Warm water dankzij de zon?

Transcriptie

1 Voor het maken van meer winst en minder kosten 1 jaargang - nummer 7 21 januari 2009 In dit nummer... Energiebesparing Warm water dankzij de zon? Gemeente Baatbelasting niet voor niets betalen, toch? Financieel Budgetteer uw goede voornemens voor Automatisering Wat voor beeldscherm schaft u aan? Inkoop Inkopen is een kwestie van kijken en vergelijken Financieel Besparen op de leasekosten van uw auto; kan dat? Personeelszaken Slecht inwerken kost onnodig veel geld Automatisering Zo kunt u Office bestanden openen Personeelszaken Terugdringen ziekteverzuimkosten? Energiebesparing Warm water dankzij de zon? De overheid stelt tot 31 augustus miljoen subsidie beschikbaar voor zonneboilers. Hoe bepaalt u (in wintertijd ) of dat iets voor u is? Zonneboilers zijn zonnecollectoren die met zonlicht water verwarmen en een aanvullend systeem vormen op de verwarmingsketel. Een zonneboilercombi is zowel geschikt voor verwarming van kraanwater als voor ruimteverwarming. Eén m 2 zonnecollector kost ca. 700,- (incl. de spullen om het systeem te gebruiken). Een standaardzonneboiler heeft een collector van ongeveer 3 m² en kost tussen de 2.000,- en 3.700,- (incl. gemiddeld 600,- installatiekosten). Let op. Bij aanschaf van een zonneboilercombi krijgt u alleen subsidie voor het (tap)warmwaterdeel. Particulier gebruik. De subsidieregeling geldt alléén voor particuliere woningen die vóór 1 januari 2008 zijn opgeleverd en bedraagt voor de meest gangbare zonneboiler tussen de 600,- en 1.000,-. U kunt er dus alleen zakelijk gebruik van maken als u een kantoor aan huis heeft. De subsidie geldt ook voor warmtepompen (warmte uit de lucht of de grond) en micro-warmtekrachtinstallaties (superzuinige cv-ketels). Bij een oppervlak van 3 m² bedraagt de jaarlijkse besparing m 3 aardgas (ca. 115,-). Als de zonneboiler een elektrische boiler vervangt, is de gemiddelde besparing groter: ca. 800 kwh, of ruim 175,- per jaar. Zakelijk gebruik. Als u een kantoor aan huis heeft, geldt bovenstaande subsidie alleen voor het privégedeelte. Tip. Het zakelijke gedeelte valt (naast de gebruikelijke afschrijving) onder de Energie Investeringsaftrek (EIA), mits u een aparte energiemeter voor privé en voor zakelijk heeft. U mag dan 44% van de investering aftrekken. Conclusie. De terugverdientijd van een zonneboiler is vaak 10 jaar of langer. Financieel is dit niet interessant. Als u vanuit milieuoogpunt toch voor een zonneboiler kiest, vraag dan particuliere subsidie en/of EIA aan. Meer informatie hierover vindt u op ( Tip. Leveranciers vindt u via de brancheorganisatie Holland Solar ( en installateurs vindt u bij Uneto-VNI ( Een zonneboiler is financieel gezien vaak niet echt interessant. Kiest u vanuit milieuoogpunt toch hiervoor, vraag dan particuliere subsidie en/of EIA aan.

2 gemeente Baatbelasting niet voor niets betalen, toch? Gemeenten kunnen een aantal belastingen opleggen. Eén ervan is de baatbelasting. U moet er dan natuurlijk ook wel baat bij hebben of werkt dat niet zo? Wie heeft er baat bij? Baatbelasting wordt geheven als een bepaalde groep mensen voordeel heeft van een gemeentelijke actie. Denk bijv. aan de renovatie van een deel van een winkelgebied. Dit is natuurlijk mooi voor het winkelend publiek en het levert de betreffende winkeliers meer omzet op. Althans, dit vindt de gemeente. Wat nu als u het daar niet mee eens bent? Houden ze zich wel aan de regels? Gemeenten moeten zich aan een aantal regels houden. In de praktijk blijkt dat veel gemeentes slordig met deze regels omspringen. Het gevolg is dat wanneer u het niet met een aanslag baatbelasting eens bent en bezwaar en beroep aantekent, u nogal eens in het gelijk gesteld kunt worden. Waar ligt dat dan aan? Verordening. Als een gemeente voor een bepaalde voorziening een baatbelasting wil invoeren, moet men dit vastleggen in een gemeentelijke verordening. Hieraan gaan discussies en overleg in de gemeenteraad vooraf. Het is dus van belang een en ander op de voet te volgen en de discussie zo mogelijk al in dit stadium te beïnvloeden. Zo n verordening moet in ieder geval binnen twee jaar na het gereedkomen van de voorzieningen zijn vastgesteld. Checken. Wat moet er in zo n verordening staan? Zo moeten er de heffingsmaatstaf en de tarieven in zijn vermeld. Het tarief kan bijv. 0,5% van de WOZ-waarde zijn. Het gebied waarin de panden liggen die voordeel hebben van de voorziening, moet omschreven zijn. Daarbij mag de gemeente geen panden willekeurig van heffing uitsluiten. Ook moet de verordening aangeven in welke mate de panden voordeel hebben van de voorziening, bijvoorbeeld alle panden op een bepaald bedrijventerrein. Er moet ook in staan welke voorzieningen de gemeente precies gaat treffen, zoals bijv. het aanbrengen van straatverlichting. Zijn de kosten wel eerlijk (verdeeld)? Voordat een gemeente met het werk aan een voorziening begint, moet men een besluit nemen over de mate waarin men de kosten verhaalt. Men mag maximaal 100% van de kosten op de belastingbetaler verhalen, maar minder kan ook. Tip. Het is niet toegestaan als gemeentes de kosten willekeurig en ongelijk verdelen. Slim. Zo toonde een ondernemer uit Epe onlangs voor de rechter aan (LJN: BA0002) dat niet alleen zijn winkel, maar ook de begraafplaats er tegenover, voordeel had van een wegverbreding. Omdat de begraafplaats geen aanslag had gekregen, was de heffing ongelijk verdeeld en verdween de aanslag van uw collega in de prullenbak. Niet voor onderhoud! Uw gemeente mag geen baatbelasting heffen om daarmee de onderhoudskosten van bepaalde voorzieningen te betalen. Het moet dus gaan om iets nieuws of om een drastische renovatie van een bestaande voorziening. U vindt geschilpunten. Wat nu? Heeft u een aanslag baatbelasting ontvangen? Check uw aanslag. Zoek dan uit of de gemeente zich wel aan de wettelijke eisen heeft gehouden en teken zo nodig bezwaar en beroep aan. Let wel op de uiterlijke termijnen daarvoor; die staan op het aanslagbiljet. Ga na of er een verordening en een kostenbesluit is genomen en of deze aan alle genoemde eisen voldoen. De regels voor de baatbelasting zijn ingewikkeld, dus u heeft een goede kans op succes. Bundel uw krachten zo mogelijk met die van collega-ondernemers of met die van uw branchevereniging. Baatbelasting is ervoor om bepaalde voorzieningen te betalen. Maar niet voor onderhoudskosten. U moet een duidelijk aantoonbaar voordeel hebben van deze voorzieningen. Check of anderen er óók voordeel bij hebben maar geen aanslag krijgen! Is dat het geval, maak dan bezwaar tegen de aanslag

3 Het budgetteren van kosten is een beproefd middel om kosten in toom te houden en te onderzoeken hoe ze omlaag kunnen. Budgetteren betekent niet alleen het voorspellen van kosten, maar ook het in de hand houden ervan. Dit is natuurlijk het meest zinvol aan het begin van een nieuwe periode, zoals bijvoorbeeld Door te budgetteren, heeft u in het geval van een tegenvallend 2009 meteen inzicht in de nog komende kosten. Tip. U kunt de kosten in 2009 aan de hand van uw jaarrekening over 2008 ongeveer voorspellen. De verwachte kosten houdt u in de hand door kritisch na te denken over het nut van deze kosten en over alternatieven om hetzelfde effect (of meer) te bereiken. Makkelijk: inputbudgettering De makkelijkste en meest gebruikte vorm van budgetteren werkt met kostensoorten. Met deze zogenoemde inputbudgettering beoordeelt u de kostensoorten en liefst ook de afzonderlijke uitgaven waaruit deze bestaan. Tip. Onderzoek vooral en allereerst de grote kostensoorten en de grote uitgaven. U telt de verwachte kosten voor 2009 op en zet die tegenover uw omzetverwachting voor Nu kunt u schatten hoeveel u zou moeten proberen te besparen. Om uw kosten kritisch te beoordelen, moet u zich daarna een aantal vragen stellen. 1. Zijn dit zinvolle uitgaven? Is deze uitgave nog wel zinvol gezien de effecten ervan uit het verleden? Deze vraag is belangrijk bij uitgaven waarvan het effect vooraf onzeker is. Denk daarbij aan bijvoorbeeld promotiekosten, acquisitiekosten en advieskosten. 2. Is er een goedkopere leverancier? Biedt een andere leverancier of dienstverlener voor deze uitgave hetzelfde voor een betere prijs? financieel Budgetteer uw goede voornemens voor 2009 Volgens de economische voorspellers moet u rekenen op dalende omzetten in Als u echter uw winst op peil wilt, houden kunt u proberen uw bedrijfskosten te verlagen. Dat begint met het budgetteren van kosten. Sommige leveranciers laten in de loop der tijd hun service verslappen of verhogen hun prijzen meer dan gemiddeld. Bovendien zijn de prijzen voor sommige diensten, bijvoorbeeld voor webhosting, door het toegenomen aanbod gedaald. Op internet is veel prijsvergelijkings-informatie beschikbaar. Ook als u tevreden bent met uw huidige leverancier kunt u proberen over betere condities te onderhandelen. 3. Is uitbesteden nodig of gewenst? Kan ik deze activiteit zelf doen of moet ik een ander vragen omdat ik het zelf niet kan? Of is uitbesteden vanwege externe expertise gewenst? Vaak kunt u, als u genoeg tijd heeft, zelf schoonmaken, de boekhouding doen of de etalage inrichten. Tip. In rustige tijden kunnen ook werknemers dit soort taken vervullen. Het voorbeeld Inputbudgettering dat u kunt downloaden van nl (BE ), maakt het u gemakkelijk. Nauwkeurig: zero-base budgettering Een indringende vorm van budgettering is zerobase budgetting waarbij u alle budgetten op nul stelt en alle verwachte uitgaven opnieuw aanvraagt en onderzoekt. Dit kost weliswaar tijd, maar dwingt tot het grondig zoeken van besparingsmogelijkheden. Het beoordelen van de effectiviteit van gedane uitgaven en het vinden van goedkopere leveranciers kost weliswaar ook tijd, maar die informatie stelt u in staat uw kostenprognose bij te stellen. Als laatste stap kijkt u aan de hand van de berekende financiële ruimte of u de activiteiten die u zelf zou kunnen doen, ook zelf wilt doen of zelfs moet doen. Tip. Stel uzelf ook steeds de vraag wat u kunt veranderen, zodat bepaalde activiteiten minder tijd kosten en dus goedkoper uitgevoerd kunnen worden. Wilt of moet u ingrijpend kosten besparen? Beoordeel dan alle verwachte (grote) kostensoorten. Vraag u af of deze uitgaven nodig zijn. Misschien kunt u een goedkopere leverancier vinden of de activiteit zelf doen

4 Een plat beeldscherm (flatscreen) wordt meestal aangeduid met de afkorting TFT. TFT s worden steeds goedkoper, gebruiken minder stroom dan de traditionele CRT-beeldbuizen, nemen minder ruimte in en zijn rustiger voor de ogen omdat het beeld scherper is en niet of nauwelijks trilt. CRT s worden vooral nog gebruikt voor grafische doeleinden omdat de kleurechtheid groter is. Dat is bijv. belangrijk voor vormgevers. Tip. In het algemeen geldt dus dat u beter voor TFT kunt kiezen. Let bij aanschaf wel op een aantal dingen. Aandachtspunten bij aanschaf 1. Dode pixels. Een TFT kan een of meer kapotte (dode) pixels hebben. Zo n beeldpuntje is dan steeds aan of uit, wat ergerlijk is. Fabrikanten geven geen of beperkte garanties. Tip. Controleer het nieuwe scherm voor aankoop of maak afspraken met uw leverancier. 2. Aansluitingen en voorzieningen. De allerbeste beeldkwaliteit heeft u met een zogenaamde digitale DVI-aansluiting. Let op. Oudere computers (grafische kaarten) hebben niet altijd een DVI-uitgang. Dan is de ouderwetse VGA-aansluiting een alternatief, maar dat levert enig kwaliteitsverlies op. Tip. Er zijn TFT s met ingebouwde luidsprekers. De geluidskwaliteit is meestal matig, maar het levert op kantoor ruimtevoordeel op wanneer geluid minder belangrijk is. 3. Reactietijd (response time). Reactietijd is de tijd die nodig is om de pixels van kleur A naar kleur B te krijgen. Hoe sneller dat gebeurt, hoe duurder het scherm. Tip. Bij kantoortoepassingen verandert het scherm echter nauwelijks en is de reactietijd geen criterium. Dat geld kunt u zich dus beter besparen. Voor het bekijken van films of voor gamen is een lage reactietijd wel belangrijk (bijv. < 10 ms). automatisering Wat voor beeldscherm schaft u aan? U heeft een nieuw beeldscherm nodig. Waarop moet u bij de aanschaf ervan letten? Hoe groot moet dat scherm eigenlijk zijn? Want: hoe groter hoe duurder. 4. Inkijkhoek. Bij TFT s kunt u van opzij minder zien dan als u er recht voor zit. De zogenaamde horizontale inkijkhoek zegt hier iets over. De verticale inkijkhoek is alleen belangrijk als u bijv. de zithoogte wijzigt. Voor u zal dit een minder belangrijk criterium zijn. 5. Resolutie. In tegenstelling tot CRT s hebben TFT s altijd een basisresolutie. Bij een 17 inchscherm is dat bijv x 1024 pixels. Op die resolutie is het beeld het scherpst. Aanpassingen van de resolutie in Windows levert een waziger en minder scherp beeld op. Hoe groot moet het scherm dan zijn? TFT s van 17 inch zijn heel gebruikelijk, maar schermen van 20 inch en meer zijn beslist geen uitzondering meer. Uit onderzoek van de Universiteit van Utah bleek dit jaar dat de productiviteit van medewerkers stijgt naarmate het scherm groter is. Bij tekstverwerking stijgt de productiviteit met 44% (10 inch t.o.v. 17 inch) en bij het gebruik van spreadsheets met 29%. Let op. Gebruikers van een 24 inch werken 52% sneller met tekst en 26% sneller met spreadsheets. Dat is dus niet zo heel veel méér dan bij 20 inch. Tip. Als u of een medewerker véél tekst verwerkt of veel met spreadsheets werkt, overweeg dan de aanschaf van een scherm van 20 inch. De meerprijs van 200,- à 300,- is dan door de hogere productiviteit snel terugverdiend. Monitoren en prijzen vergelijken Op Tweakers.net ( pricewatch/cat/73) vindt u heel veel informatie en productvergelijkingen. Op o.a. Prijsvergelijk ( en Kieskeurig ( monitor/) kunt u prijzen vergelijken. Een plat TFT-scherm is goedkoop in stroomverbruik en rustig aan de ogen. Neem een scherm van 20 inch voor medewerkers die veel met o.a. Word en Excel werken; de productiviteit kan dan stijgen met wel 44%

5 inkoop Inkopen is een kwestie van kijken en vergelijken Als u voor een grote aankoopbeslissing staat, zult u natuurlijk de leveringsvoorwaarden en de prijzen van de aanbieders willen vergelijken. Maar is dit eigenlijk wel voldoende? U kunt aankoopbeslissingen splitsen in twee soorten: routineaankopen en denkaankopen. De eerste categorie bevat artikelen waarvan u de specificaties en de prijzen kent. Bovendien heeft u een goed overzicht van de markt. Denk bijv. aan kantoorartikelen en onderhoudsmiddelen. Maar ook is eventjes een nieuwe pc aankopen voor een bedrijf dat er al tientallen heeft staan, routine. De meeste ondernemers voelen niet de behoefte hieraan veel tijd te besteden. De zaak ligt heel anders wanneer u voor de beslissing staat om bijv. een nieuw duur apparaat aan te schaffen. Daar neemt u rustig de tijd voor, u kijkt om u heen en u nodigt meerdere leveranciers uit. U wilt zich verzekeren van de beste deal. De functie van de verkoper Een verkoper heeft voor u enkele nuttige functies. Enerzijds vervult hij de rol van informatieverschaffer, hij draagt kennis aan u over en zorgt dat er maatwerk wordt geleverd. Anderzijds is de verkoper ook de onderhandelingspartner. U wilt het mooiste product voor de beste prijs. Maar wat is de beste prijs? Dat is niet altijd even duidelijk. En dat is zowel voor u als voor de verkoper vervelend. Zeker wanneer de investering voor het apparaat per potentiële leverancier verschilt. De Total Cost of Ownership (TCO) De laagste prijs voor de aanschaf is lang niet altijd de voordeligste prijs. Een bekend voorbeeld hiervan is de printer. Printerfabrikanten leveren deze apparaten tegen belachelijk lage prijzen. Het idee is om u aan het merk te binden en vervolgens geld te verdienen met de toner. Stel de printer heeft een geschatte levensduur van velletjes A4. Tip. Met de TCO krijgt u helder wat de kosten van het gebruik van de printer zijn. Die wordt dan vermeerderd met de toner die nodig is om het papier te bedrukken. Bijvoorbeeld: Printer 1 Printer 2 Aanschafprijs 450,- 300,- Cartridgekosten 95,- 96,- Verbruik ( ) 20 stuks 23 stuks Printkosten 1.900, ,- Schoonmaakkosten ,- TCO ,- Conclusie. Printer 1 blijkt hier dus bijna 8% goedkoper dan printer 2 waarvan de aanschafprijs 33% minder is. Helaas liggen de zaken voor veel producten niet zo gemakkelijk. Tip. Stel uzelf én de leverancier daarom vragen als: Hoe vaak moet er onderhoud plaatsvinden? Welke onderdelen moet u dan vervangen? Hoe lang duurt het onderhoud? Enzovoort. Het aantal intervallen en de tijd die het onderhoud in beslag neemt, kan dan een beslissende factor zijn om voor het ene of het andere apparaat te kiezen. Denk hierbij bijv. aan apparaten die in een productielijn zijn opgesteld. Elke minuut dat de lijn stilligt, kost een vermogen. Goed beslagen ten ijs komen U zult dus vaak gedegen onderzoek moeten doen. Wat zijn de specificaties van alle leveranciers en wat geven zij op aan onderhoudskosten? Wat is de levensduur (afschrijvingen)? Het is alleszins de moeite waard om hier tijd in te steken. Tip. Vraag de verkoper naar de gegevens die u nodig heeft en laat hem deze garanderen. Aan de hand van de TCO kunt u dan de beste oplossing voor de langere termijn kiezen. U kiest dan de aanbieding die financieel het gunstigst is, zelfs wanneer de aanschafprijs hoger is. Als u voor grote aankopen leveranciers vergelijkt, is het zinvol om niet alleen de aanschafprijs te vergelijken, maar ook de kosten op de lange termijn (TCO). Vraag de betreffende leveranciers om u daarbij te helpen

6 FINANCIEEl Besparen op de leasekosten van uw auto; kan dat? Stel, u heeft lopende verplichtingen via leasecontracten voor auto s en/of bestelwagens. Als uw inkomsten tegenvallen, kunnen die leasekosten een behoorlijk beslag leggen op uw liquide middelen. Is daar nog iets aan te doen? Als u een leasecontract aangaat voor uw bedrijfsauto, bestelwagen of bedrijfsbus, maakt u afspraken met de leasemaatschappij over de leasetermijnen en over bepaalde faciliteiten. In de praktijk blijkt soms dat u sommige faciliteiten uit een leasecontract nooit of nauwelijks gebruikt. Die kunt u er misschien wel uit laten halen? Of wellicht zijn er nog andere besparingsmogelijkheden? Kortom: waar liggen uw mogelijkheden? Laten overnemen door een ander? Wilt u van een (te) duur of overbodig leasecontract af? Dan kunt u het afkopen bij de leasemaatschappij, maar dat is bijzonder kostbaar. Tip. Een leasecontract is overdraagbaar, u hoeft het dus niet meteen af te kopen of de leasetermijn uit te zitten. Het aanbod in lopende leasecontracten wordt steeds groter en steeds populairder. Via internet kunt u op diverse websites terecht om uw eigen leasecontract aan te bieden (en/of om een leasecontract over te nemen). Enkele aanbieders zijn: en releasecompany.nl Het leasecontract uitkleden? Of het nu gaat om een bestaand leasecontract of eentje dat u van plan bent om te gaan ondertekenen: uw leasecontract is misschien aangekleed met allerlei faciliteiten waar u helemaal geen gebruik van maakt. Denk bijv. aan hulp bij pech in het buitenland, aan een vervangende auto bij onderhoud/reparatie en aan een lidmaatschap van een servicedienst dat u helemaal niet wilt. Ook de administratieve kosten van deze faciliteiten worden aan u doorberekend. Probeer deze zaken dan uit het contract te halen. Als u slechts enkele auto s heeft rijden, wegen de faciliteiten waarschijnlijk niet op tegen de kosten. Let op. Leasemaatschappijen zullen u waarschijnlijk aan het contract willen houden, maar u kunt altijd met ze in overleg gaan. De leasemaatschappij is er immers ook bij gebaat dat uw onderneming gezond is én klant blijft. U zult dan immers in de toekomst weer nieuwe leasecontracten kunnen afnemen. Besparen op de de autoverzekering. Door de verzekering uit het leasepakket te halen en te gaan shoppen bij diverse verzekeringsmaatschappijen, kunt u al snel 10 tot 20% besparen op de verzekeringskosten. Vaak willen tussenpersonen nl. goedkopere verzekeringen verkopen om met andere producten bij u binnen te kunnen komen. Huur of shortlease als alternatief Als u regelmatig voor een korte periode een auto moet inzetten is het onverstandig om steeds een veeljarig leasecontract aan te gaan. Huren? Huren is een goede optie bij kortstondige behoefte aan een auto (of bestelwagen, bus, enz.). voor bijvoorbeeld de periode van één dag tot enkele weken. U heeft dan geen omkijken naar onderhoud, afschrijving en hoeft ook geen dure investeringen te doen. Shortlease? Als u de auto nodig heeft voor een wat langere periode (enkele maanden tot één jaar) is shortlease een goede oplossing. Denk daarbij aan die incidentele opdracht waarvoor u een extra auto/bus nodig heeft. Het is dan verstandig om die voor een korte periode te leasen. Na de opdracht blijft u dan niet zitten met het voertuig of met een langlopend leasecontract. Mocht de incidentele opdracht uitmonden in werk voor een permanente, nieuwe afnemer, dan kunt u de auto alsnog voor langere tijd leasen. Leg de noodzaak tot het uitkleden van een duur leasecontract voor aan uw leasemaatschappij. Zoek besparingen en haal bijvoorbeeld de verzekeringsdekking eruit en ga shoppen bij verzekeraars. Dat kan al snel 10-20% schelen

7 personeelszaken Slecht inwerken kost onnodig veel geld Het bedrijfsleven verliest 500 miljoen euro per jaar omdat nieuwe werknemers ook weer vroegtijdig opstappen. Vertrekken ze bij u ook wel eens binnen één jaar? Dan is dat te voorkomen! Als u iemand aanneemt Als u iemand aanneemt, doet u een kostbare investering. Dat weet u. U moet ook weten dat 16% van nieuw personeel ook weer binnen één jaar vertrekt. Een op de 25 geeft daarbij de slechte ontvangst als de reden van vertrek. Dat blijkt uit onderzoek, aldus mr. drs. Toine Al, adviseur bedrijfscommunicatie. Let op. Het vertrek van een nieuwkomer laat de (verborgen) kosten ongemerkt hoog oplopen. Behalve dat deze medewerker weinig productief is geweest, wordt het werk vertraagd, vloeit kennis weg uit uw bedrijf, is de kans groot dat de medewerker niet positief spreekt over uw bedrijf en moet u alweer op zoek naar een vervanger. Dat laatste kost u (opnieuw) gemiddeld 700,- tot 1.200,-. Dit alles kunt u voorkomen als u nieuwkomers goed inwerkt. Ga als volgt te werk. Let op. Houd het contact warm vanaf het laatste sollicitatiegesprek tot de eerste werkdag, vooral als daar veel tijd tussen zit. Stuur bijv. regelmatig informatie toe aan het huisadres of nodig de medewerker uit voor speciale gelegenheden als een personeelsavond. 2. Het introductieprogramma Met een introductieprogramma laat u medewerkers als het ware kennismaken met het reilen en zeilen van het bedrijf en vooral met zaken rond het werk. Handel eerst de formele personeelszaken, zoals de contractondertekening en andere administratieve zaken, correct af. Tip. Geef een introductiepakket mee, maar bespreek belangrijke zaken, zoals personeelsreglement, pensioenreglement, werktijden en wijze van ziekmelden persoonlijk. 1. Goede voorbereiding is het halve werk Een goede voorbereiding is het halve werk. Een nieuwe medewerker bepaalt namelijk in de eerste drie weken of u de juiste werkgever bent. Hij of zij heeft net als u hoge verwachtingen en is hoog gemotiveerd om aan de slag te gaan. Speel hier goed op in door de medewerker goed voorbereid te ontvangen. Denk hierbij o.a. aan: het op orde hebben van administratieve zaken, zoals het contract; een kennismaking met collega s; de inrichting van de inwerkplek; een introductieprogramma; enz. Met andere woorden: denk aan alles wat nodig is om de medewerker een goede start te geven. Download een nuttige checklist van kostenbesparing.indicator.nl (BE ). Daarnaast is het belangrijk dat u de medeweker informeert over de aard van uw bedrijf, de collega s en de klanten, de huisregels en de gebruiken en bij wie aangeklopt kan worden bij vragen. Vertel over uw bedrijf en zeg waar u trots op bent en waarom. Dat geeft de medeweker het gevoel bij het juiste bedrijf te werken. 3. Tijdig evalueren helpt Houd ieder halfjaar een evaluatie van het functioneren van de medewerker, maar ook van de beleving van het werken bij uw bedrijf. Corrigeer als zaken fout lopen en zorg dat de medewerker productief en met plezier werkt, loyaliteit opbouwt en bij u blijft werken. Let op. Vraag ook zo nu en dan in de wandelgang hoe het gaat en geef aan wat goed gaat en wat niet. Dat maakt dat de medewerker leert, zich steeds beter inwerkt, ervaring opdoet, zich gewaardeerd en betrokken voelt. Met een goed introductieprogramma voorkomt u in veel gevallen dat nieuwe werknemers opstappen zonder dat ze u iets opgeleverd hebben. Zo worden ze bovendien eerder en effectiever productief

8 Colofon - automatisering Hoofdredacteur: J.T.M. Raeskin Eindredacteur: L.J.W.M. Winter Aan dit nummer werkten mee: dhr. M. Hoetmer marketing- en verkoopspecialist mevr. drs. A. Kalijan P&O-adviseur drs. J.J. van Kemenade subsidie-adviseur M. Kramer onderzoeksjournalist drs. F.J. Müller financieringsdeskundige drs. A.L.H. Neelen belastingadviseur M. van de Ven adviseur inkoop & logistiek drs. R.W. Verbrugge economisch adviseur A.P. Visser ict- en internetdeskundige Dit is een uitgave van: Schootense Dreef 31 Postbus AT HELMOND Abonnementen: Tel.: Fax: abonnementen@indicator.nl Modellen, tabellen, vonnissen,... is een wettelijk geregistreerd merk. Zo kunt u Office 2007-bestanden openen Wat u moet weten. Sinds enige tijd is de nieuwe versie Microsoft Office 2007 te koop. Wat u moet weten is dat Office 2007 bestanden opslaat in het zogenaamde Office Open XML-formaat (OOXML). Daar horen nieuwe extensies bij. De bekende.doc,.xls en.ppt zijn vervangen door:.docx,.xlsx en.pptx, dan wel door.docm,.xlsm en.pptm (een x wordt toegevoegd als er geen macro s in het document zijn verwerkt en een m als dat wél het geval is). Waarom is dit belangrijk? Vroeg of laat krijgt u zo n nieuw Word-, Excel- of Powerpoint-bestand toegestuurd dat u vervolgens niet kunt openen omdat u nog geen Office 2007 heeft. Tip. Maak daarom uw Officepakket geschikt voor het kunnen lezen van die nieuwe bestanden. U moet hiervoor het gratis compatibiliteitspakket downloaden en installeren ( office/compatabiliteitspakket.aspx). Let op. Dit werkt alléén met Office 2000, Office XP en Office Bovendien moet u eerst uw Officepakket updaten. Hiervoor kunt u terecht op - onder Downloads. Geef dus géén geld uit. Om die nieuwe bestanden te kunnen openen, hoeft u dus géén nieuw Office-pakket te kopen! Download het gratis compatibiliteitspakket van Microsoft om de bestanden met de nieuwe extensies van Office 2007 te kunnen openen. U hoeft hiervoor dus géén nieuw Office-pakket te kopen! - personeelszaken Terugdringen ziekteverzuimkosten? Als werknemers (regelmatig) ziek zijn, kost dat uw bedrijf niet alleen geld, maar leidt dat ook tot problemen met de inroostering en met de stemming onder collega s die moeten invallen. Hoe pakt u dit slim aan? Laat meteen een onderzoek doen. Laat bij een werknemer die zich veelvuldig ziek meldt, meteen onderzoek doen door een bedrijfsarts. Tip. Vraag uw arboarts direct op de dag van de ziekmelding om een controle. Alleen zo kunt u erachter komen of uw werknemer ook daadwerkelijk ziek is. Bovendien kunt u meteen starten met re-integratie waardoor de duur van het ziekteverzuim kan worden beperkt. Van deze werkwijze zal bovendien een preventieve werking uitgaan (zo blijkt in de praktijk), waardoor uw ziekteverzuimkosten zullen dalen. Door vaak-ziekmelders meteen op de eerste dag van ziekmelding te laten bezoeken door een bedrijfsarts, kunt u ook meteen starten met re-integratie. Daar gaat een preventieve werking van uit. Niets uit deze uitgave mag in enige vorm of op enige wijze worden overgenomen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie staat in voor de betrouwbaarheid van de in haar uitgaven opgenomen informatie waarvoor ze echter niet aansprakelijk kan worden gesteld.