is om het basispakket uit te voeren een genuanceerde verdeelsleutel ontwikkeld die recht doet aan de kostenbepalende factoren enerzijds en aan de samenwerkingsgedachte anderzijds. Op basis van deze verdeelsleutel betalen de deelnemende organisaties een bijdrage aan de instandhouding van de belastingorganisatie en de uitvoering van de opgedragen belastingtaken die behoren tot het uniforme basispakket. Voor taken in het pluspakket worden de daaraan verbonden kosten volledig doorbelast aan de deelnemer die deze extra taken door de belastingorganisatie laat uitvoeren. Het tot stand brengen van een nieuwe organisatie leidt ook tot transitiekosten. Er worden drie typen kosten onderscheiden: de desintegratiekosten (niet gedekte overhead bij de latende organisaties onder andere), de frictiekosten (kosten van boventallig personeel, versneld opzeggen van contracten en versnelde afschrijving van activa) en projectkosten (kosten om de belastingsamenwerking tot stand te brengen). Het voorstel is de desintegratie- en frictiekosten voor rekening van de latende organisaties te laten komen. De mogelijkheden van huisvesting in het stadskantoor van Utrecht met gebruikmaking van de daar beschikbare gebouw gebonden faciliteiten zijn verkend en vormen het uitgangspunt voor het rekenwerk in het bedrijfsplan. Deze oplossing beperkt de omvang van de desintegratiekosten. Hetzelfde geldt voor de ondersteunende (PIOFACH) taken. Deze kunnen mogelijk via een aanbesteding - deels bij één van de deelnemende organisaties worden ingekocht, wat daar de desintegratiekosten kan doen afnemen. Dit wordt in de volgende fase van het onderzoek duidelijk. Het voorstel is de kosten van het sociaal plan onderdeel te laten vormen van de exploitatiebegroting van de nieuwe organisatie, voor zover deze kosten gemaakt worden voor personeel dat over gaat. De kosten van het personeel dat achter blijft in de eigen organisatie, ook de kosten van de aanspraken die dit personeel kan ontlenen aan het daar geldende sociaal plan, komen voor rekening van die organisatie. De projectkosten zijn geraamd op Het voorstel is deze te dragen conform de voorgestelde kostenverdeelsleutel voor de structurele kosten van de samenwerking. Dit resulteert in een bijdrage voor ons waterschap van Structurele kosten Het startbudget van de gemeenschappelijk regeling bedraagt Op grond van de voorgestelde verdeelsleutel dient ons waterschap daarvan op te brengen. Een deel van het huidige budget voor de belastingheffing blijft achter bij ons waterschap. Het gaat dan om de door ons waterschap te betalen WOZ-kosten. Deze kosten worden jaarlijks door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de waterschappen in rekening gebracht. Toetreding tot het samenwerkingsverband betekent een besparing van per jaar op de kosten die direct samenhangen met het heffen en invorderen van belastingen. Incidentele kosten De incidentele kosten kunnen worden onderscheiden in desintegratiekosten, frictiekosten en projectkosten. De desintegratiekosten bestaan uit de aan de indirecte kosten die binnen ons waterschap aan de taak van het heffen en invorderen van belastingen zijn toegerekend, ook wel overheadkosten (kosten van bestuur, communicatie, personeelsondersteuning et cetera) genoemd. Met het uithuizen van de volledige taak verdwijnt er feitelijk dekking voor een deel van de totale overheadkosten, de kosten zelf verdwijnen daarmee niet. Aan de taak heffen en invorderen van belastingen wordt een bedrag van aan overheadkosten toegerekend. Omdat de dekking verdwijnt moeten deze kosten worden afgebouwd. Overheadkosten bestaan uit veel verschillende kostensoorten die op verschillende plaatsen in de organisatie worden veroorzaakt. Door deze versnippering is het niet goed mogelijk om exact te besparen op juist die indirecte kosten die samenhangen met de betreffende taak. Naar verwachting kunnen deze desintegratiekosten binnen het geheel van mutaties binnen onze organisatie binnen een termijn van drie jaar opgevangen worden. Naar nu wordt ingeschat is er een zeer beperkt risico dat dit niet volledig kan. Onder frictiekosten worden verstaan kosten die verband houden met boventallig personeel, het opzeggen van contracten en dergelijke. In het samenwerkingsverband wordt voorgesteld dat de latende organisaties

9 verantwoordelijk zijn voor deze kosten. Van dergelijke kosten is bij ons waterschap in het kader van deze samenwerking geen sprake. Projectkosten De projectkosten betreffen de éénmalige kosten die verband houden met de inrichting van de nieuwe organisatie. Voorgesteld wordt om deze volgens de algemene verdeelsleutel over de drie deelnemende partijen te verdelen. Het aandeel voor ons waterschap is begroot op Het voorstel is om de kosten in 2013 in één keer ten laste van de reserves te brengen. Vanuit het geprognosticeerde voordeel van vanaf 2014 kunnen deze reserves indien nodig weer worden aangevuld. Of deze verwerkingswijze technisch de juiste is wordt nog bij de accountant geverifieerd. Conservatieve ramingen In de hierboven genoemde cijfers is uitgegaan van conservatieve ramingen. Aanvullende besparingen kunnen onder andere worden bereikt in de volgende gevallen: - nieuwe deelnemers treden toe - aanbesteding ICT-diensten valt voordeliger uit KANTTEKENINGEN Na het oprichten van de Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht (BghU) wordt de dienstverleningsovereenkomst tussen ons waterschap en Belastingsamenwerking gemeenten en waterschappen (BsGW te Roermond opgezegd. Ons waterschap heeft op dit moment een dienstverleningsovereenkomst met Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen (BsGW) te Roermond. Dit contract wordt bij niet-opzeggen stilzwijgend verlengd met een jaar. De opzegtermijn bedraagt eveneens een jaar. Dit betekent dat, indien ons waterschap de overeenkomst met BsGW per 1 januari 2014 wil beéindigen, uiterlijk op 31 december 2012 moet worden opgezegd. Om die reden is besluitvorming vóór 31 december 2012 gewenst. Harmonisatie wenselijk Op een aantal uitvoeringsaspecten is harmonisatie wenselijk. Het gaat hier voornamelijk om operationele beslissingen. Op één punt is een verordeningswijziging noodzakelijk, namelijk bij het aantal termijnen bij automatische incasso. Op dit moment volgt ons waterschap het aantal incassotermijnen dat in Limburg gebruikelijk is, te weten het aantal resterende maanden van het kalenderjaar waarin de aanslag is opgelegd (met een maximum van tien).. Te gelegener tijd zal het algemeen bestuur van ons waterschap worden voorgesteld de belastingverordening zodanig te wijzigen dat een vast aantal termijnen wordt gehanteerd. De praktische impact van zo n wijziging is overigens gering, zoals ook in het bedrijfsplan is aangegeven. Personele gevolgen en frictiekosten Naar het zich nu laat aanzien, zal door de voorgenomen samenwerking geen boventalligheid ontstaan. Dit is in belangrijke mate toe te schrijven aan de omstandigheid, dat werkzaamheden die voorheen door BsGW werden uitgevoerd, straks door het op te richten samenwerkingsverband zullen worden uitgevoerd. Van personele frictiekosten is dan ook geen sprake. In deze besluitvormingsfase moet met aannames worden gewerkt. Omdat niet met 100% zekerheid is te voorspellen per begrotingspost wat het kostenniveau zal worden van de nieuwe organisatie wordt er met aannames gewerkt. Wel gelden deze cijfers en de achterliggende uitgangspunten als richtinggevend en kaderstellend voor de nieuwe belastingorganisatie. Het voorstel is om na het eerste jaar van functioneren van de nieuwe organisatie te evalueren of de geraamde besparingen op termijn volledig haalbaar blijken. Risico s In het bedrijfsplan zijn de mogelijke risico s geïnventariseerd. Hieronder worden de belangrijkste risico s voor ons waterschap nog eens vermeld: Risico Kans Impact HDSR kan de overeenkomst met BsGW niet tijdig opzeggen omdat Klein Overeenkomst met BsGW moet worden afgekocht of

10 besluitvorming over het bedrijfsplan niet tijdig (voor 31 december 2012) is afgrond HDSR heeft de overeenkomst met BsGW tijdig opgezegd en later blijkt dat de belastingorganisatie niet per 1 januari 2014 start. Digitaal klantconcept kan niet d.m.v. aanbesteding worden verkregen. Ontvlechting BsGW/HDSR niet tijdig gereed. Realisatie norm overhead niet gehaald Realisatie verwachte besparingen niet gehaald Afbouw van desintegratiekosten duurt langer dan voorzien. Middelgroot Middelgroot Middelgroot Gesprekken met BsGW zullen worden gestart, zodra de besturen hebben besloten over te gaan tot oprichting van de gemeenschappelijke regeling Middelgroot Klein Bij bepaling van de kosten van de samenwerking is conservatief geraamd. Klein samenwerkingsverband kan niet per 1 januari 2014 van start gaan. Zodra het er naar uitziet dat besluitvorming niet tijdig kan plaatsvinden zal contact met BsGW worden opgenomen. Aanslagoplegging wordt met enkele maanden vertraagd. Dit kan leiden tot extra rentekosten. Financiële impact bij beperkte uitloop is gering. In dat geval zal de belastingorganisatie op zoek moeten naar andere ICTvoorzieningen om belastingen te kunnen heffen en innen. Uiteindelijk kan dat ertoe leiden dat de belastingorganisatie niet per 1 januari 2014 kan starten met het heffen en innen van belastingen (zie ook eerste risico). Aanslagoplegging wordt met enkele maanden vertraagd. Dit kan leiden tot extra rentekosten. Financiële impact bij beperkte uitloop is gering. Ons waterschap draagt voor circa 19% bij in de kostenoverschrijding. Ons waterschap draagt voor circa 19% bij in de kostenoverschrijding. Berekend voordeel wordt op een later tijdstip behaald. Groeiperspectieven Inmiddels heeft een aantal gemeenten, waaronder Zeist, Nieuwegein en Houten al belangstelling getoond voor de nu voorgestelde belastingsamenwerking. Met ingang van 2015, wanneer de nieuwe organisatie is ingeregeld, zouden deze gemeenten kunnen toetreden tot de gemeenschappelijke regeling. Bij groei van het aantal deelnemers ligt een grotere maatschappelijke kostenbesparing in het verschiet. Wanneer het werkvolume van BghU zou verdubbelen levert dit een extra voordeel van ca 10% = 1,2 miljoen structureel op jaarbasis op. UITVOERING Het streven is er op gericht eind oktober / begin november van dit jaar op het niveau van de raden en het algemeen bestuur van het hoogheemraadschap tot definitieve besluitvorming te komen, zodat de gemeenschappelijke regeling eind november 2012 opgericht kan worden. Het is van groot belang dat de deelnemers een eenduidig besluit nemen in alle gremia die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces. Als er geen eenduidig besluit wordt genomen bestaat de kans dat sommige colleges opnieuw een besluit moeten nemen of dit moeten vragen aan de raad / het algemeen bestuur, met alle vertraging van dien. Besluiten zijn daarom eigenlijk niet te amenderen. Pas als alle deelnemers een eenduidig go besluit

11 hebben genomen, kan het vervolgtraject van start gaan. Het vervolgtraject is gericht op een materiële start van de nieuwe regionale belastingorganisatie met een deel van de uitvoerende taken die zin op de voorbereiding van het belastingjaar 2014 op 1 juli 2013, gevolgd door een formele start per 1 januari 2014, de datum waarop de bevoegdheid tot het heffen en innen van belastingen gemandateerd wordt aan ambtenaren van de regionale belastingorganisatie. Voor dit transformatieproces is een implementatieplan opgesteld. In dit plan wordt de bevoegdheidsverdeling tijdens het transformatieproces uitgewerkt. Kern is dat de uitvoering van de belastingtaak tot 1 januari 2014 de verantwoordelijkheid blijft van HDSR (feitelijk grotendeels BsgW) en Utrecht (mede ten behoeve van De Bilt); aan de huidige werkwijze en hiërarchie verandert niets, bestaande bevoegdheden blijven in stand. De inrichting van de nieuwe belastingorganisatie wordt gedaan onder de leiding en verantwoordelijkheid van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling en de directeur van de nieuwe organisatie; zo lang deze niet in functie zijn treedt de huidige projectorganisatie in de plaats. Deze richt zich op het ontwerpen van onderdelen van de nieuwe belastingorganisatie en daarmee verband houdende voorbereidingshandelingen; onomkeerbare besluiten worden niet genomen, tenzij dit onvermijdelijk is voor de voortgang van het proces. Te nemen besluiten worden klaar gezet voor het nieuwe bestuur resp. de directeur. De thans functionerende stuurgroep transformeert na benoeming van de directeur naar de nieuw beoogde rol, gericht op de ambtelijke invulling van het eigenaarschap. Het ontvlechten van de belastingafdelingen uit de huidige organisaties en het afhechten van de gevolgen van de uitplaatsing van taken, medewerkers en middelen gebeurt onder leiding en verantwoordelijkheid van de huidige directies. Bestuur en directie van de nieuwe belastingorganisatie formuleren de condities van de feitelijke overdracht van werkzaamheden (stand onderhanden werk, etc.), die dus gefaseerd zal verlopen. Verder is in het implementatieplan aangegeven hoe de medezeggenschap bij dit proces betrokken wordt. Tevens is er een overzicht van de uit te voeren activiteiten met bijbehorende planning in opgenomen. Samen vormt dit het spoorboekje waarlangs het transformatieproces zal verlopen. COMMUNICATIE (niet van toepassing) BIJLAGE(N) nee ja, namelijk 1. Gemeenschappelijke Regeling belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap (DM ) 2. Regeling Commissie voor bijzonder georganiseerd overleg vorming belastingorganisatie gemeenten en hoogheemraadschap (DM ) 3. Implementatieplan Belastingsamenwerking Utrecht/HDSR/De Bilt (DM ) 4. Advies OR De Stichtse Rijnlanden (NB. deze bijlage is GEHEIM) 5. Brief BsGW d.d. 17 september 2012 (DM ) TER INZAGE nee ja, namelijk - Bedrijfsplan BghU d.d (DM ); ligt ter inzage bij Bestuurszaken, kamer B 2.09 (op verzoek van het college toch bijgevoegd) Dijkgraaf en hoogheemraden, dijkgraaf, P.J.M. Poelmann secretaris-algemeen directeur, drs. E.Th. Meuleman

12 BIJLAGE

13 Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten De Bilt en Utrecht en het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden Overwegende dat het uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency gewenst is om hun samenwerking bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelastingen en gemeentelijke belastingen, alsmede bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie vorm te geven op basis van een gemeenschappelijke regeling; de colleges van burgemeester en wethouders en het college van dijkgraaf en hoogheemraden van hun raden onderscheidenlijk hun algemeen bestuur daartoe de vereiste toestemming hebben verkregen; het voornemen bestaat om met ingang van 1 juli 2013 de samenwerking operationeel te hebben en de taken daadwerkelijk gezamenlijk te gaan uitvoeren met ingang van 1 januari 2014; Gelet op hoofdstuk V van de Wet gemeenschappelijke regelingen; artikel 232, vierde lid, van de Gemeentewet; artikel 124, vijfde lid, van de Waterschapswet; artikel 30, zevende lid, van de Wet waardering onroerende zaken, en titel 10.1 van de Algemene wet bestuursrecht Besluiten De navolgende gemeenschappelijke regeling te treffen: Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1: Begripsbepalingen In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband; b. ambtenaar van het samenwerkingsverband: de door het dagelijks bestuur aangewezen ambtenaar van het samenwerkingsverband, als bedoeld in artikel 232, vierde lid onder c, van de Gemeentewet respectievelijk artikel 124, vijfde lid onder c, van de Waterschapswet, bevoegd tot heffing of invordering van belastingen en tot uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken; c. belastingdeurwaarder: de door het dagelijks bestuur aangewezen ambtenaar van het samenwerkingsverband als bedoeld in artikel 232, vierde lid onder d, van de Gemeentewet respectievelijk artikel 124, vijfde lid onder 1

14 GR BsGW Utrecht vs best d, van de Waterschapswet, dan wel als een belastingdeurwaarder aangewezen gerechtsdeurwaarder, bedoeld in de Gerechtsdeurwaarderswet; d. belastingen: de gemeentebelastingen en de waterschapbelastingen; e. belastingverordening: de verordeningen van de deelnemers tot heffing en invordering van belasting als bedoeld in artikel 216 van de Gemeentewet en artikel 110 van de Waterschapswet; f. colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten De Bilt en Utrecht, alsmede het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden; g. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het samenwerkingsverband; h. deelnemende gemeenten: de gemeenten De Bilt en Utrecht; i. deelnemers: de rechtspersonen waartoe de colleges behoren, als bedoeld in artikel 1:1, vierde lid, van de Algemene wet bestuursrecht; j. directeur: de door het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband benoemde secretaris, die tevens de bestuurder in de zin van Wet op de ondernemingsraden is; k. gedeputeerde staten: Gedeputeerde staten van Utrecht; l. gemeentelijke belastingen: de belastingen die de gemeente heft en waarvan de heffing en invordering op grond van artikel 35 of 36 is overgedragen aan het samenwerkingsverband; m. heffingsambtenaar: de door het dagelijks bestuur aangewezen ambtenaar van het samenwerkingsverband, als bedoeld in artikel 232, vierde lid onder a, van de Gemeentewet respectievelijk artikel 124, vijfde lid onder a, van de Waterschapswet, bevoegd tot heffing van belastingen en tot uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken; n. invorderingsambtenaar: de door het dagelijks bestuur aangewezen ambtenaar van het samenwerkingsverband, als bedoeld in artikel 232, vierde lid onder b, van de Gemeentewet respectievelijk artikel 124, vijfde lid onder b, van de Waterschapswet, bevoegd tot invordering van belastingen; o. kwijtscheldingsregels: de door de vertegenwoordigende organen van de deelnemers vastgestelde regels als bedoeld in artikel 255, derde en vierde lid, van de Gemeentewet respectievelijk artikel 144, derde en vierde lid, van de Waterschapswet; p. nadere regels: nadere regels ter uitvoering van de Algemene wet inzake rijksbelastingen, van de Invorderingswet 1990 en van de belastingverordening; q. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht; r. reglement: het Reglement Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden 2008; 2

15 GR BsGW Utrecht vs best s. samenwerkingsverband: het openbaar lichaam Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht; t. vertegenwoordigende organen: de raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden; u. voorzitter: de voorzitter van het samenwerkingsverband, en v. waterschapsbelastingen: de belastingen die het waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden heft als bedoeld in artikel 113 van de Waterschapswet. Artikel 2: Belang In het kader van deze regeling worden de belangen van de deelnemers behartigd, elk voor zover het hun grondgebied en hun belangen betreft, op het gebied van: a. de heffing en invordering van belastingen, en b. de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken, waaronder tevens wordt begrepen de administratie van vastgoedgegevens op basis van die wet en het verstrekken van vastgoedgegevens aan de deelnemers en derden. Artikel 3: Het openbaar lichaam 1. Bij deze regeling wordt een rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam ingesteld, genaamd Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht. 2. Het samenwerkingsverband is gevestigd te Utrecht. Hoofdstuk 2: Inrichting en samenstelling van het bestuur Afdeling 1: Het bestuur Artikel 4: Bestuur Het bestuur van het samenwerkingsverband bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Artikel 5: Hoofdschap Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het samenwerkingsverband. Afdeling 2: Algemeen bestuur Artikel 6: Samenstelling 1. Elk van de colleges wijst uit zijn midden een lid aan dat hem in het algemeen bestuur vertegenwoordigt, behoudens het college van dijkgraaf en hoogheemraden van het waterschap Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden dat twee leden uit zijn midden aanwijst die hem in het algemeen bestuur vertegenwoordigen. 2. De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor de duur van de zittingsperiode van de colleges. 3. Indien tussentijds binnen het algemeen bestuur een plaats vacant of beschikbaar komt, wijst het college van de deelnemer die het aangaat in zijn eerstvolgende vergadering, of, als dit niet mogelijk is, ten spoedigste daarna, een nieuw lid aan. 3

16 GR BsGW Utrecht vs best Hij die ter vervulling van een tussentijdse vacature als lid van het algemeen bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden. 5. Een lid van het algemeen bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mee aan de deelnemer die het aangaat. De betreffende deelnemer doet mededeling van het ontslag aan het algemeen bestuur. Het lid houdt zitting in het algemeen bestuur totdat in de opvolging is voorzien. 6. Voor ieder lid van het algemeen bestuur wordt tevens een plaatsvervangend lid aangewezen door het college van de deelnemer die het lid heeft aangewezen. Op het plaatsvervangend lid zijn het tweede tot en met het vijfde lid alsmede artikel 20 van overeenkomstige toepassing. Artikel 7: Reglement van orde Het algemeen bestuur stelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden een reglement van orde vast. Artikel 8: Vergaderingen 1. Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks ten minste twee maal en voorts zo vaak als daartoe besloten is. 2. Voorts vergadert het algemeen bestuur indien de voorzitter of het dagelijks bestuur het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden waaruit het algemeen bestuur bestaat schriftelijk, met opgave van redenen, daarom verzoekt. 3. Het algemeen bestuur vergadert binnen twee weken na een conform het tweede lid ingediend verzoek. Artikel 9: Oproeping 1. De voorzitter roept de leden schriftelijk tot de vergadering op. 2. Tegelijkertijd met de oproeping brengt de voorzitter dag, tijdstip en plaats van de vergadering ter openbare kennis. De agenda en de daarbij behorende voorstellen worden tegelijkertijd met de oproeping en op een bij de openbare kennisgeving aan te geven wijze ter inzage gelegd. Artikel 10: Quorum 1. De vergadering van het algemeen bestuur wordt niet geopend voordat uit de presentielijst blijkt dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 2. Indien ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. 3. Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien uit de presentielijst is gebleken dat meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is. 4

17 GR BsGW Utrecht vs best Artikel 11: Vergaderorde 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken. 2. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen. 3. Hij kan het algemeen bestuur voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Artikel 12: Belangenverstrengeling 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 2:4 van de Algemene wet bestuursrecht neemt een lid van het algemeen bestuur niet deel aan een stemming over: a. een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger is betrokken; b. de vaststelling of goedkeuring der rekening van een lichaam waaraan hij rekenplichtig is of tot welks bestuur hij behoort. 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het deelnemen aan de stemming verstaan het inleveren van een stembriefje. 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt. Artikel 13: Stemming 1. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen. 2. Het eerste lid is niet van toepassing: a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was; b. in een vergadering als bedoeld in artikel 10, tweede lid, voor zover het betreft onderwerpen die in de daaraan voorafgaande, ingevolge artikel 10, eerste lid, niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld. Artikel 14: Besluitvorming 1. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij deze regeling anders bepaalt en met dien verstande dat: a. het lid van het algemeen bestuur dat door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht is aangewezen drie stemmen heeft; b. de overige leden van het algemeen bestuur ieder één stem hebben. 2. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje. 5

18 GR BsGW Utrecht vs best Artikel 15: Stemmen over personen 1. De stemming over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen geschiedt bij gesloten en ongetekende stembriefjes. 2. Indien de stemmen staken over personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt, wordt in dezelfde vergadering een herstemming gehouden. 3. Staken bij deze stemming de stemmen opnieuw, dan beslist terstond het lot. Artikel 16: Overige stemmingen 1. De overige stemmingen geschieden bij hoofdelijke oproeping, indien de voorzitter of een van de leden dat verlangt. In dat geval geschieden zij mondeling. 2. Bij hoofdelijke oproeping is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem voor of tegen uit te brengen. 3. Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, is het aangenomen. 4. Tenzij de vergadering voltallig is, wordt bij staking van stemmen het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende vergadering, waarin de beraadslagingen kunnen worden heropend. 5. Indien de stemmen staken in een voltallige vergadering of in een ingevolge het vierde lid opnieuw belegde vergadering, is het voorstel niet aangenomen. 6. Onder een voltallige vergadering wordt verstaan een vergadering waarin alle leden waaruit het algemeen bestuur bestaat, voor zover zij zich niet van deelneming aan de stemming moesten onthouden, een stem hebben uitgebracht. Artikel 17: Openbaarheid vergaderingen 1. De vergaderingen van het algemeen bestuur zijn openbaar. De deuren worden gesloten wanneer een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd. 2. In de vergadering van het algemeen bestuur kan slechts worden beraadslaagd en besloten indien ten minste de helft van het aantal leden aanwezig is. 3. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. 4. Op de vergadering, bedoeld in het derde lid, is het tweede lid niet van toepassing. Het algemeen bestuur kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd, alleen beraadslagen of besluiten indien ten minste de helft van het aantal leden tegenwoordig is. Artikel 18: Besluitvorming in besloten vergaderingen 1. In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd, noch een besluit worden genomen, ter zake van de begroting, de wijzigingen daarvan en de jaarrekening. 2. In een besloten vergadering kan evenmin worden beraadslaagd, noch een besluit worden genomen, over het ontslag van leden van het dagelijks bestuur en de voorzitter. 3. In een besloten vergadering kan geen besluit worden genomen ter zake van: a. het aangaan van geldleningen, het uitlenen van gelden en het aangaan van rekeningcourantovereenkomsten; 6

19 GR BsGW Utrecht vs best b. het kopen, ruilen, vervreemden, bezwaren en verpanden van eigendommen; c. het doen van een uitgaaf voordat de begroting of de begrotingswijziging waarbij deze uitgaaf is geraamd, is goedgekeurd. Artikel 19: Onschendbaarheid De leden van het bestuur van het samenwerkingsverband en andere personen die deelnemen aan de beraadslaging kunnen niet in rechte worden vervolgd of aangesproken voor dan wel worden verplicht getuigenis af te leggen als bedoeld in artikel 165, eerste lid, van het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering over hetgeen zij in de vergadering van het algemeen bestuur hebben gezegd of aan het algemeen bestuur schriftelijk hebben overlegd. Artikel 20: Ontslag Het college van de deelnemer kan het door hem in het algemeen bestuur aangewezen lid te allen tijde ontslaan wanneer dit lid het vertrouwen van het betreffende college niet langer bezit. Op het ontslagbesluit is artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing. Afdeling 3: Dagelijks bestuur Artikel 21: Samenstelling 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en de overige leden van het algemeen bestuur. 2. Degene die ophoudt lid van het algemeen bestuur te zijn, houdt tevens op lid van het dagelijks bestuur te zijn. 3. Indien tussentijds een plaats in het dagelijks bestuur vacant of beschikbaar komt, wijst het algemeen bestuur zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan met inachtneming van het bepaalde in het eerste en tweede lid. Gaat het openvallen van een plaats in het dagelijks bestuur gepaard met het openvallen van een plaats in het algemeen bestuur, dan wordt het aanwijzen van een nieuw lid in het dagelijks bestuur uitgesteld totdat de opengevallen plaats in het algemeen bestuur is bezet. 4. Artikel 6, zesde lid, is niet van toepassing op het lidmaatschap van het dagelijks bestuur. Artikel 22: Vergaderingen 1. Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak de voorzitter het nodig oordeelt of ten minste één lid daar de voorzitter om verzoekt. 2. De vergaderingen van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar. 3. Ieder lid heeft één stem. 4. Het dagelijks bestuur besluit bij volstrekte meerderheid van stemmen. 5. Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast. Artikel 23: Ontslag Het algemeen bestuur kan een of meer leden van het dagelijks bestuur, met uitzondering van de voorzitter, ontslag verlenen, indien deze het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezitten. Op het ontslagbesluit zijn de artikelen 4:8 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing. Afdeling 4: Voorzitter Artikel 24: Aanwijzing 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen. 7

20 GR BsGW Utrecht vs best Het algemeen bestuur kan de voorzitter ontslag verlenen, indien deze het vertrouwen van het algemeen bestuur niet meer bezit. Op het ontslagbesluit zijn de artikelen 4:8 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht niet van toepassing. 3. Uit de andere leden als bedoeld in artikel 21, eerste lid wordt een plaatsvervangend voorzitter aangewezen door het algemeen bestuur. Het tweede lid is niet van toepassing op de plaatsvervangend voorzitter. Afdeling 5: Secretaris Artikel 25: Benoeming, schorsing en ontslag 1. De secretaris wordt door het algemeen bestuur benoemd. 2. De bevoegdheid tot schorsing of ontslag van de secretaris berust bij het algemeen bestuur. 3. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur tot schorsing overgaan. Het doet daarvan terstond mededeling aan het algemeen bestuur. De schorsing vervalt indien het algemeen bestuur haar niet bekrachtigt in een, binnen acht weken na de datum van het schorsingsbesluit gehouden, vergadering. Artikel 26: Taak 1. De secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter ter zijde bij de uitoefening van hun taak. Hij is aanwezig in de vergadering van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur. Hij ondertekent de stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan, mede. 2. De secretaris staat, als directeur, aan het hoofd van de ambtelijke organisatie van het samenwerkingsverband. Artikel 27: Vervanging 1. Het algemeen bestuur regelt de vervanging van de secretaris. 2. Artikel 25, tweede en derde lid, en artikel 26 zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de secretaris vervangt. Afdeling 6: Overige bestuursorganen Artikel 28: Bestuurscommissies Het algemeen bestuur is bevoegd om bestuurscommissies als bedoeld in artikel 25, eerste lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen in te stellen. Artikel 29: Algemene bepaling Het samenwerkingsverband heeft een of meer heffingsambtenaren, invorderingsambtenaren, ambtenaren van het samenwerkingsverband en belastingdeurwaarders. Artikel 30: Heffingsambtenaar 1. De heffingsambtenaar heeft ter zake van de belastingen als bedoeld in artikel 1, onder d en de Wet waardering onroerende zaken de bevoegdheden en verplichtingen die bij of krachtens de Algemene wet inzake rijksbelastingen, de Invorderingswet 1990, de Kostenwet invordering rijksbelastingen, de Gemeentewet, de Waterschapswet, de Wet milieubeheer, de Waterwet of de Wet waardering onroerende zaken zijn toegekend aan de inspecteur, respectievelijk de ambtenaar belast met de heffing van de deelnemers. 8